行政机关公文发文字号格式

行政机关公文发文字号格式（精选8篇）

篇1：行政机关公文发文字号格式

附件2

惠州市环保局行政机关公文发文字号格式范本

1、惠市环报

2、惠市环

3、惠市环函

4、会议纪要

5、内部情况通报

6、惠市环建

7、惠市环罚告

8、惠市环罚

9、惠市环违改

10、惠市环罚申字

11、惠市环案

12、惠市环守

13、惠市环办

14、惠市环办函

惠州市环境保护局文件

惠市环报〔20××〕×号 签发人：×××

关于××××××的请示（报告、意见）

×××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：

1、×××××××××××

2、×××××××××××

二○××年×月×日

主题词：××

××

请示（报告、意见）抄送：×××，××

惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发

（共印×份）

惠州市环境保护局文件

惠市环〔20××〕×号

关于××××的通知（公告、通告、意见、决定、通报等规范性文件）

×××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

二○××年×月×日

主题词：×× ×× 通知（公告、通告、意见、决定、通报）抄送：×××，××

惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发

（共印×份）惠 州 市 环 境 保 护 局

惠市环函〔20××〕×号

关于×××××的函（意见、批复）

×××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

二○××年×月×日

主题词：×× ×× 函（意见、批复）抄送：×××，××

惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发

（共印×份）

惠州市环境保护局会议纪要

惠州市环境保护局 〔20××〕×期 20××年×月×日

××××会议纪要

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

主题词：×× ×× 会议纪要 抄送：×××，××

惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发

（共印×份）

内 部 情 况 通 报

惠州市环境保护局 〔20××〕第×期 20××年×月×日

×××同志在×××上的讲话

（20××年×月×日）

同志们：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

主题词：×× ×× 通报 分送：×××，××

惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发

（共印×份）惠 州 市 环 境 保 护 局

惠市环建〔20××〕×号

关于××项目环境影响报告书（报告表）的批复

×××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

二○××年×月×日

主题词：×× ×× 批复 抄送：×××，××

惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发

（共印×份）惠 州 市 环 境 保 护 局

惠州市环境保护局行政处罚事先告知书

惠市环罚告〔20××〕×号

×××××× ：

经调查，你单位的以下行为：×××××××××××，违反了下列环境保护规定：《××××××》第×、×、× 条、依据《×××××××》第× 条、《中华人民共和国政府信息公开条例》和《环境信息公开办法（试行）》，对你单位（或者个人）作出如下行政处罚：

1． ×××××××× 2． ××××××××× 3.将行政处罚信息抄送人民银行信用管理系统、在政府公众网上公开并抄送有关政府职能部门。

根据《中华人民共和国行政处罚法》第三十一条和第三十二的规定，你单位如对本处罚意见有异议，可在接到本通知之日起7日内向我局提出陈述和申辩；逾期未提出陈述或者申辩，视为你单位放弃陈述和申辩的权利。

本局地址：××××××× 邮编：××××× 联系电话：××××××× 传真：×××××××

（印章）

二○××年×月×日

主题词：环保 行政处罚 告知 抄送：×××，××

惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发

（共印×份）

惠 州 市 环 境 保 护 局

行政处罚决定书

惠市环罚〔20××〕×号

单位名称：×××××××××× 法定代表人（项目经理）：××× 详细地址：××××××××××

一、环境违法事实和证据

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

二、行政处罚的依据、种类及其履行方式和期限

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

三、申请复议或者提起诉讼的途径和期限

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

二○××年×月×日

主题词：环保 行政处罚 决定 抄送：×××，××

惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发

（共印×份）

惠 州 市 环 境 保 护 局环境违法行为改正通知书

惠市环违改〔20××〕×号

×××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

二○××年×月×日

惠 州 市 环 境 保 护 局行政处罚强制执行申请书

惠市环罚申字〔20××〕×号

申请人：×××× 地址：×××× 法定代表人：××× 职务：×× 被申请人：×××× 地址：×××× 电话：××××

执行依据：×××××××××××××× 申请事项：×××××××××××××× 事实和理由：×××××××××××××

此致

××××人民法院

附件：××××××

二○××年×月×日 惠 州 市 环 境 保 护 局

[A（B、C）]

惠市环案〔20××〕×号

关于××提案（议案、建议）的会办意见（答

复）

×××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

二○××年×月×日

主题词：文秘工作

提案（议案、建议）

意见（函）抄送：×××，××

惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发

（共印×份）

惠 州 市 环 境 保 护 局××项目环境保护守法证明

惠市环守〔20××〕×号

×××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

二○××年×月×日

主题词：环保 守法证明 抄送：×××，××

惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发

（共印×份）惠州市环境保护局办公室文件

惠市环办〔20××〕×号

关于×××××的通知（通报、意见、决定）

×××：

×××××××××××××××××××××××××××××。

二○××年×月×日

主题词：×× ×× 通知（通报、意见、决定）抄送：×××，××

惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发

（共印×份）惠 州 市 环 境 保 护 局 办 公 室

惠市环办函〔20××〕×号

关于××××××××的函（批复、意见）

×××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

二○××年×月×日

主题词：×× ×× 函（批复、意见）抄送：×××，××

惠州市环境保护局办公室印发 20××年×月×日印发

（共印×份）

篇2：行政机关公文发文字号格式

(琼府[2001]26号 二00一年四月十六日)

为了规范行政复议法律文书，提高办案质量，根据《中华人民共和国行政复议法》的规定和《国务院法制办公室关于行政复议法律文书(试行)格式的通知》要求，结合本省实际，制定本规则。

