档案整理规范及要求

档案整理规范及要求（精选6篇）

篇1：档案整理规范及要求

建设项目文件归档要求及档案整理规范

一、项目文件形成的质量控制

建设项目档案是项目建设活动形成的文件中具有保存价值的部分。它是由项目参建各方共同形成的，是项目建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改扩建的重要形式，项目建设单位、筹建部门、勘察设计单位、监理单位、施工单位等均应按照国家对项目档案工作的有关要求，把项目建档工作作

为项目建设的重要组成部分，列入建设计划，明确各自的职责。使之与项目建设同步进行。为此，参与项目建设的主要单位应在项目建设过程中对项目文件形成与积累的质量进行监控。

（一）建设单位文件的质量控制

1、建设单位的职责

建设单位应承担起项目档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导的职责。

2、建设单位的任务(1)明确项目档案工作计划。

(2)建立档案工作网络，明确各岗位任务。(3)规范做法，打好基础。(4)申报登记，接受监督(二)设计单位文件的质量控制

设计文件材料的规范，对竣工档案的内在质量有着密切联系。

如果设计单位提供的施工图线条、字迹不清晰，就很难保证竣工图的字迹线条清晰；如果设计修改通知单没有统一的编号或者不体现修改的图号和修改内容(题名)，将对日后文件的整理和提供利用带来不便。因此，设计单位应在明确设计任务或者在各专业分工时，应明确形成文件的内在质量和外在质量要求，把不合格的产品控制在文件发出之前。保证设计文件的质量，尤其要注意每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名；规范设计变更文件的编制和传送。设计修改通知单不能一文修改多专业，同时要在有关栏目揭示修改内容、被修改图号。设计修改通知单要按专业统一编号，变更人、审核人签名要完备。对急于施工先发传真的，事后要补发原件；

口头变更的要及时形成文件发往有关单位，必须明确行之有效的特别办法。

设计文件要按专业、文号顺序进行积累。在项目的设计(含变更设计)全部完成后，设计单位需向建设单位移交经规范整理的全套档案(纸质、电子)，并移交一份由项目设计技术负责人签署的设计及修改变更文件材料目录，详列该项目全部的技术文件、设计变更文件、图纸勘误表目录。

(三)监理单位文件的质量监控

1、监理单位职责

(1)《中华人民共和国建筑法》(以下简称(建筑法》赋予了建设

监理督促检查项目参建各方做好项目文件的归档工作，检查、审核项目档案的完整、准确、系统的责任。监理应注意把好文件形成的质量关，在对施工记录进行确认时，要检查所填各荐是否符合要求，对试验单位、设计单位移交的档案也应把好质量关。

(2)《工程建设监理规定》，第十四条第五款规定：“建设监理业务完成后，向项目法人提交工程建设监理档案材料。”这就意味着建设监理在审核参建各方档案的基础也要整理好监理过程中的文件移交项目法人。

2、监理单位任务

(1)参与招标工作时，在协助项目法人做好项目招标文件的有关款项中，应明确文件的归档条款，如：竣工档案的数量、案卷的内在质量和外在质量、电子文件的归档等。

(2)从事设计阶段监理时，在协助项目法人单位选择设计单位

后，除对设计方案的评选、审查和施工图绘制过程中的监控外，还要指定文件积累、归档工作的责任人。并对设计文件、图纸进行检查、归档和验收。由于设计中出现的质量问题对工程影响极大，有关资料已表明，工程出现的质量问题40％在于设计原因，投资问题则80％决定于设计。所以，提高设计质量、增加投资效益一定要把好设计质量关。同时要做好设计监理过程中自身项目文件的形成积累。

(3)从事施工阶段监理时，一是在监理机构内部要指定项目文件的积累、归档工作的责任人；二是对各施工单位项目文件的形成、积累、进行内在质量监控；三是各级监理人员要对所监理项目的档案完整、准确、系统进行审核。建设监理工作中形成的内部文件进行监控的主要内容有： ①来自项目法人的文件。监理工程师受聘于项目法人，按照签

定的合同条款对项目进行监理。合同条款是监理工程师进行监理的依据，签定合同后项目法人还会就工程建设的投资、进度、质量等方面，提出要求或提供有关动态管理的文件。如：在材料供应、设备采购、项目部分功能的修改、工期的调整、施工期的水文地质、水文气象等到，对这些文件，信息管理监理工程师应妥善保管；

②来自设计单位的文件。这类文件对监理工程师正确理解设计意图，保证施工质量至关重要，除了设计单位正式颁发的设计图纸、设计修改通知单以及设计变更等材料外，其设计参数及计算方法也是收集范围；

③来自施工单位的文件。施工进度计划、施工方法说明、施工

作业报表、施工质量检验报告、月支付申请以及向监理工程师递交的各种有关进度、质量、费用、材料、设备、劳备、关税、索赔等方面的文件。这部分文件是监理工程师进行进度、投资、质量控制的重要依据。如果施工单位提出索赔的话，还要建立索赔档案；

