OA办公系统：行之有效的OA办公系统培训方法

OA办公系统：行之有效的OA办公系统培训方法（共14篇）

篇1：OA办公系统：行之有效的OA办公系统培训方法

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行之有效的OA办公系统培训方法

早在上个世界末，OA(万户OA官网：)办公系统在国外就已经开始引发企业管理方面的改革，减轻企业发展所面临的压力和负担，创造信息化价值。如今，OA办公系统开始在国内普及应用，助力企业不断完善管理模式，拥有更高效的执行力。在这个过程中，OA办公系统的实施是个重要环节，以培训为例。

众所周知，OA办公系统在企业中的应用是一个复杂的系统工程，因为其不仅涉及软件产品、而且需规范企业各部门的业务流程;不仅涉及软件应用而且需协调组织;与财务软件或其它小型应用软件有本质的区别。企业要想用好OA办公系统就必须有好的实施，其在企业中的应用效果不仅取决于软件产品的质量，更重要的是对实施过程的控制。事实上，OA办公系统能否成功应用受诸多环节和诸多因素的影响，事先不进行充分的准备和周密的计划是不可能成功的。

尤其是当OA办公系统经历过一系列的复杂操作，终于成功上线了，如何进行培训则成为需要重点考虑的问题。不少企业采取一刀切的方法，将全体员工集中起来以会议的形式，将整个办公自动化系统的使用过程从头到尾悉数讲解一遍，实际效果却往往不尽如人意。实际上，一方面将OA系统所有的功能讲清楚需要很长时间，讲得累，大家听得也累;另一方面各部门对其它部门业务不熟悉，不愿听也听不懂。

对此，成立于1998年，在协同软件领域内独树一帜的万户根据多年来的成功经验，提出了自己的见解。目前，万户总部位于北京，在上海，广州，南京，合肥，天津等多个城市设有分公司和办事处，目前全国有300多名员工，研发和技术支持人员的比例将近一半。成立10余年以来，万户始终在OA协同管理领域深耕细作，截止目前已经积累3000多家案例客户，6000多个项目经验，是一家在OA领域专业性强，注重技术实力和研发的协同管理厂商。在万户看来，OA办公自动化培训应该分角色、分批次进行，总结如下：

1、管理员的培训

系统管理员的培训非常重要，因为系统管理员对系统各个模块的熟悉程度、对软件所使用工具的熟练程度将对系统实施效果产生很大影响。只有掌握了这些知识，管理员才能在系统出现问题时具备分析与处理的能力，以保证系统正常运行。建议由本单位内懂技术的员工担任系统管理员一职，并由OA办公系统供应商直接对系统管理员进行培训。

2、各部门主管的培训

各部门主管的培训也非常重要，他们是各部门的直接领导人，对OA办公系统的后期推广、应用起着带头、指导和监督的作用，只有他们会用并且愿意用，才能将OA办公系统的成功应用落到实处。

3、一般用户的培训

一般用户是使用OA办公系统最频繁的人群，对他们的培训应该更细化、更有针对性。-1-

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万户建议由各部门主管对其部门员工进行培训，培训最好采用讲解培训与解决运行中出现的问题交替进行的方式，这样有助于用户更快地熟悉系统。对于OA办公系统，很多企业员工都有不同程度的抵触心理，一方面可以通过培训、宣传等方式抵消一部分抵触情绪，另一方面可以建立一套合理的奖惩制度来推进实施。如可以采用分享一条知识奖励一定金额的方式，带动一部分人分享知识的积极性，等到整体员工都有这种意愿时，即可取消奖励机制转而采取惩罚机制，以处罚仍不使用OA办公系统的员工。

4、企业高层领导人

实际实施案例中，我们发现很多企业高层领导人年龄偏大，对计算机不熟悉，学习新东西比较慢;又或者他们一般比较忙，坐下来听讲解的时间非常有限。针对这种情况，建议先对他们常用的查阅、审批功能进行讲解，后期再慢慢的培训其它方面的使用。

一直以来，关于OA办公系统应用成功率的讨论始终未曾停息，即便是在协同管理软件的技术和功能都相对成熟的今天，企业用户应用的失败案例仍然屡见不鲜，培训不到位也是其中的重要原因。连续3年荣获由中国软件行业协会颁发的“协同行业应用成功率第一”奖项的万户则从培训的角度总结出了一套行之有效的方法，不仅帮用户建立起一个动态、规范、高效、易用的信息化管理体系，还通过有效的培训让用户更好地进行操作，获得信息化建设带来的最大价值。

篇2：OA办公系统：行之有效的OA办公系统培训方法

xx日进行了局oa办公自动化系统培训及测试。局计算中心高小莉副主任向团员青年们介绍了我局oa办公自动化系统，并对该系统的登录、收文、发文进行了详细的讲解，随后进行了现场测试。测试采取逐一过关的方式进行，所有参训同志必须根据《操作说明》中事先设定的模式、要求，严格按照步骤完成指定文件的收发处理。通过培训，同志们较好地掌握了该系统的常用基本技能，并能熟练地进行收、发文处理，培训活动达到了预期的效果。

活动结束后，局团委要求团员青年及时进行总结，通过网络交流自己的感受和收获，结合实际工作谈心得体会。在今后的工作中，局团委将紧紧围绕我局工作目标，通过喜闻乐见的方式，适时地开展形式多样的活动，不断增强局团委凝聚力，更好地为全局中心工作服务。

篇3：OA办公系统：行之有效的OA办公系统培训方法

关键词：OA系统,电子公文,运转效率

一、OA系统电子公文处理中各环节需注意事项

(一) 登记环节需注意事项

严格按照登记要求进行, 做好公文录入各项工作。不管是内部文件还是外部文件, 都需要做好公文登记, 这样可以方便日后查询和处理。目前, 所登记环节中都是将在线登记方式与本地登记方式相结合。本地登记也就是指制作本地表格, 将公文的基本信息、成文时间、成文标题、成文文号等等都需要录入, 方便日后查询和使用。在线登记也就是在OA系统直接录入公文基本信息, 所录入的内容与本地登记内容相同, OA系统可自动生成公文登记列表, 并且也可运用电子表格格式可将相关内容导出, 并且做好公文的归档工作。

(二) 呈批环节注意事项

需要严格按照呈批手续进行, 遵守相关程序能够一一进行, 不管是内部文件还是外部文件, 相关负责部门都需要按照领导所批示的内容逐级呈送, 决不能越级呈送。另外, 在OA系统中, 需要制定相关公文处理规则, 各不同岗位所需要处理的内容也是不同的, 因此需要按照预先所设置的处理流程进行, 否则将会直接影响到公文处理程序正常进行。

(三) 运转环节注意事项

严格按照相关具体流程进行, 想要保证公文处理效率和质量, 需要处理好公文流程以及管理好流程人员这两方面因素。处理流程需要通过征求有关部门工作意见之后才能设置, 并且在实践过程中加以改进, 处理好在公文中所存在的影响因素, 使处理途径更加简便, 这样可达到更好的处理效果。负责管理和执行的工作人员需要具备较强的责任心和高水平操作技能, 这样才能担负起运转公文的任务、在实际工作过程中, 大多数高校都是建立起公文处理一级中转战或者二级中转站, 有指定的工作人员负责公文处理以及公文运转。

二、设定专门机构负责OA系统

(一) 领导应重视OA系统的投入

在OA系统处理公文过程中, 领导参与以及领导重视会起到三方面主要作用:一是, 领导重视与资源投入有着直接的关系, 同时也包括对公文处理模块的实施、建设、维护、推广等等, 在这些工作进行过程中都会加大投入, 这样可以使系统用户能够在最短时间内以最高的学习效率处理好公文模块。二是, 在运用OA系统展开公文处理, 与传统模式的处理模块原理是基本相同的, 但是处理形式也不一样的, 很多公文处理人员可能会排斥这种形式, 但如果领导参与到公文模块处理过程中, 起到一定的带头作用, 这样公文处理人员也就会欣然接受, 进一步推广和使用系统。三是, 因为领导具有与风险对抗的能力, 同时也能组织全局, 所以领导的直接参与其中, 可以及时解决在公文处理过程中所潜在的风险。