第一条 在本省范围内办理行政复议案件，应当使用规范的行政复议文书格式和发文字号。

第二条 行政复议机关发文文号必须按以下规定印制：

(一)文种：“海南省×××××行政复议不予受理决定书”，发文字号：琼××复受字〔年份〕序号。

(二)文种：“海南省×××××行政复议责令受理通知书”，发文字号：琼××复责字〔年份〕序号。

(三)文种：“海南省×××××行政复议责令履行通知书”，发文字号：琼××复履字〔年份〕序号。

(四)文种：“海南省×××××行政复议停止执行通知书”，发文字号：琼××复执字〔年份〕序号。

(五)文种：“海南省×××××行政复议中止通知书”，发文字号：琼××复中字〔年份〕序号。

(六)文种：“海南省×××××行政复议终止通知书”，发文字号：琼××复终字〔年份〕序号。

(七)文种：“海南省×××××行政复议决定延期通知书”，发文字号：琼××复延字〔年份〕序号。

(八)文种：“海南省×××××行政复议决定书”，发文字号：琼××复决字〔年份〕序号。

(九)文种：“海南省×××××行政复议规范性文件转送函(一)”，发文字号：琼××复转字〔年份〕序号。

(十)文种：“海南省×××××行政复议规范性文件转送函(二)”，发文字号：琼××复转字〔年份〕序号。

第三条 行政复议机构发文文号必须按以下规定印制：

(一)文种：“×××××行政复议告知书”，发文字号：琼××法复告字〔年份〕序号。

(二)文种：“×××××行政复议申请转送函”，发文字号：琼××法复转字〔年份〕序号。

(三)文种：“×××××行政复议答复通知书”，发文字号：琼××法复答字〔年份〕序号。

(四)文种：“×××××参加行政复议通知书(一)”，发文字号：琼××法复参字〔年份〕序号。

(五)文种：“×××××参加行政复议通知书(二)”，发文字号：琼××法复参字〔年份〕序号。

第四条 行政复议机关和行政复议机构标识应当使用全称或者规范化简称。

第五条 行政复议案件编号应当一案一号，发文字号中的序号即为案件号。

第六条 行政复议文书格式附后必须经有权签发的负责人签字，方可印制发出。行政复议文书的成文日期以负责人签发日期为准。

第七条 行政复议文书用纸应当采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。

第八条 行政复议决定书应当加盖骑缝章。

第九条 本规则具体应用中的问题由省法制机构负责解释。

第十条 本规则自发布之日起执行。

附件：

行政复议法律文书格式

行政复议法律文书格式(一)

×××××行政复议不予受理决定书

琼××复受字〔200 〕 号

申请人：

姓名：

年龄：

性别：

住址：

法人或者其他组织名称：

住址：

法定代表人或者主要负责人姓名：

被申请人：

名称：

住址：

申请人对被申请人的(具体行政行为)不服提出的行政复议申请，经审查，本机关认为：

。根据《中华人民共和国行政复议法》第十七条和第条的规定，决定不予受理。

(法律、法规规定应当先向行政复议机关申请行政复议，对行政复议不服再向人民法院提起行政诉讼的，写明：不服本决定的，可以自收到本决定书之日起15日内依法向人民法院提起行政诉讼。)

二00 年

月

日

行政复议法律文书格式(二)

×××××行政复议责令受理通知书

琼××复责字〔200 〕 号

(被责令受理的机关)：

(申请人)不服(被申请人具体行政行为)于

****年**月**日向你机关提出行政复议申请，你机关于

****年**月**日作出不予受理的决定。经审查，该行政复议申请符合《中华人民共和国行政复议法》的规定。应当予以受理。根据《中华人民共和国行政复议法》第二十条的规定，请你机关自收到本通知之日起5日内受理该行政复议申请。

特此通知。

二00 年 月 日

抄送：(申请人)

行政复议法律文书格式(三)

×××××行政复议责令履行通知书

琼××复履字〔200 〕 号

(被责令履行的机关)：

(申请人)不服你机关的(具体行政行为)申请行政复议一案，本机关已作出行政复议决定(琼××复决字〔200 〕 号)，并于

****年**月**日送达你机关，你机关至今仍未履行。

根据《中华人民共和国行政复议法》第三十二条的规定，请你机关于

****年**月**日前履行该行政复议决定，并将履行结果书面报告本机关。

特此通知。

二00 年 月 日

抄送：(申请人、第三人)

行政复议法律文书格式(四)

×××××行政复议停止执行通知书

琼××复执字〔200 〕 号

(被申请人)：

(申请人)不服你机关的(具体行政行为)提出的行政复议申请，我们依法已予受理。(需要停止的事由)

。根据《中华人民共和国行政复议法》第二十一条的规定，决定自

****年**月**日起至作出行政复议决定之日前，停止该具体行政行为的执行。

特此通知。

二00 年 月 日

抄送：(申请人、第三人)

行政复议法律文书格式(五)

×××××行政复议中止通知书

琼××复中字〔200 〕 号

(申请人)：

你(你单位)不服(被申请人的具体行政行为)提出的行政复议申请，我们依法已予受理。(中止审查的事由)

。根据《中华人民共和国行政复议法》和其他有关规定，决定中止行政复议。

特此通知。

二00 年 月 日

抄送：(被申请人)

行政复议法律文书格式(六)

×××××行政复议终止通知书

琼××复终字〔200 〕 号

(申请人)：

你(你单位)不服(被申请人的具体行政行为)提出的行政复议申请，我们依法已予受理。(终止审查的事由)

。根据《中华人民共和国行政复议法》和其他有关规定，决定终止行政复议。

特此通知。

二00 年 月 日

抄送：(被申请人、第三人)

行政复议法律文书格式(七)

×××××行政复议决定延期通知书

琼××复延字〔200 〕 号

(申请人)：

你(你单位)不服(被申请人的具体行政行为)提出的行政复议申请，我们依法已予受理。因情况复杂，不能在法定期限内作出行政复议决定。根据《中华人民共和国行政复议法》第三十一条的规定，决定延期至

****年**月**日前作出。

特此通知。

二00 年 月 日

抄送：(被申请人)

行政复议法律文书格式(八)

×××××行政复议决定书

琼××复决字〔200 〕 号

申请人：姓名

年龄

性别

住址

(法人或者其他组织名称

住址

法定代表人或者主要负责人姓名)。

被申请人：名称

住址

第三人：姓名

住址

申请人不服被申请人的(具体行政行为)，于

****年**月**日提起行政复议申请，本机关依法已予受理。

申请人请求：。

申请人称：。

被申请人称：。

第三人称：。

经查。

本机关认为：(具体行政行为认定事实是否清楚，证据是否确凿，适用法律依据是否正确，程序是否合法，内容是否适当)。

根据《中华人民共和国行政复议法》第二十八条第款(第目)规定，本机关决定如下：

(符合行政诉讼受案范围的，写明：对本决定不服的，可以自接到本决定之日起15日内向

人民法院提起行政诉讼。法律规定行政复议决定为最终裁决的，写明：本决定为最终裁决，申请人、被申请人或者第三人应于

****年**月**日履行。)

二00 年

月

日

行政复议法律文书格式(九)

