电子商务文档

电子商务文档（精选十篇）

电子商务文档 篇1

培训电子文档简称培训文档, 必须具有教学性、科学性、交互性、集成性、诊断性等特点, 能够生动形象地描述各种培训问题, 提高学员的学习兴趣, 增强培训效果, 拓宽学员的知识面。随着计算机辅助教学被广泛应用在各级各类培训机构, 制作和使用优秀的培训文档已成为培训教学的关键环节。要制作优秀的培训文档, 内容的选取及合理布局是制作的关键要素, 制作软件的灵活使用是必备技能, 良好的授课质量及学员的认可是制作目标。

一、培训文档的素材及内容选取

1. 培训文档中的素材。

培训文档是多种媒体素材的有机整合包括文本、图形、图像、动画、音频、视频等。

文本是培训文档中一项必不可少的内容, 是学员获取知识的重要来源。文档的文本不是越多越好, 过多的文本会使画面失去魅力, 使学员厌烦, 所以文本内容应力求简明扼要, 突出重点。

图形、图像在培训文档中也是必不可少的素材, 现在计算机的特点是在制作文档时能运用多种方法把文档制作得更生动、直观、通俗易懂, 而图形、图像所表达的信息远远超过文本, 因此, 最好的方法就是把图形图像恰当的运用到文档中去。图形、图像的合理使用可以减轻眼睛的疲劳, 有利于学员对主体内容的感知、理解和记忆。

动画是连续播放的一系列画面, 它的基本原理与电影、电视一样, 都是利用人类的“视觉暂留”原理。因此利用动画可以帮助我们对知识的理解和记忆。在文档中动画的设计应简洁生动, 构图均衡统一, 每个动画都要有目的性。但动画设计不宜过多, 否则容易分散学员的注意力。

音频即声音。若单凭视觉元素传递信息, 会给人单调和枯燥的感觉, 合理地加入一些声音对画面可起辅助作用, 能更好地表达培训内容, 吸引学员的注意力, 增强学习兴趣。声音包括解说、音乐和音响效果。

视频素材多用在一些具有实验或实践环节的培训文档中, 视频的加入, 不但可以使文档变得丰富多彩, 而且能够进一步增强培训效果。

2. 培训文档内容的选取。

设计某门具体培训课程的培训文档时, 要充分考虑培训内容的实际需要, 选题必须精心、准确, 体现实用性和针对性。选取文档内容时应注意以下方面:

(1) 选择培训课程的重点与难点部分制作文档。培训文档是为学员更好地理解培训内容而设计的, 因此必须根据培训的内容和大纲, 在突破重点、难点上下工夫。设计应源于培训教材又高于教材, 突出重点、难点, 扩充培训教材之外的知识。能否达到培训教学的目标要求, 关键在于课堂教学过程中培训师与学员的双边活动能否突破重、难点, 因此抓住课程的重点与难点部分制作文档是至关重要的。

(2) 选择传统的培训教学难以表达或不能表达的内容制作文档。对于那些采用传统的培训教学方式难以表现或理解的课程内容, 采用培训文档方式进行合理设计后, 能够充分展现知识的形成过程, 变抽象为具体, 弥补了传统教学方式的不足, 有利于学员理解和掌握培训内容。

二、培训文档制作软件的选择

制作培训文档的软件, 是指采集、编辑及处理音频、视频、图形、图像及动画等媒体素材的一系列工具, 可分为素材采集与制作软件和素材编辑与合成软件两大类。“工欲善其事, 必先利其器”, 掌握常用制作软件的结构特性及使用要点, 恰当地选择适合自己风格的软件, 往往能在培训文档的制作中达到事半功倍的效果。

1. 素材采集与制作软件。

制作培训文档时, 首先应进行各种培训信息素材的准备, 用相应的计算机软件对各种培训素材进行采集或制作。目前比较常用的素材采集与制作软件主要有如下几种:

(1) 文本输入与处理软件, 最为常用的是Word和WPS, 两者都能根据文档设计的需要制作出字形优美、任意字号的培训文本素材。

(2) 静图素材采集与制作软件, 培训文档的静图素材包括图形和图像两大类。C o r e l D r a w是较为流行的图形处理软件, 而Photoshop是使用最多的图像采集和制作软件。

(3) 动画素材采集与制作软件, 培训文档制作动画的常用软件主要有Animator Studio、Cool 3D及3DS MAX等。

(4) 音频素材采集与制作软件, 培训文档中所用的音频主要包括文档的背景音乐、解说及音效三部分。采集与制作的声音文件可用Cool Edit或Sound Forge。

(5) 视频素材采集与制作软件, 视频是培训文档中的活动影像, 大多是培训内容的真实场景再现, 常用软件主要有Adobe Premiere和Personal AVI Editor。

2. 素材编辑与合成软件。

素材编辑与合成软件是将采集和制作的培训信息素材连接成完整的培训文档的工具软件。要成功开发一个优质的培训文档, 常常会用到几种软件, 可以从文档类型、培训师计算机水平等方面对编辑软件进行优化选择。下面即是经常使用的几种工具软件, 只有取各家之长, 才能制作出优秀的文档。

(1) Power Point:微软的Office系列组件之一, 是专门用于制作和演示多媒体投影片、幻灯片的编辑软件。由于它编辑多媒体的功能较强且简单易学, 所以很多培训师都是以Power Point起步制作文档的。它是以页为单位制作演示内容, 然后将制作好的页集成起来形成一个完整的演示文档。Power Point内置丰富的动画、过渡效果和多种声音效果, 并有强大的超级链接功能, 可以直接调用外部众多文件, 能够满足一般的培训要求。但Power Point的动画有些生硬、单调, 交互功能实际上是超级链接, 对于交互性要求较高的文档显得力不从心。

(2) Director:是制作基于时序的培训文档编辑合成软件, 其强大的二维动画制作功能, 加上能实现绝大多数需求的跳转控制、交互功能, 使之完全可以被称为“多媒体创作软件集大成者”。Director能够满足高技术含量文档的制作需要, 并且Director可以调用Power Point格式的文件, 很多培训师经常将Director和Power Point配合使用, 制作出高质量的培训文档。

(3) Author Ware:是文档制作工具中应用比较广泛的平台, 最大特点是创造了基于图标的创作方式, 用可见的流程贯穿文档制作的整个过程, 清晰有序。但Author Ware的图标方式及众多的函数对普通培训师而言是难于掌握的, 并且较繁琐, 因此要用Author Ware灵活自如地制作文档, 不是一件容易的事。

对于精通这几种工具软件的培训师, 可将其结合使用, 制作出满意的培训文档。Authorware侧重于系统集成, 对程序的导航、交互控制功能等很强;Director侧重动态培训文档的编辑合成, 特别是动画制作堪称一流。所以, 由Director制作动画及特技效果, 再由Authorware进行编辑合成, 定能体现培训文档制作的最高水平。

三、制作培训文档需要注意的问题

1. 培训文档必须注意整体视听效果。

培训文档通过文字、图形、声音等手段直接作用于学员的器官, 设计时应该考虑界面的表现效果, 画面是否美观, 声音是否合适, 应从既定的培训目标出发, 力求达到好的视听效果。

2. 培训文档设计必须注意交互性的问题。

交互界面是学员和计算机进行信息交流的通道, 其形式有图形菜单、图标、按钮、窗口、热键等。交互性是培训文档最基本的特点, 特别是培训师上课时所使用的演示型文档, 交互更是培训师手中的控制器, 可有效控制教学的内容和进度。

3. 制作文档时必须注意激发学员的学习兴趣。

“兴趣是最好的老师”, 因此, 在文档设计时必须在激发学员兴趣上做文章, 这就要求制作者必须合理利用形、色、声、画等媒体元素, 激发学员的学习兴趣, 让他们感受到学习的乐趣。

