公司电话使用管理制度

在充满活力和日益开放的今天，越来越多的场合需要使用制度。制度是维护公平和公正的有效手段，也是我们工作的底线要求。什么样的制度是有效的？以下是小编为您整理的《公司电话使用管理制度》相关资料，欢迎阅读！

第一篇：公司电话使用管理制度

录音电话使用管理制度

一、目的

为维护公司和业主的权益，规范业务流程，提高电话业务质量，在业主投诉、报修发生争议时，检查服务人员的服务规范时留有依据，特制订本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各管理处客服报修服务电话、综合管理部公司投诉电话的录音管理工作。

三、使用规则

1、公司各管理处的报修电话须安装电话录音设备;

2、接听电话应使用规范语言;

3、按公司规范程序处理业主的报修与投诉;

4、使用部门每日检查录音电话的相关设施工作是否正常，录制、存储语音信息的计算机应保持24小时开机;

5、严格按《电话录音系统操作》之规定使用电话录音设备。

四、语音信息调取及信息安全

1、电话录音文件的调取仅适用于核对通话内容及事实;

2、语音信息调取权限为：管理处第一负责人、总办(或综合管理部)指定人员、总经理助理以上领导可调取语音信息;

3、符合公司保护客户信息安全的有关规定;

4、总办(或综合管理部)负责对电话录音文件的管理工作，每月负责检查语音信息的录制质量及信息安全，收集、归档语音文件;

5、电话服务录音文件外部调取的用途仅限于： (1)投诉处理 (2)监管监察

6、禁止传播电话录音内容，不得将录音信息带出公司;

7、录音调取需使用部门应发OA申请，经批准后，方可处理;

8、违反录音管理规定并造成公司损失者将严肃处理;

9、为保证语音信息的安全，总办应对语音文件应紧密处理。(请网管确定是否可行)

四、数据管理与储存

1、建立专用文件夹存储语音文件，按录制时间分类管理，以便检索;

2、管理处负责日常数据的管理，每月初将上月录音存储文件(具体位置为D:RECORD)打包汇总至公司总办网管处进行备份，同时管理处应此文件备份在管理处非录音电话使用的计算机内;

3、管理处备份的录音文件保留1年时间，公司备份的录音文件为长期;

4、综合管理部投诉电话在无人接听时，应设置转接至天翼手机，其手机须有录音功能，配有8G以上存储卡，根据信息量及时将语音信息转存电脑，以保证手机的存储空间。

五、设备维护

1、每天早晨进行重启计算机，检查计算机系统时间是否为正常时间，检查录音软件是否正常启动;

2、正常启动后，查看硬盘剩余空间是否足够;

3、电话录音设施由总办网管负责每月定期维护。

六、本制度于2014年 月 日起试行。

南京**物业管理有限公司

2014年

月 日

第二篇：电话使用管理规定

电话管理规定

第一条 本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。

第二条 员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。

第三条 总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂听，即挂线。

第四条 总台文员接听外线电话的标准用语为：“您好，××公司”当方告知分机电话时，说：“请稍等!”如分机占线，说“电话占线，请稍后再打!”接听内线电话的用语为：“您好，总台!”其他内容视情回答，总的要求是规范、简洁、礼貌。

第五条 公司不允许员工在公司挂私人长途电话。有外线电话的贸易部门不得到总台挂长途电话。行政、管理部门因工作需要挂长途电话的，需亲自填写长途电话申请单，注明部门、通话人、对方地区及单位、因何业务通话等，并经该部门负责人签字同意后方予挂拨。负责人不在的，应由主管领导签字同意，部门负责人及主管领导均不在，又确因业务需要挂长途电话的，通过总办同意可先行挂拨，但事后通话一定要三日内补办审批手续，逾期不补办者视为挂私人电话，电话费由其本人双倍负责。

第六条 值班人员不按上述第三条的规定，手续不全即帮他人挂长途电话的，除电话费由其负责外，每发现一次罚款50元。屡教不改的，视情节给予扣发奖金直至辞退处理。

第七条 员工不经同意即私挂国内长途电话，或以公事为由骗挂国内人长途电话的，每次罚款50元;私挂香港或澳门的，每次罚款100元;私挂国外长途电话的，每次罚款500元。屡教不改的，视情节给予扣发奖金，直至辞退处理。

