督导档案目录

督导档案目录（精选8篇）

篇1：督导档案目录

C1 办

学

思

想 学校办学指导思想、办学思路、校训内容 2 学校长远发展规划学校近期发展规划学校学年工作计划、总结

C2 面

向

全

体 1 学校第二课堂安排表 2 课外活动安排表特长生名单 特长生活动安排表、活动记录办学特色成果资料 小学生素质教育综合评价报告书

C3 行

风

建

设 “学、比、看”活动组织领导、方案、措施、总结 2 教师岗位职责 3 师德建设规划 4 师德教育资料

C4 执

行

法

规 1 义务教育法义务教育法学习资料 3 法制副校长聘书法制教育资料 法制教育计划、总结 6 法制课教案

C5 突 出 教 学 中 心 校长或教导主任指导性教学报告学校总课程表、各班课程表 3 学校校历学校作息时间表学校逐周工作安排学校主要领导听课记录教案、作业检查记录

C6 规 范 教 学 与 考 试 1 规范办学行为实施办法、措施、评价机制 2 控制学生辍学计划、措施学校教师培优补差记录

C7 领

导

班

子 学校领导班子成员花名册和基本情况登记表领导班子学习和探讨教育教学规律记录班子成员上课、听课、评课记录班子成员分工情况及职责范围 领导班子学历证、岗位培训证、法制教育培训证

C8 管

理

体

制 1 校长负责制实施办法 学校内部管理体制一览表校长工作职责 学校依法管理工作计划、总结 学校党员名单、党务会议记录、党务活动记录教代会名单、教代会会议记录校务公开制度 8 民主管理制度 家长学校工作计划、总结 家长学校领导组名单、家长委员会名单、职责 11 家长学校管理、规章、活动、联系家长制度家长学校任课教师名单家长学校实施方案、会议记录

C9 计

划

于

制

度 1 学校办学目标

学校工作计划、总结，学期工作计划、总结 3 学校教学计划、总结 少先队工作计划、总结学校后勤工作计划、总结德育工作计划、总结 7 法制工作计划、总结 学校督导工作计划、总结学校素质教育工作计划、总结教师工作总结 学校各项规章制度

C10 教

师

管

理 全校教职工花名册、教职工基本情况登记表教职工分工一览表（任课一览表）3 学校领导组任课一览表

学校教师继续教育规划教师培训计划、总结

学校对教师的综合评价方案 教师出勤管理制度、考勤公示制度 8 教师考评纪录 教师业务考核档案

C11 职业道德、C12 业务水平1 学校教师职业道德规范 学校师德建设规划、学校师德实施总结、措施教师爱岗敬业、为人师表、教师育人材料 4 家访记录、家长会记录 专职教师学历证书、任职资格证和聘任证复印件 6 新课改培训记录及培训证各班班会记录

C13 学

生

管

理 序号 内

容 1 中小学生日常行为规范各级学生花名册、点名册学籍管理制度、学生学籍控制学生辍学计划、措施培优补差记录

C14 班

级

管

理 1 班级管理规章制度学校各级班干部名单 3 班级工作考评细则班主任工作考核细则

页数 学校各级班务工作计划、总结班主任经验材料 争创“优秀班集体 ”活动方案班会记录

C15 安 全 教 育 与 制 度 序号 内

容

页数平安校园创建方案、计划、总结 学校安全计划、总结，学期安全工作计划、总结安全月计划、总结 学校、班级安全领导小组名单学校各项安全制度 学校、班级、宿舍、门卫安全责任书

C16 安

全

管

理 1 学校各项安全应急预案安全演练材料 事故伤亡月报表 学校安全隐患排查记录、自查报告 5 学校教师值班表、班级安全记记录 6 住校生名单、学生接送记录 7 门卫记录 学校安全培训材料安全课教案国旗下安全讲话

安全论文、征文 学生参加校外活动审批手续 13 校外活动安全措施

B8 后

勤

工

作 1 财务管理制度 计划开支审批制度学校后勤管理制度学校收费管理制度 学校固定资产登记帐、报损帐及借还记录 6 学校实物登记帐 收费领导组名单、义务监督员名单、责任书收费工作会议记录义务监督员聘书复印件学校收费工作计划、总结学校收费工作自查报告 各种教育设施及设备管理、使用、报损、维修制度 学校食品安全突发事件应急处置预案

食堂管理制度 学校食堂工作计划、总结食堂工作自查报告 学校危房改造计划、总结、档案

B9 自 查 自 评 工 作 学校督导评估自查自评领导小组、责任分工学校督导员基本情况登记表 3 学校督导工作自查报告学校督导工作汇报材料督导评估整改措施督导报告书

B10

校园环境与管理 学校近期、长期校园建设规划及实施情况 2 校园绿化美化管理制度 校园文化建设指导思想及具体内容 4 校园卫生管理制度、措施

B11

场地设施与设备 1 学校平面图 校园总占地面积、生均占地面积、生均建筑面积及

普通教室人均使用面积图书目录 报刊资料、工具书、教参登记册图书室、阅览室管理制度图书、仪器管理制度 图书资料阅览、借用、报损、赔偿制度借还记录勤工俭学资料

C28 组

织

领

导 学校德育工作领导机构一览表学校德育领导小组名单 学校德育工作计划、总结、实施方案德育工作制度

C29 措

施

与

实

施 1 德育学习资料 德育工作活动记录各级好人好事记录国旗下讲话主题班会记录 少先队计划、总结各级少先队员名单少先队资料

B13 教

学

过

程 1 学校集体备课措施教学工作要求、制度 3 学校教学计划、总结 4 各科教学工作计划

各级试卷汇集 6 试卷分析材料

学生获奖情况登记册、证书复印件 8 学生课外阅读安排实践活动资料 10 教学活动资料

B14 教 研 教 改 水平1 小学校本教研实施方案教育科研工作发展规划学校教研工作计划、总结学校教研工作措施教研方案 语文、数学、英语教研组计划、总结语文、数学、英语教研组名单教研组活动记录新课程教学资料 学校组织优质课、观摩课、说课活动资料 11 教师听课、评课记录 教师讲课获奖证书复印件优质课教案 教师使用新课程、创新教法经验总结 15 教师教研成果、教研课题、论文评比获奖情况教师教研过程反思

B15 教

学

质

量 1 学生调研考试成绩 学校文艺活动计划、记录、总结绘画、书法、摄影比赛获奖证书复印件学生音乐、美术、体育、劳动成绩册音乐、美术、体育、劳动教案学校“阳光体育运动”活动方案、总结小学运动会实施方案、成绩、总结 课间操、眼保健操及课外活动检查评比记录公共卫生、个人卫生检查评比记录 10 学生健康档案 防近工作领导小组名单 防近工作计划、总结，宣传月计划、总结 13 中小学学生近视眼防控工作方案省中小学校“防近”工作八项规定中小学学生近视眼防控工作岗位职责中小学学生预防近视眼基本知识与要求信息技术教育成绩科技活动、实践活动资料

学生参加各种活动获奖证书复印件

篇2：督导档案目录

A1上级文件的文件、通知、通报材料 A2简报

A3学校工作计划总结

A4各类规章制度、人员职责 A5各种会议记录

A6学校基本情况及发展建设规划 A7其他 B教学档案 B1教学管理 B1-1管理能力 B1-2管理目标 B1-3管理机制 B1-4教务管理 B1-5学生管理 B2课程管理 B2-1实施方案 B2-2课程实施 B2-3课程评价 B3校本研修 B3-1研修规划 B3-2组织建设 B3-3制度建设 B3-4教学研究

