秘书打电话的礼仪

秘书打电话的礼仪（共9篇）

篇1：秘书打电话的礼仪

记准电话，以免打错

如果拨错号码，应礼貌地向对方道歉，不可随手挂机，然后向对方说：对不起。选择恰当的拨打时间如无紧急情况，一般白天应在8点以后（假日在9点以后），夜间则在22点之前，以免打扰他人休息。有午睡的季节，不应在中午打电话，一般通话时间以3~5分钟为宜，伎俩提高通话效率，减少占用时间。拨打电话前应做好充分的准备通话以前，应对谈话内容与目的`做到胸有成竹，有的放矢，避免词不达意，结结巴巴的通话。发传真时的礼节如发传真，而对方使用的又是电话/传真两用机，也就是两种机器使用同一个电话号码，你可先拨通对方号码，通知对方：您好，请打开传真机，我有传真件发给您，谢谢。待耳机中听见尖利独特的传真记号时，便可发送传真件。

代拨电话的礼节

如果是为上司或同事代拨电话，接通电话后先确认对方身份，然后客气地请对方稍后，告诉对方谁要和其通话，然后把电话转给有关人员或用手捂住话筒请委托者来接电话。在办公室内避免打私人电话不可占用公司电话谈个人私事，更不允许在工作时间通过电话与亲朋好友聊天。

篇2：秘书打电话的礼仪

2.做好准备。拨打电话前应做好准备，如将电话号码、备用号码、通话要点、强调之处等列个清单，以免遗漏通话内容，影响工作进度。

3.礼貌拨打。拨打电话要注意礼貌，尤其是打给陌生人。一般情况下，以“你好，请问你是不是……(姓名+职务或职业)”作为开始语，而不是“喂……”，避免对方不是自己所找之人而误事。

4.强调要点。为保证沟通效果和把事情落到实处，务必对要点加以强调。一是通话要点宜少忌多，每次通话最好只有一个要点。二是通话结束前应再次对要点加以强调。如果事情非常重要，可以礼貌地请对方做一下笔录。

秘书接电话的要求

1.来电必接。不论工作多忙多累，只要有来电就必须接听。即使当时不宜通话，亦应先接电话说明原因后请其指定时间，由自己回电话。

2.认真确认。接听电话后应进行确认：一是问候对方以确认有人接听，二是自报单位、部门名称确认对方没有找错地方，三是自报姓名以确认对方没有找错对象。

3.专心致志。接听任何电话均应聚精会神，否则难以确保听得清、记得准。如果来电时你正在伏案做紧急工作或接听另一个电话，应礼貌地告诉对方自己正忙，寒暄之后约定回拨时间，然后挂断。

4.善待错拨。如果发现对方打错了，不仅不能恼怒，还应态度和蔼地告知对方，然后礼貌地指明对方所错之处。

代接电话除注意接听电话的基本方法外，还应遵守以下几项规则：

1.表明身份。首先应当说明自己的身份，告知对方自己的职务及与对方所找之人的关系，然后诚恳地告知对方： “如果方便的话，我可以代劳或转达。”假如对方婉拒，则不必勉强。

2.区别情况。被找之人不在的情况主要有以下三种：一是忙于他事，不能立即接听;二是不在现场，几分钟或一小会就回来;三是因事外出，一段时间内不能返回。代接电话，仅说一句“他(她)不在”显得过于生硬、不礼貌。代接者要针对不同情况选择以下用语：“你好，他(她)正在忙(刚出去)，如果不急的话，麻烦你过几分钟再打过来”， “你好，他(她)出差了，是否方便由我代劳或转达，如不方便，请直接拨打其手机(手机号是否能够告知对方要先征得本人的同意。)”。

3.认真记录。代接电话时要做好笔录。笔录的基本内容遵循“SWIH”的惯例，即何人、何事、何因、何时、何地与如何做。记录完后，要将内容及时告知本人，以便尽快处理。

4.保守秘密。帮人代接电话，不论涉及公事还是私事，代接者都不能擅自向他人透露与此相关的任何信息，这是做人的基本原则，也是个人综合素质的体现。

篇3：秘书打电话的礼仪

一、以电话为窗口, 展现企业文化——“电话文化”在企业文化中的重要性

企业文化的实质是以人为中心, 说到底, 体现的是对人的尊重, 是一种内涵丰富的意识, 是促使企业成长壮大的内在因素, 它显示着精神对物质的强大促进作用。建设企业文化, 已被很多现代企业视为确保自身在市场经济的未来竞争中战胜重重挑战的重大战略任务。

企业的经营要实现盈利的目的, 就要尽量发挥自身优势, 充分挖掘自身潜力, 通过获得社会公众的好感, 树立良好的形象和口碑, 以得到最大范围的支持与合作, 从而建立稳固的社会关系, 达到理想的绩效目标。在这一良性发展的过程中, 企业文化发挥着极其重要的作用, 其重视信誉意识和服务意识的主导价值观更是不容忽视的。

电话是一个企业与充满商机的外界联系的主要手段, “电话文化”即是信誉意识和服务意识既生动又现实的体现。很多人只知道电话是“只闻其声, 不见其人”的工具, 却忽略了电话又是最能“闻其声而知其人”的平台。电话线传递给对方的除了基本信息外, 还有接打电话者自身的礼貌程度、职业道德、文化修养, 更有其所代表的企业形象、企业内涵、企业文化。多少企业不惜重金通过新闻媒介打造的公司形象, 因其职员在接电话时冷漠的语气、粗鲁的态度而付之东流。这些年很多公司还专设“电话秘书”, 可见其对“电话文化”的重视程度, 从中我们也可以了解到“电话文化”在企业文化中确实具有重要意义。

