会计档案卷内目录

会计档案卷内目录（共6篇）

篇1：会计档案卷内目录

河南省义务教育均衡发展学校档案

A1自评自查卷

B1《河南省义务教育学校办学基本标准评估表（试行）》逐项自评表

B2办学基本标准达标情况自评表

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A1自评自查卷

B3省辖市或县级政府及有关部门对学校办学基本标准达标评估验收合格证书或相关资料

B4省辖市或县有关部门对学校实验室等验收合格证书或相关资料

B5省辖市或县卫生防疫部门对学校食堂检查验收合格证书

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A1自评自查卷

B6学校平面图（显示布局、面积等数据）

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B7教育质量

1、学生花名册

B7-1-(1)2013-2014学学生花名册

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B7教育质量

1、学生花名册

B7-1-(2)2014-2015学学生花名册

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B7教育质量

1、学生花名册

B7-1-(3)2015-2016学学生花名册

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B7教育质量

1、学生花名册

B7-1-(4)2016-2017学学生花名册 B7-1-(5)2017-2018学学生花名册

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B7教育质量

2、学生成绩册

B7-2-(1)2013-2014学上学期学生成绩册 B7-2-(2)2013-2014学下学期学生成绩册

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B7教育质量

2、学生成绩册

B7-2-(3)2014-2015学上学期学生成绩册 B7-2-(4)2014-2015学下学期学生成绩册

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B7教育质量

2、学生成绩册

B7-2-(5)2015-2016学上学期学生成绩册 B7-2-(6)2015-2016学下学期学生成绩册

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B7教育质量

2、学生成绩册

B7-2-(7)2016-2017学上学期学生成绩册 B7-2-(8)2016-2017学下学期学生成绩册

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B7教育质量

3、毕业生情况统计表

B7-3-(1)2014毕业生各科合格情况登记表及统计表

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B7教育质量

3、毕业生情况统计表

B7-3-(2)2015毕业生各科合格情况登记表及统计表

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B7教育质量

3、毕业生情况统计表

B7-3-(3)2016毕业生各科合格情况登记表及统计表 B7-3-(4)2017毕业生各科合格情况登记表及统计表

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B7教育质量

4、入学情况登记表及统计表

B7-4-(1)2013-2014学入学情况登记表及统计表

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B7教育质量

4、入学情况登记表及统计表

B7-4-(2)2014-2015学入学情况登记表及统计表

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B7教育质量

4、入学情况登记表及统计表

B7-4-(3)2015-2016学入学情况登记表及统计表

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B7教育质量

4、入学情况登记表及统计表

B7-4-(4)2016-2017学入学情况登记表及统计表 B7-4-(5)2017-2018学入学情况登记表及统计表

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B7教育质量

5、巩固率资料

B7-5-(1)2013-2014学巩固率资料

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B7教育质量

5、巩固率资料

B7-5-(2)2014-2015学巩固率资料

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B7教育质量

5、巩固率资料

B7-5-(3)2015-2016学巩固率资料 B7-5-(4)2016-2017学巩固率资料

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B7教育质量

6、辍学登记表及统计表

B7-6-(1)2013-2014学年辍学情况登记表及统计表 B7-6-(2)2014-2015学年辍学情况登记表及统计表 B7-6-(3)2015-2016学年辍学情况登记表及统计表 B7-6-(4)2016-2017学年辍学情况登记表及统计表

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B8素质评价

B8-

1、2013-2014学学生综合素质评价资料

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B8素质评价

B8-

2、2014-2015学学生综合素质评价资料

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B8素质评价

B8-

3、2015-2016学学生综合素质评价资料

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B8素质评价

B8-

4、2016-2017学学生综合素质评价资料 B8-

5、2017-2018学学生综合素质评价资料

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B9、近三年学生体质健康档案及达标情况统计表素质评价

B9-

1、2014-2015年学生体质健康档案及达标情况统计表

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B9、近三年学生体质健康档案及达标情况统计表素质评价

B9-

2、2015-2016年学生体质健康档案及达标情况统计表

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B9、近三年学生体质健康档案及达标情况统计表素质评价

B9-

3、2016-2017年学生体质健康档案及达标情况统计表

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B10、学校总课程表及作息时间表

B10-

1、学校总课程表 B10-

2、学校作息时间表

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B11、教师基本情况 B11-1教师基本情况统计表 B11-2教师学历统计表 B11-3教师资格、职称统计表

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B12、校长、教师培训资料及校本研修资料 B12-1教师培训规划 B12-2继续教育实施方案 B12-3校长培训统计表 B12-4教师培训统计表

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B13、教师绩效考评及绩效工资发放资料

B13-

1、2014年每学期教师绩效考评及绩效工资发放资料 B13-

2、2015年每学期教师绩效考评及绩效工资发放资料B13-

3、2016年每学期教师绩效考评及绩效工资发放资料 B13-

4、2017年每学期教师绩效考评及绩效工资发放资料

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B14、近三年学校公用经费拨付及使用情况

B14-

1、近三年学校公用经费拨付及使用情况（含教师培训、教学设施设备购置经费明细情况等）

B14-

2、公用经费统计表及相关账册（复印件）

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B15、贫困学生补助发放资料（1）B15-

1、2014年贫困学生补助发放资料

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B15、贫困学生补助发放资料（2）B15-

2、2015年贫困学生补助发放资料

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B15、贫困学生补助发放资料（3）B15-

3、2016年贫困学生补助发放资料

汝南县第一初级中学河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B15、贫困学生补助发放资料（3）B15-

