备用金管理制度及流程

备用金管理制度及流程（通用9篇）

篇1：备用金管理制度及流程

备用金管理制度

一、目的：

为了加强项目部备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

二、备用金定义：

备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。

三、备用金借款和报销手续

工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，（驻外人员发借款审批）财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经部门负责人和总经理签字同意，方可到财务部处办理借款手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后办理付款手续。

借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”（驻外人员发报销审批），填写好“报销单”的各项规定内容，并经部门负责人和经理审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续。

借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

四、备用金的管理

因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。

财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时对账清理。

借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部将从下月起直接从工资中抵扣，不再另行通知。

跨使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销上年借款。

备用金申请流程如下

备用金保管人填写备用金申请，写明具体用途

部门经

理审批

总经理审批

财务复核、付款。

1、各部门备用金支出需取得相应发票和单据及时到财务部报销，如备用金是作一次性支出，部门备用金保管人需在支出后七天内报销，如备用金作为经常零星支出，部门备用金保管人需在每月月底前到财务部报销。如有需要，可再申请。

2、备用金支出后在报销时，需要在费用明细栏写明具体用途和支出明细（如用途跟申请时不同，必须详细解释），同时必须提供发票或原始票据。

3、备用金支出报销流程：备用金保管人填写报销凭证

部门经理审核

总经理审批

财务复核记账

1、其他：

员工出差借款时，需要根据具体情况申请借款额度，首先由备用金保管人填写备用金申请，然后部门经理审批，再交总经理审批。并在员工出差回公司后七天内报销冲账。

其他因公借款，首先由备用金保管人填写备用金申请，然后部门经理审批，再交由总经理审批，在费用支出后需七天内到财务报销冲账。

财务部

2018年5月3日

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END

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篇2：备用金管理制度及流程

一、费用类别设置：

1、办公费：包括办公用复印纸、墨粉、办公用品、2、通信费：包括电话费、宽带费

3、汽油费：包括公司用车的汽油费

4、招待费：用于招待客户、甲方、上级主管单位、相关合作单位的餐饮费、烟酒费等

5、停车费：用于公司车辆在外办公时发生的停车费

6、汽车维修费：包括汽车的保养费、修理费

7、设备维修费：用于设备维修时发生配件费、修理费

8、差旅费：包括出差过程中发生的汽油费、餐饮费、住宿费、出差补助

9、物业费：包括房租、水费、电费、物业费

10、财务费用：包括异地汇款的手续费、购买财务凭证的费用

11、审计费：指在工程审计过种中发生的各项费用

12、税费：包括开具发票时发生的各项税金

13、材料费：用于工程中发生的乙供材料费及各种耗材

14、协调费：用于工程签订过程中承诺的支付给甲方的商务费用

15、施工费：用于支付给施工队的施工费用

16、固定资产：用于购买固定资产的费用

17、工资：指支付给员工的工资

18、业务提成：指支付给业务员的业务提成、奖金

19、人员保险费：包括公司员工的各项保险费

20、汽车保险费：包括公司车辆的交强险、商业保险

二、记账项目说明

1、凭证号：是指按照报销凭证的日期，从前到后进行排序，一张凭证一个号。

2、日期：按照报销凭证上的日期进行填写

3、收入金额：是指收到总公司拨付的日常费用金额，该项不需要编写凭证号。

4、支出金额：是指支出的各项费用金额

5、余额：是指现金余额

6、费用类别：是指从公司统一设置的费用类别中找出适合的进行填写，不得另设类别，特殊情况应向公司财务请示，统一增设类别。如果一张报销凭证填写有多个费用类别，应在现金日记账中逐一登记。

7、内容摘要：是指简要描述该项费用开支的内容

8、附单据（张）：是指这张报销凭证下所附的所有单据的张数，应注明几张发票，几张收据。

9、经手人：是指报销凭证上填写的经手人。

10、费用归属：是指区分总部、太原、大同各自的费用

11、打款户名：是指费用支出时，收款人的户名，如果收款人户名与经手人不一致时，需要经手人提供委托收款证明，交公司存档。

12、支付方式：是指支出费用时，是通过网银还是现金。

三、备用金申请

备用金用于分公司日常费用的支出，额度为5000元，不足1000元时，向总公司申请报销。报销备用金时，应将现金日记账发至指定邮箱，待总经理审批后，予以报销。

四、财务凭证的整理、保管、传递

1、凭证的整理、粘贴

原始凭证应区分发票和收据，按照发生日期、费用类别进行排序，发票粘于单据粘贴单上，再单附一张经费报销单。收据可直接粘贴在经费报销单下边。经费报销单上不得涂改。

2、凭证的保管、传递

填写好的报销凭证应编凭证号，用钢笔写在经费报销单的右上角。凭证一经制好，不得修改。注意保管防丢失。每月1号将报销凭证统一交回总公司。

五、费用的审批、支付

1、费用类别中的1-10项，金额在500元以下的费用由分公司经理审批。500元以上的费用分公司经理审核后，报总经理审批。1-10项由分公司支付。

2、费用类别中的11-20项，经办人需要填写相应的请示报告，分公司经理审核后，报总经理审批。11-12项由分公司支付，13-20项由总公司支付。

本制度从2013年3月1日开始执行。

报账邮箱：

篇3：备用金管理制度及流程

备用金, 是指企事业单位、机关、团体或者其他经济组织预付给内部各个小部门或者职工用作采购、差旅等零星开支用途的款项。备用金一般由专人专管, 有其特定的使用范围:除工资统发项目外的国家规定对个人的其他支出;出差人员必须随身携带的差旅费;其他确需支付现金的支出等。

备用金的使用管理相关规定, 有关人员应严格按规定用途使用备用金, 不得转借或者挪用。需要领用备用金的人员一般应根据预算预支领取, 领用后一次报销, 多退少补, 已经领用过备用金未及时结清的, 不能再继续领用备用金。企业应及时做好备用金的登记和核销, 相关人员和单位应及时核销备用金。

