如何做好企业档案管理工作

如何做好企业档案管理工作（共8篇）

篇1：如何做好企业档案管理工作

浅析如何做好企业档案室档案工作

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案工作是企业管理的重要组成部分，我们必须充分认识做好企业档案工作的重要意义，认真做好企业档案工作，为企业发展服务。随着生产力的发展，新兴科学不断出现，知识更新周期缩短，企业对信息需求也越来越强烈。企业档案室的服务内容和范围不断扩大、深化，尤其是信息技术在档案室的应用，使得衡量档案室的水平不再以馆藏量的多少为标准，而是看其以最便捷的服务手段、最大限度地满足利用者需求为最佳标准。本文对如何做好企业档案室的档案工作做简要探讨，希望有所裨益。

一，提高软硬件水平

(一)是要配备必要的计算机和网络硬件设施，构建局域网或连入外部网络。

计算机和网络设施是实现数字档案资源采集、管理、长久保存和共享利用的前提，是实现数字档案室各项功能的硬件保障，应根据基层单位的实际需要和财力投入，本着经济适用、适当超前的原则，配备必要的信息化硬件设施，包括计算机终端和打印机等外设、数字化扫描设备、光盘刻录机、网络服务器、数码相机、数码摄像机、路由器等网络连接设备，等等。档案数据量较大、对安全性要求较高的基层单位，可考虑配置其他离线或在线存储设备，如磁带库、光盘塔或采用SAN等存储构架的其他海量存储设备。

(二)是构建数字档案室的软件平台。

在信息化环境下，软件系统已代替档案管理人员成为新的档案管理模式的核心，档案信息的采集、管理、利用等各个环节都离不开软件平台的支持，特别是对于已开展电子文件的归档和管理的基层单位，必须配备与电子文件一体化管理需求相适应的数字档案室软件平台。但数字档案室软件平台的构建是一项系统工程，涉及标准规范建设、业务功能需求分析、软件平台设计、开发和测试等大量工作，很难由一个基层单位直接研发。

二，实行人本化的管理

管理模式是对管理观念及管理方式的通用性和规律性的概括。档案室传统的管理模式是物本管理，也就是以物为本的管理，在管理过程中，以档案材料等实物为主要管理对象，是围绕档案馆（室）馆藏而开展工作的。所谓人本管理就是以人为本的管理，在档案室管理中把人（包括利用者和工作人员）视为管理的主要对象和最重要的资源，是围绕人的行为和需

求进行管理的模式。在管理中，要充分考虑利用者的需求，考虑本馆（室）工作人员的素质水平、工作能力和各种需求等情况，运用各种激励手段充分调动人的积极性，挖掘人的潜能，从而使档案室的活力不断增强。

（一）.以档案用户为中心，积极开各种深层次的档案信息服务。

企业的需要，是企业档案存在的前提，企业是一个以赢利为目的的社会组织，企业的一切工作都必须以生产经营为中心，档案工作也必须服务于企业生产经营。正确认识自身的价值和位置，坚持服务宗旨，在服务中求生存，在提高服务质量中求发展。最大限度地满足企业的利用需求，尽可能多参与生产经营活动，使企业员工认识档案的价值，感到档案是企业生产经营活动的重要组成部分。利用者的需求是企业档案室组织一切工作的源头，档案室能否吸引利用者是衡量其工作优劣的主要标准。

（二）、尊重档案人员的发展机会。

企业应更多的为员工的个人发展提供机会，让员工朝着既定目标与事业发展并进。同时，给档案人员升迁的机会，配合相适应的教育培训计划，让档案人员认识到只有同心协力完成既定目标，个人也会获得丰厚的回报，个人的梦想才能实现。

（三）、创建科学的激励机制。

首先，物质鼓励。其次，精神激励。第三，领导行为激励。

三，提高档案管理人员的素质

信息管理和服务的知识性要求企业档案部门专业人员必须具备较高的计算机和网络技术的应用能力、外语水平以及对信息研究能力。档案工作人员在提供档案利用工作时应该努力做到如下几点：

(一)树立明确的服务观点，端正档案利用工作的指导思想。

档案馆、室工作人员都要明确认识档案部门是提供档案充分发挥其作用的职能部门。档案管理人员肩负这样的重任，一定要坚持党性原则，树立正确的服务观点，积极主动提供档案为两个文明建设服务。

(二)寻求最佳利用手段，千方百计地发挥档案的作用。

要多渠道、多层次、多形式地为社会各方面提供档案信息。根据社会需要，尽力扩大服务领域，改变服务方式，开展档案情报交流，馆际协作等等。

(三)加强调查研究，掌握利用规律。

档案是一种价值无量的信息资源，要开发利用这种资源，必须从研究利用效果出发，研

究档案的利用价值和影响档案利用的诸因素，以便获得最佳利用效果。档案管理人员必须具有管理素质，即:懂得档案管理知识，知晓有关专业情况;了解馆(室)藏档案资料内容，掌握各种档案资料的应用范围;既要知己一一熟悉缘底”，又要知彼一一了解社会需要。还要改进工作方法，提高服务质量，才能做好提供利用工作。

