档案专业知识管理论文

摘要：档案知识管理模式是“以知识管理为引导方向的档案管理”和“以档案管理为核心的知识管理”有机结合的管理模式，这种模式不仅是创新的管理理念，还在系统构建中得以落实。本文基于双向视角下对档案知识管理模式进行了深入的研究，并对其创建策略做出了详细的论述。下面小编整理了一些《档案专业知识管理论文(精选3篇)》，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

档案专业知识管理论文 篇1：

高校档案知识管理研究评析

摘要：通过对2000-2010年有关高校档案知识管理研究文献的数量、作者、来源期刊等进行定量统计，并全面分析文献内容，可以得出结论，学界对于高校档案知识管理的研究总体呈上升趋势，发表文献的数量逐年递增，研究内容包括高校档案管理面临的挑战、高校档案管理模式变革及实施知识管理的具体方法等。多数学者是从宏观层面进行理论研究，对比研究不够，研究深度有限。

关键词：高校档案；知识管理；文献计量；图情档一体化；档案知识服务；学习型档案机构

近年来，档案学界日益关注知识管理的研究，高校档案管理作为档案管理的一个专业领域，其知识管理研究也得到了众多学者的关注。为了全面了解中国高校档案知识管理的研究状况，本文基于中国知网学术文献总库进行了检索。选取主题字段进行检索，制定检索式“SU高校档案and知识管理”，如果进行精确检索，仅能检索出2000年至2010年10月出版的文献15篇，为了扩大文献分析的范围，笔者进行了模糊检索，共检索出相关文献309篇，本文即以模糊检索的结果作为研究对象，对近年来中国高校档案知识管理研究状况进行了全面分析。

1　定量分析

从数量来看，2000年以来，发表的有关高校档案知识管理研究的文献数量逐年递增，尤其是2005年以来，增长速度较快(见表)。说明学界持续关注高校档案知识管理，特别是近年来，越来越多的学者加入到研究行列。

说明：数据统计截止日期为2010年10月31日

从文献作者来看，仅有12位作者发表了2篇文献，其余作者均发表1篇，说明多数学者没有对高校档案知识管理进行系统研究，研究深度比较有限，没有形成研究的核心群体。

从文献出版来源看，309篇文献中，有60篇是博士(硕士)论文，其余249篇文献分别发表在186种出版物上；发表2篇以上的期刊有32种，共载文95篇，其中，档案专业期刊仅有9种(含档案专业核心期刊4种)，共载文38篇。可以看出，高校档案知识管理相关成果发表的出版物类型较为分散，在档案专业期刊，尤其是专业核心期刊上发表的成果较少，这从一定程度上说明研究的专业程度不够，研究水平有待提高。

从研究主题来看，通过对309篇文献的关键词进行统计得出，出现频率在3篇以上的关键词有43个，其中，高校、档案管理、高校档案、管理、档案等5个词出现频率为20篇以上，知识经济、对策、创新、知识产权、现状等5个词出现频率为10篇以上，高等学校、知识管理、素质、科技档案、信息化、知识产权保护、信息资源、大学生、继续教育等12个词出现频率为5篇以上，资源共享、管理系统、科研成果、人事档案、法律关系、信息管理、学籍档案、人力资源、高校教师等21个关键词出现频率为3～4篇。可以看出，309篇文献的关键词涉及的研究主题相当广泛，而其中，如，知识管理、知识产权等代表知识管理研究核心内容的关键词，数量较少且出现频率较低，说明高校档案知识管理研究还处于起步阶段，研究较为边缘化，对知识管理核心内容的探讨较少。

2　研究内容分析

2.1　知识管理条件下高校档案管理工作面临的挑战。多数学者认为，知识管理条件下，高校档案管理工作面临诸多挑战，包括传统档案管理工作封闭狭隘的“自我发展”观念和“重藏轻用”的服务观念、相关人员档案意识及素质水平、档案管理技术及安全保障措施等。宗惠芳同志认为，知识经济对高等学校传统微观的、直接的档案管理模式及传统的档案整理、保管保护的方式提出了挑战。羊隽芳同志认为，在高校知识管理部门对知识、文档、图书实行一体化管理的趋势下，高校档案工作面临的挑战包括：档案工作如何重新定位，档案工作人员如何挖掘档案信息中的知识资源做好知识服务工作，在知识库建设和知识地图制定中，如何发挥档案工作者的优势，作为独立组织的高校档案馆(室)如何引入知识管理的思想和方法等。

