数字化档案馆论文

数字化档案馆论文（共8篇）

篇1：数字化档案馆论文

关于档案馆数字化建设的思考

2006-11-9 网友评论 0 条 点击进入论坛

当二十世纪的尼葛洛庞帝（Nicholas Negroponte）在《数字化生存》（Being Digital）一书中，向人们描述着数字时代对我们的生活方式、工作方式甚至思维方式带来的各种冲击时，人类文明已经真实地迈进了二十一世纪，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来。档案管理和利用如何应对及适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的。

一、传统档案馆的数字之路

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。

传统档案馆的数字之路由三个相互联系的阶段组成：

（一）档案馆数字化。档案馆的数字化包含着以下三层含义，其一是随着计算机技术的引入，建立档案馆的自动化系统，实现档案馆自动化管理，完成档案管理的数字化；其二是馆藏信息数字化，数字化的馆藏档案信息能直接被计算机识别和处理，建成完备的信息数据库；其三是构建平滑高效的档案信息数字化传输平台，实现档案的统一管理和资源共享。

（二）数字化档案馆。在档案馆数字化基础上，形成以数字化信息为馆藏内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆，是采用现代高新技术的数字信息资源系统。

（三）数字档案馆。通过国家信息基础工程联合数字化档案馆，运用网络互联技术，将个体数字化档案馆联合起来，进行扩张、伸展，组成完全意义的数字档案馆，遵循共同协议，实现数字化信息共享，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。用户可以通过网络计算机终端提出需求，由数字档案馆系统完成查找和调阅档案信息，完全不受时间和地理条件的限制。如果说运用虚拟技术，建立虚拟档案馆的话，那么，档案馆发展到第三个阶段，才真正可以称得上是虚拟档案馆。

二、档案馆数字化——数字化的起点

档案馆的数字化建设作为传统档案馆数字之路的起点，如何走好这首要一步，就显得至关重要。为此我们就着重于这一点来谈一下我们的观点。

计算机技术的普及，为档案馆数字化建设奠定了良好的基础。档案馆数字化建设包含以下几个方面：

（一）档案管理的数字化。档案管理自动化是对档案馆自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。这个特征是基础性的，有普遍意义的，是开展其他数字化工作的前提条件。现在许多文章在探讨数字档案馆或虚拟档案馆时，较多是对档案馆美好前景的预测与憧憬，很少涉及传统档案馆的现代化管理问题，忽视档案管理具体业务环节的计算机数字化管理问题，如档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理、档案馆办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理自动化的具体体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。这些问题不解决，档案馆数字化建设就是“空中楼阁”，无从谈起。

20世纪90年代以来，我国各级各类档案馆开始进行档案管理数字化的实践与探索，大致可以归纳为三方面的发展方向。

1、建立著录档案信息检索系统。著录档案信息检索系统，应该说是计算机技术与档案工作的最早结合点。由于档案馆的馆藏量巨大，档案的信息资源又是如此丰富多样，为了方便利用者，提高查询效率，档案馆利用计算机技术进行档案目录或专题文件级目录著录，以达到快速检索的目的，检索工具的数字化带来的优势尽显无遗。

2、“文档一体化”管理。1992年国家档案局提出“文档一体化”管理思路，许多档案部门纷纷尝试利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。“文档一体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。但它也只是利用计算机技术来模拟传统手工操作流程，不是真正意义上的文档管理数字化。

3、档案馆数字化管理系统的建设。我国档案工作数字化管理起步时间较晚，目前还是以针对上述档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理为主，停留在档案工作数字化管理的初级阶段，数字化管理的优势和潜能并未充分发掘出来。档案工作数字化管理系统实际上是一个可以涵盖档案馆行政管理和业务管理、档案信息开发利用工作等诸方面的大型的系统工程。档案馆数字化管理应该以此为契入点，朝着这个方向积极发展。

（二）馆藏信息的数字化。根据《档案法》的规定，综合性档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，是永久集中保存档案的基地，与国家历史同在。综合性档案馆通常都有数量庞大的馆藏，内容及形式也是丰富多样的。就传统的档案载体而言，其记录信息都是平面的，文字、图像、声音等不同载体的信息难以有机地结合起来。通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的馆藏信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化；而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。馆藏信息的数字化是档案馆数字化建设的核心，其数字化建设的工程量巨大，各级档案部门应根据自身特点采取不同的建设模式：

1、大型综合性档案馆，它们的馆藏基础一般都较好，馆藏信息的利用也较频繁，在建设经费充足的情况下，可以采取技术优先的原则，划出专项经费，成立馆藏信息数字化部门，专门负责档案信息数字化工作。这种模式见效快，但投入高，需要很强的经济支持和技术支持。

2、中小型综合档案馆，在建设经费不够充足的情况下，可以采取资源优先的原则，购置少量的设备，对重要的档案资源先期进行数字化处理，循序渐进逐步扩大数字化规模。这种模式见效慢，投入较少，对技术要求也不高。馆藏档案信息经数字化后转化为数字信息，以数据库的形式存在。

目前大部分档案馆馆藏档案载体仍然是以纸质为主，纸质档案数字化制作方式一般有二种：第一种是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描由字符识别软件（OCR）识别，制成文本文件；第二种是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。第一种方式占据空间小，是一种真正意义上的全文数字化，但纸质档案信息的记录方式是多种多样的，有的是手写体、繁体字，有的字迹褪化及非文字形式等，此时采用第一种方式就会暴露出如下致命弱点：用OCR字符识别的准确率低；若采用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不能马上胜任此项工作，差错率大且核对困难，投入大，收效慢。而第二种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。至于图形文件占空间大的问题，在计算机技术日新月异的今天，相信适合的软件很快就会被开发出来，如果能采用先进的高速扫描机，那么对档案信息数字化无疑是如虎添翼。另外，还因为图像扫描保持了档案原件本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的线索，开展一些更深入的研究。

（三）档案信息传输平台数字化。档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内，人们需要档案信息，往往需要亲临档案馆，通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。但档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以方便地进行远程传递，不受时间与空间的限制，利用者不必亲临档案馆，就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息。

