公文打印基本规范要求

公文打印基本规范要求（通用10篇）

篇1：公文打印基本规范要求

公文打印要求

一、关于正文及结构层次序数的规范写法 文中结构层次序数依次标注： 标题 用2号小标宋体字加黑。

第一层为“

一、”，用3号黑体字。“一”后面跟的是顿号，不是逗号；

第二层为“(一)”，用3号楷体字。“

（一）”后面不能跟标点； 第三层为“1.”，用3号仿宋体字。“1.”是下脚点（齐线实心圆点），切不可用顿号；

第四层为“(1)”，用3号仿宋体字。“（1）”后面不能跟标点。其中，层次序数可以越级使用，如果公文结构层次只有两层，第一层用“一”，第二层既可用“

（一）”，也可以选用“1.”。同一个层次，使用的序数形式必须一致。另外，如用“第一”“第二”表示次序，后跟逗号，切不可使用顿号。（非公文行文中，有时用外文字母表示顺序，字母后应该使用下脚点，如“A.”或“a.”，切不可用顿号。）

以上结构层次序数规范写法适用所有文本材料行文。

二、关于附件说明和附件

文件材料如有附件，应当注明附件顺序和名称。“附件说明”的标注规范：在正文之下空出一行居左空两个字编排“附件”二字，“附件”后标全角冒号和附件名称；附件名称后不加标点符号，附件名称本身也不加书名号；如附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；有多个附件，使用阿拉伯数字加下脚点标注顺序，顺序号上下对齐。

三、关于文件材料字体、字号

标题 用2号小标宋体字（宋体加黑）。正文 一级标题使用3号黑体字，二级标题使用3号楷体字，其他部分全部是3号仿宋体字。非正式文件材料（即非党政机关正式公文）可根据需要做字号调整，字体起醒目作用，不变为宜。

附件说明 用3号仿宋体字。附件 “附件”二字用3号黑体字。附注 使用3号仿宋体字。

署名 在正文（或附件说明）下空一行右空二字署名。日期 用4号仿宋体字。在署名下一行编排日期，日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

页码 用4号半角宋体。

四、纸张、页边距要求 1.所有材料一律用A4纸

2.页边距：上3.8厘米 下3.6厘米

左2.7厘米 右2.5厘米

五、加盖公章的署名、日期、盖章示例：

六、页码

字体：宋体 字号：4号 格式： —1—

位置：单面打印时，统一位于右侧；双面打印时，单页码居右空一字，双页码居左空一字。

篇2：公文打印基本规范要求

（1）版式要求： 纸型为国际标准A4型纸，段落行距为固定值24磅，其它采用默认，空行字体应调为四号仿宋体字。需要装订的公文，页边距规定为，上侧页边距为37mm，下侧页边距为35mm，左侧页边距为29mm，右侧页边距为25mm。不需要装订的公文，页边距按照word系统的默认值使用，即上下边距为25.4mm，左右边距为31.7mm。

（2）打印要求： 双面打印；页码套正，两面误差不超过2mm。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。

（3）装订要求： 公文应左侧装订，不掉页；装订线距左侧页边为4mm；双钉装订，两钉分别位于距上下页边1/4处。

（三）正文标准

标题：用小3号宋体字，不加黑，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。上报的公文和联合行文，一般不标明发文机关。公文标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。转发上级机关的公文，不能以上级机关公文的发文字号作为标题；如其标题过长，可以根据主要事由自拟标题。

单位：加黑，标题下空1行，左侧顶格用4号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。正文：主送单位名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行，4号仿宋体字。

附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用4号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.×××”）；附件名称后不加标点符号。附件应当与正文装订在一起，如果不能合订，在附件首页分别标明公文的发文字号和附件的序号。

篇3：公文打印基本规范要求

一、看准上情, 准确把握首长的意图

邓小平同志指出“拿笔杆是实行领导的主要方法。”而撰写机关公文, 正是组织管理军队各级公务, 对部队实施领导的过程。领会首长意图是完成这一任务的关键。所谓首长意图, 是指首长在布置工作、下达任务、发出指令时的本意或精神实质, 希望达到某种目的或标准。如果对首长的意图理解不透, 把握不准, 体现不好, 就很难按照首长的旨意完成任务。

(一) 领会首长意图的基本方法。

一是从主动询问中掌握。接受某项任务前, 要主动向首长请示、询问, 了解首长对某一阶段、某项工作、某个问题的考虑和想法, 尽量避免走弯路。二是从平时言谈中捕捉。对首长口头交待的内容, 比较零碎的看法、意见等, 要“善闻其言”, 细心收集, 汇总串连, 连贯分析。同时注意领会贯彻首长意图的过程是一个动态过程, 要及时向首长反馈进程, 尤其是过程中发现的问题和不足, 以便于首长及时了解情况, 对自己的意图进行修正、充实和完善。

(二) 理解领会首长意图应注意的问题。

一是接受任务时不能一知半解。在接受任务时, 有的同志实际上并没有真正弄清首长的本意, 但怕首长说自己理解能力弱、工作能力差, 担心在首长那里留下不好的印象, 不敢向首长询问明白, 更不敢提“为什么”, 而违心地回答“明白”“是”。由于受意模糊不清, 理解起来往往陷入困境, 甚至“卡壳”。有时甚至会出现落实结果与首长意图“南辕北辙”的难堪局面。二是理解时不能生搬硬套。要创造性地领会好首长意图, 努力提高思维层次, 拓宽思维渠道, 善于集思广益。

二、了解外情, 深入研究公文的意图

任何一份公文都是根据实际需要来拟写的, 因此, 在动笔之前, 不仅要准确把握单位首长的意图, 明确发文的主旨, 更要通过深入了解公文所要涉及的内容的内涵外延, 充分掌握公文的拟制意图。

(一) 深刻领会中央和上级指示精神。

中央和上级指示精神, 是工作的指南。掌握了这个指南, 工作就能沿着正确方向前进;离开了这个指南, 就会迷失方向。只有深刻领会了中央和上级指示精神, 才能在公文里正确体现, 才能保证上级指示精神的贯彻落实。所以在起草公文前, 必须通过学习, 把近期中央和上级的指示精神领会深透, 把准当前时代的脉搏。

(二) 了解实际情况。

只有了解实际情况, 才能很好地将上级精神与实际情况很好地结合起来, 才能有针对性地提出问题和解决问题。要经常了解本部门及与本部门公务活动相关的各方面情况, 做到心中有数;要经常更新对部队情况变动的熟悉掌握, 要深入调查研究。否则就容易犯“言之无物, 空话连篇”的大忌。