二、企业备用金使用管理中存在的问题

1、“公款私存”、“公款私用”现象严重

这里的所谓“公款私存”, 就是以个人名义开设银行账户, 来存取企、事业单位款项的现象。有些单位备用金预算数额比较大, 大量现金存放在单位有一定风险, 所以有些单位由于担心现金安全而将大笔的备用金以个人名义存入银行, 即“公款私存”。形成“公款私存”的原因当然不止这一种, 不管如何, “公款私存”都是不符合财务管理制度的一种现象。

这里所说的“公款私用”是指有些职员申请领用一定数额的备用金后, 并不是用于单位日常支出需要, 而是用作私用。有些企业报表上个人借支数额较大, 部分就是由于“公款私用”现象的存在。

2、大量现金存放在企业, 增大现金管理风险, 降低现金运营效益。

有些企业为了维持生产经营的需要, 将大量的备用金直接放置于企业。这样既不利于现金安全管理, 也影响现金使用效益。大量现金存放于企业既违反了现金管理原则, 又会造成大量现金闲置, 降低现金的运营效益。

3、工作流程繁琐, 效率低下

备用金使用管理的一般程序是:需要领用备用金的相关部门和职员根据预算情况填写备用金申请表, 依次由部门经理、财务经理审核签字, 总经理审批之后, 到财务部门领取备用金, 出纳负责付款, 会计做账。每个职员领取一次备用金, 这个业务循环就周转了一次, 很多企业备用金完全由现金支付, 领用备用金的人次比较多, 这样无疑增加了备用金领用的业务循环, 降低工作效率。

三、备用金使用管理的建议

自从《中央预算单位关于公务卡管理暂行办法》 (财库[2007]63号) 的文件颁布以来, 各家银行的信用卡中心都加大了对于公务信用卡的投入和推广, 公务信用卡的适用范围也不断扩大, 对于达到相应条件, 拥有较好的信用记录和稳健财务体系的中小企业, 也可以进行公务信用卡的申请和办理。就公司业务规模还不大的私营企业来说, 也可以使用公务信用卡进行公司日常消费项目的管理。比如建设银行、兴业银行、招商银行等对于公务信用卡的申请都没有太大的限制。这就意味着公务信用卡在一般企业的使用成为可能。

现金是企业一项重要的资源, 现金管理的成败与否关系大企业经营业绩的好坏, 现在很多单位大量使用现金进行备用金支付, 因此加强对备用金的管理, 保证资金的安全尤其重要。对于以上备用金管理中存在的问题, 笔者认为, 企业在备用金使用管理中引入公务信用卡, 是解决这一问题的较好的办法。

1、公务信用卡的使用可以使职工的各项支出透明化, 防止“公款私用”、“公款私存”现象

(1) 使用公务信用卡消费最大的特点在于, 这种卡的消费过程比较透明, 消费时间、地点、消费项目和金额, 以及客户的名称等信息随时可以查询得到, 这样对于实用公务信用卡消费的职工的各项开支都是透明的。单位如果在备用金支付和核销过程中引入公务信用卡, 财务部门就可以根据公务信用卡的结算信息来监控本单位备用金的支付和报销的全过程, 可以有效避免“公款私用”现象。

公务卡信用卡还有很多特有的功能, 比如, 可以限定使用范围, 这样也有利于对企业备用金使用的监督和管理。招待费用中的餐饮招待是很多单位备用金支出中一项必不可少的费用, , 企业可以通过事先限定特定商户消费的方式, 将招待支出限定在指定好的的几家酒店, 员工在其他同类型的酒店中就无法实用单位的公务卡进行消费, 有利于企业对于招待费用的控制。

(2) 由于公务信用卡也是银行卡的一种, 既是储蓄卡, 又是信用卡, 不同之处在于公务信用卡由单位统一办理, 有各种特殊的限定。我们传统的备用金管理模式, 是企业根据预算准备一定量的现金预先支付给有需要的职工, 职工使用完毕进行报销冲账的方式, 这样备用金使用量比较大的单位, 必然要预先准备足够的现金存放于企业, 员工也必然会提前支取足够的现金自己保存。引入公务信用卡之后, 可以根据企业资金周转的实际情况事先预支给员工一定量的备用金存于公务卡之内, 即使备用金临时不足的情况下, 公务信用卡还有透支功能, 这样就可以在一定程度上避免“公款私存”现象。

2、公务信用卡的使用可以降低资金管理风险, 提高资金运营效益。

公务信用卡既有储蓄卡的功能也有信用卡的功能, 持公务信用卡的员工, 可以在出差、采购、招待等日常公务活动中进行刷卡消费, 透支款项由单位进行统一缴款偿还。这样, 企业就不必事先预备大量现金存放在企业供经常性需要领用备用金的员工支取。同时, 公务信用卡除了可以设定整体的额度之外, 还可以对下属的每张公务卡设定单独的信用额度, 甚至可以设定成不准取现。这样, 对于企业来说, 持卡人只能在各自现有的额度内进行消费, 每一次刷卡消费的记录都会反映在刷卡信息中, 银行每月会定期将这些明细消费信息反馈给企业。公务信用卡持卡员工只需要保留好pos机的签名回单, 去财务部门核对报销就可以。这样可以减少领用备用金的员工和现金的接触, 降低资金管理的风险, 同时借助于信用卡的免息期限可以提高资金的运营效益。