四，实现档案管理的信息化

计算机技术在企业事业单位档案管理中应用越来越广泛，对提高档案管理现代化水平起着越来越重要的作用。计算机的功能很多，在企业事业单位档案管理中主要应用于以下五个方面：

（一）.利用计算机技术进行档案的归档、整理、编目。

按照档案著录的格式将档案目录或全文存储在计算机磁盘、光盘中，充分利用计算机一次输入、多次输出的功能，进行档案的自动整理、编目等，节约手工劳动，提高效率。

（二）.利用计算机技术进行档案索引、文摘、专题资料的编制。

根据档案用户的需要自行选择有关专题、利用计算机编制、打印档案的各种索引、专题资料、文摘等。

（三）.利用计算机技术进行档案的流通管理。

通过计算机技术将档案案卷题名、档号、存放位置、利用者、借出及归还时间、鉴定、销毁、移交等信息及时记录下来，实现档案流通全过程自动化管理。

（四）.利用计算机技术进行档案检索。

充分发挥计算机强大的数据处理功能，为档案利用者提供方便、快捷的检索服务，及时满足利用者的要求。

（五）.联机检索档案。

利用计算机网络，进行不同单位、地域之间档案的联机检索，实现档案信息资源共享。五，用户至上

拥有用户是档案事业存在和发展的关键。但是，由于最初“重藏轻用，以藏为主”的观念一直到今天还在一部分档案工作者的头脑中不同程度地存在着，重新强调档案机构的服务性宗旨是十分必要的，即要“一切为了用户”；以档案用户为中心，积极开展各种深层次的档案信息服务。随着我国社会主义现代化建设事业的逐步深入，科学文化事业的日益繁荣，在档案利用工作中出现了一些新的特点，其中之一即是档案用户对档案部门的服务质量有 了更高的要求，他们不仅要求档案部门提供档案原件，而且要求档案部门编写出他们所需要的参考资料；他们不仅要求档案部门提供原始的档案信息，而且要求档案部门要提供二次档案信息，甚至是深加工的三次档案信息

六，科学管理做好档案保管工作

（一）改变室藏

改变以保管上级（红头）文件和本单位发文为主的单一文书档案管理的状况，坚持以我为主、兼顾需要”的归档原则，形成“门类齐全、收集完整、整理规范、方便适用”的档案管理新格局。“以我为主”就是归档以本单位形成文件为主；“兼顾需要”，就是根据企业经营的需要，适当保存与之有关的外来文件和信息材料，同时，力求保持归档文件材料的齐全完整与系统配套，这样既可防止室藏杂乱臃肿，又能满足企业的各种利用需要。对于企业产生的各种门类和载体的档案，则按其形成规律和特点，分别建立文书、财务、经营、工程、大型活动和声像等档案体系，实行集中统一管理，从而为形成档案管理新局面和实行室藏优化奠定坚实基础。

（二）丰富室藏

就是伴随企业改革与发展进程，不断增加扩充新的档案，以满足企业利用的需要。随着企业改革深化和经营规模的扩大，具有重要的保存利用价值。这些文档不仅内容新、内涵丰富，而且种类不一，形式多样，既有纸质文件也有电子文件，既有文字材料也有声像材料。经系统归档后，不仅使档案信息资源更加丰富，而且使室藏结构日趋完善。

丰富馆藏，除将企业自身的各种有保存价值的新型文件材料及时纳入室藏外，还应根据企业利用需要，收集保管各种外来信息资料，如行业动态、经营指标、有关客户和竞争对手的信息资料，从而做到内外结合、全方位和多层次地丰富档案室藏，确保企业利用信息的各种需求。

（三）优化室藏

就是通过鉴定剔除保管期满和无保存价值的档案。“优化室藏”说起来容易做起来难。由于档案鉴定理论研究滞后和多年来形成的档案保管期限“宁长勿短”观点的影响，档案鉴定工作存在“怕”字当头、“难”字挡路、裹足不前的消极被动状况，这也是造成众多立档单位室藏臃肿、工作效率低的根本原因。在上级或同级档案机关的指导下，借档案执法检查之机，从清理保管期满档案和撤销单位档案入手，依据有关规定程序，慎重而坚决地对一些过期和无保存价值的文档进行清除，既使室藏档案得到优化，又便于档案保管的利用。

以上就是我对于企业档案室档案管理的几点思考。让我们共同努力，做好企业档案室的档案保管工作，为我国案事业的发展尽绵薄之力。

篇2：如何做好企业档案管理工作

摘要：档案管理承载着企业生产管理活动的信息整理及传递的任务，具有很浓的科学色彩和政治色彩，是企业日常运行管理过程中的一项重要工作。随着社会经济及石油产业的迅速发展，石油企业需要更高效、更系统、更先进的档案管理工作推动企业在激烈的市场竞争中立足与发展。当前的石油企业需要结合石油产业发展现状，深入分析档案管理现状、明确石油产业档案管理工作的内涵，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升企业档案管理工作质量。