2.2　高校档案管理与知识管理的关系。学者们普遍认为，高校档案是学校的原生信息，是内源性显性知识的主要载体，因而，是学校重要的知识资源；新时期的高校档案工作是知识管理工作，档案人才是“知识管理型”人才，高校档案管理与知识管理具有密切的关系。羊隽芳同志认为，高校档案可以为高校实施知识管理提供丰富的信息资源基础，档案信息管理是知识管理系统的重要基础，高校档案管理与高校知识管理的目标具有同向性。何丽华同志认为：“高校的档案管理作为学校信息管理中的一个重要环节，在高校的知识研究工作中担负着十分重要的基础地位。”

2.3　变革高校档案管理模式。在知识经济及知识管理带来的一系列冲击下，高校档案馆的传统职能和运作模式将随之改变，不少学者从宏观层面进行了探讨，提出，必须变革高校档案工作的运行机制和管理模式。多数学者认为，要改变以保管为主的被动式档案服务方式，利用网络技术为用户提供各种方便、快捷的信息服务，使各高校档案馆(室)向档案信息资源共建共享转变，改变各个高校档案馆(室)信息“孤岛”的现象。张焕兰同志提出，档案管理应由对原件管理为主向信息管理为主转变，注重对档案中的知识单元和信息单元进行揭示和分析研究，进行知识产品的生产和档案信息的广泛传播。羊隽芳同志提出，档案工作者要担当起知识资源管理者的角色，高校档案部门应该成为一个学习型的组织，做好知识服务工作，既要开发利用文档中蕴含的知识，同时要参与隐性知识挖掘工作。

2.4　推进图情档一体化建设，建立新型高校档案信息管理机构。高校的档案馆、图书馆、情报资料中心都是高校的知识宝库和信息机构，部分学者提出，应该实行“文档一体化”或“图情档一体化”管理。陈广玲同志认为，可以采用档案管理软件的文件管理功能或使用学校“MIS”(Management InformationSystem)系统，实现文档一体化。韦艳同志提出，可由档案馆(室)与信息管理部门配合，建立“电子文件(档案)数据管理中心”，还可联合多个档案馆(室)、图书馆及相关文献情报机构，建立联合目录。

2.5　开展知识挖掘，实施知识服务。目前，研究高校档案显性知识挖掘的学者较少，大部分学者认为，挖掘档案中蕴含的知识就是开发档案信息资源，继而研究的重点即转向档案信息资源开发和档案编研工作。严英同志引入了档案增值服务概念，指出，所谓“档案增值服务”，是指为发掘档案资源潜在价值而进行的一系列分析、处理、挖掘和再生产等信息加工活动。乔丽同志提出，创建高校档案信息服务中心，中心内设置档案整理服务部，其工作职能就是将潜藏在档案资源中的使用价值充分挖掘出来。个别学者探讨了隐性知识挖掘的方法，指出，可通过会议记录、个人交流、电话沟通、在线互动等方式，将管理者和员工的经验型知识挖掘并记录下来，逐步使个人的知识转化为单位的知识财富。在开展知识挖掘

工作的基础上，少数学者指出，要变信息服务为知识服务。杨光同志认为，高校档案知识服务工作不再是以规模化的档案资源收藏与组织为标志，而是以灵活的服务模式进行特定问题的分析、决断、解决为标志；档案知识服务的突出特点在于以满足档案利用者需求为主要参照进行利用服务流程的设计，从而，建立弹性工作体系和柔性服务机制。