培训文档是连接培训师的教与学员的学之间的桥梁和纽带, 在培训教学中所体现出来的优势是传统教学手段无法代替的, 在设计和制作培训文档时, 必须从具体培训课程出发, 遵循文档设计的科学性、有效性、目的性、便捷性及艺术性原则, 以制作出优秀的培训文档。

参考文献

[1]钟玉琢:多媒体技术基础及应用[M].北京:清华大学出版社, 2005

[2]任晓华:用Dreamweaver MX2004快速创建HTML电子文档[J].中国远程教育, 2005 (8)

一个离职电子商务专员的感悟文档 篇2

一个离职电子商务专员的感悟

作为一个电子商务专员，离职以后的一些感悟不得不说，人类天生就是一种超容易被影响的生物。乍听之下叫人难以接受，但我们就是时刻受社会观点影响、家庭期许影响、同侪流行影响……太多外力影响我们做决定，小至买一件衣服，大至人生职涯的选择，我们总会被他人的看法及意见左右。

从稳定工作离职后，我接收到大量的负面讯息：“你这样怎么有钱生活”、“你会后悔的”、“你疯了”，的确有点难受，但过一段时间后，你就会学会如何忽略这些抨击。毕竟你无法取悦每个人，努力符合自己的标准才真正重要。美工

放弃安逸的工作挑战冒险人生，总不会预期路途一帆风顺吧！那种充满挑战的感觉，就像打游戏时，路上随时会冲出怪物突袭一样。如果原本的人生是在水中踢水优游前进，那选择改变后的人生，就像是在浓稠的糖浆中奋力前行一样——现在你最大的烦恼就是桌上要有食物可以吃、房租别被催缴的太厉害。事实上，这样碰到困难、解决再前行的速度，比你以为的还快。毕竟人生就像在打游戏，当你继续往前迈进，会遇到更强的怪，但你还是可以打倒它。没有重复的关卡，但有默默累积出实力的自己，最后，你会发现自己早已刀枪不入！电子商务专员

如何强化现代电子文档的管理 篇3

关键词：纸质档案；现代电子文档；管理

1.电子文件的特殊属性和表现形式不同于纸质文件，文件档案管理借用计算机和互联网来强化纸质文件的积累、整理、处理、鉴定、归档工作，能起着十分重要的作用

2.1加强电子文件的形成与积累工作

电子文件的收集积累是一项经常性的按有关规定和标准进行的工作，是从电子文件形成阶段开始的。电子文件的收集积累应贯穿于公文处理和科技工作的整个过程，而且还必须了解和掌握电子文件的形成规律和形成过程。对不同信息类型的电子文件，要分别采取措施保证其完整性。但需要注意的是，与纸质文件不同，电子文件的读取和还原，离不开其生成的技术设备、软件、原数据。必须维护电子档案的系统性、完整性，防止存储信息的丢失与损坏，保护电子文件的安全，为电子文件的归档工作打下坚实的基础。

2.2加强电子文件的整理与处理工作

电子文件的整理处理工作是将积累的电子文件分门别类地进行处理，也是归档工作的准备工作。加强电子文件的整理与处理工作主要表现在：

（1）对电子文件进行分类，排序，将杂乱无章的电子文件通过分类、标引、组合，使其处于有序状态。

（2）对电子文件建立一个数据库，将有序状态的电子文件分门别类地管理，科学地分类。然后按照本单位的实际情况，按内容进行分类，编号，给每一个电子文件一个固定的号码，从而使全部电子文件形成一个有机的整体。

2.3加强电子文件的鉴定工作

电子文件的鉴定，是对归档的电子文件内容进行鉴定。同时，将载体进行检查、检测。并确定电子文件的保管期限，将无保存价值的电子文件进行删除。主要表现在：鉴定归档电子文件的原始性、准确性、完整性，以及电子文件的保存价值，在社会上的需求情况和文件保管时间的长短。

2.4加强电子文件的归档工作

电子文件的归档是将整理完毕的电子文件从计算机网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。主要表现在：首先确定好电子文件的归档范围，如果是网络就要按要求转到数据库，如果是载体传递归档，就要做一些辅助和认证工作，要与纸质文件结合归档。

2.文件档案管理由于电子文件的特殊属性和表现形式不同于纸质文件，以它的特殊性，在电子文件档案的归档和管理工作中也有着诸多难题

2.1文件档案管理思想观念障碍

由于档案工作传统的手工管理手段和固定管理模式由来已久，因此档案管理者头脑中形成了许多传统的思维管理方法，这必然阻碍对电子文档等新技术产物的接受程度，使得电子文件的归档工作难以实现。

主要表现在：机关形成文件的过程虽已自动化和计算机化，但最终要输出纸质文件作为归档文件；认为磁介质载体只是形成文件自动化的临时过渡性载体，不能直接归档；不愿接受将磁介质载体直接归档。

2.2文件档案管理控制手段障碍

机关文件是一个机关行使其职能和权力的象征，大部分文件都有很强的权威性，而制发过程特别是签发手续均有严格的规定和控制。另外，文件的修改、核对等必备的环节难以在最后成稿的电子文件中体现，造成责任不清。因此，由于对电子文件的控制手段和技术还尚未完善，也阻碍了电子文件归档和电子档案管理的开展和实施。

2.3文件档案管理设备技术障碍

如何解决电子文档的不可修改性，查阅保密文档的限制以及电子文档的通用性等是档案工作者所面临的挑战。与缩微不同，磁介质存贮易于修改，而一次写入性光盘则难以在平时频繁使用，这种易被修改性也使得电子文件的法律效力大大减弱，也与档案的真实与凭证属性不符。

2.4文件档案管理保管方法障碍

电子文档与现有的纸质档案在保管条件上有很大差别，主要体现在保管环境、保管条件、保管设备和管理办法等，尽管电子文档实体比纸质档案的体积大大缩小，但对保管环境要求却高得多。另外，纸质档案正处在向电子档案过渡的适应时期，保存电子文档，也要同时保存相应的纸质文件，这需要很多的人力物力，觉得得不偿失，存在着等待思想。

2.5文件档案管理利用需求障碍

由于利用电子档案相对纸质档案来讲对利用者素质的要求更高，加上习惯和法律效力等因素使利用者对电子文档敬而远之，利用者从心理上对电子档案的利用有着一定程度的排斥性。

我们应具备的对策：

2.5.1要转变观念，接受新技术

要贯彻以人为本的战略，提高主管档案的领导及档案者对电子文档的认识，探索其规律，总结经验，适当时普遍展开；

2.5.2要发挥职能，规范方式方法

要充分发挥档案行政管理职能，注意与本地和本部门实际相结合，除发挥档案科研部门作用外，还与社会有关科研部门合作研发适应电子文档管理的成果，使这项工作始终处于先进水平；

2.5.3关注计算机新技术与档案工作的结合

电子文档的管理工作在很多方面还存在着问题，尤其是在文件的形成过程，其真实性、原始性、法律效应及网上利用的安全问题等问题，还有待计算机技术、网络技术及通信技术的进一步发展；

2.5.4确定文档一体化的管理模式

电子文档的推行必然要加快文档一体化的进程，电子文件和电子档案的界限日趋模糊，机关的档案工作要从文件工作抓起，提前介入到文件的生成过程中。

档案的电子化管理，档案信息数字化，是档案工作中的一个新课题，它面临一些不可回避的新问题，它是在档案工作初步实践中的一个新生物，虽然还存在一些有待解决的问题，但我们不能不承认，电子档案的管理，在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且极大地提高了工作效率，随着现化化进程的不断深入，档案管理软件系统的不断开发，电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥出它应有的作用。档案管理论文的电子档案的整理。

