基建档案的整理

基建档案的整理（精选10篇）

篇1：基建档案的整理

基建档案整理过程中的注意事项-安徽鸿博档案

对施工企业整理移交的基建档案材料进行仔细核对，并对欠缺的材料进行统计清理，查缺补漏，对于欠缺部分的基建档案材料，要及时做好补充收集工作，特别是要加强竣工验收文件及图纸的收集力度，尽可能使基建档案完整。可采取以下措施进行补漏：一是可以向原施工企业材料移交人追补收集材料，列出清单让相应的负责人将基建档案补充完整；二是由档案馆的工作人员自行到城市建设档案馆复印所缺失的材料，以确保基建档案齐全完整。

基建档案基础设施建设是基建档案工作发展的物质条件，档案人员应主动汇报基建档案工作情况，及时就当前档案工作出现的问题向领导说明配置设备设施的必要性，争取各级领导的支持，设置符合要求的档案库房，配备档案保管必须的“八防”设备，提高基建档案工作环境条件。

篇2：基建档案的整理

1、学校面积；学校校园四周围墙的长度。

2、名称。每栋建筑物正面照1张，A4纸打印出来。

3、校舍统计表。基建科通过公文交换下发的均衡发展校舍统计表。要清晰显示出学生总数、校园总占地面积、校园总建筑面积、生均占地面积、生均建筑面积；中学九室各面积、小学六室各面积。（详见基建科发的表格：

1、中牟县义务教育均衡发展校舍建设统计表；

2、中小学校舍建筑分类统计表；

3、2010年——2012年新建及维修校舍情况统计表）

4、合格证，要装订档案内。绘制校园平面图可手绘，也可电脑绘制。要求大小适中，清晰明了。

小学六室：音乐室、美术室、科教室、计算机室、图书室、体育器材室 中学九室：音乐室、美术室、实验室、计算机室、图书室、阅览室、多功能教室、体育器材室、心理咨询室

请各学校参照以上标准进行整理。

篇3：浅析基建档案的整理工作

关键词：基建,档案,整理,保管

基建档案整理一般可分为分类、组卷、卷内文件整理、编写卷内目录与备考表、填写案卷封面、装订、编制检索工具等步骤。

一、分类

通常情况下一个全宗中基建档案为一级类目, 具体基建项目为二级类目。分类方法有两种:一种是按各参建单位分类;另一种可按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件五部分。

二、组卷

基建档案的纸质材料一般可分为管理性文件、施工 (监理) 基础资料、图纸。管理性文件一般按问题组卷;施工 (监理) 基础资料组卷时应首先将材料性质如质量评定表、隐蔽工程验收记录、技术联系单、原材料试验记录等分开, 然后同一性质材料可按工程部位划分或时间顺序组卷。如质量评定表、隐蔽工程验收记录可按工程部位组卷, 技术联系单、监理例会等时间特征明显可按时间组卷, 图纸按照图纸目录组卷。要求组卷页数控制在200页内, 最厚不超5cm。

三、卷内文件整理

卷内文件一般按照文件间的联系、时间顺序、施工顺序排列。一般是正本在前底稿在后, 批复在前请示在后, 结果在前过程在后。有图纸目录的, 按图纸的原目录、图号排列;没有图纸目录的, 先排总平面布置图, 后排局部图, 即按图纸类别序号排列。卷内排完一个专业项目, 再排另一个专业项目。一般情况文字排前, 图纸排后。如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明, 图纸应排在前面, 文字材料在后面。

四、编号

卷内科技文件材料均按有书写内容的页面编写页号, 每卷文件单独编一个流水页码, 用号码机打印, 单面书写的科技文件材料在其右下角打页码;双面书写的科技文件材料, 正面在其右下角、背面在其左下角打页码。卷内目录和备考表不编写页码。

五、编制卷内目录、备考表

(一) 卷内目录排列在卷内文件之前, 规定格式如下:

1.序号, 用阿拉伯数字从1起依次标注卷内基建文件材料的顺序。2.文件编号, 填写基建文件材料的文号或图样的图号、项目代号。3.责任者, 填写基建文件材料的形成部门或主要责任者。4.文件材料题名, 填写文件材料的标题全称。5.日期, 填写基建文件材料的形成日期, 以8位阿拉伯数字标注年月日, 如2010.02.25。6.页号, 填写每份基建文件材料首页上标注的页号, 最后一件文件填写起止页号。若卷内文件不装订以件为单位的, 页号中登录该件的总页数。7.备注, 需要时填写。

(二) 编制备考表的统一格式如下:

1.说明, 可填写案卷内基建文件材料的件数、页数以及组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。2.卷人, 由责任立卷人签名。3.立卷日期, 填写完成立卷的日期。4.检查人, 由案卷质量审核者签名, 一般是基建项目的负责人或档案室主任。5.检查日期, 填写审核的日期。6.互见号, 填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式, 并用括号括起。

六、装订装盒

基建档案案卷笔者建议采用装订形式。

采用当地档案行政管理部门统一监制的软卷皮, 将卷内目录、归档文件材料和备考表一起装订成册, 装订方式用三孔一线。装订成册后再装入档案盒内保存。

卷盒的外表面规格为305mm×220mm, 厚度以50mm为宜, 如此好统计卷盒数量。

归档的基建文件材料规格大小一般采用国际标准A4型 (297mm×210mm) 。

七、编制案卷封面、脊背

(一) 案卷封面的编制。

1.案卷封面印制在卷盒或软卷皮的正表面。2.案卷题名要简明、准确地揭示卷内基建文件材料的内容, 主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等, 也要符合标题的“三要素”结构:项目工程名称+文件材料的内容特征+文种名称。案卷题名) 一般由立卷人拟写。

