档案整理合同书（精选6篇）
篇1：档案整理合同书
档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
档案整理的文件范围是：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照
片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。
全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。
各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。大部分单位短期保管的（现10年）文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。
声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）执行。
科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规
范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。
按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。
按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
一、档案的分类原则：以各单位全部档案为对象，依据其基本职能，结合档案内容、形成特点以及载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、排列、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理与开发利用。
二、档案的分类和大类设置办法
（一）大类的设置 原则上每各单位设置八个大类，即文书档案、业务档案、科技档案（含科研、基建、设备仪器等）、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书资料。
（二）各类内档案的分类办法
1、文书档案分类有4种方法
（1）保管期限---分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按分类，我县以“件”整理的档案多数单位采用这
种方法，采用这种分类比较便于操作，尤其对于小单位，而对于大一些的单位，虽说不用份问题，但为了查找方便，还是要遵照传统立卷方法和归档无奈整理的原则，将本单位上下级、同级及非隶属单位有密切联系（针对本级）的材料组合在一起；将本单位各部门及与有关个人有联系的组合在一起；将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等内容上有联系的文件材料组合在一起；将同一时间、同一地区、同一文种、同一载体、同一规格等形式上有联系的文件材料组合在一起；对于纯上级文件或下级文件，在实际操作中，如果上、下级文件不多，则和本级合并装盒归档，如果上级文件和下级文件较多，则将上、下级文件与本级文件分开，上级排前，本级排中，下级排后。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期限下、同一内，从“1”开始编制一个流水号。这种分类法档案盒背脊 排列如图：
（2）保管期限------问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按分类。再在下按按问题（如综合、政工、业务）分类，此种分类法适合以“卷”整理的档案和部分以“件”整理档案数量特别多的单位，以及上级业务主管部门有文件这样规定的单位（如县农业发展银行）。以“卷”为整理单位的，在按问题整理档案前，先要按级别分类，上级、本级、下级文件不得出现在同一卷中，除非是针对本级的文件。以“件”为整理单位的，上、下级文件又必须分到各个问题类目中。此种分类法盒号编制方法是同一保馆期限下，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一保管期
限下、同一中，同一个问题内从“1”开始编制一个流水号。
（3）问题-------保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每各问题下按分类，再在下按保管期限分类。此种分类法只适合于按十大类分类的企业单位（如自来水公司），此种分类法盒号编制方法是同一问题内，从“1”开始编制一个大流水号，件号编制方法是同一内，同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
（4）---保管期限分类法。即先将归档文件按分类，每个下按保管期限分类，此种分类法我县只有中国银行、工商银行2个企业采用，他们是按照上级业务主管机关的规定办的，此种分类法盒号编制方法是同一内，从“1”开始编制一个流水号，件号编制方法是同一保管期限下，从“1”开始编制一个流水号。
2、业务档案按种类----保管期限---分类法。
3、科技档案采用种类--保管期限—分类法。
4、会计类档案分类有2种方法
（1）采用种类--保管期限—分类法。即把报表、账簿、凭证、其他分开，再按时间排列，历年各编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量少的单位。
（2）---类别---保管期限的分类方法，首先应分开会计，再按形式分为几类（先报表、帐薄再凭证），然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号。这种方法适合会计档案数量特别多的单位。
5、声像档案一般采用载体形式----保管期限分类法，按载体
形式设置三级类目时，音像类可分为照片、录音带、录像带；
6、电子档案按照载体形式----保管期限分类法。电子类可分为磁带、光盘；
7、实物档案一般采用载体形式--分类法-，实物类可分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类，也可以分为可折叠类和不可折叠类等。
8、图书资料按照类别---分类法。图书资料类别一般分为政治、法规、业务、其他。
三、档号（全宗号、目录号、案卷号（件号）、页号）的编制
（一）全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号，如邵东一中，县档案馆确定其全宗号为“142”，标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.（二）目录号编制。填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织结构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足1000时，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号；案卷数量超过1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时，省略间隔符。
