协同办公系统

协同办公系统（精选8篇）

篇1：协同办公系统

1.OA的概念

OA协同办公系统即OA，OA是Office Automation的缩写，指办公自动化或自动化办公。笔者认为：OA本身就不是一个有确定界定的概念，它是一个过程、一种境界。它随科学技术的发展而发展，随人们办公方式和习惯以及管理思想观念的变化而变化。在技术发展过程中的每一个阶段，人们给OA赋予了不同的内容和新的想象，技术与管理的进步给OA打下了每一步发展的历史烙印。同时，不同行业、不同层次的人对OA的看法和理解也各有不同。也许正是OA这种变化和发展的特点使之成为30多年来常新不衰的话题。

现在有一种比较普遍的偏见：认为OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、制度文献检索、邮箱管理等等这些非结构化数据的处理和交换过程，面向的用户群也只是机关办公室或企业的职能部门、文秘部门。其实，今天看来，OA应有更丰富的内容和层面，更广泛的用户群。在功能方面：广义而言，OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，便有不同的功能表现： 对于企业高层领导而言，OA是决策支持系统（DSS）。OA运用科学的数学模型，以结合企业内部、外部的信息为条件，为企业领导提供决策参考和依据；对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（IMS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率； 对于普通员工而言：OA是事务、业务处理系统。例如，很多需要审批的流程都可以搬上OA系统并进行一定的优化，告别以往的纸质办公习惯，有效的提高了工作效率。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。

2.OA的作用

2.1.通讯沟通的中心

系统充分满足用户沟通的便捷性和多样性要求。提供邮件、通知公告、及时信息、短信等多种沟通方式，满足了用户之间文字、图片、语音以及视频等多层次的沟通需要。

实施OA系统可帮助企业事业单位实现信息资源的共享;增强员工协同工作的能力;强化领导的监控管理;有效管理起有形(设备等)、无形(业务信息、知识)资产，避免流失;实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。具体来说，实施OA办公自动化系统作用为：

2.1.1.建立内部的通信平台

建立单位内部的邮件系统，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。

2.1.2.建立信息发布的平台

在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如通知公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解企业各个方面的发展动态。

2.1.3.实现工作流程的自动化

变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是轻松点击鼠标，利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节。

2.1.4.实现文档管理的自动化

可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，如企业来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，可想

而知，这样就减少了很多培训环节。

2.1.5.辅助办公

它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

2.1.6.实现分布式办公

变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。

2.1.7.建立信息集成平台

现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，智能网络办公系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工能有效获取处理信息，提高企业整体反应速度。

2.1.8.有效节省企业的办公费用支出

将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。

2.1.9.搭建知识管理平台

系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。

2.1.10.增强领导监控能力

强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问

题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

2.2.有效提高工作效率

每天上班的时候首先打开电脑查看自己的待办任务，轻松点击鼠标就可以完成某项工作的办理甚至批量办理，方便快捷，有效提高工作效率。

篇2：协同办公系统

贝凯协同办公系统（2011版）简介

《贝凯协同办公系统》是一套以知识管理为核心的办公自动化系统，是贝凯科技多年的实践经验与先进管理思想相结合的产物。结合信息技术及市场需求发展的必然趋势，系统设计时切实从用户的实际需求出发，不仅充分考虑到了系统的安全性、稳定性、高效性、扩展性、灵活性和实用性，而且考虑到了用户的操作习惯，使操作傻瓜化，被广大用户誉为“人性化设计”。

系统特点：

 采用目前国际上先进的B/S结构、客户端基于IE浏览器操作，零安装、操作

简洁、易于维护，支持远程访问、移动办公。

 基于“平台+应用”插件模式的结构，以贝凯公司自主知识产权的贝凯协同办

公开发平台为基础运行平台，具有良好的稳定性、安全性、扩展性和可维护性；

 系统具有完毕的二次开发接口，支持工作流自定义、表单自定义,能够很好的解决用户对业务流程和业务处理表单的个性化需求。

 提供多种消息提醒方式，如：手机短信、在线消息、桌面精灵等。能够对新邮

件、工作任务、待办事项等进行实时提醒。及时通知工作经办人处理事务，提

高了工作效率。

 提供基于WEB的即时消息通讯功能，沟通随时随的。

 灵活的个性化设置，充分满足用户个性化需求。

 支持SSL协议传输加密、支持多种级别的文件存储加密。支持令牌方式身份认

证。

 基于优秀的IBM Lotus Domino平台，系统几乎可以运行于任何操作系统，与

其它应用系统有良好的集成性。

Copyright ©2011 by Besttech-inc.All rights reserved 版权所有©2011南京贝凯信息技术有限公司，保留所有权利2-

3、公文处理

 收文管理:外单位来文（一般是上级单位）登记->分办->处理（传阅）->办理

反馈->归档 等一系列过程管理。支持纸质文件扫描录入、自动编号等功能。 发文管理:发文 拟稿->核稿->签发->归档 等一系列过程管理。支持痕迹保

留、手写批注、电子签名、电子印章等功能。

4、日常公务

 会议申请：会议 申请->审批->会议室分配->发布与会通知->会议纪要发布

等一系列过程管理。

 会议室管理: 对会议相关的资源进行统一的管理，如会议室、投影设备、音响

设备等，建立全面的会议资源档案库，对会议室资源的占用、使用情况等进行监控。



 用车申请:用车 申请->审批->车辆调度 等一系列过程管理 车辆管理: 记录单位所有车辆的信息，即车辆的详细档案，并对各车的保养、维修、年检、报废等情况统一管理；对车辆资源的调度、使用情况等进行监控。 办公用品管理: 对内部办公用品进行明细化管理，建立相关的台账信息，使办

