企业oa协同办公制度

2024-07-06

企业oa协同办公制度(精选6篇)

篇1:企业oa协同办公制度

物质的空间和条件已经成为现代企业的必须,只有现代的管理信息系统,能够使人与人之间、事与事之间没有时间和空间的阻隔、保证信息传递的原样、透明可追溯,还有无限开发叠加的可能,协同办公OA平台,是约束管理行为和过程的平台,管理关系事前既定,过程中可监控,结果直接明显,没有政治和人为因素的干扰,同时积淀和活跃企业的文化,使企业中所有的人用相类的思维来思考,用共同的语言来交流。

协同办公OA存在的目的是让工作更便捷,让管理更高效。通过协同OA,方便员工,提高工作实效。将企业的制度和固有的办事流程在协同办公OA中得以体现,让协同OA软件能够被企业的每一个人员都使用,每一项工作都在OA软件中留有痕迹,各种数据在OA软件中得以汇总,每一个决策的过程记录在OA系统中,每一个工作过程都通过OA记录,每一个制度都通过OA去落实,每一个员工都可以在过程中了解事实,以随时监控各项工作的进展,通过回顾与反馈来改变结果。员工不再需要花费是时间和精力去了解每一项制度如何规定,去了解每一项工作由谁负责,去追溯错误和损失是如何产生,而根据协同OA事先既定的组织关系,自动进行工作的发起、流转、监控和完成,对于管理者来说是真正得到了心的解放,

这不只是制度和过程的体现,更是文化的体现。

借助协同OA既定的组织关系而建立起来的虚拟企业组织,是企业文化积累和沉淀的载体。对于大多数企业员工来讲,企业文化是一种说不出道不明的模糊理念。简单来说,所有企业员工每天都应用协同办公OA平台来工作就是一种文化的体现,在这个平台里大家按照既定的规则办事,形成一个共同的价值观与行为指导原则,或者叫做思维方式和行为方式。当你有了困难,你随时可以找到可以协助你的人;当你取得了成绩,你可以得到领导和同事的鼓励和表扬;你可以在特别的日子里给身边和遥远的工作伙伴以热情的问候;你可以发表你的观点,亦可以发泄你的不满;遥远的同事你第一眼看到他就叫得出名字则而且对他很熟悉,这样的东西是都看不见摸不到的,而大家都是按照这样的思维方式在工作和生活,没有级别的限制,没有复杂的人员管理,只是为了沟通,只是为了更好的传递企业的文化。

所以企业的文化需要依靠一个长期的过程,它的积累和沉淀需要一个好的载体,协同OA就是一个好的载体,它不但可以营造一个打破时间与空间的限制,让员工在一起工作,在一起分享,在一起奋斗的企业环境,同时也是员工展现自我和发展的最好平台,因为在OA系统中做过的任何一个痕迹,都会被领导和同事看到。协同办公OA在贯彻制度,沉淀文化的同时,也促进了员工与组织的和谐发展。

篇2:企业oa协同办公制度

一、OA协同办公系统的作用

OA办公自动化系统是企业除了生产控制之外的信息处理与管理的集合。对于单位的领导来说,OA是决策支持系统,能够为领导提供决策参考和依据;对于中层管理者来说,OA是信息管理系统;而对于普通管理者来说,OA又是业务处理系统。OA能够为企业的管理人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效、愉快的工作。

规范管理,提高工作效率:

通过工作流系统,员工不用拿着各种文件、申请、单据(比如:公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批)在各部门之间跑来跑去,等候审批、签字、盖章,这些工作都可在网络上进行。一些处理弹性大而不易规范的工作流程也可变得井然有序。同时由于系统设定的工作流程是可以变更的,可以随时根据实际情况来调整不合理的环节,为企业流程的重组提供有效的事实依据。

节省运营成本:

OA平台最主要的特点之一是实现无纸化办公,无纸化办公节约了大量的纸张及表格印刷费用;工作审批流程的规范可为员工节省大量工作时间;完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低电话费及差旅费用。

消除信息孤岛、资源孤岛:

OA协同办公平台的协同性可以彻底消除由于企业内部各业务系统相互独立、数据不一致,信息共享程度不高、管理分散,管理维护工作量大等因素形成的一个个“信息孤岛”、“资源孤岛”。

实现知识传播:

实现企业对其最重要资产――知识的高效管理、积累沉淀、传播、应用。完全摆脱人员流动造成的知识的流失。

提高企业竞争力、凝聚力:

员工与上级沟通很方便,信息反馈畅通,为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑,企事业的单位的内部凝聚力将大大增强。

二、OA的功能特点 ☆ 适用,符合日常办公习惯

适用性是系统设计的第一原则,OA站在最终用户的立场上,在适用操作、业务处理、功能展示等一系列问题上进行了深入研究。

☆ 成熟性与先进性

产品采用三层结构模式,系统开发采用微软目前最成熟先进的.net技术,数据库采用微软的SQL SERVER 2000既保证当前系统的高可靠运行,又使系统能够适应未来技术的发展,满足业务不断变化的需要。

支持工作流正文内容笔迹留痕、手写签名、电子公章。☆ 安全、可靠、稳定性

系统在实际运行中可能含有大量的用户机密信息,需要对使用信息进行严格的权限管理。系统采用分级管理、统一授权和全面安全跟踪等方式进行权限管理。

☆开放性与可扩展性 系统采用开放的可扩充模块结构,保证以后可以方便地升级以及在同一平台上扩充其他业务功能。☆ 高度自定义

系统的组织机构、职务角色、工作表单、工作流程、桌面显示风格、甚至部分功能模块也可由用户自定义。

☆ 易学易用易管理

系统采用B/S,客户端通过IE浏览器访问,功能设计直观,操作简便,复杂的功能模块内即有使用说明,用户使用基本无需培训。

☆ 支持集团办公模式

支持集团办公,集团各机构之间的用户可以允许或禁止互相访问。☆ 支持与ERP系统的连接(破解版支持用友,暂时没金蝶接口)开放的数据库结构,独立的工作流引擎,支持用户自定义中间数据库,使ERP的数据进入OA流程,表单审批、流转结束以后的数据可以提供给ERP系统使用。