(二) 案卷脊背内容有保管期限、案卷脊背的编制。

案卷脊背内容有保管期限、档号、案卷题名。保管期限填写永久、长期、短期;档号要填写准确, 案卷题名可视情况填或不填写。案卷脊背标签与卷盒的长度和厚度相同, 宜采用白色书写纸制作, 其格式也可直接印在卷盒脊背上。采用软卷皮装订后装盒的, 要编制软卷皮的封面, 不贴标签, 档案盒不必编制封面, 但盒脊上要贴标签或书写有关栏目;采用不装订方式的, 要编制档案盒的封面。

八、编制案卷目录

基建档案是以一个工程项目为单位登录, 换一工程项目就要另起一页开始登录。基建档案案卷目录有档号、案卷题名、页数、份数、编制单位、保管期限、密级、归档日期、备注等项目, 填写时要与案卷封面上内容一致, 题名栏如一行不够, 可以一卷占两行。案卷目录填写完毕后, 要加上案卷目录封面、封底装订成册, 并填写案卷目录封面的各个栏目。在相关的案卷目录页上标出档案的类目, 以便检索利用。

九、项目档案的整理

篇4：试论高校基建档案的整理方法

关键词：高校基建档案整理方法

随着高校规模的不断扩展，高校进入了基建项目快速发展时期，为此高校的基建档案也越来越多，如何将这些繁多的基建档案进行系统整理，以便在使用的时候能够快速的查询是当前档案管理人员需要面临的主要问题。

1基建档案的特点

1.1专业性。高校基建档案是高校基建项目所产生的各种有价值的材料，因此基于基建活动的分工专业性，基建档案具有很强的专业性，比如在高校主体建筑中，其档案记录是关于混凝土工程、钢筋工程、砌砖工程等，由此可见基建档案具有很强的实践专业性。

1.2成套性。高校基建档案是对高校基建活动的真实再现，通过基建档案可以将基建活动从设计初级阶段到竣工的全过程真实的反映出来，虽然不同的施工工序等，将这些档案进行区别管理，但是其相对与整个基建项目而言，具有成套性。

1.3复杂性。随着高校基建项目的增多，高校的基建档案也越来越复杂，其不仅体现在内容上复杂，基建工程涵盖的知识比较多，既有地质、环保、建筑、水电等知识还具有合同管理、财务管理等，因此整体上看，基建档案的内容是非常复杂的；同时基建档案的复杂性还体现在数量的增加上，众所周知，当前高校都在积极的新建各种基础设施，这样一来高校的基建档案数量必然增多。

2高校基建档案整理过程中存在的问题

基于高校基建活动的增多，高校的基建档案数量越来越多，在高校档案管理人员与管理经费有限的情况下，经过档案管理人员的不懈努力，保证了高校基建档案的有序管理，有效的推动高校的档案管理，但是结合笔者在基建档案整理过程中的感悟，高校基建档案整理过程存在一些问题：首先档案管理人员缺乏对基建档案管理的重视意识。高校档案管理人员认为基建档案主要是对高校建筑活动实施起到质量监管作用，一旦高校的基建活动完成后，基建档案存在的意义也就不大，因此他们在管理过程中就会不重视，导致一些关键性的基建档案丢失。其次基建档案在整理的过程中存在盲目性，具体表现为档案管理人员在整理基建档案时存在一把抓的问题，他们不能按照基建档案的种类等进行细分，导致以后在查询相关信息时非常的困难。再次基建档案整理的手段过于传统。目前高校档案管理人员在整理基建档案时主要采取的就是手工整理的手段，没有将现代计算机技术引入进来，影响基建档案整理的效率，而且这种手工整理的方式也容易在整理的过程中出错。最后基建档案整理的方法比较落后，当前高校基建档案整理的方法主要是采取立卷模式，即先对基建档案进行分类、立卷、卷内文件整理、填写卷内文件目录以及封皮等环节消耗大量的人力和物力。

3高校基建档案整理方法

基于基建档案对高校基础设施的重要意义，高校基建档案整理方法的选取要突破传统的千篇一律保存整理的方法，而是要根据高校的实际发展需要，有选择的对一些基建档案进行整理保存，比如属于高校重大基建项目的档案一般在城市的城建档案馆都有备份，为此高校可以就此部分档案不进行整理与保存，这样一来既可以减轻高校档案管理人员的工作量，提高他们的工作效率，同时也可以为高校节省一批档案管理经费，促进高校基建档案合理利用的效率。基于当前我国高校基建档案整理过程中所出现的问题，我们应该从改革基建档案整理方法入手，构建适合高校管理的档案整理方法。

基于传统的基建整理方法的局限性，我们可以参照《归档文件整理规则》，实施以“件”归档的整理方法。

3.1改变基建档案整理的方式。改变以往的以立卷形式的档案整理形式，建立以“件”归档的模式，以“件”归档有效的避免了传统的基建档案繁琐的环节，只需要将基建档案以“件”的形式进行整理，对每“件”进行编页、盖归档章、填写页数、件数以及保管期限等信息就可以，不再需要对其进行细致的分类。

3.2提高基建档案整理的手段。传统的以手工整理基建档案的模式，经常会出现整理错误的现象，因为人在整理基建档案时他们会受到主观意识的影响而导致工作失误，比如档案管理人员在整理基建档案文件时，他们可能会因为粗心大意，而将某一重要的基建档案归纳到别的档案袋内，这样一来在查询此信息时就会因为工作人员的失误而增加档案查询的时间，影响档案归档的实效发挥，而通过将计算机工具引入到基建档案整理过程中，就可以避免整理过程中的失误现象出现，通过计算机的辅助，可以实现基建档案信息的数字化，这对于档案信息的使用者来说，就会更加快捷。

3.3在确定好基建档案的“件”之后要确定基建档案的保管期限，随后进行装订，进行编目排序、编号、加盖归档章最后装盒。

基建档案整理是将高校基建活动相关材料转化为档案的重要步骤，是高校基建管理工作的重要依据。随着高校基建项目的增多，高校基建档案的数量也越来越多，因此作为高校档案管理工作者一定要本着认真、负责的态度，在基建项目开始阶段就要介入进去，强化基建档案整理的力度，提高基建档案管理质量。

参考文献：

[1]陈梅英.基建档案的重要性及其管理方法研究[J].中国新技术新产品，2011（03）.

