物业工程部管理资料

第一篇：物业工程部管理资料

物业工程资料移交清单

一、项目建设资料：

1、《国家建设征用土地通知书》及红线图 复印件

2、同意使用土地通知书 复印件

3、建设用地批准书 复印件

4、固定资产投资许可证 复印件

5、建设工程规划许可证 复印件

6、市规划局《建设工程报建审核书》 复印件

7、规划报建图 复印件

8、建设工程规划验收合格证 复印件

9、建设工程竣工验收质量认定书 复印件

10、建筑工程竣工消防审核意见书 复印件

11、单位工程质量综合评定表 复印件

12、工程建筑埋放线、验线、验收意见书 复印件

13、公共安全技术防范工程设施使用证 复印件

14、通信管线等各分项工程竣工验收书/验收报告 复印件

15、供水协议书 复印件

16、供用电合同 复印件

17、同意供电通知 复印件

18、申请门牌呈批表 复印件

19、通邮申报表 复印件 20、其他相关资料

二、物业产权资料

1、销售资料(业主、产权(包括储藏室、车库)、位置、建筑面积、测绘面积、联系方式) 复印件

2、其他相关资料

三、建筑工程技术资料

1、地质勘察报告 复印件

2、工程合同及开、竣工报告 复印件

3、建筑施工图(结构、建施、水施、电施、防雷、弱电等) 原件

4、图纸会审记录 复印件

5、工程设计变更通知(包括质量事故处理记录) 复印件

6、隐蔽工程验收签证 复印件

7、沉降观测记录 复印件

8、竣工验收证明书 复印件

9、主要建筑材料质量保证书(钢材、水泥等) 复印件

10、新材料、构配件的鉴定合格证书 复印件

11、砂浆、混凝土试块试压报告 复印件

12、工程竣工图(包括总平面图、建筑、结构、水、电、防雷、弱电、设备安装、附属工程机隐蔽管线等) 原件

13、其他项目竣工图(绿化、景观、二次装修等) 原件

1

14、各分项工程施工单位资料 复印件

15、各分项工程/隐蔽工程验收表/测试报告 复印件

16、其他相关资料

四、设备资料——供电系统

1、供电系统设备购买、安装合同 复印件

2、供电系统设备制造、安装单位、维护单位资料 复印件

3、供电系统设备产权所有者及用户的名称和地址 复印件

4、高低压配电柜、变压器、直流控制屏等设备参数(型号、数量、重量、额定电压、电流、频率等) 原件

5、高低压配电柜、变压器、直流控制屏等设备随机资料(安装使用说明书、技术图纸、机房布置图、产品合格证、安装配件清单等) 原件

6、高低压配电柜、变压器、直流控制屏等设备主要配件资料(生产单位、技术参数、说明书、产品合格证等) 原件

7、高低压配电柜、变压器、直流控制屏等设备试运行检验记录、运行许可证 原件

8、配电箱、电缆、插接母线、电表等资料(生产单位、技术参数、说明书、检测报告、产品合格证等) 原件

9、灯具、末端用电器具资料(生产单位、技术参数、说明书、产品合格证等) 原件

10、配套装置、仪表、电度表资料(检验记录、测试报告、原始数据记录等) 复印件

11、其他相关资料

五、设备资料——给排水系统：

1、给排水系统设备购买、安装合同 复印件

2、给排水系统设备制造、安装单位、维护单位资料 复印件

3、给排水系统设备产权所有者及用户的名称和地址 复印件

4、水泵等配套设备参数(型号、额定功率、扬程、编号等) 原件

5、设备随机资料(安装使用说明书、维护保养手册、机房布置图、产品合格证、随机配件清单、主要配件资料等) 原件、二次控制图

6、设备运行检验记录、管道水压及闭水试验记录、给水管道的冲洗及消毒记录 原件

7、主要材料和制品的合格证或试验记录 复印件

8、配套装置、仪表、水表资料(检验记录、测试报告、原始数据记录等) 复印件

9、水、暖、卫生器具检验合格证书 原件

10、其他相关资料

六、设备资料——消防系统

1、消防设备购买安装合作 复印件

2、消防设备制造、安装单位、维护单位资料 复印件

