电子档案库（共9篇）
篇1：电子档案库
电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。
一、电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。
1.提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。
2.通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。
3.直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
二、加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。
1.加强电子档案管理，有利于节省人力物力。？在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。？
2.加强电子档案管理，有利于提高服务质量。？档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。
3.加强电子档案管理，有利于满足多样化需求。 随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。
三、做好电子档案管理和利用的主要措施
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。
1.建立档案利用制度，整合各类档案资源。 要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
2.规范档案利用方式，避免不可挽回损失。 电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3.建立“双套制”模式，确保重要信息完整。 所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。
4.加强工作人员管理，提高档案保护意识。电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。
现代社会正在跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。
篇2：电子档案库
电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，1月通过技术鉴定，同年获国家档案局优秀科技成果一等奖，
该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，
项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。
该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的.组织、管理具有改革创新意义。
该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。
篇3：电子档案库
1 利用电子档案主要模式
电子档案从其自身的属性来看, 具有一些特殊的优势, 如使用方便、及时, 而且有着极高的查全率和查准率。其实电子档案的充分利用也是需要一定的计算机信息技术作为支撑, 在其使用时也主要是通过计算机网络信息技术来实现, 现阶段其利用的方式主要有3类:提供拷贝、通信传输和直接利用。
1.1 提供拷贝
电子档案的使用, 用的较多的就是拷贝。通过计算机的拷贝, 能够把电子档案的初始状态直接拷贝给相关使用者, 拷贝的优点在于在备份文件的基础上, 实现档案信息的及时、准确、完整的复制迁移, 保证档案信息传输的权威性。
1.2 通信传输
通过计算机联网可以实现对电子档案的通信传输, 解决电子档案的地域问题, 使用者可以在异地通过计算机网络将电子档案传输到指定地址, 节约了传输时间和档案转移成本。从专业的角度分析, 就是使用网络传输电子档案, 可以实现不同馆际之间档案资源的互相交流, 提高电子档案的使用效率。
1.3 直接利用
直接利用是电子档案的基本利用途径, 通常是指档案管理部门利用档案管理系统, 对电子档案进行直接的调阅、查询。通过直接利用, 档案的使用者可以非常方便地对其进行补充完善或相关的修改, 也可以实现多人共阅。
2 加强电子档案管理的意义
2.1 有效节约成本
在电子档案应用之前, 对于那些容易损毁的档案资料, 在保存过程中, 通常都会耗费大量的管理成本, 就算如此, 一些档案还是会出现一定程度的破坏, 因为有些档案资料, 由于其介质的原因, 在使用和存储过程中, 都不可避免地会遭到损坏。电子档案的应用, 从根本上解决了上述难题, 将大部分纸质介质的档案转化成电子文件资料, 既节省可存储空间, 又降低了存储成本。
2.2 提高档案的服务质量
从档案管理的初衷出发, 其中最主要的目的就是为档案的需求者、使用者提供优质的档案信息服务。在将档案信息进行电子化管理之后, 电子档案的优势特点是传统纸质档案不可比拟的。在档案信息服务方面, 电子档案完整、准确、及时的特点, 大大提高了服务质量。
2.3 满足使用者不同层次的需要
档案信息的使用者, 对于档案信息的使用, 可以分为低层次的使用和高层次的使用两种。低层次的使用就是一般的基本信息, 而高层次的需求通常是指基础信息之外的其他有效信息。通过电子档案的科学管理, 可以提高档案内容的分析挖掘价值, 在基础信息之上, 对其进行归类分析, 从不同的时间分析档案信息的变化, 甄别档案信息的伪劣, 发现档案信息的缺漏等, 都属于高层次档案信息使用者的基本要求。电子档案在借入现代化计算机网络信息技术之后, 就可以实现其智能化、流程化、标准化的管理, 能够满足档案信息使用者的不同层次需求。
3 提高电子档案管理的基本途径
3.1 建立档案利用制度
要建立档案利用审批制度, 相关人员需要查阅和利用档案时, 必须获得档案主管领导的审批, 还要建立档案利用管理制度, 档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动, 使档案收集更为及时, 保证电子档案的及时更新, 更好地满足电子档案利用者的需求, 并做到电子档案利用和纸质档案利用互补, 整合档案资源来创新档案管理模式, 实现电子档案需求利用质的飞跃。
3.2 规范档案利用方式
电子档案的利用不能够无原则, 应该根据利用者的情况而定, 并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下, 对内容不是完全开放的电子档案, 不宜用拷贝的方式提供使用, 对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时, 有密级的信息内容应进行加密处理, 并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改, 避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3.3 建立“双套制”模式
“双套制”指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战, 要求档案人员要紧跟时代步伐, 掌握现代信息技术, 熟练运用电脑及现代通讯技术, 否则就无法介入文档的形成和保管。通过这种“双套制”的管理模式, 切实提高档案信息的完整性、准确性, 并在这种模式的要求下, 提升档案管理人员的现代化电子信息技术水平。
3.4 从思想层面提高重视
对于电子档案的管理, 一定要做到思想上的重视。而做到思想上重视, 就必须要明确电子档案管理工作的重要意义和价值。档案管理部门要切实加强对电子档案管理人员的思想教育, 深入系统地学习电子档案管理的基本观念, 让员工感受到自身所做的工作的巨大意义, 提高责任心, 在实际工作过程中, 争取不断争先创优, 尽心尽力地提高电子档案管理的质量。
4 结语
网络信息技术的深入发展, 对电子档案管理效率的提升有着十分直接的推动作用。档案管理部门, 在新的档案管理环境下, 要想进一步提升电子档案管理的质量, 更好地挖掘电子档案的信息价值, 就要不断创新电子档案的管理模式, 大胆改革, 更新管理理念, 学习先进的电子档案管理技术, 以确保能够及时高效地为电子档案的使用者提供优质便捷的档案信息服务。
参考文献
[1]邢军岐.浅谈新时期电子档案管理问题[J].电子技术与软件工程, 2014 (9) .
