从档案与相关行业的联系看档案信息的合作开发

2022-09-10

档案作为人们社会实践活动的原始记录, 在社会生活中发挥着越来越大的作用。今天的档案工作已不再仅仅是对档案实体的整理、保管等简单的操作工作, 它已慢慢形成了一个与整个社会信息系统密切相连的档案事业。了解档案专业与相关行业的联系, 可以推动各类档案事业的规范化和科学化发展。下面简要阐述档案与图书的关系、档案人员与文书人员的关系以及档案管理与历史研究的关系。

1 档案与图书的关系

档案和图书一样, 都担负着收藏保管文化资源, 提供信息为社会服务的重任。首先, 档案馆作为档案的载体属于接收机构, 它是为了保存其服务主体的文件而设立的, 它的藏品主要是其服务主体形成的档案材料。图书馆是搜集机构, 它可以从任何地方搜集各种材料, 其收藏品有档案, 更多的是图书资料。其次, 档案与图书的内容有所不同。由于图书有商品性, 所以其内容必须对社会大众具有吸引力, 内容可以是真实的, 也可以是虚构的。档案则不同, 它是社会活动的原始记录, 它从形成者形成的文件中直接转化而来, 不是事后另行编写和随意收集的间接材料, 其内容不允许有半点虚构成分, 因此档案不具备任何艺术性, 可读性不强, 它存在的动因不是为了吸引读者, 而是记录历史, 以备今后查考。两者相比, 档案更具研究性, 图书更具趣味性和可读性。档案工作与图书馆工作各自成为独立的专业, 档案管理人员与图书馆人员成为不同的工作人员。但是两种专业人员的关系很密切, 而且某些工作方法也有类似之处, 如资料整理和保管利用上有很多共同之处, 可以互相学习和借鉴。

2 档案人员与文书人员的关系

档案的形成和文书工作有着密切的联系, 因此, 档案人员与文书人员也有密切的联系。文书人员是指各类机关或其他单位中从事文件收发、运转、催办、拟办、立卷、归档等工作的人员。文书人员的在公文处理中的主要责任包括:按规定的时限阅读处理来文, 提供拟办意见, 具体承接办理公文, 解决其中所涉及的问题, 起草公文, 参与审核一部分公文。公文办理程序为公文的传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档和销毁。文书人员在整理文件时, 要根据本单位对这些文件资料的使用特点去分类, 而档案人员必须原封不动地保持原单位对存档资料的整理状况, 不管这种整理状况是否适应自己的需要。档案人员整理归档材料时要按照文书人员的原来的整理方式进行编目。文书人员整理过后的材料交由档案人员整理归档, 档案人员在文书人员与档案利用者之间起的是中间人作用。

3 档案管理与历史研究的关系

档案管理与历史研究是两个职业门类。档案管理的主要任务是要保护和开发历史证据, 目的在于让子孙后代在这种证据的基础上对人对事做出判断。档案人员通过对史料证据做出判断, 可以知道哪些档案史料可以用于历史科学, 以及可以利用到何种程度。档案管理与历史研究的区别在于, 档案人员主要是对档案史料本身进行工作, 历史研究是在研究这些证据, 利用档案史料进行工作。档案的形成意图在于记忆, 可以说档案是人类大脑记忆的物化和延伸。历史研究是一门实证科学, 历史资料的有无和其真实与否是能否得出科学结论的重要因素之一。史料是历史研究的基础。而“档案是历史的原始记录, 或说原始的历史记录。这是档案的本质属性”, “档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性, 就是原始记录性”。档案是人类社会活动的伴生物, 我们在社会活动的每个时间中所形成的档案, 即为档案中的基本元素。每个具体事件都有记录它的档案生成;而记录每个具体事件的档案都有一个具体的历史事件与之对应。历史研究者之所以如此钟情档案文献, 其实质是利用了档案与历史的一一对应关系, 用已知可见的档案集合去反求未知不可再现的历史真相。

在认清档案本质的基础上, 弄清档案与其它相关行业的联系, 对档案管理工作实践有一定的指导意义。通过对档案与图书、档案人员与文书人员以及档案管理与历史研究的关系的了解, 不仅可以适应社会发展对档案信息利用的要求, 更可以最大限度的对档案资源进行开发利用。要实现这种开发利用, 就更需要不断开发档案信息资源, 采取合作的方式, 将丰富而珍贵的档案资源呈现于公众面前, 使档案走向社会, 服务社会, 档案信息资源只有在社会的利用服务中发挥作用, 才能彰显其价值所在。

(1) 档案部门与图书馆部门的合作开发档案部门与图书馆部门信息合作是对档案、图书资料地共同开发。对于信息需求者而言, 信息不论来自图书资料还是档案资料, 只要它们能被利用和产生效益, 它就是有价值的资源。随着计算机网络技术、通讯技术的发展, 档案部门与图书馆部门合作开发文献信息资源为社会提供的技术愈来愈成熟, 可能性也愈来愈大。图书部门与档案部门合作开发信息资源的真正共享, 为信息的利用者提供极大的方便。因此档案、图书部门有机结合、合作开发, 实现档案、图书的计算机管理与检索是档案事业发展的趋势。这不仅是信息时代的要求, 也是社会对信息的迫切需求。这种需要使图书、档案信息资源的共建共享成为未来发展的必然趋势。图书、档案之间的联系为信息资源共建共享奠定了基础, 也为实施信息资源共建共享提供了基本保障。

(2) 档案部门间的合作开发。档案部门间的合作开发可以是馆际合作开发、档案馆和档案室合作开发两种形式。首先, 馆际合作开发是指相近区域或相关区域的档案馆合作对馆藏档案进行联合开发。这种部门间的合作开发可以首先在局部范围内实现档案信息资源共享。开发的方式多种多样, 其次, 档案馆和档案室合作开发的馆、室联合形式是指档案馆和政府机关、社会团体、企事业单位的档案室合作开发档案信息。它可以将馆、室的档案信息互不, 还可以将档案服务与信息需求更好地结合起来, 在某种程度上解决档案服务的滞后性和档案信息需求时效性之间的矛盾。这种合作使档案信息服务与经济建设紧密结合, 服务更具针对性, 开发出来的资源成果能更好的发挥效益。

(3) 档案部门与社会各界的合作开发。档案部门和社会各界的合作开发是档案关于社会各行业有关部门进行的合作。通过这种合作, 有针对性的了解社会需求, 共同对档案信息和其他信息进行联合开发。档案部门可以与各类大学、研究机构合作获取更多专业知识, 可以与历史博物馆合作获得更多历史背景资料。这种合作可使档案馆通过合作而了解社会, 同时也被社会所了解, 提高档案馆的社会地位。通过合作可使档案信息的开发更具实用性。不仅是档案馆有了一条推广信息资源的渠道, 又是社会各行业能直接受益。

当今社会, 信息与信息资源的开发成为普遍关注的问题, 档案信息资源也进入了开发和共享的时代。广大档案工作人员要在保证档案资料完整和安全的前提下, 通过多个部门间的合作, 大力开发档案资源。通过这种合作开发把档案信息资源提供给尽可能多的人来利用, 进而促进整个档案事业的科学发展。

摘要：档案是社会生活中最真实可靠的原始记录。在认清档案本质的基础上, 弄清档案与其它相关行业的联系和区别, 对档案管理工作实践有一定的指导意义。本文通过对档案与图书、档案人员与文书人员以及档案管理与历史研究的关系的阐述, 探索档案信息资源的合作开发。

关键词：档案,相关行业,信息,合作开发