1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案；Y代表业务档案（如果一个单位的业务档案门类很多，可以分别用Y1、Y2、Y3等标识）；J代表科技档案；K代表会计档案（报表K1、账本K2、凭证K3)；X代表音像档案；D代表电子档案；SW代表档案实物。
2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期（或30年）”、“短期（或10年）”三个不同的保管期限。
3、目录号编制示例
业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案；Y2 代表长期（或30年）类的业务档案；y3 代表短期（或10年）类的业务档案。
（三）案卷（件）号、页号
1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内也不允许出现重复的案卷号，每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上（含两个）案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号，再以案卷为单元依次编写件号（填写在顺序号栏）和页号。会计档案中的财务报表，账本，凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号，在每一个案卷内编写页号。
2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号，每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆，重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。
3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。
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三
十一、文书档案如何整理与编目? 答：文书档案是指反映党务、行政管理等活动的档案。在企业一般也可以把经营管理和生产管理工作形成的文件材料列入文书档案的范围。目前，文书档案的整理有两种方法，即按“卷”整理或按“件”整理。按“卷”整理是一种传统的方法，一般可分以下几个步骤：（1）分类。分类方法有多种，常用是分类法和问题分类法。分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同的文件分开。问题分类法就是按照档案所纪录的主要内容对档案分门别类。在企业档案工作中我们可以把文书档案工作档案分成党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作等四类。我们认为文书档案运用――问题分类法来分类是比较符合实际需要的；（2）组卷（即组成案卷）。它是档案整理的最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。文书处理部门通过平时归卷将已办理完毕的文件分别归入有关卷夹，为年终立卷工作打下良好的基础。在确定某组文件能否组成一
卷之前，还必须对已归档文件进行最后的全面调整，然后进行具体的系统整理组合。对归档文件检察调整的内容包括：应归档的文件是否收集齐全完整；归档的文件是否属于本、本部门的立卷归档范围；每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系，反映了立卷的特征；检察各卷夹内文件的保存价值是否大体一致，并确定保管期限；检查各卷夹内文件数量是否适当；（3）卷内文件材料排列（按文件形成的时间先后或重要程序排列）；（4）根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页面逐页编号；（5）编制卷内目录（样式附后）和备考表；（6）按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内；（7）拟写案卷标题，填写案卷封面。案卷标题即案卷题名，是案卷的名称，是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容概括确切，文字上要简练通顺，标题字数一般不超过50字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成；（8）案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性，一般可按先永久，长期，短期来进行排列，然后按排列顺序每年编一个流水号；（9）编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、、页数、保管期限、备注等组成，案卷目录可以多年编成一本或一年多本。
按“件”整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有:（1）对归档文件逐件装订固定；（2）对归档文件以“件”为单位进行――保管期限分类（不确定期限的，只按――问题分类即可）；（3）对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；（4）根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”（样式附后），并填写有关栏目的内容；（5）编制归档文件目录（样式附后）；（6）将归档文件按连续件号顺序装盒。三
十二、科技档案如何整理与编目？
答：科技档案是指企业在从事生产、科研、基建及管理活动中形成的有保存价值的科技文件材料。科技档案整理，要遵循科技文件材料的形成规律，保持其内在的有机联系，便于保管和利用。
（1）分类 要符合形成档案的企业科技活动的性质与特点，不能简单的一律采用一种分类模式，或机械的搬用别的单位和专业的分类方法。在一个企业内，应有一个综合的分类方案，分类标准要一致，力求简明，不宜层次太多。科技档案的分类方法最基本的有以下几种：①按工程项目分类，主要适用于基建档案。它是将一个单项工程的档案全部集中一起，便于成套地提供利用。②按产品类型分类，主要适用于产品档案。它是在企业全部产品范围内，以各个独立的产品档案为基础，按产品型号逐级分类，便于按照不同型号的产品提供成套的科技档案。这种分类方法也适用于设备档案的分类。③按科研课题分类，主要适合于科学技术研究档案。它是以一个科研课题为基础。④按专业进行分类。它是根据科技档案的内容所反映的不同专业性质划分，主要用于专业化、标准化或通用化较强的科技档案。
