企业档案查询管理办法

2024-07-07

企业档案查询管理办法（精选6篇）

篇1：企业档案查询管理办法

《企业档案管理办法》

国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布

第一章总则

第一条根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强企业档案工作，更好地为企业提高经济效益服务，特制定本规定。

第二条企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。

第三条企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

第四条企业档案工作要坚持集中统一的管理原则。

第二章文件材料的形成与归档

第五条企业要根据国家法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、生产（施工）、技术、经营等项工作（以下简称生产活动）和文书处理的程序。

第六条企业生产（施工）活动中形成的科技文件材料（含缩微胶片，照片，录音、录像和计算机磁带等，以下同），由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。

各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档。

第七条企业文件材料归档的基本要求

1、归档的文件材料必须完整。

2、归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

第八条企业必须编制文件材料的归档范围。企业文件i材料的归档范围主要有以下几个方面：

1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。

2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。

4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。

5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。

8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。

9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。

10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。

11、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。

12、其他方面。

第九条归档时间

1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案部门归档。

2、各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。

第十条企业各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。

第十一条企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。

第十二条企业产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有档案部门参加。文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。

第十三条企业产品和工程创优、科研成果评奖，归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，档案部门不签署意见不得申报成果。

第十四条企业新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料；并及时归档。

第十五条企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案部门归档。

第十六条企业档案部门要对企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。

第三章档案管理

第十七条企业要建立健全各项档案管理制度，列入企业的经济责任制体系，并制定严格的考核和奖惩办法。

第十八条档案分类

1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制企业档案分类编号方法。

2、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。

3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。

4、常用的分类方法有：

（1）按产品型号分类；（2）按设备型号分类；（3）按科研课题分类；（4）按工程项目分类；

（5）按专业性质分类；（6）按组织机构分类；（7）按时间分类。

第十九条档案编目与编制检索工具

1、要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录。

2、要根据需要编制档案检索工具，并且进行档案著录工作，著录方法按照国家标准GB3792.5一85《档案著录规则》执行。

第二十条档案保管

1、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。

2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。

3、底图除修改，送晒外，不得外借。修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。

4、缩微胶片、照片、磁带等的保管：

（1）存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别存放；

（2）胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢，二氧化硫等有害气体和物理性污染地段，库房内应设有防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。

5、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交，作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

6、档案库房的一般要求：

（1）保存档案必须有专门的库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施；

（2）档案库房建设要列入企业基本建设计划，库房建筑设计按照《档案馆建筑设计规范》执行。第二十一条图纸的修改、补充

1、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。

2、修改内容较小时，可直接在图画“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。

3、修改内容较多时，应另出新图代替，原来图纸作废。新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。

4、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。

第二十二条档案鉴定、企业要根据国家利有关部门的规定，编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：

（1）对企业有长远利用价值的档案应永久保存：

（2）对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；

（3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

2、鉴定工作要组织由企业领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。

3、鉴定工作应该定期进行，具体由企业根据实际需要确定。

4、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

5、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经企业领导审批，并报送有关档案管理机关备案。销毁档案时要严格执行保密规定。

第二十三条档案统计

1、企业档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。

2、档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。第二十四条档案管理现代化

1、企业档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。

2、企业档案部门要应用现代管理方法。有条件的大中型企业要逐步应用电子计算机为主，包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代管理手段。

第二十五条档案管理经费按照财政部、国家档案局（1980）财企字第629号文《关于企业档案库房建设和购置设备所需费用如何列支的规定》执行。

第二十六条企业要按照国家有关规定向有关档案馆移交有关档案或复制件。

第二十七条企业破产以后，除设备档案、基建档案等随同实物移交外，其余档案应向有关档案馆移交。

第四章档案信息开发利用

第二十八条企业档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容，开发工作主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发。档案信息开发利用要重点服务于改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等方面。

