高校数字档案馆管理模式若干问题探讨

高校数字档案馆管理模式若干问题探讨（通用8篇）

篇1：高校数字档案馆管理模式若干问题探讨

高校档案管理创新与档案管理数字化问题论文

摘要:如何做好档案管理创新以及数字化管理档案是二十一新世纪以来我国关注的重要问题，需要引起有关部门及个人的高度重视。本文主要介绍了高校档案管理创新及档案管理数字化具备的含义，分析高校档案管理创新及数字化管理档案中存在的主要问题，进而提出一些建设性意见，为我国高校的发展贡献微薄之力.

关键词:高校档案管理;创新;数字化问题分析

众所周知，随着我国社会市场主义经济的高速发展，科学技术的显著提高，促使我国的各行各业迅猛发展。其中教育行业尤为突出，得到质的飞跃，各个高校档案管理工作也得到显著提升。随着我国网络技术的发展以及广泛应用，数字化管理高校档案方式应运而生，高校档案管理需要不断创新，紧跟时代的脚步，紧扣时代的需求。今天，本文就以“高校档案管理创新及档案管理数字化问题”为主题进行探析。

1高校档案管理创新

据调查可知，现代管理方案是我国各高校进行档案管理创新以及档案管理数字化的必要前提和必然基础。现代管理方案中具有先进的管理观念以及管理形式，我国各个高校有效结合先进的管理形式，从而能够有效打破传统落后单一的档案管理形式，促使高校档案管理能够进行有效创新，高校档案管理形式能够逐渐变得规范化、科学化以及系统化。笔者通过查询高校传统的档案管理形式发现，将传统档案管理形式与现代化档案管理形式进行对比分析，现代化档案管理形式具有多种多样的特征，呈现多元化趋势。主要表现为占据空间较小，有效减少教学资源的流失，档案信息储藏形式丰富多样。

2高校档案数字化管理的具体含义

据调查可知，档案数字化是随着计算机技术、OCR技术、多媒体技术、数字摄影技术以及存储技术的不断发展而衍生的一种新型档案信息形态，能够把各种各样载体的高校档案资源巧妙转化为数字化的档案信息，存储方式呈现数字化趋势，运用网络化的.形式将诸多档案信息进行连接，进而结合计算机系统来统一进行管理，形成一个有结构性、有序性的高校档案信息库，能够实现资源共享，推动高校的进一步发展。显而易见，高校档案管理数字化建设是必然发展趋势，能够紧跟时代发展的脚步，顺应时代潮流，高校档案是一种原生资源，其重要程度不言而喻。

3高校档案管理创新及数字化管理中存在的主要问题

众所周知，随着我国国民经济的高速发展，我国各个高校的档案管理工作取得一定成效。然而“金无足赤人无完人”，高校档案管理以及数字化管理中不可避免地存在一些问题，主要表现在以下三个方面：

3.1档案管理工作缺少统一性

众所周知，我国各个高校的发展时间以及发展形式都存在差异性，从而促使各高校档案管理工作缺少统一性。各个高校的发展时间不同，从而导致管理技术存在差异，进而导致高校档案管理工作没办法进行统一。并且，高校档案管理室的设施应用的效率以及使用时间也存在不同，种种因素导致高校档案管理工作缺少统一性。

3.2档案管理形式缺少创新性

随着时代的发展，高校档案管理发展趋势逐渐演变为数字化管理。众所周知，随着我国的信息技术的不断提高，我国对档案管理现代化发展越来越重视。然而，笔者通过调查发现，我国多数高校档案管理工作存在局限性，档案管理形式缺少创新性。由此可见，高校档案管理应该具备创新观念，紧跟时代的脚步，紧扣时势的需求，进而能够促使档案管理不与时代脱轨。

3.3构建的档案数据库缺少实用性

目前，我国在投资高校管理经济上，对档案管理工作的资金投入比较少，没有重视高校档案管理工作。正因如此，我国多数高校在开展工作的时候存在局限性，不能够及时更新一些优质的管理设备，从而促使构建出的档案数据库缺少实用性、档案管理形式比较单一、落后，高校档案管理工作不够规范化，大大减少了档案管理的完善性。

4高校档案管理创新及数字化管理的有效措施

各个高校负责人应该针对档案管理创新以及数字化管理中存在的种种问题，进行具体问题具体分析，进而寻找促使高校档案管理创新以及数字化管理的有效措施，并将措施加以落实，进而能够有效推动高校档案管理具有创新性，并且能够做到数字化管理，有效提高高校档案管理水平。笔者结合自身多年的工作以及查询相关资料，提出以下见解：

4.1完善高校档案管理的系统

各高校负责人想要有效创新档案管理，实现数字化档案管理，首先就必须完善高校档案管理的系统，一定程度上减少网络影响，开发出有效的高校档案管理软件。一般情况下，优秀的档案管理数字化技术需要具备以下几个特征：

(1)必须满足各种各样形式的档案需求，做到“有求必应”;

(2)数字化技术应用起来非常容易;

(3)能够有效保障高校档案管理信息不受网络平台的约束。高校负责人应该结合以上三个特征来进行高校档案管理创新，进而能够促使数字化技术满足管理人员的需求，保障档案信息的有效性。

4.2构建数字化档案管理

据调查可知，构建数字化的档案馆是推动科技技术进一步发展的必要前提和必然基础，能够有效创新档案管理形式以及档案管理方向。基于此，为了实现高校档案管理的创新以及数字化管理，我们应该构建数字化档案管理。随后，档案管理人员可以通过扫描以及手工录入的形式将优秀的信息资源储存到U盘以及光盘等系统中。

5结束语

综上所述，随着我国计算机技术以及多媒体网络的不断发展，人民群众的物质生活水平得到显著提高，促使人们对学习形式的要求越来越高。在信息数字化的社会背景下，现代化管理形式应运而生。传统的档案管理形式已经不能与时代接轨，需要将其摒弃，从而灵活运用现代化管理形式，推动高校档案管理创新，从而能够推动高校档案管理数字化理念的发展以及广泛应用。

参考文献

[1]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].赤峰学院学报(自然科学版),(03):164-165.

[2]季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业与科技论坛,,15(15):209-210.

[3]乌日娜.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].福建质量管理,2016(05):26.

[4]青格乐图.浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].大观周刊,(02):115-115.

篇2：高校数字档案馆管理模式若干问题探讨

论文关键词：数字档案馆 信息安全 档案人才 档案意识

在互联网高速发展和全球信息化建设的国际环境下，对信息资源开发利.}}j的程度成为衡量一个国家经济发展水平和综合围力的重要标志之一，数字化建设的程度也决定了周家信息基础水平的高低。档案馆作为社会信息资源系统的重要组成部分，也正面临着数字时代的挑战。高校是各种先进科学技术的前沿阵地，也是最先使川先进科学技术的实验场所。此，建设高校数字档案馆为全社会服务，是大势所趋，也是高校档案工作进入信息化时代的必然结果。

目前，国内一些知名大学诸如上海交通大学、南京大学、东南大学等学校的档案馆已经在校园网上开通了自己的主页。他们充分利用网络提供的先进技术，宣传高校档案工作，树立高校档案的新形象，建立高校档案的新模式，为高校数字化档案馆的建设提供了宝贵的经验。

1 数字化档案馆的概念

“数字化档案馆”有广义和狭义之分。广义的数字梢案馆是指用于存储和利川档案信息资源的信息空问，一个南众多的档案资源库群、档案信息资源处理巾心及档案州户群构成的数字档案馆群体;狭义的数字档案馆是指其中的个体档案馆，它代表的是一种信息环境和基础设施的构建。也就是软、硬件系统的设计和组织实体的建立，具体内容包括馆藏档案数字化以及档案信息的采集、鉴定、整理、存储、传递、检索、保管、保护、利和统计等。

数字档案馆的Ⅱj现和科技的高速发展密切相关，它是建立在现代信息技术普遍应的基础上，利数字化手段，以网络化的方式将分散的电子档案信息资源进行连接，使档案信息的利用不受时问和空间的限制，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。

