会计档案的装订

2024-07-23

会计档案的装订（通用6篇）

篇1：会计档案的装订

会计档案的装订

一、会计凭证的装订要求

（一）凭证按日装订。

1、一般情况下一个营业机构一天的凭证装订成一册传票；

2、如果一天凭证过多的可分若干册装订，过少的可将同一月份若干日（一般不超过10个工作日）的凭证合并装订（用封面隔开），但须按日期序时排列。用封面隔开时，每天的封面也应进行统计，最后再做一个汇总封面。注意：不同月份的会计凭证不能装订在一册内

（二）按柜员顺序排列

一天的传票中，柜员按先库柜员后其他柜员排列，其他柜员按柜员号从小到大排列。网点汇总记账凭证排列所有柜员传票的后面，按凭证号码从小到大顺序排列。

（三）同一柜员的会计凭证按流水号从小到大顺序排列。(四)加编顺序号，也就是说的卡号

卡号的作用在于，一是表明本册传票共多少张，二是可以和封面填写的凭证、原始凭证及附件张数进行核对。

（五）必须加装统一规格的传票封面，封皮和封底

1、传票封面应规范填写。凭证日期要填全，如从某日到某日，即使一册传票只装订了一天的凭证，也应填写为从某日到某日。

2、保管编号从年初开始到本册的编号，如果一天凭证装订两册以上，则该两册传票顺序编号，不能编成相同号或相同号“-1”“-2”区别。

3、分册装订的必须注明“第几册、共几册”要素。

4、共几册指的是本日传票共几册，第几册指的是本册传票在本日本次的排号。

5、如一天的凭证装订了三本传票，则第一本应填写为“第一册、共三册”，第二本应填写为“第二册、共三册”，第三本应填写为“第三册、共三册”。

二、账簿的装订要求

（一）总账按月打印，按月装订。

（二）分户账按月打印，按月装订，账页过多的可分若干本装订，账页过少的营业机构可采用按季或按年的方法装订，排列顺序以账号从小到大排列。

（三）装订成册的账页，在装订处加封，登记账簿封面，注明账簿名称、及编号，由装订人员和会计主管人员在加封处盖章，登记《会计档案保管登记簿》入库（柜）保管。

（四）手工登记簿

1、连续使用、永久保管的登记簿以一本使用完了为立卷装订时间，封面注明**年**月**日至**年**月**日。

2、除连续使用、永久保管的订本式登记簿之外的登记簿按年整理装订。登记簿应保持原样，空白页不能拆，但须在记录账页的最后一行画一斜线，表示结束使用。在登记簿封面上注明、保管期限等内容。

（五）机打登记簿

计算机打印输出的登记簿按规定顺序排列、按年装订，页数过多的可分册装订，页数过少的，可以几种合订，但必须是相同保管期限的装订在同一册，不同登记簿之间用封面隔开。

三、清单的装订要求

（一）各类清单按日打印，按月装订，于月后5个工作日内完成装订。

流水清单按时间顺序排列，每日按柜员号从小到大排列装订，装订时必须加装封面和封底；装订后，在封面的相应位置填写名称、、档案编号；在装订处加封，由装订人员和会计主管在加封处盖章，登记《会计档案保管登记簿》入库（柜）保管。

四、报表的装订要求

日报表按月装订，月报表按年装订，年终决算报表单独装订。

装订时加封面、封底、并在装订处加封。封面注明报表名称、及编号，由装订人员与会计主管人员在加封处盖章，登记《会计档案保管登记簿》入库（柜）保管。

五、其他介质保存的会计档案

保存会计档案资料的磁、光盘、微缩胶片等介质，应按档案资料的/保管期限/类别加以分类、编号，张贴标签并加装介质封套，注明档案资料名称、编号，由经办人在标签和介质封套上盖章，登记《会计档案保管登记簿》归档保管。

注意事项：严禁将不同保管期限的会计档案混装在一册内。

如将《开销户登记簿》和《重要空白凭证登记簿》装订在一起。

严禁将不同类的会计档案混装在一册。如将账簿和报表装订在一册内。

篇2：会计档案的装订

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会计档案的装订保管

(1)会计档案的整理立卷。会计终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类

会计档案按各卷顺序编号。

①分类标准统一。

一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。

②档案形成统一。

案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

③管理要求统一。

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建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按排序汇编装订成册。