第二十九条企业档案信息开发利用的几种形式

1、在企业内部实行档案开架阅览。

2、编制并交流档案目录。

3、对档案进行加工整理，汇编专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行业生产情况介绍等。

第三十条企业档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。

第三十一条对于积极主动开发与提供利用档案，为发展企业生产、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等做出贡献的人员，企业应给予表扬和奖励。奖励办法按国家有关规定执行。

第五章档案管理体制

第三十二条企业档案管理涉及生产活动和党、政、群等各个部门，应由一位副厂长（副经理）分工领导，并且列入企业领导议事日常，作为考核企业领导人政绩的一部分。

第三十三条要加强和充实企业档案管理机构，集中统一管理企业档案工作。有条件的大型企业要建立企业档案馆或企业档案资料信息中心。

第三十四条企业档案部门是企业档案、资料的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理企业的档案、资料工作。

第三十五条档案管理人员

1、企业要配备适应档案、资料工作需要的专职档案人员，并且应有一定数量的专业技术人员。

2、大中型企业档案部门的主要负责人应具备中级以上专业技术职务的学识水平和工作能力。

3、企业档案管理人员享受专业技术管理人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。

第六章附则

第三十六条企业党、政、工、团档案管理按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》的有关规定执行。

第三十七条企业会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》的有关规定执行。

第三十八条企业人事档案管理按照中共中央组织部的有关规定执行。

第三十九条集体企业、乡镇企业可参照本规定执行。

第四十条本规定由国家档案局负责解释。

第四十一条本规定自发布之日起执行。

篇2：企业档案查询管理办法

1、档案管理内容：公司将规划、方案、各级文件、内部规章制度、董事会、股东会及重要会议材料、人事资料、信用材料、合同、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、设备资料、各级报告、荣誉证书、土地、房产资料等具有可查性或参考价值的文件资料归档管理。各部门内部形成的文件、规定、资料等应主动整理好提交公司档案室存档，以便备查，整理事记等。

2、档案登记：档案室建立档案登记簿，将所有档案详细分类登记，分类管理。存档者须在登记簿上签名，方可将资料入档，否则档案管理员不予接受。

3、档案的查阅：

（1）任何人查阅档案，如需在档案室内短时间查阅可不打借条；如需在档案室之外查阅使用，必须打借条方可借给。每次最长时间不得超过五天。

（2）公司各部门经理及相当于此级别以上管理人员查阅档案可通过档案管理员直接办理查阅手续。其他人员需查阅档案时，必须有本部门经理以上管理人员书面证明，方可到档案管理员处办理查阅手续。如遇特殊情况，必须由综合管理部经理批准证明方可查阅。

4、档案的保护：

（1）查阅者必须爱护档案，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密。

（2）严禁擅自翻印、抄录、拷贝、转借，更不得遗失。如确实需要抄录和复制，必须由总经理签字的批准申请方可抄录或复制。

（3）微机室及有电脑的部门严禁为无总经理签名（复印签名视为无签名）的档案资料（特别是技术、设备、标准资料）打印、拷贝或复印。否则，对责任人每次罚款200元。

（4）任何档案严禁带出公司大门。如确因外出加工配件等须携带有关技术资料或图纸，必须由分管经理签字批准，保卫方可放行。否则，如被保卫查出未经分管经理批准蓄意带出者，须查明原因报综合管理部，并每次对当事人罚款200元-XX元。如保卫未查出，被带出公司以外而造成损失的，除对当事人罚款外，由当事人承担一切损失，同时对责任保卫失职罚款100元。未造成损失的，除对当事人罚款外，对责任保卫失职罚款50元。

5、公司购买设备时的随机技术资料、说明书、装箱单等，员工外出学习时发放的学习资料，聘请师傅提供的技术资料、设备资料等，申请购买的技术资料等，必须在到达公司24小时到档案管理员处办理登记存档手续，否则每拖延24小时对责任人罚款50元。

6、需长期借出专人使用的，必须由专用人员写出书面借条，报总经理签名批准后借出，并由档案员办理登记手续。专用人员必须妥善保存，严禁外传、泄露秘密。否则，视情节轻重罚款1000-10000元，并承担公司一切损失。