3、公务信用卡的使用, 可以提高工作效率

企业使用和保管备用金的一般程序是, 各部门根据预算填制备用金借支单, 通过相关领导审核签字后去财务部门领取备用金, 财务部门做借支的凭证和登记相关的备查簿, 待备用金使用完之后, 备用金领取人员再凭相关发票到财务部门报销冲账, 财务部门审核相关的原始凭证后再做相应的记账凭证、登记相应的账簿。对于备用金领取频繁、领取金额大的企业来说, 财务部门对于备用金这一块的管理工作量就比较大, 而引入公务信用卡之后, 员工的借支次数可以减少, 银行每月定期反馈给企业公务卡的消费明细, 这样财务部门对员工备用金消费原始单据的审核工作量也减轻, 这样无疑会提高财务部门的工作效率。另外, 公务信用卡现在的商务增值服务功能特别丰富, 比如通过信用卡中心的服务电话, 公务信用卡的持卡人可以直接进行机票、酒店的预订等服务, 对于很多单位本来由人事部门专人负责这些服务的公司, 可以减轻企业人事部门的工作内容, 提高工作效率。

当然, 在公务信用卡的使用中, 企业也应该注意到公务信用卡有别于私人信用卡的特点。比如, 公务信用卡一般设定成不准取现, 只能在pos终端上使用或者只能在指定网站进行网上支付, 使用者是无法从取款机或是银行柜台上进行取现操作的。还比如, 在普通的个人信用卡中, 一般都会设有最低还款额, 大部分银行将信用卡的最低还款额设定为当前期间应还款金额的10%。但是公务信用卡的使用中就存在着较大的差异, 像兴业银行的公务信用卡就不提供最低还款的服务, 免息期结束时, 公司必须及时进行账单的偿还。在中信银行所发行的公务信用卡中, 最低还款额为当期账单应还款额的30%, 同时必须收取一定的利息费用, 等等。所以, 笔者认为符合条件的企业应根据各单位的实际情况, 合理、有效地推行公务信用卡在备用金管理中卡的使用。

参考文献

[1]、常斌昌, 如何强化企业备用金的管理[J].财会月刊, 2009年34期

[2]、于红革, 田金栋.浅谈企业备用金管理中存在的舞弊问题及防范[J].煤炭经济研究, 2008年第06期

篇4：备用金管理制度及流程

方法：对我院各病区备用药品管理中常见的问题及应对策略进行回顾性分析总结。

结果：各病区备用药品管理中常见的问题经过实施有效的对应策略后，较前明显好转，并有效的控制了常见问题的发生率，降低了用药风险。

结论：有效的应对策略在病区备用药品管理中能够有效的减少常见问题的发生率，降低了用药风险，值得临床推广。

关键词：病区备用药品管理常见问题分析及对策

【中图分类号】R-1【文献标识码】B【文章编号】1008-1879（2012）12-0462-02

药品是种特殊的商品，质量的优劣、疗效的高低，直接关系到医疗质量和患者的身体健康及生命安全。安全用药作为护理安全最直接、最重要的指标之一，近年来已逐渐引起人们的注意。对于护理管理者来说，规范病区的备用药品管理，是护理安全管理非常重要的一部分，因此保证药品质量、保证用药安全、控制药品成本，应引起护理管理者的高度重视。本文通过对我院各病区备用药品管理中常见的问题及应对策略进行回顾性分析总结，发现有效的应对策略在病区备用药品管理中能够有效的减少常见问题的发生率，降低了用药风险，效果满意。现报告如下：

1临床资料

选取我院心内科、神经内科、消化科、内分泌科、感染科、骨科、普外科、脑外科、肿瘤外科各病区进行备用药品管理情况现状调查和原因分析，针对存在的问题制定对应策略，并运用新的《中华人民共和国药品管理法》进行药品管理。

2常见问题

2.1药品的有效期。病区常备药品在补充过程中出现不同生产批号及有效期的同种药品混放，个别病区的抢救车半年甚至一年都不会遇到急救病人，药品滞留时间较长，而护士每天填写药品交接本只是惯性操作；还有病区年轻护士没养成整理药柜的习惯，从住院药房领回的药品直接放在药柜的表面，为了取药、用药方便快捷，往往不能按“先出先进，近期先用”的原则用药，而是直接从药柜的表面拿起；易造成药品过期，从而影响用药的安全性。新《中华人民共和国药品管理法》规定，未标明有效期或更改有效期的，不注明或更改生产批号的，超过有效期的药品按劣药论处[1]。

2.2药品的错误存放。药房发放的普通针剂通常没有包装盒，尤其是常用的口服药和针剂，不同批号药品没有分开包装和标志，且各病区通常使用小药柜存放，备用药品更是都放在一起，没有按药品分类存放。还有护士在配置完药品，整理治疗桌上的散装药品时，随手将不同批号的剩余药品放在同一药盒内，而未单独注明药品的批号和效期。而且存在药品与药柜上标签不符的情况或同种药品不同剂量混放现象，导致护士用错药或因取药不准确而延误抢救，从而导致差错或事故的发生；片剂在不断补充的过程中，出现不同规格、不同剂量、不同颜色的药品混装在同一药瓶中，使护士产生用药疑惑或取药不准确现象。

2.3药品的分类。检查的各病区中，大部分备用药柜虽然贴有标签，但是药品管理者未能按每种药品的种类分开存放，如降糖药与抗生素未明显分开存放，大都放在同一区内。而未根据药品的安全性、有效性原则，依其品种、规格、适应症、剂量及给药途径等的不同，将药品分为处方药和非处方药并作出相应的管理规定。目前正在进行的处方药与非处方药分类管理，其核心是加强处方药的管理，规范非处方药的管理，减少不合理用药的发生，切实保证人民用药的安全有效。

