保管会计档案岗位职责

保管会计档案岗位职责（共10篇）

篇1：保管会计档案岗位职责

医院

保管会计档案岗位职责

一、负责制管理制度，按照《会计法》及《会讨档案管理办法》的规定要求，结合本单位具体情况制订会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，报经批准厉，负责监督执行。

二、负责会计资料的整理、装订工作，对各种会计凭证、会计帐簿、会计报表、财务计划、单位预算和重要的经济合同等会计资料，定期收集，审查核对，整理立卷、编制目录、装订成册并妥善保管。

三、调阅会计档案，严格借阅手续，凡本单位人员调阅会计档案，要经会计主管人员同意，外单位人员调阅会计档案，要有介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准，批准后要办理详细借阅手续。

四、负责对管理期满会计档案的销毁工作，对保管期满的会计档案，要按规定上报县财政局、县统计局验收合格后，再预以销毁。

二〇一〇年九月二十日

篇2：保管会计档案岗位职责

第一节 会计档案的概念和内容

一、会计档案的概念

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

二、会计档案的内容

会计档案的具体内容包括：

1.会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

2.会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片账，辅助账簿，其他会计账簿。

3.财务报告类：月度、季度、半、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

4.其他会计资料类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

【例题·单选题】以下会计资料中不属于会计档案的是（）。

A.现金日记账

B.总账

C.购销合同

D.购货发票

『正确答案』C

第二节 会计档案的归档

1.根据《会计档案管理办法》，各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

2.当年形成的会计档案，在会计终了，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册，移交本单位的档案部门保管；未设立档案部门的，应当在财务会计部门内部指定专人保管。

3.移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

【例题·单选题】各单位每年形成的会计档案，都应由（）负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

A.会计机构B.档案部门

C.人事部门D.指定专人

『正确答案』A

第三节 会计档案的保管期限

永久档案与定期档案

各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期两类。

永久档案即长期保管，不可以销毁的档案；定期档案根据保管期限分为：3年、5年、l0年、l5年、25年5种。会计档案的保管期限，从会计终了后的第一天算起。

《会计档案管理办法》规定了我国企业和其他组织等会计档案的保管期限，该办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，具体可以分为：（主要了解企业的）

1.永久：会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及财务报告；

2.25年的：现金和银行存款日记账；

3.5年的：固定资产卡片账于固定资产报废清理后保管5年、银行存款余额调节表、银行对账单；

4.3年的：月度、季度财务报告；

5.l5年的：其他。含所有会计凭证，总账，明细账，日记账和辅助账簿（不包括现金和银行存款日记账），会计移交清册。

【多选题·2009上半年】需要永久保存的会计档案包括（）。

A.记账凭证

B.财务报告（决算）

C.会计档案保管清册

D.现金日记账

『正确答案』BC

【例题·单选题】会计档案的保管期限是从（）算起。

A.会计终了后第一天

B.审计报告之日

C.移交档案管理机构之日

D.会计资料的整理装订日

『正确答案』A

【例题·单选题】原始凭证和记账凭证的保管期限为（）。

A.15年B.25年C.3年D.10年

『正确答案』A

【例题·单选题】各种会计档案的保管期限，根据其特点分为永久、定期两类。定期保管期限分为（）。

A.3年、10年、20年、30年、40年5种

B.1年、5年、10年、15年、20年5种

C.3年、5年、10年、15年、20年5种

D.3年、5年、10年、15年、25年5种

『正确答案』D

第四节 会计档案的查阅和复制

一、会计档案的查阅和复制

各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

二、会计档案的交接（了解）

（1）单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的——应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。

（2）单位分立

①单位分立后原单位存续的——应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制；②单位分立后原单位解散的——协商后的其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制。

单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

（3）单位因为业务移交其他单位办理所涉及的会计档案——应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制。

对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接的单位保存，并按照规定办理交接手续。

（4）单位合并

①单位合并后原单位解散或一方存续其他方解散的——原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；

②单位合并后原各单位仍存续的——仍应由原单位保管。

建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。

（5）单位之间交接会计档案的——交接双方应当办理会计档案交接手续。

（6）个人交接时——交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案交清册上签名或者盖章。

（7）我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。

第五节 会计档案的销毁

会计档案保管期满需要销毁时，可以按照以下程序销毁：

（1）由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。

（2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

（3）销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。

（4）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

注意：对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证，以及涉及到其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