7、人力资源科将公司人事资料、员工罚款资料建立微机档案，进行微机管理，并确保查询打印的资料完整准确无误。

篇3：企业档案查询管理办法

1 对于现代的企业档案管理来说, 传统企业管理的弊端及劣势

第一, 传统的档案管理工作需要不断地根据企业进行改革, 所以, 为了适应企业改革需求, 需要档案管理这方面也要跟上步伐, 恰恰这方面企业没有给予太多的重视, 所以改革方面做得不是特别好。于是, 就会出现传统企业档案管理不能普及的问题。第二, 传统的档案管理没有和现如今的信息化时代相融合。信息化时代的今天, 人们已经习惯了网络的存在, 但是, 企业档案管理没有利用信息化的快速性、简便性, 甚至是方便、安全性。可以快速地记录客户信息, 并且进行加密, 而且, 一旦想要快速查找人名或者是数据, 更是能通过计算机进行快速检索, 方便了许多, 这也是传统的企业档案管理所不具备的优点。第三, 传统的企业档案管理没有一个系统的管理计划和步骤。众所周知, 企业要想更集中地进行核心化发展, 必须要实现各部门的专项统一, 但是, 有些企业的部门还没有实现专业的档案管理, 其实有部分的遗留问题, 一旦这些问题没有及时解决, 甚至会造成无法挽回的局面。企业内部小到发生信任危机, 只是部门之间, 大到会出现企业的经济危机, 问题会越来越多。第四, 企业本身对档案管理的不重视。实际上, 对一个企业来说, 企业的档案本身就是企业成熟发展的前提, 要善于记录并且经常查补漏洞。一般来说, 档案可以是数据, 可以是文字, 要学会结合企业现状, 这样才可以从这些数字或是文字上与同行之间进行对比。有对比, 才能够最快速度地发现问题、解决问题, 或者是发现优点并且将其保留。

2针对传统企业档案管理的问题进行改进, 出现的新型企业档案管理模式

2.1 系统集中管理模式

系统所说的是从小方面要细致调查分析记录, 从大方面来说就是要集中各个部门的问题, 再进行集中处理, 在整理的过程中要把数据文字之类的档案性资料妥善处理, 并且建立逐年的系统分析与对比。公司各个部门的档案文件都由档案室统一保存, 这种统一的管理模式使企业的档案形成了一个有机的整体, 有利于档案的安全性和完整性, 在查阅的过程中都是方便且具有实际意义, 更是具有参考意义。

2.2各个部门要进行分级统计分析档案数据再汇总

可以说这种模式就是针对企业的各个部门来说的, 每个部门都要掌握整理出符合要求的部门档案资料, 再进行上交汇总, 在归纳总结自己部门档案时也不是没有窍门存在。要把各部门分为几个方向, 每个方向用专业性知识总结当前方向的档案数据, 例如, 对于一个不同的单位来说, 办公室部门就可以分为文书档案、会计档案, 甚至是人事档案等;如果是面向市场的部门, 还要有经营部门等。总之, 各个部门都要分工合作, 这是增强企业档案管理效率的一种方式, 已经被当代企业所应用。

2.3按照不同的性质进行企业的档案管理模式

企业的档案管理即使有共同之处, 但是对于不同类型的企业来说, 针对性的企业档案管理方法却是不同的。简单来说, 营利性企业, 比如说上市公司, 需要不断地进行产品的创新, 然后是产品的推出, 之后就是产品营销, 这就与市场有了千丝万缕的联系。上市公司的企业档案管理需要建立一个核心体系, 把产品的推出过程都要系统的呈现, 比如手机公司, 手机的推出创新地方有哪些, 都要系统总结, 展现在档案上。另外, 这种企业的档案更是要定期的进行检查错误, 因为关于营利性的问题, 牵扯公司的盈利还有员工, 甚至消费者的问题, 所以要定期更新和检查。再有就是非营利企业, 学校是一个很典型的例子, 档案管理要从每个学年到每个班级到每个学生, 教职工的身份都要系统的记录, 写在档案中, 学校的大小事宜也要有总结性记录。一旦出现了问题, 可以在学校档案中进行清晰的呈现。当然, 这类企业的档案可以说基本上是一成不变的, 所以不用经常检查, 但是要定期更新。