④来自项目建设的主管部门、质量监督站、项目所在地政府的

环保、公安、交通、税务、保险等方面的文件。这些文件也是监理工程师需要知晓、处理的工作范畴。

(四)施工单位文件的质量监控

施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反映项目真实面貌和质量的主要依据，其数量在整个项目档案中占了最大的比重，是项目档案的主要组成部分。这一阶段也是项目文件积累的关键，其质量控制可从以下几方面进行：

一是以公文形成的文件，要注意统一文号。施工单位围绕项目建设，将形成公文形式的文件，如请示监理及项目法人等的文件要规范，如有统一的格式、统一的文号，同时，每一份文件要有准确的题名；

二是施工记录，必须真实、准确、耐久、有序、规范和完备的签署手续； 三是竣工图必须字迹、线条清晰，图面整洁，修改到位。

施工单位在签订承、发包合同后，应建立与工程承、发包方式相适应的项目档案工作网络，按照国家规定对需向建设单位移交的施工文件做好积累、整理工作。建设项目除了土建部分外，大多数的建设项目也都会有设备。在大型的生产设施方面，施工是由两个不同类型的施工单位进行的，所以做法上有相通之处，但也有其各自的特点。

1、土建施工积累的方法应符合施工文件形成的规律和质量监督部门检查的要求，施工管理性文件可按问题积累。施工记录一般从部分到整体的，按分项、分部、单位工程积累。

2、设备文件主要有三个方面。一是设备报价、询价等来往文件(这一部分文件一般由建设单位监控)；二是设备随机文件；三是安装、调式文件。设备部分的文件质量监控，主要从设备的开箱起把好关。设备随机文件的监控是从设备开箱时进行，是根据设计文件、装箱清单等进行。

(五)项目质量监督部门的监控(六)档案行政管理部门的监控

二、建设项目文件的整理

建设项目文件的整理，要求在完整收集的基础上进行，遵循文件材料的自然形成规律，保持项目文件材料的成套性，按照一定的原则与方法进行分类、组卷、排列、编目，形成符合国家档案工作规范的系统。

(一)归档文件的质量要求

1、归档文件应是原件

建设单位产生的文件归档时应收集原始手稿和打印件，盖章签字方可归档； 建设单位作为直接的收文单位，其文件归档时应保存正本；

有些文件如发至上级主管单位，建设单位作为间接接收单位，且没有抄送字样的，归档时可保存复制件：

施工单位移交给建设单位的文件除原材料质量证明单和个别材料试验报告可用复印件外，其余施工文件均应移交原始文件，供建设单位归档保存。

2、归档文件的内在质量要求

(1)归档文件内容要真实，必须在项目建设过程中直接形成的

(2)归档文件要准确、有效。图物相符、签署完毕，已按照一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、著明日期。(3)归档文件必须耐久、易读。所使用的笔墨纸张、胶片、相纸、磁带等必须质量优良。不得使用普通圆珠笔、各色铅笔、红色和纯蓝墨水等易褪色的材料，文件中的字体端正、图像音质清晰易辨。

(二)归档文件整理的基本要求

1、整理步骤

项目档案材料的整理主要分以下几点：

(1)划分阶段。凡是归入建设项目档案的文字材料、图表、图纸，按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分，不同形成阶段的文件材料不能混淆在一起。

(2)鉴别。按建设项目档案归档范围对收集整理的文件材料进行鉴定，剔除不属归档范围及重份的文件，以确保项目档案的完整性，对计划任务书的批复、项目任务书的上报、征地权属证书等材料，应将原件归入项目档案。

(3)划分单位、分部(项)工程。同一单项工程的文件先按单位工程划分，同一单位工程再进一步划分分部(项)工程。同一分部(项)工程的文件再按不同专业分别排列。

(4)排列。根据文件的形成阶段规律和查找利用规律分别排列，如管理性文件按问题一时间排列；原材料、构件的出厂证明、试验报告可按结构或批量分类排列，质量检查、评定记录按单位、分部、分项工程分类排列。

(5)卷内文件排列。如果一个项目形成的同类型文件数量不多，可以组织为一个案卷，其卷内文件的排列要按形成的先后顺序排列：如果图纸、文字性文件分别组卷时，图纸的排列可按图纸目录的顺序进行，文字性文件遵循反映同一问题、同一结构的文件排列在一起的原则，同一案卷中有若干个问题时，按问题的时间顺序或重要程序排列：同一案卷中既有文字性文件，也有竣工图文件时，反映同一个问题、同一工作进程的文件排列，文件性文件材料在前，竣工图文件在后。