(三) 收集相关资料。

当然, 这要根据具体的情况, 并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如, 拟写一份简短的通知、公告, 一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作, 在明确发文主旨之后, 稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂, 还要进行具体的分析和归纳;如拟订篇幅较长的文件, 起草规章、条例、拟写工作指示等, 往往都需要在了解实际情况的过程中收集有关材料。

三、言简意赅, 清楚撰写公文的意图

毛主席在《反对党八股》一文中, 列出的党八股第一条罪状是“空话连篇, 言之无物”。军用公文是传达方针政策、指导、布置工作, 请示和答复问题, 报告、通报和交流情况等的重要工具, 每一篇公文都应该对应一个相应的主题, 都有特定的受众, 因此, 公文写作必须按照写作规范, 言简意赅, 清楚准确撰写公文的意图。

一是要文种正确, 格式规范。撰写公文之前要明确采取什么方式、主要阐述哪些问题, 具体达到什么目的, 只有对这些问题做到心中有数, 才能够落笔起草。首先要根据文件的中心内容, 明确文种。比如, 汇报工作情况, 是写工作总结还是工作报告。其次要明确文件发送范围和阅读对象。比如是给领导、机关阅读, 还是要向全体人员进行传达等。同时要明确发文的具体要求, 比如是供收文单位贯彻落实, 还是请示汇报等。

二是要观点鲜明, 用材得当。在写作当中, 要注意明确观点, 用语不能含糊不清, 模棱两可、词不达意, 似是而非。有些文件, 只讲观点没有实际材料, 就会使人感到抽象空洞、缺乏依据, 不易信服。而只简单罗列材料没有鲜明的观点, 则会使人弄不清要说明什么问题, 不了解发文的意图, 特别是情况汇报、工作汇报等。

篇4：公文打印基本规范要求

关键词：新闻稿件 新闻写作 新闻创作 新闻宣传

中图分类号：G210 文献标识码：A 文章编号：1671-864X（2015）09-0092-02

新闻宣传稿作为宣传性质的文章，有着自身独特的写作规范与要求。新闻宣传稿的基本落脚点在于宣传，根本目的在于宣传，因此如何把握宣传力度和在宣传方面如何下工夫，是新闻宣传稿写作的基本問题所在。以下就我个人的实践经验，简单阐述一下新闻宣传稿写作规范和基本要求。

一、新闻写作坚持的基本标准

新闻，是以宣传为手段反映当前生活的一种社会意识形态。它是报刊、广播、电视经常大量运用的一种文体。是消息、通讯、新闻特写、速写等体裁的统称。由此对于新闻稿件的书写也要求具有一定的标准。

1.真实性：新闻稿件必须坚持实事求是、主观与客观有机统一的原则，真实、准确、全面地反映生活实践活动的事实；

2.政治性：必须坚持党性原则，遵守法律法规，坚持正确的舆论导向，服从全党工作大局，服务社会民生；

3.时效性：充分考虑新闻报道的及时性，做到在新闻事件发生后最短时间内及时快速地投递新闻稿件；

4.重要性：充分考虑所投递新闻报道的影响范围、影响深度，力求发布重要和比较重要的新闻；

5.内涵性：切合本地方、本部门和本单位的性质和特点，言之有物，传达信息丰富，叙述事实清晰，具有较高的新闻价值；

6.严肃性：符合新闻稿件的基本写作格式，具有新闻语言风格，结构清晰、合理，语言规范、简练，表述准确、流畅，讲究遣词造句。

二、新闻写作的基本要求

新闻稿件因其作用的特殊性，除了要求具备一般文章的要求外，还有自身的特殊要求。具体说来新闻稿件要求有四个字：真、快、短、活。

1.真即是坚持真实性。

新闻真实性的具体要求：

（1）新闻真实性要求构成新闻的基本要素都要确凿无误。也就是说，新闻事实中的时间、地点、人物、事件、因果等都必须真实、准确。这些情况若有出入，将会带来许多不必要的麻烦。

（2）新闻真实性还要求新闻所反映的事实的环境条件、过程、细节和人物的语言甚至动作都必须真实。任何一种用来修饰和渲染素材的虚构在新闻写作中都是要不得的，那是对新闻真实性的忽视或者说轻视。

（3）新闻作品中引用的各种资料，如数字、史料、背景材料等也必须确切无误。总之，新闻以求真标明自己的价值，就是要坚决杜绝新闻失实现象的发生。这就要求我们不要为了追求生动感人，凭主观想象增加许多不真实的细节，更不要进行主观的“合理预言”，夸大其词，胡编乱造。

2.快即是坚持时新性。

时新性是时间性与新鲜性的合称。新闻写作不但要讲究时间性，还要给人以新鲜感。新闻姓“新”，时间性是新闻的本质特征之一。记者采访必须雷厉风行，随时处于待机状态，争取在“第一时间”赶到现场。在写作上则要坚持新鲜性：内容新（角度新、主题新），形式新（把最重要的信息放在新闻的最前面、寻找“最近点”）。

3.短即是坚持简明性。

简明是一切题材的新闻作品的最显著的特征。简练也是最高级的写作技巧，对记者来说，更是语言文字方面的最基本的基本功。具体地说，简明性包含两层意思：一是要求通俗明了。这是新闻作品写作上一个主要特征和主要要求。要达到这个要求，就要消除生僻艰深的字句，控制句子长度。二是要求简洁凝练。这是比“短”更高一个层次的要求。如何把新闻写短？作为一名多年从事新闻工作的工作人员，本人从以下几个方面进行了总结。a、直截了当，开门见山陈述事实；b、空话少说；c、一事一报；d、语言准确、简练；e、善于删改等等。

4.即是要坚持灵活性。

如何把新闻写活，本人结合多年的实践经验，觉得应当在以下几个方面入手：一是运用蒙太奇手法，把最重要、最精彩的内容放在最前面。二是运用断裂式行文，多分段；即择取事实点面结合，跳跃式行文；段落简短，叙事简洁，讲究思想的递进和丰富；讲究逻辑衔接，省去铺垫过渡等等。三是要多写视觉新闻。

三、新闻稿件写作的基本规范

新闻宣传稿的写作需要有一定的规范和特殊的要求。

1.新闻宣传稿要重视宣传的本身意义和作用。

新闻宣传稿的根本目的在于宣传，因此在写作新闻的同时需要尤其重视宣传的本身意义和作用。同时需要明确一点的是，新闻宣传稿是新闻而并非纯粹宣传稿件，也就是说，新闻专业性的书面语言是新闻宣传稿必备的一个基本性内容。因此，如何把握新闻和宣传两者之间的关系，即如何在新闻基础上体现宣传的基本作用，是写好新闻宣传稿的一个基本前提。新闻宣传稿具有宣传的多种功能，因此重视宣传的本身意义和作用，是新闻宣传稿写作所应遵循的一个基本原则。