公用品从采购、到库存、到领用、到报损都有据可查。

 固定资产管理：对内部固定资产进行明细化管理，建立相关的台账信息，使固

定资产从采购、到占用、到报损都有据可查。

 来访登记：对来访人员的情况进行登记与管理，根据内部管理的要求，有选择的进行登记，日后可以查询相关来访信息。

5、人事管理

 人事档案：可以建立多级的组织机构，既能对各级机构的人员进行统一的管理，也可以各级机构分别授权不同的人员管理，对所有人员的基本信息、试用、入职、调动、奖惩、离职等全面管理；

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Copyright ©2011 by Besttech-inc.All rights reserved 版权所有©2011南京贝凯信息技术有限公司，保留所有权利 考勤管理：对单位的各月度考勤情况进行统一管理，将考勤信息全面保存，以备日后查询；56-

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 苏州大学 淮阴信息职业技术学院 南通航运职业技术学院 同济大学 上海戏剧学院 上海商学院 上海应用电子职业技术学院 上海体育学院 厦门大学 福州大学 福建农林大学 福建医科大学 南昌大学 华东交通大学 江西农业大学 江西师范大学 南昌航空大学 郑州航空工业管理学院

篇3：协同办公系统应用问题解析

2014年5月4日,内蒙古电力公司协同办公系统正式上线运行,前期经过试运行和对各单位的办公自动化系统全部90 670条数据进行了4次数据迁移测试,上线准备工作充分。这是内蒙古电力公司全面推广的应用系统,系统通过应用办公业务增强协同工作能力。建设了文秘办公、政务管理、辅助办公、档案管理、外事管理、接待管理、公告信息、个人事务、流程配置、系统管理等应用模块,利用移动办公、电子邮件等协同工具,提高公司系统综合管理水平,逐步开展办公业务信息的数据挖掘,提高工作效率[1]。通过近1年的试运行及正式运行,在系统的应用及推广过程中,遇到了一些问题,本文针对日常工作及系统运行中遇到的各类问题进行现象描述、原因分析,并给出相应的处理方法。

1 协同办公系统关于用户身份的问题解析

1.1 关于用户有双重身份的问题解析

1)现象描述。某一用户具有双重身份,既是分管局领导,又是某部门领导,但根据公司要求一个用户只能申请一个登录账号。这样,只能把该账号置于其中一个部门机构中,这就会造成另一个部门的其他成员无法将需要审批的文件送至该用户,造成使用的不便。

2)原因分析。经咨询公司信通中心协同办公系统项目组相关技术人员,出现该问题是因为一般用户只设置了所在的主要部门,并没有设置所在隶属部门。

3)处理方法。用系统管理员身份登录协同办公系统客户端后,点击系统管理—用户管理—选择需要设置的用户账号,然后点击修改用户,将所在部门设置为该用户的主要职能部门,在右下方的选择隶属部门中选择该用户的隶属部门,即次要职能部门。这样,2个部门的用户均可在该部门成员中找到该用户,问题解决。解决用户双重身份的方法示意如图1所示。

1.2 关于更改信息整理员权限的问题解析

1)现象描述。由于工作变动,需要更改信息整理员的管理用户。1用系统管理员身份登录协同办公系统客户端后,点击系统管理—角色管理,找到信息整理员角色,点击管理用户,删除原有人员,增加变更后的人员。2用信息整理员身份登录协同办公系统客户端后,在其政务管理—信息管理中,发现所有信息整理员的模块都已配齐,但在其政务管理—信息管理—信息整理中没有信息,无法收到二级单位上报的信息。

2)原因分析。协同办公系统特殊角色的变更,不应只是特殊角色中管理用户的变更,还需要更改公共常用联系人的组人员信息,否则会导致功能模块应用不正常。

3)处理方法。将信息整理员的角色管理用户变更后,还需要用系统管理员身份登录协同办公系统客户端,点击系统管理—公共常用联系人,找到信息上报行政人员[2],修改组中的人员信息,删除原有人员,增加变更后的信息整理员。这样,在用信息整理员身份登录后,点击政务管理—信息管理—信息整理,看到可以收到各二级单位上报的信息,问题解决。更改信息整理员权限的方法示意如图2所示。

2 协同办公系统关于发文管理的问题解析

2.1 关于发文成文套红后格式变动的问题解析

1)现象描述。拟稿人新建发文,在公文正文中点击“打开本地文件”,选择本地已编辑好的正文文档,按照设置的流程将发文送至局文书处,局文书需要将发文的公文正文选择相应类别的红头模板套红,但套红成文后发现原文件的格式变动,且不能调整。

2)原因分析。由于协同办公系统使用的公文处理软件是基于卓正office的版本,与现有的微软office软件存在一些不兼容的情况。只有拟稿人在编写公文正文时,先将文档原有的格式去除,才可以正常成文[3]。

