学生会文件格式要求

2024-07-06

学生会文件格式要求（精选6篇）

篇1：学生会文件格式要求

经管学院团委、学生会文件统一格式要求

为了使我院的学生工作更加全面化，也为了便于对所有文件材料的统一管理，现制定文件材料的统一格式，具体要求如下：

一、所有书面材料必须建立电子版。

二、版面要求：

（一）标题：宋体、加粗、居中、小二号字。

（二）所有需向院里上报的电子版内容必须由部长本人写，可交给副部长或干事输入电脑。

（三）内容：宋体、小四号字、行距：固定值，２２。内容里面的小标题排序如下：

一、（一）、1、（1）。

（四）页面设置：页边距上、下、左、右均为2.5厘米。

（五）工作总结、计划等的标题内容：

ⅹⅹ部ⅹⅹ月份工作计划。

ⅹⅹ部ⅹⅹ月份工作总结。

（六）所有的材料均要有落款：

ⅹⅹ部

负责人：ⅹⅹ

－年－月－日

（七）每月5号前将月工作计划交给办公室主任，28号之前交月工作总结。

（八）学习部、生活部、监察部、体育部、女工部日常对各班级进行的常规检查，必须采用院里印制的统一表格进行填写，每月与工作总结一起报学生办公室。

（九）各部每次参加或自行召开的各项会议，部长必须认真记录，记录内容：时间、地点、参会人、内容

（十）每月各部自行最少要召开两次会议。

以上十点要求各部必须认真贯彻执行。

经管学院学生办公室

2010年3月1日

篇2：学生会文件格式要求

一、公文纸张及排版印制装订要求：

（一）采用国际标准A4型用纸（210mm×297mm)。

（二）版面尺寸：

公文用纸天头(上白边)37mm（37mm±1mm）下白边35mm公文用纸订口（左白边）28mm（28mm±1mm）右白边26mm

（三）一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。

（四）双面印刷，页码套正。

（五）订眼距版面上下边缘各70mm处，与书脊间的距离为3mm--5mm。

二、公文要素：

（一）版头：红色分隔线以上的部分。

1、发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。据中排布，方正大标宋简体，颜色为红色。

2、发文字号：仿宋四号字。编排在发文机关标志下空两行位置，剧中排布。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即１不编为001），在阿拉伯数字后加号字。

注：只有带有政治属性的的文件带有红色五角星。例如：院团委发出的文件，换届公文，“喜迎十八大”系列活动发文等。

（二）主体：

1、标题：二号小标宋体字，编排于红色分割线下空两行位置，分一行或多行居中排布：回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间隔适当，标题排列应当使用梯形和菱形。

2、主送机关:编排在标题下空一行，居左顶格,回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。三号仿宋体字编排。

3、正文：公文首页必须显示正文。三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段做空二字，回行顶格。

（1）结构层次：

第一层：“一”黑体字三号

第二层“

（一）”楷体字三号

第三层“1”仿宋体字三号

第四层“（1）”仿宋体字三号

（2）如有附件：

在正文下空一行左空二字用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如：“附件：1.XXXX”;附件名称后不加标点符号。附件名称需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（3）附件：

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装

订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件的序号和名称前后标识应一致。附件格式同正文。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）

（4）发文机关署名、成文时间、印章

1）加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当距正文（或附件说明）一行之内。

注：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

2）不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

注：成文时间：一般右空四字编排。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即１不编为001）

（5）附注：附注是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、使用时注意的事项、联系人及联系方式等。公文如有附注，用三号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

（三）版记：

1、主题词：四号黑体字。

2、抄送机关：一般用四号仿宋体字，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

3、印发机关和印发时间：

印发机关和印发日期一般用四号仿宋体字，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标

全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

（四）页码:

一般位于版心外。用4号半角宋体阿拉伯数字编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘７mm。单页码居右空一字，双页码左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应该连续编排。