3提高企业档案管理水平的重要性和方法

3.1提高企业档案管理的重要性

企业的档案管理对于企业的整体来说十分重要。企业档案管理不仅是企业管理水平上升的前提, 更重要的是, 企业的档案管理能够反映出企业的发展趋势和发展方向。起到了指明灯的作用。对于营利企业来说, 能够以营利为出发点进行准确洞察市场动向, 提高了盈利效率, 加快了企业的发展速度。而非营利性质的企业, 如学校, 可以进行系统的分析记录档案数据, 对于数据漏洞来说, 能够最快速度的补查。

3.2 提高企业档案管理的方法

如何提高企业档案管理水平, 近年来受到越来越多的关注。根据经验分析, 首先要清楚企业性质, 对于各个部门来说要逐一查找问题, 之后将问题列出, 然后进行解决, 能解决的要及时解决, 不要在档案上出现不可避免的问题。当然, 如果在档案的检查过程中出现了问题, 要总结问题所在, 如果在营利性质的企业中, 要从该出现的一个或是几个部门进行问题的查缺补漏;如果是非营利性质的企业, 就要对比前几年的档案数据或是文字数据进行分析, 找到问题所在, 在教职工或是企业模式上找问题, 然后有针对性地进行解决。另外, 关键性方法就是要将整体的档案汇总在一起, 保证企业的核心规划, 方便企业在竞争中保持统一的态度和处理方法, 促进企业的发展, 提高企业的管理水平。在集中档案的同时, 各部门之间的档案上交也不能忽视细致性总结, 要做到档案集中化并不失细致的管理水平, 这是企业管理过程中必须经过的步骤。所以, 对于企业的档案管理来说, 企业应当给予一定的重视, 给予适当的指导。

4 结语

在现代化社会的今天, 将企业档案管理水平提高就是对企业自身发展的一种方式, 所以企业都对档案管理有一定的重视。另外, 根据前文的方法和改进背景, 要对企业性质背景进行深究, 分散化获取档案数据, 集中化处理档案数据, 从根本上提高企业档案管理水平, 进而提高企业的管理水平。

参考文献

[1]丁晓红.关于新时期企业档案管理的几点探讨[J].档案学研究, 2013, (07) :28-29.

[2]陈晓莉.如何做好企业档案管理工作[J].办公室业务, 2013, (01) :193.

[3]杜岩.基于提高档案管理科学化水平的措施研究[J].湖北函授大学学报, 2015, (24) :289.

篇4：档案记忆视阈下企业档案管理解析

【摘要】档案记忆观为企业档案管理研究提供了新的视角，企业档案是构筑企业组织记忆的基石，以多维视角开展档案收集工作，以宏观鉴定为指导的科学的鉴定工作，以及丰富的档案提供利用服务，是真实、完整的企业组织记忆构建、维护、传承的关键因素。

【关键词】档案记忆观企业档案组织记忆

1.档案记忆观的基本观点

20 世纪 90 年代中期，档案界将“记忆”概念或观念引入学术研究和工作实践以来，给我们带来了新的视角和思考，将我们所从事的传统的档案工作视为记忆保护性质的工作（如，数字记忆工程、城市记忆工程等），随着档案界对“记忆”这一概念的重视和探讨的深入，“档案记忆观”作为档案学新视点被提出来。

“档案记忆观是指人们对于档案作为社会各项活动的原始记录而具有的构建人类社会记忆的作用和价值的基本认识。” 其核心内涵是：基于对档案社会记忆属性的深刻认识，把档案与社会、国家、民族、家庭的历史记忆联结起来，强调档案是一种社会（或历史、集体）记忆，档案馆是“记忆的保存场所”，并从个人乃至民族的根源感、认同感、身份感的高度去看待档案及其保护的重要性。