3)处理方法。1为防止其他用户通过点击“打开本地文件”将公文内容写入公文正文,带入原有格式,需用系统管理员身份登录协同办公系统,点击流程配置—流程定义,选择发文流程,点击节点维护,将第一个“拟稿人”节点权限操作中的“打开本地文件”的勾去掉,这样用户在使用时,将看不到打开本地文件的按钮。2拟稿人新建发文,编写公文正文时可用“复制”或Ctrl+c的方法将文档中编写的正文内容粘贴到公文正文中,这样可以去除原有格式,成文时格式不会发生变动,问题得以解决。解决成文套红后格式变动的方法如图3所示。

2.2 关于发文成文套红后标题不显示的问题解析

1)现象描述。拟稿人新建发文,按照流程设置将发文送至局文书处,局文书将发文的公文正文选择相应类别的红头模板套红后,正文的标题无法显示,其他内容显示正常。

2)原因分析。检查红头模板的样式,发现其红头模板中标题的字体为仿宋 _GB2312,与现协同办公系统所规定设置的方正小标宋GBK字体不符,需改正红头模板中的标题字体。另外,局文书的计算机中未安装方正小标宋GBK字体库,也会影响显示。

3)处理方法。1用系统管理员身份登录协同办公系统客户端,点击流程配置—红头模板管理—红头模板文件 .doc,选择 [ 标题 ],将字体改为方正小标宋GBK,保存退出[4]。2用局文书身份登录协同办公系统客户端,进入右上方帮助页面,下载日常办公字体库,安装其中的方正小标宋GBK.TTF。经过这2步的设置,局文书在发文成文套红时,正文的标题显示正常,问题解决。

2.3 关于发文生成 PDF 格式变动的问题解析

1)现象描述。拟稿人新建发文,按照流程设置将发文送至局文书处,局文书将发文的公文正文选择相应类别的红头模板套红,再调整正文格式,点击生成PDF,生成的PDF文件格式与套红成文后的格式不同。

2)原因分析。这是由于局文书未完全安装客户端生成PDF所需的相应插件,另外流程配置也有问题。

3)处理方法。1用局文书身份登录协同办公系统客户端,进入右上方帮助页面,下载PDF转换驱动,根据本机安装的office版本选择相应的安装程序并安装[5]。2用系统管理员身份登录协同办公系统客户端,点击流程配置—流程定义,在发文的节点维护中,在“成文办理”节点,权限操作选择“客户端生成PDF”。经过这2步的设置,局文书在生成PDF时,不再出现格式变动的问题。解决发文生成PDF格式变动的方法示意如图4所示。

3 协同办公系统关于编写公文正文的问题解析

3.1 关于公文正文无法保存的问题解析

1)现象描述。用户编写完公文正文后,点击保存,无法保存,并且提示:故障发生时,下列加载项正在运行文件zsoffice.ocx。

2)原因分析。zsoffice为卓正办公软件,公文正文的软件架构是基于卓正办公软件开发的,因此可能是卓正办公软件出现问题。

3)处理方法。在计算机控制面板中将zsoffice客户端控件卸载,在用户账号下登录协同办公系统客户端,点击帮助,下载常用软件中的“普通用户插件包”和“weboffice手工安装及卸载工具”,安装普通用户插件包中的zssetup.exe,并根据“weboffice手工安装及卸载工具”中的手工安装zsoffice插件方法的说 明文档手 工安装zsoffice插件。 之后再重新对公文正文编辑保存,不提示错误,可以正常保存。

3.2 关于无法打开发文正文的问题解析

1)现象描述。用户拟新建发文,打开公文正文,系统无反应,无法弹出word界面,但也不提示任何错误。

2)原因分析。协同办公系统的公文正文是基于zsoffice卓正办公软件开发的,无法弹出word界面,是由于无法加载zsoffice所致,检查用户计算机发现,系统中同时安装了WPS软件和office 2003办公软件,WPS软件与office办公软件发生冲突,因此无法加载word界面。

3)处理方法。进入计算机控制面板,将WPS软件卸载,只保留office2003办公软件,重启计算机后再打开公文正文,加载zsoffice正常。

3.3 关于无法修改发文正文的问题解析

1)现象描述。用户在编写公文正文时,通过复制的方法将文档中已编辑好的内容粘贴到公文正文中后,再想对正文内容进行修改时,点击编辑按钮无反应,不能对正文内容进行修改。

2)原因分析。无法修改正文内容,可能是公文正文被锁定了。检查用户保存在计算机中的编辑文档,发现该文档被编写后,用户对文档设置了加密,使得文档被复制到公文正文中也被加密了。

3)处理方法。打开用户已加密的文档,选择工具—选项—安全性,在“打开文件 时的密码”输入密码,“修改时的密码”不要输入,这样就将该文档解密了[6]。用户重新将文档内容复制到公文正文中,点击编辑按钮,可对正文内容进行修改,问题解决。

4 结语

篇4：协同办公系统带来高效

企业信息化管理亟需普及

随着社会的发展，企业进入网络时代，信息化管理亟待普及，传统的办公模式已经极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，人们需要耗费大量的时间和精力，人工处理那些繁杂、重复的工作。手工模式无法满足新形势下发展的需要，人们需要用先进的生产工具来提高企业的办公效率。

传统的管理方式造成整个单位办公环境的混乱、无序、低效，管理成本、办公费用居高不下，不但给企业带来了严重的经济负担，而且也不利于营造一个和谐的办公环境。企业管理层在日常繁忙的工作中，不能及时、有效地对各项工作按轻重缓急来处理，带来了繁重的工作压力。因此企业需要一套规范化的管理模式，让所有的工作不但能有条不紊，更能节约成本、提高效率。