（五）A4纸型的表格横排：

页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

篇3：学生会文件格式要求

随着我国经济、社会的不断发展, 信息化水平也得到了很大的提高, 国土部门为了不断满足经济、社会的发展需要, 提出了“数字国土”工程, 并指出以MAPGIS大型基础地理信息系统软件作为“数字国土”的开发平台, 在国内已建立了一批MAPGIS示范工程, 在浙江、宁夏、甘肃、陕西、云南等省正大面积推广使用以MAPGIS为基础开发的地籍管理系统, 在“数字国土”工程 (县市级土地利用数据库) 中一期100个试点县、二期200个试点县全部采用MAPGIS系统, 并取得了良好的社会和经济价值, 但在利用MAPGIS进行土地建库时, 原始数据大部分是CAD格式的文件, 而MAPGIS不能直接利用此格式的文件, 因此, 在进行建库前, 必须把CAD格式的文件转换成MAPGIS格式文件。

CAD格式的文件主要以图层管理为主, 为MAPGIS格式的文件主要把文件分类成点文件、线文件、区文件进行管理, 本论文将讨论如何把以图层管理为主的CAD格式文件, 快速高效地转换成MAPGIS格式的点文件、线文件、区文件。

CAD格式文件转换成MAPGIS格式文件, 主要包括CAD格式文件的预处理 (以*.dxf格式存储CAD格式的图形文件) 、把CAD文件转换成MAPGIS文件。本论文以青岛经纬勘测技术有限公司为例具体说明格式转换的各个步骤。

1 以*.dxf格式存储CAD格式的图形文件

CAD文件有*.dwg、*.dwt、*.dxf、*.dws格式文件, 而MAPGIS

系统的“文件转换”组件在进行文件格式的转换时, 只识别以*.dxf格式为标准的CAD格式文件。因此在转换格式前, 必须把*.dwg、*.dwt、*.dws格式的CAD图形文件, 转换成*.dxf格式 (即以*.dxf格式保存图形文件) 。

2 CAD格式文件的预处理

CAD格式文件与MAPGIS格式文件表示地物、地貌有差异, 比如CAD格式文件表示面的时候用填充表示, 而MAPGIS格式文件表示面用区表示;CAD格式文件在标注一些地物、地貌时利用引线引出, 而MAPGIS格式文件直接用注释和线文件表示。为了使转换后的文件与MAPGIS文件最大限度的一致, 在进行文件转换前对文件进行预处理, 预处理包括删除区的填充线及标注的引线。

3 文件转换

为了便于编辑和管理地图数据, CAD软件把地图数据根据各类不同的地物、地貌特征分别建立不同的图层进行管理, 一般情况下, 把同一类型的地理要素放到同一图层, 如将所有的公路线都放到公路图层, 把所有的文字注记放到文字注记图层等, 只有把包括所有地图数据的图层叠加起来时, 才构成一幅完整的地图。然而, MAPGIS系统把地图数据根据基本形状分为三类:点数据、线数据、区数据。与之相对应, 文件的基本类型也分为三类:点文件 (*.wt) 、线文件 (*?.wl) 、区文件 (*.wp) , 例如把公路图层、铁路图层、等高线图层等线性类型的图层叠加起来, 就构成了一个完整的线文件, 把注记、高程等图层叠加起来构成一个完整的点文件, 而只有把包括所有地图数据的三类MAPGIS文件叠加起来, 才构成一幅完整的地图。

MAPGIS系统把地图数据只分成三类, 所以在文件转换前, 必须看清楚CAD地形图包括哪些地物、地貌, 哪些可以归类为点文件, 哪些可以归类为线文件, 哪些可以归类为区文件;转换时, 根据不同类型的文件, 分别选择对应图层的数据进行转换, 这样得到的数据就不会混乱, 不用修改或稍加修改就可以满足MAPGIS系统的要求;或者根据图层数据的类型, 每次只对一个图层的数据进行转换, 得到对应类型的一个文件, 然后在MAPGIS系统的“输入编辑”组件中, 把相同类型的文件进行合并, 最终得到整幅图形完整的点文件、线文件、区文件。

