浅谈会计电算化环境下会计档案管理工作的重要性

浅谈会计电算化环境下会计档案管理工作的重要性（通用9篇）

篇1：浅谈会计电算化环境下会计档案管理工作的重要性

浅谈会计电算化环境下会计档案管理工

作的重要性

随着我国信息技术的发展，企事业单位实施会计电算化后，对会计档案进行信息化管理已经是社会发展的趋势，也是必然要求。建立企事业单位会计档案管理工作的信息化系统，不仅能够减轻财务人员劳动负担，而且能够提高工作效率，加强监督工作的有效性，并且利用计算机管理会计档案系统有着处理迅速、存储量大、查阅方便，可以随时迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。本文针对企事业单位会计电算化实施后，电算化会计档案的特点、职能的定位问题，着重论述了电算化会计档案的管理工作，从而促进会计电算化事业的高效发展。

关键词：会计电算化；会计档案；管理；重要性

一、会计档案的作用

1.会计档案直接影响经济工作

从宏观来说，国家利用各企事业单位、各机关的会计档案反映的数据逐级汇总，可以考核国民经济各部门有关计划和预算的执行情况，从而制订更适应国家经济建设的计划和决策;从微观来说，各企事业、机关单位利用会计档案提供的原始数据，科学地预测未来，制订最优化的管理方案，以最低的成本获取最大的经济效益。会计档案保护国家利益不受侵犯

改革开放给经济建设带来了生机和活力。但由于原有法律法规还不完善，一些单位和个人利用政策上的漏洞，巧立名目，随意提高开支，铺张浪费，使国家财政收入大大流失。而会计档案将这些违反国家财经法纪的情况真实地记录下来，及时发现问题，阻止****的产生、蔓延，打击经济领域的不法行为，解决经济纠纷，从而确保国家的经济利益。

二、电算化下会计档案管理的内容

电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，并由专人负责管理，对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检

查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失，通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

三、电算化下会计档案管理存在的一些问题

1.会计档案载体

电算化会计虽已实施，但因为实施时间不长，财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。会计载体本身性质带来的问题

电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用，《会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，并对保存期限作了规定，但目前由于一些单位受条件限制，没有配备激光打印机或喷墨打印机，还在使用老的针式打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限，没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的电算化会计档案保护制度，未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。会计档案管理制度不完善

由于电算化会计档案更易在不知不觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度，没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。缺乏必要的计算机维护、网络安全人才

众所周知，电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的软件设施建设。

提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位实际业务的电算化培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。

四、如何改善电算化下的会计档案管理

1.完善会计软件

最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件;强化系统的安全防护功能，如有联网，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

完善电算化下会计档案管理各项制度

(1)建立电算化会计档案的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管;会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

(2)建立电算化会计档案的保管制度。根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作，按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的着录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。

(3)建立严格的借用手续制度。查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续，外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。

(4)建立电算化档案定期备份制度。电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。提高会计部门人员素质，完善人员配置结构

会计系统是由人来操作的，一个系统是否安全，不但取决于系统本身，更应该注意操作使用人员的素质，未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身，对系统的安全是一种威胁要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力度。各单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员，应尽量用计算机专业人员，毕竟，计算机系统维护是一项专业性很强的工作，对这些计算机专业人员只要简单的会计培训，就可以收到良好的效果。

篇2：浅谈会计电算化环境下会计档案管理工作的重要性

1.完善会计软件

最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件;强化系统的安全防护功能，如有联网，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。

2.完善电算化下会计档案管理各项制度

(1)建立电算化会计档案的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管;会计数据在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出，并按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

(2)建立电算化会计档案的保管制度。根据国家档案局的标准，建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份，备用盘与储存盘分离存放;做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作，按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号，标明时间和文件内容，制作档案管理文件卡片。

(3)建立严格的借用手续制度。查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定，办理借阅手续，外单位查阅本部门会计档案，要有单位介绍信，并经主管领导、财务部门负责人批准。

(4)建立电算化档案定期备份制度。电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质，并设立备查登记簿，提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息;同时由于磁性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。

3.提高会计部门人员素质，完善人员配置结构

会计系统是由人来操作的，一个系统是否安全，不但取决于系统本身，更应该注意操作使用人员的素质，未经有效的业务训练和不具备良好职业道德的员工本身，对系统的安全是一种威胁要提高会计人员计算机业务素质，必须大力加强人才培训的力度。各单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员，应尽量用计算机专业人员，毕竟，计算机系统维护是一项专业性很强的工作，对这些计算机专业人员只要简单的会计培训，就可以收到良好的效果。

参考文献:

[1]张颖.对会计档案管理的思考.辽宁经济,(3).

[2]周卫珍.谈会计电算化后会计档案的变革.山东档案,(4).

篇3：会计电算化环境下的财务档案管理

一、会计电算化档案的特点

第一, 在电算化的条件下, 采用计算机进行核算, 除了保存电子会计的数据, 必须要用纸质形式打印出来以更好的保存数据。这也就意味着会计档案的载体已经发生了变化, 具有了双重性质, 不仅保留了传统的纸介质档案, 还包括了存储在光存储介质以及磁性介质的会计数据, 使电算化财务档案储存的范围进一步扩大了。第二, 传统的会计档案具有可视性, 但是电算化财务档案却具有了新的特点, 就是在特定的计算机环境下的软件或者硬件系统中才可以看到, 但是在没有加密的条件下, 就会容易被修改。存放的环境以及载体本身的质量以及信息存储的有效期都会影响到电子档案的保存。第三, 工作人员的素质以及对系统的安全操作时会计电算化的一个必备条件, 这就需要管理人员不仅对核算工作熟悉, 具有专门的经验, 还要具有计算机的安全和操作知识, 保证计算机环境运行的安全性。

二、完善会计电算化财务档案管理的途径

随着科学技术的飞速发展, 电子计算机时代已经到来, 面对新技术的发展, 对会计核算以及财务管理也提出了新的要求, 因此, 必须加强会计电算化的管理, 真正实现会计工作的电算化, 更好的提高财务档案管理的水平。

(一) 完善会计硬软件设施建设

要加强电算化财务管理, 首先要选择具有档案管理功能的软件, 并且加强计算机系统的安全防护措施, 要对系统进行定期的维护, 更好的保证网络的安全。还要对计算机进行定期的杀毒, 防止财务档案信息的恶意修改。其次, 还要配备一些高清晰度的喷墨打印机或者具有打印能力的激光, 作为输出纸质财务档案信息的工具, 并选择温度适宜且环境干净的地方来存放档案, 更好的完善基础设施建设。