B3-4-1教研组活动记录 B3-4-2教改实验档案 B3-4-3课改日志 B3-5主题研究 B3-5-1理论学习B3-5-2课例研究 B4评价研究

B4-1教学评价标准 B4-2考查制度 B4-3教师评价 B4-4质量评价 B4-5命题研究 B4-6质量研究 B5骨干教师档案

B6学习优秀教师论文以及教研成果 B7其他 C学生档案

C1新生录取花名册 C2学生登记表

C3学生学籍变化情况 C4流失生花名册 C5毕业生花名册 C6流失生回收档案

C7学区内0-18周儿童登记表 C8学区内残疾儿童登记表 C9学生学籍档案

C10学生成长档案及创新成果 D教师档案

D1教师基本情况 D1-1学历资格 D1-2教学技能

D1-3教学质量

D2教师专业发展档案 D2-1终生学习D2-2反思交流 D2-3研究行动成果 D3班主任队伍管理档案 D4特级教师档案 D5中高教师档案

D6中一（小高）教师档案 D7中二（小一）教师档案 D8中三（小二）教师档案 D9其他教职工档案 D10教师业绩考核资料

D11教师基本功训练比赛材料 D12领导干部基本情况 E德育档案

E1学习德育工作手册 E2班主任工作手册 E3德育工作组织制度 E4德育工作目标 E4-1分年级 E4-2分学段制定 E5德育宣传材料 E6德育基地活动材料 E7德育专题研究论文 E8业余党、团校建设 E8-1活动室 E8-2组织建设

E8-3活动记录及图片 E9家长学校建设材料 E10升旗活动记录 E11心理健康教育资料 E12法制教育资料 E13依法治校资料 E14其他活动资料

F艺术、体育、卫生、劳动技术档案 F1学校体育节、艺术节材料 F2各种活动获奖记录

F3学校文体活动计划、及训练记录、总结 F4校运会有关材料 F5单项体育竞赛材料 F6学生健康检查表

F7劳动、健康教育计划、总结、F8音体美特长生培训计划、阶段性总结、学期末总结 G特色建设档案

G1特色建设组织机构和规章制度 G2特色建设计划总结 G3综合实践活动 G4特色工作成果 H安全工作档案

H1安全工作计划、部署、各种安全文件资料 H2单位基本概况

H3安全责任人管理人安全员责任分工表 H4安全制度

H5安全工作领导小组 H6安全应急预案

H7各类安全设施器材定期检查记录维修保养的记录 H8各类安全隐患及其整改情况的记录 H9各种安全设施器材情况 H10安全检查、巡查记录

H11各类安全宣传教育培训记录

H12各类安全情况、事件、事故、及处理记录 H13安全责任状 H14奖惩情况记录

H15消防设施定期检查记录，自动消防设施全面检查测试的报告，以及维修保养记录

H16火灾隐患、煤气中毒预防及整改情况的记录 H17各类应急疏散预案的演练记录 H18食品卫生管理档案 K学校荣誉档案 K1集体融入 K2教师荣誉 K3学生荣誉

K4各种荣誉的图片 L党团校公会档案

L1党、团、教职工代表大会组织机构

L2党、团、教职工代表大会工作制度和工作规程 L3教职工代表大会实施细则和换届教代会选举办法 L4教职工大会名单

L5党、团、教职工代表大会工作计划，总结 L6党、团、教职工代表大会活动图片 M学校条件、校园建设、财务档案 M1经费保障、校舍基本状况 M2校舍使用情况

M3教学设施、设备使用、赔偿记录

M4经费审计资料 M5学校其它收入

M6校务公开资料财务凭证、账簿、会计报表等 M7二免一补、特困生、困难教职工资料 N成教档案

N1成教学校组织机构建设、制度 N2成人学校办学条件 N3成教经费

N4成人学校各种培训计划、总结 N5成人学校培训学员花名册

教育政策法规

法律法规

专项工作文件

综合性文件 档案管理法规

督导评估资料

政策法规

工作计划

工作总结

表四：师资水平情况表

表五：办学条件情况表

表八：小学生分乡（镇）情况表

表九：初中学生分乡（镇）、分学校情况表 表十：初中在校生分年级、分班情况表 集中上报数据

控辍保学资料

政策法规

工作计划

工作总结

控辍保学情况报表

初中毕业生与中考报名数

辍学生档案

篇3：社区慢性病防治档案督导评估方略

慢性非传染性疾病, 主要指常见的四类病:心脑血管疾病、糖尿病、癌症以及慢性呼吸道疾病。目前中国确诊的慢性病患者已超过2.6亿人, 因慢性病导致的死亡占总死亡的85%。慢性病的高发正在快速消耗社会积累的财富, 占中国医疗费用的80%, 加强慢性病防治已成为我国医疗卫生工作当务之急。社区慢性病防治工作已经开展几年, 如何使慢病防治档案在慢性病防治中发挥作用, 是现阶段慢性病档案管理的主要任务。目前重点慢性病 (高血压和糖尿病) 档案管理还不规范, 影响了基本公共卫生服务质量与效率。怎样才能做好慢性病防治档案督导评估呢?根据我近几年对慢病档案管理工作的体会, 提出以下几点意见。

1 制定社区慢病档案督导评估方案

根据卫生部《规范居民健康档案管理指导意见》、《国家基本公共卫生服务规范》、《基本公共卫生服务项目绩效考核指导意见》等相关政策文件要求, 制定自贡高血压/糖尿病 (重点慢性病) 管理督导评估方案。

2 随机抽查

2.1 采用系统抽样的方法, 对启用了“四川省社区卫生管理信息系统”、建立了计算机管理档案的社区卫生服务机构, 在慢性病档案管理列表中随机抽取高血压和糖尿病患者各20名, 未建立计算机管理档案的机构, 仍然用系统抽样的方法, 从纸质档案中随机抽取高血压和糖尿病患者各20名, 检查档案管理的质量, 重点抽查档案内容记载的真实可靠性、治疗有效性、完整性 (是否有年检) 。

2.2 随机抽取有电话的患者进行电话访谈, 要求完成电话访谈的高血压和糖尿病患者各20名。电话询问病人是否接受了社区医生的一年12次随访 (其中面对面访问4次) , 高血压或糖尿病是否控制, 对社区卫生服务是否满意等。通过患者的回答判断慢性病档案随访记录的真实性。

3 针对不同社区存在的问题, 加强督导

3.1 因慢病防治队伍不稳定、兼职、难以保证慢病防治档案规范化管理等问题, 应严格按照建立社区卫生服务机构人员配置的要求来执行, 稳定队伍, 解决兼职问题, 加强慢病档案的规范化管理。

3.2 加强对慢性病管理医务人员的专业培训, 完成知识更新。《国家基本公共卫生服务规范 (2011年版) 》, 对各公共卫生服务项目的服务对象、内容、流程、考核指标等提出了明确要求, 将“规范”作为对基层医务人员的培训计划, 使其掌握服务技能, 规范提供服务, 保证服务质量。

3.3 坚决杜绝一味追求建档率现象, 减少“死档”。

3.4 坚持标准, 严格督导。坚持标准是督导工作的前提。档案的完整性、真实性与连续性, 是督导工作的主要内容。随机抽查, 对慢病病人进行电话访问, 判断病人对社区卫生服务是否满意?是否按国家标准进行了随访?社区慢病防治最薄弱的环节就是随访, 不按要求随访则很难保证辖区内所管理的慢性病病人的随访档案的记载, 势必造成“动态活档”变为“静态死档”, 甚至会出现应付上级督导检查而产生大量虚假随访记录档案。不真实的随访记录无法对病人的全身状况进行评价, 甚者会延误治疗。