2.新闻要注重事件本身的报道，突出报道事件的重点。

新闻报道离不开事件本身，事件构成新闻报道的主体，即常说的新闻素材。注重事件本身的报道，突出报道事件的重点，其意义和作用是显而易见的，这里只说明一点潜在的作用构成。在新闻报道中突出事件，不是要否定事件发生的主体行为人，因为新闻五要素的基本理论常识规定了新闻事件主体行为人的作用和不可替代性的地位，本身对于主动性极强的活动主体就是一个良好的宣传定位，不必在乎上述这种否定所可能发生的几率性；相反，突出事件本身，往往起到意外的遮眼障目的作用，即在突出行为人地位和作用的同时，能够遮掩新闻报道本身从属于行为人、完全为行为人宣传服务的“奴性面目”，即使新闻报道本身丢却了从属与主观的嫌疑，更加突出新闻宣传的客观性和真实性。

3.注重在规范形式上的创新，尽量避免新闻宣传稿出现千人一面的尴尬现象。

新闻宣传稿最大的弊端恐怕在于规范形式上千篇一律的呆板和新闻报道方面千人一面的尴尬。这种弊端的形成既与新闻写作理论本身内在的规律性和机械性有关，同时又是宣传稿所必然面临的不可避免的麻烦和窘区。从理论本身来说，新闻宣传稿需要有这样呆板的规律，则必然出现千人一面的尴尬。因此，如何在实际运作中充分调动新闻宣传稿写作人的主动性和能动性，使在规范形式上有大的创新，是避免新闻写作出现尴尬局面的一个重要举措。

4.注意新闻语言的专业性和书面化，做到字斟句酌，避免出现常识性错误。

篇5：起草公文的基本要求

公文起草是公文处理工作的基础和源头。条例从3个方面对公文起草提出了7点要求。（第十九条）

1．关于公文内容方面的要求

（1）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（3）文种正确，格式规范。2．关于文风方面的要求

内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

3．关于公文起草方法方面的要求

（1）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（2）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

篇6：公文规范格式与要求

（一）公文规范格式的含义

公文的格式即公文的规格式样，它包括公文所必须具备的数据项目结构和公文的用纸格式、书写打印格式、装订格式。公文格式是公文的门面。一份好的公文，不仅内容要主题明确、简明扼要，语言要通顺流畅、准确恰当，而且要求数据项目结构完整，书写打印格式规范，用纸大小一致，装订朴素美观。

（二）公文规范格式的要求

1、数据项目结构要求

所谓公文的数据项目结构主要包括公文的眉首、主体和版记。

所谓公文的数据项目结构要求就是对眉首、主体和版记中各要素的格式、字体、字号、位置、标记方法等方面的具体要求。

2、用纸、打印和装订要求

（1）版式要求：

纸型为国际标准A4型纸，段落行距为固定值24磅，其它采用默认，空行字体应调为四号仿宋体字。

需要装订的公文，页边距规定为，上侧页边距为37mm，下侧页边距为35mm，左侧页边距为29mm，右侧页边距为25mm。

不需要装订的公文，页边距按照word系统的默认值使用，即上下边距为25.4mm，左右边距为31.7mm。

（2）打印要求： 双面打印；页码套正，两面误差不超过2mm。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。

（3）装订要求：

公文应左侧装订，不掉页；装订线距左侧页边为4mm；双钉装订，两钉分别位于距上下页边1/4处。

（三）正文标准

标题：用小3号宋体字，不加黑，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。上报的公文和联合行文，一般不标明发文机关。公文标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。转发上级机关的公文，不能以上级机关公文的发文字号作为标题；如其标题过长，可以根据主要事由自拟标题。

单位：加黑，标题下空1行，左侧顶格用4号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。

正文：主送单位名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行，4号仿宋体字。

附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用4号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.×××”）；附件名称后不加标点符号。附件应当与正文装订在一起，如果不能合订，在附件首页分别标明公文的发文字号和附件的序号。

成文日期：用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

篇7：公文写作的基本要求

不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法，但是，不论哪一种类的公文，都必须做到以下同点：

一、要符合党和国家的`方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。

二、要符合客观实际，符合工作规律。

三、公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。

四、词章必须准确、严密、鲜明、生动。注意几点：(一)条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。(二)文字要精炼，篇幅要简短。(三)遣词用句要准确。公文要讲究提法、分寸，措词用语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分。(四)论理要合符逻辑。公文的观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生岐义，耽误工作。(五)造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。。(六)正确使用标点符号。(七)正确使用顺序号[ 一、(一)、1、(1)]。

五、要符合保密制度的要求。

附注：公文的种类

公文的种类简称文种。一九八一年二月，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关的公文归纳为九类十五种，即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请求、批复、函。这些文种近视眼行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文：

上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请求、报告。

平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。

篇8：公文打印基本规范要求

一、实事求是的原则

公文作为党政机关实施领导、履行职能、处理公务的文书, 首要的也是最基本的要求, 就是必须全面准确地反映客观实际, 做到实事求是。

发文要立足实际。党政机关要根据实际需要发文, 不能发的坚决不发, 可发可不发的不发, 能够通过其他方式解决问题的不发正式文件, 真正做到发文确有需要、确有必要。在公文起草中, 要全面、准确、客观地反映实际情况, 公文所提政策措施和办法必须切实可行, 公文只有得到有效执行, 才能真正实现发文机关的意图。

拟文要切合实际。公文中提出的措施要具体可行, 能够解决实际问题;阐述的内容要重点突出、观点鲜明, 不渲染夸大、不主观臆断;使用的语言要庄重平实、严谨规范、简洁明了, 有话则长, 无话则短。

办文要结合实际。要紧密结合本地本部门实际, 严格规范办文流程, 着力提高办文水平, 使公文处理符合程序, 所提拟办意见和建议符合公文的意图和领导机关的要求。

二、准确规范的原则

《条例》明确规定:“党政机关的公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书, 是传达贯彻党和国家的方针政策, 公布法律和规章, 指导、布置和商洽工作, 请示和答复问题, 报告、通报和交流情况等的重要工具。”为确保党政机关公文内容准确、规范, 要重点把好公文质量关和公文出口关。