4、2017年贫困学生补助发放资料

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B16、学校安全教育与管理档案资料 B16-

1、学校安全工作领导组 B16-

2、安全工作管理制度 B16-

3、学校安全应急预案

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B16、学校安全教育与管理档案资料

B16-

4、2014-2015学安全工作计划及总结 B16-

5、2015-2016学安全工作计划及总结 B16-

6、2016-2017学安全工作计划

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A2学校自存卷

B16、学校安全教育与管理档案资料 B16-

7、中心校所辖中小学安全普查月报表 B16-

8、各项安全工作活动记录（图片、台账等）

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A3相关处室卷

B17、仪器账册（小学科学、初中理科教学仪器及实验记录）B17-

1、学校科学室（实验室）工作领导组 B17-

2、科学室（实验室）管理员岗位职责 B17-

3、科学器材室（实验室）制度 B17-

4、科学室器材（实验室）登记表 B17-

5、科学室（实验室）器材借用记录

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A3相关处室卷

B18、器材账册（体音美室资料）B18-

1、体音美室工作领导组 B18-

2、体音美室管理员岗位职责 B18-

3、体音美室制度 B18-

4、体音美室器材登记表 B18-

5、体音美室器材借用记录

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A3相关处室卷

B19、图书室资料 B19-

1、图书室工作领导组 B19-

2、图书室室管理员岗位职责 B19-

3、图书室室制度

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A3相关处室卷

B19、图书室资料

B19-4-（1）、图书室图书登记表

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A3相关处室卷

B19、图书室资料

B19-4-（2）、图书室新增图书登记表

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A3相关处室卷

B19、图书室资料

B19-4-（3）、图书室新增图书登记表

汝南县第一初级中学 河南省义务教育均衡发展学校档案

A3相关处室卷

B19、图书室资料

B19-5-（1）、图书借阅记录

汝南县第一初级中学 河南省义务教育均衡发展学校档案

A3相关处室卷

B19、图书室资料

B19-5-（2）、图书借阅记录

汝南县第一初级中学

河南省义务教育均衡发展学校档案

A3相关处室卷

B19、图书室资料

B19-5-（3）、图书借阅记录

汝南县第一初级中学

篇2：会计档案卷内目录

一、正确理解“件”的含义。通常意义上单份文件为一件，著录为一个条目；但有时为了保持文件之间的有机联系，几份文件在归档时装订在一起为一件，编目时体现为一条条目。主要有以下几种：

1、文件的正本与定稿（底稿）一般为一件，正本在前，定稿（底稿）在后排列，著录正本的文件标题。但重要文件（如法律法规等）需保留历次修改的不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等），可将正本与历次稿各为一件，著录多个条目。

2、正本与附件一般为一件，正文在前，附件在后；只有在附件数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。

3、原件与复制件（复印件）为一件，原件在前，复制件在后。

4、转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后。

5、来文与复文（即请示与批复）为一件，批复在前，请示在后排列，著录批复的文件标题，如果经过层层转报产生多份的来文和复文，则可将所有的来文、复文分别作为一件。

6、报表、名册、图册等按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件，未装订的同一式样的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。

7、对会议记录而言，采用活页形式的可以每次会议记录为一件著录，使用记录本形式的可以一本作为一件著录，重要部门的会议如常委会书记办公会、区长办公会仍要求一会一条。对工作简报、会议纪要、呈阅件等未装订成册而题名又可概括的多份文件，可作为多件，即需逐份著录，但使用计算机时也可只著录一条。

8、成套的会议材料如召开的全区性的工作大会，其产生的一整套的会议通知、会议名单、领导讲话、日程安排等文件，可按其期限排列各为一件，逐份著录。

9、计算机及网络环境下形成的文件，若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，可将正文与发文稿头纸（即签发单）为一件著录，按正文在前，稿头纸在后排列；但定稿有重要修改的可作底稿使用，按正常的正文——发文稿头纸——底稿排列作一件著录；有领导批示的文件一定要及时整理归档，才体现档案的真实面貌。

10、最后一点，文件上有附有的文件处理单、拟办单等，可根据本单位的实际情况决定归档与否。一般来说，带有领导重要批示的，可与正文一起归档作为一件著录，按文件处理单在前，正文在后排列；若只有某某阅或在领导阅后简单打勾等记录的处理单可无须归档。

二、卷内文件目录的规范著录（抄写）

福建省档案局出台的省标《文书档案目录数据交换格式与著录细则》，对卷内文件目录著录的规范性作了详细的说明。以下所讲的规范性不仅要求在计算机录入时使用，对手工抄写同样适用，计算机管理是发展目标，卷内目录抄写规范，将大大提高以后手工操作改电脑管理的工作效率。

