安全档案整理办法

安全档案整理办法（精选6篇）

篇1：安全档案整理办法

（五）学籍档案（1盒7卷）

1.重点材料：（1）班级定员花名表。（2）新生花名表。

（3）毕业生花名表。（4）学生变动花名表（休、留、转、退）及证明材料。（5）学籍表。（6）留守儿童、单亲儿童、三类残儿、进城务工随迁子女、学困生等特殊群体花名表、就读证明、转化记录等。（7）综合报表（即0-21周岁学龄人口表）。

2.要求：中小学学籍档案作为重点进行准备，本次评估，每到一个学校，评估组以基础报表为基数，重点查看班级定员表、学生变动统计表等学籍档案，并深入班级进行实地清点人数，逐校计算巩固率。此项工作是评估的重点项目之一，务必做好学籍档案整理和控辍保学工作。（1）数据必须以基础报表为基数，注意与0-21周岁学龄人口数据的关系。（2）学生变动，如转出、转入、休学要有证明、存根和记录，春季分流学生花名册及证明，小学、初中无留级现象。（3）三年的资料必须齐全。（4）辍学学生是指因某种原因离开学校不再上学的学生，不包括转出和休学的学生。对辍学生底数要清，流失原因、时间和去向要有记录。有劝学书并有通过乡镇政府、司法部门做流失生工作的详细档案。要建好后进生转化档案。（5）小学班额不超过45人，初中班额不超过50人，一定要下力解决好班容量过大问题。

整个学校档案材料中涉及到学生数、教师数的，要求与基础报表一致，同时注意注意与0-21周岁学龄人口数据的关系。

篇2：安全档案整理办法

整理方式：未整理的直接分类，方法是先拿一套隔页纸，再将材料放在每类隔页纸下面，已整过的先将零散材料插入各大类中，然后再拆开卷细分，最后再分别排序．

干部档案形式：干部档案分正本和副本．(当干部提拔后正本需转上级部门管理时才建立正规副本．它是正本中最新、最主要材科的重复件和复制件组成的．)一般副本是正本的重复件和正本归不进去的材料，不需进行正规整理，简单分类装钉即可。

干部档案分正本分十大类，具体内容和整理包括以下程序：

1、分类、排序。

一类 履历．功能：简要经历．特征：个人填写的表格，无结论 内容：干部履历表(书)、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表(反映经历的学生登记表)，个人简历材料，后备干部登记表，更改姓名的材科。按时间先后排序。

二类 自传．功能：个人填写的详细经历和家庭社会关系．内容：自传，自传内容较多的入党申请书(没有自传且申请中有自传内容时代替，标题、目录都要注明)，其他自传性质和以自传为主的材科．按时间排序。

三类 鉴定、考核、考察材料．功能：评价 内容：干部主要表现，鉴定、个人鉴定；年度考核登记表；在外表现，在重大政治事件、突发事件和承担专项工作中的表现材料；届中、届末(满)、聘期考核等定期考核材料，援疆、援藏、挂职锻炼考核材料；挂职鉴定，转业鉴定等各类鉴定材料；离任审计综合材料，审计工作中形成的个人经济责任审计报告。按时间先后排序。四类 学历职称培训 功能：代表人的能力的提高 1．学历学位材料；普通教育、成人教育、自学考试、教育网校、党校、军队院校报考志愿(登记)表，专家推荐表，保送生保送材料，国家统考科目成绩合格证书复印件，学生(学员、学籍)登记表，学习成绩表，毕业论文答辩情况表，毕业生登记表，授予学位的材料，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习或中外合作办学学习的有关材料；教育培训单位出具的学历学位认定、认证材料，国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国(境)外学历学位认证材料；高校毕业证书复印件和学位证书复印件。2.职业(任职)资格考试材料和评(聘)专业技术职务(职称)材料：职业(任职)资格考试材料：职业资格考试合格人员登记表；党政领导干部任职资格考试合格证书(复印件)等材料；专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表，聘任专业技术职务审批表，套改和晋升专业技术(职称)审批表；教师资格过渡登记表、审批表。3．反映个人科研学术水平的材料：当选中国科学院院士、中国工程院院士的通知，中国社会科学院学部委员、荣誉学部委员候选人登记表；遴选博士生导师简况表；博士后申请表、博士后工作期满登记表、科研工作及个人表现评定材料；评选专业拔尖人才材料，中央、省(部)直接联系的优秀企业家、高级专家信息表；业务考绩材料等；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。4．培训材料等：为期两个月以上理论、专业、技能的培训材料：学员培训(学习、进修)登记表、结业登记表、鉴定表、培训证书复印件。每一小类按时间排序．

五类 政审材科 特征：成套出现、文字型、有组织盖章(政治历史原因造成的)．内容：（甄别、复查批复、结论（意见、决定)、调查报告、有关的依据材料)上级批复、结论、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证明材料；入党、入团、参军、出国、学习等政审外调材料；更改 民族，年龄、国籍、入党入团和参加工作时问的审查意见，批复及所依据的证明材科，高招政审表，计算连续工龄审批材料等。排序：批复—结论—本人意见—调查报告—证明。外调材料可按时间排序。

六类 党团材料 入团志愿书、申请书，团员登记表，退团材科(加入民主党派的有关材料)：入党志愿书、申请书和转正申请书，预备党员考察表，党员登记表，民主评议党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料．排序：先团—后党，然后各自志愿书—后申请书—转正申请—登记表。七类 奖励 上级党政机关、人民团体和干部所在单位(系统、行业)予以表彰(表扬)、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹材料，撤销奖励的有关材料。按时间排序。

八类 处分材料 特征：成套出现；文字型：大都有组织盖章(个人问题造成的)，内容：处分决定(处理意见)，免予处分的意见，上级批复，核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查交待及情况说明材料；解除(变更、撤销)处分的材料；检察机关不予起诉决定书；法院判决书、裁决书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得的行政处理决定；劳动教养管理委员会作出的劳动教养决定；证券监督管理机构及证券交易所处罚(处分)决定书等。按时间排序．