把好公文质量关。质量是公文处理工作的最高要求。具体讲, 就是要把好七关。

一是把好发文关。公文文稿审核的重点第一项就是“行文理由是否充分, 行文凭据是否准确”。这是公文文稿审核工作的首要任务, 也是各级党政机关办公厅 (室) 应当承担的重要职责。在行文理由方面, 是否需要发文、需要以什么形式发文, 是公文文稿审核的第一步, 也是从源头上减少发文数量、纠正行文错误的重要关口。在行文依据方面, 公文文稿的来龙去脉必须可追溯、公文的行文关系必须有依据。是根据领导同志的批示、指示起草的, 还是根据上级的统一部署和安排起草的;行文依据是有关法律法规的规定, 还是部门职责权限, 或是补充、修订以往相关规定。只有合法合规、有理有据的公文文稿才能进入到下一步程序中, 否则公文文稿要退回报文单位并向其说明情况。

二是把好政治关。首先是是否符合党的路线方针政策。公文文稿“内容是否符合党的路线方针政策”是公文文稿审核的重点。不管是哪一级机关制发的公文, 也不管是什么形式的公文, 都必须符合党的路线方针政策, 不得与其相违背。这是公文制发最重要的政治原则。同时, 执行政策不是机械地照抄照转, 必须与本地区本部门的具体实际相结合, 提出切合实际的具体落实办法和措施。其次是是否完整准确体现发文机关意图。《条例》将“是否完整准确体现发文机关意图”列为公文文稿审核的重点之一。审核公文文稿必须完整准确体现发文机关意图。公文写什么、怎么写, 都由发文机关确定。审核公文文稿时必须在完整准确体现发文机关意图上下功夫, 保证公文的内容、形式甚至语气语态都与发文机关的意图相符。

三是把好政策关。按照《条例》要求, 公文文稿审核要将“所提政策措施和办法是否切实可行”作为重要内容。公文主要是指导工作实践的, 其内容必须在现实中行得通、起作用, 这样才能使发出的公文有指导作用, 体现党政机关的意图。同时, 公文文稿内容“是否同现行有关公文相衔接”是公文文稿审核的重点、难点, 也是比较容易出现问题的方面。现在我们制发的公文, 既包括本级党政机关的现行公文, 也包括相关部门的现行公文, 更包括上级党政机关的现行公文。因此, 在审核公文文稿时, 要注意仔细对比相关规定, 防止出现不同部门对同一事项的规定相互掣肘甚至抵触的情况, 防止出现补充规定与原有规定相互矛盾的情况, 防止出现下级机关的规定与上级机关的公文不一致或者不匹配的情况。公文文稿审核中做好同现行有关公文的衔接工作, 使各地各部门的公文在总的原则和精神上一致起来, 同时避免出现越权干涉其他地区和部门职权范围内事务的情况。

四是把好法律关。按照《条例》规定, “公文内容是否符合国家法律法规”是公文文稿审核重点之一。在公文文稿审核程序方面, 要将合法性审查制度化、规范化, 凡是部门起草的政府行政规章、规范性文件以及涉及公民、法人和其他组织权利义务的公文文稿, 必须送交政府法制机构进行合法性审查, 确保公文内容合法合规, 确保党政机关依法决策、依法执政、依法行政。

五是把好内容关。不同的公文种类、公文内容通常采用不同的结构, 但公文结构都应当做到有逻辑性、条理性, 层次分明、完整统一。公文材料要准确, 材料和论点必须统一。公文观点必须鲜明有力, 充分体现发文机关的意图。公文判断要正确, 要对客观实际进行科学分析, 使用词语恰如其分, 表述准确无误。

六是把好程序关。党政机关及其部门的公文制发办理程序, 是指一系列相互关联、衔接有序的若干工作环节和步骤构成的公文办理过程, 包括组织起草、协调会签、会议研究、文稿审核、报批签发等固定程序。党委、政府或部门在起草政策性文件时, 不能随意省略或减少公文处理必要的工作程序, 不能把很严肃的事情轻率地处理了, 要避免因减少办文程序造成工作被动。

七是把好文字关。公文字词使用要规范, 避免出现错别字、简化字、异体字, 公文中一般不使用繁体字、大写汉字。公文中的词语要恰如其分、搭配正确、通俗易懂, 不允许随意简化、编造词语, 要尽量避免使用冷僻难懂或会引起岐义的词语, 公文中一般不允许使用网络语言。公文的标点符号使用要规范, 经过修订的新的GB/T15834《标点符号用法》国家标准已于2011年12月30日发布, 从2012年6月1日起正式实施, 各级党政机关和各部门要认真遵照执行。

把好公文出口关。要切实强化责任意识和质量意识, 把“质量第一”贯穿公文处理的各个环节和全过程, 体现到公文的思想内容、文字表述、运转环节等各个方面, 真正做到严谨细致、精益求精, 努力实现零差错、零失误。要认真把好公文出口关, 对于事关全局或涉及政策性的重要公文, 党委、政府或部门主要负责同志都要认真审核, 严格把关, 必要时要经党委或党组会议讨论研究决定。最后要经党委、政府或部门的办公厅 (室) 审核或复核, 公文中如有政策性内容改动, 要报经原审批的负责同志审核确认, 确保公文办理的各个环节符合发文程序后, 方可上报或下发。

三、精简高效的原则

(一) 文风要清新。

党政机关的公文要充分体现准确、鲜明、生动的文风特征。做到意尽言止、条理清楚、内容准确、文字精练。一是向上级机关报送的“请示”“报告”和“意见”类公文, 要简要直陈。请示事项要一文一事, 准确简练, 表述到位即可, 切忌提出不适当要求;报告工作要重点突出, 详略得当, 不能平铺直叙地泛泛议论;意见类公文也要符合政策, 内容具体, 切实可行, 层次清楚, 行文准确。二是上级机关对下级机关的批复类公文, 批复意见必须明确, 对不同意的事项必须写出不同意的理据和明确意见。上级机关下发的通知类公文, 要按隶属关系行文, 使之做到准确、及时、迅速, 内容精炼、操作性强。三是平行机关和不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题的公函类公文, 商洽函要把商洽的工作缘由、所商洽工作的情况、函请的要求写清楚, 询问函同样要把问题写具体, 答复函要针对来函内容作出具体答复。各种公函语言要朴素, 要求要得当, 内容简明扼要, 一事一文, 一般不作论述。

(二) 语言要精炼。

党政机关的公文要求用最准确的语言、最精炼的文字来表述其意图, 避免用词失当, 防止拖泥带水、冗繁累赘;要求结构严谨, 防止疏忽漏误, 避免发生歧义, 不使用模棱两可的双关语。要适当选用一些群众语言, 并注意恰当运用语法、修辞、逻辑手法进行表述, 以提高公文的语言效果, 充分反映公文的内容。

