公文写作与处理技巧（共6篇）
篇1：公文写作与处理技巧
公文写作与处理的方法与技巧
公文写作与处理的方法与技巧 第一部分：公文写作的基本要求和常识
一、秘书与公文的关系
秘书与公文的关系，是人与物的关系，秘书是办理公务的人，公文是涉及公务的文书。“领导面前是红人，工作上是忙人，经济上是穷人，身体上是病人，家庭上是罪人”就是对秘书这个“人”的形象刻划。公文与秘书有着密不可分的关系。“热爱公文岗位，热爱公文写作”是作好秘书工作的必要条件。写好公文，还具有以下四个作用：
1．写好公文可以使秘书胜任工作。特别是在机关工作，在政府工作，如果不会写公文，就没有地位，就没有作为，至少说是不能胜任工作。毛泽东同志的秘书田家英，跟随主席18年，靠着自己的努力，由从事事务性工作最终成为主席的文字秘书，他起草的八大开幕词中“谦虚使人进步，骄傲使人落后”，至今为大家所熟知和常用，催人警醒，影响深远。
2．写好公文可以使文秘人员提高水平。人的大脑经常思考问题，越思越灵。一个人经常写作公文，水平自然也会提高。在写作公文的过程中，人需要构思和布局，需要分析和判断，需要思考解决问题的方法和措施，在这个过程中，一个人的能力得到全面锻炼，他的综合分析能力、驾驭全局的能力和解决问题的能力相应都会得到提高。
3．写好公文可以使公务员不断进步。人们常说，不想当将军的士兵不是好士兵。同样，不想当领导的秘书不是好秘书。在秘书岗位，通过写作公文，基础就会打的比较牢，能力提高的比较快。自然，接触领导的机会就比较多，进步的机会就比较多。国家领导人许多都是秘书出身，比如毛泽东、邓小平、杨尚坤、胡锦涛等。可以说，秘书这个岗位锻炼人，也造就人。
4．写好公文可以使公务员终生受益。文章写的多，积累就会多，千年文章会说话。许多人退休后，都爱写回忆录等书籍，这是对人生的一个总结，是一件很有意义的事情。大家在工作中，一定要注意加强工作积累和生活积累。瑞士人一生有三件事“生一个孩子，栽一棵树，写一本书”，把写一本书和生孩子相提并论，可见写作的重要性和它不寻常的意义。
二、什么是公文
（一）公文的含义
国家行政机关的公文（包括电报）是国家行政机关进行行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布臵和商洽工作，报告情况，交流经验的工具。
中国共产党机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。
一般来说，只有具备了以下几个条件才能算作公文：
首先，公文是在公务活动中使用并形成的，是为了处理公务，不是办理私事的。
其次，公文的使用范围一般限于行政机关，人民团体、企事业单位也常根据情况比照使用，个人不得使用公文。
第三，公文是具有特定格式的文字材料。它不同于普通的文字材料，从标题到落款，从内容到文面，从用纸到标记都有特定的要求。公文也不同于公务活动中使用的其它材料，如图片材料、音像材料、电讯材料等。
（二）公文的形成
公文的形成已经有两千多年的历史，“公文”一词最早见于《后汉书〃刘陶传》，“但更相告语，莫肯公文”。另有一说见于《三国志〃赵俨传》，“公文下郡，绵绢悉以还民”。公文是时代的产物，是阶级的产物，反映了国家的意志。公文的形成受社会形势发展、工作需要、国家利益、社会需求、人民呼声等条件的影响或制约，在不同的社会发展时期，有不同的公文，以下是公文发展的一组史料：
甲骨文公文＿殷商时期 青铜器公文—周朝时期
石刻公文—春秋时期
简册公文＿秦汉时期
绢帛公文—晋朝时期
纸质公文＿现存唐朝
电子公文—现代
目前我们现行公文处理办法，是2000年8月24日国务院发布新的《国家行政机关公文处理办法》，该办法自2001年１月１日起施行。办法规定现行公文文种有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等十三类十三种。
（三）公文的特点
1．公文具有鲜明的政治性
公文产生于阶级、国家出现之后，是统治阶级贯彻其指挥意志、行动意图的系统记录，直接反映国家政权的意向和阶级的根本利益。
2．公文具有严肃的法定性
公文具有法定性，这主要表现在公文必须有法定的作者，即依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。
3．公文具有特定的权威性
法定的作者在法定范围内行使职权制作和发布的公文，就具有法定的权威性。公文内容具有约束力是公文权威性的具体体现。
4．公文具有对现实工作的指导性
公文是在现实工作中形成和使用的，目的在于推动现实工作。一项工作一旦完成，在开展这项工作中形成并使用的公文的作用也随之结束。
5．公文具有一定的规范体式
公文写作讲求格式规范，任何行政机关和单位必须执行国家规定的统一公文格式，不得另搞一套，自行其是。现阶段，党政机关的公文写作与处理，必须严格遵守《国家行政机关公文处理办法》和党的公文规定。
三、公文的分类
（一）公文的种类 1．规范性公文
行政公文13种，包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要；党的公文14种，包括决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
2．法规和规章性公文
共11种，包括条例、办法、规定、章程、细则、规则、规程、规范、公约、守则、纪律。
3．通用性公文
共14种，包括计划、规划、工作安排、工作要点、方案、调查报告、简报、总结、述职报告、提案、讲话稿、书信、布告、导词。
4．执法公文
共12种，包括行政处罚决定书、行政强制执行申请书、行政强制执行决定书、行政复议申请书、行政复议答辩书、行政复议决定书、行政起诉状、行政上诉状、行政答辩状、行政赔偿申请书、行政
（二）行政公文与党的公文的异同
1．从作用方面看相同点：都是传达、贯彻党的路线、方针、政策的工具，都具有领导、指挥、联系、沟通和宣传教育作用。不同点：在于公文的性质、内容、行文对象和指向不同。行政公文是国家意志和权力的体现，是行政行为和行政管理措施的手段，行文对象和指向是国家各级行政机关、企事业单位以及人民群众。党的公文是党的意志和权力的体现，公文内容主要是传达贯彻党的路线、方针、政策，实施党的领导；行文的对象和指向是各级党的组织和党员。
2．从行文方面看相同点：二者的同级机关及其同级机关之间可以联合行文。不同点：行政公文是按照行政隶属关系行文。党委一般不直接对行政机关行文，通常是通过对设在行政机关的党委或党组行文，实施对行政机关的领导；行政机关对党委行文也要通过党委或党组的公文，而不是用公文直接行文。
3．从文种上看有9种相同的，是决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。有9种是不同的，公文多了命令（令）、公告、通告、议案4种，党的公文多了决议、指示、公报、条例、规定5种。
四、公文格式
（一）公文的一般格式
根据国家标准，公文一般由眉首、主体、版记三部分组成，分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等17项要素。
1．眉首
臵于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称为眉首。眉首主要包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人。
2．主体
臵于红色反线（不含）以下至主题词以上（不含）之间的各要素统称为主体。主体主要包括：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间和公文生效标识、附注。公文正文从主送机关下一行开始，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。公文印刷中字体字号的选用：公文标题用2号小标宋体，正文一级标题用三号黑体，正文二级标题及主题词用3号宋体，正文一般用3号仿宋体。每页排印22行，每行28个字。公文文字表达应力求简明扼要，层次分明，力求说短语、行短文，避免多层次结构。多层次结构的正文分条标识方法为：
第一层用：一、二、三、……
第二层用：
（一）（二）
（三）……
第三层用：1.2.3.……
第四层用（1）（2）（3）……
个别出现第五层时用：①②③……
3．版记
臵于公文主题词以下的各要素统称为版记。版记应臵于公文最后一页，版记的最后一个要素臵于最后一行。版记主要包括：主题词、抄送、印发机关和印发时间。版记各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
（二）公文的印刷格式
1．用纸格式
公文用纸格式，指公文用纸幅面尺寸。目前我国公文纸采用国际标准A4型（297mm×210mm）。布告、公告、通告等公布性公文用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。
2．印装格式 公文的印装格式，指公文排版、装订形式与字体字号的选用。公文使用的汉字按国家规定的标准方案执行，并从左至右书写、排版。少数民族文字按其习惯书写、排版。公文一律左侧装订。公文数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它的都应当使用阿拉伯数字。在同一公文中数字的使用应前后一致。公文中应采用国家法定的计量单位。
（三）主题词的标引与制作
1．主题词的标引依据
目前，行政公文主题词标引的依据主要是国务院办公厅秘书局制订的《国务院公文主题词表》，共由十五类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分，主表有十三类751个主题词，附表有二类298个主题词。