三 OA功能介绍 功能模块 工作流 新闻公告 电子邮件 文档中心 工作计划 工作报告 行政综合 任务安排 个人办公 模块内容简要说明

表单制作、流程设定、审批处理、流程催办、流程统计等。

包含“公告管理”、“新闻管理”,管理新闻公告的拟稿、审核、发布与查询;可自定义增加发布栏目。

内部邮件、POP3邮件收发,邮件管理。

公共文件夹的建立与权限分配,文件上传与管理。

部门或个人周计划、月计划的起草、审核、发布及执行反馈。

撰写工作日报、周报、月报或其他总结汇报,可提交上级审阅。

包含“调查投票”、“员工评选”、“外出登记”、“重要提醒”、“费用管理”、“通讯录”、“考勤管理”等7个子模块。

工作任务下达、执行、转发,任务执行进度监控。

包含“个人日程”、“工作日志”、“个人文件夹”、“个人设置”、“个人通讯录”、“常用链接”等6个子模块。

企业文化 手机短信 知识管理 会议管理 车辆管理 用品管理 资产管理 图书管理 合同管理 证照管理 包含“电子论坛”、“电子期刊”、“成长历程”、“企业格言”、“欢迎新同事”、“文体活动”等6个子模块。

通过网关收发手机短信,可以建立个人通讯录、常用短语。

知识文档的分类,知识的建立与查询。

会议的计划安排登记,会议纪要管理,会议查询管理。

车辆资料记录、车辆使用管理、用车申请管理。

用品分类登记,入库、领用申请与审批,领用统计报表。

资产分类及登记,使用、归还、维修、清理、折旧管理。

管理图书资料,图书借阅、归还管理。

企业合同的录入、借阅、终止、销毁及查询管理。

管理企业证照,设置到期查询,自动到期提醒。报表中心 项目管理 在线讨论 系统首页 定义需要填报的报表类别、格式,网上填报报表内容。

管理项目的立项、审批、任务、资源、费用、文档等。

发起、关闭讨论议题,查询历史讨论内容。

功能菜单定义:可选择只把用户需要的功能模块显示在首页左面的功能树中,隐藏不使用的模块。桌面显示定义:定义桌面显示信息,如公告、新闻、待办事项、我的任务、我下达的任务、最新文档,我的日程、我的邮箱、我的会议、共享日志等。

桌面栏目可以自由选择,自由拖动。快捷方式定义:定义常用的功能在桌面右上角,如流程发起、写邮件、写日志等。

1、工作流

流程发起:选择相应工作表单(如费用申请、采购申请、请示报告等),填写相应栏目或正文内容,即可提交给下一个审批(办理)环节,也可保存至草稿。

审批办理:系统首页或在“我的待办”文件夹中显示所有需要当前用户办理(或被授权办理)的工作,打开即可在指定的位置签写审批办理意见,也可以根据权限修改工作表单中的内容。签写意见的方式有:输入文字意见、调用常用审批用语、电子签名、调用手写签名、盖章等。

可以退回至已经办过的任意环节。

可以直接将待审批工作置为办结,且将办结信息通过邮件通知所有经办人。

如果当前环节是最后环节,而实际情况还需要继续流转,可在工作流程中添加后续环节,并继续提交。协办:办理人可以发起协办,即使协办尚未办理,当前环节仍可提交,且协办自动取消。

监控催办:所有当前用户已办理的工作自动存档在“我的已办”文件夹中,可直观地看到每一项工作现在所处的处理环节,可对当前的工作办理人发送催办信息。

流程调度:如果由于流程设置错误或当前处理人因故不能办理某项审批工作,可以将该项工作调度给其他人办理。

办结查询:用户可根据权限范围查询已经办结的工作表单及审批内容。

统计分析:系统可自动对同类表单按时间段进行统计,被统计的内容限于数字信息(如费用申请、报销单等),既可统计已经办结的,也可统计办理中的。

流转记录:详细记录流程每个环节的收到、提交时间及办理用时。

2、新闻公告 2.1、公告管理

在系统内发布各种通知、通告、决定、动态等,公告审核支持多级审核。

公告可以限制部分人可以查看。点击公告标题,可以查看该公告的已阅人员或未阅人员。超过有效期的公告自动归类到历史公告。2.2、新闻管理

实现新闻的发布与维护管理功能,新闻对象亦可指定,新闻的发布无需审核。2.

3、类别设置

设置公告、新闻的类别以及桌面提醒方式。

3、电子邮件

电子邮件系统作为信息传递与共享的重要的工具和手段,满足办公自动化系统最基本的通信需求。RuvarOA的电子邮件模块,可以与各种通用的邮件服务器软件结合使用,也可内部独立使用,实现内部邮件与外部邮件的无缝结合,提供了离线邮件处理、群发、多邮箱管理、邮件自动接收、分类归档等各种功能。

RuvarOA允许通过后台管理限定个人邮箱空间大小、限制某些帐号收发POP3邮件,或监控某些帐号的外发邮件内容。

4、文档中心

文件分类:可以根据企业的管理要求,建立不同的文件类别以存放相关的文件。文件的上传、阅读、删除都可以有严格的权限设置。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、图片等各种文件格式。

文件上传:可以单个文件上传,也可以直接向服务器硬盘的文件夹批量复制文件。文件查阅:用户可以根据权限阅读或下载相关文件。

文件只读:支持对doc、swf格式的文件只读而不能下载、复制,提供所有文件转换至swf格式的工具。

5、工作计划 5.1、个人计划

周计划:以每天为时间单位起草个人周工作计划(上周未完成计划自动重新写入本周),提交部门负责人审阅、发布。计划执行人可根据计划完成情况将每项计划置为“完成”、“未完成”状态,注明完成或未完成原因,最后将所有计划置“办结”状态后归档。