(三) 表述要规范。

党政机关公文要突出指导性、针对性和操作性, 内容必须真实有据, 情况可靠, 数字准确无误, 观点正确, 提法妥当, 措词要求符合实际, 切实可行。公文写作和办理必须准确、迅速、规范、及时和有效, 充分体现党政机关严肃庄重的精神风貌和严谨周密的工作作风, 以提高公文工作效率和整个机关的工作效率。上报或下发的公文主送谁、抄送谁, 都应该弄清楚, 不能超越其职权范围给不相隶属的机关或部门部署工作。要根据公文结构层次, 条理清晰地叙述, 准确把握上行文、下行文、平行文的特点, 按照不同文种、不同内容的要求, 准确、恰当地表述, 以达到发文的最理想效果。

(四) 篇幅要简短。

要着力解决制发文件中“长、空、散”的现象, 提倡“短、实、新”的文风, 篇幅力求简短, 不要拖泥带水;讲实话、求实效, 切忌浮华夸饰;要有新情况、新政策, 避免陈词滥调、鹦鹉学舌。要注重效用, 突出主题, 做到意尽言止、条理清楚、内容准确、文字简练。要大力倡导清新简练的文风, 上报党委、政府批转的公文一般不得超过2000字, 下发的公文除重大工作部署性文件外一般不应超过3000字。

(五) 内容要会签。

一是部门报送党委或政府审批的公文, 以及党委或政府转请部门研究办理的公文, 凡涉及其他部门职责内容的, 主办部门要主动与相关部门充分协商。经协商取得一致意见后, 由主办部门主要负责人与相关部门负责人会签或联合报党委或政府审批。部门之间有分歧意见的, 主办部门主要负责人要亲自协商, 协商后仍不能取得一致意见的, 主办部门要列明各方理据, 提出办理建议, 与相关部门有关负责人会签后报党委或政府决定。不得把未经认真研究、协商会签的公文报党委或政府审批。更不能说假话、打埋伏, 把应该会签的事项隐瞒或省略。二是部门下发的政策性公文, 如涉及其他相关部门的职责时, 必须与相关部门会签, 在征得同意后方可下发或联合下发。如果相关部门意见不一致, 则应暂缓行文, 经协商一致, 或将不同意见同时报上级机关研究作出决策后再行文。三是征求意见类会签公文, 其内容如涉及一个部门的几个处室, 则由其部门的主办处室牵头, 会同有关处室共同研究, 提出准确合理的意见或建议后, 由主办处室写出综合文字说明, 报经部门主要领导同志签批同意后, 方可向来文单位反馈书面意见。

四、安全保密的原则

党政机关的公文中涉及大量党和国家的秘密, 安全保密是公文处理工作的底线。涉密公文在拟制、办理、管理的每一个环节都有安全保密问题, 任何一个环节存在安全隐患, 都有可能出现失泄密问题, 给工作造成被动, 甚至给党和国家事业带来损失。因此, 我们要从维护国家安全和利益的战略高度, 严格遵守国家保密法律法规, 强化保密管理措施, 确保公文使用安全、传递安全、销毁安全, 坚决杜绝失泄密事件发生。

国务院制定的《中华人民共和国政府信息公开条例》已于2008年5月1日起正式施行。规定了政府信息公开的范围和程序, 同时也提出了公开的例外, 即应当予以保密的信息, 包括国家秘密、工作秘密、商业秘密和个人隐私等政府信息。工作秘密事项是指除了绝密、机密、秘密材料外, 各级国家机关在其公务活动和内部管理中产生的不属于国家秘密而又不宜对外公开的事项以及不能发表和传递给任何人的情报和资料。这些信息大多通过机关公文、简报、信息、报表、电子邮件等方式呈报、发送或传递。这些事项一旦泄漏, 虽然不会直接危害国家的安全和利益, 但却会不同程度地影响国家机关公务活动的正常开展和内部管理的有序进行, 影响国家机关顺利履行国家赋予的权力和职责。具体工作中要把握好以下原则。

机关保密工作要做到四严。一要严守保密规定。要遵循“积极防范、突出重点、既确保国家秘密又便利各项工作”的保密工作方针, 在工作中努力消除可能造成泄密的隐患, 堵塞可能泄密的漏洞, 对文件中涉及党和国家的秘密或工作秘密、商业秘密信息, 严格控制知密范围, 教育涉密部门的工作人员严格遵守保密纪律, 确保各类秘密安全。二要严格保密管理。涉密文件材料的起草、传阅、印制、保管、销毁等环节都要严格遵守保密制度, 确保不流向社会。三要严格规章制度。要依据中央和国家有关法规、制度, 本着缺什么补什么的原则, 进一步修订完善本部门保密制度, 强化安全保密责任制和责任追究制, 坚持“谁主管、谁负责, 谁使用、谁负责”, 真正把各项制度和规定落到实处。四要严格保密检查。要加大对涉密计算机信息系统的检查频率和覆盖面, 充分运用现代化的保密技术手段, 对涉及国家秘密多、密级高、易发生泄密的部位加大督促检查的力度, 增强发现和消除泄密隐患的能力。

篇9：公文打印基本规范要求

关键词：剪重比；高层建筑；楼层最小地震剪力系数值；地震影响系数最大值；结构基本自振周期

中图分类号：TU318；P315.9文献标识码：A

由于地震影响系数在长周期段下降较快，对于基本周期大于3.5 s的结构，由此计算所得的水平地震作用下的结构效应可能太小.而对于长周期结构，地震动态作用中的地面运动速度和位移可能对结构的破坏具有更大影响，出于结构安全的考虑，我国《建筑抗震设计规范》（GB 50011—2010）[1]和《高层建筑混凝土结构技术规程》（JGJ 3—2010）[2]提出了对结构总水平地震剪力系数及各楼层水平地震剪力系数（又称为剪重比）最小值的要求，规定了不同烈度下的最小楼层地震剪力系数，当不满足时，需改变结构布置或调整结构总剪力和各楼层的水平地震剪力使之满足要求.《建筑抗震设计规范》和《高层建筑混凝土结构技术规程》引入楼层最小剪力系数λmin来保证长周期结构在地震作用下的安全是合适的.各国规范关于最小剪力系数也有相应的规定.

5结论

基于《建筑抗震设计规范》（GB 50011—2010）与《高层建筑混凝土结构技术规程》（JGJ 3-2010）对结构的最小地震剪力系数值的要求，对符合现行抗震规范地震剪力系数要求的高层结构基本周期进行分析，得到以下结论：

1）由于我国规范人为规定的最小剪重比与结构的自振周期有关，因此，根据结构的自振周期值便可以初步判断结构的剪重比是否满足规范的要求.

