行政公文写作培训（精选8篇）
篇1：行政公文写作培训
《行政公文写作》
行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体，具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式并有行文规则和办理办法。即便不是文字工作者，也会时常碰到文字烦恼。面对领导的要求，往往不知如何下笔？是用请示还是用报告？是用通知还是用函？办公桌上的公文，格式准确吗？行文规范吗？用语得体吗？书本是怎么写的？经验是怎么说的？企业内部又有什么特殊的规定？
公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。
课程目标：
了解公文写作的重要性
掌握基本的行政公文写作要点及规范
课程形式：讲授、讨论、演练等
课程对象：基层员工、中层管理人员
课程时间： 6小时课程内容：
第一部分：概述
公文写作的概念与作用
公文写作的种类和特点
公文写作的基本原理
行政公文与一般事务性公文的理解及误区
第一部分：行政公文写作过程
行政公文写作的一般步骤
行政公文写作的主题与材料
行政公文写作的结构和语言
学习行政公文写作的意义与方法
第三部分：请示、报告以及批复
什么情况下用请示？报告？批复？（讲授）
如何写请示、报告、批示（练习，改错）
请示、报告的分类（讲授）
写作规范模式（见三类模式表格）
第四部分：计划和总结
了解计划的多种“变体”和时间限定（讲授）
熟悉计划和总结的写法（练习，改错）
第五部分：通报、通告及通知
辨析这几类常见公文，结合受训单位性质确定讲授重点。（讲授） 熟悉通知的几种类型和写法（练习，改错）
第六部分：会议纪要
学会在会议记录的基础上写作会议纪要。（讲授）
了解会议纪要的成文格式。
第八部分：提问与答疑
篇2：行政公文写作培训
（三）——行政公文格式
一、行政公文的一般格式
公文内一般由眉首、主体、版记三部分组成，分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等17项要素。
1、眉首
置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称为眉首。眉首主要包括：公文份数序号、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人。（1）公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。如需标识，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行，采用红色号码机套印。密级公文必须标识公文份数序号，其他公文可不标识。如：一份公文份数序号标识为：0000123。
（2）秘密等级和保密期限
公文中如有关系到国家的安全和利益、在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项时，应标识秘密等级。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如在标识秘密等级的同时需要标识保密期限，用3号黑色字顶格标知在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。国家秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级。绝密是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益受遭受特别严重的损害；机密是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害。秘密是一般的国家秘密，泄露会使国家安全遭受损害。标注密级的同时应标注保密期限，保密期限根据实际情况确定，一般分一年以内、一年及一年以上、长期和期限不作标注。期限不作标注一般按保密期限20年认定。如：秘密★6个月、机密★3年、绝密★长期。
（3）紧急程度
如需标识紧急程度，用黑色3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如已标识秘密登记和保密期限，秘密登记和保密期限位置不变，紧急程度下移1行，即顶格标识在公文版心右上角第2行。如：平急、加急、特急、特提。
（4）发文机关标识
发文机关 标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，如：国务院文件。对某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称（如函等）。发标识文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文（请示、报告等），发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关一般采用小标宋体字，用红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm（高×宽）。关于联合行文问题。行政机关联合行文，主办机关排列在前，“文件”二字标注于发文机关名称右侧，上下居中排布，标注主办机关的发文字号。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列，原则上使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
（5）发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字标识居中排布，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份使用全称，用六角括号“[]”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加第字。如国发[2001]2号如需标识签发人姓名，发文字号与签发人姓名平行排布，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”三字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号，冒号后用3号楷体自标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名只下按发文机关顺序依次顺排，发文字号与最后一个签发人同处一行。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
