民营企业档案工作情况的调研报告

民营企业档案工作情况的调研报告（精选8篇）

篇1：民营企业档案工作情况的调研报告

民营企业档案工作情况的调研报告

根据年初工作安排，经市二届人大常委会第38次主任会议研究决定，7月10日，市人大常委会副主任曹承芳率调研组就我市民营企业档案工作情况进行调研。调研组召开了座谈会，听取了市档案局及金安区档案局关于民营企业档案工作情况的汇报,走访了长江精工和金安区的星星轻纺两家民营企业，实地查看了他们的档案管理情况。金安区人大常委会高度重视，常务副主任及分管副主任参与此次调研活动。现将调研情况综合汇报如下:

一、基本情况

目前，我市民营企业约4000多家，其档案工作还处于起步阶段，工作开展理想的较少，需要加强督促引导的多。市档案局开始重视民营企业档案管理工作，将此项工作纳入工作日程，鼓励、支持、引导民营企业建立健全档案工作。2004年市档案局抓了霍山源牌企业的建档工作，并下发了意见书，通过支持和指导，逐步规范了霍山源牌的档案工作。近年来市档案局先后对长江精工、庆发湖、源牌、天业集团、华康油脂、天裕米业、华安集团等民营企业的档案工作进行了上门指导，收到了一定的效果。

二、存在的问题及建议

（一）民营企业管理者档案意识薄弱。民营企业档案工作的好坏，决定于管理者对档案工作的重视程度。由于民营企业均以盈利为目的,精力和资金主要放在生产、经营管理和销售上，加之档案作用的滞后性，带来的经济效益不明显。因此大多数企业主档案意识薄弱，不了解企业档案的重要性及企业档案工作的具体作法，有的甚至不知道《档案法》的存在，缺乏档案法制观念，对档案工作没有投入必要的人力、物力、财力，影响了档案工作的开展。

（二）民营企业档案管理水平不高。民营企业的档案工作有较大的自主性和随意性，企业中的档案人员多为兼职，工作量大，业务杂，缺乏一定的专业水平，且人员经常变动。大多数的企业档案管理存在“无库房、无装具、无制度”的“三无”现象，有的企业即使有，也很不全面。档案分散在各相关人员手中，得不到有效的保管。

三、建议

（一）加大宣传，增强民营企业主的法制意识。档案部门要大力开展《档案法》和《安徽省档案管理条例》的宣传工作，改进宣传方式和方法，增强民营企业管理者的法制意识，使他们认识到建立和管好档案的重要意义，认识档案的潜在效益和长远价值，从而自觉做好企业的档案工作，自觉接受监督。

（二）以点带面,逐步规范民营企业档案工作。目前我市民营企业数量众多、规模不一，档案管理相对滞后，给监管工作带来诸多不便。建议档案部门抓重点监管。先在规模较大、技术含量较高的企业试点，规范一批重点企业的档案工作，及时推广霍山源牌的经验，以点带面，逐步推动民营企业的档案工作规范化。

（三）立足服务，加强档案业务指导。民营企业档案工作是一个新课题，建议档案行政管理部门应针对民营企业的特点，创造性的开展工作，把工作的重心转到服务上来。坚持主动服务，上门指导，协助企业搞好档案工作。不强求企业档案机构的级别、设施设备、人员数量和保管条件，以企业档案工作的有效开展为最大前提。通过规范建立档案，维护企业利益，促进企业发展。

（四）相关部门协调一致，形成工作合力。民营企业的档案管理工作牵涉多个部门，建议档案部门牵头，并做好协调工作，加强与经委、商务、工商联等部门的协作，形成工作合力，共同做好民营企业的档案管理工作。

关于加强引导和扶持民营企业档案工作的意见

胡锦涛总书记在党的十六届三中全会中深刻指出：“非公有制经济是促进我国社会生产力发展的重要力量。”非公有制经济已经成为我国经济的一个重要增长点。近几年我市非公有制经济也得到较快发展，伴随着非公有经济的发展，民营企业档案工作的重要作用日益显现，民营企业对档案工作的需求也愈加强烈。为进一步加强引导和规范我市民营企业档案工作，根据全国、全区民营企业档案工作会议精神和要求，结合我市民营企业档案工作管理情况，提出以下意见：

一、进一步提高对民营企业档案工作重要性的认识

民营企业档案是企业在生产、经营和管理等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，它是民营企业改革与发展的真实记录，是企业的重要资产和信息资源。目前我市民营企业档案工作虽已启动，但发展还很不平衡，有些民营企业档案工作还几乎是空白，许多企业没有把档案工作列入企业管理的议事日程，档案工作无序、管理不规范、档案材料不齐全、重要文件材料丢失或被个人据为己有等情况比较普遍，这与民营企业发展水平很不相称，给民营企业自身的可持续发展留下了隐患，有的甚至造成了无法弥补的损失。我市很多民营企业还没有认识到科学的档案管理在企业生产、经营、权益维护、规避风险和市场开拓等各项活动中的重要作用。

加强民营企业档案工作，是企业强化基础管理、提高市场竞争力、维护自身权益的客观要求。完善的档案管理，有助于民营企业加强技术和知识储备，促进企业保护好知识产权和商业秘密，为企业的持续发展提供有力的保障；有助于民营企业在国际国内竞争中增强抵御风险的能力，有效防范恶意欺诈，并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，维护企业的经济利益和合法权益，避免企业损失或将损失降到最低；有助于民营企业构筑企业信用体系，通过整和档案中保存的工商注册、资产运营、合同履约、税费交纳、资质认证、质量管理等反映企业良好评价的信用信息，提高企业诚信度，树立企业形象；有助于增强民营企业的市场竞争力。收集和管理好企业各类档案，既是民营企业内在的管理要求，也是企业的一项法定义务。《档案法》规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”《档案法实施办法》规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”民营企业应当充分认识档案在各项工作中的重要作用，增强依法做好档案工作的自觉性和责任感，从企业现实工作和长远发展的客观需要出发，切实加强档案的管理。

加强民营企业档案管理，也是各级档案、工商行政管理、工商联等部门为民营经济发展服务的一项紧迫任务，各部门要充分认识扶持、引导、帮助民营企业搞好档案工作，对促进民营经济的发展具有重要作用。统一思想，同力协作，密切配合，切实把帮助民营企业做好档案工作当作一项重要任务抓紧抓好，加大对民营企业档案工作指导和服务力度，使民营企业档案工作在企业发展中发挥积极的作用，最大限度地实现档案的基础信息对民营企业发展的保障功能，帮助民营企业在激烈的市场竞争中不断完善自我，赢得更为广阔的发展空间。

二、明确民营企业档案工作目标

民营企业是我国社会主义市场经济的重要组成部分，民营企业档案是今后研究总结我国社会主义市场经济发展史、改革开放史乃至共和国史不可缺少的重要档案资料。

民营企业档案工作应坚持自愿、扶持、服务的方针，以宣传、引导、服务为主线，抓大扶强、全面推进、重点提升是今后一个时期我市民营企业档案工作的主要目标。抓大扶强、全面推进就是通过抓好规模较大、有发展前景的企业档案工作，来影响带动中小型规模企业的档案工作，促进全市个体、股份、民营企业等不同所有制形式的企业档案管理水平全面发展；重点提升就是要着力提高重点骨干民营企业档案工作水平，促进全市规模以上民营企业实现档案信息与企业其他信息一体化、网络化，促使民营企业档案工作上台阶，增强档案工作服务功能；同时，在企业自愿和不增加企业负担的前提下积极开展民营企业档案工作目标管理等级认定活动。

三、民营企业档案工作的基本要求

民营企业的特点是：企业管理自主性强，企业资产非国有，企业没有上级主管部门，国家不对企业投资，不干涉企业管理，各级档案、工商行政管理、工商联在扶持和引导民营企业档案工作时，要遵循适用性、效益性、自主性原则，从我市民营企业的实际情况出发，要根据民营企业不同的发展阶段，确定服务重点，选择符合企业实际的档案管理方式、方法和手段，引导和扶持民营企业做好档案工作。

1、起步较早、规模较大、效益较好的民营企业，一是扩大建档范围，重点加大对市场营销档案、人力资源档案、知识产权档案、信用档案和关系企业生存与发展的专利商标、产品设计、工艺流程、工艺配方等涉及企业秘密方面的档案的收集工作。二是要采用现代化的管理手段逐步配备微机、扫描仪、刻录机、档案管理软件，建立档案文件级目录和全文存储数据库，实现档案管理信息化、网络化，使档案资源为企业发展发挥作用。

2、新建阶段的民营企业，首先，要将档案工作作为企业生产、经营工作的重要组成部分纳入企业的议事日程，列入有关部门和人员的职责，配备责任心强、具备专业知识的档案管理人员和必要的档案管理设备。其次要科学管理，档案工作管理原则上实行集中统一管理，但可根据民营企业实际出发，在统一领导、统一制度、统一管理的前提下分部门保管，但必须接受企业档案人员的监督指导；三是要加强档案基础业务建设，重点加强档案的收集、管理和服务利用工作。

四、努力为民营企业档案工作提供有效服务

随着我市民营企业的快速发展，扶持和引导民营企业档案工作，为我市民营经济服务是当前一项重要工作，各级档案、工商管理、工商联等部门要密切配合，引导和鼓励民营企业积极开展规范建档工作，努力创造一个有利于民营企业档案工作健康发展的良好环境。

各级档案行政管理部门要以开阔的视野和长远的眼光认识民营企业档案工作，拓宽服务渠道，逐步建立健全适应我市民营企业档案工作特点的社会化服务体系，满足民营企业不断增长的对档案工作的需要。

一是提供档案业务咨询。为民营企业提供档案价值评估鉴定、档案管理运行系统、编制档案检索工具、业务标准规范咨询、对重大建设项目建档工作提供指导。

二是开展档案代寄存服务。对有些民营企业不具备档案保管条件的，档案馆可以为其代寄代存档案，并帮助整理、编目、划分保管期限，双方签订安全保密保管协议或合同，明确各自的权利、义务和违约责任。

三是培训档案人员。针对民营企业档案人员兼职过多、调动频繁、难以脱产参加专门培训的特点，档案部门可以采取上门培训、现场培训的形式，帮助民营企业档案人员掌握档案管理的基本知识和技能。