(二) 完善会计人员的配置体系

实现会计电算化, 必须要完善会计核算体系, 该体系要与电算化网络财务系统相适应, 建立起一套有效的网络财务管理制度, 加强财务系统的管理, 更好的提高会计信息的质量。首先, 要根据会计信息质量以及财务系统的核算要求, 可以划分具体的岗位, 并且明确各个岗位的具体任务, 制定岗位具体的职责要求。其次, 要做好会计人员的培训工作, 提高会计人员的电算化水平, 使工作人员了解软件的功能, 提高计算机的电算化水平, 更好的培养复合型人才, 使本单位的员工能够更好的进行财务档案管理。

(三) 完善电算化财务档案管理的各项制度

对于电算化档案管理系统应该完善各项制度, 比如硬盘数据的保留以及软盘的备份以及保管, 还有档案的管理与保存方面。首先, 要建立电算化快档案的立卷归档制度。要及时的对一些账簿报表、现金日记账以及总分类账进行及时的打印, 并进行立卷。并按照审计或者税务部门的要求, 打印输出报表或者账簿。其次, 电算化财务档案保管制度。对于电算化财务档案的管理要选择优质的磁盘介质进行备份, 要注意储存盘与备用盘的分开存放。在保管的过程中, 还要做好防光、防压、防尘的工作, 并对电子档案进行有效的分类和编号, 注明财务档案的内容以及建立时间, 也可以进行制作一些档案管理的卡片。再次, 严格的借用制度。由于财务信息档案蕴含的信息比较多, 因此, 必须建立严格的查用制度, 根据档案管理的有关规定, 按照手续进行借阅。本单位的成员进行借阅要通过财务部门负责人的签字, 外单位的人员进行借阅时, 要具有单位的介绍信以及财务部门的批准才可以, 更好的保证财务信息的安全。最后, 定期建立备份制度。电算化会计档案要进行定期的备份, 将数据备份到磁性介质中, 并且要提供一些备份的细节信息, 比如备份的时间以及备份的数量等, 管理人员还要定期对财务档案进行检查, 防止会计信息的损坏。

三、结语

总之, 在会计电算化环境下进行财务档案管理, 大大减轻了工作人员的负担, 提高了工作效率, 但是也要重视档案管理的安全性和稳定性, 充分发挥会计电算化的强大功能, 使会计电算化财务档案管理发挥出更大的作用。

摘要：随着我国信息技术的发展, 会计档案信息化管理被广泛的运用到企事业的单位管理之中, 它迅速便捷, 而且储存量大, 大大减轻了工作人员的负担, 提高了工作效率, 因此, 实现电算化会计档案管理具有十分重要的意义。本文主要从会计电算化档案的特点入手, 来探讨改善会计电算化档案管理的实现途径。

关键词：会计,电算化化,档案,管理

参考文献

篇4：浅谈会计电算化环境下会计档案管理工作的重要性

[关键词]电算化环境；会计电算化；财务会计档案；管理

一、会计电算化概述

（一）会计电算化的概念

会计电算化即是在会计工作中通过应用计算机技术来进行记账、算账和报账，利用计算机来对会计信息进行分析和利用。

（二）会计电算化特点

（1）数据处理方式效率提升。长期以来我国会计工作模式一直采用人工方式进行科目汇总表、资产负债表、借贷试算平衡以及相关的财务报表的汇总，这种传统会计工作模式财务人员劳动强度较大，工作效率较低，而且数据核算过程中容易出现失误。计算机技术就用在会计工作中后，其是对原始数据进行分析整合后，将其录入到计算机财务软件中进行会计分录，计算机可以对录入项目进行审核、修改和确认，完成科目汇总。电算化会计也能够根据实际需要编制会计报表。电算化会计的产生，有效的降低了财务人员的劳动强度，工作效率有了较大程度的提升，而且在核算过程中错误率有所减少。

（2）数据记录与保存介质电子化。在传统手工会计工作模式下，主要以纸作为介质，工作人员手工进行录入，录入过程中人为错误很少避免，而且纸质档案在保管过程中存在较大的难度，在避免受到破坏的基础上，还要做好防潮、防霉等措施。在电算化环境下，磁性介质代替了纸质介质，这不仅有利于更好的实现对数据的保存，而且对数据分析和拷取带来了较大的便利。在对磁性介质保存过程中，需要做好防病毒、防磁化工作，同时还要及时进行备份，有效的保证数据的安全。

二、电算化下财务会计档案管理要注意的问题

（一）外部环境方面

（1）强化网络系统内部控制。第一，设置三重用户口令。为了有效的保障财务档案被盗取和损坏，则在设置开机口令和网络用户名口令的基础上，还需要进行应用系统名口令的设置。第二，建立完善的多级权限控制机制。需要做好用户级和数据库级控制工作，同时还要进一步对网络级控制系统进行完善。第三，对于归档档案的管理需要通过建立电子表单来进行，员工在对相关信息资料进行查阅时，需要在网络管理员授权下进行。

（2）强化对会计电算化系统网络环境的管理与维护。网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。

采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取；起用防火墙，隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系，限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问；采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患，保障会计电算化系统网络环境的安全运行。

（3）建立及完善计算机病毒应对措施。计算机病毒是当前计算机安全的最大威胁，一旦计算机受到病毒的侵入，则会导致信息受到破坏。因此在当前电算化环境下，在会计电算化系统这一个局域网内，需要会计操作人员要加强对磁盘和光盘的管理，有效的实现对磁盘病毒进行防范，对于发现带病毒的磁盘和光盘，则严禁对其进行使用。

（二）内部管理方面

（1）严格财务会计档案归类。作为财务档案管理人员，需要掌握电算化会计的特性，对各类文档进行分类，根据归档标准来对档案文件进行管理，有效的保障文件内容不受到损害。同时还要进一步对会计档案管理制度进行完善，使会计档案管理工作中做到有法可依。档案管理人员需要明确自身的职责，做好定期检查、定期检阅及定期备份工作。另外在电算化环境下，档案管理工作中还需要对会计电算化的计算机设备做好维护工作，确保库房的清洁。

（2）实行财务会计数据备份。数据管理员的主要工作是对账务数据和报表数据进行分析和整理。这在《账务系统管理制度》和《报表系统管理制度》都有相关的职责规定。管理员的备份次数一年不少于十二次；进行备份管理的软盘要放在具有保护封条的包装盒内，放置磁盘的信息受到损坏，同时注意保管区域的卫生状况。同时做好双备份的工作，对于双备份的磁盘不应该放在同一个保管地点。

（3）保护财务会计档案的存贮 1）会计档案的存贮介质要选用质量高、稳定性较好的存储介质，因为存贮介质的质量直接会影响到档案文件以后的使用情况，只有质量好的存储介质才能提高文档的使用效果。2）管理人员要在存贮介质上写好保护字样，并且要把存储介质放在适合存储的地方。3）对于那些存放较久的介质要定期更新，以保证信息的时效性，比如说可以把半年作为定期复制的周期。4）存贮介质要根据时间的因素进行替换。