3、消防设备产权所有者及用户的名称和地址 复印件

4、消防自动报警、消防广播、消防栓、消防喷淋等设备参数(型号、数量、水

2

泵额定功率、扬程等) 原件、系统图、平面图

5、随机资料(安装使用说明书、维护保养手册、机房布置图、产品合格证、随机配件清单、主要配件资料等) 原件、系统原理图、二次接线图

6、设备、仪表调试运行检验记录、管道冲洗、水压及闭水试验检验记录 复印件

7、消防系统主要材料和制品的合格证或试验记录 复印件

8、消防验收合格证书 复印件

9、其他相关资料

七、设备资料——弱电系统

1、弱电系统设备购买、安装合同 复印件

2、弱电系统设备制造、安装单位、维护单位资料 复印件

3、弱电系统设备参数(系统、型号、规格、数量) 原件

4、弱电系统随机资料(安装使用说明书、维护保养手册、产品合格证、随机配件清单、主要配件资料等) 原件、原理图和二次接线图

5、弱电系统设备调试运行检验记录、安装检验合格证书、智能化等设备国家许可使用证明 原件

6、宽频接入协议 复印件

7、有线电视及电话协议 复印件

8、其他相关资料

八、健身器材及娱乐资料：

1、健身器材及娱乐设备购买、安装合同 复印件

2、健身器材及娱乐设备制造、安装单位、维护单位资料 复印件

3、健身器材及娱乐设备参数(系统、型号、规格、数量) 原件

4、健身器材及娱乐随机资料(安装使用说明书、维护保养手册、产品合格证、随机配件清单、主要配件资料等) 原件

5、健身器材及娱乐设备调试运行检验记录、安装检验合格证书、智能化等设备国家许可使用证明 原件

第二篇：理想城物业工程资料移交清单

一、 项目建设资料：

1、《国家建设征用土地通知书》及红线图 复印件

2、同意使用土地通知书 复印件

3、建设用地批准书 复印件

4、固定资产投资许可证 复印件

5、 建设工程规划许可证 复印件

6、市规划局《建设工程报建审核书》 复印件

7、规划报建图 复印件

8、规划报建图 复印件

9、物业各分项工程设计方案 复印件

10、建设工程规划验收合格证 复印件

11、建设工程竣工验收质量认定书 复印件

12、建筑工程竣工消防审核意见书 复印件

13、单位工程质量综合评定表 复印件

14、工程建筑埋放线、验线、验收意见书 复印件

15、公共安全技术防范工程设施使用证 复印件

16、通信管线等各分项工程竣工验收书/验收报告 复印件

17、供水协议书 复印件

18、供用电合同 复印件

19、同意供电通知 复印件

20、申请门牌呈批表 复印件

21、通邮申报表 复印件

22、其它相关资料

二、 物业产权资料：

1、销售资料(业主、产权(包括储藏室、车库)、位置、建筑面积、测绘面积、联系方

式) 复印件

2、其它相关资料

三、 建筑工程技术资料：

1、地质勘察报告 复印件

2、工程合同及开、竣工报告 复印件

3、建筑施工图(结构、建施、水施、电施、防雷、弱电等) 原 件

4、图纸会审记录 复印件

5、工程设计变更通知(包括质量事故处理记录) 复印件

6、隐蔽工程验收签证 复印件

7、沉降观察记录 复印件

8、竣工验收证明书 复印件

9、主要建筑材料质量保证书(钢材、水泥等) 复印件

10、新材料、构配件的鉴定合格证书 复印件

11、砂浆、混凝土试块试压报告 复印件

12、工程竣工图(包括总平面图、建筑、结构、水、电、防雷、弱电、设备安装、附属工程及隐蔽管线等) 原 件

13、其它项目竣工图(绿化、景观、二次装修等) 原 件

14、各分项工程施工单位资料 复印件

15、各分项工程/隐蔽工程验收表/测试报告 复印件

16、其它相关资料

四、 设备资料—供电系统

1、供电系统设备购买、安装合同 复印件

2、供电系统设备制造、安装单位、维护单位资料 复印件

3、供电系统设备产权所有者及用户的名称和地址 复印件

4、高低压配电柜、变压器、直流控制屏等设备参数(型号、数量、重量、额定电压、电流、频率等) 原 件