2．主题词的标引程序和方法
主题词的构成要素有三个方面：一是体现公文归属类别的词，二是体现公文内容特征的词，三是体现公文文种的词。标引时可据其涵义，按“一类别、二内容、三文种”的顺序依次排列。类属词标引时如无十分贴切的主题词，可按“宜宽不宜窄”的原则，选择相近的主题。每份公文一般以标引四至五个主题词为宜，除类别词外，最多不要超过五个。
第二部分 常用公文的写作方法
一、怎样写好公文
（一）目前公文的现状和问题
应该说，目前公文的现状不容乐观，问题很多，形象不佳。归纳起来，主要表现在以下四个方面（抄、长、假、乱）：
1．“文抄公”主笔，大抄特抄。这种现象很有的普遍性。2．“懒婆娘”当家，又臭又长。经常在稿中“首先一个，其次一个，再者一个，另外一个，还有一个，其他一个，最后一个，补充一个”，越看越不愿意看。
3．“贴膏药”盛行，无病呻吟。不管发文有用没有用，无事找事。
4．“我说算”上岗，乱用文种。主要表现在“报告请示乱上，通知意见乱发，公告通告乱贴”。
以上这些问题，大家在写作公文时一定要注意，至少不会走弯路，对提高公文写作水平大有帮助。
（二）怎样才能写好公文
1．领会意图——公文撰制的“奠基工程”
公文撰制在思维方式上，有别于文艺创作等“有感而发”，而是“遵命行事”，必须秉承领导旨意，领会领导意图，根据工作需要而撰制。
一是积极扩展领导意图。秘书要善于从更多的层次和角度去思考问题，保证制发的公文具有一定的思想内涵。
二是善于挖掘领导意图。秘书应当主动和领导同志商量研究，深化领导的意图。
三是努力完善领导意图。秘书要注意与领导沟通，并注意联系实际情况，从而比较全面体现领导意图。
四是及时捕捉领导意图。要做一个“有心人”，手脑勤快，及时掌握领导的思想脉搏。
2．构思准备——公文撰制的“设计蓝图”
要认真构思，做好准备工作。在构思过程中，要掌握三个基本环节：
第一，要确定好公文主题。公文主题应做到“一文一题”，即只能突出一个中心，不能搞多中心，切忌主题不明或多主题。
第二，要合理安排结构。最好先拟个写作提纲，对公文通篇布局进行安排。
第三，要精心选择材料。对材料必须经过一番去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的加工整理后才能使用。
3．拟写文稿——公文撰制的“施工阶段”
一是必须扣紧主题。写作提纲就是按主题而设想的思路，对紧扣主题的材料要下功夫挖掘。
二是要详略得当。做到布局合理，层次分明，重点突出。三是要一气呵成。拟写文稿的路子定好了，材料选好了，最好一气呵成。
4．认真修改——公文撰制的“整修装璜”
修改是公文撰写过程中不可缺少的一环，如何进行修改，如何掌握正确的修改程序，可以从以下几个方面入手：
第一，先看主题。进一步挖掘和深化主题，使主题更深刻、明确、集中。第二，审改观点。主要看文稿的观点和提法是否有错误，能不能站住脚，是否经得起推敲和实践的检验；文稿中的概念、判断和论证是否符合客观实际情况，是否符合中央和上级规定的方针政策。
第三，调整材料。如果文稿使用材料过多，淹没或冲淡了观点，应该加以修整和剪裁，留有最有用的材料；如果文稿有言之无物之处，要补充必要的材料；如果材料不准确，要重新核实更正；如果材料的观点不一致，要服从观点，删节材料或选择更换新的材料。
第四，理顺结构。主要是检查文稿框架是否合理，层次是否分明，段落是否得当，过渡照应是否自然周全等等。
第五，推敲文字。公文语言力求精益求精。修改中要采取逐字逐句仔细推敲的办法，对文字进行加工润色。
二、常用公文写作
（一）通知
1．通知的概念
通知是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员的公文。
2．通知的种类
从内容、性质上大体可以划分为：发布性通知、命令性通知、事务性通知、批转性通知、会议通知。
3．通知的写作要求（1）明确行文目的
首先明确为什么写这个通知，通知的主要内容是什么，以分清是哪一类通知，然后确定怎样写。其次要确定写作的范围和对象，针对什么问题，解决什么问题，根据客观情况和开展工作的需要确定写作的范围和对象，以明确行文目的，有针对性地写好通知。
（2）抓住主要内容
不同种类的通知，有不同的规范体式，但是，紧紧把握住主要内容，是写好通知的关键，绝不能喧宾夺主，冲淡主要内容。比如命令性的通知，一般要讲清情况和问题，但只能作为事由、背景来概括叙述，重点则是针对实际情况和问题，提出指示性意见、要求及措施，并做到政策界限清楚、明确。
（3）文字表述准确
首先对受文单位的名称必须写清写全，或采用规范化的简称。其次为使受文单位便于操作，凡属应该说明的有关情况，应该执行的具体事项，以及有关的时间、地点、条件等，都要做到周密、准确，以免贻误工作，造成损失。
（二）报告
1．报告的概念
报告，是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问的公文。
2．报告的种类
报告的种类较多，可以从用途、性质、内容等方面进行划分。从用途上可以分为情况报告和随文报告两类。从性质上可以分为工作报告、问题报告、会议报告三类。根据报告内容还可以分为综合报告和专题报告。
3．报告的写作要求
（1）主题要明确，思路要清晰
一般情况下，写报告应沿着为什么要写报告，报告什么内容的路子，在充分占有材料以后，根据主题需要和观点与材料相统一的原则，精心构思，编排布局，然后组织撰写。
（2）重点要突出，文字要简练
报告全篇要突出重点，每一部分也要围绕全篇中心突出重点。全篇的重点就是向上级报告的主要内容，而各部分的重点则是围绕说明主要内容而需要引起上级行政机关注意的关键之处。突出重点也要兼顾一般，既要有点，又要有面，但在文字表述上要力求简练，不讲空话、套话。
（3）观点要鲜明，材料要真实
向上级行政机关报告工作，反映情况，要克服报喜不报忧，宣扬成绩，粉饰太平的不良倾向，要在深入实际调查研究的基础上，提出鲜明的观点，提出实事求是、有说服力的材料。
（4）不要夹带请示事项
在公文处理中，收文行政机关对报告没有答复的责任，如果把请示事项夹在报告里，就容易误事。所以，需要答复的事项不能夹在报告中，而应另用“请示”行文。
（三）请示 1．请示的概念
请示，是适用于向上级请求指示、批准的公文。
2．请示的种类
从内容、目的的角度，请示通常可分为：请求批示性的请示、请求批准性的请示、请求批转性的请示。
3．请示的写作要求
（1）坚持一文一事。一份“请示”要由上级行政机关同一个部门批复。反之，一文数事，要由几个部门回答，则必然贻误工作。
（2）不能越级请示。各级行政机关都有一定的权限，上下级行政机关之间也有一定的分工和职责范围，因此在请示工作时，一般要逐级向上请示。
（3）不要多头主送。一般只写一个主送行政机关，如需同时送其他行政机关应用抄送形式。有的单位认为同时向上级几个部门报送一个请示，会引起重视，殊不知都管都不管，都不予批复反而误事。
（4）不宜将请示同时抄送下级行政机关。请示中的意见在未被批准之前并不生效。所请示的事项也常有不予批准的，如果同时抄送给下级行政机关，会造成不应有的混乱，甚至造成工作上的被动。
（5）除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。凡属上级行政机关已有明确规定，下级单位职权范围内能够解决的问题，应当自行解决，不应将矛盾上交。
篇2：公文写作与处理技巧
（一）---公文页面设置
2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》（简称“新《条例》”），要求从2012年7月1日起施行。同时，国家质检总局、国家标准化管理委员会联合发布了国家标准GB/T9704-2012《党政机关公文格式》（简称“新标准”），并与2012年7月1日实施，从而实现了党政两大系统公文的统一，初步形成了规范、科学、高效的党政机关公文处理体系。
笔者在对新《条例》和新标准学习的同时进行了一些探索，现将取得经验与技巧与大家分享和交流。
公文页面设置
新标准规定：公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm*297mm。公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm*225mm。
我们来具体分析一下：纸张为A4，宽为210毫米、高为297毫米，版心宽为156毫米、高为225毫米。那么左右页边距就为210-156=54毫米，54÷2=27毫米，因为左边需要装订故加上1毫米为28毫米，则右边距为26毫米。同理，上下页边距为297-225=72毫米，72÷2=36毫米，所以上边距为37毫米，下边距为35毫米。
换算成厘米，即左边距为2.8厘米，右边距为2.6厘米，上边距为3.7厘米，下边距为3.5厘米。下面我们就对Word文档进行相关页面设置。
打开或新建一个Word文档，在“文件”工具栏下选择“页面设置”选项（或使用快捷键Alt+F+U），在打开的对话框中，将“纸张”设置成A4，“页边距”按下图设置。
设好后点“确认”按钮即可完成。如果经常使用此种格式，点击“默认”按钮，在出现的对话框内点“是”，再点“确定”按钮，就能设成默认格式。（王志龙）
—1—
196063142.doc 老秘网
公文处理与应用技巧
（二）---行数和字数的设置
行数和字数的设置
新标准规定：公文每页排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
如何做到每页22行，每行28字，下面笔者就为大家演示一下相关设置。新建或打开一个Word文档，在“文件”工具栏下选择“页面设置”选项（或使用快捷键Alt+F+U），在打开的对话框中，选择“文档网络”选项卡，进行如图设置。