[2]刘玲玲.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化, 2014 (4) .
[3]闫卫文.浅谈如何做好电子档案管理工作[J].宝鸡文理学院学报:社会科学版, 2013 (2) .
[4]王俊姝.加强电子档案管理方案分析[J].科技创新导报, 2013 (25) .
篇4：电子档案与纸质档案的融合探析
关键字 ：电子档案；纸质档案；融合
伴随着信息化程度的不断提高，在我国的档案管理当中，电子档案作为一种新的档案管理模式，填补了传统纸质档案的不足和弊端，不仅仅为我国的档案管理工作提供了一种更为科学有效地管理模式，还保障个人档案的安全，为个人档案的长时间保存和个人信息的进一步保护都带来了重要的意义和作用。
一、电子档案管理概况
（一）电子档案的概况
伴随着科学技术的不断发展，尤其是进入21世纪之后，现代化的信息产物已经将要替代以纸质为媒介的文件，并应用到了我国的多个领域当中。档案的管理也是如此。信息化、网络化、科学化、电子化也成为了档案管理未来发展的一个趋势。电子档案主要就是以代码的形式将信息存储与磁盘、光盘等载体之上，通过在计算机上存储并且利用互联网进行文件传送和传輸的一种档案管理方式。
（二）电子档案的管理特点
任何一种新事物的产生，都会有优点和缺点并存，首先来说电子档案的优点：存储量大，信息可以长时间的进行保存，操作方便快捷，充分的实现资源共享，可以进行文件的传输和传送，并且所占有的空间极小。而它的缺点则在于：信息缺乏安全性、对设备的依赖程度较高，同时容易被修改，原始数据和信息得不到安全保障。
二、纸质档案管理概述
（一）纸质档案的概况
纸质档案相比较于电子档案来说，具有更加直观和简明的特点，也是我国传统的档案管理形式。纸质档案相比较点爱档案来说，书写简单，阅读方便，纸张记录的稳定性更是电子档案所无法取代的。当前我国大多数的单位都还保留着纸质档案的管理方式，利用纸张记录个人的信息，还有单位的一些原件需要印章、签字等形式进行确认，纸质档案就发挥了重要的意义和作用。
（二）纸质档案的管理特点
纸质档案和电子档案相比，最主要的有点就是书写起来非常容易，同时阅读也比较方便，存在着记录信息的稳定性，同时便于传递，造价低廉。而纸质档案的缺点也日益显露出来，比如保存所占有的空间较大，在保存的过程当中容易造成损坏和丢失，对个人档案的管理带来严重的影响。
三、电子档案与纸质档案的融合
（一）电子档案与纸质档案融合的必要性
1、电子档案管理促进了纸质档案管理的改革
对纸质档案管理的改革，在一定程度上是对传统档案管理形式的一种突破。首先电子档案的出现实现了档案管理一体化的进程，促进了档案管理更加的科学化和信息化。其次也实现了对传统档案管理的一种简化，更加有利于档案管理的科学化和简单化的实现。传统档案管理需要更多的人力和物力，占有更多的空间，对纸质档案的保存和保护也显得尤为复杂。而电子档案更好的保障了信息的存储，改变了纸质档案的管理弊端，更为科学的对信息进行了记录，是一种历史性的改革和突破。另外电子档案促进纸质档案管理的改革也可以体现在电子档案根据需要，建立起了档案管理的多维联系。只要在检索出输入档案的关键字，就可以找到对应的纸质档案，实现了对档案更为科学和安全的管理。
2、纸质档案管理可以帮助和促进电子档案管理的完善
电子档案管理在我国的档案管理系统当中还不够完善，所以需要纸质档案管理的促进和帮助，才能够更好的保障电子档案的顺利进行和完善。二者并不是冲突的，而是相互促进，取长补短，为我国的档案管理事业带来帮助和作用。两种管理方式的融合与并存，逐渐会形成一种相对完善的综合档案管理系统。
（二）电子档案与纸质档案融合的途径
1、互相借鉴、取长补短
纸质档案和电子档案都具有各自的优势，因此在档案管理工作当中要格外的重视二者之间的相互借鉴和融合，将优势进行结合，同时摒弃各自发展当中的不足，更好的对档案管理带来帮助。纸质档案具有书写简单，信息阅读和浏览一目了然的特点，对于签字和印章的生效具有重要的证据和历史意义，是纸质档案凭证性的重要体现。这些都是纸质档案在发展过程当中日益显露的优点，所以要继续的保持和利用，并且更好的与电子档案优势进行融合与并存。而电子档案由于其信息化程度较高，对于数据的保存更加的快捷，操作简单方便，同时也节省了保存空间，这些和纸质档案的优点进行结合，则可以更好的对我国的档案管理带来帮助。
2、采取“双套制”原则
所谓“双套制”，实际上就是对电子档案和纸质档案同时进行提交保存和存档，这样就像双保险一样对档案的管理带来安全保障。这也是近些年来档案管理者提出的对档案管理最新的方法和途径，一方面保障了档案信息的安全性和长久性，另外也可以体现出档案的凭证性，对于纸质档案的印章和签字凭证有了更完善的保障。当然各地都要结合自己的实际，有选择的进行“双套制”的选择，从而更好的节省人力物力，也更好的实现“双套制”本身的目的和作用，在最大程度上完善档案管理，为各地的档案管理事业的开展带来帮助，同时为档案的科学管理和安全带来保障。
结束语：
总之，我国的电子档案管理是纸质档案管理的升级和完善，电子档案管理是信息化的产物，也是未来档案管理的一种方式和形式。纸质档案和电子档案各自发挥其优势，摒弃和改善其不足，更好的进行融合与发展，才能够从根本上提升档案管理的质量，为我国的档案管理事业带来更多实质性的提升和跨越。
参考文献：
[1] 中华人民共和国国家档案局.电子文件归档与电子档案管理概论[M].中国档案出版社，2007-8-1.