二、以电话为载体, 树立企业形象——秘书在工作中接打电话的基本要求

秘书人员要经常大量地运用电话进行沟通联系、请示汇报、告知事项等公务活动。正确、恰当地接打电话, 以良好的个体形象赢得外部公众对企业组织的好感, 促进双方的友谊与合作, 成为秘书要掌握的一项基本工作技巧。秘书接打电话的基本要求是:礼貌真诚、准确清楚、简洁高效。

(一) 礼貌真诚

1. 微笑接听。

微笑接打电话传递给对方的将是真诚的态度和愉快、饱满的情绪, 含着微笑的语气将使对方产生好感, 心情愉悦, 这样的好感往往意味着潜在的生意。

2. 礼貌交谈。

以问候“您好”代替“喂”, 以自报家门代替“你找谁?”适时使用“请”“谢谢”“对不起”等基本用语, 礼貌、亲切的“电话形象”能让对方认可你及你所代表的企业形象。

3. 适时呼应。

对方讲话时, 适时地应声附和“是”“好”“请继续说”“我在听”等, 这种专注的态度是对对方无言的尊重, 传递给对方的是公司的精神文明、富有责任心和善于经营管理的潜在信息。

4. 得体结束。

通话结束时应使用道别语“再见!”和感谢语“谢谢”。一般应等对方挂断电话后, 才轻放话筒, 并检查话筒一端是否挂好, 免得引起不必要的误会或泄漏公司机密信息。

5. 恰当处理。

通话中, 如电话突然中断, 打入方应立即回拨并予以解释;如有急事须处理, 应向对方道歉, 请对方稍等, 并用手捂住话筒, 处理完急事再继续通话;如处理急事的时间较长, 应与对方约定事后继续通话;如同时另一部电话铃响, 应礼貌地请后者稍等或过会儿再打来。当对方要找的人不在时, 切勿立即挂断, 应征询对方是否愿意留言以便转达。

(二) 准确清楚

1. 接听电话要保证接收信息的准确性, 应做到:

随时备好笔和记录本, 将来电者的姓名、单位、联系方式、来电时间、通话要点等记录下来;通话中的重要内容如数字、日期、时间等, 要复述核实, 保证信息的准确性和完整性;要及时整理电话记录, 查缺补漏, 并签署自己的姓名。

2. 打出电话时要思路清晰, 表达准确, 应遵循以下步骤:

首先, 在电话号码簿上查找到正确的号码;其次, 梳理打电话的思路, 如打电话的目的、要说明的事情、几件事情的详略及顺序、表达方式等;再次, 列出提纲, 明确内容要点, 准备好通话中要用到的文件、资料等;最后, 电话接通后先自报家门, 确认对方身份后, 再条理清晰地陈述事项。若交谈时间较长, 应先征询对方是否方便。

无论接听还是打出电话, 通话过程中, 有不清楚、不明白的地方要及时提问;要使用普通话, 语速、音量适中, 嘴和话筒保持2～4厘米;口齿清楚, 忌咬笔、嚼口香糖、吸烟、吃东西等;保证坐姿端正。

(三) 简洁高效

1. 及时接听。

最多不超过三遍铃响, 秘书人员应立即接听, 主动问好并作自我介绍, 以便对方确认自己所打电话是否准确。如因故未能及时接听, 应先向对方表示歉意, 如“对不起, 让您久等了”, 再转入正题。

2. 讲究效率。

通话要简明扼要, 重点突出, 适可而止。一旦要传达的信息已说完, 打入方应果断但又不突兀地终止通话。不反复铺陈, 再三絮叨。

3. 尽快解疑。

当对方询问某个问题, 秘书人员需放下话筒进一步询问或查找资料才能答复时, 要向对方说明情况, 询问对方意愿, 若对方愿意等待, 则应尽快返回, 一般以不超过30秒为宜;若需离开较长时间, 可建议对方先挂断电话, 约定好时间, 稍后回电。

三、以电话为手段, 深化企业内涵——秘书要恰当处理特殊电话

(一) 对电话过滤分流

秘书每天要接听很多外部公众的电话, 如果不加以处理全部照转, 会花费上司许多时间和精力, 影响其正常工作。为此, 秘书对这类电话必须进行甄别, 加以过滤, 但同时又要注意方式, 不因给了对方生硬无礼之感而影响企业形象。

一个经验丰富的秘书, 往往能一接电话就猜到对方来意的大概。一般情况下, 秘书人员在甄别电话时应做到:既要摸清对方身份又不显得唐突;既要了解对方用意又表现得不粗俗;既熟悉业务事项又明确同事职责, 稳妥决定由谁来接听电话。

经过一系列甄别之后, 秘书有权处理的, 则以礼貌语应对;确需转给上司的, 应迅速转接, 并先将来电话者的姓名、单位、身份、打电话因由等向上司作简要介绍, 让上司有必要的心理准备;上司交代不愿接的, 宜以合理的借口进行推托;属于下属职能部门解决的问题, 可请对方直接和下属部门通话联系。

(二) 给上司适时“挡驾”

1. 上司无暇接电话时

当上司因开会或会客而无暇接电话时, 除非约好了的或上司特别交代的, 一般电话不便于转接。秘书在处理这类电话时, 应充分注意既要保持对打电话者的尊重, 又不影响上司的正常会议或会客进程。在礼貌询问清楚对方的身份、事由后, 若确为急事, 可立即用便条的形式向上司请示, 再给对方明确答复, 而不宜闯入会议室或会客室, 贴着上司耳朵说话, 这对上司和客人或与会者都显得不尊重;若事项的紧急程度和重要性均属一般, 则应为上司直接“挡驾”, 请对方在会议结束后再打来, 也可请对方留言, 秘书人员予以记录并按时转告, 或请对方留下电话号码, 让上司届时回电。

2. 上司外出时

当上司外出时, 若有已知身份者的来电, 秘书应说明上司不在的原因和回来的时间, 请对方届时再打来;或留下电话号码, 让上司回来及时回电;如对方要求留言, 应做好详细的电话记录, 并向对方复述要点加以核实。