协同办公系统的高效性

协同办公系统为企业提供了一个高效运作的规范管理平台，是企业实施信息化管理的必要手段。它针对企业普遍存在的规范管理与执行效率等问题，把握企业管理制度高效执行的关键，为促使企业规范管理体系的持续改进，提供了及时沟通与协同的手段与工具，保障企业管理制度的有效性，提升企业管理竞争力。同时也为企业知识的收集、共享、利用提供了先进的技术工具，帮助企业提高决策能力，随着知识的积累，逐步改进管理制度，促使企业管理水平的螺旋上升。

信息资料统一存储，分权限查看。日常协同办公、个人事务管理、行政管理、知识管理、信息管理等信息集中管理；多级的权限设置，保证有权限的人才能获取相应的信息，系统以目录为基础来进行权限的控制。实现企业内部的日常协同办公，使企业的个人与个人之间，部门与部门之间，及总部与分部之间形成紧密的有机统一。

随时随地办公。实现远程办公和移动办公，无论您身处何地，都可借助网络的力量随时了解公司各项资讯，及时投入到工作中去，有效地把握办公的工作进度与状况，了解下属工作进展情况，及时针对工作中出现的问题，提出有效改进建议，以免事后弥补，即便出差在外也不会耽误工作。

合理统筹高效开展工作。员工不用为某件事而几次跑到相关人员办公室办理，从而节约更多时间和精力在更重要的事情上。同时，一项工作需要几个人或几个部门共同完成时，可通过协同功能，实时掌握合作伙伴的进度，主要负责人也可根据各方进展情况及时对工作安排进行合理调整，保证所有参与员工密切协助，按时完成工作。

篇5：协同oa办公系统

协同OA办公自动化系统吸收了EAI（单位应用集成）和EIP（单位信息门户）的主要思想，着力为用户实现一个集内部通讯、信息发布、协同工作、知识管理、辅助办公为一体的协同办公体系。

协同OA办公自动化系统吸整合企业内部和外部的各种人、财、物、信息资源，建立群体竞争优势，提升管理水平和办公效率，创造企业发展的最优环境。在协同OA办公自动化系统中，每个员工都是一个办公节点，所有与自己工作相关的信息和资源都可以直接得到。各个节点连接在一起形成一张动态的协同工作网，以人为中心，以信息为血液，以工作流为桥梁，信息共通，反应敏捷，严谨高效，完全实现电子化协同工作与知识管理。

协同OA办公自动化系统最终会为用户提供一个协同办公平台，整合工作流，真正实现跨系统、跨应用、跨地域的协同办公。

整合企业资源

1、通过网络技术将企业的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用。

2、资源整合，实现各种资源的互相促进和增值，创造企业发展的最优环境，促进企业发展。

3、对人力资源、客户资源实现更加有效地控制和管理，保持稳定的工作团队和客户关系。

4、有效积累公司优秀员工的知识、技能、经验、心得并向所有员工开放，使员工互相学习，快速提高业务水平，达到事半功倍的效果。

5、将企业的产品、各种办公用品等硬件资源进行分类管理，更加方便、可靠、透明，发挥他们最大的功效。

6、建立正规、科学、开放的企业的制度和文化，保持企业旺盛的生命力，保证企业健康持续发展。

加快信息流通

1、下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。

2、员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。

3、即使是外地的员工或分支机构也可以时时保持和公司的沟通，保持紧密的联系。

4、所有员工都可以在第一时间知道公司的最新动态和政策，更加关注公司发展。

5、所有员工都能及时了解公司产品的库存、价格、销量等信息，及时调整工作。

6、下属可以在第一时间将工作进度和市场信息反映给上级领导，使企业以快制胜。

7、工们能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和企业文化。

规范办公流程

1、建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让企业充满活力，促进企

业持续发展。

2、使员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。

3、公司的办公流程变得规范、有序，效率大大提高，执行力大大提高。

4、彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。

5、领导层可以清晰、准确的了解员工对某一事件的倾向性以做出正确的决策。

6、离职员工无法带走自己的客户资源，避免人员流动给公司带来的客户流失的风险。

7、通过网络而不是麻烦的电话来询问项目进度，从而节省大量时间、精力和电话费。

8、领导层可以及时关注下属的工作动态，及时发现问题，不会因为疏漏而丢掉重要的订单或客户。

9、员工们每天都记录下当天的工作内容和心得，领导层可以直接查看、指导。

10、企业可以免去比如诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰，节约纸张、人力等办公成本，将资源和精力、时间用于核心业务。

11、员工与员工、员工与领导之间可以方便、直接、充分的进行交流，通过正确的手段而不是凭个人交际能力来沟通。

提高办事效率

1、有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。

2、信息流通速度成倍提高，带来员工反应速度的成倍提高。

3、可以快捷的同时给大量客户发送手机短信，保持密切、融洽、稳定的客户关系。

4、领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督以提高执行效率和力度。

5、员工能够清晰的查看到自己当前领取的各项任务状态以合理安排时间。

6、员工之间可以快捷的在线发送文件、通知和留言，不必打电话甚至亲自到处找人，时时沟通，节省时间，提高效率。

7、消除打印、复印、分发等诸多中间环节，沟通点对点，传递一指通。

篇6：政府政务协同办公系统

政府政务协同办公系统是实现政府机关内部办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的信息系统。其总体目标是：以先进成熟的计算机和通讯技术为主要手段，建成一个满足政府机关办公自动化业务需要的办公信息系统，使政府各机关之间、机关内部各科室之间的公文和信息的交流畅通无阻，收到良好的社会效益。提供政府机关之间计算机网络之间的信息交换和公文交流，建立高质量、高效率的信息网络，为领导决策和无纸化办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。