我国目前正处于十分重要的发展阶段，在不断深化国有企业改革的同时，非公有制经济的健康发展对社会进步和经济发展起着重要作用。各级档案、工商行政管理、工商联等部门要从为民营企业服务的大局出发，将扶持和引导民营企业档案工作作为当前和今后一个时期的工作重点，采取有效措施，促进我市民营企业档案工作健康发展，为我市经济建设和社会发展做出应有的贡献。

垦利县民营企业档案工作现状与思考

2008-04-16 10:12 宋清照

垦利县民营企业档案工作现状与思考

垦利县地处胜利油田腹地。近年来，民营企业如雨后春笋，异军突起。据县工商部门提供的数据，截止2004年底，注册资金在50万元以上的民营企业已到500家。民营企业的快速发展，为垦利县经济建设注入了新的巨大活力，成为继国有企业以外一支强大的生力军，堪称垦利经济天空的“半壁江山”。民营企业的不断壮大，离不开档案工作的保驾护航，离不开档案工作者坚强后盾的强劲支持。作为档案工作的新领域，近年来，垦利县档案行政主管部门，努力把强化民营企业档案基础业务放在首位，始终立足为民营企业经营服务为主线，特别注重了民营企业档案业务工作的整体推进，不断加大档案业务工作的指导力度，使全县民营企业档案工作不断跨上新台阶、取得新成绩。为民营企业的健康发展和持续膨胀，做出了档案工作应有的贡献。

一、垦利县民营企业档案工作现状

垦利县500家民营企业，基本建立健全并完善了档案工作体系，只有个别规模较小的企业尚未成立综合档案室，但也初步进行了企业档案资料的整理。从档案的保管利用方面来说，年产值在500万元以上的民营企业，档案管理比较规范，利用率也较高，特别是其中的合同档案、协议档案、征用土地档案、基建档案、设备档案、会计档案等，对民营企业的经营管理，发挥了十分显著的服务功能。在规范化目标管理方面，我县民营企业迈出的步伐较快，也较早。如东辰集团和胜通集团，分别在2000年和2001年，在全市首批达到企业档案工作国家二级目标管理标准，为全县民营企业档案工作的发展，指明了前进的方向，做出了先锋表率的样板。在档案业务工作开展方面，我县绝大部分民营企业的老板和企业档案人员，非常欢迎档案业务主管部门的指导，热忱希望给予他们工作的帮助、解惑。档案部门和档案工作人员，在文化和政治素质较高的民营企业老板心目中，有着很高的地位，并常年保持着业务往来和工作友谊，很好地形成了相互理解、相互依靠、相互支持、共同发展的合作伙伴关系，实现了档案工作与民营企业经济同心合力的双赢协作和发展。

二、垦利县开展民营企业档案工作的思路方式

近年来，我县档案业务主管部门紧紧围绕全县经济建设大局和县委、县政府中心工作，有重点、有针对性地开展了对全县民营企业档案工作的督导，加大了指导力度，加强了服务意识。具体工作中，我们主要做好了如下几点：

一是局馆确定一名分管领导专门抓民营企业档案工作，在一定时间、一定阶段内靠上抓落实，并明确指定有基层工作经验和档案业务熟练的工作人员具体分管、指导全县民营企业档案工作。通过制定详细的实施方案、目标措施和奖惩办法，到年底全面统一考评验收，使这项工作部署得当，落实到位、任务明确、操作性强，保证了全县民营企业档案工作的统一领导和顺利开展。

二是努力借用各分管民营企业职能部门的领导力量，充分调动和发挥好民营企业主管部门和分管人员的主观能动性。特别是对分布在各乡镇、村的民营企业，我们首先与乡镇和村领导事先取得联系，达成共识，理顺关系，使档案业务工作一步一个台阶，顺理成章、得心应手地稳步前进。

三是侧重倾斜，分类指导。我们主要采取了对注册资金50万元以上的民营企业进行重点指导，尤其注重了对年产值500万元以上的民营企业进行靠上抓，手把手地指导。认真按照山东省企业档案管理办法的各项规定和标准，进行统一的规范化收集、立卷和归档。针对注册资金较少，规模较小，形成和保存档案文件材料不多的民营企业，我们只是进行了有关档案业务知识的普及和咨询服务，有待于今后进一步的深入指导。通过有所侧重的指导服务，在我县民营企业档案队伍中，树立了一个个活生生的楷模典范，为全面开展民营经济档案工作立下了坚固的基石。同时，民营企业档案工作的开展，为民营企业经济提供了全方位、优质一流的热情服务，促进了全县民营企业经济和社会效益的双重提高。

四是不断加强了对民营企业档案管理者的培养和教育，进一步优化了民营企业档案人员的知识结构。我们采取了举办专门培训班、以会代训和边指导边培训的形式，对民营企业的档案分管领导和具体工作人员，进行不同形式的定期和不定期培训教育，使他们切实感受到了“档案”的特殊价值，深刻认识到了档案工作的重要意义，对自己所分管和从事的民营企业档案工作，有了更加深层面的热爱，从而愈加坚定了学好档案、干好档案的信心和力量。

五是与时俱进，不断拓展民营企业档案工作新领域，努力探索档案工作服务民营经济的新思路、新途径。民营企业作为近年来迅速膨胀的新生代经济群体，其发展规模、形态类别、分布区位等，时刻都在发生着全新的动态变化。因此，作为档案行政主管部门，要及时根据民营经济的发展情况，采取相应的措施，根据不同的服务对象，进行有针对性的业务指导。如对招商引资、三资民营经济企业，我们采取了主动上门服务，积极热情地帮助指导，为全县大开发、大招商、大发展提供了看得见、摸得着的档案“后勤部队”支持。

六是积极鼓动和协调民营企业档案人员参与本企业经济领域工作。按照企业档案工作“三纳入”、“四参加”的要求，我们经常向民营企业的老板积极反映、建议，在企业各项新产品试制、科研成果鉴定、基建工程立项，重要设备开箱验收等各项领域，都要及时通知企业的档案分管领导和档案人员具体参与。这样，档案人员可以在第一时间内，直接、清晰地了解掌握本企业的业务进展情况，从而更加完整、全面地收集有关第一手原始档案材料。如此跟踪参与，委实是做好本企业档案工作切实可行的好办法、好途径。

三、对于规划民营企业档案建设的几点建议

1、努力加强领导调度，不断加大指导力度。

2、区分民营企业不同对象，分类别、分层面进行有的放矢的档案业务指导。

3、注重企业效益、诚信及文化特色，理清不同民营企业经济业务特点，突出个性化档案整理。

4、进一步强化以利用为重要目的的科学、简捷的民营企业档案整理方式。

5、完善民营企业网络体系，以弱带强、强弱互补、强强联合；做到统一归档、统一管理、统一利用，实现民营企业档案信息的资源共享。

6、经常督导，严格培训，努力培养一支政治思想好，文化素质高、业务能力强，相对稳定、专职的民营企业档案工作队伍。

7、加大现代化管理的投入，全面实现民营企业档案工作的计算机检索利用。

8、强力总结、广泛宣传在民营企业档案工作中涌现出来的典型利用事例，更大范围地扩大民营企业档案工作的影响，进一步增强民营企业档案工作透明度和知名度。

随着民营企业的发展壮大和对我省经济社会发展贡献率的提升,如何把民营企业档案工作作为我省档案事业的重要组成部分,加强科学管理,使其更好的为民营企业发展服务,为全省经济社会又快又好发展服务,是档案部门需要认真研究探索的新课题。

一、民营企业档案工作的基本情况总体说，杭州市民营企业档案工作现状、难点和对策

杭州市档案局 赵建国 骆如明 狄煜宝

内容摘要：本文主要分析了杭州市民企现状和档案工作现状，探索民企档案工作发展的难点，提出了今后抓好民企档案工作的对策。主题词：民营企业 档案工作 对策

杭州是全国民营企业十分活跃的地区之一，现有民营企

业8万多家，占杭州企业总数的98%以上，已成为创造杭州GDP的一支生力军。特别是近几年来，杭州民营企业产业升级明显加快，工业步入以高加工、大投资为重点的发展阶段，产业集聚和规模效应凸现，销售收入超过亿元的民营企业近200家。许多民营企业已完成原始积累，开始步入二次创业阶段。全国工商联评审的2003年全国民营企业500强，杭州市以53家上榜的数量名列全国副省级城市第一，其中进入100强的有8家民营企业。目前看来，杭州的民营企业已成为全国最为活跃，层面最高，素质最好的企业群体之一。随着民营企业规模的不断扩大，对民营企业管理的要求也越趋制度化和规范化。档案工作作为企业管理最为基础的一部分，如何规范民营企业的档案工作已成为目前迫切需要解决的一大难题。

一、杭州市民营企业档案工作现状：

从调研情况看，杭州市民营企业的档案工作和民营企业 的发展状况很不对称，仅就规模经营以上的民营企业的档案工作状况看，也存在着严重的不平衡，既有地区性不平衡，也有行业性的不平衡。从目前我市民营企业档案工作实际情况看，既有像传化、万向、吉利、富通等档案工作开展得相当好的民营企业；也有刚开始重视档案工作，正在建立和开展档案工作的民营企业，如千岛湖啤酒厂，鑫富生化等；还有一批是由原国有企业转制而来的民营企业，档案工作具有相当水准的民营企业，如民生药业有限公司，桐庐汇丰生化有限公司等。但大多数民营企业的档案工作还处于一种无序状态，除了已建有会计档案外，其他档案都还没有建立起来。目前我市民营企业档案工作大体上可分为以下四种类型：

（一）自然无序型。

我市民营企业档案工作绝大多数属于这种类型。这类

企业法人的档案意识相对薄弱，对档案工作的重要性认识不到位。企业既没有建立起档案室，也没有指定专人负责档案工作。企业老总只重视生产经营，追求经济利益的最大化，往往忽视诸如档案工作之类的基础管理工作。所有的资料都保存在相关的工作人员手中，有的企业经常是工作完成了，就把相关的资料全数销毁，根本没有档案概念。企业唯一建有的档案仅限会计档案而已。

（二）探索开展型。这类民营企业已具备相当规模，企业在当地和行业中

有一定的知名度，企业法人已开始逐步从纯粹追求经济利益最大化，转变为既要追求经济利益，又要追求社会利益，并开始注重企业的美誉度。企业既要上规模，也要上档次，企业的管理开始趋向制度化、规范化。企业法人的档案意识也开始得到加强，档案工作也开始进入企业的工作范畴，企业加大了对档案工作的投入，建有档案室，配有专人兼管档案工作，档案在一个部门和数个部门得到集中保管。但从整体情况看，档案工作还处于起步阶段，档案工作制度的建立，档案的形成、收集、整理、保管和利用等方面都还存在着不足。许多企业开展档案工作存在着一定的功利性，而不是因为企业的需要才开展这项工作。