若对方身份不明, 而直接询问上司的去向, 应客气而礼貌地询问清楚。在不了解对方身份和动机的情况下, 不可随便传话;在未授权的情况下, 不要透露指定受话人的行踪及联系方式。

(三) 对特殊电话妥善处理

有些特殊电话, 不管是对方无意之间的失误所致, 还是为了某种目的有意而为之, 都应根据不同情况妥善处理, 否则极易影响公司形象, 失去已有客户关系或潜在客户关系。

1. 纠缠电话——礼貌回绝, 不怒不躁。

有些来电者为达到自己的目的, 几次三番地打电话纠缠。面对这类电话, 秘书人员既不能动怒也无需烦躁, 而应礼貌而坚决地加以回绝, 不给对方留任何余地。既要维护公司的良好形象, 又要阻断对方再打电话的念头。

2. 匿名电话——彬彬有礼, 坚持原则。

有时, 对方既不愿报上姓名, 也不愿说明打电话的动机, 只一味要求直接找上司或要上司的联系方式。这时, 秘书人员要始终保持彬彬有礼的态度, 诱导对方说出身份和来电缘由, 并坚持不弄清楚来意和身份, 就不盲目转接上司的原则。

3. 投诉电话——耐心倾听, 妥善解决。

投诉者在打电话时往往情绪不佳、感情冲动、言辞激烈。此时, 秘书人员要诚恳地道歉, 耐心地倾听, 设身处地为对方着想, 满足对方的情感诉求, 使对方心平气和, 再为投诉者答疑解惑或提出中肯的解决问题的建议, 或做好记录转交相关部门办理。如有必要, 可向领导汇报, 再按领导指示做进一步处理。切忌漫不经心、敷衍了事。

4. 推销电话——据理应对, 明确拒绝。

有的推销商会反复打电话进行电话推销, 甚至有不达目的不罢休之势。秘书人员面对这种情况时, 可根据公司的相关规定, 有理有据、礼貌而明确地拒绝对方。切不可模棱两可, 让对方误解为“还有希望”。

5. 错打电话——再报家门, 以礼相待。

当对方错打电话时, 秘书人员要以礼相待, 向对方重复自己的电话号码及公司名称, 并可询问对方是否需要帮忙。切不可只说一句“你打错了”就挂断电话。若对方是公司客户, 如此出言不逊, 往往会引起对方对秘书素质及公司管理水平的质疑与不满。即使是与公司业务没有往来的其他人, 也会给公司留下极其恶劣的印象, 影响公司在公众中的形象。

综上所述, 开好“电话文化”这扇窗, 是树立企业形象、展现企业文化、深化企业内涵的关键因素。外部公众对某公司留下的第一印象, 往往是通过电话获得的。切不可因电话之“小”而影响了企业利益之“大”。电话不仅是通讯工具, 它还能创造一个与客户建立关系的契机, 而这种客户关系已发展成为一种无形的、强大的而又不可再造、无可替代的竞争实力。

摘要：电话作为现代社会常用的通讯手段, 在秘书的日常工作中成为交际的主要工具, 电话事务处理得是否得当, 会直接影响到企业的形象乃至企业的利益。由此, “电话文化”越来越受到企业的重视, 甚至发展成为企业文化中不可或缺的一个关键要素。如何恰当地以电话为窗口, 发展“电话文化”, 以展现企业文化, 提升企业形象, 深化企业内涵, 成为现代秘书需要掌握的一项基本工作技能。本文就秘书工作中接打电话的基本要求及对特殊电话的处理, 进行了初步探析。

关键词：“电话文化”,企业文化,秘书工作

参考文献

[1]谭海宁, 贾震.企业文化是企业发展的新支撑点.特区经济, 1997.8

[2]白皓, 孟海利.商务秘书.北京:北京航空航天大学出版社, 2009.12

[3][英]林恩·布伦南 (L.Brennan) , [英]戴维·布洛克 (D.Block) 著.张蓓, 高文瑞译.商务礼仪——经商成功必读指南.北京:新华出版社, 1997

[4]陈合宜.秘书学.广州:暨南大学出版社, 2010.8

篇4：办公室里的电话礼仪

Graham: Hey Lillian, you wanted to talk to me?

Lillian: Hi Graham, yes, please. Come in, take a seat.

Graham: What’s going on, boss?

Lillian: You just got one of the new smartphones, right?

Graham: Yup! Just got it a week ago. Pretty excited.

Lillian: Look, Graham, ①I know that they’re all the rage right now and that people seem to 2)be glued to them, but we need to talk a little about office etiquette as far as smartphones go.

Graham: What do you mean?

Lillian: Well I notice that you’ve been chatting a lot with one of those new face-to-face programs.

Graham: Yeah, it’s great for connecting with clients.

Lillian: Right, except the problem is that you’re making these calls from your 3)cubicle, and I think that some of your neighbours have half a mind to connect their office supplies to the back of your head.

Graham: Hmmm…I guess I am a little loud sometimes. There are still a few bugs, so sometimes the connection can be 4)spotty.

Lillian: And this is leading to some disturbances in the usual sea of calm.

Graham: Jeeze, I hadn’t thought about that. I’ll try to keep it down, or I’ll steal one of the offices for my calls.

Lillian: That’s excellent, ②but that’s not exactly what I was shooting for.

Graham: Then I’m not quite sure where you’re heading with this.

Lillian: Okay, ③I’m gonna stop beating around the bush. Connecting with the clients is great, and I’m happy to see you’re being 5)proactive, ④but it’s starting to get a little out of hand.

Graham: I take it you mean with how frequently I’m speaking to them.

Lillian: ⑤You’ve hit the nail on the head. I just don’t want this to move into the realm of harassment.

Graham: Yeah, I guess I see where you’re coming from. I have sort of been over-doing it.