（一）、文件编号。

1、录入文件编号时要按原文件编号据实著录。其中年份要用4位数表示，字符“[ ]”置于年份的两端。使用计算机管理的其文件编号中的年份、符号、文件号统一用“半角”。例：闽委[2004]综023号，存在问题：闽委综[2004]023号；闽委（2004）综023号；闽委[2004]23号；闽委[04]综023号或者闽委综23号。

2、联合发文或有多个文件编号时，只要著录主办机关的文件编号。通常是第一责任者产生的文件编号。

（二）、责任者。

1、机关团体责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。

根据原文的责任者据实著录，用统一规范的通用简称，如著录：“福州市马尾区计生委或福州市马尾区计生委员会”，其称呼不统一。特别是本区属两区合一，文件责任者通常即有“福州开发区”又有“福州市马尾区”，著录时最好能同时著明，不要随便省略，对于自拟的责任者，有时受手工抄写时的纸张等限制，可统一著录其中常采用的一种，不可时而著录“福州开发区**局”，时而著录“福州市马尾区**局”。

同一责任者对于特定历史时期名称不一样时，要及时变更，如：区安办的文件2004年前责任者可著“福州开发区安办”，2004年后（包括2004年）因单位名称变动，其文件责任者可著“福州开发区安监局”。

区委系列如区委组织部、区委宣传部、区委办等责任者要求著录成规范性的，如：中共福州市马尾区委办、中共福州市马尾区委组织部、中共福州市马尾区委宣传部等，要加上“中共”，并且“福州市马尾区”或“福州开发区”不可省，跨省时要著明“福建省”，不能笼统著录“区委办、区委组织部”等，著明区域，以免今后计算机联网使用时造成混乱。

2、个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，用“（）”表示。如：一份卢展工同志的讲话，在责任项可著录：卢展工（中共福建省委书记）

3、联合行文的责任者，尽量多著录，使用计算机著录，责任项可允许著录25个汉字，手工抄写时受纸张限制可选择，但列于首位的责任者应著录，立档单位（即组卷的本单位）本身是责任者的也必须著录，其他省略的责任者用“[等]”表示，两个责任者之间用“；”表示。如：中共福州开发区委办；福州开发区管政办[等]

4、文件上无署名，但可考证其责任者的，在考证内容两端加上“[ ]”。如考证其文件出自区委办综合科，可在责任项上著：[中共福州开发区委办综合科]。有时对考证出的责任者仍有疑虑，依据不足时，在其责任者后加“？”，如[中共福州开发区委办综合科？]。无法考证其责任者的按原文著录，原文无责任者的可无须著录。

5、有些文件不规范，盖章与署名不统一，如某局文件署名某局综合科发文，盖的却是某局的章，其文件责任者应以文件的印章为准，责任者应著明“***局”。

（三）、题名。

1、使用计算机著录，题名项可允许著录80个汉字，著录题名中要注意标点符号和数字用全角形式。所有数字一律用阿拉伯数字，但对专用名称则要按原文进行著录，如：“第二幼儿园”不得录成“第2幼儿园”，“三中全会”不得录成“3中全会”。

２、原文件的题名要据实著录，不要任意省略。如有些文件题名“中共福州开发区委福州开发区管委会关于开展……的通知”,“关于”之前的冒头不能省。

3、必要时可加著录副题名，并在副题名之前加“：”，不用原副题名的破折号。如：共同创造和平繁荣的美好未来：2005年新年贺词

4、文件题名过于冗长，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”表示。一般情况下，很少有题名超过字段所要求的80个汉字，这点较少采用。

5、文件题名中出现“你省”、“你区”、“你部”等字样时，应据实著录并要加上具体的区域或名称，加上的部份用“[ ]”表示。如：关于你局[福州市马尾区民政局]…的通知

6、原文件没有题名或原题名不能反映文件内容的应重新拟写，并在拟写的题名两端加上“[ ]”。原文件有题名的，新拟写的题名附于原题名之后，如超过字段长度80个字的，可省略原题名。如：函[福州市马尾区农村发展局关于同意拨款的函]

7、可以在字段长度之内，尽量多著录原题名中未提及的其他人名，并在增加的两端加“[ ]”表示。如：题名“关于表彰全省***[***、***、***]计划生育先进的通知”，“关于***[***、***、***]等同志职务任免的通知”，尽量把本区或本单位有关同志的名字著录出来，便于日后查找利用。

8、一本的会议记录本录一条，题名可注明什么部门、什么性质的会议记录，并注明记录本第一次会议和最后一次会议的时间。如：“福州开发区、马尾区委**局局务会议记录（2003、5、21——2005、8、14）”，此会议记录本可放在截止的2005归档。

9、著录对象是多件文件时，使用计算机管理时可著录一条，文件题名在拟写时应保留第一件文件题名的主要部分，加上能概括其余文件中心内容及形式特征的部分，并在题名未尾著录“（共*件）”的说明字样。如简报信息可著录：马尾工作信息（1——20期）（共18件）；手工抄写时最好逐件著录。

（四）、文件时间。

1、文件时间由8位数字组成，第1——4位表示，5——6表示月份，7——8位表示日期，按文件形成时间据实著录，如：20050412

2、特殊的多份文件只著录一条目录时，如简报，期刊，会议记录等，著录最早文件形成的时间。也可著录最早和最迟形成的文件时间，中间用减号字符“-”分隔，如：20030105-20040530