目前，档案管理论文中电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

Ａ.基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

Ｂ.设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

会计电子文件整理

Ａ.工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

Ｂ.账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

4.电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，档案管理论文thldl.org.cn中提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

4.1软磁盘的保护

Ａ.统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘保存。

Ｂ.把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

Ｃ.规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％~50％，温度控制在14~24℃。

Ｄ.加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

Ｆ.对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

Ｇ.在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

4.2档案管理论文中光盘的保护

Ａ.规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

Ｂ.保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14~24℃，相对湿度40％~65％。

电子政务中电子文档的管理探析 篇4

电子政务中电子文档管理的重要性

随着现代信息技术的不断发展, 电子文档已成为机关正常运行的重要信息支持与保障。作为电子政务管理的主要对象与载体, 电子文档在电子政务中起到至关重要的作用。具体而言, 主要体现在以下几个方面:

1.电子文档管理是机关档案信息化建设的内部需求。随着电子政务的不断发展, 电子文档已成为机关档案信息的主要来源之一, 务实做好电子文档管理是机关档案信息化建设的必然需求。对于机关档案信息化建设, 关键在于电子政务中电子文档数据的传输、运转及处理, 进而实现机关各部门对电子文档的长期甚至是永久性储存, 提高档案信息资源的利用效率。

2.电子文档管理是优化机关档案信息资源开发利用的重要保障。毋容置疑, 传统纸质文档管理的方式已无法适应当前的工作需求, 不仅文档管理工作量大, 而且导致出现信息流通不畅等现实问题。对此, 为适应当前的工作需求, 形成高效率、灵活性的信息管理方式, 是优化机关档案信息资源利用的有力保障。电子文档在传输、存储等方面, 均有显著的优越性, 这就极大地提高了档案信息资源的开发与利用, 符合当前机关档案管理现代化发展的需求。

3.电子文档管理是电子政务实现信息共享的重要基础。电子政务平台的构建, 旨在更好地实现信息共享, 提高信息资源的利用效率。对此, 电子文档的管理、开发及保护, 是机关电子政务建设的重要工作之一。当前, 机关电子政务建设不仅需要提供全面的信息资源服务, 而且需要强化电子文档管理, 为进一步完善电子政务建设提供更加丰富的信息资源。

电子政务中电子文档管理存在的问题分析

当前, OA系统已得到了广泛普及, 在实际的应用中取得了良好效果。但从实际而言, 电子政务中电子文档管理仍在管理模式、管理体系等诸多方面存在问题。对此, 只有清楚地认识已存在的问题, 才能有针对性的提出解决措施。具体而言, 电子政务中电子文档管理主要存在以下几点问题:

1.电子文档管理体制滞后, 缺乏一体化管理模式。由于传统管理体制的滞后, 导致电子文档管理缺乏一体化, 表现出档案与文件工作分离的情形。很多情况下, 电子文件管理沿用传统的管理模式, 显然与当前的文档管理相脱节。此外, 档案管理与文件管理的软件的开发缺乏兼容, 出现各自为政的局面, 这就导致档案管理软件与OA的对接, 只是实现简单的数据对接, 显然与一体化的管理模式相差甚远。这些问题的出现, 究其原因, 很大程度上在于档案管理人员的思想认识薄弱, 传统档案管理的理论思想, 难以在短期内打破, 进而出现电子文档管理体制滞后, 一体化管理缺乏的现实问题。

2.电子文档管理体系不完善, 缺乏标准化建设。从实际而言, 由于管理体系缺乏标准化建设, 导致政务系统面临内外数据难以交换的尴尬现实。这样一来, 在电子文档在实际应用的过程中, 受到诸多因素的阻碍, 影响其开发与利用。所以, 为便于电子政务中电子文档的交换与利用, 应强调电子文档管理体系的标准化建设, 提高电子文档的利用价值。从这点也可以看出, 电子政务中电子文档的管理, 仍需在标准化建设方面下足功夫才行。

3.开放化的网络环境, 导致电子文档安全问题突出。电子政务中电子文档管理的安全问题, 一直是电子政务系统建设的重要内容之一。当前, 电子文档的安全问题非常之突出, 主要表现在: (1) 电子文档信息不稳定, 表现出以易复制、易修改的现实问题, 影响电子文档的有效存储; (2) 在开放的互联网环境下, 电子文档容易受到网络的攻击, 如病毒、黑客的攻击, 导致电子文档丢失或损坏; (3) 由于人为的因素, 如操作失误、肆意破坏等原因, 造成电子文档受损或遗失。所以, 电子文档管理的首要任务之一, 便是确保文档的安全。

4.前期管理介入不足, 导致电子文档管理难度大。相比于传统的纸质文档管理, 电子文档管理的工作难度大, 强调管理人员应具备良好的专业技术。但从实现来看, 由于受到传统管理观念的束缚影响, 在管理中存在错误的认识。例如, 电子文档在管理的过程中, 人为地将其视为非文档, 以至于电子文档难以及时妥善的归档, 造成电子文档的丢失或破坏。此外, 电子文档管理人员缺乏电参与子政务系统的建设, 且相关的专业知识缺乏, 导致电子文档管理工作落实不到位, 难以满足实际的需求。所以, 电子文档在完成运转之后, 经常出现不归档的问题, 最终导致电子文档处于失控状态, 削减了其现实使用价值。

强化电子政务中电子文档管理的措施

随着电子政务的广泛使用, 如何实现电子政务中电子文档的有效管理, 已成为电子政务发展的重要内容。当前, 电子政务中电子文档管理问题已严重影响电子文档的利用及开发。对此, 强化电子政务中电子文档管理, 既是电子政务自身发展的需求, 也是提高电子文档管理效率的集中体现。对于强化电子政务中电子文档的管理, 并非一蹴而就的, 而是需要各方的建设与完善, 为电子政务中电子文档的管理创造良好的内外部条件。具体而言, 可从以下几个方面展开工作:

1.切实强化信息立法, 狠抓落实规范化建设。当前, 我国已认识到信息立法的重要性, 并已颁布相关法律法规, 以实现行业的规范化建设。但是, 已颁布的规定及标准更多的是指导性的、原则性的, 难以付诸于实际, 并发挥真正的效力。加之信息技术的快速发展, 导致电子文档管理仍处于摸索阶段。所以, 面对当前这一局面, 应切实强化数字化储存技术, 进而实现更契合实际需求的电子文档管理。此外, 为确保电子文档管理的有效性, 应强化相关人员的技术培训, 以符合电子文档管理的需求。具体而言, 可从以下几点着手: (1) 落实相关责权的明确与划分, 为电子文档管理规范化创造良好的基础; (2) 正确认识电子文档管理的重要性, 并将该工作落到实处; (3) 为满足电子文档管理的需求, 应积极引导电子文档的管理模式, 避免传统管理模式带来的不利影响。

2.电子文档管理标准化, 推动电子政务发展。毋容置疑, 电子文档管理标准化的低程度, 已制约了电子政务的发展。也就是说, 提高电子文档管理标准化, 成为当期电子政务发展的重要内容之一。当前, 我国已有诸多相关软件的大量使用, 但在数据交换、兼容等方面的问题, 已严重制约了电子政务的发展。对此, 在新的历史时期, 应逐步完善电子环境的标准体系, 如归档标准、安全标准、等级标准等, 并充分依托各方有利因素, 提高电子文档管理标准化的实现进程。只有这样, 才能逐步实现电子政务中电子文档管理标准化, 推动电子政务的快速发展, 满足实际工作的需求。并且, 电子文档管理标准化, 是一个逐步实现的过程, 强调在标准化建设中, 各方因素的逐步强化与完善。