Lillian: So from now on can you limit your calls and messages to just the necessary ones?

Graham: No problem, boss.

Lilliam: Good to go. Thanks, Graham.

格雷厄姆：嗨，莉莲，你有事找我？

莉莲：嗨，格雷厄姆，是的，我找你。进来吧，请坐。

格雷厄姆：发生什么事了，老板？

莉莲：你刚买了一部新智能手机，对吧？

格雷厄姆：是的！才买了一星期，非常激动。

莉莲：瞧，格雷厄姆，我知道现在（智能手机）十分流行，人们似乎都与之形影不离，但是我们需要就智能手机来聊聊办公室礼仪。

格雷厄姆：你指的是什么呢？

莉莲：嗯，我注意到你经常用一种新型即时软件来聊天。

格雷厄姆：是的，用来和客户交流真的很棒。

莉莲：好的，除了一个问题，就是你是在自己的格子间里使用这些聊天工具，而我认为你的一些邻座同事会因此分心来留意你的举动。

格雷厄姆：呃，我想我有时是有点大声。软件还存在一些错误，所以有时连接会不稳定。

莉莲：因此这就造成了对平日很安静的环境的干扰。

格雷厄姆：天，我之前并没有想到会这样。我会保持小声，或者我可以在聊天时偷偷溜进某个房间。

莉莲：很好，不过这并不是我（找你谈话）的真正目的。

格雷厄姆：那我就不太清楚你的用意了。

莉莲：好的，我不再绕弯子了。和客户联系是很好，我也很高兴看到你都是主动出击，但是这开始有点儿不可收拾了。

格雷厄姆：我理解为你是指我和客户联系的频繁度。

莉莲：你完全正确。我只是不想这进入到造成困扰的范畴。

格雷厄姆：好的，我想我明白你的立场。我（使用聊天工具）有点太过了。

莉莲：所以从现在开始，你能限制你的电话和短信数量，只接必要的那些吗？

格雷厄姆：没问题，老板。

莉莲：好好干。谢谢你，格雷厄姆。

Smart Sentences

① I know that they’re all the rage right now and that people seem to be glued to them. 我知道现在（智能手机）十分流行，人们似乎都与之形影不离。

all the rage: very popular or fashionable（风靡一时）。例如：

SOHO has never really been all the rage.

在家工作一直没能真正流行起来。

② But that’s not exactly what I was shooting for. 不过这并不是我（找你谈话）的真正目的。

shoot for: strive or aim for; have as a goal（争取得到或追求……；以……为目标）。例如：

No. 1 in sale was what I’ve been shooting for, but I never get close to it.

实现销售额第一是我一直以来的目标，但总是离目标很远。

③ I’m gonna stop beating around the bush.我不再绕弯子了。

beat around the bush: not telling sth. quickly and directly（旁敲侧击，绕弯子）。例如：

Mrs. Johnson loves beating around the bush at meetings. People usually bring their work to meetings.

约翰逊夫人在会上喜欢一再绕弯子，大家通常会把自己的工作带到会上。

④ But it’s starting to get a little out of hand.但是这开始有点儿不可收拾了。

out of hand: out of control（失控）。例如：

Drinking got out of hand at Sunday night’s party and half of them couldn’t come to work on Monday.

周日晚上聚会上喝酒失去了控制，到了周一一半人都上不了班。

⑤ You’ve hit the nail on the head. 你完全正确。

hit the nail on the head: to be exactly right about sth. （在某件事情上完全正确。）例如：

—I think the failure came not from the design of the product, but from the marketing tactics.

我觉得失败不是因为产品的设计，而是因为营销策略。

—I think you’ve hit the nail on the head.

篇5：商务秘书电话礼仪

“响铃不过三”原则

在电话铃声响起后，如果立即拿起，会让对方觉得唐突;但若在响铃超过三声以后再接听，是缺乏效率的表现，势必给来电者留下公司管理不善不好的第一印象，同时也会让对方不耐烦，变得焦急。如果因为客观原因，如电话机不在身边，或一时走不开，不能及时接听，就应该在拿起话筒后先向对方表示自己的歉意并做出适当的解释，如“很抱歉，让你久等了”等。

如果是在家里接听电话，尽管没有必要像在单位里那样及时，但尽快去接听是对对方的尊重，也是一个人的基本礼貌。如果铃响五声以上才去接听，也应向对方表示歉意。老朋友之间尽管没有必要做出郑重其事的道歉，但向对方解释一下延误的原因也是必要的。

规范的问候语

在工作场合，接听电话时，首先应问候，然后自报家门。对外接待应报出单位名称，若接内线电话应报出部门名称。比如：“您好，公司”或“大学音乐系，你好”。“你好，销售部办公室，我是。”

自报家门是让对方知道有没有打错电话，万一打错电话就可以少费口舌。规范的电话体现的不仅是对对方的尊重，而且也反映出本单位的高效率和严管理。

在家里接电话可以有很多选择，规范一点的可以用：“喂，你好!”问候对方。当然在家里接听电话与工作单位接听电话有所不同，在家里，关键是要让对方感到亲切友好，而这种亲切友好主要是通过接听电话的人的语调、语气来体现的，过于规范化的电话反而会让人觉得“公事公办”的冷淡。

打电话的礼仪

记准电话，以免打错

如果拨错号码，应礼貌地向对方道歉，不可随手挂机，然后向对方说：对不起。

选择恰当的拨打时间

如无紧急情况，一般白天应在8点以后(假日在9点以后)，夜间则在22点之前，以免打扰他人休息。有午睡的季节，不应在中午打电话，一般通话时间以3~5分钟为宜，伎俩提高通话效率，减少占用时间。