3、无文件时间的可无需著录，原文件时间缺省或字迹不清部分以“0”补。如：文件时间只有2月，没有年和日，可著录为：00000200；文件时间为1989年，没有月和日，可著录成：19890000

4、明知文件时间有误或有疑义时仍照原文件著录，使用计算机管理的，可在时间附注项中注明考证出的文件时间。若考证出的时间根据不足时，在其后加“?”字符，如：19570509？若考证后仍考证不出的部分用图形字符“□”（用全角）代之，如：195001□2这里不能用19500102表示。

篇3：会计档案卷内目录

一、档案目录中心的概念

国外没有使用“档案目录中心”这一称谓, 因而我们很难找到这方面见诸文字的表述。但是在实践中, 一些国家的档案信息系统具有与我国档案目录中心近似的功能, 可以为我们借鉴。综合文献所述的各种观点, 在汲取前辈学者们的有益思想基础上, 笔者对档案目录中心给出这样的概念表述:以国家级别的档案馆中的目录作为主体部门, 再以此为契机进行相关网络目录信息的搜集, 按一定的著录格式和数据规范形成统一的分布式目录体系, 提供档案目录信息服务的实体[1]16。其主要含义有以下四个方面:

1. 档案目录中心是以国家档案馆馆藏为基础。

档案馆作为永久保管档案的基地, 集中了全国绝大部分的档案资源, 丰富的档案资源是建立档案目录中心不可缺少的物质基础。依照档案目录中心现有的资源来看, 馆藏档案目录占有主体地位, 加强对馆藏档案资源的深层挖掘, 继续开发馆藏档案目录信息, 是完善档案目录中心的首要工作。随着各方面条件的不断完善, 我们的目录中心是可以延伸到机关档案科 (室) , 以基层单位的档案作为有益补充的。

2. 档案目录中心的汇集渠道是国家档案馆网。

无论在实体环境还是虚拟空间里, 档案目录中心的建设都必须依托我国现有的档案馆网。档案馆网内集中了我国档案界的人力资源、技术资源和设备资源等, 同时也是建设档案网站的主要力量, 而档案网站又是传播档案目录信息的重要渠道。依托档案馆网, 可以使工作者更好地通过档案目录中心进行现实性的工作, 也是可以借助于国家档案馆的官网传播, 既可以调动档案馆参与的积极性, 又可以缓解档案资源在档案馆之间分配不均的矛盾, 加强档案馆网的整体信息存储功能。

3. 档案目录中心的管理对象是按一定著录格式和数据规范经过整理的目录体系。

档案目录中心保存的不是零散的目录信息, 而是按照一定规律整理、形成体系的目录集合。手工检索的档案目录和支持多种自动检索方式的档案目录数据都是档案目录中心的管理对象。为了便于信息采集、共享和利用, 需要制定统一的著录标准和数据规范。就数字目录信息而言, 海量的信息数据不可能集中存储于同一个服务器上, 只能采取物理分开、逻辑集中的方案, 即采用分布式结构。因此, 档案目录中心的管理对象必须是按一定著录格式和数据规范经过整理的分布式目录体系。

4. 档案目录中心的任务是提供档案目录信息服务。

明确档案目录中心的任务有助于开展目录中心的各项工作。为了满足多种检索需要, 既要保存手工检索工具, 又要开发数字化的档案目录;为了便于向利用者提供服务, 要不断增加文件级目录条目数量;为了满足多层次的利用需求, 需要建立专题档案目录数据库。

二、我国档案目录中心存在的问题

1. 档案目录资源单向积累。

档案目录数据采集工作具有“由下到上”的特点———由下级档案机构采集、录入、整理, 向上级机构汇总。这种方式是由我国档案管理体制和各类档案馆功能定位决定的。从某方面看, 这样的方式具有一定的优越性———将分散的档案目录信息汇集到中央级或地区级综合档案馆, 在一馆范围内最大程度实现某一目录数据库的完整。但是, 其缺点也十分明显, 各级国家档案馆、专业档案馆和企事业档案馆由于体制、人力、物力等限制, 很难与其他档案馆进行目录资源共享, 因而影响资源的有效整合。

2. 档案目录标准体系不完善。

档案目录标准体系包括著录规则、分类标引和主体标引细则、数据采集标准、机读目录数据交换格式标准等。目前, 三个国家级历史档案资料目录中心制定的标准体系已经被定为档案行业标准, 各省、市级档案馆则是“各自为政”制定本区域的标准。多重标准不利于档案目录资源的规范描述和共享。

3. 数字化程度不一致。

像上海、青岛、深圳和海南这样经济比较发达的地区, 档案馆本身实力雄厚, 档案目录中心数字化工作开展得比较好。而在经济欠发达地区, 如果领导不重视, 档案目录中心的工作就很难开展起来, 数字化进程就会比较缓慢。从全国整体来看, 档案目录数据信息相对于我国档案馆馆藏信息总量而言, 所占比重还很小。这主要有以下三个方面的原因:一是档案编目工作做得不到位, 目录不能准确反映馆藏档案情况;二是馆藏实体档案目录著录和标引不规范, 转化成数据格式难上加难;三是档案馆一方面接收新进实体档案, 一方面还要还数字化工作的“欠账”, 工作量大, 进展缓慢[2]10。