2）当高层建筑结构的剪重比能满足规范的最小剪重比要求时，结构的基本自振周期均满足表4～表6的要求；若结构的自振周期不在表4～表6所示的区间中，则该结构的剪重比一定不满足我国规范对剪重比的要求.

3） 由表4～表6可见，在满足规范剪重比要求的结构自振周期最大值的区间内，有可能出现不满足规范剪重比要求的自振周期区段.

参考文献

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篇10：机关公文写作基本要求

〔2016〕9号)编稿时间：2016-04-06

来源：局办公室

作者：未知

浏览量：7次

为进一步规范机关文稿写作，提高公文质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》，结合教育体育系统实际，特辑录机关公文写作基本要求如下。

一、几种常用文稿的写作要求

（一）通知。通知的标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。不能因为文件版头已印发文机关，而在标题中省略了发文机关，直接写发文事由和通知。通知的正文主要由拟发缘由、通知事项和通知要求三项内容组成。根据通知种类的不同，写法上有所区别。通知的种类包括：会议通知、发布性通知、部署工作的通知、政策性通知、解释性通知、任免聘用通知等。

（二）请示。请示，是下级机关用来向上级机关请求指示，批准事项的上行公文。根据请示的不同内容与写作意图，可将其分为三类：政策性请示，一般因政策问题而制发；核准重大问题的请示，多涉及人事、机构等方面的问题；事务性请示，大多涉及机关日常工作中一些具体事项，如请求上级机关增拨业务经费、基建投资、救助费用、变更机构名称、新建改建办公设施、以上级名义下发文件等。

1.请示的写法。（1）标题。一般由请示单位、请示事由、文种或请示事由和文种组成。（2）正文。正文一般由三个部分组成：请示缘由，提出请示的原因和理由。请示事项，就是提出有关问题请求上级指示或批准，有的提出解决问题的建议和意见，供上级机关参考。提出的请示，要符合有关方针、政策，切实可行，不可矛盾上交。请示要求，应明确提出请求解决问题的方法或途径，常用“当否，请批示”、“如无不妥，请批转有关单位执行”等等。

2.撰写请示注意的事项。

（1）下级机关一般不得越级请示。报送省厅（局）、市委、市政府的公文，一般以市教育体育局名义，市直教育体育单位不得直接报送。因特殊情况（如重大灾害、重大案件、重大事故或者下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题等）必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。

（2）不能多头请示。请示只能写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。请示不得抄送下级机关。请示中的意见在末被批准之前并不生效，所请示的事项有时不被批准，如果抄送下级机关，会使下级工作人员思想混乱，不利于工作。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。报送省厅（局）、市委、市政府的请示件，分别报送至省厅（局）办公室、市委办、市政府办文电科。

（3）请示应当一文一事。不要在同一公文中请示两个或几个互不相关的问题，以免拖延处理时间，贻误工作。

（4）请示与报告要严格分开，不得混用。报告中不得夹带请示事项。在请示标题中，也不许用两个公文名称。出现“请示”与“报告”混用的原因，是起草公文的同志没有搞清楚“请示”与“报告”的不同之处：第一，“请示”是下级机关主动请求上级机关给予批示或解答问题；而“报告”是下级机关根据上级机关要求和安排必须做出的书面汇报。第二，“请示”是事前行文；“报告”是事后或事情进行中行文。第三，“请示”要求上级机关给予批复；“报告”上级不予批复。只有一些反映情况和问题，并提出解决办法和意见的报告，上级才予批转。因此，不能把“请示”与“报告”两个文种混用。不能搞约定俗成，习惯成自然。

（5）在主要负责同志外出请示中，应写明外出事由、时间、地点、人员、由谁代为主持工作等情况，其中外出事由的陈述尽可能详细。带队外出时，应将参加人员名单附后；因参加会议、活动等原因外出时，应将会议通知、活动邀请函的复印件附后。

（6）报请市委市政府审批的事项，凡涉及其它单位职权的，必须充分协商，并经部门单位会签后报市委市政府；部门单位发文或几个部门单位联合发文能够解决的事项，不得要求以市委市政府或两办名义发文；提请市委市政府或两办名义发文的请示件，须附代拟稿、依据等。

（7）印发请示件须用专门的文件函头。

（三）报告。报告，是向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议时使用的上行文。报告的使用范围相当广泛，频率相当高，它同“通知”一起成为党政机关一上一下两大基础文种。工作报告。在某项工作进行到一定阶段，或工作已经完成时，下级机关需要将工作情况、取得的成绩、存在的问题、经验、教训等项内容，向上级机关汇报时使用。如：关于＊＊＊试点工作的报告，可以写成：基本情况、主要做法，取得的成效、存在的问题、今后工作意见等几个部分。情况报告。是指下级机关向上级机关汇报近期出现或发生的某种情况，某一问题，或工作中某些方面的状况。调研报告。是指工作中出现的许多新情况新问题，经过调查研究，提出意见建议，向上级机关汇报时使用的一种。上级机关如果认为这些建议比较好，有推广参考价值，也可批转所属下级各机关参照执行。回复报告。对上级机关查询、查办、催办的事项，作出专门回答时使用。报送报告。指下级机关经常向上级机关报送各种材料，包括下级机关主动呈送的，或者上级机关要求报送的。

1.报告的基本格式。报告的正文一般包括三项内容：概述情况、详述情况和结束语。概述情况。用概括性语言简要介绍报告事项的整体情况。详述情况。详述情况一般从五个方面入手：工作过程、工作做法、取得的成绩、存在的问题、今后打算（意见或建议）。结束语。报告一般要有结束语。报告结束语的位置是在正文之后，另起一行空两格的位置。常用的结束语是：“特此报告”；“以上报告，请审阅”；“以上报告，请指正”“以上报告，如无不当，请予批转”。

2.报告写法要求。一是要坚持实事求是。不能合理想象、任意拨高，以偏概全，也不能只报喜不报忧。二是要突出中心。根据报告主旨选择材料，不要面面俱到，把报告写成流水帐。三是要注意在报告中不要夹带请示事项。上级机关对报告一般是只阅不答复。

（四）会议纪要。会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。1.标题有两种情况。一是会议名称加纪要，如《全国农村工作会议纪要》。二是召开会议的机关加内容加纪要，如《岳阳市教育体育局关于※※※会议纪要》。

2.会议纪要正文写法。一般由两部分组成。会议概况，主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。会议的精神和议定事项。党组会、局务会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。

