深圳海联讯科技股份有限公司2013内控评价报告

深圳海联讯科技股份有限公司2013内控评价报告（共1篇）

篇1：深圳海联讯科技股份有限公司2013内控评价报告

深圳海联讯科技股份有限公司

2013 内部控制评价报告

海联讯科技股份有限公司全体股东:

根据《企业内部控制基本规范》及其配套指引的规定和其他内部控制监管要求(以下简称企业内部控制规范体系),结合本公司(以下简称公司)内部控制制度和评价办法,在内部控制日常监督和专项监督的基础上,我们对公司 2013年 12 月 31 日(内部控制评价报告基准日)的内部控制有效性进行了评价。

一、重要声明

按照企业内部控制规范体系的规定,建立健全和有效实施内部控制,评价其有效性,并如实披露内部控制评价报告是公司董事会的责任。监事会对董事会建立和实施内部控制进行监督。经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。公司董事会、监事会及董事、监事、高级管理人员保证本报告内容不存在任何虚假记载、误导性陈述或重大遗漏,并对报告内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连带法律责任。

公司内部控制的目标是合理保证经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进实现发展战略。由于内部控制存在的固有局限性,故仅能为实现上述目标提供合理保证。此外,由于情况的变化可能导致内部控制变得不恰当,或对控制政策和程序遵循的程度降低,根据内部控制评价结果推测未来内部控制的有效性具有一定的风险。

二、内部控制评价结论

根据公司财务报告内部控制重大缺陷的认定情况,于内部控制评价报告基准日,不存在财务报告内部控制重大缺陷,董事会认为,公司已按照企业内部控制规范体系和相关规定的要求在所有重大方面保证了有效的财务报告内部控制。

根据公司非财务报告内部控制重大缺陷认定情况,于内部控制评价报告基准日,公司未发现非财务报告内部控制重大缺陷。

自内部控制评价报告基准日至内部控制评价报告发出日之间未发生影响内部控制有效性评价结论的因素。

三、内部控制评价工作情况

(一)内部控制评价范围

公司按照风险导向原则确定纳入评价范围的主要单位、业务和事项以及高风险领域。

1、纳入评价范围的主要单位包括:深圳海联讯科技股份有限公司、北京华源格林科技有限公司以及深圳市海联讯管理咨询有限公司,纳入评价范围单位资产总额占公司合并财务报表资产总额的 96%,营业收入合计占公司合并财务报表营业收入总额的 100%;

2、纳入评价范围的主要业务和事项包括:治理结构与组织架构、人力资源政策、企业文化、销售与收款、采购与付款、资金管理、资产管理、对外担保管理、关联交易、募集资金使用管理、信息披露的内部控制、全面预算管理、财务报告控制、信息系统、内部审计、风险评估及信息与沟通。

(1)治理结构与组织架构

公司按照《公司法》、《证券法》、《上市公司治理准则》和有关监管要求及《公司章程》的规定,结合公司发展战略,建立了规范的公司治理结构和议事规则,形成科学有效的职责分工和制衡机制。

董事会对股东大会负责,依法行使企业的经营决策权。董事会设立战略、提名、酬薪与考核、审计四个专门委员会,明确各专门委员会的职责权限、任职资格、议事规则和工作程序,为董事会科学决策提供有力的支持。

监事会对股东大会负责,监督企业董事、经理和其他高级管理人员依法履行职责。经理层对董事会负责,主持公司的经营管理工作,经理和其他高级管理人员职责分工明确。

为了更符合不相容岗位相分离的要求,公司在 2013 年对内部机构设置进行优化,将原本隶属于营运部下的合同管理中心调整到财务部,使营运部下达采购指令和执行采购的职能相分离,形成相互牵制和制约的工作机构。

2013 公司股东大会、董事会会议、监事会会议的召集、召开与表决程序符合《公司法》、《公司章程》等法律法规的规定。

(2)人力资源

公司始终秉承“以人为本”的管理理念,制定了一系列有利于可持续发展的人力资源政策,在聘用管理、薪酬福利、考核与奖惩、培训发展等方面建立了科学的、切实可行的具体规定,将职业道德修养和专业胜任能力作为选拔和聘用员工的重要标准,切实加强员工培训和继续教育,不断提升员工素质。公司实行全员劳动合同制,依法与公司员工签订劳动合同,明确劳工关系;依法为员工参加社会养老保险、医疗保险、失业保险及住房公积金等,保障员工依法享受社会保障待遇。