5、高低压配电柜、变压器、直流控制屏等设备随机资料(安装使用说明书、技术图纸、机房布置图、产品合格证、安装配件清单等) 原 件

6、高低压配电柜、变压器、直流控制屏等设备主要配件资料(生产单位、技术参数、说明书、产品合格证等) 原 件

7、高低压配电柜、变压器、直流控制屏等设备试运行检验记录、运行许可证 原 件

8、配电箱、电缆、插接母线、电表等资料(生产单位、技术参数、说明书、检测报告、产品合格证等) 原 件

9、灯具、末端用电器具资料(生产单位、技术参数、说明书、产品合格证等) 原 件

10、配套装置、仪表、电度表资料(检验记录、测试报告、原始数据记录等) 复印件

11、其它相关资料

五、 设备资料—给排水系统 ：

1、给排水系统设备购买、安装合同 复印件

2、给排水系统设备制造、安装单位、维护单位资料 复印件

3、给排水系统设备产权所有者及用户的名称和地址 复印件

4、水泵等配套设备参数(型号、额定功率、扬程、编号等) 原 件

5、设备随机资料(安装使用说明书、维护保养手册、机房布置图、产品合格证、随机配件清单、主要配件资料等) 原 件 、二次控制图

6、设备运行检验记录、管道水压及闭水试验记录、给水管道的冲洗及消毒记录 原 件

7、主要材料和制品的合格证或试验记录 复印件

8、配套装置、仪表、水表资料(检验记录、测试报告、原始数据记录等) 复印件

9、水、暖、卫生器具检验合格证书; 原 件

10、其它相关资料

六、 设备资料—消防系统：

1、消防设备购买安装合同 复印件

2、消防设备制造、安装单位、维护单位资料 复印件

3、消防设备产权所有者及用户的名称和地址 复印件

4、消防自动报警、消防广播、消防栓、消防喷淋等设备参数(型号、数量、水泵额定功率、扬程等) 原 件 、系统图、平面图

5、随机资料(安装使用说明书、维护保养手册、机房布置图、产品合格证、随机配件清单、主要配件资料等) 原 件、系统原理图、二次接线图

6、设备、仪表调试运行检验记录、管道冲洗、水压及闭水试验检验记录 复印件

7、消防系统主要材料和制品的合格证或试验记录 复印件

8、消防验收合格证书 复印件

9、其它相关资料

七、 设备资料—弱电系统：

1、弱电系统设备购买、安装合同 复印件

2、弱电系统设备制造、安装单位、维护单位资料 复印件

3、弱电系统设备参数(系统、型号、规格、数量) 原 件

4、弱电系统随机资料(安装使用说明书、维护保养手册、产品合格证、随机配件清单、主要配件资料等) 原 件、原理图和二次接线图

5、弱电系统设备调试运行检验记录、安装检验合格证书、智能化等设备国家许可使用证明 原 件

6、宽频接入协议 复印件

7、有线电视及电话协议 复印件

8、其它相关资料

八、 健身器材及娱乐资料：

1、健身器材及娱乐设备购买、安装合同 复印

2、健身器材及娱乐设备制造、安装单位、维护单位资料 复印件

3、健身器材及娱乐设备参数(系统、型号、规格、数量) 原 件

4、健身器材及娱乐随机资料(安装使用说明书、维护保养手册、产品合格证、随机配件清单、主要配件资料等) 原 件

5、健身器材及娱乐设备调试运行检验记录、安装检验合格证书、智能化等设备国家许可使用证明 原 件

九、办公设备移交

第三篇：物业前期管理资料

物业管理前期介入包括哪几个阶段及内容

一阶段：根据客户群的定位，确定物业管理模式和物业服务的基本内容;确定总体服务质量标准和收费;确定物业管理总体框架方案。

二阶段：就物业的结构布局、设施设备的设置、选型物业用房、社区活动场所以及环境配套设施、公共配套建筑、设施场地的设置等提出改进建议或意见。

三阶段：与建设施工单位商榷，配合设备安装、熟悉隐蔽工程、管线的铺设情况收集相关资料。 四阶段：完成物业管理方案及实施进度，拟定公共管理制度，拟定各项收费标准和收费办法，人员培训，现场咨询，资料归档等。 五阶段：主要是参与竣工验收。

