酒店备用金管理

酒店备用金管理（共8篇）

篇1：酒店备用金管理

制度名称： 备用金

制度目标： 保证备用金按经营管理要求而设置，运作及控制。

制度程序：

1、备用金之设置

1．1 备用金乃按照酒店前台及各营业部门实际运作需要而设立；

1．2 财务部另设零用现金，由专人负责，以便各部门报销符合零用金报销规定之小额费用。

1．3 各营业点备用金及零用金之金额由财务总监与总经理决定。财务总监每季度重新按业务情形调整或维持各项备用金或零用金之额度； 1．4 备用金采取补充定额制，各备用金保管人须经常检查其金额与未补款单据须相等于其核发金额。

1．5 各职能人员获发备用金者，均须填妥《备用金申请单》（表格ACF009），由财务总监审批后到总出纳处领取。1．6 《备用金申请单》一式四份，分发如下： a)总出纳处作为支付凭证； b)c)d)总出纳处存档备查及作退款时纪录； 存入该员工之人事档案中； 员工本人存根；

2、备用金分类 2．1 营运性备用金 a)专管备用金（Individual Float）

由保管人专人专用，只限于保管人当班时间在指定当班地点运作，下班时须锁入指定的保险箱中； 滚存备用金（Rotating Float）

按照某部门营运特点（例如前台为24小时运作）而授予该职能运作而非个人。此类备用金由当班保管人下班时移交给接班的保管人，c)双方点算金额无误后在特设的备用金交接本上签署交收； 临时备用金（Temporary Float）

各营业点按特殊情形需领用额外之临时备用金时，填妥《备用金申请单》注明该临时备用金的金额、用途及退还时间，由财务总监审批。

2．1 总出纳处备用金

总出纳处备用金用于应付营业性备用金的变化情形及临性需要。总出纳员下班时须将备用金锁入其专用保险箱中。2．2 零用现金

详见1。2。3． 备用金使用范围

备用金之使用范围只限于《备用金申请单》上指定之用途，保管人不不得移作他用。

备用金之保管与控制 b)

4．4．1 保管人对其保管之备用金负全部责任，备用金只限于

上述第3项规定范围内，下班时须按上述2。1项保存，不得带离酒店范围； 4．2 总出纳员按照备用金发出情形制作备用金汇总表，经

收人审核员核实后呈交财务总监核准后之汇总表一式两份由财务总监与总经理存档；

4．3 备用金若有变动，总出纳员须按最新情形重新编制汇

总表按以上4。2程序处理； 4．4 收入审核员每月不定期由另一财务人员见证下核点各

备用金，将点算结果填写《备用金审核表》（表格ACF010），记录点算日期、时间、保管人、见证人、实点金额、长短款等，并由收入审核员备用金保管人及见证人签署确认后呈交财务总监签署存档；

4．5 填写点算表，外币与本位币须分别列出，外币按当日

酒店牌价折算，其中如有票据则须注明票据日期及名称、金额等； 4．6 备用金发现长款，保管人员提交书面报告，解释长款原因，收入审计将现金点算表复印件交总出纳处跟进，保管人须即日向总出纳处缴付长款，总出纳处开出收据作实；

4．7 长款的缴付由总出纳员跟进，如保管人未按规定缴付，总出纳员于月底将有关资料交工资核算处从工资中扣缴； 4．8 备用金发现短款，须由保管人负责赔偿；

4． 9 收入审计员每月最少点算零用现金一次，并按上述4.4至4。5程序记录点算结果，发现长短款情形按上述4。6至4。9项处理； 4.10财务总监每年度至少随机检查各备用金及零用金一次；

4.11每月收入审计员列出当月之备用金长短情形经财务总签署后报总经理核准，不可追回的短款作为费用列支。5． 备用金之增减变化

5．1 财务总监每季度按营业情形检讨备用金水平是否适 当； 5．2 临时性之备用金增加按2。1c项办理； 5．3 5．4 5．5 长期性之备用金增加由财务总监建议，总经理核准后按1。5项办理； 长期性之备用金减少由财务总监书面通告，总出纳处收集各保管人交来之退款并开出收据确认后，当日存入银行；

备用金保管人离职或调离岗位前须先向总出纳处退还备用金，凭总出纳处收据取回总出纳处及人事部存档之备用金申请单副本，总出纳员及人事部退还签收单上盖上作废章以示手续完成；

特殊情形，例如在营业额中之现金不足，须由备用金中垫付时，收银员填妥补款单经收人审核员核实后翌日向总出纳员领回； 零用现金之增减手续与备用金相同；

总出纳员根据备用金变动情形重新编制备用金汇总表，按4。2项处理。

零用现金采用补充定额制管理，保管人根据制度与标 准程序AC-10《付款审批》第5项办理操作；

保管人对其保管之金额负全部责任；

当零用现金降低至定额之25%以下时，保管人根据已报销单据制作汇总表，填具付款申请书，一并交财务部复核后呈交财务总监与总经理审批；

审批后由总出纳处开出现金支票，以维持其定额现金 5．6 5．7 5．8

6．零用现金之补充 6．1 6．2 6．3

6．4 7．

安全守则 7．1 7．2 7．3 所有备用金均须时刻置于安全地点，保管人离开岗位前须将备用金锁入指定的保险箱内；

保险箱钥匙随意乱放或交他人代存；

以下情形时，保险箱密码与需立即更换； a)b)

7．4 7．5

转换保管人

有迹象显示其他人可能已获悉密码或持有钥匙；

不得在公众地点展示或点算现金；

总出纳处的门须经常保持锁上，除总经理与财务总监或授权人外，其他人等不得进入。工程部与客房部员工内进工作前必须将所有现金与票据妥善放入保险箱并上锁。

篇2：酒店备用金管理

The cash drawer should never be left unattended, unless it is locked first.2.注意不应将现金放在现金抽屉以外的地方。

Cash should never be left lying outside of the cash drawer.3.现金放在收银台上，收款员必须全神贯注，保持备用金安全无误地使用。