（三）自然延续型。

这类民营企业主要是指由国企转制而来的这批企业，原为国企时，档案工作经过努力，都曾达到过省（部）级以上档案管理水平，档案工作有着良好的基础。转制后，企业内因有了很大变化，从国企变成了民营企业，档案工作的生存条件也有了很大变化，在大多数转制后的民营企业中，档案工作受到了一定的影响。从我们调研的情况看，很多企业的档案工作只是在简单地延续而已，制度是老制度，库房是老库房，业务工作的方法还是老方法。相比一批纯民营企业而言，他们较好的地方是有档案这一概念，档案工作还在比较正常地开展，档案也得到了收集和整理。

（四）成熟规范型。

这类民营企业的规模较大，企业在当地和行业中，具

有相当的地位，企业本身的运作已非常成熟，企业已基本上实行了制度化和规范化的管理，档案作为企业的基础管理手段之一，普遍得到了企业法人的重视。企业法人具有较高的档案意识，正如西子联合控股公司董事长王水福说的：“曾经有人问我：西子发展20多年来，从一个村办小厂发展成为总资产逾40亿元的大型控股公司，你认为你所获得的最大财富是什么？我说还没有，不过每天我们都在做，我们的目标是打造百年西子，将来一旦实现了这个目标，那么你会发现我们的最大财富就是档案资料——这是西子百年的无形资产，是最宝贵的财富！”王董事长还说：“档案工作说到底，就是要通过这样一种记录的方式，使企业组织中个人的智慧变成组织的智慧，从而使企业不断传承下去，最后实现企业的可持续发展，打造百年西子”。正是因为对档案工作有了比较深的认识，所以，这批民营企业对档案工作都十分重视，在人、财、物等方面都舍得投入，为档案工作创造了良好的条件。配置了条件较好的档案库房，建立了一整套科学规范的档案管理制度，并有专人负责档案工作。很多民营企业在前几年中通过努力，都达到了省（部）级以上的档案管理水平。为我市民营企业开展档案工作树立了榜样。

二、杭州市开展民营企业档案工作的难点：

杭州市民营企业档案工作经过近几年来的宣传、服务和

引导，取得了一定的成绩，特别是规模以上的民营企业的档案工作近50%开始逐步走上较为规范化步伐。但从这些年来我们开展民营企业档案工作指导服务的情况看，还存在着许多难题，亟待加以解决。

（一）档案意识普遍欠缺。

民营企业的发展有他的特殊性，企业法人创办企业的

最大目的是以最低的成本创造最大的利润。特别是企业在创业和初步发展阶段，更是以追求经济利益为第一要务。从现实情况看，大多数民营企业法人根本不知档案是什么，更谈不上什么档案意识。待企业有了一定规模后，则产生分化，有的民营企业法人开始重视企业规范管理和企业文化建设，档案工作也由于某种原因得到了加强，这种情况下档案工作得到重视，并非因为档案意识的提高，更多的原因是企业管理的需要。

（二）服务抓手难以确定。

民营企业档案是其在生产、经营和管理活动中形成的

对企业本身及国家和社会有保存价值的各种形式的文件材料。对企业法人来说，档案是他“私有的财产”，如何处置由企业自主解决。从目前情况看，档案行政管理部门介入民营企业档案工作，服务民营企业档案工作，缺乏相应的措施和必要的手段。

（三）专业人才相对欠缺。

要做好民营企业档案工作，档案专业人才是必不可少

少，从民营企业实际情况看，大多数民营企业根本没有档案专业人才，也没有考虑过引进档案专业人才。这就更加大的档案行政管理部门服务和指导民营企业档案工作的难度。

（四）档案指导力量不足。

杭州市民营企业近年来发展迅速，据2004年6月

底统计，其数量已达8万多家，并且还在源源不断地增加。而档案行政管理部门现有的指导力量则明显不足。从宏观上看，《档案法》对民营企业制约力不强，同时也没有比较符合民营企业的档案工作管理办法。从现实情况看，档案行政管理部门人手少、任务重，业务指导面广、面深，纵向到村、到社区、到具体的个人；横向到各个部门、各个企业。由于基层档案人员素质相对欠缺，业务指导又不得不以微观指导为主，特别是区、县（市）档案行政管理部门更是如此。因此，对民营企业档案工作的指导，我们现在基本上还无法顾及。

三、抓好杭州市民营企业档案管理工作的对策。随着我市民营企业的迅速发展，民营经济已成为我市经

济建设的一支主力军，加强民营企业档案工作也就是为民营企业服务，为我市的经济建设服务，为市委、市政府的中心工作服务。因此，做好民营企业档案工作已成为当务之急。

（一）加强宣传，营造氛围。

针对目前民营企业档案意识普遍欠缺这一现状，当务

之急是加强企业法人的档案意识宣传，通过各种形式贯彻宣传《档案法》，宣传民营企业档案工作。特别是要通过具体的实例宣传档案工作，如档案如何为民营企业研发工作服务，为技改项目服务，为应诉反倾销服务等等，使企业法人真正认识到档案工作的重要性。从而使“要我做”变成“我要做”，为民营企业档案工作的开展营造一个良好的氛围。

（二）认清特点，理清思路。

认清民营企业特点，是做好民营企业档案工作的必要

前提，我们在计划介入民营企业档案工作，开展民营企业档案工作时，要充分认识民营企业管理的自主性，管理方法的多样性，管理目的的效益性。围绕这些特点，我们在抓民营企业档案工作时，必须遵循民营企业的自主性原则，灵活性原则和效益性原则。从实际出发，抓好这项工作。

（三）加强培训，提高素质。

要做好民营企业档案工作，档案专业人才必不可少，从民营企业人才库看，非常缺乏档案专业人才。因此，作为档案行政管理部门，要从民营企业实际出发，建立适合民营企业档案人员培训的体制。如根据民营企业档案人员的实际情况，举办地点近、时间短、操作性、针对性强的培训班等。这样一来，即可以解决档案行政管理部门指导力量不足的问题，又可以为民营企业培养一批档案专业人才，为民营企业档案工作的开展打好坚实的基础。

（四）创新机制，引入中介。

推进民营企业档案工作的发展，必须根据民营企业的

特点，在指导机制，服务机制创新上下功夫。一是要转变指导思想，从以前常规的习惯于下指标、定任务、提要求的做法向贯彻政策、提供技术、主动服务转变；二是转换指导方法，从以前习惯于上门作具体指导为主向宏观指导为主，辅以间接引导，充分调动民营企业开展档案工作的自觉性；三是大力引入中介机构，由民营的档案中介咨询服务机构，服务于民营企业档案工作，即解决了档案行政管理部门指导力量不足的困难，又能按市场运行规律，由市场需求解决民营企业开展档案工作的难题。

（五）加强引导，寻求发展。

根据目前民营企业档案工作的现状，要扭转民营企业

档案工作相对落后状况，必须把握宣传、引导、服务于民营企业的这一工作主线，积极推进民营企业档案工作。一是在规模以上的民营企业中开展“标准档案室”的建设，立典型，树榜样，以此为突破口，引导民营企业重视档案工作；二是依托工商联，在工商联执委会上，以档案利用实例宣传档案工作，提高民营企业的档案意识，引起他们对档案工作的兴趣，从而逐步推进民营企业档案工作；三是以调研与服务为由，上门与民营企业法人及有关负责人沟通，了解民营企业对档案行政管理部门的要求，逐步推进民营企业建档工作；四是推进民营企业档案工作协会的建立，由民营企业之间相互沟通，加强信息交流，促进民营企业档案工作的相互影响，从而加快民营企业档案工作的发展。本着“对历史负责，为现实服务，替将来着想”的档案工作思路，抓好民营企业档案工作，也就是对民营企业的发展史负责，为民营企业的现今工作服务，替民营企业今后再上台阶，发展壮大，提供服务。因此，我们要积极参与民营企业档案工作，为民营企业的发展尽责尽力。

篇2：民营企业档案工作情况的调研报告

加强档案工作 服务企业发展

企业档案是企业在生产、经营和管理等各项活动中直接形成的有保存价值的历史记录，它反映了企业成长与发展的历程，是企业的重要资产和信息资源。建立健全档案工作对企业提升整体管理水平、维护企业和职工合法权益、规避市场风险、提高经济效益、促进企业发展具有重要作用。日前，市档案局在全局开展了以深化企业档案、民生档案和“三农”档案工作为重点的调研活动。对部分企业，特别是一些省重点工程的企业档案工作进行了调研。

一、企业档案工作存在问题

1、企业档案工作水平参差不齐。无论是国有企业，还是非公有制企业都是如此。国有企业中档案工作重视的企业，如市供电局的档案工作已达国家二级标准，市烟草公司、市建设银行等银行系统的档案工作都已达省级标准，但也有少数国有企业，并且是涉及民生的企业，档案工作还不是很健全，各种档案资料都散存在个人手中，没有实行统一保管。非公有制企业的档案工作更是水平不一。

2、企业档案管理标准已严重滞后。现在我们的国有企业档案管理仍然还在沿用改革开放后恢复时期制定的一些法规、规章、标准。虽然XX年国家档案局、国家计委、国 家经贸委联合制定了《企业档案管理规定》，XX年国家档案局、发改委、全国工商联共同出台了《关于促进民营企业档案工作发展的意见》，但是针对企业的具体工作规范和标准近几年都没有。从档案工作来讲，企业根据自己的情况，应该制定适合自己业务的一些规定，但大多企业还是按老标准。非公企业更是如此，企业档案工作无章可循，国家没有出台关于非公有制企业档案工作的标准，也就参照原有国有、集体企业的标准，因此，企业的档案管理工作较为严重滞后。

3、企业档案人员档案业务水平普遍较低。企业的档案管理人员一般都是身兼数职，平时主要还是以其他工作为主，档案工作都是兼职完成。因此，档案人员对档案工作大多不是很熟悉，特别是非公企业的档案人员基本上都没有经过专门的档案业务培训，对档案工作的了解只是靠自学。平时工作只是把每年档案资料收集好，放在一起，分类不科学，整理也不规范。特别是近年来，企业档案工作业务培训也比较少，包括上级档案业务部门都未开办培训班，因此，企业档案人员的档案工作的业务水平已远远落后。

