外贸部门工作流程

外贸部门工作流程（共8篇）

篇1：外贸部门工作流程

外贸部工作流程和制度

1． 客户的询盘，一般在下订单之前，都会有相关的询盘给业务员。在收到客户询盘后，需在第一时间里回复，若有客户需求具体提供报价或需找样的询盘，需在收到询盘后马上发函于客户，告知客户会在什么时候报价，何时能够提供样品，原则上应在半小时内报价，最迟不能迟于下半个工作日，找样最迟不低于一天时间，以此高效服务才能赢得客户。

2． 对于客户需求打样的，要按具体要求，制出书面打样单，打样单上严厉清楚概括，货号，原料，颜色搭配和做法，打样单由外贸部经理签字后，方能布置打样。样品完成后需细心审核样品，寄出前，必需摄影存入电脑档案。若是新客户，样品能否向客户收费，收多少，快递费是预付照样到付，需请示经理，由经理决议。总的原则是：若是少数样品，样品免费，运费到付。如样品数目较多，应思索样品收费，运费到付。3． 严厉掌握核价单，准备地报出美金卖价，需制作一份报价单，详细列明布料的规格递交业务部核算坯布价格，报价单为一式二份，业务，外贸部各存底一份以备订单签署后作为与业务核算依据。美金卖价确定后，准则上必需经外贸部经理审核后，方能对外报价，单个客户提出佣金要求的，业务员必需把工作前因后果向直属总经理汇报请示清晰，由总经理决义可否操作。4． 积极主动与客户坚持联络，促使客户及早下订单，样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否收到样品，确认客户收到样品后，应立刻发信给客户，十分谦让的讯问客户对样品的评价，讯问客户能否有下订单的意愿。5． 确定付款方式：汇付，托收和信用证三种。如果是T/T付款，要确认定金已经到账，要坚持30%预付定金的原则，如果是放帐或通过银行D/P，D/A等方式收汇等，需公司领导确认同意，在考虑是有长久贸易伙伴可以实行。如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后业务员应该仔细审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其它可能的问题，如有问题应立即请客户改证。采用LC收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付，采用TT收汇的，在取得提单后马上传真给国外买方付款，确认收到余款后再将提单正本及其它文件寄给国外买方。如果TT收汇的，要求收全款才能做装箱，要等收款后再安排装箱，拿到提单后可立即寄正本提单给国外客户。6． 外贸部收到订单后，首先要做出业务核表，按出口合同审核表的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明，合同审批需附上客户认单件。审核表由业务员签名，部门经理审批，再交总经理审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经总经理与外贸部洽谈审批后才行。合同审批后制成销售订单，交给跟单员跟进。业务人员在收到及确认预付订金到款后方可下达生产通知，通知生产部门排产。

7． 业务员应一直树立“订单就是敕令的企业理念，客户下单后，业务员应在第一时间整理出订单，并立刻下发到有关部门。组织安排货源和跟踪生产进度，及时汇报给客户生产进度，产前色样最终与客户核对，由客户签字后发放于染厂。若有客户交待不清的，应立刻发电子邮件与客户书面确认。8． 对于客户的款项安排，严格要求控制在30%及30%预付定金，以减少不必要的风险，客户的货款必是在收到已扣除银行手续费的货款，在客户汇款前需跟客户阐明。

9． 验货：在交货期前一周，通知跟单员验货，如客人自行验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知仓库。如果客户指定由第三方验货公司验货的，在交货两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货前安排好时间。

10． 进出仓：货物到达公司仓库前，通知仓管到货时间和递交送货清单，仓管员凭送货清单核对商品点数进仓，并由仓管指示并协助搬运工按已定的位置将商品逐一摆放好。货物出仓前递交仓库一式二分发货清单，并同仓管协助安排搬运工及点数。货物装卸完毕后，由仓管开具放行单，放行单上注明货总数量，出仓时间和发往地，注明装柜柜号，司机姓名和联系方式，必要时需要司机签字。

11． 应在出货前一个星期内，制备基本文件，装箱资料，制作出口合同，商业发票，装箱单等文件，如果没有收完货款，经有总经理与客户商量批准后方可出货，在做商检之前，需与总经理协商该批货物的单价，米数和金额，以求最大化的取得出口货物的价值。

12． 租船订仓：如果跟客户签订的是FOB 条款，通常由客户指定运输代理公司或船公司，应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少三天以前，以及船期能否达到客户要求的交货期。应在交货期一周之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船三天前可拿到定仓纸。

13． 如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人，如客人不同意时要另选客人认可的船公司，开船前两周书面定仓，程序同上。如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位，拿到入仓纸时，还要了解结关时间，入仓报关要求等内容。14． 安排拖柜：货物做好后并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜，拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签订协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料： 定仓确认书，放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行及装船口岸等。船公司或其代理人必须在收取运费后发给托运人运费预付的提单，如属到付运费货物，则在提单上注明运费到付，由船公司卸港代理在收货人提货前向收货人收到。

15． 收取海运提单及其它运输文件： 最迟在开船后二天内要将提单补料内容传真给船公司或货运代理，补料要按L/C或客户的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。督促船公司尽快出提单样板及运费帐单，仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客户确认，要先传真提单样板给客户，得到确认后再要求船公司出正本。及时支付运杂旨，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件，支付运费应做登记。货物发柜后七天后，向货代公司索取报关单,与出口代理协商需开票总金额, 向财务部递交开票资料.16． 制单结汇交单给出口人，在信用证到期前和交单期限内向指定银行提交符合信用证条款规定的单据。这些单据经银行确认无误后，根据信用证规的付汇条件，由银行办理出口结汇。货物装运后，由进出口公司即应按照信用证的规定缮制和备妥各种单据，包括汇票，出口发票，运输单据和保险单以及其它合同或信用证规定的所需结汇单证单据。在信用证规定的交单有效期内，将各种单据和必要的任证送交指定的银行办理要求付款。承兑或议付手续，并在收到货款后向银行进行结汇。

篇2：外贸部门工作流程

今年以来，XX县对外贸易公司认真贯彻落实党的十八大精神和实践科学发展观，继续艰苦奋斗精神，强化队伍建设、抓好市场营销、确保安全质量，细分职责，强化管理，解放思想，狠抓落实，开源节流、增收节支、大胆开拓，勇于创新。全公司上下一心，共谋发展，取得了较好的成绩，为企业在转型发展的道路上开创了一片新的天地。现将20xx年工作作如下总结：

一、年度目标完成情况和其它成绩

20xx年在公司领导班子的带领下，外贸公司全体员工齐心协力，对内加强管理，为发展打好基础，对外大力加强市场营销，以发展促巩固，调整营销策略，多元发展，为公司今年工作目标和经营指标的完成奠定了基础。

1、完成全县外贸进出口总额1180万美元。

2、外贸建材市场完成销售额5000万元，入驻经济实体42户，形成了以家居生活建材、节能环保、矿用机械、电子科技、名优土特产品、出口产品展示为主的商业流通基地，为大中专毕业生、下岗职工、农民工和社会人员提供就业岗位近300个。

