《四川档案》2010年第六期---职工档案管理体制初探

《四川档案》2010年第六期---职工档案管理体制初探（通用6篇）

篇1：《四川档案》2010年第六期---职工档案管理体制初探

为职工人人有档案，让档案件件有归宿——成都市职工档案管理体制初探

职工档案是职工身份确认、招工录用、工作调动、服务

聘任、职称晋升、工资福利、个人奖惩等情况的真实历史记录和凭证，它关系着职工就业、退休、医疗、办社保、享福利等诸多方面的切身利

益。然而现有职工档案管理体制的弊端，让大量职工求档不得，提档伤心！眼看着党和政府为群众谋福利、办社保，分享现代文明成果、安度

幸福晚年，而自己却为寻找合法权益的依据——档案，上下求索、苦苦追寻。

在成都市档案局（馆）的查阅大厅，每天都有前来查找个人档案的市民。或因为企业破产后档案不知去向，或街办麻痹大意丢失档案，他们只

得来综合档案馆间接查找。有市民为找到档案喜极而泣，千恩万谢党和政府；更有人历经曲折，寻档无着，满腹牢骚，口头上与爹娘过不去！

据统计，在过去三年中，我局（馆）“市民利益”的查中率为36.74%。也就是说有近三分之二的来馆查档市民，找不到自己的档案，其权益得

不到有效的保障。

今天，职工档案管理的规范化和法制化，已成为一个关系百姓民生、关乎社会和谐的重大课题。做好职工档案管理的监督和指导，是档案行政

管理部门义不容辞的责任。本文试图从分析我市职工档案管理现状和弊端入手，探讨现代职工档案管理新体制、新规章、新手段，探寻从根本

上解决职工档案管理的新思路，化解社会矛盾，构建社会和谐，服务市委、市政府创建世界现代田园城市这个中心工作。

一、我市职工档案管理的现状

1992年6月，劳动部和国家档案局颁发的《企业职工档案管理工作规定》指出：企业在职和离退休职工的档案由所在企业的劳动职能机构管理。

1996年以后，针对一些国有企业相继破产的情况，成都市人民政府颁布的《关于国有破产企业职工档案、户口转移问题的通知》规定，“企业

宣告破产，职工„„的档案„送达职工本人户籍所在地的街道办事处、乡（镇）政府就业服务机构或经劳动保障部门批准的档案保管机构。”

