档案的分类与整理资料

2024-06-19

档案的分类与整理资料（通用6篇）

篇1：档案的分类与整理资料

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文书档案分类与整理

文书档案整理工作

一、定义

文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工作。文书档案整理方法：新的整理方法——以件为管理单位传统整理方法——以卷为管理单位二、一般程序

从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。

1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一起，反映了各单位历史发展的面貌。

2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办法排列。

3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。

4、案卷的排列：将案卷按、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。

5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。

档案整理工作的原则

已办理完毕的，有保存价值的遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系区分不同价值便于档案的保管和利用

保持文件之间的有机联系

是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方面的联系。如：一个单位及其内部机构一定的历史阶段、一个一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调查、承办一个案件、召开一次会议不同的文种、载体材料等

区分不同价值

要依照《机关文件材料归档与不归档范围》和《关于机关档案保管期限的规定》（或《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。如：保存价值大——重点整理和保管保存价值小——根据条件区别对待无保存价值——不需归档、销毁

便于档案的保管和利用

是档案整理工作的基本出发点和根本目的当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充分考虑档案保管和利用的方便

新的整理方法——以件为管理单位

《归档文件整理规则》《规则》是在充分调研国内外归档文件整理方法和借鉴传统立卷方法合理性的基础上，适应档案管理现代化的需要，对归档文件整理工作的原则和具体方法作出了规定。《规则》的制订，弥补了我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作方面的空白，是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。

一、基本概念

归档文件立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件——归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；正文与文件处理单等为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可各为一件。

二、文件修整

一般包括：对破损文件进行修校；对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；去除文件上易锈蚀的金属物；对过大的文件进行折叠。

三、文件装订

归档文件应按“件”装订 “件”内排序正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

对齐方式

1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。

2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。

3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

装订方式和用品：常用的有三种

1、线装：缝纫机轧线

2、粘接式：包角

3、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹符合档案保护要求，降低成本、简便易行

四、归档文件的分类

（一）分类方法：分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法。

（二）分类方案：

1、—机构（问题）—保管期限（例1、2）

2、—保管期限（例3）

3、保管期限——机构（问题）（例4）

4、保管期限—

例1：2001年：办公室„永久、长期、短期人事处„永久、长期、短期管理处„永久、长期、短期 „„ 2002年：办公室„永久、长期、短期人事处„永久、长期、短期管理处„永久、长期、短期 „„ 2003年：„„

例2：2001年：党群类„永久、长期、短期业务类„永久、长期、短期行政类„永久、长期、短期 „„ 2002年：党群类„永久、长期、短期业务类„永久、长期、短期行政类„永久、长期、短期 „„ 2003年：„„

例3：2001年：永久、长期、短期 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期 „„

例4：永久：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„ 长期：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„ 短期：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„

五、归档文件的排列

是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。事由原则结合时间、重要程度会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列

（一）同一事由内的归档文件排列按文件形成时间的先后顺序；按文件的重要程度排列。

（二）不同事由间的归档文件排列按不同事由形成时间的先后顺序排列；按事由的重要程度排列；按事由具有的共同属性分别集中排列。

六、归档文件的编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章必备项目为：全宗号、、保管期限和件号；选择项目为：机构（问题）。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号；指归档文件的形成；保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的；件号指归档文件的排列顺序号。

填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料加盖归档章的时间归档章格式（如图）全宗号

机构或问题

保管期限

室编件号

馆编件号

七、归档文件的编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制《归档文件目录》《归档文件目录》由二部分构成：归档文件目录归档文件目录封面

归档文件目录

归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条目。如：来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形式特征，方便检索和利用。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

归档文件目录

件号责任者文号题名

机构：办公室

日期页数

备注

档办国家档案 [2004] 国家档案局办公室关于加强档 2004 00001 8号号 0305 案安全保管的通知局浙江省档案局关于转发[国家档浙江省档案局关于转发国家档浙档案局关于加强汛期档案安全管 2004 浙江省档 00002 [2004] 理的几点意见]的通知理的几点意见的通知 0610 案局 56号号杭政杭州市人关于进一步加强我市精神文明 2004 00003 [2004] 建设的决定（市民公约）民政府建设的决定（附：市民公约）0220 12号号 2 3 8 归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖排归档文件目录应打印装订成册并编制封面归档文件目录封面设置全宗名称、、保管期限、机构（问题）等项目

归档文件目录封面

归档文件目录全宗名称：中国银行年度： 2004 年保管期限：永久机构：行长办公室（问题）

八、归档文件的装盒

装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。装盒的要求：不同形成的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。

档案盒封面

（全宗名称）全宗名称）

档案盒盒脊

全宗号年度保管期限

机构(问题机构问题)问题

起止件号(室)室(馆)馆

盒号备考表

盒内文件情况说明盒内文件齐全完整程度；盒内文件齐全完整程度；盒内文件缺损、修改、补充、盒内文件缺损、修改、补充、销毁等情况；销毁等情况；备注项内容。备注项内容。

整理人：整理人：检查人：检查人：年月

日

九、排架

档案按分类方案如——机构（问题）——保管期限或——保管期限——机构（问题）从上到下、从左到右的顺序排列上架, 也可将历年档案统一按保管期限分别排架。

传统整理方法——以卷为管理单位

案卷是有密切联系的若干文件的组合体立卷就是把已办理完毕并具有查考保存价值的文件，根据其固有的特征和内部联系，分门别类地有序地组合成案卷，也即是将互有联系的文件进行分类、组合、编目的一个过程立卷工作是文书工作的重要组成部分