（4）注意纸质版本的备案及保存

1）每天登记并打印输出的不仅是现金日记账，号包括银行存款日记账，做到日日清，月月清。由于可能会受到打印机条件的限制，所以现金日记账和银行存款可以用活页账页装订成册。

2）而对于那些一般账簿，要做到具体问题具体分析，对文档进行管理分类，形成按月或按季打印的规律。

3）可以利用“总分类账本期发生额及余额对照表”对记账凭证数据进行明细划分。

（5）指定专门的电算化档案人员1）按规定期限，向会计电算化系统各类有关人员催收会计数据备份及存档资料，并填写存档清单；2）负责保管存档的机制会计档案、机读会计档案和计算机系统档案；3）负责会计档案的安全保密，不能擅自借出。经系统主管和企业负责人批准允许借阅、复制的会计档案应办理登记手续，并注意避免调用者越权使用或改动数据；存储于磁介质的会计档案调用后归还时，应进行检查、杀毒工作。

三、结束语

在电算化环境下，财务会计档案管理作为一项最基础的会计工作，需要各部门能够相互协调，进一步加强对网络系统内部及电算化系统网络环境的管理和控制，做好病毒预防工作，及时对财务会计数据进行备份，努力提高电算化档案管理人员的综合素质，以便于更好的提高电算化会计档案管理的水平，有效的保证电算化会计档案数据和信息的安全性和可靠性。

参考文献

[1]夏淑霞.电算化会计档案管理应注意的问题[J].承德民族师专学报，2009，（3）.

[2]张海秋.电算化会计档案管理中存在的问题与对策[J].黑龙江档案，2011，（4）.

[3]何惠冰.电算化会计档案管理的要求和方法[J].投资与合作：学术版，2011，（7）.

篇5：浅谈会计电算化环境下会计档案管理工作的重要性

电算化会计实行的是电子档案与纸质档案并行的双套制管理。所谓纸质档案指的是计算机打印出来的书面形式的会计资料及其所附的原始凭证。对它们的管理，主要是参照传统会计的档案管理方法进行，同时也要根据计算机的特点，注意其管理的`规范性。

对于计算机打印输出的书面档案，在电算化会计系统中应设置控制机制，实行输出档案在机内的自动连续编号，以便于从总体上把握书面输出的文档。此外，还应制定输出档案的内容、件数、保管人和使用人的登记制度，操作时严格按照制度规定进行记录，打印出的纸质档案经审核人员核对以后，应加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人的印章或者签字，以明确责任，保证档案的法律效力。这样，将责任落实到人，在一定程度上能有效地保障输出纸质档案的安全可靠。

篇6：浅谈会计电算化环境下会计档案管理工作的重要性

论文摘要:电算化会计信息系统对审计线索、审计内容、审计技术、审计准则和审计人员多方面产生了影响。要逐步推进计算机审计,以提高审计质量,实现审计资源和信息共享,降低审计风险,充分发挥审计监督维护经济秩序和促进廉政高效政府建设中的重要作用。

会计电算化就是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论、系统论、数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中以提高财务管理水平和经济效益,进而实现会计工作的现代化。采用会计电算化来进行财务核算及财务管理,大大提高了会计信息处理的速度和准确性,为用户提供及时、准确的会计信息。

同时,也给现代审计理论和审计实务带来了许多前所未有的问题和挑战,在这种新的形势下,电算化会计信息系统对审计的影响和审计应采取的对策就成了需要研究的一个重要课题。

1实施计算机审计以防范检查风险

电算化会计系统的数据一般有两种存在方式:

一种是由电算化会计系统的打印输出功能将有关的会计资料打印出来,形成分类的书面会计账簿资料;

另一种是电算化会计系统的全部会计数据存储在磁性介质上。

能够打印出来的资料只有少数,大量的会计资料只能存储在磁性介质中或电算化会计系统中。电算化会计系统对会计数据输入、处理和输出的改变使许多手工条件下的审计线索发生改变,客观要求审计人员在进行实质性测试时充分利用发挥计算机的功能,深入系统的内部进行测试和审核,控制检查风险。

在对证、账、表进行审计时,除了结合通常手工对系统进行审计的方法和手段外,由于电算化会计系统信息失真的风险随时都有可能发生,需要在测试系统程序控制的基础上,每次审计时都利用实际数据或模拟数据测试被审单位的系统程序,将测试的结果数据与正确的或应当出现的结果进行核对,进一步检验被审单位电算化会计系统程序的可靠性,检查各项公式的设置是否正确。

进行实质性测试要适应会计电算化的要求,尽可能使用审计专用软件实现会计数据从会计核算软件到审计软件的转换,由审计软件来完成大量的复核和核对工作,审计人员应着重对审计项目的有关数据重新组合,运用有效的审计分析方法进行分析与评价,不断地修改、充实和完善审计计划,执行切实可行的审计程序,深层次地审核审计单位会计数据的真实性,识别虚假或失真的电算化会计信息,控制误受风险以全面实现审计目标。

2计算机系统环境不可忽略详细审计

存储在计算机内的电磁介质中的凭证数据肉眼不可见、易逝和修改不留痕迹等特点特别使人们对其安全可靠性怀有疑虑。

当审计证据的相关与可靠性较高时所需审计证据的数量较少;反之,所需审计证据的数量较多。在计算机会计信息系统中,可靠性控制得不到保证时,就必须有足够多的审计证据以支持审计报告。会计电算化的实践表明,尽管会计人员在组织与管理、操作、输入与输出等方面实施各种控制,以增强会计数据的可靠性,但当其对机内数据进行审查时,总将其与纸质凭证再作验证。从长远看,如果纸介质终究要被电磁介质所替代,因而可能带来更大的审计风险。

3测试内部控制制度以防范控制风险

控制风险是原始凭证的形成和授权、数据输入、程序与数据库的修改、输出信息的使用和分配等出现错误或人为侵害的可能性。只有内部控制制度可信时,审计风险才能确认为较低水平,才能减少实质性测试的内容和程序,否则就宜采取替代的测试方法,进一步扩大测试的范围。

因而,在对电算化会计系统进行审计时首先要对内部控制进行符合性测试。对会计电算化系统内部控制制度的审核和评价应从程序控制和制度控制两方面的测试与评价进行。程序控制的责任者是软件开发部门。对本单位自行设计开发的电算化系统,应结合开发过程中形成的各种文档资料如可行性研究报告及批准、系统设计资料,审核系统的开发计划是否经过严格审核,仔细研究调查后方可实施,在开发过程中是否对不相容职务进行分工;对外购的商品化软件则应重点审查该系统是否通过评审或鉴定,为适应被审单位特殊业务所作的调试是否经有关部门的确认。