When cash is on the counter for any reason, the cashier should let nothing distract his / her

4.备用金应即时清点，准确无误地放在抽屉中。多余的现金应放置在保险箱中保存。

The amount of cash kept in the cash drawer should be maintained at the absolute minimum level required.The excess cash is to be kept in his /her safety deposit box.5.负责备用金的人才有权开现金抽屉。

Only the person responsible for the fund should have access to it.6.当客人直接以现金付帐时，收银员应注意在此交易没有结束时，决不可以把现金放在抽屉中。此作法以将防止任何对找零钱/换钱的误解或争议。此现金应放在客人视线内但却不能拿到的位置。

When receiving payments directly from guests in cash, the cashier should never place the currency in his / her cash drawer until the transaction is completed.This practice will prevent any misunderstandings or arguments over the correctness lf the change given, or over the denominations of currency tendered in payment.The cash should ideally be placed within sight of the guest but out lf his reach.7.收款员有时会面对“快速换钱艺术家”，这种人装成很重要又很急匆匆的客人来找你换零钱。当你在给客人换钱时，客人又改变了主意，他的目的是让收款员糊涂并且最终出错。当收银员遇到此问题时取回所有现金并且重新慢慢的处理。如遇此情况应通知财务总监，以引起其他收款员的警惕。

A cashier may, at some time, be confronted with a “quick change artist”.Who generally tries to give an appearance of an important person in a great hurry to get a large denomination bill changed.While the cashier is making change, the person will change his mind about the denomination several times.His purpose is to get the cashier sufficiency confused and eventually make a mistake.If and when a cashier encounters such an individual he / she should take back all of his / her denominations.The Financial Controller should be notified of such an incident, so that the other cashiers can be alerted.8.收款员应在安全地方数钱。

The cashier should count his / her cash only in a protected area.9.收款员应将收银袋直接投到保险箱而不准在路上逗留。而且当信封被投入投币箱、、收款员及见证人应确保信封已投入而没有挂在投币口。

篇3：酒店备用金管理

备用金, 是指企事业单位、机关、团体或者其他经济组织预付给内部各个小部门或者职工用作采购、差旅等零星开支用途的款项。备用金一般由专人专管, 有其特定的使用范围:除工资统发项目外的国家规定对个人的其他支出;出差人员必须随身携带的差旅费;其他确需支付现金的支出等。

备用金的使用管理相关规定, 有关人员应严格按规定用途使用备用金, 不得转借或者挪用。需要领用备用金的人员一般应根据预算预支领取, 领用后一次报销, 多退少补, 已经领用过备用金未及时结清的, 不能再继续领用备用金。企业应及时做好备用金的登记和核销, 相关人员和单位应及时核销备用金。

二、企业备用金使用管理中存在的问题

1、“公款私存”、“公款私用”现象严重

这里的所谓“公款私存”, 就是以个人名义开设银行账户, 来存取企、事业单位款项的现象。有些单位备用金预算数额比较大, 大量现金存放在单位有一定风险, 所以有些单位由于担心现金安全而将大笔的备用金以个人名义存入银行, 即“公款私存”。形成“公款私存”的原因当然不止这一种, 不管如何, “公款私存”都是不符合财务管理制度的一种现象。

这里所说的“公款私用”是指有些职员申请领用一定数额的备用金后, 并不是用于单位日常支出需要, 而是用作私用。有些企业报表上个人借支数额较大, 部分就是由于“公款私用”现象的存在。

2、大量现金存放在企业, 增大现金管理风险, 降低现金运营效益。

有些企业为了维持生产经营的需要, 将大量的备用金直接放置于企业。这样既不利于现金安全管理, 也影响现金使用效益。大量现金存放于企业既违反了现金管理原则, 又会造成大量现金闲置, 降低现金的运营效益。

3、工作流程繁琐, 效率低下

备用金使用管理的一般程序是:需要领用备用金的相关部门和职员根据预算情况填写备用金申请表, 依次由部门经理、财务经理审核签字, 总经理审批之后, 到财务部门领取备用金, 出纳负责付款, 会计做账。每个职员领取一次备用金, 这个业务循环就周转了一次, 很多企业备用金完全由现金支付, 领用备用金的人次比较多, 这样无疑增加了备用金领用的业务循环, 降低工作效率。

三、备用金使用管理的建议

自从《中央预算单位关于公务卡管理暂行办法》 (财库[2007]63号) 的文件颁布以来, 各家银行的信用卡中心都加大了对于公务信用卡的投入和推广, 公务信用卡的适用范围也不断扩大, 对于达到相应条件, 拥有较好的信用记录和稳健财务体系的中小企业, 也可以进行公务信用卡的申请和办理。就公司业务规模还不大的私营企业来说, 也可以使用公务信用卡进行公司日常消费项目的管理。比如建设银行、兴业银行、招商银行等对于公务信用卡的申请都没有太大的限制。这就意味着公务信用卡在一般企业的使用成为可能。

现金是企业一项重要的资源, 现金管理的成败与否关系大企业经营业绩的好坏, 现在很多单位大量使用现金进行备用金支付, 因此加强对备用金的管理, 保证资金的安全尤其重要。对于以上备用金管理中存在的问题, 笔者认为, 企业在备用金使用管理中引入公务信用卡, 是解决这一问题的较好的办法。

1、公务信用卡的使用可以使职工的各项支出透明化, 防止“公款私用”、“公款私存”现象

(1) 使用公务信用卡消费最大的特点在于, 这种卡的消费过程比较透明, 消费时间、地点、消费项目和金额, 以及客户的名称等信息随时可以查询得到, 这样对于实用公务信用卡消费的职工的各项开支都是透明的。单位如果在备用金支付和核销过程中引入公务信用卡, 财务部门就可以根据公务信用卡的结算信息来监控本单位备用金的支付和报销的全过程, 可以有效避免“公款私用”现象。