关键词：企业 档案管理 信息技术 办公自动化

任何企业组织的运行和发展都离不开档案管理工作的支持和推动，企业档案管理工作不仅要适应企业的运行特点和发展趋势，还要具备良好的前瞻性与可拓展性。石油企业作为区域经济发展的支柱性企业，在发展生产技术与生产规模的同时，应对企业内部档案管理工作作出了深入的分析和适当的工作调整，深入分析了企业档案管理现状、明确石油产业档案管理工作的内涵，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升和规范企业档案管理工作。

一、深入分析石油企业档案管理现状

石油企业作为区域经济发展的支柱性企业，在认真落实科学发展观、发展循环经济的过程中，积极调整和完善了企业内部的日常管理工作，2007年4月起，我公司实现办公OA自动化，2010年8月实现档案管理网络化，在档案管理信息系统内实现档案整理电子化，OA系统内生成的收发文件定期传送到档案管理信息系统内，进入系统内进行整理归档工作。促进档案管理工作的规范化、自动化和现代化，传统的档案管理工作通常采用简单的纸、笔、电话办公，过分依赖人工，工作效率低下、劳动强度过大，严重制约公司发展。

石油企业认识到传统档案管理工作方式和工作思想的弊端，及时引进计算

机、复印机、传真机等现代化办公设备，发展人机结合的办公模式，建立高效的档案管理工作体系，规范了档案管理工作流程。

二、企业档案管理工作问题剖析

在分析和改善企业档案管理工作中，仍然存在一些制约因素：

（一）企业档案管理人才队伍问题

人员素质建设和能力培训没有紧跟企业产品销售工作发展做出调整，档案管理工作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时，未能根据档案管理工作特点强化人才队伍建设，不能实现工作人员与办公技术、办公设备的无缝配合及与现代化办公网络的良好融合，大大降低了公司人员在档案管理工作中的配合度，很大程度上制约了整体办公效益的提升。

（二）档案管理信息化问题

企业内部信息处理网络虽已得到很大程度的发展，但文件和资料传送过程缺乏灵活性，一定程度上制约了公司档案管理工作效率和工作质量的提升。档案管理信息化不足的根源是企业未能建立高效的档案管理信息系统，档案管理工作没有良好的技术与系统支持，工作质量与工作效率难以提升；另外，一些企业虽然认识到档案管理信息系统的重要性，并建立了相应的管理信息系统，但系统建设与完善工作未能紧跟档案管理工作实际作出调整，致使企业档案管理工作效率难以提升。

（三）档案管理评估体系不健全

档案管理的评估工作是过程性与阶段性总结档案管理工作的关键所在，很多企业没有根据自身档案管理工作特点与工作流程制定相应的管理评估体系，致使对档案管理工作状况欠缺了解与准确分析，难以制定切实可行的工作调整与优化方案，制约企业档案管理工作优化与发展。

三、企业档案管理优化措施

针对档案管理存在的问题，企业应在发展生产技术与生产规模的同时，加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，全面提升企业档案管理工作水平。

（一）加强档案管理人员素质建设与能力培训

传统的档案管理工作主要依赖人工规划和完成，现代化的档案管理工作在引进和发展现代化办公设备与办公技术的同时，需要工作人员与办公技术、办公设备的无缝配合及与现代化办公网络的良好融合。换言之，现代化的档案管理工作中，工作人员并未被现代化的技术及设备完全取代，反而更强调工作人员与技术设备的配合度。

1、档案管理人员素质与能力养成石油企业应对专兼职档案管理人员的综合素质及工作能力进行系统的评估，根据工作人员的素养及能力状况，安排专兼职档案管理人员接受系统的素质建设及能力培训教育。引导全体档案管理工作人员学习和熟悉公司生产经营各环节的技术及管理工作，如石油产品营销、产品特征、运行管理、行政管理、会计档案、人事资料等等。公司设有档案管理部门，由分管领导主抓档案管理工作，并安排各部门管理人员作为小组指导人员，根据企业内部档案管理人员学习进度及小组培训人员所擅长的业务类型安排和规划实际培训工作。同时，引导全体档案管理工作人员在与公司主体业务相关联的法律、合同及其他相关领域广泛涉猎，拓宽知识面，全面提升文化与业务工作素养。另外，通过实践锻炼、相互交流指导等途径增强了教育和培训效果。