2.6　提升人员素质，创建学习型高校档案馆。学者们普遍认为，目前，高校档案工作人员的素质与知识经济时代的要求还有很大差距，要通过多种方式引导高校档案工作人员终生学习，尤其要注重对信息素养和创新意识的培养。对高校档案工作人员信息素养的具体内容、要求及培养措施，学者们进行了较多探讨。秦瑞红同志认为，高校档案人员的信息素质，主要是指敏锐的识别信息、分析与评价信息、洞察利用者的信息需求，并且，能够利用大量的档案信息工具及相关的信息资源查询问题得到解答的技术和能力。少数学者提出，应该在高校档案管理部门大力推进学习型组织的建立，要建立相应的制度，形成积极开放的学习氛围和学习机制，营造良好的人文环境，建立一套有效的档案工作激励机制和约束机制。

3　研究特点分析

3.1　研究学者较少，研究热潮不高。相对于全国千余所高校而言，十年来，公开发表的涉及高校档案知识管理的文献不过300余篇，这其中，直接以档案知识管理为研究主题的文献更是少之又少，不足30篇。大多数文献只是在探讨高校档案管理的传统领域时提及知识管理，指出，要运用知识管理理论和原则改进某方面工作，如高校档案网站建设、档案利用服务等。

3.2　宏观研究较多，研究深度有限。大多数学者主要是从宏观层面进行理论研究，探讨了在知识经济时代和知识管理背景下高校档案管理面临的挑战，指出要转变传统档案管理模式，实施知识管理，但对于知识管理的核心内容只是“蜻蜓点水”式的点到即止，如，少数学者虽然指出，要开展高校档案知识挖掘工作，但对于利用什么技术、挖掘哪方面知识、人员组织及制度保障等具体问题则鲜有论及。

3.3　创新思维不够，研究思路狭窄。部分学者在探讨高校档案知识管理时，惯于将其转化为传统命题，如，将显性知识挖掘转化为档案信息资源开发，将隐性知识挖掘转化为档案部门的人本管理或对档案用户的需求分析等。诚然，这种研究方法方便我们把知识管理的前沿领域与高校档案管理的传统领域联系起来，但创新思维不够，不能基于高校档案知识管理这一新的研究起点提出独创性研究成果，因而对于理论研究和工作实践的推动较为有限。

3.4　理论根基不牢，对比研究不足。部分学者在开展研究时，未对知识管理的一些重要概念、原则、流程等作深入研究，对知识管理的基本理论一知半解，这使得他们在研究高校档案知识管理时，理论根基不牢，因而，只能简单地将知识管理的一些名词、术语进行嫁接或套用，研究成果浮于形式。

众所周知，知识管理是从企业界兴起的，因此，知识管理很多理论、原则和方法是针对企业管理的，而高校具有不同于企业的特殊性质；高校档案机构与综合性档案馆、企业档案机构及其他类型档案机构存在性质、职能、管理方式等的不同。学界在开展研究时，对于高校与企业、高校档案知识管理与综合性档案馆和其他类型档案机构的知识管理的对比研究十分欠缺，未对它们的共性与特性进行深入分析。

作者：贾玲 周晓林 巨瑁等

档案专业知识管理论文 篇2：

档案知识管理模式

摘要：档案知识管理模式是“以知识管理为引导方向的档案管理”和“以档案管理为核心的知识管理”有机结合的管理模式，这种模式不仅是创新的管理理念，还在系统构建中得以落实。本文基于双向视角下对档案知识管理模式进行了深入的研究，并对其创建策略做出了详细的论述。

关键词：知识管理模式;双向视角;分析;研究

我国经济已由高速增长阶段转向高质量发展阶段，21世纪是知识经济的世纪，知识经济的到来促使档案管理模式的不断升级和创新。但在当前形势下，很多档案管理工作中仍然存在一些问题和不足，如：体系单一、缺乏管理意识、人员结构不合理，人员配置不足等问题，导致对档案管理的重视难以转化为管理模式的升级，为了解决关于档案管理模式升级问题，正是本文基于双向视角下的档案知识管理模式有效开展深入研究的原因所在。

一、基于双向视角下的档案知识管理模式基本思路

在构建档案知识管理模式过程中，应明确管理思路，首先，开展档案管理工作时，必须以知识管理为引导方向，将重要的档案文件作为知识资源，为企业可持续稳定发展提供支撑文件。档案管理工作以知识管理为引导方向，能够有效地将各类文件资料进行归类，使各类档案管理井然有序，同时也要加强对档案知识管理的认知，明确档案知识的重要作用，要求各部门相关管理人员能够充分掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。其次，创建知识管理结构应从档案入手，将技术管理方面的档案进行整理，做好知识资源，进而推动档案知识管理的可执行性。[1]