【判断题·2009上半年】对于保管期满但未结清的债权债务的原始凭证不得销毁，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。（）

『正确答案』√

【例题·多选题】保管期满，不得销毁的会计档案有（）。

A.未结清的债权债务原始凭证

B.正在建设期间的建设单位的有关会计档案

C.超过保管期限但尚未报废的固定资产购买凭证

D.银行存款余额调节表

『正确答案』ABC

【例题·多选题】按照《会计档案管理办法》的规定，下列说法中正确的有（）。

A.会计档案的保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类

B.单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管

C.企业银行存款余额调节表、银行对账单和固定资产卡片于固定资产报废清理后保管5年

D.我国境内所有单位的会计档案不得携带出境

『正确答案』BCD

总结

1.教材内容讲完了，即大家已听完一次完整的课程。

2.学习时重在理解，不要死记硬背。

3.一定要注意学习方法：最好对照着教材做题。当然一定要做广东省的历年考题和中华会计网校专门为大家编写的练习题。而且第一次做题时，不管会不会做，都要查教材。主要目的是加深印象，另外每年教材可能有变化、答案也有可能有错，要以教材为主。甚至也为了不打击我们的自信心，因为很多同学感觉是：听课时觉得明白了，但一做题就懵了。我们要掌握每一个知识点，而不仅仅是一道题，因为一个知识点可以出很多题型，比如：以下账户属于资产类的有（多选）（AB）

A.应收账款 B.预付账款 C.应付账款 D.预收账款

变形1，以下账户属于负债类的有（多选）（CD）

变形2，预付账款是负债类账户（判断）（×）

等等。

篇3：地震频发地区会计档案保管探讨

一、会计档案的日常保管细则

做好会计档案保管工作首先要把工作做到细处, 不能马虎。日常保管要求要达到如下的标准: (1) 不断完善会计档案保管人员的责任制, 不断加强会计制度的法律约束力, 保证会计档案的安全与完好。 (2) 会计档案的管理要设立专门的房间专门的人员, 同时进行系统的分类、和编号, 摆放时也要按照既定顺序, 方便以后查找和翻阅。存在会计档案房间应该具有一定标准, 符合防火、防盗、防虫、防潮等要求, 同时要建立保密体系, 要定期的进行检查, 防止丢失毁损等状况出现。 (3) 外单位如果要查阅本单位保存的会计档案, 必须经会计主管及以上的相关同志签字批准, 同时要有正式的介绍信, 并有本单位人员在场, 对查阅哪些档案做好记录。无论本单位还是外单位的人员在查看会计档案时应该保护好档案, 在档案文件上作标记是不允许的, 更不能更改。如果有会计档案需要复印的, 要有保管人员事先审核签字后方可进行。本单位会计档案只能在本单位查阅, 一般情况是不能借出的。如有特殊需要, 比如公安机关要进行借出取证等情况, 必须报告并经上级主管部门批准后方可。