3.会议纪要称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，如“会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议要求”“会议号召”等。

4.会议纪要与会议记录的区别。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

（五）批复。批复是适用于答复下级机关请示事项时使用的一种公文文种。当下级机关在工作中遇到疑难问题和不能自行决定的事项，向上级请求指示和批准时，上级机关就应当通过批复对请示的事项给予明确的答复，使其明确行止。批复是一种下行公文。除了直接回答所请示的事项以外，无需涉及其他问题。1.批复的格式。标题、主送机关、正文和落款署时。（1）标题——批复的标题有两种写法。一种是：同意+事由+文种。另一种是：事由+文种。（2）正文——正文是批复的主要部分，是针对下级机关的请示事项所作的具体答复。一般由引语、主体和结尾三部分组成。引语。引语是批复的第一段或第一句话，这是批复的根据。其作用在于表示已经知道下级请示的问题，从而引出应有的答复性的文字。一般情况下，引语只要说明下级机关有关请示已经“收悉”，表明批复者的态度，如 “同意……”或“根据……意见，现函复如下：……”。主体。这是批复的中心内容。内容简单的，一般只有一个段落，只表明同意或不同意、应该不应该；内容复杂的，可以分段，逐条表明态度，或原则同意，或不拟批准，或需要补充、修正的地方。结尾。批复结尾可写上“此复”，或不写。（3）最后盖上机关印章，署明日期。

2.写作要求。内容应有针对性 ：批复的内容应针对来文请示的事项，不能答非所问，也不应说题外的话。如果有其它意见要告诉请示单位，应另外拟文，以通知行文，不能在批复中“搭单”。表达应直接明确：批复的表达要干脆利落，态度要直率明确，是否同意来文请示或同意采用哪种方案，都要直截了当地表明态度，不能含糊其辞，让人捉摸不定。依据要充足可行：批复对于请示事项的答复，必须以一定的方针政策为依据，接到下级机关来文后，如同意请示所提要求时，可以不说明理由；如不同意来文请示事项时，必须说明一定的理由依据，作必要的解释，以理服人。行文要及时：请示的事项都是由于下级机关在工作中遇到疑难问题或不能自行决定的事情，为及时、有效地解决工作中出现的问题，批复的行文要及时，如迁延时日，就会贻误工作。

（六）函。按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。按发文目的，函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

1.函的写作。一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。开头。主要说明发函的缘由，概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。主体。主要说明致函事项，内容单一，一函一事，直陈其事。要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”“请即复函”“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

2.撰写函件应注意的问题。函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

（七）建议提案答复件。

建议提案答复件是一种特殊的公文形式，有其特定的规范要求，在内容和格式上都有特殊的规定。

第一，答复件的内容要求：

1.答复件内容要符合国家法律法规和党的方针政策及有关规定。办理人员在办理工作中，要全面了解代表和委员所提出的问题和要求，国家有关的法律法规是如何规定的，党在这方面的方针政策是什么，答复内容不能出现与国家法律法规和党的方针政策相悖和不符的现象。

2.实事求是，符合实际。代表或委员提出的问题，能解决的，一定要千方百计想办法解决，并尽快落实；列入规划解决的，要实事求是地讲清目前只能列入规划解决的原因；暂时不能解决的，也要如实说明原因，并讲清楚不能解决的理由，不能为了求得代表委员的满意，把目前不能解决的问题说成列入规划解决。

3.对建议提案所提问题和建议，要有的放矢地逐条答复，不能避重就轻，答非所问，切忌讲空话、套话。建议提案中涉及问题较多的，可以仅针对单位职责范围内的问题予以答复。对几个单位协同办理的建议提案的答复，协办单位需先就职责范围内的问题和要求写出本单位答复并送主办单位，主办单位综合协办单位的答复后写出全面答复。

4.文字要简明、通顺。答复对办理过程只需简单介绍，要明确答复代表委员能办还是不能办。能办的，什么时候开始办或者现在已经办到什么程度，预计什么时候可以办好；不能办的，讲明情况，说明理由，有政策依据有要提供详细的依据。

5.答复的口气要诚恳、谦逊。一般公文行文对象是行政机关和单位，答复件的行文对象则是自然人。但这个“自然人”又不同于一般人，他是行使人民代表大会权力的人大代表和行使民主监督权力的政协委员，办理人员在答复件的语气、用词造句方面都要非常注意，要以诚恳、谦逊的态度答复代表委员。

第二，答复件的格式要求：

1.关于发文字号。答复件要求标明发文单位代号、发文类别、发文年号、发文序号及办复结果类别等5个方面的内容。发文类别用“复”，发文字号中不提夹带“字”、“第”等字样。

2.关于答复件类别。建议提案的办复结果分为四类，分别为：“A”类：所提问题已经解决或者基本解决的；“B”类：所提问题正在解决或列入规划逐步解决的；“C”类：所提问题因条件限制或其他原因目前不能解决，予以解释说明的；“D”类：所提问题留作参考的。

3.关于答复件的标题。答复人大代表建议使用标题：“岳阳市教育体育局关于岳阳市×届人大×次会议第××号建议的答复”；答复政协委员提案使用标题：“岳阳市教育体育局关于政协岳阳市×届×次会议第××号提案的答复”。

4.关于答复件正文的抬头称呼。建议答复件使用“×××代表”，联名的建议也只写一个领衔人；提案答复函使用“×××委员”或“××单位”，联名的提案只写一个领衔人。

5.关于答复件的开头语。建议答复件，开头语采用“您（等×位代表）在××会议上提出《××》（的建议）收悉。现答复如下：”，若标题结尾有“建议”字样，则标题引用后不再重复文字“的建议”；提案答复件，开头语采用“您（等×位委员）在××会议上提出《××》（的提案）收悉。现答复如下：”，若标题结尾有“建议”或“提案”字样，则标题引用后不再重复文字“的提案”。提倡把办理过程简要写进第一自然段，如领导如何重视，何时召开有关会议研究，何时深入实地调研等，让代表委员了解政府办理此建议（提案），具体做了哪些工作。

6.关于落款。落款必须在成文日期上加盖市教育体育局公章，二级机构不能行文答复代表委员。

7.关于附注及抄送等。附注要求注明联系人和联系电话。联系人可以是本单位办公室主任或承办建议提案的具体经办人。建议（提案）答复函除答复代表（委员）外，还要抄送市政府督查室、市人大联工委（市政协提案委）。