拨打电话前应做好充分的准备

通话以前，应对谈话内容与目的做到胸有成竹，有的放矢，避免词不达意，结结巴巴的通话。

发传真时的礼节

如发传真，而对方使用的又是电话/传真两用机，也就是两种机器使用同一个电话号码，你可先拨通对方号码，通知对方：您好，请打开传真机，我有传真件发给您，谢谢。待耳机中听见尖利独特的传真记号时，便可发送传真件。

代拨电话的礼节

如果是为上司或同事代拨电话，接通电话后先确认对方身份，然后客气地请对方稍后，告诉对方谁要和其通话，然后把电话转给有关人员或用手捂住话筒请委托者来接电话。

在办公室内避免打私人电话

不可占用公司电话谈个人私事，更不允许 在工作时间通过电话与亲朋好友聊天

秘书手机礼仪

手机作为日益普遍的通讯工具，其使用礼仪的不完善已经成为礼仪的最大威胁之一，秘书在社交场所或工作场合放肆地使用手机，严重影响他人，也影响到其本身的形象。关于手机礼仪，秘书们应该注意一下几点。

公共场合不要旁若无人的使用手机。尤其是在电梯，楼梯，路口，人行道这样的地方，在会议中或是与人洽谈时，最好把手机关掉，特殊情况下可以调成静音或震动状态。

在与人一起用餐的时候，也有必要把手机关掉或是调成震动状态，不要出现当人们正吃到兴头上时被烦人的铃声打断。

在所有公共场合，都要在手机没有使用时，把它放在合乎礼仪的常规位置，放手机最正规的位置是随身携带的公文包里，无论如何都不要拿在手里，安全其间不要放在桌子上，公共场合使用手机，应尽量压低自己的音量，而绝不能大声说话。

手机短信因其快捷又类似书面信函的优势，被大众尤其是年轻人广泛地使用，因此我们很有必要关注一下手机短信的使用礼仪，在公共场合和社交承和不时响起的手机短信声音，和这些场合响起的手机铃声一样失礼。

秘书们应杜绝一边和别人交谈，一边低头查看短信的举止，这是对对方的极大不尊重。同时在短信的内容选择和编辑上，应该和同行文明一样重视。

篇6：接打电话的礼仪

1、“通话3分钟原则”;

(1)在正常的情况下，每一次打电话的全部时间，应当不超过3分钟;

(2)一般在通话时，都要有意识地简化内容，尽量简明扼要;

(3)这个原则在许多国家，都要求公务员当作一项制度来遵守。

篇7：打电话的问候礼仪

来源：腾讯 日期： 2010-03-19

-不同时间可以用不同的问候语

问候语除了普遍的“你好”之外，还可以因时、因人、因地而变。早上10点以前，可以问声早安，10点到12点问声上午好，12点到14点问声中午好，14点到18点问声下午好，晚上18点到21点问声晚上好。21点以后，如果没有急事，就不要再给对方打电话，以免影响他人休息。

-问候要遵从职业特色

随着社会服务意识的增强，许多单位对接听电话如何打招呼有严格的规定，如果本单位有接听电话规定，那就要严格执行。如“您好，这里是联想服务热线，我是某某号某某”，训练有素的职业问候会让拨打电话者感到信赖。还有宾馆饭店等等，也都有类似的接听问候规定。不过现在高级宾馆接线小姐普遍先说英语、后说中文的方式让人感到不舒服。在中国，还是应该先说中文，后说英语。对于一些完全不懂英语、初次拨打宾馆电话的人来说，会以为自己拨错了电话，心里会感到紧张。

-问候可以因对象不同而不同

如果是跟家里人、同事或者熟悉的朋友打电话，可以不用拘泥于一板一眼的“你好”，而可以用多种方式来问候。比如给熟悉的朋友家里打电话，如果是朋友母亲接的，自己与朋友母亲也很熟，那就可以说“大妈，小雨在吗？”一声“大妈”称呼，比“你好”更加自然温馨。

-问候要先通报自己的姓名

给人打电话说完“你好”之后应该马上通报自己的姓名。如果马上接着说正事，对方会一时反应不过来，或许还会给对方造成困扰。对方可能不好意思问“你是哪位？”因为如果听不出特别熟悉的人的声音，也会让接电话者不舒服。尤其是上级给下级打电话，更要先通报姓名。

-问候要注意语气、声调

篇8：秘书形象礼仪教学的困境与突围

秘书形象礼仪是秘书人员个人礼仪的组成部分, 秘书人员个人礼仪指的是秘书人员在公务活动中各种场合和日常工作各种情景中的仪容、姿态、行为举止。 它包括个人的发式、面容、衣着、饰物;表情、站、坐姿;待人接物、饮食起居等。 其中的面容、衣着、饰物、发式部分, 又可称为秘书形象。由于秘书岗位的特殊性, 秘书形象不仅是其个人内在修养的体现, 更是单位整体形象的代表, 秘书形象礼仪也因此成为秘书个人礼仪非常重要的一部分。

以笔者所在的高校为例, 目前秘书形象礼仪教学面临一定的困境。 秘书礼仪课程主要包括秘书个人礼仪、办公室礼仪、会务工作礼仪、商务活动礼仪、习俗礼仪、文书礼仪六大块内容, 一学期授课时间一般是18周, 若将时间平分给六大块内容, 则个人礼仪环节只占3周左右, 本科专业每周学时3学时, 专科专业每周学时2学时, 即本、专科专业用于个人礼仪学习的时间分别是9学时、6学时。 在这些学时内除了完成秘书举止礼仪的教学, 还需要完成形象礼仪部分的教学, 主要包括妆容 (底妆、眉妆、眼妆、唇与腮红妆等) 、发式、服饰 (服装与颜色、服装与身材、服装与饰品搭配、不同场合下的着装礼仪等) 等方面的理论和实训, 时间安排上难度很大, 如果舍弃实训, 就难免流于表面, 失之粗浅。 近年来有些高校尝试于秘书礼仪课程之外另行开设秘书形象塑造课程, 并取得了一定成效, 但大部分高校仍维持既定的教学模式。