[2] 王雪梅.论纸质和电子期刊并存的管理[J].河北科技图苑，2007（09）.
[3] 高颖，吴荔妍.对电子档案与纸质档案长期并存的思考[J].福建档案，2002（01）.
[4] 戴莉.论短期内电子档案是否会取代纸质档案[J].机电兵船档案，2004年.
[5] 杨玲玲.纸质档案与电子档案共存期管理问题浅析[J].治黄科技信息，2007（05）.
篇5：电子扫描加快档案电子化建设进程
引言
我院是一个有近50年院史的老科研设计单位，档案库房内需要将历年来大量的科技档案保存下来，以备随时查阅调用。随着时间的推移，库存档案数量与日俱增，档案胀库已成为目前急待解决的问题。根据目前科学技术发展水平，档案电子化管理是解决这一问题的有效途径。这就需要将库存的大量图纸、文件加以扫描形成电子文档为电子化管理提供条件。我单位自2005年初开始对库存工程图进行扫描，工作进展顺利，已取得初步成效。本文结合我单位的实际情况对档案扫描工作加以简单描述，希望对接触此项工作的朋友起到抛砖引玉的作用。
一、扫描工作必备的条件
开展档案扫描工作，除了要求从事这项工作的人员具备熟练的档案管理技能和计算机操作水平外，还应具备以下硬件和软件环境：
1、硬件环境
2、软件环境
工程档案扫描的软件环境除了基本的桌面操作系统（如Windows 2000或Windows XP）外还需要以下应用软件：
(1)微软办公软件Microsoft Office 2000以上版本；
(2)图形处理软件Adobe Photoshop 7.0以上版本；
(3)与扫描仪相适应的扫描软件（我单位用的是ScanWorks v2.0）；
(4)合适版本的矢量化软件（我单位用的是VP Studio v6.75）
(5)计算机辅助设计软件AutoCAD(我单位用的是ACAD2004)
二、扫描工作流程
我们档案室除了完成正常的档案管理、扫描工作外，还
要兼顾为院内外工程图扫描、矢量化以及旧工程图调用等服
务工作。工作流程如下：
1扫描：库存底图或外来
工程图经工程扫描仪扫描进入
计算机形成Tiff格式图形文件
（分辨率大小的选取直接影响
扫描后图形文件的精度和占用
磁盘空间的大小，在操作中视
情况而定，对于直接刻盘保存的图形来说一般选200DPI就可以了）。如果是外来加工的图纸直接转至第5步。
2整理：用Photoshop软件对扫描后的图形文件进行剪切、整理，处理完毕后存储为Jpeg格式以减小存贮空间（图形用这种格式存贮所占用的空间仅为Tiff格式的1/10）。
3编目：对整理后的文件进行编目十分重要，如果编目紊乱会对今后的检索工作造成麻烦，甚至根本就无法检索出所需要的文件。我们的经验是文件编号与原工程编号完全一致，一个工程的文件尽量存放在一张DVD光盘上，若一张盘放不下应放在连续的数张DVD光盘上。在编目的同时建立好检索数据库。
4刻录光盘：按已编目的内容进行光盘刻制，在刻盘中尽量选上数据校验选项以增加数据的可靠性，同时用一式两份分开存放的方式更为安全可靠。
5矢量化工作：如果工程技术人员需要对扫描过的文件再行加以利用，工作人员可以将光盘上的图形文件直接调出，用图形处理软件Photoshop将其转换成Tiff格式，然后用矢量化软件对其进行矢量化后输出成AutoCAD通用格式的DWG文件即可。大致有净化、去污点、后处理、矢量化、输出几个步骤，视不同的矢量化工具略有差别。
6绘图：如果用户不要求矢量化，只是将原图绘制出来作以参考或打印底图晒蓝。工作人员可以将图形文件用Photoshop软件打开直接发送到工程绘图机上绘制出来即可。
三、工作实施及收获
1、工作进展情况
我们档案室有正式员工2名，为了加快档案扫描工作进度，单位从其它岗位专门抽调工作人员1名协助档案扫描工作。3个人在保证常规的档案管理工作正常进行的前提下，轮流负责档案扫描、编目、刻盘工作。自2005年初至今的两年时间里，累计扫描工程档案底图12万张，并全部刻制成DVD光盘，同时还为院内、院外开展工程图扫描、矢量化服务，额外创收四万多元。根据目前的进展情况，不需要很长时间我们就可以将库存档案全部扫描形成电子文档。按规定对部份纸质文件销毁后，即可从根本上解决档案胀库问题。
2、对档案管理电子化的看法
实现档案电子化管理是档案管理的必然发展方向。随着科学技术的发展，档案管理如果继续采用传统方式将不能适应形势发展的需要。因此，适应档案电子化管理方式是我们每个档案管理人员所必须面对的事实。但它并没有那么神秘，只要我们善于学习、乐于接受新事物，它会象传统方式一样被大家乐于接受。
档案管理电子化的实现，首先需要单位领导的足够重视，其次是要具备相应的软、硬件环境，当然少不了一批辛辛苦苦为档案工作奉献的人。否则档案管理电子化只是一句空话。
结语：
虽然，我们只是在档案扫描工作方面做了一定的工作，但千里之行，始于足下。只要我们不懈地努力，我们会在单位的统一部署下，有计划地将库存档案全部扫描并转换成电子文档。结合单位的局域网
篇6：电子档案论文
关键词:电子档案;班级管理;档案管理
1前言
近些年来，随着教育事业的发展，班级管理工作信息量不断增加。特别是学生档案管理的难度不断增加，所以创新班级管理模式和方法刻不容缓。而学生电子档案则是先进信息技术与档案管理工作二者结合的重要教学产物，其可以显著提升班级管理工作的效率，所以对其在班级管理中的应用进行探究具有重要意义。