2 数字档案馆在高校的发展现状

目前，数字档案馆的建设正在同内众多高校巾如火如茶地进行着。其中以上海交通大学、南京大学、东南大学、浙汀大学等高校为代表已经取得了著成效。上海交通大学存初顺利通过了南上海市档案局组织的成果鉴定，这不仅标志着上海交通大学在数字档案馆建设和应.}{j方面取得了实质性成果，在数字化卡当案馆平面化服务向立体化服务的转变历程巾处于全同领先水平，而且还标志着全周高校第一个数字档案馆建设成功。

上海交通大学数字档案馆系统运.多种先进技术，整合各类档案信息资源，建立了集成式的数字档案业务工作平台.通过档案站和校史博物馆网站向校外用户提供了全方位、一门式的数字档案信息服务。南京大学数字梢案馆建设也走在全同高校的前列，在学校的教学、科研、管理T_作巾发挥了重要的作用。

目前，南京大学已经完成了“‘南大之星’多媒体档案网络管理系统(6.0版)”“南京大学教授成果管理系统”“南京大学研究生论文电子版上传与管理系统”“南京大学毕业生电子和学位电子照片管理系统”等的开发和运行，搭建了数字档案馆档案信息管理平台，实现了档案信息资源的网上收集、开发和利用。东南大学在推行办公自动化,开始电子公文网上归档，初步实现了义档一体化管理，目前文档一体化管理已经十分成熟。浙江大学于起开始探索高校数字档案馆建设道路，以适应学校建设“数字化校园”的需求和国家档案事业发展的宏观要求，在对国内外数字档案馆建设实践与理论研究的深入学习和探讨的基础上，对数字档案馆内涵提出了全新的诠释，找到了一条有特色的数字档案馆建设之路。

综合来看，到目前为止，高校数字档案馆主要发挥了3个方面的作用：一是介绍、宣传档案馆的基本状况和利瑁方法;二是介各个学校的基本状况;三是提供数字查询。从上述几所高校数字档案馆建设来看，数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，这些优势是传统档案馆望尘莫及的。

3 高校建设数字档案馆的必要性

(1)高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。近年来，随着高校的扩招，高校档案数量激增。但是，档案的保管空间并没有得到相应的扩展。档案数量激增带来的不仅仅是存储问题，由于档案机构人员配备有限，急剧增长的档案往往不能得到有效的管理和利州。档案人员往往陷于档案人库排架、库房管理、提供利等繁琐的13常管理巾，这就阻碍了高校档案管理水平的进一步提高。数字档案馆的建设，从长远来看，可以将档案人员从正常业务中解放来，也可以大大减少档案物理占用面积。同时，多媒体教学档案、CAD档案都可以得到有效的保管和利川。

(2)高校档案意识薄弱，需要通过数字档案馆的运作来提升档案意识。目前，很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案丁作的重要性缺乏认识，对本部门的梢案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足.很多有价值的档案不能及时归档，在个人手巾积压、滞留。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。同有的陋习只有通过一些现代化手段才有可能彻底革除，通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识;另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之巾，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。

(3)人们利用信息资源的数量增加、内容广泛，需要利朋数字档案馆来满足要求。当前.存互联网被广泛利刚的情况下，人们利川档案资源需要突破时间和空间的限制，按照己的需要寻求同类信息的组合。档案现代化管理的最终目的是实现档案信息收集、整理和开发利川的数字化，满足人民群众日益增长的信息需求。因此，建立数字档案馆是知识经济时代对档案管理工作的迫切需求。

4 高校数字档案馆建设面临的主要问题

数字档案馆尚属于新兴事物，存其建设过程巾面临着许多问题。目前，高校数字档案馆建设巾面临的问题可分为两大类，即非技术层面的问题和技术层面的问题。

4.1非技术层面的问题

4.1.1基础理论薄弱

现阶段高校对于新型档案的存档意识还比较溥弱，数字档案馆的理论体系还没有形成。国内学者对高校数字档案馆的研究理论空洞，大多数文章在内容上交叉重复，没有新意，具体实施方案和有实践价值的文章很少。 4.1.2专业人才缺乏

高校数字档案馆提供的是一个全新的丁作环境，要求工作人员能够提供主动的、多种类型的服务。此，高校数字档案馆的作人员需要进行擘门的培训，他们必须能够有效地鉴别、筛选、组织、分析、提供和传播信息，必须掌握基本的计箅机知识和网络技能。目前，高校巾这种拿业人才还比较匮乏，这是高校数字档案馆建设巾面临的重大问题。

4.1.3高校档案信息化中的法律问题

对于高校档案部门而言，随着相关信息资源管理部门对于知识产权保护的日益重视，如何协调向公众提供其开发的信息资源与维护当事人的合法权益之间的矛盾在具体操作巾还存存诸多的法律问题。

4.2技术层面的问题

4.2.1多媒体问题

高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库。

4.2.2网络问题

通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利川不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，朋户的接收设备没有普及，网络安全问题尚术解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展。

4.2.3标准问题

标准的制定在数字梢案馆的建设过程巾至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的`著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范。

4.2.4安全问题

篇3：档案数字化中的若干法律问题探讨

随着高新技术的发展, 档案数字化越来越普及。尤其是数字档案馆的出现, 档案数字化在给我们提供极大便利的同时, 也带来了一些摆在我们面前需要亟待解决的法律问题。档案数字化中涉及的法律问题大致有以下两个方面:

1、档案数字化中涉及的知识产权问题

在网络化高速发展的时代, 档案数字化已成为一种趋势。档案数字化操作中不可避免地涉及到知识产权问题, 其中影响最大的应属于是数字化权。数字化权属于著作权中复制权的一种, 又称电子权, 是指作者在电子媒体使用或授权他人使用作品的权利。“数字化权”提出的实质就是在权利人授权他人特别是出版商出版发行其作品时, 如果以电子媒体的形式出现, 是否需要另外授权的问题。因此未经著作权人授权或者许可, 把档案馆 (室) 内受著作权保护的档案进行数字化当属侵权行为。

2、档案数字化中的公开与保密的问题

《政府信息公开条例》第十六条中指出:“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所, 并配备相应的设施、设备, 为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。”而在网络高速发展的今天, 档案数字化的主体——数字档案馆成为了履行这项条例的重要实践者。数字档案馆应当依法公开公众所需的档案信息, 以最大的热情投入到社会信息资源共享的建设中。与此同时, 档案的保密工作也面临严峻的考验。档案数字化不仅涉及知识产权的法律问题, 还涉及到保密法与隐私权问题。档案与图书的不同之处在于档案具有机密性, 不同机密等级的档案其使用者的权限也有所区别。这些具有密级的档案中不仅涉及到国家的利益, 而且还包含着大量的个人隐私信息。这些档案在危害国家安全或者未经个人同意的情况下是不允许数字化的。

二、档案数字化中法律问题的解决途径

档案数字化中涉及的法律问题对当前的档案工作提出了一个重要的课题。如何在网络时代下更好地规避这些法律问题, 笔者在此提出几点不成熟的意见和大家探讨:

1、加强《知识产权法》和《保密法》的学习, 提高法律保护意识

档案数字化已经成为一种不可逆转的趋势, 为档案工作注入了新的活力。作为档案工作者, 不应当只是单纯地接受, 而应该提高自己的知识素养以适应这种变化, 规避这些法律问题所带来的风险。在新趋势下, 档案工作者不应该仅仅满足于爱岗敬业, 而应该加强法律方面的学习尤其是对《知识产权法》和《保密法》的学习至关重要。伴随着信息化建设理念的引入和新型管理模式的转变, 档案数字化中的法律问题不断突现。在开展馆际互借和信息共享的过程中, 档案数字化过程要严格遵守知识产权保护法与保密法的规定。特别是我国政府于2008年6月5日颁布了《国家知识产权战略纲要》, 这一举措是对我国原有知识产权体系的补充和完善。因此档案工作者应学习这些相关文件, 了解有关情况, 不断地在学习中提高法律保护意识, 从而更好地在新形势下的档案工作中规避侵权风险。