二、笔者所做的尝试及成效

为改变目前的教学困境, 提高秘书专业学生的个人形象素养, 帮助学生在日常实习及以后的就业取得更多机遇, 笔者做了以下几方面努力。

(一) 参加形象设计培训, 提高自身职业素养。

为更好地完成秘书形象礼仪环节的教学, 笔者参加了杭州毛戈平形象设计艺术学校的形象设计培训, 并顺利取得结业证书。 将所学知识运用在形象礼仪环节部分的教学课堂上, 引导学生认识自身的自然条件, 明确形象修饰的方向, 掌握基本的职业妆化法及服装搭配技巧。 配合秘书个人礼仪中言谈举止规范的教学, 打造出仪态端庄、妆容清雅服饰得体的现代高素质秘书。

(二) 微调整体教学计划, 增加形象礼仪比重。

考虑到学时限制, 笔者对秘书礼仪课程的整体教学计划做了微调, 改动如下:

调整前的形象礼仪环节只占2—3周时间, 比重较轻, 且几乎无法安排实践部分, 学生学到的理论知识无法得到及时的实际训练, 因而也难以得到及时指导与进步。 调整后的形象礼仪环节由2周增加到5周, 增强了实践部分, 有效地弥补了这个缺憾。

(三) 落实形象礼仪教学内容, 增强学生动手能力。

如上表所示, 形象礼仪环节教学内容除去化妆简史偏重理论外, 其余部分都需要充分实践。 现将仪容与服饰相结合的秘书形象设计实践环节介绍如下:

1.引导学生认知个人自然条件

在这一环节中, 主要引导学生认识自己的脸型、眉型、眼型、唇型、身材及肤色等自然条件, 以及与标准脸型、眉型、眼型、唇型、身材的异同, 明确化妆及服饰选择时的个人原则。例如:脸型修饰的方向是鹅蛋形, 眼型修饰的方向是平行四边形, 上下唇的比例为1:1.5———1:2, 眉型需确定眉头、眉峰、眉尾的相对高度及浓淡程度, 等等。结合四季色彩理论, 引导学生明确自己是属于春季型、夏季型、秋季型、冬季型色彩中的哪一类, 找出适合自己的妆容及服装色彩。如:以色布上身的效果为标准, 如适合桃红色而不适合橙色, 则属于冷色系, 然后选择冷色系中的浅蓝色和正蓝色上身看效果, 如适合前者则为夏季型, 反之则为冬季型。夏季型人适合以蓝色为主的夏季色彩, 冬季型人则适合以纯色为主的冬季色彩。学生通过对个人自然条件的认知, 确定适合自己的妆容及颜色, 大大提高了形象分。

2.介绍几种主要秘书形象

主要为学生介绍了秘书工作形象、秘书社交形象、秘书休闲形象这三种形象。 工作、社交、休闲是上班族日常所处的三种主要场合, 秘书人员也不例外。 教学时强调秘书的身份, 引导学生仔细归纳秘书人员三种形象的主要特点及相互之间的异同。

秘书工作形象。 与这一形象相符的妆容是清雅职业妆, 这是秘书日常妆容中较重要的一种, 其原则是轻淡、自然, 以适合日常工作场合中的光线, 符合原型的自然条件。 粉底液可用先刷后按的方式使其更好地与皮肤贴合, 高光色要与基底色一致, 有亮度即可。 眼影以浅橘色和浅咖色为主, 或将浅咖色覆盖于浅橘色上。 眼线不需特意勾出眼角外, 稍微拉长一些即可。 唇与腮红的颜色可选橘色系, 以示端庄优雅, 腮红需淡, 以符合工作场合的氛围。 发式首选披肩直发, 挑两簇鬓发半扎在脑后, 发丝略旋转, 使气质庄重又不乏活泼。 服饰可选衬衫与长裤或西服套裙, 其色彩需以职业装三主色深蓝色、深灰色、黑色为主色, 辅以较活泼的亮色。 需注意的是, 工作场合中, 秘书切不可比领导和同事的着装更随意。

秘书社交形象。 对秘书人员来说, 宴会、聚会、年会等社交场合是另一种体现个人与单位形象的渠道。 社交场合中秘书的妆容和服饰以时尚个性为主要特点, 妆容应比职业妆略浓, 但不可过于夸张。 以妆容中最重要的眼妆为例, 眼影色不再以职业妆的浅橘色和浅咖色为主, 而代之以浅紫、深紫等较具魅惑感的色彩, 眼线画至外眼角出可略微上挑, 以增加个性感。 可采用美目贴、假睫毛等产品使眼睛变大, 增加神采。 发式可选择低盘的发髻, 看上去沉稳、优雅, 两边可留出两缕微卷的碎发, 增加柔美感。 服饰可选长款晚礼服或露肩长裙, 可以提高腰线强, 以显得身材修长。 礼服的色彩需与妆容相配, 还要考虑到灯光下的效果, 如有亮片设计会更出挑。 穿着有亮片设计的礼服时手包、项链等配饰的选择需注重简洁大方, 过多则有繁琐、累赘之感。 需注意, 秘书社交形象不可比领导更时尚个性。

秘书休闲形象。 秘书在工作中会陪同来宾开展一些休闲活动, 如打高尔夫球、参观城市代表性建筑、游览景点等。秘书休闲形象以舒适、活泼、清纯为主, 妆容以清新、健康、自然为基调, 发式为简单的马尾辫或日常发式即可。 服饰方面, 夹克衫、T恤衫、棉质休闲裤、牛仔装、印花衬衫和浪漫风格的连衣裙等都可以用来搭配。