2、组卷原则和要求

组卷要遵循项目文件的形成规律，保持案卷内项目文件的有机联系，便于档案的安全保管和提供利用的原则。组卷时应注意：

(1)案卷内文件要准确反映项目建设活动的真实内容。(2)案卷内文件要齐全、完整。破损的文件修复后才能组卷，幅面不一致的文件必须折成或裱成一致的幅面。鉴于目前文件使用的纸张有16开和A4两种规格，现阶段允许在一个案卷内两种规格纸张存在(最好能统一为A4规格)，对于其他规格的文件，小于16开的文件用A4标准的白纸托裱，文件右边和下边分别与托裱纸右边和下边靠齐。托裱时，不可将文字图表和数据掩盖，签署意见在装订线以内的要粘贴补宽订装部分。

(3)卷内文件材料的制作和书写材料必须益于长期保存。不能用热敏纸(传真纸)文件，不能有铅笔、圆珠笔、复写纸书写的文件。

(4)案卷内文件的保管期限应基本一致。

(三)项目文件的组卷方法

案卷：是一组具有有机联系的、价值大体相同的科技文件材料的集合体定的分类集中，按一定的方法排列，形成保管和利用的基本单元。它按一

案卷组成包括两部分材料：经过整理的科技文件材料；在整理工作中形成的卷内目录、卷内备考表、案卷封面封底以及卷盒。

l、综合管理性文件材料的组卷

管理性文件材料主要是在项目准备阶段形成的涉及范围广泛的文件，如：立项申报与审批材料、可行性研究报告、征地拆迁材料、报建材料、合同、协议、设计和在设计施工阶段形成的招标、投标文件、竣工验收阶段形成的竣工验收文件。(重点是依据性材料)这类型的文件材料的组卷，应先按问题，后按时间的原则组卷。如：立项、征地拆迁、报建、招投标形成的文件材料自然分成几个问题，可把不同问题的文件材料分开，同一问题形成的文件材料按时间顺序排列。文件材料数量多的，可以组成几个案卷，不多的可组成一卷。卷内反映同一问题的文件应排列在一起，可按时间顺序或重要程度排列。如：征地拆迁包括征地拆迁合同协议、征地批文、征地数量一览表、占地图及土地证等，这些材料不能与招、投标文件放在一起。建设单位在对管理性文件组卷时，应注意签发稿的归档；合同支付未委托监理业务的，组卷时应将支付申请月报和监理审核意见及批准支付材料同时归档；在竣工验收阶段应将验收委员会对项目的凭借材料及评分表一同归档。

2、图纸的组卷方法 施工图和竣工图在建设项目文件中占有很大比重，图纸是按阶段、结构、专业形成的，图纸一般有图纸目录控制其排列顺序，因而在组卷时可按设计图纸目录的顺序进行排列。若反映一个单位工程图纸数量少，可以组成一卷，卷内图纸排列按目录进行；若图纸数量多，可按不同专业组成若干案卷。如果一张施工图由若干单位施工，建设单位应指定汇总人，各施工单位完成自己负责的部分后交有关单位汇总。竣工图与施工图数量不一致时(有增有减)应重新填写目录，同时保留原图纸目录。

3、施工文件的组卷方案

施工文件的组卷要符合各自的形成规律。一般来说，原材料、构件的出厂证明按批量形成；试验报告按结构形成：质量检查、评定记录是先形成分项、分部工程评定记录，最后形成单位工程评定记录。因此，施工文件的组卷按分项工程施工工序排列组卷。原则上可按以下方法组卷：按结构组卷。如果同一单位工程形成的施工文件少，可组成一卷；如果数量多的，可区分分部、分项工程分别组卷。

(1)整个单位工程和分部工程的工程质量评定表及统计表集中统一组卷；(2)分项工程质量评定表及分部工程的各种工程质量检验报告单，试验检测报告按分项工程组卷，分项工程质量评定表置于相应的分项工程施工记录及质量检测报告之上；

(3)原材料试验报告、合格证等按批量形成，能区分工程部位的归入分部工程部位不能区分按单位工程统一组卷；

(4)围绕具体单位(项)工程的会议纪要、监理文件等可按单位(项)工程组卷；(5)施工中遇到的非正常情况记录及对工程质量影响分析，施工中如发生质量事经处理补救后达到设计要求的认可证明材料应注意归档；

(6)重大的质量事故处理要单独组卷(包括事故发生的原因、事故处理方案、事故处理结果)；

(7)设备部分文件材料单独组卷，已独立成册并编有页码的可保持原状，不需再编页码;(8)设备安装、调试文件、设备随机文件按台套集中组卷，外文设备文件拟写案卷题名时，应翻译中文题名。修改通知单施工修改是经常发生的，因此会形成若干“修改通知单”，修改通知单一般不能直接附在被变更的竣工图的后面，一般是将一个单项工程、单位工程形成的所有变更通知单集中起来，前面附上跟工程变更通知单目录，组成一卷。数量多的，可按专业分别组卷。