4、企业的档案工作已不适应企业快速发展需要。随着我国加入世界贸易组织，企业活动的范围逐步扩大，企业要更加全面、更加深入地参与国际竞争，这就需要比以往更多的信息。但我们现在企业收集范围比较狭窄，一些企业的重 要资料，如知识产权、法律事务等方面都疏于归档。另外，随着企业信息化建设加速，对企业电子文件的管理提出了一个非常严峻的问题。但目前我市企业基本未开展档案信息化建设。因此，企业的档案工作已跟不上企业发展的步伐。

存在以上问题的原因，一方面有我们档案行政管理部门的责任，在宏观监督上滞后。近年来，档案部门只是对国有企业做好监督指导，忽视和放松了对非公企业档案工作的调查研究和监督指导，认为非公企业都是独立法人，不受行政干预，档案部门无权过问，也无精力过问。另一方面，企业对档案和档案工作重视还不够，认为档案和档案工作可有可无，无关重要，档案意识还相当淡薄。

二、加强企业档案工作的对策

1、主动介入，做好对企业档案工作服务。《档案法》规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”。档案法律法规明确规定了企业在档案事务中的权利和义务，企业理所当然地应该管好企业档案，档案行政管理部门也应按照属地管理的原则，依法监督和指导企业的档案工作，包括非公企业，这不是干预企业的生产经营的自主权，而是履行《档案法》赋予的工作职责，要与工商联等部门加强沟通与协调，要加强宣传，加强对企业档案人员的业务培训，正确引导，相互配合，共同督促、帮助企业建立和加强档案工作。

2、不求形式，注重企业档案工作实效。企业建立档案，其目的一是保存历史，二是为企业的生产经营以及维护企业的合法权益服务。它既不是为了应付检查，更不是为了达标升级，而是自身的发展所需要。因此，企业建档，要从企业的实际出发，包括人员的安排、制度的建立、材料的形成、积累和整理归档，都不能搞形式主义、花架子，要便于保管和提供利用。方法上可先行选择有代表性的企业进行试点，摸索总结经验再全面铺开，以典型引路。步骤上可以分“两步走”，即先建档、后规范。初期主要是建章立制，做好档案材料的收集、保存、积累。随着企业的扩大，因势利导，再逐步整改，使企业档案工作走上标准化、规范化的轨道。

3、注重收集，适应企业发展需要。目前一些企业对文件材料的收集，基本还是按照过去制定的范围来归档，现在企业的活动范围不断扩大，形成的文件种类不断增加，已经远远超过了那个时期的范围。如厂务公开、电子商务、检验检疫、知识产权、合同、商业秘密、外向型企业倾销反倾销、补贴反补贴等等方面的文件材料，另外还有关于企业法律事务、信用方面的档案。特别要强调的是，要加强知识产权档案的收集，为维护企业利益做好服务。

篇3：民营企业档案工作情况的调研报告

一、民营企业档案工作协作组组建情况

目前, 全省已经组建了民营企业档案工作协作组的有齐齐哈尔、牡丹江、佳木斯、大庆、伊春、绥化等6个市;正在筹备组建的有哈尔滨、双鸭山、黑河等3个市;鸡西、鹤岗、七台河、大兴安岭4个市地由于规模以上民营企业数量较少, 组建协作组尚处于酝酿阶段。已经组建和筹备组建民营企业档案工作协作组的市地占全省市地的70%。

全省各市地组建民营企业档案工作协作组采取的方式各不相同。大庆市与市工商联联合制发了《关于组建民营企业档案工作协作组的通知》, 在企业自愿的基础上, 按照互助互利的原则, 根据属地管辖范围, 在四县、五区及高新区各组建1个协作组, 全市共组建协作组10个, 组长单位由县区档案局、高新区信息档案中心担任, 副组长单位由3家在规范建档工作方面有代表性和示范作用的民营企业担任, 成员单位为自愿参加的民营企业, 协作组的成员单位为124家, 涉及全市大型骨干企业。牡丹江市2008年就组建了协作组, 目前已建立协作组8个、成员单位48家, 并开展了行之有效的活动。2009年8月份, 佳木斯市民营企业档案工作协作组成立暨档案工作经验交流会在桦南县召开, 会议通过了《佳木斯市民营企业档案工作协作组章程》, 确定了《佳木斯市民营企业文件材料归档范围》。伊春市档案局与市工商联、市中小企业局于2008年联合下发了《关于组建伊春市民营企业档案工作协作组的通知》, 并制定了伊春市民营企业档案工作协作组章程。绥化市档案局深入贯彻落实《绥化市人民政府办公室关于加强非国有企业档案管理工作的意见》和《关于认真贯彻〈关于促进民营企业档案工作发展的意见〉的通知》, 于2009年年初组建了协作组, 其中北林区组建的较早, 成员单位12家。齐齐哈尔市在2008年组建了1个协作组, 成员单位16家。

二、民营企业档案工作及协作组工作开展情况

全省档案工作会议提出的建立民营企业档案工作协作组, 通过开展协作组活动推动民营企业建档和提高其档案规范化管理水平的思路是可行的, 各市地档案部门也都采取不同形式开展了工作, 取得了一定的成效。大庆市档案局与市发改委、市经委、市建设局、市工商联等部门积极沟通, 理顺民营企业档案工作体制, 规范民营企业档案工作制度与标准, 从制度与管理上保障了民营企业档案工作的顺利开展。于2009年与市工商联免费举办了全市民营企业档案业务培训班, 60多家协作组成员单位的档案人员参加了培训;支持高新区信息档案中心举办档案业务培训班, 90多人参加培训;与哈大齐工业走廊大庆项目区密切合作, 以项目为依托, 推动园区内民营企业档案工作的深入开展;每年年初对全市民营企业进行重新登记, 从中筛选后, 采取“四先四后”的办法, 即先抓大后抓小、先易后难、先抓规模以上生产加工企业和科研单位后抓商饮服务行业、先建档后规范, 从而找准了突破口, 明确了工作重点和主攻方向。

牡丹江市民营企业档案工作协作组开展了互检互查、档案业务交流、现场参观等活动。牡丹江星元房产有限公司、牡丹江友搏药业有限公司、富通汽车空调有限公司、牡丹江热电有限公司、牡丹江市公交有限公司、黑宝药业有限责任公司、大商集团牡丹江百货大楼、哈尔滨啤酒 (牡丹江镜泊) 有限公司8个单位参与了互检互查活动。民营企业档案工作协作组活动的开展, 为促进牡丹江市民营企业档案工作发展发挥了重要的作用。一是档案工作者对档案工作的责任意识不断增强, 密切了档案工作者之间的沟通联系, 增加了相互学习的机会, 使其能相互取长补短, 促进业务水平的提高。二是协作组活动的开展, 使档案业务更规范, 标准得到了有效的贯彻落实。三是协作组活动的开展, 改变了过去档案部门“单枪匹马”、势单力薄的工作局面, 基本形成了相互了解、相互帮助、相互协调、相互促进的工作关系。

伊春市档案局提出了“四个一”计划和“三到位”工作。“四个一”即对全市的民营企业档案工作进行一次全面调查;举办一次民营企业档案人员业务培训班;抓好一批先进典型;召开一次现场经验交流会;“三到位”即工作部署到位;业务指导到位;表彰奖励到位。此外, 伊春市档案局还组织民营企业档案工作协作组成员单位到天华集团、广易集团等档案工作开展得比较好的企业进行了参观学习, 开拓了民营企业档案人员的视野, 促进了民营企业档案工作的开展。

哈尔滨市档案局、黑河市档案局等准备组建民营企业档案工作协作组的市也正在积极工作。哈尔滨市民营企业档案工作由哈尔滨市档案局区县处、科档处划片管理, 科档处准备指导开发区48家规模以上民营企业成立3个协作组, 现已进入筹备阶段。黑河市由于规模以上民营企业较少, 将部分民营企业纳入了全市档案工作协作组中, 先后向全市民营企业发出了2封《致全市民营企业的公开信》, 并深入到市魁星啤酒厂、市温馨食品公司、市恒基水泥公司等民营企业开展建档试点工作, 得到了民营企业的欢迎和配合。民营企业档案工作协作组组建工作已着手准备。

三、意见和建议

1. 坚持建立民营企业档案工作协作组的工作思路。

全省各级档案部门应将民营企业档案工作协作组组建工作作为重点工作抓实、抓好, 将其纳入工作日程, 积极开展工作, 要主动争取有关领导及部门的支持和配合, 努力形成齐抓共管、整体推进的良好局面。

2. 民营企业档案工作协作组组建应立足于实际。

市地档案部门应从自身实际出发, 以县区、开发区为单位, 力争把本地区规模以上工业企业或大型骨干企业纳入协作组范围。每个协作组的企业户数不宜过多, 组长可由相关档案行政管理部门人员担任, 副组长可由有积极性的民营企业担任。

3. 积极开展民营企业档案工作协作组活动。

篇4：民营企业档案工作情况的调研报告

档案工作者给人的印象往往相对封闭，每日驻足于办公室或是档案库房内，除了提供借阅似乎就很少有与外界接触的机会。事实上在企业档案工作中，档案人员经常需要与其他企业、机构以及企业内各部门的工作人员沟通交流，可以说档案工作从本质上就具有服务性质，妥善处理与方方面面的工作关系，对做好档案工作至关重要。新世纪的企业公关已摆脱公众的偏见并逐渐为企业所重视，而档案工作者可以借鉴有益的公关经验与技巧，通过开展积极合理的档案公关，使企业档案工作的重要性广为人知，吸引更多人的关注，同时也使档案工作的日常交流与合作更顺畅，真正起到档案工作润滑剂的功用。

本文提出“档案公关”的概念，将专业领域的公关内涵引申至档案工作范畴。就企业档案工作领域而言，档案公关的内涵相对简单，其主要目的是通过宣传使档案部门的工作职能为更多行外人所了解，并建立有效的沟通渠道，使档案部门与其他企业、机构以及企业内部其他部门能顺畅交流，及时解决工作中的各种问题，避免不必要的误会和损失。要达到这一目的，企业档案公关应着重注意两项工作的开展：一是树立档案部门形象，二是建立顺畅的档案工作交流渠道。

树立档案部门形象，不只是简单地发发宣传稿件，还应考虑宣传渠道的有效性，如在企业内部，宣传栏、内刊、内部网等哪一种宣传方式更受大家欢迎，效果更显著。积极沟通不必经常发邮件、打电话，而应该掌握关键时间点，有针对性地适时交流，既保证工作的顺利执行，又不会太繁琐，让人有不堪其扰之感。