3.5 建立督导评估制度。建立督导评估制度是促进慢病防治档案规范管理的保证。实行督导制度的实践证明, 督导制度的实施与完善可使社区受益, 病人受益, 社区医护人员受益。每年两次督导评估进行社区公共卫生服务绩效考核, 通过查阅资料, 随机抽检, 电话访谈的方法按考核标准打分评估, 得出各社区慢病档案管理工作考评结果。

4 认真履责, 做一名合格的慢性病防治档案管理督导员

4.1 督导员的工作是用众人的智慧, 集众人的力量以达成一组织的任务和目标。

作为负有公共卫生服务指导责任的疾病预防控制中心慢病防治督导工作者, 要熟悉业务, 熟练和灵活掌握政策, 坚持标准, 使被督导单位的慢病防治有所改进与提高。

4.2 督导也是表率, 在要求慢病管理人员怎么做的同时, 自身应具备医学知识, 档案知识, 协调与管理能力。

不断充实自己, 不断掌握新标准, 新知识, 时刻保持学习的心态, 了解各地的情况, 借鉴他们的优势。

4.3 督导也是讯息传达者:

深入基层, “沉下去”做好对社区慢病防治进行现场指导, 采用现场培训、集中培训方式, 确保社区全科医生及时掌握防治标准, 使其明白要做的事情及原因, 对照标准开展工作或进行有效弥补。

4.4 善于沟通

4.4.1 与机构负责人沟通

在督导中发现因社区机构人力、物力、时间上的安排不科学, 或一味追求建档率期望获得更多财政拨款等因素, 则与社区负责人进行沟通, 指出必须按国家公共卫生服务规范进行科学配置达到要求的指标。

4.4.2 与全科医生沟通

掌握全科医生的心理变化, 针对慢病随访工作“采集难、动态难”努力为他们争取工作开展的必须条件, 为他们排忧解难, 从而更好的开展慢病防治工作。如因人员更换, 医生不熟悉公共卫生服务规范的, 督导员应及时进行培训, 使其尽快掌握工作方法和工作目标。如果是经办医生个人行为, 在安排的时间内不如实下居民住宅区入户随访, 而在慢病档案中随意“编造”随访记录, 则对医生进行批评, 纠正错误的工作态度;对屡教不改的, 导致病人失访现象严重的, 则应将督导评估结果明确告知社区负责人, 将医生的收入与绩效考核挂钩。

4.5“督”与“导”相结合。

督则察, 通过督察, 及时发现社区慢性病档案管理存在的问题。工作中, 我们应淡化“督”的角色, 强化“导”的意识, 明确指出改进的目标与方向。在督与导的过程中, 遵循“到位不越位, 建议不决策, 指导不领导, 参与不指挥”的一般处事原则, 营造宽松和谐的督导环境和氛围。积极引导, 推进自我完善。

导则疏, 善于督导是慢病档案管理督导工作的落脚点。发现不足甚至失误, 不是督导的最终目的。督导员应就这些不足或失误, 以谦虚、平和的心态, 与社区医生进行平等的开诚布公的沟通、交流和切磋, 对照慢病防治规范标准商讨克服这些不足或失误的办法和措施。要仔细分析造成慢病档案不规范的原因。热情诚恳地帮助和督促社区卫生服务机构搞好慢病档案的规范化管理是善导的目的所在。甘为人梯, 与社区医生交朋友, 特别是对新来的医生, 更应该具体指出要尽快熟悉和掌握哪些具体的规划与标准, 从而更好的进入角色, 担当起社区全科医生的职责。应把自己多年积累的经验毫无保留地给予传授。

4.6 书写督导记录, 指出问题与不足, 明确改进目标。

通过对不同辖区社区慢病防治情况和财政投入情况, 对不作为或多次督导提出整改意见的责任人或机构, 应该纠正其低劣工作表现。对工作中有改进的责任人或机构, 要充分予以肯定, 并指出下一步工作目标。

4.7 做好信息反馈。

督导的职责除收集基层信息, 还应及时将督导中发现的问题进行总结分析并及时向上级疾控机构反馈, 为制订来年的督导方案提供科学依据, 从而使督导方案科学易行。

5 更新观念, 与时俱进, 做一名合格慢病防治档案督导员

督导员, 要不断完善自我, 更好地履行慢性病督导的职责和义务, 为慢性病防治达到国家新防治标准做出应有贡献。

参考文献

[1]童庆华.尽职尽责做好教学督导工作.华中师范大学武汉传媒学院网页, 2009-11-24.

[2]熊鸿.当前社区慢病现状分析及综合防治措施的探讨[J].中外健康文摘, 2011 (21) .

篇4：基于网络的开放档案目录研究

基于网络的档案开放目录是指档案网站提供的以馆藏为检索内容，以档案信息为处理对象并以计算机网络作为传输载体、以原文信息或著录项信息作为检索结果的网络信息检索系统。这是档案利用工作从手工检索过渡到计算机检索的重要表现形式。利用者通过网络对档案馆数据库的档案信息实现远程检索，从而达到在线利用档案的目的。档案开放目录比较全面反映档案馆馆藏信息，“不仅可以使用户进行远距离检索，降低检索成本，提高检索效率，而且可以及时反映档案信息的变化情况，不存在时间上的延迟”。

一、我国档案开放目录的发展现状

目前，我国大部分档案网站都推出了档案开放目录，有些还停留在原始的目录浏览阶段，为纸质版本的数字化，但多数已建立起具有查询功能的检索系统。国家级档案馆的在线数据库尚未建立，从省、市、区(县)三级档案馆网站的档案开放目录来看，各地建设水平参差不齐，部分系统有一定亮点，但整体质量不高。

(一)国内开放目录典型调查

本文以北京、上海、辽宁、沈阳、绍兴和青岛等地的档案开放目录为典型案例，进行了调查统计，见表1。

(二)典型案例分析

除以上几个网站外，对比全国多个开放目录的内容及功能可知：

1、档案种类

文书档案是档案开放检索的主体，但提供全文使用的网站很少，部分网站对这些文书进行扫描，以图片格式保存后提供线上利用，如北京市档案馆的全文阅览系统。其次，照片、录像开始加入到系统中，有些照片提供免费查看并可下载，视频的可链接率较低，但可看出档案馆开始重视对多媒体信息的提供。

2、数据内容

目前几乎所有的档案馆都提供革命历史档案、民国档案及建国后档案，政务色彩较浓，对特色档案的开发不够。北京与沈阳的劳模档案、沈阳与上海的工商档案、北京的诉讼档案、大连的调配书、湖北的辛亥革命档案以及福建省档案馆包括体育、地政、海关、禁毒、闽台关系、名老中医等多达59个专题档案材料的提供给各级档案馆开了个好头，但就全国范围来讲，专题档案检索依然任重而道远。

3、著录层次

很多系统都在档案题名上建立了二次链接，但著录项大多数为责任者、形成时间、发文单位、文件编号、档号等几项，缺乏其他描述。然而也有比较出色的，如上海档案馆网上检索服务系统。对每个文件，系统都提供了详细的文件著录项目，并可链接查看所属全宗、类别、案卷的详细信息。