2、主体
置于红色反线（不含）以下至主题词以上（不含）之间的各要素称为主体。主体主要包括：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间和公文生效标识。附注。（1）公文标题
公文标题应当正确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称或规范化简称、公文主题、公文文种三部分组成。除法规、规章和规范性公文名称加书名号外，一般不加标点符号。公文标题位于红色反线之下，空两行用2号小标宋体字标识，可分一行和多行派部。如：国务院办公厅印发关于做好2001年立法工作的几点意见和2001年立法工作安排的通知。
（2）主送机关
公文标题下空两行，用3号仿宋体字左侧顶格标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：（××发[2001]11号）。如果主送机关过多使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。如：主送：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构。
（3）公文正文 主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。用3号仿宋体字，每行28字，每页22行。
（4）附件
公文如有附件，应在公文正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识。“附件”2字后标全角冒号。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：附件：1.××××），附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第一行用3号仿宋体紫顶格标识“附件”两字，有序号时标识序号（如：附件1），下空一行用2号小标宋体字标识附件名称；附件的序号和名称应前后一致。附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第1行标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。（5）成文时间和公文生效标识
成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”标识为“○”，如：二○○七年一月一日。不得用英文字母“O”或阿拉伯数码“0”代替。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字，加盖发文机关印章。发文机关印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间，印章为红色。
联合行文需加盖两个印章时，应将成为内时间拉开，左右各空7个字，主办机关印章均压成文时间,印章为红色．两印章互不相交或相切，相距不超过３mm．联合行文需加盖３个以上印章时，每排最多排三个印章，两端不得超过版心．最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。印章之间互不相交或相切。在最后一排印章之下空２字标识成文时间。
当公文排版后所余空间不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距等方法加以解决，无比使营帐与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
（六）附注
公文如有附注，用３号仿宋体字居左空２字加圆括号标识在成文时间下一行。如：（文中所用数字均为国家统计局公布的２００７年统计数字）
３、版记
置于公文主题词以下的各要素统称为版记。版记应置于公文最后一页，版记主要包括：主题词、抄送、印发机关和印发时间。版记各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
（１）主题词
“主题词”三字用３号黑体字居左顶格标识，后加全角冒号；词目用３号小标宋体字，词目之间空一字。
（２）抄送栏
公文如有抄送，在主题词下一行，左空字用３号仿宋体字标识，“抄送”两字后标全角冒号，回行时与冒号后的抄送机关对齐；最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关，抄送机关下移。
（３）印发机关和印发时间
印发机关和印发时间位于抄送之下（无抄送在主题词之下）占一行位置，用３号仿宋字体标志识，印发机关左空１字，印发时间右空１字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
４、公文用纸、排版规格与标点符号的使用
（１）公文用纸幅面及版心尺寸
公文用纸采用Ａ４型纸，其成品幅面尺寸为２１０mm×２９７mm，天头（上白边）为３７mm±１mm，订口（左白边）２８mm±１mm，版心尺寸为１５６mm×２２５mm（不含页码）。
（２）排版规格
公文正文采用３号仿宋体字，一般每页派２２行，每行排２８个字，双面印刷。
（３）标点符号的使用
正式公文标点符号应按照《标点符号应用法》的规定执行。正式公文除发布规章性公文外，标题一般不使用标点符号。
（４）公文内容结构层次数字标识
公文文字表达应力求简明扼要，层次分明，力求说短语、行短文，避免多层次结构。
第一层用：一、二、三、......第二层用：
（一）、（二）、（三）......第三层用：１、２、３......第四层用：（１）、（２）、（３）......（５）页码和表格
篇3：行政公文写作例文浅析
2012年7月1日开始施行的《党政机关公文处理工作条例》 (下文简称“条例”) 为各级党政机关的公文处理工作提供了新的规范, 也更加有利于公文处理工作的展开。其中第一条明确指出:“为了适应中国共产党机关和国家行政机关 (以下简称党政机关) 工作需要, 推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化, 制定本条例。” (2) 在日常的行政公文写作中依然存在着大量不规范的现象, 现举出一例通知, 浅析其中存在的问题。
一、例文
2013年度离退休教职工活动通知
各直属中小学校、中心校:
区教育局将举办离退休教师“休闲一日游”活动。现将活动具体事宜通知如下:
一、活动地点:帽儿山
二、活动时间:8月20日-22日
各校组织离退休教师按下列时间在区教育局楼下集合, 统一乘车前往。
1.第一天:8月20日上午8点
参加学校:对青中心校、道北小学、对青一中、对青二中、万宝小学、130中学、48中学。