3、成立XX县家政服务行业协会。

4、加油站前期工作基本完成，各种资料已递省相关部门。

5、无烟煤滤料出口基地工作前期筹备，多次进行市场调研和实地考察，就商家所需资料、样品已全部报送。

6、全年完成房屋出租收入65万元。补缴上欠职工养老金38万元；雨季之时，维修房顶、内外墙计2500多平方，维修费用计5。5万元。

7、职工收入有所提高，比上年提升50%。

8、增收节支情况：各项费用比去年减少10%。

9、完成了向市级、县级的XX市外向型经济发展外贸公共发展服务平台、20xx年度城乡一体化配送中心、商贸流通服务平台的申请和资料报送以及创孵基地建设，得到上级扶持资金85万元。

二、采取的主要措施

1、以人为本，构建和谐，企业面貌焕然一新

坚持正确的政治方向，全面贯彻落实党的十八大精神，加强党组织建设，发挥党员干部的模范带头作用。按照公司支部今年的工作计划，公司成立了中心学习组，每月组织党员干部进行党课学习，大力提倡廉洁奉公、恪尽职守，坚决执行党中央“八项规定”，狠刹“四风”。通过政治理论学习，党员干部的思想认识和管理水平有了明显的提高，在实际工作中他们以身作则，从现在做起、从部门做起、从点滴做起，处处起到表率作用。“以人为本”是企业永恒的经营之道。员工是企业的财富，只有真正的关心员工，充分保障员工的利益，才能让员工努力工作，积极发挥主观能力性，为企业创造财富。今年，公司坚持“以人为本”的经营理念，按照年初提出的“以人为本、构建和谐环境，促进公司可持续发展”的工作指导思想，以改善和提高员工的待遇，将员工打造成为对公司对社会有用的人作为自己的使命。一方面大力发展经济，提高物质基础，今年员工的工资待遇有了明显增长，大大增添了干部职工的工作干劲；补缴了多年欠交的职工养老金，解决了所有职工退休的后顾之忧；维修房顶、院外墙两千多平米，为公司和市场创优了工作环境。一方面加强思想教育，增加精神食粮，充分利用公司的各种平台，努力营造和谐的企业环境。

2、领导重视，形成合力，促使外贸各项工作上新台阶

从一把手开始，一是关注公司建材市场的招租，二是关注政府扶持项目。由上到下形成领导高度重视、关注和支持发展，下级积极配合和完成的系统模式。领导及时果断地进行协调并做出正确决策，特别是领导能够集中精力抓招商引资和项目收集工作，为企业排忧解难，抢抓机遇，多方寻找出路。一年来，在公司领导及全体职工的努力下，开源创收，增收节支，全年共报送项目七个，实现收益85万元。

全面推进无烟煤滤料出口基地的前期筹备工作。行程上千公里，对全县所有滤料厂家进行排查走访，调查分析，编制可研方案，积极参加全国省市各大出口信息分布会，递交资料上百份，通过电子商务和物流渠道发送规格样品20多家，参加各种交易活动十余次，初步达成合作意向。

为促进外向型经济发展，保持对外贸易的稳定增长，使用好我市外向型经济发展资金，尽早发挥扶持政策的作用，遵照国务院第135号和省政府第101号文件要求，重点支持中小企业开拓国际市场、境外参展，鼓励企业通过国内外认证，培育自主品牌，走出国门办企业，发展境外营销网络，促进产品质量提高和出口结构调整，支持科技兴贸、机电铸造出口基地建设以及农轻纺劳动密集型产品出口等。我公司积极参与，组织职工学习和领会精神，指定专人向XX市递送了此项申报资料，与此同时报送了XX县商贸流通服务平台和20xx年城乡一体化配送中心等建设项目的申请，得到了上级相关部门的大力支持和帮助。

由于领导重视，措施得力，工作到位，推进了XX县家政服务行业协会的成立，带动105人社会劳动力就业。并完成了加油站前期建设的基本工作，各种资料已递省相关部门。

3、转变职能，强化服务，创建了阳城外贸建材城创业孵化基地。

20xx年7月，根据XX县人民政府20xx[78]号文件精神，我公司申请了XX县创业孵化基地，成立了阳城外贸建材城创业孵化基地，按规定和规格制作了基地各种宣传版面和牌匾，成立了专门的服务机构，配设了创业培训部、融资服务部、事务代理部、创业指导部、后勤服务部五个部门，以政务代理、创业培训、信息咨询、开业指导、技术支持、融资服务、人才引进、事务代理、法律援助为服务内容，转变工作职能，全心全意为外贸建材市场提供服务。20xx年9月7日，召开了全体商户会义，正式启动创业孵化基地。五个部门密切配合，各司其职，收集市场所有商户的资料，分析他们的经营状况，引导和帮助商户办理工商、税务等相关证件70余人次，组织带领商户参加县人社局的创业就业培训，帮助入孵对象办理失业证37个，创业培训合格证32个。目前，基地已落实完成32家商户入孵。

4、立足市场，加强扶持，大大激励了广大商户的创业热情和信心。

积极为入驻商户提供优良发展环境，实行24小时安保值班，做到白天有人维持秩序，晚上有人巡逻值班，监控24小时无死角不间断。加大消防器材和工程建筑设施的检测。严格管理，杜绝市场发生寻衅滋事、打架斗殴、盗窃等事故。一年来，市场没有发生一起不安全事件。公司积极XX县广电局进行沟通协商，外贸建材市场所有入驻商户，每做一日电视飘字广告，享受100元补贴。多次邀请银行来公司对商户考察调研，并培育市场信用商户18家，获得短期流动资金贷款160万元。加大政策扶持力度，根据入孵基地政策，积极和人社局取得联系，为入孵商户争取贴息贷款和租凭场地补贴。目前一切手续正在办理过程中，力争在今年年底将给商户一一兑现。

篇3：外贸部门工作流程

一、当前我国外贸企业在进口业务方面存在的风险和现状分析

1. 我国外贸企业在进口业务方面存在的风险

在当前经济不稳定的前提之下, 我们也必须清楚的看到国际贸易当中不可规避的风险存在。中国多年来都是作为出口大国, 外贸企业由出口转变为进口实际上也是需要引起高度重视的, 也必须针对一些风险的预估和判断来尽可能的降低损失, 尽可能地为自身的利益考虑。自从金融危机爆发之后, 各国乃至全球的经济环境都处于比较紧张的状态, 对于经济的预判很多时候也与我们预估的差距很大, 一些作为进口商的国家为了最大程度上降低自身的损失, 它们在与出口国签订协议之后, 由于资金不到位, 资金链断开等原因总会拖欠贸易金额或者是尽可能地无中生有找出问题来为难出口国, 将所有的风险都在最大程度上转嫁给出口国, 而我国正是因为如此, 受到了许多的经济损失和伤害。而近些年来我国的外贸企业作为进口国, 在国际贸易和经济交流当中, 出现的风险以及“交学费”受教育的现象屡见不鲜, 这就充分地为我们敲响了警钟, 在外贸进口当中不引起足够的重视, 对于外贸企业自身是有非常大的影响和损失的。