2、档案管理人员的专业指导

公司安排档案管理部门负责人为档案管理工作主管，档案管理部门全体工作人员积极参与指导工作，并安排各部门管理人员作为小组指导人员，统计分析企业内部档案管理人员学习进度及小组培训人员所擅长的业务类型，在了解不同小组人员的业务处理能力和规范程度的基础上，在上级公司的组织与安排下，对相关专兼职档案管理人员进行了统一的教育和培训，并邀请省档案局专业讲师进行业务讲授。同时，定期进行档案管理工作素质与能力评比，并通过专门的研讨会议解决和探讨办公过程中的共性问题，及时发现实际工作中的问题和瓶颈，帮助工作人员有目标、有方向地开展和改进档案管理工作。

（二）建立信息化档案管理体系

1、企业档案搜集整理信息化

石油企业在分析和整合自身业务特点和工作模式的基础上，应调整传统的档

案搜集整理模式，档案信息资源由传统运行模式向采集自动化、存储数字化、管理网络化和服务人性化过渡，逐步建立和完善档案搜集整理工作办公自动化，办公自动化环境下的文书档案搜集与整理工作主要通过长期工作建立起的数据库完成文件档案相关处理工作，实现档案管理网络化，在档案管理信息系统内实现档案整理电子化，OA系统内生成的收发文件定期传送到档案管理信息系统内，进入系统内进行整理归档工作，实现高效、精准的档案信息交流传送。

2、企业档案信息系统的开发与完善

我公司在档案管理工作的调整与完善过程中，积极引入上级公司开发的档案信息系统，根据公司自身档案管理特点及企业档案检索目录著录要求、借鉴其他公司相关业务的档案检索目录建立经验，建立并完善了真正适用于本公司日常运行的档案检索目录，通过信息系统的利用实现档案信息高效传输交流，以及信息的永久保存。

（三）优化档案利用与评估工作

1、优化档案利用工作

加强公司档案利用过程中的安全管理，根据档案管理技术设备及信息系统工作运行特点，不断调整与完善公司内部档案利用过程中的保密机制。

建立并完善了真正适用于本公司日常运行的档案检索目录，通过信息系统的利用实现档案信息高效传输交流，最大限度发掘公司内部档案的信息与资源价值，为公司及行业发展提供有力的支持。

2、优化档案管理评估工作

切实制定并完善《档案管理制度》、《档案归档制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案安全应急处理预案》、《机关文件材料归档范围》、《档案分类及保管期限表》、《OA办公自动化系统管理办法（试行）》、《电子档案管理办法》等制度，严格依照这些管理和评价制度完成对档案管理的评价工作，并提出可行性强、方向明确的工作建议。

四、结束语

随着社会经济及石油产业的迅速发展，石油企业需要更高效、更系统、更先进的档案管理工作推动企业在激烈的市场竞争中立足与发展。企业档案管理工作

不仅要适应企业的运行特点和发展趋势，还要具备良好的前瞻性与可拓展性。石油企业作为区域经济发展的支柱性企业，在发展生产技术与生产规模的同时，对企业内部档案管理工作作出了深入的分析和适当的工作调整，公司的档案管理改革经验表明，新时期的石油企业需要加强档案管理人员的素质建设及能力培训，建立信息化档案管理体系，优化档案利用工作，最大限度发掘档案资料的信息与资源价值，推动公司及行业走向信息化、现代化的发展道路。

参考文献：

篇3：如何做好企业环保档案管理工作

一、增强档案意识, 争取领导对企业环保档案管理工作的重视

当前, 企业档案意识不强、企业档案法制观念淡薄是企业存在的一种普遍问题, 要彻底改变这种状况, 需要大力宣传, 认真学习, 全面理解和把握法律法规对企业环保档案赋予的职责、权利和义务, 明确各级领导和环保档案管理者的法律责任, 增强档案意识和档案法制观念。企业环保部门领导要高度重视环保档案事业的发展, 将环保档案管理工作纳入本单位年度工作计划, 同中心工作一起研究、一起部署、一起落实;纳入各部门的职责范围, 力争使各个部门直至每个人都来关心和支持档案工作;纳入工作考核责任制, 把环保档案治理目标分解到环境监察、监测、法规、自然保护、污染控制等各个环节, 加强领导, 狠抓落实, 努力形成主要领导亲自管, 分管领导具体管, 部门协同合力管, 发动群众一起管的环保档案管理运行机制。当前, 要针对企业环保档案资料的收集工作量大、涉及面广的特点, 认真及时地研究环保档案资料收集工作中出现的新情况新问题, 积极探索环保档案管理工作的内容、形式和解决问题的措施、办法, 进一步完善各项考核责任制度, 定期检查, 奖优罚劣, 夯实基础。