[2]董瑞芬.试论高校基建档案的特点与管理[J].湖南环境生物职业技术学院学报，2009（03）.

篇5：基建档案分类方案

档号由档案分类号及案卷顺序号组成,档号采用如下格式：

B

1·5·1

—

案卷顺序号

三级属类代字

二级属类代字

一级属类代字

大类代字

（一）B表示建设单位档案分类中建设项目大类代字。

（二）一级属类代字：表示建设单位中的第N个项目。

（三）二级属类代字：按文件类型分类。

1表示立项审批文件；2表示设计基础文件；3表示设计文件；4表示工程管理文件；5表示施工文件；6表示监理文件；7表示竣工文件；8表示科研项目文件。

（四）三级属类代字：根据本项目统一编写的参建单位代号，该级属类一般只存在施工文件类和监理文件类。

（五）案卷顺序号：从1开始的阿拉伯数字。

项目划分与代字：

序号

工程名称

一级属类代字

教学楼工程

01

图书馆工程

02

实验楼工程

03

宿舍楼工程

04

……

05

项目文件类别划分与代字：

序号

文件类别

类别代号

前期综合文件

01

设计基础文件

02

设计文件

03

工程管理

04

施工文件

05

监理文件

06

竣工文件

07

科研文件

08

篇6：基建档案的整理

[摘要]本文主要在分析了高校基建档案管理存在的问题的基础上探讨了高校基建档案的管理对策，以供同行参阅。

[关键词]高校基建;档案管理;问题;对策;约束机制;专业化水平

高校基建档案不仅反映并记录了高校不同时期的发展规模、办学理念、发展规划以及学校的基本建设情况，而且也是高校改扩建、维修的重要依据，同时还是学校日后建设发展的基础。由此可见，高校基建档案的管理工作相当重要。但就当前情况而言，无论是从资金投入、人员配备还是重视程度来讲，高校基建档案管理仍旧是我国高校档案管理中一个较为薄弱的环节。

一、高校基建档案管理存在的问题

(一)高校基建档案管理缺乏有效的约束机制与考核指标

因当前我国大部分高校的基建档案管理缺乏具体的考核和检查指标，基建档案管理的重心也仅仅集中在本工程完工后高校的下一步建设对原有工程资料档案有所涉及时才会查询原有的基建档案上。因欠缺长效的约束体系，致使基建档案管理人员消极应付、态度懒散，高校基建档案管理也不能确保系统性、准确性以及及时性，这给基建档案管理工作的质量水平带来了严重的负面影响，甚至影响了未来高校的基建建设。

(二)高校基建档案管理缺乏专业性

作为工程管理的一个重要分支，高校基建档案管理工作在高校工程建设中扮演着相当重要的角色。高校基建档案管理也是高校档案管理的重要组成部分之一，做好基建档案管理，本应该得到高校领导以及相关管理工作人员的重视。但实际情况却并不是这样的：从学校领导到相关管理人员甚至学生本身都对高校科技类档案的管理，包括科研档案、学生档案以及高校教学档案等在内的档案管理相当重视，但是对于基建档案的管理，高校的重视程度相对很低。我国一般高校均未配备专职的基建档案归档管理人员，通常情况下均由基建工程管理人员来兼职此职位，因工作精力和重心的分散，致使基建档案管理工作专业性水平不高，管理质量直线降低。高校基建档案管理是一个非常专业的系统性工程，缺乏专业化管理人才必将导致基建档案管理水平停滞不前。

(三)高校基建档案管理人员意识不高

我国高等教育长期处于计划经济管理思想的影响之下，高校欠缺发展与管理的积极性与自主性，致使很长一段时间之内我国各大高校的建设管理人员以及领导人对高校基建档案管理的重要性认识不到位，意识不高，长期存在的“轻档案、重建设”的思想意识致使高校基建管理工作人员将全部工作重心放在了工程建设方面，在日常收集与整理基建资料方面经常性流于形式，影响了高校基建档案管理的水平。故此，高校主管领导以及相关基建档案管理人员需要加强对高校基建档案管理工作的重要性的认识，才能切实提高高校基建档案的管理水平与质量。

二、高校基建档案管理对策

(一)明确约束考核机制，构建并完善高校基建档案管理制度

构建并完善高校基建档案管理制度与基本流程，要明确档案管理的约束考核机制与岗位职责，为高校基建档案管理工作的顺利进行保驾护航。不仅在学校层面要构建相关的管理机构，配备相应的管理人员，学校的纪律检查部门也需要制定专项的监督管理措施来约束、监督基建档案管理工作。此外，要明确可操作的检查考核机制和制度，定期考评学校档案管理部门的档案管理工作，将基建档案管理工作具体落实到个人，及时发现并处理基建档案遗漏、整理滞后和归档不及时等问题，切实提高档案管理工作部门以及管理人员的积极性，如此，高校基建档案管理水平才能确保在制度督促和制约下有所提升。