(二) 设置相关的管理部门

在高校OA系统中, 不但涉及的范围较大, 而且涉及的人数众多, 所以需要有专门机构来统一管理OA系统。我们以某一高校为主要例子, 由高校各领导担任主要管理人, 各部门相关领导为成员, 建立了教育信息委员会, 主要协调管理信息化方面的工作。设置指定的办公室, 还需要设置一个业务部门, 主要负责管理日常事务的开展, 另外, 为了能够保障公文处理中各环节能够有序进行, 可以加强使用人员与OA系统管理人员的互动, 既可以方便于工作的进行, 也可方便收集相关反馈信息, 保证下一步工作的有序、稳定进行。为了能够加强各成员之间的沟通, OA系统需要增加一些基本的功能, 比如:手机信息、电子便笺等这类提醒功能, 如果在公文处理中遇到各种问题, 那么可以在第一时间内得到解决。

(三) 完善相应的OA管理制度

想要长久使用OA系统处理公文, 还需要在制度上加强重视, 主要包括推广制度、保密制度、管理制度这三方面内容。公文处理办法、公文格式、用户范围、业务流程等等这些内容都是一套完整的、科学的管理制度所具备的基本内容, 从一定程度上保证内容完整、格式正确、职责明确。另外还需要推广其他相关制度, 通常情况下, 部门所参与流转公文的工作人员基本是不会发生变动的, 所以在推广制度中不但包括考核制度、监督制度、培训等等, 而且还需要包括对新员工的申请制度、考核制度、培训制度等等。另外, 还需要建立起保密制度。

三、OA系统促进电子公文运转效率

(一) OA系统流规范了公文处理流程

由于OA系统在程序的控制下, 所以保证了公文严格按照规范要求进行。传统纸质办公公文过程中, 采用的是纸质公文, 因为各办理单位人员的文化水平及工作责任心不同, 在办文单上可能会出现很多小细节的问题, 这些问题在不同程度上对文件美观及办文效率有着直接的影响。但是在OA系统操作过程中, 可通过一系列的程序控制, 对办文单子上一些必填选项进行设定, 自动登记办文操作时间、操作人等等, 这样既很好规范了办文单, 而且也使办文单比较美观。另外, 在程序控制下, OA系统能够在一定程度上保证公文处理按照相关规定要求进行。在传统纸质办公过程中, 有些时候可能为了方便, 很多文件的拟稿人会在文件弄好之后, 直接发送给核稿人员或者签发人, 这样的工作流程是没有任何秩序的, 导致办公速度较慢。但在OA系统中, 程序已经是设定完整的, 通常状况下, 任何工作人员都需要按照OA系统所设定的程序展开各项操作, 不能跨越程序进行操作, 这样就使文件办理流程得到了规范。在程序控制下, OA系统会保证公文在第一时间内发送到用户的手里。但在传统的纸质办公时, 领取文件时都需要到各学院或者各部门进行领取, 各学院各部门作为中转站然后在进行二次转发, 这个过程不但繁琐, 而且很容易出现错发或者漏发的现象, 不利于各相关部门展开有关工作。但在OA管理系统中, 通常状况下, 都是将已经办理好的文件直接发送给用户, 并且提醒他们及时接收, 同时还可以在日志系统中, 监督他们是否接收、查阅, 在这样的流程下, 就很好的保证了系统用户第一时间查阅公文。

(二) 信息公开化进程的加快

目前, 我国教育部已经明确规定出高校所制定的每一项规章制度和年度工作计划以及发展计划等都需要向外公开。而所需要公开的内容就是高校行政公文的主要内容, 通过使用OA系统, 实现高校行政公文向系统用户进行公开, 然后每一位用户通过部门网站展开二次公开, 这样在不同程度上加快了信息公开化的进程。除外, 在办公室纸质时代, 不但需要指定人员负责装订、印刷、复印等各项工作, 在这样的程序下, 不但很浪费纸张, 而且也使各项工作出现混乱的现象。但在OA系统下, 选择好用户直接进行发送就完成上述所讲的一系列工作, 接收人员可上网进行查阅, 这样既节省了纸张, 也非常快速、方便。

(三) 修改痕迹的保存

在传统纸质办公过程中, 文稿通常要经过拟稿人之手然后流经各部门审阅之后最后到领导, 每一个部门的负责人都根据自身的意见对文稿进行修改, 在修改完成之后, 拟稿人在一一根据修改人的字迹来判断是哪个部门领导所做的修改。但在OA系统过程中, 所传送的是电子型文档, 各修改人也需要在电子文档上进行修改, 但在文稿中, 怎样保存修改痕迹这是很关键的问题。因为每一个高校所使用的OA系统开发技术都是不同的, 因此处理痕迹也是不一样的, 在处理文档过程中, 可以使不同用户在修改过程中, 此文档显示出不一样的颜色, 不需要删除一些内容, 只需要标明需要删除的标记即可, 这样可以留有痕迹的目的。

四、结语

总而言之, 高校需要根据自身的发展状况, 选择与之相符的OA系统开发技术, 这也是各大高校处理公文的需要。通过对规章制度的完善, 对公文处理流程的规范, 技能技术的及时更新, 在不同程度上提高高校公文处理的效率及质量。

参考文献

[1]杨丽, 韩朝晖.电子公文应用中的问题和对策[J].秘书, 2010, (05) .

篇4：OA办公系统：行之有效的OA办公系统培训方法

关键词：档案管理 OA系统 联系

0 引言

现阶段，办公自动化系统呈现双轨制模式：在OA系统中传输的是数字化文件，但是在归档的时候仍然沿用的是纸质版的文件。纸质版文件在价值上和法律效力上确实存在很大优势，但是数字化的文件也具有自身的特点和价值。企业在实现现代化管理的过程中，都面临着如何将OA系统和档案管理系统相衔接的问题。文中对于二者之间的关系做了简要的阐述。

1 档案管理系统和OA系统联系

企业在进行文件和档案管理的时候有两种设计方式，一种是将档案管理功能嵌入到OA系统中，在OA系统中实现文件和信息资源的归档、保存；第二种是分设两个系统，并实现两个系统的衔接，从而实现档案信息和办公自动化的统一管理。

现阶段，OA系统中直接整合了档案管理的情况比较少，无法实现OA系统的嵌入式管理是因为：将档案管理功能嵌入到OA系统中缺乏实用性，不能灵活动态的跟企业档案信息资源的发展情况进行对接；同时办公自动化中的档案管理部分只能满足通常的文书档案要求，不能实现对图纸、声像等一些特殊档案的管理；在OA软件开发的过程中开发公司就重点关注了企业流程管理部分，忽略了档案管理的内容，所以OA系统在功能上存在欠缺，在OA系统中的档案管理模块明显存在着数据的安全性和真实性方面的缺陷[1]。

因此，多数企业还是实行档案管理系统和办公自动化系统分开处理的模式。

2 实现OA系统和档案管理系统有效衔接的方法

2.1 保持二者登陆账号一致

现阶段，在大多数企业中OA系统和档案管理系统都有自身登陆界面，因为权限的不同又分别设置了不同的账户以及密码。笔者认为要想实现OA系统和档案管理系统的有效衔接就必须保持两个系统之间的账户和密码的一致。虽然每个系统的用户权限不同，但是毕竟办公自动化系统是档案管理系统的母系统，两者之间应该保持权限一致，可以将办公自动化里的权限表复制到档案管理系统里以实现账号的一致性[2]。根据档案管理系统的独立性，赋予档案系统相应具体权限，以实现账号同步、一次性进入的目的。