九类 工资、任免、出国、党代表等材料 特征：必须有组织盖章，否则还应补办手续，要求：有表格不存文件．内容：分四小类：l.工资:新增人员工资审批表、转正定级工资审批表、工资变动(套改)表、提职晋级和奖励工资审批表、工资转移证(单)、工资停发(恢复)通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决各种待遇问题的审批表、批复等材料；辞退费发放证明，退役金停发手续等材料。2.任免:招录、聘用、公开选拔和竞争上岗等材料；干部任免审批表及所附考察(表现)材料，干部试用期满审批表；公务员登记表、参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表；公务员调任审批(备案)表；援藏、援疆、挂职锻炼登记(推荐)表；授予(晋升)海关关衔、法官和检察官等级审批表；聘用审批表和合同书，续聘、解聘、辞退材料，干部退(离)休审批表，招工登记表、审批表，应征青年入伍登记表、退伍、转业审批表。3.出国，出国(境)审批表、备案表：在国外表现情况或鉴定等材料；外国护照、外国永久居留证、港澳永久居民身份证复印件。4.代表登记表：党代会，人代会、政协会和工、青、妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表、委员简历(提名呈报表)，中央和地方各级党委委员(候补委员)简历；人大常委会委员、政协委员简历或当选通知等．每一小类按时间排序．

十类

报告个人有关事项的材料：党员领导干部个人(有关事项发生变化的)有关事项报告表；报告本人收入、婚姻变化，主要家庭成员增减，配偶、子女就业、出国(境)留学或定居，子女涉外婚姻等情况，有保存价值的体检表(有基本情况)、残疾体检表，因工致残确定残废等级的材料，工会会员登记表，人事争议仲裁裁决书(调解书)，学生报到证、派遣证，考生志愿卡、干部爱人情况表，反映计划生育情况的材料等其他有参考价值的材料。按时间排序． ●所补证明放在所代表的原材料的位置。

●不存材料：工作总结、述职报告、试卷、论文、业务考绩档案、索要证明卡片(介绍信)。入党积极分子培养表，思想汇报、口头嘉奖等不归档案，保存几年后再销毁．证书原件退本人．

2、编顺序号 包括：类号和份号 统一用铅笔在每份材料右上角编写． 如：l—l(指第一大类第一份材料)，l一2(指第一大类第二份材料)：9一l—l(指第九大类第一小类第一份)，9一l一2(指第九大类第一小类第二份)，9—2一l(指第九大类第二小类第一份)

3、编页码 用铅笔在每页右下角(背面为左下角)编页码．凡有图文的页面，每面作为一面；有封面的从封面开始计算；空白纸和托裱纸不计页数，印有页码的不再编。

4、《职务变动表》从副科开始填，放一类材料前，隔页纸后，不编顺序号、页码，目录上不登记．

5、技术加工 档案整理后达到四边齐，标准为18.5 x 26cm.包括：裁剪：要在裁纸刀上提前定好，一份一份裁去毛边．切忌不能裁掉文字或表格(一旦裁掉，立即补上)折叠：对于太大又无法裁剪的材料则需折叠，折叠分上下折．左右折和交叉折叠．折叠时一要留足装订边，二要注意折棱不被裁住和磨损．折叠后，右边适当比其它材料窄一点．交叉折叠的，要先将左下角向右上斜折后，再从下向上折，最后从右向左折，这样，便于打开翻阅．托裱：对予材料纸质较脆、较薄、小于16开、折皱损毁的材料应进行托裱．托裱分单面、双面、开窗、梯形、鱼鳞托裱及透明纸粘贴等几种．对于象军人履历表之类的几张上下都短的材料，则可采取梯形托裱法，几张上下依次错成梯形，粘在一张白纸上．衬纸要预先裁成标准16开规格．加边：不需托裱又小于16开标准的材料应加边，一般是在材料的左边加边，裁右空白边．包边：上下短和左右窄的材料以及左边打孔太多的材料都可用包边的办法．上下短的材料先上下错开，再包边．应注意不能包住字，不能将多份材料包在一起而影响使用．用粘贴加边时，一份材料多张的，要用少量胶水从左边将各张轻轻粘在一起，防止拆卷时掉出散页．其它还包括：透明纸粘贴、去金属物、缝纫等．

6、目录注意：类间距8行左右，年写全，如手写，类标题可省，材料标题可简化，证明材料标题不能只写“证明”或“证明材料”．

7、审查 有无左右上下颠倒等情况。

8、装订．

人事档案整理必有项：

一类、99年制干部履历表（小项可以有空项，大项必须有照片、党组章、签名、日期）。

二类、自传近期按手印签名。

三类、考核材料必须连年有（98年参加工作的以后每年都必须有考核材料，不能缺），查看考核材料是否有单位章和考核专用章。

四类、学籍材料齐全，毕业证和学历证成套，毕业证书复印件背面盖人事处章，写上复印日期（若只有学历无学籍无效）。

六类、党团材料齐全（若团资料无，补团资料遗失证明）七类、所有证书复印件背面盖人事处章并注明复印日期。

九类、工资变动数连着，缺就补；任免职务表连着，正副科需连，所有任免科员必须有；必须有公务员登记表；正副科须有考察材料 注：

1、科员考察材料放三类，正副科考察材料放九类第二小类

篇3：安全档案整理办法

目前,我国高校的档案馆(室)基本都使用了自动化管理,部分部门正在进行数字档案馆的建设。外部信息采集和纸质档案数字化已成为必然。因此,数字档案信息管理系统变得越来越精细复杂,后台数据库也越来越庞大。而数字档案信息的管理不仅是档案部门内部系统的接收、整理、对外提供利用的操作,还包括外部信息采集、档案信息网上利用、信息网络传递[1]14,网站档案信息发布等多种操作,所有这些操作都会受到软件、硬件、人为因素、存储机制、部门安全机制、自然环境等多种因素的影响。因此,在档案部门提供服务利用的同时,也必须要确保数字档案信息的安全性。目前,档案安全管理方面的技术已经初步成熟,但是人为过失、管理机制不健全、技术和资金支持不足、人才资源缺乏以及信息技术的高速发展都时时刻刻威胁到数字档案信息的安全。因此,作为档案部门应积极做好防范数字档案信息安全风险的准备,从软硬件、资金投入、人才配备、管理制度、安全机制等方面着手,时刻做好信息安全风险防控工作。