首次审计时不论软件是自行开发还是外购,都要根据系统的流程图、源程序、编程说明、用户使用手册等资料依次检查系统对会计数据的输入、处理、存储与输出,系统的初始化、维护与安全等各项操作所设置的关键控制点是否合法、合规、合理。

制度控制的责任是会计软件的使用单位,是由人工实施的控制,独立于系统软件对制度控制的测试与评价应注意:审核被审单位是否根据本单位实施电算化的实际情况,采用恰当的组织机构模式,在电算化系统内部合理的设置岗位,进行不相容职责分工控制。注意被审单位的机构模式是否根据本单位的规模、管理方式及发展方向,恰当地选用了集中管理模式,或分散管理模式,或集中管理下的分散模式;

电算化部门内是否遵循内部牵制原则相对独立,根据需要进行了合理的职责分工,如系统员、系统维护员、程序员、操作员、数据控制员、数据管理员之类的职责分工;各岗位人员的素质是否确实能够满足开展电算化工作的需要;审查系统工作环境的控制是否完善,是否建立和健全机器设备使用控制制度,是否制定和执行操作规程以保证会计信息的准确性和可靠性。

通过和评价系统的程序控制和制度控制的薄弱环节,确定内部控制制度对实质性测试的性质、时间和范围的,帮助确定合理的审计程序,决定审计工作的重点和范围,减少和防止电算化系统的审计风险。

4制定和完善新的审计准则

我国在审计方面制订了许多规范性文件。但是由于审计对象、审计线索、审计方法和技术手段发生了较大变化,这些准则中的某些已不适应实际情况,一些新增审计内容在审计准则中又缺乏相应的条款,如电算化系统开发审计准则,新环境下的内部控制审计准则、审计软件功能规范和开发准则等。在制定新的审计准则时,要在考虑我国国情的前提下大力借鉴国外的先进经验。

在制定具体准则时应侧重于对计算机系统内部控制的评价,应对以下几方面进行规范:1)审计人员应具备的资格;2)审计证据的收集;3)计算机审计过程及相关的审计技术;4)审计工作的质量控制等。

制定有关电算化审计准则和制度,是目前审计工作的迫切需要。

5开展审计技术和方法的研究

由于计算机处理和手工处理有很多不同点,从而产生了许多独特的计算机审计技术和工具。计算机审计注重对业务事项和处理过程进行证据收集,如要收集符合性测试的证据,一般是通过模拟数据进行测试形成要收集的证据。

因此,要大力开展对计算机审计技术和方法的研究,如审计管理计算机技术、内部控制制度的评价测试技术、数据库或数据文件的审计技术、应用软件的审计技术、系统开发和维护的评价技术等,特别是内部控制的测评技术,以尽快实现利用计算机审计。

6加快审计软件的开发

审计软件是计算机审计不可缺少的技术工具,没有良好的计算机审计软件是很难开展实际的自动化审计工作的。

审计软件的功能应具有针对会计程序本身合法性、正确性的审查功能;具有对机内会计数据文件的一致性、正确性的检查功能;具有验证会计报告的可信程度及会计软件内部控制措施的可靠性功能;具有审查审计报告、审计文书自动编制整理功能等。

进而解决审计电算化滞后的实际问题,做到审计技术与会计电算化同步。利用计算机快速分类、检索功能、存储能力编制审计程序,可以进行大量的审计比较、抽样及核对工作,收集审计证据,减轻审计人员工作强度;事先用计算机设计测试案例,后用于测试被审单位的会计程序和数据文件,能够更好地开展审计工作;审计员利用计算机存储有关法规条例、被审单位的基本情况等,随时调用,便于审计工作的开展;利用计算机对审计资料进行统计汇总,编制打印各种统计表、审计文件,提高审计工作质量。

审计软件既可以加快审计工作的效率,又有利于提高审计质量,加强审计规范化工作。但我国审计行业的审计软件很少,要改变这种状况,关键应加大对审计软件开发人才的培养,同时鼓励审计人员积极参与开发或独立开发审计软件。另外,要加强国际交流,引进计算机软件技术,缩短计算时间。

7加快审计复合型人才的培养

计算机的广泛应用使审计人员必须要更新知识,不仅需要会计、财务、审计、工程技术知识和技能,熟悉审计法规,及其他审计规范准则外,还须掌握一定的计算机数据处理知识,掌握系统分析设计和电算化系统评审技术,电算化审计软件的开发使用和维护技术。

审计发展的关键是人才的培养和加快审计人员的知识更新以适应审计发展的要求。为此可采取的措施有:

7.1对现有审计人员在计算机、会计电算化系统的控制及计算机审计技术等方面加以培训,使他们能胜任审计工作;

7.2购买必要的审计软件,对复杂的财务软件的审计聘请计算机专家进行辅导;开展审计的正规课程,借助高校的师资力量;

7.3开设会计电算化信息系统审计,控制用户计算机辅助审计技术等相关的课程,加强计算机审计配套课程的教育。

7.4同时适当借鉴适合我国国情的西方审计理论和方法,培养面向未来的复合型审计人才。

8结束语

由上述可见,会计电算化给审计提出了许多新要求,传统的手工审计已不能适应电化的要求。开展计算机审计是审计部门和审计人员的新课题和新任务。一方面,逐渐实现审计手段的计算机化,即利用计算机进行计算机所办理业务的审计。另一方面,审计部门内部的各项管理工作和档案、报表、信息处理、预策、决策等工作也逐渐的实现了计算机化。

运用计算机审计能够提高审计效率,确保审计时效;降低审计风险,保证审计项目质量;突出审计工作重点,丰富审计手段;改变传统的管理方式,提高办公自动化水平。随着计算机技术在各个行业的进一步推广和应用,计算机审计的范围将更加广泛,并日益渗透到各个行业审计工作的各个方面。

参考文献

篇7：浅谈会计电算化环境下会计档案管理工作的重要性

进入 21 世纪以来，信息技术迅猛发展，我国事业单位基本上都实现了会计电算化管理，利用信息手段开展会计核算已经成为了大势所趋。会计电算化不仅有助于提高数据核算的准确性，为单位提供更全面的信息，还有助于提升工作效率和工作质量，节约时间，完善管理水平。当然，会计电算化的应用也对会计档案管理提出了更高的要求，以往的人工管理手段容易造成会计资料的丢失，且不易于保管。新的档案管理策略能够弥补以往档案管理中存在的不足，但是其在具有应用过程中还存在很多不足，单位档案保管者对其的重视度不够，且制度规章不健全。下面我们就结合实际，谈谈最有效的会计档案管理对策，做好资料管理工作，促进事业单位快速发展。

一、事业单位实施电算化后会计档案的主要特征

第一，会计电算化档案存储的范围更加广阔。传统的手工会计记账方式得到的档案一般只有纸质形式一种，而会计电算化实施后的会计档案存储范围更为广阔，其中既包括储存在计算机硬盘上的数据，也包括磁性介质中包含的会计数据。