（2）编目 科技档案目录（样式与归档文件目录相同），是以卷、册为对象进行登记编制的，实际上是案卷的名册，其作用是固定科技档案的分类、排列顺序和位置，以便于统计、查找、利用。主要包括科技档案总目录、分类目录、底图目录和保管单位目录。科技档案总目录是科技
档案登记总帐，也称流水帐。科技档案的分类目录，是严格按照科技档案分类、排列次序，对案卷进行登记的目录，是直接按照类别查找科技档案，为利用者提供服务的工具。档号主要包括分类号（项目代号）、案卷号。如设备档案中有档案为S.12-11的案卷，其档号含义为：S代表设备档案，12代表该设备代号，11代表该设备形成的所有档案按顺序排列后该案卷所在位置的流水号。
（3）拟写案卷题名 案卷题名应简明揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括项目的名称、代号，针对部分内容，材料名称等。
（4）装订
案卷可采用装订和不装订两种形式。无论采用哪种形式，科技文件材料都要折叠为统一的A4幅面，长期保存的案卷装订时要取掉金属物。案卷不装订时科技文件材料要按照卷内目录的编排次序排列有序，用件号章固定。
27、会计档案如何整理与编目？
答：会计档案是指会计凭证、会计帐簿、财务报告（会计报表等）和其他会计核算专业材料，是纪录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。其主要包括：（1）会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证；（2）会计帐簿：总帐、明细帐、日记帐（银行日期帐、现金日记帐）、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐（公积金、养老金明细帐）；（3）财务报告：月报、季报、年报（包括附表及文字说明）、其他财务报告；（4）其他：银行存款余额调节表、银行对帐单及其他应当保存的会计核算专业资料，还有会计档案的移交清册和销毁清册（此
项也可放在全宗卷内）。
会计部门将当的会计凭证、会计帐簿、财务报告及其他会计核算专业材料收集齐全、完整，然后按照凭证、帐簿、报告等几种主要形成进行分类。通常采用：（1）－－形式――保管期限的分类方法，首先应分开会计，再按形式分为几类（先报表、帐簿再凭证），然后在各类内按保管期限的长短顺序排列，一年编一个案卷流水号；（2）形成――保管期限――分类方法，即把报表、帐簿、凭证分开，再按时间先后排列，历年各编一个案卷流水号。
会计档案经过分类排列、装订和编号，使之位置固定下来，然后登记案卷目录，这就是会计档案的编目。编制会计档案目录（样式附后）工作，一般由会计部门负责完成。当年会计档案在会计终了后，可暂由会计部门保管一年。期满后，应当由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管。这里的移交清册一般可以用案卷目录代替。三
十三、照片档案如何整理与编目？
答：照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史纪录。照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的整理原则。照片档案应在全宗内按――问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号，然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水号，格式为全宗号－底片号，并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号，同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明，一
组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号，其中参见号为与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等六要素。整理完后，编制照片档案卷内目录（样式附后）使位置固定下来。
近年来，随着数码相机技术的不断发展，有些单位开始使用数码相机进行照片的拍摄，形成数码照片。对于数码照相可以通过光盘刻录进行保存、检索。具体讲就是，先建立一个照片类目文件夹，然后将所摄的保存价值的数码照片按类目保存到计算机，并给每张照片附上文字说明，再刻录成光盘。多个类目的照片可以刻录在一张光盘上。检索的方法可以通过打开计算机左下角的“开始－搜索－所有文件和文件夹”按钮，输入相关内容，就能快速检索到此照片。三
十四、磁性载体档案如何整理与编目？
答：磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录象带、录音带）为信息载体的文件。磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件一样及时整理。在全宗内，磁性载体档案一般按年代――问题进行分类，录音带、录象带档案的整理以自然盒为一卷，软盘、光盘以每张为一卷，每盒（盘、张）的外套上要贴有标签、注明内容、主要任务，形成时间、带长（分钟）、编号、型号和保管期限等内容，同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号，并编制磁性载体档案案卷目录（样式附后），归档的磁性载体文
件应由文字形成部门编制归档说明。
三
十五、怎样做好电子文件的归档、保管和利用工作？ 答：电子文件的归档
电子文件的归档管理目前实行“双套制”。即具有永久保存价值的文件或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。应保证电子文件的凭证作用，对只有电子鉴章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。所谓背景信息和元数据分别指：背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上、下文关系以及对其产生影像的历史环境等信息。元数据，指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。电子文件归档还应注意收集以下有关文件：
（1）支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统。
（2）数据文件，指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新，应对原始数据隔一段时间定期拷贝，并将拷贝文件归档。
（3）与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等；以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务书、操作手册等。
逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档，指把电子文件其中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
归档电子文件的质量关系到以后电子文件的保管与利用，因此，档案部门要采取措施，保证电子文件归档的质量要求，大致有如下流程：（1）齐全完整；（2）真实有效；（3）整理、编辑、划分保管期限，整理工作由文件形成部门具体负责，整理方案由档案部门统一决定；（4）统一规定载体形成、质量要求――档案部门应对电子文件的载体质量、规格、格式等作出统一规定，各部门按照规定将电子文件一式两份向档案部门移交，档案部门检察后归档保存；（5）防病毒――推荐应用光盘归档。但无论是光盘还是软盘，都必须是不可引导的非系统盘，以防带入病毒；（6）编制说明――文件形成部门应对光盘归档的电子文件编制归档说明，简要说明磁带、软盘、光盘中存贮文件的内容，运行的软硬环境、版本号、文件的完整性和准确性等。归档电子文件的保管：（1）载体的物理保护
归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：归档载体应作防写处理；避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围：17℃－20℃；相对湿度选定范围：35℃－45℃。（2）信息的安全维护
采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢失。制作备份是指为电子文件制作一份或几份拷贝，将拷贝保留在一个安全的地方，以防原件因载体损坏或设备故障等原因而丢失信息。镜像技术是对实时要求极为严格的动态数据库文件所采取的安全备份措施。它实际上是为某一动态系统建立完全对等的孪生系统，两个系统同进执行完全相同的工作，若其中一个系统出现故障，另一系统仍可继续工和，以防止文件信息的丢失。加密技术，如采取网络设备认证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方阖等防范措施，满足企业对电子文件信息系统的安全和保密要求。
杀毒主要用杀毒软件，这是一项技术性的工作，应组织专业人员建立起完善有效的防治体系。
安装补丁程序，作以弥补程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破坏。发现程序的安全漏洞，因发现后传播极快，更应及时修正，否则后果难料。
归档电子文件的利用：
利用时应使用拷贝件。归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。
利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
提供利用的方法包括提供物资载体拷贝，网络传输和计算机直接提供利用等方法。
广东汉能光伏有限公司工会文件
汉光伏工字【2011】1号
关于开展困难职工调查摸底工作的通知
为了全面准确掌握我司困难职工的基本情况，建立困难职工档案，为做好今后困难职工帮扶慰问工作做好准备，公司工会决定开展困难职工调查摸底工作。现将有关事项通知如下：
一、调查范围
符合条件的员工均可参与申报，比如生活困难、下岗退伍军人、下岗失业职工，家庭
或子女上学导致的生活困难职工等。
二、申报程序
以部门为单位，由部门组织本部门符合条件的职工本人向工会提出申请并填写《困
难职工档案表》以及相应的材料，由工会提出审核意见。
三、困难职工信息应用和意义
1.建立健全困难职工档案，做好职工动态管理； 2.为今后走访慰问帮扶工作做好基本信息准备；
3.深入了解困难职工需求和实施员工人文关怀；
四、申报截止日期
附件：困难职工档案表
二○一一年十二月二十一日
主题词：
汉能光伏有限公司工会委员会
2011年12月21日印发
（共印3份）
篇2：档案整理合同书
（2）承包单位：
（3）设计单位：
（4）监理单位：
（5）甲方代表：指由建设单位委派的全面负责监督本工程合同实施的代表人。本工程的甲方代表为。甲方代表有权做出履行本合同规定的决定。有权为此签署证书和发布通知。
（6）总监理工程师：指由监理单位委派的总监理工程师，在授权范围内，全面负责委托协理合同的履行、主持项目监理机构工作的监理工程师，建设单位应以书面形式通知承包单位、本合同监理工程师、监理内容、监理权限等。
（7）项目经理：指由承包单位委派的全面负责本了程实施的代表人，本工程的项目经理为。项目经理应代表承包单位全面处理本合同的一切事宜。
（8）工程：指列入本合同必须完成的全部工程。
（9）主体工程：
a、土地平整工程；
b、农田水利工程；
c、田间道路工程。
（10）临时设施：承包单位为完成本工程施工及竣工验收前维护所需设置的全部设施。
（11）施工图纸：指设计单位在技施设计阶段应提供的图纸，包括经监理单位签署的设计修改通知和补充图纸。
（12）合同价格：指合同中写明的为完成合同规定的各项工作应付承包单位的。
（13）书面形式：指任何手写、打印。印刷的合同书、信件和数据电文（包括电报、电传，传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。
（14）不可抗力：指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况。
（15）小时或天：本合同中规定按小时计算时间的，从事件有效开始当天不计入，从次日开始计算。时限的最后一天是休息日或都其他法定节假日，以节假日次日为时限的最后一天，但竣工日期除外，时限的最后一天的截止时间为当日24小时。
第2条 承包方式
（1）以 方式结算支付。承包单位应严格按照施工设计图进行施工，由于设计修改而引起的工程量增减，按本合同条款第11条规定执行。
（2）承包方式：
第3条 甲方代表
（1）在履行全合同过程中，甲方代表有权做出履行本合同规定的决定，有权为此签署证书和发布通知，对此，承包单位不应拒绝。但因甲方代表前述指令错误给承包单位造成的直接损失，承包单位有权提出索赔和工期顺延。
（2）甲方代表有权对监理单位所做出的有关工程是质量和计量工作进行经常性的检查和监督。监理单位未能否定的不符合本合同规定的如工程质量、工程材料质量、工程计量、工程变更等，甲方代表在事后仍有权予以否定，直至发布停工、返工通知以及拒绝确认工程计量。
第4条 转包与分包
承包单位不得将本合同转让，不得将主体工程整体转包，承包单位也不得将建设单位指定的不能分包的项目分包出去。非主体工程如要分包，则承包单价必须提供分包单位承包能力为证明，事先征得建设单位与监理单位的同意，且分包单位必须具有法人地位。
第5条 合同的范围
本合同包括：
除本合同另有规定外，本合同包括承建工程的施工和竣工验收前维护，其中包括为完成本合同工程所需的一切手段与临时设施。
第6条 合同文件及解释顺序
1、合同文件应能相互解释，互为说明。组成本合同的文件及优先顺序如下：
（1）协议书
（2）中标通知书
（3）投标书及其附件
（4）合同条款
（5）施工招标文件
（6）标准、规范及有关技术文件
（7）图纸
（8）已标价的工程报价汇总表
（9）组成合同的其他文件
