档案格式和字体要求

2024-06-04

档案格式和字体要求（精选6篇）

篇1：档案格式和字体要求

档案格式和字体要求

标题

╳╳╳个人总结（黑体三号，加粗）

正文

╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳

(仿宋_GB2312 四号)一、一级标题

（黑体小三号）

╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳(仿宋_GB2312 四号)

二、╳╳╳╳╳

（黑体小三号）

（一）二级标题

(黑体四号)

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(仿宋_GB2312 四号)

（二）╳╳╳╳╳╳╳╳(黑体四号)

1、╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳(仿宋_GB2312 四号)

2、╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳(仿宋_GB2312 四号)

注：

1、A4纸打印

2、对齐方式：两端对齐；每段开头起2个字体

3、行间距为1.5倍行距；段前0行，段后0行

4、页面设置上下左右各2.5，页码外侧

篇2：档案格式和字体要求

为使我园文书档案做到格式规范、文体规范、文字规范，特制定《文书档案形成与归档要求》，请遵照执行。

一、档案形成要求(一)计算机档案形成要求

1．统一纸张。一般情况下使用A4纸，如有特殊情况可使用A3纸。

2．统一格式。根据教办要求，按页面设置：上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米；格式：固定值，30磅。主标题：华康简标题宋体字，二号或小二号，（根据字数多少而定）；正文小标题：黑体，三号；正文：仿宋GB——2312，三号字。（字体一律不需加粗）如果没有“华康简标题宋体字”，可将字体文件复制到电脑“C/windows/fonts”文件夹即可。

3．统一操作。建立新文档后，打开格式中的“段落”，去掉两“√”，设置行间距为最小值，其他归“0”；打开格式中的“字体”，按正文的要求设置好字体和字号，字符间距和位置设置为标准，正文对方设置为两端对齐；打开文件中的页面设置，设置上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。输入法设置在全角状态下，以确保每个标点符号的规范。标题与正文之间用回车键键入后空一行。操作正文时，先用空格键空两个汉字位置，以后每一段用回车键后就会自动空两个汉字的位置。如果出现段前空两格不规范的情况，请将此段文字首行退回到顶格处，然后用空格键空出两个字的位置。如果在使用层次序数时出现自动编号现象，请用“撤消键入”后再进行操作。

4．统一序数。结构层次序数，第一层为“

一、”，句末不用标点；第二层为“

（一）”，句末可用标点，但一般不用；第三层为“

1、”，第四层为“（1）”，第五层为“①”，句末均要用标点。

5．统一时间。年份一律采用公元纪年，且用四位数表达，如“2010年”不能省略为“08年”。不能使用“今年”、“当年”、“本月”、“上月”、“今天”、“明天”等不确切的时间，以免产生歧义。一般应用具体日期，即要表明年月日。

6．统一封面。如果是材料的汇集，一般需加封面和封底。封面一般呈现标题（含年份）、学校名称、科室、编写时间等内容，能确切反映卷内文件材料内容。(二)手写体档案形成要求

手写体档案的字迹要具有耐久性，可选用碳素墨水钢笔、黑色签字笔和毛笔书写，杜绝圆珠笔、铅笔、彩色笔、纯蓝墨水笔书写。

二、档案归档要求实行“1+1”存档制，即将纸质档案上交给级组长的同时，还要将一份相应的电子档案放在相关电脑的文件夹内，并经档案人员“确认”。

请各班老师把各项计划或总结等档案先交给所在档案资料组的负责人，等收齐、检查后一起归档。

篇3：档案格式和字体要求

1 新时期高校档案管理工作者的素质现状

首先, 高校档案从业人员队伍素质参差不齐, 有不少人的专业知识与观念比较陈旧, 缺乏适应现代高新技术工具的能力, 因些, 不同程度地存在着与新形势、新任务、新要求不相适应的现象。其次, 许多高层次、高素质人才不安心或不愿从事这项工作, 而从事档案管理人员又责任心不强, 在思想中形成了对档案事业的轻视, 这一现状极大地制约了新时期赋予档案管理新特点和新使命呈现。第三, 从目前高校档案管理工作者队伍现状看, 受过档案管理专业教育的院校毕业学生寥寥无几, 多半是半路出家, 学历层次不高, 专业知识水平普遍较低, 各种现代化工具和技术利用能力普遍较差。第四, 有些档案管理人员事业心不强, 职业情感淡薄, 奉献意识与敬业精神欠缺, 业务上不精益求精, 缺乏知识更新的主动性与自觉性。造成这种现状的原因: 一是有些高校的领导不够重视, 认为档案管理是学校的次要工作;二是从事档案管理工作者培训机会少, 自身又缺乏学习的主动性。这种现状与新时期高校档案工作的发展要求是极不适应的, 必须尽快改善。