为更好地实现人力资源管理信息化,公司即将上线的人事管理软件系统已在2013年下半年完成需求调研,截止报告日已基本实现第一阶段人事录用、异动审批、薪资核算等模块试运行。

2013年公司开始推行人力资源管理表,由人事部门与各部门主管领导共同对部门人员按照知识技能、管理技能、岗位类别等进行人才盘点、分类梳理等工作,分门别类为各部门制定切实可行的人员培养、考核、优胜劣汰等计划,为部门及公司构建人才梯队。

(3)企业文化

公司要求员工爱岗敬业、开拓创新和团队协作精神,并通过文体活动、刊物、员工交流会等形式宣扬企业文化,将企业文化融入日常的管理和工作中,不断增强了员工的团队意识及企业归属感,为维护公司正常业务秩序提供了有力的保障。

(4)销售与收款

2013 年公司全面梳理销售与收款业务流程,并根据实际经营情况完善了《销售合同管理制度》及配套表单,对销售预测、合同签订、合同执行、收款及发票开具等业务执行均制定了严格的内部控制,对不相容岗位进行分离,明确各岗位的职责和审批权限。对应收账款分客户项目、分账龄进行分析管理,每两周组织销售部、财务部及合同管理中心相关人员召开应收账款追款会议,实时跟进应收账款回款情况。另外,公司针对去年在业绩考核方面存在的片面性重新修订了业务人员奖励政策,将奖励指标与公司收入目标口径一致,并运用风险预

警机制及回款奖惩制度提高回款效率,此外,公司通过内部自主研发的销售合同管理系统一期的运用,更好的实现项目全流程信息共享和跟踪,确保业务实现更顺畅高效。

(5)采购与付款

2013 年公司重新梳理采购业务流程,对部门设置做了调整,使其更符合公司业务情况和不相容岗位相分离的原则,明确了请购、审批、采购、付款、验收等环节的职责和审批权限,加强对合同文本和相关单据的审核力度,提高采购业务的效率和可控性,确保物资采购满足公司经营业务的需要。

(6)资金管理

针对资金管理工作,公司严格执行《财务管理制度》、《募集资金管理制度》、《2013 年签字等级权限》、《日常借款及报销管理规定》等相关制度中对资金使用计划、请款、审批、支付、资金管理、募集资金的使用和管理等方面的规定,做好资金管理工作,每周对资金支出进行计划和申报,确保公司资金使用符合合理性、效率性、安全性的原则,确保为公司发展提供充足的资金支持。

(7)资产管理

2013 年公司根据自身经营情况完善了《固定资产管理制度》,对资产采购、审批、领用、盘点及报废等流程均做出明确规定,并根据不相容职务相分离的原则设置了合理的岗位和人员,使各相关部门之间相互控制,在其授权范围内严格履行职责,从而保证公司资产的安全和完整。

(8)对外担保管理

公司制定的《对外担保管理制度》明确规定了对外担保的审查、审批、管理和信息披露的程序。公司对外担保实行统一管理,未经公司董事会或股东大会批准,任何人不得以公司名义签署对外担保协议、合同或其他类似的法律文件等。

2013年公司未存在违规对外担保。

(9)关联交易

公司制定《关联交易管理制度》,明确规定总经理办公会、董事会和股东大会对关联交易的审批权限、审议程序和回避要求;规定了关联交易应遵循平等自愿、等价有偿的原则,签订关联交易书面协议;规定了关联交易应遵循市场公正、公平、公开的定价原则,并要求对关联交易的定价依据予以充分披露。

2013 年未存在违规关联交易事项。

(10)募集资金使用管理

公司遵循了《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引》、《创业板信息披露业务备忘录第 1 号--超募资金使用(修订)》等有关法律、法规的规定以及公司的《募集资金管理办法》,对募集资金实行规范管理,对募集资金的存放、使用、项目实施管理、投资项目的变更、使用情况的监督、信息披露等做了明确规定,保证了资金使用的规范、公开、透明,并按要求及时公告。