2.2 通过一个接口实现数字信息的收集和存档

就文件的使用周期看来，文件资料到档案资源是个动态的、相互衔接的过程，档案资源的质量直接取决于电子版文件的质量，这种情况客观上需要两个互相联系的独立系统来完成，在组织制度和操作程序上互相配合，实现两个系统的完美衔接。因此，要实现OA系统和档案管理系统的有效衔接亟需开发一个可以便捷准确的将OA系统中数据传输到档案系统中的接口。利用这个接口实现OA系统中文件数据向档案系统的传输[3]。

2.3 把握好物理归档的时间

通常情况下，为了提高办公自动化的效率，将电子文件长时间存储在OA系统中是合适的，同时为了确保电子文件的真实性、完整性和有效性，减少系统在线带来的电子文档的风险，应制定合理的文件归档的时间节点。在OA系统中设置的都是逻辑上的归档环节，只是将电子文件进行归档标记，实质上还存在于原服务器上。如果不能制定合理的归档时间，会给档案管理工作造成很多麻烦。如果OA系统和档案系统的服务器不属于同一个网段，在进行归档操作时经常会引起死机，有的会严重影响OA系统所在服务器的速度，在这种情况下，只能请OA系统开发公司的技术人员定期为企业进行集中归档。

所以要制定好电子文件归档的时间，完整及时的将电子文档转换成档案资源，只有这样才能确保档案信息的真实性和安全性[4]。

2.4 档案管理人员做好文件存档的跟踪管理

企业档案管理人员必须做好对电子文件的研究、出台、存储和销毁全过程的跟踪监管，对于电子文件流动全程做好系统监控和跟踪记录。只有档案工作人员做好文件资料的全程监管，才能保证电子公文存档时的安全和规范，确保电子文件从办公系统到档案管理系统的顺畅流转，实现企业办公自动化和档案管理工作的一体化[5]。

3 结束语

现在办公自动化系统正由传统的双轨制模式过渡到单轨制模式，也就是用系统中通行的电子形式的文件彻底取代纸板文件的流通方式。现阶段，在企业主流的管理模式中，通常采用的是OA系统和档案系统相结合的模式，实现二者的有效衔接，最终实现企业管理的一体化。

参考文献：

[1]张东.档案管理系统与OA系统的关联问题研究[J].广东档案，2011，04（12）：16-17.

[2]冯雯.浅析OA系统与档案管理系统的数据交换形式[J].陕西档案，2011，03（21）：25.

[3]周冬梅.关于高校OA系统与档案管理系统链接的几点思考[J].科技信息，2010，03（19）：250.

[4]谭伟.档案管理系统与OA系统的实施顺序[J].中国档案，2006，10（12）：51.

篇5：OA办公系统：行之有效的OA办公系统培训方法

OA办公系统的培训和整合日期:2013-5-25 16:47:08 浏览次数:10 作者:

OA办公系统的应用对象跨度很大，如何适应不同的应用对象? 有组织的地方就会存在协同，协同软件是所有管理软件中应用面最广的软件，各个组织的管理千差万别。如何解决管理变化，解决各单位差异化的需求,使用户享受优质、持续、稳定的产品式服务是个难题。OA办公系统经过多年的发展其功能应用不断扩展，重要性越来越高，应用范围也越来越广，从最早的单个人的应用，到部门级的应用，到单位级的应用，现在向跨单位应用发展。由于协同办公系统应用广度，和应用人员的层次高低不齐，跨地区等，如何培训是OA办公系统实施面临的难题，这个问题决定了系统是否能够快速推广起来，决定了人们是否抵触新办公模式等，是影响系统是否成功应用的重要因素之一。

从用户角度来看，现在用户对于协同的应用需求越来越需要一站式的套装软件，这种软件应该能够为用户带来最大的便利。这种趋势表明，用户关注的是整体应用，而不是具体单个的应用工具。因此，有效整合这些陆续建设的不同技术架构、不同平台的信息系统已经成为现阶段信息化建设的主要目标之一。对用户来讲处理一个信息不需要知道它是属于哪个系统来管理，在同一界面他只要有权限，协同管理平台就能自动提交到相关的模块来处理他的请求信息，并在功能拓展、易用性、整合性上做出了极大的突破，让用户随时根据变化的市场环境进行调整，也能快速上手，并轻松地进行门户整合、流程整合、第三方系统的整合等。为了更好的表达产品理念，适当的概念包装必不可少，但在产品的成功应用目前，这些对用户的价值并不大。而只有紧紧把握好用户最根本的需求，将产品做到实处，并顺利解决用户的应用问题，才能真正让一家OA办公系统厂商走的更好、更远。

篇6：OA系统培训心得体会

9月15日，我参加了xxx组织关于OA系统的培训，在这次培训中我感受很深，让我受益匪浅。通过参加培训，我更加了解并且熟悉OA的相关流程，对我以后在工作中能更好的掌握OA系统有了很大的帮助。

一、培训情况

培训安排在xxx，xx的各个县都派出了人员参加培训，老师讲解了OA系统收发文的基本内容，请假手续的流程、请假手续的流程、召回的流程、OA系统应用注意事项、黄成英老师办公室写作的思考与实践、老师如何提升督办管理水平。老师上课认真负责，讲课内容生动有趣。此次学习由很多的亮点，老师上课时不仅限于书本，通过案例讲解、情景模拟等方式与学员互动，还让学员通过讲述自己OA运行中遇到的问题来有针对性的解答。

二、学习收获

老师按操作手册对全体参训人员进行了全面讲解，详细介绍了OA办公自动化系统，讲解登陆前对ie 的设置，系统的登录、协同工作、收文、发文、表单应用、OA常见问题等，同时逐一进行演示。老师讲了如何做好公文处理工作、写出规范又有新意的文稿、如何深刻领会公司的决策部署、提高文字材料水平。老师讲了开展督办管理的重要性、督办工作是提高公司管理水平的需要、督办工作是强化领导机制，提高管理执行力的需要、督办管理的制度保障、重点工作任务分解督办、提升督办管理的几点思考。与全体参训人员进行了充分交流并解答同事们提出的问题。

这次培训虽然很短，只有1天，但是学到了很多OA的理论知识。整个培训课程安排得合理、新颖、紧凑、而且内容丰富。同时，这次培训和OA管理者一起学习，不仅交流了工作经验方法，面对面的交流机会。体现了公司“一家人、一盘棋、一条心”的思想，给我留下了深刻印象。

三、存在的问题及改善的方法

通过此次培训使我深深感觉自己在OA运行上存在一些不足，主要是对OA运行人员调动、权限分配、请假和召回上有很多知识掌握不够。

四、今后工作打算

经过本次培训，我深刻认识到了在以后的工作之中，深知这个职位需要认真和积极的工作态度，在日常工作中我会对OA系统运行中发现的具体问题，具体分析，并着迅速解决问题。这次培训让我又能静下心来，通过老师授课的方式让我进一步学习了OA运行常见的相关问题，加深了我对OA运行常见相关问题的了解。老师们举了很多鲜活的案例，让我反思之前的工作后有所启发、有了新的感受。首先我会更加勤奋工作，立足本职，踏实工作，回报企业，牢固树立责任意识。做事业先做人，做人和做事是一致的，做人和做事，要对得起社会，对得起企业，对得起自己的良心。今后我会以更加饱满的热情，充沛的干劲投入到工作中，踏踏实实干好本职，常怀感恩之心,推动企业和个人实现和谐健康发展。并且不断积累知识，加深对OA运行工作的了解，工作期间多思考，从不同的角度看待遇到的问题。我也会抽出时间复习此次培训的内容，把老师教授的知识学精学透。全面提升自己的工作水平。

xxx xxx

篇7：OA办公系统：行之有效的OA办公系统培训方法

目录

1.培训范围.............................3 2.培训内容.............................3 3.培训方式.............................3 4.培训时间.............................3 5.培训地点.............................3 6.组织与责任.........................3 7.培训制度要求............................4 8.方案确认.............................41.1.1.培训范围