(二)在高校基建档案管理中引入专业管理人才，提升基建档案管理的专业化水平

当前我国高等院校专业的基建档案管理人员配备不足，基建部门结构不合理，高校基建档案管理工作通常由基建部门的工程管理人员兼任，而随着社会经济的.告诉发展以及各行各业分工日益专业化和精细化，工程管理人员的精力大多集中在工程过程管理，加之工程管理人员欠缺收集、整理与归纳基建档案的工作经验，致使高校基建档案管理水平大大降低。故此，若想提升高校基建档案管理工作的水平，必须将目光锁定在“人才”方面，积极引进专业的基建档案管理人才。或者可以从基建工程管理队伍中抽调人才进行档案专职管理，如此，才能将基建档案管理的责任具体落实到个人，且术业有专攻，基建档案管理的归档管理水平也会得到大大的提升。针对部分数量较少工程规模也较小的高校，或者部分规模比较小的高等院校，配备专职的基建档案管理人员极容易出现工作量不饱满的问题，对此，可以通过定期聘请社会上的所属于专业工程咨询服务公司的专职档案管理人才加以解决，以此提高高校基建档案管理水平。

(三)提高对高校基建档案管理工作重要性的认识意识

要切实提高学校各级领导以及基建档案管理工作人员对基建档案管理工作重要性的认识意识，并提升基建档案管理部门以及管理人员的责任感。做好高校基建档案管理工作，首先需要高校领导的鼎力支持。要依靠高校领导实实在在的人力、物力资源以及各方面的配合与支撑，如此，才能够将学校基建档案管理工作提升到高校日常管理工作这样的一个高度，并顺利将基建档案管理纳入到高校规范化、系统化管理中，为高校基建档案管理工作奠定扎实的基础。此外，可以通过各种宣传方式，不同的宣传途径，比如校园座谈会、各类型校园媒体等形式以及方式进行主题宣传，为高校基建档案管理工作营造一个更加完善、积极的环境，让高校相关人员都明白基建档案管理的重要性，并让基建档案管理人员能够深切感受到高校基建档案管理工作的使命感和传承性。

三、结语

高校基建档案管理是一项系统工程，需要高校领导以及基建档案管理工作人员的高度重视与大力支持。在高校基建档案管理中，必须明确约束考核机制，构建并完善高校基建档案管理制度;在高校基建档案管理中引入专业管理人才，提升基建档案管理的专业化水平;同时，还需要提高对高校基建档案管理工作重要性的认识意识。

[参考文献]

[1]余嘉.高校基建工程档案管理存在的问题及对策研究[J].重庆文理学院学报(社会科学版),.

[2]肖永菊.谈高校基建档案管理工作存在的问题及对策[J].科技信息,2011.

[3]文金平.高校基建档案管理中存在的问题及其对策[J].湖南工程学院学报(社会科学版),6.

[4]李江荣.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].毕节学院学报,2007.

[5]李君,陈建群.高校基建档案管理中存在的问题与措施[J].湖南医科大学学报(社会科学版),.

篇7：基建档案的整理

高校基建档案是高校重要的档案资源，是学校基本建设活动中产生的重要原始凭证和依据。本文从高校基建档案的重要性入手，介绍了高校基建档案的内容、作用及其特点，分析了高校基建档案管理存在的问题，提出了几点可实施的建议。

论文关键词：高校；基建档案；管理；对策

随着我国高等教育的快速发展，招生规模不断扩大，高校的基本建设进入了高速发展时期，随之而来的是高校园区、大学城、新校区建设如雨后春笋蜂拥而上，每个建设新校区的高校要花几个亿或十几个亿投入到学校的征地、建设、原校区旧房的维修与改造等一系列基本建设。高校投入大量的资金建设教学、实验、办公、生活辅助用房及配套基础设施道路、地下管道和环境绿化等等，建设过程中产生了大量有保存价值的基建档案资料，高校基建工程档案资料是学校档案的重要组成部分，它不仅是高校基建工作真实记录，而且是以后高校发展过程中建设规划、管理及改扩建、维修的重要依据。它记录了学校建设发展的历史轨迹，其实际保存价值应该受到重视。

高校基建部门工程档案涉及规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，但建设单位作为工程项目管理的主体，自然要做好基建档案管理工作。任何基本建设缺少工程档案，就缺少了日常维护和以后改造的依据，基建档案不仅能反映该建筑物的变化和发展，为学校规划、建设、管理工作提供参考和历史记录，也对学校发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程提供相互要求的依据；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天更有利于将来，是高校一笔宝贵的物质财富。

从现在高校基建管理档案来看，高校基建部门现有建设工程档案管理工作制度还不能适应新形势发展的需要，尚存在一些不容忽视的问题，如：档案移交工作被动、管理滞后、归档制度不够健全、权责不明、档案意识不强、档案资料残缺不齐等等。因此，必须加强建设工程档案的管理，建立完善的档案管理组织体系和制度制约机制。

一、高校基建档案的主要内容和特点

高校基建档案作为高校建设活动中形成的第一手材料，是高校基本建设图纸、文字记录、工程价款结算书、审计结论以及后期使用过程中的维修、翻修改造等有关技术资料。基建档案是指在基建管理和基建工程项目建设活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。是各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设，从立项准备到工程竣工验收全过程直接形成的文件材料。一套完整的基本建设项目档案资料包括了工程项目每一个环节的文字或图纸记录，其主要特点是：

（一）专业性

是指基建档案的形成领域和内容性质具有鲜明的、不同于其他行业的专业特征。

（二）成套性

是指每一套完整的档案资料是以一个独立的工程项目为对象进行收集和归档。

（三）现实性

是指档案有很强的现实使用价值，不同于其他档案资料归档后是用来做历史查找，而基建档案在学校将来发展规划中发挥着重要的使用价值。

（四）周期长

主要是档案要收集从项目的立项、设计、招投标、施工、竣工验收、结算等多个阶段形成的第一手资料。归档工作随着工程项目竣工结算才能完结，持续时间长，一般为1-2年，大型项目2年或更长时间，时间跨度不可预见。这些独有的特点决定了基建档案的作用是不可估量的。