4、检索功能

档案检索大体可分为案卷级和文件级两种，案卷级在数量上比文件级占优。系统的设置通常将这两个类别分开，利用者需要在不同的数据库进行检索。上海的查询系统给这些数据库提供了统一的检索入口，利用者可以选择案卷级、文件级或者对所有档案进行查询，不受档案著录层次的限制。另外值得一提的是，上海开放目录采用文件夹内层层浏览的形式，使利用者在直观感受档案组织层级的同时，随时在每一层级内查询所需档案，既增强了灵活性，又可提高目标针对性。

5、检索效率

虽然几乎每个系统都提供了关键词检索，但目前所谓的“关键词检索”实质上只是对文件标题进行检索，且加上著录质量总体不高，特别是很多照片档案都没有详细描述，在这种情况下，检全率低成为各系统普遍存在的问题。

6、提供方法

由于库藏量小，特别是数字化信息在系统中所占的比例还很小，很多开放目录都无法提供高吸引力的档案资源。绍兴市档案信息网通过开放目录与网站栏目“视频点播”的对接，实现“绍兴新闻视频库”库藏的在线观看，与辽宁的“声像档案”出自同一原理，这种站点资源与目录系统的整合值得注意。

7、资费标准

很多网站提供了部分档案的免费查看或下载，但也有部分档案馆对档案实行有偿使用。如浙江省和青岛市档案馆就对大多数馆藏实行利用收费。以青岛市档案馆为例，利用者在该档案馆网站进行注册并以现金、查档卡、邮局汇款或银行汇款等方式交纳查档费后成为高级会员，可通过“留言板”或“在线提交查阅需求”要求查阅所有开放的档案资料全文信息。这种行为目前受欢迎程度不大，但是否具有市场前景关键还在于档案馆能否提供高质量、高实用性的档案材料。

二、构建我国档案开放目录的途径

(一)内容选择

1、把握利用需求，有选择地数字化馆藏

“根据了解，目前一般区(县)档案馆馆藏量在12-15万卷，按每卷档案50页计算，大约共600-750万页。如将这些档案全文数字化，按照目前市场价格(扫描和输入0.25-0.4元／页)计算，一个区(县)级档案馆全文数字化将需投入150-200万元。”然而，“‘十五期间，中央财政对县级公共图书馆、文化馆基础设施共投入136.4亿元，比‘九五期间增长约50％。而对比之下，同期中央财政对县级国家综合档案馆的投入则为零。”在此情形下，对所有馆藏档案进行全文数字化显然脱离实际。因此。档案目录数字化应成为档案数据库建设的首选环节，然后逐步扩展到档案原文的数字化。档案馆必须正确把握本馆的利用需求，根据目前档案利用的实际情况有选择地进行数字化。强调突出馆藏特色，把有限的资源用在最需要的地方。

2、整合档案资源，增加民生档案的比例

“民生档案包括社会保险档案、医疗保险、最低生活保障档案、婚姻登记档案、房地产档案、拆迁安置档案、人口计生档案、药品食品监督档案、环境检测档案、土地承包和林权改革档案等百姓关注、涉民密切的20余个门类档案。”在过去很长一段时间内，档案馆与民众的生活一直处于相对脱离的状态。造成这种局面的原因之一便是档案部门长期注重对政府机构文书的收集，缺少对社会变迁的记录，另一原因是档案部门缺乏服务意识。但随着近年来群众维权意识的提高，档案意识也随之增强，到档案馆查档解决实际问题的趋势越来越突出。据四川省档案馆查阅利用室的工作人员介绍，2007年“查阅社保养老、房屋产权、婚姻登记档案的人员增长特别明显……以成都市为例，2007年该市档案利用人(次)增长幅度达到50％，金牛区、锦江区、青羊区甚至达到了60％以上。从生老病死到衣食住行，民生档案与百姓生活渐行渐近。”0这种现象在全国其他地方档案馆也普遍存在，据张家港市档案馆利用情况的统计，“2005年和2006年的个人利用比例分别为87％和81％。……民生类档案的查阅则在此期间从579卷次／年上升到5740卷次／年，增幅达十倍之巨，并且在‘十五期间一直高高占据档案利用量榜首之位。”这种个人与机构查档比例大逆转的出现反映了群众对档案利用需求的一种新趋势，说明民生档案正成为群众关注的热点。

3、多媒体检索

档案载体类型多种多样，常见的包括纸张、缩微胶片、照相印刷品、实物、电影胶片、磁带、声音磁盘、录像带、视频卷带等。将载体类型作为其基本检索途径，利用

者可以选择其所关心的一种或几种载体类型限制检索结果，专指度强，检索效率高。目前，我国还很少将载体类型作为检索途径(上海很可能是全国惟一的一家)，少数网站建立了独立的照片档案目录，但收录照片数量很少，且缺乏详细著录。在目前的技术背景下，文字是最主要的检索手段，图像检索还未得到大范围推广，多媒体文件只有配合详细的文字描述，才能取得用户预期的查询结果。因此，档案馆应加强多媒体档案著录，早日实现真正意义上的多媒体检索。

(二)系统功能方面

1、完善系统使用指南

使用帮助工具的提供是国外网站优于国内网站的一个明显特征，这在专业检索系统的使用中尤其重要。特别是在大众较为生疏的档案领域，一定的提示与引导将大大提高检索的效率。从我国各档案馆网站提供的开放目录来看，利用者明知所需档案存于库中却难以检出的情况非常普遍。因此，当利用者输入关键词但没有得到理想结果时，系统需要有相应的自动响应，提示查询者更换主题或提供相似检索词，以改善查询结果，使利用者耐心在系统上停留。

2、编制索引辅助查询

除检索帮助及使用指南外，方便利用的最便捷方式是提供专题目录，并编制各种索引。主题浏览和索引利用都是提高利用效率的方法，尤其对于不熟悉库藏或不擅于编写检索式的利用者更是如此。开放目录索引可以以全宗号或拼音、笔画为序建立树型连接，让利用者对某一机构形成档案或某一专题所有相关材料有一个总体把握，符合档案的来源原则，既起到引导作用，又使部分利用者不至因检索式编写不当而导致漏检。由于检索系统建设还处于初期，所存条目少，这个问题目前在我国档案开放目录中表现不明显，但随着系统内容逐渐增加，索引的编制将越来越迫切。

3、实现系统无缝链接

自档案馆开始网站建设以来，“专题展览”、“特色展厅”等栏目一直是各档案馆网站的亮点。但档案开放目录与网站其他内容处于完全分开的两套系统，目录与网页信息无法实现相互链接，使得很多存在于网络的全文资料无法于库内检索时直接获得，利用者需要两边同时搜索才可确定所需信息是否存在。因此，在检索系统自身建设的基础上，如何实现网上展览材料与查询系统的无缝链接是档案开放目录建设的一大课题。

4、采用标准兼容技术

目前提供档案开放原文在线阅览的网站不多，北京市档案馆的档案全文检索阅览系统是其中较为典型的一个。虽然该系统目前只提供了北平市五个部门专题目录数据库近152万页的数字化档案，但也可以看出开放目录数据库将提供全文利用的趋势。惟一的不足是，在该系统上查看档案无论是图片还是文档都要安装原文浏览的Accex控件，而这些插件的安装只有对IE浏览器重新设置才不至于被~dOW$拒绝。这是许多利用者较为反感的事情。因此，使用与浏览器标准兼容的技术，消除利用障碍，是档案开放目录检索系统建设应注意的另一问题。