月计划:起草个人月工作计划,操作流程同周计划。5.2、部门计划

周计划:起草、发布、执行、查询部门周工作计划,操作流程同个人周计划。月计划:起草、发布、执行、查询部门月工作计划,操作流程同个人月计划。

6、工作报告

用户可以填报工作日报、工作周报、工作月报或其他类型的工作报告、总结,并提交给有关领导审阅。部门负责人或部门主管领导可以查看该部门所有人的报告内容。工作日报、周报、月报可设置提交时间,自动标记延期提交的报告。自动汇总漏交日报、周报、月报的员工。日报、周报、月报格式可由用户自定义

7、行政综合 7.1、调查投票

通过设定主题,可以对企业关心或关注的话题进行网上投票。每一主题都可以限定投票人范围,每人只能投票一次,支持匿名投票。广泛应用于民意调查、投票选举、表决、以及人事考核等。

7.2、员工评选

评选典型(如优秀)员工,可限制每个评选人的最多投票数,自动按结果排序。7.3、重要提醒

针对某些重要事件,可以设置系统自动提醒,即每次登录OA都会自动弹出提醒内容。提醒对象可以多人,提醒频率可以是每天、每周的某几天、每月的某几天。

7.4、外出登记

登记当前员工的外出情况:外出时间、外出地点、外出事由、返回时间等,便于及时了解员工外出动向。

7.5、通讯录

建立内部(即OA系统用户)通讯录以及公共通讯录,供用户查询。7.6、费用管理

管理企业费用类别,录入费用数据,生成多种费用汇总表,查询个人或部门费用发生情况。7.7、考勤管理

设置上、下班考勤时间,用户可登陆系统进行考勤,系统自动生成考勤报表。

8、任务安排

任务安排实现对日常工作任务的安排、下达,任务负责人员的指定,实现工作由上到下,由总到分的统一安排管理。

主管领导可以对于已经安排的工作任务进行跟踪检查,实现管理者对于任务进展情况进行直接、准确的监控管理。

9、个人办公

9.1、个人日程:个人日程的安排、备忘,可设置手机短信自动提醒。9.2、工作日志:个人日志,日志可以共享给本部门、上级或者全体用户。9.3、个人通讯录:员工的个人通讯录信息,可导入到OA企业邮件系统中。

9.4、个人设置:个人基本信息设置,签名样式上传管理,登录密码修改,流程审批及日程安排的授权。9.5、个人文件夹:建立个人文档中心,可以建立文档类别,支持同时多文件上传,支持文件在文件夹之间的移动。

9.6、常用链接:OA提供办公过程中有可能用到的一些信息查询工具,如万年历、长途区号、邮政编码、度量衡转换等。用户可以增加更多的查询工具。

10、企业文化 10.1、电子论坛

可由用户灵活设置论坛类型、论坛版主、论坛访问用户范围,在实现内部员工交流的同时,可以充当日常办公讨论的功能,大大提高内部交流的效率。

支持直接上传MP3、AVI等格式的声音、图像文件,察看时直接播放。10.2、电子期刊

期刊投稿:用户可以向期刊的有关栏目投稿,系统可以统计用户的总投稿数量。

编辑审稿:期刊的编辑审定投向各栏目的稿件,选择稿件进行发表,对于不采用的稿件可以退稿。期刊阅读:查询、阅读出版的电子刊物,支持全文搜索。10.3、成长历程

管理企业成长历程,并可在桌面显示。10.4、企业格言

管理企业格言,并可在桌面显示。10.5、欢迎新同事

简单描述新同事信息,并可在桌面滚动显示。10.6、文体活动

员工可任意发布问题活动信息,并可在桌面显示。

11、手机短信

短信发送、接收及管理,支持群发,同时可与RuvarOA内部管理功能结合,自动发送待办通知、催办通知、会议通知、日程提醒等。

12、知识管理

知识整理:按类别整理企业相关知识,提交审核。

知识审核:审核提交的知识草稿,验证知识的准确性和有效性。知识查阅:阅读知识,对知识进行点评。

13、会议管理

包括会议室管理、会议计划、领导审批、会议通知、会议查询、会议纪要拟稿、会议纪要审批、会议纪要查询等功能。用户可在桌面直观地看到自己需要参加的会议,会议通知可以通过手机短信或IM反复提醒。每项会议纪要可以单独设置查询权限。

14、车辆管理

车辆登记:建立相应的车辆档案,详细记录购买情况、车辆情况。用车管理:用车的申请、审核、派车管理;派车单更改;用车返回登记。车辆管理:登记管理车辆的维修、事故、费用情况。

统计报表:按部门、按时间、按车辆生成相应的里程、费用报表。

15、用品管理

用品采购:用品管理人员进行采购登记,可以为各种办公用品设定库存报警值,方便办公用品管理人员进行相应的提醒查询,有利于保证办公用品的正常库存。

领用管理:对需要办公用品的用户进行领用登记,自动完成库存扣减。查询统计:可通过部门、时间段、领用人等不同途径进行相应的统计查询。

16、资产管理

设备档案:管理企业或部门设备的详细信息,可以自定义字段。

设备使用:可以对设备进行领用、归还、转移、维修、清理等管理操作。

设备折旧:提供多种折旧计算方法。导出管理:可以将设备档案导出成WORD或EXCEL文档。

17、图书管理

新书入库:登记新购置的图书资料。

我的借阅:借阅或归还图书,系统自动提醒借阅时间到期。图书查询:可以按类别、编号、图书名称等方式查询图书资料。超期借书:查阅所有超期的借阅,可以发邮件催还。

18、合同管理

合同录入:录入及维护企业签订的各类商务合同信息,每份合同可以附加多个附件及相关补充合同。合同借阅:合同的借阅申请、审批、查阅过程管理。合同终止:对履行中的合同进行终止的申请与审批管理。合同查询:按多种条件查询合同信息。