2、充分运用“许可使用”, 合理使用知识产权

我国《著作法》第二十二条具体规定了合理使用的范围, 如“图书馆、档案馆、博物馆、美术馆等为陈列或保存版本的需要, 复制本馆收藏的作品。”可以看到, 档案馆有一定的“复制权”。如果档案馆是为了陈列或保存档案信息, 可以依据该条对档案进行数字化, 但是不能将其他档案馆的馆藏数字化。法定许可使用是著作权的一种转让行为, 即除著作人声明不得使用之外, 可以不经过著作权人许可而使用其作品, 但应支付报酬。

3、合理分配权限, 技术管理双管齐下

对于档案数字化来说, 涉及到两个方面的问题:技术和管理。档案部门将已拥有的档案信息进行数字化, 一方面要保证在技术层面的实现, 另一方面要制定管理层面的规定和措施。由于档案数字化不仅涉及到知识产权的问题, 还包含很多涉密信息的保护问题。因此合理分配权限成为技术与管理层面都必须考虑的问题。在技术层面, 档案部门不仅要建立本部门的备份系统和安全防御体系, 而且要通过建立访问控制或者预防拷贝等方法和技术来控制用户的访问存取权限。在管理层面, 一方面档案部门要依据相关的法律规定, 结合本部门制定政策和措施来控制本部门人员的管理权限, 做好流动人员的交接工作;另一方面, 档案部门要依据规定对访问的用户进行流程管理并严格控制用户对信息资源的存取。

参考文献

[1]戴定丽:《数字化对数字档案馆建设的影响及对策探讨》, 《档案时空》, 2003年第10期。

[2]向立文:《档案数字化建设中若干问题的研究》, 2004年第4期。

篇4：高校数字档案馆管理模式若干问题探讨

〔关键词〕高校文库；数字化建设；自建数据库

〔中图分类号〕G250.74 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008－0821（2012）09－0053－04

高校文库是高校图书馆用以专门收集、展示和永久保存著作权属于本校教工、校友个人或学校机构团体的文化产品库，是高校珍贵的特色资源。目前我国现有的680所高校分布在31个省市，已建立文库的高校有近百所[1]，其中以物理型文库的建设占主体，文库资源主要从原始材料的收集整合、文库产品的分类以及文库的开放管理来发挥作用。目前又有许多高校在物理型文库建设的基础上，将高校文库文献数字化，其结果，一方面，利用网页对宣传、推广本校的科研成果起到了良好的作用；另一方面，也使文库文献由于方便读者查找利用而更具影响力。笔者在进行高校文库数字化调查时发现，高校文库建设虽已取得了良好成绩并产生了一定的社会效益，如“人大文库”、“清华文库”，但仍有不少高校文库在数字化建设中还存在一定的问题，值得深入探讨并设法妥善加以解决。

1 高校文库数字化建设的现状及特点

本文以全国211工程的116所大学作为调查对象[2]，通过网页浏览和电话、邮箱咨询，我们了解到共有27所高校分别以不同的名称建立了本校文库数据库，占总数的23%。由于其中有9所高校文库无法打开，故本文根据可以浏览的18所高校文库数据库，从文库存在形式、文献收录类型、作品揭示方式等方面进行如下比较分析。

1.1 高校文库数据库存在方式

1.1.1 独立网站形式

以中国人民大学为例。在图书馆主页上点击“人大文库”后进入“人大文库”专题网页，从中可以浏览有关“人大文库”建设的相关信息，如关于文库、文库动态、教师成果、著名学者、教师信息、校友信息、校友著作、库藏著作、藏品展示等。又如在西安交通大学的“西安交通大学文库”中，除有文库概况、文库动态、文库章程、文库检索、文库精品外，还设有作者“自助提交”平台等内容。独立的网站形式有助于读者全面了解文库的建设情况、进展情况、资源的概况，也能使文库收集的文化产品的作者了解建设高校文库的意义，从而大力支持和推动文库的数字化建设进程。

1.1.2 单一数据库形式

以南开大学为例。在图书馆网页上点击“南开大学知名学者电子文库”，进入后通过各种检索方式，可以查阅读者需要的信息，主要包括作者介绍、作者的论著等。又如南京师范大学图书馆建有“南师学人”和“南师文库”，是把教师的介绍与教师的作品分开建设成两个独立的数据库。相对独立的高校文库网页形式，单一数据库形式简单，内容易检索。单一数据库形式的文库主要着重于作者信息介绍和成果展示及检索。

另外，在高校文库建设中，无论是网页形式的文库还是单一数据库形式的文库，其中又有单库和多库之分。单库是指作者简介与论著描述在同一个数据库中即可检索，如“北京科技大学本校教师著作”、“南大人文库”；而多库是指将作者简介和论著分成2～3个数据库进行检索，如中国人民大学的“人大文库”（包括“教师成果”、“教师信息”、“著名学者”“校友信息”、“校友著作”等）、南京师范大学的“南师文库”和“南师学人”等。

1.2 高校文库数据库收录文献类型

目前，各高校文库数据库收录的文献范围，主要以正式出版的专著、教材、译著为主，论文及其他形式的作品为辅。在调查统计的18所高校中，有11所高校的文库只收录著作，有6所高校的文库同时收录有著作、译著、教材和论文等，另外还有1所高校文库只有6位名师的介绍。

1.3 高校文库数据库中论著信息揭示方式

1.3.1 通过馆藏书目信息揭示

建设高校文库的主要目的是展示教师的科研成果，因此作者的论著信息揭示是建设文库的中心工作。在文库建设中，为方便读者查询和利用文库资源，作者论著的制作要尽量将论著信息详细描述。许多高校将作者的论著与馆藏书目信息链接，或者对作者的论著给予一定的书目信息描述。如在“京师文库”和“南农文库”中，就提供了论著的题名、责任者、出版社、分类号以及ISBN号等信息。

1.3.2 通过文摘形式揭示

厦门大学的“学术典藏库”、“暨南大学学术成果数据库”对作者的论著以摘要的形式进行描述，即除了列出论著的题名、责任者、出版者、分类号外，还列出论著的关键词、摘要信息。摘要信息是对论著的内容不加注释和评论的简短陈述，是读者判断论文价值、判断论文是否值得阅读的依据，高校文库数据库利用摘要形式可以帮助读者对该论著的内容有初步的了解，以便对文献进行取舍，从而节约读者的阅读时间。

1.3.3 通过全文形式揭示

全文数据库是当代自建数据库发展的趋势。高校文库应尽量将教师的论著全文数字化，如“南大人文库”、“厦门大学文库”，对论著除了有题名、作者、出版社等标识外，还对论著进行全文揭示。为了保护作品的知识版权，很多高校还利用IP限制在校园网内才能全文阅览，从而避免了许多不必要的纠纷。

2 高校文库数据库建设存在的问题

2.1 高校文库建设规范性略显欠缺

高校文库属于自建数据库。各高校文库建库软件不同，有的是购买商家的建库软件，也有的是自己开发的建库软件。由于建库软件的不一，因而造成建库标准不统一，著录格式、标引不规范，随意性强，这就给读者的阅读带来不便，同时也会给今后馆藏资源的统一检索造成障碍。因此，作为自建数据库，高校文库同样需要按照一定的评价指标进行规范和管理。

2.2 高校文库收录教师范围偏窄

高校文库通常应收录本校教师及校友的论著，但很多高校文库数据库实际上却只收录名人、名家、教授学者或部分教师的论著，因而不能全面反映本校教师及校友的科研成果，更不能反映学校的整体科研水平，这就与建库的目标不相一致。

2.3 高校文库对教师论著缺乏深入挖掘

据调查了解，高校文库对作者的论著选择代表性作品居多，缺少对作者的学术发展历程、学术特色以及与学术特色相伴随的科学思维特色等方面内容的收集、整理和研究，究其原因从主观方面说，是由于对此项工作的意义认识不足；从客观方面说，则是由于全面收集作者论著难度大，从事书目制作尤其是全文制作工作强度大。同时，时下许多文库建设是以项目、课题方式进行的，故工作内容易受时间和经费的限制。