吉泰环保节能材料有限公司职员（公司OA用户操作使用）。

1.2.2.培训内容

1、协同审批工作流处理使用操作

2、协同工作文件传阅使用操作

3、知识中心使用操作

4、通知公告、新闻中心等使用操作

5、移动应用使用操作

1.3.3.培训方式

普通用户：现场集中讲解，课后分散操作。

系统管理员：分发系统管理员操作材料，集中辅导培训。

1.4.4.培训时间

（见附件）

1.5.5.培训地点

普通用户：公司会议室

系统管理员：点对点培训（与吉泰系统管理员协商约定）

1.6.6.组织与责任

1、由吉泰环保节能材料有限公司负责组织相关人员参与培训，并负责协调培训资源，如时间、场地、投影设备、资料打印，必须督促学员课后进行上机操作练习。

2、金蝶方顾问须提供协同OA系统培训课件、按培训进度完成现场讲解、提供上机操作支持。其中培训课件包括课程大纲、用户手册。

1.7.7.培训制度要求

1、遵守培训时间，不得迟到与早退。

2、请假必须通过项目领导小组成员同意。

3、不得在培训现场做与培训无关的事情。

4、不得影响他人听讲。

5、不得妨碍顾问讲课。

6、学员课后必须进行上机操作，不得以工作为由疏于练习。

1.8.8.方案确认

吉泰项目经理：金蝶项目经理：

签名（日期）：

签名（日期）：

附件一：

篇8：OA办公系统：行之有效的OA办公系统培训方法

随着计算机及网络的迅速发展,人们为提高办公效率,减少经费开支,开始寻求一种网上办公方式,办公自动化系统在此背景下应运而生。重庆交通大学办公自动化系统的开发成功为学校实现双校区协同运行、节约办公成本、提高办公效率做出了巨大贡献。

然而,由于软件系统规模和复杂程度的增加,使得OA系统规模巨大,编程复杂,为实现对办公自动化系统改进,快速有效的OA系统软件测试就成为重中之重。该文以重庆交通大学OA系统为例,通过功能测试、安全性测试、易用性测试、可靠性测试和压力测试5种方法实现对该系统的测试,测试结果表明,以上测试快速、有效,能够为OA系统的进一步改进提供依据。

2 OA系统概述

2.1 OA系统的概念及作用

办公自动化系统是利用技术的手段提高办公的效率,进而实现办公自动化处理的系统。它采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,使用户方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为单位的管理和决策提供科学的依据。

2.2 重庆交通大学办公自动化系统简介

重庆交通大学办公自动化系统(以下简称OA系统)是覆盖校属各单位的办公信息管理系统。该系统是学校信息化建设与管理工作的重要组成部分,是实现网上办公和信息资源共享,提高工作效率和管理水平的必要手段。

2.2.1 系统结构及组成

学校OA系统采用B/S结构。所有办公数据,如公文、通知公告等信息均存放在服务器上。用户通过浏览器登录系统,进行相关事务的办理,公文的运转,文件、通知的查阅等操作。学校OA系统包括:待办事务、日常办公、网上审批、通知管理、信息发布、个人助理和系统维护七个部分。

2.2.2 党政发文和校内来文运转流程

党政发文是学校党委发文、行政发文和党政办公室发文的合称,三种发文方式运转流程大体一致,一个正常的党政发文运转流程见图1。

校内来文是指校内运转的各种请示、报告等。校内请示用于学校各职能部门、学院、直属单位等二级单位向学校请示解决有关问题;校内报告用于以上单位向学校告知有关事项、事件。校内来文中请示一般要给出批复意见,报告要给出回复意见,具体流程见图2。

3 软件测试方法

3.1 软件测试概述

3.1.1 软件测试的定义及目的

软件测试是在规定的条件下对程序进行操作,以发现程序错误,衡量软件质量,并对其是否能满足设计要求进行评估的过程,是使用人工或者自动手段来运行或测试某个系统的过程,其目的在于检验它是否满足规定的需求或弄清预期结果与实际结果之间的差别。

3.1.2 软件测试的原则

软件测试的原则主要包含七个方面:1) 尽可能早的测试;2) 软件测试应由第三方进行测试;3) 测试时要考虑全面,要尽量做到测试的全覆盖,并要考虑一些严格状况;4) 要特别注意测试中的群集现象;5) 当测试发现错误时,需要进一步进行确认;6) 为以后系统维护方便,要妥善保管测试资料;7) 测试要具有指导性,制定严格的测试计划,同时要保证测试的时间。

3.1.3 软件测试的目标

软件测试的目标包括:(1) 发现一些可以通过测试避免的开发风险。2) 实施测试来降低所发现的风险。3) 确定测试何时可以结束。4) 在开发项目的过程中将测试看作是一个标准项目。

3.2 OA系统的测试方案及要求

3.2.1 OA系统测试方案设计

下面我们就针对OA系统的特点从五个方面开展测试方案设计:功能测试、易用性测试 [1]、安全性测试、可靠性测试和压力测试。

3.2.2 OA系统测试要求

1) 只有企事业单位自身应用人员最熟悉办公需求,因此专业设计人员在做测试设计之前需要充分和最终使用人员做好交流,以便真正能代表客户验收;其次,最好由本单位使用人员来进行测试执行,专业的测试人员在旁观察。

2) 办公OA系统自动化测试需要尽早考虑,需要在软件需求分析阶段就考虑好自动化测试需求。考虑到办公OA系统各工作流相对独立,建议采用敏捷开发和测试流程,每迭代交付一个工作流。

4 重庆交通大学OA系统测试研究

4.1 功能测试

功能测试也叫黑盒测试,它不需要考虑整个软件的内部结构及代码,而是只需考虑软件的各个功能。

4.1.1 单功能验证

以重庆交通大学OA系统系统登录为例,编写测试用例。如要进入该系统,需输入用户名和密码,只有当用户名和密码都正确时,才可登录;当用户名或密码之一出现错误时,禁止用户登录 [2]。

4.1.2 工作流验证[3]

该处以图2中的“校内来文运转流程为例“进行测试,该流程包含众多功能点,工作流验证就是将这些功能点串联起来,进而实现对校内来文运转流程的测试。软件测试用例可设计如下:

4.1.3 功能间交互验证

功能间交互验证是指当单功能点出现交互操作时,实现对系统功能的验证。

4.2 易用性测试

重庆交通大学OA系统使用人员为校领导、各部门中层领导干部和各单位办公室主任,因此,易用性测试主要在以上人员间开展。

4.2.1 校领导账户易用性测试

由于校领导平时工作繁忙,且要求较高,因此,校领导测试需要安排开发公司人员及办公室人员陪同测试,由开发公司人员讲解示范,校领导亲手操作,党政办人员配合。当场提出修改意见,由党政办人员和开发公司人员记录,然后修改。直到校领导满意为止 [4]。

4.2.2 处级领导干部账户易用性测试

处级领导干部账户易用性测试主要由校党政办人员进行当面指导,由处级领导干部亲自操作,然后将使用感受及修改建议记录,再送开发公司进行修改。

4.2.3 各部门OA秘书账户易用性测试

该部分主要测试由校党政办组织联系开发公司人员对各部门OA秘书进行集中培训,培训过程中接受部门OA秘书提出的建议;由于培训人员较多,且不能亲手操作,因此,在培训后,再由党政办人员对有疑问人员进行再次讲解。查找易用性问题及建议,收集后送开发公司修改完善。

4.3 安全性测试

鉴于OA系统中运转的公文都具有较高的安全性要求,因此如何保证OA系统安全就成为一个关键。安全性保证主要有两个方面:网络安全和账户安全,我校OA系统安全主要通过以下方法来保证:

4.3.1 网络安全测试

网络安全测试方法主要采用:(1)TCP和UDP连接测试:netstat (2)网络邻居信息探测工具:nbtstat (3)网络主机扫描:Host Scan (4)漏洞检测:X-Scan (5)端口监控工具:Port Reporter五种方法进行测试。