5、统一人口，跨库检索

篇5：学校督导评估档案目录

以武安市教育局下发的档案目录结合学校特点，规模，按学年分层次建立，形成特色。

A、普及程度：（8盒）A-

1、0—18周岁花名册

A-

2、0—18周岁的少年儿童接受九年义务教育情况统计表

A-

3、普及程度统计表： A-

4、班级定员表 A-

5、学籍表 A-

6、招生花名册 A-

7、毕业生花名册： A-8、年报表 B、文书类：(16盒)

B-1-

1、学校简介及平面图。

B-1-

2、办学指导思想和培养目标（包括创办特色教育的规划和目标）、B-1-

3、大事记。

B-1-

4、学校领导机构及分工。B-

2、长中短期发展规划和目标 B-

3、上级机关的通知、文件 B-

4、各类规章制度、岗位职责

B-

5、常规工作、教学工作安排会议记录

B-

6、政治学习记录（包括学习时间、地点、主持人、参加范围、人数、学习内容等情况记录）。

B-

7、业务学习记录（包括学习时间、地点、主持人、参加范围、人数、学习内容等情况记录）。

B-

8、素质教育学习记录（学习素质教育有关文件、材料、精神、动态、经验、总结等。改变观念，提高认识）。

B-9-

1、少先队（制度、计划、活动内容、情况记录、总结等有关资料）。

B-9-

2、教代会（制度、计划、活动内容、情况记录、总结等有关资料）。

B-

10、升降国旗制度执行情况（制度、旗手选配、国旗下讲话记录）。

B-

11、值周总结（每周工作完成情况、原始记录材料）。B-

12、学校获奖登记及证件复印件。B-

13、校报、校刊。C、教学管理：（8盒）

C-

1、上级文件（主要指教学业务有关文件）。C-

2、课程开设及教师任课情况：课程总表、教师任课表、教师辅导表、教师学习大纲（教材调整）专项业务学习笔记。

C-

3、学校教学工作计划、总结、校长述职报告。C-

4、教师教学工作计划、总结

C-

5、教学工作制度考评办法细则、教学常规检查记录（课堂教学、备课、作业批改、辅导、课外活动检查情况记录）。

C-

6、专题教育活动计划记录

C-

7、素质教育实施规划、记录、总结

C-

8、依法治教情况（包括学习宣传法律法规及依法治教情况）。

D、教学研究管理：(8盒)D-

1、上级文件（主要指教学研究有关文件，上级部门下达的实验课题等）。

D-

2、教研组机构、活动制度、研究专题等。D-

3、教研工作计划（学校个人）、活动实录、总结。D-

4、观摩教学（公开课、优质）的教案，评议实录，评议结果。

D-

5、中差生转化工作的计划（学校、个人），情况分析，记录、个案研究。

D-

6、课题研究、审批计划、实施方案、阶段性成果总结。D-

7、教研成果：经验材料、论文、证书等。D-

8、校外讲学、出外听课、学习，请校外人员到校内辅导，活动交流等有关材料，记录。

E、教学质量：（8盒）

E-

1、有关教育质量的评价办法、细则、奖励办法等。E-2-

1、各班学生期中、期末考试成绩册、（升级、毕业考试、学科竞赛成绩表、统计表）

E-2-

2、学科试卷分析。E-2-

3、考试试卷卷样 E-

3、指标分配及完成情况。

E-

4、历次招生情况：生源质量分析。

E-

5、学生身体素质、健康检查及数据表格，情况分析。E-

6、毕业生跟踪调查（毕业去向、跟踪调查实录，体现反馈信息对教学工作的指导意义）。

F、学生管理（此项与普及程度交叉）（5盒）F-

1、学生管理的有关规章制度。F-

2、学生变化情况(流失生花名册)F-

3、学年班级花名册

F-

4、外来务工子女、残疾儿童受教育情况登记（花名册、入学情况、入学率）

F-

5、学生奖惩记录。G、活动管理：（6盒）

G-

1、活动课（体、卫、音、美、劳）计划、总结。G-

2、体、卫、音、美、劳大型活动情况。G-

3、学生体质健康统计表。G-

4、疾病预防宣传教育活动。

G-

5、课外活动小组活动计划、记录、总结。G-

6、学生活动竞赛情况成果证书等。H、德育工作管理：（19盒）H-

1、组织机构、工作制度。

H-

2、德育工作计划（学校、个人）、总结。H-

3、学校、社会、家庭三结合网络建设。H-4-

1、班主任工作计划，活动实录，总结。H-4-

2、班主任工作手册

H-

5、班主任研讨、培训活动。

H-

6、社会实践活动计划，实录，总结材料。H-

7、德育活动队室及基地建设。H-

8、好人好事登记，先进事迹材料。

H-

9、学生遵守《守则》、《规范》情况记载及评定 H-

10、班风、班纪、校风、校纪有关制度建设与检查评比实录。

H-

11、警校共建活动（组织机构、制度、计划、记录、总结）

H-

12、法制教育活动记录（组织机构、制度、计划、记录、总结）。

H-

13、关工委工作记录（组织机构、制度、计划、记录、总结）。

H-

14、家长学校资料（组织、制度、计划、教案、活动记录、总结等）。

H-

15、心理健康教育情况（计划、总结情况调查、分析、个别咨询）

H-

16、德育课题研究资料（课题、研究过程、成果）。H-

17、德育研究论文、获奖记录（证书或复印件）I、教师管理：（14盒）I-

1、教职工花名册。

I-

2、教师队伍学历达标情况及学历证明。I-

3、教师政治、业务学习情况评比记录。

I-

4、教师业务进修、培训计划（学校、个人）、总结。I-

5、提高教师待遇的有关文件、资料。I-

6、教职工考勤记录。

I-

7、校本培训计划、记录、总结。I-

8、教师继续教育情况。

I-

9、语言文字工作领导小组、计划、总结。I-

10、教师普通话等级情况。I-

11、教师职业道德、培训考核情况。I-

12、教师成长记录手册

I-

13、教师奖惩记录（荣誉证书复印件）。J、办学条件：（4盒）

J-

1、改善办学条件有关文件、资料。

J-

2、学校办学条件、办学规模基本情况及建设、改善的情况记载。

J-

3、仪器、电教器材、音、体、美、劳器材的装备情况。

J-

4、图书装备及年增购情况（每年增配比例为小学生均2元）。

K、财务管理：（7盒）K-

1、总务管理制度及人员职责。K-

2、总务工作计划、总结。

K-

3、学校基本建设资料（校舍档案、学校规划平面图、地契证明、施工文件等）。

K-

4、学校财产登记表（房屋建筑、教学设备、图书资料、及其他设备物品）。

K-

5、财务收入与支出情况。K-

6、公用经费收入及支出情况。K-

7、校务公开有关情况。

十二、学校综合总结材料

（附：专用教室档案资料目录）

十三、图书室档案目录（901——907）901、学校图书馆工作发展计划、专题会议记录。902、图书馆工作计划、总结及业务活动记录。

903、图书馆管理人员有关阅读指导和图书馆知识的教学教研活动资料。

904、图书馆或个人获奖及论文发表情况记录。

905、师生的办证记录、阅读记录、分时间段和读者群流通统计、教师个人借阅明细表、读书活动推荐图书的统计表。906、常规管理账册（总括登记、个别登记、注销登记）。907、图书馆经费使用情况的会计资料。

十四、实验室档案资料目录（1001——1016）、1001、实践教学工作大事记。1002、实践教学资料档案目录。1003、教学仪器设备说明书索引。1004、实验室业务人员统计表。

