税务局干部工作沟通协调机制

2024-04-23

税务局干部工作沟通协调机制（精选8篇）

篇1：税务局干部工作沟通协调机制

××县国家税务局干部工作沟通协调机制

为加强干部之间的沟通和了解，增强干部之间的团结互信，激发干部职工参与管理的积极性，征集干部的合理化意见和建议，促进各项工作的有效开展，营造健康向上、融洽和谐的工作氛围，特制定本办法。

一、沟通协调机制的实施原则

本制度是我单位沟通协调基本规范，适用于科室之间、分管领导之间、上下级之间的沟通协调。沟通协调要坚持既有分工，又有合作，既各司其职，又统筹兼顾的原则。要树立全局意识和大局观念，必须遵循个人服从组织、下级服从上级、科室服从领导的原则。

二、沟通协调机制的组织机构：

为确保干部工作沟通协调机制正常有序进行，规范沟通协调机制的组织机构和牵头部门，由人事监察科牵头组织实施，各科室积极协助和配合。

三、沟通协调机制的实施对象：

涉及全局性的工作以及各科室或单位领导认为有必要协调沟通的工作均适用本办法。具体包括以下几点：

1.日常性的业务工作，属于各科室职责范围内的，各司其职，各负其责，按职责认真办理。需要相关科室配合完成的工作，在单位领导的统一安排部署下，通过沟通协调配合完成。2.临时性的业务工作，由单位主要领导确定一个科室主办，确需其它科室配合时，科室负责人要及时向分管领导汇报，分管领导负责沟通协调，做出必要的处理和决定。协办科室要积极配合，并按时向主办科室报送工作情况。

四、沟通协调机制的基本要求：

1、各科室在工作中，遇到理解有不同意见和难以实施时，科室间应及时主动沟通协调，同时，上报各自分管领导，由分管领导之间进行沟通协调解决。达成一致意见的，由单位主要领导或单位领导班子会议讨论确定。在争议未解决之前，主办科室应按分管领导指示，认真执行，不能推诿延误。

2、请示事项应遵循“逐级请示”的原则，副科以下向科长请示，各科室向分管领导请示，分管领导向单位领导请示，要逐级向领导请示汇报，没有特殊情况，不能越级请示或多头请示。一般书面请示需书面回复；口头请示口头回复。如有特殊或紧急情况，可直接或越级请示，同时应及时向主管领导报告。

3、各科室对所承担的工作，要在规定的期限内完成。不能按时办结的，主办科室负责人或分管领导要向单位领导或单位领导班子工作例会说明情况。

4、各科室下发或转发工作安排部署、情况通报、工作总结、上级工作指导意见及新的文件精神时，应同时报送各位单位领导，抄送相关科室，同时单位办公室负责在单位网站上发布。

5、对协调沟通不够，在工作中推诿扯皮，影响工作正常开展，造成工作失误的，依据有关规定，根据情节轻重给予效能问责。

6、本制度未涉及事宜，按单位相关管理制度和绩效考核制度执行。

五、沟通协调机制的相关制度

1.深刻把握“干部诉求有渠道，解决问题有成效，稳定和谐有提高”的沟通管理总体思路，建立健全建言沟通协调机制。坚持全面公开，对干部职工提出的各类意见建议作出有效分析，准确掌握干部职工的思想脉搏并及时响应，解决问题的措施力求针对性和实效性。

2、通过面对面的谈心活动收集干部需求建议。通过党员联系干部、思想政治负责人联系干部、直接收集基层一线干部需求和思想动态。

3、通过每周三下午局长接待日征集干部需求建议。在单位局域网设置局长信箱专栏，及时回复干部提出的问题；

4、坚持分级、双向、灵活的谈心谈话制度，做到领导找干部谈，干部找领导谈。局领导按分工定期与中层干部进行廉政谈话和谈心活动，中层干部与队员之间不定期的进行谈心谈话，尤其是干部取得成绩、遇到困难、发生重大事情、岗位变动、个人有意见有思想要交换、群众有不良苗头反映等情况时，要及时开展谈心谈话，进行激励、帮助、沟通、疏导、指点，通过谈心谈话达到沟通思想、消除隔阂、了解实情、探讨办法、听取意见、改进工作、分清是非、帮助同志的目的。

5、通过及时了解掌握干部职工思想动态，对干部工作学习科生活中的表现，科长应主动与干部进行交流，达不到交流目的而影响到正常工作的，由主管领导直接与干部进行谈话，做思想教育工作，充分听取干部的意见和建议。主管领导对干部进行思想教育后仍然起不到作用的，则根据实际情况提交党组会或局长办公会议研究解决。

6、通过每半年组织一次干部问卷调查，了解干部主流思想和带有普遍性的问题。

7、完善大事要事通报制度。单位办公室要将重大事件，以多种形式向全单位干部职工通报。通报内容包括点评有关工作、通报全单位当前重点工作进展情况、单位内重要活动、新出台的涉及面广、影响较大的政策规定以及干部职工比较关注的有关事项等。

8、加强单位的组织的工会活动。积极发挥党组织、团组织的作用，每年制订活动计划，组织开展形式多样的党建、团队活动，促进干部职工之间交流沟通，增进干部职工之间的理解与合作，提升整个团队的活力和凝聚力。

六、有关要求

1、人事监察科负责本办法的组织和监督实施，各科室应积极参与，协助和配合人事监察科落实好本办法。

2、不在本办法规定范围的思想交流，以会议研究决定组织实施。

3、本办法自下发之日起执行。

2014年10月15日

篇2：税务局干部工作沟通协调机制

为推动医院信息化建设各项工作，促进各科室在信息化建设中的沟通联系，及时协调解决信息化建设中遇到的问题，建立医院信息化建设科室沟通协调机制，从而确保医院信息化建设顺利进行。特制定医院信息化建设科室沟通协调机制：

一、由信息科组织，定期召开全院信息化建设沟通协调会，要求各科室领导参加。各科室

提出本科或相关科室在信息工作中存在的问题，进行分析讨论，制定出解决方法或方案，最终使问题得到解决。

二、信息化建设沟通协调会应根据事由的大小和需求程度，可召开全院性协调会，也可召

开局部讨论会。全院性协调会每年两次，局部讨论会每2月一次。

三、在医院信息化建设工作中，遇到紧急问题或突发事件，由信息科组织相关科室召开紧

急临时会议，参会科室互相进行沟通协调和紧急部署。

四、在日常业务工作中，涉及信息方面需要科室之间互相协调的事由，可以由科室与科室

间直接联系，相互协调解决。

五、建立联络员制度，由信息科负责。各科室指派一名工作人员作为本科信息化建设工作

联络员。联络员的职责：负责向信息科反映或报告本科室信息系统应用中出现的问题和需求；负责向本科室传达医院信息化建设协调方面的任务部署、信息及通知。

六、医院信息化建设，需要各科室紧密配合，相互支持。各科室要顾全大局，通力合作，解决存在问题时，应做到不抱怨、不敷衍，不推诿、不扯皮。

七、各科室应与医院信息管理部门加强沟通联系，双方通过相互沟通、相互交流，分析工

作中存在的不足，提出意见和建议，共同推动医院信息化建设进程。

篇3：用法治思维改善医患沟通协调机制

习近平依法治国理念提出:对各类社会矛盾, 要引导群众通过法律程序、运用法律手段解决, 推动形成办事依法、遇事找法、解决问题用法、化解矛盾靠法的良好环境。坚持法治国家、法治政府、法治社会一体化建设, 构建符合社会发展规律的社会矛盾化解机制, 为形成有利于政治、经济、文化发展的稳定的社会环境提供保障。这就为如何建立和谐的医患沟通协调机制指明了方向:用法治思维创新改善医患沟通协调机制。