3.建立并完善相关制度, 确保电子文档的有效性。当前, 在办公的过程中, 由于个人习惯或存储条件等原因, 在进行文档的管理中比较随意, 缺乏相关的制度约束。对此, 为进一步强化电子政务中电子文档的管理, 应建立并完善相关制度, 为电子文档的管理创造良好的环境, 并提高电子文档管理的安全性。与此同时, 重视电子文档管理中的安全, 首先就需要落实好相关制度的建立, 无论是对于人还是技术的研发, 都起到良好的约束效果, 进而在很大程上避免了人为因素对电子文档所造成的损坏, 提高电子文档的利用及开发效率。

4.建立高素质管理队伍, 提高电子档案管理水平。审视当前的电子文档管理, 建立高素质管理队伍, 既是提高电子文档管理水平的需求, 也是推动电子政务发展的迫切需求。对此, 建立高素质管理队伍, 具体可从以下几点着手: (1) 强化工作人员的技能培训, 尤其是信息技术技能, 以满足电子文档管理的需求; (2) 提高工作人员的职业素养, 以高尚的职业情操、饱满的工作热情投入到文档的管理工作之中, 确保电子文档的充分利用及开发; (3) 进一步完善当前的激励机制, 如干部选拔任用、技术职称评定及晋升的完善, 充分调动其工作人员的积极性; (4) 当前, 电子政务中电子文档管理缺乏高素质的人才, 影响到电子文档管理的效率。对此, 重视人才的培养与引进, 进一步充实当前的管理队伍。

结束语

微党课教案电子文档 篇5

敬业，是中华传统美德的重要元素。礼记中有“敬业乐群”之说，梁启超在《敬业与乐业》一文中专门阐述了敬业的职业精神，他认为，“敬业”就是“凡做一件事便忠于一件事，将全副精力集中到这事上头，一点不旁骛。”孔子也主张“敬事而信”、“执事敬”，敬业与否，在孔子看来，是关系到一个人是否可教的重要因素。孔子说：饱食终日，无所用心，难矣哉。如果一个人满足于衣食无忧，游手好闲，不思进取，那是最难医治的懒惰、最难教化的习性、最难改善的人生。

可见，敬业，一向是国人推崇的一个工作态度，自古薪火相传并不断发展。他们告诉我们，无论在什么样的岗位，都要发挥最大的潜能，做出最大的贡献，这就是敬业精神。而敬业，却也不容易。因为敬业往往意味着吃苦的决心、刻苦的努力、艰苦的付出、不苦尽不轻易甘来的过程。所以韩愈说：业精于勤荒于嬉，事业精诚于勤奋认真，而荒废于嬉闹草率。

我们党历来倡导认真、务实、创新，从来不缺少对敬业精神的传承、践行与弘扬。2014年3月17日，总书记来到兰考调研指导党的群众路线教育实践活动，在这次考察中，习近平谈到：我们这一代人是深受焦裕禄同志事迹教育成长起来的，焦裕禄同志的形象一直在我的心中，学习和弘扬焦裕禄同志廉洁奉公、勤政为民、为党和人民事业鞠躬尽瘁死而后已的奉献精神，大兴敬业奉献之风。在千千万万的共产党员之中，还有无数这样的杰出典范：领导干部的楷模孔繁森，一辈子坚守共产党人精神家园的杨善洲，公安女杰任长霞，基层党员干部的榜样吴天祥等等，他们无私奉献的敬业精神正像总书记评价焦裕禄精神说的那样：无论过去、现在还是将来，都永远是亿万人民心中一座不灭的丰碑，永远是鼓舞我们艰苦奋斗、执政为民的强大思想动力，永远是激励我们求真务实、开拓进取的宝贵精神财富，永远不会过时。

对于我们亿万普通党员而言，敬业就是对党忠诚的表现。简单来说，敬业就是用敬畏、敬重的态度对待自己的工作，立足本职、认真负责、勇于担当、精益求精，自觉地在本职工作岗位上勤奋工作，兢兢业业地创造一流的工作业绩，为党旗增辉，为时代添彩。

在集团可亲可爱的同事中，敬业奉献的优秀党员不胜枚举。精通业务、善于钻研的“大能人”XX老师，每年三分之二以上的时间都在基层采访，他跑遍了全省所有的市、县、区，采访过的单位和个人不计其数，也收获了“XX”的绰号，在传统媒体和新媒体的融合发展方面，XX老师也是一个探索者、先行者，他用手中的相机记录了一个个XX普通劳动者最朴实的生活，“@XX影像”用鲜活的镜头向我们讲述了一个个动人的XX故事、带我们走进了美丽的XX乡村。

特别值得一提的是前几天离开我们的XX同志，他立足本职岗位、任劳任怨甘于奉献近二十年，他带出了XX中心的好班子、好团队、好作风，他负责的XX多次受到上级表扬，他勇于开拓XX、积极拓展XX市场，取得了斐然的经营业绩，XX曾说“把XX交给XX，集团党委放心”，这正是集团党委对XX同志工作的充分肯定。记得在去年的集团十三五规划XX产业座谈会上，XX还在谈及XX业务要适应新变化，向精细化管理要效益的一些想法、做法。XX同志像“老黄牛”一样默默耕耘，他是我们身边生动的优秀共产党员榜样，斯人已逝但精神永存。

跟XX、XX老师一样，我们身边还有履职尽责、默默奉献的XX、XX、XX、XX等，他们各有各的不同，但都有一个共同的身份：共产党员，他们的身上都有一个鲜明的共同点：靠着对职业的坚守和热爱，用无私奉献的敬业精神在平凡岗位上创造出了不平凡的成就，点亮了自己，也照亮了他人。

电子商务文档 篇6

岁末年初，记者在开普互联公司位于北京知春路的办公室里对董事长汪敏先生进行了专访。

记者：汪总，请简要解释一下“安全智能文档”的概念？

目前政府领域最常用的以WORD/EXCEL为代表的非结构化文档，它们与结构化的数据库是完全分开的。所谓“智能文档”就是将非结构化的文档和结构化的数据结合起来，形成一种统一的应用形式，它既可以处理文档内容也可以处理数据内容，完全可以替代纸质文件，做到完全意义上的“无纸化办公”。

“安全智能文档”是在“智能文档”的基础上又加入了安全加密、身份认证、文档安全控制等功能，使电子文档的安全性得到进一步加强。

记者：“安全智能文档”在政府部门的应用领域有哪些？

“服务与监管”是政府最重要的日常工作之一。以往我们在信息化过程中，由于受技术条件所限，无法实现电子文档实时调用数据库数据或根据不同部门实时呈现不同形式，因此不得不再用电子文档和纸质文档并存的“双轨制”模式，影响了电子政务的整体效果。而安全智能文档可以从根本上解决这个问题。

安全智能文档是一种中间件产品，它提供一个平台，让更多的应用软件在上面运行，这样的话可以实现很多复杂的功能。例如，现在很多政府开展的“并联审批”业务，引入安全智能文档平台以后，用户只需一次性将数据录入，在不同窗口办理业务时，系统可以根据受理部门职责和用户办理的阶段，自动调用有关字段生成表格。还可以结合用户历史数据库的记录，生产用户的“行为习惯”、“信用记录”等文件，供办理者参考，大大提高了业务处理效率。

记者：“安全智能文档”的整体行业发展情况如何？

“安全智能文档”是从国外引进的概念，它最早应用于国外的电子商务领域。后来慢慢地开始应用到政府领域，它在美国、新加波、香港等地用得很普及，國内从整体上看大概滞后十年左右。