2.4药品的保管方法。①日常工作中未按照说明书上的储存条件保存药品，但值班护士往往不注意，不能按照储存条件保存。②一般药品储存于室温，并避光、干燥、低温、阴凉、密闭状态下保存，如指明“阴凉处”是指不超过20℃；“阴暗处”是指遮光并温度不超过20℃；冷处是指2—10℃。而值班护士不能按规定执行[2]。③在保管时，未能放在相对固定容易拿到的地方，内服药与外用药未分开存放。④药物作用不同、外包装易混淆的药品未在包装上标注清楚，以免误用药品。⑤外科备用换药用品未密闭保存，以避免液体挥发，药品失效。⑥需冰箱冷藏的药品，如常用的各种规格的胰岛素注射液，未注意储存温度，而使药品失效。⑦一些经验不足的护理人员，由于经验不足，每次取药后，不注意检查药品的有效期，不能做到近效期的先服用，并未查看藥品是否超过有效期或变质失效，淘汰过期药品。

3应对策略

①加强护士责任心教育，尤其是专管护士的药品安全管理意识，同时要求病区护士长加大监管力度。制定严格的交接制度、建立合理贮存基数，专人定位定数、专瓶上锁管理，实行班班交接，确保账物相符，钥匙随身携带。②检查结果与科室质量考核、病区护士长职务津贴密切挂钩。③严格执行“三专一检”制度[3]，即专人负责，专柜加锁，专册管理，定期检查。做到先进先出，用旧储新的原则。④对于部分不用或少用的临床药品，予以撤销或精简药品品种，药品品种宜控制在50种左右[4]。⑤指导药品保管方法，尤其是对年轻护士的指导十分必要。散装口服药品应置于密封较好的磨口玻璃瓶中，避光药品要有标志，置于棕色容器内。注射剂应采用药品原包装盛放，散装针剂入盒时均要查对批号、有效期是否相同，并重新标注。需低温保存的药品应置于冰箱。⑥规范医嘱行为，建立数据控制程序，药品医嘱每天发送，住院药房对口服药进行分零发放，尽量减少病区药品库存数量。专管护士对于每天出入药品做到心中有数，账物相符。⑦加快药柜药品流通，不要因为应付检查而刻意不用药柜药品，所储存的药品应在不断应用中得到更新，确保药品质量。

4结果

各病区备用药品管理中常见的问题经过实施有效的对应策略后，较前明显好转，并有效的控制了常见问题的发生率，降低了用药风险。

5讨论

近年来，随着人们生活水平及教育水平的提高，人们对自身健康问题更加注意。医院病区内备用药品的安全使用，作为护理安全最直接、最重要的指标之一，更加备受人们关注。本文通过对我院各病区备用药品管理中常见的问题及应对策略进行回顾性分析总结，发现有效的应对策略在病区备用药品管理中能够有效的减少常见问题的发生率，降低了用药风险，效果满意。