二、针对会计电算化的档案管理要求

目前大多数企业已经全面实施了电算化系统。所以处了上述传统保管方式外, 还要针对电算化系统的特点进行有针对性的档案保管工作和要求。 (1) 会计档案的汇总。要定期的 (如一个季度或一个月) 把存在于电脑软件中的相关会计数据全都备份到其他存储介质, 如光盘、优盘、移动硬盘上, 使会计档案存在于至少两个完全独立的计算机系统内。这样即使一个出现不可恢复的问题, 另外一个还可以作为保障。会计人员应把这些会计档案的备份文件保存好, 有朝一日真的出现原系统不可逆转的数据损失或破坏, 则可以在最快的时间内, 恢复原始数据。使损失降低到最小。 (2) 会计档案的存储。电算化所形成的会计档案通常是存储在电脑硬盘和光盘等介质上的, 这些存储介质都有自己的物理特点, 比如说硬盘怕水怕震动而光盘则怕划伤怕弯折怕磨损, 因此没有任何一种存储方式是百分百保险万无一失的。针对此问题, 需要对这些档案存储时准备双份的备份, 也叫做“AB备份法”来备份相关数据, 而且要把各个备份分别存放在不同的地点, 这些地点最好相隔足够的距离, 比如A备份存放在总公司档案室, B备份存放在分公司, 以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的一起毁灭与系统的不可恢复性。存储好之后也要定期对各备份保存的档案进行检查, 定期进行更新, 以防存储介质遭到损坏, 使备份失去效果。更新的间隔越短越好, 但也要考虑成本问题, 可以根据企业业务规模大小, 重要性程度制定更新方案和进度, 但一旦制定要严格实施。还有一个问题是特别需要注意的, 就是财务软件与对应的电算化会计档案是否是一致的版本。这是由于软件版本不同情况下形成的档案数据结构有可能会有不一致性, 也就是说在调阅档案时可能出现问题, 或者不可预料的故障。所以要保证他们是相同的版本是很重要的。 (3) 合理利用财务软件系统的自动自主备份机制。财务软件越来越科技化, 基本可以不需财务人员操作, 或者只通过几个参数的设定, 就可以做到定时定范围的自动备份, 当设定的时机或条件符合时, 程序会自主实施备份。这就避免了因为操作人员主观懈怠或客观上出现意外忘记备份的情况。一是计算机发展支持了会计档案的自动备份。第一, 计算机硬件的数据处理功能已经较前些年有很大的提升, 而且价格也可以接受, 这就是企业购买具有快速备份和存储的计算机的成本下降。目前高速度的计算机在备份会计档案时, 使用者几乎感觉不到多少滞后, 也就是占用系统资源的百分比已经很低, 不会对其他程序有多大影响。第二, 计算机软件的技术也在不断精进, 采用智能算法, 使自动备份功能变得在逻辑上轻巧很多。故此, 在突破了软硬件以及成本等因素的制约后, 自动备份的技术应在会计档案的保存中发挥更大的作用。当条件或时间等要素达到事先设定的要求时, 例如每月的15号或每个星期六财务软件系统就可以自主的对指定范围内的会计档案进行备份。而且在备份的时候, 系统会自动将源数据库与备份数据库做比对, 如果指示信号为源数据库自己拥有的, 则可判定是最近一次备份后产生的新记录, 于是系统会将该数据加入到备份数据库中。但若是指示信号是一致的但具体数据内容却不相同, 则可以判定源数据库被改动, 系统会提出警告等候操作者输入指令进行相应处理;如果指示信号对应数据内容都一致, 则可判定记录是正确的, 就可以进行下一条记录的处理了。二是会计档案自动备份的必要性。鉴于企业财务人员的专业水平和职业素养高低不同, 多数会计软件, 特别是用友、金蝶等大型会计软件, 在设计程序时会默认设置间隔很长时间没有人工手动备份时, 系统会自动对会计档案进行备份。这样可以降低人为因素导致的备份不及时, 当故障出现时, 如果没有人工备份的数据库, 软件操作者就能启用系统自主备份的数据, 使损失降到最小。

三、针对地震等不可抗力灾难的特殊备份机制

篇4：实物档案的科学保管

十几年来，由于丰富馆藏和档案利用的需要，越来越多的实物档案开始进入档案馆保存并频繁出现在各种展览中，使得实物档案的保管成为档案部门必须面对而且亟待处理的实际问题。但在实践中，目前我国绝大多数档案馆还没有形成规范的实物档案保管操作规程，也尚不具备纯熟的保管技术和方法，很大程度上还依附于现有的纸质档案的保管方式，导致许多珍贵的实物档案得不到有效保护，甚至部分已濒临损毁。为此，研究如何对各种形式的实物档案进行切实有效的保管就显得尤为必要。

实物档案没有纸质档案在形成时间上周期性的规律，没有胶片档案在载体尺寸上相对固定的规格，也没有声像档案那样既定的载体材料，这使得档案的收集和保管工作变得更为复杂，需要档案工作者必须做到全主动式的收集和对各种载体材料全方位的技术保护。从各管理环节的操作规程和技术手段的角度而言，可以说实物档案的管理开辟了一种全新的档案管理模式。

一、实物档案保管的特点

实物档案有别于现有主流档案的特性必然会给其保管工作带来许多新的问题和挑战。相对成熟的纸质档案、声像档案等载体和信息的保护方法并不一定适用于实物档案，为此，准确把握实物档案保管的特殊性是进一步对其进行合理妥善保管的前提和基础。

1、形成时间的不确定性

由实物档案的定义可知，奖牌、证书等形式的实物档案是反映某一单位或部门所取得工作成绩的物品，它必须以其形成单位的工作实绩为基础，而成果的取得并非以人的主观意志为转移，也不具有时间或主体上的规律性，因而档案部门无法预知哪些单位在哪个时段会产生实物档案，很难及时准确地收集到所需档案。此外，并没有相关规定要求形成单位主动向档案部门移交其实物档案，这无疑又为保证档案的齐全和完整增加了一份难度。