2.4 高校文库全文制作偏少

在调查的18所高校文库中，作者的论著信息多以书目信息方式揭示，全文揭示偏少，这与作品的版权及全文制作工作强度有关。

2.5 高校文库建设多为阶段性产物

许多高校文库的建设往往是由于校庆的需要或者是某些科研课题的产物，当课题结束，经费使用完毕后，工作也就随之停止了。高校文库建设缺乏长远的发展规划，后续工作难以继续，从而阻碍了高校文库的良性发展。

3 高校文库建设的几点改进建议

3.1 搭建科学的文库建设平台

设计一套科学合理的高校文库建设平台，包括作者提交平台、信息检索平台、用户反馈平台，三者关系如图1所示。

图1 高校文库建设平台

3.1.1 作者提交平台

高校文库是该校教师及校友论著集合，应该由图书馆与作者共同建设。通过作者提交平台，作者将个人信息、个人作品以及系统要求的其他相关信息进行录入，从而减少图书馆人在查找作者和作品信息时的劳动难度和强度，更重要的是保证作者信息及作品信息的真实准确。当然在作者提交平台中要设有相关的法律协议，以保证作者提交信息的真实性和避免由此涉及的不必要的版权纠纷。只有作者大力支持和积极配合，才能保证高校文库建设的质量以及文库数据的准确、科学以及资源的完整。因此在设计建库软件时不能忽视作者信息提交平台的设计。

3.1.2 信息检索平台

高校文库建设的目的不仅是为了彰显学者的教学科研成果，更重要的是便于读者学习与利用前人成果。高校文库作为一种文献资源，其信息检索平台建设是核心。信息检索平台通常分为：信息检索界面、通讯协议层和核心技术层。其中，信息检索界面是信息用户进行信息检索的第一门户，要求友好、便捷、直观、简洁、易学易用等。

对于单库文库，信息检索平台要设计多种检索方式，如快速检索、简单检索、高级检索，并支持布尔逻辑算符、截词符、词组检索、模糊检索等，以方便不同习惯的用户。对于多库建设的文库，应该设计集成化信息检索平台，即异构平台的统一检索，它具有“一次登录，统一认证，整合检索”的优势，简言之，就是读者进入文库主页后，在多库之间利用统一检索，即可查阅相关信息，避免在多个数据库之间的逐个检索，从而节约读者的时间，提高文库资源的利用率。

高校文库数字化建设中，对数字化资源的收集整理、信息存储、信息检索等标准要遵循普遍认可的或国际标准，只有这样才能使高校文库数字化建设模式从建设开始就走规范化道路。

3.1.3 用户信息反馈平台

设置用户信息反馈平台是高校文库数字化建设质量评价体系中，用户直接参与的一种客观评价体系，也是高校文库为用户提供服务的一项重要内容。高校文库数字化建设科学合理与否，能否为用户认可，也是建库的关键问题。只有及时听取用户的反馈意见，及时改进建库思路和纠正建库过程中的失误，才能使高校文库建设健康发展。

3.2 解决好数字化建设中存在的问题

3.2.1 收集以全校教师为主

高校教师文库收录的范围是本校教师及校友的科研成果，是在学术上有一定创见，在社会上有较大影响，在经济上有明显效益的研究成果。在凸显名人名家、教授学者学术思想的同时，要注意以本校全体教师作为收录的主要对象。因为学校的发展和所取得的成就与广大教师付出的辛勤劳动是分不开的，每个领域内的教师在长期的教学科研中形成了自己独特的思想观点，创造出价值不菲的成绩，都应该给予表彰，因此凡是曾在本校学习工作过的教师都应作为收录的对象，只有这样才能全面反映学校整体的科研水平和科研发展历程。

3.2.2 论著以全文建设为主

所谓全文数据库，顾名思义就是把物理型文库收藏整理、扫描、加工，提供全文浏览和相关检索的数据库。全文数据库的最大作用就是将作品的全貌展示给用户，并且可以采用模糊查询而得到更多的涉及文章的内容。

全文数字化主要涉及的问题就是著作版权问题，也是建设全文数据库的关键问题。解决办法有3种：一是对自愿全文开放的著作进行数字化，并与作者签署全文开放协议。二是对过了著作版权时效的著作进行数字加工。三是对图书馆购买的如APABI、超星、方正等电子书中收录的著作电子全文，通过URL地址进行数据整合，在校园网内发布。这样也丰富了文库数据库全文资源，减少了数字化的工作量[3]。

此外，高校文库建设除了教师的基本信息介绍外，应注重学术科研成果的全面收集，只有这样才能反映该教师的研究领域和研究成果，才能使后学在此基础上将该领域的成果得以发扬和拓展。因此要将每位作者的论著收集完整，不能只选择作者的代表论著，否则会使数据库的质量和利用价值降低。

3.2.3 文献以公开发表为主

高校文库文献是文库的基本元素，主要以教师公开出版和发表的专著、教材、译著、论文、会议文献为主。公开出版物的特点是经过有关部门的严格审查，从而保证了文献的政治性、思想性、学术性。因此，在文献的收集过程中，要着重收集那些能够体现学校的学科发展、科研成果，凸显学校在发展中的重要人物、重大科研突破、教学改革等方面的文献、经典文献、珍贵文献。当然在文库建设中，还应该注意对教师有珍贵意义的手稿、讲义等素材的收集，只有这样，才能使文库文献更具宝贵的价值。

3.2.4 资源以全面开发为主

目前，高校文库建设以纸质文献开发为主，但还有许多其他载体的文献，如教师的学术讲座录像、教学课件、参加重要会议的图片等，这些文献资源也是教师的教学、科研成果的重要组成部分。因此，除了纸质文献开发外，在文库数字化建设中还要加强对其他载体形式如音频、视频等文献的收集整理，并开发相应的系统进行建设，使文库建设更上一个阶梯。

3.2.5 建设以日常工作为主

高校教师文库数据库是自建数据库的一种，是图书馆重要的信息资源之一，具有量大面广、涉及范围较广、学术价值较高、不断增加积累、连续发展的特点，因此高校文库数据库建设成形后，就应步人稳定发展阶段。图书馆要将高校文库数据库建设工作纳入图书馆的日常工作当中，不能因为课题的结束或其他原因作为阶段性工作进行，应持续、适度地进行人力、物力、财力的投入，从而实现高校文库数据库建设的长期、持续、稳定的进展，并切实保证数据库的质量和时效性。

3.3 提高对教师文库建设的重视

目前，造成高校文库建设质量不高的原因，客观上受高校大环境的影响。许多高校领导还没有充分认识到高校文库的作用，学校未能给予文库建设足够的支持和发展机会。同时在图书馆内，建库人员流动性大，没有安排专人对数据库进行管理，课题经费停止后没有作为一项长期的日常工作进行，这些因素严重影响了高校文库的建设质量和持续发展。

高校文库收集的文献是本校教职工及校友的学术成就。因此，要提高学校领导及广大教师对文库建设的高度重视，使他们能充分认识这些文献体现了学校发展的历史、学科建设、学子学术的成就及精神风貌，对传承高校文脉，铸造师生良好品质，形成积极向上的校风校貌方面有着不可低估的作用。同时，图书馆要制定高校文库发展策略，并纳入到图书馆馆藏发展策略中去，这是保持高校文库长效发展的必要措施。“全面、系统、连续”是文库建设的基本原则[4]，是文库维持其永久生命力，可持续发展的重要保障。

参考文献

[1]俞培宁.试谈我国高校文库建设和发展[J].辽宁经济职业技术学院学报，2011，（3）：27．

[2]高校名单：“211”工程大学名单[ＥＢ／ＯＬ].http:∥edu.sina.com.cn/gaokao/2011-03-31/1515290772.shtml，2012-03-31.