二、基于双向视角下，档案知识管理模式创建策略研究

（一）构建档案知识管理体制

为了加快双向视角下档案知识管理模式的创建工作，首先应积极构建和完善档案知识管理体制，档案知识管理体制负责知识资源全面系统化的相关配置，具体建设目标应结合以下三点实施开展：1.建设创新型、服务型档案管理模式，增强发展后劲，全面指导学习型组织建设工作，进而实现档案管理工作在信息加工的过程和方式、档案知识共享和信息化服务水平的转变，形成隐性知识传播模型及共享体系，例如，某档案部门在档案知识管理模式建设中专门创立了网站，通过网站的开放式平台为档案管理工作人员提供了便捷的网上交流业务，为档案知识管理模式的创新和建设奠定了基础，推进了档案知识管理模式的变革与创新。2.全面落实激励机制。为了确保档案管理工作人员具备一定的创造力，其潜力能够得到充分的挖掘和发挥，必须全面落实激励机制，只有不断完善激励机制，才能使所有档案管理工作人员在工作中能够积极大胆发表新观点，传递和创新知识的重要价值才能得到档案管理工作人员的高度重视，进而使档案知识管理模式的创新与建设得到扎实的基础支持。3.结合工作实践。档案管理工作是为工作实践提供了最优质的服务，因此，档案知识管理模式也应紧贴实际，进而高效发挥当饭知识管理的最大价值。总体来说，结合工作实际的档案知识管理模式的构建应将注意力放在健全的知识库建设当中，同时还必须完成集中化的档案知识管理，只有这样，才能快达成档案管理效率的提高和知识的充分利用。需要注意的是，知识库在此环节中充当了档案管理工作人员与不同用户之间的重要纽带，双向视角下档案知识管理模式的巨大优势才得以有效发挥。[2]

（二）根据知识管理理论

为了有效利用档案知识管理模式促进核心竞争力的提高，知识管理理论重要的指导作用应被高度重视，知识管理理论能够最大程度满足不同用户对档案知识相关资源的需求，而充分发挥其理论作用可以结合两方面实施开展：1.提供高品质专业化服务。在知识管理理论支持的前提下，档案管理机构部门相关工作人员不应只单纯的负责档案借阅、编写等一些基础服务，不同类别的个性化服务也应得到充分的重视。另外，专业化服务流程必须坚持客观性原则，确保档案真实性，加强对档案的编辑与研究，从中挖掘与提炼知识，使档案知识的传播得到有力支持。2.实现档案管理工作的社会价值。知识管理是档案管理工作改革与创新的关键环节，但为了让档案工作社会价值最大化，应充分开发档案信息资源，为社会各方面服务，满足多元化的社会需求，开展不同层次、不同角度档案信息服务，以保证档案知识管理模式能够全面深入持久开展创建工作。需要特别注意的是，在创造档案工作社会价值中，档案管理负责人要积极对档案相关信息进行去粗取精式的优化和处理，确保档案管理相关部门逐步发展成知知识生成与转化、知识综合等全面综合性部门，积极开展档案知识管理，走合作性竞争的发展道路，知识经济时代档案知识管理模式的创建将由此得到大力支持。

（三）采用合理的制约手段

除了以上两方面内容，基于双向视角下，档案知识管理模式的创建和发展还应采用合理的制约手段，应用正确的制约手段能够有效防止机密档案知识资源外泄、确保档案管理工作能够统筹协调开展、满足有关部门的职能需要等各方面的需求。會计档案、声像档案、技术档案等资源对企业核心竞争力有着重要影响，因此，在应用这类资源档案知识管理模式时对其安全性应给予高度重视，档案共享这一过程是确保安全性的重要环节，相关部门必须以严格的制度和先进的技术确保档案知识资源的安全。另外，结合档案知识管理的内部环境和外部环境，相关部门应构建一套完整的档案知识管理协调机制制度，这一制度在档案知识管理的内部负责将档案服务的各项环节进行有效整合，以确保现代化档案信息库共享平台与档案知识管理能够达到高质量发展，实现最高契合，而档案知识管理外部应将关注力放在档案知识相关资源的采集、整理以及共享等方面，建立完善的安全协调体制，进而防止重要档案资源外泄的情况发生。[3]