2、保管的空间局限性

实物档案多种多样的载体不仅给档案分类带来不便，而且严重威胁到档案库房的保管空间。一件实物档案小可以是一枚徽章，大则可以是一幅牌匾，相对于我国现有的档案库房而言，这些实物档案所需的空间大大超出了普通库房的承受能力。随着越来越多的实物档案被征集进馆，保存空间的拮据必将影响到整个保管工作的开展。

3、备份困难

为了便于用户的利用，无论是纸质档案、声像档案还是电子档案通常情况下在保存档案原件的同时，相关部门还保留有一定的档案备份件，而对于实物档案制作备份却有所不便：一方面，要逼真地再现档案原件，在档案的外形、色彩、工艺等方面对复制技术的要求较高，复制难度较大；另一方面，复制件所占的空间将增大对档案保管环境的压力。因此，实物档案的实体备份并不能有效地解决档案长期保存的问题。

4、保管技术不成熟

实物档案的载体形态各异，材料多样，大小不一，其载体可由玻璃、金属、布料、塑料等多种材料构成，并且载体上的信息内容有镀金、油漆、墨汁等多种表现形式。上述各类材料要求不同的保存环境和保管方式，同一类别的载体也可能由于信息表现手法的不同而在保管要求上各有侧重。而现今对纸质档案的保管技术显然不适合或不能满足各种样式的实物档案的保管需要，保管技术的不成熟成为制约实物档案保管工作发展的一个瓶颈。

二、加强实物档案保管工作的几项措施

在明确实物档案保管特点的基础上，应采取相应的手段和措施对已有的实物档案进行妥善有效的保管，笔者认为可以从以下几方面着手：

1、加快相应的规范和体制建设，构建实物档案保管的标准体系

依据现代化的工作流程理念，要切实加强实物档案的保管必须做到规范先行，以明确的管理和操作规定统一各职能部门的相关工作，夯实整个保管工作基础。从现阶段实物档案保管的实际来看，首先，必须完善收集标准规范。由于实物档案概念外延的模糊性，近几年来档案馆和博物馆都将实物档案视为己有并不同程度地加大了收集的力度，导致一些档案馆盲目地扩大馆藏，给保管工作带来极大的负担。对此，有必要以标准和规范的形式明确实物档案的收集范围，在兼顾馆藏和保管条件的前提下，做到“有档可归、有档不归”，立足现有资源最高效率地维护实物档案的完整与安全。

其次，加强实物档案保管技术规范的建立。在理论研究的基础上尽快建立保护技术的相关标准是指导目前实物档案保护工作的关键。载体的特性决定实物档案的保护不能再沿用纸质档案的技术方法，不同的载体材料对保管环境和条件的要求不尽相同，实物档案载体本身的多样性无疑加大了相关技术标准制定的难度，并在事实上已成为档案工作者当前面临的亟待解决的一个重要问题。

2、对实物档案进行科学分类及合理鉴定

由于实物档案载体材料繁杂且形态大小不一，给档案管理带来诸多不便。为使保管工作尽可能合理，应着重做好以下两方面的工作：

第一、对实物档案进行科学分类。分类的标准多种多样，可根据归档单位、档案反映的信息内容等将其分为不同的类别，但从延长档案寿命的角度而言，将同一载体材料的档案归为一类较为合理，这也是在档案部门实际管理中较为普遍的分类方法。

第二、对实物档案进行准确合理的鉴定。对于实物档案的鉴定必须密切结合档案产生的背景环境，从内容和载体两方面入手进行评价。不同价值层次的档案可按照永久或长期保存、暂时保存、销毁等不同方式进行处理，以确保馆藏档案的质量。特别是对于一些价值不高、体形较大的档案必须坚决予以销毁。从某种程度上讲，加强档案的鉴定也是提高实物档案保管效率的一个重要途径。

3、加强实物档案保护技术的研究

实物档案信息内容完全依附于载体而存在，特别是一些经雕刻、铸造等工艺处理的奖杯、牌匾等，其信息更是由载体的变化而表现出来。由此可见，保护实物档案的重点应定位在载体保护上，而要延长载体的寿命其保护技术的成熟与否是起决定性作用的关键之所在。首先，要注重实物档案日常保存环境的研究。档案在进馆后绝大部分时间都储存在库房中，周围环境的温湿度、光照强度和清洁度等都会对档案的寿命产生重大的影响，如库房湿度、虫霉等对实物档案载体特别是某些木质档案影响显著。为此，合理准确地控制保管环境仍是档案日常维护的核心工作，也是确保档案得以长期保存的根本条件。