如果把档案馆数字化建设比作一个人体的话，那么档案管理数字化和馆藏信息数字化的建设就是这个人体的骨架和血肉，数字网络系统就是它的神经网络。档案馆信息传输平台应首先构建的是档案馆局域网也可称为内网，一般的要求是在遵循统一的通信协议前提下，通过网络连线将各个部门的计算机资源整合在一起。可根据不同的应用设置服务器，部门的个体计算机通过网络共享网络信息资源，为档案馆核心数据库提供档案信息，也可以得到权限范围内的档案信息。其次是构建外网、公众网等，可使档案信息通过数字网络系统进入信息交流的大动脉----互联网，实现档案资源的共享。

三、档案馆数字化建设需要注意的几个方面

（一）建立标准化的规范体系。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆对数字化建设还都处在试验和探索阶段，采用的方式方法也不尽相同，因此在档案馆数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案馆数字化建设高质量的坚实基础。如浙江省档案局指出数据库建设要本着保证质量、规范标准的精神，并决定在2002年正式出台统一的《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》相关标准，对全省各级档案馆现有的数据库与软件进行修改、规范，提高数据质量，完善软件功能，特别是数据标准接口功能。在建立标准化的规范体系方面我们应遵循以下原则：

1、以标准化管理为主，制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理，可操作性强，而且与管理体制的关系较为超脱，因此在不与法律相冲突的情况下，标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现，特别是约束力强，但管理范围有限，所以在标准化管理的基础上，配合制度可以形成档案馆数字化工作所需的严密的规范化管理体系。

2、首先考虑采用国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在档案馆数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。档案馆数字化建设中确定标准的原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。

（二）建设高质量的档案信息数据库。早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库，这个认识到今天仍然具有指导意义。现在我们档案馆数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库，并通过网络平台进行信息传递和信息交流。

档案馆计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见，检索性数据库主要用于揭示馆藏内容，介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径；文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质上的变化，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准：第一、数据的准确性；第二、数据项目和内容的完整性；第三、数据的规范性；第四、数据的稳定性。

（三）档案信息安全问题。安全是档案馆数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众，而档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案馆数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类，档案馆在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。如中国第二历史档案馆在进行民国档案数字化建设的探索时就十分重视数据的安全问题。他们认为在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下，为了确保档案信息的保密和安全，可以有计划、有步骤、分阶段地进行数字化民国档案网络化服务。他们首先对已有的档案信息系统进行改进分化，对馆内不同用户根据权限提供全文档案信息，使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时，除尽最大可能保证网络安全外，将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下，为了解决档案信息的安全问题，也可以使用Intranet技术，提供授权的档案信息服务。

（四）加快相关人才的培养和使用。人才问题是关系到档案馆数字化建设成败的另一关键。档案馆数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的，所以各类相关人才的引进和培养必须引起高度的重视。档案馆数字化建设过程中必须考虑培养的人员有以下几类：系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等。

目前我国的档案专业教育，无论是高等教育，还是各种专业知识培训，都显得知识陈旧，内容更新慢，缺乏计算机技术与档案及档案工作关系的内容，其结果也就使得档案界严重缺乏既具有档案专业知识又具有计算机等相关知识的复合性人才，阻碍了计算机等现代化技术在档案事业上的运用。对此，档案教育界必须引起高度重视，奋起直追，加大培训力度。

同时档案馆也必须重视对在职人员的培训工作，重视引进相关的专业人才，以适应档案馆数字化建设的需要。在相关的岗位培训及人才引进时应该遵守以下原则：

1、做到有提前量，使有关人员对新技术新设备提前了解。

2、针对不同对象分层次培养，要求知识技能与岗位相适应。

3、充分依靠社会支持，引进人才但不浪费人才，做到人员结构合理。

以上是我们对档案馆数字化建设的一些浅见。现在各地档案部门都很重视这方面的信息，有些单位已将此摆上了议事日程，但相对于图书馆部门，档案部门的动作已经滞后。中国数字图书馆工程现已进入了实质性操作阶段，其在数字图书馆的总体结构、标准规范、技术线路等方面已经积累了相当的经验。1999年3月成立的“国家图书馆文献数字化中心”年生产规模已经达到5000万至6000万页全文影像数据，它的网络可以提供1000G存储量的网上信息服务。档案馆如果还不重视档案馆的数字化建设，不能在网络上有效地传递档案信息，就无法融入信息时代的快车道，最终将被信息社会淘汰。因此，为适应社会发展的需要，档案馆数字化建设不仅仅是一项具有前瞻性的举措，它还具有更深刻的战略意义。

篇2：数字化档案馆论文

为确保国家秘密安全，促进档案信息化工作健康发展，杜绝档案数字化和档案信息化过程中的失泄密隐患，加强档案整理和数字化管理工作，现结合本馆实际特制定如下制度：

第一条

标有密级且未经解密的涉密档案，不得数字化和信息化。

第二条

对聘用工作人员的家庭背景情况进行审核，工作人员户籍必须为中国大陆公民。

第三条

与数字化和信息化工作人员签订安全保密协议，规定其不得下载、留存、持有和使用任何档案信息，违者承担法律责任并予严厉经济处罚。

第四条

所有数字化和信息化工作必须在我馆自备档案数字化场地进行，所有数字化设备和软件须进行安全保密技术检测，有安全保密隐患的一律不得使用。数字化工作中使用的软件必须是正版软件。对工作中使用到的计算机的输出接口采用物理和软件的方式进行屏蔽处理，防止数据外拷，计算机局域网与互联网等外网物理隔离，加工数据由专人负责管理，其他人员未经授权无权访问。

第五条

数字化场地必须安装视频监控设备，做到凡是有档案实体的地方都有视频监控。视频监控录像由专人保管，无关人员不得使用。

第六条

明确本馆负责档案数字化和信息化安全管理工作的分管领导，落实责任科室和人员，责任人员定期对所有数字化设备和软件进行保密技术检测。建立安全值班制度，每天定时由责任人员对工作现场进行监督，及时解决工作中出现的问题，消除安全隐患。

第七条

禁止非本项目人员进入数字化场地，如因特殊情况需向局(馆)分管领导报告，获得批准后方能进入。

第八条

严禁在工作室进行任何形式的有线或无线互联网连接，严禁采取手抄、拍摄、复印、打印、发短信或电子邮件等手段复制或摘录档案内容外传。

第九条

不得在工作室私自使用计算机、打印机、扫描仪、复印机、通信工具、摄录器材等设备；禁止使用外来的磁盘、U盘、MP3或光盘等存储载体。

第十条

工作人员上班时按规定穿工作服，禁止携带任何食物、流质等进入工作间；禁止喧哗、聊天、随意走动等与工作无关的事情；禁止私自乱拆、乱放、乱换办公设备，禁止私自改变计算机的硬件、软件程序；禁止携带易燃、易爆、有毒、有害等物品进入工作间。