参考文献

[1]刘云霞，潘川疆.浅谈我院病区退药对药房药品质量产生的潜在危害及防范措施[J].当代医学，2011（04）

[2]郭荣.加强医院药品质量管理确保用药安全[J].吉林医学，2010（17）

[3]张明发.有效期是衡量同品种药品质量的重要指标之一[J].中国执业药师，2008（08）

篇5：备用金预支及报销制度

深圳市鼎彝文化发展有限公司

侨城人景区管理有限公司 备用金预支及报销制度

第1章 目的

1.1 为了有效执行公司备用金管理内部控制制度，规范资金支付审批程序，明

确审批权限，提高资金使用效率，保障公司各项经营活动高效有序的进行，特制定本制度。

1.2 本制度是公司备用金管理、借贷、调配、使用和结算的规范，各部门均应

遵照执行。

第2章 适用范围

适用于鼎彝文化发展有限公司、侨城人景区管理有限公司各职能部门

第3章 备用金的预支及报销

3.1 备用金的预支

3.1.1 备用金的预支时间

财务部备用金的预支时间为每周二、周四，其他时间不予办理该手续。

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3.1.2 备用金的预支流程

1）支付申请

各部门负责人对次月所需的流动资金根据月工作计划应提前预算并做《预

算表》，需申请备用金时经办人应填制《备用金审批表》，各部门负责人在 审批权限内审核《备用金审批表》预支用途是否必要、合理，是否在部门

预算内，确定是否同意预支。

2）财务部核准

财务部根据相关规定对批准后的《备用金审批表》进行核准，核对货币资

金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，预算是否超支，报价是否合理，不符合相关规定或不

在预算浮动范围内的《备用金审批表》有权予以退回。

3）领导审批

《备用金审批表》按规定经相关部门负责人审核并交由财务部核准后上交公

司领导审批。对不符合规定的备用金支付申请，审批人应当拒绝批准。

4）办理支付

出纳人员根据复核无误的支付申请，按规定办理备用金支付手续。

3.1.3 相关规定

1）经办人需财务部预支2000元以上的大额备用金必须提前一天通知财务部，因未及时通知财务部所造成的后果由经办人自行承担。深圳市鼎彝文化发展有限公司

2）公司领导出差或其他原因不能及时审批《备用金审批表》，由经办人或经办

人所在的部门负责人通过电联话向领导申请，财务部负责人向领导确认完毕

后，出纳人员按规定办理备用金支付手续，待领导回到公司由经办人将《备

用金审批表》交由公司领导补签。

3）各部门务必于于当月27日18：00之前将次月《预算表》报给财务部。3.2备用金的报销 3.2.1 备用金的报销时间

备用金的报销时间为每周二、周四，其他时间不予办理该手续。3.2.2 备用金的报销流程

1）部门审核

经办人务必在公务完毕后3个工作日内到财务部领取《费用报销单》，填好

报销单的各项内容，并将相关票据附至报销单后交由部门负责人审核签字。

2）财务报销

A、若报销款项有经领导核准的《备用金审批表》，财务部出纳根据财务制度规

定审核无误后办理报销手续。

B、若报销款项无领导核准的《备用金审批表》，由经办人将《费用报销单》交

由领导审批签字后，财务部出纳根据财务制度规定审核无误后办理报销手 续。深圳市鼎彝文化发展有限公司

3.2.3 相关规定

1）报销单金额大小写必须一致，且不得涂改，金额涂改过的《费用报销单》

一律作废，填制日期与报销单据日期不符合规定且无正当理由的，出纳

有权予以退回。

2）报销单据一般不得涂改，如有改动，外来发票应由对方单位加盖公章，自制凭证应由经手人盖章。

3）无发票或收款收据的费用不得报销。特殊情况，无法取得发票及收款收据的，请写明未取得发票的原因，并用同金额的发票替代，此项费用需经

公司领导审批签字后，财务部才能予以报销。

4）备用金的使用人员应及时冲帐，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办

通知后还不予办理者，财务部将从下个月工资中扣除基本工资的5‰。5）跨使用备用金时，年底必须重新办理备用金申请手续，并冲销上年 借款。

会签：

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篇6：备用金管理制度及流程

一、总则

1、制定目的

为了提高公司资金的使用效率，将公司借支管理规范化，特制定本办法。

2、适用范围

1)员工因公借支：差旅费借支，各部门日常费用借支，外调采购及费用借支，有关人员备用金借支；

2)员工因私借支：员工个人或家庭突遭重大变故的情况下经董事长批准的特殊借支，除此之外，员工不得因私向公司借支；

3、权责单位

1)财务部、综合部负责本办法的起草、修改、监督执行工作； 2)董事长负责本办法制定、修改的批准实施。

二、管理内容

1、借支审批流程

1)员工借支按“个人申请——部门经理审核——财务经理审核——总经理审批”流程审批（注：总经理出差在外时，授权委托人可代总经理审批。

2)总经理个人借支由董事长审批；

2、因工借支额度

1)员工差旅费借支按公司已颁布的《出差及差旅费管理制度》及实际预计所需进行控制；

2)部门经理日常备用金借支限额为3000元；

3)总经理、副总经理日常备用金借支限额为5000元； 4)特殊公务按实际所需借支； 5)外调采购及费用按实际所需借支。

3、因私借支额度

1)临时借支按当月可领取的工资为最高限额； 2)特殊情况可按当年未发工资的90%为最高限额。

4、因公借支的管理

1)预借的差旅费应于返回后三日内报销并全额归还；

2)各部门日常费用应于每月月底前办理完报销手续，过期后不再办理报销手续。

3)对外采购及费用借支须于每次采购完毕后三日内清账，并采取上不清下不借的原则；

4)因公借支如未能按规定还清或清账，所欠款项在借支人当月工资中扣除，直至还清。

5)所有因公借支在每年12月31日前必须平账。

5、因私借支的管理

1)按批准领导人的批准意见执行；

2)一般情况下，在每年年终绩效工资发放后，财务账上不再有员工因私欠款。

篇7：备用金管理制度及流程

备用金及临时性借款管理办法

第一章 总则

第一条 为加强公司财务管理，规范备用金及临时性借款使用，减少公司资金占用，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法适用于公司各部门、全体员工。

第三条 本办法中所称备用金，是指公司给予总裁办公室用于日常零星支出行政费用备用款。

第四条 本办法中所称临时性借款，包括出差借款、临时性发生需预支方能办理事项的借款及特批借款。

第二章 职责分工

第五条 财务部是备用金及临时性借款管理的归口部门，负责监督核查工作。

第六条 为便于备用金或借款的统筹管理，总裁办公室均须设置一名固定的备用金管理人员,负责日常备用金申请、冲销和台账编制工作。

第三章 备用金借款规定

第八条 备用金管理员调动、离职、降职、停职前，必须先将备用金归还财务部，结算清经手费用，方可办理相关变动手续。如未及时归还，财务部有权通知人力相关部门在其工资中进行扣除。

第九条 申请备用金时由备用金管理人填写《借款单》，借款申请/冲销审批流程见《费用报销/付款流程》。

第十条 为保障资金安全，备用金均采取银行转账的方式转入备用金管理人 第七条 每月 25 日前必须履行备用金冲销手续，同时申请补齐次月备用金。冲销时须提供月度备用金台账,与财务人员进行核对。账户。出纳自收到审批手续齐全的报销单据的两个工作日内，完成备用金支付。

第十二条 所有备用金须在当年 12 月 25 日前归还结清，次年 1 月重新提交申请。

第四章 临时性借款规定

第十三条 临时性借款申请

（一）差旅费借款，须在 3-5 个工作日内提前申请并由出差人填写《借款单》，借支金额不得超过《出差管理办法》中相应职级人员交通和住宿标准，差旅补助不予提前借支；

（二）其他借款事项，由经办人填写《借款单》，写明申请借款的原由。

第十四条 临时性借款原则：“前款不清，后款不借”。借款人离职或调任前，由财务部对其借款情况进行核查，借款未结清的，不予办理离职或调任手续。

第十五条 部门负责人对本部门人员借款的真实性、必要性、风险性以及金额合理性进行审核。具体申请审批流程见《费用报销/付款流程》。

第十六条 为保障资金安全，借款支付原则上均采用银行转账的方式支付。

第十七条 所有临时性借款须在收到借款后 10 个工作日内进行冲销。员工借款帐龄不得超过 2 个月，超过 2 个月（特殊情况除外）的，财务部有权通知人力相关部门在当月工资中进行扣减，直至扣完为止。