4. 检索途径单一。

在国际互联网上, 多数档案网站只有对本馆目录中心的介绍, 并不提供网上检索, 能提供网上检索的, 检索方式相对单一, 并且有条件限制, 例如必须为该网站注册用户。在馆际交流方面, 档案目录中心并没有形成网络, 不提供跨地域、跨数据库、跨行业检索。这样导致用户必须到档案馆才能查询档案目录, 若想利用档案全文就要更费周折。

三、发展我国档案目录中心的有效措施

我国未来五年档案事业发展主要任务在《档案事业发展“十二五”规划》中明确提出, 我们应该围绕国家档案信息资源库建设这一中心任务, 做好现存档案工作的数字化处理以及增设新电子档案两项内容, 在全国范围内广泛开展规范化及共享形式的基础档案数据库的建设工作。

1. 合理配置档案资源。

我国档案工作实行统一领导, 分级管理的原则, 由于领导体制的制约, 各级国家档案馆、专业档案馆和企事业档案馆保存的档案资源缺乏有效的整合。应该注重分析档案电子化的专业性管理内涵, 能够对其进行有效、细致、详尽的工作规划, 并要实时监测其发展动向, 以此保障国家档案信息资源的最优化配置和有效的使用。目前深圳已经将城建档案馆划归到市档案局管理, 安徽和县把城建、房产、水利和交通等领域工作统一到县档案馆, 能够对档案信息进行资源整合共享, 规避工作中可能出现的冗余现象, 可以更好地为社会服务。这已经成为专业档案管理的全新大胆革新, 非常值得档案学界深入研究, 其中的先进经验也很值得在今后的档案工作中借鉴。

就某个档案馆而言, 要把数字档案馆和档案目录中心的建设结合起来。首先, 在网络分层上与数字档案馆保持一致;其次, 充分利用已经数字化的全文档案;第三, 对于没有经过数字化处理的档案应该优先考虑编制目录数据。

2. 从源头做起, 努力充实档案馆馆藏。

首先要做好档案征集、接收、整理、编目等基础性工作, 努力充实档案馆的馆藏, 不断完善现有的实体形式的馆藏目录。接下来需要将已经完成的目录进行电子化的数据转移操作, 密切注重其中的文件级档案目录的收集和整理。从利用档案资源的层面分析, 现在文件级的目录已经成为最佳的检索工具。这也就意味着只要有相关的查询需求, 就可以充分地发挥出它的作用, 达到高效操作和使用的目的。

目前档案馆面临着诸多难点问题。其一, 实体档案馆藏的内容含量丰富, 在进行相关数字化处理和操作时, 会带来高工作强度中的信息处理难度以及会对使用者带来很大的不便。其二, 在现有实体馆藏工作的发展中, 始终存在着电子化工作的滞后, 这也会带来连锁的阻碍效果。其三, 在进行数字化工作的过程中, 这是需要在统一的系统下完成, 此时需要考量不同系统的兼容性, 也是有着数字化信息统一化操作的问题。如果不能够解决这个问题, 会造成使用和工作的双重问题。有鉴于此, 在进行现有档案目录中心工作时, 不仅需要体现出量的作用, 还要进行相对应的功能拓展和深化, 提升原有信息发布平台的管理方式和运营模式, 从原先的单向信息发布变成现在的多向信息交流, 能够达到各个环节的有效整合, 这样可以促进信息资源的共享, 提升工作效率以及信息的利用率等[3]21。所以, 必须加快工作方式的转换, 体现在两个层面中, 一是要实时性地扩展档案目录, 并对其进行目录结构的深化, 二是中心系统内拥有档案全文信息的数据量。

3. 制定规范, 统一标准。

抓紧制定档案目录资源的元数据标准, 同时注意保持与现有政府信息资源元数据标准一致。在广泛研究各地方档案目录中心标准的基础上, 争取早日出台国家级或行业的统一规范。完善现有不同格式的信息数据向标准方向统一化整合。强化现有档案工作的信息化与电子文件、电子档案管理的监督和指导。严格按照现有数据采集规范 (包括国家级和地区级) 进行收录, 同时, 在管理上, 明确各部门责任, 加强对网上档案数据的安全保护工作。

要确保新进馆档案的电子标准化操作。需要探讨档案电子化运作的资源共享效果, 深刻分析档案信息中电子化工作的特点, 有效规范信息采集模式, 制定标准的电子文件格式, 并要做好相关的监督工作, 这样为后续档案目录数据库的建设和完善做好充足的准备工作, 通过此种方式, 更好地进行数字档案信息管理工作, 并研发相应的运作管理平台, 进而减少数字目录信息转化的工作量[4]16。