5、监理文件的组卷方法

建设项目监理文件组成：项目监理工作依据性文件；监理工作性文件。(1)项目监理依据性文件的整理。项目监理的依据性文件产生于项目监理组织内部，形成时间一般在项目实施前和实施的全过程中。随着建设项目工作的展开，形成了各专业的监理实施细则，建筑、结构、机电、地质、测量、环保、档案信息管理等专业的实施细则。在收集这一部分文件时，要依据该项目形成情况进行收集。项目监理依据性文件应该在项目批准实施后整理归档。排列方法一般按专业的先后顺序。

(2)项目监理工作性文件的形成、积累、整理。项目监理工作性文件产生于整个项目建设的各有关方面，它反映项目建设参建各方的有关建设项目情况的记录，是建设项目的实质性文件。监理内部也要有统一的发文规范。每个项目要设立几个文种要有统一规定，每一个文种的文件要有统一的编号。如，开工令、复工令等可设文种，围绕工程质量、支付、会议纪要、备忘录也应分别设文种、文号。不同的专业和业务范围分别设立文种，这样一来文件管理才能有序。监理文件排列时按发文程序，一份文件如在拟稿、签发、审批记录，应将请示、批复放一起，以便于文件的管理。同时，也便于随时了解发文数量等。

对于监理过程中产生的文件材料，应按文种(或专业)一一时间整理组卷。如变更支付、进度款支付、索赔支付要分别单独组卷，同时应把过程文件材料作为附件一并归档。监理月报、按组卷。以项目有关的来往文件应整理归档，以工程有关的但没有批文，没有结果的报告，应单独立卷，待竣工验收后处理。具体组卷的排列方法参考如下：

①监理依据性文件归档时间在其形成后组卷。如；监理大纲、监理合同、监理规划、监理实施细则；

②监理工作性文件的组卷工作在次年第开工、停工、复工令、监理文件、会议纪要、监理日志等； —季度或积累到一定厚度及时组卷。如：备忘录、工程款项支付、监理简报、监理工作中形成的照片、录音、录像带可按形成内容随时组卷。

6、特殊载体档案材料的整理

随着信息技术的普及，它是建项目建设中积累了大量的非纸质载体的文件内容，它是建设项目档案的补充，更是日后工作查考的重要的信息。它们涉及的内容相当广泛，可以说上述几种文件中都有。由于它的信息记录形式比较特殊，在立卷中应单独处理。

(1)照片的整理

照片档案应以本项目建设活动为主，选用具有查考价值大体可以包括以下几个方面：

①本项目大筹建、施工、竣工过程中产生的具有凭证和参考价值的照片； ②本项目领导活动的照片，上级有关领导在本项目视察活动的照片； ③本项目向有关单位提出内容和要求、组织拍摄或征集的照片 ④本项目在工作中选用的外单位的照片。

照片档案的构成应当由底片(向外单位收集的可以没有底片)、照片和文字说明等部分构成。

一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。如一组初步设计审查会的照片，可能在查看线路现场的照片，有在会议室具体讲座的照片，可以把这一闪会议形成的若干张照片作为一组照片。又如一个单项工程的建设，可以把施工前的地形、地貌拍摄下来，连同开工仪式领导到场奠基的若干张照片作为一组。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。同组中的每一张照片均应在单张照片说明的左上角或右上角标出组联符号。组联符号按组依次采用“①”、“②”、“③”„同组中的照片其组联符号相同。组联符号不应越册。组合照片说明放在本组第一张照片的上方。

对于某次活动只收集了单张照片的，则要以单张照片为单位拟写说明。照片说明“六要素”的内容：

． ①事由：照片所反映事件、事物的情由；

②时间：事件发生或事物变化、产生的时间和照片拍摄的时间； ③地点：被拍摄物所在的具体地点；

④人物：照片所反映的主要人物的姓名、单位和身份； ⑤背景：对揭示照片主题具有一定作用的背景； ⑥摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。

伴随着施工进程，各阶段都应留一些反映施工具体过程的照片。它们是工程竣工文件主要组成部分，项目竣工时将照片档案应移交一份给建设单位，施工单位移交前，根据分组说明写出照片档案的总说明。总说明应该介绍整个项目或单位工程设计、竣工、管理情况，如果照片中有施工工艺的改进，质量问题的处理，还应重点介绍相关整个工程项目的照片整理完成后，还要编制照片档案目录。

凡是归档的声像文件，必须图像清晰、声音清楚，并附以必要的文字说明，必须是原版、原件。

录音、录像档案以自然盒(盘)为一卷，每盒(盘)的外套上要帖有标签，注明其内容、主要人物、形成日期、带长(分钟)、编号、型号和保管期限等，并填写目录。

(四)案卷的装订

装订的案卷卷内文字材料、图纸统一折叠为A4标准(297X210)，整册A3幅面的图纸可不折叠。竣工图采用装订和不装订两种形式，整册A3规格的竣工图装订成册后对折成A4规格入盒：大于A3图幅折叠成A4规格入盒，并在折叠好的图纸右上角加盖“档号章”，归档图纸折叠时按手风琴式，图幅内折，以便长久保护档案寿命。