结束语：

基于双向视角下的档案知识管理模式建设对企业稳定发展有着巨大的影响，在此前提下，本文提出的针对性策略建议，直接有效证明了研究的实践意义和价值。因此，在一些领域的理论研究和长期的实践探索创新中，希望本文的研究能够为相关工作者提供一定的参考意见和建议。

参考文献：

[1]徐拥军， 冯惠玲. 档案知识管理模式——基于双向视角的研究[J]. 档案学通讯， 2019， v.38;No.365（12）：86-89.

[2]徐拥军. 档案知识管理模式：基于双向视角的研究[J]. 中国档案出版社，2019，000（798）：260-369.

[3]张丽萍. 基于双向视角的企业档案知识管理模式分析[J]. 中国科技投资， 2018.v.40;No.445（11）：336-369.

中国航发贵州黎阳航空动力有限公司 550014

作者：张德纯

档案专业知识管理论文 篇3：

名人档案知识管理应用研究

[摘要]档案知识管理是一种新兴的管理概念和管理体制，知识管理的基本流程包括对知识的采集、识别、获取、开发、整合、存储和使用。关于如何运用知识管理的理念对名人档案进行有效管理，论文主要从名人档案的知识采集、知识组织、知识的揭示与获取、知识库的建设等几方面作了探讨。

[关键词]名人档案知识管理知识挖掘知识共享

[分类号]G270.9

Analysis on the Knowledge Management of Celebrity Archives

Ouyang Huifang

（Archives of South China University of Technology， Guangzhou， Guangdong， 510641）

当今社会，科技日新月异，人类进入到知识经济时代，档案工作也从最初的档案实体管理逐渐向档案信息管理和档案知识管理阶段过渡。知识管理是一种新兴的管理概念和管理体制。“知识不同于信息，只有能为主体以概念、判断的形式所把握的信息才能成为知识”[1]。知识管理的基本流程包括对知识的采集、识别、获取、开发、整合、存储和使用。本文以华南理工大学档案馆为研究对象，借鉴知识管理的理念和方法对该校名人档案资料的管理进行研究，并将成果通过实践进行检验，能够更好地对名人档案进行有效管理，从而充分发挥其史料研究、科学研究的价值以及文化教育功能。

1名人档案知识采集与获取

按照经济合作与发展组织（OECD）的定义，知识可分为四大类：事实知识、原理知识、技能知识和人力知识。其中前两类是可表述出来的知识，即我们一般所说的显性知识，而后两类的技能和人力知识则难以用文字明确表达，亦即隐性知识[2]。名人档案资料的采集过程是一个跨学科、智能型的知识发现和积累、知识组织和识别、知识评价和服务以及知识创新的行为过程。在这一过程中，采集人员应尽可能地深入挖掘老科学家等名人头脑中的隐性知识，将其进行显性表达和开发创造，并运用到实践中，使知识的价值得以实现。因此，对名人档案资料不应仅限于信息层面的组织管理，还应进一步对其进行深层次的知识管理。