第二，会计电算化档案保管难度更大。由于会计电算化是运用计算机进行的数据计算，电脑较为容易出现故障，因此数据资料不仅要保存的计算机中，还要存储在磁性介质或其他硬盘上，并保证定期进行清理。这就要求它对保管者的能力具有更高的要求。

第三，会计电算化档案管理对完整性和安全性具有更高的要求。采用会计电算化管理方式，就必须将会计资料和数据进行备份存储，光盘和磁性介质上都要有会计资料，这就要求电子数据要有不可修改和无法篡改性，一旦有不法分子或骇客入侵，就会导致数据丢失。另外，存储在硬盘上的数据在没有相关领导批准的情况下也不得随意复制，且资料硬盘和磁性介质的保存环境也有更高的要求。所以，其对档案保管人员的技术具有更高的要求，要防火、防潮、防销毁、防病毒，这就对安全性提出了更高的要求。

第四，会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。过去的手动自动化会计档案形式具有直观性和清晰性，存储在磁性介质上的会计档案则必须要在一定的条件下才能使用，其对环境的要求更高。

二、事业单位电算化后会计档案管理存在的主要问题

首先，会计档案管理制度不健全。事业单位电算化后的会计档案管理内容更加多样化，缺少完善制度规范的档案管理方式一定会造成档案的混乱性，不利于数据的准确获取。与此同时，缺少制度规范的会计电算化档案管理，还会降低管理效率，使得档案库房管理达不到单位要求，且容易发生丢失、破坏现象，甚至出现资料外流。

其次，对会计电算化档案管理的重视度不够。会计电算化后的档案管理人员是做好档案管理工作的核心，受到传统手动管理档案方式的影响，很多档案管控者对电算化下的档案新形式缺乏认识，不了解它的主要构成，且缺少管理经验。很多管理人员将档案管理等同于会计报表的输出、入入工作，认为只要做好会计凭证就算完成了管理任务。他们没有从本质上明确了解会计电算化的实质意义，对电子档案资料的管理缺乏有效的重视，存储在磁盘等介质上的资料很容易丢失，过去的档案记录也没有及时归类处理，不利于今后对数据的查询。此外，由于重视度的缺乏，还会出现疏于管理的情形，导致人为破坏现象的发生或病毒入侵，对数据资料进行破坏。

再次，某些打印输出的会计档案达不到保存期限的`要求。事业单位会计资料的保管需要满足一定的保管期限要求，但是据调查发现很多使用会计电算化的事业单位在单位凭证的打印中采用的是针式打印方法，会计资料容易出现褪色现象，很难保存到规定的日期。

最后，会计档案管理者的素质能力有待进一步提高。现如今，现代信息技术和现代化设备的使用数量逐年增多，这也对会计档案管理者的素质能力提出了更高的要求。但是目前既有良好的会计技能，又具备优秀管理能力的人才相对匮乏，他们的素质能力不够全面，缺乏精确的管理技巧，这也是制约会计档案管理工作顺利开展的重要原因。

三、事业单位实施电算化后会计档案管理的有效对策

在上述内容中，我们已经清晰直观的看到了事业单位实施电算化会计档案管理后存在的主要问题。针对这些弊端，我们一定要找到切实可行的对策予以完善，提高档案管理的有效性。

(一)健全完善电算化会计档案管理制度

俗话说“没有规矩不能成方圆”，想要做好任何事情都要有健全完善的制度体系作基础，会计电算化实施后的档案管理工作涉及到的内容较多，对制度的规范要求也更高。针对档案管理的新特点，事业单位要制定完善的管理规章，根据单位会计资料的实际情况，具体归纳制度方法，将档案进行归档保管，并完善具体的管理内容、资料分类方式、备份存储资料、档案维护日期等等。与此同时，还要严格落实岗位责任制，明确每个管理者的主要职能，避免出现问题互相推诿的现象发生，切实提高档案管理的有效性。

(二)提升档案管理人员对电算化后档案管理的认识度

实施电算化后的档案管理形式与过去的手动化档案管理存在很大的差异，只有提升人们对其的认识度，才能提高档案的管理效率。具体而言，事业单位要转变人们的思想观念，改变以往只注重纸质资料管理的情况，加强对电算化管理的支援力度，逐步增加资金投入数量，改善电子档案的管控条件。单位要将资金运用到实际工作中，完善硬件和软件设施，建立专门的电子档案管理部门，配备监控设备，对软件系统进行及时的更新应用和升级。与此同时，事业单位还要加大宣传力度，帮助档案管理人员明确了解自身工作的重要性，从而提高他们的认识水平。

(三)采用定期检查手段开展档案管理

电算化后的会计档案资料涉及到的内容众多，由于计算机自身的缺陷以及病毒入侵的危害，很容易造成数据资料的丢失，存储在磁性介质上的档案内容也容易流失。为了避免出现档案遗失或随意被篡改的现象，事业单位一定要采取有效措施加强对档案进行管理和检查，选择质量好的硬件保存资料，将磁盘放在防潮、防热、防尘的环境下予以保管，并定期安排专人进行检查。

(四)对档案管理者的素质能力予以提高

事业单位在实施档案管理过程中一定要坚持提升档案管理人员的素质能力，发挥他们的巨大作用，从根本上加强管理能力。单位在档案管理者的选拔上要下功夫，挑选具有会计知识和管理能力的人才上岗，定期组织学习培训，并派遣有潜力的年轻人对外进行学习，提高他们的综合能力，促进档案管理能力的提升。

四、结语

篇8：浅谈会计电算化环境下会计档案管理工作的重要性

在《会计电算化工作规范》中对电算化会计档案的定义是:指存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。其中特定的会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据。

与传统的会计档案相比,实行会计电算化后的会计档案呈现了以下几点新特点:

第一,存储范围扩大化。电算化下的档案保管不仅仅包括纸质资料,还有电子数据资料。我们纸质资料作为档案保管外,还把存有会计电子数据的磁性介质和会计电算化系统的全套资料(包括软件开发设计说明书、源程序文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式)也视为会计档案进行保管。目的是为了便于在人才工作中对数据的查询或在电算化会计系统出现故障时将正确数据进行还原。

第二,存储要求专业化。电算化下的档案需要存储在磁性介质上以便保存,为此对软、硬件环境的要求相对较高,存储载体质量的好坏、存放环境的优劣、存储信息的有效期等诸多因素都会影响到储存数据的准确率。如果不是专业化的保存数据,很容易使数据不全或丢失。因此,财务数据的存储、保管工作要求更加专业化。