(2)会计档案的装订。会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。

①会计凭证的装订。

一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。

A.会计凭证装订前的准备工作：

会计凭证的装订

a.分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全;

b.按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;

c.摘除凭证内的金属物(如订书针、大头针、回形针)，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持

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d.整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;

e.记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。

B.会计凭证装订时的要求：

a.用“三针引线法”装订，装订凭证应使用棉线，在左上角部位打上三个针眼，实行三眼一线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅;

b.凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证;

c.装订凭证厚度一般1.5厘米，方可保证装订牢固，美观大方。

会计凭证装订后的注意事项。

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a.每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;

b.在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

②会计账簿的装订。

各种会计账簿结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：

A.账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。

B.活页账簿装订要求：

a.保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。

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b.多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。

c.在本账的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人(经办人)签章。

C.账簿装订后的其他要求：

a.会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。

b.会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。

c.封面应齐全、平整，并注明所属及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账。

d.会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

③会计报表的装订。

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会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订;第二，会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底;第三，按保管期限编制卷号。

(3)会计档案的保管。《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的档案部门保管。”根据上述规定，会计档案的保管要求主要有：

①会计档案的移交手续。财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：

A.开列清册，填写交接清单;

B.在账簿使用日期栏填写移交日期;

C.交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

②会计档案的保管要求。

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A.会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材;

B.采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞;

C.会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀;

D.会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿;

E.设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密;

F.会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

③会计档案的借阅。

A.会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。

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B.外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续;单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

C.借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件)。

D.借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。

④会计档案的保管期限。各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、25年5种。会计档案的保管期限，从会计终了后的第一天算起，如：1996终了日为12月5日，保管期限按1997年元月1日开始计算。

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为了全面反映会计档案情况，上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有效、不出差错。

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篇3：对档案装订方法的探讨

一、档案装订方法的历史发展

在我国上个世纪的50年代到80年代中期, 档案的装订方法主要是基于文案档案管理的“重管理轻利用”的特点, 采取以卷为单位将文件合订于硬卷皮中的档案装订办法。这种文献档案的装订方法, 主要是结合当时的时代特殊背景。因为在当时, 档案室作为机关单位的极其重要部门, 除了极少部分特殊人外, 没有人能够进入这一“圣地”。同时, 也是基于当时的特殊的档案利用方式决定的, 最主要的特点就是手续繁、责任重和利用率低。

随着经济的发展和社会的进步, 80年代中期以后, 档案的利用环境逐渐放松、利用效率大幅提高, 档案的管理工作开始放松, 甚至可以把档案借出档案室, 档案在复制过程中, 也由最初的手抄本转为机器复制印刷本。原先的合订版本的档案已经不能满足人们的需求和档案自身的应用价值。档案的装订方法也出现了变革, 更多的单份文件和装盒保管法的新型文献档案装订管理办法出现在档案室的档案管理上。

新的世纪, 我国加入世贸组织, 经济和社会越来越多地与世界相接轨, 档案的利用频率出现了新的高潮期, 档案装订方法出现了以单份文件为单位将文件简单装订或者将文件简单固定装订的方法。同时随着科技的迅速发展, 高科技的电子产品出现并迅速应用到文献档案的管理中来, 越来越多的档案被输入到电子计算机中, 电子档案的网络查询系统的电子档案信息, 已占全部档案利用登记的90%之高。纸质档案, 在档案管理和装订上, 力求精简, 也是现代社会发展的必然。

二、传统档案装订对档案装订的贡献和影响

档案文献的装订自形成一种理论开始, 成为出现在社会发展和经济进步过程中的必然, 在整个演变过程中, 档案文献的装订, 针对实际的档案使用过程, 在社会经济和社会发展中, 有着一定的贡献和影响。

硬卷皮合订的文献档案装订办法, 在适合的环境中, 进行文献的储存。对文献整体性的保存具有十分重要的意义。针状装文献, 由于采取的是线装, 在文献储存过程中, 系统科学的档案文献, 按照系统进行分类组装, 有序可依, 按照相关的分期分类步骤加以区分和管理, 方便了文献档案使用者的检阅时间。这样的文献档案装订办法, 对重要的历史文献管理, 具有十分重要的意义。这些传统文献的档案装订方式, 在当时历史经济和社会发展的现实情况下, 具有十分重要的意义。同时, 在新时期的文献档案管理中, 积累了宝贵的经验和装订的技术财富。