一、高校数字档案信息安全存在的问题

为全面了解高校数字档案信息安全情况,我们对100所高校数字化档案信息安全问题进行了调查,共收回有效问卷52份,并结合调查结果和高校档案部门现状对高校数字档案馆信息安全问题进行如下分析。

1. 档案工作人员档案意识薄弱,技术人才配备不足。

(1)领导档案意识淡薄。由图1、图2、图3可以看出全国90%高等院校档案部门人员配备超过10人,且博士生、硕士生比例较大;40%江苏省本科院校在1~3人,35%为10人以上;27%中医院校档案部门在1~3人,36%在4~9人,甚至有一所没有一个正式编制人员;91%高职类院校在1~3人。因采集的全国类高校均为综合类一流大学,可看出综合类一流大学重视档案工作,人员配备完整、整体素质较高,江苏本科高校人员配备情况尚可,而传统中医院校和高职院校配备情况堪忧。目前中国高校受传统因素影响,领导的重视程度决定部门的发展和资金的投入,但领导接触不到档案,意识不到档案的重要性,档案意识淡薄,这种情况传统高校和高职类院校尤为严重[2]89。

(2)档案工作人员信息安全知识缺乏,安全意识薄弱。高校档案利用关系简单,工作人员疏于防范;部门领导追求“高效”,忽视数字档案信息安全知识的教育,造成档案工作人员安全意识薄弱,操作不规范、操作错误的情况频频发生。例如,保密信息档案未单独隔离,保管疏忽使得信息载体被盗或者信息被拷贝;查询过程操作不规范等造成档案信息丢失;登录档案系统和查询过程中有他人在旁,造成密码或档案信息泄露等;兼职档案人员系统登录帐号随意给他人使用等。近年来,因移动存储介质使用不当、借阅、利用手续混乱,报废或格式化不彻底后出售或使用而引发的失、泄密事件频发。千里之堤溃于蚁穴,数字档案信息最直接管理者安全意识的缺乏,将导致数字档案信息从基础上缺乏安全保障,不利于信息的安全管理。

(3)技术人才配备不足。档案系统要正常、安全的运行,需要专业的管理人员时刻进行信息管理和维护。由图4可知针对信息化专门人才配备,全国类高校配备达到100%,江苏本科院校和中医类院校有50%,高职类院校配备率为0。根据图5可知只有江苏本科类院校计算机人才配给率达到50%,其他均低于40%。可见即使有专门人员的配给,还存在配备人才专业不对口的情况[3]49。这就使得档案系统的维护出现两个问题:①不对口专业管理员缺乏专业知识,盲目信赖配备的软硬件防火墙、杀毒软件,容易放松了对数字档案信息的安全管理和监控;②没有专门人员负责维护,将维护权假手于网络中心,无法自主掌控,无法保障数据的安全。可见信息技术人才的配备是高校数字档案信息建设的短板之一。

2. 资金投入不足,数字档案存储利用环境较差。

高校档案工作不受重视,资金投入较少,造成档案工作部门工作环境较差、工作空间较小,且档案存储和利用的基本环境要求严重不达标。由图6可看出一半的高校对数字档案馆建设有资金投入,37%没有资金投入,10%低于5万元,只有2%的高校投入超过50万。资金投入多少决定档案信息安全软、硬件条件好坏,直接关系到档案信息的安全管理和安全使用。

(1)资金投入不足,档案硬件环境差。由调查数据可知,高校档案馆(室)在全国高校中90%是独立的,江苏省本科高校中60%独立,中医类院校中18%独立,高职类院校中9%独立。档案馆(室)通常隶属于校办、图书馆等部门,档案人员和隶属部门人员常出现混合办公,档案工作成了档案专职人员的第二工作,而无法全身心地投入到档案工作中来,不利于档案利用工作中档案信息的安全控制。很多档案部门人员配备少(1~3人),办公和库房空间较小,甚至办公区和库房不分离,无法做到绝对物理隔离,库房文件的安全受到威胁,可能造成档案借阅混乱、丢失等现象,特别是电子档案,一旦丢失,大量数据就会外漏,后果非常严重。此外,机房环境不达标,数字档案信息的系统服务器放置的机房安全等级低,条件差,也会对档案信息安全造成威胁。

数字信息传输和保存依附于硬件设施,而实体设备的使用寿命会受到存放环境、人为因素的影响导致自然或加速老化、损坏。数字信息需要硬件载体存放,多使用光盘、移动硬盘、磁带等离线数据备份(冷备份),和RAID磁盘阵列及应用软件进行热备份等。而存储载体的存放需要严格的保存环境,温、湿度要做到严格控制,且有防磁、防静电、防水、防虫等多种环境要求,一旦不达标,信息载体就可能受到严重损坏,或者缩减保存寿命等,给数字信息安全带来威胁[4]93。RAID磁盘阵列和应用软件热备份能够做到实时备份,但同样受到自身和服务器硬件制约。图9可以看出,50%的高校档案部门部署了硬件防火墙或网闸,81%的部署了软件防火墙及杀毒软件。硬件设备是档案系统运行的基础,系统安全保证的第一道门户,硬件防火墙质量的好坏、硬件维修和保障策略机制的健全与否均关系到数字档案信息的安全性,特别是网络系统。