1、个人办公

个人办公主要用于个人事务的处理，包括电子日历、电子邮件、活动安排、待办文件、待办事宜、个人资料、个人通讯录等应用。其中工作日历、电子邮件、活动安排为Notes内置的功能，属于电子政务的基本应用；名片夹和待办文件则是用户个人事务安排。

电子邮件：用于收发Notes电子邮件，很重要一点就是处理自己邮件库中的待办文件。

工作日历：计算机内置的电子台历可使您轻松地安排的各项事务活动。

待办文件：集中处理来自各工作流应用模块中的批办件，如公文处理中的收、发文件等。

待办事宜：可以根据用户设置的事件计划表来提醒用户将准备办理哪些事情。

个人资料：录入个人信息，具有编辑、存储、管理功能。

2、公文处理

公文处理系统提供了收文登记、办理、查询和归档，发文起草、办理、登记和归档等功能，并具有透明的文件运转流的特征，文件办理者可以及时、清楚地了解文件当前运转状态，真正实现了流程跟踪、监控“智能化”的功能。

收文处理：对网上各单位发送来的办文按类别、单位、密级等进行分类登记，如果是“办文”，则需由文秘部门送交分管领导进行文件批示处理，“阅件”则需呈领导阅。发文处理：可以起草公文和办理公文(如核稿、审稿、会签、签发等)。提供手工办文与电子办公的结合，还提供各种办理意见代填和流程切换的功能。

督办管理：对领导交办或上级交办的任务和有办理期限的文件(通常来自收文系统中收文)进行登记、督办，提供文件办理进程的跟踪，提醒经办人注意时间的安排。

信访管理：为局举报投诉中心或办公室提供对信访件进行登记办理和处理。

3、档案管理

文件查询：文件查询库自动接受来公文管理系统中各类收文和发文文件文档，并提供给大家提供一个公文查询的场所和文件归档功能

档案业务管理：档案管理系统保存了所有已归档的文件供查询(如查询案卷定义、文件组卷、拆卷、移卷、封卷和案卷借阅)和备案，是保存和管理档案的场所。“档案管理”不仅可以与公文处理系统结合使用，处理已归档的收文、发文、签报等文件，也可以独立使用，用于登录非公文处理系统处理的其他文件。其中包含的档案借阅，提供提供对系统内人员借阅档案的管理。

4、行政事务

提供诸如车辆管理、固定资产等具体业务处理功能，包括车辆管理、固定资产管理、接待管理、会议管理、人事管理等。

业务审批：审批人在这里进行统一的审批，不必再到各个数据库里进行审批。当然，审批人也可以选择到他的邮件里审批。

车辆管理：由行政处对各部门使用车辆进行网上管理，包括车辆安排、车辆动态显示、派车单、车辆档案、车辆驾驶员、油耗、车辆维修保养等相关内容管理。

固定资产管理：由行政处对全局固定资产进行申请购

买、登记、报废等管理。

后勤管理：由行政处对本局的清洁卫生资料、水电使用情况等管理。

接待管理：由办公室、行政处对本局来访人员的接待进行安排管理。

呈批管理：对请假、资料搜集、会议室使用和计算机耗费品领用进行管理。

会议管理：主要以一个月一次的局务会议为主，进行会议的组织、会议室安排、人员通知与确认、议题准备与讨论、会议纪要等管理。

工作计划：配合会议管理，提供工作计划的登记、审批和归档查询。

人事档案管理：对人事档案进行登记、编辑、删除及进行调动、任免操作。

5、综合信息

提供质监信息、公告栏等一些信息查询数据库

质监信息：质监信息数据库是个多功能的模块，它集合了内部办公信息，以 简报形式存在，形成正式刊物。它还可以完成信息的统计和归档，便于浏览和管理。

部门信息：用于登记一些部门内的信息，用于在网上发布。

公告栏：用于发布各种会议公告、通知、消息等，发布

后的信息所有网络用户都可以查阅。

网上讨论：网上用户就某一讨论主题、讨论热点发表意见和见解，进行思想交流。

6、综合资料

综合资料包括处室资料、通讯录等一些资料数据库。政策法规：用于登记一些与本单位相关的国家重要法律条文及本系统有关规定。

科室资料：提供一些重要领导讲话、互联网资料及一些报纸、杂志、图书资料。

通讯录：既公用通讯录，提供直属机构、分支机构、三级机构及一些其他重要单位的通讯信息，如地址、邮编、电话等。

7、系统管理

篇7：协同办公系统常见问题解答

答：请检查输入地址前方是否加http:// ；请检查是否是在中文输入法下输入的地址（只有英文输入法下输入的地址能正确识别）。

2、账号密码输入正确却登陆不上系统（显示“此账号不存在”）答：请检查所输入的账号尾部是否带有空格。

3、收到的公文打不开（或公文页面显示不出来）

答：请检查是否按要求装载控件（控件会自动弹出，如没有弹出，请更换浏览器重试）；电脑所安装的office是否为完全版（可卸载本机office后到协同办公论坛内下载office2003安装包安装）？是否同时安装有wps（请卸载wps）？