×××××行政复议规范性文件转送函

琼××复转字〔200 〕 号

(接受转送机关)：

(申请人)不服(被申请人的具体行政行为)提出行政复议申请时一并提出对(规范性文件标题及发文字号)的审查申请。

根据《中华人民共和国行政复议法》第二十六条和其他有关规定，现将有关材料转去，请予审查处理，并望回复。

二00 年

月

日

行政复议法律文书格式(十)

×××××行政复议规范性文件转送函

琼××复转字〔200 〕 号

(接受转送机关)：

(申请人)不服(被申请人的具体行政行为)提出的行政复议申请，我们依法已予受理。我们认为，被申请人作出具体行政行为的依据，(不合法的具体情况)根据《中华人民共和国行政复议法》第二十七条和其他有关规定，现将有关材料转去，请予审查处理，并望回复。

二00 年

月

日

行政复议法律文书格式(十一)

×××××行政复议告知书

琼××法复告字〔200 〕 号

(申请人)：

你(你单位)年

月

日对(被申请人的具体行政行为)不服提出的行政复议申请，依法应当向(有管辖权行政复议机关)提出。

接到本告知书后请按照《中华人民共和国行政复议法》第九条规定的行政复议申请期限，向(有管辖权行政复议机关)申请行政复议(自提出行政复议申请之日起至收到本告知书之日止的时间，不计入法定申请期限)。

特此告知。

二00 年

月

日

行政复议法律文书格式(十二)

×××××行政复议申请转送函

琼××法复转字〔200 〕 号

(接受转送的行政复议机关)：

(申请人)不服(被申请人的具体行政行为)，于

****年**月**日提出行政复议申请。根据《中华人民共和国行政复议法》第十五条、第十八条的规定，现将该行政复议申请转送你机关。

二00 年

月

日

附：行政复议申请书和相关材料

行政复议法律文书格式(十三)

×××××行政复议答复通知书

琼××法复答字〔200 〕 号

(被申请人)：

你机关

****年**月**日对

作出的 的具体行政行为，申请人

现已向本机关提出行政复议申请，本机关依法已于

****年**月**日受理。依照《中华人民共和国行政复议法》第二十三条发送你机关，请你机关自收到申请书副本(口头申请笔录复印件)之日起10日内，对该行政复议申请提出书面答复，并提交当初作出该具体行政行为的证据、依照和其他有关材料。

逾期不提出书面答复、提交当初作出具体行政行为的证据、依据和其他有关材料的，根据《中华人民共和国行政复议法》第二十八的规定，将对被提起复议的具体行政行为予以撤销。

特此通知。

二00 年

月

日

附：行政复议申请书(口头申请笔录复印件)

行政复议法律文书格式(十四)

×××××参加行政复议通知书

琼××法复参字〔200 〕 号

(第三人)：

(申请人)不服(被申请人)作出的具体行政行为一案，(申请人)现已向本机关提出行政复议申请，本机关依法受理。依照《中华人民共和国行政复议法》第十条的规定，你们作为第三人参加行政复议，现将行政复议申请书副本(口头申请笔录复印件)发送你们，请你们自收到申请书副本(口头申请笔录复印件)后，提出书面意见。

特此通知。

二00 年

月

日

附：行政复议申请书(口头申请笔录复印件)

行政复议法律文书格式(十五)

×××××参加行政复议通知书

琼××法复参字〔200 〕 号

(第三人)：

(申请人)

不服(被申请人)作出

的具体行政行为一案，你们向本机关申请参加行政复议，本机关经过审查，依照《中华人民共和国行政复议法》第十条的规定，同意你们作为第三人参加行政复议，现将行政复议申请书副本(口头申请笔录复印件)发送你们，请你们自收到申请书副本(口头申请笔录复印件)之日起10日内，对该行政复议申请提出书面意见，并提交相关材料。

特此通知。

二00 年

月

日

附：行政复议申请书(口头申请笔录复印件)

发布部门：海南省政府 发布日期：2001年04月16日 实施日期：2001年04月16日

篇3：发文机关媒体形象塑造与公文写作

一、发文机关要真会公文, 真懂公文, 要以“对”示人

公文是一种从形式到内容都非常规范的文书, 要求所写公文不仅做到格式规范、行文规范, 也须文体规范、写法规范。制作发布公文是一件十分严肃的事, 如果公文格式、公文写法不规范, 错误百出, 发文机关就会给公众留下草率、马虎、做事不认真的印象, 有损发文机关的公信力与权威性, 最终带来的结果必然是公文执行力的大打折扣。因此, 从写作的角度看, 发文机关所拿出来的每一份公文都应是范文。然而, 现实中的一些公文, 尤其是网上流转的电子公文, 格式不规范、写法不规范的比比皆是, 非常普遍。有的公文文面格式中的标识项不全, 有的标识项标识的位置不对, 有的行文时党政交叉, 有的越级行文, 有的文种误用, 有的正文内容缺项, 有的语段有明显逻辑错误……诸如此类问题看似是形式上的事, 是小事, 实则不然, 高质量的公文应是形式与内容的高度统一, 没有规范的公文形式, 也就不可能有规范的公文内容、高质量的公文文本。

二、发文机关要以诚为文, 要以诚待人

所谓以诚为文、以诚待人, 是说发文机关是为了满足客观工作需要而真诚面对公众、认真开展公文写作的一种职责行为。这样的公文写的是真事, 说的是真话, 文是本单位的文, 事是本单位的事, 而不是“湖南开会推介河南景区”“开封指导漯河工作”。公文抄袭、玩文字游戏、写应景文章, 为文不讲诚信, 做事不讲诚信, 睁眼儿说瞎话、说胡话、说大话、说假话、说空话, 说了不做, 承诺了不兑现, 出尔反尔, 朝令夕改, 这是对公众的轻视与愚弄, 是对庄重、神圣的红头文件的莫大嘲讽。江西某县水利局与甘肃某县水利局的工作部署类公文几乎一模一样, 河南的两个乡镇挂在政府网站上的政绩报告除地名不同外, 内容几乎完全相同, 连人口、面积, 甚至是栽种的树苗的数量都是一样, 试想, 这样的公文能为发文机关赢来良好的舆论评价吗。不能以诚待人, 必然不能以诚为文, 不能以诚为文必然产生空文、假文、抄袭之文、雷同之文, 写作这样公文的发文机关必然会遭到公众的轻谩与唾弃, 其正面媒体形象的塑造也就无从谈起。