第八条 公司可为高层领导住宅装电话并报电话费。部门正职负责人，经申请可报销电话费。其他员工公司不予考虑电话问题。 十

四、长途电话管理办法

第一条 为使电话的使用能发挥最大效力，并节省成本，特拟本办法。 

第二条 电话的管理由管理部总筹负责。使用则由各单位主管负责督导与控制。

第三条 电话使用须知： (一)辖区内的洽公。

(二)时间以三分钟为限，自我控制。

(三)注意礼节，长话短说，简洁扼要，以免耗时又占线。 (四)使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录。

第四条 长途电话使用须知：

(一)各办公场所应备置长途电话记录表，并记录使用人、受话人、起讫时间、联络事项及交涉结

果。本表每月转管理部呈总经理核阅。 (二)长途电话限所长以上人员挂拨。

(三)一般人员需挂用长途电话时需先经所长以上人员批准(无所长者由该单位主管核准)。 (四)禁止挂用私人长途电话。

(五)违反长途电话使用电话需知，或控制表未记载，或记载不实者，一律作记过处分

第三篇：固定电话及移动电话使用管理规定

为保证公司职工合理使用固定电话及移动电话，提高办事效率，同时避免不必要的浪费，经公司领导研究特作如下规定：

一、固定电话：

1、公司根据现状需要为各部门、科室配置外线或内线电话以方便工作，应设而未设固定话机的部门或科室可向公司办公室申请增设。2、所有固定外线电话均使用智能插卡管理话机，管理卡由公司指定专人负责管理，各科室办公人员各自持用户卡使用电话。3、公司根据持卡人的工作特点，按月规定一定的话费限额，一般不得超限，特殊情况可向管理员申明原因，并记录后方可充值。4、持卡人定期到管理员处按限额充值，并登记;余额可以累计，但余额达到规定限额时，当月不予充值。管理员应定期将话费使用情况统计表报到公司办公室，以便评估话费使用情况。5、公司设置办公电话，只为工作提供方便，原则上不允许接打私人电话，持卡人应互相监督，对于私话现象严重者公司将取消其持卡资格或给予一定的行政处罚。6、为方便全体职工，公司特在传达室设立公用电话，并提供不同面值的201卡供个人选购使用，但使用人要注意没有特殊情况，不要在上班时间接打私人电话。

二、移动电话：

1、为提高办事效率，公司持有手机人员符合以下规定的、可经部门主管向公司总经理办公室申请列入公司“公务手机”范围，并接受公司管理：a、科室主管及以上职务的人员;b、经常性涉外办事的特殊岗位人员;c、因公驻外的办事人员;d、公司董事会指定的其他人员。2、“公务手机”应自行配置，确因需要而未配置时，也可临时向公司租借手机使用;临时例行公事借用手机时，完毕后应及时交回，并详细登记借用时间。3、公务手机的月租费等基本费用由公司承担，但所选用的资费标准必须经公司审核同意或由公司统一安排。4、公务手机由公司统一交费使用，话费处理遵循以下规定：a、原则上公司除基本费用外，只承担因公务而产生的话费;b、为管理方便，公务手机持有人员由公司办公室研究决定可给予一定的话费限额，使用人应尽可能在限额内合理使用话费;c、公司设专人负责管理手机使用情况，定期或按需交费，月末应及时取得管理范围内手机的话费清单，按月装订保管;对超额使用话费者将超越金额报财务室在其当月工资中扣除;d、确因公务原因导致超越话费限额时，应主动将话费清单中属公务范围的条目列出，核算超限金额，经部门主管审核、总经理同意后，超额部分也可报销;e、公司办公会议有权根据公务手机持有人员在一定时期内的工作特点调整其话费限额;连续两月出现公务花费超限者，可由部门主管在公司办公会议提出变更限额;限额范围内私话比例较多者将核减其限额。F、公务手机持有人员应尽可能在早7：00—晚8：00之间保持开机状态，并不得拒打、拒接公务电话，否则公司将取消其“公务手机”资格。5、公司其他手机持有人员，也应主动配合公司工作，确因公务产生话费的，可持话费清单经部门主管审核之后向公司报销。6、临时例行公事或驻外办事人员未设话费限额的按实际发生的公话费报销。7、话费专管员应主动与电信部门保持沟通联络，按时按需交纳话费，保证公务手机畅通使用;做好话费统计上报工作，及时了解电信部门优惠政策，向公司提出花费管理合理化建议。