经测试,我校OA系统网络存在部分端口未屏蔽,存在安全隐患;其他方面的问题基本可以避免,系统采用了以下三种方法网络安全防范手段:

1) 设置IP地址限定。鉴于OA系统用户基本都是在上班时间进行OA系统访问,因此,可以设置IP地址限定,非限定IP地址无法进行访问,保证系统用户均为设定用户。

2) 加装软件防火墙。鉴于ESET NOD32防病毒软件和360安全卫士在OA系统防护方面和木马查杀方面的优秀表现,因此使用该软件自带防火墙和360防火墙相配合方式,对出入站通信规则进行设定,避免了非法数据的进入。

3) 邀请网络安全专家对学校OA系统服务器网络进行检测,查找安全漏洞,修改组策略,保证系统网络安全。

4.3.2 账户安全测试

账户安全测试主要采用病毒植入、盗号木马、远程控制等方式进行破坏性测试,测试结果表明:除非系统内部人员刻意破坏,否则基本可以保证账户安全。我校OA系统采用了如下方法:

1) 由于系统使用初期所有人员的密码均为统一初始密码,因此督促系统所有使用人员对密码进行修改。且下发文件要求所有使用人员妥善保管用户名及密码并不定时修改,以避免用户名和密码遗失。

2) 在系统管理员账户中,对用户登录使用情况进行监控,若出现下班时间登录或者频繁操作者,则联系相关人员进行确认,保证安全。

3) 邀请计算机安全专家对系统账户安全进行检测,出具安全报告,保证用户账户的安全稳定。

4.4 可靠性测试

4.4.1工作流中断

在系统使用过程中,经常出现工作流中断场景,为保证各种流程的正常流转,避免流程错误或中断,在充分调研的基础上,重庆交通大学OA系统采用E2Q Studio设计器,对流程进行跟踪,随时可根据需要对流程进行更改,保证了工作流的顺利运转。

4.4.2 硬件异常

硬件异常主要表现为网络中断、服务器断电等,如何服务器在硬件异常时,保证系统及时恢复。

1) 当出现网络中断时,采用编程方式,在服务器使用ping命令检测网络,当网络出现中断时,服务器自动重启,保证系统运转正常

2) 当出现服务器断电时,及时检测断电点,请后勤能源科及时修复。

4.4.3 数据可靠性测试

经测试,该系统为保证数据可靠性,采用了以下两种机制:1) 定时数据备份机制,在系统中编程实现Oracle数据自动备份机制,每一个小时数据自动备份一次,保证系统数据随时在最新状态。2) 异地备份机制,数据备份后,将数据传送到系统管理员计算机,进行异地备份,中午和晚上各一次,当OA系统服务器出现崩溃或数据丢失时,也可保证系统恢复后,数据在最新状态。

4.5 压力测试

本次采用MI公司的专业压力测试工具Load Runner 11,采用录制回放的方法,即首先录制系统用户并发登录,然后采用多线程的方式模拟大量客户端向服务器方发送登录请求,达到压力测试的目的。

4.5.1 测试场景

4.5.2 测试环境

服务器是一台曙光服务器,安装的软件包括Tomcat 6.0 ,JAVA,Oracle 10g,使用2个笔记本模拟客户端发出请求。

从图3中数据可以分析出以下结论:

4M带宽下,每秒处理完成的登录个数固定在13.5个左右,登录响应时间随虚拟用户数增加而增长。在60个虚拟用户的压力下,登录响应时间在4.2秒左右(以上图中为了显示方便,数值在原值的基础上乘10)。在80个虚拟用户的压力下,登录响应时间在5.8秒左右,估计4M支持的同时登录用户数是70左右。服务器Cpu使用率见图4。可以分析出server端的CPU使用率是处理的瓶颈,而带宽还有剩余,基于这种情况。10M带宽的站点的情况应该与4M的测试结果相同,所以没有进行10M带宽的测试。

5 结束语

篇9：OA办公系统：行之有效的OA办公系统培训方法

摘要：针对国内高校纷纷开始推广使用OA系统，对其产生的大量电子文件的归档方式、流程及具体处置方法作了阐述和探讨：对OA系统与档案管理系统之间的数据专用转换程序设计和电子、纸质文件实行双套制同步归档的思路也作了交待。

关键词：高校档案OA文件归档方法

数字化校园建设，尤其是办公自动化(以下简称OA)的实施为高校的管理工作注入了前所未有的活力，并取得了极大的成效。然而，伴随着OA电子文件的大量产生，其后期的归档工作如何应对和运作，无疑为高校档案部门提出了新的挑战性任务。

高校OA电子文件的归档，涉及到许多以前纸质文件时代从未遇到过的难题，归档的对象、处理文件的方式包括管理人员等均发生了变化：原来纯粹是纸质文件，现在是电子加纸质，且以电子版为主；原来由兼职档案员负责本部门文件材料的收集、保管，现在是行政秘书即时操作(由于各种原因，两者有所脱节)；原来是手工流转、承办并整理、组卷归档。现在是网上流转、承办并要求将电子文件直接在网上予以归档；原来是拟写案卷标题、编页码、装订、移交归档，现在是如何将OA系统中已有的文件著录信息、阅处意见及全文与对应的纸质材料同步归档。要妥善、有效地处理好这些问题，高校档案部门必须借助适合高校发展的新一代档案管理系统来实现，并在归档思路、流程、模式上有所创新、有所突破。

1OA电子文件归档方式及流程

OA电子文件采用物理归档还是网络在线归档，决定着以后电子档案的有效管理和快速利用问题。物理归档，方式简单、直接，不需要前期很大的投入和专门系统的支撑，直接将数据拷贝到光盘等物理载体上，便可完成归档。但物理归档后的电子文件，由于没有了原来系统的支持，再要实现快速查询和即时利用，几乎是不可能的，而只能将其作为原始数据的积累和备份，或通过一些简易的二次开发，对此进行查询和利用。OA电子文件采用网上在线归档，效率高，能适应不断增加的电子文件的管理和利用，但前期配套工作复杂，既需要档案管理系统的支撑，又需要党办、校办和信息中心、网络中心等部门的配合和支持。从我国高等教育事业长远发展的要求和档案工作的重要性考虑，后者是必由之路，早晚得实施，而且是早实施、早得益，越晚实施，问题越多，难度也就越大，所以高校档案部门最好在学校推广使用OA系统的同时，一并将网上在线归档问题予以解决好。

OA电子文件网络归档的流程，需要结合高校的实际情况来确定。若把收发文登记和档案信息的著录、编目等工作全部整合在文档一体化的“OA系统”中，这种办法比较适合政府部门，并已得到广泛应用。伹作者认为高校不可全盘仿效，因为高校要归档的材料不只局限于文书材料，还有大量的教学、科研、出版等专门材料；高校兼职档案员也不一定全都是收、发文件的管理员或OA系统的操作员：高校档案管理系统也不可能仅与OA系统相融合，而还要考虑大量纸质卷宗的管理，所以档案信息的著录和编目等工作不宜一同设置在OA系统中进行。仅将OA系统作为学校的一个业务管理系统来对待，利用专用接口程序将其处理完毕的各种数据事后定期迁移到档案管理系统中来，然后由各部门的兼职档案员和档案馆(室)的收集指导人员共同在档案管理系统中来完成归档操作的办法是比较可行的。即先有兼职档案员对本单位等待归档的OA文件进行检查、判别，并按档案管理的要求补充必要的档案著录项后再作预归档，待一个部门处置完了需要预归档的全部文件后，专职档案员再对该部门的预归档信息进行审核，正确无误后正式接收归档，并按照预先设定的编目方案自动生成档号等即完成网上归档任务，与OA系统电子文件相对应的纸质文件，采用相同档号来处置并实施归档。