2转变管理思路，构建电子档案
随着我国教育事业的快速发展，招生规模持续增大，学生数量越来越多。与此同时，学生在平时的学习过程中，其自身的学习信息资料也会持续积累，具体涵盖了学生个人教育经历、学习情况、社会实践情况、在学校受到的奖励以及处罚等情况，这些信息是学校全面了解学生的一个重要依据，同时也是学生后续升学、就业的重要凭证，所以必须要确保其完整性。然而，在当前的班级管理过程中，学生的档案信息采用纸质的档案统计和管理，实际的工作量比较大，加上相应的管理人员数目非常有限，所以档案管理的难度比较大，也使档案管理过程中出现诸多不合理问题。具体而言，其主要表现在三个方面。1)档案管理的方式陈旧，效率低。部分学校对于学生档案的管理还停留于纸质化的阶段，并且相关信息的搜集主要采用卡片和表格等方法，这种信息收集方式严重增大了相关管理部门的工作难度，实际效率非常低下。2)管理办法不合理。在当前的班级管理中，学生个人档案都是按照顺序来存档入柜，而随着学籍的变动，学生档案也会发生变化，这就给档案的查找增加了难度。3)现行的学生档案信息比较分散，调阅起来的难度比较大。部分学校在处理学生档案的时候，会将其分成学籍档案和个人档案两种，并由不同部门负责保管，这就增加了学生档案调阅的难度，影响了档案管理的效率。针对上述问题，此时如果教师可以合理运用学生电子档案，则可以极大地减少班级学生档案管理的工作量，降低其管理成本，同时可以便捷地对学生的档案资料进行灵活查询和应用，彻底打破传统只注重成绩的档案管理模式。自学生入学开始，班级管理人员需要以调查表格的方式来对班级中的各个学生的特长、兴趣爱好、家庭情况以及缺点等进行详细记录，以便为后续的课程教学提供因材施教的教学资料和信息。教师还需要将班级学生在平时学习和活动中的实际表现录入学生的电子档案中，以便全面了解学生的个人学习情况，这也可以为后续的课程教学提供更好的学情依据。此外，借助学生电子档案的构建，可以使学生更好地融入学校教育以及相关教育活动中来，也可以借此来约束学生的言行举止，更重要的是可以使授课教师全面评价和分析学生的`学习情况，及时发现和解决班级教学过程中存在的各种问题，从而不断提升班级管理工作的质量和效率。因此，在平时的班级管理中，班主任以及相关教学管理者需要转变传统的管理理念，合理引入学生电子档案，以便借此来全面提升学生档案管理的质量和效率。
3明确工作机制，确保应用质量
学生电子档案在班级管理中的合理应用可以显著提升档案管理的质量和效率，但是为了确保其应用的质量，必须要明确电子档案工作机制，具体就是通过学生、教师以及档案管理部门等相关人员的收集、初审与整理、鉴定和利用等工作流程，确保班级管理的顺畅。收集收集是学生档案管理中最基础的工作，必须要确保相关学生档案信息的完整性和准确性。学校档案管理部门需要提前明确学生档案的具体收集范围，也就是要全面搜集可以反映学生学习情况的相关资料。此外，学生数据记录状态是学生档案的实体，以便可以有效地解决学生档案来源分散的问题，同时需要注意搜集学生个人在活动中的表现等相关档案信息，以便确保档案信息的全面性。初审与整理在学生档案信息整理过程中，需要本着方便快捷和编排有序的原则来对学生档案进行分类。鉴于学生的档案信息来源途径比较多，并且时刻处于动态变化过程中，所以要建立科学、合理的整理机制。比如对纸质档案进行数字化加工处理，具体就是借助软件将纸质的电子档案信息转化为电子文档，并本着科学分类的原则来确保档案信息整理的质量，以确保档案信息管理的效果。此外，档案管理部门仍需要依照全宗来进行档案管理工作。而在全宗中，可以按照学生的入学时间、班级等来进行层层细化，以确保学生档案信息分类的条理性和科学性。鉴定鉴于学生电子档案的相关信息是处于动态变化状态的，所以必须要及时对相关档案进行鉴定，这就要求相关管理人员本着实事求是的原则来进行，特别是要保持电子档案信息的现实性、广泛性、原始性和凭证性，切不可马虎大意，草草了事。档案管理部门需要根据学生学习的实际情况，建立一套科学、合理的档案鉴定工作机制，以全面确保电子档案资料的完整性、准确性和可靠性。此外，学校管理部门需要和班主任进行有效配合，以便可以更好地核实和鉴别学生档案记录内容的真实性。利用学生电子档案建立的根本目的在于使档案用户可以便捷地调用有关的学生档案信息资源。一方面，要形成综合性、系统性的电子档案信息资源，开通电子档案信息查询服务功能，以便可以全面了解和掌握学生的个人状况，提升相关信息资源共享效率，以更好地发挥其信用档案作用;另一方面，档案管理部门需要详细地记录学生个人信息的查询与公开情况，具体包括公开的时间、对象、目的和性质等，以及数据查询的有效期限，过期后不可再继续查询[1]。
4加强档案管理，避免信息泄露