3.举行个人形象设计大赛

以上述两个环节为基础, 举行个人形象设计大赛, 要求学生亲身感受秘书形象设计并付诸实践。

大赛背景:某某公司近几年发展迅速, 对员工素质提出更高要求。 公司决定, 举行一次职工个人形象设计大赛, 在全公司形成学习礼仪、提高自身素质的良好风气。

大赛内容:根据背景, 模拟新力公司举行个人形象设计大赛的情景。

大赛要求:学生分角色选择合适的工作装、社交装、休闲装进行展示。 9人为一大组, 组中每3人为一小组, 3人可扮演同一角色, 或分别扮演工作、社交、休闲角色。 学生根据自身角色化妆和搭配服饰。 出场顺序由抽签决定, 出场形式自己排定。 每小组展示时间5分钟左右。 展示时需介绍自身形象设计的构想。

通过教师自身素质提升、教学计划调整、教学内容落实三个环节的努力, 秘书形象礼仪教学取得了显著成效。 个人形象设计大赛中学生准备得非常认真, 参与热情很高, 尤其对自身形象的解说经过深思熟虑, 体现出对理论知识的理解和消化。 相当一部分学生树立起了“不化妆就不出门”的形象意识, 认为 “素颜随便搭衣服是对自己和别人的不尊重”。 学生对授课教师的亲密感也体现出学生对秘书礼仪课程尤其是形象礼仪环节的接受程度很高。

三、仍需解决的问题

教学中仍有些困难需要克服。 第一是教学资源方面:形象修饰需要化妆用品, 由于高校经费限制及学生经济水平限制, 化妆用品的购买遇到困难, 因此需要妥当协调。 第二时学生方面:虽然爱美之心人皆有之, 但仍有少部分学生存在羞涩感, 尤其是男生会感到不好意思。 如何使这些学生以开放的心态和意识来接受秘书形象礼仪知识和开展实践, 也是需要进一步努力解决的问题。

摘要：秘书形象礼仪是秘书礼仪中非常重要的一部分。目前秘书形象礼仪教学面临学时不足、实践环节难及时实施、学生动手能力不足等问题。通过提高教师自身素养、微调教学计划、增加学生动手机会等方式, 能有效解决这些困难, 强化教学效果。

关键词：秘书形象礼仪教学,困境,突围

参考文献

[1]陆予圻, 郭莉.秘书礼仪[M].上海:复旦大学出版社, 2010:43.

篇9：电话＆馈赠礼仪全公开

人在职场，每一个细节之处都体现着你的职业素养，想成为职场明星，一举一动都要有“礼”有节！本期，我们邀请到中国人民大学教授、外交礼仪专家金正昆先生，将最规范的职场礼仪教给大家！

使用电话的礼仪

你每天都在使用电话进行联络和沟通，但是，你是否正确地使用了电话，既达到联络和沟通的目的，又表现出自己的职业素养了呢？下面，中国外交礼仪专家金教授就拨打电话、接听电话与代接电话三个方面，全方位指导你的电话礼仪。

接听电话当OL作为受话人接听电话时，下述几个方面通常都是需要注意的。

1.来话必接&接听及时

工作多忙多累，都不允许不接听电话。即使当时不宜通话，亦应先接电话说明原因后请其指定时间，由自己回电话。接听电话时，应在电话铃声响起三声时接起。此规定，在电话礼仪中称做“铃响三声法则”。

2.认真确认&善待错拨

接听电话后应进行确认，一是问候对方以确认有人接听；二是以自报公司、部门确认对方没有找错地方；三是自报姓名以确认对方没有找错对象。确认后如果发现对方打错了，不仅不能气恼，还要善待对方，应态度和蔼地告知对方打错了电话，然后再帮助对方核对一下错在何处。

3.专心致志&认真兼顾

接听任何电话，均应聚精会神，否则难以确保自己听得清、记得准。如果新来电是在你伏案工作、接待客户或接听另一个电话时，应尽快告诉对方自己正在忙于何事，寒暄之后约定自己过后打电话给对方的时间，然后将其挂断。

4.终止有方

终止通话时，具体由哪一方首先挂断电话，在礼仪上很有讲究。当通话双方具体地位相仿时，通常被求于人的一方挂断电话，有求于人的一方则不宜如此。若双方通话并不涉及实质性问题，应由主叫方首先挂断电话。当通话双方是上下级关系时，则应由上级首先挂断电话。例如，与上司通话时，应由上司先挂断；与客户通话时，应由客户先挂断。

拨打电话当OL作为发话人拨打电话给别人时，下述几个方面通常都是需要注意的。

1.慎选时间

若非紧急事务须立刻通报，那么打电话最好避开对方精力可能松懈的时间，如周五下午、周一上午、上班后的前半个小时，下班前的最后几分钟。避开影响对方生活或休息的时间，如假期、午休、深夜或就餐时间。

2.做好准备&礼貌待人

打电话前应做好准备，给对方干练之感。打电话前，最好列出电话号码、备用号码、通话要点、强调之处等诸多问题。打给陌生人时，应以“你好”作为开始语，然后自报家门。最正式的方式为报出公司、部门与姓名。

3.确认要点

为了保证沟通效果，务必在电话里对要点加以确认。首先，通话要点宜少忌多，每打一次电话最好只有一个要点。其次，通话时应明确地对要点加以强调。最后，通话结束前再次对要点进行复述，以强化受话人的印象。

4.适可而止

一名训练有素的OL理应长话短说，缩短通话时间。最好有意识地将每一次普通通话时间限定在三分钟以内。此要求被称为“通话三分钟法则”。情况特殊，通话时间可能较长，须向受话人提前说明征得对方同意。

代接电话在代接电话时，除要遵守接听电话的基本礼仪外，还有下述几条规则必须予以遵守。

1.表明身份&主动帮助

首先应说明本人的身份，关键是要告知对方本人职务及与对方所找之人的关系，以便对方斟酌是否可请自己代劳或由自己代为转达。然后可诚恳地告知对方：“方便的话，我可以代为转达”。假如对方拒绝，则不必勉强。