2.第二天:8月21日上午8点
参加学校:乐业中心校、台屯小学、玉丰小学、乐业一中、乐业二中、新星中学、95中、前进小学、实验小学。
3.第三天:8月22日上午8点
参加学校:31中、松浦学校、江畔小学、永胜路小学、松花江小学。
三、活动对象:XX教育系统离退休教师
四、活动要求
1.各校要有一名领队带队, 活动期间听从局里统一指挥服从安排, 活动期间遇事顾全大局, 确保安全。
2.各学校参加活动的离退休教师要身体健康, 行动自如、无重大疾病。参加活动的人员不允许带家属及小孩, 不允许冒名顶替。各校要严格把关, 准确掌握本单位参加活动人员的身体状况, 对不适宜参加活动的人员要耐心做好思想工作。
3.各校领队要在7点30分之前到教育局报到, 并将本校离退休教师组织在一起, 在安全地带候车, 组织有序上车。
XXX区XXX局
2013年8月16日
二、分析
众所周知, 西医能够有效地治疗疾病的表象;中医能够深入病灶, 及时有效地将疑难杂症消灭。面对一篇存在问题的行政公文, 也可以采取“中西医”结合的方式和方法来诊治其中存在的问题。
从“西医“的角度看上述例文, 发现着明显的格式不规范现象:序号使用不规范。文中的“活动事项”和“活动要求”中:“1, 2, 3, ”序号出现错误, 应当使用: (一) 、 (二) 、 (三) 。
在一篇行政公文中, 格式上的错误一般都容易发现, 但是内容上的不规范现象往往需要耐心地加以审视, 借助多种知识加以分析。
上述例文中的标题中提到:“教职工”与文中“活动对象:东北区教育系统离退休教师”存在着范围的不一致。教职工与教师是两个不同的概念, 存在着范围的包含关系:“中小学教职工包括教师、职员、教学辅助人员和工勤人员。” (3) 因此, 可以将标题中“教职工”改为“教师”。此外, 例文中的标题“2013年度离退休教职工活动通知”采取了是由加文种的标题写法, 但是在标题中前应当加上“关于”二字。
一则事务性通知应当在开头部分讲出活动的意义、目的、依据。例文将“区教育局将举办离退休教师‘休闲一日游’活动。现将活动具体事宜通知如下:”作为公文的开头部分, 表述显得唐突, 应当添加此次活动的意义或者目的。比如:“为了丰富广大离退休教师的生活, 使得这些教师老有所乐。”此外, 这一段中的“将”字属于模糊语, 与后文出现的的活动时间存在矛盾, 可以把“将”字替换为“拟”字。
文中“活动时间”一部分存在着两个问题:1.关于“参加学校”的排列中存在着混乱现象:小学与中学交叉;不同区域的学校交叉;2.活动时间“第一天:8月20日上午8点”, 作为一项活动, 只有开始时间, 没有明确的结束时间。因此, 存在两种修改方式:1.调整参加活动的学校顺序, 并且将活动开始时间和结束时间同时写进这则通知;2.将活动时间这一部分所涉及到的活动时间、参与学校编为一个表格。基于表格在表述信息具有清晰全面的优势, 在对例文进行修改时采取了第二种方法。
文中“活动要求”一部分, 存在着以下五处错误。1.“活动期间听从局里统一指挥服从安排, 活动期间遇事顾全大局, 确保安全。”一句中, “听从局里统一指挥服从安排”, 应当在“指挥”二字后加上“、”。2.“各学校参加活动的离退休教师要身体健康, 行动自如、无重大疾病。”其中, ”无重大疾病与要身体健康”存在重复, 可以删去其中的一个;3.“参加活动的人员不允许带家属及小孩, 不允许冒名顶替。各校要严格把关, 准确掌握本单位参加活动人员的身体状况, 对不适宜参加活动的人员要耐心做好思想工作。”这一部分的表述并没有考虑到这则通知的受众:广大离退休教师。因此, 在后文的修改过程中, 考虑到这则通知是以离退休教师为受众, 可以把这一部分表述删去, 添上“各位离退休教师要身体力行。”;4.“各校领队要在7点30分之前到教育局报到, ”一句中, “7点30分之前”是一个广泛的概念, 应当修改为“7点至7点半之间”;5.句中“到教育局报到”, 应当有一个明确的报到地点, 可以修改为”到教育局XXX科室报到”。
作为一项活动, 存在着一定的风险和潜在的突发性事件。因此, 应当在通知的末尾加上“如遇特殊情况, 请以教育局最新通知为准。”
公文写作, 是文秘人员的立命之本, 是实践工作的点睛之笔, 是保障运转的成事之基。 (4) 因此, 文秘人员在拟制公文时, 应当考虑全面, 对于公文所涉及到的内容有全面的认识。上述例文中涉及到的“离退休教师活动”, 全文并没有告诉主送机关此次离退休教师活动的具体内容:开展什么活动, 采取爬山形式?还是烧烤的活动形式?没有具体的活动形式, 活动参与人员便不能根据活动内容全面地准备, 做好活动前期的准备工作。这样的例文明显地违背了条例中的第十三条“行文应当确有必要, 讲求实效, 注重针对性和可操作性” (5) 。据此, 应当在原文的基础上添加“活动项目”, 从而使得活动参与人员能够在参加活动之前做好相应的准备工作。
根据现行的法定公文文种分类, 上述例文属于法定公文中的事务性通知。撰写一一则事务性通知应当做到“用途广泛, 内容琐细, 为方便阅文者了解, 撰写时务必从实际用途着眼, 周密思考, 清晰表述。” (6) 基于上述标准, 下文给出了修改后的例文。
三、修改后的例文
关于开展离退休教师“休闲一日游”活动的通知各直属中小学校、中心校:
为丰富我区广大离退休教师的业余生活, 使其老有所乐, 区教育局拟举办离退休教师“休闲一日游”活动。现将活动具体事宜通知如下:
一、一日游地点以及活动项目
一日游地点:帽儿山。此次活动的活动项目主要有如下两类:
(一) 欣赏山区风景;
(二) 中午野炊。
二、一日游行程安排
各校组织离退休教师按下列时间在区教育局楼下集合, 统一乘车前往。 (见图1)
三、活动对象:XXX区离退休教师
四、活动要求
(一) 各校要有一名领队带队。活动期间听从局里统一指挥、服从安排, 活动期间领队遇事应当顾全大局, 确保参与人员的安全。
(二) 各学校参加活动的离退休教师要身体健康, 行动自如。各位离退休教师要身体力行。
(三) 各校领队要在7点至7点30分之间到教育局XXX科室报到, 并将本校离退休教师组织在一起, 在安全地带候车, 组织有序上车。
如遇特殊情况, 请以教育局最新通知为准。
XXX区教育局
2013年8月16日
四、总结
公文是传递治国理政方针政策的工具, 承载着机关工作和社情民意的重要信息。 (7) 一篇内容严谨、结构完整的党政机关公文, 往往能够有效地传递各级机关的日常工作信息, 提高机关的办事效率。据此, 各级党政机关在拟制公文时, 应当做到严格遵守条例, 在日常公文处理中做到格式规范、内容严谨这一基本要求。各级机关应当树立“改进公文拟制也是改进文风的一种有效途径”意识, 切实做好公文处理工作。
注释
1李政清.党政机关公文写作刍议[J].办公室业务, 2013, (6) .