据此，我市现行职工档案管理的大致情况是：企业在职和离退休职工的档案由企业保管；改制破产企业下岗和离退休职工的档案由街道办事处

保管；一般社会人员（注一）的档案由街办、人才中心等机构保管。

但是据我们实际调查，成都市职工档案管理的情况非常复杂。首先，大多数企业独立管理着在职和离退休职工的档案。其中，国营大中型企业

领导班子成员的档案由各级组织部或企业工委管理。企业内部还有固定工、合同工和临时工之分，企业通常只给固定工和合同工建立档案，临

时工则不建档；部分企业将职工档案委托人才中心等机构代管，还有部分企业没有建立职工档案。

其次，改制破产企业的下岗职工和离退休人员档案，分别被保存在街办劳动保障所、人才中心、区（市）县综合档案馆和部分职工自己手中。

由我市经贸委管理，存放在成都锻造厂综合楼的七个行业协会61家破产企业档案中，也有大量职工个人档案。

其三，一般社会人员（注一）的档案，按规定应该存入市、县两级劳动保障部门下属的街办、人才交流中心等机构。然而，随着市场经济的发

展和经济体制的转变，“人事档案无用论”流行一时，“弃档”现象越来越严重。据统计，我市有社会人员约200万人，但“成都市人才流动服

务中心”却只存有6万多份流动人员档案。因此大量的大中专毕业生、自由职业者、小型私营和民营企业员工、小型独资和合资企业员工、无业

者、农民工等，或者是“人档分离”，要么就根本“无档在案”。

二、我市职工档案管理的弊端

（一）职工档案管理的体制陈旧

我市现存职工档案管理体制的最大弊端是分散型、多渠道管理。职工档案由各个机构保存于多个保管场所。企业和破产改制企业的职工、离退

休职工档案，分散地保管在企业、街办、个人、人才中心和区（市）县综合档案馆。大量的社会人员（注二）不知道自己的档案该放哪里，现

在哪里，或未必哪里。在这种情况下，劳动部门不知道哪些人需要就业援助，社保部门不知道哪些人该办社保；档案行政管理部门更难以对如

此分散的职工档案，进行有效的监督和指导。

（二）职工档案管理的制度缺失

成都市至今没有一部权威的《企业职工和社会人员档案管理制度》，使得我市企业职工和社会人员档案管理无法可依、无章可循。一方面，企

业、街办和人才中心等人事档案保管机构，不明确职工和社会人员档案的收集、整理、保管、利用的规则、制度和法律责任，从而难以确保他

们档案的完整、有效、安全和合法转递；另一方面，企业职工和社会人员对自己的档案没有知情权、支配权，特别是当自己的档案被丢失、损

毁和扣押的时候，找不到法律武器来维护自身的合法权益。同时，档案执法部门在对侵犯企业职工和社会人员档案合法权益的行为进行处罚时

缺少准确的尺度。

（三）职工档案管理的手段落后

目前我市大多数职工档案管理部门，仍然采用提供纸质档案、账本式目录、手工检索等方式，这些传统落后的手段已远远不能适应经济和社会

发展的需要。一方面，职工档案利用效能低、检索速度慢、传递不方便。另一方面，当纸质档案一旦发生损坏、遗失，职工档案就永久失去其

凭证作用，造成无法弥补的损失。因此，我们亟待改进职工档案的管理手段，利用现代计算机技术和网络技术，实现安全可靠的保管、准确高

效的查找、快速方便的传递。

三、我市职工档案管理的设想

（一）建立职工档案管理新体制

建立一套全新的、适应时代转型和社会进步的职工档案管理体制，使职工档案的管理由现在的多头、分散管理，逐步过渡为集中、统一管理。

按照《档案法》“档案集中统一保管原则”，借鉴其它省、市职工档案管理的经验，我们建议将所有职工分为三大类，即在职类、社会类和离

退休类，分别成立“在职职工档案管理中心”、“社会人员档案管理中心”、和“离退休职工档案管理中心”，分别对其档案进行集中统一管

理。

（1）“职工档案管理中心”

大中型企业设立专门职工档案管理机构，管理在职类职工档案。小型私营民营企业、独资合资企业职工档案，纳入“社会人员档案管理中心”

集中统一管理。

（2）“社会人员档案管理中心”

设立在市、县两级劳动和社会保障部门之下，其职能是将市、县两级所有社会人员（注二）的档案集中，便于加强统一管理和安排就业。

（3）“离退休职工档案管理中心”

设立在市、县两级社保部门之下，其职能是将市、县两级原来分散于企业、街办或个人手中的所有离退休职工档案，集中于市、县两级社会保

障机构统一管理，方便办理社保相关手续。

（二）制定职工档案管理新规章

成都市劳动和社会保障局会同市档案局，尽快制定《成都市企业职工及社会人员档案管理制度》。一方面明确企业职工档案管理范围、内容、方式、标准，使职工档案管理程序化、规范化、科学化、制度化。建立职工档案管理的责任追究制度，对职工档案的归档、保管、利用、转递

及由此产生的法律责任加以界定。

另一方面，调整职工档案归档内容和范围。在强调职工考核、技术特长、录用、调动、奖惩、工资、任免等材料的同时，增加职工的失业、医

疗、工伤保险、住房公积金、失业证明、再就业、养老、乃至诚信等方面的材料，为企业职工办理社会保险、享受各种福利待遇提供完整的依

据和凭证。

（三）完善职工档案管理新手段

以电子政务标准体系和职工档案管理标准体系为指导，借鉴和开发出一套适合我市职工档案管理的软件系统。采用接收、归档、微机录入、电

子扫描、数据库查询一条龙管理体系，用数字档案代替纸质档案，用计算机查询代替手工检索，进而利用现代网络技术逐步实现成都市全域联

网，将我市20个区（市）的职工档案数据加以整合和交换，实现“互通有无，互换数据，互开证明”。即利用者在任何一个地区、任何一个“

中心”都能查询到所需的信息，并实现异地开具档案证明功能。进而，逐步将扩大到全省内联网，乃至全国联网。

二〇一〇年七月九日

篇2：《四川档案》2010年第六期---职工档案管理体制初探

一、拨测情况摘要

第3季度拨测出现的违规业务占比较上季度上升2.35个百分点, 违规SP企业占比较上季度下降0.19个百分点。

本季度拨测有以下主要特征:

(一) 本季度SP业务的违规量占比有所上升。

(二) 联通公司接入的SP企业的违规占比居三家基础电信企业首位。

(三) 本季度部分违规表现有所改善。上季度曾有的2项违规表现 (包月类业务没有执行二次确认、涉嫌传播国家明令禁止的信息内容) 本季度未再出现。

(四) 有1项违规现象 (业务订制流程不规范) 在近两个季度呈持续下降趋势;而两项违规现象 (收取了费用但未提供业务内容、客服电话不畅通) , 在近两个季度的违规占比持续上升。