(2)资金不足,软件要求得不到保障。图7、图8中可知,所有的高校均采用信息化办公的方式,80%使用网络版办公软件,4%左右的高校采用网络版和单机版并用,67%的高校仅在内部或局域网运行。52%的高校档案馆(室)拥有独立的门户网站。可见,档案信息已经步入数字信息化时代,管理软件和门户网站的使用可以促进档案价值的实现,信息载体也脱离纸质,被更加便于存储的硬件设备所取代。但数字信息是把双刃剑,信息利用更加灵活便捷的同时也给信息安全带来了新的考验,一旦信息被非法转存、更改、拷贝、窃取将会给档案造成更大的危害。数字档案信息受到系统软件、平台、存储位置的变化影响,经传输、迁移、载体转换或转存等操作后,都可能造成部分信息发生变化。例如:①系统没有误操作恢复、系统崩溃造成数字档案信息部分或全部丢失;由于系统软件故障导致系统内档案信息、结构变动或缺损。②档案信息文件经传输后显示不正常或打开后为乱码;文件的编码应用软件和解码软件出现故障或不兼容,密钥丢失,病毒侵害,软硬件平台升级故障等。因此,我们在追求档案信息价值最大化实现的同时,更要确保档案信息的安全性。

3. 数字档案管理安全机制不完善。

图10注释:

1———建立数据库、网络、信息发布等管理制度并执行有效

2——开放档案信息在档案网站发布的审批制度

3——档案信息利用审批制度

4———涉密档案数据管理制度

5———成立档案信息安全、鉴定领导小组

随着信息技术的不断发展,高校档案信息安全管理机制也在不断改进和完善,但安全管理细化制度和责任规范等方面还比较欠缺,工作人员越岗、代岗现象频出,档案系统安全、网络安全管理规范较为粗略或没有成文,涉密信息安全管理缺乏科学的手段和利用规范,档案利用安全管理意识薄弱且利用过程没有明文规范,应急预案建设只是摆设或者没有等。如图10可知77%的高校档案部门制定了“档案信息利用审批制度”,50%的高校没有达到“建立数据库、网络、信息发布等管理制度并执行有效”,而制定“开放档案信息上档案网站审批制度”、“涉密档案数据管理制度”的高校不足40%。数字档案安全涉及收集、利用等工作的各个方面,没有健全、完善和较强执行力度的信息安全管理机制,数字档案信息的安全将无法得到保障。

美国《时代周刊》杂志文章指出:“‘维基解密’之所以能成功,实际上是美国保密体制漏洞所赐”。我国高校数字档案管理同样也存在数字信息安全制度和机制缺失的问题,主要体现在以下几个方面:(1)制度、规范较为笼统,安全标准、考核方式和责任范围不够明确。高校档案的数字化正处于发展阶段,数字档案安全管理制度、安全技术方案等多未健全,对数字档案的管理约束性有限,例如,本馆在数字化扫描过程中,就会出现数字档案信息因误操作而造成的信息误删;制度制定较笼统宽泛,或者抄袭其他单位制度做简单修改,存在着一定的问题和不足;制定多浮于表面,没有明确规定责任和后果,工作人员较为懈怠,使得制度不能被有效执行。(2)存储载体管理制度不完善,造成存储不到位。数字档案信息存储载体具有高密度、大容量、易复制性、信息与载体的可分离等特性,利用过程不规范,或者安全制度不健全,就会造成存储载体损毁、丢失、被盗或被不留痕迹地非法拷贝,带来巨大的安全保密风险。(3)数据采集过程不规范。数字信息采集源头和操作过程的规范程度会影响采集数据的完整性、真实性和原始凭证性。因此除了采集环境的安全技术保证外,还需要制定一个规范的数字信息采集制度和采集信息安全责任制度。(4)档案信息鉴定制度、数字化信息加工制度不完善。档案数字化加工和数字档案信息对外公开、利用时需要进行密级鉴定,错误的密级鉴定会造成信息泄露。数据加工过程也需要有规范的档案信息完整性、安全保密责任协议,确保纸质档案和数字信息的完整安全。(5)系统用户权限设计与管理不规范。用户权限划分不合理或不规范带来密级信息泄露、数字档案信息的完整性和真实性遭到破坏的风险。

二、数字档案馆安全问题解决方案

数字档案馆安全需要大量人力、物力和资金投入的同时,还需要法律政策和管理制度规范的有效执行,进行全面的统筹分析和规划,制定和规范管理制度并科学论证。下面从三个方面着手,给出安全问题的解决措施。

1. 强化档案工作人员信息安全意识,配备高精专人才。

在全国档案安全体系建设工作会议上杨冬权局长指出:“在影响档案安全的各种因素中,人是决定性的因素。档案安全的最大保障是人的认真,档案安全的最大危险是人的疏忽。……所以,档案安全体系建设的首要任务在于加强人的安全思想建设,提高人们特别是档案人的安全意识。”[5]15(1)加强组织档案管理意识的建设。从领导层着手,成立以领导为首、部门领导、技术人员组成的数字化档案建设安全领导小组,加强数字档案工作的组织领导和协调,带动档案人员的积极性,确保数字档案各环节工作的顺利、安全进行。(2)提高档案工作人员的数字信息安全防护意识和能力。应该定期开展和加强档案数字化安全教育,数字档案信息安全维护需要全员参与,每一个档案工作者都可能在不经意之间泄露档案信息,因此需要提高管理者和档案人员的风险意识。制定相应地安全规范和风险控制策略并有效实施。还要进行数字档案信息安全技术知识和技能的相关培训,通过培训来提高档案人员的理论知识和动手能力,让档案工作人员从思想上明确档案信息安全的重要性,在工作中自觉自如的对保密信息加密,定期排查、整理计算机,定期杀毒、规范使用信息载体等,把对信息安全性的维护作为本职工作进行。