早期介入及前期物业管理服务内容

早期介入及前期物业管理服务的具体内容可参照相关章节。在制订此部分内容的方案时，需要依据物业的实际情况和工程进度、存在的隐患或问题进行编制，并对工作计划进行合理安排，使方案能够全面真实地反映物业管理在早期介人和前期物业管理中起到的重要作用。 如在物业项目的管理方案中，早期介入及前期管理方案的内容主要包括物业管理前期介人工作流程、施工期物业管理工作、设施设备调试期物业管理、项目竣工验收及接管验收期物业管理、其他前期准备工作、人驻准备预案、二次装修管理、物业接管工作进度计划、后续工 程的前期介入管理等。

8.常规物业管理服务综述

在编制常规物业管理服务综述中需要把握的重点是将各项管理服务内容的工作要求、重点、运行管理及应急方案、计划等进行详细阐述，对于招标人或招标物业有特殊性服务需求的要进行突出的描述。 如某物业项目，招标人在招标文件中要求投标企业将常规物业管理服务需求内容中房屋及共用设施管理、机电设施设备管理、安全管理、绿化管理、清洁管理进行分项阐述，并对重大活动等项目列出详细的实施方案。在此项目的物业管理方案中，房屋及公用设施的管理包括管理重点和维护养护范围、标准、计划、实施细则等内容;机电设施设备管理包括前期介入管理、日常运行维护管理措施及运作程序、紧急故障的处理等内容;安全管理包括交通及车辆的管理、消防管理、保密管理、安全维护管理、紧急事件的处理等内容;重大活动的实施方案等内容。

早期介入的内容 (一)可行性研究阶段 1.内容

(1)根据物业建设及目标客户群的定位确定物业管理的模式; (2)根据规划和配套确定物业管理服务的基本内容;

(3)根据目标客户情况确定物业管理服务的总体服务质量标准; (4)根据物业管理成本初步确定物业管理服务费的收费标准;

(5)设计与客户目标相一致并具备合理性能价格比的物业管理框架性方案。 2.方法和要点

(1)组织物业管理专业人员向建设单位提供专业咨询意见，同时对未来的物业管理进行总体策划。

(2)除对物业档次定位外，还应考虑物业的使用成本。

(3)选用知识面广、综合素质高、策划能力强的管理人员承担项目管理工作。 【案例】物业项目的基本情况同上例。在该项目的论证阶段，物业管理企业就参与了工作，并就该物业的市场定位、物业管理的基本思路和框架、物业管理的运作模式提供了专业意见，得到了建设单位的采纳，具体内容如下：

(1)考虑到整个工程项目的状况，第一期消费者的定位是当地中低收入阶层，在项目规划上除合理控制建设成本外，还考虑到降低物业管理成本。按此思路，物业管理公司建议适当降低第一期的绿化率，并选择稍便宜的设施设备。由于第二期、第三期的市场定位为当地中高收入阶层，因此在后续开发建设过程中应逐步提高绿化率，并相应提升设施设备选型配置档次。

(2)对项目的配套设施建设提出意见，重点是提出配套设施的布局方案，使得小区的布局既方便未来业主的使用又避免对业主的生活产生影响和干扰。

(3)提出了人车分流的概念，这在该地属于新的提法，也成为以后项目销售的亮点。

(4)确定了物业管理早期介入和前期物业管理的时间、方式和工作内容，明确了各配合方之间信息沟通的渠道，确定了分阶段物业管理的目标和要求。 实践证明，这几条意见和建议对建设单位非常有益，能够帮助建设单位更加准确地进行市场定位，提高了项目的性能价格比。第一期销售的良好业绩就是证明。 (二)规划设计阶段 1.内容 (1)就物业的结构布局、功能方面提出改进建议;

(2)就物业环境及配套设施的合理性、适应性提出意见或建议; (3)提供设施设备的设置、选型及服务方面的改进意见; (4)就物业管理用房、社区活动场所等公共配套建筑、设施、场地的设置、要求等提出意见。 2.方法和要点

(1)参与有关规划设计的讨论会，并从使用、维护、管理、经营以及未来功能的调整和物业保值、增值等角度，对设计方案提出意见或建议。

(2)帮助建设单位优化设计或从使用维护等角度上对设计方案进行调整，使项目在总体上更能满足客户的需求，从而有利于促进项目的成功，降低开发风险。设计上的预见性可以减少后续的更改和调整，为建设单位节约投资。