二、高校基建档案管理的意义

（一）记录高校建设历史

基建档案承载了高校基本建设大量的信息，它真实地记载了学校内各类建筑物、构筑物及地上、地下各种管线等基本建设的规划、设计、招投标、施工以及使用过程中的维护等实际经过的详细资料。它是从征地、地质勘察、图纸设计、施工合同、监理合同、施工组织、竣工验收到各类来往文件、变更签证、图高效协同办公轻松企业运营—致得E6

致得协同文档管理系统

表、数据等第一手资料。

（二）对高校的续建和发展具有参考作用

完整系统的基建档案会给后来的建设者提供翔实的基础资料。技术人员通过查阅历史资料，在新建、扩建、改建等工程图纸的设计工作中汲取精华、去其糟粕，建设过程不走弯路，节省时间，提高效率。如某高校拟在原教学大楼上加层，该楼的基础设计承载7层的荷载，当时由于资金不足仅建了4层，那么可以直接查阅原始图纸资料，根据设计图纸直接施工。

（三）在建设过程中可以重复利用

档案的信息价值不仅是项目建设历史的真实记录，而且是工程使用过程中的维护、改造和将来学校建设的重要依据。工程建设档案具备这样的特征，可以重复利用或参考。工程设计档案已经过实践的考验，通用性很强的设计标准图整理归档后，重复利用不仅可以缩短建设时间，而且还能节省劳动耗费，同时也提高工作效益及建设项目的经济效益。

三、高校基建档案管理存在的问题

（一）档案资料收集不齐全

基建档案涉及建设方、招投标、监理、施工等多个部门、施工程序复杂、时间跨度大，直接导致基建档案成为工程项目管理工作中的滞后点和难点。参与工程建设的各个主体单位，只重视工程进度、工程质量等硬性指标的效果，对表示工程形象进度的阶段性资料不收集、不整理。在项目竣工接近验收时采取补救措施，按照以往工作惯例编制资料，交到建设单位的资料不能真实反映施工现场实际数据。例如建设单位在施工时不慎将地下管道挖断的事经常发生，不是因为技术人员不懂业务而是没有反应施工现场的真实记载资料可以参考。好多学校地下管网经过多年的建设后，逐步丰富和错乱起来，自来水管线、天然气管线、电缆管线、暖气管线、雨污水管线等相互交错形成一个蜘蛛网，到最后没有一套完整的综合所有专业的管网图。建设历史悠久的学校，管网图成了某些技术人员脑子里的记忆，随用随想，时间久了，当年的现场技术人员退休后，这样的记忆信息就丢失了，给后期的维修和日常使用带来很大的麻烦。

（二）档案资料编制质量不高

大多数高校对基建档案的管理没有严格的标准、规范或制度可以执行，普遍存在管理意识较差的现象。如果参建的施工单位技术水平、管理水平不高，工程资料归档意识薄弱，对于要归档的资料纯属应付竣工资料的要求。竣工图是工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样，它是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等的技术文件。许多施工单位不配备专职资料员，整理资料时也不严格按照相关规范执行，导致归档资料质量不高。多数竣工图没有按实际施工程序进行修改，造成竣工图与实际竣工项目不相符，存在数据误差是一定的；竣工图纸上相关责任人审核没有签字，竣工图纸漏缺竣工图章，或者有竣工图章没有签名，竣工图编制不规范、标识不统一。有的施工单位在工程竣工交付使用后，资料还不能及时归档，严重影响了后期档案的完整性。

（三）档案资料的数据内容缺乏准确性

施工过程中临时发生的变更，没有将这些变更的数据及时反映到竣工资料中，变更执行的程序也不规范，导致竣工资料存在误差或失实。档案管理人员只懂档案知识，没有工程项目建设相关的技术知识，难以确定归档资料能否反映工程竣工时的实际情况，判断不清是否图物相符，不能准确识别数据可靠性。

（四）档案资料使用手段有待更新

传统的基建档案主要以纸质、实物为载体，易损坏也不便于管理和使用。建立基建档案的最终目的是为了利用，目前高校基建档案的利用，一般是使用者到档案室查阅或借阅，使用者登记借出档案原件。这种使用方法的弊端是，原件借出不能保证安全，一旦丢失不可补救；另一方面频繁使用，原件会破损。因此，传统的档案使用手段无法适应现代化发展的要求。

四、加强基建档案管理的措施

（一）领导重视是做好基建档案管理工作的关键

学校主管基建的领导、基建部门以及工程管理人员应充分认识到做好基建档案管理工作的重要性，尤其是校领导要重视和支持。只有领导加强档案建设意识，思想上要认识到基建档案管理工作的重要性，建

致得协同文档管理系统

立完善的档案管理组织体系和制度体系，实现规范化的管理，才能切实有效保证基建档案管理和归档工作的积极性。

（二）增强学校基建部门收集档案的责任感

只有提高档案管理意识才能做好基建档案管理工作，学校要建立以基建处为责任主体的组织机构，明确基建档案管理人员。基建部门作为基建工程管理者和基建档案的形成者，应有专门负责人分管此项工作，并有专职档案员负责收集资料。工作中要坚持基建档案“三个同步”原则，即基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收与提交一整套合格的竣工图同步进行。

（三）加强档案管理人员业务培训，提升专业化管理水平

档案管理部门应有针对性地加强基建档案管理人员的业务培训，让管理人员学习相关理论知识，领会现代化管理的业务要求标准，鼓励档案管理人员从思想上接收新方法、新理论，摈弃传统的陈旧管理模式。档案管理人员不但要了解基建专业基础知识，更要熟悉工程项目建设流程，知道基建档案中四大部分资料即工程准备阶段资料、监理资料、施工阶段资料和工程竣工阶段资料是如何收集和整理的。

（四）明确职责、及时收集，确保档案工作有效落实

工程项目施工过程中，高校基建部门甲方工地代表要密切注意工程变更，及时查验、监督监理和施工单位做好技术变更记录和竣工图绘制。监理单位和施工单位要把完整的、系统的、准确的施工变更数据和有关信息及时反馈给甲方工地代表，确保基建工程竣工档案是准确的第一手资料。