2. 我国的外贸企业开展的进口业务

一般而言, 我国的外贸企业开展的进口业务主要分为以下的两种, 第一种是代理进口业务, 第二种是自营进口业务。很多时候我们并不清楚这二者的区别, 并没有找到切实可行的营销对策, 进而使得我国的外贸企业被至于困境。先来说第一种, 外贸企业担任的责任和职责实际上就是受托方, 他们接受国内委托方的委托, 代替他们进行货物的进口贸易, 实际上就是代理人的责任和角色。而第二种则是体现外贸企业自身的自营能力, 他们自己联系和寻找国内外的一些客户, 并且代理一些进口货物直接销售给国内的客户。

这两种模式都是最近几年我国的外贸企业开展的进口贸易活动的类型, 很多的人认为第一种对外贸企业是非常有利的, 外贸企业不用承担任何的风险, 只要不存在垫资的现象, 风险就全部都推给了委托方, 而第二种相对风险高一些, 收益也会多一些。

二、外贸企业进口业务内部控制流程的几点建议

1. 财务管理需要提前到业务开展阶段

财务管理需要提前到业务开展阶段, 这一观点主要就是针对外贸企业的一种业务方式, 也就是我们所说的代理进口业务。这就要求我们外贸企业在与委托方进行贸易签订之前, 一定要详细的了解委托方的相关信用, 经济实力, 诚信状况等多个方面, 并且, 针对委托方提供的资金状况进行必要的分析与限额定夺。做好风险的控制工作, 避免委托方自身将风险无限制的扩大, 进而对我国的外贸企业带来很大的风险。

2. 在进口提单之前, 要将账务处理的时间点提前

提单, 是指在贸易活动开展之后的一项物权凭证, 提单充分说明一项新的债务的形成。所以, 账务处理一定要在提单之前, 这样就可以保障外贸企业进口业务自身的安全性, 所以, 要将账务处理的时间点提前。

3. 将对于物流信息的关注放在仓储之前, 确保整个物流体系的完整

企业每一项进口业务都跟商品运输有着非常紧密的联系, 商品运输是业务流程中非常关键的环节。所以, 物流在商品运输过程中起着不可或缺的作用。从货物的入库, 到后来的存储以及最后的运输, 都需要物流参与。

三、结束语

外贸企业的进口业务是近些年来我国新推出的对外贸易, 外贸行业改变传统的出口导向, 改为以进口为主要贸易来源, 这对于初入世界市场的外贸企业来说是非常大的挑战。并且最近一些年我国的外贸企业在国际贸易竞争当中遭遇的风险屡见不鲜, 对我国外贸企业自身带来了很大的冲击。

参考文献

[1]平焱.外贸企业进口业务内控流程分析[J].国际商务财会, 2013, 04:35-38.

[2]席宁.对外贸进口业务的财务风险管控[J].商业会计, 2009, 02:40-41.

[3]崔保成, 刘树林.外贸企业进口技能的指标体系研究[J].国际商务 (对外经济贸易大学学报) , 2010, 03:38-45.

[4]吴浩波.基于外贸企业的国际贸易风险管理研究[D].安徽大学, 2010.

[5]常雨忠.外贸企业汇率交易风险管理研究[D].南昌大学, 2010.

篇4：外贸部门工作流程

关键词：外贸函电；单元授课；综合授课；分角色扮演

1.外贸函电教学中存在的不足

1.1 教学手段落后、教法单一的现状

外贸函电课程是通过介绍英文信函的结构、常用句型、固定的短语表达等来培养学生商务英语信函的写作技巧及用英语处理进出口业务的能力。因此，大多数教师在授课时侧重讲解整篇信函的结构、信函中所用到的词语、常用句型及短语；然后让学生进行句子的汉英互译练习，按教材给定的信函结构来模拟套写信函。多媒体教室授课、PPT课件和黑板板书的相互结合使用，增加了授课的信息量、让学生对课堂内容有了更好的理解和掌握、学生在练习英语听力、口语和写作能力的同时，可以接触到更多的信函范例。但课件形式的单一，并未改变陈旧的函电教学模式，仍强调老师为主，学生为辅的教学手段和教学方法。

1.2 使用的教材不能紧跟实际操作，不能让学生系统的应对有关外贸流程

现在市场上流通的各种外贸函电教材很多，但大多数都是没有实际操作经验的学院派人士编写的，单一按照中国人自己的写作习惯来编写有关教材，内容陈旧、写作方法和语气与新形势严重脱节、且不注重老外的写作习惯。教师和学生几乎都有按照教材范例模拟写作信函的习惯，因此教师和学生也就继承了这些编者的习惯，使学生到了工作单位进行实际应用或与老业务员接触时，感到课本上所学的知识与现实相差太远。我校多年来所使用的函电教材换了又换，但这些教材的章节设置和信函范例的选择大同小异。都是从介绍商务英语信函的写作特点、商务英语信函的结构开始，然后逐一介绍商务关系的建立、询盘和回复、发盘和回复、还盘和回复、订单和订单的确认、包装、运输、付款、保险及投诉与处理。这些内容并不培养学生进行更深层次思考和具体问题具体分析的实践应对能力。

1.3任课教师存在的不足

任课教师未能区别对待开设外贸函电课程的不同系别和专业，不同专业授课时所选用的教材相同、所做的教学课件、课堂教授和处理问题的方法均相同；任课教师英语水平较差，只注重信函结构、信函中所用到词语、常用句型及短语的讲解，不能最在限度的培养学生的听、说、读、写、译的综合能力；任课教师多缺乏实战经验，故只专注于课本和所学知识的讲授，未及时向学生介绍本专业的就业和行业发展前景，致使学生对外贸行业认识的不够透彻，从而产生迷茫感。

2.外贸函电新教学方法的实施

2.1外贸函电新教学方法的实施条件

2.1.1教材和有关教学案例的选用

现今的进出口业务已从传统的面对面谈判、圆桌谈判发展成了利用电子商务平台进行谈判的新的国际贸易交易模式，很多外贸企业都是利用企业B2B网站来洽谈业务的。因此，我们所选用的教材不应再以传统信函为主，而是应注重新形势下对信函写作的要求。教材和有关教学案例的选用的基本要求如下：

（1）教材的选用

教师所选用的教材在信函内容上应有连贯性，应为同一笔或几笔业务；内容一定要新颖，能和国际贸易的发展形势接轨。从商务关系的建立、询盘和回复、发盘和回复、还盘和回复、订单和订单的确认、包装、运输、付款、保险及投诉与处理都应是针对相同的几笔业务，这样可以让学生真正的体会到国际贸易整个交易过程的连贯性和复杂性，让学生在课堂上也能像在外贸企业一样进行较真实的模拟。