在我国, 当医患双方出现医疗矛盾和医患事故纠纷时, 患者及其家属通常可以采取三种方式进行维权:直接与医疗机构进行调解, 明确是非, 达成赔偿协议, 以解决医疗纠纷;向卫生行政等部门提出调解申请, 实行第三方调解;直接向人民法院提起民事诉讼。医疗纠纷诉讼可以说是所有医疗纠纷的最终解决方式, 对于不想通过调解解决或者对调解解决结果不满意的医疗纠纷案件, 都可以通过医疗诉讼的方式解决。在现实生活中, 患者及其家属在遇到问题时, 往往忽视了正确的维权方式, 直接采取过激方式。更有甚者, 为了获得更多赔偿, 患者及其家属直接由受害者转变为“医闹”, 干扰正常的就诊秩序, 极端情况会出现伤医、杀医事件。医患双方遇到问题未有效利用法治思维进行有效的沟通, 制约着我国医疗卫生事业的健康发展。

通过走访调研, 发现我国在创新改善医患沟通协调机制方面还存在以下几个方面的问题:

(一) 医疗机构法治思维配套服务落后, 管理服务不健全。医生和医院在每天高强度的诊疗过程中缺乏与患者的沟通, 医生除本身医疗专业问题为患者提供答案外, 没有时间关注患者及其家属心理状态, 同时在患者就诊前医院没有相关服务对其进行沟通说明, 以致有些患者在遇到医疗纠纷时不知该找谁解决。有些医院还存在推诿的现象, 在患者遇到问题时找不到相关负责人进行及时沟通反馈, 因此部分患者就采取极端方式, 认为闹得越大医院越重视, 实际情况有时也确实如此, 患者闹得越大医解决得越快越满意, 这又变相鼓励了医闹的存在。因此, 患者及其家属在遇到问题时首先想到的不是依法依规进行维权, 而是通过干扰正常就诊秩序、殴打医护人员等方式表达诉求。

(二) 患者及其家属法治意识薄弱, 法律观念不强。大部分的患者及其家属对医院和医护工作者是心怀感恩的。在遇到纠纷的时候能通过正常途径进行维权。但是, 近年来受到不良实例和媒体报道的影响, 部分患者及其家属在遇到医疗矛盾时, 不与医院沟通, 直接采取过激方式, 认为“只要闹我就有利”, 甚至有些患者和家属在明知自己属于过错方的情况下仍打算通过“闹”的方式获得赔偿, 部分患者及其家属在利益的驱使下无视了法律法规, 忽视了道德约束, 归根到底是法律意识淡薄的表现, 从根本上未认识到其行为已经违反了相关法规甚至已经触犯法律。

(三) 媒体报道存在片面、误导等现象。个别媒体和一些网络大咖在报道医患纠纷案例时, 出发点只是为了博眼球, 片面的追求报道的及时性, 未就整个医疗纠纷的发生过程进行详细调查了解就片面报道发表文章。媒体报道医院和医护人员负面新闻较多, 忽视了正能量的有效传播, 也忽视了对改善医患关系法制层面的引导。尤其是在新媒体快速发展的今天, 公众获得信息的速度不断加快, 大量负面和片面报道的产生对改善医患关系是尤其有害的, 甚至有时会对患者及其家属产生误导。

(四) 第三方调解的公信力有待加强。在走访过程中, 通过对患者及其家属进行访谈, 发现部分患者在遇到医疗纠纷时不愿向卫生行政等部门提出调解申请实行第三方调解, 认为“医院和卫生行政部门是一家的”, 对第三方的调查结果持怀疑态度, 认为第三方机构存在不公正的现象。还有部分患者认为申请第三方调解时间太长, 相关机构不能迅速处理相关纠纷, 不如“按自己的方法来”直接有效。

(五) 法律制度有待完善。事物是不断发展的, 我国的法律制度建立完善需要一个过程, 而现实生活中的医疗纠纷每天都在发生, 一些现有法律无法解决的医疗纠纷仍会出现, 法律制度完善相对落后, 导致有时无法客观判定双方责任。

针对以上问题, 提出以下对策建议:

(一) 医院应建立专业的医疗帮助小组, 解决医疗纠纷。医疗机构学会运用法治思维进行有效沟通, 健全与患者的就诊前、就诊中和就诊后的沟通服务, 正确引导就诊患者和家属在就诊前明确诊疗环节, 在就诊过程中有效沟通, 就诊后遇到问题时第一时间与医院沟通服务部门进行直接沟通, 无法妥善解决的可以主动帮助患者寻找第三方机构进行调解或者建议患者直接去法院起诉。医院还可以通过购买服务的形式, 成立专门的与患者沟通的工作小组, 在患者遇到医疗纠纷时主动提供帮助, 解决患者与家属在当时情境下的心理需求。

(二) 加强对患者及其家属的法制教育。医院、媒体、政府等方面各自发挥自己的优势, 正向引导教育广大医患及其家属, 提高其在遇到问题时如何运用法律法规解决问题的能力, 使法治思维深入每个患者及其家属的意识中, 建议患者及其家属在遇到医疗纠纷时能够冷静对待, 通过正常途径进行维权, 主动寻求律师等法律相关人士的帮助, 依法依规维护个人权利。

(三) 加快相关法律制度的建立与完善。在有效解决医疗纠纷的基础上, 严惩医闹, 在保护患者利益的同时保护好广大医护工作者的切身利益和医院的正常诊疗秩序, 为医护人员治病救人创造良好的工作环境, 以此增强医护人员的职业安全感、自豪感和使命感。

(四) 加快体制改革, 增强第三方调解的公信力。加快医疗体制改革, 才能够从根本上增强公众对政府卫生管理部门的信服程度。加快医疗体制改革也是转变政府职能的重要体现。政府职能转变后, 卫生部门对医疗机构的直接管理转变为监管监督, 有利于培育患者及其家属对第三方调解的信心。

面对中华民族复兴重大历史机遇, 医患关系的健康发展关乎现阶段我国的国计民生, 坚持运用法制社会矛盾化解机制的基本原则构建和谐医患关系, 坚持法治国家、法治政府、法治社会一体化建设, 构建符合社会发展规律的医患矛盾化解机制, 为形成有利于政治、经济、文化发展的稳定的社会环境提供保障, 为建设和谐社会主义努力奋斗。

参考文献

[1]董春玲.医患矛盾的思考与对策[J].辽宁中医药大学学报, 2010.4.

[2]田士忠.浅析化解医患矛盾的途径[J].中国医院管理, 2008.28.8.