要注重对隐性知识的挖掘。华南理工大学名人档案建档对象多数是在自然科学领域有突出成就的科学家，归档范围十分宽泛，既包括其学习、工作、生活中形成的各种手稿、原始实验记录、教学幻灯片、学习和工作笔记、著作、论文、证书、照片等纸质档案，也包括音频、视频等电子档案，以及其本人收藏或使用过的具有特殊纪念意义的实物档案。从其外在形态来看，上述各种档案资料所反映的信息包含了丰富的知识，比如学术著作、学术论文中的信息本身就是知识，是老科学家们一生学术实践的积累和经验总结，可以为以后学者的研究提供指导。此外，老科学家们在求学和科研中摸索出来的一整套科学方法和先进经验同样是值得后人借鉴的重要知识。我们除了对承载着丰富显性知识的档案资料采取全面采集、兼收并蓄的原则，进行及时抢救、整理、利用以外，还要通过口述访谈的方式，将名人头脑中潜藏着的隐性知识充分挖掘。在这一过程中，口述史料的采集相当重要，通过与名人们面对面的访问交流，引导他们围绕其一生的求学、学术成长及工作经历进行回忆和深度交谈。相对于能够被人类以概念、公式、图表等符码系统完整表述出来的显性知识而言，隐性知识是内隐于名人头脑中、依存于个人心智、难以进行明确逻辑说明的高度个体化的知识，如名人自身的洞察力、直觉、感悟、信念、经验、技巧等，这些隐性知识难以用概念等形式加以外化，很难被直观地发现。与包含在著作、论文等载体中已经形成文字明確表述的显性知识不同，隐性知识需要档案人员配合访谈对象去挖掘与发现，予以清晰表述，形成访谈抄本，并进一步加工梳理，转化成显性知识，从而实现知识创新。例如，名人们在某一科学理论的发现或是某一科学发明的创造过程中，最初是基于什么现实背景？其思想渊源和思想基础、灵感火花的碰撞和行为动因是怎样的？期间受到过哪些关键人物的指导和点拨，哪些事件或经历的启发？这些隐性知识潜藏于名人们的头脑中，在其现有的学术著作等成果中往往不曾涉及，访谈时一般他们自己也不会主动提起。这就需要档案人员事先做好充分的准备，多方查阅访谈对象的档案资料，全方位了解他们的经历、学术成就、同行及师承关系、兴趣爱好，提前拟好采访提纲呈送给访谈对象，以便于对方就相关问题预作思考，如此才能在访谈过程中就相关细节和深层次问题循循引导，唤起他们的早期记忆，整理思绪、追述往昔，将思维碎片进行系统梳理，档案人员通过录音、录像的方式将其所述内容完整记录下来，并作适当加工，将零散的片段拼接成为有机的整体，使之呈现出有序化、连续性特点，让阅读者透过文字了解到这些原本未曾面世的知识，从而使隐性知识显性化，形成新的知识，这也是知识挖掘和创造的过程。同时，档案人员也要研究知识的组织和产生，对名人们与国内外重要同行就学术及工作等方面的来往书信、学习笔记等进行研究，按图索骥，从中追索某一理论发现、科学发明或技术创新的思想渊源。例如，在华南理工大学生物力学专家岑人经教授的口述访谈过程中，访谈者引导其回忆在20世纪80年代初选择“血管入口流动”这一在当时十分罕见的课题作为深入研究对象的原因、触发灵感的来由，以及当时国内外相关学术动态和背景等方面；再如，中国科学院院士、建筑学院教授吴硕贤在口述访谈中也详细陈述了他的硕士和博士论文研究方向的选择缘由、契机、所具备的主客观条件等。同时也都谈了他们在成长道路上的师承关系，对其成长有着深远影响的人和事，等等。

2名人档案的知识组织和整序

知识组织（Knowledge Organization）一词最早由美国著名图书馆学家、分类法专家布利斯于1929年提出，其概念具有复杂性，这里采用美国人所认为的“知识组织就是指对文献的分类、标引、编目、文摘、索引等一系列整序活动。”[3]

名人档案涵盖了名人一生的各种材料，从内容上看，有生平传记类、信函类、证件类、评价类、成果类、声像类、收藏类等材料，从载体上看，有纸质、电子以及实物类。对名人档案进行知识组织就是将初次收集进馆的数量庞大的各类材料进行分类整理，将原本杂乱的材料进行序化，分门别类，清晰存放，并且逐件编制档号，在档案管理系统中做好条目著录和索引工作，以便实现快速查找。