(五) 本季度对上季度责令整改和通报批评的SP企业进行了持续监控, 大多数SP企业能积极改进 (未再出现违规, 或关闭端口) 。但有6家SP企业的违规表现仍持续存在 (均为联通公司接入) 。

二、拨测总体情况

本季度共拨测403个SP业务, 涉及157家SP企业, 出现违规SP业务37个, 占拨测业务量的9.18% (比上季度上升2.35个百分点) ;业务违规涉及的SP企业共22家 (对同时接入不同基础电信企业的SP企业进行了重复计算) , 占拨测SP企业的14.01% (比上季度下降0.19个百分点) 。具体数据详见表1、表2。

注:按信部清[2006]574号文件精神, “违规责任属接入基础电信企业”的问题主要是指:由接入基础电信企业平台而产生的SP业务缺少规定信息要素等问题。 (如:用户当天首次使用点播类业务时, 基础电信企业没有发送收费提醒信息;未告知企业名称、业务名称、收费标准等。) (下同)

说明:上表统计的SP企业中, 由省联通公司接入的1家SP企业, 分别同时出现了责任属SP企业和责任属基础电信企业的违规。

三、SP业务存在的主要违规表现

拨测发现, 本季度违规表现在:业务订制流程不规范;未提供服务收取费用;客服电话不畅通;实际服务内容与业务名称不一致;提供服务的频次与承诺的不一致;退订不畅通等6个方面。其中有1项违规 (未提供服务收取费用) 占比较高。具体情况如下所述:

(一) 主要违规表现及与上季度的对比

1、业务订制流程不规范。该项违规业务6个, 占拨测总量的1.49%, 较上季度下降0.10个百分点。

2、未提供服务收取费用。该项违规业务20个, 占拨测总量的4.96%, 较上季度上升0.18个百分点。

3、客服电话不畅通。该项违规企业6个, 占拨测总企业数的3.82%, 较上季度上升0.12个百分点。

4、本季度新增“实际服务内容与业务名称不一致”、“提供服务的频次与承诺的不一致”和“退订不畅通”现象。

上季度未出现“实际服务内容与业务名称不一致”现象, 而本季度测到该项违规业务3个, 占拨测总量的0.74%。

上季度未出现“提供服务的频次与承诺的不一致”现象, 而本季度测到该项违规业务1个, 占拨测总量的0.25%。

上季度未出现“退订不畅通”现象, 而本季度测到该项违规业务1个, 占拨测总量的0.25%。

5、上季度曾出现的2项违规 (包月类业务没有执行二次确认、涉嫌传播国家明令禁止的信息内容) 本季度未再出现。

(二) 上述违规中, 按接入基础电信企业分类情况

1、电信公司

本季度发现的违规现象有:未提供服务收取费用 (1个) ;客服电话不畅通 (1家) ;实际服务内容与业务名称不一致 (1个) 。

2、移动公司

本季度发现的违规现象有:业务订制流程不规范 (3个) ;未提供服务收取费用 (1个) ;退订不畅通 (1个) 。

3、联通公司

本季度发现的违规现象有:业务订制流程不规范 (3个) ;未提供服务收取费用 (18个) ;客服电话不畅通 (5家) ;实际服务内容与业务名称不一致 (2个) ;提供服务的频次与承诺的不一致 (1个) 。

四、本次拨测值得关注的问题

(一) 热点问题

1、“未提供服务收取费用”的违规占比继上季度上升2.38个百分点, 本季度持续上升, 略上升了0.18个百分点。该项违规业务20个, 占拨测总量的4.96%。

2、“客服电话不畅通”现象持续上升。该项违规业务6个, 占拨测总企业数的3.82%。较上季度上升0.12个百分点。

(二) 苗头问题

上季度未出现的三类违规现象 (“实际服务内容与业务名称不一致”、“提供服务的频次与承诺的不一致”和“退订不畅通”) , 在本季度有所抬头。

五、对违规企业的处理

(一) 责令整改:涉及SP企业11家; (见附件1)

(二) 通报批评:涉及SP企业4家。 (见附件2)

六、要求

(一) 本季度拨测, 虽然违规的SP企业占比较上季度有所下降, 但SP业务的违规量占比却较上季度上升2.35个百分点。此外, 本季度新增3项违规表现。上述情况说明:促进我省增值电信业务健康发展是一项长期的工作。在此工作中, 我们只有持续贯彻对SP业务监管的“发现、提醒、通报、处理、跟踪”长效机制, 持之以恒, 才能收到效果。