2.档案记忆观的基本属性

档案记忆观作为基于对档案基本属性——社会记忆属性的本质性认识，近年来受到档案界的重视和探讨。档案记忆研究是从社会记忆的理论立场出发，分析档案在社会记忆传承、建构和控制中的功能与机制，以推动档案工作在社会记忆保护和建构中发挥更加积极的作用，构筑更加全面的社会记忆。

其学术旨趣在于：一是充分认识和肯定档案作为社会记忆的一种形态，理解档案在国家和社会记忆中所具有的独特地位和价值；二是充分认识和肯定档案工作是社会记忆的保护与建构性工作，探寻在社会发展和社会变迁的时代背景下，如何更好地实现档案专业的使命与价值；三是进行深度的理论发掘和理论创新，建构一个解释性的理论框架，拓展档案学理论体系，同时也为“世界记忆工程”、“城市记忆工程”、“数字记忆工程”等涉及档案领域的记忆保存、保护活动寻求理论支撑。

3.创新管理措施

3.1科学合理地进行档案鉴定

档案鉴定决定着档案的生死存亡，是档案管理工作中不容忽视的环节。档案工作者在将档案归档保存的同时发生对主要的历史诠释的行为。我国的学者对档案的鉴定理论的探讨从未停止过。由于历史和文化差异等诸多原因，档案的鉴定工作成为档案管理工作中难度和挑战性最大的一项工作。

科学的档案鉴定工作能够保障塑造和维护真实的组织记忆。信息技术的广泛鉴定，使现代档案信息激增，许多机构的规模、组织结构、管理模式为了适应时真实组织记忆，成为现如今档案鉴定工作中最难解决的问题。

综合性理论、战略及方法在使用构架的档案文件的同时，也适用于档案鉴定工作。文件的虚拟或只能来源于档案工作者在鉴定每一份文件时，只鉴定文件的形成背景和当下的使用情况。确定本组织哪些职能和活动应被记录下来是保证科学的企业档案鉴定的基础。科学地进行企档案鉴定与组织机构的整个发展战略是一致的，单位机构未来的发展以档案为依据，才能使本组织永葆发展活力。结合组织文化，明确自身的发展战略，结合组织文化、业务流程、信息流等对档案的鉴定工作进行深入的探究。打破传统的工作方式，了解本组织运转的工作背景，建立全局、宏观的工作理念，是形成科学合理的鉴定的基础，也是塑造和维护团队组织记忆真实性的保障。

电子文档的发展为档案的鉴定工作提出了更大的挑战。由于电子文件自身的特点对鉴定提出了更高的要求，因此要确保文件可读、可用、真实、完整，为电子文件的技术鉴定提供保障。不管是企业还是事业单位中中大量的电子文件产生，电子文件在数字记忆中的地位与日俱增，但是许多组织机构因疏于收集信息，信息失散，导致数字文档处于失控的状态。在数字时代，为了使组织记忆能够真实完整地传承与延续，要保证完整地收集企业信息，适时对档案进行鉴定，保证文档长期可读、可用、真实、完整。

3.2企业组织记忆的激活与传承与丰富的档案

利用服务记忆是人类进行身份认同的基础，企业组织记忆是企业员工认同企业的关键，“认同” 是员工对企业产生自豪感、归属感的情感之源，是企业可持续发展的内在动力。组织记忆的激活与传承，有助于增强员工对企业的认同感。美国社会人类学家保罗·康纳顿认为记忆的恢复借助了外来原始资料” ，“档案是一种具有独特价值的信息资源，它所承载的国家、民族、社群、个体的过往历程正是集体记忆所要存留、追溯的对象”，可见，档案既是记录集体记忆的载体和媒介，又是集体记忆激活的重要方式，然而，被动“躺”在档案馆（室）的文档资源，其记忆能量很难自动的释放，丰富的档案利用服务，是发挥档案独特价值，激活企业组织记忆的重要桥梁。