一、全宗内档案分类

（一）分类的常用方法

1、分类法将文件按其形成和处理的进行分门别类。一般文件归入文件形成，对跨或专门的文件根据具体情况区分。

2、组织机构分类法将文件按其形成或承办的机构进行分门别类。

3、问题分类法将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。

（二）常用的复式分类方法

1）与组织机构分类法 2000年如： 2000年办公室人事处业务处 „„ 2000年办公室 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„ 2001年 2001年办公室人事处业务处 „„ 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„

人事处 2）与问题分类法 2000年如： 2000年党群类行政类教学类外事类 „„ 2000年综合类 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„ 2001年 2001年

业务类

党群类行政类教学类外事类 „„ 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„

二、立卷组合方法

立卷“六个特征”，即问题、作者、名称（文种）、时间、通讯者、地区特征组卷

1、按问题组卷将文件内容涉及的同一事件、问题或同一类性质的问题组成案卷

2、按作者组卷将同一作者的一些文件组成案卷按文种（名称）

3、按文种（名称）组卷将文件种类或名称相同的文件组成案卷

4、按时间组卷按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的文件组成案卷

5、按通讯者组卷将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组成案卷

6、按地区组卷将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、1999年会议记录如“╳ ╳市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、时间和名称三个立卷特征

三、卷内文件整理(一)检查调整组卷

1、检查已归卷的文件是否齐全完整，是否保持了文件之间的有联系；

2、检查卷内是否有不需要归档的或应转入一立卷的文件；

3、检查卷内文件的保管期限是否一致和卷内文件的数量多少；

4、检查卷内文件是否有破损、纸张过大过小、有无金属物等，及时进行修整。

(二)卷内文件的排列和编号

1、卷内文件排列按重要程度或时间顺序排列、注意文件间的联系，保持来文与复文、正文与附件、同一文件的各种不同稿本（正本、定稿等）之间不可分离的联系。一般情况下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；案件的结论性文件在前，依据性材料在后。

2、卷内文件编号文件页码用页码机打印在正面右上角、反面左上角，从 001开始编起。一般每卷不超过2公分（200张）。不装订的案卷应在卷内每份文件的右上方加盖档案号章，并逐件编序号。

（三）编制卷内文件目录

顺序号文号浦银杭发 [2004] 20号 20号浙农银 [2004] 36号 36号浙文办 [2004] 12号 12号责任者浙江省档案局、案局、上海浦东发展银行杭州分行浙江省档案局、案局、中国农业银行浙江省分行浙江省档案局、案局、浙江省文化厅题名日期页号备注 1 关于上海浦东发展银行杭州分行辖属临安、分行辖属临安、文晖支行 2003年通过档案工作目标管 2003年通过档案工作目标管理省级认定的通报关于2003全省农行系统关于2003全省农行系统 2003 通过档案管理省级认定单位的通报 2004 0205 001 2 2004 0210 003 3 关于公布全省文化系统档案工作目标管理省级认定单位名单的通知 2004 0220 007

（四）填写备考表

备考表放在案卷最后，用来登记卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。

（五）案卷的装订

采用三孔一线

（六）填写档案案卷封面

（全宗名称）

（类目名称）

（案卷标题）案卷标题）

自年月至年月保管期限本卷共件页归档号

全宗号目录号案卷号

1、案卷标题的拟写包括本卷文件的主要责任者、问题、名称。如：浙江省档案局有关职工福利问题的决定

2、档号的编制档号是各种顺序号的总称，一个档号代表了某一份具体档案实体，它是存取档案的标记。档号的编制既固定了档案分类和排列的顺序，更便于保管和查找利用。档号的基本结构：全宗号-案卷目录号-案卷号-件或页（张）号全宗号-案卷类别号-案卷号-件或页（张）号档号编制原则：唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则

四、类内案卷排列

案卷的排列，是指按照一定的办法，确定各个类内案卷的前后次序和存放位置，以保持案卷之间的有机联系。基本方法有：按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列；按照文件的作者、收发机关以及文件内容所涉及的地区排列；按照案卷所属的时间顺序排列；按照案卷内容的重要程度排列。

五、编制案卷目录

包括案卷号、案卷标题、、页数、期限、备注等项目

六、档案上架

档案按从上到下、从左到右的顺序排列上架。

业务档案的整理

整理的总体要求：通常情况下是按照文书档案按卷整理的要求经过分类、组卷、排列、编目等程序，同时，需要结合具体情况以及行业要求，突出业务特色。为便于查找和利用，对案卷封面的项目设置除遵循文书档案按卷整理的一些要求外，还可以体现一些业务特征。

（全宗名称）

公积金个人住房抵抻贷款

档号（合同编号）借款人身份证号保管期限

个贷档案卷内目录序号

文件题名

职工住房抵押借款申请审批书公积金缴交证明借款人身份证、户口簿复印件自筹资金复印件商品房购销合同收入证明公证书公有住房买卖协议书价格审批表房屋转让合同卖方三证复印件其它

