秘书 第二节 会中服务

秘书 第二节 会中服务（精选1篇）

篇1：秘书 第二节 会中服务

第二节 会中服务

这节要求同学们 重点掌握的技能是：

第一，能够安排会议值班。

第二，能够联系和接待新闻媒体。

第三，能够做会议记录。

第四，能够收集与会人员对会议的意见和建议。

第五，能够印发会议简报。

第六，能够安排与会人员的集体合影。

第一部分 安排会议值班

学习者应注意掌握会议值班工作的任务和安排值班工作的程序，能够建立会议值班工作的相应制度。应学会根据给定的情境编制会议值班表，了解会议值班表编制的过程。

知识要点

1．会议值班工作的内容：值班电话记录、值班接待记录、值班日记和信息传递。

2．会议值班的意义：会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，起着保证上级重要指示、会议精神及时传达和会议发生的重大紧急事情及时反映，为会议做好充分的准备，保证会议顺利进行的作用。

技能要点

1．值班制度：信息处理制度、岗位责任制度和交接班制度。

2．值班任务：在会议中协助搜集有关情况和资料；控制无关人员出人会场；备有领导联络方式以便请示；备有后勤服务部门主管人员的电活通讯录；要坚守岗位；督导和协助专职会议服务人员做好具体服务；做好协调工作；建立主管领导带班制度。

3．会议值班表的编制。编制值班表包括6个项目，学习者应予认真阅读相关链接部分。

学习者要了解会议值班工作内容，掌握安排会议值班的制度。

第二部分 联系和接待新闻媒体

学习者应掌握接待采访会议的新闻媒体的基本原则和接待工作的主要内容。要了解与新闻媒体沟通的方法，掌握新闻媒体的不同特征，能够按照给定的条件安排会议的新闻采访。在处理会议新闻报道稿件和举行记者招待会、新闻发布会时要学会使用各种沟通方法，并能够妥善处理新闻媒体的负面报道；同时能够汇总新闻媒体的各种报道，为会议组织方的领导和与会者做好服务。

知识要点

1．接待采访会议的新闻媒体基本原则：会议新闻要实事求是；掌握会议信息的保密度，做到内外有别；报道中的重要观点和提法，要经领导审定；准备工作全面周到；在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑；随时收集外界舆论和新闻报道；为召开记者招待会提供信息资料。

2．接待新闻媒体的工作内容：由会议秘书撰写稿件，经领导者审阅后向媒体发送；在会议召开期间邀请记者驻会随访发布消息；在会议结束时召开记者报告会。

技能要点

1．接待采访会议新闻媒体的程序：媒体人员登记→为媒体人员提供简单的会议材料→安排拍照和新闻发布会等传统活动→安排记者招待会。

2．与新闻媒体沟通的方法。与新闻媒体沟通的方法有3种，学习者应予认真阅读相关链接部分。

3．妥善处理新闻媒体的负面报道。主要做到：快速作出反应；联合专业公关公司处理危机；让负责人出面；对未知的事实不要推测；不要隐瞒事实真相；为媒体采访敞开大门；统一口径，用一个声音说话；频繁沟通。

第三部分 做好会议的记录工作和简报工作

学习者应注意掌握会议记录的内容、结构和记录方法，特别是能够根据所给材料写出会议记录的结构和基本内容。知道如何做好会议记录的准备工作。能够把握会议记录应达到的要求。学习者应注意掌握会议简报的内容和结构，了解会议简报的作用和写作要求。

知识要点

l．为会议记录做好准备工作。准备笔纸；准备录音机；准备议程表和资料文件；安排做会议记录的地方；提前参阅其他会议记录。

2．会议记录的内容。会议描述；与会者姓名；缺席者请假条；宣读上次会议记录；由会议记录中产生的问题；通讯情况；一般事务；其他事务；下次会议日期；主席签名。

3．会议简报的内容。迅速反映实际情况，交流经验，沟通信息；反映会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势；使领导及时掌握代表的建议意见。

4．会议简报的结构。会议简报的结构分成报头、报核、报尾3个部分。

学习者要了解与新闻媒体沟通的方法，掌握新闻媒体的不同特征和适用范围，能够按照给定的条件恰当地选择新闻媒体，并安排好会议的新闻采访。

技能要点

l．会议记录的方法有4种，学习者应予把握注意事项部分。

2．会议记录的结构和写法。会议记录的结构是：标题+正文+尾部；标题：会议名称+文种(或只写文种)；正文：首部+主体+结尾；尾部：右下方写明“主持人：(签字)”、“记录人：(签字)”。

3．会议简报的要求：真实准确；短小精悍；快；生动活泼。

学习者应注意掌握会议记录的内容、结构和记录方法，特别是能够根据所给的材料写出会议记录的结构和基本内容。

第四部分 收集会议信息

学习者应注意掌握会议信息工作的内容，收集会议信息的要求，收集会议信息的渠道、范围和方法。能够掌握会议收集的程序，并知道会议信息服务的主要对象，能够利用信息保证会议的顺利进行。

知识要点

l．会议信息。会议信息是企业会议活动的客观反映，会议信息搜集是会议信息利用的基础。齐全、及时、准确、有效是会议信息搜集的基本要求。

2．提供会议信息服务。通过各种有效的方式和方法，将搜集、处理、存储的会议信息资源提供商务活动利用，以满足利用者信息需求，发挥信息的效用，促进商务活动效率的提高。

技能要点

1．收集会议信息的渠道。会议信息收集的渠道包括：向全体与会人员、领导人、有关工作人员搜集文件，搜集各种会议记录。

2．处理会议信息的程序：会议信息收集→会议信息筛选→会议信息加工(简报)→会议信息报送、审核→信息发布。

学习者应注意掌握收集会议信息的要求和渠道。能够掌握会议收集的程序，并利用信息进行服务和沟通。

第五部分 反馈会议信息

学习者应注意了解会议信息反馈的内容和要求，掌握会议信息反馈的方法和程序，特别要学会掌握会议信息反馈的时机，并能够根据工作实务题的情境指出会议信息反馈中的问题和解决的对策。

知识要点

1．反馈会议信息的内容。反馈会议信息的内容有反馈会前信息，反馈会中信息，反馈会后落实传达的情况。

2．反馈会议信息的要求。反馈会议信息要注意点面结合、正负反馈结合，目的明确，重视沟通。

技能要点

1．正面指导反馈。积极的反馈是正面的强化指导，即一般意义上的表扬。

2．建设性反馈。建设性反馈是一种劝告指导，即一般意义上的批评。批评要注意方式。学习者应了解会议信息反馈的内容和要求，特别要掌握会议信息反馈的时机。