2. 保障资金投入,提高数字档案信息存储利用环境。

(1)保障库房安全。库房建设要严格按照《档案建设标准》《数字档案馆建设规范》进行。做到利用、存储两分离,选用技术成熟和质量可靠的存储介质和设备;做好库房防灾必备措施,做到提前预警,尽早发现,快速抢救;做好定期备份并实施异地保存。目前,大部分高校仍旧处于本地在线、离线备份的阶段,异地容灾备份急需普遍施行,而在众多容灾备份模式中,最好的还是“两地三中心”模式,能做到同城备份、异地备份两手准备。(2)保障软实力同步发展。确保数字档案信息管理系统安全和信息网络环境安全。①数字档案信息管理系统开发、设计要符合《档案管理软件功能要求暂行规定》《计算机信息系统保密管理暂行规定》等国家有关的法律法规和业务技术标准的要求,具有安全性、开放性、兼容性、可扩展性、可移植性和易操作性,具备严格的权限管理、访问控制和完备的操作日志记录,更新升级机制,对于机密级以上数字化档案信息还应独立建库、加密存储、加密传输。其次,要选用正版、安全可靠的杀毒软件、数据库等辅助软件。②做好来自Internet网络入侵和攻击的网络层防范。建立全面的数字化档案信息安全监测系统,做好病毒检测、入侵检测、漏洞扫描、网络实时监控、安全审计和及时升级软件、更新病毒库等工作。最后,如有需要还应做好涉密档案数字化信息的物理隔离和安全检查。(3)保证硬件过硬,按时按需检测更换。硬件设施的建设是保证数字档案信息安全的基础。完善硬件设施需从以下几个方面着手。①定期对网络硬件进行检修和更换。网络管理员量身制定一套与之相适应的安全策略并严格实施。②购置硬件监控设备,建立自动化的防盗、灭火、门禁、视频监控等消防和技防系统,做好风险监测、排查工作,可以有效防范和及时发现、控制、消除风险[4]93。③确保数字档案信息存储载体的安全。做好实时监控,进行存储、利用多盘备份,定期对使用到限的载体进行重新备份保存。保证热备份安全,管理员需做好技术跟踪和存储载体、设备的定期检测和更新,及时做好软件相关的技术升级和更新,对更新和迁移后的数据进行检查核实,以确保信息是被完整、准确地转换。

3. 数字档案信息安全制度和管理机制。

正所谓“七分管理,三分技术”,保证数字档案信息安全管理的顺利进行,必须要有相关的制度来进行规范指导。(1)进行相关法律法规教育,以法束人。目前我国已颁布了《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《27号令》等律法。通过法律教育,提高工作人员的法律意识和责任意识,保障数字档案信息的安全。(2)健全数字档案信息管理制度和机制。①要制定健全统一的安全管理制度,包括库房管理制度、内外网安全管理制度、设备管理制度、系统维护制度、人员管理制度、应急预案、档案利用操作规程等等。②要建立网络、库房安全预警机制和应急实施办法,对网络、库房进行实时监控和预警,确保一旦异常出现能够尽早发现并处置。③建立数字信息备份机制,明确责任者、内容、时间、方式、套数及备份数据的保管和管理要求等,做好档案的脱机备份和异地备份。④制定信息发布前的鉴定制度和档案数字化期间的密级鉴定制度、图像处理制度、数据校验制度、存储介质管理制度等。此外,还需与外包人员签订保密责任书,制定外包人员管理制度、档案交接登记制度。⑤制定数字档案信息采集规范,保障系统直接采集的数据真实性、完整性和原始凭证性,明确权责问题。⑥制定系统用户权限管理和系统日志管理规范。严格规范不同用户群体的权限分配,明确权责。按照《数字档案馆建设指南》,制定数字档案管理系统日志管理规范。

数字档案信息安全需要人力、物力和技术作支撑,保证人力资源的同时,还需要软硬件和技术力量做后盾。以领导带头个人抓起,提倡维护档案安全人人有责的精神,提高档案工作人员的整体素质;将档案部门中每个工作环节按档案职能、职责分类,权责具体化;制订具体数字档案信息安全标准,通过整体部门的通力合作、相互协调,来做好每个档案信息的安全管理。硬件、技术一把抓,做好人防工程的同时,基础设施也要同步发展,针对数字档案信息的特征,做好库房、办公区以及软硬件设备的配备、监控、更新等工作,保障信息存储和利用环境的安全。此外,安全只是相对而言,数字档案信息的安全管理也不可能一蹴而就,它是在潜移默化的过程中不断进行的,只有不断提升档案人员的安全意识,紧随信息技术的发展变化,不断地更改和完善档案信息安全管理的制度和手段,才能尽力做到数字档案信息安全的最大化。

参考文献

[1]丁德胜.我国数字档案室建设新思路[J].北京:档案学研究,2014(1).

[2]薛英.论网络环境下的高校档案信息安全保障[J].广州:广东技术师范学院学报,2014(3).

[3]杨伟.试论数字档案馆建设的质量和安全控制措施[J].山西:山西档案,2013(2).

[4]杜鹃.浅谈电子档案的安全管理[J].哈尔滨:黑龙江档案,2014(1).