19、证照管理

证照录入: 按照类别录入需要管理的证照信息,如证照名称、发证日期、到期日期、持有人、发证机关等。证照查询:根据多种条件查询证照信息。

提醒设置:可根据证照的有效期或到期时间设置证照的提前提醒日期,不同的证照提醒人可以不同。20、报表中心

报表模板:定义报表的类别,如财务报表、行政报表等;以及不同类别常用报表的表头、表尾、内容栏、计算方法等项目。

报表填报:填写相关报表的内容,完成后可选择指定的阅读人员提交。

报表查询:根据权限查阅报送过来的分类报表,如有新的报表送到,系统会自动邮件及弹出界面提醒。打开的报表可以转为EXCEL文件或直接打印。

21、项目管理

RuvarOA项目管理模块,通过对项目建设过程中的任务管理、进度管理、费用管理、文档资料管理,帮助企业实现项目建设的科学、规范、有效管理,积累项目建设过程中的先进经验,完整保存项目建设过程中的数据资料,对以后的项目建设提供参考与借鉴。

项目立项:新建项目申请,建立项目的相关信息并提交领导审批。项目相关信息包括:项目编号、项目名称、项目经理、项目预算、参与部门、计划周期与工时等。同时也可完善项目任务、项目文档、项目资源、项目成员。

项目审批:审批立项申请,可多级审批,项目审批不可修改项目信息,但可退回要求修改再重新提交。项目执行/变更:对已经审批通过的项目进行启动、暂停、完成管理;项目暂停或完成,该项目下所有任务也不能再进行进度管理操作;没有完成的项目的部分内容(如项目经理、项目成员、项目资源)可以变更。仅允许项目经理在本模块进行操作。

项目任务:查询本人执行的项目任务,并进行任务进度的日志填报管理。

项目文档:每个项目均可建立独立的项目文档库,每个项目文档库类似一个共享文件夹,可建立多级子文件夹。项目成员可以查询、上传该项目相关的文档。

项目费用:项目进行时,可以录入与该项目相关的收入、支出费用,并分类进行汇总。

项目查询:查询本人相关的项目或权限允许查阅的项目;系统根据项目任务自动生成甘特图;有删除权限的用户可以删除历史项目。

数据字典:设定项目角色、资源类型、费用类别等基础信息。

22、在线讨论

根据权限发起讨论议题,类似网站的聊天室。讨论可以限时发起、关闭。已关闭的讨论可以激活重启。

23、后台管理

权限管理:设定权限组,每个权限组可根据需要分配模块操作权限。

用户设置:建立及管理用户的登录帐号及密码,以及用户所在部门、职务、行政级别、角色、所属权限群组等,可限制每个用户的登陆IP范围,也可给用户分配身份认证锁。

表单定义:设计流程审批需要使用的工作表单格式、内容;支持多页表单。流程定义:给工作表单设定默认办理环节,图形化定义。

功能管理:可根据实际需要屏蔽不使用的系统功能模块,也可增加用户自己开发的功能链接;功能模块的位置可以任意移动,也可更名。

论坛设置:设置论坛栏目及管理员。

邮件设置:设置内部邮箱域名,设置用户邮件收件箱容量,统计POP3设置等。文档中心:同步文档中心的文件夹及文件名,清理垃圾文件夹,设置超级管理员。桌面定义:预定义用户默认的首页格式。

容量设置:设置邮件系统及个人文件夹的空间限制。日志管理:查询及删除系统登陆日志。

篇3:企业oa协同办公制度

1 OA协同办公系统简述

办公自动化是经济快速发展、办公业务量剧增年代的产物,是综合行为科学、管理科学和系统工程学为理论基础,结合计算机技术、互联网技术、现代通信技术和信息技术等多种技术综合应用于日常处理业务中,从而提高工作质量,提升工作效率。办公自动化的不断发展催生出办公自动化系统,也就是OA系统。OA系统伴随着计算机技术、互联网技术和信息化工程的快速发展而日渐成熟。其中的智能协同型OA系统是将协同作为核心,实现多系统跨功能的信息和流程整合。OA协同办公协同是将流程、信息管理以及内部事务管理作为核心,能够及时安全传递信息和进行操作的一款网络办公软件,具有操作简单、功能实用、服务可靠等优点。由于OA协同办公系统能够有效提高处理事务的效率,并且能够及时获得所需信息,因而越来越受到企业的欢迎。

2 企业信息化建设现状

现在企业的信息化建设主要通过建设OA协同办公系统建设来实现,以便优化办公流程和提升办公效率。随着网络的日渐普及,互联网行业的飞速发展,企业信息化建设的硬件和软件技术都已日趋完备,而其价格也都有所下降。OA系统良好的安全性和低风险性,让企业进行信息化建设时都普遍将OA产品作为突破口。现有选择以OA系统作为信息化建设的企业多是具有垄断性质及国资背景的企业以及有效益的外资和民营企业等。但由于企业在进行信息化建设的时候对于办公自动化的管理基础和信息积累基础的忽视,对于其本质作用的不理解,以及对企业信息化建设缺乏必要的重视,都导致企业信息化建设中出现项目投资超过预期,建设内容重复,重视硬件而忽视软件等问题,更难以体现信息化建设下企业办公的高效性。

3 OA协同办公系统在企业信息化中的应用

OA协同办公系统规范管理了工作流和信息流,提高了对知识的增值利用率,建立在最先进的管理思想之上,为企业提供一个高效科学的信息化工作平台。通过OA协同办公系统,能够有效降低管理成本,减少工作内耗,提高了管理力度和办事效率。将企业日常工作中繁琐无序的工作进行优化整合,让有限的人力物力集中处理更为重要和有价值的事务,从而在整体上提高了企业的办事效率。