4. 做好人才的引进与培养工作。

在建设档案目录中心时, 需要借助于现代信息化管理技术, 要不断地培训工作者, 掌握和熟悉信息技术特点和应用方法, 其核心元素在于工作者的素养, 因此要不断培养档案信息化建设的人才, 建立一支既有丰富的档案管理经验, 又精通信息技术和管理, 能够适应现在高速发展的网络信息化技术的专业工作团队。首先, 要规范现有人才培养以及团队建设纲领, 制定出明确的信息化技术培养以及专业化人才组建的计划和具体意见。其次, 要加强档案信息化的专业培训。有侧重的培养档案工作人员, 通过各种培养方式, 提高相关工作者的技能和素养, 尤其是体现在技术和管理水平的提升, 把档案信息化建设作为员工培训的核心内容, 在不断的强化训练中既能够掌握扎实的理论知识, 又能够在培训的过程中掌握更多的实际经验。在日常工作时, 也要做好团队的管理和监督工作。通过及时的学习和调整, 进行队伍的深化建设, 达到预期规划的效果。最后, 要重视优秀人才的吸纳工作, 这也是保障工作效率以及先进性的必要方式。根据当前工作的发展需要引进相关的信息技术工作者, 可以从事专业化的档案信息工作的建设和管理, 包括软件研发、网站管理、数据库维护以及系统保养等, 将数字信息化技术充分地应用到档案管理中。

摘要：本文基于数字信息时代背景, 厘清了档案目录中心的概念, 分析了我国档案目录中心存在的问题和发展我国档案目录中心的有效措施。

关键词：数字信息时代,档案目录中心,档案信息化

参考文献

[1]戚颖.全国档案目录中心建构初探[J].浙江档案, 2010 (2) .

[2]黄广琴.OCLC对构建区域性档案目录中心的启示[J].档案与建设, 2011 (5) .

[3]邱少雄.广东:全方位共享资源[J].中国档案, 2010 (7) .

篇4：基于网络的开放档案目录研究

基于网络的档案开放目录是指档案网站提供的以馆藏为检索内容，以档案信息为处理对象并以计算机网络作为传输载体、以原文信息或著录项信息作为检索结果的网络信息检索系统。这是档案利用工作从手工检索过渡到计算机检索的重要表现形式。利用者通过网络对档案馆数据库的档案信息实现远程检索，从而达到在线利用档案的目的。档案开放目录比较全面反映档案馆馆藏信息，“不仅可以使用户进行远距离检索，降低检索成本，提高检索效率，而且可以及时反映档案信息的变化情况，不存在时间上的延迟”。

一、我国档案开放目录的发展现状

目前，我国大部分档案网站都推出了档案开放目录，有些还停留在原始的目录浏览阶段，为纸质版本的数字化，但多数已建立起具有查询功能的检索系统。国家级档案馆的在线数据库尚未建立，从省、市、区(县)三级档案馆网站的档案开放目录来看，各地建设水平参差不齐，部分系统有一定亮点，但整体质量不高。

(一)国内开放目录典型调查

本文以北京、上海、辽宁、沈阳、绍兴和青岛等地的档案开放目录为典型案例，进行了调查统计，见表1。

(二)典型案例分析

除以上几个网站外，对比全国多个开放目录的内容及功能可知：

1、档案种类

文书档案是档案开放检索的主体，但提供全文使用的网站很少，部分网站对这些文书进行扫描，以图片格式保存后提供线上利用，如北京市档案馆的全文阅览系统。其次，照片、录像开始加入到系统中，有些照片提供免费查看并可下载，视频的可链接率较低，但可看出档案馆开始重视对多媒体信息的提供。

2、数据内容

目前几乎所有的档案馆都提供革命历史档案、民国档案及建国后档案，政务色彩较浓，对特色档案的开发不够。北京与沈阳的劳模档案、沈阳与上海的工商档案、北京的诉讼档案、大连的调配书、湖北的辛亥革命档案以及福建省档案馆包括体育、地政、海关、禁毒、闽台关系、名老中医等多达59个专题档案材料的提供给各级档案馆开了个好头，但就全国范围来讲，专题档案检索依然任重而道远。

3、著录层次

很多系统都在档案题名上建立了二次链接，但著录项大多数为责任者、形成时间、发文单位、文件编号、档号等几项，缺乏其他描述。然而也有比较出色的，如上海档案馆网上检索服务系统。对每个文件，系统都提供了详细的文件著录项目，并可链接查看所属全宗、类别、案卷的详细信息。

4、检索功能

档案检索大体可分为案卷级和文件级两种，案卷级在数量上比文件级占优。系统的设置通常将这两个类别分开，利用者需要在不同的数据库进行检索。上海的查询系统给这些数据库提供了统一的检索入口，利用者可以选择案卷级、文件级或者对所有档案进行查询，不受档案著录层次的限制。另外值得一提的是，上海开放目录采用文件夹内层层浏览的形式，使利用者在直观感受档案组织层级的同时，随时在每一层级内查询所需档案，既增强了灵活性，又可提高目标针对性。

5、检索效率

虽然几乎每个系统都提供了关键词检索，但目前所谓的“关键词检索”实质上只是对文件标题进行检索，且加上著录质量总体不高，特别是很多照片档案都没有详细描述，在这种情况下，检全率低成为各系统普遍存在的问题。

6、提供方法

由于库藏量小，特别是数字化信息在系统中所占的比例还很小，很多开放目录都无法提供高吸引力的档案资源。绍兴市档案信息网通过开放目录与网站栏目“视频点播”的对接，实现“绍兴新闻视频库”库藏的在线观看，与辽宁的“声像档案”出自同一原理，这种站点资源与目录系统的整合值得注意。