[3]张继忠，吕娟.高校文库：问题与对策[J].农业图书情报学刊，2010，(8)：162．

[4]罗莹.高校文库建设若干问题的探讨[J].图书情报工作,2006，(7)：115．

篇5：高校数字档案馆管理模式若干问题探讨

(摘要〕针对图书馆数字化发展的客观趋势，作者提出了高校图书馆数字化发展的主体方向、人力资源、硬件建设、组织创新和基本原则等若干问题，并进行阐述。

〔关键词〕高校图书馆数字化建设特征

以数字化为前导的计算机、网络通讯技术发展一日千里，令人目不暇接。数字化的生存正引着自人类有史以来一场最为广泛而深刻的技术革命，网络已深深融入到日常工作和生活的方方面面。伴随着数字化和网络化大潮的推进，作为知识的殿堂——传统高校图书馆正面临着一次全方位的技术革新，一个集信息储藏、加工、交互与传播于一体的崭新载体——数字图书馆，正脱颖而出。数字图书馆替代传统图书馆，已是势之所趋。当前，如何加快地方高校图书馆的数字化改造，主动跨入数字化时代，是我们面临的一项紧迫任务。

1传统图书馆与数字图书馆技术融合是现代图书馆发展的主体方向

传统图书馆和数字图书馆的区别只是图书馆在发展阶段上的区别，并不是本质意义上的区别。因为计算机的大规模普及和Internet的畅通为数字图书馆的产生和发展提供了前提条件，而传统图书馆的馆藏、分类、编目、查询、资源共享、传递等固有的模式，则是数字图书馆产生与发展的坚实基础，没有传统的图书馆，就没有日后的数字图书馆。

传统图书馆和数字图书馆的这种既有区别又具有内在发展联系使图书馆人认识到传统图书馆和数字图书馆技术融合是现代图书馆发展的主体方向。图书馆务必要适应社会信息化的发展，充分应用各类信息技术和网络环境进行技术革新和服务创新，这样，才能焕发蓬勃的生机与活力。高校数字化建设也应把握这一主体方向，进行全方位的技术革新和服务创新。

2人力资源是高校图书馆数字化建设的关键

人力资源，即数字图书馆的专业人员、管理人员及其后续储备人才，是建设数字图书馆的关键。建设数字图书馆必须确立“以人为本”。传统图书馆时代的工作人员的工作基本模式是人与书的结合，或者说是以书为媒介与读者的结合，也就是人与人的结合。而数字图书馆时代图书馆员工作的基本模式是人与计算机的结合，也就是所谓的“人机结合”，工作人员得通过计算机和计算机通讯网络来获取或提供信息服务。因此，数字时代图书馆员既要有扎实的传统图书馆学知识，又要兼备计算机技术、网络技术、通讯技术知识，并要通晓知识产权(版权)保护和网络安全维护知识，即是通才、复合型的人才。美国报刊曾称：电脑图书馆管理员、对答网络技术人员是21世纪头将问世的10种兴起职业中的两种稀缺人才。而在我国由于图书馆数字化起步较晚，计算机在全社会普及率不很高，目前，各类高校特别是地方高校图书馆尚囿于传统的馆藏、借阅工作模式。工作人员中的“两多”和“两少”现象较为普遍，即低学历者多，非图书馆专业毕业者多;图书馆学专业者少，懂信息技术者更少。因此，高校图书馆要实施数字化建设，首先要解决人力资源这条“短腿”问题，必须注重对现有人员的信息素质培养，突出图书馆信息技术、网络技术的专业教育，使之紧跟信息化的发展步伐。同时，要花大力气进一批能驾驭计算机开发、运行管理和维护的专业人才，并配备若干名知识产权方面的专业人才，为图书馆的`数字化改造、信息化发展和网络化管理作好人力资源的准备。

3数字化资源是高校图书馆数字化建设的前提

数字化资源建设是发展数字图书馆的前提条件，不然，图书馆的数字化发展犹如无米之炊、无本之木。数字化资源建设要立足于做好以下两个方面的工作：一是馆藏资源数字化;二是社会资源馆藏化。

馆藏资源数字化，就是根据各高校的学科特点、科研方向和日后的发展规模，建立个性化的数据库，实现目录检索、主题检索和全文检索;同时，还可根据教学和科研的需要，对相关的教学参考书、学术期刊作数字化技术处理，在此基础上建立全方位搜索引擎，实现网上轻松阅读和下载。

社会资源馆藏化，指对社会上已数字化的信息资源进行收集、整合和利用，大力拓展网上资源，通过对信息的搜索、跟踪和过滤，将有关资源分门别类地加以组织，供教师、学生使用。如根据学校教学的需要开通相关镜像站点，有用Web方式提供网上检索服务。高校图书馆信息资源数字化是一项关联度较高的工程，鉴于图书馆又是一项社会公益性事业，政府部门务必在政策上给予特别的扶持，加大经费投入力度。在这一方面，国内一些地方高校已有所动作，据黑龙江省图工委自动化专业委员会的调查，目前，该省29所高校图书馆已有23所通过了自动化工作的评估，自动化建设的总经费达1855万元，购置各种硬件设备共计1317台(件)，自动化应用集成系统计23套。在软件应用方面，采访子系统应用的有22所高校;流通子系统应用的有21所高校;查询子系统应用的有19所高校;期刊子系统应用的有18所高校;文献开发系统应用的有12所高校。21所高校拥有校际局域网，联入Internet的有18所高校。其中，哈尔滨工程大学图书馆建立了中国船舶文献等5个专题数据库，存储14万多条数据。此外，东北农业大学的大豆专题数据库和大庆石油学院的中国石油网页也颇具特色。

4组织模式创新是高校图书馆数字化建设的保证

数字图书馆是一种崭新的图书馆形态。建设数字图书馆，必须要构筑一个能与之相匹配的新的组织模式。对此，我们通常可以从三个层面去理解：一是从数字图书馆构成要素去理解，即数字资源、网络化存取和分布管理;二是从技术层面去理解，主要包括用户接口、预处理系统、查询系统和对象库等基本构件;三是从社会组织系统方面去理解，作为社会整个的数字图书馆与行为个体的高校数字图书馆之间各自的组织结构及相互关系。

从宏观角度去探析数字化后的高校图书馆，它仅仅是日后社会广义数字图书馆众多节点的一个点，是狭义的数字图书馆。目前，学术界对狭义数字化的高校图书馆机构设置(组织模式)观点各异。笔者倾向于按主题来设置和划分高校图书馆的工作部门：

1)人文科学部门。负责人文科学方面数字信息的采集、整合、咨询、传播等工作。

2)自然科学部门(可根据各高校的科学设置状况，设置若干小组加以细分)。负责自然科学方面数字信息的采集、整合、咨询、传播等工作。

3)数字系统维护部门。负责软、硬件的维护，网络系统运行安全，数据保存备份等工作，兼管知识产权(版权)保护及诉讼工作。

4)管理部门。保障图书馆内部信息的通畅，负责管理指令的下达、执行和反馈，进行上下沟通业务联系及馆际间横向协作等工作，并对图书馆的总体发展方向、管理目标，作出科学、前瞻性的规划。

按主题进行部门设置、工作分工的数字图书馆组织模式，是对传统图书馆时代组织模式的创新，大大精简了传统的庞大工作部门，便于按学科，按工作性质加以划分，着重、着力于对信息的采集、整合、传播，突出信息咨询服务，有利于优化人员结构配置，降低管理成本，提升管理效能。按主题进行图书馆组织创新，实质是充分发挥专家型馆员的学科“领头羊”作用，同时也迎合了数字图书馆各项业务之间相互交叉、渗透的发展趋势。

同时，还要注重图书馆人员的素质提高。日后数字化高校图书馆的人员结构应加大高级专业人员的比重，按数字化的发展建设进程，逐步增加既具图书馆专业知识，又有信息学、计算机系统运行管理方面一技之长复合型人才的比例;要加大现有工作人员的继续教育工作力度，使之知识结构能适应数字化的发展要求。