(3)从确定的目标客户的角度考虑问题。在设计上，比较物业建设、使用、维护的成本与目标客户的需求及经济承受力，使业主、建设单位与物业管理企业的目标利益相统一。 (4)要贯彻可行性研究阶段所确定的物业管理总体规划的内容和思路，保证总体思路的一致性、连贯性和持续性。

(5)对于分期开发的物业项目，对共用配套设施设备和环境等方面的配置在各期之间的过渡性安排提供协调意见。

【案例】物业项目的基本情况同上例。在规划设计阶段，物业管理企业参与了多次论证会，就规划方案提出了多项建议，并得到建设单位的采纳，受到建设单位和业主的好评。建议的具体内容如下：

(1)考虑到项目较大，且为分期开发，在设计方案时，建议采用分组团的布局，且各组团相对独立和封闭。这样对不同组团就能按服务对象的特点提供不同的服务内容，确定不同的收费标准，满足不同层次消费者的需求。

(2)对智能化系统的设计、商业配套设施的建设、中心会所及休闲区域的布局、会所功能的设置、幼儿园的设置等提供了主导性意见。由于物业管理企业在实际运作方面有丰富的经验，所以实施后深得建设单位和业主的好评。

(3)物业管理的基础条件，如管理办公用房以及物业管理企业员工宿舍、食堂、休息室、仓库和清洁车停放场地等，在规划设计时就得以落实。

(4)根据前期物业管理总体策划方案的思路，制订了详细的物业管理方案，确定了实施进度表，包括人员的编制及招聘、培训计划、费用测算等，这些都得到了建设单位的支持和认可。 (三)建设阶段 1.内容

(1)与建设单位、施工单位就施工中发现的问题共同商榷，及时提出并落实整改方案。 (2)配合设备安装，确保安装质量。

(3)对内外装修方式、用料及工艺等从物业管理的角度提出意见。

(4)熟悉并记录基础及隐蔽工程、管线的铺设情况，特别注意那些在设计资料或常规竣工资料中未反映的内容。

2.方法和要点

(1)派出工程技术人员进驻现场，对工程进行观察、了解、记录，并就有关问题提出意见和建议。

(2)仔细做好现场记录，既为今后的物业管理提供资料，也为将来处理质量问题提供重要依据。

(3)物业管理企业不是建设监理单位，要注意介入的方式方法，既要对质量持认真的态度，又不能影响正常的施工、监理工作。

【案例】物业项目的基本情况同上例。在建设阶段，物业管理企业跟踪了整个过程，参与了多次专题讨论会，提出改进意见(其中一次就提出了18项整改意见)，这些意见大部分都在建设中予以采纳。典型的内容如下：

(1)对生活垃圾的收集、清运和处理方式提出了具体要求。确定了垃圾桶的规格、数量和放置位置，提供了垃圾场地设计方案，要点是采用瓷片砖地面、配备清洗水源和污水集排设施。 (2)提供了单元门的安装意见。既便于安装可视对讲系统，又便于安装信报箱，还注意到美观实用和便于维修。

(3)在进行绿化带施工时，事先考虑灌溉管道的铺设。

(4)在施工过程中发现部分室外基础工程质量不好，而该区属填海区，易发生不均匀沉降，导致此处的埋地管网发生断裂，因此建议重新施工。

(5)安排机电技术人员全程跟踪机电设施设备的安装，累计提出了200余项改进意见。 (6)提请建设单位留下一部分特殊的装饰材料(彩色地砖、镀膜玻璃、涂料等)，以便于将来的维修和更换。

(7)为前期物业管理做准备工作。陆续招聘物业管理企业员工并进行培训，组织编写各类管理服务文件和规章制度，准备业主入住资料等。

(8)协助建设单位同供电公司、自来水公司、煤气公司等城市公共事业单位协商移交相应设施设备事宜，暂不能移交的则事先确定委托管理方式及收费标准。 (四)销售阶段 1.内容

(1)完成物业管理方案及实施进度表; (2)拟定物业管理的公共管理制度; (3)拟定各项费用的收费标准及收费办法，必要时履行各种报批手续; (4)对销售人员提供必要的物业管理基本知识培训;