第十八条 部门负责人须对本部门的借款负有连带责任，如果发生借款人私自侵占借款、私自离职等原因造成公司损失的，部门负责人须承担相应赔偿责任。

（一）借款人所属直接领导就借款人身份进行审核，不得向非本公司员工以及已提出辞职或正在辞职交接期中的员工借款。

（二）借款均应由本人亲自办理，不得委托他人代办，确需委托他人代办的，必须书面出具委托书或授权书。如果由此产生经济纠纷，由当事人之间解决，公司不负责处理。

第五章 附则

第十九条 本办法由总裁办公室负责制定、修改及最终解释权。

第二十条 本办法自公布实施之日起生效。

第二十一条 此管理办法中涉及到的相关表格详见附表。

篇8：石油钻井备用设备储备管理

一、备用设备储备管理现状

1. 储备数量差异过大

为了储备钻井备用设备及配件, 各钻井公司都设有设备库, 这种分散式储备只立足于自身经营基础上, 既没有明确的储备标准, 也造成备用数量差异过大和占用资金过多。因受生产经营资金制约, 经常出现该备不备、过度储备或盲目储备等问题, 常因无备用设备, 或配件供应不及时造成无谓停机。库存数量不是根据生产需求和装备技术状况进行储备, 而是依据企业年度生产经营情况随机而定, 企业效益好则多储备, 而大于实际需求和增加储备成本;效益差则少储备或不储备, 造成必备设备短缺。

2. 备用设备类型多

由于在用的钻机设备类型较多, 配套设备又没有统一的规范要求, 各钻井公司为满足生产技术要求, 选择了不同厂家的同类设备进行配套, 使配套设备型号繁杂, 造成备用设备类型和种类过多, 而单一类型备用设备缺乏的情况。型号多样的备用设备, 使设备维护成本不断增高。

3. 设备资源共享度低

各钻井公司之间没有建立备用设备共享机制, 使备用设备的保障能力得不到充分发挥, 尤其是井筒施工企业专业化重组后, 这种分散式储备的弊端更加突出。一是购置备用设备占用大量资金, 增加了企业负担。二是急需的备用设备储备不足, 关键时刻无备用设备可调用或无配件可更换, 而影响正常施工。三是得不到正确保养 (没有专职保养人员) , 造成备用设备锈蚀、损坏或提前报废。

二、实行新的储备模式及内容

为有效降低各钻井公司备用设备储备总量, 减少备用设备及配件购置占压资金, 实现同类型备用设备及配件资源共享, 按照“集中储备、有偿使用”的原则, 建立备用设备新的储备管理模式。主要内容如下。

1. 明确备用设备范围及比例

应根据主要施工设备数量及技术状况确定储备数量, 例如, 对发生故障会影响正常钻井施工的发动机、钻井泵、绞车等重点及关键设备, 应实施科学储备;发生故障后对正常生产影响不大、并能及时进行修复的一般设备, 可不做储备。储备比例应以设备新旧程度、设备综合役龄和在用设备总数等确定, 一般按10%左右进行储备。以5年为一间隔期划分设备综合役龄段, 即5年以内、6～10年、11～15年和16年以上。设备综合役龄<5年, 且技术状况较好, 按在用设备总数的5%储备, 6～10年按8%储备, 11～15年按10%储备, 16年以上按12%储备。

2. 统筹管理储备设备

备用设备储备总量确定后, 应按主要设备类型确定储备数量比例, 需将重点放在类型多的设备上, 其他的可根据实际需求适当储备。为发挥整体库存储备优势和及时调剂余缺, 应以一个单位为主储备一类, 其他单位储备为辅, 在公司范围内统一调配和有偿使用。动力设备、泥浆泵、绞车等配件, 也可参照上述方式确定。如果条件许可, 应尽可能依托供应商优势进行储备, 实行关键配件零库存管理, 采取先使用后结算等方式。

3. 备用设备专业化维护保养

按照“集中储备, 有偿使用”的方式, 每个单位都能储备某一类型的备用设备, 不但设备类型单一、便于集中管理, 也可实现专业化维护与保养管理的目标。对更换下来的故障设备能够集中批量修理, 实现以更好的性价比修复故障设备和降低维修成本。由于备用设备类型减少, 降低了对维护保养人员的技能要求, 使他们能够按专业特长接触更多的设备故障, 不断提高维护技能和工作效率。

三、备用设备新储备模式实施介绍

公司在钻井公司进行了备用设备储备模式试点, 首先依据设备普查结果, 确定出主要类型备用设备储备单位、储备数量, 并分别在国内外重点施工现场进行尝试, 均取得较好效果。主要方法如下。

1. 落实钻机配套标准

按照中油集团公司钻机配套规范要求, 对钻机现有配套情况进行了调查, 制定了针对性更强的公司钻机配套标准, 依据标准配套不足的应及时补齐, 高于配套标准的应及时减少配套数量, 保证配备数量的合理性。为了节省设备运行费用, 对配套多余设备经过重新评估, 技术状况能够达到生产要求的, 则作为备用设备;已达到报废年限或存在严重安全隐患的, 按相关规定及时报废或处理。

2. 分类集中储备

借助ERP管理软件, 对公司主要钻井设备重新进行核查, 并按照设备综合役龄进行合理划分, 储备比例是:顶驱按5%, 绞车、钻井泵按10%, 柴油机按8%。为便于集中管理和实施专业化保养, 根据各钻井公司主要设备类型、数量、市场区域分布等情况, 每类设备以1～2个单位为主进行储备, 应占储备总量的50%以上。

3. 区域市场集中储备

外部区域市场因远离基地和施工队伍较为分散, 因此选定塔里木、苏里格、吐哈三个主要施工市场进行备用设备集中储备。由于这些地区的设备维修力量较为薄弱, 为保证钻井施工作业正常进行, 储备比例可高于1%～3%, 塔里木按9%, 苏里格按13%, 吐哈按12%进行总量储备。

4. 重点市场集中储备

海外施工重点市场是伊拉克市场, 根据甲方要求, 每部ZJ50DB钻机需要配备4台卡特3512B发动机, 超过了中石油ZJ50DB钻机配备3台发动机标准。通过与甲方沟通, 配备4台卡特发动机是在最恶劣工况下的装备保障能力。但从以往使用情况看, 卡特机组具有较好的高可靠性, 配备4台机组设备能力明显富余, 现场施工的9部电动钻机, 若按甲方要求需多配备9台卡特3512B发动机, 而造成很大的资金压力。经协商采用新的备用设备储备管理模式, 9部钻机配备5台卡特发动机作为备用设备, 采取集中管理、集中维护保养和集中调配使用, 既节省了4台卡特发动机配备投入, 又节约设备资金1200万元。