2中共中央办公厅, 国务院办公厅.党政机关公文处理条例[Z].2012.
3国务院办公厅.关于制定中小学教职工编制标准的意见[Z].2001.
4华亭, 王匀.公文写作贵在勤学, 善思, 求新, 精审[J].办公室业务, 2013, (8) .
5王凯, 赵国禄.行政公文写作规范, 技巧, 最新例文[M].北京:中国纺织出版社, 2010
篇4：行政公文写作培训
关键词：公文写作行政人员中职学校
1 从一则“请示”谈起
这是一则真实的“请示”。2012年某直饮水公司在笔者所在学校的办公楼、教学楼、学生宿舍区等场所安装了直饮水。但教学楼区域的水机一直只能是学生使用。教代会期间，职工代表建议学校给教师提供水卡，而方式是直接充值水费到教师的校卡上。于是，财务科、总务科、办公室三部门联合行文请示学校领导。原文如下：
学校领导：
学校第十三届教代会教职工建议第三条，要求学校提供水卡给教师在教学楼打水。经财务科、总务科、办公室调研，建议学校给上课的老师（含外聘），在直饮水公司凭校卡充值水费，每次10元，喝完可以续充，不限次数。充值时请提供老师本人的校卡，并签名确认。
总务科每月将充值签名表在下月初公示，以便监督水公司，并由总务科与水公司结算老师用水费。
充值的水费可以在教学楼水机叮水。
以上规定在2013年5月20日执行。
办公室、财务科、总务科（章）
2013年5月15日
分析“请示”，不难发现错误之处：一是错别字，“叮”应改为“打”。二是情理不符。如“以上规定在2013年5月20日执行”。言下之意，此制度的有效期有且仅有一天，即2013年5月20日当天。实际上是从2013年5月20日起执行。又如，“……在直饮水公司凭校卡充值水费……”。显然不是，实际上是在学校某充值点充值水费。三是语句表达不顺。如，“总务科每月将充值签名表在下月初公示”读来拗口，不妨改为“总务科每月初公示上个月充值签名表”。再如，“充值的水费可以在教学楼水机叮水”不妨改为“充值的水卡可以在教学楼水机使用”。又如，“喝完可以续充”可以删除“喝完”两字。四是名称排序前后不一致。正文是“财务科、总务科、办公室”；而署名处却是“办公室、财务科、总务科”。五是标点符号多余。如，署名处“办公室、财务科、总务科”中的两个顿号“、”应该删除。六是标题欠缺。此则建议实质上是“请示”，可加标题《关于给教师提供水卡的请示》。七是结束语欠缺。既然是“请示”，不妨套用“请示”的结束语，如，“以上请示，妥否？请批示。”
2 问题分析
笔者所在的学校在广东省属中职学校当中处于中等规模，目前内设机构12个，全体教职工160多人。其中，行政人员64人（科级干部22人、科员42人）。据了解，广东省属12所中职学校，每所学校内设机构基本在10个左右。可见，行政人员数目不少。而行政人员公文写作能力的高低在一定程度上影响了行政办公的效率；而行政办公的效率往往直接影响了学校日常的运转。
对内而言，部门之间的日常往来或多或少运用公文平台进行沟通协调。在办公信息化的当前，电子公文的使用越来越频繁。因而对公文的格式要求更加规范。对外而言，某一学校行政办公的效率也是对外宣传的重要名片。在很多场合，对外宣传的载体不外体现为两方面：一是行政人员的言行举止；二是行政人员公文写作能力的成果，如报送的各种材料。而纵观行政人员的公文写作能力现状，可谓良莠不齐。以上的“请示”便是典型的案例。概括起来，主要的问题表现为如下方面：
2.1 文种容易混淆
文种，直观地体现在公文的“眼睛”，即标题上。自2012年7月1日起，我国正式施行了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称“条例”）。《条例》将行政机关和党的机关文种整合为15种，更加规范了每一文种的使用范围。对于相近或相似的文种，我们若不加以辨析，在实际运用时很容易混淆。譬如，某部门在处理学生违纪处分时误用“命令”，如《关于XXX等同学违纪处分的命令》。又如，某部门报送学生国家助学金自查工作情况时使用的标题为《XX职业技术学校关于我校学生国家助学金自查工作情况的汇报》。而公文没有“汇报”文种。在笔者看来，文种的正确与否直接关系到行文关系，关系到行文的语言色彩，关系到公文的生命力。如，“决定”的行文特点就不同于“请示”。前者，语言坚决，决策性强；后者，语言婉转，请示性强。
2.2 行文能力不等