按照高等学校档案实体分类法，名人档案属于人物档案的一种，为其设置的分类号为RW12。考虑到名人档案的收集往往不能一次到位，很多名人虽然已退休多年，但仍然孜孜不倦地在科研道路上努力探索，故不断有新的有价值的材料产生，这就涉及后期补卷、插卷的问题。基于此，给每一位名人的材料以一个独立的实体分类号，避免不同名人的档案材料相互混编，在RW12的基础上再新增三级类目。例如在2013年征集的教授档案中，中国科学院院士程镕时教授档案的分类号为RW1211，原校党委副书记、制糖工程专家李琳教授档案的分类号为RW1212，原副校长、固体力学专家韩大建教授档案的分类号为RW1213，等等，依此类推。一般以初次接收某建档对象档案所属的年度作为其名人档案档号设置的归属年度，如2014年初次接收中国工程院院士、制浆造纸工程专家陈克复教授，化工专家陈焕钦教授，生物力学专家岑人经教授，物理学专家刘有延教授，国家教学名师、制浆造纸工程专家詹怀宇教授，生物工程专家郭勇教授等名人的各类档案材料，所以我们将上述名人档案的归档年度定为2014年，依此年度编制档号。

为了保证各位名人的档案档号的系统性和连续性，每一位名人档案的案卷号均从1开始集中统一编制一个大流水，依照先按问题（内容、主题等）分类再按时间分类的顺序进行有机排列，逐级细分，依次编号。例如，2017年，我们征集了973项目首席科学家、著名能源专家华贲的各类材料近2000件。根据各类材料的数量，首先给生平传记类材料的案卷号编为1—5卷，接着是成果类材料，因为数量多，案卷自然也多，编为6—48卷，再是信函类，按顺序编入49—60卷，等等，依次类推。需要注意的是，有些需要后续补卷的几类材料，要为其预留卷号。

在存储方面，为了确保档案的安全性，不同载体的档案的存储设备要求各异。一般的纸质材料存放于普通档案柜或密集架即可，磁带、磁盘、光盘、硬盘、U盘等特殊载体的档案则应存放于专用的防磁柜中，像大幅书画作品、奖杯、奖章、纪念品等实物类档案，需要存放于特制的实物柜或底图柜中。那么，同一名人的各类档案材料，其编号是连续的大流水号，而存放位置却不全在同一处，为了查找方便和清晰，要注意在档案目录中标明存放位置。

3名人档案的知识挖掘与揭示

挖掘内在隐含的信息、对知识体系进行重组及共享创新是知识管理的一个重要理念。将名人档案中隐含的有效信息予以充分解读，使之被以最大限度地提取，是实现知识挖掘、重组和共享的前提。“知识管理是信息管理的延伸和发展，使得人们可以在原来的信息管理的分散——集中、无序——有序的基础上，通過知识管理，使信息能够达到有机地结构化、系统化，从而转化为知识。”[4]档案信息的揭示主要采用简单的目录标引方式，将信息的内容属性、外表属性展示出来，而知识的揭示除了将知识的内容属性、外表属性进行完整描述以外，还要将一些隐性的知识表达出来，将其转化为人们容易理解的形式。这一转化所采用的方式主要有类比、隐喻、假设和深度会谈等[5]。例如生物力学专家岑人经教授的名人档案中，有他与国际知名学者、有“生物力学之父”美誉的美国三院院士冯元桢教授的合影，还有他与国际著名生物力学专家、美国休斯敦大学教授黄焕常先生等人的合影。对于这些照片，从知识揭示的角度，在系统著录时，不但要著录档号、照片题名、摄影时间、人物、事件等基本的字段，还要对照片中人物的身份、学科专业、成就、人物间相互关系等隐含的背景信息设置相应字段进行著录和描述，以便使名人在其学术成长经历中的师承关系及学术交往圈清晰呈现。此外，还要对知识点进行表达和揭示。知识要以一定方式描述、储存在计算机中方可为分析系统所利用。可采用节点式知识表达模式，建立知识与知识间的联系，以便于利用信息系统进行数据和内容挖掘。为充分提取有价值的知识，需要对名人档案的属性和特征进行尽可能细致的分析研究，制定全面完整的元数据规范。例如，自动控制领域的专家吴捷教授，闲暇之余喜欢收藏形态各异、栩栩如生的石头，这些收藏品摆满了他家客厅和书房的柜子，神态逼真，精妙绝伦，数量之多，堪称一个小型的美石博物馆。因馆藏容量所限，只择取了一小部分精美石头作为名人实物收入馆藏，对每块石头著录的元数据延伸到形状、质地、颜色、产地、来源、获取背景等等，从中也能窥探出吴捷教授的性情与爱好。对于名人的原始笔记、论文等手稿类档案，其元数据表达可以延伸到对手稿的书写工具、书写载体和材料、书写的字体、工整程度等特殊属性进行描述，此类属性可侧面反映出相关名人的书写习惯、兴趣爱好等。