1005、实验教学进度表。1006、实验通知原始情况记录表。1007、教学仪器、设备购置计划申请表。108、教学仪器验收单。109、教学仪器借用登记表。

1010、教学仪器、设备报废、损失（调出）登记表。1011、教学仪器设备维修保养记录。1012、实验操作考核记录。1013、自制教具及第二课堂活动。1014、荣誉登记。1015、学生实验报告。

1016、教学仪器总帐、分类账、明细账，自治教具专用帐。

十五、现代教育技术档案资料目录（1101——1109）

1101、现代教育技术机构、工作计划、总结。1102、现代教育技术师资培训。

1103、功能教室（计算机、语音室、多媒体教室）原始记录。1104、现代教育技术软、硬件借用登记。

1105、现代教育技术软件资料目录（电教教材收费许可证、年检）。1106、现代教育技术硬件明细账（申请、购置、验收、维修、保养、报废）。

1107、现代教育技术兴趣小组活动记录。

篇6：中小学督导评估档案目录

一、档案分类A目录：

（一）文字档案

（二）图表档案

（三）实物档案

（四）电子档案

二、分类档案B目录：

（一）文字档案：

1、管理类

2、教学类

3、学籍类

4、教职工类

5、图书室档案

6、仪器室、实验室档案

7、现代教育技术档案

8、后勤档案

（二）图表类：总课程表、学校平面图、学校规划图、建筑设计图

（三）实物类档案：奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书、音像资料

（四）电子档案：文字档案、图表类档案、实物类档案

三、文字档案C目录：

1、管理类： a、学校管理：

101、学校简介、学校规划、学校领导及各种组织机构、领导分工、办学

思想、学校各种工作计划及工作总结等）102、规章制度合订本

103、上级文件（通知、实施方案意见、领导讲话、政策法规等）104、会议记录、领导班子政治及业务学习笔记、校报、校刊、学校大事

记、各种荣誉登记表

b、学生管理：

105、学生评价方案、学生综合评价手册、学生素质综合测评纪录 106、学生各种活动记录：体育、文艺、课外情趣等活动记录；法制、安 全、心理健康教育、疾病预防教育等活动记录及总结； 107、少先队组织、计划、活动记录、总结；主题班会、国旗下讲话等

2、教学类：

201、总课程表、班级课程表、教师任课一览表、教育干部任课一览表、学期教学计划、教学进度表、教学总结、教学常规检查记录

202、教研活动计划、教研活动记录、教研活动总结（含教研教改学习、听课、评课、说课、公开课、优质课、等活动）

203、科研课题：课题申报表、审批表、实施方案、过程资料、阶段性成果、总结、交流论文、发表论文、论文证书复印件。

204、质量检测：临时考试、月考、期中考试、期末考试成绩册；考核科目等级评价表；考试成绩分析、成绩分布图、成绩变化图

3、学籍类：

301、学校直辖村基本情况、0——15周岁人口登记表、班级学生花名册及统计表、新生招生花名册、服务区内普及程度统计表。

302、学生学籍表、学生变动情况登记表、学期学生学籍变动统计表。

4、教职工类：

401、教师基本情况登记表、教师队伍现状统计表、考核表及评估资料（工作量、考勤记录、检查记录、教学成绩、科研成果、学生问卷等）402、教师个人教学评估档案

403、继续教育计划、培训计划、学科带头人骨干教师培养与评选计划，学科带头人及骨干教师名单；继续教育证书、教师资格证书、普通话证书、职称证书复印件。

5、图书室档案资料目录： 501、图书管理人员培训、学习活动资料和资料

502、常规管理账册（包括登记、个别登记）、图书目录及新增、报废图书记录。

503、师生办证记录、师生借阅登记册。

6、仪器室、实验室档案资料目录

601、教学仪器设备说明书索引，教学仪器、设备报废、损失登记表。602、实验教学进度表，学生实验报告，实验操作考试记录。

603、教学仪器借用登记表，实验药品使用登记表，教学仪器设备维修保养记录。

604、教学仪器总账、分类账、明细账，自制教具专用账。

7、现代教育技术档案资料目录

701、功能教室（计算机室、语音室、多媒体教室、电子备课室等）原始建设、验收、维修、保养、装备及报废记录。

702、现代教育技术软件资料目录及软件、硬件借用登记；各室使用记录。

8、后勤档案资料：

篇7：督导档案目录

黄骅市教育督导评估档案目录分类标准

（档案整理目录及分类仅供参考，只要分类合理便于查找即可）A文书档案

A1上级文件的文件、通知、通报材料

A2简报

A3学校工作计划总结

A4各类规章制度、人员职责

A5各种会议记录

A6学校基本情况及发展建设规划（学校简介及平面图）A7其他

B教学档案

B1 教学管理：

B1a管理能力:

① 校长和班子成员的读书笔记（教育理论、国内外教改趋势等）

②领导听评课记录、学习培训笔记、领导对教师业务培训材料、领导论文（教改经验）（能体现领导班子成员教育理论水平的材料）

③学校简介

④学校近（当年）远（3－5年）期教学、教研规划

B1b管理目标:

①教学管理目标及管理机构设置

②开全开齐三级课程（国家、地方、校本）的上级文件、校本课程计划 ③学校三级教研组织（学校、年级、学科）建设材料

④“教学研”一体的样本研修制度建设材料

B1c管理机制

①学校、年级组或教研组管理人员职责及考核标准

②校本教学计划（确保新课程全面实施）

B1d教务管理（教务处计划与总结、学科教学计划与总结、教学常规检查记录）

①图书室、仪器室、实验室管理制度。

②图书和实验管理人员职责及考核办法。

③教师职业素养、课堂教学（实验操作）作业指导、成绩考查、专业发

1展的要求和考核办法。

④反映教学工作全貌的档案资料（学校教学研究、校历安排、学科教学计划、教学进度、教学总结、教学常规检查记录

B2 课程管理：

B2a实施方案：学校学年三级课程(国家、地方、校本)实施方案

B2b课程实施：

①实验开出情况材料（记录）（演示实验100%，分组实验90%以上）②地方课程开设及实施材料（法制课、安全课、心理健康教育、礼仪教育等）

③校本课程开发、实施材料（各校自主开发的校本课程）

B2c课程评价

①订足订全教材情况（订单）

②三级课程实施评价办法

③课程实施情况和学期教学计划落实情况总结

B3 校本教研：

B3a研修规划：

①对本梗教师队伍现状和实施新教材中的现实问题的全面分析与反思②促进教师专业水平、理论水平、教研能力不断提高的计划、措施和日标。

B3b组织建设：

①校本研修领导小组、学科教研组和年级备课组。

②校级领导参与指导校本教研的制度或要求。

③教研组长和备课组长选拔培养和使用的具体措施。

B3c制度建设：

①校本学习制度

②学校领导听课、兼课制度

⑧教学研究制度(保证每位教师每周不少于 3小时教研活动时间)④教师自我反思、参与教研活动的检查制度。

③教学质量过程监控制度

③学生综合素质评价制度

⑦城乡互助教研制度、⑧专业引领制度

⑨其它与校本教研有关的制度

B3d教学研究：（教研组活动记录；教改实验档案；课改日志）、主题研究（理论学习、课例研究）

①通过多种方式开展课程标准和新教村校本培训的资料

②典型单元综合教案或典型教学设计案例

③组织开展的所有教研活动的记录等有关资料

④典型课例研讨、生成性主题研究、课题研究

③教师课后反思材料(发现教学中的问题，分析问题产生的原因，提高教师的课堂教学调控能力等)

B4 评价研究：

B4a教学评价：

①学科课堂教学评价标准

②实验教学评价标准

③实践活动评价标准

④教学活动考查制度(包括常态的听课、评课)