（2）教学案例的选用

所选用的教学案例应能实现课堂到职场的衔接，应真实且能培养学生的综合能力。现在的外贸企业都是利用阿里巴巴、中国制造、环球资源等电子商务平台来实现业务的拓展。因此外贸企业的业务员每天可能会收到来自于不同国家的多封电子邮件询盘，这些询盘的写作方法都不相同，询问的问题也不相同，每个业务员的回复也不相同其后的交易结果也不相同。这样的案例对于我们的老师和学生来说是最宝贵的教学案例，可以足不出校就能达到去企业进行学习和实训的机会。

2.1.2普通教室、多媒体教室到实验室的转换

外贸函电课程的授课教室要实现从普通教室、多媒体教室到实验室的转换。实验室要有足够大的场地，配备一定数量的计算机作为教师和学生用机，电脑的座次最好是面对面的，而不是传统的排列方式，这样更便于学生分组和进行外贸流程的角色定位。电脑上应设置有关图像处理软件，便于让学生进行交流过程中的图片的处理。服务器应为局域网，可支持多用户应用系统的运行。该网通过防火墙同校园网、互联网相连，可供学生查阅各大B2B电子商务平台的有关进出口信息，同时还应配有录像机、投影仪、放像机等设备，从而形成一个现代化电子教学环境，让学生在学校和课堂上都能感受外贸企业所具有的氛围。

2.1.3 任课教师的要求

（1）任课教师应通过培训、进修等方式提高自己的英语能力

任课教师可去有关高校进行专业培训和进修，不仅能提高自身的知识造诣，还能学习到其他高校教师的授课方法和学科最前沿的动态；任课教师可去专业的英语培训机构进行英语的强化训练，使我国贸专业的老师在英语方面向专业英语老师靠拢，增强全英授课的信心和底气，使授课灵活多变、游刃有余。

（2）任课教师应提高实战能力

提高教师实战能力的方法有两种：一是任课教师去外贸企业进行顶岗锻炼，真实的接触和熟悉外贸业务的整个流程，实现理论到实践的质的飞跃，增强老师自身的内涵，使其能应变各种突发事件，我系已有三位老师被派往相对应企业进行了锻炼和学习。二是任课教师可利用网络浏览国内各外贸论坛，搜集较为真实的、教材和各类书籍上难于出现的、外贸业务员在操作具体业务时碰到的各种问题、外贸老江湖对其多年经验的总结等，以低沉本提高任课教师的实战经验和能力。

2.2外贸函电新教学方法的实施流程

2.2.1单元授课的实施流程

（1）任课教师根据教学内容和进度安排，对课程内容进行详细讲解，讲解时间应为本单元课时安排的1/3。

详细讲解内容包括：信函的段落结构、段落之间的衔接句型、信函写作中所用的典型词和固定搭配短语、常用句型等；对典型词和固定搭配短语进行商务用法的扩展；对精讲信函进行语法点的总结；对精讲信函进行客观评价；总结每单元常用的表达句型。

（2）任课教师提供背景材料，要求学生阅读背景材料，对背景材料进行讨论和分析，根据课前分配的小组进行角色分配，分角色进行信函模拟写作。

写作完成后利用局域网将写好的信函发送到指定小组的邮箱，各小组之间进行互评，指出模拟信函对教师讲解的句型和固定搭配的应用率的高低、信函结构是否合理、各段落是否要点清晰等，归纳出各自的优点和缺点。这个环节注重培养学生的团队合作和对课堂讲授内容的实际应用，实现教与学、学与用、课堂到职场的有效衔接。

（3）任课教师对各小组的模拟信函给与点评。

通过点评给与表现出色小组肯定，鼓励其再接再厉；指出表现较差小组存在的问题和不足，对其进行弥补和完善。学生定角色模拟和教师点评阶段时间应为每单元课时安排的2/3。

以询盘和回复为例

①.教师对本单元知识点和内容进行详细讲解

②.给定背景材料

③.全体学生对背景材料进行讨论和分析

④.三组学生定位为进口商、三组定位为出口商

⑤.进口商寄送询盘给出口商，要求进口寄送产品价目表和目录

⑥.出口商对询盘进行回复

⑦.学生进行自评

⑧.教师进行点评

⑨. 学生角色进行互换即进出口商互换位置，重复5-8的步骤

2.2.2综合授课的实施流程

外贸函电课程单元与单元教学内容衔接的紧凑性不强。因此，单元教学目标实现后，应通过综合外贸流程的操作对所学单元的分散技能和目标进行巩固和串接，让学生熟悉外贸函电课程与国际贸易的先设和后续课程的关系，掌握外贸业务的基本谈判能力和流程。

这个过程的具体要求如下：（1）综合外贸流程角色分配后的操作时间应为学期末的4-5周的时间；（2）要求教师给定学生综合外贸流程建立商务关系----询盘----发盘----还盘----接受----签约----包装----运输----付款----保险----异议和索赔所需的资料，资料应包括：每个环节信函的结构、常用句型、学生模拟所需的场景和资料；（3）对学生进行角色分配，要求学生用英语信函能独立完整完成一笔进出口业务。此环节将学生分成两组，分别定位为进口商和出口商进行具体的信函写作、并学习处理在各环节出现的突发问题。要求学生在每个环节的每封信函的写作过程中，要收集收到信函的优缺点、自己对给定场景和资料的理解、对对方回信的处理方法。

2.2.3 教师在实施流程中的作用

（1）在单元授课实施流程中的作用

此阶段教师处于主导地位。课堂授课过程需要的教师的循循善诱，增加学生学习的积极性、加强其对知识点的把握力度。学生刚接触外贸函电的学习，要求教师能够详细对单元的知识进行讲解，指出单元的学习目的与要求、指出教学重点和难点、难点的解决方法、单元知识的结构、重点语法和词句、范例、对学生进行合理化的分组、给予学生所需资料、对学生的学习效果进行评价、给予课后的学习帮助。在模拟练习中，需要教师随时给予角色定位后的学生帮助，给予其鼓励和点评，增强学生参与角色定位的兴趣，提高角色分配的效果。

（2）在综合实施流程中的作用

此环节教师主要起到点评和辅助教学的作用。教师应解答学生模拟练习中遇到的问题、随时处理问题避免问题的积累，对每次课学生完成的工作进行修改和点评、在模拟中不断提高综合能力。

3.外贸函电新教学方法实施的教学效果

新教学方法已分别在外语系商务英语专业和国贸专业实施了一个学期，得到了学生一定程度上认可。学生的学习积极性有了显著的提高、英语水平得到巩固和发展、合作能力得到了锻炼、分析问题和解决问题的能力得到了提高、对外贸实务进行了有效的复习和巩固。具体效果如下：