4名人档案知识库建设构想

知识库的构建是名人档案知识管理的重要环节。通过名人档案知识库的构建，使得名人档案资源知识化，知识资源有序化、系统化和结构化。名人档案知识库能够有效存储名人的各类信息，实现各类资料的完整、真实、安全、永久保存，对知识的内涵给予更深层次的揭示，同时能够实现知识的高效流转、共享和创新。借助知识收集、加工、存储、传递和利用的平台，通过网络和知识门户、搜索引擎等技术工具将知识和应用有机整合，实现知识的及时获取、共享和开发利用，使显性知识和隐性知识相互转化。通过知识挖掘、推理、演绎、归类等方法实现档案知识的进一步升华，即档案知识的再生，从而使各种知识呈螺旋式上升的形态，利于名人档案的深度开发和价值拓展。

传统的数据库在知识揭示的方面十分有限，通常只是以简单的分类标引方式对各类资料和信息加以序化，各自归位，并进行条目的著录，为资料的迅速查找提供便捷。在著录条目时，一般只设置档号、题名、文件形成时间、页数、备注等几个基本的字段，无更多更深入的信息，仅可满足用户对档案资料的基本检索需求。而知识库的建构理念则显得更为全面和成熟，希望借助电子全文检索系统、数据挖掘系统、人工智能系统从信息资源库中发现各种信息间潜在的关系，建立起事件和人物之间的关系网络，实现各类信息的关联互通，从而挖掘信息的隐含价值。档案知识库“将原本分散的档案知识点按照一定的主题特征聚合在一起，使聚合在一起的档案知识点具备相同的关联或特征”[6]，形成档案知识单元，在此基础上，“对档案知识单元进行挖掘、推理、语意关联等形式的知识组织，可以进一步增强档案知识单元的知识密度，满足利用者更高层次的档案知识服务需求”[7]。就名人档案知识库来说，希望能为利用者提供一个功能完善的知识分析系统，为他们研究各位名人的生平、学术成长经历、师承关系、国内外同行等学术交际圈、各类学术成果等提供丰富的知识资源和相关的分析解读，以进一步探寻各位名人的学术成长规律。

建设名人档案知识库，首先需要对已采集进馆的所有名人档案按照相关行业标准进行数字化加工，将其转化为数字资源，为完整、永久地保存名人档案提供多一层保障，也为知识库的建设奠定基础。在档案知识库架构的设计方面，“利用知识节点（研究领域、事件）、时间轴和推理算法等构建知识地图”[8]，进而构建用户数据采集分析系统、多功能检索系统、可视化呈现系统。数据采集分析系统用于采集利用者的查询需求，并對其进行分析，继而将这种需求转化为标准的档案知识检索语言，反馈到多功能检索系统，再由该系统进行推理分析，将利用者的查询需求与相对应的档案知识资源进行匹配，而后将检索到的丰富的目标资源以文本、图片、知识关联地图等多元化的形式推送到可视化呈现系统，贴心地展现给利用者，实现知识服务。

*本文系广东省档案局2014年度科技立项项目“华南理工大学名人档案资源库建设及开发利用研究”（项目编号：YDK-83-2014），华南理工大学高等教育研究基金2013年度资助项目“我校名人档案资料采集、数字化及其开发利用研究”（项目编号：GJ2013013）成果。

参考文献

[1][5][8]吕瑞花，俞以勤，韩露，王晓山，韩晶.科技名人档案知识管理实践研究——以老科学家学术成长资料管理为例[J].情报理论与实践，2011（6）：95，96，68.

[2][4]许桂清.知识管理与档案科技创新[J].档案学研究，2007（3）：25.

[3]张文亮、徐跃权.论知识组织的三个层次[J].情报资料工作，2011（1）：42.

[6][7]毛天宇.知识组织视野下档案知识库的构建思路探析[J].档案管理，2015（4）：5.

作者：欧阳慧芳