5改善硬件是高校图书馆数字化建设的基础

目前，高校图书馆大多在筹划数字化图书馆建设，尽管起点不尽相同，但都还属转型发展期。数字化发展，硬件先行。硬件建设要有前瞻性，要建立一套先进的计算机网络系统和灵活的结构化布线系统，这样，才能为日后数字化建设留足发展空间。考虑到高校数字化图书馆以数据处理和应用为主，最大限度地满足全校师生访问馆藏资源、网上资源的需求，因此在选择技术和产品时应选择具有一定的先进性，可即时扩展，且易于维护。总之，高校图书馆的硬件条件改善要突出能创造开放式的信息环境，重点要抓住以下三个方面工作：

——建设高性能、高可用性的图书馆网络及服务系统。目前，各地高校相继建设校园局域网，建议网络主干采用千兆以太网，同时配备1000M高速以太模块为主干的交换机和交换集成器，使图书馆局域网骨干带宽达到1000M的能力，能基本满足日后数字信息包括多媒体信息传输和交换的容量之需。

——多媒体阅览室建设。多媒体阅览室的开设满足师生多样化信息需求的有效服务手段。各校的多媒体阅览室建设要立足高起点、富规划，有条件的可配备交互式多媒体教学网络系统，同时，能为读者提供扫描、拷贝、打印等系列化配套服务，实现文献检索课程的网上教学、人员培训。

——书(刊)厅电子化建设。随着数字图书馆时代的来临，馆内电子资源占馆藏资源的比重将日益增大，单一的印刷型载体书厅难以满足读者需要。就地方高校图书馆而言，随书磁盘、光盘的量将会逐年递增，而现行的图书入书厅，光盘归电子检索室的做法，给师生入库查阅带来诸多的不便。若采用磁盘和光盘上网、电脑入书厅的方法，且在书厅配备一定数量的联网工作站(开通节点)，那么厅便兼具了电子阅览的功能，实现印刷型、电子型文献资源及网上资源的综合查阅，使用户在同一时点便可获取多媒体的信息，满足多方面的信息需求。

6高校图书馆数字化建设应量力而行、因“校”制宜

高校图书馆数字化建设是社会信息化工程的有机组成部分，是一项子工程，不应搞“小而全”、“大而会”，应遵循整体性原则，各馆的数字化馆藏资源必须各具特色，不必搞人为地重复。笔者以为，高校图书馆数字化建设的原则取向是：因“校”制宜、科学规划、准确定位、特色鲜明、逐步推进。互联互动，网络资源共享，是社会信息化建设的基本原则，高校数字图书馆的建设无疑也要遵循。目前，国家教育部正在实施的CALIS项目，是高校图书馆数字建设的总体规划，是总纲，各高校图书馆要在服从CALIS规划的前提下，从地方性、办学特色性及用户需求个性等因素出发，量力而行，使有限的人力、财力资源和硬件条件在建设网络信息资源中发挥的效能达到最大化，做到“有所为，有所不为”，实现真正意义上的信息资源共享。

(来稿时间：9月)

参考文献：

1.吴志荣.数字图书馆——从理论走向现实.上海：学林出版社，，10

2.范晓鹏.关于我国数字化图书馆建设的探讨.图书情报工作，(3)

3.陈俊华.IT环境下的高校图书馆转型期建设.图书情报工作，2001(2)

篇6：高校声像档案数字化管理论文

一、高校声像档案数字化的概念和意义

本文所指高校声像档案是指高校在从事教学、科研、管理等各种社会活动中形成的、具有保存价值的、以不同材料为载体的、辅以文字说明的历史记录，包括照片、影片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。声像档案是高校档案的重要组成部分，它通过影像和音色栩栩如生地再现重大活动中的现场，真实地反映高校教学、科研、管理等工作成果以及高校的发展变化，其展现历史的独特魅力，是文字档案不可替代的。其具有生动形象的历史凭证、工作查考、宣传教育等功能，具有重要的历史价值和现实价值，更是馆藏档案的珍藏品。[1]声像档案数字化就是把图形、影像、音视频等各种载体的档案资源，通过一系列的技术手段转化为计算机可识别和处理的数字形态的信息，并对其加以存储、组织、检索、维护的过程。这些技术手段包括计算机存储技术、数据库技术、数字摄影技术、多媒体技术等。声像档案数字化是档案信息化的重要组成部分。数字化已经成为媒体发展的一个趋势，其基础就是计算机、多媒体、网络、存储和压缩等技术的发展。[2]解决高校声像档案长期保存问题的有效手段就是将其数字化，特别是将传统声像档案数字化，此手段一方面可以减少对原件的使用，有效保护传统声像档案的原貌;另一方面，可构建一个数字化馆藏声像档案资料的信息库，在网络上进行传播，实现声像档案资源的有效利用与资源共享。高校声像档案数字化有利于充分发挥高校声像档案的价值，拓宽为高校各项管理的服务渠道。

二、高校声像档案数字化管理问题分析

(一)复杂多样的声像档案存储载体。保存音频、视频等声像文件的载体种类多样。声像制品有非出版物、出版物及复制品，采录技术复杂;声像记录的载体形态繁杂，如照片、影片、录音录像带、光盘等;声像制品的信息分类繁复，具有不同民族、地域、艺术特征、历史背景等。因此，对传统声像档案的数字化管理难以实现档案信息全面兼容。(二)声像档案的原生态性保持困难。录像带、录音带等存储介质容易受损，影响原始档案信息质量。在声像档案的数字化过程中，要正确处理档案修复措施和开发制作手段之间的矛盾，应把重视修复放在首位，以积极且慎重的态度，保持声像档案的原生态性。在一个兼容的容灾数据存储系统中，存放经过非压缩的高质量转换的音视频计算机数据文件，完全可以满足对于声像信息的“原生态”素材的长久、完整、安全保存和保护的要求，同时也满足方便利用的要求。(三)兼具前瞻性和全局性的管理系统建设。由于IT设备(包括网络设备)的更新速度和贬值速度极快，因此对待管理系统的前期设计必须慎重，避免由于计划、设计不周而造成的重复投资和无效劳动等浪费。对管理系统、在线存储系统以及异地的容灾存储系统、相应的网络设施升级，必须预留充分的发展空间。同时，必须把声像档案数字化管理工作置于数字档案信息管理服务的系统化与网络化、信息编辑转换流程的标准化与规范化轨道，始终密切关注相关学科领域的最新发展。(四)数字化处理技术的先进性和可靠性选择。可靠性越高的声像档案信息，对诸如回放设备、软件等读取信息手段的依赖性越小，其生命力越强，则价值就越高，而能满足这个条件的恰恰是成熟而可靠的技术。因此，包括模拟设备和数字设备在内，最好的不一定是最新的技术，而经得起时间考验的普及型成熟技术才是可取的。[3]