在学生电子档案应用过程中，为了避免这些重要档案信息外露，就必须要加强档案管理力度。通常而言，电子档案管理过程涉及保存、保密、维护、隐私权保护和评价等几个方面，所以必须要做好这几个方面的档案管理工作。其一，针对档案的保存而言，可以存储在一台计算机上，这点就类似于文本的复制、编辑和修改。但是要注意计算机硬盘的保护，避免电子档案出现丢失，具体就是将其存储在有严格保护的硬盘分区中。也可以将学生电子档案信息保存在外存储设备中，比如可写光盘、移动硬盘和U盘等外存储设备，但是必须要做好相应的档案防护工作，避免其被病毒感染而出现破坏的问题。其二，要确保学生电子档案信息的整体质量，尤其是要确保学生个人隐私，可以借助加密软件等手段来防范电子档案保存的完整性，避免出现泄露的问题。其三，要注意学生电子档案的维护工作，这就要求档案管理者定期对学生的档案信息进行管理，同时要定期进行病毒查杀，以避免其遭受病毒的损害。其四，要做好隐私权的保护工作，切不可随意将学生的电子档案文档搁置在电脑桌面上，否则势必会泄露学生的个人信息，对他们的隐私权造成侵害。如此就可以全面防范学生电子档案信息的泄露问题。
5结语
总之，学生电子档案在班级管理中的合理应用，可以大大减少班主任管理的工作量，提升班级管理的效率，具有很强的推广价值。因此，在实际的班级管理工作中，班主任等相关管理者需要合理引入学生电子档案，以便借此不断提升班级管理的质量和效率。
参考文献
篇7：电子档案库
电子文件性质代码：R——草稿性电子文件；U——非正式电子文件；O——正式电子文件；N——无纸电子文件；T ——文本文件；I——图像文件；G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；M——多媒体文件；P——计算机程序；D——数据文件。
篇8：电子档案库
一、电子档案形成的优越性
存储空间小, 电子档案的形成可以有效地节约档案占用空间。所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点, 而且与纸质档案管理方式是相通的。无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾, 而电子档案占据极少量空间的优点能够很好地解决这一矛盾。例如, 一张光盘容量可达600—4 000MB, 可存35万张打印纸上的文字信息或10万页图形信息;而且, 如果不移动存储载体, 只处理信息, 那么电子档案几乎无重量和体积可言。相比之下, 纸质文件的笨重就显而易见了。电子档案的加入, 丰富了档案管理体系, 为传统的档案利用开辟了一条新路。
以XX发动机厂为例, 每年归档的纸质会计类档案就可高达五百余本, 足以占用两个标准文件柜。且需时刻做到防尘、防霉、防虫, 要求档案库必须有严格的空气温度、湿度, 温湿度过高或过低都会对纸质档案造成损坏。相比较电子档案来说, 占用空间少、不会生霉等优点是纸质档案无法企及的。
另外, 电子档案还具备操作方便, 复制时不容易丢失信息的特点。形成档案之前的电子文件, 其增、删、改等都很方便, 而且改后不留任何痕迹, 保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性, 使之对电子档案的检索更加方便。纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题, 而电子档案的复制, 由于是数字化的信息处理几乎不存在这些问题, 所以, 完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。
1. 具有多种表现形式。
随着多媒体电子计算机的应用, 电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容, 这就造成了电子档案的多媒体集成性, 使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。
2. 传递快捷、实现资源共享。
一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读, 而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术, 因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算, 而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的, 二者在速度上的区别非常明显。而且, 一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端, 电子档案这种不受存储载体限制的特点, 使异地利用成为可能, 消除了利用者的域隔阂, 使利用者产生一种共享的感觉, 从而摆脱时间和空间的制约, 利用者可以把获得的信息随心所欲地加工处理, 变成自己所需要的信息产品。
3. 电子档案的形成可以提高档案管理工作效率。
电子档案的产生, 使计算机先进技术在档案管理工作中的作用发挥得更充分。档案人员可通过简单的操作进行查询和利用, 从传统的手工编目和查询及繁重的编研信息收集等方面的工作中解放出来, 这将会推动档案事业的发展, 使档案管理再上一个新台阶。
二、电子档案存在的缺点
传统的纸质文件一旦形成, 原件中所包含的内容和形式就不再发生变化, 只要抓好保管, 就能确定档案的原始性和真实性。与纸质文件不同的是, 电子文件建立在高科技的基础上, 其内容和形式是相对独立的, 不仅内容易于删改变化, 并且可以储存于不同的载体, 人们无法从其所包含的内容、形式和载体特征确定电子文件的原始性、真实性以及是否完整等。
1. 原始性问题。