公务卡信用卡还有很多特有的功能, 比如, 可以限定使用范围, 这样也有利于对企业备用金使用的监督和管理。招待费用中的餐饮招待是很多单位备用金支出中一项必不可少的费用, , 企业可以通过事先限定特定商户消费的方式, 将招待支出限定在指定好的的几家酒店, 员工在其他同类型的酒店中就无法实用单位的公务卡进行消费, 有利于企业对于招待费用的控制。

(2) 由于公务信用卡也是银行卡的一种, 既是储蓄卡, 又是信用卡, 不同之处在于公务信用卡由单位统一办理, 有各种特殊的限定。我们传统的备用金管理模式, 是企业根据预算准备一定量的现金预先支付给有需要的职工, 职工使用完毕进行报销冲账的方式, 这样备用金使用量比较大的单位, 必然要预先准备足够的现金存放于企业, 员工也必然会提前支取足够的现金自己保存。引入公务信用卡之后, 可以根据企业资金周转的实际情况事先预支给员工一定量的备用金存于公务卡之内, 即使备用金临时不足的情况下, 公务信用卡还有透支功能, 这样就可以在一定程度上避免“公款私存”现象。

2、公务信用卡的使用可以降低资金管理风险, 提高资金运营效益。

公务信用卡既有储蓄卡的功能也有信用卡的功能, 持公务信用卡的员工, 可以在出差、采购、招待等日常公务活动中进行刷卡消费, 透支款项由单位进行统一缴款偿还。这样, 企业就不必事先预备大量现金存放在企业供经常性需要领用备用金的员工支取。同时, 公务信用卡除了可以设定整体的额度之外, 还可以对下属的每张公务卡设定单独的信用额度, 甚至可以设定成不准取现。这样, 对于企业来说, 持卡人只能在各自现有的额度内进行消费, 每一次刷卡消费的记录都会反映在刷卡信息中, 银行每月会定期将这些明细消费信息反馈给企业。公务信用卡持卡员工只需要保留好pos机的签名回单, 去财务部门核对报销就可以。这样可以减少领用备用金的员工和现金的接触, 降低资金管理的风险, 同时借助于信用卡的免息期限可以提高资金的运营效益。

3、公务信用卡的使用, 可以提高工作效率

企业使用和保管备用金的一般程序是, 各部门根据预算填制备用金借支单, 通过相关领导审核签字后去财务部门领取备用金, 财务部门做借支的凭证和登记相关的备查簿, 待备用金使用完之后, 备用金领取人员再凭相关发票到财务部门报销冲账, 财务部门审核相关的原始凭证后再做相应的记账凭证、登记相应的账簿。对于备用金领取频繁、领取金额大的企业来说, 财务部门对于备用金这一块的管理工作量就比较大, 而引入公务信用卡之后, 员工的借支次数可以减少, 银行每月定期反馈给企业公务卡的消费明细, 这样财务部门对员工备用金消费原始单据的审核工作量也减轻, 这样无疑会提高财务部门的工作效率。另外, 公务信用卡现在的商务增值服务功能特别丰富, 比如通过信用卡中心的服务电话, 公务信用卡的持卡人可以直接进行机票、酒店的预订等服务, 对于很多单位本来由人事部门专人负责这些服务的公司, 可以减轻企业人事部门的工作内容, 提高工作效率。

当然, 在公务信用卡的使用中, 企业也应该注意到公务信用卡有别于私人信用卡的特点。比如, 公务信用卡一般设定成不准取现, 只能在pos终端上使用或者只能在指定网站进行网上支付, 使用者是无法从取款机或是银行柜台上进行取现操作的。还比如, 在普通的个人信用卡中, 一般都会设有最低还款额, 大部分银行将信用卡的最低还款额设定为当前期间应还款金额的10%。但是公务信用卡的使用中就存在着较大的差异, 像兴业银行的公务信用卡就不提供最低还款的服务, 免息期结束时, 公司必须及时进行账单的偿还。在中信银行所发行的公务信用卡中, 最低还款额为当期账单应还款额的30%, 同时必须收取一定的利息费用, 等等。所以, 笔者认为符合条件的企业应根据各单位的实际情况, 合理、有效地推行公务信用卡在备用金管理中卡的使用。

参考文献

[1]、常斌昌, 如何强化企业备用金的管理[J].财会月刊, 2009年34期

[2]、于红革, 田金栋.浅谈企业备用金管理中存在的舞弊问题及防范[J].煤炭经济研究, 2008年第06期

篇4：酒店备用金管理

摘 要：备用金作为企业内部控制的一个要点，在强化资金运行价值的同时，其管理风险也备受关注。本文拟结合财务制度、中油集团公司、西部钻探公司备用金管理办法，结合企业内部实践经验，对企业备用金的管理运用作一宣传探讨，以期提出一些管理启示及建议。

关键词：备用金；资金管理；地区公司

0 引言

何为备用金，其定义是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。备用金归属于其他应收款，一般情况下在“其他应收款”科目下列支，但在中油财务系统中，是跟其他应收款并行的一个会计科目。中国石油集团公司下设许多地区公司，西部钻探公司是其中之一，为集团公司于2008年将新疆、吐哈、青海三大油田石油工程技术服务队伍重组整合后，组建的第一家跨油田的专业化公司，主营业务：油气田钻井、测井、地质录井及配套钻井工艺技术研究，其下设二级单位有分公司、子公司，服务区域广，战线长，规模庞大，为加强公司内部控制，规范公司内部财务管理行为，强化资金利用水平，依据中石油财务体制，西部钻探地区公司设立了资金结算中心，对各分公司、子公司进出资金的合规性、安全性进行审核，进一步确保了资金运作的规范、安全和高效，在此基础上，归属于资金管理范畴中的备用金，实际的管理运作比较严谨，其相关的内部控制规范落实到位，下面笔者对备用金的实际管理运用作一宣传论述，以期提出一些管理启示及建议而共勉。