—2— 注意，此种设置必须是在默认字体大小为“三号”下进行的，如果默认字体不是“三号”，请先按照《计算机基础与应用技巧
（七）---Word中默认字体格式的设置》将默认字体大小改成“三号”，再进行设置。
最后，点击“确定”按钮即可生效，如经常使用此格式，请设置成“默认”。
公文处理与应用技巧
（三）---页码的规范设置
页码的规范设置
—3—
196063142.doc 老秘网 我们平时设置页码时，为了方便，总是将页码设成“居中”。其实，这种做法是错误的。
“新标准”规定：公文页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7毫米。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
下面我们来具体分析：
首先，单页码居右空一字；双页码居左空一字。意思为：公文双面打印，页码正面居右，空一个汉字；反面居左，空一格汉字。特殊情况，单面打印页码“居右”。
再次，页码数字为阿拉伯数字，大小为4号。页码左右各放一条一字线，所谓“一字线”，就是符号栏中的“—”符号（不是短的“－”符号），左右的“—”符号和数字之间都应有一个半角空格。
最后，页码应当连续编排，空白页不编排页码。在Word文档中，公文页码的格式具体细节设置如下：
打开或新建一个Word文档，在在“文件”工具栏下选择“页面设置”选项（或使用快捷键Alt+F+U），在“板式”选项卡下，将页眉和页脚设成“奇偶页不同”，点击“确定”。如图1 —4—
然后在“视图”栏目下打开“页眉和页脚”选项（或使用快捷键Alt+V+H），点击图2红圈内的按钮，从默认“页眉”转换到“页脚”。
—5—
196063142.doc 老秘网
公文处理与应用技巧
（四）---公文字体的设置
公文字体的设置
注：此处字体仅指公文标题和正文的字体，抄送和附件等模块字体另作专题说明。新标准规定：公文标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分割线下空两行位置。公文首页必须显示正文，一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文档结构层次序数依次可以使用“
一、”“
（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
在日常公文处理中，一般使用方正小标体字、仿宋GB-2312字体、楷体GB-2312字体和黑体字。其中，Word自带黑体字，其余字体需下载安装。
—6— 打开浏览器，在“百度”中搜索并下载以上字体；然后打开“控制面板”，找到“字体”，双击打开；将下载的相关字体（后缀为.TTF）拷贝到里面，即可完成字体的安装。
注意，将标题设为方正小标宋体2号时，若为两行则行距比较宽，需重新设置“行距”。《国家行政机关公文格式》规定：“公文标题以2号字高度加2号字高度的八分之七的距离为以基准行”，这个行距大概是35磅左右。选中标题内容，右键单击，选择“段落”，在“缩进和间距”选项卡下，将行距设为“固定值”，“35磅”。如图1：
公文字体的整体设置如图2：
—7—
196063142.doc 老秘网
公文处理与应用技巧
（五）公文版记的规范设置
公文版记的规范设置
—8— 党政机关公文的版记，即公文格式的第三部分，包括抄送、印发机关和印发时间等。
版记应置于公文的最后一页，版记的最后一个要素置于公文的最后一行。新标准规定：
（1）版记中的分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35毫米），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25毫米）。首条分隔线位于版记中的第一个要素质上，末条分隔线与公文的最后一面的版心下缘重合。
（2）抄送机关：公文如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一个字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
（3）印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一个字，印发日期右空一个字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01），后加“印发”二字。
（4）版记中如有其它要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
分析上述规定，我们首先来看如何设定粗细分隔线，新标准规定粗线推荐高度0.35毫米，细线推荐高度为0.25毫米。我们可以换算一下：高度的一磅等于七十二分之一英寸，等于0.3527毫米；那么0.35毫米就约等于1磅，0.25毫米约等于0.71磅。下面我们来具体设置分隔线。
点击“绘图”工具栏的“直线”（如果看不到“绘图”栏，点击“视图”——“工具栏”——“绘图”），将鼠标移动到需要画分隔线的位置，按住shift键，同时按住鼠标左键拖动，就可以画出一条直线。选中直线，右键单击，打开“设置自选图形格式”，将线条粗细改为1磅（粗线），细线设为0.71磅，如图1；同时，在“大小”选项卡下，将宽度设为“15.6”厘米，如图2：
—9—
196063142.doc 老秘网
—10— 公文处理与应用技巧
（六）---附件格式的设置
附件格式的设置
公文的附件一般包含两个部分，一部分为正文下面的附件说明，另一部分为附件内容。
新标准规定：
（1）附件说明：公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称首字对齐。
（2）附件内容：附件应当另面排版，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编写公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
下面笔者给出附件设置的具体示例：
—11—
196063142.doc 老秘网
公文处理与应用技巧
（七）---发文机关署名和印章的设置
—12— 发文机关署名和印章的设置
平时，我们接到市委、市政府等单位的文件时，有些是未加盖公章的，这让人很困惑，难道是他们工作的疏漏，忘记盖章了？事实则不然，通过下面对发文机关署名和印章设置的介绍，你会豁然发现，“噢，原来是这样！”
对于发文机关署名和印章的设置，新标准有着明确而又模糊的规定，我们一起来学习。
新标准规定：（1）加盖印章的公文
成文日期一般右空四个字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当距正文（或附件说明）一行之内。
（2）不加盖印章的公文
单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
下面笔者给出具体的实例：
现在大家明白为什么有些公文不加盖公章了，但是对于不加盖公章的公文有着清晰的格式要求，如果不按照要求行文，那么所印发的公文就是不规范的，公文效力就会受到质疑。
为什么说新标准对于发文机关署名和印章有着明确而又模糊的规定。新标准清楚规定了公文可以加盖公章，也可以不加盖公章，并对具体的格式设置进行了规定，这点是非常明确的。但是，新标准并没有对二者的使用范围加以界定，这点是非常模糊的，对此也产生了一定的消极效果。那我们发文究竟该如何采用哪种格式？老秘网通过总结和探究后认为：一般下行文可以采用不加盖印章的格式，因为是上级给下级发文，红头已经代表了效力；如果是下级给上级行文，我们建议采用加盖印章的格式，—13—
196063142.doc 老秘网 以显庄严。总之，为了维护文件的权威，我们建议不论是上行文、还是下行文，尽量采用加盖印章的格式。
以上为个人观点，不足处，请指正。
篇3：公文电子化处理的几点技巧
一、使用“模板”存储公文格式
通常, 公文需要满足一定的格式要求, 同一系列的发文应具有统一的格式。通常我们习惯于通过对前一发文的内容进行修改但保持其格式不变来获得新发文。需要注意的是, 在对前一发文进行修改之前应先将其备份, 否则将会造成前一发文的内容由于被覆盖而丢失。实际上, Word文字处理工具提供了能够方便高效地重用公文格式的模板功能。首先, 应将满足公文所需格式的样本存储成Word模板 (本文描述的Word操作均系以Word 2003为背景, 在Word其他版本上的操作可能略有不同) :打开或编辑公文样本→选择“文件”→“另存为”菜单命令→设置“文件名” (如“公文模板”) 、“保存类型”选择“文档模板”→单击“保存”按钮;当需要新建发文时即可使用已保存的公文模板:选择“文件”→“新建”菜单命令→单击“本机上的模板…”链接→选择“公文模板”、单击“确定”按钮→编辑新发文。使用模板功能能够有效避免原发文信息丢失的风险。
二、使用系统功能插入公文日期
通常, 在公文正文的结束部分需要标注公文的成文日期, 在公文文尾需要标志其印发日期。公文的成文日期应用汉字标注, 形如“二〇一〇年九月二十六日”, 不应使用阿拉伯数字0或英文字母O来代替“二〇一〇年九月二十六日”中的“〇”。为了对成文日期的格式进行统一和规范, 避免对成文日期进行直接编辑而造成差错, 建议使用文字处理工具 (如Word) 提供的日期插入功能来录入成文日期:选择“插入”→“日期和时间”菜单命令→“语言 (国家/地区) ”选择“中文 (中国) ”、“可用格式”选择形如“二〇一〇年九月二十六日”的汉字格式→单击“确定”按钮。与成文日期不同, 印发日期通常采用汉字和阿拉伯数字组合的形式, 如“2010年9月26日”, 其插入步骤与前相同, 只需在“可用格式”处选择形如“2010年9月26日”的格式即可。