（五）逐步完善基建档案现代化管理

篇8：浅谈新校区基建档案的整理

1 明确基建档案编报职责

1.1 建设单位的职责

1)从项目的申请,可行性研究立项开始,就重视各项资料的积累,并指定专人负责各个阶段文件材料的收集和整理工作;2)督促施工单位做好施工技术文件的形成和积累;3)督促施工单位做好工程竣工总平面图(包括地上、地下工程)的编绘工作;4)接受城市建设部门的业务指导,并及时通知城建档案部门参加工程竣工验收;5)负责工程竣工档案的编制工作并报送城市建设档案馆。

1.2 施工单位的职责

1)配备专职工程资料员收集、保管施工过程中形成的技术文件;2)按规定编制建设工程竣工图;3)工程竣工后向建设单位移交全部施工技术文件和竣工图;4)协助建设单位做好建设工程竣工档案的编报工作。

2 掌握建筑工程技术资料的构成

1)工程准备阶段及验收阶段资料。这部分材料由建设单位提供,内容包括工程可行性研究、立项、审批、征地、拆迁、勘察、设计、招投标、开工审批、概预算及工程验收等阶段的项目建设文件与资料。2)施工资料。资料由施工单位形成,内容包括工程质量验收、工程质量控制、工程安全与功能检验、观感质量检查和竣工图等。3)监理资料。由监理单位整理提供,包括监理规划、监理细则、进度控制、质量控制、投资控制、监理通知、工程总结、合同、勘察、设计、施工等实施过程的监理资料。4)工程建设档案资料。包括工程档案的立卷及移交等。

3 严格工程建设档案归档要求

3.1 一般文件材料制作的质量要求

1)文件材料的书写墨水必须符合永久保存的要求,字迹要清楚、工整;2)必须是在工程建设过程中形成的原始件;3)抄件也一律使用档案制作标准的书写墨水;4)复制件的字迹必须清晰、牢固,能长期保存。

3.2 竣工图编制的质量要求

在竣工图编制过程中要注意以下几个问题:1)局部修改部分必须符合国家制图标准,不得随意勾绘;2)修改时,应尽量采用图示修改的方法,只有当图示不能完全表达时,才辅以文字说明;3)不得在蓝图上抄录变更原因;4)竣工图的编制必须使用不褪色的绘图墨水;5)用作竣工图的施工图必须是新蓝图,不得使用受到污染的图纸;6)必须加盖竣工图章,竣工图章应具有明显的竣工图字样,内容包括有编制单位名称、编制人、审核人、技术负责人、编制日期,推荐使用图章尺寸:70 mm×50 mm。

3.3 归档时间的要求

及时向城建档案管理机构移交建设工程竣工档案是国家法律、法规所明文规定的,是建设、施工单位应尽的义务,具有不可推卸的责任。建设工程竣工档案必须在工程项目竣工验收后3个月内移交城市建设档案馆,其他业务管理和业务技术档案在形成单位保管使用1年～3年后移交,最长不得超过5年。

4 规范基建档案的整理

4.1 文件材料排列

1)排列原则:文字材料在前,图纸在后;文字材料按工作程序排列;在排列图纸时,土建图纸在前,设备安装图在后;2)排列顺序:工程前期文件,施工技术文件,竣工验收文件,竣工图,其他;3)卷内文件的排列,一般按文件材料的重要程度和时间先后排列:批复在前、报告请示在后;正文在前、底稿在后;4)图样材料的排列:有图纸目录的,按图纸的原目录、图号排列;没有图纸目录的,先排总平面布置图,后排局部图,即按图纸类别序号排列(即地质图、初步设计图、建筑施工图、水工图、电气图、气管图、更改图)。卷内排完一个专业项目,再排另一个专业项目;5)文字和图样交错材料的排列:一般情况文字排前,图纸排后。如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明,图纸应排在前面,文字材料排在后面。

4.2 文件材料组合

文件材料组合应以文件材料的内容为主线,兼顾其他特征,使之联系紧密。组合的基本方法:1)工程前期活动、施工技术活动及竣工验收活动中形成的各类文件材料,按单一内容或问题组卷,同一内容的文件材料要组合在一起,原则上不跨卷,如果材料较多,可按次组成多卷;2)规模小的工程,可按内容组成若干卷,文字材料较少时,可组合成一卷;3)大型工程项目及其包含的子项,须按总体、主体、子项工程、单位工程分别组卷;4)竣工图原则上按专业分开,当工程图纸较少时,也可与文字材料合并组卷;5)地下管线工程要区别于其他工程项目,单独组卷。

4.3 文件材料编目

文件材料编目工作由卷内文件的编号、卷内目录的编制、卷内备考表的编制组成。1)卷内文件编页号:卷内一般文件材料均按有书写内容的页面编写页号,每卷文件单独编一个流水页码,用号码机打码,单面书写的文件材料在其右下角打页码;双面书写的文件材料,正面在其右下角、背面在其左下角打页码;图样在折叠后的图纸右下角标题栏外打页码。每卷的页号均从“1”开始。成套图样或印刷成册的文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录(这里是指案卷内不需再另附打印的卷内目录,但仍需打印出卷内目录,以组成检索目录);卷内备考表不编写页号。2)卷内目录放置于案卷首页,由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次和备注组成。3)卷内备考表排列于案卷尾页,由本卷情况说明、立卷人、审核人、时间组成。