三、发文机关写作公文要以法律为准绳, 要以法管人

发文机关的公权力是人民赋予的, 它必须在法律所规定的职责范围、权限范围内行使, 作为一种管理工具, 公文的写作一定要合法。在强调依法治国、建立法制国家的今天, 如果发文机关所发公文本身就存在不合法的地方, 该发文机关将很快成为公众指责、批评、诟骂的对象。

公文合法, 首先是公文写作的主体要合法。公文写作主体不合法, 缺乏公文行文资格却偏要写公文、发公文, 这种行为等同于伪造公文, 这样做的后果不仅会被行政问责, 恐怕还会因触犯刑法而被问罪。

公文合法, 其次是公文的内容要符合法律要求, 要与国家有关方针、政策保持一致, 公文的主旨要能体现法律精神。现实工作中, 公文乱象让人触目惊心。有发公文推销烟、推销酒的, 有发公文为选举拉票、搞强行捐款、为犯罪嫌疑人说情的, 有发公文赋予富豪超公民待遇的, 也有不经人大选举直接发公文任命市长的。诸如此类, 不一而足。公众意见最大、媒体诟病最多的就是发文机关所发公文的内容不合法。因此, 发文机关在写作公文时尤其在使用公文来发布命令、布置工作、处理事务时, 一定要认真深入地思考一下, 自己有没有这样的权利?这是不是自己职责权限范围内的事?自己这样做国家的法律法规是不是允许?是不是与国家有关方针政策、法律法规冲突?发文机关出台内容不合法的公文, 必将搬起石头砸自己的脚, 结果必然会置自身于非常不利的地位。

公文合法, 再次是公文写作的程序要合法。公文写作程序合法就是公文的出台要经过完整的既定的程序, 要充分发挥党委领导下的分工负责制, 严把核稿关, 不搞一人说了算。现在有一种说法叫“黑头 (指法律) 管不住红头, 红头管不住口头 (指领导者个人意见或指示) ”, 之所以会出现这种现象, 与公文写作程序不合法不无关系。因此, 公文写作要按照公文制发处理程序来进行, 要反复校对, 认真审核, 这是杜绝公文内容不合法的有效手段, 也是提升公文写作质量的必然途径。

四、发文机关写作公文要运用理性思维, 要充满理性精神, 要以理服人

所谓理性思维、理性精神, 是指发文机关在写作公文时要讲道理。简明扼要、适可而止地讲道理, 有助于提高认识, 统一思想, 有助于机关公文的贯彻执行。公文与公务活动紧密联系在一起, 公务活动就是由一个个事情、事务组成的, 写作公文是要用来办事的, 公文忌讳空谈不着边际的大道理, 尽管如此, 这并不意味着公文不能说理, 不能有说理的成分和内容。有些公文, 尤其是下行公文, 光布置工作不行, 还得讲道理, 谈根据, 说原因。公众不是不知好歹、胡搅蛮缠, 许多发文机关的发文动机和目的是好的, 但公文下发后并没能得到很好执行, 反而遭到误解或受到来自不同方面的批评, 其主要原因恐怕就是公文里面没讲道理或道理没讲清。有道理不屑去讲、不愿去讲或根本就没道理、蛮不讲理, 靠下死命令, 定硬杠杠, 凭借手中权力强行推动, 这样做必然遭到公众的反感与抵触, 事情一旦闹大, 发文机关的媒体形象必然会受到影响。因此, 有助于发文机关媒体形象塑造的公文一定具有理性美, 需要讲理的时候它会讲得很明白, 很到位, 需要亮明观点的时候, 它会亮得有根有据。具有理性美的公文能以理服人, 而不是以权压人, 具有理性美的公文甚至其结构、其语言、其对事物的认识及对问题的处理, 都会显得周密、严谨、清晰, 无懈可击。

五、发文机关写作公文要出于公心公情, 要以情感人

发文机关要想塑造良好的媒体形象, 要想走进公众的心里, 在公文写作时就不能不考虑公众的受文心理。从接受美学的角度来说, 公文写完后, 其作用只算发挥了一半, 另一半要靠受众去完成, 公文能否被接受在很大程度上取决于公文能否满足公众的期待心理, 而公众众多期待心理里面一个最重要的内容就是发文机关是否有“情”, 是否有“义”, 是否坚持了正义, 是否代表了真理。公文并非冷冰冰的不近人情之物, 公文里的“情”不是儿女私情, 而是社会“公”情, 这是一种能被公众普遍所接受、所认同的情感, 是公文字里行间透出的一种正确道德评判取向与思想评判标准给受众带来的崇高感、愉悦感。

立场不同, 看事物的角度不同, 对相关事物所持态度就不一样, 随之而产生的情感的强烈程度也就千差万别。这一点在公文写作中表现得尤为明显。一篇通令在叙述完人物的先进事迹后这样写道:“在这场历经3个多小时的灭火战斗中, 参战官兵发扬‘一不怕苦, 二不怕死’的革命精神, 顶着灼热的气浪, 冒着汽油罐随时都可能爆炸的危险, 英勇顽强, 奋不顾身, 勇敢战斗, 谱写了一曲团结战斗的凯歌。”这是站在人民利益的立场上对参战官兵所持的一种肯定的态度, 褒扬赞美之情溢于言表;同样是公文, 一篇布告在宣布对罪犯判刑时这样写道:“该犯罪行严重, 情节恶劣, 不但不坦白交代, 而且串通同伙, 订立攻守同盟, 实属怙恶不悛, 必须严加惩处。”同样站在人民利益的立场上, 但事实的不同使发文者对犯罪分子所持的是否定态度, 字里字外不乏一种愤慨憎恶之情。

发文机关理应成为正义的代言人, 成为真理的传唱者, 要真正做到“情为民所系, 利为民所谋”。若为小团体的利益而放弃公众的利益甚至侵害公众的利益, 公文字里行间充斥的必然是官场的腐朽味、金钱的铜臭味, 这样写出来的公文冷若冰霜, 拒人千里之外, 毫无感染力可言, 自然难以走进公众内心, 也自然难以获得公众的好感与好评。