企业通过OA协同办公系统能够整合各类有效资源,将其集成在OA协同办公系统平台上为广大员工所共享,从而实现资源的增值和互相促进,从而推动企业的发展。对于人力资源的有效控制和管理,为企业工作团队的建设提供了一个稳定的基础。同时通过OA协同办公系统分享优秀员工的经验和心得,能够有效提高员工的业务水平,极大程度提升了员工的职业技能。

通过OA协同办公系统下达文件、任务和通知,能够在短短几秒钟内传达到每一位员工,实现信息流通的快速化。同时员工的反馈内容也能通过OA协同办公系统及时反映给上级领导,促进人才的发现和问题的发现。在多个部门之间使用OA协同办公系统能够更加方便、直接进行沟通和协作,消除了传统企业发展中信息滞后、失真等弊端,极大程度上节约了沟通时间,提高了沟通的便捷性。

此外,OA协同办公系统能够规范企业的办公流程,使得办公流程从杂乱无序变为规范有序,能够提高办公的效率。同时还能使得员工之间的工作责任明确,实现具体工作到位,具体工作有专人负责,杜绝了员工推卸责任的可能。在此基础上,能够减少企业办公中可能出现的涉及责任明确的弊端,能够促进企业建立协调、简单而可靠的管理机制,保持企业的活力,推动企业的持续性发展。

4 总结

OA协同办公系统是在互联网技术和信息技术等多种技术上逐渐发展起来的,对于企业信息化建设有着较大的促进作用,能够帮助企业整合各类有效资源,实现信息的流通,节省时间,规范办公流程,提高工作效率。目前OA协同办公系统在实际使用过程中还存在一些不足,但通过对OA协同办公系统的正确认识和软件建设的投入,OA协同办公系统对于企业信息化建设将发挥更大的效益。

摘要:在日益发展的互联网社会,企业信息化建设日益受到各个企业的重视。越来越多的企业进行相关的信息化建设,其中不少企业选择OA协同办公系统来实现信息化建设。OA协同办公系统主要通过以流程、信息管理和内部事务管理为核心从而信息和流程整合的互联网办公软件。文章主要介绍了OA系统办公系统、企业信息化建设现状和OA协同办公系统在企业信息化中的应用。

关键词:企业信息化,OA协同办公系统,应用

参考文献

[1]知识.企业信息化建设新选择:定制化OA[J].网络与信息,2011,25(10):14-15.

[2]刘媚瑜.协同OA办公系统在电力企业管理中的应用[J].企业改革与管理,2015(23):69.

篇4:企业oa协同办公制度

[关键词]OA协同办公;规范化;企业管理

[中图分类号]TP317.1

[文献标识码]A

[文章编号]1672—5158(2013)05—0141—01

前言

OA办公系统是企业内部管理与互联网科技联合在一起的科学管理和办公的方式,其最终的目的是提高工作效率,规范化企业管理。OA办公系统在诞生之后也经历了多次的更显换代,从最初的数据处理阶段,到自动化工作流阶段,最后发展到今天的整合了移动办公的协同OA办公系统。OA协同办公形式的多样化,使得企业办公更为的快捷和方便,人们可以运用手提电脑,甚至是手中的移动设备,随时随地的完成管理和办公。OA协同办公的诞生给企业的规范化管理也带了的全新的意义。

一、OA协同办公系统的基本概念

OA(office automation)是一种办公自动化的系统,通过互联网来实现企业管理和办公的自动化,以提高企业的办公效率和管理能力。OA系统的工作范畴可以涉及到企业除生产以外运营当中的方方面面事项,包括日常行政工作中的文字处理、决策审批、工作会议、档案管理等等。新一代的OA协同系统更是利用了工作流原理,将企业内部的信息进行共享,实现企业全员协同办公。OA协同办公系统也结合了移动互联网的优势,实现员工办公的随意性和便捷性。使用的对象不同,OA系统的作用也不同,对于企业普通的员工来说,OA协同办公系统是一个高效的工作处理系统,OA能够提供方面使用的办公工具和良好的办公环境;对于企业职能部门的管理人员来说,OA能够提供准确精炼的业务数据,用于陕速的处理部门问题和提出新的发展措施,来防范运营风险;而对于企业的领导层来说,OA是一个面向全员的决策系统,系统中能够调取来自于企业各个方面的数据资源,提供可靠的决策参考。

二、传统企业管理模式下的问题分析

随着企业自身的发展,拓展多省业务,开立分公司已经成为一种趋势。然而在传统的企业管理模式下,总公司与分公司之间的管理总是存在许多的问题。其一是沟通时效性差,分公司都是分布在全国的各个地方,与总公司之间只能通过电话、邮件和传真的形式进行工作的交流,而这种沟通的实时性差,费用高,并且产生大量的纸张浪费;其二是总部发布的政策无法统一有效的下达到各个分公司或者是职能部门,造成分公司工作进度的滞后;其三是分公司的预算管理和资金运作无法及时上报总公司,造成总公司在进行资金运作的时候缺乏实时的资料,不能及时掌握各分支机构的财务状况,从而不能有效的进行财务决策;其四是审批流程的繁琐和复杂,分公司需要填写规定的表格,通过专门的口径将申请递交总部,而总部也需要走一个完整的流程之后,才能进行答复,一旦流程中的某一关键人脱节,不在岗位,缺少重要签批,流程便停滞,使得审批流程越加漫长,降低了工作的效率。