1 备用金管理方式及会计分录

备用金的管理分为非定额（一次性）管理和定额管理两种方式。非定额管理，是根据临时需要一次付给现金，使用后持有关原始凭证报销，报销时进行清算——多退少补，在非定额管理方式下，原借款全部冲掉；票是多少，费用就是多少；钱没花完出納收回，花的超过借支的再给员工补上。定额管理，是财务部门对经常使用备用金的部门核定定额，按定额拨付备用金，月底报销时补足现金，不清算，只要需要永远保留此定额。 西部钻探地区公司成立之初，各二级单位两种管理方式兼用，后为加强内部控制，自2012年起，杜绝使用“现金”科目，一般采用的是非定额备用金管理，使用该账务处理模式。

1.1 非定额情况下的账务处理举例

例：

①某员工，经审批同意后，借款5000元，用于外部项目部出差，支付零星维修。分录如下：

借：备用金——xxx 5000

贷：银行存款 5000

②该员工报销差旅费2000元，报销维修费2000元，冲销备用金4000元，余款1000元缴回现金。分录为：

借：银行存款 1000

管理费用——差旅费 2000

管理费用——维修费 2000

贷：备用金—— xxx 5000

如果该员工未缴回现金，从工资薪酬中扣除，分录为：

借：应付职工薪酬——发放的工资 1000

贷：备用金——xxx 1000

③如果该员工实际发生差旅费3500元，维修费2000元，则分录为：

借：管理费用——差旅费 3500

管理费用——维修费 2000

贷：备用金——xxx 5000

银行存款 500

1.2 定额情况下的账务处理举例

例：

某员工经审批通过后，报销办公用品费共500元，出纳以现金补足定额备用金，并在发票上加盖“现金付讫”章。实际工作中，应该附上购买前的请购单、报销时的报销单及发票。请购单、报销单中一定要有相关领导及经手人的签字。

借：管理费用等

贷：库存现金

2 备用金使用流程

2.1 备用金申请、审批及管理

2.1.1 借款人按照公司财务资产科统一印制的借款单据填写，依据借款单格式准确填列借款日期、借款金额、款项用途。

2.1.2 借款单办理层层审核，严格把关，单据经本人或代办人签字后，依次由部门主管领导签字、财务资产科科长签字、本单位主管财务领导或本单位负责人签字后交与财务资产科办理借款。

2.1.3 按西部钻探公司要求，“现金”科目取消，财务资产科办理借款支付时，由西部钻探资金结算中心进行审核，将审核通过的单据，以银行存款形式支付。

2.1.4 备用金借款每次最高限额为3万元，因业务原因长期借用备用金的人员可由财务资产科根据实际情况核定，经本单位负责人审批，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围。

2.1.5 财务资产科每半年作一次其他应收款复核性记录，同时对其中的备用金借款时间、还款是否到位进行及时复核。

2.2 备用金报销

2.2.1 借款人冲抵备用金时，一是将借款额用资金直接上交到财务资产科归还借款，二是进行报销账款冲抵备用金，在报销冲抵备用金时，按照公司财务资产科统一印制的报销单据填写，依次由部门主管领导签字、财务资产科科长签字、本单位主管财务领导或本单位负责人签字后交与财务资产科报销。

2.2.2 财务资产科主管报销人员严格审核原始单据，原始单据不符合财务规定或不合法的，将单据退回本人不予报销冲抵备用金。

2.2.3 借款人员应及时冲账，对无故拖延者，财务资产科发出最后一次催办通知后还不办理者，将从下月起直接从借款人工资及奖金中抵扣，不再另行通知。

2.2.4 借款人员需在每年年底25日前还清借款，如有特殊情况可申请借款计划，次年初给予办理续借款。

3 地区公司备用金管理在实际财务管理中的作用

3.1 地区公司备用金管理的运用更有利于资金的安全，进一步贯彻落实了经济法规。二级单位备用金在运行过程中，按地区公司统一要求取消了“现金”科目使用，借支及核销直接通过“银行存款”科目，没有滞留现金，杜绝了“坐支”风险，同时，没有现金余额，也杜绝了现金被盗用、侵吞的风险。作为单位内部财务管理制度，层层把关，为不违反经济法规设下了第一道防线，保证有关经济法规落实到位。

3.2 地区公司备用金管理的运用强化了资金的运行价值。在资金运行中，备用金的使用、核销，进一步体现了资金使用效率的提高，财务部门根据借款事由将款项一次打入借款人员银行账户并及时做账，待借款人员核销备用金时，依据有关原始凭证报销清算，减少了借款人员分次报销获取款项的次数和时间，强化了资金运行价值，同样，借款人员可以及时有效地使用现金办理正常的经济业务，统一冲账核销。

3.3 地区公司备用金管理的运用加强了内部控制。在备用金管理中，因为地区公司设有资金结算中心，对各分公司、子公司进出资金的合规性、安全性进行审核，备用金业务发生时，首先二级单位财务科审核做账，再由资金结算中心审核、入账，最后打款。资金结算中心起到了第三方监督作用，审核严谨，保证了资金支出的合法合规性，在核销借款多退少补中，由二级单位财务科对单据审核清算，再由资金结算中心对要补足的金额和单据进一步审核，层层把关，进一步加强了内部控制。

3.4 地区公司备用金管理办法的运用提高了工作效率。地区公司下二级单位备用金在运行过程中，不存在“现金”科目使用，省去了现金核算，出纳不必设置现金日记账，逐笔之日登记，也不必对此日清月结，只对“银行存款”序时核算，这既不影响会计信息的提供，也一定地减少了出纳和会计的工作。

4 地区公司备用金管理的局限性及建议

4.1 虽然在备用金业务中，各二级单位财务室及资金结算中心层层把关，但地区公司下二级单位点多，面广，备用金在清账过程中，因发票传递、报销审批手续等原因会存在时间较长，发票传递失误等问题，容易出现备用金核销不及时现象。但在中小企业此现象较少，影响不大。