2 新时期高校档案管理工作者应具备的基本素质

新时期档案管理工作面临着新的形势和变化, 诸如需求对象扩大、工作内容增加、记录载体多样、职能细化和延伸, 管理环境和条件改善等, 要求高校档案管理人员素质必须随之不断提高。笔者认为应具备以下6个方面的素质。

2.1 具备较高的政治素养

由于档案管理工作具有一定的机密性和较强的政法性, 具有较高的政治素养是对从事档案管理工作基本要求之一。档案管理工作者应坚持四项基本原则, 热爱祖国和人民, 坚决执行党和国家的各项法律和方针政策, 讲道德、守纪律, 不为名、不为利、不计较个人利益, 严守国家秘密, 爱岗敬业无私奉献, 埋头若干、存真求实默默无闻的奉献精神和高尚情操。

2.2 具有创造性思维和开拓进取的精神

高校档案管理工作在现代化、信息化建设过程中, 没有现成的模式借鉴。因此, 在未来发展过程中, 必然会遇到许多困难, 包括馆藏结构调整、管理手段更新及服务模式的转变等, 这要求高校档案管理工作者应具有创新思维, 不断开拓进取, 敢于面对现实, 才能开创工作新局面[1] 。

2.3 具备较强的业务知识素质

档案管理工作是一项专业性很强的工作, 有其自身的发展规律, 而且档案工作与信息化发展又密不可分。因此要不断学习档案新知识、新理论, 诸如文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识, 党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策, 上级档案行政管理部门的各种业务规定等等, 同时, 还要掌握新技能, 特别是计算机和网络时代档案工作的新技能, 只有具备较强的业务素质, 才能不断适应新时期档案工作需求的多样化和档案服务对象的新要求。

2.4 具备熟练的信息处理能力

由于现代信息和网络技术在高校档案工作的广泛应用, 计算机已成为档案管理自动化工作非常重要的工具, 在一定范围内替代了传统的手工操作, 特别是云计算时代的到来, 将会给档案管理工作带来质的变化。及时处理信息, 安全保护信息, 及时准确便捷地提供信息, 最大程度地运用信息, 达到资源共享。因此, 熟练掌握计算机的相关操作新知识, 具备信息处理等方面的能力, 使档案工作逐步走向电子化、数字化的管理与控制状态中。

2.5 具备较强的综合运用档案的能力

随着现代信息技术在档案工作中的广泛应用, 计算机管理越来越广泛地应用于档案管理。档案管理不再整天忙于收集、整理、调卷与上架等烦琐低效的工作, 而是将更多精力和时间用在管理丰富的档案材料及数据信息化上, 因此, 档案管理工作者应具备较强的综合管理、运用档案的能力, 使查询者在最短的时间里快速定位到所需信息[2] 。

2.6 具有稳定的优良的心理素养

高校档案管理工作者时刻面对着新材料、新档案, 工作内容总是在重复, 时间久了容易产生厌烦情绪。因此, 对档案工作具有稳定的浓厚的兴趣和满腔的热情, 积极主动地克服和解决所遇到的各种困难, 保持良好的心理状态、从容面对环境变化的能力培养, 对不断调整自己的心理状态, 适应不断出现的新情况至关重要[3] 。

3 新时期提高高校档案工作者素质的对策与措施

3.1 转变观念, 认清档案管理工作的发展路径

随着社会的不断进步, 各种现代化的工具和技术越来越被普遍地利用, 技术性要求越来越高, 档案管理工作发展路径就是走现代化、技术化的管理之路, 管理工作者适者生存, 否则就会被淘汰。因此要认清形势、适应形势, 尽快转变观念, 克服档案管理不重要、可有可无的错误认识, 积极主动地参与到档案管理工作的改革之中, 做一个观念新、业务精、技能强的新一代档案管理工作者。