合同履行中，建设单位与承包单位有关工程的洽商、变更等书面协议或文件视为合同的组成部分
2、分合同文件内容含糊不清或不相一致时，在不影响工程政党进行的情况下，由建设单位与承包单位协商解决。双方了可以提请负责监理的工程师做出解释。双方协商不成或不同意负责监理的工程的解释时，按合同条款的第40条关于纠纷解决的约定处理。
第7条 合同双方义务与责任
建设单位的义务与责任：建设单位委托监理单位发布开工通知；安排监理单位及时进点实施监理；开工前 天完成工地范围内的征地和培青，向承包单位提供施工用地；开工前 天向承包单位移交测量基准点及其有关资料；开工前 天提供施工图纸 份；按合同规定及时支付工程价款；统一管理工程的文明施工；主持和组织工程的完工验收；以及完成其他应由建设单位承担的义务和责任。
承包单位的义务与责任： 年 月 日前向建设单位提交履约保证金万元；开工前 天进驻工地；对监理单位提出的任何工程变更指令，必须照办，执行监理单位的指示，按照完成各项承包工作，对监理单位提出的任何施工缺陷，根据施工规程的要求予以修补或改建；开工后 天内提交施工组织设计、施工措施计划；按合同规定，完成部份设计工作，绘制施工详图，经监理单位审核批准后按图施工；向保险公司投保工程一切险、第三方责任险、人身意外险、汽车保险、货物运输险、设备损坏险等由承包单位承担保费的保险；保证提供的建筑材料和施工工艺符合质量标准，提供的施工设备符合投标文件中填写报的型号和数量；文明施工；在施工过程中，严格按技术规范规定的质量要求完成各项工作，保证工程质量合格，建立和健全质量保证体系，并向监理单位提交一份内容包括质量检查计划和措施报告，并报监理单位审批；保证工程施工和人员的安全；环境保护；尊重工程所在地人民的生活习惯，避免施工对公众利益的损害；保证工程按合同规定的日期建成完工，并负责做好维修期（即缺陷责任期）内的维护和保养工作，直至最终验收合格；完工清场及撤离；建立各种用于本工程的规章制度；完成其他应由承包单位承担的义务和责任。
第8条 监理单位和监理人员
监理单位和职责与权力：监理单位应履行本合同规定的职责；监理单位可以行使合同规定的权利，但在行使下列权利时须得到建设单位的批准；工程的分包、工期的延长、工程的变更、增加或减少某一工程项目；除合同中另有规定外，监理单位无权免除合同中规定的承包单位或建设单位的责任和义务。
总监理工程师（下称总监）：总监是监理单位驻工地履行监理单位职责的全权负责人，建设单位应在开工通知发布前把总监理的任命通知承包单位，总监易人时应由建设单位及时通知承包单位。总监短期离开工地时应委派代表行为其职责，并通知承包单位。
监理人员：总监可以派出监理人员负责实施监理中的某项工作，总监应将这些人员的姓名、职责和授权范围通知承包单位。他们在授权范围内而发出的指示均视为已得到总监的同意。
监理单位的指示：监理单位的指示应盖有监理单位授权的现场机构公章和总监或上款规定授权的监理人员签名；承包单位收到监理单位指示后应立即遵照执行。若承包单位对监理单位的指示持有异议时，仍应遵照执行，但可向监理单位提出书面意见。监理单位研究后可做出修改指示或继续执行原指示的决定，并通知承包单位。若监理单位决定继续执行原指示，承包单位仍应遵照执行；在紧急情况下，监理人员可以当场签发临时书面指示，监理单位应在发出临时书面指示后
小时内补发正式书面指示，如监理单位未在 小时内及时补发正式书面指示，如监理单位未在 小时内及时补发，则承包单位可提出书面函，声明已视临时书面指示为正式指示。
监理单位按合同要求，由监理单位发出指示、表示意见、审批文件、确认价格以及采取可能涉及建设单位或承包单位的义务和权利的行动时，应认真查清事实，并与双方充分协商后做出公正的决定。
第9条 书面通知
本合同实施过程中，合同双方的一切联系均以书面形式通知为准。特殊情况可先口头通知并立即补发书面通知，在符合本合同规定的情况下，监理单位签署的设计修改通知和工程量完成情况表、工程质量合格证书、单项工程验收证书以及建设单位和承包单位共同签署的其他文件都属于合同的补充文件。
第10条 图纸供应
除另有规定外，承包单位所需主体工程的施工图纸，由设计单位通过监理单位提供。为工程施工实施所需的施工与安装图纸，则由承包单位根据施工图纸自行设计绘制，并报监理单位审批。
第11条 设计修改
监理单位在提供单项工程的施工图纸之后，倘因纯属设计方面的原因而需修改施工图纸时，应在该项工程开工前 天将修改后的施工图纸递交承包单位；倘因施工或自然条件的改变必须修改施工图纸，经和监理单位认可，设计单位应尽快予以修改，报经国土厅批准。
施工期间，监理单位签署的设计修改通知是合同文件的补充，承包单位不得拒绝。
修改的内容包括以下诸方面：
（1）工程量的增减；
（2）取消或增加某一工程项目；
（3）改变某些建筑物的结构形式；
（4）改变某些建筑物的形状、高程与位置或尺寸；
（5）其他的变更。
由于设计修改而引起工程量的变化，由双方协商。一般按实际完成的工程量计算，其单价按报价表确定的单价不变，经监理单位与承包单位商定，报建设单位确认并出具证书，作为合同的补充文件，并按此执行。
由于设计修改而出现本合同工程量报价表中未曾出现的追加工程项目时，则该追加项目的单价由监理单位与承包单方根据省水利水电预算定额与《土地开发整理项目预算编制暂行办法》商定，经建设单位确认，同样作为合同的补充文件，并按此执行。承包单位不得以设计修改或工程量的变化为理由，改变其对本合同规定的责任和义务。
在确定追加工程项目单价时，材料价格应采用运达至工地的市场价，如双方对某一种材料的市场价格有争议时，建设单位有权联系材料供应商承单位提供此材料，承包单位不得拒绝，且承包单位须自己直接向材料供应商采购，建设单位不参与材料采购。追加工程项目单价计算应采用建设单位提供的材料价格。
第12条 参观现场所获得的资料
承包单位参观现场过程中对了解的各种情况以及其它当地部门提供的参观资料，应做出自己的判断出的推论、解释和结论概不承担任何责任，也不接受任何附加条件。
第13条 材料和工程设备的提供
除合同另有规定外，为完成本合同某项工作所需的材料和工程设备，均由承包单位自秆组织货源，并负责采购、验收、运输和保管。承包单位与供货厂家的供货协议一经签订，应将一份副本提交监理单位。
第14条 材质证明
工程所需的钢筋、水泥必须有材质证明，其各项指标应满足规范要求，如承包单位在工程施工中使用无材质证明的材料，监理单位应要求承包单位进行试验，并递交材料试验结果，试验所需费用应由承包单位承担。
第15条 测量放线
承包等有应根据建设单位提供的测量基准点、基准线和水准点及其书面资料，测设自己的施工控制网，并将施工控制网资料提交监理单位审批。承包单位应认真维护和管理施工控制网，其所需的管理和修复费用由承包单位承担。工程完工后应完好移交验收单位。
篇3：档案整理合同书
一、个人材料收集整理的必要性