第三,存诸介质多样化。传统的会计档案是清一色的纸质档案,所有的会计信息用白纸黑字的形式永录在纸张上。由于纸张占用空间大、质量又重、又容易受天气影响,给查阅、摘抄带来很多不便。实行会计电算化后,除保存打印输出的纸质会计档案外,还有多种保存方式,如磁带、磁盘、光盘、硬盘等存储介质,参与保数据的保存,全方位确保数据准确性。

第四,信息查阅快捷化。传统的手工记账下的会计档案,调阅起来速度非常慢,得逐本逐页的翻阅,且手工记录的数字与文字随着时间的推移会逐渐模糊,查阅起来非常不方便。电算化会计档案则是由计算机通过打印输出,字迹清楚、字体规范,且电子财务档案便于计算、分析、查询和制作数据报表。对于数据的提取和计算只需要运用公式,稍稍进行加工处理就可以了,查阅非常便捷。

因此,加强会计档案管理是各单位财务制度改革的客观需要,也是社会发展的必然产物,更是会计档案管理发展的新方向。

二、电算化环境下会计档案管理中存在的问题

(一)目前条件下会计档案管理制度的缺失

目前,我们电算化下的会计档案的汇总、整理、保管、鉴定、统计和提供数据等方面仍旧沿袭传统会计档案管理的做法,将原来用手工记录的账簿、报表,改成了用计算机打印出来的账簿、报表,以纸质文件归档的主要形式。目前条件下,单位或主管部门还没有对档案的归档、保管、借阅、备份等一系列工作制定相应的制度与会计电算化环境相适应。在这样的情况下,会计档案的安全性和完整性得不到完全地保障。

(二)网络安全与档案维护存在隐患

1. 网络安全问题。

会计电算化工作所产生的数据均在计算机的硬盘上,虽然有着无纸化的确优势。但在安全方面存在着完整性、易篡改、易泄密、易感染病毒等几种情况,财务数据存在着巨大的失真风险。

2. 档案维护问题。

电算化下的档案维护工作是相当复杂的,实际操作也是困难重重。存储介质的制约、财务软件升级、数据的日常处理、软件的使用环境等问题,容易造成数据丢失。

(三)载体本身的变化带来的不稳定

目前在实际操作中存在的问题是:一是部分财务人员没有养成每天在工作结束点上对财务数据进行备份的习惯,服务器或电脑一旦出现故障,等到机器恢复时绝有可能出现大量数据丢失的安全事故。二是虽然有部分操作人员对数据进行了备份,但不能做到定期检查,一旦遇到不良天气发生,数据因为天气原因造成的问题就无法进行补救。三是没有选择好备份的存储载体。如选择不恰当的储存载体,就容易出现安全隐患(如格式化、磁性丢失、病毒感染导致无法读取数据等),给企事业单位带来非常大的损失,有些甚至是无法弥补的损失。

三、电算化环境下会计档案管理中存在问题的解决建议

(一)电算化下会计档案管理制度的不断完善,做到有章可循

财务数据储存由于计算机代替了手工记账,会计档案的范围也从传统纸质管理扩大了电子数据管理,增加了不少新的内容。因此,在电算化会计档案管理制度中,应对档案的归档、保管、借阅和备份等工作分别制定出相应的管理制度。使财务档案管理的各个环节做到操作规范、管理有序。有了相对应的工作流程规范要求,使电算化环境下的会计档案管理中的各项工作做到有章可循。

1. 归档制度建立。

财务主管部门要建立全面的档案归档制度。主管部门不仅要定时把由计算机打印输出的各种书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表、财务计划、单位预算方案及其他会计资料汇总、整理、归档保存好之外,还应硬性规定把财务数据的备份文件由专人负责保存好,并进入单位数据库。同时,应要求定人定时进行检查,以防止计算机出现突发事件后能在最短的时间内,在最小的损失下恢复原有的财务数据。

2. 保管制度建立。

单位的保管制度应该分类别、分人员、分时段进行有效管理。分类别是指财务人员对数据磁盘、光盘等进行整理、归档。分人员是对拥有的电子数据根据管理和使用权限进行逐级管理。分时段是指对数据得定期检查,定期进行复制。另外,还应特别注意电算化会计档案数据管理与对应的财务软件版本的一致性,否则会出现数据得失真或数据乱码。

3. 借阅制度建立。

单位建立档案借阅制度旨在确保数据的安全和财务信息得保密。每个单位内部应该做到:会计数据磁盘不得带出财务室;未经单位负责人同意,电子会计档案信息不得外传给其他单位或个人;财务人员确因工作需要查阅电子档案时,必须由专门的档案员陪同进入档案室查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时应该做到:外来人员应持有外单位开具的介绍信,经本单位负责人同意签字后,由档案管理人员做好详细登记,如查阅人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由等,由档案管理人员陪同下方能查阅,并将来访查阅人的介绍信和查阅人的身份证复印件留存档案室备案。

(二)加强会计电算化系统网络环境的安全与维护,确保正常运行

1. 安全方面。

电算化下的会计档案在保存纸质资料的同时,还应对相关的软件和数据进行备份保存。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取,设置会计信息系统的操作权限,建立健全会计档案的操作日志。我们必须确定专门的信息管理员对财务系统软件硬件和服务器进行管理,运用安全隔离系统,设置财务系统内部局域网与外部互联网,启用安全防火墙,隔离会计电算化系统与外部网络区之间的联系,防止外界网络病毒透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问而产生不良后果,定期更新杀毒软件,定期进行病毒的查杀,有效的隔绝病毒。

2. 维护方面。

财务数据存储介质的选择要在保证存储数据稳定安全的前提下,尽可能降低成本,选择更加方便的介质。建议使用光盘作为存储介质,它存储容量大,造价低廉、存储时间长、保存方便、对存放环境要求低。采用“AB备份法”,用光盘进行刻录,定期(一般为每年或每月)对档案进行备份。财务软件应选择适合本单位实际业务的电算化会计软件,更应注意的是电子会计档案与对应的财务软件版本的一致性。

(三)保证存储介质的存放环境良好,做好保密工作

1. 保证存储介质的存放环境良好。

电算化会计档案对天气要求比较高,恶劣天气易受破坏电子数据的储存,我们在管理数据档案时应提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放库房。根据数据贮存要求,我们对库房的温、湿度变化要有全面的掌控。如温度在15~27℃之间、相对湿度40~60℃范围内,单位库房在相对温度、湿度范围内选定一个数值,并将库房的温、湿度控制在选定的数值内。最佳环境湿度是18℃,相对温度40%;对库房的风压要求宜保持为正压,减少灰尘对环境的污染,库房中应无腐蚀性气体,并保证通风良好;库房内的设备要避免水淹,放置磁性介质的架子最低层搁板应高于地面30㎝以上;库房及装置应使用耐火材料,并配备CO2型灭火器,严禁出现明火;磁性载体档案与磁场源之间的距离不得少于76㎜,可使用软磁物质构成容器、箱柜,对磁场进行屏蔽,不得将任何磁性材料及其制品带入库房;不允许紫外线直接照射磁性载体档案。