电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来, 人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断, 而电子形式生成的由实态变为虚态的档案, 已完全没有了这种“原始状态”, 其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致, 可以说既是原始的, 又是复制的。
2. 真实性问题。
电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实;电子档案的真实性问题伴随其生命的始终, 维护其真实性是一个不间断的过程, 信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案;电子档案可被原样复制, 甚至被篡改后可不留痕迹。
3. 完整性问题。
电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态, 如不及时捕获, 可能会导致信息丢失;电子文件结构复杂, 储存方式多样, 容易造成信息的缺损;电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加, 而且形式多样、存储分散, 极易丢失, 往往致使电子文件来龙去脉不清。
4. 安全性问题。
电子数据的易更改性为非法操作提供了便利, “黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息, 都会直接损害电子档案的安全。
另外, 收集过时的电子计算机软硬件, 提供利用, 读取那些过时的、技术记录在载体上的信息内容, 这就要广泛收集、保管过时技术全套软硬件, 还必须保管操作这些过时技术的某些技能, 还有老化和维护问题, 代价十分昂贵。
综上所述, 电子档案管理是档案工作的一个新领域, 针对现代化办公条件下电子文件和电子档案的大量产生, 制定文档一体化的管理模式是非常必要的。与传统的归档移交相比, 电子文件的收集可以说是在瞬间完成的。在整理方面, 分类、立卷、编目这种档案实体的整理工作将被多途径的电子检索方式代替, 由于电子文件和载体的可分离性, 其内容可不受载体的限制和束缚, 所有的信息线索都可以借助计算机的逻辑判断功能和运算速度, 多途径、多角度地组配, 甚至可以网上立卷, 根据不同需求按文件的不同特征组成各种虚拟卷。
三、电子档案的维护
维护电子档案的完整与安全是档案工作者的基本职责之一, 为保证电子文件的原始性、安全性和具有保存的价值, 档案部门必须重视电子档案, 严格制定电子文件的操作制度和安全保密制度, 对电子文件实施全程监控, 实行层层负责制, 所有经办人员在电子文件的形成、移交、提供和利用过程中都应履行签字手续, 并建立电子文件备份系统以防止其在利用过程中信息的损坏, 采取定期复制以及定期对计算机病毒进行检查、防治, 对重要文件的存储和传输实行加密技术处理等措施, 以确保电子文件的完整与安全, 实现文档一体化的管理。
四、对档案人员的要求
高技术的应用需要高技术的人才来管理。档案教育应及时调整专业格局, 从课程内容、教学方法和手段、教育层次和形式等方面全面更新。建立在高科技平台上的电子文件、档案必须由具备高科技素质的管理型和复合型人才队伍来管理, 因此在加强档案管理人员队伍建设中, 除提高其政治素质、文化素质和档案业务素质外, 还应着重提高其计算机使用操作技能。在电子文件日益发展的今天, 档案人员要想管好它, 必须了解形成电子文件的相应技术和设备, 以及相应的电子计算机硬件技术。对在职人员进行各种形式的再教育, 以适应技术发展的需要。应注意引进多方面的人才, 将懂档案业务, 具有计算机专业知识的人员充实到档案队伍当中来, 建立复合型多层次的专业技术队伍。
以XX发动机厂为例, 1994年, 该厂共有专兼职档案员20人, 其中, 本科毕业以上的1人, 大专毕业以上3人, 中专及以下的16人。随着档案的增加和专业对口的要求, 到2013年, 该厂共有专兼职档案员50人, 其中, 本科及研究生毕业以上的40人, 大专毕业的10人。排除近20年中档案员正常退休, 从这一数据中可以看出, 现代化的档案管理对人才的知识能力及水平也相应提高了要求。
五、电子档案信息化建设应注意的问题
第一, 注重档案管理的安全性。在建设初期一定要注意电子档案的保存, 防止档案的遗漏损失, 保证归信息的安全、完整。
第二, 加快电子档案信息化建设进程, 对现有的信息化管理平台进行有效集成。信息化是档案管理信息化的基础, 有效集成的信息化管理系统是档案管理信息化的平台, 在进行档案信息化时, 要充分考虑信息化水平, 循序渐进, 逐步推进。
第三, 进一步提高员工素质。任何先进的系统都是由人来运用的。没有高素质的人才, 再先进的系统也只是一个供人欣赏的美丽花瓶, 要充分发挥档案信息化管理系统的作用, 需要对员工进行全面系统的培训, 使员工对档案管理系统做到能用、会用, 并在工作中不断提出改进意见, 使档案管理系统得到持续的改进。