三、使用批注和修订功能审阅公文
公文在拟写完成后, 需交予相关领导或其他人员审阅, 采用文字处理工具提供的审阅功能能够方便地对公文拟稿进行批注并给予修订建议, 同时也使得拟稿人能够快速定位批注和修订意见, 准确掌握审阅人的审阅意见。Word提供了“审阅”工具栏来辅助用户完成审阅操作。选择“视图”→“工具栏”→勾选“审阅”项即可打开“审阅”工具栏, 使用“审阅”工具栏上的“插入批注”按钮和“修订”按钮, 可在公文拟稿的相应位置添加批注和记录修订建议。待审阅人返回审阅意见后, 拟稿者可通过“前一处修订或批注”按钮和“后一处修订或批注”按钮对批注和修订记录进行快速定位, 并可通过“接受所选修订”按钮或“拒绝所选修订”按钮接受或拒绝修订建议。
四、使用拼写和语法检查及自动更正功能
拼写和语法检查功能能够帮助发现公文拟稿中存在的一些标点符号或拼写相关的错误。在公文内容拟写完毕后, 应采用Word提供的拼写和语法检查功能对全文进行检查。对于标点符号错误, 如书名号或引号匹配不当等错误Word将会用红色波浪线标出, 对于词语搭配不当等疑似错误Word将会用绿色波浪线标出。此外, 自动更正功能能够帮助统一和规范公文中对于同一对象的不同表述, 如对于中国人民银行, 有时称其为“中国人民银行”, 有时又称其为“人行”, 这不符合公文表述的严谨和规范要求。使用Word提供的自动更正功能将“人行”设置自动替换成“中国人民银行”, 将使得在拟写公文过程中拟写者依然能够简单地输入“人行”, 而Word后台会自动将其替换成完整规范的表述, 即“中国人民银行”。
五、适当压缩图片
在公文的处理过程中, 有时图片会在附件中出现, 当图片 (如相片或扫描件) 占用空间较大时, 可考虑对图片进行适当压缩, 以便减少电子公文的上传、下载时间及电子公文归档时的空间消耗, 但在压缩图片前应充分考虑压缩过程中造成的清晰度丢失可能对公文发挥其预期作用的影响。Photoshop, Microsoft Office Picture Manager等程序均提供了压缩图片的功能可供选用。此外, 若图片保存在Word文档中, 还可通过打开“另存为”对话框, 点击“工具”按钮选择“压缩图片”项来设置压缩图片的相关参数。
六、使用打印预览功能
篇4：基础写作的写作技巧与常用句式
1. 写作前将要点整合成5句话,注意不要遗漏要点。
2. 结合表达内容,选择自己熟悉的词汇和句型,因为用正确的句子来表达是得分的关键。
3. 基础好的同学,在有把握的情况下,可以尽量运用高级的表达方式。如用强调句、感叹句、主从复合句、非谓语动词短语、with的复合结构等多种句式结构来增添文采,提高得分的档次。
4. 恰当地使用过渡性词语,增强行文的逻辑性和连贯性。
5. 书写时不要将e和t、a和u、r和v、y和g、w和m这五对字母写混淆。要注意书写工整并保持卷面整洁,以提高印象分。
二、十种常用句式
1. 祈使句。
Now please allow me to introduce you some of our school rules here. 现在请允许我给您介绍一些学校规则。
2. 感叹句。
What terrible weather were having! 现在的天气真糟糕!
How glad we were to see the crops and vegetables growing well! 看到庄稼和蔬菜长势良好,我们是多么地高兴!
3. 倒装句。
Only in this way can animals live a real happy and quiet life.只有采取这种方式,动物才可以过着快乐、平静的生活。
4. It作形式主语或宾语。
It is known to us all that some students cheat in examinations at school. 众所周知,一些学生在学校考试中作弊。
I find it necessary to learn English well. 我觉得有必要学好英语。
5. 并列句。
并列结构是用并列连词把两个或两个以上的、具有逻辑关系的简单句连为一体,常见的并列连词有but, yet, and, however, for, therefore, so, or, when, while, not only... but also...等。
All the passengers were smilingandthe sun was shining. 旅客在微笑,太阳在照耀。
I was walking along Park Road towards the eastwhenan elderly man came out of the park on the other side of the street. 我正沿着公园路向东走,这时一位老人从街对面的公园走出来。
6. 主从复合句。
主从复合句是指含名词性从句、状语从句或定语从句的复合句。
He pointed outthatthe causes for short-sightedness are so complicatedthatno medicine can cure short-sightedness. 他也指出近视的原因非常复杂,没有药可治愈。
7. It is...that... 强调结构。
It was not untilat the end of 19th century that shooting, originated as a means of survival, earned its status as a sport. 射击最初只是生存工具,直到19世纪末才发展成为一项体育运动。
8. 非谓语动词短语。
Well mostly stay at home in the eveningwatching TV, playing games and meeting friends.晚上我们主要呆在家里看电视,打游戏和会友。
9. with的复合结构。
With the society developing very fast, its quite necessary that we (should) have a good knowledge of English and computer. 随着社会的快速发展,我们有必要精通英语和电脑。
10. there be结构。
If I were one of these animals, there is no doubt that I would refuse to meet visitors.如果我是动物,毫无疑问,我不会会见游客。
三、常见的过渡词语
1. 表示转折观点的有but, however, while, nevertheless, on the contrary等。
2. 表示并列关系的有at the same time, in the meanwhile, in addition, apart from that, on the other hand等。
3. 表示递进关系的有besides, whats more, whats worse, to make the matter worse, worse still/worse than all, worse than ever, not to mention it等。
4. 表示个人观点的有in my opinion, in my view, personally, I think..., in my point of view, as far as I know, as far as Im concerned, from a different/practical view等。
四、写作案例分享
最近广州市通过法规禁止乞丐在地下人行道行乞留宿。上周一你班就此事进行了讨论。讨论情况如下:
[写作内容]请将以上的讨论情况写成一篇短文,内容包括:
1. 讨论的起因及时间;
2. 支持的比率及理由;
3. 反对的比率及理由;
4. 你的看法。
[写作要求]
只能使用5个句子表达全部的内容。
[评分标准]
句子结构准确, 信息内容完整, 篇章结构连贯。
参考范文
Recently, Guangzhou passed a law to ban beggars from begging and sleeping in the subwaysandour class had a discussion about it last Monday. 56% of the students dont agree with the idea because they think somebeggarsreally have difficulty in making a living and some of them have to play music in the subways to survive.However, 44% of the students favour the idea because they think beggars make a lot of trouble for the city.Whats more, some beggars are just taking advantage of peoples compassion to make easy money.Personally, I thinkit is a good idea to forbid beggars in public places and instead we should take some measures to help them.