但是, 由于人们对文献档案的使用频率和存储上技术上的要求越来越高。传统的文献档案装订和管理办法已经不能够很好地满足我们的生产和生活需要, 传统文献档案装订出现了易破损、效率不高, 不利于二次装订等现实困境, 表现出了诸多弊端。

三、传统档案装订的弊端

(一) 传统档案的硬卷皮合订方法。

由于加上金属固定, 对档案的保存条件要求较高。在档案文本受潮的时候, 金属钉容易在受潮时生锈而腐蚀污染档案文卷, 造成档案的损坏。同时, 由于档案装订的硬卷皮, 在进行档案外借时候, 容易受损脱落, 在环境污染的当代, 光线, 灰尘和污渍方面, 都对硬卷皮合订的档案有伤害。

(二) 线装档案的装订方法。

在文件装订时, 往往都会采用金属钉或者其他的金属物来对文件进行装订。这在档案装订过程中, 必须先进行金属钉的拆除, 再来对文件档案的绳线装订。但是, 在实际操作过程中, 必须需要增加有一定的机械设备、增加一定的人力资源和拆装过程中时间过长, 导致了整个装订过程中工作效率过低。在档案装订过程中, 由于步骤的复杂性, 难免有些文档损坏和错装。在现在改革和市场经济的激烈竞争中, 这样的繁琐性, 不利于整体“减员增效”的改革。

当今社会已经进入了电子信息时代, 线装档案由于在装订时的缝纫针脚密度过大, 在进行现代化的电子扫描过程中, 不能很好的对文献进行拆除双边扫描, 勉强拆除后, 会严重破坏档案文本。再者, 线装档案不能够反复拆装使用, 若必须在实际使用过程中进行对档案的拆装过程, 会极大破坏到档案文献本身。线装档案本身的局限性, 使用过程中, 也不利于档案的利用。

另外一个档案装订法是不锈钢针装档案, 这一档案装订方法, 本是要对针装档案的一大改革, 但是由于钢针在实际的操作过程中, 拆装也会对档案文件本身造成损害。在数字化迅猛发展和广泛应用的新时期, 要求工作效率的提升。在对档案进行电子扫描时候, 由于钢针在取出时费时费力, 所以, 在效率的改善上, 不利于工作的开展。

四、寻求更利于当今社会发展的文献档案装订办法

档案装订受到诸多社会因素的影响, 人们采用何种文献档案装订方法, 并不是人们自我的主观意念决定的, 而是受到政治、文化、经济发展、科技创新等影响。档案的使用是影响档案文献装订的最主要因素。传统的档案装订, 受到当时政治等多方面的影响, 所以把重点主要是考虑到保密的因素, 在档案的实际应用上很少。当今社会发展和科技的日益创新, 频繁、多方位和远程的档案信息传输和运用的实际, 必然要求档案的装订工作必须打开新的局面。

当今, 电子信息化追求的是高效率、快节奏。在电子扫描和档案的二次装订上也要求相应更加便捷。档案装订上也应当适应现实发展要求。

在档案装订工作上, 部分文件档案采取的是以件或者份为单位的文件档案装订办法, 这种装订, 是对小的文件档案, 用订书机在文献的左上角钉上一颗钉子, 这种文献档案装订方法, 保证了档案的不零散, 在实际使用上, 可以节省更多的人力资源和时间, 在文献的扫描上, 非常便于文献的使用, 不需要拆除文献的钉子, 只需轻轻掀开文献纸张, 就可以很方便的把文献输入到电脑数据库。这种文献档案的装订方法, 在文献档案的增补上, 也非常方便, 大大提高了单位人员的文献档案的工作效率。但是由于现有的订书针在环境适应上有一定要求, 遇潮也会容易生锈, 虽然不会伤害到文献档案的本身, 但还是有一定的弊端。