2. 确保电算化会计系统的保密工作。

电算化会计档案的数据存在易于修改、易受破坏且不留痕迹等问题,我们应牢固树立档案管理保密安全的意识,采取相应的措施来确保数据的安全性和保密性,防止对会计档案进行恶意修改。用户识别控制、操作日志管理、数据存取权限限制都是我们必须做好的常规工作,并在日常工作中持之以恒得做好电子数据保密工作。

(四)配备专门的电算化会计档案管理人员,加强人才培养

会计电算化系统的操作主体是人。财务人员的素质高低将是档案管理工作好坏的关键。如果档案管理人员素质不高,易产生复制篡改数据得陋习,那么就算拥有质量优良的财务软件以及完善的规章制度也是于事无补的。由于电算化下的会计档案内容非常广泛,具有工作流程专业性、内容范围广泛性与财务数据严密性的特点。

电算化会计档案作为特殊的会计档案,不能按一般档案的管理办法进行管理,而应对其进行专业化的管理。而专业化的档案管理,对档案管理人员的素质提出相对较高要求,既要有档案管理知识和会计专业知识,还需要具备能利用计算机高速度处理数据,进行正确计算、分析的能力,更需要具备电算化软件维护和系统安全的高级电脑人才。因此必须配备既懂财会业务,又懂档案管理,又懂计算机系统管理和维护的专门人才,加强人才的培养力度。

1. 树立创新意识,强化终身学习理念。

作为一名合格的会计专业人员,要主动适应形势需要,更新知识,转变观念,不要错误地认为电算化只是由“计算机代替手工记账”,应当在熟悉传统档案管理的前提下,掌握会计电算化数据档案管理方法。这样才能发挥出会计电算化对单位经济活动中的预测、决策和控制的功能,从而全面认识到加强电算化会计档案管理的重要意义,自觉地进行业务学习。

2. 重视人员培训,不断更新知识结构。

会计电算化是随着时代进步而不断发展变化的,我们的财务工作对会计电算化档案管理也不断提出新要求。档案管理人员也要不断学习,与时俱进。各企事业单位必须大力加强人才培训的力度。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员、会计档案专(兼)职管理人员,应按不同要求、不同内容进行有针对性地培训。第一、因地制宜地开展分层次培训。针对在职会计人员的文化程度和年龄存在差异,我们可以考虑实际情况而进行各个层次有不同的业务要求的培训;也可利用互联网资源参加远程教育或到周边会计档案管理有特色的兄弟单位取经等多种形式,多种途径,实行多层次的培训,引进或开发先进的电算化会计档案管理软件。第二、聘用计算机专业人员来担任工作。因为会计电算化档案管理是一项专业性很强的工作,只有专业化人才才能高效率完成档案管理工作。

3. 加强道德教育,提高业务综合素质。

职业道德是会计人员做好会计工作的重要保障。电算化会计档案管理工作具有特殊性,档案管理人员不仅要面对各种数据并对其进行归类、处理、存档,更重要的是让这些数据为今后的财务工作提供借鉴,保管好这些具有非常高的利用价值的数据意义重大。因为数据档案的价值高,容易出现纰漏,所以要求档案管理人员一定要有高度的道德意识和强烈的责任感。如果档案管理人员在工作中法制意识淡薄,不约束自己的行为……那么,我们的电子数据可能出现失真、篡改、泄密或破坏,这些行为都将给单位和国家带来不小的损失。因此,必须加强职业道德教育,提高他们的综合素质是必然要求。

一是重视安全教育,按规办事

会计电算化档案管理有着严密得安全要求。我们每一个财务工作人员必须明确一个道理:按规办事。不是专职档案管理人员不得越权在档案专用电脑上进行上机操作,不得随意连接域外互联网终端。档案管理员要时刻关注对专用的档案专用计算机及时安装、更新杀毒软件,严防病毒入侵而破坏数据,保证会计档案的安全、完整、有效。

二是增强法制意识,依法办事

国家制定的各项财经方针、政策和财务规章制度,财务档案管理工作人员必须学习并掌握,在心中增强法制意识,依法开展各项财务工作,保证会计档案管理事项的处理,达到依法办事的目的。

三是提高思想觉悟,遵章办事

强烈的事业心和责任感是档案管理人员必须具有的素质。档案管理人员管理好档案,出具准确的数据为本单位提供财务分析、为单位制定发展计划提供借鉴就是具有较强的服务意识的表现。档案管理员必须遵章办事,不为利所动,不被名所惑,坚守岗位才能保证档案数据的安全。

随着社会不断发展,档案管理信息化代替传统的纸质档案已经成为必然趋势。当前,档案管理信息系统已经在各单位的财务部门广泛应用。因此,我们完善电算化会计档案管理这一工作,让电算化会计档案发挥特有功能。当然加强电算化会计档案的管理工作是一项紧迫、复杂、长期的任务,我们应该在健全电算化会计档案管理的法律法规,完善电算化会计档案的管理和控制方面下真功夫,使电算化会计档案发挥出更大、更全的作用。

参考文献

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篇9：浅谈会计电算化环境下的审计

【关键词】 电算化会计 审计

21世纪的今天，人类全面进入了信息社会，随着会计电算化在企业会计工作中的广泛应用，对传统的会计理论和实务产生了重大影响。由于电算化会计与手工会计无论是在会计基础，还是在会计工作方法等方面都存在著较大差别，因此，传统的手工审计在新的条件下就显得很不适应，迫切要求现有的审计工作进行相应的改变、补充和完善。

1. 会计电算化对审计的影响 ：

1.1对审计线索的影响 ：实行会计电算化后，会计数据的存储介质和形式，会计数据的生成和传递形式都发生了变化，审计人员很难甚至根本无法用肉眼跟踪会计业务和处理，也无法用传统的方法考查会计档案数据的安全性，完整性和准确性。为了更有效地审计会计电算化系统，在系统设计开发过程中必须提出审计要求，系统的各种数据文件都应留下审计线索。

1.2财务软件的高效性对审计方法的影响会计电算化的应用给会计工作带来高效率，原来手工条件下对凭证的审核、记账、结账和编制报表工作需很多天才能完成，而且计算结果的准确性不是很高。实行电算化工作以后，这些工作在几分钟内就可以全面完成，工作效率之快，准确性之高是原来不可想象的。在这种记账条件下，一方面，如果继续采用手工审计的方法， 其在操作技术上存在局限性，效率不高，很难胜任审计工作准确、时效、全面的各项要求；另一方面，实现会计电算化后，会计人员可以在很短的时间内对账簿进行大幅度调整，可以不留痕迹，所以，保证审计结果的真实性，审计工作的时效性，采用什么样的审计方法和审计手段进行审计，已成为审计人员认真思考的问题。