开普互联公司是国内首家引入“安全智能文档”的企业，我们在中国做的第一个项目是2003年帮澳门民政总署行政暨实现了100多项公共服务的网上办理。之所以澳门特区会成为我们的第一个项目单位，是因为相对内地来说，当时澳门的信息化基础比较好，电子政务的发展阶段也比较深入。

最近几年，内地的政府部门信息化发展很快。越来越多的政府部门也开始用到智能安全文档产品，我们这几年的工作重心已移到内地，参与了外交部、科技部、农业部、成都、济南市行政审批中心等多个单位的重大项目建设。

记者：您觉得目前影响“安全智能文档”大规模应用的主要障碍是什么？

我觉得还是应用深化程度，这跟我们信息化的发展阶段有关系――在信息化初期，内容比较单一，要求也相对较低，很多时候只要将原有的流程实现电子化就可以了，这种情况下对智能文档的需求很少；而当信息化发展到一定阶段，面临数据整合、流程重组的压力越来越大，保护信息安全、公众隐私的要求也越来越高，这时智能文档的作用就显现出来了。

当然，影响“安全智能文档”普及也有人为因素。比如说有个别政府部门觉得信息化应用的加深使原本需要自己审核的一些业务转而由电脑审批或者其他部门审批了，使自己的自由裁量权受到“损害”，因而从部门利益的角度出发对信息化有一定抵触。当然，电子政务是大势所趋，随着实践的深入，这种观点必将得到扭转。

记者：您对新的一年中国的电子政务有什么看法？

我认为中国的电子政务在新的一年里会更加务实，更加关注信息化的绩效，关注信息化的应用效果。以政府网站为例，政府网站走过了三个阶段：最早是以“技术”为驱动的阶段，紧接着是一个注重网站内容建设，以“内容”为驱动的阶段，而随着我国“服务型政府”的建设，政府网站即将迎来一个以“服务”为驱动的阶段。

在这个以“服务”为驱动的阶段，网站将以促进公共服务为主导，将发布信息和提供服务结合起来，智能安全文档产品也将获得更大的发展空间。

电子文档保护的问题与对策 篇7

一、电子文档的特点

电子文档是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表和电子图纸等。 电子文档区别于印刷品文档主 要有以下 四个特点 :容易修改 、容易删除 、容易复制、容易损坏。

1.容易修改。这是电子文档区别于传统的印刷文档的一个重要区别, 印刷文档和手写文档都有一个共同的不足就是一旦印刷好或者写好就难于修改, 这个特点在某些时候是优的,比如人们经常说的“白纸黑字”就非常能够体现这个特点;但是它的优点也正好是它的缺点, 人们在处理很多文字和图形图像信息的时候,经常需要对处理的内容进行修改,以满足不同需要,这个时候电子文档就表现出了它的优点。正是由于电子文档容易修改的特点,如果不能很好地保护,就可能受到非法修改,不管这种修改是有意还是无意的,都会给文档所有者带来一定程度的损失。

2.容易删除。对传统的文档进行删除基本上是不大现实的,只可能对信息的载体印刷品进行毁坏,由于印刷品一般都通过档案室和文件柜等工具进行保护, 相对来说不容易被一般的人接触,所以也就不容易被破坏,有较好的安全性。但是对于电子文档,其删除非常方便,只需要修改文件的操作权限(这个权限往往可以通过合法的和不合法的手段来获得 ), 然后点击鼠标或者通过键盘删除文件都非常容易,一般情况下,事后也没有任何证据可以说明文件丢失的时间和原因。正是这样的特点,如果被别人利用了这个特点,进行恶意破坏,则可能会给电子文档的所有者造成无可挽回的损失。

3.容易复制。传统方式的文档进行复制往往需要一些辅助材料和机器,如复印纸、复印机等相关材料。容易复制是电子文档的一个优点,同时是一个缺点,优点是通过复制,人们可以非常方便地进行信息共享。但是,当文件是个人隐私或者商业秘密的时候往往不希望别人看到, 这个时候如果被别人复制了,造成个人隐私暴露或者商业泄密,则是文档所有者所不愿意看到的,这里需要解决的就是对文件的保密工作。

4.容易损坏。文件损坏的方式主要有硬件损坏、人为破坏(有意或者无意 )、病毒破坏及人力无法抗拒的因素 ( 火灾 , 地震等),就文件损坏原因的调查中,人为破坏占80%,其余的20%文件损坏是因为其他各种因素 ,对于人为破坏 ,我们必须采取积极措施加以防范,不然很可能会因此而造成巨大损失;对人为破坏以外的情况,一个比较有效的措施就是做好备份。

二、电子文档管理的现状

电子文档形式多样、容量大、体积小,不仅有便于信息共享和易于复制的优点, 而且可以通过计算机网络进行远距离传输。与纸质文件相比,电子文档有许多新特点,主要包括信息的非人工识读性、对计算机系统的依赖性、信息与特定载体的可分离性、信息存储的高密度性、信息的易变性、多种信息媒体的集成性及信息的可操作性,等等。

近年来,电子文档呈几何倍数增长,各种信息资源数量剧增。由于档案信息化建设步伐滞后,加之电子文档存在内容的易修改性、对外部环境和硬件条件的高度依赖性等自身局限,以及对电子文档管理缺乏规范性, 主要是没有明确的归档方式、归档范围、归档制度和归档时间等,致使当前电子文档管理面临的问题日益突出。其管理比较混乱,给电子文档的保存和查找带来一定困难, 也增加了电子文档规范化管理的紧迫性和复杂性。妥善解决电子文档保存的真实性问题、电子文档管理的规范性问题、电子文档管理的安全性问题和电子文档利用的开放性问题是电子文档管理的当务之急。

三、电子文档的保护方法

电子文档具有迥异于传统文件的种种特点, 传统的文件管理模式并不适合电子文档, 如果还是采用传统文件管理的体制、标准和人员配备去管理电子文档,则无异于削足适履。

归档的电子文件是采用脱机的方式保存的, 在实际应用中很多电子文件的保存方式还是使用软磁盘进行。和磁盘相比较,光盘是一种新型保存载体,它的抗干扰能力很好,而且结构相对稳定,可以保证电子文档长期的安全保存。所以,建议企业的档案部门将归档的电子文件使用光盘刻录以将电子文件存储到光盘上。但就现在的实际情况看,光盘刻录还不能完全普及, 这样就要把软磁盘和光盘的保护看成是目前电子文件载体保护的重点,从而采取一些保护措施。

1.软磁盘的保护。第一 ,确定一致的软磁盘规格 ,一般保存都使用3.5寸高密盘;第二,保证软磁盘质量。软磁盘质量优劣对磁盘内保存信息的时间长短有直接影响, 软磁盘质量好,保证保管环境,能够保证存储信息保存十年左右。软磁盘质量不好,一般一年不到就不能读出数据了。现在市场上有很多质量低劣的软磁盘,所以在采购的时候一定要确定软磁盘的质量;第三,要控制保管条件。软磁盘的存放条件要求很高 ,要没有强 烈的干扰 磁场 ,没有震动 ,没有灰尘 和复试气体,另外要保证在湿度和温度适中的环境下保存;第四,提高对病毒的防范意识。提升各个部门对电脑病毒的防范意识,定时检测,保证计算机内部的电子文件的存储磁盘不携带病毒,平时将磁盘设置在保护状态;第五,加强加密盘的管理。一些电子文件在存盘的时候进行加密或者是文件名称隐含设置,这样一旦遗忘密码或者名称就不易打开文件。所以需要先把这类文件解密,显现文件名之后再归档处理;第六,如果条件允许, 则最好将存储电子文件的软磁盘转换成光盘,以便长时间保存。