人们开始另外一个方法的改进, 即使用一种不锈钢钢夹对文献档案进行装订, 这种装订方法是用不锈钢的钢夹, 首先对文献档案进行文献分类, 以件为单位进行档案装订, 或者根据不同文献档案的管理和实际使用的特点, 以件或以卷进行装订。这种文献档案的装订方法, 不需要在文献上打孔作业, 只是用不锈钢的钢夹直接夹住即可, 保护了文献档案的完整性和档案本身的完美性。在使用过程中, 以卷为单位, 在文献查询过程中更加方便, 在使用过程中, 不需要进行文献档案的拆分和二次装订, 节省了更多的时间, 提高了文献档案的使用效率。在现代电子信息化的迅猛发展的新形势下, 档案处理工作上的电子信息扫描和归档, 使用非常方便和简洁。

总之, 各种文献档案装订方法, 都是历史的产物, 各种档案的管理都存在当时的应用性和实际操作性, 但最终都必将退出历史的舞台, 这符合一般事物的发展规律。纸质档案的装订也是如此, 它适应于一定的历史时期, 取而代之的, 是能够保证档案随时使用和查阅的全天候、全方位和虚拟的数字档案网络查询系统。

参考文献

[1]周美兰.谈信息化环境下档案装订的问题[J].兰台世界, 2013 (29) :63-64.

[2]郑平.现行档案装订法的弊端及改进办法[J].浙江档案, 1993 (02) .

篇4：会计凭证的粘贴与装订

摘要：实务中，原始凭证规格差异较大，会计人员在制作记账凭证时需要对所附原始凭证加以适当的整理，进行粘贴和折叠，然后将会计凭证装订成册。本文介绍了原始凭证的粘贴以及会计凭证的装订方法，期望有助于会计人员的实务操作。

关键词：原始凭证；整理；粘贴；凭证装订

经济业务发生时，我们取得或填制的原始凭证就是这笔业务的证明文件，根据审核后的原始凭证编制记账凭证，继而登记账簿，生成报表；原始凭证作为重要的会计资料，我们将其粘贴在记账凭证后面，然后装订成册。原始凭证是否正确粘贴直接影响到日后凭证的查阅。

一、原始凭证的粘贴

（一）同规格凭证的粘贴

当原始凭证与记账凭证的大小完全相同时，对齐记账凭证左边在其后粘牢原始凭证的左侧部分，不用将背面全部贴实，同时要将褶皱的凭证摊开、压平，对破损的凭证还要进行修补，并将凭证按顺序号或日期稍作编排，粘贴后原始凭证的内容要能完整呈现。

如果原始凭证的宽度与记账凭证相同，长度略短，也只需对齐记账凭证左边在其后粘牢原始凭证的左侧部分，注意粘贴后原始凭证的内容要能完整呈现。

如果原始凭证的长度与记账凭证相同，宽度略窄，则需考虑装订位置后粘贴。若是采取包角法装订，则对齐记账凭证左边、上边后粘贴原始凭证，保证在左上角装订凭证时能将原始凭证装订；若是左侧装订，则对齐记账凭证左边、下边后粘贴原始凭证，在首先考虑了凭证能装订的基础上，其次考虑凭证装订成册后，戳立放置时能否站得稳，尽量避免“头重脚轻”。

（二）较小凭证的粘贴

实务工作中，较小凭证的数量最多、大小规格不一，比如汽车票、市内公共汽车票、火车票、出租车票等。对这类较小凭证的粘贴就要使用粘贴单，将原始凭证粘贴在粘贴单上，然后和报销单一起粘贴在记账凭证后面。经过初步编排后，若凭证数量较少，可以采取“从右向左”的方式粘贴，从粘贴单的右下角开始，对齐粘贴单右边、下边粘贴第一张，粘牢原始凭证左侧部分，适度左移后再贴下一张，然后依次左移粘贴，粘贴的距离根据原始凭证数量的多少来确定。若凭证数量较多，可以采取“从下往上，从右向左”的方式粘贴，尽量使每张凭证都粘贴在粘贴单上，均匀排列。必要时，可多次重复使用粘贴纸。粘贴时，要注意以下事项：不得累压粘贴；同类等额凭证尽量放一块；规格小的凭证在下，规格大的凭证在上；粘贴完毕后，在粘贴单空白处分别写出每类原始凭证的张数、单价和总金额。