⑤教案检查结果

⑥量化考查记录

⑦教师听课记录

⑧班级日志或课堂日志

⑨学校、教研组组织教师听评课的规定和有关记录。

B4b教师评价：

①教师教学评估制度

②教师所教学科成级表

③教师评估结果汇总表

B4c命题研究：

①加强各学科命题研究的相关资料

②近三学期平时、期中、期末试卷及答案、试卷分析

③中考信息培训资料（中学）

B4d质量评价：

①教学质量评价办法

②统考、中考成绩对比

③初中生按时毕业率情况统计(A级达97%)（中学）

④平均成绩与其他同类学校的比较

⑤教学质量总结（办学效益）

B5其他

C学生管理

C1学生学籍档案

C2学生花名册：新生录取花名册、学生登记表、学生学籍变化情况、毕业生花名册、学区内残疾儿童登记表

C3流失生花名册、流失生回收档案

C4学区内0—13（小学）、13—16（初中）周人口登记表及0—18周岁人口登记表

C5普及程度统计表（入学率、巩固率、毕业率、完成率）。

C6学生成长档案及创新成果

①学生综合素质评价手册

②学生成绩统计表

③学生个人成长记录袋

④学生学习成绩分析

C7其他

D师资队伍

D1教师基本情况（学历资格、教学技能、教学质量）

D2教师专业发展档案（终生学习继续教育、反思交流、研究行动成果）D3班主任队伍管理档案

D4骨干教师教师档案【中高、中一（小高）、中二（小一）、中三（小二）】D5其他教职工档案

D6教师业绩考核资料

D7教师基本功训练比赛材料

D8领导干部基本情况

D9干部教师学习及管理记录（领导听课笔记、政治学习记录、业务学习记录、校务公开记录、教职工考勤记录）（与管理能力重复的内容可以省略）

D10语言文字工作领导小组、计划、总结、奖惩制度；教师普通话等级证书。

D11学校优秀教师论文以及教研成果

E德育工作

E1学校德育工作手册、班主任工作手册

E2德育工作组织制度

E3德育工作目标（分年级、分学段制定）

E4德育宣传材料、德育基地活动材料

E5德育专题研究论文

E6业余党、团校建设（活动室、组织建设、活动记录及图片）E7家长学校建设材料

E8升旗活动记录

E9心理健康教育资料

E10法制教育资料

E11其他活动资料

F艺术、体育、卫生、劳动技术

F1学校体育节、艺术节材料

F2各种活动获奖记录

F3学校文体活动计划、及训练记录、总结

F4校运会有关材料

F5学生健康检查表

F6劳动、健康教育计划、总结

F7音体美特长生培训计划、阶段性总结、学期末总结 G特色创建

G1特色建设组织机构和规章制度

G2特色建设计划总结

G3综合实践活动

G4特色工作成果

H安全工作

H1安全工作计划、部署、各种安全文件资料

H2单位基本概况重点部位情况

H3安全责任人管理人安全员责任分工表

H3安全制度

H4安全工作领导小组

H5安全应急预案

H6各类安全隐患及其整改情况的记录

H7各类应急疏散预案的演练记录

H8各种安全设施器材情况

H9安全检查、巡查记录

H10各类安全宣传教育培训记录

H11各类安全情况、事件、事故、及处理记录H12安全责任状

H13奖惩情况记录

I学校条件、校园建设、财务档案

I1经费保障、校舍基本状况

I2校舍使用情况

I3经费审计资料

I4校务公开资料财务凭证、账簿、会计报表等J 依法治校

K学校荣誉档案

K1集体荣誉

K2教师荣誉

K3学生荣誉

K4各种荣誉的图片

L成教档案

L1成教学校组织机构建设、制度

L2成人学校办学条件

L3成教经费

L4成人学校各种培训计划、总结

L5成人学校培训学员花名册

篇8：督导档案目录

一、档案目录中心的概念

国外没有使用“档案目录中心”这一称谓, 因而我们很难找到这方面见诸文字的表述。但是在实践中, 一些国家的档案信息系统具有与我国档案目录中心近似的功能, 可以为我们借鉴。综合文献所述的各种观点, 在汲取前辈学者们的有益思想基础上, 笔者对档案目录中心给出这样的概念表述:以国家级别的档案馆中的目录作为主体部门, 再以此为契机进行相关网络目录信息的搜集, 按一定的著录格式和数据规范形成统一的分布式目录体系, 提供档案目录信息服务的实体[1]16。其主要含义有以下四个方面:

1. 档案目录中心是以国家档案馆馆藏为基础。

档案馆作为永久保管档案的基地, 集中了全国绝大部分的档案资源, 丰富的档案资源是建立档案目录中心不可缺少的物质基础。依照档案目录中心现有的资源来看, 馆藏档案目录占有主体地位, 加强对馆藏档案资源的深层挖掘, 继续开发馆藏档案目录信息, 是完善档案目录中心的首要工作。随着各方面条件的不断完善, 我们的目录中心是可以延伸到机关档案科 (室) , 以基层单位的档案作为有益补充的。

2. 档案目录中心的汇集渠道是国家档案馆网。

无论在实体环境还是虚拟空间里, 档案目录中心的建设都必须依托我国现有的档案馆网。档案馆网内集中了我国档案界的人力资源、技术资源和设备资源等, 同时也是建设档案网站的主要力量, 而档案网站又是传播档案目录信息的重要渠道。依托档案馆网, 可以使工作者更好地通过档案目录中心进行现实性的工作, 也是可以借助于国家档案馆的官网传播, 既可以调动档案馆参与的积极性, 又可以缓解档案资源在档案馆之间分配不均的矛盾, 加强档案馆网的整体信息存储功能。

3. 档案目录中心的管理对象是按一定著录格式和数据规范经过整理的目录体系。

档案目录中心保存的不是零散的目录信息, 而是按照一定规律整理、形成体系的目录集合。手工检索的档案目录和支持多种自动检索方式的档案目录数据都是档案目录中心的管理对象。为了便于信息采集、共享和利用, 需要制定统一的著录标准和数据规范。就数字目录信息而言, 海量的信息数据不可能集中存储于同一个服务器上, 只能采取物理分开、逻辑集中的方案, 即采用分布式结构。因此, 档案目录中心的管理对象必须是按一定著录格式和数据规范经过整理的分布式目录体系。

4. 档案目录中心的任务是提供档案目录信息服务。

明确档案目录中心的任务有助于开展目录中心的各项工作。为了满足多种检索需要, 既要保存手工检索工具, 又要开发数字化的档案目录;为了便于向利用者提供服务, 要不断增加文件级目录条目数量;为了满足多层次的利用需求, 需要建立专题档案目录数据库。

二、我国档案目录中心存在的问题

1. 档案目录资源单向积累。

档案目录数据采集工作具有“由下到上”的特点———由下级档案机构采集、录入、整理, 向上级机构汇总。这种方式是由我国档案管理体制和各类档案馆功能定位决定的。从某方面看, 这样的方式具有一定的优越性———将分散的档案目录信息汇集到中央级或地区级综合档案馆, 在一馆范围内最大程度实现某一目录数据库的完整。但是, 其缺点也十分明显, 各级国家档案馆、专业档案馆和企事业档案馆由于体制、人力、物力等限制, 很难与其他档案馆进行目录资源共享, 因而影响资源的有效整合。