一、从内外两方面树立档案部门自身形象

外在方面，档案部门首先应积极开展宣传，扩大档案工作的影响，力求树立良好的整体形象。可以选择的宣传阵地包括黑板报、宣传栏、内刊、内部网等等，当然所宣传的内容应与大多数同事的工作、生活相关，不能完全讲解档案专业理论知识，还应有一定的实践指导性，如可以在讲解企业归档范围及要求等工作内容的同时，也介绍一下家庭档案的管理等生活常识，拉近大家与档案的距离，将档案管理知识融入人们的日常生活。当档案管理逐渐成为一种工作习惯，其他部门人员也就不会觉得由自己完成立卷归档有多么繁琐了，毕竟有序管理的方便高效是显而易见的。其次，为体现档案人的职业特点，档案工作者着装虽然不要求统一高档，但也应端庄大方、整洁清爽。得体的装扮是对他人的尊重，也会有助于在工作中建立档案人员的专业形象。

内在方面，档案人员应不断提高自身素质，至少应熟练掌握各项档案规章制度，这样在为各部门人员解答档案相关问题时才能清晰流利。只有具备优秀的专业素养，才能得到他人的尊重，也才能获得理解和支持。涉外企业档案工作者还应注重外语学习，有时档案利用者查询外文档案，会直接说出外文原名，即便有中文对照，如果对外文一窍不通也可能会阻碍查找利用，进而降低档案部门的工作效率，对档案部门的形象产生不利影响。在计算机知识方面，档案人员更应紧跟时代步伐，不论是企业自身发展还是档案信息化建设的需要，计算机知识都是工作交流中必不可少的，如果能够精通计算机知识，在工作中将无往而不利。一个专业知识过硬又有良好计算机、外语能力的档案人员，更容易被大家所接受，也就能更好地开展档案公关。

二、在企业内部建立畅通的档案工作交流渠道

在档案收集工作中，档案部门应随时关注企业动态、了解企业发展现状，在重要合同签署、大型项目执行完毕或重要人员离职时，及时与相关部门和责任人联系，通过认真诚恳地沟通，建立稳固的合作关系，敦促其将重要文件收集归档，防止不必要的档案流失。当然，如果企业已建立了严密的档案管理规章，各项档案工作本就应有序进行，档案人员似乎不必主动出击，但在实际工作中，适时的提醒常常可以避免一些不愉快事情的发生，防患于未然比事后惩罚对企业更有利，所需的只是档案工作者以更积极的工作态度，在自己力所能及的范围多与有关部门、人员交流，收集信息并多加注意，如此而已。

在档案利用工作中，档案人员通过与档案利用者的接触、访问，可以随时了解哪些种类的档案资料有更高的利用率，对这些档案可以投入更多的精力加深了解，同时进行相关的档案编研工作，从而有针对性地提高档案工作效率，更好地满足档案利用者的需求，并可促使利用者更积极地提供参考建议，进而形成档案利用的良性循环。

在档案工作的各个环节，档案人员都应重视与相关人员的工作交流，积极认真地听取意见和建议。这样，在档案工作水平得以不断提高的同时，也能有力保证档案工作充分适应企业业务发展的需求。只有与企业发展同步，档案资料的无形价值才有更大可能转化为实实在在的经济效益，档案工作的价值也才能得到真正体现。

企业档案公关，除了上述两大要点，在工作细节方面也时常要运用到一些公关技能。档案人员不是专业的公关人士，不需要具备所有素质，但有些基本公关技能是各行各业的专业人士都应具备的，比如接、打电话的技巧，接待来访者的态度及用语，与同事商谈工作时是否细致耐心等等，这不仅仅是个人涵养与素质的体现，也关系到部门乃至企业形象。一句问候、一个微笑做起来并不困难，却可以营造融洽的工作氛围，在使工作心境更开朗的同时也让工作运行更流畅，与人为善总是会有回馈的。

档案公关可以说是档案工作者为进一步提高档案工作质量而采取的一系列措施，也许并不显得那么必须和迫切，但确实有益无害值得尝试。档案公关与档案工作整体的关系，就象润滑剂与机械设备一样，没有润滑剂也许机器仍能运转，但其效率会在无形中降低，更不用说一些看不见的损耗会导致机器的停转甚至崩溃，因此每个技术人员都知道润滑剂的重要，而每位档案工作者也应重视档案工作的润滑剂——档案公关。

篇5：企业档案工作目标管理自检报告

（参考文本）

【参考文本一】

广东电网公司东安市供电局企业档案

工作目标管理自检报告

广东省档案局：

我局自成立以来，一直非常重视档案综合管理工作，按照高标准搞好档案室库的硬软件建设，在业务建设方面，积极组织人员按照《企业档案工作目标管理考评标准》的要求，逐项进行整改完善，经对照标准自检自评，我们认为已达到企业档案目标管理国家二级标准的要求，现将自检情况报告如下：

一、企业概况

广东电网东安供电局内设机构有：办公室、政工部、工会、人力资源部、财务部、市场及客户服务部、生技部、规划部、监察审计部、输电部、变电部、配电部、营业部、计量部、调度中心、物流中心等16个部门，现在册职工有360人。

截止到2005年底，我局完成供电量114392万千瓦时；售电量108771万千瓦时；线损率4.91℅。供电局总客户14.18万户,有电总容量87.65万千伏安；综合平均售电单价完成591.53元/万千瓦时(含税)。我局总产值67218.26万元，净产值65588.95万元。

二、企业档案工作情况

我局自成立以来，档案工作得到领导的高度重视和支持，为确保档案资料收集完整齐全，在各部、室安排专(兼职)档案员负责日常文件、资料、图书的收集工作，将档案工作定期纳入局管理的工作标准，以规范部门和档案工作人员做好档案工作，并邀请市档案局专家到场指导工作，使档案工作有效地为公司行政管理和经营发展服务。为确保公司档案建设的制度化、标准化和规范化，2005年7

月，由原来旧办公室 — 1 —

搬到新调度大楼，综合档案室按档案升级达标要求，实现办公、阅览、库房三分开，档案室总面积达302平方米(其中库房面积192平方米、办公室面积46平方米，阅览室面积64平方米)，并装有不锈钢防盗门、窗。综合档案室安装有标准高、规范统一、实用的密集架21列，荣誉柜15个，底图柜4个，音像防磁柜1个，复印机1台，电子计算机3台，中央空调；库房有温湿度计、抽湿机等设备，档案装具规范统一，档案室库符合安全、保密的要求。

目前，我局综合档案室库存档案共3786卷，单份件归档15286件。其中：文书档案共有永久200卷、单份归档1932件；长期308卷、单份归档5836件；短期331卷、单份归档6264件，科技档案有永久1740卷；长期1146卷；短期61卷。会计档案2983卷，声像档案299件(册)，照片档案共34册1638张，实物档案140件，人事档案567卷，图书资料543册。这些档案均已录入电脑，打有案卷目录，并同时采用电子计算机联网检索。

三、企业档案工作目标管理情况

2006年，为使档案工作实现规范化和标准化，我们按照国家档案局、国家经贸委、国家计委关于《企业档案管理规定》和《企业档案工作目标管理办法》的要求，积极开展档案目标管理工作。为搞好档案的目标管理，我们着重抓了以下几方面工作：

1、加强档案工作的领导。成立了档案鉴定小组，各部室配有专兼职档案员，使公司形成档案的层级管理网络。在企业进行机制改革时，及时明确领导和部门的职责，并及时更改补充兼职档案名单。

2、制定档案管理的各项规章制度。在开展企业档案工作目标管理过程中，我们进一步建立和健全档案管理制度，制订了《东安供电局档案管理制度汇编》。包括有《机构、人员及其职责》、《档案的收集》、《档案的保管》、《档案的利用》、《档案的保密》、《档案的查（借）阅》、《库房管理》及各类档案保管期限表、分类方案等20个档案管理制度，并将这些标准和制度纳入企业管理进行考核。

3、搞好档案的编研工作。到2006年10月止，我们综合档案室续编了《组织沿革》、《大事记》、《全宗指南》、《基础数字汇编》、《职工代表大会文件汇编》、《工程简

介》、《东安供电局管理制度》、等编研资料；并编写了《东安供电分公司生产技术制度汇编》、《县级供电企业管理体制改革动员大会文件汇编》、《东安供电局党委办文件汇编》、《东安供电局财务部文件汇编》等文件汇编。此外，还编有各种档案检索目录和图书资料目录，较好地为领导提供决策，为利用者提供服务。

4、积极开展档案服务。仅2005年，综合档案室共提供利用科技档案157卷，文件441份，利用者达178人次。在档案提供利用方面的查全率、查准率均达100％，这些档案在企业管理、生产、领导经营决策中发挥了重要作用。开展档案利用取得了较好的经济效益。

东安供电局综合档案室的档案工作在各级领导的重视和大力支持下，在广东电网公司和市档案局的指导下，经全体档案工作人员的共同努力，我们按照《企业档案工作目标管理考评标准》的要求进行整改和完善，经自查自评，评得总分91分，其中，组织管理29分，设施设备15分，基础业务27分，开发利用20分，总分和各单项分均达到企业档案工作目标管理国家二级标准，现特向广东省档案局申报档案目标管理国家二级单位，请组织考评。

广东电网公司东安供电局

篇6：企业档案管理工作自评报告

为提高我公司档案管理水平，使档案工作不断标准化、规范化，从而更好地服务于公司生产经营，我公司将积极参与集团2012年度星级档案室达标竞赛活动，并将此工作纳入领导工作议事日程。认真按照《XX集团星级档案室验收评比考核标准》的要求，从组织管理、设施设备、基础业务建设、开发利用四个方面等方面进行严格自评。

现将自评情况汇报如下：

一、组织管理（标准分 20 分，自评得分 20 分）

（一）机构人员（标准分 6 分，自评得分 6 分）

1.我公司设置了档案管理部门，建立档案工作网络，对各类各部门档案实行统一领导，分级管理。

2.我公司负责人（公司总经理）负责统一领导公司档案工作。档案部门负责人（人事行政经理）负责拟定公司档案工作的各项管理制度、并组织实施。各部门负责人（各部门经理）负责掌握公司档案工作的有关制度和要求，配备兼职档案人员确保本部门档案的完整性、准确性和系统性。