文字材料一律用线装订，采用三孔一线方法(孔距8cm，装订线距纸边1．25cm)，装订孔在案卷左侧，具体要求为：

1、装订前必须除去原用于装订的金属物，以免锈蚀纸张；

2、检查案卷封面、案卷目录、卷内目录、备考表等是否符合国标要求；

3、每卷厚度，以薄卷为主，不宜太厚，图纸案卷一般不超过3 cm，如同类材料数量较多，可分成几卷，但每卷都必须有各自的封面、目录、备考表和封底。

4、每卷内容排列顺序为：封面一一卷内目录一一文件材料一一备考表。

篇2：档案整理规范及要求

请大家对照以下标准检查自己整理的材料。

1.每一自然段的开头空两个格。

2.行间距一致。

3.标题没有标点符号，具体格式如下：

三年级二班班主任工作计划

一、总目标

（一）学习

1.听课

2.作业

3.书写

本次自己整改的重点就是序号后面是否有标点，如果有的话，去掉，再整理一下，检查无误后打印下来就行了。

班主任工作计划、学期备课如果有错误需要改正，（如果没有错误直接交上就行了）那把题目统一一下：

如2009-2010第一学期一年级一班班主任工作计划

2009-2010第一学期一年级语文学期备课

时间：2009年9月

2010年3月

另：各级部主任再布置：每个年级再补交一学期的班主任工作计划和学期备课 日期为2008-2009第二学期（）年级（）班班主任工作计划

2008-2009第二学期（）年级语文学期备课

补的这些材料每个级部有四份学期备课就行了。

如一年级：语文 数学音乐品德

篇3：如何规范机关档案整理工作

一、重新界定档案管理期限

《规定》与《规范》的保管期限比较起来, 划分差异很大。现今机关档案管理参照执行的是《规定》。各个机关文书档案的行政类、党群类、外事类等归档范围和保管期限依据《规定》执行;专门档案、科技档案的科研类、教学类、基建类、产品类、仪器设备类、财会类等归档范围和保管期限则要按照实际修订后才执行。因为《规定》对于机关单位只能作为部分参照, 具体执行时还需修订, 因此, 机关档案保管期限出现了混沌。实践证明, 档案保管期限划分存在过长或者过短的问题。

二、保管期限写进档案机关单位规定

《规范》规定:档号是指存取档案的代号, 排架的依据, 它反映在机关单位档案中的分类体系和位置, 并且要求同一档案部门的档案编号不能重复;方便插卷, 留下充分扩展的空间;不可以随意变动。《规范》中规定档案号结构为:“年度号+分类号+案卷号”, 然而却没有显示保管期限。但是在档案分类中, 最下位类中包括永久、长期、短期3种保管期限, 主要因为档案编号结构里没有规定保管期限, 如果把属于同一类目但保管期限不同的案卷流水号断开, 就会出现重号的现象。因此, 很多机关单位在档案整理时把3个保管期限的案卷编为I--Ⅲ的样式号。这种编制方法, 实际操作中有很大的缺陷, 不便于插卷。所以, 机关单位档案号应该写进保管期限, 按照档号结构写为:“年度号+分类号+保管期限+案卷号”的模式。这会解决依照保管期限断开了流水号的问题, 而且也能够保证档号整个编制的唯—、合理和稳定性。

三、机关单位档案实行“卷”、“件”结合整理

(一) 树立“卷”、“件”号。

档案的“件”即便是按件整理也要用盒装, 在概念上我们就用“盒”来代替那些按“卷”整理的“卷”。所以, 同样的年度、保管期限、类别的文件要依据实际选择按卷整理成“卷”或者按件整理成“盒”, 它们是通用的。使用卷、件结合的档案信息录入方式, 会使档案管理系统中的信息与以前全部按卷整理的信息实现统一有序排列, 不会混乱。

(二) 规范档案结构。

根据《规范》和《规则》的相关规定, 各个机关单位的档案整理实行“卷、件结合”的模式, 卷和盒是相通用的, 为了实现档号不重复, 档案的物理位置和在系统中的序列能够有序、唯一、固定, 档案编号格式应该为:“全宗号+年度号+分类号+保管期限+盒号+件号”或者是“全宗号+年度号+分类号+保管期限+案卷号 (按卷整理的) ”。在组成盒后, 不用像组卷那样, 整卷都装订成册, 也不用书写案卷的题名, 只需要把盒内的每个“件”都分别订好, 盖上专门的件号章, 就可以装盒了, 然后将打印好的文件目录放入盒子内, 盖上件号章, 以方便以后寻找物理位置;如果是按卷整理的, 就可以实行l卷1件, 或者用1卷包多件的模式, 如果文件是按卷整理, 就不需盖章, 直接打印封面, 然后装订成册。为了书写方便以及档案信息有序排列, 可以将保管期限“永久”、“长期”、“短期”各自用字母“A”、“B”、“C”做代码。不管是《规定》之前还是之后, 保管期限都能够使用“永久”、“长期”、“短期”3种模式, 只要在立卷里注明就可。