二、加大资金投入, 为数字化环保档案管理构建科学完善的平台

数字化的档案管理平台, 需要相应的硬件设施建设, 这是实现环保档案信息化管理的保证。因此, 企业环保部门首先要投入物力和财力, 狠抓数字化信息管理的基础设施建设。如计算机、打印机、复印机的采购;其次, 要选用合理的软件系统, 建立标准、安全、通用的软件平台;再次, 要按照国家、行业颁布的各类标准以及国际和国内通用的网络传输协议和格式、数据加工等标准原则与要求建立数据库, 实现对信息资料的保存与备份。这些基础设施建设都需要资金投入, 因此, 企业环保部门一定要重视基础设施建设, 为实现企业环保档案的数字化管理, 提供强大的经济支持。尤其是在大量的环保电子文件产生以后, 软件平台是需要解决的首要问题。企业环保部门可以与软件公司合作开发适合自己单位的软件, 也可以选用当地档案局推荐的档案管理软件, 这都是需要花费一定的资金。当然, 从节约成本的角度来看, 最佳的办法应该是大家都采用统一的通用的软件系统, 这样可以避免重复开发, 也能克服兼容性等问题, 也能为信息资源共享提供有利条件。

三、着力开发利用, 更好地为企业的发展提供优质服务

档案利用是档案工作的最终目的, 是企业赖以生存和发展的动力。随着改革开放的不断深入, 面对企业环保档案管理存在的新问题, 要转变观念, 开拓进取, 牢固树立企业环保档案的价值观、信息观、服务观, 积极做好企业环保档案的开发与利用, 以便为企业科学管理、技术改造、提高经效益、研究企业发展、塑造企业形象等将提供有效的服务。要努力实现由重保管、重安全向重开发、重利用转变, 由过去的被动调阅向主动服务转变, 做到在服务中发展, 在发展中提高。做好档案环境法规和管理制度的档案编研, 为强化环境执法监督和环境管理服务。要利用档案, 开展环保技术研究和推广, 为防止环境污染和生态破坏提供档案技术支持, 努力探索为企业的改革、发展、经营决策、组织管理、市场营销、前景预测、生产经营服务的新路子, 努力开创企业环保档案工作新局面。

四、加强队伍建设, 不断提高企业环保档案管理人员的素质

企业环保部门要加强本部门档案机构建设, 保障环保档案管理职能到位。机构与人员的配备要以能履行本企业档案管理工作为原则。首先, 各企业环保部门要配备专职档案人员, 并保持环保档案管理干部队伍的相对稳定。其次, 要全面提高企业环保档案干部素质, 建立一支精通业务的高素质环保档案干部队伍。通过各种形式的培训, 对环保档案专业技术人员实行继续教育, 提高环保档案干部的综合管理素质和业务工作能力, 掌握环保档案业务的工作方法和规律。再次, 掌握相近和相关学科的知识, 并掌握计算机、缩微、复印、网络等先进技术和设备的工作原理, 并能进行熟练地操作。

参考文献

[1] .陈红.环保档案管理现代化的问题与对策[J].魅力中国, 2008.21

篇4：如何做好企业文书档案工作

【关键词】企业；文书档案；制度建设；管理现代化；归档

文书档案是企业发展过程中形成的具有保存价值的重文件，对于企业发展具有重要的参考作用。近年来，文书档案工作模式发生了较大的变化，因此需要重视文书档案管理，保证文书档案信息的有效性和及时性，使其能够更好的与企业的发展需求相适应，为企业的发展发挥出重要的作用。

一、争取领导重视是做好文书档案工作的前提

要想取得领导对文书档案的重视，需要文书档案管理人员要努力提高自身的专业素质，热爱本职工作，能够忠于职守，吃苦耐劳，在工作中充分的发挥主观能动性，从而让领导满意，为企业的发展提供优质的服务。同时还要加强文书档案的宣传，进一步增强企业领导的档案意识。在日常工作中，档案人员需要及时向领导汇报文书档案的各项工作，同时做好文书档案服务工作，及时为领导提供档案利用信息，使其意识到文书档案工作的重要性。

二、加强档案制度建设

企业在文书档案工作中，需要进一步建立健全档案规章制度，遵循档案法及企业的实际情况来制定与企业档案工作相适应的规章制度，进一步对档案工作制度进行完善，确保各项制度的有效落实，为文书档案收集、整理和保管等工作制定一系列办法，及时对原始档案进插收集，并理顺归档程序，避免档案资料出现丢失和毁损的问题。

三、重视文书档案资料的收集工作

企业无论是专职档案人员还是兼职档案人人员都需要对档案资料收集工作给予充分的重视，扩大档案收集范围，特别是对于一些重要会议、重大事件、重要研究成果、科研项目等档案资料更要及时进行收集。同时还要增加信息收集渠道，提高资料鉴别能力。在文书档案收集工作中，各部门之间还要加强协作，档案人员要做到嘴勤、脚勤和脑勤，确保档案收集信息渠道的通畅性，侧重于收集能够体现企业发展阶段的资料，从而为企业各项工作的顺利实施提供重要的参考，更好的发挥档案部门在企业经济发展中的重要参谋作用。