2.光盘的保护。第一 ,使用和排放保持规范。光盘尽量在盒中直立排放,不要一起堆叠,避免其卷翘,在使用的时候要尽量避免摩擦出现划痕;第二,保持适当的湿度和温度。高温情况下,光盘容易氧化,出现变形或老化现象,湿度过高光盘片基霉变,所以要采取适宜的湿度和温度保存光盘;第三,尽量避光。光盘外部的塑料材质对紫外线特别敏感,过度直射的阳光会使光盘老化。所以,要加强光盘的避光存放。光盘和磁盘想要延长其电子文件的保存时间,最好办法就是定期复制,磁盘两年一复制,光盘五年一转储,并且编制同样的载体编号继续保存。

摘要：本文以电子文档的管理为研究对象,在分析电子文档特点的基础上,从电子文档安全管理的认识层面探讨电子文档的安全管理措施。

电子商务文档 篇8

1 传统电子文档管理的特点和问题

传统公文流转流程包括发文、收文管理两个流程, 其中发文管理包括发文机关所进行的拟稿、审核、签发、校对、登记、缮印、用印以及分发等环节, 是发文机关形成公文的一系列流程。收文管理是指收文机关进行的签收、登记、审核、分送、拟办、批办、承办等一系列流程, 是收文机关处理、办理公文的过程。传统档案管理流程包含收集、整理等一系列流程, 在档案的登记、整理等过程中存在多种管理问题, 效率较低。

传统文档管理的问题主要有文档管理的全程和前端控制较难、文档管理的周期较长等。文档管理涉及发文机关、收文机关、文档管理机关等多个部门, 对各部门间的相互配合和资料完整性要求较高。文档管理人员只有与各部门保持紧密联系才能保障文档资料的完整性, 只有了解公文流转的流程和处理工作的具体情况, 才能避免文档管理中出现重复工作, 避免人力和资源的浪费。传统文档管理的周期长, 容易造成文档的资料不全面, 对后期文档管理工作造成较大困扰。此外, 传统文档管理周期长还对文档管理的动态归档造成阻碍。

2 电子文档一体化的重要性

从公文处理与档案管理的整体性和连续性出发, 将电子政务环境下的电子文档管理称为电子文档一体化管理。电子文档一体化是信息化与文档管理的有机结合, 是对公文管理的优化和发展。电子文档一体化具有连续性、信息化以及独立性的特点。

电子文档一体化有助于推动包含文件、档案管理的信息系统改革的行政管理信息网络化, 通过全面、系统的信息化服务等方式提高电子政务的行政效率, 拓展信息流通的渠道, 为领导决策和公文流通提供全方位的信息。电子文档一体化管理包括文件生成等各个阶段的组织管理工作, 主要是过程和体制的一体化, 其中, 体制一体化是过程一体化的基础和前提, 两者之间相互作用。随着电子政务系统的信息化进程不断推进, 行政部门之间的界限逐步被打破, 实现了电子文档管理的一体化, 是对传统文档管理体制的完善和优化, 有助于实现电子文档的过程一体化, 进而提高行政部门效率。

3 电子文档管理现状

电子政务环境下的电子文档管理具有管理模式先进、系统整合功能强大的特点, 有助于实现电子文档的一体化进程。电子文档管理模式先进是指电子政务环境下的公文流转和管理可以通过互联网先进技术进行扫描、识别和管理, 简化和完善了传统的文档管理模式。电子文档管理系统整合功能强大是指文档管理者利用先进的计算机网络技术建立包含文字、图像等的数据信息库, 并对数据信息库进行信息整合, 从而形成多元化的信息资源网络。

电子文档在电子政务环境中主要包括机构之间文档传输自动化、机构内部的文档流转自动化流程以及文档归档的自动化, 是信息化和文档管理的有机结合体。电子文档管理系统还存在集成程度、协作水平低等缺陷, 降低了电子文档在电子政务环境下的一体化水平。系统集成程度低表现为各个环节文档处理方式单一、系统单位之间集成程度较低, 不利于公文流转和管理。系统协作水平低表现为部门的信息化网络建设水平低, 不利于信息的推广和资源的共享, 容易导致文档管理的全程和前端控制。只有保障电子文档管理系统的集成化程度和协作水平, 才能实现电子文档管理的功能集成, 加快电子文档管理的一体化进程, 保障电子文档管理工作的顺利开展, 为完善和优化电子文档一体化进程提供参考。

目前, 我国行政部门电子文档管理一体化正处于逐步发展完善的阶段, 王彩荣通过对我国行政机关档案管理的电子文档管理一体化的研究发现, 我国行政机关文档管理工作普遍存在组织管理联系不紧密、文档管理业务不完善以及文档管理标准不规范的现状。刘琳琳、罗小璐等对电子商务背景下的电子文档一体化的研究表明, 电子文档管理通过优化自身体制和过程等方式应对经济全球化的挑战, 提高自身在时代洪流中的影响力, 电子文档管理的一体化进程还可以提高行政部门的效率, 节省人力和物力等资源。

4 电子文档一体化对策研究

传统文档管理的问题主要有文档管理的全程和前端控制较难、文档管理的周期较长等, 对文档管理具有较大的阻碍作用。将互联网先进技术应用于文档管理工作中, 有助于提高电子文档管理的连续性、信息化以及独立性, 促进电子政务环境下的电子文档管理一体化进程。电子文档管理系统还存在集成程度、协作水平低等缺陷, 阻碍了电子文档的进一步发展。通过文档管理的存在问题研究发现, 只有提高电子文档管理系统的集成程度、建立完善的安全保障体系、规范电子政务环境下的电子文档管理, 才能保障电子文档管理的一体化水平。

首先, 通过提高电子文档管理系统的集成程度优化电子文档。基于市场经济的挑战, 对行政机构的职能进行明确分工, 促进文档管理中的信息化进程, 进而提高电子文档管理系统的集成程度。专业的人才、科学的管理、正确的业务改革道路是电子文档管理系统的集成程度的基础和前提。

其次, 通过建立完善的安全保障体系优化电子文档。安全保障体系是电子文档管理一体化的前提和基础, 有助于增强政务信息管理能力, 增强行政部门应对各种计算机犯罪行为的能力, 保障国家和人民的合法权益。安全保障体系还有助于增强文档的信息完整性, 推进电子文档管理的一体化进程和扩大其应用范围。

最后, 通过规范电子政务环境下的电子文档管理优化电子文档。电子政务环境下的电子文档集成化和资源共享是一个复杂的过程, 涉及多个方面的内容。规范电子政务环境下的电子文档管理, 有助于提升文档管理人员在数据库中提取有效信息的速度和效率, 是实现电子政务环境下电子文档标准化的基础和前提。

5 结语

基于传统文档管理存在的文档管理的全程和前端控制难、文档管理的周期长、电子文档管理系统中的集成程度、协作水平低等问题, 研究电子政务环境下的电子文档一体化, 只有提高电子文档管理系统的集成程度、建立完善的安全保障体系、规范电子政务环境下的电子文档管理, 才能保障电子文档管理的一体化水平, 提高应对经济全球化挑战的能力。

参考文献

[1]刘琳琳.浅谈电子政务环境下电子文档一体化管理[J].黑龙江档案, 2010 (6) :87.

[2]罗小璐.电子政务条件下文档一体化管理初探[J].科技情报开发与经济, 2010 (12) :93-94.

[3]孙雨生.电子政务环境下的电子文档一体化研究[J].情报理论与实践, 2007, 30 (3) :416-418.

[4]滕霞.电子政务办公环境中文档管理策略[J].才智, 2010 (19) :274.