（三）超大凭证的粘贴

实务中，会遇到规格比记账凭证大很多的原始凭证，在具体粘贴时首先要进行分类：不影响主要内容的，可将多余部分修剪后再粘贴；不可修剪的，当原始凭证大过粘贴纸及记账凭证时，大多数的做法是先折叠左边的角，再向里面折叠，折叠后的大小与记账凭证相同，然后将超大凭证的左上侧对齐记账凭证左边粘贴在记账凭证后面。这样折叠后折叠的角在下面，在查阅时要先拉开折叠的部分，再拉开折叠处的左边边角，装订时又不会将原始凭证的内容装订进去。还有一种方法是将折叠的顺序反过来：先向里折叠后，再折叠左边的角。这样折叠后，折叠的角在上面，在查阅时，只需拉开上面的角即可。有些原始凭证不仅面积大，而且数量多，可以单独装订，如工资单、领料单等，但在记账凭证上应注明保管地点。

通过对不同规格的原始凭证的粘贴，可以总结出原始凭证粘贴的规则：从下向上、从右向左、齐线齐邊、超大剪折。

二、会计凭证的装订

原始凭证和记账凭证作为重要的会计资料，既要长时间保存好，又要方便查阅，必须装订成册。当原始凭证粘贴好后，会计人员应及时对会计凭证进行整理装订成册。

（一）装订标准及要求

会计凭证的装订一般是以月为单位的，在凭证装订之前，先要根据一个月份的凭证总量，考虑要将这个月的凭证分成几册装订。装订后每本的厚度要大致相同，每本凭证的厚度最好在1.5-2.0cm之间。同属于一份记账凭证的原始凭证不能拆开装订。如果凭证比较少，也可以把几个月的凭证集中订成一本，并在凭证封面上标明包含的月份。

原始凭证的数量一般较多，而且超大凭证都是经过折叠后再粘贴，往往会出现凭证装订时，中间厚，而装订的位置薄，这时可以用薄纸板或纸折成三角形均匀垫在装订线位置，这样可以使装订后的凭证更整齐，凭证装订后要达到“四边齐、表面平、无凹凸、书本型”的标准。

（二）装订所需材料和工具

做好装订前材料和工具的配备，一般装订工具配备如下：切刀1架；取钉器1只；大剪刀1把；装订线若干；装订机1台；胶水1瓶；凭证封面、封底、包角纸若干；大针1枚；铁夹若干只。

（三）装订前的凭证整理

会计凭证装订前的整理工作包括：

1、检查记账凭证的日期、编号是否齐全

2、检查记账凭证是否按顺序号排列，附件有无漏缺

3、检查记账凭证上有关人员的印章是否齐全

4、摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针）

5、若装订线位置薄，用薄纸板或纸折成三角形均匀垫在装订线位置

（四）装订方法及步骤

会计凭证装订有二孔装订法与三孔装订法，现介绍二孔装订法的装订步骤。

1、将待装订凭证的正面附上凭证封面，背面附上封底，然后将包角纸放在封皮左上角，做护角线。将待装订的凭证分别以左边和上边为基准墩齐，用夹子夹紧。

2、在凭证的包角纸上以左上角为顶点画一个边长为5cm的等腰三角形，在底线上用笔均匀地画两个要装订的点，用装订机在这两个点上打孔。

3、用大针引线绳固定凭证。首先，从封面左顶角第一个孔向下穿装订线，尾线留长度大约6厘米以备用，然后从封底将线绕左角第一个孔包住成口字型；其次，从封底将线从第二个孔向上穿过，再从封面绕封底第二个孔向上穿过收紧，将封面上的尾线从第二个孔向下穿过，将两根线用力拉紧再在封底第二个孔处背面打结。

4、将包角纸沿底线向左上折，将包角纸一侧剪开一矩形至凭证的左上角，然后将包角纸沿凭证侧面、背面粘贴。粘贴时要将侧面和背面的线绳粘住。

（五）装订后的事项

篇5：档案装订

高台县国土资源局

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文新房地产开发有限公司修建巷道镇五里墩村小康楼3号楼

篇6：档案组卷原则和案卷的装订

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1、质量要求

1.1案卷内文件材料必须齐全、完

整、准确、载体和书写材料必须符合耐久性要求，不得用复印件代替。凡需立卷的文件村料，从拟稿、会审、审稿、签发、编号、打字，一律使用有装订线的稿纸和专用打印纸。文件材料必须用毛笔、碳素墨水、钢笔（兰黑墨水）书写，严禁使用圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、铅笔、复写纸起草、审批、修改、打印文件材料。

