基于科研项目全生命周期的里程碑式管理模式

2022-09-11

科技是第一生产力, 而科研管理是第一生产力的催化剂。科研项目的管理是有阶段的, 现行的一般分为前期管理、中期管理和后期管理。科研项目作为项目的一种类型, 受到时间、成本、质量等因素的制约, 并具有多目标性、生命周期等多重属性。因此, 对于科研项目的管理可以借鉴一般项目管理的方法, 比如使用甘特图, 引入里程碑、生命周期等。本文通过对科研项目全生命周期理论的简单介绍来阐明里程碑的意义, 以进一步完善我国现阶段的科研项目管理的制度与方法。

项目从开始到结束必然经历若干阶段, 这些阶段就构成了项目的全生命周期。本文中项目全生命周期模式是项目的进度随着时间的推移而变化的一种模型描述, 如图1所示。

从本质上讲, 一个项目就是一系列的活动。而项目管理必须对这些活动予以分类、排序和有效的管理, 使项目管理中的诸多活动能够有序的展开和进行, 里程碑是项目活动中的一些重要标记, 是在计划阶段应该重点考虑的关键点。目前, 整个项目的管理流程多采用里程碑式项目管理程序。里程碑式项目管理将项目明确划分为四个阶段:启动、计划、执行和收尾四个阶段。里程碑 (Mile Stone) 。它是项目管理中的一个常用术语。所谓项目的里程碑, 就是项目管理过程中的重大事件, 通常指一个主要可交付成果的完成。可以认为, 里程碑是项目进行中的一些重要标记, 是在项目过程中应该重点考虑的关键点。每两个过程的交接都有可交付的成果, 以便于进行项目评审。一般来说, 启动阶段结束后, 项目计划批准文件, 这是第一个里程碑, 计划阶段结束时, 阶段性成果是第二个里程碑, 执行阶段结束, 项目主要成果是第三个里程碑, 收尾阶段的项目结项报告书, 是第四个里程碑。里程碑又根据项目实施的情况进行循环。里程碑是项目中关键的目标时间, 是项目成功的重要因素。里程碑是确保完成项目需求的活动序列中不可或缺的一部分。项目生命周期中的里程碑就是一个项目团队都关注的对象, 它明确了各个阶段的标记性成果, 明确了项目管理的阶段性内容, 提高了管理效率, 如图2所示。

在实际运行中, 在科研项目全过程管理流程中采用了里程碑式的项目管理模式和关键控制点评价模型。该管理模式能对科研项目进行阶段评审, 并对其进度和成本进行节点控制, 从而使项目在进度、成本和质量各方面均得到保障。控制前移是这个模式的主要特点, 必须把控制的重点前移到项目立项和实施阶段, 并对其关键点进行有效的评价。

里程碑管理模式其主要是跟踪项目开发进度、开发过程。里程碑式的项目管理将科研项目按其研究过程制订技术流程, 按进度要求制订计划流程。其中, 根据科研项目的内在规律和技术指标要求制订详细的技术流程, 明确技术路线和里程碑;制订计划流程根据总的实践进度要求, 将时间资源按科研规律分配给各个子项目, 明确时间节点和相应的管理内容。因此, 从这种意义上来说, 里程碑式项目管理本身就具有过程管理的性质。

在传统的管理模式下, 科研项目成员之间权责不明, 以及重技术轻管理的思想约束直接导致了项目管理程序的模糊, 从而降低了管理效率。里程碑式的项目管理程序已经普遍应用于工程建设项目, 它的优点是便于项目阶段评审以及对进度和成本进行节点控制。里程碑式的项目管理过程 (图2) 将项目管理划分为四个明确的阶段:启动、计划、执行与和结束阶段。每两个阶段的交接都有可交付的成果, 以供项目组成员组织项目的自我评审以及接受项目管理部门的专家评审。里程碑管理在项目生命周期中处于极为重要的地位, 通过项目的里程碑管理, 参照项目合同书, 对项目进展作好切实检查, 确切了解其完成质量及进展情况, 及时了解影响进展的原因, 以便在管理方面及时调整, 促进项目保质保量完成, 真正发挥科研管理部门对科研项目的保障、支持与监督职能, 并在降低整个项目风险、控制关键要素、评价实施结果等方面作用明显, 同时也提高基金的投入绩效, 提高了科研项目的质量和效率。

科研项目区别于一般项目的最主要特征在于科研项目是一种创新性活动。因此, 对于科研项目的管理必须针对其创新性的特点, 主要从里程碑的角度进行管理。关于项目进程中的管理主要依据中期报告书完成。其设计应充分考虑到采集里程碑节点与生命周期两个方面, 里程碑节点就是根据阶段和任务特征确定的检查点, 检查的数量可以根据实施计划和任务特征确定, 检查具体内容与预期目标体系是否对应, 评价指标涵盖项目进度、实施费用、系统质量、风险控制等要素。为了不失整体性, 里程碑节点从局部检查入手修正偏差, 同时面向整体实施过程控制关键性的成功因素, 保证阶段质量, 修正后继实施方案, 确保项目的成功。

由项目承担人与管理部门分别填写。前者侧重于进度报告, 后者则为在此报告的基础上进行评测, 最后考虑综合结果。

科研项目在立项后进入实施阶段, 科研经费的主管部门作为项目的投资方, 需要对项目实施跟踪监督, 以确保进度, 保证所投入的科研经费得到充分、有效、合理的利用, 产生效益, 并根据项目的进展情况决定后续资金的投入。在这个过程中, 对项目进度实施程序化监管, 既减少了管理人员的工作量, 又为监管提供了统一标准, 避免了人为干涉的因素, 保证了公平合理与高效。随着政府科研项目投资力度的加大, 进行科研项目管理程序化的模式研究的意义也越来越重要。

实践证明, 该科研管理模式切实可行, 评价模型简单有效, 对科研项目进行管理时, 科研项目的特点是一次性、创新性, 每个项目都不会完全相同, 因此针对具体科研项目管理的方法会有所不同, 但科技项目生命周期模型描述了科技项目的共性, 以简单的方式分析科技项目, 从全局角度把握科技项目, 仅靠项目生命周期中的里程碑模型是不够的, 成功的科研项目管理不仅需要管理项目里程碑及其周期, 还需要考虑项目的变更管理, 质量管理、进度管理、成本管理和风险管理等。

摘要：本文针对科研项目的现行管理模式, 结合项目管理理论, 提出面向科研项目全生命周期的里程碑式管理模式;建立以过程管理为对象的里程碑节点管理模式, 基于科研项目的中期检查、年度检查、结项验收工作证实里程碑式模式在降低项目风险、控制关键要素、评价实施结果等方面作用明显, 对提高科研项目的质量和效率是非常重要的。

关键词：科研项目,全生命周期,里程碑,管理模式