档案数字化及安全保密控制

2022-09-12

1 引言

实现对档案管理的数字化是基于对档案管理满足社会发展的需求, 是实现档案现代化的重要组成部分。虽然我国在档案数字化上已经取得了一定的成果, 但是, 就目前来说, 档案数字化管理当中仍然存在很多的质量和安全问题, 经常会出现档案的原件受到破坏, 甚至是档案的删除和泄露。因此, 在档案数字化管理中加强对管理质量和安全的控制非常重要, 是实现档案数字化的基础, 另外, 在加强档案数字化的同时还要做好对纸质档案的管理, 制定对纸质档案的严格管理规定, 确保纸质的档案不受到破坏, 促进档案的安全管理。

2 档案数字化建设原则

2.1 文档一体化原则

经过多年来对档案管理工作的研究, 在档案管理中实现数字化管理模式的前提就是要实现文档一体化, 根据每个单位的情况不同, 需要单位的工作人员将档案数字化纳入单位的办公和政务管理自动化当中, 使档案数字化和办公自动化有机地结合起来, 达到相辅相成的效果, 促进档案数字化管理, 不但使档案管理更加的科学合理还可以进一步促进一体化的建设。

2.2 电子文件与纸质文件并存原则

档案数字管理当中的一项重要工作就是将纸质文件转化为电子文件进行保存, 很多的纸质文件在长时间保存时会出现破损和污染等情况, 这些都得档案管理非常不利, 将纸质文件与电子文件同时保存不但保证了资料信息的完整和真实有效还是实现档案管理的双轨并存的重要途径。

2.3 安全保密体系原则

无论哪种档案管理都必须要以安全保密为优先原则, 档案当中涵盖了我国众多的资源信息, 一旦安全问题不能得到保障, 后果将不可估量。实现对档案数字化管理的安全控制是对档案管理工作的基本要求。为了确保档案管理的安全保密控制, 需要对档案管理人员加强要求, 同时加强对安全保密技术的研究和使用, 实现对档案数字化管理的全过程控制。

3 档案数字化质量控制的策略

3.1 制定合理的档案管理方案

在进行档案数字化管理过程中, 首先要制度一套符合管理规定的流程和方案, 在管理当中, 参照管理方案对档案数字化进行管理, 节约管理的时间, 同时也可以确保档案资源信息的安全。在管理人员进行工作时, 在参照管理方案的同时还要注意对管理技术和流程的调整, 使档案数字化管理工作更加的严谨, 另外, 还要加强对新技术的引进和使用。

3.2 档案数字化软件的正确选择

实现档案数字化管理的重要工具就是要选择正确的管理软件系统, 良好的系统不但可以帮助档案管理工作节省更多的时间, 还能够在一定程度上保障档案的安全和保密, 同时, 在进行档案资料查阅时, 好的系统还可以促进操作的便捷性, 更有利于档案数字化管理的发展。

3.3 阶段性评估是查验收必不可少的环节

阶段性评估是档案数字化质量控制的关键环节所段性评估主要指工作人员在每一阶段工作结束后对其进行总结和点评对论工作方法的得失、工作手段的优劣进而对下一阶段的工作提出改进措施。这样一种评估机制是由档案数字化工作的性质决定的档案数字化工作实践性、创新性强可参考的历史工作经验有限只有在具体的工作中进行及时总结、不断探索才能取得突破。而对于质量控制必不可少的是建立一种奖惩机制孩机制需要与阶段性评估融为一体在评估的同时将监督落到实处另外脸查和验收是档案数字化质量控制的重中之重因为档案数字化工作会影响到后续的档案工作。

4 档案数字化安全保密控制

4.1 加强制度建设, 确保数字化信息安全保密

严格的管理制度和体系是档案管理工作的保障, 也是对工作人员的约束, 科学严谨的管理制度在一定程度上可以减少档案信息的泄露。在对档案信息进行数字化管理的过程中, 要对每个细节进行严格的监督, 对于管理系统也是实行身份认证制度, 对系统的访问和管理设定一定的权限, 同时, 确保档案信息的原始文件的完整, 在电子文件出现错误后可以对原始文件进行查阅, 并且要保证原始文件的长期使用性。

4.2 加强教育, 提高人员思想素质

在对档案数字化管理的过程中, 仍然存在很多的问题, 在这些问题当中, 比较严重的还是人为的操作问题, 因此, 在对档案进行安全管理时, 要将人为因素作为管理的重要部分进行管理, 人为因素导致的档案不安全行为就是一些与人的心理特征相违背的非理智的行为。在对档案管理的人为因素进行控制时, 可以从三个方面进行:一是严格控制工作人员的政审;二是明确工作人员的管理职责和岗位要求;三是加强对工作人员的思想意识提高和考核。通过这三方面的管理, 强化对工作人员的管理, 控制其发生不理智行为的概率, 为安全保密工作奠定基础, 另外, 如果一些工作人员在离职之后, 要及时地将工作证明、门禁卡、密码等收回或更改, 在管理系统中将此人的权限删除, 确保此工作人员不能对档案管理工作以及档案的安全造成威胁。除此之外, 还要定时的更新档案管理安全保密制度, 加强对工作人员的监督, 很多时候, 在日常工作中, 工作人员对安全管理制度执行的并不彻底, 经常会出现偷懒的行为, 而这样的行为很可能给不法分子造成可乘之机, 影响到档案管理的安全保密, 所以说, 在工作时要严肃认真, 正确认识到自身的错误, 如果出现因人为失误导致的档案泄露, 一定要按照管理规定进行处罚, 确保此类现象不再发生。

4.3 加强技术保障手段

我国的档案数字化管理中经常用到的安全加密技术包括:机密技术、防火墙技术、操作系统安全内核技术, 等等, 这些技术应用在档案数字化的安全保密方面可以确保档案数字化管理更加的安全, 不被泄露。加密技术可以很好地实现对档案管理的可靠性, 保障了我国资源信息的完整性、安全性。

5 结语

综上所述, 档案管理数字化是今后档案管理的必然趋势, 虽然我国在档案管理的数字化方面有了一定的成果, 但是, 对于档案数字化管理还是不能大意, 尽可能地提高管理技术, 防止档案受到破坏。由于我国的人口和资源众多, 档案管理工作的难度也比较大, 而实现档案管理的数字化可以有效减轻工作人员的任务量, 同时也增大了对档案管理的安全保密性。所以说, 在对档案进行数字化管理时, 技术人员要不断地进行安全保密技术的创新和改进, 从而提高我国的档案数字化的工作质量和安全保密。

摘要：从20世纪80年代开始, 我国的档案管理开始实行数字化的管理模式, 随着国家科学技术的发展, 档案管理的数字化模式发展迅速。到21世纪, 档案管理的数字化模式已经有了更加广阔的前景。对档案数字化管理中的文件选择和整理, 主要依靠计算机系统和网络技术为支撑, 加强档案管理就是为了提高我国的资源信息的共享程度, 实现对资源信息的更加快捷的查找和利用, 同时优秀的档案管理工作还可以促进资源信息的合理化应用, 达到节约资源的目的。档案数字化管理的方式有很多种, 在日常的工作中, 比较常用的有纸质资料扫描、音频和视频采集、数码相机拍摄以及激光扫描等等。为了更好地实现档案管理的数字化和安全保密控制, 本文对档案数字化的建设原则进行了阐述, 并对档案数字化质量控制和安全保密控制进行了分析。

关键词：档案,数字化,安全保密,控制