2专用接口程序及归档内容

归档流程确定后，将OA系统中形成的各类文件信息截取并迁移到档案管理系统中来，需要开发一个专用的信息转换程序来完成这项工作，并对相关信息要作选择性的约定和对接，即哪些信息档案管理系统中要选用，如何选用，如何匹配。与此同时，还要确定好另外添补的著录项内容。

OA系统一般建立在LOTUS环境下，是一种基于文件型的管理系统。OA系统运作的最基本功能至少包括三大块，即发文、收文、呈文管理。发文从拟稿、修改、审定、签发、打印输出都在网上进行；收文(纸质来文)，目前通常的做法是由党办、校办秘书统一将其数字化、上传并加著相关信息后在网上完成传阅、批示、办理等；呈文为校内工作请示和工作报告，由各部门在网上完成拟稿、会签、提交、审核和领导批阅。除了电子全文和上述流转处理信息外，0A系统中还记载了各种文件的记录信息，有些是系统自动产生的，有些是文件管理员手工录入的。

OA电子全文、流转处理信息和文件记录信息三部分数据构成了OA电子文件需要归档的主要内容，其中文件记录信息起着描述、关联文件所有信息的作用，电子全文和流转处理信息从属于文件记录信息，两者间有一一对应的关系。

档案管理系统一般采用数据库型管理系统，其操作系统、管理机制、数据结构等方面与OA系统运行的环境和要求有本质性差异。OA文件归档数据转换接口，其任务就是要将OA系统中的上述三类信息内容转换为数据库系统中能识别的档案数据记录及关联附件。这种转换既要考虑OA来源系统的信息构成状况，还要考虑档案系统采用的管理平台与数据结构，两者遥相呼应。设计人员就是要根据各类文件的字段信息，设计出合理、可靠的数据对接或转换关系，完成两个系统之间数据的平稳迁移。

OA系统中的文件记录著录项大多与档案系统中的数据著录项有重叠，可以通过接口程序自动引用过来，既免去归档人员的重复输入，又确保数据的原始性和准确性。两系统间可以共享的数据有：文号、文件题名、主题词、归档单位(拟稿或收文承办单位)、责任者(文件制发者)、文件形成时间、密级等。档案系统中另外还需要增加档号、归档日期、保管期限、排架号(或盒号)、文件页数等，其中有些可以在归档过程中由系统自动生成，有些由档案人员来添加。与每条文件记录所对应的电子全文以及文件处理信息单，一并由接口程序自动跟踪过来，其中文件处理信息单包含有文件的来源、流转过程、领导批示或处置、办理意见等。另外，转换过来的电子全文必须保留原OA文件的格式和布局，且要设置为不可编辑，保证纸质与电子文件内容相一致。

3以件归档及相关模块功能介绍

OA电子文件的归档是在网上实现的，若采用传统的纸质文件组卷方式归档，无疑对接口转换程序以及档案管理系统中的接收、归档模块的设计带来困难，其复杂性和归档工作量都将难以逾越和无法接受。在实践中，作者单位尝试了将OA电子文件采用“以件管理”的归档模式，能较好地解决以上难题。

其主要思路是：将OA归档文件分为“发文”，用“OAll”分类号代之：“收文”，用“OA12”分类号代之；“呈文”。用“OAl3”分类号代之，依此类推。如此考虑，既遵循了OA系统文件本身的分类方案，符合接口程序对数据实行分类导入的思路，大大简化了程序设计的难度；又方便了归档人员检查、核对文件的数量、文件的办理信息和全文的完整性等，省去了文件的整理、组卷步骤，归档工作效率大为提高；还满足了档号的统一编制和自动生成。

根据归档流程、归档内容和以件分类归档的思路，档案管理系统中的OA归档模块可以设计成“未归档文件管理”、“预归档文件管理”、“已归档文件管理”、“不归档文件管理”四部分，并在模块主界面上设立“年度”、“归档单位”等搜索栏目，便于档案人员按年度、按单位进行归档操作。同时系统还在统计栏目中自动显示各部门转换过来的OA文件数据及操作统计信息等，可以即时掌握归档工作的进展情况。

在“未归档文件管理”界面中，兼职档案员可以对本部门的OA电子文件进行浏览、编辑及确定是否归档。如前所述，由于系统已将各类OA文件的著录信息都转换了过来，所以只要检查一下并将空缺的信息补全，就可以逐条完成预归档工作。在“预归档文件管理”界面中，档案馆人员可以按部门依次审核预归档文件的著录信息和电子全文是否准确、完整，如果发现有错误或疏漏，则可以将该文件退回到未归档状态，并说明原因，通知兼职档案员重新处理，否则，就可以将该单位的所有预归档文件作正式归档，并由系统自动为每个文件赋予档号和归档日期。按归档单位和时间依次操作，可以使同一单位的OA归档文件排列在一起，便于后续编目和日后查询。在“已归档文件管理”界面中，档案人员可以为每一个OA归档文件自动、批量赋予排架号，并打印制作文件的封面，其信息有档号、题名、页数、归档单位、归档日期、保管期限、排架号等。

4纸质文件同步归档

OA系统运行后，所有对应的纸质文件实际上不再流转，但按规定也要与电子文件一起实行双套制同步归档。纸质文件归档原则是跟电子文件走，即同一著录、同一档号，以件、依次集中编号、装盒和上架。具体做法是：归档前兼职档案员到两办去领回各自的收文(按OA系统中第一承办单位区分)，到校文印室去领回各自的发文(按OA系统中的文号区分)，呈文由各单位自行从OA系统中打印出来并签字、盖章。然后，兼职档案员要为每一个归档纸质文件打印一张含有领导签阅意见和流转、承办等信息的文件处理单，与该纸质文件一并归档。

OA纸质文件归档过程中也会遇到一些特殊情况，如跨年度办理的文件，按传统做法是要等办理完毕后再归档的，但现在就做不到了：又如收文与办文结果也不一定放在一起：还有主要材料上了OA系统，但辅助材料没有或没法上OA系统，等等。对此，档案人员要特别予以关注，不能由于归档方法的改变而疏漏了重要纸质材料的归档。另外，遇到这些特殊情况，一定要在OA归档文件记录的“备注”栏中加以标注，以便查考。

篇10：OA办公系统：行之有效的OA办公系统培训方法

平台型OA办公系统与传统OA的区别

软件厂商的升级多是针对产品的升级，解决的往往是通用性的问题，例如修复程序的漏洞和错误；完善OA办公系统的性能；增强系统安全性；添加某些新的功能等。而事实上，用户产生的新需求中大多数是一些个性化的东西，如：企业人员变动，需要调整组织机构和人员；业务扩展，需要定义新的工作流系统、调整原有业务流程；协同办公，需要集成其它业务系统等。而不同用户不同时期的需求不可能完全相同，这种情况之下，就需要软件提供商分别给每一家用户提供有针对性的个性化升级服务，可想而知，这种升级模式未免太不实际。

其次，升级是有限的，而新需求却是不间断产生的。一方面软件提供商升级服务次数有限，解决的问题有限；另一方面企业用户OA新需求的产生并不是固定时间，固定形式的。用户如其将需求诉求于软件提供商，接受被动的并不完善的服务，不如用OA办公系统提供的自助式定制开发模式来主动解决问题，平台型OA办公系统正是基于这种用户需求产生的。变被动为主动，用户满意度将大幅提升。

篇11：OA办公系统：行之有效的OA办公系统培训方法

推动OA办公系统与企业业务完美对接

扩张期企业在考察各家OA（万户OA官网：）办公系统产品时，经常会担心引进的OA办公系统不能与现有的各种IT系统，如档案系统、人事管理系统、即时通信系统等无缝整合集成，导致历史数据无法实现迁移、部门信息交流出现时间差等问题的出现，面临协同合作性大打折扣、企业日常管理运营出现混乱的窘境。哪些方案有助于推动OA办公系统与企业业务完美对接呢？