作为医院编制的补充, 非在编合同制医务人员人数虽少, 但他们遍及医院临床、护理、医技等多个岗位, 他们的存在为医院的医疗、教学、科研工作的蓬勃发展, 经济效益和社会效益的实现贡献了一份力量。不可否认, 他们已是医院发展建设队伍中不可或缺的一部分。例如我院, 2000年至今聘用的各类非在编合同制医务人员已达500余人, 其中护理人员401人, 占非在编合同制医务人员总数的80%, 占全院护理人员总数的41%, 她们服务在第一线, 与病患者及其家属零距离接触, 一定程度上她们就是医院的形象, 其工作的好坏直接影响到医院的进一步发展与建设。因此, 我们应该要规范和加强对非在编合同制医务人员个人材料的收集与管理, 从中总结出非在编合同制医务人员发展的规律, 更好地调动她们的积极性, 使之全力投入到医院的优质服务工作中去, 进一步提升医院的竞争力。
二、个人材料的管理措施
1. 明确归档范围, 从宏观上加强个人材料收集制度化建设。
个人材料的归档, 是管理非在编合同制医务人员个人档案的一个关键性的业务工作环节, 也是管理好非在编合同制医务人员个人档案的前提和基础。参照中共福建省委组织部制订的《关于印发〈干部人事档案材料分类目录〉的通知》的文件精神, 结合非在编合同制医务人员的实际情况, 制定个人材料归档范围。
同时要围绕档案收集的“纳新、及时、完整、统一”八字原则, 建立起严格的收集制度和畅通的收集渠道。经常积极主动地联系非在编合同制医务人员所在科室及其主管部门, 及时了解合同制人员的动态, 有计划地收集和补充个人材料, 以保证其内容的真实性、完整性、及时性。收集过程中尤其要注意接受反映非在编合同制人员工作能力、工作实绩、成就贡献的材料, 如民主评议、鉴定材料、年度考核等;反映其学识水平和智能结构的材料, 如培训结业、再教育等材料;反映其身体状况材料, 如体检报告单等。
2. 严格归档要求, 实施个人材料归档的规范化管理。
保证应该归档材料的数量和质量, 是管理好非在编合同制医务人员个人档案的重要条件。个人材料归档要求严格做到: (1) 材料必须完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确, 写明承办单位及时间; (2) 手续完备。凡规定应由科室、主管部门及人事部门审查盖章的, 须有负责人签字或组织盖章;凡须本人签字的, 必须有个人签名; (3) 档案材料须统一使用A4规格的办公用纸, 不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水、复写纸书写等。对于不符合归档要求的材料要坚决予以退还, 并责成修改, 限期再归档。
鉴于非在编合同制医务人员的特殊性, 一般而言, 属单位内部形成的个人材料, 应当自完成之日起15日内移交人事部门管理, 比如各类考核表、审批表、登记表、科室鉴定等;属外单位形成的个人材料, 人事部门应当积极询问, 争取在6个月内收集到, 比如参加社会保险、医疗保险的凭证, 继续教育、外出培训结业的有关证书等。
3. 细化整理步骤, 从微观上加强个人材料的整理程序化建设。
(1) 组卷。非在编合同制医务人员宜采用以人为单位立卷, 一人一卷的组卷方法。
(2) 卷内材料排列。根据非在编合同制医务人员的实际情况, 以及其个人材料所反映的内容、形式和特征, 其个人材料一般可按以下顺序排列: (1) 各类履历材料, 如非在编合同制工作人员登记表; (2) 考核、鉴定材料, 如合同制人员培训期 (聘用) 考核审批表、年度考核、科室鉴定等; (3) 学历、职称材料, 如毕业证书复印件、执业执照复印件等; (4) 工作协议、劳动合同材料, 如联系工作协议、劳动合同等; (5) 加入党、团、工会材料, 如入党志愿书、申请书、转正申请书、工会会员登记表等; (6) 奖惩材料, 如评先选优的材料等; (7) 其他可供参考使用的材料, 包括体检报告单、身份证复印件等材料。
排列要求:从整体上说, 档案材料排列次序应有条理, 能保持材料之间的联系, 使类内的各材料成为一个有机整体。从个体来讲, 每份材料应有固定位置, 一个类内的材料脉络分明, 方便利用, 且便于及时补充新材料, 又不破坏原有的排列顺序。
排列方法:一是按档案材料形成时间先后由远及近排列。第 (1) 、 (2) 、 (3) 、 (4) 、 (6) 、 (7) 类均按此法排列;二是按材料内容 (问题) 的主次关系 (重要程度) 进行排列。第 (5) 类适用此法。首先, 应将入团、入党、加入民主党派、加入工会的材料分别排列;三是入团志愿书排在入团材料之前, 入党志愿书排在入党材料之前, 然后依次排列申请书、转正申请书、党 (团) 员登记表, 其他材料则按时间先后顺序依次排列。
(3) 案卷排列。一般而言, 非在编合同制医务人员案卷排列可采用大流水编号法, 即按合同制人员入院工作的先后顺序给定一个合同号 (具有唯一性) 作为一个全宗号, 依据全宗号的先后顺序依次将每个人的档案排列上架, 并以此编制非在编合同制医务人员合同号索引。
(4) 保管期限。非在编合同制医务人员辞职后, 其个人档案材料中属于干部人事档案范畴的相关材料, 转寄其学籍档案所在人才市场、人才服务中介机构或其生源所在地人事局保管, 其他的材料则继续保存三年, 三年后予以销毁。
4. 积极提供利用, 有效促进个人档案材料信息化建设。
将非在编合同制医务人员的纸质档案材料进行数字化加工, 形成电子档案资源库, 建立起非在编合同制医务人员信息数据库, 通过计算机对合同制人员的档案材料进行规范管理和安全保护, 以达到方便查阅利用的目的。
(1) 提供可支持建立信息数据库的计算机软、硬件平台, 确保电子档案材料能长期处于可用、可存取和可理解的状态, 能接收本单位对电子档案的有效访问和查询。
(2) 在积极主动地收集和补充合同制人员材料的基础上, 及时完善和更新信息数据库, 并做好安全备份工作, 以确保合同制人员档案材料的完整性和及时性, 便于提供利用的正确性。
篇4：整理“年度档案”
窗外北风凛冽，呵出一口气，就能升腾成了白雾。街上却越来越热闹了，商店里张灯结彩，迎接着一年一度的狂欢，面包店里飘出一阵阵属于圣诞节的香甜。似乎每个从我身边走过的路人，身上都吐着代表好心情的粉红泡泡。
一年又要过去了。在我看来，今年和往年一样，仍然平平淡淡，间或有些起伏。有欢乐，也不乏悲伤。有和父母相处的温馨记忆，有和朋友疯玩的放纵岁月，也有一个人独处时的随心所欲和莫名孤单。可是如果仔细回想，其实每一天都过得不一样，每一件事都是一年历练的见证。每一天的细微变化，都在促使我们变成更好的自己。你是不是和我有同感呢？
我突然有些舍不得这些平淡岁月了，于是决定把它们记录下来，留作念想。
我开始翻阅今年拍下的照片，惊讶地发现：其实每一张照片背后，都有一个或短或长的故事，有的可以一笔带过，有的则让人回味许久。花了整整一个下午，我从几千张照片中选出了20张，一一洗印出来。接着摊开一本空白笔记本，在扉页正中郑重地写下巨大的数字“2014”，然后将这些照片小心翼翼地贴到这本空白笔记本的内页里。每贴上一张，就回忆并写上一段当时的背景和心情，长短不限。不过两个小时，这份“年度档案”就整理好了。我将它锁在抽屉里，好好保存着。相信很多年后再去翻阅，一定会让我感慨万千的。
如果你也想留下宝贵岁月的话，那就一起来整理整理你的年度档案吧！
·小贴士·
（1） 从工作量来考虑，照片不用选太多，挑自己觉得最有意思的就行。当然，如果你愿意多选几张多写几段，那谁也无法阻止你。