3.1 点文件的转换

CAD中点的概念是单纯的一个点, 对应一个坐标, 而MAPGIS中的点文件是点状物的统称, 所有点图元数据都保存在点文件中。在MAPGIS中, 只有注释 (英文, 汉字, 阿拉伯数字等) 才可以直接转换成点文件, 如何把CAD中的注释转换成MAPGIS系统的点文件, 具体转换步骤如下:

(1) 选取MAPGIS主菜单→图形处理→文件转换, 弹出“文件转换”窗口;

(2) 选取窗口中的下拉菜单“输入菜单”→装入DXF文件→文件转换, 弹出“打开”主窗口, 选择要转换的*.dxf格式文件;

(3) 此时, 弹出如图1所示“选择不转出的图层”对话框, 此处只保留注释;选择文件菜单→存点, 以点文件格式保存转换的注释。

(4) 此时可以从主菜单“图形处理”→图形编辑, 弹出如图2的对话框, 选择已经保

存的点文件, 生成如图3所示的点文件。

3.2 线文件的转换

线是地图中线状物的统称, MAPGIS各种线型 (如直线、点划线、等高线、道路、河堤等) 以线为单位作为线图元来编辑, 所有的线图元数据都保存在线文件中。CAD格式的地形图中, MAPGIS的线文件一般包括属于线图元和组成区文件的边界线图元, 因此, 在线文件的转换过程中, 以上已经转换的图层作为“不转换图层”, 其他的图层都参与转换, 具体操作步骤如下:

选取MAPGIS主菜单→图形处理→文件转换, 弹出“文件转换”主窗口;

选择输入菜单→装入DXF文件→文件转换, 弹出“打开”主窗口, 选择要转换的*.dxf格式文件;

此时弹出如图1所示“选择不转出的图层”对话框, 排除注释图层, 其他都作为转出图层;选择文件菜单→存线, 以线文件格式保存转换的线图元。

(4) 此时可以从主菜单“图形处理”→图形编辑, 弹出如图2的对话框, 选择已经保存的线文件, 生成如图4所示的线图元。

3.3 区文件的转换

区通常也称为面, 它是由首尾相连的弧段组成封闭图形, 并以颜色和花纹图案填充封闭图形所形成的一个区域, 如湖泊、居民地等。MAPGIS所有的区图元数据都保存在区文件中, 一般区文件是由组成区边界的线文件通过造区得到, 具体造区步骤如下:

(1) 选取MAPGIS主菜单→图形处理→输入编辑, 选择线文件中组成区边界的线文件;

(2) 选择下拉菜单其它→自动剪断线;然后再选择下拉菜单其它→拓扑错误检查→线拓扑错误检查, 如果有错误会弹出对话框, 提示线拓扑有错的线段, 根据提示修改错误, 然后选取下拉菜单“其它”→线转换弧段并保存, 形成一个区文件;

(3) 在已打开的线文件中, 选择下拉菜单“工作区”→添加文件→添加区文件 (选择建立的区文件) ;然后再选择下拉菜单“其它”→拓扑重建, 拓扑重建后的图形如图5所示;

4 点文件、线文件、区文件的叠加

MAPGIS生成的三类文件分别保存在三个文件中, 而CAD是保存在同一个文件中的, 所以MAPGIS中, 要查看一幅完整的地图, 需要文件的叠加, 如先通过“图形处理”→“输入编辑”打开已经建立的线文件, 然后在下拉菜单“工作区”→“添加文件”, 选择要添加的点文件和区文件, 当然也可以打开区文件添加点文件和线文件。这样就可以看到一幅完整的图形。

5 结束语

随着“数字国土”工程在全国范围内的全面铺开及对已经建成的数据库的更新与维护, 原有的CAD格式的地形图文件作为“数字国土”的主要数据来源, 研究CAD格式文件转换成MAPGIS格式文件具有十分重要的使用价值和经济价值, 本文通过对此的研究, 总结出CAD格式文件玩换成MAPGIS格式文件的一般步骤和方法, 希望对加快“数字中国的进程起到一点帮助

参考文献

[1]朱恩利.地理信息系统基础及应用教程【M】.北京:机械工业出版社, 2004.