4.2 在备用金管理中的审核监督第三方资金结算中心，其设立会产生相应的人工成本、管理成本，运行成本，只适应大中型企业运行管理。

4.3 由于地区公司下子、分公司点多，面广，为防范备用金管理风险，要求财务制度的落实更加严谨，对内部控制的实行进一步夯实到位。

作者简介：

篇5：备用金管理

1.目的：

为了规范公司管理，同时也方便业务经办人，公司决定实行备用金制度，以实现集中报销，简化审批，提高工作效率，特制定本制度。2.名词解释：

备用金是业务集中经办工作人员的预借资金，为避免频繁申请和报销，特别给予的备用款项使用额度。3备用金范围

用作零星开支的款项。主要支付项目是临时性支出：小材料采购、差旅费、零星采购办公用品和办公费用等。（借款单和申购单）

注：公司例行性支出（如电话费、水费、电费、工资、利息等），不包括在备用金额度内，采用例行支出管理列表统一审批，在支付时填写付款申请单，财务统一预留资金安排。

4.实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到严格审批，专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。5.本制度规定了备用金办理手续和备用金管理要求。6.备用金手续

备用金手续包括申请、审批、借用和报账。6.1备用金申请手续

工作人员需备用金和增减备用金时需提前提报申请，经过部门领导审核，财务部门核定，总经理审批，纳入备用金额度。

6.1.1备用金申请每月只办理一次，固定期间内提报，在每月22日-24日提交到财务部，在25日财务部统一核定，每月25-28日报总经理审批。财务部会在月底前通知反馈审批结果，作为下月备用金借款基础。（节假日根据财务通知顺延）6.1.2备用金必须明确金额额度和期限，支付采用借款单，分为现金借款额度和银行支付额度，发票报销工作按报销制度进行；部门长要严格审核，根据业务确定额度和期限，并对此承担监督责任。

6.2工作人员借用备用金须在公司规定资金支付期间办理，先到财务部取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式两联，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经部门主管签字确认同意，再由财务负责人签字批准后，方可到财务部办理借款手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

6.3 借款人员完成业务后应在当月列明备用金支付列表，根据费用报销制度填写好“报销单”的各项规定内容，经相关审批后，再将“报销单”提交财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续。

6.4 借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金额度”台账，查明报销人员原借款金额和期限，对报销的款项应及时付现给本人补充备用金，对到期备用金的，应督促其退回以结清原借款单所借账款。7.备用金的管理

7.1 因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的资金（现金/银行）并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设置备用金登记簿，记录各种零星支出。

7.2 财务部应按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月核对，根据规定及时清理到期备用金借款。

7.3 借用备用金的人员应根据公司规定及时报销，对无故拖延者，财务部根据信用记录确定是否核减额度和期限，并发出催办通知，对不办理者，财务部将从当月起直接从借款人薪资奖金中扣罚，不再另行通知。对于票据不符合公司政策和相关法律规定的，经办人员须按照公司规定办理，不得推诿，财务部对出现推诿情况的可直接扣发经办人薪资，对个人薪资不足扣减的部门，部门长要承担连带责任。

7.4 跨使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销年借款。8本规定自颁布之日起执行。

篇6：备用金管理论文

前言

作为2014年刚进入公司的一名新成员,感谢中建七局四公司这样一个平台尤其是进入四公司财务系统这个平台，让我从这里迈出了坚实的一步，更对自己的职业规划有了更加清晰的目标。2014年7月份我被分到了安装事业部郑州核算组担任出纳一职，在这半年多的时间里，我的主要任务就是项目备用金的管理和整理日常内勤，因此对备用金所存在的问题借助这次机会谈一点自己的看法。

一、备用金管理的重要性。

备用金是企业内部对于经常进行零星采购或经常出差于外埠的办事人员，临时借用周转的限额资金，一般的说，在季度末要定期清理一次，待新的季度开始，要重新规定限额和审批（注意这里有限额和审批）。当付给某人一定数额的备用金时，要借记“备用金－按人名账户设明细帐”科目，贷记“现金”科目；交回备用金时，作相反的会计分录。但是对于我们建筑行业来说，我对备用金的理解是：备用金是项目正常运转的“润滑剂”。备用金虽然在整个成本比例中所占份额较小，但是它的作用不可小觑，配置合理了对项目而言是锦上添花，匹配不合理也是核算组与项目产生矛盾的导火线，对于备用金重要性我有三点认识。

1、备用金合理利用可以增加项目的效益，符合“提质增效，持续发展”这一主题的要求。首先，项目上的备用金主要用于项目上的日常开支，尤其是项目经理对于项目的日常开销，项目经理有时为了增加产值、工作能顺利的开展，会宴请甲方或监理。通过与甲方或监理建立好良好的互动关系使得甲方或监理支持我们事业，实现共赢，这是我们所期望和支持的，备用金使用的初衷也没有改变，一切都是为了公司好，为了项目上好，这是应该提倡的。其次、项目上管理人员的电话补助、电脑补助，过节费补助等职工福利也是从备用金中支出，虽然这部分额度不大，但是这部分的备用金可以鼓励项目上管理人员的“士气”让他们感到温暖，可以鼓舞他们更加负责的管理和生产，管理提上来了，“产品”的质量就会提升，只有“产品”质量的不断提高，才会实现持续发展。

2、备用金是项目小额开支应急之需，方便快捷。公司为项目设置定额备用金，从管理上讲，备用金是应急的，不设立备用金，只能到用钱时再报销或者坐支现金，报销的过程很浪费时间，坐支更是不被允许，所以设立个备用金额度，需要时就先用着，之后再报销补充，方便快捷，符合项目实际。

3、合理的利用备用金有利于节约项目的成本。这一点不言而喻，合理的预算项目备用金的额度，在使用的过程中严格控制备用金不必要的、大额度的开支，要做到无预算不支付、无审批不支付、超额度不受理的铁律，要给项目经理讲清楚备用金是公司的资产，要切实利用好、管理好、维护好这部分资产，降低不必要的开支，更不能用于私人的开支，多做有利于降低项目成本，有利于提高项目效益的工作。不做表面工作，踏踏实实谋发展、谋产值，为后生晚辈树立表率。