3.我公司配备专职档案人员1名，负责认真贯彻执行档案工作制度、规定及业务标准，维护档案的齐全、完整、准确、系统、安全；监督指导各部门做好文件材料的形成、积累、整理立卷及归档工作，保证档案的齐全和完整；负责本单位档案的收集、整理、统计、鉴定、保管及利用工作；参加产品鉴定、科研成果审定、建设项目竣工验收和购进设备开箱等活动；做好档案的保管和保密工作，确保档案的安全；及时、准确地做好利用档案的信息反馈工作。我公司还配备兼职档案人员负责熟悉本部门各阶段文件材料的形成情况，指导督促本部门有关人员做好文件材料的收集、积累、整理工作；做好平时立卷工作及文件材料安全保管工作；按照档案工作要求，严格把关文件质量，做好文件整理、归档工作。

（二）管理职责（标准分 8 分，自评得分 8 分）

1.我公司把档案达标工作纳入领导工作议程，档案专职人员每季度对档案工作进度和存在的问题向领导进行汇报。同时将档案管理工作纳入公司年度计划之中，使档案工作为我公司的其他各项业务工作提供基础的服务。

2.我公司实行了各类档案集中统一管理，并建立了专兼职档案人员的岗位责任制，档案管理职责明确、全面。

（三）规章制度（标准分 8 分，自评得分 8 分）

我公司根据《xxx集团股份有限公司档案管理办法》和《xx事业部档案管理制度》，同时结合我公司实际情况制定了《xxx集团奶粉事业部金海公司档案管理制度》。公司严格执行此制度，并对相关岗位人员进行了培训，确保相关人员对制度内容熟悉掌握。

二、设施设备（标准分 15 分，自评得分 12 分）

（一）库房管理（标准分 5 分，自评得分 5 分）

我公司设置了专用的档案室，室内干净、整洁、卫生，面积共

120平方，能够满足档案放置需要。

（二）档案设备（标准分 6 分，自评得分 3 分）

1.档案室安装了灭火器、温湿度测试仪，并有温湿度记录。投放了防鼠、防虫药，同时做了防光、防潮、防尘、防水等措施。

2.未配备电脑等管理设备，但行政办公室有相关设备，不影响档案室使用。后期改善也可以增添相关必要设备。

（三）档案装具（标准分 4 分，自评得分 4 分）

1.我公司目前已配备19组规格统一的档案柜，可以满足档案放置需要。

2.档案装具的式样和规格及质量均符合集团相关规定。档案盒和档案卷皮均采用无酸卷盒、外观和质量符合集团要求。

三、基础业务建设（标准分 50 分，自评得分 38 分）

（一）收集工作（标准分 15 分，自评得分 12 分）

1.各部门在每一项工程项目设计、生产、科研技术、技改、采购招标工作完成之后，会将所有资料原件（包括法律意见书、文件报审单、买卖合同、资质证明等相关资料）交于人事行政部档案管理员处，并在本部门留存一份。

归档时间：

（1）一般情况，一年会归档一次。党群类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、会计类文件材料每年的第一季度会将上年度形成的需归档的文件材料归档。

（2）基建类文件材料在工程建设总体竣工后归档。工期较长的工程，应阶段性归档，工期短的工程应随时归档。

（3）设备仪器类文件材料在设备安装调试后会将其随机材料及验收材料归档。每年的第二季度会将上年度形成的设备维护的文件材料归档。

（4）建筑物的改造、设备检修等改建工程在完工以后的一个月内会将资料整理归档。

（5）各项活动形成的录像、录音、照片、底片、磁性材料会在每年的第二季度将上年度形成的材料归档。

2.递交和接收档案会在《档案移交记录表》上进行登记，方便以后的查阅，未进行登记确认的档案视为没有递交。

3.我公司严格按照制度要求，保证归档的文件材料必须是办理完毕，具有保存价值。归档的文件都为原件，因故无原件的会将具有凭证作用的复制件归档。归档的文件材料层次分明、形成规律、齐全完整、科学分类。

（二）整理工作（标准分 15 分，自评得分 13 分）

1.归档的文件材料齐全完整，在保持文件之间的历史联系原则上，科学地分类，按照不同的保存价值组成保管单位（案卷）。

2.案卷内文件排列有序，卷内目录、案卷目录、备考表填写规范、清晰、准确。

3.案卷封面和侧脊填写规范、清晰。并拟制简明确切的案卷标题，说明了保管期限，案卷排列科学、有序。

（三）保管工作（标准分 6 分，自评得分 6 分）

1.档案未出现破损、虫蛀、鼠咬等现象。

2.档案室未出现失密、泄密、火灾、水淹等事件。

（四）统计工作（标准分 8 分，自评得分 4 分）

1.建立了档案工作统计台账，有查、借阅申请表和登记表。

2．暂时没有做过关于档案利用效果、库存等方面的统计。

（五）信息化建设（标准分 6 分，自评得分 3 分）

1.有分类电子版归档文件目录。

2.电子档案的收集和保管工作暂时没有开展。

四、开发利用（标准分 15 分，自评得分 9 分）

（一）检索工具（标准分 5 分，自评得分 5 分）

1.设有总目录

2.设有三种门类，分别为基建类、设备类和文书类目录。

（二）利用服务（标准分 6 分，自评得分 4 分）

1.暂时没有执行档案查阅电子流程审批手续。

2.档案管理人员业务熟练，调卷迅速、准确。查准率较高。

（三）开发工作（标准分 4 分，自评得分 0 分）

目前没有开展档案利用效果反馈和利用实例的工作。后期可以做这反面工作的方案，从而开展工作。

综上，我公司参评星级档案室自评总得分为79分，按此分数可达到集团给定三星级档案室的标准。自评得分虽未必准确，但此次自评可以充分表示我公司希望积极参与此次星级档案室评比竞赛活动的愿望。我们会在排期内对我公司档案室进行必要、科学的改善，争

取符合集团以及事业部的要求，争创一流档案室。

此致

敬礼

XXXXXX有限责任公司

人事行政部

篇7：民营企业会计档案管理调研分析

到抛砖引玉的作用。

关键词 民营企业 会计档案管理

民营企业是非公有制企业的一种，是我国经济的重要组成部分。随着改革的深入，开放的扩大，民营企业对中国经济的快速发展起着越来越重要的作用。据**海关统计，在2005年——2007年间**市累计实现外贸进出口值172.1亿美元，其中，国有企业、外商投资企业、民营企业分别累计进出口48.8亿美元、66.3亿美元、57亿美元，平均增长率分别为8%、34.5%、34.4%，对于出口，民营企业近两年已占据**市出口的半壁江山。伴随中国市场经济的发展与完善，民营企业已经逐渐成为外贸出口的“领头人”、扩大就业的“主渠道”、自主创新的“先行者”。记载和反映民营企业产生、发展过程及生产销售管理、技术等活动的企业档案也成为民营企业发展与壮大的重要资源，而会计档案则是民营企业档案的重要组成部分，它为民营企业管理者及相关部门的管理决策提供必要依据。民营企业会计档案管理工作不容忽视，它是企业管理不可缺少的内容。然而现实中，民营企业的会计档案管理状况却不乐观！

一、民营企业会计档案管理的现状

1、会计档案管理水平参差不齐。

我国的民营企业数量众多，规模大小不一，档案管理水平也是参差不齐。那些有一定规模，企业效益较好，科技含量较高或者取得某种资质的企业，档案管理工作比较规范，如上海申茂铜材有限公司、上海公元建材发展有限公司等；由国有企业改制而成的民营企业，大多沿用国有企业相对完善的管理制度，档案管理工作也相对规范。而那些规模小，效益差的个体企业，或从无到有的新建民营企业，档案管理工作几乎成为企业的一大死角，基础工作薄弱，有些企业甚至根本就没有档案意识。

2、大部分民营企业特别是中小企业极少建立会计档案管理制度。

很多民营企业，特别是中小型企业，对会计档案管理意识较差，建档率较低。由于资金规模的影响，企业的员工较少，且一半都是身兼数职。有些企业甚至没有专职会计，每月的账务到了月底就聘用兼职会计人员匆匆做账，以便应付税务机关或者投资者及银行等。对于会计档案也就粗略的简单整理，有的甚至根本就不整理。会计工作不规范，进而会计档案工作也无从做起，对于人为加工的财务资料随意堆放，企业没有一套行之有效的会计档案管理制度予以规范，而企业主或者管理者也无暇建制。

3、企业主会计档案管理意识较弱。

大多数民营企业偏重于能够产生经济效益的生产与销售活动，而忽略了会计档案在企业生产经营中资金流动的凭证与反映信息作用，对会计档案管理工作投入较少，甚至没有。对于有些企业主来说，企业的账本、报表等都是为应付税务机关或工商行政部门或者投资者而作，财务数据的真实性与充分性值得推敲，没有保存的价值，会计档案管理工作无须开展。以致会计档案管理工作在很多民营企业内部管理中仍然是混乱不堪。

4、会计档案没有实行集中统一管理，不利于保管与利用。

很多企业，财务资料随处堆放，散乱于各个部门。从财务室借出的会计资料也不按时归还。大多民营企业由于规模小，人员少，没有专职的会计档案管理人员对之进行整理与保管，随处散乱的会计档案没有被集中统一管理，这容易导致会计档案的遗失与毁坏，也不利于保管与后期的查询利用，会计档案管理工作空白滞后。

5、会计档案人员不能及时与外界沟通。

与同行交流会计档案管理经验，可以促进档案管理工作更好地为企业决策、运营服务。有些企业会计档案人员通常是由企业主或领导的亲属或其他办公人员担当。对于他们来说，档案管理只是简单的收存工作，没有必要倾注太多的精力，也没有必要浪费时间财力与外界沟通交流；再者，为了节约资金，企业主也会减少档案人员外出学习的机会，这也使得会计档案人员不能及时与外界沟通，进而不利于档案工作的开展。

6、保管条件普遍较差，会计档案资源流失、毁损严重。

对于部分民营企业主来说，档案管理工作与生产销售相比产生的经济效益是间接的、无形的、微小的，没有动力去关注，投入很少，企业会计档案管理工作呈“无意识”、“无制度”、“无人员”、“无库房”、“无设备”、“无经费”的“六无”状态。企业的会计凭证、账本、报表等随处堆放，没有专门的保管设备，有的甚至直接堆放在废弃的纸箱内，置于办公室一角，无人问津，更不用说去除湿除尘除虫了，时间长了，会计档案大多霉烂、损毁，数据资源丢失严重。