(二) 进一步要求违规的SP企业提高认识, 规范经营行为。对于持续存在违规行为或整改不到位的SP企业, 我局将依据《中华人民共和国电信条例》等相关法规严肃处理。

(三) 在对SP企业的监督管理中, 各接入SP业务的基础电信企业应继续按照“谁接入, 谁负责”的原则, 加强对SP业务的监督管理。在此工作中, 应重点加强基础电信企业对SP业务的自测质量和管理力度。要对违规SP企业进行严肃处理, 并将处理的情况以及SP企业整改的情况于2010年10月29日前书面报送我局。

附件:

1、责令整改企业名单 (11家)

2、通报批评企业名单 (4家)

篇3：《四川档案》2010年第六期---职工档案管理体制初探

1947年北平市筹备参加全国国货展览会史料/ 梅佳、谢永宪、史悦选编

为了抵制外货，振兴民族工商业，中国国货展览会兴起并盛行于20世纪20—30年代。抗战胜利后，针对市场上外货呈现泛滥之势，民族工商业与国家经济面临生死存亡的情势，1947年，新生活运动促进总会、中国生产促进总会、中华民国商会联合会、中国全国工业协会在南京共同发起了“全国国货展览会”，征集全国各地优良国货参加展览。本组史料反映了北平市社会局、商会等机关团体在筹备参加全国国货展览会过程中进行各方面工作的情况。

解放初期北京市改造连环画工作史料选/ 孙刚选编

北平和平解放不久，党和政府即对青少年的思想教育问题给予了高度重视，不仅注重新思想对课堂的占领，同时也着力净化青少年的社会成长环境，对旧连环画的改造就是在这一背景下展开的。1949年6月9日，北平市人民政府教育局发出训令，要求各私立小学养成学生不看旧小人书的风气，以保持儿童思想的纯洁，便利正常教育的实施。此后几年，北京市政府连续出台政策改造旧连环画，取得了很大的成绩，基本禁绝了反动的、荒谬的、淫秽的连环画。本组史料大致反映了这一过程，内容主要包括对北京连环画租赁市场的调查材料和处理旧连环画的政策、计划和方式等。

1956年北京市革命老根据地情况调查/ 方立霏选编

历史上北京市的革命老根据地，是指1938年中国共产党开辟的京西矿区（原河北省宛平县全部）及昌平区的西北部。这些老根据地处在崇山峻岭之间，在抗日战争和国民党政府统治时期遭受了严重的破坏。为了解决革命根据地人民在生产生活、交通卫生、文化、烈士抚恤等方面存在的问题，1956年10月至12月间，北京市民政局根据国务院及内务部等要求，对京西矿区和昌平区革命老根据地的各方面情况进行了调查访问，并根据实际情况提出了需要解决的问题和意见报内务部及市各有关部门。本组史料反映了这次调查情况。

1959年北京市女工劳动保护工作史料/ 王永芬选编

新中国成立以后，随着生产的恢复和发展，需要大量女工就业，根据女职工的特殊性，帮助女工排除后顾之忧，国家制定了一系列女工劳动保护措施，使女工保护和依法维护女职工权益的工作不断加强。本组史料反映了1959年北京市进行女工劳动保护工作调查的情况、存在问题以及工作意见。

1963年北京市遭受特大洪涝灾害史料/ 鹿璐选编

1949年以来，北京市遭受过数次较大的洪涝灾害，其中1963年是最为严重的一次。暴雨中心在温榆河流域和拒马河、大石河上中游。朝阳区气象站观测统计，8月8日一日最大雨量达404.2毫米，接近二百年一遇。灾害发生后，北京市各有关部门立即组织抢险救灾，并提出灾后工作计划和防御措施。本组史料包括市房地产管理局、商业局、副食品商业局、粮食局、供销合作社、防汛指挥部有关灾情统计、灾后工作计划以及1963年北京市防汛工作总结等。

另外，本辑还刊登了上辑未完的刘艳晨选编的巴拿马太平洋万国博览会出品分类纲目史料和梅佳、李梓萱选编的北平解放后的首次工业登记史料。

篇4：职工档案管理系统设计

随着社会的发展, 企业的职工人数也在不断扩大, 如何对其进行有效管理成为当前管理者较为关注的问题。如果能实现档案管理自动化, 无疑将给公司管理部门带来极大方便。职工档案管理一直以来被视为一项琐碎、繁杂而又十分细致的工作, 而传统的手工管理和文件管理方式, 表现出了效率低、保密性差, 且时间一长, 将产生大量的文件和数据、查找不方便、维护更新不及时等弊端。该系统旨在为企业提供一种更方便的方式对职工进行管理, 而且可为职工工资管理、人力资源管理提供所需相关信息。正是计算机技术的迅速发展使得人们从过去繁杂的手工劳动中得以解脱, 从而使这种高效的管理方式得以迅速普及, 进而为企业及职工提供方便。