第十一条

工作人员下班后必须迅速离开，禁止将办公物品、纸张等带出工作间外。

第十二条

工作人员每天下班后做好数字化场地环境保洁，负责检查灯、电脑及空调的电源关闭情况，并将门窗关好，注意防火防盗，做好安全防范工作。

第十三条

数字化整理过程中所产生的废纸必须存放在指定地点，每星期集中清理一次。清理时需安排专人对废弃纸张进行检查，确保其中没有夹带任何档案文件方能清出工作场地。

第十四条

篇3：数字化档案馆论文

关键词：高等学校,数字化,档案馆建设

在知识经济时代, 知识将视同物质和能源成为未来社会的最主要资源之一, 它决定着一个国家的盛衰和民族的存亡。档案馆是信息资源的聚集地, 特别是高校档案馆, 其集中了教学、科研、财务、外事、党政管理、基本建设等各种门类的信息资源, 在我国的教育事业乃至知识经济格局中都有着重要的地位。高校档案部门作为一个信息服务机构要积极实现档案馆的数字化建设。

所谓“数字化档案馆”是指以数字资源主要采集对象, 实施档案的数字化存储、管理、维护及提供数字档案信息的网络传输、利用服务, 并架构于一个完整的标准化体系基础之上的档案馆。它是传统档案馆的延伸, 是传统档案馆利用现代化信息技术获得自身发展的产物。只有实现信息存储数字化、信息资源共享化、信息传播网络化及提供利用多元化, 才能最大限度地发挥档案的作用, 为学校的改革和发展提供优质的服务。

一、必要性与可能性

1. 必要性

实体档案馆在发展过程因自身固有特性的原因遇到难以回避的问题:

库存空间不足, 需要探求新的存储技术;

查找利用困难, 效率低下, 需要寻求新的提供利用手段;

原件利用频繁, 易损毁, 需要在提供利用与保护原件之间寻求平衡点;

各机构形成了大量电子文件, 档案馆需要对其进行有效的管理与控制。

我校档案馆在整个学校工作中的地位是校史校情的宣传、展览, 教学、科研成果的展示, 学生信息的提供等, 是展示学校现代化管理的一个窗口。要创建优势明显、特色鲜明的国内知名大学, 不仅要求教学、科研一流, 服务、保障也应是一流的, 数字化档案馆的建设是知名大学创建过程中必不可少的一环。与学校的其他服务机构相比, 我校的档案馆建设相对滞后, 由于档案馆建设的滞后性, 已经或有可能造成危害或不良后果。随着学生规模和教学、科研业务量的不断扩大, 档案数量也急病剧啬, 对大量的文书、教学、科研、基建档案实行数字化管理成为必然。实践表明, 这对节省档案存放空间, 提高档案查找、检索、复印效率, 实现资源共享以提供教学、科研、服务师生应用等, 都起到了积极作用。国内一些知名品牌大学档案馆建设已初有成效, 全国很多一流高校在“十一五”期间建设了数字化档案馆, 也有很多高校将数字化档案建设纳入了“十二五规划”如:北京大学:将其馆藏档案进行了数字化, 并在网上公布, 起到了宣传校史校情的良好效果;浙江大学:多媒体档案数据库已经建立, 并可提供网上查询利用。浙江工业大学:数字化建设已经开展, 在其“十二五”规划中, 数字化建设是其主要内容。

2. 对于我院数字化档案馆建设的可能性做以下几点陈述:

档案馆自身建设具有了一定的基础;

学校整体数字化建设、网络建设提供了良好的条件;

省内其他学校在数字化档案馆建设中积累了一定的经验, 可为我校建设所借鉴;

数字化档案馆建设是档案界探讨的一个热点问题, 在国内外均有成功的案例, 并逐步形成了系统的理论。

二、建设目标与功能定位

总体目标:通过数字化档案馆的建设, 实现档案馆管理的现代化、服务的网络化、信息的开放化, 使档案馆成为学校对内服务、对外宣传的一个窗口。建设多媒体档案信息资源管理系统, 并开发利用好系统的各项应用功能。

具体目标如下:

馆藏资源数字化, 实现对珍贵档案的保护。

提供利用网络化。建立档案主页和服务器, 实现在校园网内 (或Internet) 上相关档案信息的时时查询与利用。

电子文件管理系统建立, 实现电子文件的网上接收与全文管理, 建立档案数字化标准。

三、建设步骤

1. 硬件设施的投入

建设数字化档案馆, 首先需要相应合理软硬件资金投入, 在先期调研的基础上, 选择性能和价格比相对高的产品, 合理配置相关设备, 实现互联计算机档案数据的相互共享, 在硬件方面包括:

数字化转换设备:主要有扫描仪、数码相机、缩微设备;

数字化存储设备:主要有光盘塔、磁盘阵列或磁带库;

接收、查询利用设备:主要有服务器、打印机、网络辅助设备、计算机终端。

2. 馆藏档案数字化

在进行必要的硬件投入之后, 从理论上讲, 可以开始进行馆藏资源的数字化转换, 但考虑到成本效益问题, 应该分步骤进行, 具体来讲可从以下几个步骤入手:

(1) 数字化对象的鉴选

即哪些档案优先数字化, 一般来说, 珍贵的档案、利用率较高的档案应作为数字化的首选, 同时, 那些对宣传校史校情有重要作用的图片, 也应该优先数字化。

(2) 数字化转换

即通过扫描仪、数码相机等转换设备进行数字化转换。在转换过程中, 应从利用的角度考虑分辨率的问题。

(3) 数字化存储

这涉及两个问题, 一是经过数字化转换的档案以什么格式进行存储, 是图像格式还是文本格式;二是对经过数字化转换的档案进行著录, 采用什么方式进行著录, 是MARC格式、HTML格式还是XML格式。

在档案数字化过程中, 充分结合档案数字化建设中的现状与问题注重档案数字化网络工作流程的优化, 见下图。

3. 数据库系统的建立

馆藏资源数字化之后, 如果不进行有效的管理、建立数据库系统, 那么数字化也就失去了意义。应该说, 馆藏资源的数字化与数据库系统的建立应该是同步的。数据库系统包括两部分:一是数据库, 二是数据库管理系统。