数字化时代召唤数字档案, 这是时代发展的需要, 参与国际竞争与交流的需要, 加强科学的研究, 普及教育知识、服务社会大众的需要, 提高档案工作社会地位的需要。档案信息化是国民经济和社会信息化的重要组成部分, 是档案事业改革与发展的内在要求。随着信息社会的发展, 电子文件在日常工作中的不断应用, 档案工作所具有的信息管理和信息服务属性日益增强, 要做为一名合格的档案管理工作者, 就必须深入学习和了解新技术、新理论, 并把其运用到自己的实际工作中去, 加强档案的数字化建设, 实现“文档一体化”管理, 不断提高档案管理以及服务工作的网络化水平。只有这样, 才能真正适应这个科学技术高速发展的新时代, 更好地做好新技术应用下的档案管理工作。
摘要：电子文件保管系统作为信息管理系统的一种, 为档案工作提供了自动化、系统化的管理手段。有效的电子档案管理是实现人类社会性原始历史记录在信息时代得以真实、完整、可靠保管的有力保证, 能够快速、及时地满足单位行使各项职能时对文件、档案信息的需求。
篇9：浅析电子文件与电子档案的管理
关键词：电子文件 电子档案 管理
中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1007-3973（2012）001-055-02
随着信息技术快速发展，电子文件与电子档案大量产生。由于电子文件的某些性质与传统文件有着很大区别，对电子文件归档后产生的电子档案管理也有很大影响，因此有必要对电子文件真实与完整性进行分析。以下将结合笔者工作经验来阐述电子文件真实与完整风险管理。
1 电子文件及电子档案
1.1 电子文件与电子档案
电子文件（Electronic Records）是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。①
1.2 电子文件对档案管理的影响
文件归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存储在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘形式移交，归档范围也不能只是办理完毕具有保存价值的文件，还应包括该文件读取软件甚至操作系统。
2 电子文件真实与完整风险
电子文件管理中最致命的问题、最根本的风险就是真实性、完整性受到破坏，这是需要管理者动用一切办法加以防范的，以下是真实性与完整性这两种主要风险。
2.1 电子文件的真实风险
电子文件若真实性受损，就无法客观地反映原始事实，也就会失去利用价值。目前，这样的实例很多，比如，加拿大调查委员会对加拿大在索马里的驻军情况举行了听证会。调查委员会要求查看国防行动中心一个数据库中文件运行记录。在查看该文件运行记录时，委员会发现了许多异常情况，如空白信件、漏号或重号等。调查委员会认为这些记录不可靠，不能用于当时进行调查，也不能向未来研究人员提供利用。电子文件不真实具体表现包括：(1)文件是伪造的，即用户身份不真实；(2)无法证明电子文件未经改动，即无法排除文件不真实的可能性。主要原因在于系统没有生成、获取文件的背景信息。
2.2 电子文件的完整风险
电子文件完整性风险主要表现在应该归档保存的电子文件数量残缺不全或是文件构成要素不完整。完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全文件留给后人是支离破碎的社会记忆，会对电子文件利用带来很大障碍，也会严重影响电子文件应有价值。在电子环境下，介质脆弱，技术过时以及系统特性都会影响电子文件完整性。
3 影响电子文件真实与完整风险的因素分析
一般说来，影响 电子文件真实与完整风险主要有：(1)管理风险电子文件在形成、传输、接收、处理、保管、管理、利用等各个阶段，都与机构管理密不可分。管理机制不完善，或由于人的主观性、难以规范性和不确定性，都可能会威胁到文件的真实与完整。例如由于文件管理知识缺乏，可能使文件重要构成要素和文件系列没有保存齐全；操作失误；主观或无意的内容或形式改变；网络攻击或电子欺诈行为对文件造成的非法变更与摧毁；人为因素引起保管环境恶变而对电子文件载体产生破坏；管理规范缺乏和人为疏忽造成数据缺乏备份、备份媒体选择不当和没有异地备份等；以及本章第一节中探讨影响电子文件真实与完整的其他人为因素等，都是由于管理不当导致的风险。(2)信息技术风险电子文件形成和存在依赖于信息技术和设备，信息技术的不稳定也会使电子文件真实与完整面临风险。基础设施风险。基础设施包括硬件、系统软件、网络及机房等。缺乏信息技术基础设施应具有的基本条件，如硬件软件性能欠缺稳定性、安全性、容错性、可靠性与可维护性等，都会对电子文件真实与完整构成威胁；系统空间容量不足；备份过程、数据传输过程欠缺安全保护措施及准确性；系统功能对电子文件真实完整性需求的满足程度不够；机房的交流电源、备用电源设施及安全保护措施不当等等，都有可能导致电子文件信息变更与丢失。数据管理风险。电子文件数据本身具有极大不稳定性，这与电子文件内容与载体可分离性、载体不固定性以及技术寿命有限等因素相关。为保证文件内容持久可读，必须对电子文件定期迁移。在迁移过程中，文件信息有丢失和受损的风险。许多部门由于忽视了数据的不稳定性，未对其采取相应保护措施，由此造成的损失无法弥补。(3)固有风险在对电子文件管理中，总会有一些不可抗拒因素导致文件真实完整性受损。由这些不可抗因素引起的风险，称为固有风险。例如不可抵抗的自然灾害(如火灾、水灾、地震等)与意外灾祸(如失窃、鼠灾等)，恶劣环境(如强光、不适宜的温湿度、灰尘、磁场等)带来的影响等，都会导致文件损毁。电子文件整个生命周期各阶段(形成、传输、捕获、存储、处理、保存与利用等等)中，任何一个环节出现问题，都可能严重影响电子文件的真实与完整。