四、做好收发文的登记工作

在实际工作中，需要根据收发文件的不同种类来分别进行登记，单独使用一个收文登记本，对于红头文件，在收文时需要对收文日期、收文号、机密等级、来文单位及文件号、标题及数量等进行列明，最后还需要分别交各主管领导进行阅示，对于需要在企业内部进行宣传的文件，需要对承办单位、收件人及归档时间进行详细记录，为全程跟踪提供有效的便利。另外，还需要做好备案登记，备案可以在每季度或是半年做一次，并在年终时将备案表装订成册，使其形成一本档案明细账。

五、实施文档管理现代化

当前文书档案管理中已普遍运用计算机管理，而且文件形成、运行、积累及转换等各个环节都与自动化办公有效的实现了衔接，这就需要文书档案管理人员要有效的掌握现代化管理技术，并与自已的岗位工作有效的结合，确保业务素质的提升。一直以来纸质档案整理工作都较为繁琐，档案人员劳动强度较大，利用计算机技术来对文件进行整理，有效的提高了工作效率，而且计算机检索更为方便快捷，使文件归档工作中人为因素影响较小，实现了整理的真正简化，并进一步深化了检索的目的。

六、遵循归档原则

就企业日常管理来说，其往往要面对不同形式的文档资料，每种文件涉及到的内容也是各不一样的，如：工程文件、财务文件等等，若不及时分类处理则会给企业的文件管理带来很大的困难。因而，对文档资料归档管理则是不可缺少的工作。虽然电子文件与纸质文件有着很多的不同，但二者都是文件，因而归档时可以参照纸质文件的归档范围来确定电子文件归档范围，并根据单位的具体情况和电子文件的特点适当调整归档范围。在归档过程中要遵守相应的原则，以保证文件资料保存其原有的使用价值。一般情况下，归档需要坚持的具体原则主要有：将电子文件归档提前介入到系统中，实现前段控制；在电子文件的归档时保证文件信息保持不变，保证文件信息的真实性；归档时保证电子文件没有缺损，其相关文件也保证齐全；在归档后，要保证电子文件借助必要的工具能够可读以及有效的利用。

七、提高文书档案管理人员的综合素质

文书档案工作的质量与文书档案管理人员的素质具有直接的关系，因此在文书档案管理工作中，还应该全面提高文书档案管理人员的综合素质。所谓的综合素质，主要就是指文书档案管理人员不仅应该具有较强的专业素质，还应该具备积极向上的思想意识，较全面的前瞻意识等。另外，还需要加强对现有的工作人员的继续教育，也就是需要加强对现有文书档案管理人员进行培训，不仅培训档案管理人员的素质，还需要对档案管理人员的其他方面进行培养，像对工作的热情、责任意识等等。文书档案人员还应该不断地进行自我学习，进一步拓宽视野，并且全面了解文书档案管理工作的发展前景，根据文书档案管理工作的发展趋势，努力提高自身的专业素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进文书档案工作，实现单一型向多样复合型转变，不断推进文书档案的规范化、现代化、网络化管理进程。

八、结束语

目前文书档案管理工作加快向科学化和现代化的进程，这不仅有效的提高了文书档案工作的效率和准确性，而且进一步提升了文书档案管理的水平。在这种情况下，文书档案管理人员更需要不断充实自已的专业知识和专业素养，在工作中勇于奉献，提高档案服务意识，在文书档案工作中不断进行创新，从而使档案更好的服务于企业的发展。

参考文献

[1]刘云.大型企业文书档案管理要点分析[J].办公室业务，2013-07-05.

[2]袁艳云.新形势下企业文书档案的管理与发展[J].东方企业文化， 2015-02-23.

篇5：如何做好企业档案管理工作

摘要:档案的鉴定销毁工作，对企业发展是尤为重要的。但是档案的鉴定销毁工作并不是那么顺利，它需要不断的改进和学习才能完善档案的鉴定销毁工作。因此，本文将针对档案鉴定与销毁这一工作在发展过程中存在的问题，以及做好企业档案鉴定销毁工作的重要性，并提出科学合理的应对措施，最后针对档案的鉴定销毁工作提出几点思考，以供参考。

关键词:新时期；企业档案；鉴定销毁；档案管理

档案的鉴定与销毁工作是档案管理的主要内容之一，对提高档案管理水平有着积极意义。但是随着时代的发展，企业片面关注档案的网络化与数字化，不关心陈年档案的管理，使得很多档案信息不能被利用，这对企业的发展是十分不利的。企业应该提高对档案鉴定与销毁的工作，及时清理废弃档案，提高企业档案的资源利用率。但是要怎样促进企业档案的健康发展，优化档案管理，将会成为当今档案工作人员必须深入思考的问题。

一、当今档案的鉴定与销毁工作存在的问题

1.企业管理人员缺乏对档案鉴定销毁工作的重视。企业对档案的鉴定销毁工作不加以重视，会给企业有价值的档案资料带来灾难。企业定期对众多档案信息进行鉴定是十分必要的，在对档案的鉴定过程中，如果管理人员对这项工作马虎敷衍，可能会销毁其中有重要意义的档案信息文件。然而，这些档案资料一经销毁，将不能再生，一旦在鉴定过程中不够谨慎，就会为企业发展带来巨大损失。由此可见，企业领导对档案管理工作的重视是多么重要。