其次，必须特别关注实物档案展览时的技术保护。实物档案直观鲜活的外部特征使得它在各种展览中频频出现，高频率的展览对档案本身将造成不同程度的损伤，并且在实物运输过程中也极有可能导致档案的毁坏，这些都需要在利用过程中采取相应的保护措施加以防范。

再次，应加强实物档案修复技术的研究。大多数被接收进馆的实物档案都具有较高的历史价值，其中部分档案载体本身就是价值的最鲜活体现。若实物档案遭到破坏，很可能由于其制成材料或制作工艺等方面的原因造成档案载体修复的困难，进而致使档案信息难以还原。因此，档案保护工作者还必须深入研究实物档案各类载体制成材料及相关制作技术，有针对性地开展档案修复工作。

4、强化相关人员的保护意识，提高保管人员的业务素质

由档案工作人员和利用者共同构成的主体一直以来都是左右档案安全保管的根本性因素，对档案的“生死存亡”起着决定性的主导作用，当然实物档案的保管也不例外。为此，首先有必要强化相关人员的保护意识。它要求档案工作人员在对档案进行日常维护和操作处理的过程中时刻注意对实物本身的保护，严格遵守相关的制度规范和操作流程，不得随意或擅自对档案进行违规或不正当的处置。此外，特别值得一提的是，无论是在何种利用场合，主办方都必须在提供利用之前对用户进行必要的保护知识教育，尽可能减少在实物档案参展或外借过程中由于人为因素造成的碰伤、丢失等事故的发生。其次，作为一名合格的档案工作者，在精通业务知识的同时，还必须熟悉与档案相关的历史、文化等背景知识。就实物档案的保管而言，这点显得更为重要。对各实物档案所反映和展现的历史事实和相关背景的掌握不仅是档案保管工作的实际需要，更是确认档案保存价值的必要条件。换句话说，了解和掌握档案的产生环境和所反映的历史等背景知识已成为实物档案保管工作中必备的一项重要内容。

参考文献：

1、段振强： 《为实物档案定个位》，《北京档案》2006年第1期。

2、王世强：《谈谈实物档案的管理》，《兰台世界》 1998年第3期。

3、南献德：《反“实物档案”论》，《中国档案》1997年第9期。

篇5：会计档案保管清册(模版)

起止卷号：起止：

保管人：册

财务负责人签字：档案保管人签字：

说明：

1、案卷号：指会计档案案卷在本册案卷目录中顺次排列的序号。

2、类别：主要指会计档案的种类。如：会计凭证、会计账簿、财务报告及其他。

3、起止日期：指案卷卷内最开始启用的时间到最后终止使用的时间。如：1996.1.1－1996.12.31。

4、凭证编号：填写记账凭证的编号。

5、卷内张数：主要指综合后凭证、账簿、财务报告的页数。

6、保管期限：指案卷封面上注明的保管期限。会计档案的保管期限一般有：永久、长期、25年、15年、10年、5年等。

7、已保管期限：指会计档案形成至移交时，已保管的期限。

篇6：会计档案保管的规定

（1）一般包括：

1.会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

2.会计账簿类:总账，明细帐，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

3.财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告（包括会计报表、报表附注及财务情况说明书等).4.其他会计资料类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。

根据规定，各单位的预算、计划、制度等文件材料属于文书档案，不属于会计档案。

（2）1.永久保存的会计档案有：会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及年度财务报

告、财政总预算、行政单位和事业单位决算、税收年报（决算）。

2.保管25年的会计档案有: 现金和银行存款日记账；税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账。

3.保管15年的会计档案有：总账、明细账、日记账和辅助账簿（不包括现金和银行存款）；会计移交清册；行政单位和事业单位的各种会计凭证；各种完税凭证和缴退库凭证；财政总预算拨款凭证及其他会计凭证；农牧业税结算凭证；会计档案移交清册。

4.保管10年的会计档案有：国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证；各种收入机关编送的报表；财政总预算保管行政单位和事业单位决算、税收年报、国家金库年报、基本建设拨贷款年报；税收会计报表（包括票证报表）