（2） 建议用纸质文档保存，虽说电子稿多备份几份应该也不会出问题，但用纸质的文档是不是更有“岁月流金”的感觉呢？而且这种手写心情的形式，也能给这份档案一份附加值。若干年后，你也许会感叹：想不到我当年写的字长这样的啊！
（3） 整理好“年度档案”后，记得好好保存，如果你坚持每年整理，你就能拥有一份独特而珍贵的时光档案了。
2014年4月20日。我在西塘遇到一只硕大的萨摩耶，在无数游人全天候的围观下，它已经分外淡定了。那时候它正趴在地上，漆黑的眼珠一眨也不眨，一脸深沉的样子。我蹲在它面前大概有5分钟，它不但眼神欠奉，连尾巴也懒得甩动，完全不知道它在想什么。哎，人生如此多艰，难道连狗狗也不能免俗么？它到底在烦恼着什么呢？
如果你也想留下宝贵岁月的话，那就一起来整理整理你的年度档案吧！”
2014年1月8日。妈妈煮了几只很大的对虾。作为一只心态平和的吃货，我瞬间觉得人生圆满了……“世上只有妈妈好”唱起来！
2014年8月17日。我在花盆里认真栽种樱桃番茄。作为一个失败的“农夫“，我种下三株，成活者一，结果者……一。狠狠心摘下了这颗红彤彤的小番茄，虽然味道不见得特别香甜可口，但还是吃得心满意足：纯有机栽培，高人工投入，世间少有。这样一想，心里略略有（自）点（欺）安（欺）慰（人）。
2014年7月25日。大风吹过，卷起高原的尘土，天地间灰蒙蒙的一片。乌云气势汹汹地压上了祁连山脉，只留下远处一道白色的天际线。麦子还没成熟，无边的麦浪层层叠叠，涌向远处的农家小屋。小屋旁有一棵树，孤零零地矗立在油菜花丛中。一眼望去，这简直就是与世隔绝的人间仙境。这是我在暑期旅行中拍下的最满意的一张照片，很少有人猜到，这个美景就位于风景区外的洗手间旁。果然，世界并不缺乏美，缺乏的只是一双善于发现美的眼睛。
篇5：档案整理说明
每次必须有通知、活动方案（流程、内容等）、主持词这三项
活动方案就是
六个环节
唱一首歌、看一部短片、讲一个故事、诵一段经典、做一番点评、发一番善心
第一环节具体做什么，第二环节做什么，第三环节做什么（故事，点评，诵读材料等必须完整）
根据活动方案填充主持词，主持词里XXXXX就是需要更换的内容。
篇6：特殊载体档案整理
第一部分：特殊载体的概述
特殊载体的种类：磁带档案、磁盘档案、胶片档案、照片档案、光盘档案、实物档案等。
1、磁带档案：可分为录音磁带、录像磁带、数字磁带和仪用磁带等四类。
2、磁盘档案：磁盘主要有软磁盘和硬磁盘两类。
3、胶片档案：胶片档案是利用胶片上的感光材料，把文字、图像等通过光波形式记录在胶片上。
4、照片档案：
（1）、普通照片：是指企业在生产和社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映形式的，主要由底片、照片及文字说明构成。
（2）、数码照片：数码照片是指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
5、光盘档案：光盘（CD、VCD、DVD）是一种光学存储器，激光束通过在光盘记录介质上形成长短不同的熔坑来记录信息。
6、实物档案：包括证书、锦旗、奖章、奖状、奖牌、奖杯、印章等。
第二部分：特殊载体的整理方法 一、传统照片档案整理
（一）照片档案整理依据：2002年批准发布的国家标准《照片档案管理规范》GB/T11821-2002。
（二）照片档案的分类
照片档案分为传统照片档案和数码照片档案，传统照片档案又分为底片档案和照片档案。
（三）照片档案的作用
1、历史记录的真实见证。
2、维护单位利益的旁证。
3、为其它种类档案提供印证。
4、为新闻报道提供服务。
5、为利用者提供艺术享受。
（四）照片档案存在的问题
收集不全、整理凌乱、装具混乱、对照片里的事由、地点、人物描述不清、说明不全，其中尤其是收集不全的问题特别突出。
（五）照片档案的收集范围：
1、领导人和著名人物参加与本单位有关重大公务活动的照片。
2、本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
3、记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
4、记录本单位地理概貌、厂区建设、重点工程、自然风光、标志性物体的照片。
5、其他具有保存价值的照片。
（六）照片档案的收集归档
1、归档时间：随时归档、阶段性工作结束归档、年底归档。
2、归档要求：照片、说明二者齐全；照片影像相符；注意画面形象；反映同一主题若干张照应选有代表性的照片归档；具有保存价值的照片要定期归。
（七）照片档案的整理原则
应遵循有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管、有利于提供利用的原则。
（八）照片档案整理步骤：照片分类、照片排列、照片编号 照片装册、编写文字说明、编制卷内目录、填写照片册内容、编制照片档案案卷目录。
1、照片分类：照片的分类有两种方法：保管期限-专题-；保管期限--专题。
2、照片排列：按照片拍摄时间先后顺序排列。
3、照片编号：照片编号采取两段式 照片册号——张号
如：14—5表示第14本照片册中的第5张照片
4、照片装册：照片册由297㎜×210㎜大小、纸质的若干芯页和封面、内封、封底组成。照片要按照照片号顺序依次固定在照片册芯页上。
5、编写文字说明：照片的文字说明由总说明和分说明两部分组成。总说明主要包括六要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄影
者。它是具体反映这组照片的说明。分说明是指每一张照片的说明，其位置在照片册芯页上每一张照片旁边。
① 事由：指照片影像所反映事件、事件的情由；
② 时间：指拍摄时间或事件发生、事物变化所产生的时间； ③ 地点：指被拍摄物所在具体地点；
④ 人物：指照片影像上主要人物的姓名，身份以及在照片中的位置；
⑤ 背景：指对揭示照片影像主题具有衬托作用的背景； ⑥ 摄影者：指照片的拍摄单位和拍摄人；
⑦ 参见号：即与该张照片有密切联系的其他载体形式档案的档号、案卷号或盒号等。
⑧ 对组联号的特别说明：对反映一个事件或一次活动的，两张以上的照片，需在小卡片左上角编制组联号，组联号依次采用“①”、“②”、“③”……同组中的照片其组联号相同。如册内只有一组照片，其他均为散片时，只需对这组照片编号。注意：组联号不宜越册。
6、编制卷内目录
卷内目录是对每张照片编制目录，其要求是：要先编制每组照片的目录（总说明），再在每组照片目录下面编制每张照片的目录（分说明）。包括：照片号、照片题名、拍摄时间、照片所在页号、底片所在卷号页号底片号、备注等栏目。
7、填写照片册内容：包括填写照片册内封面、填写照片册内备考表、填写照片册册脊三方面内容。
8、编制照片档案案卷目录：照片档案案卷目录的项目包括： ① 案卷号：照片册的号码；
② 题名：照片册的案卷标题（总说明汇总）； ③ 起止年月：照片形成的起止时间； ④ 照片张数：照片的数量； ⑤ 保管期限：照片的保管年限；
⑥ 备注：著录各项目中需要解释和补充说明的事项；
二、数码照片（光盘）档案整理