件数备注

（全宗名称）行政处罚案件档案

案件名称

处理结果

自

年

月日至

年

月日止

保管期限

本案共卷，本卷为第卷件页

归档号

全宗号

目录号

案卷号

（全宗名称）全宗名称）参保管理类

编

号

参保单位年度

案卷号保管期限

参保管理档案卷内目录

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 文件名称

职工基本医疗保险用人单位职工增减登记表参保人员本人的身份证复印件报到证（或调令、劳动用工合同）复印件一寸证件照职工基本医疗保险视作缴费年限核定表原证历本封面调令复印件、死亡证明复印件医保证历本、医保就诊卡退休人员审批表养老保险视作缴费年限审批表事业（企业）单位职工退休（退职）和基本养老金审核表退休证复印件批准退休的文件退休人员登记表或退休人员审批表其它

页数

备注

特种载体档案的整理

一、照片档案的整理

（一）基本概念

1、照片档案：是指机关或个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的，以感光材料为载体，以影象为主要反映方式，并辅以文字叙述的记录材料。

2、芯页：用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。

（二）照片档案的组成由底片、照片、文字说明三个部分组成

（三）照片档案的收集

1、本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片；

2、本单位领导活动的照片，社会知名人士在本单位工作、学习的照片；

3、本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片；

4、本单位工作中选用的外单位的照片。

（四）整理原则保持照片档案的有机联系，便于查找和利用。照片的底片应单独整理并存放在专门制作的底片册里，照片及其文字说明一同整理并存放在照片册里。

(五)保管期限与密级保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种。具体按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》执行。密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照《保密法》及其实施办法执行。

底片的整理

1、底片的整理可按——问题分开，其次是进行底片编号。底片号格式：全宗号-保管期限代码-张号。

2、可以以一张底片或一组底片为一个保管单位，编一个顺序号。如果是一组底片编一个顺序号，则在一组内每张底片上再编一个分号。

3、底片号可用铁笔横向刻写在胶片边处，但不能损伤影像。

4、将底片放入乳胶袋，在乳胶袋右上方空白处标明底片号。

5、按底片号顺序将乳胶袋依次插入芯页，并在芯页的插袋上标明底片号。

照片的整理

1、一般应按照片反映的内容或专题来进行分类，使同一内容或同一性质事物的照片归入同一类中，保持其内在的联系。

2、照片分类以后，按照重要程度或时间顺序进行排列，按序嵌进影集。

3、照片的编号，以影集每页从上到下，自左至右依次编流水号。格式：全宗号-保管期限代码-册号-张号；全宗号-保管期限代码-张号。

4、照片的分类号、序号以及底片号等除在文字说明栏中写清外，每张照片的背面都应写明，以便查找利用。

文字说明的编写

1、照片的说明，主要包括符号说明、文字说明及拍摄时间和摄影者。

2、符号说明包括照片号、底片号和参见号。其中参见号是指与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。

3、照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素

4、编写文字说明要综合六个要素，概括地揭示照片影象所反映的全部信息，其次要语言流畅，文字简洁。

5、编写说明一般以单张照片为单元，而对由若干联系密切的一组照片应编写一个总说明，其中的每一个单张还需编写的分说明。总说明在该组照片的第一张照片的上方书写，分说明则一律在每张照片的正下方或者左侧、右侧书写。

数码照片的整理：实行“双套制”保存。冲印具有代表性的数码照片按照传统照片整理方法进行整理、编写说明等，形成的全部数码照片配上文字说明刻成光盘进行保存。

二、磁带、录音带、录像带、光盘的整理在不同载体形式分类的基础上，按其包含内容所形成的先后时间顺序逐件编号，可跨编制流水号，并编制目录，目录应包括序号、内容、形成日期、保管期限、备注等项目。

三、实物档案的整理包括奖牌、奖状、奖杯、锦旗、纪念品、废旧印章等，可以总的编一个大流水号，并编制实物档案目录。

讲课到此结束谢谢！

篇2：档案的分类与整理资料

一、工程建设前期法定建设程序资料

1、立项申请报告批复

2、建设用地规划许可证

3、工程规划许可证

4、土地使用证

5、环境影响报告表

6、防雷设施设计审核书

7、公安消防审核意见书

8、施工图审查批准书

9、免标工程施工企业资质核准意见书

10、免标工程监理企业资质核准意见书

11、工程质量保证书

12、施工合同、监理合同、勘察合同、设计合同

13、白蚁预防合同

14、工程质量监督登记表

15、施工安全监督登记表

16、建筑工程施工许可证

17、建设工程规划报建汇审表

18、工程建设前期法定建设程序检查表

19、工程概况、项目机构、监理备案表及报验表

20、工程造价(预算书)

商住楼竣工资料目录

(第二册、共九册)

二、施工过程质量控制技术资料

（一）、施工管理记录

1、单位工程开工申请报告

2、工程开工/复工申报审表

3、设计图纸会审记录

4、设计变更记录

5、监理工程师通知单、回复单

6、单位工程施工组织设计、施工方案

7、分项工程质量技术交底

商住楼竣工资料目录

(第三册、共九册)