4、盖章时出现“没有找到可用于签名的证书”

答：重新拔插公章；或盖章时把“使用数字证书”选项去掉

5、盖章时出现公章消失（或只显示部分公章）的情况

答：原因为文档本身存在格式把公章图片盖掉了，删除不全的印章后，选中要盖章的文字部分，点击office工具栏 编辑——清除——格式 后再重新盖章即可。（注意：一定要先删除之前的不全印章！）

6、如何删除不需要的文件

答：请登录本单位管理员账号，在 公文管理——发（收）文管理——办理查阅——所有文件 处，点击右边红叉处即可删除测试文件。（如没有该权限请联系州信息管理中心）

7、如何收回已分发文件并修改文件后补发 答：登陆本单位管理员账号，在公文管理——办理查阅或者者普通账号的公文管理——经办文件查阅处找到要收回的文件，点击打开，上方“分发范围”——右下角“收回分发件”，即可收回已分发文件；登陆管理员账号 在公文管理——办理查阅处点击右边“修改”按钮，打开后点击文件上方“批阅正文”进入后即可对文件进行修改（注：已盖章的文件要删除电子公章后方能修改文件），修改完成保存后点击拟稿纸上方“补发”按钮补发即可。

8、如何删除印章

答：电脑插上电子公章，点击office上方“登陆到服务器”按钮后，在公章处点击鼠标右键，即可看见“删除公章”按钮，点击后即可删除公章。

9、进入协同办公系统后浏览器闪退

答：浏览器有问题，建议更换浏览器重试。

10、如何撤办已发送给下一步办理人的在办文件 答：点击“文件办理”处，选择“在办文件”，找到要撤回的文件，打开后选择上方“撤办”按钮，文件即可撤回到本人处（注：只能撤办由自己发送给下一步办理人并且还停留在下一办理人处的文件，如下一办理人已经将文件继续往下发送，则只能由下一办理人按步骤撤回）

11、需要在系统中盖章时，如何勾出签章工具栏选项 答：在打开的公文页面，右键点击右上角空白处（即office工具栏），将选项“NTKO签章服务器”勾选出来即可（注：请先确定本机已装有电子公章驱动；2010及以上版本office会自动加载，不用勾选；wps不支持加盖电子公章）

12、系统内打开文件显示“无法初始化visualbasic环境”

答：office安装有问题，请把本机office完全卸载干净后到协同办公论坛内下载office2003安装包重新安装即可。

13、“生成正式文件”时红头消失

答：请检查红头是否沉底，请在模板设置处将模板红头 “对象随文字移动”选项取消；如果不行，请重新制作模板后重新对应机关代字即可。

14、“生成正式文件”时红线消失 答：请参考红头消失办法处理；请在模板定义处将已定义的“文号”、“正文内容”和红线距离拉远一点。

15、邮箱空间已满

答：请删除不必要的邮件（特别是附件内容较大的邮件），并检查“废件箱”里是否彻底删除干净。

16、系统管理——组织管理处不能打开，显示红色的叉 答：设置浏览器 工具——ie选项——安全——自定义级别——允许scriplet处设置为“启用即可。

17、批阅正文修改文档后不能保存修改后的数据

答：请确定本机是否同时安装有wps和office，如有，请完全卸载掉wps； 上传附件不能保存

答：附件上传以后，点击“保存按钮”，然后关掉页面重新打开即可看见重新上传的附件；

19、新建发文时显示错误页面

答：请确定该流程使用的表单是否被删除；如没有，请打开使用的表单，重新保存一下即可；

20、原来使用正常的单位突然所有账号均不能登录，提示“账号不存在” 答：请跟单位管理员确认本单位组织是否被删除；

21、电子公章输入密码错误锁死

答：请拿到州信息管理中心联系省信息中心重新制作（建议公章密码不要修改）

22、电子公章使用时工具栏没有显示

答：请确定公章驱动安装正确以及使用的计算机是否用的是64位系统（本电子公章系统不支持64位系统）

23、电子公章使用时出现“证书链不完整”

答：请参照协同办公论坛及qq群内名为“证书链不完整解决方法”的文档解决

24、电子公章使用时出现“证书不在有效时间范围内”

答：请检查电子公章证书是否已过期，如过期，请带上本单位公章到州信息中心更新；如确定证书并未过期，请联系州信息管理中心。

25、打印拟稿纸和收文处理单时，纸张的底部经常有一串网址 打开上网的IE浏览器后，找到浏览器菜单栏中的“文件”，点击后弹出下拉列表，再点击“页面设置”，在弹出的页面中，把其中的“页眉和页脚”选项全部现在为“空”。如下图：

26、公文流转过程中点击“发送”按钮出现多个空白页面却没有发送内容显示 答：请更换其他浏览器。

27、上传附件时提示“无法连接数据库” 答：重启电脑即可。

28、上传附件时提示“I/O”