篇7：会计档案的保管和销毁办法

第一条

各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第二条

会计档案是指会计凭证，会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

（二）会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐薄。

（三）财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存孤会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第三条

各单位每年形成的会计档案，应由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第四条

本单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。第五条

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计终了后的第一天算起。第六条

本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。第七条

保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁。

（一）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称。卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案了销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

第八条

保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单位抽出立卷，保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

第九条

采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。

具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。第十条

单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管，法律、行政法规另有规定的，从其规定。第十一条

单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定输交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅，复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定输交接手续。第十二条

单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

第十三条

建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在输竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定输交接手续。第十四条

篇8：浅谈会计电子档案的保管

一、会计电子档案的特征

1、会计电子档案对环境的依赖性强。会计电子档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统，会计电子档案的储存对周围环境要求苛刻。磁性介质对环境的要求较高，不仅要防水、防火，还要防尘、防磁，而且对温度还有一定要求，从而增加了数据的脆弱性。如果不在数据安全方面加强管理，则数据丢失和毁损的可能性较之手工会计系统大大提高。

2、会计电子档案缺乏直观可视性。传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计电子档案必须在特定的计算机硬件和软件环境中才能可视。数字化的特征使会计电子档案缺乏视觉的直接感染力，导致会计电子档案与会计信息使用者之间缺乏人性化的和谐关系。

3、会计电子档案具有技术性。技术文档主要是指与会计电子档案的设计和使用密切相关的技术性文档，解释会计电子档案的设计和运行情况。技术文档主要分为开发性技术文档和使用性技术文档。开发性技术文档主要描述会计电子档案系统开发过程中的各种分析、设计情况。使用性技术文档主要用来指导用户对会计电子档案系统进行操作、利用。

4.会计电子档案管理缺乏有效的安全与保密措施。从电子数据的数据结构来看，电子数据具有数据高度集中的特点，因而非常容易泄密。传统会计实行纸质档案管理，在网络时代，新型磁性介质档案管理将取代纸质档案管理成为新的管理方式。电子数据是以数字编码的形式存储在各种磁性介质上的，而磁性介质不但体积小而且存储容量大，因此电子数据资料非常容易泄密，并且泄密的危害性大、范围广、涉及的时间长。

二、目前会计电子档案管理存在的问题及成因

1、会计档案载体：电算化会计虽已实施，但因为实施时间不长，财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。没有建立专门的电算化会计档案保护制度;从而影响会计档案的完整性。

2、缺乏必要的计算机维护、网络安全人才：电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。

3、对会计电算化本身理解的偏差：多数企业的会计人员，仅仅将电算化看成自动运算做帐的工具，而忽视了它本身所应包含的管理会计分析、预测、决策等功能，从而心理上缺乏对会计电算化档案管理的重视。档案管理工作尚未引起有关领导的重视，对归档工作重视不够，档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，妨碍了电子文件、数据的归档。

4、会计档案管理制度不完善：由于电算化会计档案更易在不知觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度，没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。同时由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，而且是将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。

三、会计电子档案的保管措施

（一）建立严格的内部控制制度

内部控制制度是指一个企业或单位为了保护资产的安全性、会计资料的准确性和可靠性、提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内部采取的一系列制度、方法和手续。与传统内部控制相比不同的是，会计档案信息化要求内部控制的范围相应扩大，其中包括一些手工会计系统中没有的控制内容，如对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等。会计档案信息化要求内部控制的手段更加多样化，程序化控制是其主要的控制手段。不难看出，保证资料准确、可靠是内部控制的主要目的，内部控制制度可有效地保证会计电子档案的安全和可靠。

（二）建立授权操作制度，实行岗位专人专职制度，避免越权操作

根据责、权、利、效相结合的原则，对不同的岗位赋予不同的权限，可设立系统主管、管理员、操作员等岗位。不同的岗位有不同的职责，在会计电子档案管理中负有不同的责任。同时，同级岗位之间负有一定的牵制和监督作用。岗位的职责应明确，既不能出现管理的盲点，也不能出现职责的交叉和重复。采取不相容职责相分离的措施，严格岗位责任制。设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防会计电子档案毁损、丢失和泄密。