《登徒子好色赋》在阐述描述人物时说，“增之一分则太长，减之一分则太短；著粉则太白，施朱则太赤……”。同样，公文的文段陈述也须恰到好处。因此，要求我们在公文写作时既要毫不客气地摒弃“无病呻吟”之习气，养成“惜字如金”的写作素养；又要全面把握公文整体，做到“运筹帷幄”。对于中职学校行政人员而言，行文能力参差不齐，表现为二：一是文字运用。比如，文字表达过于口语化。且看二例，某部门组织教师参加某项目评审时提出如下要求，即“……请大家务必于XXXX年XX月XX日前将申报材料报送办公室XXX老师处……”。显然，可以删除“大家”两字。又如，某部门在面向广大职工收集毕业合照时有这样语句，即“……照片翻拍之后我们会退回去”。不妨改为“照片翻拍之后将及时归还本人”。二是谋篇布局。譬如，“请示”的正文一般采用“陈述现状+提出需求”的思路；“批复”的正文则是“收悉信函+明确答复+提出要求”。可见，公文写作活动是“带着枷锁跳舞”。因此，要求写作时必须注重篇章的布局。否则，篇章之间的联系过于松散，整体合力单薄，势必影响公文的品质，凸现不出公文的公效力。
2.3 格式意识薄弱
公文格式分为两类：一是文面格式，二是书写格式。由于岗位工作原因，笔者经常要处理某些部门上报的材料，在公文格式处理时往往遇到这样或那样的问题。概括起来主要为三个方面：第一，字体字号使用不规范。如“标题”用3号宋体或4号黑体字等。而《党政机关公文格式》（以下简称“格式”）要求，标题一般用2号小标宋体字。第二，正文层次序号错乱。如，正文的第一层次直接用“（一）、”。而《格式》要求，正文的第一层次一般用“一、”。第三，采用纸张不规范。《格式》要求公文一般是A4纸，而某些部门提交材料时所用的打印纸张却是B5或16K等类型。假如说，A部门在公文排版时“标题”一直用3号宋体字，那算是“病入肌理”；那么B部门在公文排版时 “标题”一会用3号宋体字，一会用4号黑体字，那就是“病入膏盲”。
2.4 行文角色错位。按照《条例》规定，结合实际，中职学校收发文的部门一般是校办（综合办或行政办）。尽管校办（综合办或行政办）与学校其他内设机构处于同一地位，但在“上传下达”中心枢纽方面，工作性质却有所不同。因此，校内其余机构在行文时必须注意角色，即，如果面向全校发文必须通过校办（综合办或行政办）去处理，不能擅自发文。因为，角色变了，行文的语言色彩也会随之而变，进而影响公文的公信度。比如，某部门擅自以学校的名义印发学生违纪处理的文件。该部门的出发点是好的，但不被广大教职工或家长认可。
3 原因探讨
分析以上现状，笔者以为造成以上问题有如下四点原因：
3.1 学历不等
相对而言，中职学校行政人员的整体素质较专任教师偏低。就笔者所在学校，行政人员中，本科及以上学历约占72%、大专学历约占13%、高中（中专）学历约占10%，初中学历约占5%。而学历层次不等，在一定程度上影响了行政人员公文写作水平的高低。
3.2 专业与否
在行政队伍中，毕业于文秘专业科班的极少，仅有个别是相近专业，如汉语言文学专业。绝大多数行政人员是在实际岗位工作上才逐渐了解或接触公文。由于日常岗位工作任务繁重、事务琐碎，对公文写作顾不上深入的研究或探讨。以理工科毕业者为例，基于长期养成的思维和习惯的影响，对公文的格式等往往采取习惯思维去处理。如，在公文正文层次格式上，用“1.”表示第一层次；标点符号上，用“.”代替“。”；成文日期上，用“2013-06-21”标示。而文科出生的往往情感细腻，行文表达“行云流水”，却过于“喧宾夺主”，容易造成体例不符，公文不像公文。
篇5：行政公文写作
专业班级科目班级学号姓名
一、单项选择题（本大题共10小题，每小题1分，共10分）在每小题列出的四个备选项中只有一个是符合题目要求的，请将其代码填
写在题后的括号内。错选、多选或未选均无分。1．以下发文字号正确的是（）。
A．国办〔2010〕第27号B．国办发〔2010〕007号C．国办发〔2010〕27号D．国办〔2010〕27号 2．国务院2000年8月24日发布规范行政公文处理的文件使用的文种是（）。
A．通知B．决定C．规定D．办法 3．行政公文格式中不用阿拉伯数码标识的项目是（）。
A．印发日期B．成文日期C．份数序号D．发文字号 4．向社会各有关方面公布应遵守或周知的事项应使用的文种是（）。
A．通告B．通报C．通知D．报告 5．行政机关议案的主送机关必须是（）。
A．政协及其常委会B．党委及其常委会C．纪检及其常委会D．人大及其常委会6．下列“请示”的结束语中得体的是（）。
A．以上事项，请尽快批准B．以上请示妥否，请批复
C．以上所请，如有不同意，请来函商量D．所请事关重大，不可延误，务必于本月１０日前答复 7．转发下级机关的公文应当使用（）。
A．发布性通知B．批转性通知C．事务性通知D．转发性通知 8．一般应标识签发负责人姓名的文件是（）。
A．上行文B．平行文C．下行文D．越级行文 9．不属于公文秘密等级的是（）。
A．绝密B．机密C．秘密D．特密 10．内容重要并紧急，需要打破常规优先传递处理的文件叫做（）。
A．平件B．特急件C．加急件D．急件
二、多项选择题（本大题共10小题，每小题2分，共20分）在每小题列出的四个备选项中有二至四个是符合题目要求的，请将其代码
填写在题后的括号内。错选、多选、少选或未选均无分。1．撰写公文选择文种的依据是（）。