三、OA办公系统埘于规范企业管理的意义

(一)简化办公事务,提高办公效率

文件处理是企业办公过程中最常见的一项工作,尤其是企业的领导层,每天都要收到来自于各个部门各个分公司提交的文件,例如工作报告、业务进展及人事审批等需要进行处理的文件。而这些文件可以通过OA协同办公进行事项类型以及重要性的分类,便于领导者快速反应和处理,并在OA中直接的阅读和处理,方便快捷,无需纸质的文件递送流转。OA协同办公系统的事项文件的分类功能能够极大的减少人工收集递送以及分类的人力,减轻了企业员工和领导者的工作负担,让繁杂的审核确认工作简单化处理,留出更多的时间用于企业的经营和决策。而OA协同办公是基于互联网数据访问,企业的领导者无论是否身处公司,只要有互联网,甚至是手机互联网,都能够及时的查看到需要审批的文件,部门的业绩情况以及单个员工的工作情况,并通过手持互联网设备实时的发送通知和任务,提高企业管理的效率。

(二)统一管理模式,打造总分协同

总分机构之间需要建立一套统一规范的管理模式,来进行协同办公。对于一个特定的工作事项,在总公司和分公司之间必须统一一个工作流程,并在OA协同办公中设置默认流程图,员工在进行流程的操作时可以清晰的了解到工作信息在流程中的流动过程,并在以后的工作当中严格按照流程来执行某项工作。因此流程的规范化是企业协同办公的核心。而在目前的分公司管理发展中,总分之间的管理模式处于脱节状态,各个分公司及职能部门的发展情况不一样,所采用的制度建设也会有地域的差异。因此在总公司和分公司之间规范一个统一的工作流程制是建立协同办公平台的关键所在。这同时也需要加强总分之间的沟通,并通过OA系统来模拟流程的运作,建立标准化的OA运作,但在使用系统的过程中,仍然可以通过发起流程的员工和部门,以及流程发起的初始选项来智能化安排流程的走向。智能化和标准化流程制度的统一是OA协同办公的优势。

(三)交互企业信息,实现无缝办公

企业文件和档案的管理也是分支机构众多企业的一大难题,总公司—般对于分公司文件的归档工作都会下发相应的要求,但各分支机构的情况不同,工作的失误以及人员的流失总会导致部门文件的丢失。不利于企业关键数据的统计工作。另外总分之间的经常会涉及到文件的查找以及数据的调取工作,如果通过原有的管理方法,会耗费大量的人力物力用于文件和数据的查找上,最后通过传真或者邮件的形式发出。而在通过OA协同办公之后,文件的信息会按照严格的归类并存档,总公司和分公司的员工都可以在一定的权限下通过类别查找或者是单个流程项下查找的方式,来快速的获取文件信息,实现总分信息的无缝交互和共享。

四、OA办公系统在企业管理中的发展趋势

OA协同办公系统在与企业规范化管理的有机结合当中,也在不断的发掘自身的问题和管理工作的需求,寻求更为人性化、快捷化、易用化的高效办公方式。OA协同办公系统在未来的发展中,主要面向两个个方面进行探索,一是人机交互的方向转换,在进行OA办公时,都是由人主动向OA提出工作要求,提出信息查找要求等等,OA系统仍然处于信息存储和初级的统计阶段,在未来的企业管理当中,OA应当发挥其智能系统的优势,转换人机交互的既定模式,实现系统主动管理的交互理念;二是打造个性的门户平台,目NOA协同办公系统的门户界面基本是统一的,企业上至领导下至普通员工,都需要登录一个相同的办公界面,在通过二三级菜单来获取自己的工作信息,OA应该开发自定义的门户模块,按照不同的部门、职级和岗位,并设定相应的权限,只有获得权限的用户才能够在门户上添加模块,或者系统可以根据员工信息智能的进行模块设定,为每一位员工提供个性化的集成界面,需要关注的工作内容一目了然,极大的提高了管理工作的效率。

参考文献

[1]曹静,OA办公系统在办公室管理中的应用[J]工会博览(理论研究),2011(12)

[2]贾欣;屈若卿;巩宇,通用网络办公自动化(简称OA)系统的重要性[J]数字技术与应用,2012(12)

篇5:企业oa协同办公制度

协同OA办公系统助力企业打造授权体系

当企业发展到一定的规模,随着公司职能部门的增多及分支机构的增加,管理的难度随之加大,这时,摆在企业管理面前的问题出现了:在企业中,一个人需要处理什么事情,处理某项事情需要找谁,处理的进度、结果如何?身处某个岗位需要知道公司的哪些信息、资讯?这个人不能处理工作的时候,由谁来处理?处理的时候是否需要参考其他的相关信息?都通过门户和代理实现。新员工入职后不熟悉岗位职责、很多事情不知道找谁处理,最崩溃的事情就是员工离职后工作交接出现断层,最影响效率的事情莫过于一件事情在几个人之间来回扯皮……这个时候,企业的管理者应该集权还是分权?分权管理的企业如何实现有效管控?集权的企业如何更加高效运营?

一个有生命力的管理系统,必然要能够伴随企业的组织成长,考虑企业在发展过程中的责权问题。万户OA从组织范围、角色范围、动作范围、模块范围、触控对象、数据范围6个维度,实现了对一个企业职能责权体系明确有序的灵活控制。借助个人门户,每个员工都能够按照定义好的岗位角色查看需要处理的工作、需要了解的信息,快速地以自助形式进入到工作状态,不论是新老员工都能够对自己的工作有清晰的认识。

针对公司每个人的责权体系,OA有一个很重要的功能,就是流程代理。当员工离职,管理员可以查阅这个员工当前的职位、工作(主要是代办、未读协作、计划日程等),将能够处理的快速处理掉,再通过流程代理的方式把这个员工手头的工作交接给别的同事代理。繁琐的离职交接工作通过一两个表单设置就能够轻松完成。

篇6:协同办公系统OA

一、总体介绍........................................................1

二、系统特点........................................................1

三、系统原理及体系架构..............................................2

3.2系统原理.....................................................2 3.2.体系架构....................................................3