3.2 积极开展多种形式的继续教育活动, 提高档案管理工作者的业务素养

高校可以通过制定鼓励性政策, 引导档案管理工作者参加各种继续教育, 可以是学历教育、也可以是非学历教育、也可以是各种短训班、培训会等, 并经过一定的业务考核, 促进档案管理工作者对档案专业新知识、新技术的学习和掌握。

3.3 树立终身学习理念, 在实践中学习, 不断促进知识更新和信息技术能力的培养

终身学习是指社会每个成员为适应社会发展和实现个体发展的需要, 贯穿于人的一生的, 持续的学习过程。在新的机遇与挑战面前, 档案管理工作者应树立终身学习理念, 随时随地接受档案管理新知识、新技术的学习。

3.4 采取激励措施激发高校档案管理工作者的热情

《档案法》规定:“在档案的收集整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位和个人, 由各级人民政府给予奖励。”这为高校档案管理部门采取激励措施提供了法律依据。通过目标激励、职责激励、奖赏激励、参与激励和职务激励等手段, 充分调动高校档案工作者的积极性, 做好高校档案工作[4]。

总之, 高校档案管理工作随着现代信息技术的不断深入开发和运用, 其改革和发展成为一种客观必然, 那么, 高校档案管理工作者素质的提高也将成为一项长期的和常规化的工作, 因此, 应不断创新培训模式, 以适应高校档案管理工作者素质变化的需求。

参考文献

[1]董秀芬, 孙宏明.提高高校档案馆馆员素质适应时代发展要求[J].科技信息, 2008, 14 (27) :288-290.

[2]秦蓉, 唐书怡.新形势下高校档案管理人员素质要求[J].办公室业务, 2011, 21 (12) :21-22.

篇4：档案格式和字体要求

档案界在档案信息化过程中必须保持对信息技术发展的高度敏感，及时追踪新技术趋势，深入研究各种信息技术引入档案工作的可能性、必要性及其可能带来的积极意义和消极意义。大数据技术和思想对档案信息化工作的影响和要求主要体现在以下几点。

1 促成档案概念的泛化

档案的概念与本质问题是档案学的基本问题，在档案学界已经讨论了多年。冯惠玲、张辑哲主编的《档案学概论》（第2版）中对档案的定义是“档案是社会组织和个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息”，认为“原始记录性”是档案的本质属性。虽然在信息时代，早已出现“电子档案”的概念，但是，在电子文件收集、整理、归档和保管过程中依然沿用纸质档案的分类和鉴定方法。在信息稀缺和保存信息代价巨大的纸质时代，甄选和保存对社会和个人具有明显价值的档案是合理的和必要的。许多信息虽然具有“原始记录性”，但因其单位信息价值有限而不能作为“档案”保存的，比如网络访问日志、鼠标在网页上的轨迹、顾客在购物商场里的行进记录等。

但是，在大數据时代，大规模数字存储系统的应用使数据存储的成本越来越低，许多以前不能存储的信息都可以保存下来。当这些价值密度低的数据汇合成PB级别时，人们便可以从中挖掘出价值。商场可以根据大量顾客在商场的行进路线、滞留时间、关注方向等数据来设计商品的布局；日本先进工业技术研究所的专家可以根据人体对汽车座椅施加压力的数据建立模型进行乘坐者身份识别，从而实现汽车防盗功能；当收集了大量的机械运行时产生的震动、温度、转速等数据后，就可以建立预测模型，在机械故障发生之前消除存在的隐患。这些价值密度低的原始记录在大数据时代整体上便产生了巨大的价值，具有了档案的完全属性。这促使学者重新审视“电子档案”的范围。

学者们一般把“档案”定义为事件结束后经过整理归档的文件，且将档案分割为小的相对独立的信息单元。在信息化时代，记录即是档案，数字化的记录一旦生成便变成了不可删改的档案。广泛应用于社会实践的税务管理系统、户籍管理系统、车辆交通管理系统等实时地将“记录”转化为“档案”，而每一条记录都将变成具有长期保存价值的档案，这些单位价值密度低的记录信息将作为不可分割的整体来发挥档案的价值。在大数据时代，档案概念存在着严重的泛化问题，不能不引起关注。