档案管理的最终目标是提供利用，“建立方便人民群众的档案利用体系”是国家档案局提出的“三个体系”建设的重要内容。在企业档案工作中，企业档案提供利用的方式更是多种多样，通过提供利用档案的凭证价值和情报价值得到了很好的发挥。在企业组织记忆的激活与传承中，企业档案工作者需要更为系统、深入的整合档案资源，以生动形象，易于接受的方式，主动将组织记忆呈现给企业员工，在潜移默化中实现企业组织记忆的激活与传承。具体而言，从服务内容上，可以以时间为线，将不同阶段对企业的经营、管理、决策等有重要影响的文档加工整合，展示给员工；也可以以不同的主题（比如关于经营模式的、关于激励机制的等），将企业从成立至今的关键记录展示给员工；还可以以企业的重大事件为线，梳理企业发展的脉络。

随着市场经济的不断发展，面对愈加激烈的企业间竞争，促使企业纷纷建立属于自身发展特色的一套体系。企业的发展过程都具有一定的历史意义，为了使企业经济活动中的各项数据能够良好地传承和保存，企业开展的档案管理工作为企业指明了发展方向和依据。

【参考文献】

[1]罗彩娟.社会记忆散论[J].广西民族师范学院学报，201（112）：24.

篇5：企业合同档案管理办法

公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。三、合同文档的管理办法

1、合同文档以产品类别结合签署日期年月份进行分类编号。 2、合同编号规则：产品名称首字母-合同签署年、月份(六位)-顺序号(三位)。示例：JYJT-201102-001(绝缘接头2011年2月份第1号合同)

3 凡以单位名义签订的合同，均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账，并向市场部部备案。

4、各相关部门和总经理依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察、审计。

6、合同承办部门和市场部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由市场部保管，承办部门只留存影印件。

7、合同台账采用表格式，一份合同填写一张表格，建立一份档案。 8、合同台帐应包括以下内容： (1)合同名称; (2)合同主体;

(2)合同内容(含标的.、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项);

(4)合同履行情况(有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间);

(5)合同所附资料;

(7)其他应当记载的重要内容。

7、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由市场部甄别并予以归案。

8、市场部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利于工作。 9、各部门员工可在市场部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，方可在市场部办理相关借阅手

news/55C9EF1DAEEE9199.htmL续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催款。

四、合同文档的移交

1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交市场部存档。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次

分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。 3、合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。

市场部

后附：1、各产品合同编号 2、合同档案移交清单 3、企业合同管理台账一 4、企业合同管理台账二

2012年05月14日

各产品编号(名称首字母)

篇6：企业档案管理升级试行办法

(1987年7月9日)

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根据《国务院关于加强工业企业管理若干问题的决定》和《国营企业档案管理暂行规定》的要求，进一步提高企业档案管理水平，积极开发档案信息资源，切实地为企业“抓管理、上等级、全面提高素质”服务，特制订本办法。

一、企业档案管理升级工作要求

企业档案管理升级是继企业全面整顿以后，企业档案工作进行整体建设，全面提高管理素质的又一个时机，也是强化企业管理，促进企业升级工作的基本条件和保证措施。因此，企业升级必须抓好档案管理升级工作，坚持高标准、严要求，实事求是、扎扎实实地提高企业档案管理水平。

二、企业档案管理等级划分

企业档案管理升级分为三个等级，即国家一级、国家二级和省、自治区、直辖市级先进(以下简称省级先进)档案管理。

三、企业档案管理升级考核内容与等级标准(见附件一)

四、企业档案管理升级的考核评定

1.考核评定工作分工。企业档案管理升级的考核评定，按企业隶属关系进行。地方所属企业的档案管理升级由地方档案管理机关和企业主管部门组织考核评定；部属企业的档案管理升级由国务院主管部门组织考核评定；计划单列企业由国家档案局组织考核评定；部属企业、计划单列企业申报省级先进档案管理时，由国务院主管部门或国家档案局分别会同企业所在省、自治区、直辖市档案局组织考核评定。有关地方、有关部门组织对国家一级、二级档案管理考核评定时，需有企业档案管理国家级评审员参加。