二、施工过程质量控制技术资料

（二）、施工过程记录

8、工程基线复核表

9、单位工程坐标定位测量记录

10、地基基坑回填施工检查记录

11、地基基坑开挖、施工检查记录

12、屋面泼水、淋水、蓄水试验记录表

13、厕所、厨房、阳台等有防水要求的地面淋水蓄水试验记录表

14、建筑物垂直度、标高、全高测量记录表

15、建筑物沉降观测记录表

16、工程（工序）间交接质量检查记录表

17、混凝土坍落度检测记录

18、混凝土养护情况记录

19、隐蔽验收记录

20、防雷引下线连接记录

21、管道水压试验记录

22、阀门安装前试验记录

23、管道系统冲洗记录

24、室内消火栓试射试验记录

25、室内排水管道灌水试验及通水试验记录

26、室外排水管道灌水试验及通水试验记录

27、管道通水试验记录

商住楼竣工资料目录

(第四册、共九册)

二、施工过程质量控制技术资料

（三）、试（检）验报告

28、工程材料/构配件/设备报审表

29、水泥质保单、复试单汇总表

30、水泥物理性能检验报告

31、防水材料检验报告

32、砂物理性能检验报告

33、砂浆配合比设计报告

34、混凝土试块试验结果汇总表

35、混凝土抗压强度计算表

36、混凝土抗压强度检验报告

37、砂浆试块试验结果汇总表

38、砂浆抗压强度计算表

39、砂浆试件抗压强度检验报告

40、钢材质保核查记录表

41、钢筋力学性能、工艺性能检验报告

42、钢筋焊接试验报告汇总表

43、钢筋焊接接头检验报告

44、砖试验报告汇总表

45、烧结普通砖检验报告

46、外墙饰面砖粘结强度检验报告

47、铝合金建筑型材检验报告、建筑外窗性能检测报告

48、建筑给排水用硬聚乙烯管材、管件检验报告

49、回弹法检测混凝土强度报告

50、砼板厚及钢筋的保护层厚度检测报告

51、地基轻型动力触探试验检测报告

52、电线电缆进场检验报告

53、剩余电流动作保护器检验报告

54、管道工程水压试验检测报告

55、电气设备及线路绝缘电阻检测报告

56、电气保护接地及等电位检测报告

57、电气消防安全检测报告

58、防雷装置检测报告

59、建筑物沉降观测检测报告

60、民用建筑工程室内环境质量检测报告

商住楼竣工资料目录

(第五册、共九册)

二、施工过程质量控制技术资料

61、随机监督抽检检验报告

62、预拌混凝土出厂质量说明书(建龙砼资料)

63、工程用材、试件见证取样清单、64、工程用材产品质量合格证

65、工程用材产品质量证明书

商住楼竣工资料目录

(第六册、共九册)

三、分部（子分部）工程质量验收记录

1、基础与基础工程分部（子分部）工程质量验收记录

2、主体结构工程分部（子分部）工程质量验收记录

3、装饰装修工程分部（子分部）工程质量验收记录

4、防水屋面工程分部（子分部）工程质量验收记录

5、建筑给水、排水工程分部（子分部）工程质量验收记录

6、建筑电气安装工程分部（子分部）工程质量验收记录

四、各检验批质量验收记录

(一)、地基与基础工程

分项工程质量验收记录

1、土方开挖工程检验批质量验收记录表

2、土方回填工程检验批质量验收记录表

3、现浇结构模板安装工程检验批质量验收记录表

4、模板拆除工程检验批质量验收记录表

5、钢筋加工工程检验批质量验收记录表

6、钢筋安装工程检验批质量验收记录表

7、混凝土施工工程检验批质量验收记录表

8、砖砌体工程检验批质量验收记录表

9、现浇混凝土结构观感质量及尺寸偏差检验批质量验收记录表

(二)主体结构工程

分项工程质量验收记录

11、现浇结构模板安装工程检验批质量验收记录表

12、模板拆除工程检验批质量验收记录表

13、钢筋加工工程检验批质量验收记录表

14、钢筋安装工程检验批质量验收记录表

15、混凝土施工工程检验批质量验收记录表

16、现浇混凝土结构观感质量及尺寸偏差检验批验收记录表

17、砖砌体工程检验批质量验收记录表

18、混凝土小型空心砌块砌体工程检验批质量验收记录表

商住楼竣工资料目录

(第七册、共九册)