2.企业仓库容量有限，档案数量与仓库容量不协调。企业规模有限，仓库容量不可能接纳源源不断的档案资料，但是每天都会有不同种类、不同层面的档案信息涌入，加大了仓库容量的负担。很多企业三年甚至五年都不曾清理过档案仓库，其中包括一些没有实用价值的发票、收据等，对于一些料单、文件资料尽管本身具有一定意义，但是在保存方面上却并不具备多大价值。针对这些档案，就需要让具备专业知识的档案工作管理人员来进行科学鉴定，进而销毁那些无用的档案，以便实用的档案价值能够更好保存，也利于迎接新一批的档案进入，进而提高档案的信息管理水平。

3.档案管理人员缺乏对档案的价值评定，导致企业档案不具有科学性，合理性。我国对档案信息的鉴定与销毁尚未形成科学的评价体系，使得档案资料在鉴定方面不全面，不彻底。档案的鉴定与销毁工作并不是简单的对古老、陈旧的档案进行销毁，还应该根据它本身的利用价值以及产生背景进行分析，进而做出正确的鉴定结果。比如，某年将要对65岁以上的老人进行补助，需要收集老人在十年之内的经济情况调查表以及家庭基本信息采集记录，如果档案工作管理人员在鉴定档案时，因为年份较久，而将老人的经济、家庭信息等相关资料进行销毁，将不能为这项补助惠民政策提供参考，可能导致惠民政策在落实的时候缺乏公平和合理，没有真正实现惠民政策的宗旨和目的。因此，档案的保存年限必须经过档案管理人员一致同意后，适当延长相关档案的保存年限，以免造成某些政策或活动的不合理。

二、企业档案鉴定销毁工作的重要性

1.提高档案鉴定销毁工作的质量和利用价值。档案管理的鉴定销毁工作并不是单纯意义上的档案数量的多少，相反，我们更关注的是档案馆藏资源的实用价值。定期对档案的价值意义进行鉴定，对不符合企业发展的滞后信息进行销毁，提高档案馆藏资源的质量和效用。比如，在企业长期的发展过程中，肯定会存在机器设备的购买发票、材料财物的简介以及一些料单等等，都已经不足以促进企业长远发展，这些就属于企业的滞后信息，应该经过科学鉴定之后进行销毁，扩大仓库可利用空间，提高档案的时效性和实用性。

2.促进企业档案的健康发展。档案工作管理人员在对档案进行鉴定的过程中，将会对一些有利用价值，实用效益的档案进行保存，所有有用的档案整理之后，还将对这些档案进行归类和整理，激发了档案本身的生命力和活力。有效档案的保存不但能够让这批实用价值的文献继续为企业发展服务，也在一定程度上可以作为避免企业发生错误的一个借鉴。比如，针对企业曾经出现过的困难或挫折，在今后的发展过程中可能还会发生，那么，之前保存的档案资料就能有效提供参考意见，促进企业健康发展。

3.有利于企业档案优化管理，促进资源节约。企业生产和发展过程中会出现很多档案，对这些档案的科学鉴定与销毁工作，能为有利用价值的档案提供更多空间，便于人们使用和检索。对没有价值的档案进行销毁，也是节约企业档案馆藏资源的表现，丧失价值的档案信息加以清理，能促进企业的档案资源管理。

三、企业档案鉴定销毁工作的解决措施

1.提高企业对档案管理的重视程度。档案关于企业的文化发展问题，企业高层领导必须重视档案的鉴定与销毁工作。对过期的档案及时进行销毁，有以下几点意义:（1）对档案信息加以整理，能剔除没有利用价值的档案，这些无用档案的清楚，将会给档案馆藏资源腾出空间，优化档案管理；（2）由于鉴定完毕之后，只有具有科学实用价值的档案才能得以保存，所以针对这些档案的保存也将更具科学化、合理化、规范化，利于档案工作人员查找和使用；（3）无用档案信息的销毁，实用档案资料的保存，都是为企业档案馆藏资源做贡献的表现，没有实用意义的档案进行销毁，就能为保存下的档案信息提供更为良好的保存环境。因此，企业领导不应该片面追求经济发展，还应该关注档案的鉴定销毁工作，实时对档案馆的档案进行鉴定与销毁，为档案提供一个整洁和谐的保存环境。