篇4：整理“年度档案”

窗外北风凛冽，呵出一口气，就能升腾成了白雾。街上却越来越热闹了，商店里张灯结彩，迎接着一年一度的狂欢，面包店里飘出一阵阵属于圣诞节的香甜。似乎每个从我身边走过的路人，身上都吐着代表好心情的粉红泡泡。

一年又要过去了。在我看来，今年和往年一样，仍然平平淡淡，间或有些起伏。有欢乐，也不乏悲伤。有和父母相处的温馨记忆，有和朋友疯玩的放纵岁月，也有一个人独处时的随心所欲和莫名孤单。可是如果仔细回想，其实每一天都过得不一样，每一件事都是一年历练的见证。每一天的细微变化，都在促使我们变成更好的自己。你是不是和我有同感呢？

我突然有些舍不得这些平淡岁月了，于是决定把它们记录下来，留作念想。

我开始翻阅今年拍下的照片，惊讶地发现：其实每一张照片背后，都有一个或短或长的故事，有的可以一笔带过，有的则让人回味许久。花了整整一个下午，我从几千张照片中选出了20张，一一洗印出来。接着摊开一本空白笔记本，在扉页正中郑重地写下巨大的数字“2014”，然后将这些照片小心翼翼地贴到这本空白笔记本的内页里。每贴上一张，就回忆并写上一段当时的背景和心情，长短不限。不过两个小时，这份“年度档案”就整理好了。我将它锁在抽屉里，好好保存着。相信很多年后再去翻阅，一定会让我感慨万千的。

如果你也想留下宝贵岁月的话，那就一起来整理整理你的年度档案吧！

·小贴士·

（1） 从工作量来考虑，照片不用选太多，挑自己觉得最有意思的就行。当然，如果你愿意多选几张多写几段，那谁也无法阻止你。

（2） 建议用纸质文档保存，虽说电子稿多备份几份应该也不会出问题，但用纸质的文档是不是更有“岁月流金”的感觉呢？而且这种手写心情的形式，也能给这份档案一份附加值。若干年后，你也许会感叹：想不到我当年写的字长这样的啊！

（3） 整理好“年度档案”后，记得好好保存，如果你坚持每年整理，你就能拥有一份独特而珍贵的时光档案了。

2014年4月20日。我在西塘遇到一只硕大的萨摩耶，在无数游人全天候的围观下，它已经分外淡定了。那时候它正趴在地上，漆黑的眼珠一眨也不眨，一脸深沉的样子。我蹲在它面前大概有5分钟，它不但眼神欠奉，连尾巴也懒得甩动，完全不知道它在想什么。哎，人生如此多艰，难道连狗狗也不能免俗么？它到底在烦恼着什么呢？

如果你也想留下宝贵岁月的话，那就一起来整理整理你的年度档案吧！”

2014年1月8日。妈妈煮了几只很大的对虾。作为一只心态平和的吃货，我瞬间觉得人生圆满了……“世上只有妈妈好”唱起来！

2014年8月17日。我在花盆里认真栽种樱桃番茄。作为一个失败的“农夫“，我种下三株，成活者一，结果者……一。狠狠心摘下了这颗红彤彤的小番茄，虽然味道不见得特别香甜可口，但还是吃得心满意足：纯有机栽培，高人工投入，世间少有。这样一想，心里略略有（自）点（欺）安（欺）慰（人）。

2014年7月25日。大风吹过，卷起高原的尘土，天地间灰蒙蒙的一片。乌云气势汹汹地压上了祁连山脉，只留下远处一道白色的天际线。麦子还没成熟，无边的麦浪层层叠叠，涌向远处的农家小屋。小屋旁有一棵树，孤零零地矗立在油菜花丛中。一眼望去，这简直就是与世隔绝的人间仙境。这是我在暑期旅行中拍下的最满意的一张照片，很少有人猜到，这个美景就位于风景区外的洗手间旁。果然，世界并不缺乏美，缺乏的只是一双善于发现美的眼睛。

篇5：煤矿安全监察档案整理规范

2005年10月安监总印发的《煤矿安全监察档案整理规范》规定：“煤矿安全监察档案主要由文书档案、安全监察专门档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案、特殊载体档案等组成。其中安全监察专门档案包括矿井基础档案、执法监察档案和事故档案。”

“分类和组卷：煤矿安全监察档案按不同类型的机构，分为二种管理方式：

1.国家和省级煤矿安全监察局

文书档案以内设组织机构为基本类别，以“件”为基本的管理单位；安全监察专门档案按一矿一档案卷进行管理。其中事故档案和安全生产许可证档案可分别按结合形成时间顺序单独排列。

安全生产许可证在有效期内发生变更办理变更手续过程中形成的文件应与申办案卷合并保管。

基本建设档案、设备仪器档案以“卷”为基本单位，以项目、专业性质、种类为组卷依据，保持科技文件材料的成套性。这部分档案一般采用装订与不装订相结合的方法：即文字材料部分装订，图纸部分不装订。

2.区域性煤矿安全监察分局

文书档案按收文、发文及其它文件三种类别管理，按形成先后顺序排列。基本建设档案、设备仪器档案的管理同本条第1款。

篇6：安全档案整理办法

【文件来源】国家安全生产监督管理总局

煤矿安全监察档案整理规范（修订）

(安监总办字[2005]152号)

为适应煤矿安全监察工作的需要，在深入调研、广泛征求意见的基础上，对原《煤矿安全监察档案整理规范》（以下简称《规范》）进行了修订，现将《煤矿安全监察档案整理规范（修订）》印发给你们，自2006年1月1日起施行。原《规范》同时废止。对于按原《规范》要求已整理完毕的档案，仍维持原状。

二OO五年十月十四日

煤矿安全监察档案整理规范(修订)

第一章 总则

第一条第一条 为加强煤矿安全监察档案管理，统一煤矿安全监察档案整理方法，实现煤矿安全监察档案管理规范化、标准化和科学化，根据《 煤矿安全监察条例》、《 安全生产许可证条例》、《 煤矿安全监察档案管理规定》和《归档文件整理规则》的有关规定，制定本规范。

第二条第二条 煤矿安全监察档案是煤矿安全监察机构履行监察职责和行政执法工作中直接形成并处理完毕的、具有保存价值的各种文件材料的总称。

第三条第三条 煤矿安全监察档案主要由文书档案、安全监察专门档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案、特殊载体档案等组成。其中安全监察专门档案包括矿井基础档案、执法监察档案和事故档案。