1.2案卷厚度文字材料一般不超过15mm，图样材料一般不超过50mm。

1.3文字材料与图样材料分别组卷。文件材料数量少的也可合并组卷。密不可分的文件依序排列在一起，文字材料在前，图样在后；若以图样材料为主，文字材料是对图样材料的补充说明，就可图样在前，文字材料在后。

2、组卷的方法

组卷要便于档案的利用和保管。

2.本公司档案的组卷

同一问题、同一事件、同一次会议、同一类别的文件要一起立卷；文件的正本与原稿、请示与批复、正件与附件、来文与复文、转发文件与原件、文电要放在一起立卷。组卷应注意以下几点：

（1）、分年度将档案按其形成或针对的年度分开。

（2）、分大类、分二级类将文件按单位的职能分工分开。

（3）、分级别将上级文件、本单位文件、同级机关和非隶属机关，但联系紧密的上、下级文件，如上级的批复，下级的请示等，应与本级文件放在一起。

（4）、分机构将文件按其形成或承办部门分开。外单位的要把直接主管与非主管单位分开。

（5）、分问题将文件按其所反映的问题分开。

（6）、分期限将文件按不同的保管期限分开。（注：永久卷中不许有短期保存的文件）

2.2基本建设类

2.2.1按子项工程，单项工程，专业性质等特征组卷

2.2.2前期工程中的动迁协议书按年度组卷，不同年度的文件一般不得放在一起组卷，但跨年度的请示与批复放在复文件组卷。水、电、地质勘探等资料分别组卷。

2.2.3设备仪器购置，安装与调试，使用与维修，更新改造阶段形成的文件材料，应与设备档案合并一起组成一卷。

3、卷宗内文件材料的排列

3.1由同一个责任者关于同一问题的文件材料所组成的案卷，按重要程度或形成日期顺序排列。

3.2由同一个责任者的不同问题文件材料所组成的案卷，按问题结合重要程度或形成日期顺序排列。

3.3由不同责任者的文件材料组成的案卷，按责任者结合重要程度或形成日期顺序排列。

3.4密不可分的文件材料依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件的在前，原件在后；重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图样在后。

3.5请示与批复的排列，上级批复件排在前，本单位请示在后。

3.6本单位转发上级机关的文件，批转、通报下级机关的文件，上级原文、下级报告放在本机关转发、批转、通报之后。

3.7会议文件的排列，公司党支部、行政、会议记录按时间顺序排列；公司党员会、职代会等每次会议为整体，会议通知，工作报告、会议纪要，决议排在前，其它排在后。

4、编写页号要求

4.1组卷前要去掉文件中的空白纸张，单面书写的文件材料在其右下角编写页号，双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号，图样页号编写在标题栏外。

4.2折迭的大张文件材料编一个号（案卷封面、卷内文件目录、备考表不编号）。

4.3复印文件与原文件统一组卷、统一编号，4.4对不装订的图样在每张图纸的右下角用铅笔编号。

注：不装订的案卷，应在卷内每份文件上加盖件号章。

5、卷内目录填写要求

5.1顺序号，一个文件一个号；正文和附件、正文和底稿，都应编一个顺序号。

5.2文件编号，填写发文机关的发文字号即照实抄录、代字、年度、顺序号。

5.3责任者：写制发件的组织者或个人、填写责任者时一般应用全称或通用简称。联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多时可适当省略，但立档单位是联合发文责任者之一时则必须抄录立档单位名称。

5.4文件标题栏，按原标题填写；没有标题的需根椐文件内容，重新拟定标题并加[]；正文和附件要分别写出标题；简报的每一期应分栏填写标题内容；会议记录要分次填写，标出时间内容。