通过新教学方法的实施，让学生在外贸函电学习过程中不断体验进步和成功、帮助学生建立自信，促进学生综合能力的发展，使之成为实现国际贸易专业培养综合性应用型人才的基石。

参考文献

[1] 郁 璐．略论《外贸英语函电》课程教学方法的改进[J]常州信息职业技术学院学报.2006.04

[2] 矫 萍．外贸英语函电课程教学改革探析[J]教育探索.2009.11

篇5：外贸部门工作流程

一、回想

客户根据这一段时间的分析来说。公司客户应该是由散变精，由胡子眉毛一把抓到稳定产品，稳定供应商的一个过程。从一开始每个业务员选择自己喜欢的产品开始做，到现在只固定按摩椅和经典系列两种产品这是对市场地位，专业的显现，也是业务能做大做强的标志。我也很荣幸的参与了这一过程并成为它的一员。

前一两个月我属于左做做，右做做，对于每个客户的意见都尽心完成。报价迅速，研究出行之有效的方法，而一个月后我就放弃了公司给予的进口商名录。第二个月我放弃了部分产品，第三个月开始注重经典系列，并投身于经典各国外网站的学习。第四个月开始灌输自己的质量理念，并开始定位此产品的高端配置和价位空间。第五个月正式将脑子中各种实验步骤实行于现实，并取得一些小成绩。

二、客户分类

对于客户来说，经典系列以欧洲询盘为多。分布在英国，法国，比利时，西班牙，德国，北欧的丹麦，挪威，瑞典，芬兰以及东欧一些小国家。有部分美国和加拿大的。

客户群分为：零售商/店面 室内设计师 代理商/发行商 少数外贸公司

三、客户总结

我跟随的客户，大概有上百人有问过价，十个潜在客户，已下单的六个。不过还没开始整柜出，因为刚刚开始将客户群锁定经典客户，现在暂时今年计划以跟进现在下单的客户催回单，并收集信息情报以将产品的竞争力扩大化。另外一点就是在网络上跟进宣传力度，并加紧跟进一些现有的客户，对于以前未联系的客户我认为可以花时间尝试一下，但是时间不能太长，最重要是服务现在的客户和交流情报。只有在这个过程里才能学到好的服务技能，并能增强士气，只有这样治本的办法才能让以后的客户流失量变少，让真实询盘变成客户。实际上只是问一个价格的，还不能叫作客户，只有跟你衔接到付款方式，讨价还价等等才能叫客户。而且我可以完全下这样的定义，他们并不担心价格，他们需要强烈服务意识，完全对产品的专业程度，对产品质量的自信以及对业务员和公司的信任。所以对于他们来说，问价是一个考察你业务员，公司，理念，成熟程度的一个完全测试过程，只有通过这层测试才能归于客户一类。所以我觉得对于那些客户也没必要下太大功夫，因为他们采购计划行使之后就已经表明确认了供应商和产品。尤其是发行商，他们也可以买其他产品。再者，对于开店的人来说，他们下试单是为了布置展品，只有他们有客户有兴趣才会下单。而对于室内设计师和部分开其经典发行公司的人来说，他们是已经有客户订货，所以他们下样单也会多一点点，可以肯定他们要求的质量要求是最严的，会比他们的客户更严格。

四、任务

我对于业务量会到多少没有概念，但是我可以预料到这是种良性趋势，但是如果要具体制订出具体计划，每个人都会以手里自身利益来评定计划，至少每个人还不是有着完全长远的眼光，永远的原则是在商言商，无论如何只有响应着对方利益的基础之上才可能有行之有效的方法。不管压力多么大，我个人觉得永远要在灌输理念之后去施压而不是提倡着口头术语，演讲，激愤言辞去形容行使的。无论如何觉得做管理还是需要人文主义而不是愚民政策，因为每个做业务的人都会是信任学，心理学，换位思想的高手。如果可以以想当然，莫须有就能控制到士气和凝聚力还是远远不够的。每一次没有打中要害，就会产生防备和不信任，而且这些我觉得也不需要去理论，因为它属于一个客观的范畴。

五、计划

明年我会着重推LC2，三角几，EAMES（价格，质量优势）

巴塞罗那椅（质量优势）

皮/布 SWAN & EGG CHAIR 市场优势，做的人少

躺椅，巴塞罗那桌等为辅助

而且现在已经有比较清晰的理念和好的报价单模版。但是对于客户来说还是在于实践阶段，永远对客户不是猜想，而是换位思想去评估到底客人需要的东西是什么。所以这个摸索阶段可能还会继续下去。

对于市场分析来说，很大程度上还是来源于询盘客户的属性，至于为什么客户不订货，还有很大一部分是客户只是调查市场趋势，或者比较自己工厂的成本价格等等。不过也有个人行为，更多的是外贸公司的一些套价行为。实际上最终客户越多，竞争力越小。我的感觉还是需要第一慧眼识真客，第二培养客户，亲和力，责任感。电子商务的实时优势一定要表现出来。

你能把一个商品发行在一个国家，你不要怕做不大，XX的名声要做大还是必须做出服务理念的品牌。

方案策划人：gaowl

篇6：外贸部门实际方案

第1部分：外贸平台的建设

一：外贸业务部门建设涉及的基本领域

二：外贸业务部门的工作流程

三：外贸业务部门的工作要求

四：外贸业务部门的贸易条件

五：外贸部站的内部工作人员配备

第2部分：国际市场的开拓

一：外贸主营产品、发展方向的确定

二：国外客户资源分布群的简要概述及特点

三：国际市场开拓的主要途径

第3部分：总结

第1部分外贸平台的建设

一：外贸业务部门建设涉及的基本领域

1．行政机关的注册、登记。包括工商、税务、海关、外汇局、商检局完成相关手续的办理；整个流程办理结束大概1个月时间,最快1周内可以完成。

2．外贸部门的组建。外贸部门作为一个团队，由于分工不同，一般由业务员，财会（负责核销、退税）、单证员，质检员组成。人员的数量依据业务量而定；在公司创业初期，由于业务量不大，可以一人多职，如业务员可以负责单证的处理。

3．货运代理，快递公司的选择、确定。

从实际操作看，目前大多数外贸公司的相关业务都是委托中介公司来完成的，如货物的进出口报关，商品法定检验及办理货物运输保险，可以省时省事。但选择合适的中介公司对外贸公司非常重要；好的中介公司可以促进外贸业务的发展。选择中介公司基本要求应该是业务熟练，专业知识强，服务效率高，收费合理。

由于外贸公司的日常邮件多，费用较大，选择合适的国际快递公司可以有效节约费用。通过对全球主要快递公司的考察，ups收费相对便宜（可以打折到73%），时间上也比较快，一般在2-3个工作日可以到达全球各地。唯一的缺点是货物的重量由ups在事后帐单中告之。