4.4 档案的装订

案卷采用装订和不装订两种形式相结合,即文字材料装订,图纸不装订。需要装订的部分,按归档要求采用“三孔一线”的办法装订。装订前要拆除文件上的金属物,破损和不符合A4或16K规格的文件要先修复(贴补)和折叠,对有文字是在文件装订线上的,应予以粘贴补宽装订边。粘贴文件和封面要用乳胶。图纸卷采用散页式,图纸裁边后,一律按手风琴折叠法,折成国家标准4号图幅规格(297 mm×210 mm),要求图纸内容朝内,图签外露于右下角,卷内图纸须按卷内目录的编排顺序排列。

4.5 档案案卷题名的拟制

案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容,以便于保管和利用。案卷题名一般由工程建设单位(即立档单位)、工程项目名称(含子项目名称)、卷内文件材料内容组成,并根据工程项目的实际情况增加工程时间特征、地质特征、工程性质特征及卷册数,进行必要的补充。

4.6 档案案卷装盒

选择厚度适宜的档案盒,将整理好的基建档案按照案卷号从小到大的顺序,装满1盒再装第2盒。但不同类的案卷,不能混装1盒。每个案卷必须填写卷末备考表,并填写盒面和脊背的内容。盒仅作装具用的,盒面只需填写“档号”;盒用作案卷封面的,需填写盒面上的各个项目。

4.7 档案案卷档号的编制

档号、档案馆号、微缩号一般由档案馆在案卷上架前统一填写。留存学校档案部门的档号由4个方面组成:年度+分类号+保管期限+案卷顺序号,模式如下:0000-JJ(00.00)-Y-(1∽n),基建档案的案卷编号按同一类别、同一保管期限的先后顺序排列,从“01”起编案卷号。

5 准确掌握基建档案与其他类别档案材料的关系

1)基建项目中形成的照片、录音、录像一般归声像类,特殊情况,如打桩时土质问题的照片,可同基建文字材料一起立卷,归入基建档案。

2)与基建工程连在一起的设备类档案,如某些中央空调装置、电梯安装等的档案,与基建档案一般很难截然分开,其安装部分的文件材料归入基建档案,但设备主体及设备开箱和运转维护过程的文件材料归入设备类。

3)关于电子文档的问题。在基建工程项目建设过程中形成的电子文件,按GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范标准整理。

6 结语

基建档案的整理是工程竣工文件材料转化为档案的重要环节,是城市建设档案工作的起点和基础,由于工程建设的特殊性,工程技术资料存在着许多问题,如技术资料失真,竣工图不能反映建筑实体情况,这些存在问题的施工技术资料将不利于国家资源的有效利用,不能为今后工程的扩建、改建提供准确的技术资料信息,也不能为工程质量安全事故原因分析提供有力的依据。为了消除这些隐患,档案管理部门应当在工程初始及时介入具体的工程项目,强化基建档案整理力度,确保基建档案的完整性、真实性。

参考文献

[1]GB/T 50328-2001,建设工程文件归档整理规范[S].

篇9：浅谈企业基建档案的收集与整理

关键词：基建档案；整理；收集；资料

随着我国经济建设的快速发展，基建工程项目的建设也得到了迅猛发展。作为工程建设项目中最为重要的工程质量控制，其档案的管理也有着举足轻重的地位。它不仅能从静态上反映出工程建设的全貌，也能从动态上反映该项目的变化与发展。要想让基建项目档案发挥真正的作用，就必须确保其基建档案的真实性和完整性。

一、强化人员对档案管理的认识和制度的健全

观念作为行为先导，在很大程度上决定了行为实行成效，故在企业基建档案收集整理工作中，必须对老旧观念进行改革创新，强化对基建档案管理工作的认识程度，积极同企业各部门和各级领导紧密联系，加强人与人、部门与部门间的配合，提高大家对档案管理的重视程度，借对档案有效利用事件的宣传来调动企业档案管理人员的工作责任感与积极性，使之肯定档案收集整理工作的重要性。

企业还需进一步完善其关于基建档案管理机制，结合本基建工程的特点和档案管理规则，要求各部门在施工前统一一套稳定的档案管理机制与实施细则。与此同时，还应配备专门的档案管理人员，逐步健全基建档案管理网络体系。建立科学的工作程序，完善相关制度，严格按照归档要求进行归档，坚决做到档案经审核不合格不接受，图纸资料不健全不归档。还要将相关基建档案资料收集、整理及归档工作在合同中明确体现，以发挥合同本身的法律效应和约束效果。

二、基建档案的收集工作

档案工作者在收集基建档案工作中，首先要了解本项目工程的基本概况，如条件允许，在收集档案前尽量参加工程在各环节中召开的工程会议，掌握工程进度。

档案人员还应通过查阅工程的可研报告、相关设计文件、招投标文件等档案资料，了解该工程的建设规模、建设内容及各参建单位的基本情况等工程概况。如发现该工程规模较大、建设周期较长、施工工艺工序复杂、涉及专业众多等情况后，档案人员应意识到等到施工结束时再筹划收集工作，施工单位的撤场势必会造成部分工程资料的缺失，这样就会对竣工档案的收集整理带来极大影响，也给工程完整性造成损失。所以在施工开始前和施工过程中就要提出符合该项目实际情况的相关归档要求，把收集工作从被动变为主动，适时组织相关参建单位对归档要求进行宣贯，还需定期组织相关专业人员同档案员一起对施工单位进行现场内业资料的检查与指导，发现问题及时整改，督促施工技术人员对资料进行初期立卷整理，确保现场资料要与施工同步，保证日后竣工档案的真实性。同时还可制定相关处罚制度，要求施工单位在工程结束时一定期限内务必按要求将竣工档案移交建设单位，如不能在规定时间内完成，建设单位不对其工程尾款结算等措施。