2.区别情况&不使久候

被找之人不在的情况，可分为以下三种，一是忙于他事，不能立即接听；二是不在现场，不过一会儿有可能回来。三是因事外出，一段时间内不会返回。代接电话时，仅说一句“他(她)不在”会过于生硬。征得对方同意后，代接者可替对方去找人。但是，决不能让对方等待超过两分钟。

3.认真记录&及时办理

代接电话时，接听者要做好笔录。笔录的基本内容按惯例应为“5W1H”（即何人、何事、何因、何时、何地与如何做）。所谓“5W”，指的是Who、What、Why、When、Where；所谓“1H”，则是指How to do。需要自己处理的事情，要马上处理。

4.保守秘密

自己代接的电话，不论涉及公务还是私事，接听者都不应擅自向其他人透露与此相关的任何信息。

商务馈赠礼仪

在公务交往中，经常会遇到与馈赠相关的问题。送礼表明在一个特殊的场合或事件中，你愿意花费时间与精力关心他人的生活。按照礼仪规范，馈赠礼仪的核心问题是“送什么”与“如何送”，二者是馈赠礼仪的基本要素。

选择礼品在商务馈赠中，“送什么”是基本问题。应从以下几个方面来考虑选择何种礼品。

1.礼品定位

礼品定位应考虑以下四点：

宣传性。以公司名义赠送礼品，要具有明显的目的性，即要宣传自己，如本公司的主打产品，宣传画册。

纪念性。为了纪念一些重要事件而赠送的礼品，如纪念册以及各类印有纪念性字句或图案的物品。

趣味性。以公司名义赠送礼品，不一定非要强调其“含金量”，还应考虑其趣味性，如书籍、字画、雕塑等。

业务性。向同行赠送的礼品，往往与受赠者的业务有关，如名片夹、记事簿等，或手表、化妆品等。

2.因人而异&因事而异

在选择礼品时坚持因人而异，才是尊重受赠对象的最佳表示。选择礼品时要考虑到受赠对象的性别、长幼、行业、兴趣，以及与自己公司的关系亲密程度，然后根据不同的事由选择合适的礼品。商务馈赠一般有以下几个目的：宣传、纪念、庆祝、慰问、感谢、贺喜和示好。若想真正达到目的，选择礼品时就必须注意因事而异。

用以进行宣传的礼品，既要达到自我推介、激发好感、争取认同的目的，又要力戒生硬、乏味，或者千人一面，毫无特色可言。

用作纪念某一重要事件、重要时刻的礼品，应当着重突出其亲切、温馨之感，能够令人爱不释手，难以忘怀。礼品若在这些方面一无是处，便是失败。

当交往对象有值得庆贺之事时，理当奉上庆祝之礼，如鲜花、贺幛等，为对方的喜庆气氛增添色彩。

用以慰问的礼品，多在对方遭逢困难、挫折或其他不幸之事时送出。重在表达支持、鼓励之意。

以适当的具有个性的礼品专门向帮助、支持过自己的公司或人士致以谢意十分必要。

选择交往对象所需要或所爱好之物作为礼品相赠，可以表现出对对方的友好与亲善。

3.公私有别

在商务馈赠中，就受赠对象而言，有公司与个人之分。向个人赠送礼品，又有向多人赠送与向一人赠送之别。在赠送时，要注意公私有别。

送给公司vs送给个人

向公司赠送的礼品讲究外观醒目，风格凝重，寓意明确，易于陈设。鲜花、匾额、雕塑、瓷瓶等艺术品、纪念品都是首选。向个人赠送的礼品，侧重于品牌、品位、材质，时尚、功能等方面。向个人赠送礼品比向公司赠送礼品的选择余地要大。

送给多人vs送给一人

同时向多人赠送礼品，首先要适应大多数人的需要，然后要注意具体的品种要基本相同，最后，一定要在总体数量上确保人人有份。向一人赠送礼品，更注重兼顾对方的独特偏好，能匠心独具。

赠送礼品专家告诉我们，在商务馈赠中，要处理好时间、地点、人员、方法等四个方面问题。

1.赠送时间

进行商务馈赠时主要应当考虑常规时机与具体时刻两点。常规时机包括：节假日、庆贺日、纪念日、拜访日和告别日等。具体时刻要视情况而定。拜访他人时一般应先赠予礼品，通常在对方告辞之前再向对方回赠礼品。

2.赠送地点

通常讲究送给公司礼品应在办公地点赠送，送给私人礼品则宜在私人居所赠送。

自己是主人时，赠送多在本公司；作客时在对方公司赠送。

举办招待会、座谈会、发布会时，多选择在工作现场相赠。

礼品具有一定的寓意时，可选择一些公开场合以扩大影响。

向个人所赠送的一般性礼品，通常可在对方的家中或者其临时性的住所之间进行。

3.赠送人员

在受赠者看来，赠送人员往往是礼品档次的重要组成部分。在公务交往中，进行商务馈赠的具体人员，可能会有以下几类：

由负责人亲自出马，能表现出本公司对此事的重视。

负责人因故不能亲自出面，可指定部门负责人作为代表到场。

为简化程序，很多公司会派本公司的公关、礼宾专员出面。

赠送普通的礼品时，也可由与对方直接接触的工作人员负责。

向身处异地者赠送礼品，亦可出资通过邮局、快递等赠送。

4.赠送方法

进行商务馈赠时，对一些具体的做法必须重视。根据礼仪规范，应分为以下三个部分进行。

礼品装饰与否和装饰的好坏，直接体现你对对方的重视程度。

需要注意的是，如果礼品过于庞大、沉重，或者数量巨大，可以呈上一份注明礼品具体内容、数量的礼单，礼品则稍后送到。

送出礼物时，应就礼品的寓意、价值、特征进行简单说明。这样，会让对方对礼品刮目相看。