2.升级申报工作程序。企业档案管理升级以企业自愿申请为原则。申报工作程序为：企业先按照《企业档案管理升级标准》自检合格后，按其隶属关系向主管部门或档案管理机关提出升级申请报告，并填报《企业档案管理升级登记表》(附件二略)。地方企业按隶属关系向企业主管部门提出申请，由企业主管部门审查后，报送档案管理机关共同组织考核评定。部属企业和计划单列企业分别向国务院主管部门和国家档案局提出申请，在申请省级先进档案管理时，同时抄送企业所在省、自治区、直辖市档案局。企业档案管理一般要求逐级晋升，但确实具备越级条件的企业，也可以破格晋升。

3.批准发证。国家一级档案管理由省、自治区、直辖市及计划单列城市档案局或国务院主管部门审核后，报送国家档案局批准发证；国家二级档案管理由省、自治区、直辖市及计划单列城市档案局或国务院主管部门批准发证，并报送国家档案局备案；部属企业和计划单列企业申报省级先进档案管理由省、自治区、直辖市档案局批准发证。地方企业申报省级先进档案管理的批准发证工作由各省、自治区、直辖市档案局自定。国家一级、二级档案管理的审批工作要有企业档案管理国家级评审员参加。企业档案管理升级的批准发证工作原则上每年进行一次。

国家档案局统一印制国家一级、二级档案管理证书，并定期公布授予国家一级、二级档案管理的企业名单。

4.证书的作用。档案管理等级证书是验证企业档案工作效益和衡量档案管理水平的标志。在企业升级工作中，获得国家一级档案管理证书者，企业在晋升国家二级、一级、特级企业的验收工作中，享受档案管理专项工作免检权；获得国家二级档案管理证书者，企业在晋升国家二级企业验收时，享受档案管理专项工作免检权。获得高于企业等级的档案管理证书时，企业要给予有关部门或人员奖励。档案管理证书低于企业等级时，企业要进行必要的补课。

五、企业档案管理升级工作监督检查

档案管理等级不搞“终身制”。各级档案管理机关、企业主管部门要定期或不定期地对企业档案管理升级工作进行检查，发现企业的档案管理低于证书等级时，要求企业限期整顿，到期仍不合格者，要上报发证机关降级或吊销其证书。

六、聘任企业档案管理国家级评审员

为保证企业档案管理升级工作中考核评级质量，并及时掌握工作进程，特设立企业档案管理国家级评审员。

1.国家级评审员的条件：

(1)能够正确理解并执行国家关于企业和档案工作的方针政策；

(2)具有一定的生产技术专业知识和档案管理知识；

(3)具有中级以上专业技术职务或有较丰富的企业档案工作经验；

(4)能够熟练掌握企业档案管理升级标准，工作认真负责，秉公办事。

2.国家级评审员的职责：

(1)对企业档案管理升级工作进行业务指导和监督、检查；

(2)参加国家一级、二级企业档案管理的评审工作；

(3)及时向国家档案局反映企业档案工作情况和问题。

3.国家级评审员的聘任：

企业档案管理国家级评审员由省、自治区、直辖市及计划单列城市和国务院有关主管部门推荐(推荐登记表见附件三，略)，国家档案局审核后聘任。省、自治区、直辖市推荐5至15人；国务院有关部门推荐人数不超过5人；计划单列城市推荐人数不超过3人。推荐人选中要有一定数量的工程技术人员或企业管理人员。企业档案管理国家级评审员任期五年，到期可以续聘。

七、附则

1.省、自治区、直辖市及计划单列城市档案局和国务院有关主管部门要根据本办法，结合本地区、本部门的具体情况，制订实施细则。

2.本办法适用于全民和集体所有制工业企业。交通、邮电、商业、服务、建筑施工等行业可结合具体情况参照执行。

3.本办法于颁发之日起执行。

附件：企业档案管理升级标准。

附件一：

企业档案管理升级标准

等级标准

考核内容

企业档案管理体系

列入企业各项管理

档案工作业务建设