四、系统安全机制....................................................3

五、环境要求........................................................4

六、主要功能........................................................4

6.1 工作流管理..................................................4

6.1.1公文管理...............................................5 6.1.2文件档案...............................................6 6.1.3 公共信息..............................................6 6.1.4日常办公...............................................6 6.1.5电子邮件...............................................7 6..1.6电子论坛..............................................7 6.1.7常用工具...............................................8 6.1.8系统管理...............................................9 6.2、增强功能介绍...............................................9

6.2.1资源管理...............................................9 6.2.2总务管理..............................................10

一、总体介绍

协同办公系统(OA)是深圳国信通信技术有限公司推出的针对广大企事业单位及政府机关用户的网络办公系统产品解决方案。

我公司对几百家客户需求进行合理归纳总结,提取标准模型组件,采用模型组件与WEB技术结合的方式,全面提升了系统的广泛适用性及功能扩展可能。

我们的产品具有高度稳定性、安全性、易用性,还具有可装配性、灵活扩展性。

我们的产品凭借其先进管理思想、领先的产品技术以及客户至上的服务理念成为新时期下广大用户单位网络办公解决方案的最佳选择。

二、系统特点

 技术先进性:

全面采用模型组件+WEB技术方式实现,模型组件全部为公司自有技术产品。全面采用业界先进的。NET技术标准,支持XML标准,支持多种后台数据库。支持多种灵活自定义设置、支持在线实时通信、真正支持远程移动办公。 安全性:

全面严格的标准数据权限范围控制技术,支持多级授权体系。关键数据采用领先的加密存储技术。可扩展CA数字认证,可支持远程安全身份校验。 易用性:

全部操作页面符合标准WEB页面操作风格,标准WINDOWS文件编辑风格,WINDOWS标准风格帮助文件。 定义扩展性:

自定义组织机构、自定义数据属性、自定义数据表单格式、自定义流程管理、自定义数据访问权限、自定义统计等多项的自定义选项设置,充分满足客户功能个性化调整。支持多种复合信息格式。标准功能装配接口,支持客户自定义功能装配。

 产品装配化:

标准化产品安装过程,标准化功能装配设置,安装过程方便快捷。 易维护性:

全B/S结构产品,实现真正意义上的单点维护,全面升级。

三、系统原理及体系架构

3.2系统原理

3.2.体系架构

四、系统安全机制

 操作权限管理机制

基于多层授权搭建,同时对于数据范围权限进行了严格的控制,可以有效解决在系统管理中经常遇到的功能及数据范围控制问题。详尽的操作日志自动记录功能,可以准确反映所有用户的操作轨迹,最大程度满足用户对于系统权限的设置要求。

 安全身份管理机制

用户数据加密存储,同时可根据用户要求扩展基于硬件手段的安全身份认证模块,有效解决了由于口令外泄所带来的安全隐患问题。 数据加密存储机制

由数据库底层入手解决数据安全问题,通过对系统后台数据整体进行加密设计实现,对于关键信息内容采用严格加密算法保存,彻底避免了由于数据服务器控制方面带来的信息外泄问题。 数据备份恢复机制

所提供的高效数据备份恢复功能,使系统备份数据在物理上分散保存,即使硬件系统遭受毁灭性打击,也可在最短时间内恢复软件系统正常运行,真正做到万无一失。

五、环境要求

 应用服务器:

CPU:Intel Pentium(奔腾)Ⅳ2.0G 或更高

内存:512M以上(推荐1G)

硬盘:1G以上的可用磁盘空间

 操作系统:

WINDOWS2000及以上操作系统(Windows2000 Server、Windows2000 Advanced Server、Windows XP、Windows 2003)

推荐:Windows 2000 Server WWW服务:Microsoft IIS5.0以上 数据服务器(对于较小规模用户为了降低投资,可采用数据服务器与应用服务器合并方式):

CPU:Intel Pentium(奔腾)Ⅳ2.0G 或更高

内存:512M以上(推荐1G)

硬盘:1G以上的可用空间

 终端用户机:

CPU:Intel Pentium(奔腾)Ⅲ1G 或更高

RAM:256M以上(推荐512M)浏览器:IE6.0以上

操作系统:WINDOWS2000、Windows XP、Windows 2003

六、主要功能

6.1 工作流管理

对于政府或企业来说,绝大部分日常工作属于流程式活动,如申请审批、公文办理、合同审核、请假报销等。流程式工作的最大特点在于根据处理信息内容的性质不同,流程结构将发生变化,各流程节点的具体处理方式根据节点的特性各有不同,同时由于日常工作中的不确定因素,流程本身应具备相当的弹性设置。通过工作流管理的应用,可以保持单位工作流程的清晰、规范、高效,最大程度提升工作效率。

通过应用中的工作流管理功能,用户可以轻松实现工作流程、表单数据、处理模式、监控提示、角色权限等方面的个性化定制。从而实现各类流程活动信息的规范化、电子化、自动化。通过此功能用户可实现项目审批、请假报销、合同审核等各类流程式操作。

 主要功能:

表单定义、流程定义、跟踪监控、查询统计。 功能特点:

* 支持表单数据信息自定义

支持多种信息格式(图片、EXCEL、WORD、POWERPOINT等)

* 支持处理流程自定义

* 支持流转条件自定义

* 支持自动代理条件设置

* 支持数据范围权限自定义

* 支持流程文件自动归档

* 支持查询统计自定义

* 支持与其他功能的动态装配

6.1.1公文管理

公文管理是用户单位日常办公活动中的重要组成部分,用于处理单位内外部的各种公文信息,利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的标准化、流程化处理。

公文管理模块完全按照国家有关公文标准管理规范进行设计实现,相对于传统公文处理而言,在很大程度上提高了公文处理效率和准确性,用户操作简便易行,同时大大降低了公文管理人员的日常工作强度,使枯燥的公文管理变的轻松高效。