7、资费标准

很多网站提供了部分档案的免费查看或下载，但也有部分档案馆对档案实行有偿使用。如浙江省和青岛市档案馆就对大多数馆藏实行利用收费。以青岛市档案馆为例，利用者在该档案馆网站进行注册并以现金、查档卡、邮局汇款或银行汇款等方式交纳查档费后成为高级会员，可通过“留言板”或“在线提交查阅需求”要求查阅所有开放的档案资料全文信息。这种行为目前受欢迎程度不大，但是否具有市场前景关键还在于档案馆能否提供高质量、高实用性的档案材料。

二、构建我国档案开放目录的途径

(一)内容选择

1、把握利用需求，有选择地数字化馆藏

“根据了解，目前一般区(县)档案馆馆藏量在12-15万卷，按每卷档案50页计算，大约共600-750万页。如将这些档案全文数字化，按照目前市场价格(扫描和输入0.25-0.4元／页)计算，一个区(县)级档案馆全文数字化将需投入150-200万元。”然而，“‘十五期间，中央财政对县级公共图书馆、文化馆基础设施共投入136.4亿元，比‘九五期间增长约50％。而对比之下，同期中央财政对县级国家综合档案馆的投入则为零。”在此情形下，对所有馆藏档案进行全文数字化显然脱离实际。因此。档案目录数字化应成为档案数据库建设的首选环节，然后逐步扩展到档案原文的数字化。档案馆必须正确把握本馆的利用需求，根据目前档案利用的实际情况有选择地进行数字化。强调突出馆藏特色，把有限的资源用在最需要的地方。

2、整合档案资源，增加民生档案的比例

“民生档案包括社会保险档案、医疗保险、最低生活保障档案、婚姻登记档案、房地产档案、拆迁安置档案、人口计生档案、药品食品监督档案、环境检测档案、土地承包和林权改革档案等百姓关注、涉民密切的20余个门类档案。”在过去很长一段时间内，档案馆与民众的生活一直处于相对脱离的状态。造成这种局面的原因之一便是档案部门长期注重对政府机构文书的收集，缺少对社会变迁的记录，另一原因是档案部门缺乏服务意识。但随着近年来群众维权意识的提高，档案意识也随之增强，到档案馆查档解决实际问题的趋势越来越突出。据四川省档案馆查阅利用室的工作人员介绍，2007年“查阅社保养老、房屋产权、婚姻登记档案的人员增长特别明显……以成都市为例，2007年该市档案利用人(次)增长幅度达到50％，金牛区、锦江区、青羊区甚至达到了60％以上。从生老病死到衣食住行，民生档案与百姓生活渐行渐近。”0这种现象在全国其他地方档案馆也普遍存在，据张家港市档案馆利用情况的统计，“2005年和2006年的个人利用比例分别为87％和81％。……民生类档案的查阅则在此期间从579卷次／年上升到5740卷次／年，增幅达十倍之巨，并且在‘十五期间一直高高占据档案利用量榜首之位。”这种个人与机构查档比例大逆转的出现反映了群众对档案利用需求的一种新趋势，说明民生档案正成为群众关注的热点。

3、多媒体检索

档案载体类型多种多样，常见的包括纸张、缩微胶片、照相印刷品、实物、电影胶片、磁带、声音磁盘、录像带、视频卷带等。将载体类型作为其基本检索途径，利用

者可以选择其所关心的一种或几种载体类型限制检索结果，专指度强，检索效率高。目前，我国还很少将载体类型作为检索途径(上海很可能是全国惟一的一家)，少数网站建立了独立的照片档案目录，但收录照片数量很少，且缺乏详细著录。在目前的技术背景下，文字是最主要的检索手段，图像检索还未得到大范围推广，多媒体文件只有配合详细的文字描述，才能取得用户预期的查询结果。因此，档案馆应加强多媒体档案著录，早日实现真正意义上的多媒体检索。

(二)系统功能方面

1、完善系统使用指南

使用帮助工具的提供是国外网站优于国内网站的一个明显特征，这在专业检索系统的使用中尤其重要。特别是在大众较为生疏的档案领域，一定的提示与引导将大大提高检索的效率。从我国各档案馆网站提供的开放目录来看，利用者明知所需档案存于库中却难以检出的情况非常普遍。因此，当利用者输入关键词但没有得到理想结果时，系统需要有相应的自动响应，提示查询者更换主题或提供相似检索词，以改善查询结果，使利用者耐心在系统上停留。

2、编制索引辅助查询

除检索帮助及使用指南外，方便利用的最便捷方式是提供专题目录，并编制各种索引。主题浏览和索引利用都是提高利用效率的方法，尤其对于不熟悉库藏或不擅于编写检索式的利用者更是如此。开放目录索引可以以全宗号或拼音、笔画为序建立树型连接，让利用者对某一机构形成档案或某一专题所有相关材料有一个总体把握，符合档案的来源原则，既起到引导作用，又使部分利用者不至因检索式编写不当而导致漏检。由于检索系统建设还处于初期，所存条目少，这个问题目前在我国档案开放目录中表现不明显，但随着系统内容逐渐增加，索引的编制将越来越迫切。