A．政策法规B． 工作关系C． 职权范围D．行文目的 2．会议纪要要求写明召开该会议的（）。
A．根据、目的B．名称、时间C．地点、与会范围D．议题、会议成果 3．公文中忌用的文字是（）。
A．复合字B．繁体字C．标准简化汉字D．异体字 4．需要在首页标注签发人的公文文种包括（）。
A.请示B.报告C.指示D.命令 5．下列说法正确的是（）。
A．各机关对于自己无权决定或难以处理问题均应制发请示公文B．请示这类公文要求上级回复，故可写成请示报告 C．某机关对于后勤的安排，因几位领导意见不一致，此时应该制发请示D．请示不能使用议论的表达方式 6．批复在制发前需进行调查的内容包括（）。
A．调查研究请示的理由、事项与具体要求B．调阅前案处理的材料 C．与内容涉及到的有关部门协商D．查阅有关的规定和指标 7．下列事项能够制发通知的有（）。
A.某公司聘用一名经理B.某银行向各储蓄所下达季度储蓄任务C.某人事厅贯彻财政厅有关职工福利发放标准的文件D.两单位之间商洽某具体事项 8．通报按其内容性质划分，可分为（）。
A.表彰的通报B.批评的通报C.指示性通报D.情况通报
9．公文结尾的方式很多，最常用的主要有（）。
A.领导批示B.介绍制发公文的内容及背景C.强调、重申式D.交待施行时间或处罚措施
10．确定主题词的方法、步骤是：审读文稿，了解主题；（）和著录标引等
A．分析主题，确定主题概念B．查阅主题词表，转换主题词概念
C．从小到大，从内容到形式D．排列顺序，不用标点
三、名词解释（本大题共3小题，每小题3分，共9分）
行政公文：
印发说明：
秘密文件：
四、简答（本大题共4小题，每小题5分，共20分）
1．简述批复与函的区别。
2．发布性通知的正文一般包括哪些内容？
3．请示有哪些规则？
4．什么是公文的构成要素？
五、请将下面错误的地方指出来（不少于7处）（7分）
关于推荐李江等五位同志参加××考察活动的请示报告
×校发[09]3号
省外事办：
根据你办《关于组织××省第四届对外交流考察活动的通知》精神，经我校研究决定，同意推荐李江等5位同志参加××考察活动。国际文化交流学院院长李江
经济管理学院院长吴××
人文学院院长盛××
„„
以上报告当否，请指示。
2009年3月11日
××大学
六、根据下列材料写作（34分）
广州市建委为迎接第九届全国体育运动会在穗举办，建设了以内环路为代表的一大批市政基础设施项目，同时大力加强城市环境综合整治工作，为保障“九运会”的成功举办提供了良好的场馆、环境和设施，取得了显著成绩，受到中央领导和“九运会”组委会以及各体育代表团的肯定和赞扬，并被国际组织评为“国际花园城市”。请以建设部名义拟写一公文，对广州市予以表彰，并授予广州市迎“九运”城市基础设施建设及环境综合整治特别奖称号。
篇6：公司行政公文写作
河南一建：施工单位在施工过程中，严格按照图纸设计要求和施工规范操作进行施工，并积极主动与我方配合，同意新建机加一厂房钢结构主体验收。监理：施工单位已按图纸设计要求完成了新建机加一厂房钢结构主体工程的施工，我们监理方在平时都是按规范要求进行监督检查的，工程材料都是在进场后经我们核查合格后才进行使用的，保证了材料的真实性。钢构件、高强螺栓、地脚锚栓检测全部合格，满足设计要求。工程资料基本齐全，我们同意基础工程验收。
设计院：主体各项检测满足设计要求，同意新建机加一厂房钢结构主体验收。
建设单位：施工、监理、设计单位也都对新建机加一厂房发表了验收意见，我们同意新建机加一厂房钢结构主体验收。
篇7：文秘行政公文写作
20XX年以来，东丰县人民法院在市委、市政府和县委的正确领导下，在上级法院的有力指导下，紧紧围绕全县工作大局，坚持一手抓审判，一手抓服务，为东丰经济社会又好又快发展做出了突出贡献。
东丰县人民法院牢固树立全局观念，自觉服从服务于县域经济发展，充分发挥审判机关的职能作用，坚持“严打”方针，严厉打击刑事犯罪，及时正确处理民商、行政、执行案件，为经济社会发展创造了良好的社会环境。全年，审结刑事案件219件，其中刑事附带民事案件34件，100%调解结案;受理民商事案件1299件，审结1195件，结案率92%。深入开展“法企共建”、“假日法庭”、“司法救助”等活动，努力为企业和广大群众提供法律服务。积极参与全县重点民生工程建设，积极为县政府出谋划策，提供拆迁法律指导。特别是在棚户区改造工程中，法院全体干警深入拆迁一线，认真宣传棚改相关政策，耐心细致地做思想工作，努力为棚改拆迁提供强大的司法保障，确保了全县棚户改造工程的顺利推进。同时，大力加强干部队伍建设，提高法官队伍的综合素质，健全完善监督体系，在广大群众中树立了人民法院的良好形象。
鉴于东丰县人民法院20XX年为东丰经济社会发展所做的突出贡献，根据《中组部、人事部关于印发〈公务员奖励规定(试行)的通知〉》(中组发〔20XX〕2号)、《吉林省行政奖励暂行办法》(吉政发〔20XX〕39号)等文件规定，特申请给予荣记集体二等功。