五、写作演练
假设你是李华,刚从国外回来,发现我市发生了巨大的变化。请你根据下列提示,用英语给你在美国的朋友Jack发一个e-mail,告诉他这里的变化。
1. 兴建了许多高速公路,交通便利。
2. 高楼林立,人们的住房条件改善。
3. 新建了许多体育馆和公园,人们有许多活动场所。
4. 人们生活水平提高,许多家庭有了私家车。
[写作要求]
1. 必须用5个句子表达全部的内容;
2. 开头、结尾已给出,不计入句数内。
Dear Jacky,
Our city has changed a lot in the past few years. ...
...
Best wishes to you!
Yours truly,
Li Hua
参考范文
Dear Jacky,
Our city has changed a lot in the past few years. More high ways have been built, which makes it very convenient for people to travel. People have better housing conditions now, for many high buildings have appeared. With many newly-built gymnasiums and parks, more and more people have a place to enjoy themselves by doing sports or other leisure activities. Besides, peoples living conditions have been greatly improved and many families have their own cars. People are living a happy life now in our city.
Best wishes to you!
Yours truly,
Li Hua
篇5：公文写作与改错技巧
一、标题部分
标题是由发文机关、事由、文种组成。
1.有的标题不全
2.有的文种不对，特别常见乱用‘公告’，还有“批复”成了“指示”,通知成了通告
3.有的批转性公文不是法规条文仍用《》 4.公文种类共用，如“请示报告” 5.紧急的在标题中要体现出来
二、发文字号
1.序号不能有虚位，即数字前不得有0，不得有“第”字样 2.年号份号颠倒
3.年号使用的标点符号错误。
4.秘级错误。只有秘密、机密、绝密字样
5.绝密、机密要有右上要有序号，（现公文要求在左边）6.一些上行文要有签发人,签发人和文号左右平行
三、主送机关
1.上行文多头主送
2.有的是请示平级，越级请示
3.有的是直接送单位而不送人(除非是领导个人交办事项)，但请示不可以直接给领导 4.有的主送机关未写全，特别是简要写法要写全，省市不分等，以及什么省，什么市。
5.主送机关名称，即抬头要顶格写 6.必须要有的缺了收文机关 7.党政不分，党对政府部门下命令
四、正文
1.有的是一文多事，见于请示；
2.有的正文引用发文不规范，如批复等，引用要先文件名，后文号； 3.有的正文数字该用阿拉伯数字，却用汉字；
4.有的是用词不当。“反映”成了“流言”，“发布”成了“散布” 5.标点符号。特别是序列，标准是
一、（一）1.（1）
6.量词。要有法定计量单位，如寸不适用 7.用英文无翻译 8.表彰性通报无名单 9.请示报告送下级
10.平行文，上行文不礼貌，要用“贵局”，不能用“你局” 11.错别字
12.用语或叙事违反公文要则如简练明确等要素 13.一些公文要有联系人，电话等
五、结尾
1.有的结尾不合作者本意 2.有的是不合公文格式要求 3.有的是表现在上行文语气不尊。特别是上行文结尾催办，请即批复等 六、一些人称的用法
1.推荐名单表上要先写人名，再写单位，职称等 2.主文中提到了某某人等，随附名单要先列出某某人
七、抄送
请示未获批准抄送下级。抄送两字不能顶格,相对的主题词顶格
八、附件
1.该标明附件却未标出
2.标明附件要在印章前(尚未找到明确根据)3.附件的顺序和名称 4.附件名称后不用标点
九、发文机关（印章）与发文日期
1）标题上的发文机关与签署（盖章）的发文机关不对应。2）混用汉字与阿拉伯数字，或直接用阿拉伯数字.3）年月日不全
4）乱加字，如 年 月 日“发” 5）发文机关日期上下颠倒 6）印章没有盖或盖错地方或盖反 7）没有发文日期。
8）发文机关（印章）与发文日期位置左错 9）发文时间不能超过发文机关
十、主题词 1）没有主题词
2）太少或太多，3-5，不超7(尚未找到明确根据)
十一、版式问题
重要公文制发单位只能是办公室
附：案例
关于邀请×校长、×书记参加“10356211”工程奠基仪式并致辞的请示报告
校长办公室、党委办公室并呈×校长、×书记：
根据“校长办公会议决”，我院成立了专门的“10356211”工程指挥小组，在校领导的指导和指挥小组的努力下，前期准备工作已经就绪。现定于十月二十一日举行工程奠基仪式，届时想请×校长、×书记参加仪式并致辞，请校长办公室提供方便。热切盼望×校长、×书记的到来！
此致 敬礼！
附件一：讲话稿；
附件二：议程。
资环学院
2008年10月11日
［解析］
一、标题。标题应由“发文机关+关于+事由+文种”构成，对内发文可省略发文机关。就上文标题而言，似乎也符合这一要求，但这只是最起码的格式要求，细究起来，这个标题仍存在着不少错误。
1.多用标点。标题中除书名号外一般不用标点，如：“关于印发《华东师范大学公章管理办法》的通知”。上文题目中的顿号、引号都是多余的，应该去掉。（新东方刘源注解：《国家行政机关公文处理办法》规定“标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用 标点符号。”）
2.人物模糊不清，顺序排列不当。公文里所提到的人物应使用全名，不能只用姓氏加上职务，一个学校可能会有两个王校长，不用全名会引起不必要的麻烦。对外行文尤其要注意。“党先政后”的排列顺序在我国是约定俗成的，校长和书记同时出现时应把书记排在前面。
3.项目不宜使用代号。公文应该是明晰的，应让阅读人一看便知。有些项目和工程有代号，而这些代号可能只有该领域的人知晓，一旦用代号代替项目具体内容出现在公文里，会给人一种不知所云的感觉。
4.混用文种。根据国务院2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》，行政公文的种类主要有命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要十三种。请示和报告为不同文种，不能混而为一，上文应属请示。文种不能错用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申请等都是非公文文种。
二、主送机关。即受文对象。应根据公文内容选择相应的主送机关。上文中的主送机关也存在着错误。
1.多头请示。请示和报告一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的应采用抄送形式。上文应主送党委办公室，抄送校长办公室。
2.不能送个人。公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体，它只针对单位，不针对个人，所以它一般不直接送给个人审阅。
三、正文。文种不同，内容要求也有变化。请示的正文一般包括请示缘由、请示事项，并应提出自己对解决问题的态度和意见。上文作为请示，虽然符合基本要求，但很多错误也是显而易见的。
1.引文不全。引用的公文要写明“发文时间+发文机关+标题+公文编号”，如：“根据华师〔2003〕17号《关于进一步做好非典型肺炎预防工作的通知》精神”。上文所提到的“校长办公会议决”缺少时间和议决题目。
2.数字不规范。正文中除一些约定俗成的叫法外（如华东师范大学“十五”规划），数字应用阿拉伯数字，“十月二十一日”应为“10月21日”。