4．公司形象的建立，如网站，产品规格、样品陈列。

公司形象是开拓外贸业务时公司的“名片”，外商往往是通过企业形象来逐渐了解其未来合作伙伴的。一个有实力，让外商感觉可信赖的公司，不仅可以加快合作的进程，而且也有利于将来业务量的不断拓展。

如何建设公司外贸形象，可以由委托专业的网络公司、广告公司按照客户的旨意进行设计、策划，当然公司外贸形象的建设，也是逐步发展，不断完善的，不可能一步到位。

5．参加外贸行业协会，成为会员。

上海市外贸行业协会现有会员在5000家企业左右（包括浦东新区外贸协会），外贸协会的主要功能是为企业提供市场最新动态，邀请相关主管部门，如海关、税务、商检、外汇局主管领导为企业进行培训、讲座，内容涉及国家最新外贸政策变化以及进出口操作实际注意事项等。由于外贸协会和政府的关系密切，在企业遭受困难，由协会出面，有利于困难顺利解决；另外，随着国际贸易争端纷起，反倾销案件的增多，在外贸协会的组织下的积极应诉，据统计获胜的案件很多。

二：外贸业务部门的工作流程

1．客户询盘：一般在客户下订单之前，都会有相关的orderinquiry给业务部，做一些细节上的了解。

2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，performainvoice给客户做正式报价。

3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单purchaseorder。

4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：6.1：如果是l/c付款的客户，通常是在交货期前1个月确认l/c已经收到，收到l/c后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。6.2：如果是t/t付款的客户，要确认定金已经到账。6.3：如果是放帐客户，或通过银行d/a等方式收汇等，需经理确认。

7．验货7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10．报关

11．出口收汇

12．公司要求每张订单的资料要全部夹入一资料file。包括此张单涉及到的所有资料。

三：外贸业务部门的工作要求

外贸部门不是一个独立的部门它是基于生产部之上的一个协助沟通的部门，要其它各部门的有力支持，工作才能做的有效有序。

在客户问价格时，有的是比较熟悉的，有的则不能一时通知价格，这时要同采购部多沟通，以了解成本等价格因素。另有时客人会因在价格上不作让步，或让工厂多让步，这时要同主管或经理讲明后同采购部联系看能否有所降件（指成本方面）。故外贸部门的人员要能与各部门相处融洽。

同生产部，要及时了解生产安排情况。如有新订单要及时同生产部沟通。以便安排订单生产，在特殊情况下，（指客货较急的情况下，同生产部协同操作订单安排。但平常不允许外贸部门过多过问干涉生产部的安排。

1．周期长，工作隐性。

2．工作方式上：要与工厂工作同步。公司给一定的自由度。因可能外出会客，接客，找样办，看办，看厂（主要指配件）

3．部门上班时间为：8：00-12：001：30—6：00

部门不加班（特殊情况例外）

4．公司给外贸部门主管一定的处理事情的特权。指：价格方面在利润允许范围内可以当机立断。交货期方面可以根据当时情况通知客人等.这样才能更有效地去解决问题。

5．外贸主管可以有相应的活动经费。

（但只适合在一定的范围之内）。

6．公司给外贸部门车辆方面的主便。可以及时调用公司交通工具。

7．外贸部门在传达有关订单信息时，要求指令明确不能含糊不清。

8．每期新产品一定要拍照外理存档。图象大小统一，格式统一，能直接上传网上

使用。

9．公司网站设计要具有时代特性，英中文，简单明了，主要突出产品。网上产

品要及时更新。

10．外贸部门要整理一份报价单，应明确单价的上下浮动范围。以便能随情况掌

握，不至被动。

11．公司有专有电话线及传真线给外贸部门。传真线分线安装。

12．部门资料要整理清晰明了。分类归档。如给客人报价资料，要按类归档，以

便到时查验。

13．信息要及时处理，当天的信息争取当天处理完毕。当天询价要当天回给客人。

14．确保按照合同上要求，按质，按量交货。此处外贸部门有独立性。不得迁就

其它部门的意见。

15．在同客户沟通每一环节中，要把服务做到前面

16．主管的指令要明确。

17．办公室区不准打私人电话。

18．办公室区不准吸烟。（如有客例外）

19．办公时间不准上网聊天。

四：外贸业务部门的贸易条件

1．打样：

样办在订单处理中占到十分重要的位置，故要求对样办的要求要小心认真。如客有要求寄办。在可能的情况下，要尽量寄办给客人；但要参考下列要求。

公司根据客人要求提供样办。但要收取相应的样办费用。具体情况以实际操作为准。（具体情况视客而定）

在收到样办费用后给客提供样办。如国外客户，样办费用要计算运费在内。（特殊情况视具体情况而订，由部门主管快定）

打样寄办后要留存资料，以备查。

所填样办单送交会计一份。

2．合同：

大部分的商业行为都以合同为规范标准。以确定双方的权利和义务。故如有同客人签订合同，则一定要根据合同要求处理。在签订合同之前要充分考虑到公司及部门的实际处理情况。如在没有保证的前提下，不要随便签订。

如客人在合同中列出一些特别要求，要视情况及时与经理取的沟通。确认可以达到客要求后再签订。

合同中的四要素一定要仔细核对清楚：（价格，数量，质量要求，交货日期）在有疑问时要同客人沟通。

3．付款方式的选择：

公司外贸部门的收款方式暂时为：

现金付款

t/t

l/c

大笔的货款：公司暂不接受：

d/patsight/

moneygram

paypal

creditcard

check

等付款方式。

只有公司在收到尾数款后才安排出货。如在未收到尾数款的情况下出货时，会计有权利过问，除非主管能给出一个合理的解释。（视具体情况而订），但会计一定要通知经理。

五：外贸部站的内部工作人员配备

篇7：外贸部门计划书

外贸业务部门

工作定性

流程

人员安排

工作要求

客户分析

1．外贸业务部的定性及定位

1）工作前沿性

2）桥梁作用

3）形象作用

4）工作要求

2．外贸业务部门的工作流程

1）外部

2）内部

3）所需资料表格

4）工作的特点及要求

3．外贸部的内部工作人员配备，权限及责任

1）人员要求

2）主管

3）会计

4）助理员

5）采购

4．贸易条件要求：

1）样办

2）合同

3）付款方式的选择

5．工作的开展及要求

1）展会

2）杂志及其它煤介

3）网上平台

4）其它

6．客户分布群的简要概述及特点。

1）欧洲区

2）美洲区

3）中东区

4）亚洲区

5）非洲区

6）大洋洲区

7）其它地区

外贸业务部的定性及定位

1)工作前沿性

2)桥梁作用

3)形象作用

4)工作要求

一个公司或工厂的外贸部门在工作性质上有别于公司的其它部门。首先，直接同客人的接触使它一直处于工作的前沿，部门对于市场的变化及客户的要求有很深入的了解，工作繁琐而又要求细心。其次，从形象上讲，外贸部门在很大程式度上代表了公司的形象，是公司文化的体现，由于他们主要是同外界打交道，其一言一行及工作的效率，工作作风，都在体现着整个公司的文化。再次，外销部门是公司与客户之间的一座桥梁，客户通过同外贸部门的沟通交流间接地理解了公司的运作，文化。公司的产品及服务是通过外贸部门的工作推出去的，同时客户的各种信息也是通过外贸部门的分析研究后转达给公司内部其它部门的，故在这点上可以说外销部门是公司与客户之间的纽带。