篇8：高校行政公文写作的要素分析
高等院校也和一切党政机关、社会团体、企事业单位一样, 公文是高校办理有关贯彻党和国家的方针、政策, 制定规章制度, 请示和答复问题, 指导和商洽工作, 报告情况, 交流经验等公务所形成的具有一定体式的书面文字材料, 它直接服务于学校的教学科研等各项工作。这就决定了高校公文具有: (1) 领导和指导作用。公文是校党委和行政实现对各部门、单位的领导和某些工作的指导的重要保证。 (2) 公务联系作用。即上情下达, 下情上报。 (3) 宣传教育作用。通过办文对师生进行思想政治教育, 提高教育教学质量。 (4) 规范和制约作用。在有效的范围内将对学校各方面的工作和各种活动起着规范和制约作用。 (5) 凭证和记载作用。公文在完成它的现行作用之后, 将立卷归档, 成为文书档案, 对以前的工作起到记载、凭证的作用, 供以参考。
有效实现公文写作的规范化、制度化、科学化, 对提高学校管理水平和教育教学质量有着非常重要的意义。
一、写作主体
1.1要素分析
行政公文的写作主体是制发公文的行政机关。公文是行政机关为行使行政职权而制发的, 往往以机关名义或者是机关领导人的名义制发, 即使以机关领导人名义制发的公文, 也并不代表领导者个人, 而是代表法定机关, 体现法定机关的职权和意志。写作主体往往不是一个人, 而是一个群体。一般公文写作都要经过领导交拟、执笔者撰写、部门审核、领导鉴发等环节。因此, 公文写作在严格意义上不是个人写作活动, 而是凝结着群体的劳动和智慧。代表行政机关负责执笔起草的文秘人员只是代机关立言。因此必须运用整体性思维, 在写作过程中, 充分考虑发文代表的机关或领导人、发文的缘由、发文的方式以及最终要达到的效果, 了解并掌握各类公文的作用、格式、适用范围、写作特点, 根据发文内容确定采用的文种, 收集、阅读、研究有关的文件材料, 拟出写作提纲, 认真起草正文, 反复检查修改, 按照要求完成相应的写作任务。
1.2思维特点———换位思维
所谓换位思维, 是指站在他人立场上, 设身处地替他人思考的一种思维方式。在公文写作中, 作为代言人, 文秘人员要采取换位思考方式, 就是说要站在被代言的政府机关的立场上去思考问题。公文写作往往要体现领导意图, 这时公文撰写者需要站在领导者的角度通观全局、分析问题。只有明确自己代言的具体角色, 了解这个角色的工作职权、工作目标, 了解自己在公文撰写中主观能动性可以发挥的程度, 才能进入并把握好角色, 写好公文。
二、写作客体
2.1要素分析
行政公文的写作客体即行政公文的内容。行政公文在思想内容方面应该政策性强、针对性强、科学性强。政策性强指的是思想观点正确, 准确体现党和国家的方针政策;针对性强指的是有的放矢、切中要害;科学性强就是反映工作的实际情况和客观规律, 实事求是, 能够及时指出问题、分析问题、解决问题, 经得起时间和实践的检验。行政公文一般是传达贯彻党和国家的方针政策, 发布行政法规和规章, 施行行政措施, 请示和答复问题, 指导布置和商洽工作, 报告情况交流经验等等, 具有权威性, 这些内容一经写进公文, 就不能轻易改变。
2.2思维特点———策略思维
采用“策略思维”, 就是要在明确自己的行文目的后, 综合考量当时的政治气候, 权衡政策法律环境, 站在全局的高度来看待自己的意愿和要求, 最大限度地吸收与之相关的信息, 来修正和补充自己的决策和判断。为了最后实现自己的发文目的, 在依法行政的大前提下, 考虑为什么要说、说什么、怎么说、说了有什么效果, 虑及时代发展进程和社会政治大背景对行文目标的具体影响, 既要实事求是又要权衡取舍。文秘人员在接受写作任务后, 首先要对写作客体进行深入的了解, 以弄清工作或生产生活中存在问题的基本情况;然后要对这些情况进行深入地分析研究, 以掌握其产生的原因和发展的规律, 探讨解决问题的重要性和必要性;最后要在此基础上具体考虑如何开展工作或解决问题的要求措施。在行政公文写作中采用“策略”, 就是更多地顾及现实存在的实事背景、政策背景、文化背景、经济背景、道德背景等等, 对写作禁忌回避和化解, 回应时代的召唤、社会的规范、群众的呼声, 在发文目的与社会要求间进行综合平衡, 以做出正确的写作决策。
三、写作载体
3.1要素分析
行政公文的写作载体即行政公文的格式、语言等。
3.1.1公文的格式
公文是内容和形式的统一体, 一定的内容要用一定的形式来表现, 一定的形式表现一定的内容。各类行政公文具有规范的格式, 公文一般由标题、发文字号、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、抄送机关、附注等要素构成。