3.用词不当。公文讲究公事公办，不需要过度客气，行文应力求客观。“请校长办公室提供方便。热切盼望×校长、×书记的到来！”这些含有感情色彩的话尽量不用。
4.信息不准确。公文所涉及的时间、地点、人物应尽量做到准确具体，上文中举行奠基仪式的时间不够具体，地点也没说明，在公文写作中要注意避免。
5.结尾不当。公文有自己的结尾用词，请示一般用“以上请示，请予批复”结尾，而不用私人信件中常用的“此致”、“敬礼”。
6.缺少联系人。请示一般应有联系人和联系电话，上文中少了这项内容。
四、附件。为了补充说明正文，公文往往要添加附件。上文的附件也存在错误之处。
1.格式不对。附件的正确格式是：
附件：1.××××××××××××××××
2.××××××××××××××××
附件名称后不加标点。
2.附件名称过于简单。附件的名称在简洁的同时还要能概括出其具体内容，不能过分简单。上文的“附件1”应写明是什么人在什么会议上的讲话稿，后面最好注明“（代拟稿）”字样。“附件2”应写明是什么会议的议程。
五、落款与日期。正文后右下角要写上发文机关和发文日期，这看起来简单，但一不小心，可能也会像上文一样出错。
1.发文单位不能用简称。其实在整个公文里，人名、地名、单位名称、文件名称、事物名称等都忌用简称。上文中的“资环学院”应写全称“资源与环境科学学院”。
篇6：公文的写作与管理技巧
一、公文的含义
1.公务的定义
公文是党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中所形成的具有法定效力和规范体系的文书，是为管理和开展各项行政工作而制定，具有规章制度性，为行政工作提供标准和范式。
2.公文的特点
公文是一种文书，公文的特点主要有两点： 第一，公文具有强制执行力的法定效力；
第二，公文具有自身的规范体系，包括文种选择、格式和要求的规范，甚至标点符号，以及语气和措词的使用规范。
二、公文的类别
按照不同的标准，可将公文分为不同的类别。
1.按行文的方向
按行文方向，一般可将公文分为上行文、平行文和下行文。
上行文
所谓上行文，是指下级机关向所属上级机关的发文。
下行文
所谓下行文，是指上级机关向所属下级机关的行文。
平行文
所谓平行文，是指相互没有隶属关系的同级机关或者不属同一系统的机关之间的行文。
2.按文书的来源
按文书的来源，公文分为收寄公文、外发公文和内部公文。其中，被广泛应用的是内部公文，更多被管理、保存、编码、甚至销毁的，同样来自于内部公文。
3.按发文的性质
从发文的性质角度，将公文分为询问文和答复文。
询问文
所谓询问文，是指征询意见或解答问题的文书。
答复文
所谓答复文，是指针对询问文的解答和回复性文书。4.按公文内容处理的要求
按公文内容处理的要求，将公文分为参阅性公文，又称参阅件；承办性公文，即承办件。
5.按处理文书的时间要求
按处理的时间要求，可将公文分为特急公文、急办公文和常规公文（平件）。其中，平件在企业应用中比较频繁。
6.按文书的机密程度
从文书的机密程度分析，将文书分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。企业中最常使用的则是普通公文。
三、公文的文种
国家行政公文管理规定，企业内部公文一般分为12种，即命令（令）、决定/公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、公函或函、会议纪要和议案。通常情况下，命令、通告、公函和议案在企业公文中应用较少。
四、公文的写作特点
公文的写作特点主要包括：
1.实用性
公文书写切记除了具有合乎规范的文种、选择和格式外，实用是公文最大的特点，即公文要能够应用。
2.真实性
如果公文书写内容是虚假或虚构，甚至是捏造或编造的，则失去了公文实用的价值。所以，真实是公文的生命。
3.时效性
公文的时效性是指其内容与事务的发生具有同步性。
4.规范性
公文的含义明确了公文的文种选择、格式、甚至标点符号，都应该规范、实用。
【案例】
按照公文语言的规范性修改句子
请按照公文语言的规范性修改下列句子： 1.你局某月某日的来信，我们已收到。这个例句的典型问题是语言不规范，然而公文讲究语言要言简意赅，所以如果改为‚贵局某月某日的来信已收悉‛，再附上文件的编码，则显得语言简洁明了，同时便于对方日后的查找。
2.石景山农委向古城四中赠送了价值5000元的物理、化学实验仪器和体育教材，改善了办学条件。
改成‚为改善古城四中的办学条件，石景山农委赠送了物理、化学实验仪器和体育教材，价值5000元‛将更合理。
3.5所公房、6起重大事故、学生78名
这个句子主要是顺序有问题，应该为‚6起重大事故、学生78名、5所公房‛。4.协商会是在我们这里开还是在你们那里开？请速定。
这个句子的问题是不够简洁，可改为‚协商会在何处召开请速定‛。
五、公文的写作步骤
公文的写作步骤主要包括：
1.计划
公文所要表达的内容、阅文的对象、采取何种文种书写、最后公文要达到怎样的目的，均应事先做好计划安排。
2.成文
成文即拟稿，就是将合理计划的公文内容、阅文对象、文种方式和所要达到的目的与作用，拟成公文稿件。
3.修改
修改就是对拟好的公文稿件进行反复审阅修改，使其语言简单明了，行文更加规范，符合公文的定义。
4.编辑
编辑就是修改确认好的公文稿件，编辑成正式的公文文件。
六、公文的写作要求
1.完整
公文书写完整通常指意思、结构要完整，尤其在公文整体结构的布局方面，首先是组成导语的标题和前言，然后是正文，最后是结尾和落款。
2.具体
公文中所请示的事项、呈递的意见要具体，使得阅文单位能够清楚了解公文表达的意思。
要点提示
公文写作的要求包括： ① 完整； ② 具体； ③ 准确； ④ 清晰； ⑤ 简洁。
3.准确
准确是指在公文的书写中选择准确、适合的文种，选用准确的格式进行特写信息的传递。
4.清晰
清晰是指公文的层次和过渡要清晰、连贯自然，表达出公文的具体意义。
5.简洁
公文的语言要规范、简洁，通常选用专业化的书面语言。公文中虽然需要运用言简意赅的语言，但不表示可以改变公文要表达的意思。
【案例】
少了一个字
清朝乾隆皇帝非常欣赏王之焕的一首诗《凉州词》：‚黄河远上白云间，一片孤城万仞山。羌笛何须怨杨柳，春风不渡玉门关。‛
乾隆皇帝有一把进贡的特别精美的折扇，想让纪晓岚把王之焕的这首诗撰写在折扇上，纪晓岚非常激动，大笔一挥就开始写，写完之后，准备呈递皇上的一瞬间，发现少了一个‚间‛字，但是也无法修改，只好冒着被杀头的危险将折扇逞给皇上。皇上满心欢喜地读着，发现少了一个字，就质问纪晓岚，此时纪晓岚灵机一动说：‚禀报皇上，奴才写的不是诗，是一首词，读起来意思没有改变：‘黄河远上，白云一片，孤城万仞山。羌笛何须怨，杨柳春风，不渡玉门关。’‛
就这样，纪晓岚免去了被杀头的罪过。
上述案例中，纪晓岚合理、灵活地弥补了错误，使用的是中文里长短句的技巧——四字一断、五字一断，所以公文既要简洁又不能改变其总体意思。【案例】 加标点
某公司有这样一则公文：‚在建筑物相邻的停车场停车是受到这片停车场设计给工人的交通工具及最外面的四块空间要留给大楼的管理者等原因的制约的所以员工们应该在正常的时间内另做停车打算或考虑共同使用的交通工具‛，整段话中无一个标点，需要为其添加标点符号。
第一句话‚在建筑物相连的停车场停车是受到这片停车场设计给工人的交通工具及最外面的四块空间要留给大楼的管理者等原因的制约的‛，这是一句完整的话，阐述停车是受到什么因素制约的，所以点一个‚句号‛；而员工们应该怎么办？有两个做法：第一，‚没有空地儿，另做停车打算‛；第二，‚使用其他的交通工具，或者步行上班‛，所以直接在后面点上句号。
经过分析，这则公文应改为：‚在建筑物相邻的停车场停车是受到这片停车场设计给工人的交通工具及最外面的四块空间要留给大楼的管理者等原因的制约的。所以员工们应该在正常的时间内另做停车打算或考虑共同使用的交通工具。‛
案例表明，看似比较复杂的内容，如果正确使用标点符号将其断清楚，则整个公文的意思就能够表达清晰、规范。
【案例】
有趣的对联