[2]吴信才.MAPGIS地理信息系统【M】.北京:电子工业出版, 2004.

篇4：电子文件长期保存格式探析

一、电子文件内容、形式及常见的格式

电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。按载体划分,可以把电子文件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件;以数据的表现形式为划分标准,有字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件、图形文件、动态影像文件与声音文件等;以属性为划分标准,数据库文件又有FOXBASE(动态数据基地)数据库、FOXPRO(“京通”软件应用的)数据库、ACCESS(通路)数据库、ORCAL(“灵通”软件应用的)数据库等。

按电子文件的格式划分,有数字文本文件、数字影像文件、数字图形文件、数字语音文件、数字视频文件。文本文件常见格式有XML、TXT、UOF、RTF、WPS、PDF/A、CEB、SEP;图像文件常见格式有TIFF、JPEG2000、JPEG、GIF、PNG、DjVu;音频文件常见格式有WAV、MP3、WMA、OGG Vorbis 、FLAC;视频文件常见格式有AVI、MOV、MPEG等。

二、电子文件长期保存格式选择存在的问题

选择专用媒体或是专用存储格式将来会导致数字存储问题,例如媒体格式。选择专用媒体格式存储电子文件,必须考虑将来该格式的过时问题。再例如文件格式。为了确保电子文件的长期存取,如果采用专用的文件格式,会由此增添更大的复杂性。专用软件的应用常常升级至最新版本,然而软件的功能却没有像版本变化那么明显。随着时间的过去,文件格式累积的变化更为显著,甚至危及格式逆兼容。对遗产软件的维护显得很急迫,但是存在的问题颇多。就像应用软件一样,操作系统也得定期升级,随着系统基本体系结构的发展,将来不再支持遗产软件,不对遗产软件支持就意味着产生新的安全问题的风险也在增加。

三、电子文件长期保存格式的选择标准

1、按格式种类分析

要作为文本型电子文件的归档格式,马春茂①认为应该符合下列条件:(1)应该是公开的格式,不依赖特定的系统和软件存在,能够在可以预见的时间内被正常读取;(2)应该保持文件生成时的排版格式,即使经过办公软件的不断升级,也能输出同纸质文件一样的格式;(3)应该便于数据交换、便于查找和检索;(4)应能保证电子文件在处理过程中不被篡改和窃取。

为了对数字资源实施长期保存,对保存图像格式的选择尤其重要。叶新民②认为应满足格式使用的标准化和广泛性;格式应是公开的,而非私有的,而且应公开已出版的技术资料;格式应支持元数据;格式应对存储介质无依赖性等要求。

对于数码录音的电子文件长期保存格式,张文浩③认为应支持真实性验证技术、数码音质无损、文件格式开放透明、不绑定软硬件、格式自描述、格式自包含、易于存储、格式紧凑、信息安全、代价最小等要求。

数字摄像(DV) 、数字电视(DTV) 和网络视频系统的广泛应用以及对现有模拟视频的数字化, 视频电子文件的数量和类型不断丰富。项文新等④提出从保证视频文件的原真性和档案保管利用的便捷性出发选择合适的视频电子文件归档格式,认为视频电子文件应尽可能保证视频文件的原真性。

2、综合性分析

对于长期保存人类文化遗产的档案馆、图书馆, 最关心的是数字信息的内容不得丢失。刘家真⑤针对电子文件保存格式的选择问题,认为该格式能在不同的环境下使用;应是通用的、非专用的格式;支持数据从专用格式的环境中移出;最好是标准格式;被业界或用户广泛支持;具有可扩展性;可真实完整地被用户读出并理解, 无论何时何地, 用户所查到的该文件信息都与该文件最初情况完全一致;具有自身的可证明性;具有可评价性。

档案是历史的真实记录,具有凭证价值与情报价值。李泽锋⑥认为档案数字化过程中选用电子文件格式应考虑:保持档案原貌,利于网络平台下的传输交流,具有一定的标准性,具有较好的通用性和可移植性,选用电子格式的支持软件应支持数据从专用格式中方便地移出。