由于学校档案类型的多样性, 在建立数据库的过程中, 就必须建立多种数据库, 如:教师科研成果数据库、学生成绩数据库、人事数据库、基建、设备数据库等。这些数据库应考虑到与原有数据库的兼容问题。

在选择数据库软件的过程中, 应考虑到学校自身的状况, 先进性和适用性相结合, 对一些数据量较大的数字化档案应避免如FOXBASE等小型数据库。同时开发专用软件, 实现软件技术同步发展。

四、建设关键、难点与前瞻

在完成数字化转换之后, 选择何种存储格式, 将成为一个难点, 需要论证。特别是在后期电子文件接收系统建立、完善后, 如何将原有的可能是图像的格式与后来的文本格式进行有机的结合, 并且不会造成利用上的障碍, 可能是在数字化档案馆建设过程中需要注意的一个问题。

由于学校档案可能涉及隐私问题、著作权问题等法律问题, 因而必须在安全保密问题上采取有效措施, 利用权限控制是一个可以采取的手段, 但在学校范围内, 这种手段仍有可能失控。

系统建设的成败关系整个数字化建设的成败, 在系统建设过程中应多方取长补短, 注意与学校已有系统的结合, 可与软件公司合作开发, 重要的是培养自身的系统建设人才。

目前的大部分数字档案系统普遍注重的是业务层面的整理功能, 利用功能则主要表现在在线查阅和借阅登记等, 基本上是将手工整理档案搬到了计算机上, 这样的数字档案系统只能算是档案辅助整理系统。在后期的工程中, 应着重使数字档案系统成为档案专家系统, 增强系统中统计和分析的功能, 开拓更为专业、有效、简便、迅捷的查询和利用手段, 提升数字档案馆的整体水平。

小结

数字化档案馆是档案馆发展的方向, 是科学技术特别是信息技术发展对档案管理的要求。数字化档案馆建设势在必行。高校有基础、有能力走在全国数字化档案馆建设的前列, 要充分发挥高校的优势, 做好数字化建设工作, 为学校发展提供更优质服务。

参考文献

[1]刘庆广.数字化档案馆的涵义、特征及建设举措.山东档案, 2010.2

[2]尹.太原市城建档案馆档案数字化建设——传统档案向数字档案转化中的四级质量管理.城建档案, 2009.9

[3]郑宏.数字档案建设面临的难题分析.黑龙江档案, 2011.1

篇4：论档案数字化及数字档案馆的发展

【关键词】档案馆；档案数字化；档案管理

随着社会发展，科技的发展，信息化、数字化，已经成了大众人群生活的一部分，且现在全社会都在重视大数据的发展，只要掌握了大数据，可以了解过去，发展过程，通过集中这些数据并分析，来预知末来，就像是电影中可以预测未来的情节，不同的是电影是虚幻的，而现实中我们是通过现代化的手段。而且我们存储的档案文件 ，不在是单一的纸质文件，而是有图像、多媒体、声音等多样化的档案，使档案更加完整。

我们的档案也是如此，历史上档案给人们的印象就是一个大大的屋子做为库房，里面一排排的架子，按一定顺序或索引方式排列着各代各年各类的档案，而查询也是需要依靠厚厚的目录，需要很长的时间才可以查询到所需要档案所在库屋里的位置，当然前提是要有人去周而复始的详细记录，保存完好并完整的目录台账，否则你什么都无未能查询到。

当前社会，科技发展，信息发展，我们的档案事业也融入了档案数字化的队伍中，档案从收集到最后归档上架都可以通过电子数字化完成，通过计算机及网络及时实现档案的收集、整理、编号、装盒、上架进库等工作，也同样方便日后查询及调取。

档案的收集工作：通过与合同相关电子系统对接按一定条件读取数据进入档案系统，可以保证数据的完整与齐全，完全避免了合同丢失的问题。对与读入档案系统的合同可以设置自动筛选条件，可以大大降低无用工作，如一些没有生效履行的合同等按电子的筛选条件不会被读入数字档案馆的记录中，不会对后面的一系统归档工作产生影响。

档案的整理工作，目前因为档案数字化刚刚开如，大家还心存疑虑，故而纸质合同无法完全放弃，会双向存储，既保留纸质也保存电子，即使这样，纸质合同也可以做到有证可查，可以归档一份完整的内容，档案没实现数字化前我们是无法确定归档时纸质合同是否与审批时完全完整。当然，随着科技及电子的成熟及发展，及人们对档案数字化信任度的改变，档案的整理过程可以完全实现数字化、自动化。

档案编号工作，过去的档案都是通过档案人员手写编号，会造成很多客观错误，比如重号、漏号等，但实现档案数字化后就不出会现这种问题，因为电子系统会按档案管理人员预设的条件将档案分类进行编号，也就是大家常数的二维数，每份档案的二维码都是单一不重复的，二维码会自动显示在相关电子档案的首面相关位置中，一切的操作均由电子自动完成，用时几分钟而已。由于是上述操作都是系统自动完成，大大减少因为人为因素造成的错误，为档案的查询工作做好基础保证。当然目前有些单位是纸质与电子双路保存，那么电子的编号已经完成，纸质可以按照电子系统中的顺序进行整理排序，最后在每份经质档案上打印系统显示的编号，或打印出二维码粘在纸质档案上，方便查询纸质文档。

档案的装盒工作，传统档案工作时期，装盒工作量十分巨大，需要估算盒的可装容量，手动录入打印盒内目录、备考表、盒脊内容，需要将档案按顺序放入，并放入相关目录备考，再盒面上盖上相关年份等印章，并粘贴盒脊。但档案数字化以后，这些问题都十分轻松的解决，我们通过电子管理界面只需要设定一盒的电子容量，将电子系统已经排好顺序的档案按预设盒的容量选中放入电子盒中，完成装盒工作，在点击相应报表选项，自动生成所有盒的盒内目录及备考，这些工作最多一个多小时，而传统时期这项工作的完成少说需要一个月或更久，而且还是一个最大的好处，就是省去了买实物档案盒的成本，为企业的运营成本节省了一大批开支。针对目前双路保管过渡的单位，则需要将纸质合同与电子记录相对应并装入与电子相对应的盒号的盒中，盒内目录及备考表都是系统自动生成，需要打印出来后，分别装入相应盒中。