篇4：浅议思想政治工作沟通协调机制

摘要：当前，电网企业实施“三集五大”体系建设、农电体制上划、主多分开等三项改革任务，对各层级进行资源整合、业务重组、人员优化和流程再造，牵涉到机构设置、人员和利益的重新调整。如何做到“三项改革”任务下，既顺利完成工作任务，又妥善协调好各种利益关系，全面掌握员工思想动态，及时化解各种矛盾，确保队伍和企业稳定，给新形势下思想政治工作带来挑战，本文从三个方面对政工工作进行了阐述。

关键词：思想政治；沟通；协调机制

1 要实现传统政工向“新型政工”的跨越

一是明确思想政治工作领导职责。

建立思想政治工作联席会议制度，由主要领导担任组长，分管领导、专业部门、党群部门、党支部负责人共同参加，负责思想政治工作重要事项的研究、重大方案的制定、重大任务的布置、重大活动的协调和重点任务的分解，及时汇总各专业部门、各个渠道关于思想政治工作、干部管理、党风廉政、员工思想动态等方面的情况反映、来信来访、举报及监督意见，实时掌握、了解公司队伍稳定和员工思想动态，通过梳理问题、分析具体情况，提出针对性的解决措施和方法。

二是完善思想政治工作考核机制。

牢牢树立起人人有责的理念。通过全员发动、各方联动、载体驱动，落实思想政治工作“一岗双责”。通过开展“政工干部进班组”等主题活动，进一步落实党员责任区和员工思想动态分析、定期报告制度，巩固“三会一课”、班组会等有效思想政治工作载体。围绕中心工作的完成，开展季度支部达标检查和年度考核，将队伍稳定、作风建设、企业文化、党建和思想政治工作纳入单位年度绩效考核和中层干部考核中。

三是拓展思想政治工作新载体。

在思想政治沟通过程中，注重“内树典型，外展风采”，拓展思想政治工作新载体。逐年推出“我身边的榜样”、“我身边的感动”、“我身边最美员工”主题系列活动，发掘身边的好人好事。同时积极参与“长兴县模范集体”、“长兴榜样”、“劳模创新工作”创建活动，弘扬“努力超越、追求卓越”的企业精神，实现上下联动、内外互动、全员行动，充分展现国家电网品牌形象。

四是延伸思想政治工作开展领域。

注重发挥工团组织在思想政治工作中的积极作用。针对新进外地员工群体日益扩大的趋势，由团委组织开展“新进员工沟通日”，解决语言沟通、生活习惯、思想意识等方面的实际问题。针对部分员工长期在外工作，家属产生担忧情绪等问题，举办“青年员工及家属沟通会”，组织年轻员工家属到工作现场观看工作环境，促进家属对员工工作的理解。公司工会关爱员工身心健康，开展“三送一促”慰问，编印《科学养生手册》，组织员工体检、疗休养，既营造了良好的工作氛围，又增强了思想政治工作的吸引力、感染力和凝聚力。

2 要实现问题“事后解决”为“事前沟通”

传统的思想政治工作比较倾向于“事后解决”的工作方式，大部分的精力集中在处理已发生的问题，在员工思想出现波动或受到伤害后采取干预行动。这种工作模式在员工思想上已造成深层次伤害烙印可能无法彻底消除，容易产生不同程度的“后遗症”。对此，要及时转变工作理念，前瞻预控，变传统的“事后解决”为“事前沟通”。

一是月部署。

在每月工作会上，领导同时部署思想政治沟通工作，职能部门及各党支部同步落实工作任务，填报当月思想政治沟通协调工作计划，并将计划完成情况纳入月度经济责任制考核，使该项工作定位更加清晰，落实过程更加精细，落实措施更为扎实。

二是季沟通。

根据各阶段工作重点及形势任务，每季确立沟通主题，同时不设任何限定条件，让各单位自行上报沟通对象，党政主要领导与员工面对面座谈，倾听员工心声，抓主要矛盾，抓关键问题，把作用发挥在决策前、落实在执行中、渗透到管理上。同时把影响大局、群众关心的难点、热点问题作为工作的突破口，让员工的思想问题得到直接有效的关注与解决。

三是月报告。

建立每月报告制度，各支部收集、分析员工思想动态，党群部门对员工集中反映的各种问题进行汇总。通过完善党团员责任区活动、政工干部进班组、一人一事“访谈”等举措，做好员工思想状况分析和反馈工作，提出针对性预防措施，将各类思想问题和隐患消除于萌芽。同时在局域网上开辟“局长信箱”、“书记谈心窗”，有效解决了传统沟通方式存在的时滞性问题，为问题及时反映、及时解决提供了有力支撑。

3 实现解决思想问题与解决实际问题并重

篇5：建立协调有效的沟通机制

建立协调有效的沟通机制，创造和谐融洽的企业环境

有效的沟通可以化解员工间的矛盾和冲突，促进员工的交流与合作，可以让部门与部门，员工与员工之间的关系更为紧密，创造出和谐融洽的工作氛围，第一，在权责明确的基础之上，加强部门与部门之间的配合与沟通。随着超市规模的不断扩张，超市对员工的管理也变得越来越复杂，管理的内容和范围也越来越大，部门与部门间的沟通也就变得迫切重要。超市的部门工作人员在组织管理日常的经营业务时要做到协调配合，及时沟通，及时解决，同时部门主管人员也要将超市的经营状况及时的汇报给上级，让他们可以有效的掌握超市的运作状况，最终使超市的工作能够灵活有序的运行，避免因沟通不当而造成的超市部门工作散漫僵化等弊端。

第二，加强超市员工与部门人力部门主管的沟通。在总结华联超市在人力资源管理的现状和出现的问题中，我们就有指出超市在薪资的设置，绩效考核等方面存在着太大的主观性，员工有很少的话语权。我想出现这种情况的原因一部分是由于员工与主管之间沟通不当造成的，所以在日常的工作中，人力主管能够时常的走出办公室来到卖场来听取他们的意见或者建议，超市也应该开展员工大会或者设立意见调查栏，让员工能够通过多种途径和形式来表达自己的想法，充分保障员工的参与权和话语权；另一方面，人力部门相关负责人也要将超市的业务进展情况，员工薪资调整情况，利润分配情况及时的向员工公开说明，让员工享受更多的知情权，从而实现员工与人力部门的信息共享，充分发挥沟通机制在处理员工关系方面的积极作用，同时也进一步提高了员工对超市的忠诚度和信任度。

篇6：税务局干部工作沟通协调机制

面对繁杂、专业的税收政策以及征纳双方对税收政策理解偏差，二者对企业纳税行为与结果的认定和判断会出现不一致，从而导致纳税争议。税收是企业必须支付的外部成本，企业内在利益的驱动和其对降低税负的客观需要，促使企业必须正确、及时地解决纳税争议，否则会给企业经营造成不良影响，甚至导致经济或名誉上的损失。因此，企业应对纳税过程中发生的争议问题，必须与当地税务机关建立良好的沟通机制。实践中，为了控制税收成本，企业建立与主管税务机关的长效勾通机制，主要做三件事情：一是企业涉税减免备案和审批事项制度化；二是与当地税务机关处理好关系，低成本化解税企争议；三是规避地方涉税政策适用不确定性风险。