三、基建档案的整理工作

（一）清理遗留老档案

工程建设企业往往或多或少的都会存在一些老旧且未被整理的遗留基建档案，对这部分档案进行整理时，首先，查看其外观、图纸内部，核对是否有破损、残缺、少页等现象，检查字迹是否清晰，档案标题与图纸名称是否一致。如发现档案资料中主要部分缺失，必须向基建主管部门进行反馈，要求其对缺失部分给予补充。因字迹模糊不清造成的数字不准确，应及时向基建部门提出具体数据补正的完成期限。检查老基建遗留档案的移交清单是否完整，无移交清单的，需基建部门派专人填写并签字盖章。其次，对老基建档案进行分类。正确的分类是组织保管和编目的基础，并为录入目录及做好利用工作创造有利条件。此项工作需将全部档案按照其属性和内容，以各自内在联系和系统性为前提，将档案分成一定的类别。最后，重点划控。对档案重要级别的划分是鉴别档案作用价值的唯一标准，可为建立重点档案的安全制度、保密制度提供依据。

（二）强化相关专业知识，利于档案整理

一项工程要列入优质工程行列，其基建档案也必须是优质的，因为基建档案是该工程的真实记录，它真实地记载了该工程的全貌，如实的反应了该工程质量的优劣。由于工程资料专业技术比较强，而档案人员平时的工作不能深入到建设项目中去，所以专业知识相对缺乏，整理起来有一定的难度，至此档案管理人员就应采取先学习后运用的方法，做到先学会看工程资料内容和技术数据，然后把学到的知识运用到整理工作中，才能保证工程档案的质量。因此，档案工作者在具有专业的档案知识基础上还要拓宽业务知识，要向工程施工、监理、审计等专业技术人员学习相关知识，全方位掌握各行业对本工程技术上的需求。

（三）加强基建档案信息化建设

档案工作主要内容就是保存原始资料，虽然资料原始，但管理理念必须创新，档案工作者要用创新的思维，勇敢大胆的探索与理论实践相结合，充分利用现代化信息平台。结合工程实际情况，选用适合本企业档案的管理软件，构建基建档案信息化管理制度，打破部门与地域局限，充分运用计算机技术，加快档案全文数字化和多媒体数据库建设，将基建档案图纸、竣工资料等逐步扫描，让技术人员足不出户就能在企业局域网上查询到所需资料，提高档案的利用率和服务质量。此外积极鼓励档案管理人员学习计算机应用知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等相关专业知识，提高档案管理人员掌握和运用现代化技术的技能。

参考文獻：

[1]建设工程文件归档整理规范，GB/T 50328-2014.

篇10：基建档案的整理

基本建设项目实体质量、外观效果因其更为直观，往往被人重视。与之相比，基建档案工作作为“幕后”部分则常被忽视。其实基建档案是工程建设过程真实、全面的反应，是基建工作不可或缺的一部分，对工程建设本身起着至关重要的作用。“十五”以来，三峡局的基建项目逐年增加，基建投资成倍增长。本人从2005年起到基建办公室从事基建档案管理管理，从一个“门外汉”，通过努力摸索实践，变成了一个“熟练工”，并且取得了不错的成绩，在局档案部门的协助和支持下，共完成了10个建设项目的档案管理工作。其中三峡坝区船舶服务区待泊锚地工程通过交通部档案馆组织的档案专项验收，另外9个项目档案通过交通部委托长航局组织的专项验收，所有专项验收一次性通过，三峡局基建档案管理工作受到。

文件由项目组收集整理，施工、监理分别负责各自的资料。最后由基建办统一归口后上报资料验收，完成竣工验收后由基建办最后进行整理及时上报竣工资料。虽然涉及部门比较多，资料内容量较大，但各部门高度重视、密切配合、最后到我这里的时候基本能够做到完整规范。

三、做好基建档案管理工作要熟悉基建管理程序

为此，我认真学习基建管理的规章制度和业务流程、学习相关的标准和规范。这些与领导的大力支持是分不开的，只要有相关的培训机会，领导都会派我去参加。在基建业务流程方面同事们也给我很多帮助和指导。我主动学习监理及施工管理制度，了解监理和施工单位的工作职责。对施工重点过程进行详细了解，对已完工资料进行查阅和学习，从以往的档案中寻找规律。这些方法都对档案资料管理起到了很好的作用。

四、做好基建档案管理要深入实际了解项目特点

从项目立项到工程实施、再到竣工验收，每个环节我都尽量深入实际、积极参与。参照目前执行的基建管理制度及水运工程质量检验标准中对资料的要求，充分了解管理文件、质量保证、质量检验、竣工图等资料的形成过程，为什么要形成这种资料而不是那种。对不同的项目，做为档案的管理者，要思考在如何在制度规定的范围内尊重每个项目不同的特点。其中也有很多的学问，需要进一步加强学习。在项目建设过程中，尽量选择不同项目的施工现场进行观摩，和施工监理单位的负责人进行沟通，既能提出资料要求，也能了解项目特点，还能得到施工监理单位的充分理解和配合，提高资料形成的质量。

五、做好基建档案管理要把握好几个关键环节

做为建设单位，并不直接参与监理施工资料的编制，主要是指导检查。针对部分施工单位对水运工程资料管理制度不太熟悉的情况，首先进行预先控制。与项目负责人通力合作，开工后利用施工例会，对工程的资料收集内容、范围、材质等

提出了具体要求，使与会各方对工程资料的收集与整理有了一个明晰的指导方向。工程建设过程中与监理及施工单位建立良好的沟通协调，讨论资料管理中的具体问题。保持与长航规划基建处、档案中心及质监站等进行沟通，对过程检查中出现的资料问题，配合进行整改完善。项目组和档案部门不定期到监理项目部及施工项目部检查资料收集情况，尽量做到施工档案工作与工程建设同步，克服在建社项目竣工验收前突击整理档案的现象，发现问题尽快提出了整改意见并检查落实到位。正是有了这些过程控制，减轻了项目负责人资料管理的压力，也使施工资料更加规范。

六、进一步做好基建档案资料管理的几点思考