档案的上架进库工作，传统时期的上架工作可是就考验档案人员体力的工作，需要档案人员将档案按顺序依次移到库房，中途要保证档案安全完整，到库房后需定位库架，粘贴相关标签后，人工将每盒档案按层依次摆放。档案数字化，这些工作完全不用体力，因为在电子系统中，可以建立电子库房，用时几分钟将电子库房的库架进行设定，一层电子层可以放多少盒，一个架的层数等，然后将已经装盒的档案依次点击装电子架，档案的一个完整归档工作结束，整个上架工作用时不会超过20分钟，如果档案量少几许几分钟就完成了，传统时期的这项工作最少用时也要几天。当然传统时期存放档案还需要实物库房，需要投入很多人力及物力，但档案数字化后，库房完成电子化，所以完成可以不再设立实物库房，而且也节省的配置档案管理人员的投入。双路保存过渡的单位则还需要将已经装好档案的盒按顺序般运到库房，按电子库的架号顺序将文档盒上架，以后查询档案就十分方便了。

前面分别介绍了档案归档工作的各环节的操作，但最终是为方便查询而做的前期工作，档案数字化后可以通过近期及远程调用查询档案，可以开发软件直接连接到档案管理人员处，提出查询需求，或如果有保存电子档案的二维码，可以直接发送二维码给档案管理人员，档案人员在电子台账中可以直接搜索，查到相应电子架号后可以能过电脑调出电子内容提供阅览，这样不管查询的人是在本地，还是在外地，只要通过网络与企业内部的电子档案馆联接，就可以即时的查询到所需要的资料，大大提高了工作效率。当然，双路保管的企业，可以实现上述的电子查找，也可以通过档案人员查询到电子库架号后前往实物库房，调取纸质档案，提供给查阅者实场阅读。但是随着档案数字化的不断发展，最终要实现的目标是查询电子化、阅览电子化。

当然档案数字化的优缺点。首先，我们总结一下数案数字化的优点：（1）于部门及公司立卷归档制度的落实，档案不会出现缺失。（2）档案管理、调用不再受时间及工作环境及地点的限制，大大提高了工作效率。传统时期，我们查询档案可能需要在工作时间，而且需要前往在档案馆所在地方查询，实现档案数字化后，我们可以通过电脑、网络、手机终端等都可以连接到公司的数字档案馆，需要档案管理人员授权或批准后在一定时间段内可以进行查阅，这样就可以快速的得到你所需要的资料。（3）档案数字化管理提高了档案利用率及档案内容的信息开发。传统时期我们查询档案，可能只能查询到一份档案，实现档案数字化后，我们可以通过数字档案馆中的检索条件或工具，找到所有符合或相关的文件，这样可以不仅可以实现单份文件的查询，也可以查询到同一事件的若干历史性的电子文件。

篇5：数字化档案馆论文

档案馆是收集、保管档案的机构，负责接收、征集、管理档案和开展档案利用等。档案馆的资料可分为纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物等。由于档案馆是存放重要信息和有历史或存储价值信息的机构，且其保管的资料量十分庞大，故将其保管的档案资料安全电子化就显得尤为重要。而档案电子化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

传统人工管理流程存在的弊端：

档案馆档案扫描除了对高品质、高效率的需求外，信息管理也非常重要。由于资料扫描量巨大，传统方案在扫描后需要人工进行管理，所以经常会出现信息错乱的现象，需要花费大量的时间在整个档案库中寻找遗漏的信息，费时费力。

档案馆日常业务需求： ● 纸质档案录入：

√ 高速扫描，将各种纸质档案等转换成电子档案

√ 高精度的彩色图片档案扫描

√ 可承受批量性连续扫描

√ 操作便捷，稳定耐用

√ 重张检测，不能漏扫 ● 电子档案预处理：

√ 影像清晰，便于识别

√ 识别条码对文件进行自动分类

√ 纸质档案和电子录像档案关联，比对审阅

√ 不同资料按需分类，归整管理 ● 档案管理：

√ 资料在线审核 √ 分权限进行档案管理 √ 多平台档案查阅 √ 档案安全管理 √ 档案备份

中晶档案馆电子化管理解决方案

● 档案馆电子化管理系统，对于已有的各种载体形式的档案采用数字化处理技术进行加工处理，以实现不同载体形式档案的数字化管理和档案信息资源的数字化共享。● 由于实施了电子化管理，电子档案存放占用的空间比纸质档案存放占用的空间大幅地减少，并能有效避免资料重复提交。同时，在网络环境下，档案馆电子化管理系统将纸质档案和电子录像档案紧密关联起来。通过扫描方式生成电子档案，经过分级授权，不同部门的档案馆人员可在线查阅相关等级的档案信息，缩短档案信息传递时间，提高工作效率。● 利用档案编号对每份档案进行唯一标识，让每个档案都拥有一个属于自己的文档，实现快速编辑、管理、索引的功能。通过扫描端进行自动识别分类，自动完成同个档案编号下全部档案资料分类的绑定，减少了人工干预。并强化其他上传通道，保证档案资源的电子数据与录音档案、录像档案等的结合，有效地确保档案原件和数字化档案信息的一致性。● 采用软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

● 同时，档案馆电子化管理系统也同步加强了纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，有效地确保档案原件和数字化档案信息的安全性。本系统针对纸质档案数字化的各个环节均进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录索引。

中晶档案馆电子化管理解决方案优势

标准的扫描设备,高效快捷、耐用稳定、精准呈现：

√ 快速连续扫描：可将纸质较好的A4纸质档案资料通过批量性快速扫描转化成电子化档案资料，既节省扫描等待时间，又便于已扫档案的整理归档，彻底提高工作效率。

√ 完美精确扫描：可将画册、照片等纸质较厚的档案资料通过平板扫描的方式转化成电子化档案资料，有效地保证原档案资料的高精度信息。

√ 一次采购，多年使用：维护保养操作简单，维护成本低，坚固耐用，达成长时间的日常使用需求。

完美的影像采集及识别技术，让影像更清晰、美观

√ 支援自动节选纠偏、背景平滑、黑边补白、二值化、去污渍、去装订孔、亮度对比度等影像调整功能，确保扫描影像接近原稿甚至优于原稿。

√ 支持删除空白页、智能拆页、空白页分割、指定扫描页数、折叠扫描、插入扫描、导入页面等更多人性化功能，让扫描不再是枯燥的作业。

√ 支持重张检测功能可有效减少档案信息遗漏，有助于提升档案信息的完整性。

√ 支持PDF文档加密，把自动归档后的档案进行加密，可有效的防止信息的泄漏。

智能人性化档案归整功能，为管理服务

篇6：数字图书馆与数字档案馆的差异

数字图书馆与数字档案馆的差异

从发展程度、核心内容、信息来源、数字化的信息内容、对信息处理技术的`要求、信息资源共享程度和效益等方面,详细讨论了数字图书馆与数字档案馆的差异.