7、会计档案基础工作不完善，归档不规范。

大部分民营企业没有专职会计档案员，通常是会计人员在空余时间简单整理，然后找地方堆放，或者是出纳人员予以整理、装订、保管会计档案。有些企业，由于人员更换频繁，对档案的交接工作没有做好，权责不明确，造成很多会计档案没能被及时归整。有的企业干脆就不对其进行归档整理，直接将会计档案胡乱堆放到大

文件柜中，然后锁上或贴上封条，长期不予理会。

8、会计档案人员专业素质普遍较低。

会计档案管理工作要求管理人员既要具备会计专业知识，又要具备档案专业知识，一般情况下，最好应由懂得档案知识的会计人员来担当，对会计档案进行专职管理。而很多民营企业为了节约资金，聘用一些文化素质较低，毫无档案知识的人来管理，或者是让文秘等办公人员兼职管理档案，这些人通常是缺乏档案专业培训，也很少能按照规范进行档案收集和整理。

9、会计档案得不到充分利用。

随着市场经济的不断发展，民营企业已经成为中国经济的重要组成部分，民营企业的会计档案是民营企业发展的重要资料，充分利用好会计资料，能为民营企业的发展带来很大的利益，而现实是多数民营企业只重视生产销售等经营活动，而缺乏对反映企业资金运动变化的会计档案的利用，很少利用会计档案来分析企业经济管理过程中的各项活动，这也在一定程度上造成会计档案资源的浪费；再者，民营企业私有性的特点，过分强调保密，这在一定程度上限制了会计档案利用人员的身份，这也使得会计档案得不到充分利用。

10、没有开展会计档案鉴定、销毁、利用工作。

按照会计档案管理办法的规定，保管期满的会计档案（除未结清的债权债务和涉及其他未了事项外的原始凭证及正在项目建设期间的建设单位的保管期满的会计档案外），可以按规定程序予以鉴定、销毁。这样既可以体现会计档案的储存价值，将有保存价值的会计档案予以重新归整、利用，又可以节省会计档案的储存空间，提高会计档案保管质量。而实践中的情况却不如人意，大多数民营企业的会计档案一经归档后，就被长年累月地存放在档案部门，很少予以鉴定、销毁。由于企业主不重视，档案管理员专业素质不高等原因，使得对会计档案的鉴定销毁工作难以开展，大量堆放的未能及时清理的会计档案浪费了企业的人力、物力、财力。

11、电算化会计档案的收集与归档存在较大问题。

由于民营企业的规模大小、会计管理水平等有所不同，会计电算化水平也是参差不齐，进而电算化会计档案的收集与归档存在不同问题。规模较大、管理较为完善的大型民营企业，会计电算化水平较高，电算化会计档案的收集与归档工作进行得比较好。而那些规模较小，管理较为粗放的民营企业，特别是中小型企业，会计电算化水平较低，有些企业甚至没有完整的会计电算化系统，对于有价值的会计凭证，没能及时打印出来，很多到期末一并打印，一旦电算化系统出现问题，数据丢失，电子档案将无法打印成纸质予以保存。有些企业电算化会计系统的数据没有及时备份，或是即使备份了，所储存的硬盘或u盘等载体随处存放于相关部门，归档不及时，或即使归档了，也会由于没有完善的保管条件而使得磁盘、硬盘等储存载体损坏以致系统不能识别原始数据，进而导致电子档案数据丢失。

二、民营企业会计档案管理现状的原因分析。

我国民营企业分为个体企业、私营企业、民营科技企业、乡镇企业、股份合作制企业、国有民营企业等，它们都有着民营企业共同的特点，而这些企业自身的特点也影响着会计档案的管理。

1、中国民营企业主大多具有冒险、自主创业精神，他们吃苦耐劳，艰苦奋斗，抓住机遇，勇于冒险。企业管理的重心着眼于企业的发展，企业主的主要精力在于寻找企业发展的机遇，对于企业的其他内部管理如档案管理，就有所忽略，企业的会计档案管理就更无暇顾及了。

2、民营企业的市场性很强，其经营目标是实现资本增值，追求资本收益最大化，有将利润进行再投资以实现进一步增值的内在投资欲望。民营企业的经营活动完全以市场为导向，按市场需求来经营管理企业，一切以盈利增值为主，企业主关注的大多是投资少，见效快的市场机遇。对于档案管理，特别是会计档案管理这种投资不少，见效不快即很难见到直接经济效益的内部管理更是无心关注，企业的档案工作得不到重视，档案工作也难以开展。

3、家族制管理模式，缺乏有效的治理结构。据调查，我国70%的民营企业基本上都采用家族制管理，企业以血缘为纽带，企业内员工大多与企业主是亲友关系，从上到下，人合成分大于资合成分。企业会计档案涉及企业的商业秘密较多，私有性很强，企业主一般都让自己的亲戚或者熟人来管理，而这些人往往没有相关的专业知识，专业素质、文化素质都比较低，对会计档案也谈不上专业化管理，只是被动的接收，堆放，更谈不上鉴定、利用、编研了。

4、民营企业融资困难、资金严重不足，这一特点也影响着企业的会计档案管理。民营企业相对于国有大中型企业、外资企业来说，资金来源渠道较少，银行放贷少，入市门槛高等导致民营企业融资困难，企业的发展大多靠企业的自有资金或利润再投资，市场性、盈利性的特点引导民营企业主将较少的资金投入到投资报酬率较高的项目上，而不会把资金较多地投到他们看似“无利可图”的档案管理上，企业的档案管理出现“六无”状态也不足为奇了。

5、管理不完善也是民营企业的一大特点，企业内部组织关系不明确，管理层次不清楚，计划性不强，会计档案管理也就缺乏统一的管理安排，会计凭证、报表多个部门散乱堆放，权责不明确，归档保管工作实施困难。

三、民营企业会计档案管理的对策

1、健全会计档案管理制度。在遵循会计档案管理办法的前提下，制定与企业自身相符合的企业会计档案管理制度。建立并逐步健全立卷、归档、保管、利用、鉴定、销毁等制度，规范企业会计档案工作。会计部门按规定编制会计档案移交保管清册，将会计档案移交档案部门管理。未设档案部门的企业，可以设专人保管。

2、强化宣传，增强企业主档案意识。

国家档案部门财政部门等相关机构应加强民营企业的档案宣传工作，采取典型示范宣传，可以通过各种途径从实践上理论上加大宣传的力度，增强企业主的会计档案意识，使其认识到档案特别是会计档案对企业长远发展的重要性。从思想上行动上调动企业主的建档或者完善档案管理的积极性。

3、将会计档案管理纳入会计人员继续教育内容。

会计知识的继续教育是会计人员提高专业素质的一个重要途径，将会计档案管理纳入会计继续教育内容，使得会计人员认识到档案知识的重要性，要求其从规范会计基础工作起做好会计档案工作。

4、提高会计档案人员的专业素质。

企业领导应重视会计档案管理工作，关心会计人员，档案管理人员。多提供会计档案人员外出培训或学习交流的机会；采取各种措施鼓励会计档案人员提高自身专业素质；在企业内宣传档案工作的重要性，提高会计档案人员在企业管理中的地位。

5、完善民营企业内部管理制度，明确相关权责。

篇8：民营企业档案工作情况的调研报告

一、基本情况

黑龙江省国资委于2004年2月17日挂牌成立, 是省政府授权代表国家履行国有资产出资人职责的直属特设机构, 依照《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国企业国有资产法》等法律和法规, 监管我省国家出资企业的国有资产, 加强国有资产管理。目前, 省国资委履行出资人职责的企业为17家, 分别是黑龙江辰能投资集团有限责任公司、黑龙江龙煤矿业控股集团有限责任公司、黑龙江新世纪国有资产经营有限公司、黑龙江龙兴国际资源开发集团有限公司、黑龙江省铁路集团有限责任公司、黑龙江省对外经贸集团有限责任公司、中国煤炭国际经济技术合作总公司、黑龙江新良粮油集团有限公司、黑龙江联合产权交易所有限责任公司、黑龙江省投资总公司、黑龙江省建设集团有限公司、黑龙江航运集团有限公司、黑龙江中盟集团有限公司、黑龙江省机场管理集团有限公司、黑龙江省地方煤炭工业 (集团) 总公司、黑龙江旅游集团有限公司、黑龙江龙涤集团有限公司。按照“以提高增长质量和效益为中心, 突出结构调整, 强化创新驱动, 加强管理提升, 全面深化改革”的经营战略, 2013年, 省国资委各出资企业面对经济运行持续低迷的严峻形势, 整体上实现了在困境中提质增效, 累计实现营业收入649亿元、主营业务收入601亿元、利税总额33亿元、税金55亿元, 年末资产总额1301亿元、所有者权益327亿元。

国资委出资企业是关系我省经济发展的重要力量, 为进一步依法加强对省国资委各出资企业档案工作的监督指导, 更好地为企业发展服务、为我省经济建设服务, 省档案局继2005年、2012年之后, 第三次联合省国资委对其出资企业开展档案行政执法检查。6月16日至25日, 省档案局、省国资委组成联合检查组, 对省国资委17家出资企业中的14家进行了档案行政执法检查。其中, 黑龙江旅游集团有限公司、黑龙江省地方煤炭工业 (集团) , 总公司、黑龙江龙涤集团有限公司因搬迁、档案员患病、产权变动等特殊情况未能检查。

省档案局、省国资委对本次检查高度重视, 成立了5人检查组, 在多次研究检查的内容、要求和时间安排的基础上, 联合下发了《关于对省国资委各出资企业进行档案行政执法检查的通知》, 就检查的相关事项进行了明确说明。各企业对本次检查也十分重视, 在接到通知后, 均能按照要求认真开展自检自查、对照整改, 积极开展迎检工作, 形成自检自查情况报告;检查时均有主管档案工作的负责人出面, 认真进行工作汇报, 并积极配合检查组的工作;检查后, 能够正视存在问题, 按照检查组提出的整改意见立即着手整改。检查组在检查中, 严格按照档案行政执法检查的程序, 通过听取汇报、重点问询、实地检查等方式, 对企业贯彻落实《档案法》情况、档案工作制度的建立和执行情况、10号令的贯彻落实情况、档案基础业务建设、档案安全保管、档案信息化建设以及档案信息的开发利用情况等进行了重点检查。在评议讨论后, 对企业档案工作的整体情况作出了客观、公正、实事求是的评价, 形成了档案行政执法笔录, 并就企业档案工作存在的问题和整改建议向企业领导进行了反馈。在检查后, 检查组依据检查情况, 形成了《关于对省国资委出资企业档案行政执法检查情况的通报》, 以省档案局、省国资委联合行文的方式下发各相关单位。