篇4：行政机关公文发文字号格式

一、发文机关代字存在的问题

目前发文机关代字拟制中存在的问题集中表现在三个方面：

（一）发文机关代字拟制不准确、不完整

发文机关代字拟制不准确、不完整，导致代字脱离了发文机关。发文机关代字是发文机关全称的高度缩略，因此代字拟制的基本原则是与发文机关保持一致。而二者不一致的情况却随处可见：例如中国科学院离退休干部工作局的《关于在全院实施完善共享机制增加离退休经费方案的通知》（离退字〔2014〕1号），中国科学院重大科技任务局的《关于核查及补充填报A类先导专项管理文件的通知》（重字〔2014〕6号），显然，以“离退”作为中国科学院离退休干部工作局的代字、以“重”作为中国科学院重大科技任务局的代字，都太过简化，不能准确、完整代表发文机关。

（二）同一单位的发文机关代字拟制标准模糊

按照公文“统收统发”的要求，机关单位的文件应当由文秘部门或者专人统一管理，发文字号的拟制和编写应当按照一定的原则统一规范，不能出现由同一单位印发的同一种类的相同承办部门的公文，使用不一样的发文机关代字，否则必然会造成混乱，给阅文、收文、办文带来某种程度上的困惑。如中国科学院条件保障与财务局的《关于印发〈中国科学院所属单位经济活动内部控制规范〉的通知》，文号为“科发条财字〔2013〕206号”，而同是中国科学院条件保障与财务局的《关于印发〈中国科学院野外科学考察等特殊科研活动经费支出管理办法（试行）〉的通知》，文号却是“条财字〔2014〕33号”。凡此种种，不胜枚举。

（三）发文机关代字中嵌字杂乱

“嵌字”指的是发文机关代字中，非发文机关全称关涉的、由发文机关根据一定规定或使用原则“镶嵌”在发文机关代字中的某些特定字，常见的有“发”“字”“函”“复”，以及承办/主办部门或公文内容代字等。由于没有明确的规定可参考，对嵌字的理解存在较大的差异，因此使用也比较混乱。

二、对发文机关代字拟制的探讨——嵌字的规范使用

（一）嵌字的使用现状

根据目前常见的嵌字和对其主流认识，可分为三类：一是代表行文方向的“发”“复”“呈”“报”等。一般以“发”“复”为下行文嵌字代表，“发”意义宽泛，适用于各种下行文，“复”则一般常见于上级对下级的批复。“呈”“报”均为上行文嵌字代表。二是承办/主办部门代字或公文内容代字，根据公文承办/主办部门不同，科研院所常用“办”（办公室）、“人”（人事部门）、“财”（财务部门）、“资”（资产部门）、“基”（基建部门）、“科”（科研部门）、“研”（研究生管理部门）等字。根据公文内容不同，常用“任”（人事任免）、“教”（教育教学）、“学位”（学位授予）等字。当然这两者并不能完全区分开来，一般承办/主办部门代字也可理解为公文内容代字。三是“函”“字”“明電”等专用词，“函”表示此公文的文种为函件或者是以信函格式流转的一般事务的专发性通知、批复等。“字”一般认为多用于具体事务、职能型发文，或与“发”配合使用，跟在公文内容代字之后。“明电”主要用于明传电报。

（二）规范使用嵌字的探讨

要在坚持发文机关代字拟制基本原则的前提下，探讨嵌字的规范使用，确保发文机关标志、发文机关代字、发文机关署名三者的一致性。明确以上原则后我们再来逐一探讨以上几类嵌字的使用。

关于行文方向代字：公文的行文方向可以从公文的文种或标题一目了然地获取。根据概括性的原则，为简洁明了起见，一般不建议在发文机关代字中加行文方向代字。但如果发文机关代字只有一个字，建议使用“发”（下行文且普发性或阅知范围较大的文件）或“字”（具体事务性或职能型发文）字，而且如果使用，应坚持继承性和发展性的原则，同类文件统一使用。其他行文方向嵌字均不建议使用。

关于公文内容代字（包括承办/主办部门代字），用或不用各有利弊。用的话可以提高文件的针对性，使收文人或者检索人一望即知其内容类别，便于管理和检索利用，弊端则在于会造成发文机关代字较长，不够简洁明了。不用则利弊反之。在发文机关代字中加上公文内容代字需要注意的是，必须坚持发文机关标志、发文机关代字与发文机关署名三者的一致性，不能简单将内容代字直接加在机关代字后面，否则容易造成内容代字与部门代字混淆，给阅文人造成发文机关为某单位某部门的误解，例如，中国科学院兰州分院人事人才工作类文件，发文机关代字为“科兰发人字”，用“发”将发文机关与内容代字隔开，保持了三者的吻合性，反之如直接用“科兰人”，从发文机关代字来看发文机关似乎为兰州分院人事工作管理部门，给阅文人造成了不必要的误解，也影响了三要素的一致性。

关于专用词：如发文机关代字中加上内容代字，需要用“发”将机关名称与内容代字隔开时，应在内容代字后面加上“字”。在其他情况下，为简洁概括起见，一般不建议加“字”。如：“函”“明电”使用情况较为明确，不存在太多的争议。需要说明的是一般“函”直接加在机关名称后，无需与“发”“字”配合使用，而“明电”则常与“发”一起使用，例如国务院和国务院办公厅对没有直接隶属关系单位的批复常用“国函”和“国办函”，国务院和国务院办公厅的明传电报分别为“国发明电”和“国办发明电”。

总之，公文处理的规范化在于每一个细小的环节，以上探讨和建议是建立在感性认识和理性思索的基础上的，管窥蠡测，一家之言，旨在为公文处理的科学化和规范性提供更多的思考和参考。

（摘自《应用写作》）

篇5：xx公司公文发文格式专题

关于xx项目xx问题的处理报告

xxx局：

对于xxxx一事，我公司已作处理，现将处理结果书面汇报贵局。

……

二〇一二年x月x日

（联系人：，联系电话：）

主题词：xxxxxx处理报告

抄送：xx

篇6：公文格式(字体字号)

大家在写报告时注意一下字体和格式，题目用二号方正小标宋，一级题目用三号方正黑体GBK，二级题目用三号方正楷体GBK(加粗)，三级题目用三号方正仿宋GBK(加粗)，正文用方正仿宋GBK.