二、备用金管理的现状及问题。我曾经到过一个项目出差，谋项目经理抱来厚厚的一堆用胶水粘贴好的费用报销单，我从第一份扒到最后一份，里面的发票杂乱无章，但报销单上全部都是“现场维护费”，报销内容基本上都是“与甲方对接工作”，从中发现很多备用金存在的问题。下面我就日常工作中自己了解到的备用金管理所存在的问题做以阐述。

1、项目备用金管理缺乏有效的预算。郑州核算组所管理的数个项目到目前为止我没有清晰的看到哪个项目具体到有多少备用金分配比例，虽然各项目经理自己清楚并且口头上还说着不让备用金超过预算，但是这个“预算”到目前为止没有人知道到底是多少。其次，一些项目经理有一种错误的意识，那就是他们认为，安装项目在大合同额中所占的比例较低，而利润比较丰厚，一般认为安装项目赔不了钱，只要是赔不了钱到时候跟上面领导可以好交代，不影响自己的前途，备用金就是在成本中所占比例高点也无所谓。

2、机电安装的项目经理素养有待提升，一些机电经理把备用金作为自己谋取利益的手段。一些机电经理无视财务制度，把一些不合规的发票反复往核算组递送。财务人员反反复复的到项目进行宣贯，他们似乎置若罔闻。但是对于不符合公司财务制度的费用报销单，核算组工作人员一经发现绝不手软，坚决维护公司的利益。其次、个别项目经理在审核签字时不作为，机电经理作为项目成本监控的第一负责人，本该恪尽职守为公而不为私，但是我们在票据审核工作中发现的诸多问题，都是机电经理签过字的，以导致项目报销人员带来的票据被核算组工作人员打回去的时候，他们误以为是财务核算组故意刁难，这就增加了财务人员和项目管理的人员之间的矛盾，使得我们以后工作的开展与项目管理人员的配合不相协调，影响工作的进展。

3、核算组中个别财务工作人员的工作态度、工作热情有待提高。项目财务工作反反复复，枯燥无味，项目上没有节假日，加之各项目比较分散，容易导致项目财务人员在平时的工作中积极性不高，在工作中大大咧咧，松松垮垮，口头上记住公司的条条律律，实际操作我行我素，与项目管理人员沆瀣一气，没有真正起到财务的核算监督作用，不计后果，导致公司的财产大量流失，没有尽到一个合格财务人员的本分。

三、备用金管理的建议。

通过这半年的工作，结合自己在项目财务一线的实际工作经验，就项目备用金出现的问题我提出以下三点建议。

1、项目备用金的管理切实要有科学可行的预算。凡事预则立，不预则废，项目备用金的管理离不开科学有效的预算，把项目备用金根据建造合同内容“圈”在一定的范围之内，可以更高效率的配置资源，前提是给各项目宣贯到位，哪个项目自开工到结束总共分配多少备用金这个数字是明确的，其次详细规划到月，一个项目一个月实际报销多少备用金应该在预算“额度”的范围内上下起伏不大，项目一旦超出事业部圈定的范围，或者长期起伏如同过山车，核算组财务人员应向上级领导反应，事业部领导应有权对各项目经理进行约谈或问责。项目备用金能否做到科学管理，关键还看预算，没有预算就如同无源之水，无帆之舟，之后的工作也就空谈，因此科学的规划预算是基础和前提。

2、加强对项目管理人员的培训，上级领导在任用项目管理层时多从能力出发，少一些“关系户”。事业部各项目的机电经理是机电安装项目管理的“灵魂”，项目能否盈利除了公司正确的大政方针，事业部领导正确的引导之外，关键还要靠机电经理的能力和实际的实干精神。因为一个机电经理将带领下面一群人，一个能力和素质都具备的项目领导将影响一群人，反之，一个都把项目分配应急之需的备用金都视作自己私人财产的人怎么可以担此重任呢？还记得金总在2015年“双代会”暨工作会上的报告和事业部工作会上所说的：“公司现在缺乏能用的项目经理和关键性的人才，谁能举荐人才我随时欢迎。”金总求贤若渴，而我事业部更当竭力栽培人才，举荐真抓实干的实才，为公司为事业部贡献自己的力量。而机电经理更应是人才之才，非等闲无为之人而能用之，所以，用此之人还请慎之又慎。

3、提高财务人员的地话语权，保护财务人员的人格和工作不受干扰，同时强化项目核算组财务人员监督和管理的职能。我曾听个别领导说项目上财务工作只是一项服务性的工作，财务不产生任何价值。我个人认为这句话是不全面的，本身也是对财务工作定位的错误认识，正因为这种错误的观念才使得一些好的财务制度在项目上难以执行，一些项目经理思想老化，管理依然是那种老旧模式，颐指气使一尊独大，似乎在项目上具有无可撼动的权威，我曾听我的一个同事说，有一次一个项目经理去他那借钱由于手续不全没办成，结果那个项目经理指着他的眉头严厉的斥责和侮骂。项目上的领导不配合财务工作，我想这主要是项目财务人员本人对自己定位错误的结果，财务工作的特征是监督和核算，财务会计的本质是管理，是项目一把手的“军师”，不是项目领导的随从，不是项目领导说什么财务人员就做什么，财务人员是公司财务制度的宣传者和执行者，是项目归集成本的直接人，应该保持自己独立的人格，对待项目资金的运用应当就如何实现利益最大化跟项目经理进行磋商，出谋划策。财务人员干好本职工作，不直接对项目领导负责，这才能起到监督的作用。其次，项目财务人员职务的升迁应当有公司财务领导和公司相关领导直接综合评估，不受项目领导的牵制。只有这样财务人员才会受到尊重，财务工作才能有力的开展，才能真正的起到监督管理的作用。