二、管理现状

从检查情况来看, 各出资企业档案管理情况总体良好。主要表现在以下几个方面:

(一) 档案工作管理机制进一步健全。

多数企业能够依法加强对档案工作的领导, 将档案工作纳入到企业议事日程。明确分管领导, 及时研究解决工作中存在的问题和困难。配齐专 (兼) 职档案工作人员, 建立档案工作体系。建立健全档案管理各项规章制度, 明确岗位责任制和奖惩办法。黑龙江新良粮油集团有限公司、黑龙江省投资总公司、黑龙江中盟集团有限公司能够按照统一领导、集中管理的原则, 形成了档案部门归口管理、各部门共同参与的档案工作体制。黑龙江龙兴国际资源开发集团有限公司将档案工作作为20%的绩效比例与年终考核挂钩, 有效地促进了全公司档案工作的正常开展。

(二) 档案工作环境得以逐步改善。

各企业均能够设立专门档案库房, 部分企业档案库房面积有所增加, 基本做到库房、办公、阅览三分开。多数企业档案保护、保管设施设备 (如灭火器、温湿度计、防光窗帘、报警器、监控设施等) 基本到位, 均配置密集架或五节柜等档案装具。省机场管理集团有限公司、黑龙江龙煤矿业控股集团有限责任公司、黑龙江辰能投资集团有限责任公司的档案基础设施建设较好, 库房面积能满足档案工作发展需要, 并配备了密集架、防磁柜、底图柜等档案装具。黑龙江省铁路集团有限责任公司、黑龙江省对外经贸集团有限责任公司相较于上次执法检查, 在库房条件上有了明显改观, 根据自身办公条件, 设立了档案专用库房或对原库房进行了改造, 基本符合档案库房的防护要求。

(三) 基础业务建设进一步加强。

多数企业能按照档案管理标准与规范要求, 基本做到归档文件材料收集齐全, 档案分类科学, 保管期限划分准确, 组卷合理, 编目规范, 检索工具齐全, 借阅手续完备;档案各业务环节衔接较为顺畅, 档案规章制度能够有效落实, 按要求完成年度归档工作, 并开展了利用服务工作。黑龙江航运集团有限公司、黑龙江龙煤矿业控股集团有限责任公司、黑龙江辰能投资集团有限责任公司、黑龙江中盟集团有限公司、黑龙江省对外经贸集团有限责任公司等企业档案案卷质量规范标准。黑龙江新良粮油集团有限公司、黑龙江中盟集团有限公司、黑龙江航运集团有限公司能及时开展对所属子公司档案指导工作, 充分掌握了解所属企业档案管理情况。黑龙江航运集团有限公司、黑龙江龙煤矿业控股集团有限责任公司、黑龙江新世纪国有资产经营有限公司、黑龙江省投资总公司、黑龙江新良粮油集团有限公司能认真按照国家档案局第10号令要求, 初步制定了本企业《管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》, 并积极争取成为开展此项工作的试点单位。

(四) 档案信息化建设有序开展。

各企业积极开展档案信息化工作, 建立档案检索体系, 基本建立所存档案目录级数据库。黑龙江航运集团有限公司依托办公自动化OA系统档案模块, 建立了档案信息数据库, 实现了文件在线接收, 并积极开展网上提供利用等有益探索;黑龙江省建设集团有限公司、黑龙江辰能投资集团责任公司、黑龙江龙煤矿业控股集团有限责任公司、黑龙江新世纪国有资产经营有限公司购置档案管理软件, 完成软件升级, 初步建立目录级数据库;黑龙江新良粮油集团有限公司购置安装档案信息输入设备, 完成室存档案全文信息扫描工作, 实现档案全息存储, 对电子文件进行了备份。

三、存在问题

(一) 档案安全方面。

部分企业存在档案安全防护设施设备陈旧、缺失现象, 档案安全保管问题较为突出。例如:个别企业档案装具严重不足, 致使档案无柜可装, 堆放在其他档案柜上, 直至棚顶, 落满灰尘;有的企业档案装具不合要求, 使用资料柜和资料盒保管档案;个别企业库房面积不足, 没有消防通道, 无法满足档案保管基本要求;有的企业档案库房没有窗户和有效通风设备、没有温湿度调控设备, 防护条件较差, 不利于档案的长久保存。

(二) 基础业务方面。

一些企业未形成正确的档案管理意识, 混淆档案与资料的概念, 并存在“重文档、轻科档”现象, 只将本企业管理类文件收集归档, 而反映企业生产经营的业务、项目、基建、设备、声像等档案则收集不到位。个别企业存在档案断代现象, 因重组改制、机构变革、职能变动等原因, 室藏档案无法完整反映企业沿革发展历史, 形成“有机构无历史、有企业无沿革”的怪圈, 急需开展补收工作。有的企业案卷归档整理规范化程度不高, 存在自制档案目录格式、组卷混乱、案卷题名拟写和保管期限划分不准确、用不耐久书写材料标注档案信息等问题。多数企业的档案利用工作成效不大, 仅局限于内部查阅使用, 深层次的编研开发还属空白。

(三) 监管指导方面。

一方面, 受多种原因的影响, 省国资委与个别企业的工作联系还不够紧密, 对其现有的经营发展情况以及档案管理现状缺少了解, 相应地档案工作方面的业务指导或尚未开展, 或成效有限。另一方面, 各出资企业对权属子公司档案工作监管不够到位。在被检14家企业中, 80%没有对权属子公司开展档案业务指导工作, 企业总部对权属子公司档案管理情况了解不够, 上下沟通不畅, 不能及时对权属子公司档案工作进行指导和帮助, 没有形成有效的档案工作监督管理机制, 造成权属子公司档案工作不能顺利开展, 甚至出现了档案工作盲点。

(四) 档案信息化建设方面。

各企业对开展档案信息化建设工作重要性认识不到位, 缺乏开展档案工作信息化建设的前瞻性考虑, 信息化建设没有提到议事日程。被检企业只有20%购置了档案管理软件, 虽开展了档案信息录入工作, 但资源整合效果并不明显, 对电子档案随意管理的现象还很普遍。

(五) 人员素质方面。

被检企业档案工作人员兼职较多, 人员流动性大, 且多数未参加过档案业务培训, 不具备上岗资格, 致使档案工作人员收集、管理、利用档案意识不强, 业务水平偏低, 实际工作能力达不到企业档案工作所需要求。

四、几点建议

(一) 提高档案工作认识, 切实加强对档案工作的领导。

各企业要提高对档案工作重要性的认识, 加强对档案工作的组织领导, 建立适合档案工作需要的机构, 配备与档案工作发展相适应的档案工作人员。把开展档案工作所需经费纳入企业财务预算, 把档案工作纳入企业生产经营管理各环节、纳入相关人员的岗位责任制和经济责任制、纳入企业的发展规划, 确保企业档案工作顺利开展。

(二) 构筑档案安全体系, 确保档案实体和信息的绝对安全。

安全是档案工作的生命线, 档案安全责任重于泰山。各企业应切实提高对档案安全工作的认识, 建立健全档案安全管理制度, 保障档案安全工作的必要投入, 设立专门的档案库房, 配置合规的档案装具和必要的防护设施, 引进先进的档案安全技术, 构筑起人防、物防、技防相结合的“三位一体”综合防范体系, 把安全责任、安全制度、保障措施落到实处。企业要定期对档案管理情况进行检查, 并将电子文件纳入安全检查范畴, 杜绝安全盲点, 排除安全隐患。本次检查中存在安全隐患的企业, 要对照档案安全防护要求, 抓紧时间整改, 确保档案绝对安全。

(三) 夯实档案工作基础, 不断提高档案科学化管理水平。

各企业要认真贯彻档案工作集中统一的管理原则, 加强档案基础业务建设, 做到应收尽收, 应归尽归, 应管尽管, 稳步提高企业档案规范化管理水平。要根据企业经营发展的新形势、新变化, 遵照企业档案工作的新标准、新要求, 不断完善档案收集、整理、保管、利用、编研、统计、移交等各项管理制度, 并严格按照相关制度要求开展档案工作。要着力完善档案分类大纲, 认真按照国家档案局第10号令要求, 开展本企业管理类文件材料归档范围和档案保管期限表的修订工作。要进一步加大档案收集力度, 在做好管理类文件收集归档的基础上, 下大力气将散存在他处的反映企业历史沿革、生产经营等方面的业务、项目、基建、设备、声像等档案收集齐全, 使室藏档案进一步丰富完整优化。要强化档案利用开发工作, 在做好查阅利用服务的基础上, 深挖企业档案资源, 编写更深层次的档案产品, 为企业发展提供更优质服务。

(四) 加大业务指导力度, 建立起顺畅有力的档案监管机制。

档案行政管理部门要加强与国资委的沟通联系, 积极争取支持配合, 使其发挥主管部门的积极作用和出资人的应有职责, 共同促进出资企业档案工作提档升级。国资委要将档案工作纳入对出资企业监管的范畴, 建立起有效的档案业务联系, 定期开展业务指导工作。企业集团总部要加强对权属子公司档案的监管, 按照集中统一管理的原则建立起本系统完善的档案管理网络, 将各权属子公司档案管理纳入企业总部档案管理计划中来, 积极指导和帮助权属子公司建立和完善各项档案管理制度, 定期对权属子公司档案工作进行检查督导, 及时了解档案工作开展情况, 协助权属子公司解决档案工作中遇到的困难和问题, 确保企业档案工作整体健康协调发展。

(五) 实施数字化带动战略, 科学开展档案信息化建设。

各企业应树立现代化的档案管理理念, 增强前瞻性, 把档案信息化建设作为企业信息化建设的一项重要内容, 统筹规划, 统一部署, 落到实处, 确保档案信息化建设与企业信息化建设同步协调发展。要实施数字化带动战略, 尽快实现档案全文数据库管理, 未开展这项工作的企业, 要抓紧谋划, 快速启动, 有步骤、有计划地着手实施, 按照“存量数字化”和“增量电子化”的要求, 加速档案数字化步伐;已开展这项工作的企业, 要在继续做好接收保管的基础上, 进一步做好档案信息资源的整合和开发利用工作, 提高档案信息资源利用率。

(六) 加强业务知识培训, 着力提升档案工作人员业务能力。