一、企业涉税减免备案和审批事项制度化

减免税是指依据税收法律、法规以及国家有关税收规定给予纳税人减税、免税。减税是指从应纳税款中减征部分税款；免税是指免征某一税种、某一项目的税款。根据国家税收法律的规定，只要企业享受各种税收优惠政策，必须要当地税务机关去办理备案手续。《国家税务总局关于印发的通知》（国税发[2005]129号）第五条规定：“纳税人享受报批类减免税，应提交相应资料，提出申请，经按本办法规定具有审批权限的税务机关（以下简称有权税务机关）审批确认后执行。未按规定申请或虽申请但未经有权税务机关审批确认的，纳税人不得享受减免税。纳税人享受备案类减免税，应提请备案，经税务机关登记备案后，自登记备案之日起执行。纳税人未按规定备案的，一律不得减免税。”第六条规定：“纳税人同时从事减免项目与非减免项目的，应分别核算，独立计算减免项目的计税依据以及减免税额度。不能分别核算的，不能享受减免税；核算不清的，由税务机关按合理方法核定。”第七条规定：“纳税人依法可以享受减免税待遇，但未享受而多缴税款的，凡属于无明确规定需经税务机关审批或没有规定申请期限的，纳税人可以在税收征管法第五十一条规定的期限内申请减免税，要求退还多缴的税款，但不加算银行同期存款利息。”《国家税务总局关于企业所得税减免税管理问题的通知》（国税发〔2008〕111号）第三、条规定：“企业所得税减免税期限超过一个纳税年度的，主管税务机关可以进行一次性确认，但每年必须对相关减免税条件进行审核，对情况变化导致不符合减免税条件的，应停止享受减免税政策。《国家税务总局关于企业所得税减免税管理问题的通知》”（国税发〔2008〕111号）第四条规定：“企业所得税减免税有资质认定要求的，纳税人须先取得有关资质认定，税务部门在办理减免税手续时，可进一步简化手续，具体认定方式由各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局、地方税务局研究确定。”《国家税务总局关于企业所得税税收优惠管理问题的补充通知》（国税函[2009]255号）第四条规定：“今后国家制定的各项税收优惠政策，凡未明确为审批事项的，均实行备案管理。” 第三条规定：“备案管理的具体方式分为事先备案和事后报送相关资料两种。具体划分除国家税务总局确定的外，由各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局和地方税务局在协商一致的基础上确定。”

基于以上政策规定和税收征管实践，企业享受的税收优惠政策，要分期备案类和审批类两种优惠事项，企业一定要将企业享受税收优惠事项的有关工作进行制度化，将涉税减免备案和审批制度化。即提前准备，按照国家政策规定和当地税务机关得要求，提供和备齐有关涉税资料，到当地税务主管部门进行备案或尽早得到税务机关的审批，使企业能够充分享受国家税收优惠政策，避免多缴纳税收。

例如，某县烟叶购销站向烟农销售苗肥、烟叶种子、农膜、农药等，财务部门自行按政策进行了税收优惠处理，但未到当地国税部门进行税收优惠政策备案。该县国税局稽查局对其进行检查，要求其补缴增值税11129.85元，同时给予其少缴税款1倍罚款的处罚。随后，该购销站在缴纳了税款、滞纳金、罚款并向税务机关备案后，才开始享受税收优惠。又例如，该县的某银行股份有限公司县支行于2012年和2013年分别申报国债利息免税收入7145.24元和3822.58元，由于未履行税收优惠备案程序，于2014年4月被要求补缴企业所得税2741.96元，并加收滞纳金450.76元。后来，该银行向税务机关备案后，才开始享受税收优惠。

二、与当地税务机关处理好关系，低成本化解税企争议

目前，我国的税收法制环境总的来说不是很乐观，严格说来，中国是没有税法的。如果要说有税法的话，只有三部法律才称得上是税法，即只有《中华人民共和国企业所得税法》、《中华人民共和国个人所得税法》和《中华人民共和国税收征收管理法》才是税收法律，因为这三部税收法律才是最高立法机关全国人民代表大会立法的，其他的税收法律都是财政部、国家税务总局联合或者国家税务总局独自颁布的税收政策，还有全国各省、自治区、直辖市的地方税务局颁布的地方性税收政策。在中国没有一部《税收基本法》的法制环境下，全国各地的税务机关执法人员，在税法没有规定或者税收法律规定比较模糊的灰色地带拥有一定的自动裁量权。正是如此，在税收征纳过程中，企业与税务机关之间经常会对税务机关实施的具体行政行为的有效性或适当性产生认识上的分歧，由此引发纳税争议。这种争议既涉及税务行政行为的有效性，同时又关系到税务行政相对人的合法权益，因此，必须寻求适当、有效的方式予以及时解决，纳税争讼是解决税务争议的重要途径。

虽然纳税争讼是解决税务争议的重要途径，但是作为纳税争讼的税务行政复议和税务行政诉讼方式，在实践中往往会劳命伤财，将给企业增加很大的交易成本。在目前税务机关与纳税人间的和谐征税关系没有完全建立起来的情况下，有些地方税务衙门的官僚作风还比较严重，企业一定要重视与当地税务部门处理好关系，这将会给企业节省不少的纳税成本。特别是在出现税企争议时，尽量寻找与当地税务机关的协商解决渠道，低成本解决争议。这就要求企业在平常的税务管理过程中，要注重与当地税务机关处理好关系，建立和谐的税企关系。

三、规避涉税政策适用不确定性风险

企业之所以会面临税务风险，关键在于一些涉税事项存在不确定性。尤其是税收政策适用的不确定性对企业的不利影响非常大。包括我国在内的很多国家都存在这种情况：同样的一个税收政策，税务机关和企业的解读可能是不一致的，不同地区的税务机关的解读也可能存在分歧，即便在同一个税务机关内部，不同税务官员的意见也可能不一致。因此，很多国家的税务机关都一直在致力于减少税收政策适用的不确定性，以便于为企业创造透明的税收政策环境，让企业能够将注意力集中在发展壮大上，进而提高企业的市场竞争力。事先裁定正是在这样的背景下应运而生。所谓事先裁定，就是税务机关就纳税人所提交的待定事项该如何适用税法所进行的解释。通俗地说，事先裁定就是一种制度化的政策解读，类似于我国常见的国家税务总局对下级税务机关的政策批复，只不过事先裁定的行文对象不是税务机关，而是企业，其法律地位相当于规范性文件。一般来说，事先裁定由一个国家的最高税务当局作出。事先裁定带给纳税人的最大好处，就是可以大大提高企业税收政策适用的确定性。

篇7：办公室如何做好沟通协调工作

张文涛

(延安大学文学院陕西延安 716000）

沟通协调是办公室的一项重要工作。办公室处在单位领导之间，无论是参与政务、处理事务还是办理会议，都离不开办公室的大力沟通协调。新时代、新形势、新任务要求办公室必须以新的方法、新的思维来处理组织交给办公室的各项工作。所以，如何做好办公室的沟通协调工作的重要性是不言而喻了。笔者现顺应时代的要求，就如何做好办公室沟通协调工作浅谈一下自己的看法。

[1]

一、正确认识沟通协调工作的重要性是做好办公室工作的前提

沟通协调是指两人或两人以上的群体通过符号的相互交换而建立的关系，为实现共同的目的而把各项活动加以调节,并引导各组织机关之间和工作人员之间分工协作,相互配合,同步和谐地完成任务。在组织坐标中办公室就像两根数轴的交叉点,承担着各种指令和信息的落实执行、分解传输、综合反馈和联络沟通等职能。而办公室沟通协调工作是使办公室与外部人员的交流,领导与下属的感情联络，控制者与控制对象的纠偏工作能有目的、有秩序地协同配合行动。[2]