篇7：行政机关公文发文字号格式

规范

政府公文格式及公文字体字号标准

公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。

标题字体：字体一般二号宋体加黑、黑体、字号要大于正文的字号。

大小标题号：一、二、三…”用三号黑体；…”用三号仿宋体字；

二级标题为三号黑体；

三级标题为三号仿宋加粗；

保密级字体：一般用3号或四号黑体；

文头的字体：大号黑体字、黑变体

字或标准体、宋体字套色；

发文字号：一般采用3号或4号仿宋体；

签发人的字体：字体一般宋体、黑体、字号要大于正文的字号； 正文字体：常用3号或4号仿宋体； 附件的字体：常用3号或4号仿宋体

主送机关的字体：一般采用3号或4号仿宋体

作者的字体：常用3号或4号仿宋体；

日期的字体：常用3号或4号仿宋体;

注释的字体：常用4号小或4号仿宋体；

主题词的字体：常用3号或4号黑体；与抄送机关的字体字号相同或小一号的文 主标题为二号宋体；

签发人用三号楷体字；

公文各要素和标识简单介绍

一、眉首部分

1、公文序号。标识时，用阿拉伯

数码顶格在版心左上角第1行。

2、秘密等级和保密期限。标识时，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行。

秘密等级和保密之间用★隔开。

3紧急程度。标识时，用3号黑体字，如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4、发文机关标识。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。

5、发文字号。标识时，用3号仿宋体字，居中排布；年份用阿拉伯数字标识；年代应用全称，用六角括号〔〕括入；序号不编虚位，即不编为001，不加“第”字。

6、签发人。签发人字用3号仿宋体，上报的公文需标识发人姓名，平行于文字号右侧。

二、主体部分

1、公文标题。公文标题文字要求准确、简要、概况、书写时要居

中，用2号小标宋体字。

2主送机关。标志位置在标题下空1行处，左侧顶格用3号仿宋体标识，回行识仍顶格最后一个主送机关标全角冒号。

3、公文正文。标识在主送机关的名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。

4、附件。用3号仿宋体标识，后标全角冒号和名称。附件有序号，使用阿拉伯数字。

5、成文日期。以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位为准，电报以发出日期为准。

6、附注。用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识爱成文时间下一行。“请示”文种中，应当在附注处注明联系人姓名和电话。三版记部分

1．主题词。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

2．抄送机关。公文如有抄送，在

主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐。

3．印发机关和印发时间。用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

四、格式中的几处用线

在眉首与主体之间，一般用一条红色的间隔线。这条线一般在发文字号下4mm处与版心等宽，采用红色反线。

版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。

2．用纸。公文用纸一般采用GBA 4型。

3．当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

五．排版规格与印制装订要求。

排版规格。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

印刷要求。双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BI100％，红色油墨应达到色谱所标

Y80％．M80％。印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划。

装订要求。公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。

5．页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行处。

国务院关于2011国家

科学技术奖励的决定

国发〔2012〕7号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：

为全面贯彻党的十七大和十七届六中全会精神，深入贯彻落实科学发展观，大力实施科教兴国战略和人才强国

战略，促进科学技术事业发展和综合国力提升，国务院决定，对为我国科学技术进步、经济社会发展、国防现代化建设作出突出贡献的科学技术人员和组织给予奖励。

根据《国家科学技术奖励条例》的规定，经国家科学技术奖励评审委员会评审、国家科学技术奖励委员会审定和科技部审核，国务院批准并报请国家主席胡锦涛签署，授予谢家麟院士、吴良镛院士2011国家最高科学技术奖；国务院批准，授予“流体力学与量子力学方程组的若干研究”等36项成果国家自然科学奖二等奖，授予“有机发光显示材料、器件与工艺集成技术和应用”等2项成果国家技术发明奖一等奖，授予“后期功能型超级杂交稻育种技术及应用”等53项成果国家技术发明奖二等奖，授予“青藏高原地质理论创新与找矿重大突破”国家科学技术进步奖特等奖，授予“玉米单交种浚单20选育及配套技术研究与应用”等20项成果国家科学技术进

步奖一等奖，授予“高性能移动分组核心网智能化技术创新及应用”等262项成果国家科学技术进步奖二等奖，授予德国数学家德乐思等8名外国专家中华人民共和国国际科学技术合作奖。

全国科学技术工作者要向谢家麟院士、吴良镛院士及全体获奖者学习，自觉弘扬求真务实、勇于创新的精神，以科教兴国为己任，坚持科学技术为经济社会发展服务、为人民服务，切实增强自主创新能力，为建设创新型国家、推动经济社会又好又快发展作出新的更大贡献。

国务院

篇8：行政机关公文发文字号格式

1 信函式格式的使用使公文格式不统一

1.1 形成便函、函、信函三种格式并存局面

“函”是不相隶属机关,平行机关之间相互联系工作、商洽有关问题、处理事务的一种文字工具,在我国被各级各类机关、群团、企事业单位广泛使用。据《辞源》(商务印书馆,1979年修订本)记载,“函”指称书信始于汉代,《三国志·魏书·刘晔传》记载:“(曹操)每有疑事,辄以函问晔,至一夜数十至耳。”不过那时的函主要用于私务。用于公务的函,其前身是封建社会官署衙门之间、平级官员之间相互往来的平行公文,如“关”、“刺”、“移”、“解”、“碟”、“咨”等。1912年11月6日北洋军阀政府颁发的《公文程式条例》中规定:“行政各官署无隶属关系者之往复文书,以公函行之。”1957年国务院秘书厅的《关于公文名称和体式问题的几点意见》出台后,“公函”改称“函”。自此“函”被列为正式文种,并开始在我国被广泛使用。新中国成立后,将“函”列为常用或主要文种。20世纪80年代末起,国内选用“函”文种行文时基本上采用便函和函两种形式;但自新国标出台后,用“函”文种行文时,出现了三种格式并存的局面。

一是“便函”形式。长期以来,在我国各级各类机关、人民团体、企事业单位,为方便起见,在介绍、商洽、询问、催办等有关事宜时,往往用一种与书信大体相同的“便函”行文。这类便函格式上只有版头和主体两部分,缺版记部分;两大部分中公文格式的要素往往不完整,而且格式要素标识随意性很大,如:公文印制时使用版头标印有机关全称或简称下有一条红色反线的便笺纸,无发文字号,大多无公文标题,有的虽有公文标题,标题直接为“公函”、“邀请函”、“拜访函”、“约稿函”、“征求意见函”等等。