（八）领导批示件回复。以市委书记批示件为例： 1.标题。关于某某事情的书记批示件办理情况汇报。

2.签发。承办责任人（单位主要负责人）亲笔签发（签字位置：与标题平行右侧方）。

3.称呼。一份称呼为：荣华书记；一份称呼为：市委督查室。4.正文。报书记的回复件起始句为：“收到您关于某某事情的批示（编号：）……”;送市委督查室的备案件起始句为：“收到《市委主要领导批示件办理情况督查通知书》（岳批查〔2016〕

号）后……”；上述回复件要有调查经过、有来件人对办理工作的意见、结论清晰、文字凝练。

二、公文的专用语

（一）常用的专用语。开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下；称谓词：本（我）办、贵（你）处、该单位；表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布；询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥；综合词：为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之；表达目的词：批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；结尾词：特此报告、现予公布、为荷、为要、为盼、是荷、贯彻执行、将．．．报告给我们。

（二）正确使用专用名称。公文常用的称谓词：第一人称：我（本）局（部、所、院、校、委、站）；第二人称：你（贵）局（馆、委、处、办）；第三人称：该单位（部门、系、院、所、局）、他、他们；特指人称：收文单位直书其名，使用全称（与公章一致）；发文单位在公文标题中出现时，使用全称。为使公文在表述上比较简练，在不致引起歧义的情况下，公文的称谓可以使用规范化简称。如教育部、国家体育总局、省教育厅、省体育局、市委、市人大、市政府、市政协（市政协的全称为“政协岳阳市委员会”）、市委宣传部、市发改委、团市委（注意“团”字在前面）、市特校、岳阳中学（一般不称为“市岳阳中学”）、岳阳电大（不能称为“岳阳市电大”）、岳阳电视台（不能称为“岳阳市电视台”）、市一职专、局基教科等等。同一公文中，对同一单位的称谓应保持上下文一致。关于岳阳经济技术开发区、南湖新区、屈原管理区，目前还没有约定俗成的规范化简称，所以在公文中一般应写全称，不能分别简称为“经开区”“新区”“屈原区”。

关于乡镇学校，一般不能用简称，如汨罗市屈子祠镇中心小学，不能简称为“汨罗屈子祠中心校”等。

（三）规范受文单位名称。

1.全市教育体育系统：各县市区教育局、体育（文体）局，岳阳经济技术开发区、南湖新区教文局，屈原管理区教体局，市直各教育体育单位（学校、幼儿园），相关民办学校，机关各科室。

2.全市教育系统：各县市区教育局，岳阳经济技术开发区、南湖新区教文局，屈原管理区教体局，市直各教育单位（学校、幼儿园），相关民办学校，机关各科室。

3.全市体育系统：各县市区体育（文体）局，岳阳经济技术开发区、南湖新区教文局，屈原管理区教体局，市直各体育单位，机关各科室。

制定表格或者公文表述中，需罗列各单位名称的，除有特殊要求或规定的，一般要按电话簿中的排序进行排列。

三、序号、标点符号、字体例析(一)序号、标点的正确使用

1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。.“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“

一、”、“

二、”、“

三、”。3.“

1、”、“

2、”、“

3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“1.”、“2.”、“3.”或“A.”、“B.”、“C.”。.序号如加括号，如（1）（2）等不再加标点符号。

5．用“一是”、“二是”、“三是”表示顺序时，可在“一是”、“二是”、“三是”之后分别用逗号。例如：“一是，”、“二是，”、“三是，”。也可以不用标点符号，直接连接下文。

6．用“甲”、“乙”、“丙”、“丁”表示顺序时，在“甲”、“乙”、“丙”、“丁”之后分别用顿号。例如：“甲、”，“乙、”，“丙、”，“丁、”。

7．在“一方面”、“另一方面”之后，可以分别用逗号，也可以不用标点符号，直接连接下文。

8.文中小标题层次序号依次可用“

一、”、“

（一）”、“1.”、“⑴”标注；第一层一般用黑体字，第二层一般用楷体字，第三层和第四层一般用仿宋体字标注。结构层次序号不能越级使用或错用。如“

（一）”、“①”、“⑴”、“1.”。

(二)年份中“零”的正确使用

年份如用中文形式表示，如“二○○五年十月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“○”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择）；年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如“2005年10月”。

(三)公文的年份中“括号”的正确使用 印发公文时，年份外的括号应该用六角符号“〔〕”，而不用小括号“（）”或中括号“【】”“[ ] ”。

如：岳教体通（2016）5号（不规范），岳教体通[2016]5号（不规范）。岳教体通〔2016〕5号（规范）

(四)正确区分连接号和破折号

1.凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使用“——”。如：2016年1月～2月中的“～”（使用规范）。

2.凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“——”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。（选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找）

(五)相邻的两个数字间顿号的使用

1.相邻的两个数字表示概数，要用汉字数码，中间也不要加顿号。如：

2、3个 5、6天27、8岁 6、7点钟（不规范），两三个 五六天 二十七八岁 六七点钟（规 范）。

2.相邻两个数字连用，有时不是表示概数，而是一种缩略形式，中间要顿号。如初中一、二年级，八、九两个月。

(六)字体的使用 标题：2号小标宋体。文件签发人姓名: 3号楷体。

正文：一般用3号仿宋体。文中第一层：3号黑体；第二层：3号楷体加粗；第三层：3号仿宋加粗。

四、相关工作要求

（一）明确文稿报送程序。凡以市教育体育局或局办公室名义报送或下发的公文（含工作汇报、总结材料等），必须依照审批程序办理，先由科室负责人、局办公室核稿后，再呈送相关局领导审核，经局长审批签发后，承办科室具体报送。下发的公文纸质版由承办科室负责，电子版交由办公室统一转发。

（二）强化文稿拟稿责任。全局性工作总结、全市教育体育工作会议报告、全局性综合性材料由相关科室提供材料，局办公室起草。凡由科室牵头承办的公文和其他文稿（含会议材料、工作方案等），应先拟好初稿，经科室负责人签署意见后，再报办公室校核。凡格式不规范、条理不清晰、内容不具体、主题不突出的文稿一律退回重办。

（三）确保文稿印制质量。文稿印制时必须以经过审签的定稿为依据进行排版、定密、定文号，文稿印制前，承办科室要严格履行校对、制版、印刷、装订等工序，检查文字是否准确，格式是否规范，印刷是否清晰，装订是否美观，份量是否足够，杜绝重复印制，减少浪费。

各县市区教育局、体育（文体）局（此为逗号），岳阳经济技术开发区（此为顿号）、南湖新区教文局，屈原管理区教体局，市直各教育体育单位（学校、幼儿园）：

附件：

岳阳市教育体育局