1、沟通协调是使组织成为一个整体的“凝聚剂”

每个党政机关与企事业单位都由数人，数十人，甚至成千上万人组成，组织每天的活动也由许许多多的具体的工作所构成。由于个体的地位、利益和成长经历以及能力的不同，他们对组织目标的理解和掌握的信息也就不同，这也就使得各个体的目标有可能偏离组织的总体目标，甚至完全背道而驰。例如，目前就有些单位的办公室人员自身参与意识不强，主动沟通协调的思想淡漠，工作中以“不多事、不误事”的落后思想，简单的认为办公室无非是领导的“传声器”，组织材料的“勤务员”，这种思想恰恰与时代对办公室提出的参与政务、管理事务、搞好服务等要求相背离。所以组织的总体目标在此类单位中根本是“墙上的门帘”。再者，任何事物整体与部分之间以及各个部分相互之间，都不可避免地要发生这样或那样的矛盾，现代组织机构尤其是如此。著名管理学家巴纳德认为“沟通是一个组织的成员联系在一起,以实现共同目标的手段”。有关资料研究表明：管理中70%的错误是由于不善沟通协调造成的。那么如何保证上下一心，不折不扣地完成组织的总体目标呢？这就需要沟通协调使个体之间、部门之间、个体与部门之间互相交流意见，同意思想认识，自觉地协同配合各项工作的完成，从而保证组织目标的实现。[3]

2、沟通协调是领导者激励下属，实现其职能的基本途径

一个组织的领导者无论他有多么高超的领导艺术水平、多么有效的管理方法，他都必须将自己的意图和和想法告诉下属，并且要了解下属的想法。唐朝名相陆贽认为“上情不通于下，则人惑，下情不达于上，则群疑，疑则不纳其诚，惑则不从起令。”如何做到上级领导不疑部属，而部属不觉得困惑从而顺利地实现领导的职能？领导环境理论认为，领导者就是了解下属的愿望并为此而采取相应的行动，为满足这些愿望而拟订与实施各种方案的人，而下属就是从领导者身上看到了一种达到自己愿望或目的的人。这些“目的”、“看到”或“了解”，都需要沟通协调这个基本工具和途径，也只有这样才能使下属提高工作的积极性。所谓“知己知彼，百战不殆”，作为办公室人员只有充分认识了解领导者和沟通协调工作的重要性，才能将办公室的事做好。

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13、沟通协调是办公室乃至整个组织与外部环境建立联系的桥梁

无论政府的办公室还是企事业单位的办公室，都必须要与公众及其它组织部门，发生各种各样的联系，他必须按照已定的法规法令并结合人民的要求调整政策，承担自己应尽的社会责任。有时公众与部门之间产生了冲突，有了矛盾往往要由办公室来具体承办或者牵头处理，协调相互之间的关系，使其他部门也能积极地参与或支持配合才能化解矛盾，平息冲突。

沟通协调工作渗透在办公室各项工作的每一个环节上。作为处于枢纽位置的办公室工作人员必须充分认识到沟通协调工作的重要性，把沟通协调工作作为办公室的一项重要工作来完成。只有这样才能使组织整体工作的高效运转和任务的圆满完成。

二、准确把握沟通协调工作的核心是做好办公室工作的基础

沟通协调是通过平衡、调整和改善相关组织及其人员之间的关系，使其思想与行为由分散变为统一，由冲突变为合作，从而使组织系统发挥最优的整体性功能的一种管理方式。办公室沟通协调工作的目的主要是促进领导班子的团结，理顺决策机关、执行部门和基层单位之间的关系，同时增强决策的科学性和决策实施的穿透力，从而使组织上下一致，目标一致，行动统一，合力推动各项事业的顺利发展。具体是要突出抓好办公室的工作沟通协调与关系沟通协调两个方面：

1、工作沟通协调

第一、公文沟通协调，包括对外公文与对内公文的撰写和外来公文的处理工作，广泛征求各方面的意见完善公文内容，提高公文质量，为领导提供优质的智力服务，并根据领导的意见、决策或指示，办公室要综合、筛选各方材料交于领导阅览，以此减少领导的工作的压力，提高领导的工作效率。

第二、会议沟通协调，这是最常见的一种沟通协调方法，也是最重要的、最有效的方法。其中基本的是沟通协调会议的时间、地点、议题和决策的落实工作，避免“会议撞车”，保证会议达到预期的目的。而重要的是指：通常上级机关为了加强宏观管理，会制定一系列的政策规定。这些政策在具体的地方部门的执行中可能会有不一致，甚至“撞车现象”的发生，矛盾各方都是取其有益的政策规定为依据，各执一方，互不相让。在此情况下，为了统一思想认识，统一政策规定，统一步调，办公室人员有责任召集矛盾各方以开会的形式沟通协调解决问题。通常情况下参加会议的人员较多，各方的意见发表后，与会者会“两利相交从其重，两害相交趁其轻，利害相交取其利”，会顾大局、识大体，一般不会在众多部门人员面前赤裸裸的要求自己的利益得到满足而弃他人于不顾。这样就容易结合实际情况讨论出合理的方案来解决矛盾。因此这种方法有利于解决情况比较复杂、各方矛盾比较尖锐的问题、比较敏感的问题。

第三、事务沟通协调。办公室的职能之一就是管理事务。把握“尺度”协助领导管理事务，使领导腾出更多的精力抓大事、抓要事。由于办公室工作琐碎且纷繁复杂，就使有的工作人员对其产生了不屑一顾的消极思想，认为这些是小事随便应付一下即可，还大言不惭地喊着“要就干大事，要么不干”。据说这种思想倾向在许多单位存在。对此，必须要引起办公室人员的高度重视。岂不知一屋不扫，何以扫天下的道理。万丈高楼平地起，有这种思想的秘书人员要及时纠正自己的工作观念，不要让时代的车子把你淘汰。另外办公室工作人员还要积极做好外事服务工作，努力提高接待水平，赢得各级领导和各届人士的理解与支持。[5]

2、关系沟通协调

第一、领导关系的沟通协调。任何一个单位的领导者都有相应的职责权力。由于领导的阅历、经验、作风、气质不同，或者由于他们的认识、观察事物的角度、出发点不同，导致在处理具体的问题、形成某项决策时，往往会因一些不同的观点而出现矛盾。此时办公室人员就要及时沟通信息、协调关系，做好解释工作，消除分歧和误解，发挥好调节领导关系的“粘合剂”、“润滑剂”和领导决策的“催化剂”作用，增强领导班子的凝聚力、向心力和战斗力。切不可因过去那位领导对你有偏见就趁此机会从中挑拨离间，使单位关系紧张，影响了组织工作的正常运行。

第二、搞好部门之间的沟通协调工作。由于利益关系的调整，往往会引起部门之间工作的不和谐，从而影响领导决策的实施。办公室的主要任务就是把握动向，合理引导并沟通协调各方面的关系，促进部门间精诚合作，防止推委扯皮等不良现象发生。另外，在重大决策出台与实施前，办公室应及时向有关领导部门汇报，听取指示，做到既填补“盲区”又避免“撞车”，使领导部门之间的工作连接成一个整体，以促进组织整体工作目标的实现。