(5)派出现场咨询人员，在售楼现场为客户提供物业管理咨询服务;

(6)将全部早期介入所形成的记录、方案、图纸等资料，整理后归入物业管理档案。 2.方法和要点

(1)准确全面展示未来物业管理服务内容。有关物业管理的宣传及承诺，包括各类公共管理制度，一定要符合法规，同时要实事求是。在销售物业时应根据物业管理的整体策划和方案进行，不应为了促销而夸大其辞，更不能作出不切实际的承诺。

(2)征询业主对物业管理服务需求意见，并进行整理，以此作为前期物业管理服务方案的制订和修正依据。

【案例】物业项目的基本情况同上例。其在销售阶段的介入内容为：

(1)在销售前，整理并全面完成物业管理方案，将各项应使购房业主了解的内容，以书面文件的形式纳入有关《公约》、《协议》中;

(2)在销售前对售楼人员进行物业管理培训，使他们对物业管理的基本概念和基本知识有所了解，对将来该小区的物业管理内容和模式有统一的理解;

(3)在售楼现场安排专职的物业管理咨询人员，接受购房者的咨询;

(4)为使业主或未来业主对物业管理有所了解，在销售时，就在售楼处、样板房等处展开规范的物业管理工作(如清洁、绿化、安全保护等)，使业主对物业管理有良好的印象。 (五)竣工验收阶段

竣工验收是指工程全部建成后为检查工程质量而进行的一项工作程序。按照国家建设部关于建设工程质量控制的有关规定，任何建设工程在竣工后都必须进行竣工验收。 1.内容 这一阶段的介入内容主要是参与竣工验收。在各单项工程完工后，参与单项工程竣工验收;在分期建设的工程完工后，参与分期竣工验收;在工程全面竣工后，参与综合竣工验收。 2.方法和要点

物业管理企业参与竣工验收，主要是为了掌握验收情况，收集工程质量、功能配套以及其他方面存在的遗留问题，为物业的承接查验做准备。在参与验收时，应随同相关验收组观看验收过程，了解验收人员、专家给施工或建设单位的意见、建议和验收结论。

第四篇：物业档案资料管理

档案资料管理

一、物业档案资料的含义

物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。

二、物业档案的建立

物业档案资料的建立主要有收集、整理、归档和利用四个环节。

1.收集：是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件资料集中移交给单位档案室或负责管理档案的部门的工作。物业资料来源按不同的标准有不同的分类。

(一)、物业资料来源按时间顺序分类：

1、设计规划阶段信息

(1)土地购买合同、土地使用证等权属证书

(2)规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书

(3)建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件

2、竣工及验收阶段信息

(1)竣工图

(2)竣工工程项目一览表

(3)设备技术清单(设备名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具备件等)

(4)设施技术手册、使用说明及质保证明

(5)设备安装调试记录(各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统)

(6)土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录，预应力构件施工记录等)

(7)建(构)筑物监测记录(建筑物的沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检查记录)

(8)隐蔽工程的验收记录

(9)工伤事故发生及处理记录

(10)图纸会审记录、设计变更通知和技术核定单

(11)项目的重要技术决定和文件

(12)验收计划和验收会议纪要验收记录

(13)返修记录

(14)验收总结报告

3、委托管理阶段信息

(1)委托管理招标文件

(2)物业管理投标文件(物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等)

(3)物业委托管理合同(协议书)

4、招商阶段信息

(1)招标物业的平面图纸

(2)招租许可证及委托书

(3)租金及管理费测算

(4)租赁合同

(5)广告策划资料

5、用户入户信息

(1)用户入住通知书、入户须知

(2)管理公约(公共契约)

(3)用户资料(包括业主、租户)

(4)业主委员会章程

(5)用户手册

(6)用户进户验收表

(7)用户进户交费单

6、日常管理信息

(1)业主、租户变动和更换情况

(2)各部门工作(操作)规范，管理制度

(3)各部门工作记录

(4)大、中、小修记录

(5)维修承包合同和预决算

(6)保安、清洁、绿化等项目的承包合同等

(7)用户来往信件、投诉和处理资料

(8)年度工作计划、总结、报告

(9)人事档案

(10)保险资料

(11)法律法规和政府有关文件

(12)财务报表、工资报表、管理表和租金收缴凭证等资料

(二)、按物业管理参与者分为：

1、(1)在物业接管移交时与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、准确地收集到工程建设产权和工程技术资料等原始资料。