1 系统功能描述

通过对系统的实际用户及使用部门的负责人进行访问调查, 同时综合互联网上的相关资料表述, 从而对系统所要实现的目标有一个明确的认识。该系统的用户主要是普通用户 (职工) 和系统管理员, 职工主要通过该系统对自己的基本信息及考勤信息进行浏览、编辑、查询等, 如果需要则对其进行打印操作, 以期通过对系统的操作及时更新自己的档案信息, 以便公司人事部门统计。而系统管理员则负责数据的存储及系统的维护, 拥有比普通用户较多的功能, 可对其档案、简历等进行及时更新, 可添加、修改、删除职工的信息。不同权限的用户可通过自己拥有的权限进入相同的系统界面, 但操作不同的功能。

2 各模块之间的关系及系统结构

职工档案管理系统主要包含部门管理、档案管理、档案查询、数据库管理、系统管理, 内容涉及较多。主要是对职工的各项信息进行管理, 具体包括职工基本信息以及职工考勤信息的添加、删除、修改、查询等功能, 同时可对查询结果进行打印;数据库管理主要对数据库进行备份, 以免出现异常情况时使数据库丢失;系统管理主要是对用户的登录信息进行添加、修改等操作。

3 系统处理流程

系统的整个处理流程如图2所示, 系统管理员可以对系统进行职工信息的添加、修改、删除、查询等操作, 而职工可利用系统进行档案信息及考勤信息的查询、登录密码的修改等操作。这些档案信息和考勤信息等数据信息都存储在系统的数据库中, 当执行这些相关操作时, 存储在数据库中的相关数据信息会从数据库中调出, 在屏幕上显示出相关的操作结果, 并且系统的数据库会对数据信息进行及时的更新和维护等, 以保证显示的信息结果正确无误。

4 系统主要功能划分

4.1 部门管理

部门信息包括部门编号、部门名称、部门负责人、部门电话等信息, 用户可以浏览各信息。通过TreeView控件和ListView控件, 实现将数据库的字段信息添加到TreeView中, 数据库里的字段将以目录的形式呈现给用户, 单击一个字段可以显示该字段的数据信息, 界面类似于资源管理器, 利用ListView显示数据库的记录信息。

4.2 档案管理

档案管理包括职工基本信息管理、职工考勤管理、个人简历管理。这些功能因用户使用系统权限不同所表示出的功能使用也不同, 普通用户没有数据修改及删除的权限, 只能对职工的信息进行浏览。

4.3 职工信息管理

职工信息管理包括对职工的基本信息进行浏览、添加职工记录, 以及对职工的详细资料进行修改、删除职工记录。其主要子模块如下:

(1) 基本信息的添加。管理员首先进入职工信息浏览窗体, 在该窗体的下方有一个添加信息的按钮, 点击该按钮进入添加信息的界面。职工信息的添加窗体使用了两个Frame控件及多个TextBox、Lable、ComboBox控件, 对职工的各项信息进行添加。有些信息需要手工添加, 有些信息可在选择框中选择, 如果添加的信息不符合要求, 将会出现提示框, 告诉用户哪些信息的输入不正确, 如生日、参加工作的时间及进入公司的时间都必须为日期型。必须把所有要添加的信息完全添加, 才可将各项信息添加成功。如果用户为普通用户则不能进入该界面, 即在职工信息浏览界面中增加按钮并设为灰色, 把Command控件的Enable属性选择为False即可。

(2) 基本信息的查询。为了方便管理员及普通用户查询, 使用了TextBox控件和ComboBox控件, 在查询时用户将查询内容输入到Text中, 或在ComboBox中选择自己所要查询的条件, 点击开始搜索按钮, 便可以查询出自己想要的信息。该查询的优点在于方便用户做任何查询, 管理员可以输入任何可提供的数据来进行查询, 显示信息为所有数据库中提供的数据。

(3) 职工信息的查询。输入一定的查询条件 (某一或某些条件) , 单击开始搜索按钮将会对该条件进行查询并显示查询结果。

4.4 职工考勤管理

职工考勤管理包括对职工的考勤信息进行浏览、添加职工记录, 以及对职工的详细资料进行修改、删除职工记录。其主要子模块为考勤信息添加:管理员首先进入职工考勤信息浏览窗体, 在该窗体的下方有一个添加信息的按钮, 点击该按钮进入添加考勤信息的界面。职工考勤信息的添加窗体使用了两个Frame控件及多个TextBox、Lable、ComboBox控件, 对职工考勤的各项信息进行添加, 有些信息需要手工添加, 有些信息可在选择框中选择。必须把所有要添加的信息完全添加, 才可以将各项信息添加成功。如果用户为普通用户则不能进入该界面, 即在职工考勤信息浏览界面中增加按钮并设置为灰色, 把Command控件的Enable属性选择为False即可。