第三、内外关系的沟通协调。在办公室内部，办公室的负责人员应带好头搞好沟通协调工作，充分调动各方面的积极性处理好内部上下级、横向部门间、工作人员间的矛盾，实现内部信息畅通交流，创造一个团结协作、温暖和谐的内部人事环境。在处理外部关系时,办公室应辅助协调领导将全能型领导机构转变为有限型。改变过去无所不包、无所不能的传统习惯，坚持有所为，有所不为。凡是社会能自我调节、自我管理的事，上层领导组织就不必介入，减少上层领导组织不必要的负担。另外，办公室要协调领导部门在制定公共政策方案时应积极推动组织及个人的民主参与，广泛听取群众的真实呼声，以此准确地了解政情、社情和民情，从而实现决策的民主化与科学化。

第四、中心工作与其它工作关系的沟通协调。项目办公室工作千头万绪、纷繁复杂。办公室一定要有预见性，提前为领导提出活动预案，并协助领导处理好中心工作与其他工作的关系，突出重点、分清主次。不能眉毛胡子一把抓，没有重点、次重点与非重点的分别，最后搞的领导与下属都忙的疲惫不堪，积劳成疾。要学会“十个指头弹琴”，而且要十个指头都能应用自如，有“重音”与“轻音”之别。从而能让领导把主要的精力投入到重要工作中去，用放松与休闲大脑的时间来处理大量的一般性事务性的工作。

三、掌握沟通协调的艺术是做好办公室沟通协调工作的关键

沟通协调工作是一门艺术，也是一门科学。办公室的沟通协调工作具有层次高、难度大的特点，所以只凭秘书人员的满腔热血、埋头苦干是远远不够的，还必须要既注意工作的方法又讲究沟通协调的“艺术”性。在具体的工作中，就是要做好“三不”与处理好“四个统一”的关系。

1、做好“三不”

首先，要有胸怀全局“不近视”。毛泽东同志说过，没有全局在胸，是下不出一着好棋的。办公室处于承上启下、沟通左右、联系内外的“中间”地位，要面对层出不穷的新情况、新问题，处理好这些工作必须要把握好全局，要有全局观。要让他们学会从宏观上把握工作的全局，要高屋建瓴的看待每天的工作。摈弃那种只看到眼前的琐碎事件，遇到什么做什么，不能高瞻远瞩的工作做法。让工作人员尽快从每天匆匆忙忙、筋疲力尽、叫苦连天的困境中走出来。惟有这样沟通协调工作的立足点就高了，办公室的工作人员想问题就更全面、更深刻了。同时也就会慢慢克服鼠目寸光、捉襟见肘、顾此失彼的被动局面。另外要自觉的维护大局、服从大局，真正从大局出发，把增进领导之间，部门之间的团结与办公室的本职工作作为沟通协调工作的出发点与落脚点。

其次，要超前运筹“不粗心”。马克思主义辩证唯物主义认为，水无常形、物无横势、斗转星移、事过境迁，一切事物都在变化之中，不能用形而上学的眼光看形势，要用发展的眼光认识形势。万物的运行皆有规律。古语言，凡事“预则立，不预则废”，“多算胜，少算不胜，何况不算乎！”办公室工作也是如此。办公室既是领导的左臂右膀也是领导的“智

囊团”，同样办公室的工作人员必须要有超前运筹的意识，例如制定工作预案、工作计划等等。而且要明确工作的重点，确保各项工作有条不紊、忙而有序的进行。同时要密切注视工作的进展情况，及时发现并弥补由于衔接不及时或其他难以预测到的原因造成工作的“脱节”、“失误”。

第三、沉着冷静“不冲动”。有人说冲动是魔鬼，这一点也不假。人在冲动的情况中，就会丧失理智，思维混乱，做出一些匪夷所思且“出格”的事情。作为办公室的工作人员冲动就会给组织造成难以估量的损失和灾难。这就要求他们遇事要有“海纳百川”的雅量，且能沉着冷静积极地理解对方，并用换位思考来考虑共同面临的问题，以求得相互理解、相互沟通目的一致的结果。

2、处理好“四个统一”的关系

第一、处理好程序性与时效性的统一。无规不成方圆，办公室沟通协调工作只有遵循一定的程序和章法才能达到最佳效果，否则许多工作就乱作一锅粥。但若完全拘泥于固定的程序就会错失做事的最佳机会，影响工作的实际效果。为此，在做具体工作时要简化程序。尤其是对一些重大突发事件地处理上，必须要坚持时效第一，急事急办的原则。有时甚至要反程序而行之，先沟通协调有关方面解决问题，再向领导汇报。另外，危机时刻还可以临时越级指挥或处理。有些事因找不到或来不及向领导请示，可以妥善处理后再将结果向领导汇报。有时为了快速处理问题减少中间环节，可把领导指示不通过中间部门而直接下达到基层事发部门。这样就既按程序办事，又根据急缓程序坚持时效性收到事倍功半的效果。

第二、处理好对上级与对下级的统一。为领导、为基层、为员工搞好服务是办公室工作人员的重要职责。特别是沟通协调领导之间、上下级之间的关系时，由于办公室受角色的制约，不可能事事都身临其中，从而增加了沟通协调上级工作的难度。再者，由于体制和个人素质等方面的差异，有的办公室人员从个人利益的角度考虑，将对上级与对下级的服务割裂开来、对立起来。他们对上级曲意逢迎、阿谀奉承，对下级傲慢骄横、盛气凌人，一副“哈巴狗”形象。其实上讲对上级与对下级在本质是统一的，其出发点与落脚点都是为人民服务的。办公室只有把对上级与对下级结合起来，才能使服务更到位，更有效。所以，办公室应该对上级的指示和领导意见要高度重视，作充分的准备，全面领会精神实质，确保上级指示通过沟通协调工作能全面落实。同时对下级要放下架子，拉下面子，要“不耻下问”，多看看低层的疾苦，多听听基层的呼声与解释。能兼顾各方面的利益，做到秉公办事，并保障问题的解决与上级政策的顺利的实施。[6]

第三、处理好静态与动态的统一。每人都知道办公室事务性工作多，其实几乎每天都在文稿起草、新闻信息、办文办会、沟通协调等日常工作中忙碌度过。办公室管理中要坚持静态与动态相结合的原则，既要在忙碌的工作中凭借自身的能力与素质做好每一件事，更要注意事后的反思提高。事情都是依人而办的，办公室人员的素质是工作质量的第一要素。工作的成效如何，往往是为人处世能力的真实写照。古人云“先做人后做事。”就是这个道理。我们虽然做不到曾子所言的，“吾日三省吾身”的高度，但也要使自己学会在“动”中聚精会神做事；在“静”中总结提高，使自己的知识、技能、性格、能力、品格素质都能适应办公室工作的要求。只有这样才能不断提高工作质量和效率，才能出色地完成各项工作。