2 有利于破除档案信息化难题

档案工作不管对于国家还是社会组织、企业来说都是一项基础服务性质的工作。档案工作长时间以来都存在着效益滞后的问题，使档案信息化工作陷进投入资金不足、领导重视不够的困境。财政对档案信息化建设的投入，是以获得良好的效益为前提的。传统纸质信息时代对大量的档案信息资源进行分析整合开发需要耗费巨大的人力物力。大数据时代的到来使这一问题迎刃而解。只要拥有良好的数字资源基础，计算机快速处理海量的不同类型信息的能力就能够快速地廉价地挖掘档案信息资源潜在价值，为经营和管理决策服务，从而产生看得见的效益。

长期以来，档案信息化没有明晰的总体规划方案。人们普遍认为，“档案数字化的目的不外乎两个：为保护档案尤其是濒危档案而制作数字化副本；为实现网络环境下的档案信息共享利用而数字化”，这种认识将档案信息化局限于传统档案工作手段的计算机化而对档案信息资源整体价值重视不够，从而难以挖掘档案深层次的价值。帮助人们认识客观世界、辅助决策、产生效益才是档案利用的生命力所在。大数据分析并不是档案人员的专长，但是，为大数据分析提供基础数据则是档案工作在信息时代的价值所在。抓住大数据的机遇，才能避免被边缘化，从而使档案工作摆脱困境。大数据时代要求数据资源的开放，这对我国档案信息化建设也具有导向作用。2008年美国建成了data.gov网站，这是美国联邦政府的公开信息资料库。网站从2009年的47个数据集迅速发展起来，到2012年7月3周年时，数据集已达45万个，涵盖了172个机构，产生了广泛的社会和经济影响，有力地推动了美国社会和经济的发展。档案信息化必须在大数据时代构建社会公开信息资源库中占据一席之地，这也应当成为我国档案信息化的目的之一。

3 对电子文件工作产生深刻影响

《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）已经颁布，但是，在档案工作实践中档案工作者大多依然沿用纸质时代的鉴定方法对单份的电子文件进行归档处理。更有甚者，有些档案部门对电子文件界定不清而不愿接收电子化记录从而造成档案信息缺失。维克托·迈尔-舍恩伯格在《大数据时代》一书中指出，在大数据的价值链上有三种类型的公司，即，基于数据本身的公司、基于技能的公司和基于思维的公司。基于数据本身的公司是一些拥有大量数据或者至少可以收集到大量数据的公司，但不一定有从数据中提取价值或者用数据催生创新思想的技能，他们通过将数据授权给其他公司而创造价值。很显然，档案部门应该做大数据的拥有者。档案人员应该重新审视对电子文件的态度。长期以来存在着两种电子文件的保管模式，一种是分散式保管，一种是集中式保管。在大数据时代，数据是最核心的财富，最先考虑对数据的拥有才是明智的。不管是采用集中式还是分散式的管理模式，档案部门应该占据数据链的中心，处于收集数据和挖掘数据价值的黄金位置。

在大数据时代，要求对信息进行“数据化”而不仅仅是“数字化”。数据化是指将现象变成指标分析的量化形式的过程，而不仅是转化成“0”和“1”的数字格式的过程。对电子文件管理来说，即是要求拥有完善的元数据和实现全文检索。目前，电子文件元数据的研究集中在保证电子文件现实的真实性、完整性、可读性、安全性方面，对电子文件未来的可能出现的开发利用重视不够。完善的元数据标准是为大数据分析与应用提供优质数据的基础。基于词频和语义的分析将是大数据分析的重要手段，因此，实现信息的全文录入就有了更重要的意义。当前，很多档案部门重“数字化”而轻“数据化”，对纸质档案进行图片化处理，造成文件格式混乱、元数据收集不全，这都将成为未来大数据开发利用的障碍。有些学者片面强调电子文件的技术安全性而人为地为电子文件设置重重技术保障措施，也将为利用增加障碍。对于电子文件安全性的保障应该更侧重管理制度方面的完善，而不是增加技术复杂度。

信息技术的快速发展，使人类由信息稀缺的时代进入了大数据时代。大数据时代的到来深刻地改变着我们的思维、工作和生活方式。档案信息资源是社会信息资源体系中的重要组成部分，其未来的发展必然要面对大数据的挑战，也必然会改变档案事业的方方面面。正如国家信息化专家委员会副主任丁家俊所言：“如果你不能够顺应大数据的潮流，企业也好，个人也好，都可能变成一个落伍者！”只有积极地认识和准备这次挑战，档案事业才能得到健康的发展。