为了应对电子文件长期保存的需求,Adrian Brown⑦对电子文件长期保存格式的选择标准进行了积极的探讨,认为应具备开放标准、普遍性、稳定性、对元数据支持、互操作性、可生存性、真实性、可处理性、固定显示等9个条件。

3、笔者的理解

电子文件的格式选择是由电子文件创建过程的操作要求和电子文件长期存取的要求所决定的。综合各位学者的观点后,笔者认为电子文件长期保存格式的选择标准应具有以下几点:(1)开放性。格式开放,有公开发表的相应标准和技术规范,有与产品无关的技术专家组和标准化组织支持该格式。(2)标准性。该格式被广泛使用,具有自由使用的技术规范,可转换性高,支持保存元数据。(3)稳定性。不会随着时间的推移而作重大的变更,而且新版本的格式也应该能够做到逆兼容。(4)广采性。数字格式的广采性包括个人电脑随机软件包、Web浏览器的本地化支持、数字产品格式易转换等。软件厂商对创建良好和广泛使用的格式往往要比仅仅瞄准新市场的格式具有更宽泛和更长久的支持。流行格式会尽可能多地受到软件厂商的支持,人们可能更喜欢采用。(5)软硬件平台的独立性。被多种操作系统和应用软件支持。支持多种存储技术,或与存储技术无关。当用户不能使用指定产品软件时,可使用已有的插件读取。使用与设备无关的颜色规范实现准确打印和再现,不必考虑软硬件平台。(6)真实性。电子文件的真实性要求保留“原貌”(例如字体、颜色和外观),数据迁移要求选取的文件格式能够保留文件“原貌”。(7)可利用性。要确保电子文件可读、可利用。

四、几种适于长期保存的电子文件格式

1、 PDF/A格式

PDF格式规范已经公开,并可免费获取,具有广泛的支持性。该格式具有与平台、字体无关的特点,解除了电子文件与操作系统的依赖关系,用户可以通过它的通用浏览器Adobe Reader在Windows、UNIX、Mac等任一系统平台上原版原式地读取PDF文档,不受操作系统、网络环境、应用程序的版本、字体的限制,从而从电子文件自身的角度保证了电子文件的可读性。PDF格式所具有的高度兼容性使用户可以轻松地将任何文档原版原式地转换成PDF文档,进而固化信息,使之不易更改,保持了原文档信息内容和结构的完整、真实,为不同软件生成的电子文件提供了一个可完整迁移其信息内容的统一文件格式。PDF/A-1a实现了对文档逻辑结构的保存和以自然阅读顺序保存文本。PDF/A-1b可实现对文本和附加内容的正确显示。在各国政府机构包括美国、英国、德国、新加坡、印度、澳大利亚等的电子政务领域中,PDF格式也被广泛应用。综合来说,PDF/A格式的特点是支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换等。

2、TIFF格式

TIFF(标记图像文件格式)是由Aldus和Microsoft公司为桌面出版系统研制开发的一种灵活的位图图像格式,用于应用程序之间和计算机平台之间交换文件。实际上已被所有绘画、图像编辑和页面排版应用程序所支持,而且几乎所有桌面扫描仪都可以生成TIFF图像。TIFF支持多种编码方法,其中包括RGB无压缩、RLE压缩、LZW压缩、ZIP压缩、CCITT压缩等,6.0版本又增加了JPEG压缩选项。TIFF 格式由于存储图像质量高非常有利于原稿的复制。另外,所有绘画、图像编辑和页面排版应用程序以及大多数扫描仪对TIFF 格式都提供良好的支持,这使得TIFF格式成为数字图像处理的最好选择。

3、JPEG2000格式

JPEG2000于2001年正式成为国际标准。JPEG2000完全采用小波变换代替余弦变换,与JPEG相比,具备了更高的压缩比以及更多新功能。在文件大小相同的情况下,JPEG2000压缩的图像比JPEG质量更高,其压缩率比JPEG高30%左右,精度损失更小。

JPEG2000的特点是⑧:

(1)同时支持有损和无损压缩,而JPEG只能支持有损压缩。(2)能实现渐进传输,先传输图像的轮廓, 然后逐步传输数据,不断提高图像质量,让图像由朦胧到清晰显示。(3)支持对图像中细节较多或较为感兴趣的区域进行高精度的无损编码、很强的容错性、支持水印等。(4)JPEG2000的许多优点和新的功能都是建立在复杂的计算与较大的缓存基础上,因此其速度与JPEG相比要慢许多。

4、FLAC格式

FLAC 属于无损音频压缩文件格式(文件名为.flac)。⑨FLAC 格式文件较小,便于播放。OGG 计划支持FLAC,也可将FLAC 音频数据封装在OGG 传输层中,生成OGG FLAC 格式文件(文件名为.ogg)。OGG FLAC 格式文件较大(比OGG Vorbis格式文件大得多),便于传输、编辑、播放。该格式的特点是支持真实性验证技术、数码音质无损、文件格式开放透明、不绑定软硬件、文件格式自描述、格式自包、易于存储、信息安全。

5、MPEG格式

MPEG即Moving Picture Expert Group(运动图像专家组),用该编码器编码的影音文件扩展名可以是MPG、MPE、MP4、M1V、M2V等,其中M1V和M2V都表示该影音文件中不包含音频部分,只有视频部分。这种格式也流行了很长时间。未压缩的AVI格式文件经MPEG-1、MPEG-2和MEG-4等编码压缩后,图像容量大幅度缩小,画质则降低不大,而且图像质量视编码参数而定。该格式具有压缩算法公开、不绑定软硬件、易于转换等特点。

五、电子文件永久可读性问题

文件格式种类繁多,打开方式多种多样,产生它们的软硬件环境也多种多样。对于一代又一代不同系统中生成的各种格式的电子文件,必须确保人类能够阅读,否则保存就失去了应有的意义。解决该问题的办法有:(1)不断地将文件转换成当前通行的新文件格式,使之不至于因为软硬件平台的过时而无法阅读。(2)采用一定的独立于任何计算机系统的统一格式存储文件。(3)将电子文件连同生成该文件的软件及其运行该软件的操作系统和硬件一道保存起来。当然这些方法都还不是解决电子文件永久可读性问题的万全之策。我们在实践中只能在以上方法中选择损失信息较少,可行性较大的方法来作为现阶段的对策。目前,大多数人选择了第二种方法,他们舍弃了对原文件结构、格式的追求,而重点强调对原文件内容的忠实再现,在可能的范围内使用较为通用的编码格式。而对于那些特殊的,没有标准格式的电子文件采用第三种方法,暂时将其支持系统一并保存下来,等待有关标准的出台。另外,在目前电子文件数量较少的情况下,采用第一种方法也是可行的。

六、结语

如今数字技术飞速发展,数字信息的可存取性却变得非常脆弱。电子文件采用可长久存取的文件格式的优越性惠及数据创建者、数据管理者和电子档案工作者。因此,对于电子文件的格式问题,不仅需要电子文件制作者,还需要负责电子文件管理和长久存取的所有人员都特别重视,积极采取措施确保电子文件的长期存取。

注释:

①马春茂:《电子文件归档格式思考》,《北京档案》, 2007年第7期:28-30。

②叶新民:《数字资源长期保存中的图像格式选择分析》,《图书情报工作》,2006年第5期:115-117。

③张文浩:《数码录音电子文件长期保存格式研究》,《黑龙江档案》,2009年第2期:6-7。

④⑨项文新、张照余:《视频电子文件的归档格式研究》,《档案学研究》, 2006年第4期:52-56。

⑤刘家真:《文件保存格式与PDF文档》,《档案学研究》, 2002年第2期:46-51。

⑥李泽锋:《档案数字化的电子格式研究》,《档案学研究》,2004年第5期:51-55。

⑦Adrian Brown:《Selecting File Formats for Long-Term Preservation》, http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/selecting_file_formats.pdf。

⑧尹露娟、苑津莎、郭增为:《静态图像压缩技术的研究》,《中国多媒体通信》, 2009年第7期:47-49。