(三) 明确文件件号按盒 (卷) 编制。

同一个年度、类别、保管期限但是不同盒 (卷) 的文件, 其件号可以不用编制所在的大流水号, 而是按盒 (卷) 编制, 一盒 (卷) 要用一个流水号。机关单位在按照《规则》整理档案的时候时, 要把同一个年度、类别、保管期限, 但是不同盒的文件进行—个大流水号的编制, 但是这样的编制模式不适用于机关单位档案整理。因为机关单位档案存在这样的编制模式, 即同一个年度、类别、保管期限的档案, 一部分是按件整理, 另一部分是按卷整理, 如果把不同盒 (卷) 的文件编制在一个大流水号里面, 那么按卷整理和按件整理的档案编制件号都会出现困扰, 并且, 在填写档案盒脊的栏目时也会出现混乱情况。因此, 不能够将同一个年度、类别、保管期限, 但是不同盒的文件按盒编制, 档案按件整理的件号编制或者按盒子编制的卷号编制和档号就不会受到影响, 在整理档案、录入档案系统信息时, 整个过程中不会出现困扰和混乱。

四、解决二级类目下按保管期限存在的问题

首先, 是二级类目下的归档文件数量特别少时, 归档的文件应该如何装盒?机关单位的档案如再按照11大类展开分类整理后, 那时分到二级类目中的文件比较多, 如果按照保管期限来进行编盒 (卷) 号、件号的划分, 进行装盒, 就不会出现问题。其次, 是二级类目下的按照保管期限编制的盒 (卷) 号、件号, 会把属于同一个问题的文件放在不同盒内, 是不是会影响利用效率?属于同一问题材料因不同保管期限分别进行装盒时, 是不会影响利用的效率的, 因为即使属于同一问题的材料因为保管期限装在不同盒子, 但是它们的排列还是属于同一类目, 查找时仍十分便捷, 尤其是计算机检索, 进行定位查找更加方便。

参考文献

[1] .倪丽娟.近12年我国档案文化范式研究综述[J].档案管理, 2019.06

篇4：档案整理规范及要求

关键词：纸质档案 数字化技术 规范要求

1 纸质档案数字化技术规范及归档现状

随着我国档案管理技术的发展，对于数字档案管理的认识的也逐渐得到重视和提高，虽然当前数字档案管理技术规范和归档要求还不是很成熟，但是档案数字化在很大程度上可以有效提高档案的管理力度。纸质档案数字化是一个长期而复杂的任务，不能一步到位，需要在这一过程中突出重点，分步实施，才能稳步推进这一进程。纸质档案数字化应遵循一定的技术规范和归档要求，以确保物理文件安全为前提，比如属于永久或长期保存的档案文件，大多是以纸张为载体，包括文件，档案，会计记录，业务记录等，针对这些纸质档案材料可以通过扫描仪进行字符识别，然后根据具体的档案内容扫入计算机转换成图形文件。

当前我国纸质档案数字化进程中，针对纸质档案数字化技术规范及归档工作还存在一些问题和不足，主要有：

一是相关数字化标准的缺失。目前，纸质档案数字化的标准技术规范有待进一步完善，虽然数字转化技术的发展为纸质档案数字提供相应的技术指导，但数字档案管理规范建立配套不完善，缺乏一些详细说明，比如在文件和表格的使用过程中，现有的标准和工作流程相对不够全面，在一定程度上影响档案数字化进程，同时，针对不同类型的纸质档案，相应的收集储存条件以及技术水平是不同的，在纸质档案数字化过程中，由于受到时代条件发展的影响，相应的档案保护和转化国家标准也有待进一步完善，甚至在数字档案馆实践过程中经常出现一些标准不统一的情况。比如针对档案文件的扫描，如果图像要求更加清晰，扫描仪的分辨率就需要越高，转化后的文件就需要更多的图像空间。因此，在扫描图像中，既要考虑图像控制能力，也应该考虑图像的清晰度，才能确保数字档案符合技术要求和标准。

二是相关部门之间协调困难。在纸质档案数字化进程中，一方面由于档案数字化工作涉及部门较多，所以在档案部门分工明确的实际现状中会出现协调难的现象。另一方面，由于技术标准自身的局限性，在对档案进行数字化处理的过程中，档案经常需要与大学或专业技术单位合作，也需要与相关部门进行彼此的协调。同时，在档案管理系统中，还可能面临诸多问题，比如数据格式不兼容，无法读取文件数据。为了解决长期访问和网络使用等数字档案共享的问题，以确保及时的软件升级，也需要涉及不同部门之间的合作和协调，所以为了促进数字档案实施有效的转换，需要加强相关部门之间的合作和协调。