许多年前，有一个地主霸占了农民的百亩粮田，酿了醋，造了酒。地主想请村里最有才的一个秀才，给他家写一幅对联，贴在大门口。地主表达了中心意思，想来年预示着家里人丁兴旺、和谐美满。
于是秀才写下了‚上联：养猪大如山老鼠头头死；下联：酿酒缸缸好造醋坛坛酸；横批：人多病少财富‛。秀才写完之后，地主摇头晃脑，读着非常满意，将对联贴于门楣上。地主是这么读的‚养猪大如山，老鼠头头死；酿酒缸缸好，造醋坛坛酸；横批：人多，病少，财富‛，并且陶醉在自我欣赏中。
正在地主陶醉的时候，身边围拢了很多愤恨的村民，也进行了断句，没有加减一字，但意思完全不一样，村民们是这样读的：‚养猪大如山老鼠，头头死；酿酒缸缸好造醋，坛坛酸；横批：人多病，少财富。‛
正如案例所示，看似很简单的标点，往往由于使用地方的不恰当，效果也就不一样。所以，公文的规范还需要规范标点符号的使用。
【案例】
修改公文
有这样几段公文标题：
1.×××关于申请解决更换一台锅炉的报告。2.×××关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。3.关于×××分公司筹备工作进展状况的请示。
这三个标题都存在文种选择的不规范。第一个公文是更换锅炉的报告；第二个是申请联欢会经费的报告，很明显为请示报告，而第三个工作进展状况应该是报告，而不是请示。所以，应该改为：
1.×××关于申请解决更换一台锅炉的请示。2.×××关于元旦文艺联欢会所需经费的请示。3.关于×××分公司筹备工作进展状况的报告。七、九种常用公文的写作方法
企业常用的公文有三类：行政公文，包括请示、批复、报告、通知和公函；事务公文，包括计划、总结和规章制度；会务公文，包括应用最多的会议纪要和会议记录。除常用的企业公文外，还有商业信函，通常分为内部信函，包括备忘录、电子邮件和便笺；外部信函，包括求售函、催款函、投诉处理函。
1.请示
概念
请示是用于下级机构或单位向上级机关或主管请求指示/批准的一种上行公文，请示的事情都是将要发生的，即产生于事前。
特点 请示的特点包括：
行文内容的请求性。请示具有强制上司或上级机关批复、回复的特点，公文所写的内容是请求上司或上级机关的批准、批转和批复，批复具体执行意见。
行文目的的求复性。请示公文必须要得到上级主管单位的批复或回复。行文时机的超前性。请示公文产生于事前。
请求事项的单一性。一个请示公文内容只能请示一件事情，即必须一事一请，一文一请。
种类
请示的种类有三种，即请求指示的请示、请求批准的请示和请求批转的请示。请求指示的请示。例如之前从未碰到的特殊的新发生的疑难问题没有处理办法，请求得到领导的意见或处理办法，属于请求指示的请示。请求批准的请示。如某项事情有两种方案，但是已经决定了其中的一种，只需要领导做出批准或不批准的意见，是请求批准的请示。
请求批转请示。某件事情执行起来不能由一个部门独立完成，需要其他各部门之间的配合，尤其需要向领导请示，并请求批转给其他部门周知，做好执行和配合工作，此为请求批转请示。
写作要求
请示公文的写作要求包括：
第一，一事一请或一文一请，做到每次请示只能够请示一件事情；
第二，单头请示，请示必须抄报直接隶属上司和直接隶属主管单位，而且只能够抄报一个直属领导或一个直属主管部门；
第三，严禁越级，请示不可以越级请示和越级汇报直属上司； 第四，不抄送下级，请示仅是对上级主管单位的请求，不抄送下级。
容易出错的情况 请示容易出错的情况包括： 第一，多事一请； 第二，多头请示。
格式
通常情况下，公文格式多是一种通用的模板，由标题、正文、结尾和落款构成，根据不同文种的差异稍做调整。
标题。请示公文的标题主要书写制发单位所请示的事由和文种。
正文。请示的正文包括导言或者前言、主体和结尾。导言部分主要阐述请示的目的、背景、缘由和动机；主体书写请示的事由事件；请示的结尾部分一般以“特此请示，请批复”等固定语言结束；请示公文的落款需要写明制发单位的名称和书写时间，最后加盖公章。
2.报告
概念
报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问时所使用的陈述性公文，属上行文，一般产生于事后和事务发展中。
分类
通常情况下，将报告划分为三类：
综合性报告。综合报告是将某个事件的所有情况和所有方面，向上级主管单位做的汇报。专题性报告。专题性报告是就某一个问题或问题的某一个方面单独向上级机关做的汇报。回复性报告。回复性报告则是针对上司或上级主管单位的某一个讯问或问题及上级的困惑，做直接回复的汇报。
要求 【案例】
总裁给人力资源部的便函
致：人力资源部 自：总裁 主题：饮水机 时间：25／5／××
现在公司内有诸多抱怨，抱怨上班时间内喝水困难。我不希望员工认为公司不关心他们的生活，实际上公司一直在致力于员工福利的提高，应该配备既节省时间又清洁卫生的饮水机。
但我不清楚员工对安装饮水机的反应如何，有些其他什么不同意见，请向我呈交一份报告。
下面是人力资源部主管递交的一份报告：
关于饮水机的报告
十分有意思，办公室内的饮水问题引起了这么大的关注。给大家配备饮水机，似乎是一个很好的方案，既能节省员工时间，又能提供清洁卫生的饮用水。但实际上配备饮水机的效果却是很不清楚的。
在好几个办公室，经常谈论谁打水，公司开水供应不足，供应时间不够长，水质差等问题，但实际上大家也就这样过来了，办公室内都已形成了一些固定的规范。如果安装饮水机，则会碰到费用、送水时间、饮水机放置位置等问题，很容易造成矛盾。
因此，我们认为应该加强原有开水供应，个别办公室如有此要求，可让它们自行解决。
由此可见，书写报告一定要有要求。具体来说，书写报告的要求主要有：
第一，情况要属实，报告是下级对上级机关或主管单位提供的问讯、汇报工作的一个陈述性公文，所陈述的情况必须实事求是；
第二，语气要谦和、严肃；
第三，概括叙述，语言言简意赅，使得上级主管阅文时既能够了解事情的经过，又能够知道事情的原委。
格式
报告的格式与请示的格式相似，仍然由标题、正文、结尾和落款组成。标题。报告的标题同样是写明制发单位、事由及文种。
正文。报告的正文包括导言和主体两部分：导言中写明报告的目的、背景、作用和意义。主体是报告中关键精华的部分，使用简洁的语言陈述事情的起因、发展、经过、产生的影响及针对影响提出改进的意见和建议，主体中陈述事件的逻辑结构要清晰、思路要非常缜密、问题要交代清楚。
结尾。报告的结尾通常惯以“特此报告”之类的格式语言。
落款。最后在报告的落款处签上制发单位的名称、书写时间和加盖公章。
3.批复
概念
批复是用于答复下级机关的请示事项的公文，为下行文。批复发生于事后，与请示公文相对应。
要求
【模板】
关于江苏省撤销南通县设立通州市的批复
江苏省人民政府：
你省一九九二年十月八日《关于撤销南通县设立通州市的请示》和一九九二年十一月二十日的补充请示收悉。经国务院批准，同意撤销南通县，设立通州市（县级），由省直辖，以原南通县的行政区域为通州市的行政区域，不增加机构和人员编制。
此复
民政部（盖章）
一九九三年一月八日
上述是批复的一个简洁模板。批复公文的写作要求主要包括：
收到请示必须予以答复。源于请示的强制回复性特点，决定批复必须予以答复。批复内容要有针对性。下级机关需要按照上级批复的意见和措施，进行事情的落实和执行，所以上级所批复的公文内容必须具体，且针对性强。
批复的意见要切实可行。批复的态度要慎重。
格式 批复公文的格式主要包括：
标题。批复公文的标题部分是收文单位，即请示和报告中的称呼对象。
正文。批复的正文部分包括导言和主体。导言中书写清楚批复的背景；主体是批复给下级机关具体的实施办法及意见或建议。
结尾。批复通常以“此复或特此批复”结尾。
落款。批复的落款部分为制发单位名称、写作时间、加盖公章。
作为上级机关回复下属单位批复时，需要注意公文编号的应用。所谓公文编号，是针对请示公文编号而言，在批复公文中可以省略请示文件的名称，使用请示相对应的编号代替，则可以直接便于下属机关的查阅。
4.通知
概念
通知是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项及任免人员的公文，为下行文或平行文，具有广泛性、晓谕性和时限性的特点。
种类
通知在企业中的应用较多，通常分为四大种类：