电子文档的自动化管理研究 篇9

电子文档是网络中一种新型的信息传播载体,文献[1]于2001年了提出,电子文档是一种文档的电子格式表示,可由单页或者多页文件组成,在网络中阅读和传播。针对不同的网络阅读环境,有时文档需要进行不同存储格式间的格式化和相互转换。文献[2中指出,电子文档主要应由有数字内容[数字图像,电子文本]和阅读器[软件或硬件]两部分组成。随着信息化的发展,如何高效的生成电子文档和对大量电子文档的管理,成为值得关注的问题。

1.1 电子文档结构

文献[3]中将电子文档传播中可能遇到的各种问题,主要归纳为以下三类:

电子文档内容生成:主要涉及发布者,如何将电子文本和图片等内容打包,制作成电子文档方面的问题。

电子文档传播:主要涉及采用何种方式传播电子文档,如采用何种格式,何种发布方式,用户如何访问等方面的问题。

电子文档阅读和管理:主要涉及如何阅读电子文档,如何显示,以及如何对不同格式的文档进行管理方面的问题。针对以上三方面的问题,研究者进行了相关的技术探索。

1.2 电子文档的技术探索

1.2.1 制作技术

由于内容信息在做成电子书之前多以数字形式保存着,因此,若能将原始格式转换成适用于某一阅读器的特定格式,就可以省去许多重新输入、编排的人力物力。这一文本转换技术就是电子书制作过程中的主要技术之一。

目前可以制作电子书的软件有Adobe Acrobat,微软公司HTML Help Workshop,ReanderWorks Standard,和方正的Apabi Maker等。但是目前各软件的电子书格式并不相互兼容,如Adobe公司的PDF,微软的CHM、LIT格式,超星的PDG格式,方正的CEB格式,EXE格式等,如何统一制作标准是一个热点问题。[4]

1.2.2 发行技术

由于电子书的发行没有实际上的物流,因此发行系统的安全性、准确性相当重要。文献[5]的研究结论指出,电子书出版商和零售商可以开设账户,通过互联网来管理销售状况,同时进行即时销售、交易活动的记录。美国OverDrive公司的Content Reserve系统,我国方正Apabi方案中的Rights Server系统都是这方面的尝试。

电子书发行技术主要的难点在于,如何在自动对提交的电子书文件进行加密,保护其版权并管理相应的元数据,还提供数据查询和数据管理的功能的同时,可以象印刷书一样把握电子书的销售。

1.2.3 阅读及管理技术

由于电子书格式众多,必须安装多种阅读器,各自分别绑定不同的格式,造成资源浪费和管理困难。同时电子文档也存在版权保护问题,通过数字版权保护技术(Data Rights Management,简称DRM),应用加密、信息安全传递等技术,防止电子书的非法拷贝,方便作者、出版社和网络销售商之间的交易清算。

2 电子文档自动化管理平台

2.1 总体设计目标

本项目探讨如何设计一个自动化的平台,以实现从发行,制作,管理到版权保护各方面对电子文档的要求。

随着互联网的发展,现在越来越多的网络文档内容是以HTML格式提供的,而微软本身又以控件的形式提供了IE浏览器的内核,可以很方便地被几乎所有Windows下的编程工具所调用,因此目前基于IE内核的电子书似乎占据了主流位置。因此设计的管理平台基于HTML格式文档为主。

2.2 平台软件架构

如图1,分为显示层,引擎层和管理层三部分。

显示层:负责显示网页,并处理用户和页面的互交。

引擎层:是本平台系统的核心,包含支持指定关键字的文本提取器,支持的DOM技术规范的网页解析器,用于处理图片和文本合成的图片合成器。这样的架构,

使得平台的核心模块———引擎层与实现平台的环境无关,与显示无关。使平台可以方便地移植到不同的系统上,而核心部分不需要更改。引擎层解析生成带有显示信息和控制信息的中间结果。

管理层:负责管理合并过的HTML电子文档,以及对相关文档进行加密和访问控制权限的控制。

2.3 核心算法设计与实现

2.3.1 网页文本内容抓取算法

一个HTML的网页文档中,文本包含在许多位置,其中有些位置的文本是不可显示的,例如元数据。经过对大量网页的统计分析,我们认为大多数表述了网页种类的特征词可以从以下几个位置提取得到:网页的标题;网页中的超连接;可在浏览器窗口中显示的文本[6]。

因此在抓取本文内容之前,要对网页结构进行结构化处理。DOM[7](Document object Model)为我们提供了对HTML文档内容进行提取的接口标准。可以使用MFC对Web Browser的通用接口[8],来模拟浏览器的功能,可以获取网页内容。然后基于DOM接口提取相应文本和图片,最后根据当前文本抓取情况的反馈值,更新网页特征词位置。

具体实现步骤如下:

1)初始化网页种类特征词,指定文本查找位置[标题,超连接,HTML的body元素]等。

2)调用接口函数模拟浏览器功能,获取网页内容。

3)建立基于DOM的网页解析。利用Microsoft提供的DOM规范编程接口MSHTML,建立网页对应的DOM模型。

4)按照预先设定的关键字,去除HTML标签的文本内容,网页链接,抓取网页的相关本文和图片,并生成一系列临时的基于HTML格式的图片。

5)统计当前各抓取的网页种类特征词的本文抓取情况,更新网页种类特征词。

2.3.2 网页合并算法

网页合并主要是将临时的HTML文档进行合并。其中要注意文本和图片的分别合并,以及两者合并后位置的安排。合并算法以每个文件的文件名为索引自动添加bookmark,用来实现合成后较长html文本的快速跳转。同时,利用编码转换接口,统一各html文件中的字符编码,以便统一显示。合并后的文件通过加密算法进行统一的网页加密,和权限设置处理。

图2为html文档合并流程。

3 总结和展望

电子文档的管理发展至今,从内容生成到文件管理,各个方向的技术都在日趋成熟。但是,如何在保持各自技术的优点基础上,统一各平台接口。以便实现便利的电子文档查找,存储,操作,管理,已经成为一个值得研究的问题。本系统只是在统一电子文档平台方面做了简单尝试。在此基础上,可以进一步开发相应的用户程序,更灵活地提取,编辑html电子文档中的信息。

参考文献

[1]Wilkins L.E-Book Technology in Libraries:An Overview[M].Working-papers,2006.

[2]梁维敏.E-Book探析[J].农业图书情报学刊,2004,15(03):66-67.

[3]Lynn Sipliigni.Electronic book:Current Trends and Future Direction[M].DESIDOC Bulletin of Information Technology,23,1(January):13-18

[4]刘喜娜,马海群,周康.国内外eBook格式比较研究[J].科技与出版,2007(10):49-52.

[5]姚雪.在艰难中成长:中国eBook产业的瓶颈与生机[A].comm.nccu.edu.tw

[6]白广奇.网页内容过滤的关键技术研究及实现[D].山东:山东大学,2005.

[7]Document Object Model(DMO)Level2 HTML Speeifieation,W3C Reeommendation09January2003[EB/OL].http://ww3.org/TR/DOM-Lev-el-2-HTML.