4.5 档案查询

当输入一定的查询条件时可对职工基本信息及考勤信息进行查询。其主要子模块为职工考勤查询:管理员及普通用户均可以对考勤信息进行查询, 为了方便管理员及普通用户查询, 使用了TextBox控件和ComboBox控件, 在查询时用户将查询内容输入到Text中, 或在ComboB-ox中选择自己所要查询的条件, 如果数据库中有相应的数据, 点击开始搜索按钮后, 则将在MSFlexGrid控件中显示查询结果, 在该控件的底部会显示出查询的记录条数, 职工考勤信息的查询主要是确定所要查询的考勤年月。打印功能是通过VB的第三方控件tubPrinter报表控件来实现的, 该控件可以打印常见数据控件中的数据, 如打印MSFlexGrid控件、MSHFlexGrid控件、ListView控件、DataGrid控件里的数据等。

5 结语

对于职工档案管理系统设计应尽可能做到全面、方便、快捷、友好。对于普通用户, 本软件提供了全面的查询统计功能, 用户可以根据不同的需要选择不同的条件进行单一或组合查询, 确保提高查询、统计速度, 使查询、统计工作变得更加便捷。

参考文献

[1]张海藩.软件工程导论[M].第3版.北京:清华大学出版社, 2002.

[2]萨师煊, 王珊.数据库系统概论[M].第3版.北京:高等教育出版社, 2002.

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[4]王晟.Visual Basic数据库开发经典案例解析[M].北京:清华大学出版社, 2006.

篇5：论职工教育的档案管理

关键词：职工档案管理,现状,有效措施,职工教育

一、职工档案管理是当代新形势下的必然要求

职工档案管理作为企业现代化管理中的一个重要组成部分,它是加强职工教育管理的有效手段,也是促进职工教育发展的重要措施,职工档案的有效管理能够促进职工的积极性。职工档案是指较为全面地记录职工的基本信息,以及成长过程中的一些重要事件,它能够真实有效地反映出职工的综合思想素质与工作能力。由于职工档案具有真实性和完整性,因此,职工档案管理对职工的一系列保障措施上起着重要的作用。而职工教育档案管理主要是包括学籍档案、专业档案、声像档案和文书档案四大类别,另外,职工档案管理的期限同样也分短期、长期和永久三大类别。可见,职工档案管理对职工发展的重要性,也是当代新形势下的必然要求。

二、职工教育档案管理的现状分析

随着企业改革的不断深入,职工教育档案管理依旧存在一些待解决的问题,主要体现在以下几方面:一是职工教育档案管理方法的落后。大部分企业存在档案管理不规范的问题,有的企业没有专门的档案管理室,传统的手工档案管理普遍存在,虽然随着计算机技术的迅速发展,职工档案管理系统得到普遍的应用,但电子档案的安全性和保密性不易控制。二是职工教育档案的真实性和完整性较差。因为存在一些企业对职工的档案并没有严肃和认真地填写,会导致档案中出现错误,甚至对档案进行修改,这就对后续职工的升职、退休以及劳动保障增加了阻碍。三是职工教育档案管理工作人员的能力不高。因为档案管理是一份较为专业的管理工作,对于档案材料的分类与识别就需要专业的技术能力。但大多数企业在招聘档案管理工作人员时并没有引起足够的重视,在后续的档案整理过程中使得档案管理的工作效率低下,并且错误率较高。四是职工本身的档案意识低。在企业招聘员工的过程中,起着主要作用的是法律合同,并不是档案,因此职工本身对档案的重视度较低,加上现代化企业人才流动较快,会造成人事档案丢失的可能。五是企业领导对于档案管理的意识淡薄。因此企业最终都以盈利为目的,首先在对档案管理的认识时就存在一些误区,片面地以为档案管理就是保管性的工作,并不是企业的主要工作,因此,这就容易造成职工档案管理中出现诸多问题。

三、职工教育档案管理应当采取的有效手段

(一)健全完善的职工教育档案管理制度。档案管理部门在企业现代化管理中的地位必须明确,因为档案管理是一个动态的管理过程,因此档案管理工作必须要遵循管理制度,要实现制度化、规范化。严格实施职工教育档案管理的制度是对档案管理的有效保障,通过管理制度的严格控制,能够使档案管理的准确性和真实性得到有效保证。