公文的标题应做到准确简要地概括公文的主要内容, 并表明公文种类, 即事由加文种 (有的公文标题由发文机关、事由和文种组成) 。根据2000年8月24日发布, 2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》 (以下简称《办法》) , 可将国家行政机关的公文分为13种, 分别为命令 (令) 、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。这些文种各有用途, 功能专一, 不能混用。例如:请示适用于向上级机关请求指示、批准。而报告则不同, 它适用于向上级机关汇报工作, 反映情况, 提出意见或建议, 答复上级机关的询问。有的公文从内容上看是向上级机关请求指示或批准, 却写成“报告”, 有的部门还常在反映性或汇报性报告中夹带请示事项。还有两种不同的文种并用的情况。例如:将“关于……的报告”写作“关于……的请示报告”等。这些不规范的用法, 在制作标题时要予以避免。
公文应当标注主题词。从不规范的公文来看, 可以发现许多公文起草者只是简单的从标题中选择几个词了事, 或者排列顺序上比较混乱。主题词的标引顺序应为“先标类别词, 再标类属词, 在标类属词时, 先标反映文件内容的词, 最后标反映文件形式的词”, 主题词的选用可参照《国务院公文主题词表》, 或者参照本行业试用的公文主题词表。
3.1.2公文的语言
公文语言必须规范、准确、简明、实用。公文表达方式以叙述、说明和议论为主, 叙述要概括, 注重简明性, 说明要客观, 注重条理性, 议论要有序, 注重逻辑性。
在用词上, 行政公文的用词多为书面用词, 少用口语词、方言词以及土语词, 而且行政公文中有一套特定的专门用语, 它们含义特定, 用法固定。如开头常用“近查”、“电悉”、“函悉”、“请示悉”等词语;叙述缘由常用“为了”、“遵照”、“根据”等词语;表示经办常用“经”、“业经”、“已经”等词语;表示承转常用“据此”、“为此”等词语;表示祈请常用“请求”、“期望”、“盼予”等词语;表示态度常用“拟”、“准予”等词语;表示结尾常用“特此报告”、“特此通知”、“此复”等词语。最常见的错误是在公文中同时使用文种惯用过渡语和结尾语, 如在开头和主体之间已使用“现通知 (通告、批复、函复) 如下”等过渡, 结尾处又写上“特此通知 (通告、批复、函达) ”、“此告”、“此复”等惯用结尾语, 造成语义重复。
公文介绍情况, 阐明道理, 实事求是, 讲求实效, 一般不用描写和抒情, 不肆意刻画渲染, 不用比喻、拟人、夸张等修辞手法。要求语意明确, 不生歧义, 褒贬得当, 言简意赅。
3.2思维特点
3.2.1功利思维
功利思维是一种理性的思维, 要求行为本身要有正面的利益效果, 以对实施行为的后果作出理性判断为前提。行政公文具有法定效力和规范体式, 具有极强的写作功利性。它的制发要坚持实事求是、精简、高效的原则。功利思维要求公文文种的选择要确实能够传达政令, 准确表述行政意志, 具有恰当的行文方向和行文目的。
3.2.2完形思维
完形思维就是由复杂混乱实现集中整合, 清晰有序、有所选择、有所舍弃、语言文字形式成为完形思维过程中的决定性因素, 语言文字是实现公文统一有序的工具, 语言文字的广度和深度决定着写作思维的广度和深度。
四、写作受体
行政公文的写作受体一般就是公文的主送机关和抄送机关。行政公文对受文者有一定的强制性和约束力, 行政公文一经发布, 在法定时间和空间范围内, 公文对受文者产生强制性影响, 具有法定的行政约束力。
写主送机关时不仅要党政分开, 机关与领导也不宜并用;但现行公文却常出现并用的情况, 如“××处并××厅长”。
国家规定:“公文内容涉及有关机关的职权范围需其予以配合时, 应抄送该机关”, “向下级机关或者本系统的重要行文, 应当同时抄送直接上级机关”, “上级机关向受双重领导的下级机关行文, 必要时应当抄送其另一上级机关”。
五、制约关系
公文文种与主送机关间有互动关系和制约关系。许多错用文种的现象, 都是由于没有弄清这种制约关系所导致的。例如:如果向无隶属关系的业务主管部门请求批准某事项, 那么就应该使用“函”;如果向上级请求指示、批准某事项, 那么就应该使用“请示”。批复只用于答复下级机关的请示, 如果是同级或不相隶属机关的询问和请求, 或下级机关请示以外的文件, 均不能使用批复。
写作系统四要素是相互制约、相互影响、联系紧密的统一整体。按照约定俗成的格式写作, 文风朴实, 条理清楚, 用词恰当, 语法规范, 逻辑严谨, 才能形成高质量的高校行政公文。
参考文献
[1]岳海翔.公文写作教程[M].北京:高等教育出版社, 2005.
[2]汪景寿, 胡双宝.实用公文写作教程[M].北京:北京大学出版社, 1985.
[3]段建军, 李伟.写作思维学导论[M].北京:中国社会科学出版社, 2004.
[4]胡蜂力.规范公文格式的现实意义[J].秘书之友, 2007, (4) .