作 者：杨枫 YANG Feng  作者单位：唐山学院图书馆,河北唐山,063000 刊 名：科技情报开发与经济 英文刊名：SCI-TECH INFORMATION DEVELOPMENT & ECONOMY 年，卷(期)：2009 19(23) 分类号：G250.76 关键词：数字图书馆   数字档案馆   差异  

篇7：档案数字化论文

关键词：医院；人事档案管理；数字化信息；应用

在当前医院运营发展过程中，人事档案管理在其中起到了关键性作用，同时在医院运营环节中，人事档案将发挥一定的应用价值。近几年来，随着新医疗卫生体系的全面改革，我国医疗事业单位也实现了创新发展，原始的医院人事档案管理形式已经无法迎合现代化经济发展需求。因此，需要从基础上促进医院管理形式改革，在紧跟时代发展步伐的基础上，把数字化信息技术运用其中，以此实现我国医院人事档案管理工作的信息化和科学化。下面，本文将进一步对医院人事档案管理中数字化信息的应用进行阐述和分析。

一、数字化信息在医院人事档案管理应用中的作用

1.提升医院档案管理效率通过把数字化信息技术运用到医院人事档案管理工作中，可以有效提升管理效率。和原始人力档案管理方式进行比较，在数字化信息理念的作用下，能够加快人事档案管理中计算机运行效率，同时其还具备较大的存储空间，给人事档案管理工作人员相关数据查找和存储提供了条件。此外，通过应用数字化信息技术，能够在极短时间内进行所需人事档案数据的查询和应用。结合实际状况我们得知，通过应用计算机技术，可以快速实现相关数据的记录和查找，以此减少人工操作失误现象出现，缓解工作压力，促进工作效率和水平的双重提升。2.实现档案信息资料科学应用众所周知，在医院运营发展过程中，将会受到人事档案数据质量的影响。并且，人事档案管理部门可以定期给医院提供所需数据，给相关部门参考和应用提供条件。假设依旧采用原始的人事档案管理方式，在进行相关数据查询过程中，将会投放大量的时间成本。但是在数字化信息背景下，极大限度的缩短了查找时间，凭借关键信息就能实现相关数据的查询，以此实现人事档案应用水平的提升。3.促进医院考核的公平公正性在纸质档案管理工作中，相关数据的查阅将会消耗大量的精力，所以，在进行阅读考核时，将不能进行全面阅读。而数字化信息档案自身含有公开性、便捷性等特性，所有和职工考核的相关内容均可以利用数据形式进行展现，让相关人员一目了然，以此保证考核工作的合理性和公正性，让人事档案数据更具完善和具体。4.信息获取速度加快针对人事档案管理工作来说，在进行人事档案调用过程中，需要消耗大量的时间，而通过应用数字化信息技术，可以将这一现象进行处理，让棘手的问题实现全面处理。在数字化信息人事档案管理形势下，系统可以结合所存储得到数据进行查询目录的设定，相关工作可以根据所需内容进行关键词查询，就能查找所需数据，以此给数据查取提供便利条件。

二、当前医院人事档案管理存在的问题

1.不具备较强的管理意识现阶段，我国部分医院在落实人事档案管理工作时，相关工作人员没有给予高度注重，同时也没有接受专业培训，人事档案管理认识较为薄弱，知识更新效率偏低，业务水平不足，并且部分人员已经采用原始的人事档案管理理念，没有进行人事档案管理形式的优化和创新，对医院人事档案管理数字化信息应用准备不充足。2.人工操作效率整体偏低医院设定人事档案的主要作用就是对医院当前职工工作情况进行记录，以此可以全面的展现出医院职工在学习、工作等方面的表现和实际状况。在落实人事档案管理工作时，依旧以人工操作形式为主，在这种情况下，给转抄现象出现提供了条件。由于人为失误作为一种不可管控的风险因素，如果在进行转抄时发生失误现象，必将需要在后续环节中添加诸多流程进行处理，以此影响整体工作效率。除此之外，纸质档案自身含有较强的损坏性，给人力档案管理的合理性和规范性工作开展带来一些影响。3.医院人事档案内容过于单一由于一些医院在落实人事档案管理工作时，一般由医院内部管理工作人员来负责，人事档案相关内容比较单一，仅仅局限于职工姓名、年龄、工作时间等基本信息上，对职工日常履历信息记录相对较少，这给新形势背景下人员流程和招聘等增添难度。医院在人事档案中无法获取充足的用人信息，对其工作经验、重要工作失误或者激励等信息掌握不充分，无法对人员的综合情况进行评估和考核，以此给医院今后运营发展造成不良影响。4.医院人事档案管理方法落后通过对医院人事档案管理工作情况的探究得知，其自身具备较强的专业性、系统性和政治性，这给人事工作人员专业水平等方面提出了严格的标准。但是，从目前情况来说，大部分医院在办公用楼方面较为紧张，长时间以来，人事档案数据一般存放在档案管理部门以及人事部门中，再加上相关体系不完善，使得其他部门人员也参与到人事档案管理工作中，这不仅加剧了档案管理失误率的出现，同时还无法保证档案管理质量，约制档案管理水平的提升。