第四条第四条 本规范适用于国家和省级煤矿安全监察局及区域性煤矿安全监察分局。

第二章 基本术语

第五条第五条 归档文件 立档单位在其职能活动中形成并且办理完毕的，作为档案保存的各种文件材料的总称。

第六条第六条 件 由一份或数份同一主题内容文件组合而成的档案管理单位，一般以每份完整文件为一件。文件正本与底稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。来文与复文可为一件。对一个煤矿一次执法监察活动形成的全部执法文书为一件。

第七条第七条 卷 由相互联系的若干文件材料组合而成的一种档案保管单位。

第八条第八条 组卷 将归档文件材料按“件”或“卷”整理的过程称之为组卷。

第九条第九条 一矿一档案卷 将安全监察专门档案按监察对象进行分类归档，可以是物理分类归档，也可以是逻辑分类归档。物理分类归档，是指将针对一个矿井的安全监察专门档案在实体上整理、排列在一起，即以矿为单位，将矿井基础档案、执法监察档案、事故档案依时间或重要程度的顺序，分别置于盒内。某一类文件材料多时，可增加保管单位。档案材料少的矿井，也可将这三类装入一个盒内。逻辑分类归档，是指针对一个矿形成的安全监察专门档案在实体上不一定排列在一起，可以是矿井基础档案、执法监察档案、事故档案分别按一定顺序排列，也可以按排列各矿井档案，但通过指定一个唯一的代号在同一个矿的相关监察档案中建立关联。

第三章 立卷

第十条第十条 煤矿安全监察档案实行文书处理部门和业务部门共同立卷制度。档案部门或档案管理人员负责对业务部门的立卷工作进行业务指导。其中国家煤矿安全监察局的立卷归档工作由各业务司的综合部门负责；各省级煤矿安全监察局的立卷归档工作由各业务处室负责；区域性煤矿安全监察分局的立卷归档工作由各业务科室或有关安全监察人员负责。

第十一条第十一条 国家和省级煤矿安全监察局的档案管理部门及区域性煤矿安全监察分局的综合部门负责集中保存本单位全部档案。

第十二条第十二条 立卷归档工作包括以下内容：

1.将办理完毕的文件材料，按归档要求收集齐全准确。文书档案一般以每份完整文件为一“件”；执法监察档案可以“件”为单位整理，一次执法监察活动形成的所有执法文书、证据材料为一件，企业报来的整改完成情况及有关部门或单位验收情况材料为一“件”，行政复议材料为一“件”；矿井基础档案以“卷”为单位整理，安全生产许可证审批过程中形成的所有文件、图纸为一“卷”，煤矿建设项目安全设施设计审查和竣工验收材料分别组卷，其它矿井基础材料根据文件的形成规律和内容的有机联系组卷；事故档案以一次事故形成的所有文件、图纸、照片等材料为一个整理单位，组成“卷”；基建档案、设备仪器档案以一个成套项目为一个整理单位，组成“卷”。

2.对归档过程中和归档文件材料本身应说明的情况做出说明。

3.编制移交目录。移交目录格式与归档文件目录格式相同。

第十三条第十三条 立卷归档工作中特殊问题的处理

1.跨部门形成的文件材料，立卷归档工作由主办部门负责。会议文件材料，由会议承办部门归档（两个以上部门承办的会议，由主办部门归档，其它部门不归档）。

2.本机关形成的文件材料，一般将文件正本与发文底稿归档；有领导人指示或有重要修改意见的文件草稿，与正本一并归档。外单位

来文，将文件阅办处理单与文件一并归档。

第十四条第十四条 归档文件材料的排列

1.一般批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正稿在前，底稿在后；定稿在前，草稿在后；转发件在前，原件在后；案件材料中结论性材料在前，依据材料在后。

2.带有附图或附表的文件材料排列顺序为：文件材料在前，附图、附表在后。

3.其他文件材料按重要程度或形成时间先后排列。

4.件、卷内文件材料应按排列顺序逐张编写流水号。编号应使用打号机或钢笔工整书写。文书档案、安全监察专门档案编号在每页文件的正面右上角和反面的左上角，基建档案、设备仪器档案编号在每页文件的右下角和反面的左下角。编码上或下端于右边或左边留2厘米距离，双面或筒子页正反面均应编写页码，页码用阿拉伯数字编写。

5.件、卷内文件材料为装订（非金属装订）印刷册时，每一册编一个号，不再逐页编号。

第十五条第十五条 归档时间：煤矿安全监察档案采用随时归档办法。各归档部门应随时将已办理完毕的文件材料，按归档要求交档案部门或专兼职档案人员归档。

第十六条第十六条 归档手续：文件材料归档时，交接双方当面清点。接收人应在归档移交目录上签字，移交目录由归档人编制。

第十七条第十七条 对不应归档的文件材料，档案部门或专兼职档案人员应将其返还给文书立卷人员，并在归档移交目录上签字注明。

第十八条第十八条 各部门负责立卷归档人员应对正在办理过程中的文件材料建立有效的跟踪措施，以确保文件材料的齐全完整。

第四章 归档文件材料要求

第十九条第十九条 归档的文件材料必须办理完结，齐全完整，具有保存价值。

第二十条第二十条 本部门主办的文件，必须归档保存原件。复印的文件，不作为档案保管（复印件作为正文附件的除外）。若确无原件或原件丢失，须在备考表中予以说明。电传文件不宜长期保存，应复印归档，并加以说明。