第四、处理好原则性与灵活性的统一。办公室沟通协调工作要坚持原则性与灵活性的统一。惟有这样单位才有凝聚力，战斗力；才能形成心往一处想、劲往一处使的良好氛围。办公室在履行职能时，一方面要有原则性，特别是在大是大非面前要坚定立场、原则。否则，一味的追求“和”为贵，而迁就无原则的事，就会是沟通协调工作变的苍白无力，单位也就毫无战斗力可言了。另一方面，要有灵活性。由于许多事情人们无法预料，所以办

公室必须随时调整思想改变应急对策，多做思考换位灵活应对，坚持以理服人切忌以形而上学、本本主义的思维方式生搬硬套，简单行事，这样只会进一步激化矛盾。在实际工作中只有把原则性与灵活性接起来取长补短，才能实现内在和外在的统一，否则会给工作带来不利的影响和结果。

四、建立良好正常的人际关系是做好沟通协调工作的纽带

办公室工作繁、杂、难。在工作中，如何在身处矛盾中而妥善的解决矛盾，做到当局者不迷，办公室的工作人员就必须要有良好正常的人际关系。试想如果有一个在整个组织中人际关系左右逢源，上下畅通，大家信任、尊重的办公室工作人员，那么沟通协调的目标就很容易达到了。美国人际关系学家卡耐基曾经说过，良好的人际关系是一个人成功的重要因素。所以，办公室工作人员在参与公司事务的同时还必须要建立良好的人际关系。具体就是要做好以下两个方面：

首先、要学会感情联络法。人非草木，孰能无情？ “感情投资是人际沟通中的润滑剂，掌握了感情投资的技巧可以大大提升我们的沟通能力。”感情投入有着其他方法难以达到的效果，它可以使工作人员之间相互理解和信任。从而树立起办公室人员自身的形象，建立起正常的人际关系，使办公室沟通协调工作的顺利实施。[7]

其次、要抓住最佳的沟通协调时机。信息科学证明，信息接受者对某一信息最需要时吸收它的可能性最大。一般来说，某一问题迫在眉睫，或决策者正在考虑这一问题，或这个问题解决的条件已基本成熟，我们出谋献策就容易引起重视。沟通协调工作就是要把握好时机，做到言当其时，不失良机。所谓的“机”通常指人们对事物所呈现的某种特殊状态的认识与利用。在办公室的沟通协调工作中，如能有效地察机、识机、握机、用机，会以较少的劳动获得较大的成果。如对“机”熟视无睹，麻木不仁，或不懂用机，就会丧失良机，前功尽弃。“机”随时随地都在变化之中。高明的办公室工作人员，总是无机时寻机，弱机时强机，有机时乘机。得先机之利的工作人员不可忘记“见而不决，人将先发；发而不繁，人将先收；难得者时，易失者机，迅而行之，速哉！”机不可失，失不在来，要及时沟通，相机协调。

五、提高办公室人员的自身素质是做好沟通协调工作的基本保证

办公室的角色决定了其沟通协调工作面广量大，头绪繁多。加强自身素质修养，具有本职工作相适应的思想素质、理论水平和决策能力，是搞好沟通协调工作的基础。魏征说：“求木之长者，必固其根本；欲流之远者，必浚其泉源。”沟通协调之本，集中于办公室工作人员的基本素质，没有良好的素质连一般的工作做起来都会感到吃力，做沟通协调工作自然是力不从心。所以办公室工作人员必须充分认识自身素质的高低对办公室工作的重要性，正视自身素质的不足，有针对性地提高自己，充实自我。

搞好素质建设，首先要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素质，主要解决人的世界观、人生观和行为准则方面的问题。这是一个涉及政治方向、阶级立场及工作原则的问题。在办公室沟通协调工作中，德是第一位的，要求以沟通协调好组织的工作为重，以整个组织的利益为重。为此，要加强思想品德修养，提高政治素质，做德高才多之士。智，指的是科学文化素质。智力的强弱，与沟通协调的效果是成正比的。智是沟通协调工作的基础，多智才能多沟通协调，足智才能善沟通协调。才，指的是业务素质，也就是谋划的能力。有沟通协调之心，无沟通协调之才，只能是临渊羡鱼、望洋兴叹。

其次，要有不断创新的精神。创新是一个民族进步的灵魂，更不必说是一个单位了。办公室要有新的突破、新的发展与其工作人员的创新精神是分不开的。创新正是办公室工作的持久动力。如果办公室人员总是因循守旧、办事谨小慎微，不能突破陈规，放手去干，那么沟通协调工作也就无法有新的进展。

总之，搞好沟通协调工作既是提高办公室整体工作水平的一个基本前提，也是防止政令不通，避免单位工作被动的一个“法宝”。只有充分认识清楚了沟通协调工作的重要性，准确把握好沟通协调之“的”，真正掌握了沟通协调工作的艺术，诚心建立了良好正常的人际关系，切实提高了自身的素质，才能适应新世纪，新形势对办公室工作的要求，才能不断提高办公室的工作质量与水平，进而做好办公室的沟通协调工作。

参考文献：

[1]历尊.赢在会沟通[M].北京：中国纺织出版社,2004.（12）

[2]张国庆.行政管理学概论[M].北京：北京大学出版社,2000.（8）

[3]凡禹.沟通技术的训练[M].北京：北京工业大学出版社，2004.（2）

[4]张振学.中层领导艺术[M].北京：中国商业出版社,2005.（5）

[5]王乐夫、许文惠.行政管理学[M].北京：高等教育出版社,2000.（3）

[6]曾仕强、刘君政.人际关系与沟通[M].北京：清华大学出版社,2004.（6）

[7]方圆.办公室文秘事务处理技巧[M].北京:石油工业出版社,2001.（4）

[8]廖小鸥.第一次当秘书[M].北京：企业管理出版社,2002.（5）

How to do the communication Work in the Office

Zhang Wentao

(College of Chinese literature yan’an university, shaanxi,716000)

篇8：税务局干部工作沟通协调机制

一、何为项目沟通的成功?

一是外部沟通。IT项目外部沟通成功的三个关键要素:客户管理层的大力支持, 客户实施层的积极配合, 客户方明确的需求表达。这三个关键要素全都需要依赖于良好的沟通技巧。每一个IT项目, 能完整地理解客户需求, 按照预计的项目进度时间实施完成, 并达到预期设计的量和质的结果, 都会有一定困难的。作为项目经理必须有效地把握“客户”这一外部因素和“团队成员”这一内部因素以及其他众多有关方面进行综合协调管理。项目实施前客户需要的沟通、项目启动时客户明确需求的表述、计划实施阶段的费用申请、实施过程中的进度控制和加建需求、采购风险的预期等所有环节无一不与客户保持着最密切的联系, 既要按规定统一的计划执行, 又要通过无数次的与客户各阶层的沟通以随时掌握客户需要动态的变化。沟通途径和方法的不妥都会导致如上各阶段实施的计划性和有效性。

二是内部沟通, IT项目内部沟通顺畅同样需要关注三个关键要素:用好人、做标准事和快速反应突发事件。

用人不当与资源分配失调是项目管理失误中最常见的一种现象。一个项目沟通顺畅最基本的是用一个具备沟通能力或技巧的人在合适的项目岗位上十分关键, 因为项目能否顺利地、圆满地完成, 人员与技能的配备占了主导因素。用人不当的结果往往会导致项目无法继续执行, 这样就算计划再好, 也是纸上谈兵。

项目管理过程中所有项目参与者都能遵循标准的项目管理流程, 也就是做“标准的事”是项目沟通顺畅的温床, 标准化的项目过程, 使沟通成本减至最低以抬高项目成功的机率。一套标准化的项目实施流程的有效性执行又离不开团队中每一个项目成员的积极交流和及时沟通。

再者, 沟通顺畅主要还表现在能及时地发现突发事件, 能群策群力快速地提出解决措施, 这是沟通无界限的最好表现。

二、如何建立内外部成功的沟通协调机制?