1、OA办公系统集成一体化

在OA办公系统内部部署大量的应用接口，通过门户引擎、消息引擎、工作流引擎和数据引擎技术，可以方便的扩展和集成各种上万个插件应用，如扩展ISO文档、手写签名、身份令牌等等；可以方便的与后续的其他子系统进行集成，如ERP、CRM、PM、HR。

2、OA办公系统集成技术路线

各信息、知识等页面可以方便地被其他系统调用和集成；业务部门制作的表单中，可以自动生成并展示数据库表，以方便被其他系统调用集成；表单中，拥有数据引擎，无须开发，可以从ERP、CRM等第三方系统中抓取数据，在OA（万户OA官网：）办公系统流程中引用、检索和级联。

3、OA办公系统集成服务系列

篇12：oa办公系统的五大好处

oa办公系统作为企业管理类软件的典型代表，在提升企业管理水平方面，到底有几大好处呢？这不仅是OA用户普遍关心的核心话题，也是协同OA软件的核心应用价值所在。

oa办公系统的五大好处：

一、从工作效率方面来看

工作效率很大程度上取决于办公方式。如果开个会议需要打十几个电话通知；一份审批需要历经4天通过5关审核；领导一出差业务就搁置等等情况一再出现，说明是时候上一套OA系统了。协同OA提供一个整合的工作平台，可以打破时间和空间的限制，实现随时随地的办公，大大提高工作效率。

二、从信息流方面来看

信息流和资金流、实物流作为企业三大核心资源，其重要性在信息化时代背景下越来越突出。传统信息流多以纸质文件的形式存在，往往造成纸张浪费、流转滞后、存贮麻烦、查阅困难等诸多弊端。协同OA提供了很好的信息流处理平台，不仅能节省企业运营成本；提高信息资源流转效率，而且最大限度的发挥了信息流的应用价值，提供最好的决策支持和企业数据资料库。

三、从工作流方面来看

工作流是企业不可或缺的业务范畴，包括订单、报价处理、采购处理、合同审核、客户电话处理、供应链管理等等。传统办公方式多采用纸张表单，手工传递的方式，一级一级审批签字，不仅工作效率低下，而且无法实现报表统计分析等功能。协同OA最重要的组成部分工作流，使用者只需在电脑上填写有关表单，系统就会按照定义好的流程自动往下跑，下一级审批者将会收到相关资料，并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等，大大提高了工作流效率和效益。

四、从协同办公方面来看

一方面，集团化企业的各分支机构和总部之间需要一个更好的协同办公平台；另一方面随着信息化的不断推进，各种信息化管理系统的陆续引进需要协同OA的更好的整合应用。协同OA，尤其是平台型OA，以其可移植、易扩展、易集成的优势，大大满足了企业信息化办公的协同需求。

五、其它方面的好处

Oa办公系统提升企业管理的其它方面还包括：避免人为因素，实现了管理的规范、无私、科学；提供平等互动交流平台，增加团队协作沟通能力；形成健康、积极的文化氛围，增强组织的凝聚力；有利于对外宣传、提升企业整体形象等等。

篇13：OA办公系统在医院的应用

1 医院应用OA系统的必要性

OA系统和电脑自动化技术的发展密不可分, 是一套信息自动处理和数据管理的自动化系统, 为医院管理提供了统一而标准的管理环境和软件工具, 是一个稳定运行、适应时代发展的OA网络办公系统。OA系统通过网络可以快速实现办公、沟通、审批、决策和知识管理等一系列工作实现信息高效而迅速传递。已实现了院内行政办公的无纸化、异地、协同、有效、规范、及时的管理, 工作效率得到大幅提升, 使院内员工日常工作留有痕迹, 使院内信息获取更加通畅, 使领导决策制定更加精准;管理变得更加灵活、更加科学, 提升了办公的效率和质量, 使医院的综合竞争能力大大加强[2]。

2 系统架构

OA系统采用Apache网站服务器+My SQL数据库+PHP语言引擎开发。可运行于Windows, Linux, Unix, 苹果Mac OS等多种操作系统。在Windows平台下, OA系统主要注册了9个系统服务, Office_Anywhere (Apache Web应用服务) 、My SQL5_OA (数据库服务) 、memcached Server (数据缓存服务) 、Office Daemon (守护服务) 、Office Im (即时通讯服务) 、Office Index (全文检索服务) 、Office Mail (邮件服务) 、Office POP3 (POP3服务) 、OfficeTask (定时任务服务) 。

信息管理平台, 将主要依据Internet/Intranet的建设原则, 在先进、实用的基本网络平台基础上, 使用“客户/WWW服务器/应用服务器/数据库服务器”的结构来构造单位内部的信息管理系统。 (如图1所示) 客户端直接使用操作系统自带的Web浏览器, 使用户快速适应界面易用性更强, 且无需安装专用的客户端软件, 使整个系统的管理维护工作大量减少[3]。

3 系统功能

OA主要包含五个主要部分:个人事务、公共事务、工作流程、信息交流和系统管理。

3.1 个人事务:

主要是与个人办公及通讯有关的模块的整合, 如电子邮件、消息管理、手机短信、网络传真、个人考勤、日程安排、工作日志、通讯簿、个人文件柜、我的视频会议、控制面板等。

3.2 公共事务:

提供了公共事务与业务综合管理的相关模块, 如公告发布、新闻发布、投票管理、工作计划、会议申请、车辆申请、公文管理等可以自行设定自己的月计划、年计划, 也可根据工作需要提出车辆申请等提高了工作效率。

3.3 工作流程:

工作流是OA核心功能之一, 其重要作用就是解决不同科室、部门、员工之间标准、高效协同工作的问题。工作流设计主要以自定义表单和自定义流程两部分组成, 系统中提供了丰富的表单控件组成及流程分支、权限等控制, 管理员可根据医院实际自定义工作流程的功能。

3.4 信息交流:

公共文件柜、网络视频、图片、交流园地、讨论区、论坛、视频会议、邮件等是单位内部进行交流的有力手段。

3.5 系统管理:

用于规划本单位信息系统的结构、内容。按照组织机构、业务分类、功能需要设计信息系统的菜单, 按照用户所属的部门、角色、管理范围进行管理和权限指派;

4 OA系统应用效果

4.1 树立了我院的新形象, 搭建了院内宣传有效平台

OA系统作为宣传我院各种规章制度、政策的权威性窗口, 是员工读取医院最新动态的重要平台。他的开通让本院员工了解我院规章制度、法律法规、公文、工作计划、会议通知、新闻、公告、人事考试等信息并系统;可通过全文检索快速查询, 信息资料服务器实时备份;通过医院员工日常知识、经验在系统中的积累, 实现医院知识延续性, 提高管理效率。

建立医院级别的知识库, 根据不同的目录可分别设置访问、下载、删除、修改等权限, 更好的维护了医院的保密文件;通过医院内部公告等信息发布模块, 使得医院新闻, 中层人事任免, 医院最新政策、制度、人员通报等做到及时、有效的传达给全院职工[4]。

4.2 增进了医院领导层、中层干部和员工三者之间的沟通和交流, 促进了医院工作效率的提高。

医院OA系统为每位员工建立快捷便利的内部电子邮箱, 每个人员的中文姓名就是邮件地址。作为传统思想教育和交流工作形式的扩充和发展, 适应了新时期加强医院内部员工之间的沟通和交流手段现代化的需要。通过OA办公系统上的中文姓名、员工可以很方便的给医院领导层沟通以及和医院各部门协同处理机制, 解决了全院员工的切身利益, 拉近了院领导和员工之间的距离;通过邮件听取职工对医院工作的建议和意见, 及时了解职工的思想状态和需求, 针对性的及时调整医院的方针政策, 促进了医院管理工作更加科学有效, 为医院的可持续健康发展创造良好的环境条件。

4.3 实现异地和移动办公

随着OA的访问流量的递增, 通过互联网与OA办公系统进行连接, 工作将打破时间空间的限制, 每位员工除了在院内可以访问, 在家里、在异地也可以通过网络访问OA办公系统随时处理工作任务, 对需要审阅、审批的事项进行处理, 及时接收医院下发的各类通知、邮件、手机短信等讯息, 做到及时了解医院内发生的变化和最新信息。

5 总结

随着医院规模的不断扩大。组织架构越来越复杂, 大量的公文、报表、总结、计划等各类信息量越来越多, 传统的人工传递、办理文件、报表的传递方式已经满足不了医院现今发展的需要, 因此通过实施OA系统可以加快院内的信息资料的流通与利用, 实现医院办公的自动化、标准化和协同办公, 有效提高医院的管理效率[5]。

摘要：通过介绍医院应用基于B/S结构OA系统的必要性, 分析了系统架构、系统关键功能及特点, 结果实现了异地和移动办公, 院内公告新闻信息发布、规章制度政策法规的查询等院内信息化平台的建设, 增进了医院领导层、中层干部和员工三者之间的沟通和交流, 提高工作效率和质量, 降低办公成本。

关键词：医院,OA办公系统,应用

参考文献

[1]周强, 范红艳.基于.NET技术的协同OA系统在医院的应用[J].中国医疗设备, 2014, 29 (1) :104-105.