答：是需要上传的附件标题含有非法字符，改下该附件的名称即可正常上传。

29、.gd格式的公文如何打开 答：请在群共享内下载书生阅读器打开即可（使用书生阅读器打开时可能会出现界面闪退情况，该问题为没有安装省政府公文传输系统需要的认证软件，由于该软件没有下发，所以界面闪退问题不能解决，打开.gd格式的文件后，尽快打印出来即可）。

30、部分浏览器显示显示界面异常

答：如果是使用ie内核的浏览器，打开ie浏览器的“兼容性视图”即可。

31、手机办公登陆提示“该账号为开通移动办公权限，请联系管理员”

答：请登录本单位管理员账号，在“系统设置”——“用户管理”处给需要移动办公权限的账号勾选“移动办公权限”即可。如图：

32、发短信对方收不到或者是流程内默认短信提醒不生效。答：请单位管理员参照群共享或论坛内“管理员给普通用户赋权基本操作”文档，给单位需要默认短信提醒的账号加上“短信”权限，并保证该账号的电话号码已录入系统。

33、公文流转时稿纸变形很厉害

答：请确定定义的公文稿纸位置正确，每个有字的单元格均有相应的框固定。如图：1为正确定义的格式，2为错误定义的格式： 图1：

图2：

34、联合行文如何盖章 答：可以把两个电子印章同时拿到一台电脑上在一个步骤里盖章；或者是做流程的时候多一个步骤发送到其他单位盖章即可（注意：“分发”出去的文件不能修改及盖章、必须在流程里面盖完章以后才能“分发”）35、2007版office打开文件时无法显示

答：请先确定名为“金格office”插件是否装载成功；如果控件装载无误，2007版office需要在本台计算机上先打开一个空白文档，再操作系统里的文件就能正常显示了，2007版以上的office都不需要此操作（如果还是不能正常，请卸载office重装后再试，论坛内有office2003版安装包）

36、手机办文打开的时候显示“xml错误”，电脑上显示正常

篇8：基于协同效应的企业办公系统优化

传统的企业办公系统

企业办公系统在一定时期内将企业人员从烦琐、无序、低序、低端的工作中解放出来去从事核心行政事务, 可整体提高企业办事效率和对信息的可控性, 降低办公成本, 提高执行力, 使管理趋于完善。但是随着企业信息化进程的加快, 现阶段企业办公系统管理效率的继续提升却遭遇了瓶颈:内部的很多应用系统都是相互割裂, 关注单个或局部资源的管理, 缺少开放的协同应用平台。通过对传统办公系统调研, 发现存在以下问题:

第一, 在企业发展的过程中, 随着国家对于企业信息化建设政策的实施和推进, 企业针对某些业务环节已经建立了一些“信息管理系统”, 如合同管理系统、财务管理系统等。但这多个系统由于在开发时间上的差异, 导致了开发时“各自为政”, 彼此相对独立, 很难将其中的数据和资源共享, 形成了“信息孤岛”现象。

第二, 在一些办公业务流程中, 由于没有严格控制用户的级别与权限, 因此也很难控制用户对数据的访问权限。这导致了“用户越级”现象时有发生。

第三, 工作记录基本上没有保存。由于企业在管理制度上的不规范, 导致了一些部门在工作时 (如公文流转) 会发生文档的丢失、延误等现象。如果因此而发生较为严重的后果, 除了给企业造成经济损害外, 还会引起企业部门之间人员相互推诿和扯皮, 造成了企业内部管理的不和谐。

通过对现代企业日常办公业务进行调查和分析发现, 由于日常办公业务中多业务管理系统、多环节间不能紧密协调, 导致办公人员在依赖办公电脑、互联网的同时, 办公效率和商务效率并未因信息化而获得明显的提高。如何在人和人之间、部门和部门之间, 甚至在企业和企业之间, 建立起高效的交流和沟通模式, 进而形成一种协同模式, 已成为传统办公系统必须面对和解决的问题。由于这些办公活动会涉及到一些基本的处理 (应用) 操作, 同时也涉及到不同的数据之间的关联和交换, 以及不同的部门 (人员) 之间在业务方面的协作和数据交换, 因此, 对于企业的办公自动化, 除了能够完成“办公”的“自动化”功能外, 还应该也必须体现“协同”的概念。

协同办公系统的优势

协同办公系统, 是基于办公自动化系统和计算机系统协同作用的, 在办公流程中既有对“工作流”概念的体现, 但又超越传统办公自动化系统, 把内部各系统的相关信息综合运用的“信息流”的业务流程, 比传统办公自动化系统更好地体现“协同”的概念。也就是在能够集成传统的办公系统功能的基础上, 同时又体现“协同”特点的办公自动化系统。

协同办公系统依赖于一体化的协同办公和业务管理平台, 其将集团化应用、泛组织、多视图智能表单、企业信息门户空间、跨平台多数据库等内容都有效地集成和整合, 并支持业务的高性能多并发、移动应用、短信应用、国际化多语言、多系统应用整合等, 实现消息、任务、知识和人的互联, 实现以人为中心的信息整合和利用, 对企业来讲, 具有十分重要的战略意义。

和传统的办公自动化系统相比, 协同办公系统具有以下优点:

1.协同性

在办公自动化系统中引入“协同”的概念, 就是要将企业的内部、外部资源有效地整合在一个统一的平台上, 进行全面的管理。企业中的各种应用也需要借助这一平台进行集成。企业内部用户会通过这一平台上的统一访问接口对资源和应用进行访问, 而企业运作中的各环节, 则是以工作流程的形式进行管理和控制的。

