电子文件的安全保护研究

2022-09-10

1 引言

随着信息化时代的不断推进, 电子文件逐渐得到发展应用。电子文件的工作内容, 是通过对互联网技术的利用, 完成信息记录、信息传递和信息存储工作。但是这样的电子文件在实际的应用过程中, 常常出现文件信息不准确、文件丢失等安全性问题, 严重限制着行业的发展进步。需要相关的工作人员针对存在问题进行具体的解决, 保证电子文件的安全, 促进行业的发展。

2 影响因素

2.1 电子文件的自身特点

就电子文件的自身特点来说, 它本身具有一定的发展具有非人工识读的性能, 并且对互联网系统具有一定的依赖性。这就造成对电子文件进行处理的过程, 必须要通过相应的软硬件读取才能实现。而这一实施过程中的软硬件, 则很容易遭到自由载体的破坏, 使它兼容性出现问题, 或是容易在系统升级的过程中导致电子文件出现问题, 丢失或是遭到一定的破坏。与此同时, 电子文件还具有被复制和分离的特性, 这就使得它的文件使用容易被其他用户进行修改和删减, 从而造成它缺失一定的真实性和保密性, 不利于行业的长久发展。

2.2 文件管理制度问题

要想促进电子文件的安全发展, 加强对电子文件的系统管理是必不可少的。但是从行业发展现状来看, 电子文件的应用已经相当广泛, 而企业内部在对其进行应用的过程中却不能对它进行有效的管理, 也缺乏相应的管理意识。仅仅是将电子文件的应用当作一种文件处理的基本工具。此外, 很多企业内部在对电子文件进行应用的过程中, 缺乏完整有效的管理制度, 对电子文件的使用和操作没有严格规范作用, 使得这样的电子文件容易遭受破坏, 或是因为操作不当而出现丢失现象。并且, 不能明确标记电子文件使用用户的信息等级, 即使是文件出现了问题, 企业也难以进行责任追究, 不利于电子文件的规范化发展。

2.3 网络技术存在不足

电子文件的操作技术, 需要依靠互联网系统和计算机技术协同完成。这样的操作背景, 就为电子文件安全的影响因素增加了条件项目。使得网络技术的应用极易影响到它的安全性和完整性。其中包括遭受黑客的入侵, 木马的植入, 也会因为计算技术本身遭受病毒而受到影响。很多人员更是会利用这些网络技术存在的漏洞和不足, 通过系统盗取相应的机密文件, 或是将企业内部重要的电子文件内容进行篡改。这不仅会对电子文件的安全性造成威胁, 而且关乎着企业的建设发展, 需要管理者做好保护措施, 防止企业的利益遭受损害。

2.4 文件存储措施不够完善

因为电子文件的形成需要多个部门合作完成, 使得它的安全管理受到多方面因素的制约影响。而且在进行发展的过程中, 往往不能重视到对这些影响因素进行保护的重要性。通常只是将文件存储在计算机内, 不进行备份操作, 当计算机系统出现故障或是崩盘的现象, 就会导致电子文件遭受损害, 难以进行完整的保存。而且, 由于计算机系统存在一定的不足, 保存下来的文件信息往往不能被有效的进行读取。影响企业正常工作开展, 不利于行业进步。

2.5 管理人才素质低下

电子文件的应用需要依靠计算机技术和网络系统来完成, 这就使得它的应用过程与传统的纸质文件不相同, 需要安排一定的人员对它进行管理。但是要想促进电子文件管理的科学性发展, 还需要相关人员掌握较高的文件管理知识和电子计算机操作能力等。从行业目前的发展情况来看, 企业内部派遣专业人才进行文件管理的都少之又少, 即使是进行管理, 相应的管理人员却素质较为低下。他们不仅对Unix专业操作系统不够熟练, 而且没有一定的操作经验, 常常使得文件出现众多问题, 为电子文件带来一定的安全隐患, 不利于行业的进步发展。

3 保护策略

3.1 完善安全技术

要想促进电子文件信息足够安全, 被企业进行长久应用。就应该加强相应的安全保护措施。电子文件的产生需要计算机技术的发展支持, 因此, 要想对电子文件的保护性加强, 就需要先从计算机计算技术进行入手。企业应该加强对计算技术进行保护的措施管理, 提高电子文件的信息安全可靠性。在具体的操作过程中, 企业首先应该加强身份验证, 要对进行电子文件进行查看的操作的人员进行信息身份的验证过程, 在电子文件登录系统中设置相关内容, 让用户通过企业身份验证或是公民身份验证等选择进行, 加强信息管理系统的安全性能。然后要进行权限控制, 通过系统验证的方式将用户的身份进行划分, 不同等级内的文件只有相关身份的人能够查看, 保证企业内部机密文件的安全。其次要促进技术的加强, 要将文件的加密过程和解密过程采用不同的秘钥进行操作, 避免第三者的破密侵入, 从而促进文件的稳定性。与此同时, 企业还要加强签署技术的提高, 要保证电子文件原始材料具有真实性的同时, 让电子文件的发文者在文件上留下署名, 这一过程可以根据输入板的使用来完成。针对一些图片形式的文件, 要加强通过笔记等内容对原始文件的真实性进行确认, 促进文件的安全性。最后, 企业要设置相应的防火墙, 从网络技术本身的防护工能进行出发, 通过防火墙设置技术, 有效防止黑客的侵入, 保证组织内部工作环境与外界相隔离, 提高电子文件的安全稳定防护功能。

3.2 建立完善的管理制度

要想促进电子文件的安全性, 还需要企业加强对管理工作的推进, 建立完善相应的管理制度。在具体的实施过程中, 首先, 需要对电子文件进行涉密等级的划分, 要促使在应用的过程中根据文件内容进行等级划分, 对不同身份等级的人设置不同权限, 保证电子信息的安全性, 然后将电子文件对外开放的内容进行限定和筛选, 促进价值较高的加密文件形成, 保证企业的正常运行和经济效益。其次, 要促进电子文件产生的各个操作环节被规范化发展, 建立较为完善的管理系统和制度, 促进专业部门的产生。从而保证电子文件产出过程的准确性, 将存在的问题进行及时的发现和解决。最后, 要促进与电子文件相关的软硬件设备具有良好工作效能, 并及时对文件进行数据备份和管理, 促进文件的安全发展。

3.3 提高管理人员的素质技能

要想促进电子档案管理职能的提高, 还需要促进管理人员的综合素质和操作技能的提高。在具体的工作过程中, 企业要加强对电子文件安全性的宣传力度, 要求每一个电子文件的管理人员都有机会接触电子文件处理, 并开展技术培训课程, 加强管理人员的管理知识, 并加强他们对计算机技术的操作技能, 加强相应的防护知识, 促进管理技术的提升, 保证电子文件的安全和准确。

4 结语

电子文件安全管理系统的实现与企业的发展息息相关, 需要企业在进行产出应用的过程中, 促进管理体系的建立, 提高工作人员的应用技能, 促进管理科学化的具体实现, 从而保证电子文件的安全性, 促进行业进一步发展。

摘要：随着社会发展建设的不断推进, 互联网技术进入到人们的生产生活, 为人们的生活带来便捷的同时, 也为人们的生产进行提供了更优质的生产方式, 得到了大众的广泛认可与应用, 将它应用在文件管理工作上, 促进电子文件的产生, 能够提高文件管理工作的效率, 促进文件的分享, 有利于行业的发展建设。因此。本文将以电子文件为文章的主要内容, 通过对它发展现状中存在的安全问题展开叙述, 进而给出安全保护措施, 以供参考。

关键词：电子文件,安全问题,影响因素,保护措施