四、各检验批质量验收记录

(三)装修装饰工程

分项工程质量验收记录

19、找平层检验批质量验收记录表

20、一般抹灰工程检验批质量验收记录表

21、铝合金门窗制作工程检验批质量验收记录表

22、木门窗安装工程检验批质量验收记录表

23、金属门窗安装制作工程检验批质量验收记录表

24、门窗玻璃安装工程检验批质量验收记录表

25、饰面砖粘贴工程检验批质量验收记录表

26、护栏和扶手制作与安装工程检验批质量验收记录表

27、双飞粉涂饰工程检验批质量验收记录表

(四)、屋面工程

分项工程质量验收记录

28、屋面找平层检验批质量验收记录表

29、卷材防水层检验批质量验收记录表

30、细部构造检验批质量验收记录表

31、保温层屋面检验批质量验收记录表

(五)、建筑给水排水

分项工程质量验收记录

32室内给水管道及配件安装工程检验批质量验收记录表

33、室内消火栓系统安装工程检验批质量验收记录表

34、室内排水管道及配件安装工程检验批质量验收记录表

35、雨水管道及配件安装工程检验批质量验收记录表

36、室外给水管道安装工程检验批质量验收记录表

37、消防水泵结合器及消火栓安装工程检验批质量验收记录表

38、室外排水管道安装工程检验批质量验收记录表

39、室外排水管沟及井池工程检验批质量验收记录表

(六)、建筑电气安装工程

项工程质量验收记录

40、电线、电缆穿管和线槽敷检验批质量验收记录表

41、接地装置安装检验批质量验收记录表

42、避雷引下线和变配电室接地干线敷设检验批质量验收记录表

43、开关、插座安装检验批质量验收记录表

44、普通灯具安装检验批质量验收记录表

45、工程用材、试件见证取样清单、工程用材合格证

五、竣工验收文件

(一)、验收文件

1、工程质量验收申请表

2、施工技术总结

3、施工单位工程质量自评报告

4、勘察文件质量检查报告

5、设计文件质量检查报告

6、质量评估报告

7、单位工程质量控制资料核查记录

8、单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录

9、单位工程观感质量检查记录

10、安全评价书

11、规划验收文件

12、公安消防验收文件

13、环保验收文件

14、防雷装置检测报告

15、建设工程质量保修书

16、住宅使用说明书和住宅质量保证书

17、单位（子单位）工程质量验收记录表

18、工程验收计划书

19、建设工程竣工验收报告

20、工程竣工验收备案表

21、工程造价结算书

(二)、监理文件

(三)、工程相片

(第九册、共九册)

(四)竣工图纸

1、建筑竣工图纸

2、结构竣工图纸

篇3：浅谈基层档案资料的整理与利用

关键词：基层档案,整理,利用

随着社会的进步和发展, 人们的档案意识在不断加强, 档案资源的社会价值也在不断为公众所认知, 这就涉及到了档案利用工作。档案是重要的社会信息资源, 既要重视其载体的管理、保管、保护, 更要重视其所含信息资料的开发利用, 以实现资源共享、服务大众。在基本建设过程中由图纸、图表、照片、录像等载体形成的材料称之为基建档案。它真实地记载了社会保障系统的建设历史, 客观地反映了各个时间段, 各个社会救助系统的建设情况, 是整体管理的重要组成部分。

一、如何更好地对基层档案资料的整理

随着社会科技的不断更新, 新的电子文档应用到档案资料的整理过程中。不少单位已经应用了科技公司研制的档案归档系统软件, 这大大提高了档案资料的整理效率和归类的规范性。具体的整理手段有以下几种:

1.可充分利用和发挥现有微机的潜能, 提高利用率。目前, 大多数基层档案馆 (室) 对计算机的应用单一, 开发功能简单, 有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存, 利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费, 使现代化设备不能物尽其用。

2.缩短二次文献信息的加工时间, 提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是:选题-选材-编辑-出版, 这条“慢工出细活”的工作方式, 即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长, 往往造成信息失效, 严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化, 编者可直接利用机读形式的档案, 利用电脑的功能完成信息加工工作程序, 快捷地出版二次文献。

3.档案信息电子化, 信息成果可多份拷贝, 将拷贝成果送到领导及各个部门, 就扩大了社会影响, 拓宽了服务范围, 档案部门的地位自然也就得到了提高。

4.档案信息电子化整理, 可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段, 但档案事业要注意这方面发展动向, 超前拿出对策, 使档案工作适应这一客观形势的变化和要求, 使现在的劳动电子化, 为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

二、基层档案资料的合理开发

档案工作的根本目的就是开发档案信息资源, 服务经济建设, 档案利用工作是达到这一目的的直接途径, 所以, 档案的利用工作是档案业务工作的中心环节, 在整个档案工作中占有极为重要的地位。因此, 整个档案工作的价值是通过档案利用来体现的。从这个意义上讲, 档案利用工作开展得好坏, 直接影响到整个档案工作能否很好地为各项工作服务。在档案的利用工作中, 要求档案工作者必须具有高度的责任心, 要主动热情、服务周到, 给利用者以最满意的服务。在新形势下的档案利用工作中, 不应只满足于等待利用者上门的被动服务方式, 应该做好档案的开放利用和档案编研工作, 同时, 还要做好档案利用中的监督工作。档案利用监督, 是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施, 有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为, 才能做到既能利用档案, 又能保证档案的完整与安全, 维护企业自身利益。只有充分认识档案工作的重要性, 加强档案工作的科学管理和有效利用, 档案工作才能为基层的各项工作提供更好地服务。

三、实现新形势下档案管理现代化

要按照“举旗子、抓班子、带队伍、促发展”的工作要求, 努力建设一支作风正、业务精的高素质档案干部队伍。一是在农村基层档案管理员队伍中要进一步健全和完善创先争优活动长效机制, 充分发挥党组织的战斗堡垒作用和共产党员的先锋模范带头作用;二是要加强档案人员的思想、作风和业务能力建设, 强化终身学习意识, 增强档案人员的事业心、责任感和使命感, 充分调动广大农村基层档案工作人员的积极性、主动性和创造性, 发挥各方面人才在档案工作中的作用, 努力形成团结协作、风正气顺、人和业兴的良好局面, 全面助推农村基层档案事业科学发展。