第四篇：销售人员电脑手机和电话使用管理

公司为了充分让销售经理发挥电话销售的潜能和才干,提高公司销售业绩和工作绩效，所以决定取消原来每个销售经理配备一台电脑的惯例，并作出以下规定：

1、为了促进客户网络沟通和交流，及时发送工作文件，提高工作效率，公司建立公用电脑区，供销售经理工作所需。

2、公用电脑仅供销售经理使用，并由公司安排人员负责维护和更新，其他部门或个人不得擅自更改。

3、销售经理不得利用互联网从事违反国家法律、危害国家安全的行为，不得侵犯国家、社会、公司利益，不得从事违法犯罪活动，不得在工作时间上网或打电话进行与工作无关的活动。

4、销售经理不得在公司使用除了工作专用QQ以外的聊天工具，并对违反规定的销售经理做出相应惩罚。

5、公司为销售经理设立的公用邮箱或QQ邮箱仅限用于公司业务，禁止利用公司邮箱传递与本公司业务无关的内容、注册外部网站，不得使用其他邮箱收发公司业务邮件，并对违反规定的销售经理做出相应惩罚。

6、公司网站及网络招商平台均由公司有关部门负责统一维护和管理，公司有权对销售经理的上网情况进行监督和检查，并对违反规定的销售经理做出相应处罚。

7、禁止任何外来人员在任何时间内非经允许使用本公司的计算机等办公设备，在确有需要使用公司计算机等办公设备，须由公司销售经理向部门经理及营销总监提出申请，取得同意后方可在指定区域内使用，负责申请之销售经理须保证使用人不能访问涉及公司机密的任何内容。

8、销售经理工作用的手机、QQ号码和邮箱全部由公司统一安排，不得使用私人的手机、QQ号码和邮箱用于工作，对违反者予以警告，如有第二次直接以辞退处理。

9、销售经理在使用电话时不得使用免提键，声音尽可能控制在客户能听到的范围内，以免影响其他销售经理的工作。

10、销售经理可以自带电脑但不提倡此类行为，不提供办公桌面宽带服务，如因工作需要必须到公用电脑区内使用有线路由上网，同时也得遵循公司以上的管理规定。

三九企业集团兰考生物制品有限公司

2010年6月7日

第五篇：2016固定及移动电话使用管理的规定

固 定 及 移 动 电 话 使 用 管 理 的 规 定

目 录

1. 总则 2. 报销标准 3. 管理规定 4. 附则

1 总则

为加强通信费用管理，系统固定及移动电话的使用，提高公司办公效率，本着合理配置，规范管理，有效使用，厉行节约的原则，特制定本管理规定。

2 2.1 报销标准

总经理、副总经理、总经理助理的移动电话通信费用报销标准为每月600元。由综合部办理交费并登记备案。

2.2 各部门负责人(含主持工作的副职)移动电话通信费用报销标准为每月 300 元。各部门副职、主管移动电话通讯费用报销标准为每月200 元。

2.3 各收购站站长、公司驾驶员移动电话通信费用报销标准为每月200元。

2.4 生产部专工、值长，公司行政管理人员、燃料部设备主管、燃料主管移动电话通信费用报销标准为每月100元。

3 3.1 管理规定

公司各部门按照规定的固定电话(办公室)报销标准，对日常电话费进行严格控制，如遇特殊情况超出报销标准，需提供有关的书面材料予以解释，并打印详细话费清单报公司领导审批。

3.2 公司各部门在使用固定电话拨打长途时应加0+17909，如不按此规定使用而造成的额外费用由各部门自行承担。 3.3 符合报销通信费用条件的人员，每月凭载有实名的机打专用发票(不允许用预存话费的发票)办理报销手续，超支部分不予报销。

3.4 公司员工保证移动电话24小时开机，如出现因手机没电关机的情况应在最短时间内开机，原则上不超过2～4小时，并开通全时通或类似业务保证不漏接，在开机后及时回复与工作有关的电话。

3.5 暂时在异地出差的员工不应因手机漫游拒接相关电话。确因出差较多费用超支时，可以打印出通话费记录清单，经综合部审核、总经理批准后方可报销。

3.6 长期在异地出差的员工，原则上在当地办理移动电话卡，并立即将现用手机号码报与公司相关人员，费用执行上述标准。

3.7 如违反上述规定，出现一次未接，中层管理人员处以100元罚款，其他人员处以50元罚款;出现二次未接，中层管理人员取消当月手机费报销并处以100元罚款，其他人员取消当月手机费报销并处以50元罚款;出现三次未接，给予相关人员记过处分。

4 4.1 4.2 附则

本管理规定由综合部负责解释。 本规定自下发之日起执行。