 功能包括:

* 发文管理

* 收文登记

* 公文办理

* 催办督办

* 文件归档

* 统计查询  功能特点:

* 收发文文件格式自定义设置

* 支持处理流程自定义设置

* 支持文件模版自定义设置

* 支持修改痕迹保留功能

* 支持正文副本管理

* 支持移交代理、跳转办理

* 支持公章管理

* 支持手写批注功能

* 支持手写签名

* 支持自定义查询统计格式

6.1.2文件档案

文档管理是对用户中的各类文书档案进行登记、保存、调阅等相应的管理功能,实现单位内部档案信息的数字化管理。在文档管理中,管理人员通过对文档、案卷的权限设置,对各类型档案信息实现授权范围下的在线调阅。 功能包括:

* 文件登记

* 案卷管理(建卷、封卷、拆卷)

* 浏览使用

* 统计查询等  功能特点:

* 支持自定义设置编号规则

* 支持自定义多维权限管理

* 自定义查询统计格式

* 支持组卷、封卷、拆卷、移卷

* 支持密级管理规范

* 支持在线授权调阅

* 支持浏览日志管理

6.1.3 公共信息

信息中心是通过计算机网络进行用户成员之间、部门之间信息交流与共享的公共平台。同时还包括了通知公告、调查问卷、内部通讯录等众多的实用功能。

 功能包括:

* 信息中心

* 通知公告

* 调查问卷

* 内部通讯录  功能特点:

* 支持信息栏目自定义

* 支持信息模版自定义

* 支持多种信息格式(WORD、EXCEL、GIF、POWERPOINT等)

* 支持公告回复自定义设置

* 支持调查问卷全面自定义

* 支持栏目布局设置自定义

6.1.4日常办公

日常办公模块是为提高员工的日常工作效率提供的个性化服务功能。通过此 功能用户可以及时了解需要本人办理的各项事务,订阅各类更新信息提示,进行有关工作日程安排,实现在线互动协同工作,进行个人档案夹管理等。

 功能包括:

* 工作提示

* 日程管理

* 协作管理

* 工作组管理

* 个人档案夹  功能特点:

* 个性化自定义工作提示设置

* 支持双向式代理日程安排设置

* 支持部门级日程统一管理

* 支持成员在线互动协同工作

* 支持个性化定义工作组群

6.1.5电子邮件

电子邮件管理模块是系统自身内置的一个小型电子邮件系统。通过电子邮件管理模块可以在系统内部用户之间发送、接收电子邮件,同时也可以收发系统外部的Internet邮件。电子邮件管理模块页面友好、操作简单、便于管理,极大地方便了员工之间及员工与外部的信息交流。

 功能包括:

* 内部邮件收发管理

* 外部邮箱设置

* 收发Internet邮件

* 邮件夹  功能特点:

* 个性化邮件签名信息设置

* 内部成员点击发送

* 内部邮件快捷、安全

* 个性化黑名单管理

6..1.6电子论坛

使用电子论坛功能,可以实现用户单位内部信息交互讨论,通过栏目设置可实现讨论组成员范围控制,根据需要确定论坛栏目采用实名或匿名方式,设置栏目管理员及栏目图标等个性化设置。同时支持内容检索及精华信息的收藏。

 功能包括:

* 栏目管理

* 论坛浏览

* 用户管理  功能特点:

* 个性化自定义栏目设置

* 支持栏目成员范围管理

* 支持内容变更信息订阅

* 支持实名或匿名发表方式

* 支持自定义内容检索

6.1.7常用工具

主要提供用户日常工作活动中经常遇到的各类工具类功能。

 功能包括:

* 在线通信

* 个人便签

* 口令修改

* 万年历 * 邮编区号  功能特点:

* 在线情况准确浏览

* 支持P2P信息及文件传送

* 支持留言提取功能

* 支持重要信息临时存放

* 支持公历农历及节假日浏览查询

* 支持全国范围邮编区号浏览查询

* 支持个性化登陆ID及口令设置

6.1.8系统管理

系统管理是为系统的正常运行提供管理设置功能,首次安装完系统后,首先要通过系统管理模块中的组织机构管理功能建立起用户单位管理体系结构及系统用户信息。同时支持系统登陆界面设置、页面风格设置等管理功能。

 功能包括:

* 组织机构

* 用户管理

* 系统日志

* 数据管理  功能特点:

* 组织机构体系自定义

* 职位级别自定义

* 体现模块权限分级授权机制

* 实现操作日志及数据日志综合管理

* 可进行个性化登陆页面设置

6.2、增强功能介绍

6.2.1资源管理

 人事档案

人事机构是对组织中的人员信息进行管理,包括人员的基本信息、履历信息管理、人员的

调动分配、人员信息查询统计等。功能包括:

* 人事档案信息管理

* 统计查询

 用品管理

用品管理为针对用户单位需要进行采购、领用、库存统计的各类用品信息进行综合管理。功能包括:

* 用品管理

* 采购管理

* 领用管理

* 统计查询  车辆管理

车辆管理对机构内部的车辆进行统一管理,可以实现车辆的基本信息、使用信息、维修信

息、年检信息等的综合管理功能。功能包括:

* 车辆档案

* 用车管理

* 维修管理

* 年检管理

6.2.2总务管理

会议管理

会议管理主要实现是对用户单位相关会议安排、会议通知以及会议纪要信息进行标准化统 一登记管理功能。功能包括:

* 会议安排

* 会议通知

* 纪要管理

* 会议查询

* 会议室预约

值班管理

值班管理是对单位值班信息进行综合管理。功能包括:

* 值班安排

* 值班通知

* 值班查询

.接待管理

接待管理主要实现对于用户单位的各类交流接待活动有关信息的登记管理。

功能包括:

* 接待登记

* 住宿管理

* 用餐管理

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