4 电子文件真实与完整的风险管理策略
4.1 对电子文件管理流程加以优化
文件管理流程是指文件生命周期中施加于文件一系列相关管理活动有序组合。电子文件管理流程不是对手工管理流程的复制和模拟，而应根据电子文件技术特点，利用计算机系统高效处理数据、一次输入多次输出、可并行作业等优势，构建更为科学高效新流程，具体落实全程管理和前端控制。相比手工管理流程，电子文件管理流程内容，以及组成流程各项管理活动开展时间、承担者相互关系都有变化。在内容上，有些管理活动需要增加，如确定文件存储格式、确定文件存储位置等；有些管理活动被简化，如实体整理、分发；另外一些则变得复杂，如鉴定工作中增加了技术鉴定内容，录入范围扩大等。在电子文件管理活动开展时间上，有些活动提前，如归档、鉴定、分类、录入等提前到文件形成阶段就开始；与此同时，著录、鉴定等延伸到整个文件生命周期。
在电子文件档案工作管理人员中，除了档案人员、文件形成者之外，信息技术人员、计算机系统人员成为电子文件管理队伍新成员。信息技术人员负责技术鉴定、迁移、备份等技术管理工作；如果设计和使用得当，文件系统可以完成和参与许多公务性、重复性的工作任务，如文件分发、鉴定、归档、录入、跟踪、统计等，使之自动化。在文件管理之间相互关系上，手工条件基本上是依次开展、顺序衔接、相互独立管理，而在电子环境中则逐渐变得同时开展、相互交叉、部分内容合成，从而使得电子文件管理流程具备并行化、非线性化、集成化等特征，如很多文件管理都可能自动记录到录入数据库中，从而导致录入同其他文件管理的集成。各单位应综合考察业务、技术、制度、标准、人员、文化等多个要素，通过合并、削减、前置、并行、自动化等手段，优化设计电子文件管理流程，并将电子文件管理流程的优化纳入机构业务流程整体优化之中。
4.2 以电子文件管理软件为中心实施管理
电子文件技术特点和随之而来的管理问题都直接或间接地起源于系统，而最后解决途径也都要归结到系统设计上。在电子文件管理体系中，管理系统(主要是软件)处于中心位置，没有系统管理对电子文件而言是不可想象的。设计合理的电子文件管理系统是相关管理制度、标准、方法的执行者，是电子文件管理活动重要的承担者，是全程管理、前端控制和流程优化的根本保证。承担电子文件管理功能的系统-主要由两部分组成：形成电子文件业务系统和独立电子文件管理系统。业务系统负责生成合格的电子文件并将之交付给电子文件管理系统，电子文件管理系统负责适时获取、采集电子文件并保证其长期真实、完整、可读、可用。这两个系统之间应该有数据接口，以保障数据顺畅、无损传递。当然，有些业务系统包括功能相对齐备的文件、档案管理模块，不过一般只能管理本系统产生的电子文件，而专业的电子文件管理系统则能综合管理多种电子文件。近年来电子文件管理软件的功能需求一直是国际关注热点，对于文件系统开发的参与也被档案部门看作是解决电子文件管理难题一条重要措施。独立的电子文件管理系统应该具备一般功能包括获取(归档)、分类、鉴定与处置、录入(数据管理)、存储与保护、检索与利用、安全与存取权限控制、日志、审计、报表设计及制作等。
4.3 采用基于职能的管理方法
职能是机构对于社会承担的主要职责，它包括完成一定目标的多项工作。有时多个部门联合执行某项职能，有时不同部门在职能中交叉。机构承担的职能相对稳定，而组织结构和部门设置则相对灵活多变。文件是机构履行职能记录，职能类别是判断文件类别的依据，职能重要程度是决定文件重要程度的依据，按照职能分类体系组织文件，可以充分反映文件的来源联系，说明其来龙去脉。职能分类法、职能鉴定法以及以职能为基础组织文件信息提供利用，是档案管理中极富特色的专业方法，为多个国家所采纳，并被国际标准IS015489确认，在电子文件管理中也应该采用这些管理方法。职能分析也是电子文件管理系统设计过程所必须开展的工作内容。以上要点的阐述都是在方法层面上展开的。管理好电子文件，仅有科学方法是不够的，还要构建覆盖观念、制度、组织、方法、手段在内的全面管理体系。
5 结论
因此，我们必须在对电子文件管理流程加以优化、以电子文件管理软件为中心实施管理、采用基于职能的管理方法等思想指导下，积极、慎重地应用较为先进与成熟的信息技术手段，监视电子文件生命周期全过程，抑制风险因子，通过监控、记录和审计与电子文件有关的一切活动，防止其不被修改、替代或破坏。同时，对电子文件生命周期每一阶段、每一环节，都要建立相应管理措施加以防范和制约，形成一个不间断的连续管理系统，以确保电子文件真实与完整。
注释：
① 出自国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)[S].
参考文献：
[1] 丁栋轩,刘海平.文书档案管理基础[M].科学普及出版社,2007.
[2] 陈智为,邓绍兴,刘越男.档案管理学[M].中国人民大学出版社,2008.
[3] 陈国云.档案信息建设的风险管理[J].档案管理,2008(1).