5.5归档文件时间栏，填文件产生日期和落款盖章日期；没有落款和盖章日期，填写领导签发日期；转发件

填文件转发机关落款日期；年月日要写全称，用阿拉伯数字填写，中间用顿号分开。

5.6页号栏，每一份文件填写起号，最后一份文件填写起止号。卷内目录排在首页之前，不编号。

5.7备考表，要填写卷内张数；卷内文件缺损、修改、补充、技术性差错、移出、销毁等要说明的事项。

5.8卷内目录，要用钢笔正楷书写。

6、案卷的装订

6.1案卷可采用装订和不装订的两种形式。文件要装订，图纸可以不装订。

6.2案卷各部分的排列顺序：案卷封面——卷内目录——文件材料的文件（图纸）——备考表——案卷封底。

6.3装订前的加工去掉案卷内文字材料的金属物。对大于要求文件，要折叠整齐，窄了的要加边，破损文件应按裱糊技术要求托裱，字迹褪变或扩散的应将其复制件附于原文后。

6.4统一文件材料的幅面（文字料的规格为260 185和297 210两种，图样规格为297 210)，大于规格的应折叠（图标应露在右下角），小于规格的应加工成统一幅面。由文字性材料组成的案卷均应采取三孔一线方法装订。孔距总长度160，中孔到边孔长度80，卷脊装订线的垂直距离15。案卷要用绳子装订好。装订一律在左侧，三孔装订，结头放在案卷后面。不装订的文件按序编页号，在每份文件材料的右上角加盖件号章填写卷内目录，卷尾放备考表，装入袋、盒中或直接装入盒中。

以上内容要求各部门按照规定单独组卷，写好卷内目录、全引目录、备考表，然后由档案室统一整理归档。案卷一律装入省档案局统一标准监制的档案盒中。根据案卷厚度，可一盒一卷，一盒数卷。达不到以上要求档案室有权拒绝接收。

基本建设档案组卷细则

按工程项目或建筑项目设置类目。同一工程目内，包含工程的勘测、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。基本建设文件材料的整理：从工程立项至工程设计、施工、竣工验收和工程创优全过程。具体内容如下：

1、有关工程建设的前期

要求将该工程的立项建议、可行性研究报告、项目评估调查、项目的批准文书、计划任务书、设计任务书以及其它有关协议、合同和委托书等，工程项目的环境调查，工程地质、水文地质、勘察记录、试验报告及其有关说明，地形、地貌，控制点测量定位和观测定位，水文、气象、地震等基本文件材料，工程占地、征地、拆迁工作的各种原始数据材料等等。

2、有关工程设计施工阶段

要求将该工程总体规划、初步设计、技术设计、施工设计以及关键技术试验、设计评价、审批材料、施工批准文件、工程施工招标、投标承包合同、协议文件、施工执照、开工报告、工程施工技术要求、工程图纸会审纪要、施工组织方案、施工技术安全措施、施工日记，隐蔽工程记录，分布分项工程施工质量，原始材料及构件出厂证明、质量鉴定和试验报告、设计变更、材料代用核定、施工事故报告和交工验收记录、施工工程总结、技术总结，工程设施、施工财务概算等文件。

3、有关工程项目竣工验收阶段

工程竣工验收报告，竣工图、工程财务决算材料、工程质量评审材料、工程现场验收记录、竣工验收决议文件等等，归入单项工程。

4、有关工程的设备、仪器安装

要求设备仪器施工安装记录、质量检查，焊接试验记录，擦伤检查记录、强度，密闭性试验报告、隐蔽工程检验验收记录，设备仪器安装系统调试记示等文件材料，统一按单项工程的运行生产流程进行整理，工程竣工移交设备仪器大类进行整理归档。工程设备仪器施工安装的基础土建部分的文件材料，按生产流程整理归入基本建设大类。

5、有关工程的涉外文件材料的整理

要求将有关工程涉外的询价、报价、投标、合同、协议、意向书、洽谈记录、工程备忘录等材料，围绕工程建设出国考察收集的材料、设计过程有关来住的电函、国外设计文件、设备和原材料到货开箱验收记录，商检和设备储运材料、国外现成技术人员提供的文件材料等，工程占地、征地、拆迁工作的各种原始数据材料等等，都归入具体单项工程内进行整理。另外：竣工验收需相应的档案管理人员到场签定方可。以上几个方面涉及的部门除按规定外均需两套资料提交档案室。

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