三、医院人事档案管理中数字化信息的应用对策

1.增强档案管理人员的安全意识在数字化信息背景下，固然可以提供较强的便利性，但是在应用过程中，需要给予充分注重。因为随着科学技术的快速发展，计算机病毒等现象频频出现，这给计算机应用安全性带来了影响。在落实数字化信息人事档案管理工作时，相关人员应该给予高度注重，做好安全防范工作，提升警惕性。而相关人员的专业素养将直接影响档案管理水平，因此，医院需要定期开展专业培训和安全教育工作，提升人事档案数据的保密性，做好加密防护，定期进行计算机系统的清理，按时杀毒，以此保证数字化信息系统可以顺利运营。2.完善医院数字化人事档案管理系统完善的数字化信息档案管理系统，可以给医院人事档案管理信息化水平提升提供条件。首先，把数字化信息理念融合到人事档案管理工作中，实现人事档案信息化系统构建。例如，医院信息化系统、资源规划系统等，结合医院实际情况，合理设定管理系统。其次，有针对性把医院纸质档案更改成电子档案，并将其保存到医院运营系统中，实现数据库的构建。在进行转变过程中，需要秉持从简到难的原则，事先把纸质档案管理信息进行科学划分，把人力资源集中，或者重要性比较高的纸质档案事先进行转变，实现合理分配。在进行转变时，应该把标准档案归集到医院信息化管理系统中，实现数字化信息档案的规划。在把所有档案信息传入完毕之后，进行数据核查，保证数据传入的精准性。3.查询系统的设计在进行数字化信息管理系统设计的过程中，还要实现医院人事档案查询系统的优化。在落实人事档案管理工作的工作中，工作核心内容在于给医院提供数值化服务，进而实现人事档案内容的快速更新和应用。在进行人事档案数据查询系统设定时，可以把灵活便捷当作核心标准，给人事档案管理工作开展提供条件，确保相关工作人员可以根据自身需求落实管理目标。在进行查询系统设定时，需要具备多远的字段。例如学历、姓名、工作时间等，根据字段查找对应的信息，给动态管理提供条件。此外，在进行查询系统优化的过程中，还要将查询人员工作习惯以及工作方式进行转变、进行系统设定，以此提升查询效率，保证查询质量。4.及时更新档案数据库要想确保医院人事档案数字化信息管理工作顺利发展，就要实现档案数据库的设定和更新。医院人事档案因为会随着职工以及发展等因素的转变而发生改变，这就直接影响了数据档案更新效率。从医院人事档案管理人员的角度来说，应该定期对职工档案更新情况进行核查，如果存在人事变动现象，应该第一时间进行档案更新，以此保证和医院实际情况相吻合。通常情况下，更新档案数据库一般需要得到各个部门的支持。各个部门管理人员把本部门职工情况及时传递给人事档案管理部门，在人事管理人员接受相关数据之后，进行相关数据的导入和核查，以此确保医院人事档案管理的合理性和时效性。5.加强人才队伍建设要想保证档案数字化建设工作顺利开展，需要得到充足人员的支持。由于在进行档案数字化建设的过程中，需要应用大量的现代化技术。因此，医院需要采用诸多对策。首先，应该注重对相关人员专业技能的培训，让其掌握充足的管理知识和理念。其次，加大计算机技术等操作学习力度，让其在掌握计算机操作技术的同时，还能对医院运营情况有所了解，培养综合型人才。此外，在落实档案数字化建设工作的过程中，不仅需要管理工作人员掌握专业的管理知识和技能，同时还要求相关人员掌握专业的计算机操作和风险防范水平，因此，结合医院档案管理情况，有针对性落实培训工作，加强人才团队建设力度，给医院档案数字化管理工作开展提供保障。

四、结束语

总而言之，随着信息化时代的来临，把数字化信息技术运用到医院人事档案管理工作中，不仅可以有效提升管理水平，同时还能减少人为失误，保证人事档案管理质量，给医院整体运营发展提供精准的人事数据。因此，通过把数字化信息技术应用其中，可以给医院人事管理安全性和规范性的提升，提供条件。

参考文献

[1]赵海龙.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].信息记录材料,20xx,19(02):238-239.

[2]梁华.数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].企业改革与管理,20xx(16):71.

[3]官瑞霞,李冬盎.浅议数字化信息应用在医院人事档案管理中的重要性[J].中国卫生产业,20xx,14(19):70-71.

[4]李江萍,徐长明.医院人事档案数字化的实现[J].办公室业务,20xx(05):144-145.

[5]刘喜珍.医院人事档案管理的数字化实现过程[J].赤峰学院学报(自然科学版),20xx,31(22):153-154.

篇8：数字化档案馆论文

一、数字化档案馆概念、特点

1. 数字化档案馆的概念。数字化档案馆是档案馆和高新技术相结合的一种最新形式的组织模式, 它打破了传统档案信息存储的地点固定性和载体单一性, 代表了一种基础设施构建和信息环境构建,较传统档案馆来说,规模超大,使用便捷,且没有时空限制。数字化档案馆不仅是基于所建立的数字档案信息系统,同时将成为一种重要的知识信息中心。其信息化的先进性主要表现为内部活动和对外服务两方面的信息化,即实现了馆藏资源数字化和业务服务活动信息化。

2.数字化档案馆的特征。数字档案馆的一个重要特征是综合使用诸多的高新技术,如网络通讯技术、数据库技术、计算机技术、存储技术等。其次数字档案馆信息传输一改传统的借阅方式,采用信息网络化传输,可以多人共享,打破了时间和地区限制,缩短了档案信息传递的时间,大大提高了信息交流的速度。数字档案馆信息资源数字化也是其基本特征。数字档案馆通过运用数据库技术、数字扫描技术、数据压缩技术等方式,将传统档案馆的重要档案信息以及搜集的其他领域信息进行存储、管理及加工,使其成为数字化信息,并以文本、图像、视频等方式表现出来。

二、数字档案馆与实体档案馆的关系

现代档案馆领域一个重要现象是数字档案馆与实体档案馆并存发展,同时数字档案馆快速发展。二者通过各自的优势和特殊性得以生存发展,且相互依存,无法取代。

1.二者信息资源原件一致,数字档案馆档案信息资源建设离不开传统实体档案馆,其档案信息资源的依据来自传统实体档案馆。数字档案馆通过对传统实体档案馆保存的珍贵档案原件进行数字化加工,使其归入数字档案馆信息资源库,成为数字档案馆的主要档案信息。离开了实体档案馆的原件档案,数字档案馆难以建设有权威的信息库。与此同时,数字档案馆为实体档案馆的丰富完善提供了便利,传统实体档案馆信息收集主要通过接受移交的档案积累起来的,具有很大的局限性,不利于与其他地区领域的信息共享。同时,数字档案馆通过计算机技术可与保险、金融、运输等各个电子商务服务系统建立联通关系,有利于进一步收集档案信息,丰富馆藏。