3、实现系统无缝链接

自档案馆开始网站建设以来，“专题展览”、“特色展厅”等栏目一直是各档案馆网站的亮点。但档案开放目录与网站其他内容处于完全分开的两套系统，目录与网页信息无法实现相互链接，使得很多存在于网络的全文资料无法于库内检索时直接获得，利用者需要两边同时搜索才可确定所需信息是否存在。因此，在检索系统自身建设的基础上，如何实现网上展览材料与查询系统的无缝链接是档案开放目录建设的一大课题。

4、采用标准兼容技术

目前提供档案开放原文在线阅览的网站不多，北京市档案馆的档案全文检索阅览系统是其中较为典型的一个。虽然该系统目前只提供了北平市五个部门专题目录数据库近152万页的数字化档案，但也可以看出开放目录数据库将提供全文利用的趋势。惟一的不足是，在该系统上查看档案无论是图片还是文档都要安装原文浏览的Accex控件，而这些插件的安装只有对IE浏览器重新设置才不至于被~dOW$拒绝。这是许多利用者较为反感的事情。因此，使用与浏览器标准兼容的技术，消除利用障碍，是档案开放目录检索系统建设应注意的另一问题。

5、统一人口，跨库检索

篇5：爱国卫生月及卫生创建卷内目录

1、宿城区2013年爱国卫生月和健康教育宣传月活动实施方案

2、印发2013年宿城区健康教育与健康促进工作方案的通知

3、爱国卫生经费预算

4、关于调整宿城区爱国卫生运动委员会成员的通知

5、关于调整宿城区创建国家卫生城市指挥部成员的通知

6、关于开展第26各世界无烟日活动及相关控烟履约工作的通知

7、关于开展机关单位内务环境整治活动的通知

8、关于调整宿城区医疗卫生系统健康教育和控烟工作领导小组名单的通知

9、关于调整宿城区卫生系统爱国卫生和创卫工作领导小组的通知

10、关于做好迎接国家卫生城市暗访考核的通知

11、宿城区2013年爱国卫生月活动开展情况总结

12、各部门、各单位爱国卫生月活动开展情况总结

13、关于开展卫生清洁活动的通知

14、关于国家卫生城市创建工作的奖惩决定

15、关于建立创卫工作长效督察机制的通知

16、关于印发宿城区创建国家卫生城市宣传工作方案的通知

17、关于国家卫生城市创建工作的奖惩决定

18、关于印发宿城区农贸市场综合整治实施方案的通知

19、关于国家卫生城市创建工作的奖惩决定

20、关于印发宿城区创建国家卫生城市工作考核奖惩办法（试行）的通知

篇6：审计档案卷内文件材料排列顺序

一、第一单元 结论性文件材料（采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列）

（一）通报或公布审计结果的文件材料。如：

1、广播、电视；

2、报纸、杂志等出版物；

3、互联网；

4、新闻发布会；

5、公报、公告；

6、其他形式。

（二）审计工作报告或审计结果报告、综合审计报告，以及上级机关、有关领导的批示；

（三）审计决定书及送达回证；

（四）协助执行审计决定通知书；

（五）强制执行申请书；

（六）被审计单位执行审计决定、处罚的情况报告及缴款、罚款、没收款通知书及缴款复印件；

（七）采取审计行政强制措施的文件，如：

1、暂停拨付款项通知书；

2、暂停使用款项通知书；

3、解除暂停拨付款项通知书；

4、解除暂停使用款项通知书；

5、采取保全措施申请书；

（八）审计建议书及送达回证；

（九）移送处理书及送达回证；

（十）审计报告：

1、最终定稿的审计报告（预算执行审计年底审计报告在前，年中审计报告在后，下同）

2、审计报告征求意见书及送达回证；

3、被审计单位对审计报告（征求意见稿）的书面意见及审计组的书面说明；

4、审定审计报告的会议记要或者记录摘要；

5、复核意见书。审计复核文件也可以放在第二单元最后，（亦可置于针对文件之后）。

（十一）举行审计听证会的文件材料。如：

1、审计听证报告、审计听证笔录；

2、审计听证会裁定书或不予审计听证裁定书及送达回证；

3、审计听证申请书；

4、审计听证告知书及送达回证；

5、审计听证会通知书及送达回证；

二、第二单元 证明性文件材料（按与审计实施方案所列审计事项或者会计报表科目顺序排列）

（一）承诺书；

（二）审计工作底稿汇总表；

（三）分项目审计工作底稿；

（四）原始审计工作底稿与支持此项底稿的审计证据

（六）协助查询存款通知书；

（七）先行登记保存书；

（八）暂时封存账册资料通知书；

（九）审计事实认定书、调查记录；

（十）审计所依据的法规目录或摘要。

三、第三单元 立项性文件材料（按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列）

（一）上级机关及有关部门的指令性文件或授权审计通知书；

（二）与审计项目有关的举报材料及领导批示；

（三）审计实施方案及调整审计实施方案的有关材料；

（四）调查了解记录研究形成的有关书面材料；

（五）审计通知书及其送达回证。

四、第四单元 其他备查文件材料（按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。）