三、高校声像档案数字化管理策略

(一)存储策略。声像档案数字化后需要实行多元化存储。由于软硬件的经常退化更新，导致数据格式也经常更换，将档案数据从原存储的物理存储介质转移到新的或稳定性更高的物理介质上就是声像档案数字化管理的存储策略。这种转移并不是简单的数据转移，而是将数字化的声像档案制作一个备份文件存放在新的储存媒介上。档案备份后实行远距离异地存储，异地存储既可避免存储介质因人为损坏或自然灾害而危及声像档案的安全风险，也可避免因霉变、污迹、介质层间开裂等原因导致的声像档案无法读取。存储策略是为保证在当前的软硬件系统中可以存取利用数据资源。[4]如此数据转移行为具有周期性，被转移到相关储存介质上的数据保存直至该储存介质技术退化后，就会经历下一轮的数据转移。在不断的数据转移过程中，特别是在格式转换过程中，一些数据的遗失不可避免。所以，需对数据转移过程进行必要的流程监控和质量控制，同时，为保证数据的准确性和完整性，还需对其相关的背景元数据加以保存。[5](二)技术策略。高校声像档案管理不可避免的挑战之一是技术问题。选择技术策略时，首先，为防范声像档案数字化转换过程中数据丢失等风险，可以参考IASA制订的TC-03技术标准、《数字音频的产生和保存指南》、《中国数字图书馆标准规范》等，在声像档案数字化过程中，要注意数据的保存格式和系统选择，以降低转换风险。其次，声像档案数字化管理技术的探索并不是把声像档案数字化就一劳永逸了，使用方便是声像档案数字化后的最大优点，但最大弱点是其数字形式相当脆弱，需要探讨保护技术和参考技术保护方法。因此，需要参照《电子文件管理系统通用功能要求》来设计声像档案数字化管理系统，并且需要进一步探索和研究系统的功能模块设计、元数据的设计与处理流程、信息获取环节的设计等诸多细节，以保证声像档案数字化管理系统的质量，最终达到声像数据的长期应用和保存的目的。符合标准的声像档案数据保存系统，是实现数字声像档案长期保存的前提。完全公开、可扩展、标准化是在选择保存格式时应遵循的原则。完整的格式规范应全面公布，并形成真正的国际标准。[6](三)鉴定策略。必须根据《电子文件归档与管理规范》的`要求，对声像档案进行检验和审核，以确保声像档案的真实性、完整性和有效性。第一，对声像档案的内容进行严格挑选，评估其重要性，即对声像档案的档案价值及持久价值进行鉴定。第二，对声像档案的格式进行校验，检查是否保存未压缩或无损压缩的格式，以保证声像档案的原真性。第三，对声像档案所确定的保密级别、保管期限和保存要求进行鉴定。参照同类内容的纸质文书档案的国家管理规定，根据声像档案所记载的内容来确定声像档案的保密级别和保存期限，并对声像档案的信息进行及时地更新或转换。(四)保管策略。对声像档案数字化要定期检查登记，同时注意做好声像档案的数据转换工作。由于软件和硬件技术更新快，旧的技术被淘汰，而数字声像档案必须在相应的系统环境中才能得以利用，所以声像档案数字化管理操作系统与应用软件要进行同步保留和及时备份，最好能做到播放设备同步配置且同步维护。(五)检索策略。建立声像档案数字化管理信息检索系统，运用语音识别及人像识别技术，将既能够全面准确地反映声像档案音频信息，又与特定声像档案相对应的信息均录入系统，如讲话者的姓名、讲话的时间和地点、讲话底稿、内容摘要、录音文稿等，便于使用者查找关键信息，提高声像档案信息查询的准确性与内容快速检索的便捷性。(六)开发利用策略。运用科技手段对声像档案进行数字化处理和深层次加工，同时加强网络化建设，实现馆藏档案信息资源共享，提高声像档案的使用效率。档案利用人可以通过网络平台，快速查阅并及时利用学校的发展历史、校友名人伟绩、教育教学等所需的声像档案信息。比如，将记录了学校发展的校庆、文化庆典等声像资料进行数字化后，在网上建立校史展览专题;将高校名人、专家和优秀毕业生的档案和取得的成果及其在校时的音像资料进行数字化后，在网上建立学校名人堂、教学名师风采等专栏。通过对声像档案数字化及其开发与利用的现代化建设，挖掘声像档案内涵，展示学校发展的辉煌成就和对未来发展的展望，激发全校师生的荣誉感、使命感和责任感，为发挥声像档案的再教育功能搭建平台。[7]

作者:梁骁 单位:贺州学院

[参考文献]

[1]马丽,程俊睿.历史声像档案数字化建设存在的问题及对策[J].管理观察,2015,(01中旬).

[2]杨洁,周铭,马丽.近十年高校档案馆声像档案数字化研究综述[J].云南档案,2015,(01).

[3]张美芳,马丹宁.声像档案数字化抢救中存储与长期保存策略的研究[J].数字与缩微影像,,(01).

[4]李宁.关于提高声像档案保存与利用效果的措施[J].北京档案,,(03).

[5]张美芳.国外声像档案数字化进程对中国声像档案保存的启示[J].数字与缩微影像,2013,(03).

[6]张艳欣.社会记忆视角下的声像档案保护研究[J].北京档案,2013,(12).

篇7：高校数字档案馆管理模式若干问题探讨

关键词：档案管理；现代化；档案价值

随着科学技术的飞速发展，现有的档案管理模式由于搜索速度低、管理效率差以及存在问题多而无法满足经济发展和社会建设服务要求，更是无法适应时代发展的要求，因此就需要我们在工作中结合现有的社会发展技术和管理措施对档案管理工作进行优化和改进，变传统的静态档案为动态档案，从而实现了档案管理控制的综合化、系统化，更是形成了管理工作的全面、综合、系统发展，形成了一项符合社会发展和时代要求的工作模式。

一、档案管理

档案在目前的社会发展中越来越发挥出其重要性作用，是社会各行业在发展中都不可缺少和忽略的工作环节，也是目前社会发展中最值得我们关注和重视的工作环节。截至目前，档案管理工作中逐步形成了一套综合化、系统化、全面化和合理化的发展流程和发展体系，更是实现了以适应时代发展和社会经济要求为一体的综合性发展模式。尤其是在近年来，随着电子档案的出现与完善，以电子计算机为主的档案管理越来越受到人们的重视与关注，并形成了一套综合性的发展模式和发展趋势，成为目前社会发展中人们关注的重点话题。

近年来的社会发展中，随着各种科学技术、经济结构的出现，传统的单纯以手工检索、人工调卷为主的档案管理方式逐步无法满足社会发展和经济建设要求，更是无法适应时代发展要求，形成了一套以档案管理理念、信息观念和现代化社会发展观念为主的工作方式。这种档案管理措施和方法是变传统的静态档案为动态档案、变纸质档案为电子档案的一种管理模式，也是搞好和促进社会发展的一种新型、现代化管理模式。截至目前的社会发展中，档案管理事业和管理工作人员为了能够顺应时代发展潮流，在社会发展中逐步形成了以多个方向去进行教学和归纳，形成了一批有一拼的复合型人才，也是一个坚持不断创新、用于探索和实践的现代化档案管理措施。

二、档案管理工作中存在的问题

档案管理作为当前社会发展中最为关键和重要的环节，其不仅在企业经营和工作中受到了人们的关注和重视，同时在国家政府工作中更是得到了人们的高度重视和关注，成为了整个社会发展中最为关键和重要的环节。就目前的档案管理工作进行总结和归纳，其中还存在着诸多的缺陷和问题，对其进行研究和探索发现，其主要问题表现在以下方面：

①档案管理缺乏系统的管理，并且在工作之中对管理人员专业知识和工作素质不够重视，造成管理工作的松懈和不够完善。在档案管理中由于缺乏系统化的管理方式，通过相关的科学技术成果促进企业工作方式的转变，档案作为企业工作的重点方式，其在管理和工作中通过信息技术的完善来促使档案工作合理进行，并且形成系统化的工作模式和方法。②管理人员的素质较低，导致管理力量薄弱。这是目前档案工作中存在的主要问题，同时也是目前档案管理工作中的重大缺陷。在档案管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关的管理制度和检查、考核方案。③档案管理中配套设施不够齐全。力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命和保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。是档案管理必备的条件，由于，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、等设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

三、应对和研究措施

在科学技术快速发展的今天，做好档案工作是各个企业和单位钻研的重点。在工作中通过创新档案管理措施和方法，提高档案管理水平和工作效率，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，已全面真实的企业管理方法和措施来衡量企业的管理水平和发展现状，为企业的发展提供有力的成果依据。以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。

1.档案是社会信息的`重要组成部分

文献信息是信息资源的主体，开发和建设好文献信息资源，将对社会信息化起巨大作用。已纳入信息系统的档案工作，在管理上必须建立科学的信息接收、加工、存储、输出、反馈系统。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。目前，许多电子文献信息已收入数据片中（包括以纸质、磁盘、光盘为载体的文献档案），并已加工上网。信息化档案，一方面担负信息资源的建设重任，另一方面要为网上信息服务。档案的网络化、数字化、自动化，是档案管理进入高层次的表现形式。档案自动化经过网络化改造，打通信息与外界进出口通道，增加计算机存储与处理的力度。

这样，档案管理的大量工作由计算机来完成，综合管理能力、信息服务质量与业务人员来完成，综合管理能力、信息服务质量与业务人员素质大大提高，使档案信息管理趋于现代化、规范化和法制化，最终实现档案信息管理的社会化。