(二)强化企业领导职工档案管理意识,提高档案管理人员素质。随着改革开放的迅速发展,强化档案管理领导在社会主义新形势下更为重要,对于企业来说,特别是企业领导,应当注重企业职工档案管理,提高自身的意识。在管理档案工作的同时应当确保档案管理工作人员的专业性。另外,要不断强化培训,提高档案管理人员自身的素质,把档案管理工作人员的工作成绩纳入岗位管理目标,不定期地开展档案管理人员的学习与培训。

(三)提高企业职工教育档案管理的建设。在对企业职工教育档案进行管理时,要提高档案的立卷质量。从登记到入盒都需要相关负责人的签字。其次,要加强科学化和规划化的管理,对不同级别,不同职位的档案要进行专门管理,便于后期的查找与审阅。最后,要完善档案管理责任制,采用现代化设备进行档案管理,计算机系统的使用使得档案管理变得便捷,但采用计算机管理的同时应当注意保密性和安全性,这就需要明确管理人员的责任制。

四、档案管理对职工教育的作用

(一)营造了良好的职工教育氛围。有效的档案管理能够营造良好的职工教育环境。良好的工作环境是职工教育成功的有力保证,档案对于每个职工而言是极其重要的,是职工正常晋升的有效证据与保证,有效的管理档案能够促使职工教育环境的氛围。档案也促使着企业从过去传统的职工教育培训变为实践生产中理论与实践相结合的方式,在营造良好职工教育环境的同时,也提高了自身的教育素质。

(二)调动了职工的积极性。首先,职工教育的目的性是为了使得职工专业化技能得到提升,从而适应企业的需要,提高工作效率和企业效益。有效的档案管理促使企业有针对性地开展一系列的培训与学习,培养各个方面的专业技术人才,做到档案管理与企业的实际需要相结合,有的放矢,使得职工能够意识到教育的重要性,使得他们在培训与学习过程中不觉得枯燥乏味,从而调动职工的积极性。这一方面有利于提高职工自身的专业技术,另一方面有利于提高企业的运营效率。

五、结语

档案管理作为企业现代化管理的重要管理部门,在完善和强化健全的档案管理制度的同时,部门领导应当重视档案管理,提高档案管理工作人员的综合素质,这对职工教育的氛围营造和职工积极性具有重要意义。

参考文献

[1]王贺芳.企业职工档案管理[J].中国管理科学文献,2008.

[2]狄永华,陈慧瑛.对企业职工档案管理现状的分析研究[J].浙江档案,2009(8):46-48.

[3]罗亚琦.试谈民营企业职工档案管理的问题和对策[J].中国档案,2010(1):52-53.

[4]王凤丽.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].科技与企业,2012(12):104-104.

篇6：《四川档案》2010年第六期---职工档案管理体制初探

在实际工作中, 企业劳资人员拿着职工的招工表、退休证、定级表等档案材料去办理退休手续, 但是其中一些档案材料在审核后出现身份证上的出生年月与档案记录不一致的情况, 再是企业职工自己涂改档案出生日期, 使退休时间无法确认, 往往是档案年龄偏小, 实际年龄偏大。劳动保障部《关于制止和纠正违反国家规定办理企业职工提前退休有关问题的通知》第二条第二款规定, 对职工出生时间的认定, 实行居民身份证与职工档案相结合的办法。当本人身份证与档案记载的出生时间不一致时, 以本人档案最先记载的出生时间为准。

2008年5月, 外贸服装厂顾某前来办理退休手续, 她所提供的招工表、定级表等档案材料一应俱全。但经过仔细审核, 发现顾某身份证上的出生年月1958年5月, 招工表、定级表上记载的出生年月均为1960年5月。按照规定, 顾某应根据招工表上的出生年月在2010年5月办理退休。顾某一再解释, 为了便于上班, 当时招工时将年龄改小了2岁, 现因单位效益不好, 想提前办理退休手续, 将出生年月又改回到了实际年龄。当前, 国家为保障退休人员基本生活质量, 连续3年调整养老保险待遇。而且早退一年就早一年拿养老金, 所以顾某选择了放弃3年工龄, 而视为缴费年限的认定, 选择在《参保人员领取养老金申请表》上签了字。对于眼前这一幕, 作为社保工作者不禁深思:办理退休的时间是否与视为缴费年限存在必然联系?笔者认为:顾某的工作经历是毋庸置疑的, 但是对于顾某的出生年月到底该依据身份证还是档案却不能肯定。作为社保经办机构, 无力查找出顾某出生年月的真实性, 只能建议相关部门加强对身份证的管理, 严禁随意更改职工的出生时间和编造档案。