三是数字化工艺存在安全隐患。在档案数字化过程中，针对档案原始文件的信息安全会产生一定的影响。为了保护文件的安全性，需要优化工作流程，根据档案实际情况制定相应的文件接收和存储系统。但由于纸质档案数量庞大，参与数字档案工作的人员较多，无法找到相关档案的情况时有发生。同时针对文件的数据安全，由于数据编程人员，计算机硬件和软件等具有很大的不确定性，这就对数字档案的安全造成了很大的安全隐患，甚至在一定程度上影响了数字档案的进展。

2 提高纸质档案数字化水平的建议措施

2.1 完善档案数字化相关标准和制度

在宏观层面上，国家应加强现有档案数字化标准和数字档案馆标准建设，建立完善的数字化管理体系。从微观层面上而言，在数字档案化工作进程中，需要基于统一的国家标准，结合自身情况，共同制定统一的法规，使档案数字化技术规范及归档工作符合具体的工作规则。同时，在纸质档案数字化过程中，还需要加强相关标准制度的宣传，并严格执行，确保档案数字化处理，保证具体工作的质量和规格。在档案文件管理过程中，合理加强标准化建设，才能确保对文件档案进行合理的数字化处理，同时也应建立严格的档案数字化管理制度和质量规范，以确保处理的标准化和数字化档案质量。加强档案技术标准管理体系的建设，确保数字档案的顺利发展，不断加强数字档案的质量标准建设和完善。

2.2 优化纸质档案数字化流程

结合我国纸质档案数字化技术规范及归档工作的具体现状，合理对该工作进行准确定位，优化档案数字化流程。从合理使用档案，加强档案保护的角度考虑，充分考虑档案建设成本效益等因素，充分体现档案材料的经济，文化，科学和技术价值，当然这也是数字档案信息发展的需求，不断优化纸质档案数字化流程，按照相关档案管理理念和过程管理方法，对档案数字化管理各环节的全过程进行合理的优化设计，建立科学合理的流程管理概念，运行科学的数字化转化技术和方法，有效地控制档案数字化过程的每一个环节，提高档案数字化的质量和效率。另外，要正确把握纸质档案数字化的扫描范围和深度，应详细了解档案分类和使用状况，从本单位的实际需求，科学制定分类依据，确保纸质档案数字化流程科学合理。

2.3 加强纸质档案数字化的技术保障

纸质档案数字化可以发挥数字产品的作用，提高纸质档案数字化信息技术的水平，当然这需要相应的技术保障来推动这一进程的开展，要尽可能消除由于技术上的局限性带来的数字档案发展进程的障碍。技术档案应遵循国家标准和规范，以确保运行规则和数字结果共享，合理加强数字信息系统的选择，使用合理的存储介质和设备，运用成熟的技术和存储设备确保档案数字化的质量可靠，确保数字档案共享的有效性，同时要做好跟踪和存储设备的定期检查更新，并要做好相应的技术升级，防止载体老化现象的发生，并及时进行数据迁移和向量更新，避免数据的丢失。另外，要着重重视数字化档案的质量。根据相关法律法规的要求，认真做好数字处理档案，确保档案数字化质量。不仅要保证数字档案扫描内容完整和画面清晰，而且要确保它具有法律效力。尽量确保原始档案的安全，在档案数字化工作进程中，必须保证原始档案的安全，防止文件被损坏，丢失，泄漏等现象发生，进而加强纸质档案数字化的技术保障。

2.4 加强档案人才的培养

专业的档案数字化人才在数字档案建设过程中发挥了重要的作用，是保证快速有效的数字化工作开展的关键。档案管理部门要及时更新引进档案管理人才，鼓励所有的档案工作人员加强知识，技能和技术提高，重视和加大对现有档案人才的培训。同时，完善档案人才培养体系，提高档案数字化建设的创新水平。为了使数字处理纸质档案工作更加高效，这就需要档案工作人员掌握一定的档案管理，数字信号处理，信息技术等相关的知识技能，所以这就要求从事数字档案管理人员必须调整自身的知识结构，提升现代学习和了解相关专业知识技能，才能使自身具有数字处理的基本技能，进而适应数字档案建设的需要，进而推动纸质档案数字化的整体进程。

3 结语

数字档案管理是一项涉及内容广泛的工作，需要不断加强纸质档案数字化技术规范及归档工作，相关的研究人员和管理人员提高认识，本着认真负责的工作态度，采取多种方法来提高数字档案管理质量和水平，同时，也需要提高数字文件扫描质量，以提高数字档案的质量，才能使我国的纸质档案数字化工作实现进一步发展。

参考文献：

[1]张秀红.纸质档案数字化重点问题探讨[J].科技资讯，2012（05）.

[2]姜琳.纸质档案数字化应注意把握的若干问题[J].黑龙江档案，2013（06）.

[3]胡原林.对纸质档案数字化建设的几点认识[J].黑龙江档案，2013（06）.

