中职校学生档案管理及利用策略探究

中职学校学生档案是学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录, 是学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料, 也是中职学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据, 更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。在新形势下, 为使学生档案工作适应素质教育的要求, 反映学生接受中职教育的成果, 服务于学生的教学、管理、就业, 将具有重要意义。

一、完善制度, 重在落实

(一) 狠抓组织和人员落实工作。

中职学校学生档案的管理要做到组织机构落实、人员落实、库房落实。实践表明, 要搞好中职学校学生档案管理, 首先必须理顺管理体制, 做到组织机构落实。不论当前中职学校对学生管理采取何种模式, 都要根据学校工作的实际情况, 建立学生档案管理组织机构;不论学生档案是放在何处, 必须有专人负责学生档案的管理工作。要根据学生档案的数量, 配备适当编制的专业人员。笔者认为, 为了确保学生档案的管理质量, 应该实行集中式管理。管理机构可设置在学生工作处下, 并配备专职档案管理人员。如果中职学校已经设立综合档案馆, 那么学生档案可应归综合档案馆统一管理。对于采用分散管理模式的, 一定要加强业务指导工作, 以保证学生档案的归档和整理质量。

(二) 加大学习宣传力度, 强化师生档案意识。

通过学习宣传, 提高师生对学生档案工作的认识, 积极关心支持学生档案工作。让大家认识到, 学生档案是关系到中职学校全面推进素质教育、向社会输送合格人才和中职生毕业就业的大事。一份高质量的档案, 对用人单位是具有强烈的诱惑力和吸引力的。每一位学生都应该重视档案材料的填写, 做到如实填写、书写清楚、格式规范, 档案制成材料符合要求。同时, 在校期间努力争取创造优良的业绩, 书写自己的历史。

(三) 加强新生入学档案管理。

1、在新生入学时, 应对每份学生档案进行仔细检查, 妥善保管。

要及时把相关资料发给每位学生, 让学生填写完到原所读学校盖章后交回。学生在填写考生登记表、志愿卡等资料时, 为了避免填写不规范, 应在填写之前, 向学生交代清楚有关填表的注意事项。归档材料须使用钢笔或毛笔填写, 填写内容必须准确、规范。对于收集上的归档材料, 档案管理人员必须认真核查, 出现不合格的, 要让学生重新进行填写。

2、在新生进校时应建立新生人学登记卡, 此登记卡记载学生基本情况。

登记卡由学生亲自填写, 学生科鉴定后盖章, 一式两份。一份人档, 一份存专业组。同时录入电脑, 建立学生档案数据库的初始内容。

3、完善学生综合素质测评材料, 此材料用于记录学生在校参加除课堂外的各种活动。

如参加各种社会活动、文体活动、竞赛活动、公益事业活动、班级活动、党团活动等。

(四) 每学期末, 班主任应组织该班学生对其本人在本学期的情况进行小结。

班主任把学生综合素质测评材料收集, 对学生进行评定, 尤其是对一些非共性的素质要求, 不宜列人学生测评指标体系中的, 但能反映学生个性的评价, 班主任应用鉴定评语加以补充描述。

(五) 班主任应把学生的归档材料收齐后交给档案管理人员, 及时地归人档案袋和输入电脑。

通过收集、整理, 不断地

积累, 学生的档案才一会丰富, 才会有个性化、才能真正反映出学生个体的素质。

(六) 学生毕业时, 档案管理人员应对每位毕业生的档案进

行全面检查, 并认真填写档案传递单, 严格办理有关档案传递的寄送手续。学生档案自带时, 本人须持毕业证签字后方能领取, 并要做好登记, 完善各种手续。对邮寄、发放档案后的各种手续要保存好, 便于以后查找。

二、拓宽知识层面, 实现管理现代化

(一) 掌握现代化管理技能, 提高综合素质。

档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求, 也是档案管理发展的必然方向。所以, 档案管理工作者要结合自己的岗位工作, 边学习边操作, 在提高业务素质的同时, 特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握, 努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。

(二) 利用现代化技术, 整理档案。

学生档案是宝贵的文化财富, 它对学校的各项工作都起着重要的作用, 也可以反映出学校各个发展时期的面貌。现在各校校园网已建成并投人使用, 此为学生档案的现代化管理创造充分的条件。利用成熟的多媒体技术, 可将档案中的学生信息资料扫描储存至计算机, 日常管理中可用电脑进行学生个人信息的查询、统计、服务等, 用人单位来校考察学生时, 电脑将会及时为其提供或打印准确的个人信息资料, 从而减少了手工查阅档案的繁杂工序, 能大大提高工作效率, 并能更好地利用学生档案。同时利用现代电子技术和通讯设施制作成光盘收藏或专题网页, 通过校园网供用人单位招聘时浏览, 了解学生在校期间的各种表现, 便于扩大学校影响和增加学生就业渠道。把网络应用于学生档案管理, 它不但可以减少信息管理的重复劳动, 提高档案管理工作的效率和水平, 还能及时、准确地反映学生的情况, 加强学生档案管理工作的效率, 提高档案的查阅速度和使用质量。

三、充分挖掘档案的利用价值, 为毕业生就业服务

学校毕业生的就业直接关系学生和学生家庭的切身利益, 关系到学校发展、稳定的大局, 关系到学校教育事业的持续健康发展。学生档案记载着毕业生从中学到中职业学习成长的全过程, 是毕业生思想品德、学习成绩、组织协调能力、奖惩情况、专长、家庭和社会关系以及身体健康状况等综合素质记录。毕业生的学习成绩卡能从某一侧面反映出一个学生的兴趣爱好、专业特长、掌握知识的能力;鉴定材料能具体地反映出每个毕业生的主要优点、缺点、特长、水平。奖励材料是学生在校学习期间得到的这样那样奖励, 它能使毕业生在就业过程中, 更具有说服力和竞争力。用人单位通过对学生档案材料进行分析, 可以从中发现学生成长的某些特点和规律, 对于发现人才、识别人才、培养人才和使用人才都有十分重要的意义。在目前毕业生就业实行“双向选择”、“自主择业”的机制下, 就业竞争越来越激烈, 学生档案作为毕业生就业工作的一项重要凭证, 起着难以替代的作用。在毕业生就业过程中, 为用人单位提供了能反映毕业生全面素质的权威性材料, 为用人单位考察、选拔、聘用毕业生提供可靠的依据。学生档案的正确利用, 为毕业生的就业工作提供了重要的依据和许多便利条件。