2013 年不存在违规使用募集资金的情况。

(11)信息披露事务管理

公司制定《信息披露管理制度》、《重大信息内部报告制度》以及《内幕信息知情人员登记管理制度》、《投资者关系管理制度》等相关的信息披露管理制度。并严格按照制度的要求开展信息及投资者关系管理工作,严格执行内幕信息知情人的登记和报备程序。公司在日常信息披露和接待投资者调研的工作中,严格遵守各项法规和公司制度的规定,确保向所有投资者及时、公平、真实、准确、完整地披露信息。

2013 年公司未发生信息披露重大过错、或重大信息提前泄露的情况。

(12)全面预算管理

公司根据发展战略和经营计划,综合考虑预算期内经济政策、市场环境等因素,按照上下结合、分级编制、逐级汇总的程序编制全面预算。财务部每月将预算执行情况反馈给各职能部门,终了由公司财务部、人事行政部和管理层对各职能部门预算执行情况进行考核,业绩评价,对实际情况与预算的差异进行检查分析,并提出整改措施。

2013 年公司成立预算管理委员会,预算管理委员会在预算管理组织体系中居于领导核心地位,将统一负责公司 2014 全面预算工作的开展。

(13)财务报告内部控制

公司根据国家相关法律法规要求和内部《年报信息披露重大差错责任追究制度》、《财务管理制度》、《独立董事年报工作制度》、《审计委员会年报工作制度》等制度的要求,明确财务报告各环节的职责分工和岗位分离,机构设置和人员配备基本科学合理。公司财务报告的编制方法、程序、内容及对外披露的审批程序严格遵循国家相关法规的要求,确保财务报告的真实完整,报告充分及时。

(14)信息系统

2013年公司制定了2013-2015年的IT架构规划方案,旨在整合全公司信息资源,有序组织开展信息化建设,提高信息化管理效率,满足决策、管理和运营的需要。目前公司在用的系统软件主要有金蝶财务系统、金蝶ERP系统、报销管理系统、绩效考核系统、合同管理系统(一期在用,二期建设中)、任务管理系统及测试中的人力资源管理系统等。同时,公司还通过企业门户工作平台、RTX即时通讯工具、知识库系统等交流渠道确保了员工内部信息沟通的效率。

(15)内部审计

公司董事会审计委员会下设内审部,并制定了《内部审计制度》,明确内审部直接对董事会审计委员会负责,对公司财务信息的真实性和完整性、内部控制制度的建立和实施等情况进行检查、监督和评价。

2013年内审部按工作计划开展工作,包括对定期财务报告进行审阅、子公司内控审计、募集资金存放与使用情况审计、重大经济事项审计以及公司内控的检查和评价工作等,对存在的问题已与相关负责人沟通并得到有效整改。

(16)风险评估

公司根据战略目标及发展思路,结合行业特点,建立了有效的风险评估机制,通过设置专家委员会、质量部、审计委员会、内部审计部,聘请常年法律顾问,以专业人士识别和监控公司可能遇到的经营、环境、财务等方面的风险。结合不同发展阶段和业务拓展情况,持续

收集与风险变化相关的信息,进行风险识别和风险分析,及时调整风险应对策略,从而保证公司经营安全。

(17)信息与沟通

公司根据实际经营管理的需要,建立了内部报告体系,明确了各部门职责。公司各部门基本能及时、完整地向公司报告各类经营管理信息,公司董事会获得信息后,及时进行信息归集、筛选、分析、整合,并利用信息指导公司的经营管理。

公司坚持实施管理层定期汇报制度,每半月至少召开一次总经理办公会议,分析讨论实施、质量、运维、购销、财务、市场和业务方面的进度、问题,作出决定或进行相关工作安排。公司还不定期举行专题讨论沟通会、办公会议、业务分析会对当期运营情况、预算执行情况、重大事项或项目进行分析,发现问题,及时采取应对策略,并持续改进项目实施、项目质量管理和市场策略。