5. 实施专业化维护保养

第一、三钻井公司对在用、备用的22台沃尔沃发电机组实行集中管理后, 充分发挥了维修中心的作用, 不仅承担了所有沃尔沃机组的维护保养工作, 而且充分发挥了专业化保养优势。集中维护保养, 便于故障问题的集中与快速排除, 能够对设备故障进行有效地统计与分析。从第三方角度提出的设备管理改进意见等, 也便于得到解决。

四、应注意的问题

实行备用设备集中储备有利于发挥设备专业化管理优势, 降低设备投资成本, 优化设备资源配置, 更好地为生产施工提供装备保障。主要应做好以下工作。

1. 优化设备选型, 减少设备型号

精细设备选型管理, 应从源头上减少设备型号。一要严格设备选型、选厂和入网厂家资质审查, 确保入网厂家技术水平。二要仔细分析装备能力需求, 确保设备选型的合理性。三要细化量化技术规范, 确保施工工艺要求。四要开展设备经济技术评价, 从可靠性、通用性、维修性等测算出燃油、易损件消耗量及工作效率等。五要将供货厂家的售后服务、配件供应、产品质量等作为设备选型的量化评价标准, 逐步减少设备型号。

2. 主要设备实行批量采购

在优化设备选型时, 应严格执行中油集团公司的钻机配套规范和实际需求, 细化出设备配套的种类与数量。充分利用中油集团公司“能源一号网”集中采购的优势, 批量采购高可靠性设备, 逐步减少设备型号, 及时淘汰非主流型号的设备。

3. 因地制宜开展设备状态监测

由于钻机具有移动作业的特点, 钻井设备需经常拆装和长距离搬迁, 在线监测技术在钻井装备上应用效果不好, 因此, 要因地制宜地开展设备状态监测, 可采用离线监测仪器, 如测温仪、测振仪、油品化验仪等监测设备, 及早发现设备故障并能及时排除。

4. 适时建立内部设备租赁市场

备用设备“集中储备, 有偿使用”的运作模式, 要求建立企业内部设备租赁市场, 便于关键备用设备的储备与保养。可先选取数量较少的关键设备, 如顶驱机等作为试点, 待条件成熟后再推广到所有关键设备。为发挥专业化保养优势和降低设备运行成本, 应实现关键设备操作与保养工作的分离, 提高装备保障能力。

五、取得的效果

按照“专业化、一体化”组建的钻探工程公司, 以钻机为主的设备资产占企业资产的70%以上, 专业化重组实现了钻机等主要施工设备的集中管理。备用设备管理打破了原以条块分割的储备管理模式, 实行的钻机备用设备集中储备管理, 使专业化管理优势更为明显, 主要体现在下方面。

(1) 备用设备数量大幅减少。实行备用设备集中储备管理, 公司钻井备用设备数量明显降低, 平均减少15%～20%, 极大降低了备用设备保养费用及设备运行成本, 提高了经济效益。

(2) 备用设备技术状况改善明显。从现有的备用设备中优选备用设备进行集中储备, 及时淘汰技术落后和非主流机型, 不仅减少了储备数量, 而且设备技术状况得到明显提高。

(3) 减少了备用设备投资。由于实行备用设备集中储备, 极大减少了备用设备储备数量, 使原计划购买的备用设备投资得以节省, 已节省资金4700万元。

(4) 备用设备管理成效明显。备用设备集中储备给专业化保养提供了有利条件, 使专业化保养优势得以充分体现, 故障排除效率得到明显提升, 备用设备保障能力得到有效提高, 设备管理的经济效益明显, 实现了预期目标。

摘要：针对石油钻井备用设备管理存在的问题, 采取集中储备和有偿使用的方法, 可以减少备用设备数量、降低储备设备投资和节约设备运行成本费用。

篇9：备用金管理制度及流程

摘 要：备用金作为企业内部控制的一个要点，在强化资金运行价值的同时，其管理风险也备受关注。本文拟结合财务制度、中油集团公司、西部钻探公司备用金管理办法，结合企业内部实践经验，对企业备用金的管理运用作一宣传探讨，以期提出一些管理启示及建议。

关键词：备用金；资金管理；地区公司

0 引言

何为备用金，其定义是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。备用金归属于其他应收款，一般情况下在“其他应收款”科目下列支，但在中油财务系统中，是跟其他应收款并行的一个会计科目。中国石油集团公司下设许多地区公司，西部钻探公司是其中之一，为集团公司于2008年将新疆、吐哈、青海三大油田石油工程技术服务队伍重组整合后，组建的第一家跨油田的专业化公司，主营业务：油气田钻井、测井、地质录井及配套钻井工艺技术研究，其下设二级单位有分公司、子公司，服务区域广，战线长，规模庞大，为加强公司内部控制，规范公司内部财务管理行为，强化资金利用水平，依据中石油财务体制，西部钻探地区公司设立了资金结算中心，对各分公司、子公司进出资金的合规性、安全性进行审核，进一步确保了资金运作的规范、安全和高效，在此基础上，归属于资金管理范畴中的备用金，实际的管理运作比较严谨，其相关的内部控制规范落实到位，下面笔者对备用金的实际管理运用作一宣传论述，以期提出一些管理启示及建议而共勉。

1 备用金管理方式及会计分录

备用金的管理分为非定额（一次性）管理和定额管理两种方式。非定额管理，是根据临时需要一次付给现金，使用后持有关原始凭证报销，报销时进行清算——多退少补，在非定额管理方式下，原借款全部冲掉；票是多少，费用就是多少；钱没花完出納收回，花的超过借支的再给员工补上。定额管理，是财务部门对经常使用备用金的部门核定定额，按定额拨付备用金，月底报销时补足现金，不清算，只要需要永远保留此定额。 西部钻探地区公司成立之初，各二级单位两种管理方式兼用，后为加强内部控制，自2012年起，杜绝使用“现金”科目，一般采用的是非定额备用金管理，使用该账务处理模式。