基于这些特点，就要求公司的工作人员：在做事的时应有原则，但又能灵活处理事情，做事认真负责，始终抱以微笑，性格不急不燥，能听取客户的不同意见（有好有坏），对于突发事件的发生，要能镇静处理，有沟通能力，工作协调能力，工作组织能力及能承受工作压力。

在本部门内各位员工之间要充分合作，互相协调，工作任务分配明确，工作要有序，坚持按照规范的业务流程式操作，工作交叉检查，这样可避免引起问题的发生，争取创造一种活泼，轻松的工作环境氛围，但在工作上又不失其严谨的一面。

外贸部门有其特性，但它不是孤立存在的。它是以生产部及其它部门为基础的。在工作中要能同本公司其它部门进行有效的沟通。处理事情方面应就事论事，以第一时间处理事情为原则。

外贸业务部门的工作流程

1）外部

2）内部

3）所需资料表格

4）工作要求

大概讲，工作主要包括同外部的联系及内部的系统工作。同外部的联系主要包括，同客户的有效沟通，这是部门工作的中心及重心，同报关公司的联系，同运输公司的联系，同仓库的联系，同银行的联系，同船公司的联系，同各级配件供应商的联系。同外部的沟通面较广，且工作都是通过一步一步的合理安排来完成的。各个环节之间要安排仔细。工作不能断层，同内部的交流主要是与其它部门的配合，包括，采购部，生产部，等其它部门，从主要工作的特点来讲，工作主要是在通过沟通交流的方式来完成工作任务的转达，协助生产部，采购部等其它部门完成订单。细致表述客人的要求，来把文字或比较抽象的订单转化成实际的货物。故外贸部门最主要的工作方式是：如何能进行有效的沟通。协调各方面的联系。及进行有序，有效的工作安排。它以其它部门为基础，又起到组织其它部门的作用

业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作。做到各种信息都有记录。

1）样办单：（SAMPLE FORM）业务中有些客人要求看样办，及打样办。样办确认后做货。另订单确认后，外贸业务部也应要求各配

件 供应商打样确认，以确保质量交货期。

样办在业务中有着不可忽视的重要性，如客有要求打样办时，要

填样办单，样办单经外贸主管或经理确认后，送生产部一份，样办单业务部存一份，交会计一份，样办单填写一定要标明所有的客人要求细节。

样办要比客人要求多做一个，留存业务部，以便客人确认后照办做货。

另外：订单落实后，如有条件（公司主张），每张订单都要打板确

认。跟单员要让供应商在生产大货之前，根据订单要求打样确认。

确认样办无误后在通知供应商生产。

2． 报价单：（QUOTATION FORM），同客人面谈时，价格可以马上

确定，但在业务联系中很多时候要用到报价单，报价单填写要标

标明产品所有细节，交货条件，付款方式。交货时间等。报价单

由主管或业务员留存。

3． 形式发票：（P/I），这是在客人确认订单后开给客人的订单书面确认形式。发票中要求标明所有合同要件，包括：价格，数

量，订单要求，单价，交货条件，付款方式，交货时间，客人唛

头等。经部门主管或经理确认后要让客人签字确认回传，业务部

存一份，送会计一份，以便查账。

4． 成本分析单，（COST ANALYSE FORM）。在报价时，业务员要

做本询价的成本分析。（大概），在订单确认后要重新做成本分析，其中如利润低于部门规订的百分比后要请部门主管或经理确认是否可以操作，如在规定的利润范围内，则业务员可马上操作。这里要求公司部门要对利润百分比做一规定，如在多少以上可以马上操作，如低于多少则要求征的部门主管或经理的同意。现公司规定：部门操作时。利润如低于5% 刚要求征求经理的同意。因客人要求不同，数量不同，交货条件，交货方式，付款方式，熟悉程度等不同故有此要求。

5．生产加工单：（ASSEMBLLING FORM）。在订单确认后，要根据

同客所签合同，把客人的要求转成易于生产加工的形式。上面要

列明客人对订单的具体要求。每个细节都要有注明。

特别是交货期及对质量的控制。生产加工单打印后要给主管或经理

确认。签字后下发到生产部。如有可能。公司要求每次下发生产加

工单时。要召集相关部门主管开小会，由负责些订单的业务员再次

向其它部门讲解订单详细要求。做到每张订单，相关的部门都能充

分了解。这样在以后的工作中如一方面有所失误，其它人也可给以

指正。开会时要求主管参加，做到再次对订单的核对。如跟单（采

购对订单理解有所偏差时可及时指出）。

6． 采购单：（PURCHASE ORDER 或P/O）。这里主要指根据订单

要求采购一些所需配件。主要是发到配件供应商处。

要求采购单简单明了，对配件要求要详细讲明。质量要求及交货

期。特别注明质量要求及交货期。

采购单要经主管审核发再传真给供应商。每次传真的采购单要求

供应商签回作实。

7． 验货报表（INSPECTION FORM）。公司要求每个跟单或主

管要对每次订单进行抽检。包括：对配件的检查。中期验货及最

终验货。验货时要求照单验货。如有任何凝问请及时通知主管或

经理。以便及时解决问题。跟单员要通知主管每次验货的情况。

主管也有责任询问每张订单的情况。

8． 财务跟踪单：（ACCOUNT FOLLOW-UP FORM）。公司要求会

计处要有明确的订单财务记录。

包括：1）订单订金/尾数款详细的记录。

2）各订单配件的款项明细资料。

9． 装箱单：（PACKING LIST）。每张订单要根据客户的包装要求

做一份包装明细单。此单在货做完验货无误后要发给客人。以

证明货已做完。也是作为催款的一种暗示形式。

10其它资料： 外贸部可能要接解到的资料还有，C/O 单。报关单，订舱单，商检单，提单，等等。

11．公司要求每张订单的资料要全部夹入一资料FILE。包括此张单涉

及到的所有资料。

工作要求:

外贸部门不是一个独立的部门它是基于生产部之上的一个协助沟通的部门，要其它各部门的有力支持，工作才能做的有效有序。

同采购部，外销部门经常会碰到客户问价格的情况，有的是比较熟悉的，有的则不能一时通知价格，这时要同采购部多沟通，以了解成本等价格因素。另有时客人会因在价格上不作让步，或让工厂多让步，这时要同主管或经理讲明后同采购部联系看能否有所降件（指成本方面）。故外贸部门的人员要能与各部门相处融洽。

同生产部，要及时了解生产安排情况。如有新订单要及时同生产部沟通。以便安排订单生产，在特殊情况下，（指客货较急的情况下，同生产部协同操作订单安排。但平常不允许外贸部门过多过问干涉生产部的安排。