外部信息的收集,由公司对口部门与行业协会、中介机构、业务往来单位等进行沟通和反馈、通过网络调查等渠道,及时获取外部信息。

上述纳入评价范围的单位、业务和事项以及高风险领域涵盖了公司经营管理的主要方面,不存在重大遗漏。

(二)内部控制评价工作依据及内部控制缺陷认定标准

公司依据企业内部控制规范体系及《内部控制基本规范》和配套指引组织开展内部控制评价工作。

公司董事会根据企业内部控制规范体系对重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的认定要求,结合公司规模、行业特征、风险偏好和风险承受度等因素,区分财务报告内部控制和非财务报告内部控制,研究确定了适用于本公司的内部控制缺陷具体认定标准,公司确定的内部控制缺陷认定标准如下:

1.财务报告内部控制缺陷认定标准

公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下:

本公司以利润总额的 5%作为利润表整体重要性水平的衡量指标,以净资产的 5%作为资产负债表整体重要性水平的衡量指标。

当利润表项目潜在错报金额大于或等于利润总额的 5%,或资产负债表项目潜在错报金额大于或等于净资产的 5%时,则认定为重大缺陷;

当利润表项目潜在错报金额小于利润总额的 5%,但大于或等于利润总额的3%,或资产负债表项目潜在错报金额小于净资产的 5%,但大于或等于净资产的3%,则认定为重要缺陷;

当利润表项目潜在错报金额小于利润总额的 3%,资产负债表项目潜在错报金额小于净资产的 3%时,则认定为一般缺陷。

公司确定的财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下:

财务报告重大缺陷的迹象包括:

(1)控制环境无效;

(2)公司董事、监事和高级管理人员的舞弊行为;

(3)未被公司内部控制识别的当期财务报告中的重大错报;

(4)审计委员会和审计部门对公司的对外财务报告和财务报告内部控制监督无效。

财务报告重要缺陷的迹象包括:

(1)未依照公认会计准则选择和应用会计政策;

(2)未建立反舞弊程序和控制措施;

(3)对于非常规或特殊交易的账务处理没有建立相应的控制机制或没有实施且没有相应的补偿性控制;

(4)对于期末财务报告过程的控制存在一项或多项缺陷且不能合理保证编制的财务报表达到真实、完整的目标。

一般缺陷是指除上述重大缺陷、重要缺陷之外的其他控制缺陷。

2.非财务报告内部控制缺陷认定标准

公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定量标准如下:

本公司以直接损失占公司净资产的 5%作为非财务报告重要性水平的衡量指标。当直接损失金额大于或等于净资产的 5%,则认定为重大缺陷;当直接损失金额小于净资产的 5%但大于或等于净资产的 3%,则认定为重要缺陷;当直接损失金额小于净资产的 3%时,则认定为一般缺陷。

公司确定的非财务报告内部控制缺陷评价的定性标准如下:

非财务报告缺陷认定主要以缺陷对业务流程有效性的影响程度、发生的可能性作判定。如果缺陷发生的可能性较小,会降低工作效率或效果、或加大效果的不确定性、或使之偏离预期目标为一般缺陷;如果缺陷发生的可能性较高,会显著降低工作效率或效果、或显著加大效果的不确定性、或使之显著偏离预期目标为重要缺陷;如果缺陷发生的可能性高,会严重降低工作效率或效果、或严重加大效果的不确定性、或使之严重偏离预期目标为重大缺陷。

(三)内部控制缺陷认定及整改情况

1.财务报告内部控制缺陷认定及整改情况

经评价发现公司存货管理软件在发货管理的功能设计和运行上存在一定缺陷,主要表现在部分供应商直发客户的货物的单据不能及时传递,导致部分成本核算有跨月现象,此缺陷在新的合同管理系统(第二期)中已得到纠正,预计在2014 年 6 月正式投入使用。

除上述缺陷外,2012 年内部控制评价报告中存在的问题和改进措施已在报告期得到有效整改和落实。根据上述财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内公司不存在财务报告内部控制重大缺陷、重要缺陷。

2.非财务报告内部控制缺陷认定及整改情况

根据上述非财务报告内部控制缺陷的认定标准,报告期内未发现公司非财务报告内部控制重大缺陷、重要缺陷。

四、其他内部控制相关重大事项说明

公司无其他内部控制相关重大事项说明。

董事长(已经董事会授权):章锋

深圳海联讯科技股份有限公司

2014 年 4 月 29 日