第二十一条第二十一条 档案载体为磁盘等磁性物质时，必须同时附有纸质打印件。

第二十二条第二十二条 凡是在本单位刊物或内部网站登载发布，不另行文的文件定稿，应由文件主办部门将定稿和刊物或电子文档一并归档。

第二十三条第二十三条 文件材料装订线或文件（含计算机打印材料）左侧二厘米之内，不得书写任何文字。

第二十四条第二十四条 归档的文件不得带有不符合档案保护要求的金属装订物。

第二十五条第二十五条 已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪易变的文件应予以复制。

第二十六条第二十六条 对文件材料进行必要的技术处理时，应最大限度地保持其原貌。

第二十七条第二十七条 整理归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

第五章 归档

第二十八条第二十八条 应归档的文件必须定期向档案部门移交。各类档案应实行集中统一管理。严禁不归档。

第二十九条第二十九条 文件材料的保管期限分为永久、长期（15年－50年）、短期（15年以下）三种。其中：

凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的重要文件材料，定为永久保管。

凡是对本单位有参考利用价值的文件材料，定为长期保管。

凡是在较短时期内反映本单位一般工作活动的文件材料，定为短期保管。

煤矿安全监察档案归档范围及保管期限详见附件1。

第三十条第三十条 一般基本建设项目及设备仪器文件材料实际保管期限不得短于实物的实际使用年限。煤矿安全监察专门档案的实际保存期限应考虑相应的法律有效期限，一般不得少于20年。

第三十一条第三十一条 属固定资产范围的基本建设项目和购置大型技术装备的图纸及其文字材料应按有关规定先归档，后借用。

第三十二条第三十二条 会计档案的归档和保管执行财政部的有关规定。

第三十三条第三十三条 文件材料保管期限的起始时间：文书档案、安全监察专门档案以档案的所属计算，基建档案从归档以后的次年一月一日起计算。

第六章 整理

第三十四条第三十四条 煤矿安全监察档案的整理就是将归档文件材料以件或卷为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。整理工作由档案管理部门或专兼职档案人员负责。

第三十五条第三十五条 整理工作要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

第三十六条第三十六条 装订：装订即对已编排完毕的文件材料进行固定，装订方式应根据本单位实际情况并符合档案保护要求。

装订的“件”或“卷”，其归档文件材料首页上端的空白位置应加盖归档章并填写相关内容。归档章样式见附件2。

图纸不装订，在图纸下端图签栏空白处加盖归档章。

第三十七条第三十七条 分类和组卷：煤矿安全监察档案按不同类型的机构，分为二种管理方式：

1.国家和省级煤矿安全监察局

文书档案以内设组织机构为基本类别，以“件”为基本的管理单位；安全监察专门档案按一矿一档案卷进行管理。其中事故档案和安全生产许可证档案可分别按结合形成时间顺序单独排列。

安全生产许可证在有效期内发生变更办理变更手续过程中形成的文件应与申办案卷合并保管。

基本建设档案、设备仪器档案以“卷”为基本单位，以项目、专业性质、种类为组卷依据，保持科技文件材料的成套性。这部分档案一般采用装订与不装订相结合的方法：即文字材料部分装订，图纸部分不装订。

2.区域性煤矿安全监察分局

文书档案按收文、发文及其它文件三种类别管理，按形成先后顺序排列。基本建设档案、设备仪器档案的管理同本条第1款。

煤矿安全监察专门档案按一矿一档管理，可以采用物理分类归档或逻辑分类归档的方法分类存放，与文字材料内容密切相关的照片、录音、录像、光盘等特殊载体形式材料，可与文字材料一并整理存放。事故档案、矿井基础档案整理应遵循文件的自然形成规律及内容间的有机联系，装订成卷，执法监察档案可以“件”为单位装订整理。

第三十八条第三十八条 排列与编号

1.完成组卷工作后，应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等对“件”或“卷”进行顺序排列，并按归档章要求填写相应的项目，以确定件、卷排列顺序。

2.档案的编号采用最低一级类目下大流水编号的方法。

3.永久、长期、短期保存的档案可混合编号。

第三十九条第三十九条 编目

1.档案部门或专兼职档案人员应将归档文件根据分类方案和件（卷）号顺序，逐份输入计算机，正式打印出归档文件目录。归档文件目录内容包括：件号（或卷号）、责任者、文件编号、题名、日期、保管期限、页数、备注等。归档文件目录样式见附件3。

2.归档文件目录一式二份，分别由档案部门和归档单位保存。

3.归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置单位名称、、类别等项目。归档文件目录封面样式见附件4。

第四十条第四十条 装盒

归档案卷应放入档案盒内保存。档案人员应将归档文件按件（卷）号顺序装入档案盒，并按要求填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。备考表置于盒内文件之后，对该盒各件、卷的归档情况进行说明。档案盒及备考表样式见附件5、6。

第四十一条第四十一条 整理完毕的档案，质量应符合下列标准：

归档文件，齐全完整；归档材料，符合要求；分类清楚，保持联系；卷内排列，系统条理；保管期限准确；卷盒书写，整洁规范；案卷装订，整齐美观；图纸折叠，符合要求。

第四十二条第四十二条 案卷的库房排列应存放有序。一般应按分类编号体例依次排列。个别档案也可根据档案形成规律和利用特点，采取灵活的排列方式，但应做到有规可循，井然有序。

第七章 移交

第四十三条第四十三条 国家安全生产监督管理总局档案馆为永久保存煤矿安全监察档案的基地和安全监察档案信息中心，负责接收省级煤矿安全监察局移交的煤矿安全监察档案及其他档案。

第四十四条第四十四条 区域性煤矿安全监察分局是临时保存本单位档案的基地。按一矿一档保存的煤矿安全监察专门档案应在该矿关闭后向省级煤矿安全监察局移交。其余类型的档案可根据保存期限，向省级煤矿安全监察局提出处置意见。

第四十五条第四十五条 省级煤矿安全监察局负责保存本单位形成的全部档案，并履行以下职责：

1.接收并保管所属煤矿安全监察分局移交的档案。

2.向国家安全生产监督管理总局档案馆移交煤矿安全监察专门档案所形成的数字档案。

第八章 附则

第四十六条第四十六条 本规范自2006年1月1日起实行。

第四十七条第四十七条 本规范由国家安全生产监督管理总局负责解释。