尊敬的各位领导、各位同事，知屋漏者在宇下，知政失者在草野。作为一个刚进公司而又在项目一线的财务人员，我深刻的体会到我们财务制度已经慢慢的在完善，公司的领导已经逐渐的看到并在改进我们工作中存在的各种弊端。至此，以上所述纯属我个人见解，肯定有不客观，认识不到位的地方，还请领导们给予指正和谅解。我相信在四公司的大力支持下，在安装事业部的正确领导下，我们的事业会取得不断的成功。

安装事业部郑州核算组：吴

篇7：备用金管理制度

为了加强单位备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，夯实成本费用核算，减少资金损失，特制定本制度。

一、本办法适用于民政局机关及各直属单位（科室）全体干部职工。

二、备用金范围

1、干部零星采购备用金；

2、个人因公出差零星开支备用；

3、经常性的零星开支备用金；

4、其他备用金。

三、实行备用金制度有利于干部职工灵活地开展业务，从而提高工作效率，但务必做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。

四、备用金借款和报销手续程序

1、工作人员需临时借用备用金时，先到财务室索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式两联，借款人按规定的格式资料填写借款单，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项资料是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

2、借款人员完成业务后应在三日内到财务室索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定资料，并经分管领导审批后，再将“报销单”回到财务室，财务人员根据财务制度规定认真审核无误后，办理报销手续。

3、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务室根据实际状况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门务必设立专人经管定额备用金，备用金经管人员务必妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员务必按月定期向单位财务室申报备用金使用状况，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。

五、备用金额度

1、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过5000元，超过5000元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经审核批准后，到单位财务室或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过10000元的采购，务必按照单位财务制度规定，走合同审批程序采购。

2、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。

3、其他借款，根据实际状况核定金额。

六、备用金使用审批权限

备用金使用由部门负责人签字批准，部门负责人为备用金借款的第一职责人。

七、财务室应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

八、借用备用金的人员应在两周内冲账，对无故拖延者，财务室发出最后一次催办通知后还不办理者，财务室有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。

九、所有各种备用金，务必在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因务必跨年度使用备用金时，年底务必重新办理借款手续，并冲销当年借款。

篇8：石油钻井备用设备储备管理

一、备用设备储备管理现状

1. 储备数量差异过大

为了储备钻井备用设备及配件, 各钻井公司都设有设备库, 这种分散式储备只立足于自身经营基础上, 既没有明确的储备标准, 也造成备用数量差异过大和占用资金过多。因受生产经营资金制约, 经常出现该备不备、过度储备或盲目储备等问题, 常因无备用设备, 或配件供应不及时造成无谓停机。库存数量不是根据生产需求和装备技术状况进行储备, 而是依据企业年度生产经营情况随机而定, 企业效益好则多储备, 而大于实际需求和增加储备成本;效益差则少储备或不储备, 造成必备设备短缺。

2. 备用设备类型多

由于在用的钻机设备类型较多, 配套设备又没有统一的规范要求, 各钻井公司为满足生产技术要求, 选择了不同厂家的同类设备进行配套, 使配套设备型号繁杂, 造成备用设备类型和种类过多, 而单一类型备用设备缺乏的情况。型号多样的备用设备, 使设备维护成本不断增高。

3. 设备资源共享度低

各钻井公司之间没有建立备用设备共享机制, 使备用设备的保障能力得不到充分发挥, 尤其是井筒施工企业专业化重组后, 这种分散式储备的弊端更加突出。一是购置备用设备占用大量资金, 增加了企业负担。二是急需的备用设备储备不足, 关键时刻无备用设备可调用或无配件可更换, 而影响正常施工。三是得不到正确保养 (没有专职保养人员) , 造成备用设备锈蚀、损坏或提前报废。

二、实行新的储备模式及内容

为有效降低各钻井公司备用设备储备总量, 减少备用设备及配件购置占压资金, 实现同类型备用设备及配件资源共享, 按照“集中储备、有偿使用”的原则, 建立备用设备新的储备管理模式。主要内容如下。

1. 明确备用设备范围及比例

应根据主要施工设备数量及技术状况确定储备数量, 例如, 对发生故障会影响正常钻井施工的发动机、钻井泵、绞车等重点及关键设备, 应实施科学储备;发生故障后对正常生产影响不大、并能及时进行修复的一般设备, 可不做储备。储备比例应以设备新旧程度、设备综合役龄和在用设备总数等确定, 一般按10%左右进行储备。以5年为一间隔期划分设备综合役龄段, 即5年以内、6～10年、11～15年和16年以上。设备综合役龄<5年, 且技术状况较好, 按在用设备总数的5%储备, 6～10年按8%储备, 11～15年按10%储备, 16年以上按12%储备。

2. 统筹管理储备设备

备用设备储备总量确定后, 应按主要设备类型确定储备数量比例, 需将重点放在类型多的设备上, 其他的可根据实际需求适当储备。为发挥整体库存储备优势和及时调剂余缺, 应以一个单位为主储备一类, 其他单位储备为辅, 在公司范围内统一调配和有偿使用。动力设备、泥浆泵、绞车等配件, 也可参照上述方式确定。如果条件许可, 应尽可能依托供应商优势进行储备, 实行关键配件零库存管理, 采取先使用后结算等方式。

3. 备用设备专业化维护保养

按照“集中储备, 有偿使用”的方式, 每个单位都能储备某一类型的备用设备, 不但设备类型单一、便于集中管理, 也可实现专业化维护与保养管理的目标。对更换下来的故障设备能够集中批量修理, 实现以更好的性价比修复故障设备和降低维修成本。由于备用设备类型减少, 降低了对维护保养人员的技能要求, 使他们能够按专业特长接触更多的设备故障, 不断提高维护技能和工作效率。

三、备用设备新储备模式实施介绍

公司在钻井公司进行了备用设备储备模式试点, 首先依据设备普查结果, 确定出主要类型备用设备储备单位、储备数量, 并分别在国内外重点施工现场进行尝试, 均取得较好效果。主要方法如下。