2. 档案目录标准体系不完善。

档案目录标准体系包括著录规则、分类标引和主体标引细则、数据采集标准、机读目录数据交换格式标准等。目前, 三个国家级历史档案资料目录中心制定的标准体系已经被定为档案行业标准, 各省、市级档案馆则是“各自为政”制定本区域的标准。多重标准不利于档案目录资源的规范描述和共享。

3. 数字化程度不一致。

像上海、青岛、深圳和海南这样经济比较发达的地区, 档案馆本身实力雄厚, 档案目录中心数字化工作开展得比较好。而在经济欠发达地区, 如果领导不重视, 档案目录中心的工作就很难开展起来, 数字化进程就会比较缓慢。从全国整体来看, 档案目录数据信息相对于我国档案馆馆藏信息总量而言, 所占比重还很小。这主要有以下三个方面的原因:一是档案编目工作做得不到位, 目录不能准确反映馆藏档案情况;二是馆藏实体档案目录著录和标引不规范, 转化成数据格式难上加难;三是档案馆一方面接收新进实体档案, 一方面还要还数字化工作的“欠账”, 工作量大, 进展缓慢[2]10。

4. 检索途径单一。

在国际互联网上, 多数档案网站只有对本馆目录中心的介绍, 并不提供网上检索, 能提供网上检索的, 检索方式相对单一, 并且有条件限制, 例如必须为该网站注册用户。在馆际交流方面, 档案目录中心并没有形成网络, 不提供跨地域、跨数据库、跨行业检索。这样导致用户必须到档案馆才能查询档案目录, 若想利用档案全文就要更费周折。

三、发展我国档案目录中心的有效措施

我国未来五年档案事业发展主要任务在《档案事业发展“十二五”规划》中明确提出, 我们应该围绕国家档案信息资源库建设这一中心任务, 做好现存档案工作的数字化处理以及增设新电子档案两项内容, 在全国范围内广泛开展规范化及共享形式的基础档案数据库的建设工作。

1. 合理配置档案资源。

我国档案工作实行统一领导, 分级管理的原则, 由于领导体制的制约, 各级国家档案馆、专业档案馆和企事业档案馆保存的档案资源缺乏有效的整合。应该注重分析档案电子化的专业性管理内涵, 能够对其进行有效、细致、详尽的工作规划, 并要实时监测其发展动向, 以此保障国家档案信息资源的最优化配置和有效的使用。目前深圳已经将城建档案馆划归到市档案局管理, 安徽和县把城建、房产、水利和交通等领域工作统一到县档案馆, 能够对档案信息进行资源整合共享, 规避工作中可能出现的冗余现象, 可以更好地为社会服务。这已经成为专业档案管理的全新大胆革新, 非常值得档案学界深入研究, 其中的先进经验也很值得在今后的档案工作中借鉴。

就某个档案馆而言, 要把数字档案馆和档案目录中心的建设结合起来。首先, 在网络分层上与数字档案馆保持一致;其次, 充分利用已经数字化的全文档案;第三, 对于没有经过数字化处理的档案应该优先考虑编制目录数据。

2. 从源头做起, 努力充实档案馆馆藏。

首先要做好档案征集、接收、整理、编目等基础性工作, 努力充实档案馆的馆藏, 不断完善现有的实体形式的馆藏目录。接下来需要将已经完成的目录进行电子化的数据转移操作, 密切注重其中的文件级档案目录的收集和整理。从利用档案资源的层面分析, 现在文件级的目录已经成为最佳的检索工具。这也就意味着只要有相关的查询需求, 就可以充分地发挥出它的作用, 达到高效操作和使用的目的。

目前档案馆面临着诸多难点问题。其一, 实体档案馆藏的内容含量丰富, 在进行相关数字化处理和操作时, 会带来高工作强度中的信息处理难度以及会对使用者带来很大的不便。其二, 在现有实体馆藏工作的发展中, 始终存在着电子化工作的滞后, 这也会带来连锁的阻碍效果。其三, 在进行数字化工作的过程中, 这是需要在统一的系统下完成, 此时需要考量不同系统的兼容性, 也是有着数字化信息统一化操作的问题。如果不能够解决这个问题, 会造成使用和工作的双重问题。有鉴于此, 在进行现有档案目录中心工作时, 不仅需要体现出量的作用, 还要进行相对应的功能拓展和深化, 提升原有信息发布平台的管理方式和运营模式, 从原先的单向信息发布变成现在的多向信息交流, 能够达到各个环节的有效整合, 这样可以促进信息资源的共享, 提升工作效率以及信息的利用率等[3]21。所以, 必须加快工作方式的转换, 体现在两个层面中, 一是要实时性地扩展档案目录, 并对其进行目录结构的深化, 二是中心系统内拥有档案全文信息的数据量。

3. 制定规范, 统一标准。

抓紧制定档案目录资源的元数据标准, 同时注意保持与现有政府信息资源元数据标准一致。在广泛研究各地方档案目录中心标准的基础上, 争取早日出台国家级或行业的统一规范。完善现有不同格式的信息数据向标准方向统一化整合。强化现有档案工作的信息化与电子文件、电子档案管理的监督和指导。严格按照现有数据采集规范 (包括国家级和地区级) 进行收录, 同时, 在管理上, 明确各部门责任, 加强对网上档案数据的安全保护工作。

要确保新进馆档案的电子标准化操作。需要探讨档案电子化运作的资源共享效果, 深刻分析档案信息中电子化工作的特点, 有效规范信息采集模式, 制定标准的电子文件格式, 并要做好相关的监督工作, 这样为后续档案目录数据库的建设和完善做好充足的准备工作, 通过此种方式, 更好地进行数字档案信息管理工作, 并研发相应的运作管理平台, 进而减少数字目录信息转化的工作量[4]16。

4. 做好人才的引进与培养工作。

在建设档案目录中心时, 需要借助于现代信息化管理技术, 要不断地培训工作者, 掌握和熟悉信息技术特点和应用方法, 其核心元素在于工作者的素养, 因此要不断培养档案信息化建设的人才, 建立一支既有丰富的档案管理经验, 又精通信息技术和管理, 能够适应现在高速发展的网络信息化技术的专业工作团队。首先, 要规范现有人才培养以及团队建设纲领, 制定出明确的信息化技术培养以及专业化人才组建的计划和具体意见。其次, 要加强档案信息化的专业培训。有侧重的培养档案工作人员, 通过各种培养方式, 提高相关工作者的技能和素养, 尤其是体现在技术和管理水平的提升, 把档案信息化建设作为员工培训的核心内容, 在不断的强化训练中既能够掌握扎实的理论知识, 又能够在培训的过程中掌握更多的实际经验。在日常工作时, 也要做好团队的管理和监督工作。通过及时的学习和调整, 进行队伍的深化建设, 达到预期规划的效果。最后, 要重视优秀人才的吸纳工作, 这也是保障工作效率以及先进性的必要方式。根据当前工作的发展需要引进相关的信息技术工作者, 可以从事专业化的档案信息工作的建设和管理, 包括软件研发、网站管理、数据库维护以及系统保养等, 将数字信息化技术充分地应用到档案管理中。

摘要：本文基于数字信息时代背景, 厘清了档案目录中心的概念, 分析了我国档案目录中心存在的问题和发展我国档案目录中心的有效措施。

关键词：数字信息时代,档案目录中心,档案信息化

参考文献

[1]戚颖.全国档案目录中心建构初探[J].浙江档案, 2010 (2) .

[2]黄广琴.OCLC对构建区域性档案目录中心的启示[J].档案与建设, 2011 (5) .

[3]邱少雄.广东:全方位共享资源[J].中国档案, 2010 (7) .