2 档案管理混乱导致社保部门成矛盾焦点

档案“四海为家”, 其产生的“后遗症”将社保部门推到矛盾的风口浪尖。从目前档案管理的情况看, 经营状况好的企业在职职工个人档案管理比较规范, 一般存放在本单位或人才管理部门, 容易查找。但下岗失业人员的档案管理比较混乱, 有的存放在社区街道, 有的存放在就业管理部门, 还有的存放在企业主管部门。失业人员的档案管理存在“四海为家”的现象, 个人档案、查找、使用档案都很繁琐且不方便。对于部分灵活就业人员参保要求办理退休的人员, 更使社保部门焦头烂额, 他们提供的档案大多数没有封条, 档案材料不是“缺斤短两”, 就是弄虚作假的涂改痕迹;还有的无法提供个人档案导致不能认定视为缴费年限。作为社保部门, 对于档案不全和无法提供个人档案而又要求认定视为缴费年限办理退休的参保人员, 只能要求这些人员想办法寻找。

2009年3月初, 一位停产企业的参保人员王某到社保所要求认定视为缴费年限和办理退休手续, 她的档案材料基本俱全, 但在招工表其中一栏显示在部队服务社工作4年, 档案中无材料证明她所工作过的单位。她本人解释:1983年随军到部队服务社工作, 人事关系在团部, 月工资由团部直接发放。工作人员告诉她, 要想将部队服务社工作4年视为缴费年限, 必须有部队的相关证明材料。几天后, 王某带来了原部队团队发放4年工资表共12张 (每年3个阶段) 及进入部队服务社的具体时间和协议。社保所根据她提供的材料, 初步认定4年服务社的工作经历视为缴费年限, 予以办理退休。

还有小部分人到了退休年龄因为找不到档案而烦恼, 现政策准许顺延缴费年限, 但因个人经济能力及种种因素, 职工望而却步。

3“问题档案”是否被重复利用

49岁的张某拿着他的个人档案前来认定视为缴费年限, 工作人员详细查看后, 发现档案中张某的出生年月已被涂改。经过详细询问:张某2009年实际年龄49岁, 1960年出生, 而原档案记载1962年出生, 为当年能参加工作而改小了出生年月。根据《社会保险业务档案管理规定》, 档案不得伪造、篡改。那么张某的出生年月无法认定, 但从他的定级表上看, 出生日期栏是填报的1960年, 依据相关政策, 在招工表出生年月无法认定的情况下, 可依据定级表认定缴费年限, 所以张某缴费年限是1960年。另外还有刑满释放人员开具一张解除合同的手续代替被单位开除的手续以做续保之用, 企图蒙混过关, 只是在社保经办机构严格审核中没有得逞, 避免了社保基金的损失, 维护了广大参保者的利益, 但在这个敏锐问题上, 也不乏有“漏网之鱼”。建议相关部门高度重视这个问题, 力求让“问题档案”不落在本人手中, 交由专门机构妥善保管。

4“人情档案”造成职工退休待遇不公

由于历史原因和无法抗拒的自然因素, 造成一些人的原始工作档案遗矢。在实际工作中, 经常会遇到手头拿着证明、补建的工作档案前来认定视为缴费年限和办理退休, 面对这种情况, 社保工作人员往往显得很被动, 一方面是拿着各级政府和主管部门开具的证明, 或是某领导的“亲笔”的人员, 另一方面却是没有人情档案但的确丢失了档案的人员。如果给第一种情况的人员办理, 显然对第二种情况的人员不公, 而且这样的示范效应势必会有更多人利用人情档案来“滥竽充数”和“浑水摸鱼”, 给社保基金造成流失。

当前, 还没有具体的实施细则和办法规定“人情档案”的真实性和可操作性。作为基层社保工作者只能凭借高度的工作责任感来处理此类情况, 但不能完全有效处理好, 建议建立有效地工作机制, 由相关部门对却因某种因素造成原始工作档案遗失的人员面向社会进行公示, 或采取其他行之有效的办法解决这类问题。既维护了广大参保人员的利益, 维护了社会保险业务档案的真实、完整和安全, 同时也避免了社保基金流失。

摘要：为规范社会保险业务档案管理, 维护社会保险业务档案真实、完整和安全, 发挥档案的服务作用, 根据2009年7月23日国家档案局令第3号《社会保险业务档案管理规定 (试行) 》, 河北省保定市随着统筹城乡步伐不断加快, 已基本建立起了覆盖城乡的社会保险制度。但是, 伴随着越来越多的城乡居民基本生活得到保障, 一些实际问题也逐渐凸显起来, 亟待解决。