(一) 客户沟通

“以客户为导向”的观念, 在项目协调过程中是一个良好的客户营销模式, 保持并推崇这种观念, 会让项目实施事半功倍, 对个人信誉和企业信誉都是一个良好的提升, 随着现在IT系统逐步变得更加复杂, 我们需要不断去开拓项目管理的范围, 吸引一些其他学科的观念去发展项目管理内容, 才会让我们所承接的项目尽可能地达到按质量计划实施效果。

一般而言, 在一个比较完整的沟通管理体系中, 客户沟通应该关注两大方面的内容:

第一, 关注项目本身的沟通, 沟通项目计划编制、项目信息分发、项目绩效报告和项目管理收尾。沟通计划决定项目干系人的信息沟通需求:谁需要什么信息, 什么时候需要, 怎样获得。信息发布使需要的信息及时发送给项目干系人。绩效报告收集和传播执行信息, 包括项目进程状况报告、完成预测等等。项目或项目阶段在达到目标或因故终止后, 需要进行收尾, 管理收尾包含项目结果文档的形成, 包括项目记录收集、对符合最终规范的保证、对项目的效果 (成功或教训) 进行的分析以及这些信息的存档 (以备将来利用) 。

项目沟通计划、项目绩效报告和项目管理收尾是项目整体进程中的非常重要的部分, 作为一种高效的体系不应该只在大脑中存在, 也不应该仅仅依靠口头传授, 落实到规范的编制很必要。因而, 在项目各阶段不同的沟通计划或是状况汇报更应该对用户提交书面的正式文档, 这是客户最看重的被尊重的体现, 但也往往是项目经理经常遗忘的沟通形式。

第二, 关注客户本身的沟通, 与客户的沟通要保持平和的、经常的频率, 不能有事就见面, 无事躲着走。关于沟通, 除了正式文书上的表达, 通过个性化语音的谈话强化也是促进关系和谐的重要手段, 因此, 项目经理应该围绕项目的实施过程逐步建立起客户沟通的关系环。通过对客户要求的剖析发现, 客户关注点不外乎是项目进度、产品质量、承诺的功能范围、系统可操作性, 以及项目资料的规范性和齐全性等。如果项目经理在项目实施过程中充分把握住了这几点, 并充分产生与客户谈话沟通的环境, 项目就离成功不远了。

综述, 要在项目实施和管理过程中, 获得客户的持续满意, 并最终达到双方的共同目标, 项目参与人要关注、改进和把握好如下事件:

1.售前, 不作过分承诺, 售前的每一项与客户的承诺作为项目经理全都知晓并都能传达给项目组的每一个成员, 这是建立起双方互相了解的诚信机制。

2.在充分明确客户项目需求的基础上, 项目经理要擅长用文书的表述方式与客户确认, 这是不仅仅是对客户的一种最高尊重, 也是最有效的档案记录形式。

3.项目经理要建立起定期与客户方相关负责人正式沟通和非正式沟通的计划, 随时关注了解客户的需求和变化, 根据变化做好相关的协调。

4.项目实施过程遵循标准规范, 项目资料编写规范和齐全。

5.项目组成员齐心努力, 以技术过硬和规范化的实施, 赢得客户的信赖, 取得客户的认可和支持。

6.项目阶段成果要让客户参与评审并听取客户的意见和建议, 并在里程碑点交付客户。

7.虚心地、及时地听取客户意见和建议, 争取客户的信任是项目成功最好的外部资源。

(二) 团队沟通

任何领导者都总想找一个或几个有能力的人才独挡一面, 又有极高忠诚度的人才减轻自己的负担, 使企业达到最佳的运作状态。可是, 这只是一个理想的状态。因为每一件事情的完成不能仅仅信赖其中的一小部分 (而且这一小部分的忠诚度也有待考虑) , 更多的是信赖于整个团队的能力, 团队和谐沟通主要做法可以考虑几个方面:

第一, 了解和理解项目中每一个沟通对象。因为良好的沟通是建立在沟通双方相互了解和理解的基础之上的。

第二, 项目经理要擅长用“高同感力”来凝聚力量, 不能忽视项目过程中每一个合作伙伴的利益和尊严, 这正是取得沟通成功的保证。

第三, 项目经理要多使用“大拇指”, 因为被肯定的行为的当事人会时时保持一种积极向上的态度, 有了这种态度, 项目过程中的每一个细节问题才有可能被挖掘出来。因为挖掘项目问题的人不是项目经理, 而是每一个与项目经理配合的团队成员。

第四, 项目经理要学会鼓励每个人都应抱有一颗“宽宏大量的心”, 善于理解和原谅别人。这使得项目过程中碰到的问题能快速的“由大化小, 由小化无”。

第五, 建立有序的部门沟通会议机制, 这是一个正式的沟通平台和沟通环境, 加强团队的正面沟通, 方能利用集体智慧, 同时也促进团队精神的养成。

第六, 特殊情况下, 把握好一种迂回的事件处理方式, 就是在批评或纠正团队成员的正式沟通之前, 先进行私下的沟通争取事先取得思想一致, 也就是常说的通通气。这样做的好处, 一是回旋余地大;二是不破坏良好的团队合作氛围。

第七, 项目经理要把握好并公开项目过程中被肯定或被否定的行为事实, 不能随心所欲, 想骂就骂, 想说就说, 这是致使沟通失败的沃土。

第八, 内部沟通不放松, 或许有的部门主管还没意识到, 跨部门配合顺利与否某些时候也取决于部门内部的协调。如果部门主管之间约定的事情没有及时通知下属, 或者相反, 都会增加合作的摩擦, 减轻效率。因此, 保持内部时刻处于沟通畅通的状态是必须的。

第九, 项目经理有能主动承担的责任心态, 所有的企业中, 不论部门之间的权限怎样清晰划分, 都一定存在一些被遗漏或难以界定的地带, 各个部门都可管可不管, 便是所谓的“灰色地带”。但“灰色地带”的事常常关乎各个部门的利益, 因此, 主动地处理并承担一些小的责任, 一定会利人利己。

第十, 主动沟通是对沟通的一种积极态度, 需要鼓励。在项目中, 我们极力提倡主动沟通, 尤其是当已经明确了必须要去沟通的时候。主动沟通不仅能建立紧密的联系, 更能表明项目成员对项目的重视和参与, 会使沟通的另一方满意度大大提高, 对整个项目非常有利。

摘要：项且组织协调是项目管理的一项重要工作。一个项目的实施要取得成功, 组织协调具有重要作用。协调作为一种管理方法已贯穿于整个项目和项目管理的全过程。良好的组织协调能够营造高效、精干、和谐的项目团队, 能够提高项目的经济效益, 提高企业的市场竞争能力。

关键词：软件项目,组织协调,高效精干