2.档案信息真迹的保护方面,数字档案馆远不如传统实体档案馆。数字档案馆通过使用计算机技术以及网络通讯技术,从而为档案信息的复制、修改、流通使用提供了便利,但同时也面临着计算机设备带来的重大威胁,如病毒、黑客、磁场等都会对计算机系统和数字化信息带来破坏。随着时代的进步,数字档案馆也面临着技术过时的威胁,需要对数字信息进行载体的迁移,其间很容易导致数据丢失。而传统实体档案馆则很好地弥补了此不足,通过使用纸质载体,不仅能做到长期保存,同时也使数字档案信息有理有据,从根本上保护了数字档案馆信息的安全。

3.在档案信息的加工处理上,二者相辅相成。通过对传统实体档案馆信息进行数字化处理、加工,组成数字档案馆的核心信息资源,同时生成各种类型的二次文献和三次文献。通过这种方式的信息处理,大大节省了人工编研的繁琐劳动,节省了人工费用。此外,此种类型的信息资料形式多样,适合机检、机读。

三、数字档案馆不能取代实体档案馆的主要原因

数字档案馆是适应时代发展要求而产生的一种新型档案馆,是传统实体档案馆与计算机技术和移动通讯技术相结合的产物,具有传统档案馆所不可比拟的优势,有很大的发展前景。与此同时,传统实体档案馆仍然存在发展,与数字档案馆并存,说明现代社会数字档案馆并不能取代传统档案馆,二者均具有各自的优势,并且相互补充、相互依存。

1.数字档案馆虽然具有查阅方便的优点,但并不能满足所有信息需求者的要求,一些地区经济和技术还相对落后,建立现代的数字档案馆难度较大,仍然以传统档案馆为主。此外,我国计算机技术和网络的应用并不能全部普及到所有社会公众,因此结合我国国情,数字档案馆不能取代传统实体档案馆。

2.传统档案馆的馆藏主要是以纸质载体的原始档案,具有很大的凭证价值和法律效力,是历史真迹。这一社会功能可以满足人们特殊的法律需求,除此之外,传统实体档案馆的许多重要档案是纸质材料,其保存寿命远远超过数字化信息,且不易被修改,这一特性符合档案长期保存的特性,是传统实体档案馆不可替代的重要原因。

3.传统档案馆的丰富的馆藏,如历史档案以及无法复制的孤本原件,具有重要的观赏价值,可以满足社会人士观赏、品味的需求。这是数字档案馆所无法满足的公众需求。

四、数字档案馆在建设中所面临的问题及解决方案

1.数字档案馆建设中存在的问题。

(1)计算机设备带来的安全隐患。数字档案馆的重要特征是依托计算机设备完成档案的读出,而计算机设备本身存在许多安全隐患,一旦计算机设备出现故障,系统问题,电子档案文件便无法读出。计算机设备带来的安全隐患是数字档案馆建设中重大难题之一,主要体现在:一是计算机黑客的袭击。计算机黑客拥有先进的计算机网络技术,其对计算机信息资源构成了重要威胁。另一个是计算机病毒的存在,网络病毒一直是网络信息安全的主要敌人。另外故意摧毁系统信息处理功能及破坏电子通讯设置以及偶然事故同样给网络信息安全带来威胁,使数字档案馆的信息安全变得十分脆弱。

(2)计算机存储介质材料和计算机语言互换带来的问题。数字档案馆不同于传统档案馆,其主要存储介质材料不再是能保存千年以上的纸质载体,而是计算机存储材料,主要为磁盘、光盘等。一般来说,磁盘的存储寿命仅为3-5 年,而存储寿命较长的光盘也不过30年,储存寿命均较短,远远不能满足档案信息的长期保存。同时计算机存储介质材料还会受到存储格式、磁场、硬件配置等许多方面的影响,因此档案信息的及时更新至关重要,要尽可能选择存储寿命较长的介质材料。此外,计算机语言更新换代过快,平均每三个月就会出现一种,因此语言的互换成为档案信息长期顺利使用的潜在问题。

(3)档案知识产权保护问题。在现代计算机技术普遍应用及数字化、信息化时代,信息资源流通模式发生了重大变化,知识产权被侵犯现象时有发生。数字档案馆建设中所涉及的知识产权应采取相应保护措施,特殊对待,以防止侵权行为的发生。

2.数字档案馆建设的对策建议。数字档案馆是适应时代需求而发展起来的新型档案馆,在传统实体档案馆的基础上不断完善发展,形成了二者并存的局面。虽然数字档案馆不能取代实体档案馆,但其发展也是大势所趋,针对以上问题,对于数字档案馆的建设提出几点建议。

(1)基础设施不断完善。数字档案馆是利用计算机设备和网络系统而建立起来的,其软硬件基础设施建设是其发展的必要前提条件。由于数字档案馆是依托国家骨干通信网,无须建立专有通信网,因此基础设施建设主要是配置相应网络设备、系统软件、服务器等。在计算机技术方面我国相对落后,因此要积极引进国外领先技术,并结合我国实际国情来完善数字档案馆的基础设施。

(2)积极培养专业人才。我国高校数字档案馆发展起步较晚,尚处于探索阶段,领域专业人才缺乏,这对于数字档案馆的建设产生了很大的阻碍。为更好地开展数字档案馆的实践建设,培养一批在系统开发、档案数字化加工、相关技术使用与研究以及档案馆运营与管理方面专业人才势在必行。对于人才的培养,除了积极鼓励高校相关专业学生研究深造外,还要培训现有档案馆工作人员,使其了解档案馆最新动态,学习新技术,以发展建设数字档案馆。

(3)丰富数字档案馆馆藏,扩宽信息资源的来源。数字档案馆的馆藏信息主要来自于传统档案馆,同时传统实体档案馆本身馆藏途径单一,搜集的档案信息不全面。因此丰富馆藏必须开辟新的途径,由于数字档案馆的重要特征在于利用计算机技术和网络通讯技术,因此除了从传统档案馆获取外,还可以运用逆光网络与其他领域系统建立链接,获取不同领域信息,并及时更新,以丰富档案馆资源。

摘要：本文通过探讨数字化档案馆的概念、特点,进而研究数字化档案馆与实体档案馆的关系,找出数字化档案馆不能替代实体档案馆的真实原因,并提出数字化档案馆在建设中所面临的问题及解决方案。