2.增强经济效益观念

保存档案的目的在于开发利用。档案来源于社会实践，又应用于社会实践，具有广泛的社会价值，能够为社会各界进行有效的服务。所以，以开发、利用档案信息为突破口，开展有偿服务，既有利于社会进步，又有利于自身的发展。从开发利用上突破，就是要利用多种办法、形式和手段，实现档案的价值，尽快地把档案信息转化为生产力。

3.加速观念更新步伐

高新技术推动下的档案管理工作要求档案工作人员既要有较高的政治素质，有高尚的情操志趣，对国家社会有强烈的使命感和责任感，还要有坚实的档案理论基础，掌握多专业、多学科的科学知识，有严谨的科学态度和追求真理的强烈欲望以及朴实的工作作风，也要有创新思维、善于思考、勇于探索和乐于奉献的精神。

四、结束语

篇8：高校人物档案若干问题的探讨

一、人物档案的建档范围

确定建档范围是建立人物档案的首要问题。鉴于财力、物力和人力, 抑或是人物档案自身的价值, 高校人物档案都不可能也没有必要将学校所有教职员工纳入建档范围。究竟哪些人应该纳入人物档案的建档范围?这看似简单其实确是极其重要而又难以解决的问题。一些档案工作者提出了学校“杰出人物”的概念, 并将之限定在院士、长江学者、著名教授、校长、书记等具体范围之内。但笔者认为, 这一概念有助于我们划定适当的建档范围, 但“杰出人物”的界定不应完全以职称、职务为衡量标准, 而应以是否作出创新性的工作为圭臬。高校是人才荟萃之地, 不仅汇聚着众多的教育、科研精英, 同时也聚集着众多的管理人才。按照现行学校人事管理体系, 学校教职员工可以分为教师系列、行政管理系列和专业技术系列。其中, 教师是高校队伍的主体部分, 管理人员与专业技术人员都是服务于学校教学、科研工作的教辅人员。三者相辅相成, 相得益彰, 缺一不可。因此, 高校的“杰出人物”应从这三支队伍中遴选各自的创新型人才, 成为人物档案的建档目标。

首先, “杰出人物”要遴选出学校各个学科领域取得重大成果的教师, 并为他们在全国乃至世界范围内的学术地位作一恰当的界定, 这已经是档案从业者的共识, 也是相对简单的工作, 将院士、长江学者、著名教授等纳入人物档案建档范围就是这一思想的体现。除此, 更需注意的是, 在遴选“杰出人物”的过程中, 档案工作人员还应该关注那些在边缘性学科、开创性学科进行科学研究但尚未取得重大成就的教师, 并追踪相关专业的学术前沿和发展趋势, 及时准确地为他们建立人物档案。如此一来, 这样的人物档案不但对学校和教师本人有重大的意义, 而且还具备了“学术史”的文化价值, 大大拓展了人物档案功能, 提升了人物档案的层次。

其次, 学校教辅队伍中的杰出者也应涵盖在人物档案建档范围内。因为创新不仅包括技术创新, 还包括制度创新和管理创新。近年来, 学校教辅队伍中也涌现出了一大批管理创新人才。他们在学校各项规章制度的建立与完善、行政体制的变革、校园文化建设的推进等方面作出了许多有益的探索, 配合了学校教学、科研工作等中心工作的展开, 提升了学校的软实力。在党中央提出构建和谐社会、推行素质教育的历史背景下, 他们的努力符合学校、社会的发展大势。因此, 他们也同样应该被纳入人物档案的建档范畴。

按照上述创新型思路提出的人物档案建档范围, 走出了以往以职务、职称为衡量标准的窠臼, 更加符合党和国家的精神, 也使人物档案更加具有学术和社会价值。人物档案范围的变更和拓展对档案人员的素质提出了更高的要求。这要求档案工作者“走出档案看档案”, 对学校的学科前沿要有较为深入的了解并能及时追踪学科的发展方向, 同时也要求档案馆从业人员对管理体制、制度等保持密切的关注。因此, 档案馆应该通过在职进修、联合培养等方式打造一支怀有宽广视野、具有一定学术修养、涵盖多个学科的复合型人才队伍, 以适应工作的需要。

二、人物档案与人事档案的联系与区别及启示

一般来说, 高校档案馆负责学校人事档案的管理, 为学校人事工作提供材料支撑。目前, 根据中组部、教育部的要求, 人事档案包括人物自传、学习经历、党团材料、职称职务晋升等十大类材料, 基本涵盖了人事工作所需要的全部信息。

人物档案与人事档案具有同源性, 即档案人物属于同一主体, 人事档案所含有的材料都应该是人物档案材料的一部分。不同的是, 人物档案对材料有更高的要求。相对人事档案, 人物档案对材料的要求有两点主要的不同。第一, 人物档案的材料所涵盖的范围更广。不但人事档案的材料理所当然是人物档案的一部分, 而且人物档案还包括如下门类: (1) 发表的论文、专著、译著, 出版的各类教材, 撰写的演讲稿、报告等; (2) 人物事迹报道和成果文章; (3) 聘书、代表证、委任状、任职文件等; (4) 各类奖状、证书; (5) 反映生活的其他有保存价值的实物和声像材料, 如日记、书信、生活照片、录音带、录像带等。第二, 人物档案的资料更加丰富和生动。人事档案所包含的材料, 主要是比较简单的信息材料, 提供的框架型、线条型认知信息, 而没有生动的个人信息。而人物档案材料应该在人事档案材料的基础上, 更加细致、丰满, 能生动地展现人物的精神面貌和人物活动的细节。

人物档案与人事档案在内容上的差异根源于二者的功能不同。人事档案主要是为学校人事工作服务, 具体说是及时、准确地为人事任用提供信息支撑, 因此更侧重人物的思想政治、任职状况、教学科研能力, 而缺少人物成长经历、生活状态等工作、生活细节方面的材料。人物档案的功能则与此大相迥异, 尽管同样是为学校中心工作服务, 但它更加看重“杰出人物”的成功范例对学校师生员工的示范、激励作用, 并通过这种长期的潜移默化的影响提升学校的文化氛围和竞争实力。

人物档案与人事档案的异同为档案工作提供了新的思路:在档案信息化的前提下对人物档案和人事档案实行一体化管理、二元化利用。因为人物档案和人事档案具有同源性, 使得档案资料的收集和整理工作互有叠加。实行人物档案和人事档案的一体化管理, 可以使档案部门节约大量的人力、物力, 也使得个人信息得以限定在最小的范围内而不致不适当地外传。而在档案信息化的大趋势下实现人物档案和人事档案的二元化利用, 即档案馆通过信息平台对不同的利用客体授予不同的查看权利, 既使人事管理工作能得到必要的和充分的信息, 也使人物档案的利用不牵涉个人私密信息的外泄, 从而促进两者的有机融合。

三、人物档案建立中必须处理好的基本关系

建立人物档案拓展传统档案馆的功能。在目前建立人物档案工作中还处于探索和初步发展阶段, 因此必须处理好几个基本关系, 使得人物档案工作得以顺利进行。

1. 处理好与学校中心工作的关系, 争取学校的大力支持。

高校档案工作是为学校教学、科研工作服务的, 人物档案也不例外。人物档案作用的发挥是一个潜移默化的过程, 不可能立竿见影。因此, 人物档案工作必须表明是为和谐校园的构建、校园文化的建设、学校软实力的提升服务。它不仅着眼于学校的长远发展, 而且要照顾到了当前的发展, 要争取学校领导的重视和支持。

2. 处理好与人物档案当事人的关系, 争取当事人的理解和支持。

在人物档案资料中, 囊括有个人书信、日记、家庭照片等私人物品, 在当今个人档案业务还没有健全的情况下, 如何取得当事人的配合和相应的授权, 实际上成为人物档案能否建立的核心问题。因此, 只有处理好与当事人的关系, 人物档案的建立才能真正付诸实践, 否则只能流于形式, 或者仅收集到并无重要价值的外围材料。