（三）降低会计电子档案毁损和丢失的风险

数据大量集中地存储于磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质中, 一旦发生火灾、水灾、盗窃这类突发事件, 就可能使全部数据丢失和毁损, 保证存储介质的物理性能不改变, 以提高电子数据的稳定性。电子档案室应安装温度感应设备, 一旦有火灾发生, 可及时报警。会计电子档案室应选择在干燥防水的地方, 并远离易燃品堆放地, 周围应配备相应的防火器材, 防止水灾、火灾的发生。会计电子档案室应远离磁场, 防止电子数据被磁化, 导致会计电子档案的丢失和毁损。会计电子档案室应经常保持清洁卫生, 以防虫蛀。会计电子档案室应保持通风透光, 并有适当的空间、通道和查阅的地方, 以利于查阅。采用电子计算机进行会计核算的单位, 应当将打印出的纸质会计档案和会计电子档案一起保存。

四）实现会计电子档案多备份管理的规范化和制度化

会计电子档案的备份和恢复是保证会计数据安全、准确、真实的重要措施。会计电子档案管理人员应养成数据备份的习惯，同时注明备份时间和操作员的编号;会计电子档案管理人员应根据会计数据业务量的多少定期对这些档案进行检查和拷贝，以防止因磁性介质的毁损而使信息丢失。对会计电子档案应定时进行双备份或多备份，备份数据和原件数据不能存放在同一地点，分别设在不同的地点存放。实现会计电子档案多备份管理的规范化和制度化，所有备份的会计档案数据最好用质地优良的光盘刻录，以保证数据的安全。年终要将当年形成的所有会计电子档案信息整理归类，并标明日期、内容目录、备份人姓名等内容，用于存档的光盘还需系统管理员和财务负责人签名。由于当前软件技术的局限性，由低版本操作系统生成的会计信息在新系统中不能正常运行，如不能及时将备份数据归档和保留形成会计文件数据的背景信息，势必导致旧系统中形成的文件在新系统中不能被解读，将造成大量数据资源的浪费和信息管理活动的盲区，带来巨大的损失。

五）定期对会计电子档案进行检测，及时做好数据维护工作

要采用等距抽样或随机抽样的方式定期对会计电子档案进行检测。检测的主要内容为: (1) 进行外观检查, 确定存储介质表面是否有损坏或变形, 外表涂层是否清洁以及有无霉斑出现等。 (2) 进行逻辑检测, 采用专用检测软件对会计电子档案进行读写校验。对于在检测中发现有差错的存储介质, 要及时进行修正或更新。 (3) 要健全检测、维护的审批、登记管理工作, 进行检测、维护要经过审批, 审批、检测、维护等资料要归档保留, 严禁随意进行数据恢复和拷贝。

摘要：随着会计电算化在会计领域的应用和普及, 会计电子档案的管理显得越来越重要, 但在管理过程中出现了许多问题, 本文主要论述了目前会计电子档案管理存在的问题、成因及相应的保管措施。

