论计算机在档案管理工作中的作用

近年来, 社会进步以及科技的发展, 使计算机逐渐走进人们的生活中, 并被广泛推广和普及, 为人们的生活和工作带来了更多便利, 特别是在档案管理工作中, 具有十分重要的作用。

一、计算机在档案管理中的重要作用

(一) 工作效率高、速度快。

计算机在档案管理工作中的应用, 能够规范档案管理信息数据, 使用者可以通过计算机快速查找到自己需要的资料, 突破传统档案管理手工编目和查询慢等不足之处, 能够有效提高工作效率。另外, 传统手工编目容易出现错误, 而计算机的应用;能够解决这一问题, 确保档案信息的准确性与实时性, 推动档案事业发展。

(二) 有利于实现资源共享。

计算机与互联网技术的相互融合, 为档案管理工作提供了支持, 能够实现异地管理, 解决地域差距问题, 打破时间和空间限制, 为多个使用者提供帮助, 实现资源共享以及统一管理, 进而提高档案总体服务水平。

(三) 有助于保护档案信息。

传统档案是纸质档案, 纸质档案不易保管、且易脏、易毁, 增加了档案管理工作的难度, 不仅管理成本大, 且效果不明显。相比较而言, 计算机在档案管理工作中的应用, 使工作人员能够直接在计算机上查询信息资料, 而且能够通过终端权限浏览非涉密级档案以及涉密档案, 不仅避免了外界因素对档案的影响, 还能够有效保护档案, 发挥保护作用以及物理隔离, 逐渐成为未来档案管理工作发展的重要趋势。

(四) 有助于节约空间, 增加储备量。

计算机对档案信息的管理, 主要采取光盘、微缩胶盘以及磁盘等形式对信息进行储存, 这些形式都具有储存量大、记录速度快等优势, 能够满足档案管理工作的需求, 并且, 在管理方式和方法上, 与纸质档案管理方式互通, 能够节约实际空间, 避免占用过多库房, 降低成本费用, 为构建档案管理体系奠定了技术基础。另外, 光盘作为季度档案的重要载体, 能够确保档案图像的真实性, 实现档案全文储存, 在使用者进行查询过程中, 能够有效避免人们直接接触档案原件, 对档案造成的损坏, 延长档案使用寿命, 减少管理成本, 为传统档案管理开辟了一条新道路, 从而实现档案管理现代化目标。

(五) 有助于优化资源配置。

传统档案管理工作主要是通过人工对档案信息管理进行收集、整理等工作, 需要消耗大量人力、物力, 增加了档案管理成本, 且工作效率并不高, 工作成果也不明显, 与快速发展的现代社会需求相背离, 通过计算机在档案管理工作中的运用, 在提高档案信息储存量的同时, 还增加了信息使用频率, 推动档案信息转化为实际生产力, 优化资源配置, 为实现节约型社会发展目标作出贡献, 是坚持科学发展以及可持续发展原则的重要体现。

二、计算机在档案管理工作中的应用

(一) 明确案卷概念。

传统案卷文件存在组合体和报关单位双重属性, 但是, 这种方式已经无法适应计算机时代发展需求, 计算机能够存储大量电子案卷, 且案卷也会存在于不同的保管单位。因此, 在进行计算机档案管理过程中, 需要建立全面、科学以及严谨的全宗档案分类方案, 并将其作为案卷分类的主要依据, 为计算机档案管理工作的推广和普及奠定基础, 从而提高工作效率和质量, 确保档案信息的真实性和有效性, 促进档案管理工作更上一层楼。

(二) 增强档案管理意识。

在社会发展新形势下, 人们生活在计算机网络时代, 档案管理工作不仅要重视技术方面内容, 还需要增强档案工作人员现代管理意识, 转变工作人员传统观念, 建立以电子档案为基础的管理模式, 积极推行计算机技术, 另外, 加强对档案的规划, 结合自身实际情况, 制定一套适合自身发展目标的管理制度, 规范计算机档案管理工作十分重要, 特别是在人力、物力等具体细节上的设计, 确保档案管理工作有序进行。

(三) 完善网络信息管理体系。

计算机档案管理的推广和普及, 需要加强计算机控制和管理, 深入研究自身档案管理实际情况, 并配备统一的计算机硬件和软件系统, 通过与现代通信技术有机结合, 开发智能和网络检索方式, 推动检索方式走向现代化, 实现文档一体化建设目标, 从而提高工作效率和质量, 促进档案管理全面发展。

三、结论

综上所述, 计算机技术的发展在档案管理工作中具有十分重要的地位和作用。因此, 我国相关部门要认识到计算机应用的重要性, 加大资金投入力度, 推广和普及计算机技术在档案管理工作中的应用, 提高档案管理工作效率, 从而推动我国档案事业可持续、健康发展。

摘要：随着社会经济和科学技术不断发展, 推动了档案管理工作走向社会化, 传统档案管理已经无法满足现代社会发展需求, 面对日益增加的工作量, 计算机技术在档案管理中的渗透, 不仅减少了工作量, 而且极大地提高了档案管理工作效率和质量, 为档案管理工作开辟了一条新途径。本文对计算机在档案管理工作中的重要作用进行了阐述, 并以此为研究基点, 着重对计算机技术在档案管理工作中的具体应用进行了分析与介绍, 以期能够进一步推动我国档案管理工作效率与水平的提高。

关键词：计算机,档案管理,作用