数码照片档案整理的步骤包括：数码照片分类、数码照片排列、数码照片编号、编写文字说明、编制数码照片档案目录、刻录光盘、光盘编号、填写光盘标签、光盘校验、编制光盘目录。
1、数码照片分类：采用保管期限----组的分类方法。此种方法是通过在计算机中建立层级文件夹实现的。尤其值得注意的是每个文件夹都要命名。
2、数码照片排列：
① 建立“数码照片档案文件夹”，在此基础上建立“文件夹”，再在“文件夹”内建立“组文件夹”，按时间排列，最后在“组文件夹”内排列每一张数码照片。
② 数码照片排列：2005-3清源集团争创名牌产品工作会（“组文件夹”内排列每一张数码照片）
③ 数码照片编号：采用三段式进行编号： —组号—顺序号（张号）
组号：指同一内组文件夹的流水号 张号：指组内每张照片的流水号
注意：每组文件夹里的数码照片都从“1”开始编号
④编写文字说明：文件夹的命名、组文件夹内的总说明、每张数码照片的分说明。
⑤ 编制数码照片档案目录：数码照片是以“张”为单位编制目录。在文件夹内建立EXCEL电子表格文件，对一个内各个文件夹的所有数码照片进行统一编目，并以命名。注意：每一个文件夹内都要编制目录。
⑥ 刻录光盘：刻录要求：数码照片应定期刻录成光盘保管。⑦ 光盘编号：全宗号---综合档案室时给的编号；目录号---代表一个特定门类的档案；顺序号---数码照片在存储光盘中按形成编制的流水号（可以多年存放一张光盘，不跨年）。注意：光盘编号标注在数码照片光盘档案登记表中。
⑧ 填写光盘标签
光盘刻录完成后，应填写数码照片档案登记表和数码照片档案元数据登记表。
⑨ 光盘校验
光盘刻录完成后要进行校验，校验内容包括：数码照片文件、著录文件和光盘说明文件。校验是否完整、能否打开、文件数量是否准确等。
⑩ 编制光盘目录
编制光盘目录包括：光盘号（全宗号--目录号--盘号）、光盘题名（单位名称、和数码照片三部分组成）、起止年月、照片张数、刻录日期和备注等。
3、照片档案的保管
照片档案库房（档案室）应符合隔热、防潮、防火、防尘、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物等要求。应使用规范的照片档案装具。底片、照片应保存在能密闭的专门柜架（最好存放防磁柜）中；光盘档案需要定期检查，发现问题及时解决，必要时进行数据迁移。
三、实物归档的整理方法
实物归档的整理就是将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。
（一）整理要求一是归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。二是 每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。
（二）整理方法
1、鉴定。一是 根据本单位的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。二是对存有真伪疑义的实物应采取必要措施
进行鉴定。三是归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。
2、分类
归档实物应在其全宗—实物类别内，按照或类别——进行分类。归档实物数量较少（每年少于30件）的立档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。
⑴按分类
将归档实物按形成或获得分类。采用公元纪年标识，如“2006”。
⑵按类别分类
将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。
荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等； 纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等；
印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。
3、排列
根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种：
格式①：全宗号—实物—件号。格式②：全宗号—实物——件号。格式③：全宗号—实物—类别——件号。
实物档案较少的单位（每年少于30件）可选择格式①或②；实物档案较多的单位可选择格式③。
4、编号
根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、、类别、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。这个归档章完全不跟文书档案一样需要盖印，而是可以跟图书标签一样先用不干胶按这个模式做好，整理时就在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1），再编制归档章项目。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、实物档案代号、、类别、件号、参见号。如下图：
(全宗号)S(年 度)(类 别)(件 号)(参 见 号)长×宽=55×16mm 全宗号：同文书档案
实物档案代号：用第一个汉语拼音字母标识，即“S”。：填写实物形成或获得的。类别：荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。件号:归档实物的排列顺序号。
在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。
参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。
5、编制实物档案目录
实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、、类别、参见号、备注。目录用纸A4型
图2: 实物档案归档目录
件号 题名 材质 型制 类别 参见号 备注（文字说明）
?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? ?? 件号：见归档章
题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。
材质：实物的制成材料。
型制：实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm 、类别、参见号：见归档章
备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。
6、编制目录封面
实物档案目录应编制目录封面，并可以将历年的目录装入归档文件目录夹，方便查阅统计。封面可以视需要设置全宗名称、、类别、起止件号等项目。
（三）保管
实物档案应专柜保管。对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。存放实物档案的库房和框架应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色，确保实物档案完好无