档案管理工作现代化不仅是先进设备的配置, 还包括管理技术和管理思想的现代化, 工作标准化。新时期现代化的管理离不开现代化的设备, 但是工作标准化、规范化是实现现代化管理的前提。档案工作标准化规范化的内容包括案卷组织的方式、格式、分类规则、著录和索引规则, 文献编纂规则等。这些标准化, 规范化的管理都离不开先进的技术, 尤其是现代化管理中计算机的技术, 光盘技术等先进技术的应用, 更少不了懂得先进技术的人才。只有先进的设备, 先进的技术, 懂得先进技术的人才和先进的思想并有机结合起来, 才能真正实现新时期档案管理的现代化。

四、档案资料的价值在于利用

要想实现档案的利用价值, 取得最佳服务效果, 就必须研究和掌握利用者的心理活动规律。档案信息产业化建设作为当前档案工作的重大课题和责无旁贷的紧迫任务。也是档案工作参与经济建设, 服务社会需求的切入点和结合点, 是开拓档案工作, 发展档案事业的极好机遇, 机不可失, 因此, 加快档案信息产业化建设是提高档案资源利用价值的有效保证。档案是人类历史活动的产物, 是历史的真实记载, 它记录着过去, 服务于未来。

篇4：水利工程技术档案管理与资料整理

[关键词]技术档案；管理；重要性；资料整理

1、档案工作的意义

水利工程档案是历史的记录，是水利科技档案的重要组成部分。它来源泉于工程建设全过程，不仅在建设过程中具有重要作用，而在工程建成后的运行、管理工作中，也是不可缺少的依据和条件。借助档案，人们可以查寻需要了解掌握过去的资料与情况，尤其是在建立工程质量终身负责制的今天，档案的凭证作用更为重要。如果忽视档案管理，造成档案资料的残缺或不准确，将直接影响档案资料作用的发挥。所以水利部领导曾经强调，水利工程“五不验收”中，就包括“档案不合格不验收”。

2、水利技术档案管理的措施

因为水利档案是管理工程的依据，而且也是开展与水利工程有关活动的凭证。水利工程各个部门在交流的时候，也需要利用档案信息来完成交流。水利工程的档案出现在工程的所有环节中。水利工程档案的重要性，决定着要合理的管理工程的档案。

2.1在管理档案的时候，要让档案保持完整，而且确保所有的档案信息是准确的，档案的管理也要有系统性。通常情况下，管理工程的档案应从项目设立的时候开始，与工程有关的所有批复文件都要管理。如果建设的工程是中小型的工程，那么在收集档案的时候，尽量做到一次收集。如果建设的档案是大型的档案，在管理档案的时候，就要从工程的前期开始。由于工程的总施工时间长，设计环节出现的档案以及施工的档案等都要分成不同的阶段完成。2.2管理档案的行为要符合有关的档案法，管理的思想要切合实际，保证管理的实用性。管理的方法要多样，工程的档案管理也要完善的制度。工程的档案管理比较具体，在管理的时候，要将所有的内容精细化分。从而使档案管理规范。

（1）保证使用的档案管理方法是标准的，在收集档案的时候，积累档案以及立卷等到要有技术标准。然后是档案的程序也要有保准，各部门之间的工作范围都要在运行图中显示，从而使管理方法走向程序化。（2）在管理档案的时候，要按照标准的制度管理。水利工程在刚刚开始建设的时候，具有的批复文件，在设计环节出现的各类设计资料，资料的整理以及收集还有回收都有统一的标准。这样的标准也要固定下来。在建设标准化的管理制度上，还要有合理的奖赏制度，奖赏制度有助于完善档案资料。部分人员在处理档案的时候较为粗心，从而使水利工程的档案管理工作有损失。因此对于这些不利施工的档案管理工作，必须严厉出分。要选出积极工作的人员给予奖励，使其成为其他档案管理人员的榜样。起到示范作用，使得档案管理工作能够做好。（3）在统计档案的时候也要做到标准。统计就是对档案的类型以及内容进行调查。通过对各类档案的收集，形成一套完整的档案管理资料，从而对档案管理工作监督。具体的统计内容主要是基本的收入、移出档案、保存档案、鉴定档案的有效性，利用这些档案来指导其他的档案管理工作。在统计档案信息的时候，要有一个标准的格式，使用相同的计量单位，使得档案信息能够完整的保存。只有完整的保存了档案，这样才能让水利的档案信息发挥作用。在出现可疑问题需要解决的时候，可以使用档案解决。