1. 落实钻机配套标准

按照中油集团公司钻机配套规范要求, 对钻机现有配套情况进行了调查, 制定了针对性更强的公司钻机配套标准, 依据标准配套不足的应及时补齐, 高于配套标准的应及时减少配套数量, 保证配备数量的合理性。为了节省设备运行费用, 对配套多余设备经过重新评估, 技术状况能够达到生产要求的, 则作为备用设备;已达到报废年限或存在严重安全隐患的, 按相关规定及时报废或处理。

2. 分类集中储备

借助ERP管理软件, 对公司主要钻井设备重新进行核查, 并按照设备综合役龄进行合理划分, 储备比例是:顶驱按5%, 绞车、钻井泵按10%, 柴油机按8%。为便于集中管理和实施专业化保养, 根据各钻井公司主要设备类型、数量、市场区域分布等情况, 每类设备以1～2个单位为主进行储备, 应占储备总量的50%以上。

3. 区域市场集中储备

外部区域市场因远离基地和施工队伍较为分散, 因此选定塔里木、苏里格、吐哈三个主要施工市场进行备用设备集中储备。由于这些地区的设备维修力量较为薄弱, 为保证钻井施工作业正常进行, 储备比例可高于1%～3%, 塔里木按9%, 苏里格按13%, 吐哈按12%进行总量储备。

4. 重点市场集中储备

海外施工重点市场是伊拉克市场, 根据甲方要求, 每部ZJ50DB钻机需要配备4台卡特3512B发动机, 超过了中石油ZJ50DB钻机配备3台发动机标准。通过与甲方沟通, 配备4台卡特发动机是在最恶劣工况下的装备保障能力。但从以往使用情况看, 卡特机组具有较好的高可靠性, 配备4台机组设备能力明显富余, 现场施工的9部电动钻机, 若按甲方要求需多配备9台卡特3512B发动机, 而造成很大的资金压力。经协商采用新的备用设备储备管理模式, 9部钻机配备5台卡特发动机作为备用设备, 采取集中管理、集中维护保养和集中调配使用, 既节省了4台卡特发动机配备投入, 又节约设备资金1200万元。

5. 实施专业化维护保养

第一、三钻井公司对在用、备用的22台沃尔沃发电机组实行集中管理后, 充分发挥了维修中心的作用, 不仅承担了所有沃尔沃机组的维护保养工作, 而且充分发挥了专业化保养优势。集中维护保养, 便于故障问题的集中与快速排除, 能够对设备故障进行有效地统计与分析。从第三方角度提出的设备管理改进意见等, 也便于得到解决。

四、应注意的问题

实行备用设备集中储备有利于发挥设备专业化管理优势, 降低设备投资成本, 优化设备资源配置, 更好地为生产施工提供装备保障。主要应做好以下工作。

1. 优化设备选型, 减少设备型号

精细设备选型管理, 应从源头上减少设备型号。一要严格设备选型、选厂和入网厂家资质审查, 确保入网厂家技术水平。二要仔细分析装备能力需求, 确保设备选型的合理性。三要细化量化技术规范, 确保施工工艺要求。四要开展设备经济技术评价, 从可靠性、通用性、维修性等测算出燃油、易损件消耗量及工作效率等。五要将供货厂家的售后服务、配件供应、产品质量等作为设备选型的量化评价标准, 逐步减少设备型号。

2. 主要设备实行批量采购

在优化设备选型时, 应严格执行中油集团公司的钻机配套规范和实际需求, 细化出设备配套的种类与数量。充分利用中油集团公司“能源一号网”集中采购的优势, 批量采购高可靠性设备, 逐步减少设备型号, 及时淘汰非主流型号的设备。

3. 因地制宜开展设备状态监测

由于钻机具有移动作业的特点, 钻井设备需经常拆装和长距离搬迁, 在线监测技术在钻井装备上应用效果不好, 因此, 要因地制宜地开展设备状态监测, 可采用离线监测仪器, 如测温仪、测振仪、油品化验仪等监测设备, 及早发现设备故障并能及时排除。

4. 适时建立内部设备租赁市场

备用设备“集中储备, 有偿使用”的运作模式, 要求建立企业内部设备租赁市场, 便于关键备用设备的储备与保养。可先选取数量较少的关键设备, 如顶驱机等作为试点, 待条件成熟后再推广到所有关键设备。为发挥专业化保养优势和降低设备运行成本, 应实现关键设备操作与保养工作的分离, 提高装备保障能力。

五、取得的效果

按照“专业化、一体化”组建的钻探工程公司, 以钻机为主的设备资产占企业资产的70%以上, 专业化重组实现了钻机等主要施工设备的集中管理。备用设备管理打破了原以条块分割的储备管理模式, 实行的钻机备用设备集中储备管理, 使专业化管理优势更为明显, 主要体现在下方面。

(1) 备用设备数量大幅减少。实行备用设备集中储备管理, 公司钻井备用设备数量明显降低, 平均减少15%～20%, 极大降低了备用设备保养费用及设备运行成本, 提高了经济效益。

(2) 备用设备技术状况改善明显。从现有的备用设备中优选备用设备进行集中储备, 及时淘汰技术落后和非主流机型, 不仅减少了储备数量, 而且设备技术状况得到明显提高。

(3) 减少了备用设备投资。由于实行备用设备集中储备, 极大减少了备用设备储备数量, 使原计划购买的备用设备投资得以节省, 已节省资金4700万元。

(4) 备用设备管理成效明显。备用设备集中储备给专业化保养提供了有利条件, 使专业化保养优势得以充分体现, 故障排除效率得到明显提升, 备用设备保障能力得到有效提高, 设备管理的经济效益明显, 实现了预期目标。

摘要：针对石油钻井备用设备管理存在的问题, 采取集中储备和有偿使用的方法, 可以减少备用设备数量、降低储备设备投资和节约设备运行成本费用。