1）周期长，工作隐性。

2）工作方式上：要与工厂工作同步。公司给一定的自由度。因可能外出会客，接客，找样办，看办，看厂（主要指配件）

3）部门上班时间为：8：00-12：001：30—6：00

部门不加班（特殊情况例外）

4）公司给外贸部门主管一定的处理事情的特权。指：价格方面在利润允许范围内可以当机立断。交货期方面可以根据当时情况通知客人等.这样才能更有效地去解决问题。

6）公司给外贸部门车辆方面的主便。可以及时调用公司交通工具。

7）外贸部门在传达有关订单信息时，要求指令明确不能含糊不清。

8）每期新产品一定要拍照外理存档。图象大小统一，格式统一，能直接上传网上使用。

9）公司网站设计要具有时代特性，英中文，简单明了，主要要突出产品。网上产品要及时更新。

10）外贸部门要整理一份报价单，应明确单价的上下浮动范围。以便能随情况掌握，不至被动。

11）公司有专有电话线及传真线给外贸部门。传真线分线安装。

12）部门资料要整理清晰明了。分类归档。如给客人报价资料，要按类归档，以便到时查验。

13）信息要及时处理，当天的信息争取当天处理完毕。当天询价要当天回给客人。

14）确保按照合同上要求，按质，按量交货。此处外贸部门有独立性。不得迁就其它部门的意见。

15）在同客户沟通每一环节中，要把服务做到前面

16）主管的指令要明确。

17）办公室区不准打私人电话。

篇8：外贸工作中商务英语信函写作探析

1 商务英语信函写作应遵循的基本原则

商务英语信函在贸易往来中是一种强大的沟通手段, 能为公司赚得利润, 能为客户带去满意。但是它只有在一定原则的指导下才能达到预期的效果, 相反, 如果违背了既定原则, 可能会给外贸工作造成意想不到的麻烦。

1.1 准确和正确原则 (Correctness)

商务英语信函写作的准确和正确包括两方面的含义:信息准确和技术性细节的正确。信息准确是指所写的必须是所想要表达的意思, 也就是表达准确的信息, 并且进一步提供准确资料支持该信息。技术性细节正确是指, 在写作过程中要遵循语法规则, 正确拼写词汇, 正确使用标点符号, 以适当的格式书写信函。

1.2 简洁原则 (Consciousness)

简洁原则是商务英语信函写作重要的原则, 指用简洁明了的词汇充分表达商务信函的内容, 这符合现代商务信函的特点。一封好的商务信函要求清楚、准确, 不用多余的词。例句比较:We are in receipt of your letter of 12 June.与Thank you for your letter of 12June.前句显得陈旧、过时、累赘, 而后句就简洁明了得多。

1.3 具体原则 (Concreteness)

在商务交流过程中, 如何传达一条信息和信息内容本身一样重要, 也就是说信函的写作方法和信函内容是同等重要的。“具体”的意思就是“详尽”。首先, 要求信息完整全面, 因为商务信函的写作者是代表自己的公司与对方进行交流, 在读完来信之前, 收信人对于写信者或者写信者所在的公司都是一无所知的, 也不了解信里要谈的话题。如果不在信中写出完整的信息, 收信人会对信的内容感到困惑不解, 不得不做些调查, 不利于贸易的开展。其次, 商务信函要求细节完整具体。信件细节完整具体, 可以让收信人对写信人要表述的内容有全面的了解。例如, 商务信函中写信者应该尽量不用“one of your products”, 这样的叙述不够具体, 使读信人感到信息含糊。应用具体的产品类型来表示, 如:“TV21DWSUC” (21英寸进口电视) 。

为了避免产生歧义, 强调具体原则的另一要义是慎用英语简略词。例如, “Electronic trading”在商务信函中出现会产生模棱两可的

邢台医学高等专科学校尚艳平

含义, 它的意思可以是“电子产品交易”, 也可以是“以电子方式进行交易”, 甚至可以理解为“交易的电子记录”。商务英语信函写作中尽量注意这方面的问题。

1.4 清楚原则 (Clarity)

为了提供信息, 商务信函作者写作风格必须清楚、直接, 消除任何产生误解的可能。清楚一直都是商业沟通的重要元素, 是商务写作追求的目标。如果对方不清楚信函中所写的东西, 不管多准确、多具体、多体谅都毫无价值。

写作者在措词层面应该使用具体而不是笼统的词汇, 耳熟能详的词语而不是技术词语。在对话层面上, 应该提供足够的事实、确切的数字、具体的细节、令人信服的说明。例1.This figures indicate a significant decrease.“significant”一词意为“明显的、不小的”, 语义模糊, 应用具体数字替换。例2.Your goods will be delivered soon.“soon”表示“不久、很快”, 语义不明确, 没有指出具体的供货时间, 可改为具体的年月日。

1.5 礼貌原则 (Courtesy)

商务英语信函是商务活动中协调人际关系、促进商务交流的必要手段, 鉴于其直接影响到整个交易的成败, 礼貌程度必然比日常信函要高。买卖双方应高度重视措辞方式, 要婉转、礼貌, 使对方容易接受, 目的是为了促使公司与公司间贸易的顺利开展。

在写作商务信函时, 可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点, 提出要求。例句比较:Please give us your best quotations for 65, 000 pieces.与I would appreciate it if you could give us your best quotations for 65, 000 pieces.前句语气生硬, 对方很难接受, 不利于交易。后句中使用了虚拟语气和委婉语气, 缓和了商务谈判的语气, 既明确了自己的立场, 又使对方的面子免于受损, 语气自然诚恳、礼貌得体, 很容易为对方接受。

2 商务英语信函写作须避免“Chinglish”

商务英语信函写作中一个比较严重的问题是“Chinglish”-“汉化英语”, 也就是把用中文思考的想法直译成英文。汉化英语在语法方面可能没有错误, 但以英语为母语的人读起来感到很难懂, 会阻碍贸易的开展。商务英语中出现的“汉化英语”现象是因为写信者受了汉语思维方式和文化习惯的干扰, 要求其在平时训练自己, 避免“Chinglish”现象。

2.1 了解中西方文化差异及其不同的表达方式

中国和西方国家处于不同的地理环境, 并且历史条件也不相同, 造成了在语言表达上的一些差异性。例如, 写信人想表达某人是一个“生手”时可用“green hand”表示 (不可以理解为“绿色”的手) 。England是个岛国, 船是重要的交通工具, 为了保养船只, 常用与海水颜色一样的绿色油漆来漆船。一个不熟练的油漆工双手常沾满油漆。了解这一背景, “green hand”就不言而喻了。

参考文献

[1]Leech, G.N.Principles of Pragmatics[M].London:Longman Group Limited, 1983.

[2]贺雪娟.商务英语翻译教程[M].北京:外语教学与研究出版社, 2008.