(2)在业主入住和进行二次装修阶段收集业主、客户资料。

(3)在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录和其他相关资料，并将档案的收集制度化。

(4)通过政府主管部门获取的相关信息。

2.整理：是指把处于相对零乱、分散的档案，经过分类组合、排列、编目，使档案系列化、系统化的工作。

(1)档案整理的基本内容：区分全宗;全宗内的档案分类、立卷、案卷排列、案卷目录的编制。

(2)档案整理工作的要求：必须保持文件之间的历史联系;必须便于保管和利用;必须在原有的基础上进行整理、加工。

3.归档：是按照档案资料的内在规律进行科学的分类与保存。一个有序的资料库是一个完整的树形图，从大分类到小分类，再至细分、排序。归档要及时，分类要合理。归档要求做到十清，即物业来源清、物业数量清、物业质量清、物业价值清、结构类型清、设备设施清、绿化苗木清、租金费用清、使用情况清、维修更新情况清。

4.利用：是充分发挥档案资料的凭证和参考作用为物业管理服务。提供利用是档案工作的中心任务，也是档案工作的成果;同时通过提供利用，使档案工作不断完善和发展。

三、物业档案的管理

物业档案资料管理指物业管理公司在物业管理活动中，对物业原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计和利用，为物业管理提供客观依据和参考资料。

(一)资料的归档管理

1.在物业管理中可实行原始资料和计算机档案管理双轨制，并尽可能将其转化为计算机磁盘储存形式以便于查找。同时还可运用录像、录音、照片、表格、图片等多种形式保存，使其具体化、形象化。

2.对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存。这些档案应按授权级别检索并严格控制借阅。

3.档案管理人员应编制统一的档案分类说明书和档案总目录，并进行科学合理的分类存档。

4.档案室应保持干燥、通风、清洁，注意防盗，并确保储存地点符台防火、防虫、防鼠、防潮等要求。

(二)档案的使用

1.利用计算机网络技术，并采用先进检索软件，充分发挥档案资料的作用。

2.对借阅原始资料的使用者，按档案的不同密级，在机关负责人批准后借阅，并应办理借阅手续。

(三)档案的销毁

根据档案的保存期限和性质，对确实没有保存价值和保存期已满的档案，严格按制度规定进行销毁。

第五篇：物业管理资料内容目录

一、前期建设及承接验收资料

1、建设用地规划许可证;

2、建设工程规划许可证;

3、项目立项批复;

4、施工许可证;

5、建设项目命名、更名审批资料。

6、物业移交会议纪要或移交证明;

7、验收证明资料(包括：房屋验收表、钥匙交接清单、设施设备清单及移交签收表)，与业主的资料交接清单;

8、业主资料;

9、各种设施设备明细表、合格证、使用说明书、保修协议(包括：电梯、消防、监控、单元对讲、道闸、水泵、运动器械等);

10、图纸资料(包括：总平面规划图;建筑、电气、给排水、燃气、空调等附属设施竣工图;隐蔽管线、消防系统、监控系统安装竣工图);

11、水、电、气、消防等单项竣工验收报告;

二、物业企业服务资料

1、企业资质证书、营业执照、税务登记证(复印件);

2、项目经理任命文件、项目经理从业资格证书复印件、电梯和消防等特种行业从业人员资格证书复印件、项目物业服务合同、项目收费许可证;

3、项目各种规章制度、应急预案、岗位职责;

4、员工培训材料(计划、方式、实施过程);

5、业主报修登记簿、维修单、回访记录(业主意见征询回访、投诉建议回访、提供维修服务的回访);

6、门岗、巡逻、监控室交接登记簿，值班记录表，报警记录登记表，大宗货物出门记录;

7、各类设施设备(如：电梯、消防、水泵、窨井、化粪池、水箱、运动器械、路灯、单元对讲、监控)的台帐、日检周检月检季检年检记录、日常巡查记录、保养计划、维修保养记录、大中修记录;

8、电梯的年检合格证、维修和保养合同;

9、装修协议、告之书等管理资料;

10、社区文化活动资料。