指示性通知。即指示下属单位或不相隶属机关具体实施办法或配合工作。
知照性通知。通知的目的是使得人们知道某件事情，按照通知的内容做好相应准备。例如停电停水通知、放假通知等。
事务性通知。即针对某件事务进行的通知，例如会议通知、培训通知等。
任免聘用通知。即对某个职位的任免、聘用，通知相关人员而书写的公文，一般由单位的人力资源部书写。
格式
通知的格式同样包括标题、正文、结尾和落款。
标题。标题由制发单位、事由和文种组成，制发单位通常可以省略，通知中的称呼部分指受文单位，通常也可以省略。
正文。正文部分包括导言和主体。导言中阐述事件的背景、动机和缘由，或者是通知的目的和作用；主体部分书写清楚人物、时间、地点、事情经过、目的和意义，以及具体做法和要求。一般重要通知一定附有回执部分，例如会议通知常附有回执，或者其他一些通知会根据需要附线路图、停车位、分布图等。
结尾。通知往往以“特此通知”为结尾标志。落款。落款部分以制文单位、时间和加盖公章落款。
5.通报
概念 通报是适用于表彰先进、批评后退、传达重要精神或情况的公文，属下行文。
种类
通报分为三种类型，即表彰性通报、批评或惩罚性通报和传达性通报。
格式
通报的标题部分包含通报的制发单位，一般可以省略，然后是事由、通报、文种、称呼，通报的称呼即受文单位，通常可以省略不写。
表彰性通报正文主体部分必须清晰突出表彰的内容、事由、积极的作用和影响及具体表彰措施，以此树立内部标杆和榜样。
批评性通报主体部分应该清楚书写批评的具体事情、产生的根源及导致的负面影响、然后具体的处罚措施，最后就处罚决定规定一个生效时间或日期。
无论表彰通报、批评通报或者传达通报，结尾落款部分一定有“特此通报”、制发单位、通报时间和加盖公章。
写作要求 企业通报要求包括： 第一，书写及时快速；
第二，材料新颖、典型，具有代表性； 第三，内容属实。
如果通报所用材料不典型或不具有针对性，无论是表彰通报或是批评通报则都无任何意义。所以无论通报材料的正面性还是负面性，都必须典型才具有一定的标杆作用。
6.计划
概念
计划是为完成一定时期的任务而事前对目标、措施和步骤做出简要部署的事务性公文，产生于事前。
制定原则 计划制定的原则包括： 第一，对上级负责； 第二，切实执行； 第三，集思广益； 第四，突出重点； 第五，防患于未然。
计划需要落实和执行，更需要踏踏实实完成。计划的产生需要征求每一个人或部门的意见，而且计划必须突出重点，不能够面面俱到。最后计划必须起到预警作用，防患于未然。
计划的别称 计划有许多别称： 规划。规划是具有全局性的、较长时期的长远设想。方案。方案是从目的、要求、工作方式方法到工作。安排。安排是对短期内工作进行具体布置的计划。设想。设想是初步的草案性计划。打算。打算是短期内工作的要点式计划。要点。要点是列出工作主要目标的计划。
特点
计划体现在内容方面具有预见性和可行性的特点；体现在作用方面则具有指导性和约束性的特点。
类型
计划公文的类型分为表格式计划、条文式计划和文件式计划三种，通常各种生产型和制造型企业使用Excel或Word做表格计划。
格式与要求
标题。计划公文书写格式中的标题部分包括制发单位、事由、计划产生时间和文种。正文。企业书写计划时导言部分应该记录计划的目的、背景、作用、意义和影响；任何计划在主体书写中应该清晰和清楚地涵盖三项内容，正所谓三段论式计划，即计划的目的和依据；计划的目标和措施；计划的任务和步骤。除三段论外，有时根据计划的内容，计划公文主体部分还会涉及计划可能出现的一些问题，为解决这些问题而寻求上司或上级主管单位的帮助，或者一些事务活动的预算，以及针对这些问题可供参考的预警方案。
落款。计划公文的结尾一般可以省略“特此计划”，如果标题中有制发单位，落款中则不写制发单位，直接书写时间、加盖公章。
写作须知
计划公文的书写要求围绕三个重点： 第一，从实际出发，统筹兼顾； 第二，突出重点，主次分明； 第三，目标明确，步骤具体。
7.总结
概念
总结是对自我进行回顾性的分析研究探索有关规律，用于指导今后工作的文书，产生于事后。
类型
总结的分类有许多种：
按性质分。从性质角度，将总结分为综合性总结和专题性总结。
按内容分。按照内容，将总结分为工作总结、思想总结、学习总结和生产总结。按范围分。根据总结的范围，分为地区总结、部门总结、班组总结和个人总结。按功能分。按照总结公文功能的不同，分为汇报性总结和经验性总结。
特点与要求
总结的特点包括客观性、规律性、典型性和概括性。总结能够揭示事物发生之间的一些客观存在的基本规律，总结出特点可以为今后应用和借鉴，所以决定总结具有客观性和规律性的特点；总结的内容往往可以提升到一定的高度，而且使用的语言精炼和概括性强，所以总结又具有典型性和概括性的特点。总结是对计划的总结，企业书写总结时要求内容或材料一定对照计划进行。
格式与原则
总结的书写格式与计划格式完全相符，标题仍然包括制发单位、事由、时间和文种。总结正文中的导言主要描述清楚总结的目的、背景、意义和作用；依照三段论式计划，总结的主体同样涵盖三部分，首先对照计划所做的工作，过程如何，其次突出获得的成绩和经验、问题和教训，最后突出对未来工作的打算和改进及努力的方向。
总结的结尾部分主要是号召和预警，落款部分与计划公文格式相同，如果标题部分写清楚了制发单位，则落款部分可以省略这个制发单位，直接写入时间和加盖公章。
原则
企业总结的书写需要遵循六原则： 第一，总结材料要充足； 第二，总结内容和对象要全面； 第三，亮点成绩要突出；
第四，问题的认识要客观深刻到位； 第五，改进意见要落实；
第六，观点论述要有理有据，依据各种数据或图表提升观点。
8.会议纪要和记录
会议纪要和会议记录仅一字之差，其实却是两种不同的文种。从文字含义角度解释，“录”是一字不差全盘皆录；“要”是记要点，将要点言简意赅地表示出来。
会议纪要
会议纪要是用于记载传达会议情况和议定事项的会务公文。会议纪要的标题一般省略制发单位，直接书写会议主题、文种和议题；纪要的主体部分经常使用一些固定的词语，比如“会议一致通过”、“会议就某些问题做了如下决策”等；会议纪要一般均由行政部门书写，所以在落款处标明行政部门名称和时间，最后加盖公章。
会议记录
会议记录是在会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来而形成的书面材料。首先会议纪录的标题为会议的名称和文种；正文则记录会议的时间、地点、出席列席人员、主持人、缺席人、记录人、记录时间、发言人名字及发言内容，甚至记录散会、休息情况，会议记录必须真实全面。
9.公函（函）
公函在企业中的应用比较少，是指适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题的文书，属平行文。
公函的格式基本与其他公文格式相同，标题内容为制发单位、事由和文种，公函的称呼即受发单位与其他公文有所不同必须保留；公函的导言部分写明函的背景、目的、意义和作用，主体部分主要阐述公函具体的事由、措施和方法；一般在公函结尾部分使用一些专业术语，例如“转此函达请答复”或者“特此函请回复”，落款是制文单位直接加盖公章。
要点提示
企业常用的公文包括： ① 请示和报告； ② 批复； ③ 通知和通报； ④ 计划和总结； ⑤ 会议纪要和会议记录； ⑥ 公函（函）。
八、公文的管理
1.公文编码
公文编码是用来管理公司各种各样由不同公司不同部门不同时间收发的公文。例如，公司的红头文件和蓝头文件的区分；行政部、生产部、销售部等各部门文件的区分。
公文的编码依照系统性和反映公文的一定性质两个原则进行管理。通过公文编码可以了解公司信息、收文、发文及公文时间。例如，抚顺罕王集团的一个公文编码为“抚罕发【2011】011”，表示抚顺罕王集团2011年第11号发文；“抚罕发/2011年/0”可以表示集团2011年发的公司蓝头文件；“抚罕/生/2011年/005”可以看出是生产部的文件。
2.公文收发
公文包括收文的管理程序和发文的管理程序，发文一般依照拟写、发送、标注、保存四个程序进行管理；收文程序则按照收文、催办或督办、注明、保存进行管理。企业对发文管理程序应用较广泛。3.公文保存