篇5：档案整理规范及要求

档案盒一：存放资料

1、学校新购置体育卫生仪器设备登记表。(一式两份，另一份体育仪器设备表存体育器材室，卫生仪器设备表存卫生保健室)

2、学校教职工花名册。（指现在学校上班教师，不含代课教师）3、学校教师工资表。（数量等同教职工）

4、学校任课教师安排表。（数量与上报省表等同，具体人数详见县报省附表6内容）

5、学校计算机登记帐表。【计算机含教师机（专任教师人手一机）、学生机。微机室存放学生机登记表】

6、学校资助贫困生学生领款花名册。（只限于两处初中，具体人数详见县报省附表14内容。）

档案盒二：存放资料

1、学校学生转出、转入、休学等手续。（数量与上报省表等同，具体人

数详见县报省附表4内容）

2、学校分流到中职学校的学生名单。

3、学校辍学学生花名册。

4、学校学生纸质档案（素质教育报告册）单独存放。

5、学生分班花名册。

6、学生学籍档案。（微机管理系统）

档案盒三：存放资料

1、学校关于教师培训的材料。（学校根据教师培训的材料多少可设多盒。）

档案盒四：存放资料

1、校长的任职资格证书、提高培训证书。（原件及复印件存放）

2、教师的教师资格证书、继续教育证书。（原件及复印件存放）

档案盒五：存放资料

1、学校安全档案。（按市教育局要求、标准，整理好13类档案另存放）档案盒六：存放资料

篇6：教师专业发展档案整理要求

一 上级文件

档案盒：封面：类号，名称，。

卷内目录：

1、省、市、县三级示范性教师专业发展学校评估标准

2、市教育局关于加强教师继续教育工作的通知

3、县教育局关于建设中小学教师专业发展学校

促进教师专业发展的意见

4、县教育局关于易县教师专业发展学校县级示范校评选结果的通报

5、县骨干教师评选管理条例

6、县教师专业发展学校建设三年规划

7、教育局下发的有关师德、教研活动及课题方面的通知文件

8、本校教师专业发展学校建设实施方案

二组织领导

档案盒：封面：类号，名称，。

卷内目录：

1教师专业发展学校领导机构

校长：一把副校长：业务校长 主任：教导主任 成员：

2，教师专业发展学校校务分工：

校长：副校长：主任：成员：

3，教师专业发展学校工作小组：

4，教师专业发展学校三年规划：

5，教师专业发展学校工作计划

三条件保障

档案盒：封面：类号，名称，。

卷内目录：

1，学校教师人文读本目录（有关教育理论专业理论书籍、人均不少于10本）

2、新购学科报刊杂志目录（平均每位教师不低于一种）

3、研修经费账目、教师校内、校外培训经费报销情况

四制度建设

档案盒：封面：类号，名称，。

卷内目录：

（一）继续教育制度

1、继续教育制度

2、学校有关岗位学历进修要求及措施

1、继续教育名单及考核情况

2、教师全员培训记录

3、继续教育工作计划

4、继续教育工作总结

5、考核方案

（二）教研制度

1、教研制度

2、教研组工作计划

3、教研组工作总结

4、教研活动记录

（三）科研制度

1、科研制度

2、学校的科研活动开展情况记录

3、各级课题及相关内容及奖励政策

（四）导师制度

1、建立相应学科辅导教师队伍、发挥骨干作用

2、建立青年教师导师制度

3、相关辅导记录

（五）多元化运行载体

1、寻求教科研所、高等院校智力支持。建立实验基地，进行项目合作、课题研究、教师论

坛、专家报告会、课堂教学研讨等形式。

2、建立校际交流合作机制，3、相关校际交流记录、文字影像资料

（六）评价管理制度

1、教师专业发展评价方案

2、教师专业发展档案管理制度

教师专业发展评价管理档案

五教师专业发展

档案盒：封面：类号，名称，。

卷内目录：

1、学校有关岗位学历要求的相关规定

2，各级骨干教师、名师、标兵基本情况登记表及比例及有关骨干作用发挥方面的资料 3，学校教师岗位学历情况登记表

4，荣誉证书（各级骨干、名师、标兵等）

5，教师心理健康培训计划，活动安排

6，教师心理健康培训学习记录学习材料

7，教师心理健康培训辅导记录、总结

8，校本提高培训计划、记录、总结、培训材料

9、教师个人成长档案（基本情况、成长规划、进修计划、培训情况、各种证书）

10、教师专业发展考核结果表、总结

11、有关师德活动开展、考核结果、征文活动等材料

注：心理健康只对教师，不包括学生。

六特色创新

档案盒：封面：类号，名称，。

特色是指在教师专业发展方面的，学校根据实际，选好特色领域，充实相关材料，体现成绩、突出特色

七 学校自查资料

卷内目录：

1，学校自查报告

2，自查评分表（满分120分，其中20分为特色加分）

3、汇报材料