[2]刘惠文, 王明月, 张强, 等.基于ASP.NET平台构架医院OA系统的建设与应用[J].中国数字医学, 2011, 6 (2) :75-76.

[3]管震.浅议办公自动化的系统设计和实现[J].电子商务于电子政务, 2013, 9 (11) :2747-2748

[4]苏玉成, 蒋昆, 黄陆光, 禹汛.西京医院办公自动化系统的建设[J].中国医疗设备, 2014, 29 (2) :104-105

篇14：OA办公系统实用性

关键词：OA系统核心应用 功能 性能 办公自动化

OA系统主要是为了政府机关以及事业单位的办公信息上下传达以及信息采集等服务的，能够将政府机关各个部门以及下属单位之间通过信息系统联系在一起，实现了党政机关单位的日常办公的信息化，规范化，标准化。

首先对于一家应用单位来说如何选择适合的OA系统是个主要问题， 选择OA系统时都应该遵循一个原则，那就是只选对的，不选贵的，适合本企业应用所需，不然什么都免谈，产品不仅具有传统OA软件的核心应用：文档管理、信息发布等功能，还提供了工作流等代表数字化办公发展方向的功能模块。在功能设置上不是追大求全，没有任何“花架子”模块，而是关注核心应用，使得用户的软件投资花到刀刃上。专业版和高级版不限制用户数，使得用户的应用规模不因价格因素而受到限制，同时，随软件免费赠送一定时间的服务与升级。软件价位充分考虑中国国情，通过内部研发与营销模式的优化改良，降低了运营成本，而不是将过高的自身成本转嫁给用户。软件实施、应用、购买成本低就是给用户省钱，面对越来越务实的企业与政府采购，低价优质顺应民心。

1 选择OA办公系统时应当注意的方面

1.1 首先在选择办公系统的时候，需要查看所选的OA办公系统能不能满足所要求的功能，如果不支持即时通讯的功能，那么，可以说这个系统对企业是毫无用处的，不仅无法帮助企业，还可能会造成企业的损失。采用先进的B/S结构，客户端简单便捷，运行的速度快，无论是在公司，还是在家里还是出门在外，这个系统都能够满足工作的需求。如果采用的服务器是公网IP的话，那么就能够通过路由器从外界访问，不需要任何其他的设置，就能够实现办公的信息化。在未来，也许OA还能够支持移动手机，那时候，就能够真正的随时随地办公了。

1.2 OA系统的易用性应非常强。系统最好采用简单便捷的，不用安装或者采用傻瓜式的安装，能够让用户非常方便的设置访问权限以及工作流。要发挥软件性能的优势，使得多台电脑能够组合成一套高性能的集群，并实现企业信息化。

1.3 OA系统的性价比要高，企业客户案例要多，服务支持要好。OA系统的稳定性很重要，因为大量企业信息资料存入其中，OA系统的不稳定造成资料丢失会对企业造成大的损失，无法弥补。因此要对数据进行集中的控制，避免数据的意外泄露。

1.4 OA系统的扩展性也要非常的强，最好采用积木式结构，可以按需选配，自由组合想要的功能，或者可以二次开发，提供第三方接口，这样也便于管理和查找疏漏。

如今，大部分组织内部人员年龄跨度较大，众口难调，只有易用性高的OA办公系统才能获得用户的一致青睐。而OA办公系统的严密性和健壮性是衡量软件优劣的重要指标，也是反映OA软件厂商实力差距的重要方面。此外，不实用的OA办公系统，无论看起来功能多丰富，性价比多高，都可能造成与企业和行业发展的不配套，无法达到提升效率的目的。

2 OA办公系统应具备的性能

2.1 开放性：把整合用到极致，从技术上看，万户OA采用整合性强的技术架构（J2EE）作为底层设计对软件的整合性会有决定性的帮助。如此，软件就能预留大量接口，为整合其他系统提供充分的技术保障。

2.2 易用性：学软件有难度，但上网人人都会。OA是目前国内唯一一款能真正做到彻底网络风格化的协同软件，平台从整体到细节，彻底坚持网络风格，甚至能实现与外网的全面打通，从而，让软件应用变得像上网一样简单。

2.3 健壮性：没有并发数上限的平台坚持网络风格是最大限度提升软件健壮性的一种有效手段，这样一来，决定应用并发数的并不是软件平台本身，而是硬件和网络速度；也就是说，从理论上讲， OA这样的软件平台没有严格的并发数限制。

2.4 严密性：“用户、角色、权限”三维管控还不够企业，尤其是集团型企业，从制度落地的现实需求来看，一方面必须有统一的信息平台，另一方面，又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以，OA办公系统不仅要实现“用户、角色和权限”上的三维管控，还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一，也就是必须实现“用户、角色、权限+数据”的四维管控，具备全面的门户功能。而万户OA平台的权限分配就能成功实现严密的分级设置模式，彻底实现真正的门户应用。

2.5 逐级化：包括职级门户，如集团-公司-部门三级办公门户，各办公门户的入口统一但相对独立，需要协作的信息和流程也可以互联互通。还包括内外部门户统一，如OA（内部门户）和网站（外部门户）信息的整合。

2.6 平台化：提供一个易用、开放的协同应用平台，客户自己可以便捷的搭建个性化的功能模块，并轻松实现系统内部和外部流程、数据、人员、权限的整合，而无需编码，或只需极少量编码。

2.7 移动化：未来的OA系统在PC上操作的时间将

越来越少，人们将更多的使用手机等移动终端来操作OA，包括收发消息、审批文件、上传下载、安排日程等，OA系统在手机上的兼容性正在不断成熟。

2.8 业务化：OA系统将不再是一个纯粹用于行政办公的通用性软件，而是越来越多的和客户的业务管理相结合，结合的载体在于流程管理和任务管理，但OA不会像ERP那样管理具体的业务数据，还是侧重于业务协作过程管理。可能还有人想到了云化、流程化、智能化、知识化等这样的概念。

办公的信息化是一个不断发展，不断向前的过程，伴随着信息技术的发展，办公的信息化可以分为以下几个发展阶段：网络办公的智能化使得办公的工作变得越来越轻松和便捷；电脑化办公使得单位储存文件，保存数据以及一些软件的应用更加方便；网络的程序化在办公的网络化的基础上，能够实现对整个网络的全面有序管理。总之，办公自动化的应用和发展，使得企业节约办公时间，提高了办事效率。本文中提到的OA系统正是将以上这些阶段全部都串联了起来，发挥了各个阶段的作用，为企业提供了最便捷的服务。

参考文献：

[1]孙敏.办公自动化[M].北京：理工大学出版社，2010.4.1.

[2]王宇翔.计算机办公自动化应用基础教程[M].北京：西北工业大学出版社，2008.1.1.

[3]栾跃.软件开发项目管理[M].上海：上海交通大学出版社，2005.8.1.