关键词：会计电子档案,电子数据,内部控制制度,多备份管理

参考文献

[1]、毛奕主编:《电算化会计》, 首都经济贸易大学出版社, 中农业大学出版社, 2002年3月

[2]、廖洪编著:《会计制度设计》, 中时代经济出版社, 2000年3月

[3]、烨子编著:《会计业如何做细》, 中对外翻译出版公司, 2002年2月

[4]、王俊生主编:《基础会计学》, 中财政经济出版社, 1997年9月

[5]、孙莹玮:《档案信息电子化管理现状分析》,

篇9：中国人民银行会计档案保管期限

（一）永久保管的会计档案

1、本级及汇总全辖会计决算报告

2、全国发行基金印刷、销毁、库存、流通中货币及货币投放、回笼情况的统计资料

3、国债兑付结束报告表、已兑付国债销毁表、国债收款单清理、移交后形成的各类报表、文字说明

4、国债收款单挂失、转移登记簿和国库券收款单抄本补发登记簿等其他属于永久性保管的国债登记簿及报表

5、会计档案保管及销毁清册

6、账户开销户记录

7、机构变动交接清册

8、有权机关扣划书

9、账销案存记录

10、其他需要永久保管的档案和有关材料

（二）保管15年的会计档案

1、会计凭证及附件

2、总账、分户账、日记账、余额表等辅助账簿

3、本级及汇总全辖月度、季度会计报告

4、重要单证和重要印章的领发、保管和缴销登记簿

5、会计人员交接及会计档案移交清册

6、其他需要保管15年的档案和有关材料

（三）保管5年的会计档案

1、下级行上报的会计报表

2、密押表使用、保管记录

3、对账回单

4、联行或支付系统往来核算资料

5、已处置的固定资产卡片

6、全辖发行基金出入库日报表、月终日发行基金库存券别报表、残损人民币销毁表

7、各级国库的预算收入日报表、国债兑付日报表、库存日报表和余额表

8、支付系统与国库内部往来查询查复书、查询查复登记簿

9、各级国库的不定期报表

10、货币金银部门各类凭证、传票及通讯异常时下级行上报的纸介质电报

11、其他需要保管5年的档案和有关材料

（四）保管3年的会计档案

1、流水账

2、日报表

3、不定期报表

篇10：保管会计档案岗位职责

【笔记整理】2018年会计从业资格证《会计基础》考点：会计档案的保管

2018年会计从业资格考试各地时间都不相同，考生要决定备考，就要争取一次性通过考试！小编整理了一些注会计从业资格考试的相关资料，希望对备考生有所帮助！最后祝愿所有考生都能顺利通过考试！会计档案的保管

一、会计档案的归档

1.各单位每年形成的会计档案，应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订。

2.当年形成的会计档案，在会计终了后，可暂由本单位财务会计部门保管1年。保管期满之后，由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案管理部门保管;未设立档案管理部门的，应当由财务会计部门内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

3.档案管理部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财务会计部门和原经办人共同拆封整理，以分清责任。

4.对会计档案应当进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

【例题·判断题】当年形成的会计档案，在会计终了后，可暂由本单位会计机构保管五年。()

[答疑编号1670090103]

『正确答案』×

二、会计档案的保管期限

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计终了后的第一天算起。

表9-1 企业和其他组织会计档案保管期限

表9-2 财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表

总结：(主要了解企业的)

1.永久：会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及财务报告;

2.25年：现金和银行存款日记账;

3.5年：固定资产卡片账在固定资产报废清理后保管5年、银行存款余额调节表、银行对账单;

4.3年：月度、季度财务报告;

5.15年：其他。含所有会计凭证、总账、明细账、日记账和辅助账簿(不包括现金和银行存款日记账)、会计档案移交清册。

【例题·单选题】下列说法正确的是()。

A.会计档案销毁清册需要保管15年

B.银行存款余额调节表需要保管5年

C.固定资产卡片应保管15年

D.现金日记账需要保管15年

[答疑编号1670090104]

『正确答案』B

三、会计档案的查阅和复制

1.各单位保存的会计档案不得借出。

2.如有特殊需要，必须经上级主管单位批准，在不拆散原卷册的前提下，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。

【例题·判断题】会计档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，在不拆散原卷册的前提下，经本单位领导批准，也可以外借。()

[答疑编号1670090105]

『正确答案』×

四、会计档案的销毁

保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：

1.编制会计档案销毁清册

(1)会计档案保管期满需要销毁的，由本单位档案部门提出意见，会同财务会计部门共同进行审查和鉴定，并在此基础上编制会计档案销毁清册。

(2)会计档案销毁清册是销毁会计档案的记录和报批文件，一般应包括的内容有：会计档案名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁日期等。

(3)单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见。

2.专人负责监销

(1)销毁会计档案时，应当由单位的档案机构和会计机构共同派人监销;

(2)各级主管部门(国家机关)销毁会计档案时，还应当有同级财政、审计部门派人监销;

(3)各级财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派人监销。

监销人在销毁会计档案前应当按照会计档案销毁清册所列内容，清点核对所要销毁的会计档案;销毁后，监销人应当在会计档案销毁清册上签章，并将监销情况报告本单位负责人。

3.不得销毁的会计档案

(1)保管期满但未结清的债权债务原始凭证以及涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，而应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。

(2)正在建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案也不得销毁。

【例题·多选题】下列有关会计档案销毁的表述中，正确的有()。

A.会计档案销毁时应由单位档案机构提出销毁意见

B.会计档案销毁时应当编制会计档案销毁清册

C.会计档案销毁时单位负责人应当在会计档案销毁清册上签署意见

D.会计档案销毁时应由档案机构和会计机构共同派员监销

[答疑编号1670090106]

『正确答案』ABCD

【例题·单选题】某市财政局销毁保管期满的会计档案时，应由()派人监销。

A.该市上级财政主管部门

B.该市纪检监督部门

C.该市审计部门

D.该市档案管理部门

[答疑编号1670090107]

『正确答案』C

【例题·判断题】会计档案的保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类，从会计终了后的第一天算起。()

[答疑编号1670090108]