电子文档的风险管理问题研究 篇10

在信息电子技术不断发展的今天, 电子文档的安全风险也越来越复杂, 信息技术一方面提升了电子文档的安全保密性, 另一方面也给不法分子运用高技术手段窃取电子文档提供了技术保障, 可以说电子信息技术对于电子文档的安全管理来说, 是一把双刃剑。

1.1 根据风险性质划分

电子文档风险种类繁多, 根据性质的不同, 可以大致划分为真实性风险、完整性风险、可读性风险和保密性风险。

电子文档是一种真实信息的保存介质, 在电子文档的移动、传输过程中, 只有充分保障其信息的真实性, 才能发挥电子文档的功用。然而在电子文档的移动过程中, 如果没有必要的措施进行保护, 即便对电子文档进行了修改或删减, 也无法及时察觉, 从而使电子文档失去了真实性。电子文档的传输需要通过计算机软件, 计算机软件是处于不断更新的过程中, 一旦软件升级, 那么处于落后状态下的电子文档在传输过程中, 很容易造成部分文档不可读或打不开的情况, 比如word3、word7之间的不同, 用户若采用低级别的word3接受word7文件, 就会出现不可读的情况, 这些都是电子文档的真实性风险。电子文档只有保证其完整性, 才能充分发挥它的价值, 也才能使电子文档的使用者通过读取文档了解全面的信息。然而在电子文档的存储过程中, 极有可能会出现电子文档保存不全面、数量不完整、图文表格不对应等情况出现, 这些都是电子文档完整性风险的体现。电子文档的使用, 往往通过读取环节来实现, 但部分电子文档存在可读性风险, 造成电子文档不可读的直接原因可能来自文件的编码系统 (如字处理软件、压缩软件、加密软件) 和解码系统 (如阅读软件、解压缩软件、解密软件) 不兼容、密码或密钥丢失、文件部分信息不全, 病毒的侵害等。电子文档按照不同的保密级别, 或者公开范围的不同, 使其具备保密性能, 也就是说, 电子文档在使用过程中, 往往只对固定范围的人群进行公开, 这主要是因为电子文档中保存着比较有价值的信息, 甚至包括一些隐秘信息, 比如购销合同、个人简历等。但由于电子文档只能通过传输才能发挥价值, 在电子文档的传输过程中, 受制于网络软件的自身风险、不法分子的恶意窃取等, 使电子文档极容易发生泄密问题。

1.2 根据引发风险的因素划分

在电子文档的存储、使用、传输过程中, 产生风险的原因存在不同, 主要表现在两个方面, 一方面是人为因素引发的电子文档风险, 另一方面是非人为因素引发的电子文档风险。

人为因素引发的电子文档的风险, 根据其主观程度的不同, 还可以分为恶意和无意之分。恶意破坏电子文档的真实性、完整性、可读性和保密性, 最明显的例子, 就是黑客对网络的攻击, 恶意窃取电子文档, 或者肆意改动或删减电子文档, 以此来满足自身的某种不良目的。因人的无意而引发的电子文档风险, 一般主要是指电子文档的管理人员, 由于自身网络技术素质不强、工作责任意识不强、电子文档保密意识淡薄等原因, 从而给电子文档带来各种风险。

非人为因素引发的电子文档的风险, 一般主要是指技术漏洞, 因计算机技术始终处于发展过程中, 新技术应用后, 对于未能及时更新的旧文档可能会造成一定的冲击, 或者由于系统的不稳定、缺陷等造成对电子文档的破坏。除了技术原因外, 还可能存在环境因素对电子文档的破坏, 比如地震、洪灾等对计算机设备的破坏, 造成电子文档丢失或者破坏等。

1.3 根据电子文档生命周期划分

根据电子文档的生命周期划分, 可以将电子文档的风险划分为产生阶段的风险、使用阶段的风险和保管阶段的风险。

电子文档在产生阶段的风险, 主要体现在电子文档形成阶段, 内容不全面不客观, 不真实不准确等。在对电子文档进行保存或者修改时, 可能因某些操作方法不当, 造成电子文档格式不准确, 从而引发风险。在电子文档的使用阶段, 因电子文档自身的特性, 所以导致可以进行随意修改, 却难以留下修改的痕迹, 或者在电子文档使用过程中, 存在保护不当, 被人为复制传播, 造成泄密。在电子文档的保管阶段, 保管人员责任性不强, 或因某些技术漏洞等, 会给这一阶段的电子文档带来安全隐患。

2 电子文档风险管理方面存在的问题

2.1 电子文档缺乏科学管理方法

电子文档如何有效地进行风险管理, 长期以来, 并没有统一的科学管理方法, 仍然采用纸质文档的管理方法, 这种落后的文档管理方法, 很难有效地运用在电子文档的管理过程中。对电子文档的管理缺乏系统的科学论证, 缺乏科学的管理手段, 都容易给电子文档带来风险。另外在电子文档的管理过程中, 对于其安全管理工作存在很严重的偏差。在电子文档的管理人员看来, 为了确保电子文档的绝对安全, 可以采用任何极端措施, 但其实电子文档的安全是相对的, 风险是绝对的, 这种次序颠倒的认知, 使得实践中的方法很难有效地运用到电子文档的管理过程中。另外部分电子文档的管理人员缺乏安全管理意识, 对电子文档的保管依赖于网络密码和计算机密码等初级技术等, 都可能给电子文档的保管带来安全隐患。

2.2 电子文档的管理环节不连贯

电子文档的重要性不仅仅在于它的隐私内容、更重要得是, 电子文档其实是企业的一种隐形资产。在对电子文档的管理工作中, 应该将各个环节连贯起来, 形成对电子文档的一种系统管理。但现实中, 对电子文档的管理工作存在很大的漏洞。电子文档的风险评估、风险应对、风险监控等是一个系统化的管理过程中, 缺乏任何一个环节, 都可能造成电子文档的风险。但人们往往忽略电子文档的风险评估环节, 凭借着经验或者“他山之石”进行粗略地风险评估, 一旦确定自身风险后, 在风险应对方面也存在着很大的漏洞, 风险应对不彻底不科学, 在风险监控环节中, 往往仅仅停留在电子文档产生和使用阶段, 对其传输阶段的监控意识和监控能力不到位。

3 对电子文档风险管理的思考

风险管理的电子文档安全管理体系是一个系统化、程序化和文件化的管理体系。具体应该处理好以下几个方面。

3.1 提升电子文档的风险管理意识

物质决定意识, 意识反作用于物质, 这是亘古不变的哲理, 运用到电子文档的风险管理中, 要求管理人员要树立电子文档的风险管理意识, 认识到电子文档其实是存在风险的, 没有绝对安全的电子文档管理方法, 任何方法都是存在漏洞可言的, 应该只有树立电子文档的风险管理意识, 才能做好风险预估、风险分析等, 也才能规避电子文档可能存在的风险。

3.2 构建电子文档的风险管理体系

在电子文档的风险管理中, 要构建环环相扣的管理体系, 从风险的识别入手, 依次做好风险分析、风险控制、风险报告。

风险识别是风险管理体系的首要环节, 在风险识别中, 要求管理人员对电子文档可能存在的或者已经存在的风险进行有效识别, 将风险按照性质、产生原因、产生阶段等不同进行有效分类, 分类的目的是辨明风险的种类, 便于管理人员进行原因查找, 并推进应对办法。风险分析其实就是预测风险的影响范围及大小, 在识别完毕风险后, 要对风险带来的危害性进行有效分析, 以估计其发生频率、影响范围、影响大小等。风险控制是在管理人员识别风险, 并做风险作出一定的分析后, 为了防止风险对电子文档的破坏, 需要及时采取一定的措施来保证电子文档的安全。风险报告是风险管理体系的最后一个环节, 管理人员需要对风险识别、分析及控制进行总结, 总结不足之处, 将其形成经验, 以便充实整个电子文档的风险管理环节。

4 结束语

电子文档的风险管理体系并不完善, 需要根据电子信息技术的发展不断充实, 在实践中也应该不断构建科学的风险管理体系, 以应该更加复杂的电子文档风险。

摘要：电子文档的安全管理工作意义重大, 特别是在电子信息技术深入发展的今天, 电子文档的信息安全问题越来越突出。电子文档的风险管理首先应该从认知其风险特点及性质入手, 只有了解了电子文档的风险种类, 才能在实际工作中有效规避电子文档的安全隐患。

关键词：电子文档,风险管理,风险类别

参考文献

[1]徐慧春.电子文档的风险管理问题研究[J].黑龙江史志, 2011年23期.