二是“红头文件”形式,即选用“函”这一公文文种行文时,以正式红头文件格式标印。自1996年5月3日《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)及1989年3月1日《国家机关公文格式》(GB9704—1988)标准试行后,我国各级党政机关按照统一、规范的要求,普遍采用公文格式标准中规定的公文格式要素来印制公文。每件公文中格式的三大部分(版头、主体、版记)较完整,各要素较齐全,如党的机关公文使用“函”这个法定文种行文时,版头一般都标印机关全称或规范化简称后加括号内标注“函”字,如“××××××(函)”;发文字号三要素之一机关代码中都标识“函”字,如“×委函”、“×委办函”,“×政函”、“×政办函”等。唯一区别的是印制此类公文时,行政机关的公文版头统一由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。就全国而言,使用“函”文种行文时,公文格式逐步朝着统一、规范的方向迈进。

三是“信函式格式”的形式。1999年底,修订发布了新国标,新国标第11条第1款信函式格式中规定:发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度,可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。2000年1月1日起,全国各级行政机关大量的公文使用此格式标印,有的党政机关也参照此格式标印公文。自此,国内出现了便函、函、信函三种不同公文格式的版本,原已趋向统一、规范的局面被打破。

1.2 产生的矛盾与问题

1.2.1“文件格式”与“信函式格式”的差异

一是公文格式要素上的差异。表现在构成要素上的不完整性,如:前者的公文版头由发文机关全称(或规范化简称)+“文件”二字组成,后者只标识发文机关全称,没有“文件”二字;前者版记部分标注印发机关名称及印发日期,后者版记部分不标识印发机关名称及印发日期。二是版式不同。公文页边与版心尺寸大小不一。前者的上白边为37mm,后者缩小为30mm;前者在发文机关标识下标印一条156mm的红色反线,后者在发文机关全称下4mm处及在距下页边20mm处分别标印上下两条长度为170mm的武文、文武线。三是格式要素标识的位置不一,如:通常行政机关印发的下行文、平行文,发文字号标识在发文机关标识的下方居中位置;印发的上行文,发文字号标注在红色反线的左上方位置,秘密等级、缓急时限依次标注在公文首页发文机关标识的右上角;而信函式格式的发文字号标注在上一条武文线右下方位置,秘密等级、缓急时限则依次标注在上一条武文线的左下方位置。

1.2.2使用同一文种印制公文时出现红头文件格式与信函式格式两种不同的公文格式的矛盾

众所周知,列入《条例》中的公文主要种类共有14种,列入《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)中的公文主要种类共有13种。两个法规合计共有18种公文种类,其中可在新闻媒体、网页公布和在社会公共场所张贴的公文文种有“公报”、“公告”、“通告”和“会议纪要”及“命令(令)”这5种公文种类外,选用其他12种公文种类(决定、决议、请示、报告、批复、通知、通报、意见、议案、条例、规定、指示)行文时,都按正式的“红头文件”格式标印。而自2000年1月1日,信函式格式出现后,打破了这一格局,加剧了公文格式的混乱现象,出现了许许多多问题。

一是导致了“通知”与“函”不分、“请示”与“函”不分、“批复”与“函”不分、“意见”与“函”不分、“通报”与“函”不分、“报告”与“函”不分、“议案”与“函”不分等,同时也出现了“函代请示”、“函代批复”、“函代通知”、“函代意见”等的现象。二是出现大量使用同一文种而用两种不同公文格式印制公文的情况。全国各级行政机关行文的实际情况显见这一现象。例如:《关于印发医药卫生体制五项重要改革2009年工作安排的通知》(国办函〔2009〕75号)、《关于2009年5月份税收收入情况的通报》(闽政税函〔2009〕139号)、《关于对需调整有关地区省级人员出访计划的意见》(外外管函〔2009〕129号)、《关于8月1日“摩的”司机集体上访情况的报告》、《关于支持和加强海峡西岸经济区文化建设的批复》(文港澳台函〔2009〕2322号)、《关于提请<中华人民共和国×××法(草案)>的议案》(国函〔2009〕×号)皆用信函式格式来印制,甚至连任免令、嘉奖令亦用信函式格式印制,如:《关于晋升××同志海关副总监关衔的命令》(国函〔2003〕116号)、《关于给×××同志记一等功的命令》(国函〔2006〕35号);这种使用信函式格式来印制公文的做法还波及党的机关,例如:《关于表彰全国机要交通业务质量竞赛“十连冠”优胜单位的通报》(厅函〔2008〕18号)、《关于接待香港惠安同乡总会海西参访团的请示》(闽委统联函〔2009〕52号)等。以上选择“通知”、“通报”、“意见”、“报告”、“批复”、“议案”、“命令”、“请示”文种行文时使用信函式格式印制的公文,与所谓“红头文件”格式印制的公文的版面,差别很大,形成鲜明的对比,使公文的严肃性、权威性大打折扣。

2 导致公文格式混乱局面的原因分析

2000年初信函式格式启用以来,导致了公文格式更加混乱、不统一的局面。主要原因如下。

2.1 尚未给“函”一个准确的定位,认识上的误区所致

《办法》第四章第十五条规定:“政府各部门……除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。”2001年1月1日《国务院办公厅关于实施<办法>涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函〔2001〕1号)对“函的形式”作出解释,即“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致,与公文内容相符的文种。《国家行政机关公文格式国家标准应用指南》一书在解释“信函格式”时指出:“信函式公文格式是针对非普发性公文所采用的一种格式,主要用于答复、解释或说明某种具体事项……这种在眉首只标识发文机关名称而不标识‘文件’二字的‘信函式’公文,用于处理日常事务的平行文或下行文……”国务院公报2008年第5号刊载的《国务院办公厅关于精简会议文件改进会风文风的意见》中谈到控制文件规格时,要求“能以函的形式印发的,不以文件形式印发”。纵观上述条文释义,不但对“函的形式”的确切含义没有明示,而且对特定格式的适用范围和具体使用等有关问题未作明确说明,导致了对“函”的形式的理解上产生分歧,产生出“信函”是不是“函”,属不属于“红头文件”范畴;信函是不是正式行文,正式行文与非正式行文如何界定,若是非正式行文,它有无法定效力;具体事务、日常事务如何区分等许多问题和疑问。

一是从行文规则来看,行文时不按隶属关系和职权范围来选用文种,而是按其内容的重要程度和是否普发来确定。

二是从行文方向看,“函的形式”主要用于平行文,有时也用于处理一般具体、日常事务的下行文;而“文件格式”主要用于普发性的下行文以及上行文。

三是从公文内容上看,以“函的形式”行文主要是用于非普发性行文,处理具体事项和日常事务的一般问题;而用“文件格式”行文涉及的都是法规性、政策性事项或者比较重要的事项。孰轻孰重如何区分、辨别。