2.3 其它方面档案存放的库房管理也要达到标准化，库房标准化管理要有一套标准的办法，库房的建设包括防火、防虫、防晒、防霉、防鼠等，均有一定的标准。除此之外，还要设有良好的通风设备，保持库房通风，湿度等项指标都要达到《档案法》的要求。档案库房的设计还应有档案柜架的平面布置图及档案存放位置图，达到利用查找迅速、准确。目前档案查找效率多半根据档案人员对档案的熟悉程度而定。但是随着档案的增多，时间的延长，人员的更替，只靠记忆是不行的，由于技术档案专业性较强，其档案不能象书架上的书刊那样可直接挑选，借阅者必须借助于检索工具，才能找到所需的技术档案，因而检索工具也要做到标准化。

3、整理工程资料

3.1工程资料整理的意义和现状。水利工程资料是指在水利工程建设管理工作中直接形成的、有保存价值的各种表格、文字、图纸、图片、报告等不同形式与载体的各种记录，是对工程项目进行稽查、审计、监督、管理、验收及运行、维护、改造的需要依据。工程资料的整理是监理工程师对工程建设管理的重要组成部分，工程资料的整理水平体现了监理工程师对工程建设的管理水平，规范齐全的竣工资料来之于规范的建设管理和严格的质量控制。水利工程大多地处偏僻，工地条件较差，工程建设一般要历时半年以上，工程师在保存好原有资料的同时，还要不断地对新资料进行整理存档，而且各种表格、检验报告如果保存不好，很容易丢失、污损、造成不必要的损失。多数水利工程因工期和冬季无法施工等种种原因，工程资料整理偏后的现象普遍存在。

3.2如何快速便捷地整理工程资料。3.2.1 建立资料库。根据不同的资料形式建立不同的资料库：（1）对工程建设中的评定表格、检验表格、施工日志等各種资料，可直接建立保存到相应的资料目标。（2）对于照片、图纸、摄像等资料可通过数码相机、扫描仪、数码摄像机传入计算机，存入相应的资料库。（3）对于工程文件，如：工程建设的有关单位批文、工程批复文件、征地用地批文等，用扫描仪可对文件原件进行扫描，存入相应的文件夹中。3.2.2 资料库的管理。首先要对当天的评定、检验表格等有关资料及时归档，分类做好登记和链接。对于不再修改的资料要进行写保护或设成只读，同时，要对资料及时备份，防止丢失，另外，要做好计算机防病毒工作，将计算机保持在实时监控状态。

4、结束语

综上所述，在水利工程建设施工过程中要注意对技术档案的整理和归纳，保证技术档案的完整性，为以后水利工程的维修和维护提供完整的数据支持。

参考文献

[1]姚丽娟.浅析水利工程文件归档与管理[J].黑龙江水利科技，2007.

篇5：文明创建软件资料整理分类

一、组织领导

1、创建工作任务分工、领导机构、常抓班子；

2、创建工作责任制；

3、年度工作计划、实施方案、会议记录、工作总结；

4、创建体制和机制创新；

5、创建投入。

二、思想道德和素质教育

1、职工思想道德教育工作机制；

2、政治理论学习活动记录；

3、廉政建设工作开展情况；

4、宣传贯彻《公民道德建设实施纲要》，“四德”（社会公德、职业道德、家庭美德、个人品德）、“三管好”（管好自己的嘴——不讲脏话，不随地吐痰、管好自己的手——不乱丢垃圾，不损坏公物、管好自己的腿——不乱穿马路，不践踏草地）、“三做”（在社会做一个好公民、在单位做一个好职工、在家庭做一个好成员）等文明素质教育活动记录；

5、诚信建设活动记录；

6、参与慈善活动记录；

7、“月评十佳事迹”、好人榜、道德模范评选活动记录；

8、“讲文明、树新风”等道德实践活动记录；

9、“我们的节日”活动记录（文字、图片、声像资料）。

10、职工业务技能培训活动记录；

三、志愿服务活动

1、志愿服务工作领导机构、工作计划、实施方案；

2、志愿者花名册、信息库、小分队及品牌建设，党员志愿者队伍建设；

3、扶弱济困、文明新风普及、公益服务等经常性志愿服务活动记录及“江淮志愿服务，党员带头先行”党员志愿服务活动记录（文字、图片、声像资料）；

4、志愿者与留守学生结对帮扶安排、活动记录；

5、上报的志愿服务优秀典型材料，征集的志愿心得；

6、志愿服务特色和创新工作。

7、年度志愿服务工作总结

四、未成年人工作

1、加强和改进未成年人思想道德建设实施方案；

2、留守、流动未成年人情况台帐，代理家长名册；

3、志愿者与留守学生结对帮扶安排，活动记录；

4、学校、社会、家庭“三位一体”的未成年人思想道德教育网络建设；

5、校园周边环境净化，特别是对网吧、电子游艺厅等文化娱乐场所规的范管理；

6、文体、科普、道德与社会实践等活动的组织开展；

7、参与支持乡村少年宫建设。

四、创建文明村镇、文明乡镇

1、申报各级文明村镇、文明乡镇的报告、表格及相关材料；

2、各项管理制度及政务公开、民主管理工作开展情况；

3、创先争优活动开展情况；

4、环境整治活动和环保工作开展情况；

5、社会治安综合治理和民主法制教育工作开展情况；

6、安全生产工作开展情况；

7、农民思想道德建设。“三反对，一提倡”（反对赌博、反对封建迷信、反对婚丧事大操大办，提倡科学、文明、健康的生活方式）、“三下乡”（文化、科技、卫生）、“五好文明家庭”（爱国守法，热心公益好；学习进取，爱岗敬业好；男女平等，尊老爱幼好；移风易俗，少生优育好；勤俭持家，保护环境好）、“十星级文明户”（爱国爱村星、创业致富星、遵纪守法星、科技进步星、孝老教子星、人口计生星、倡导新风星、团结和谐星、环境卫生星、公益奉献星）评比等活动开展情况；

