工程竣工资料相关问题研究

2022-10-04

1 竣工资料存在的普遍问题

竣工资料的内容不完善施工技术文件中的内容直接反映了工程建设的实际情况, 是评定工程质量的重要依据, 有些资料数据出现前后矛盾、重复, 有些资料里缺少相关红头文件, 有的照片档案未注明情况说明, 有些竣工图纸签字手续不全, 不盖竣工图章, 甚至有些资料遗漏变更后图纸。

纸张尺寸不标准对于一个单位工程内施工资料、图纸的各项内容应配套完整、整洁美观, 竣工资料要求采用A3, A4两种尺寸纸张, 图纸允许加长, 但不准加宽, 可有些资料纸张不同且大小不一, 有的资料不按标准纸张要求用纸, 给装订和整理造成了不便, 导致统一案卷管理时无法正常入档。

书写不规范原始资料是工程档案作为凭证最有力的依据, 书写文字要求碳素墨水, 表面整洁, 书写规范, 无涂改, 有些资料用纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸等不耐久字迹书写, 字迹潦草、不规范、不清晰, 随意涂改, 甚至有错别字。

整理不规范有些资料不按《公路与桥梁施工技术资料表式汇编》的要求及顺序分类成册, 成册的无目录, 有目录的又不准确, 有的资料成册厚度超过要求。

移交不及时不能按规定及时移交工程竣工资料, 造成统一管理延误, 甚至导致竣工资料丢失。

2 影响工程竣工资料整编的主要原因

对工程竣工资料不够重视, 强调抓工程建设而忽视竣工资料的整理。对施工单位而言, 往往是只注重工程完工的“实体”, 在工程建设过程中, 更多的精力放在抓工程进度、抓质量、抓安全、抓目标的实现。经常是等到面临工程竣工验收了, 才开始想到资料问题, 于是抽调人员, 加班加点进行突击。如某个项目工程, 工程完工后, 交竣工资料给业主时, 存在着接受交底的人员不是项目部各部门的主要负责人、技术人员和管理人员, 向施工班组交底缺交技术要求和质量验收标准等诸多问题, 常反反复复整改十多次, 浪费了人力、物力。由于前期工作没做好, 以致难以达到满意效果, 是影响工程竣工资料整编的根本原因。

在工程建设过程中, 往往存在着案卷内容的不真实。如:某个项目工程的竣工资料的所有质量检验评定表的质量员是张某某签名, 但张某某并无质检员证, 是属无效签字, 因按国家建设部规定及一体化要求一定要持证上岗;质量证明文件的材质检验报告的砖的出厂合格证的供货批量数量是5万块, 与主要材料、构配件质量检验记录的代表批量数10万块不相符;各类的产品合格证是复印件, 没有加盖供货商的红章等等, 上述这些问题不符合资料整编的要求, 造成最后竣工资料的管理上深度不够, 不符合归档要求。

资料管理制度不健全。早几年, 局综合档案室参照国家档案局的一些制度标准, 并结合自身的实际建立一套档案管理制度, 但落实到下属公司时, 往往难以保证资料整编工作的有效开展。如在文件、技术通知的管理方面, 兼职档案员没有按规定进行编号, 规格大小不统一, 给整编工作造成困难。

缺乏既懂档案管理又懂技术的人员。目前各公司配备了一些兼职档案员从事资料的整理工作, 有些人员具有较好档案管理的专业知识, 但对于工程建设方面的专业知识较少, 有的是技术人员兼管档案, 而他们对档案工作的要求不熟悉, 企业如果不采取一定的方法组织他们熟悉档案业务, 这对以后工程竣工资料整编是很不利的。

3 提高工程竣工资料质量的措施与对策

3.1 加大宣传, 提高意识

在工程建设初期, 工程项目管理单位应高度重视和加强档案法规、工程档案基本知识的宣传教育工作, 要求工程管理、监理、施工单位人员学习档案基础知识和施工过程中原始签证资料操作方法及对竣工资料整编、工程项目验收的基本要求, 使他们在工程开工之初就了解档案业务, 具备较强的档案意识, 为提高竣工档案资料质量打下基础。

3.2 加强培训, 提高能力

在工程建设过程中, 工程项目管理单位应注重资料管理和整编方面的培训。一是对工程技术和行政管理人员进行档案知识培训, 使他们掌握档案方面的有关规定和要求, 在日常工作中按高标准整理好基础资料;二是对专业档案管理人员适当进行工程专业知识培训, 培养一批既懂档案又懂技术的工程档案管理骨干, 促进归档工作的规范开展。

3.3 健全制度, 落实责任

一是工程建设初期就要建立和完善以档案管理责任制为核心的工程竣工资料管理办法, 明确施工单位、监理单位、工程项目管理单位、档案管理部门在工程档案形成过程中各自应承担的职责, 制定统一的资料编制要求和细则, 规范工程竣工资料的管理;二是建设单位和工程监理人员在施工中应严格落实验收签证有关制度。工程验收时通过签证等方法, 集中检查原始资料整理情况, 资料符合规定时, 才予以结算工程量, 运用“经济杠杆”的作用, 促进承包单位抓好竣工资料管理工作, 提高技术管理水平。

3.4 过程参与, 同步管理

从工程建设筹划开始, 档案人员就应要求工程部门的专 (兼) 职档案人员从依据性文件开始就参与其中, 按照文件的顺序、图纸的编号进行登记, 建立借阅制度。建设单位和施工单位在制订工程进度计划时, 应将每个分部分项工程竣工文件质量检查工作列入到该项工程单位工程进度计划中, 并将其作为重要的网络节点来完成。对在整编资料中发现的“原件不齐全”、“签证资料不齐全”、“不规范”、“不统一”等问题, 要及时研究给予解决。要严格实行竣工资料编制工作“三同步”管理制度, 即工程立项开工与竣工资料收集同步, 工程施工过程与竣工资料形成同步, 工程完工验收与合同竣工资料验收同步。档案工作人员要始终参与整个工程的建设和竣工工作验收全过程, 对不符合标准的文件要拒收, 从源头保证整编资料的质量。

4 结语

建设工程竣工资料管理工作是一项系统工程, 涉及各个专业技术部门的一项复合型工作。要保证竣工资料的完整、准确、系统、齐全, 真实地记录和反映施工及竣工验收的全过程, 就必须不断加强建设单位、监理单位和施工单位的基础管理水平, 加强制度建设, 严格落实工程项目竣工编制工作“三同步”制度, 强化过程控制, 严格竣工验收审查把关, 同时要充分发挥各级档案人员的监督指导作用。

摘要：随着国家对公路基础设施建设投入的加大, 我国公路得到了突飞猛进的发展, 为确保公路建设的质量, 在工程建设中逐步形成了的技术性很强的书面文件, 那就是竣工资料。加强竣工资料编制工作是工程建设管理工作中的重要环节, 对日后查找公路工程技术数据, 为公路运行管理提供基础数据具有十分重要的作用。

关键词：公路,竣工资料,编制