另外, 对于企业外部的客户与合作伙伴, 也可以纳入到这一协作办公系统中, 从而创建一个联系更加紧密、共同运作中可以随时动态调整的协同环境体系。

2.企业知识与应用的深化

一个企业想要拥有持续发展的动力, 就必须对企业知识有长期的积累、共享和不断的创新。协同办公系统不仅实现了企业办公的电子化、信息化和自动化, 同时还能够将企业中的知识有效地存储、管理、分析以及传递, 进而创建出一个知识化的组织体系, 使企业知识得到延续和深化。

另一方面, 协同办公系统不仅能够完成企业办公的前台业务 (文档处理、公文流转、用户通信等) , 也可以将企业办公的后台业务 (如ERP等) 数据与应用的整合, 甚至是企业HR、电子商务等数据与应用的整合, 使企业的办公领域进一步延展, 进而深化企业应用。

3.灵活性

由于协同办公系统在理念、架构方面具有良好的可扩展性与自定义功能, 因此即使企业的组织结构、工作流程模式或者是人力资源构成等随着企业的发展发生了变化, 协同办公系统也能够适应企业组织结构和业务流程调整的需要, 因而具有较好的灵活性。

4.个性化定制

在协同办公自动化系统中, 不同用户获得的信息和应用都是不同的。企业内部用户对数据和信息拥有更高的访问权限, 但是企业外部用户一般只具有查询等访问操作权限。

协同办公系统的功能分析

1.协同办公模块分解

协同办公模块在功能上, 主要分为新建事项、待发事项、已发事项、待办事项、已办事项、督办事项等若干子功能。

(1) 新建事项。新建事项功能, 是指用户可以在系统中, 以调用模板方式或自建流程方式来发起一项跨组织的协同工作。

(2) 待发事项。待发事项功能, 是指用户存放在新建协同事项过程中的可存为草稿、保存待发、或被处理人回退、撤销的协同事项。用户可以对已创建但尚未发出的协同事项进行查看、编辑、发送、删除等操作;也可将该事项以协同或邮件的形式转发给相关的人员。

(3) 已发事项。已发事项功能, 是指系统列出了当前用户所有已经发出的协同事项。用户可以实时查看协同处理情况及处理人员意见, 也可以给未处理人员发送催办消息, 还可以对已发协同进行转发、归档、撤销流程、重复发起、删除等操作。

(4) 待办事项。待办事项功能, 是指用户可以查看、处理待办协同事项以及通过关键字对待办事项进行查询。具体地, 用户可以对接收到的协同进行流程查看, 可以进行转发、加签、知会等处理操作, 并可以对其他处理人的意见进行回复。

(5) 已办事项。已办事项功能, 是指系统支持用户对已经处理的协同事项处理情况进行查看, 也可对该事项进行转发、归档、取回、跟踪、删除等操作。

(6) 督办事项。督办是保证政府、机关、事业单位政令畅通, 各项决策贯彻落实, 完善工作秩序, 改进工作作风的一项重要工作。通过督办, 可以使各项工作责任到人, 做到事事有人承办、有人负责, 避免推诿扯皮, 提高工作效率。督办事项功能, 是指由协同发起人设置督办人员, 可以在新建协同事项页面、已发事项页面设置督办信息。督办人员可以跟踪催办协同处理人员, 可以更换处理人员或处理流程, 并查看处理情况。

2.协同办公系统

传统的处理方式是直线型的, 也就是由用户直接进行上述各项活动。而运用协同功能后, 企业办公系统是一个立体的交互的信息处理过程。企业内部人员通过协同, 可以完成事务的发起、处理和管理, 并记录事务的发展过程和结果, 由人通过流程规则来完成事项的办理, 并支持规则的成型和管理。

基于协同的办公系统能够将为企业信息化建设提供一个可扩展的框架, 其通过调用协同模板可与企业信息门户整合, 并提供标准化应用集成接口与二次开发接口, 实现其他业务系统与办公系统的应用集成, 实现数据传递、业务流程统一, 实现多层级组织信息应用的整合与增值。基于协同模板和其他功能模块对企业进行系统管理, 达成组织价值观、行为的统一和层级管理的和谐。因此, 为企业量身订做一个一体化的协同办公和业务管理平台, 支持企业泛组织、多表单、跨平台的多数据库内容有效地集成和整合, 对企业效率提高有着十分重要战略意义。用户在协同模块中可以进行的活动优化设计如图1所示。

结论

企业信息化建设成果在功能上大多相对独立, 还没有被有效地集成起来, 因此不能为企业整体办公提供便利。随着网络技术的推广和应用, 越来越多的企业更加注重办公系统的开发和应用。经过优化整合, 在企业办公系统中, 用户可以进行有效的资源共享、便利的信息交流、实时的信息发布等。先进的“协同”管理理念和软件技术相结合, 有助于开发更高效、强大的办公平台应用。

摘要：本文从企业办公流程入手, 通过对办公自动化和协同办公的解析, 对企业办公自动化系统开发的关键需求和功能进行了分析, 提出基于协同效应的企业办公系统优化模式。

关键词：办公自动化,协同效应,优化模式

参考文献

[1].姜红凡.基于工作流技术的办公自动化系统的设计与实现[D].武汉理工大学, 2009.