1.1 非定额情况下的账务处理举例

例：

①某员工，经审批同意后，借款5000元，用于外部项目部出差，支付零星维修。分录如下：

借：备用金——xxx 5000

贷：银行存款 5000

②该员工报销差旅费2000元，报销维修费2000元，冲销备用金4000元，余款1000元缴回现金。分录为：

借：银行存款 1000

管理费用——差旅费 2000

管理费用——维修费 2000

贷：备用金—— xxx 5000

如果该员工未缴回现金，从工资薪酬中扣除，分录为：

借：应付职工薪酬——发放的工资 1000

贷：备用金——xxx 1000

③如果该员工实际发生差旅费3500元，维修费2000元，则分录为：

借：管理费用——差旅费 3500

管理费用——维修费 2000

贷：备用金——xxx 5000

银行存款 500

1.2 定额情况下的账务处理举例

例：

某员工经审批通过后，报销办公用品费共500元，出纳以现金补足定额备用金，并在发票上加盖“现金付讫”章。实际工作中，应该附上购买前的请购单、报销时的报销单及发票。请购单、报销单中一定要有相关领导及经手人的签字。

借：管理费用等

贷：库存现金

2 备用金使用流程

2.1 备用金申请、审批及管理

2.1.1 借款人按照公司财务资产科统一印制的借款单据填写，依据借款单格式准确填列借款日期、借款金额、款项用途。

2.1.2 借款单办理层层审核，严格把关，单据经本人或代办人签字后，依次由部门主管领导签字、财务资产科科长签字、本单位主管财务领导或本单位负责人签字后交与财务资产科办理借款。

2.1.3 按西部钻探公司要求，“现金”科目取消，财务资产科办理借款支付时，由西部钻探资金结算中心进行审核，将审核通过的单据，以银行存款形式支付。

2.1.4 备用金借款每次最高限额为3万元，因业务原因长期借用备用金的人员可由财务资产科根据实际情况核定，经本单位负责人审批，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围。

2.1.5 财务资产科每半年作一次其他应收款复核性记录，同时对其中的备用金借款时间、还款是否到位进行及时复核。

2.2 备用金报销

2.2.1 借款人冲抵备用金时，一是将借款额用资金直接上交到财务资产科归还借款，二是进行报销账款冲抵备用金，在报销冲抵备用金时，按照公司财务资产科统一印制的报销单据填写，依次由部门主管领导签字、财务资产科科长签字、本单位主管财务领导或本单位负责人签字后交与财务资产科报销。

2.2.2 财务资产科主管报销人员严格审核原始单据，原始单据不符合财务规定或不合法的，将单据退回本人不予报销冲抵备用金。

2.2.3 借款人员应及时冲账，对无故拖延者，财务资产科发出最后一次催办通知后还不办理者，将从下月起直接从借款人工资及奖金中抵扣，不再另行通知。

2.2.4 借款人员需在每年年底25日前还清借款，如有特殊情况可申请借款计划，次年初给予办理续借款。

3 地区公司备用金管理在实际财务管理中的作用

3.1 地区公司备用金管理的运用更有利于资金的安全，进一步贯彻落实了经济法规。二级单位备用金在运行过程中，按地区公司统一要求取消了“现金”科目使用，借支及核销直接通过“银行存款”科目，没有滞留现金，杜绝了“坐支”风险，同时，没有现金余额，也杜绝了现金被盗用、侵吞的风险。作为单位内部财务管理制度，层层把关，为不违反经济法规设下了第一道防线，保证有关经济法规落实到位。

3.2 地区公司备用金管理的运用强化了资金的运行价值。在资金运行中，备用金的使用、核销，进一步体现了资金使用效率的提高，财务部门根据借款事由将款项一次打入借款人员银行账户并及时做账，待借款人员核销备用金时，依据有关原始凭证报销清算，减少了借款人员分次报销获取款项的次数和时间，强化了资金运行价值，同样，借款人员可以及时有效地使用现金办理正常的经济业务，统一冲账核销。

3.3 地区公司备用金管理的运用加强了内部控制。在备用金管理中，因为地区公司设有资金结算中心，对各分公司、子公司进出资金的合规性、安全性进行审核，备用金业务发生时，首先二级单位财务科审核做账，再由资金结算中心审核、入账，最后打款。资金结算中心起到了第三方监督作用，审核严谨，保证了资金支出的合法合规性，在核销借款多退少补中，由二级单位财务科对单据审核清算，再由资金结算中心对要补足的金额和单据进一步审核，层层把关，进一步加强了内部控制。

3.4 地区公司备用金管理办法的运用提高了工作效率。地区公司下二级单位备用金在运行过程中，不存在“现金”科目使用，省去了现金核算，出纳不必设置现金日记账，逐笔之日登记，也不必对此日清月结，只对“银行存款”序时核算，这既不影响会计信息的提供，也一定地减少了出纳和会计的工作。

4 地区公司备用金管理的局限性及建议

4.1 虽然在备用金业务中，各二级单位财务室及资金结算中心层层把关，但地区公司下二级单位点多，面广，备用金在清账过程中，因发票传递、报销审批手续等原因会存在时间较长，发票传递失误等问题，容易出现备用金核销不及时现象。但在中小企业此现象较少，影响不大。

4.2 在备用金管理中的审核监督第三方资金结算中心，其设立会产生相应的人工成本、管理成本，运行成本，只适应大中型企业运行管理。

4.3 由于地区公司下子、分公司点多，面广，为防范备用金管理风险，要求财务制度的落实更加严谨，对内部控制的实行进一步夯实到位。

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