8、、新农村建设。高起点的整体规划、每年新建的新农村示范点、乡村环卫保洁长效管理机制建设及“四清四改”(清垃圾、清污泥、清柴垛、清路障，改水、改厕、改厨、改圈)工作开展情况；

9、、“四创”（清洁示范村、文明生态村、绿色小康村、移风易俗示范村）工作档案及文明示范村建设情况；以“四

创”为主题的乡镇文明创建 “对手赛 ”工作档案；

10、文明单位与村（社区）结对联创共建工作档案；

11、小集镇建设。环卫、市容监管队伍建设、经费落实，沿街门点、居民户“门前三包”（包卫生、包绿化、包市容秩序）责任制落实情况；

12、国省县道沿线乡镇文明创建工作档案。

13、每年集中财力解决的2-3个创建基础设施建设方面存在的突出问题，当年创建投入。

14、全民读书活动记录、“四个一”（开辟一个读书场所、购置一个好书新书专架、每年开展一次读书心得交流、每年组织一次读书征文比赛）达标情况；

15、经常性、群众性文体活动记录；

16、主要经济指标；

17、特色文化；

18、创建宣传专题片、宣传画册。

五.创建文明单位

1、申报各级文明单位的报告、表格及相关材料；

2、各项管理制度及政务公开、民主管理工作开展情况；

3、创先争优活动开展情况；

4、环境整治活动和环保工作开展情况；

5、社会治安综合治理和民主法制教育工作开展情况；

6、安全生产工作开展情况；

7、卫生防疫和计划生育工作开展情况；

8、全民读书活动记录、“四个一” 达标情况

9、投诉处理机制；

10、文明单位与村（社区）结对联创共建活动记录；

11、特色文化；

12、主要经济指标；

13、经常性、群众性文体活动记录；

14、文明创建专题片、宣传画册。

六、创建特色工作

1、重点难点工作破解；

2、得到各级文明委（办）推广、观摩、交流、介绍的创建做法和经验。

七、创建信息

上报的创建工作信息、文章。

八、获奖记录

获得各级各类奖项的文件、证书（复印件）或奖杯、奖牌（影像）。

篇6：档案分类整理编目规则

一、什么文件应该归档？

凡是记述和反映本机关主要职能、中心任务、基本情况方面的档案材料。包括本单位、上下级、同级制发的文件。对外单位制发的文件，主要看它在本单位的承办处理情况与本单位的关系，是否针对本单位需要直接承办并产生文件。

例如：中山大学ＸＸ学院成立学位评定小组→不归档

珠海校区学生回迁工作安排→归档

高校伙食专业委员会会议议程→不归档

高校伙食专业委员会制定的高校饮食标准→归档

其他觉得丢了可惜的文件。

二、怎么分类整理？

现在文件的年份已经分类完毕，或有疏漏，则取出重新整理。需要做的事情有两个，一是将文件分类并标明保管期限，企业档案分类标准DA/T 42-2009中已经有完善的条目规则，用铅笔在文件右上角标明“大类-序号保管期限”，如“4-1.1.1 永久”代表的是【“党群管理类”-“党务工作”.“党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议”.“会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等” 永久保管】。

二是将同一内的文件整理排序。

集团与其他企业有一定区别，所以在文件分类时可以适当灵活处理。例如：针对学管中心、饮食中心实体人员的投诉，可以放在2大类生产管理类的质量管理中，将服务作为我们的产品看待。中山大学制发的文件可按照实际内容归档，不完全归在“3-1.1上级机关颁发的本企业应执行的有关文件”中。

在分类整理排序的过程中，将讲述同一件事的文件放在一起，以便以后查找。注意：

①在纪检监察调查材料中，可能有上访信、调查材料、检讨书、处理意见、调任或免职通知，可以按照时间顺序倒序装订。

②请示与批复归为一件，批复在前，请示在后，一起装订。③部分重要的文件可以同时保留几份。按照印件在前，定稿在后，正件在前，附件在后的顺序。如有不同稿本，按时间顺序倒序排列即可。

④文件一般放在内容所属年份。文件时间跨越的，有几类。a.《2001年财务报告与2002年财务预算》，跨越两年，一般在2002年产生，可放在2002年。

b.《2001~2005年五周年工作总结》，属于总结性文件，放在最后一年。c.《后勤集团十年规划》（2001年），属于计划规划性文件，放在最开始的一年。

d.跨的会议文件，应放在会议开幕年。

⑤录像带、影片、照片等特殊载体的文件，应同纸质文件统一整理编目，但分别存放。

⑥一份文件尽可能只用一颗订书钉，去除多余金属物，如回形针等。

⑦根据后勤集团服务为主的性质，档案大类并没有按照DA/T 42-2009的顺

序来，重新调整的排序如下——