1.3会计电算化的技术性对审计人员素质要求的影响由于电算化信息系统的环境比手工处理的信息系统更为复杂、技术性要求较高，使得审计内容和范围也更为广泛和复杂。传统手工审计下，从事审计工作的多为掌握丰富会计知识与审计方法的专业人员，但面对会计电算化，不仅要求审计人员具备一定的分析、判断和表述能力，还要求其对电算化会计系统有一定的了解，对其输入输出的控制、数据处理的过程以及有可能发生的舞弊情况有深刻的认识和掌握。但就目前我国审计工作中，由于电算化审计理论和实践研究相对滞后，复合型的审计人才匮乏，审计人员对以磁性介质存放的账表数据不适应， 难以开展有效的电算化审计，因此，提高审计人员的综合素质迫在眉睫。

1.4对审计对象的影响：传统的审计对象是被审计单位的会计报告及其他的资料,而会计电算化条件下的审计对象将是被审计单位的原始资料及系统的功能（同时在知识经济时代下，审计的重点，由重视存货与物质资源有关的业务转向重视智力资源和知识产权等与非物质资源有关的业务。随着Internet的发展，咨询服务机构可以利用互联网的强大功能根据用户的要求代为记账、算账、报账

2. 会计电算化条件下搞好审计工作的思路

2.1加强对会计电算化工作的事前、事中和事后审计工作，在过去的手工会计条件下，审计工作往往更多重视的是事后审计，随着会计电算化工作的广泛开展，为了保证电算会计电算化条件下搞好审计工作的思路化会计条件下审计工作的真实可靠性，审计工作应从事后审计转变为事前审计和事中审计。

2.1.1对会计电算化系统的事前审计。在单位实行会计电算化工作之前，首先应对单位采用的会计系统软件的适用性进行审计，软件中提供的各项核算和管理功能是否满足单位对会计信息提供的要求。对于自行开发的会计软件，审计人员应参加信息系统设计和评审验收，针对审计可视线索自然消失的趋势，强调在会计数据处理流程中，设置审计控制点，由计算机自动记录有关审计所需线索。通过事前审计，保证单位使用的会计软件系统的合法、安全可靠，在整个系统评价过程中，应注意可审计性。

2.1.2对会计电算化系统的事中审计、事后审计。在会计电算化应用于会计工作以后， 要保证计算出的会计数据准确无误，应该重视对会计信息系统软件的数据处理程序、自动转账公式的设置和会计报表公式的定义进行事中审计，防止核算单位恶意篡改系统程序。做好会计电算化过程的事后审计，将会计电算化系统的运算结果与软件提供的核算功能进行符合性和实质性测试，保证会计数据的真实可靠性，继而保证审计工作的正确性。

2.2结合会计电算化高效率的特点，采用适当的审计方法实行电算化以后， 会计工作的效率得到大幅度的提高，保证了会计核算的及时性.也正是由于电算化会计这一高效性，给审计工作的顺利进行提出了挑战.由于利用会计软件更正账簿数据可以做到不留痕迹，会计人员可在审计前对会计数据做随意更改，所以审计部门应调整常规下所采用的审计方法.审计的工具可采用审计软件和借助一些辅助审计软件；审计的方法也应根据需要进行调整，在审计前，可不用预先通知审计的时间、目的和内容，只有这样，才能保证审计结果的真实性，有效防止人为调账、账外账的现象发生。

2.3更新审计方法，加强对会计信息的审计：

2.3.1加强对系统内控的审计。对系统内部控制的审计，一般经过以下几个步骤。①对内部控制进行描述。审计人员可以通过与被审单位有关人员座谈、 实地观察、查阅系统的文档资料等办法，必要时可编制内部控制情况问卷，了解系统的内部控制，将它用图示描述出来。②对内部控制进行初步评价。侧重于评价内部控制的健全性和合理性。③对内部控制的执行情况进行符合性测试，[格式]主要是对内部控制措施是否得到认真执行而采取的测试。对计算机内部控制可以利用计算机进行辅助测试，对手工控制则可以采取如观察法，实验法等手工测试方法。④对内部控制进行总评。主要考虑系统内部控制中有哪些比较满意的措施，是否能够通过符合性测试，符合程度如何，内部控制是否可以信籁等。

2.3.2做好系统电算过程和结果的审计。在系统中，输入的原始数据、处理的中间结果和最后结果都是以数据文件的形式存贮于电、磁介质或打印输出在纸质账页上。要对系统电算过程和结果的真实性、正确性、合法性等进行评价 ，必须对数据文件进行审计。数据文件审计可以是对打印输出的数据文件进行审计，也可以是对存贮在电、磁介质上数据文件进行审计。

①对于自行开发的会计软件，审计人员可以复制它的数据库直接用计算机语言或采用计算机语言编制辅助审计程序访问数据库；可对整个数据库或选定的数据进行复核；可有效地执行大量数据的验算重新分类及汇总工作；可详细地检查数据库的内容，按指定的标准查找记录。

②对于购置的电算化会计系统，由于软件公司对其软件的设计过程、数据结构采取严格的防范和保密措施，直接打开其数据库的困难较大。但较完整的电算化会计系统一般都建立了查询、对账、统计或财务分析、通用报表等功能。审计人员在对被审系统的数据文件进行审计时，可利用这些功能完成部分审计任务。

2.4制定和完善新的审计准则：

由于审计对象、审计线索、审计方法和技术手段发生较大变化，现有准则中的某些内容已不适应实际情况。在制定新的审计准则时，在考虑我国国情的前提下大力借鉴国外的先进经验，侧重于对审计人员应具备的资格、审计证据的收集、计算机审计过程及相关的审计技术、审计工作的质量控制等方面进行规范。

2.5积极培养具有复合型知识结构的审计人才：

提高从业人员素质培养电算化审计专业人才在会计电算化工作广泛应用的今天，对审计工作质量的要求越来越高， 审计工作能否满足现代信息时代的要求，审计方式是否采用现代技术，审计方法是否科学、合理，其关键在于审计人员素质的高低. 为此可采取对原有审计人员在计算机知识、电算化会计系统的控制及计算机审计方法等方面进行培训或开展审计的正规教育，借助高校的师资力量，加强计算机审计配套课程的教育。

结束语：

由此可以看出，随着电子技术的飞速发展和电算化信息系统的普及应用，审计工作中的新问题和新课题将不断出现。对其深入研究，必将开成新的会计理论和方法，而新的会计理论和方法的确立，又将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和发展，也使得电算化会计环境下的审计工作不断的高速改善。真正做到保证会计数据的可靠性和真实性，提高企业的经济效益。

※本文系吉林省社会科学基金项目研究成果，项目编号：2011B200

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