四是从所用的文种看,“函”是现行党政机关一种常用的公文文种,而“信函”只是法定公文文种的一种载体。将“函”这个在《条例》、《办法》中列入常用或主要的文种游离于法定文种之外,成为非正式公文。正式公文与非正式公文凭什么界定。

五是从使用范围看,用信函式格式行文在各级行政机关和部门党的机关较为普遍,信函式格式区别于文件格式,那么信函是否属“红头文件”范畴。

2.2 以公文的发文字号中的“发文机关代字”来界定公文格式所致

分析国家行政机关的公文格式细则,不难看出,是以“发文机关代字”来区分公文格式要素的,如:“×发”、“×办发”的公文格式是按照“国标”中第5～9条规定的公文格式的要素标识的,而发文字号为“×函”、“×办函”的,则是按“国标”中第11条第1款“信函式格式”这一特定的公文格式来标识公文格式要素的。这种划分的依据是什么、是否合理,都值得商榷。

3 治理公文格式混乱局面的对策建议

全国三大机关(党、政、军)或是七大系统(党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院)的公文格式,主要有以下7种类型。

一是《条例》、《办法》等规定的公文格式。众所周知,发文机关标识(或称版头)套红标印这是“红头文件”的标志。《条例》、《办法》中规定的公文版式有两种,一种是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成;另一种是党的机关公文也可由发文机关全称加括弧标注文种组成。

二是“民用标准”(指新国标)与“军用标准”(指《军队机关公文格式》GJB 5100—2005)中共增加的5种特定公文格式,即:“民用标准”中的“信函式格式”、“命令(令)格式”、“会议纪要格式”和“军用标准”中的“印发、转发和批转的公文”、“代拟稿”、“会议纪要”3种特定公文格式。

三是简报式公文格式。如:党的机关印发时“×办通报”,国家行政机关印发的“内部情况通报”,纪委部门印发的“××××通报”。这些亦属“红头文件”范畴。

四是在新闻媒体上,互联网上发布或在社会上公共场所使用特殊纸张印制张贴的公文,如“公报”、“公告”、“通告”。

五是各级人大代表建议、政协委员提案的答复格式。

六是建国以来在我国社会广泛使用的便函格式。

七是分别用4种不同颜色标印的所谓“红头文件”、“绿头文件”、“白头文件”、“黑头文件”,即:自20世纪60年代以来发文机关标识用红色大字居中套印的“红头文件”,包括用红色大字套印的“密码电报”报头(电报属文件范畴);2009年1月1日启用的用绿色大字套印的“内部明电”报头的“绿头文件”;还有各级党政机关频繁印发的“白头文件”,以及各级各类机关擅自印发或复制的“黑头文件”。

以上仅从公文的版头或首页版面来看,公文格式的混乱现象就不言而喻。这五花八门的各类公文格式,使“红头文件”的权威性和严肃性受到严峻挑战,实有治理整顿之必要。

一是要统一。全国各级机关尤其是上级机关要根植一体化理念,要有与时俱进精神,强化统一性意识,不能对全国公文格式多样性视而不见,抱无所谓的态度。要充分认识公文格式的不统一已严重影响了我国各级各类机关制发的“红头文件”的严肃性和权威性,损害了机关的形象。特别要处理好特殊性与统一性的关系。笔者认为,必须在国标修订中作出正确的抉择。一是目前的“民用标准”与“军用标准”并存实不可取,再也不能强调其他机关的特殊性又出现其他国标了,若政出多门,必然混乱局面依旧。二是各类机关制定了《条例》、《办法》、《规定》中关于公文格式的要素必须统一服从于“国标”,不能从某个机关局部需要来考虑问题,应该有全国一盘棋的意识。三是作为国标一个国家只能有一个,尤其是公文格式国家标准。以往的《国家机关公文格式》和《国家行政机关公文格式》名称都不合适,前者局限在机关,后者更局限在行政机关。国标的名称应为《国家公文格式》为宜,它能涵盖全国范围,即机关、人民团体、企事业单位等。同时,鉴于目前全国各类机关电报格式也不统一的现状,笔者认为,亦很有必要制定出台电报格式国家标准。

二是要规范。公文格式规范须靠国标来约束。首先,国标要严谨规范,对公文格式的每一要素,每一要素的标识位置、每一要素的字体字号等都要作出规范的定义和解释,如:对用少数民族语言印刷公文的排印格式作出具体规定说明(据了解,目前新疆、西藏、内蒙古等地印制此类公文时,排印体式有所不同);又如:对在新闻媒体或互联网上刊登或在社会上张贴的“公报”、“公告”、“通报”的公文格式作出具体规定说明;再如:对简报式、会议纪要式的公文格式各要素作出具体规定说明;同时对使用命令(令)这一文种制发的公文格式要素作出规定说明(据了解,目前在标印此类公文时,行政机关与军队机关标印的格式也有不少差别),等等。若国标不规范,表述不严谨、准确,将无所适从,难免为印制公文格式不规范留下空间,甚至将其视为不规范标印公文格式要素、公文格式混乱的理由。

三是要权威。公文格式是外在形式结构的组织与安排,是显示公文权威性和严肃性的重要标志。因此,修订颁发的公文格式国标要有权威。权威必须建立在制定的国标是合理和科学的基础之上。一是修订公文格式国家标准必须遵循统一、规范的原则。二是加强调研。修订国标时不能闭门造车,要加强在全国范围内的调研工作,不但要考虑上级机关或中央、国家机关的需求,更要通盘考虑省、市、县基层各级各类机关以及人民团体、企事业单位的实际情况,在充分调研的基础上,着手修订;三是广泛听证,集思广益。“国标”这一规范性、专业性较强的文件在修订稿出来后,要进行广泛听证,甚至可以公开征求意见,通过报纸、网络等新闻媒体等公开发布,在全国范围内征求广大文秘工作者的意见;亦可通过召开座谈会、征求意见会等形式,广泛听取上下级机关、业务部门的意见和公文学界、秘书学界、专家学者的意见,集思广益,使之符合我国国情,产生出一个既合理科学又便于操作的统一规范的国家公文格式标准。