2.加强档案鉴定销毁工作的组织和引导。档案的鉴定和销毁是一份精细的工作，要求档案管理人员必须以一丝不苟的态度对档案进行鉴定。档案鉴定工作要求管理人员以企业发展为出发点，在维护企业发展的基础上对档案进行鉴定销毁工作。档案工作也是技术性的工作，它要求档案管理工作者具有超强的动手能力和规划能力。但是，光靠档案管理人员是不足以加强档案信息的凝聚力的，应该安排专门的企业管理领导，组织企业档案鉴定销毁工作科学发展，给档案的鉴定销毁工作制定一个切实可行的方案，挑选出有耐心，有实力的档案工作管理人员。同时，企业还应该外聘一批专门的档案信息管理人才，由这批人才给企业员工实时进行培训，并根据培训内容对其进行考核，加强档案信息管理工作的规范化引导。

3.注重档案鉴定与销毁的管理，做好档案鉴定工作。企业的档案管理是十分复杂的，当档案管理者在面对诸多档案时，不必急于对档案进行鉴定和销毁，必须先在心中拟定方案。随着信息的迅速传播和电子技术的发展，企业档案的数量逐渐增多，其中不乏会产生一些失效和过期的档案，这就要求档案管理工作人员在收集整理档案时，将一些对企业发展没有作用的档案鉴定清楚，不但能够为后期的档案鉴定销毁工作减轻负担，也能给有限的档案馆藏资源提供轻松和谐的环境。这就要求档案管理工作人员必须具有高效的实践操作能力，具备一定的业务水平，能够清晰的对档案进行整理和分类，将档案归档放置，起到优化档案管理的作用。

4.提高档案管理人员的综合素质。档案鉴定工作要求档案管理工作人员必须具备很强的专业知识和业务能力，能够高效快速并准确的针对企业发展情况，从中踢去一批无用的档案资料。因此，对档案管理人员的能力和素质，企业提出以下几点要求:第一，档案管理工作人员必须有耐心，有毅力，在面对繁琐的工作时，认认真真做档案鉴定工作；第二，必须具备专门的档案管理知识，了解档案鉴定标准，熟悉档案鉴定销毁要求，避免盲目的档案鉴定工作；第三，档案管理是在企业发展的基础上对档案进行鉴定的，档案也是在企业发展的背景下产生的，工作人员应该了解档案的发生背景，具体内容，价值意义等方面综合考虑，确定其档案的利用价值，做出科学判定结果。

四、关于档案鉴定销毁工作的几点思考

1.做好立卷收集工作。企业经过一年的发展，累积了很多档案，其中包括企业员工的信息情况，企业的重要合同，员工的工资情况等，这些都是应该放置在档案室进行保存的；企业购买器材设备的发票，过期或无效的档案资料等，都应该经过档案管理工作人员科学鉴定之后进行销毁，尽量减少各种无效档案占用库存，也为后期开展工作减轻了负担，同时，库存空间合理安排，科学规划，还能提高档案管理工作人员的工作效率和业务水平。

2.制定科学的归档标准和保管期限。档案管理不仅仅是对档案进行重新归置和简单保护，档案管理的实质在于对各类档案的内容做出进一步分类，也就是归档工作，是属于经济类，还是社会类，或者文化类，各项档案标清楚，体现了企业档案管理人员超高的业务水平和工作能力。当然，档案的保管期限也是非常重要的。在鉴定档案时，档案的保存期限也是一个参考因素。档案保存时间过长，不符合社会发展要求，我们可以酌情销毁；但是并不意味着保存时间过长的档案就是不可取，不可用的，这种想法就大错特错了。比如，企业运营初期的发展规划，想要在几年或十几年应完成的目标，为企业发展做出过突出贡献的老员工资料等，虽然年限可能很长，我们还是应该尽可能的保存档案的完整性，便于我们随时翻阅和查看，促进企业科学稳定发展。

3.当无法确定档案的保管期限时，应该优先保存档案价值更高的文件。诸多丰富的档案材料中，肯定有一些我们无法很难做出决定去留的档案，那么，当在档案资料鉴定销毁工作的时候，遇到模棱两可的情况应该怎样去处理呢？档案本身存在的价值应该根据它产生的时代背景和可能产生的经济利益来衡量，如果档案的出发点和措施都是为了企业长远发展考虑，那么毫无疑问，这样的档案资料是需要细心保管的，反之，则进行销毁，为更多有效的档案提供良好的保存环境。而且，企业对档案的鉴定工作并不是只有一次，每年都会定期对档案工作的鉴定销毁提出意见，工作者在再次鉴定档案时，就能以一种全面，发展的眼光看待这份档案，也更容易从中看出其所存在的价值和意义。在这样反复的鉴定过程中，沉淀下来的就都是精华，更容易受到档案管理人员的珍视和利用。

4.档案鉴定工作应以提高效益为标准。众所周知，企业对档案的保存不是毫无标准的，并不是所有企业档案都值得被收藏的，况且企业的馆藏资源也十分紧缺。这就需要我们档案管理工作人员要考虑以下几点问题:第一，保存档案的人力、财力、物力是否能创造出更大的经济效益和发展价值，即这份档案的保存是不是有价值；第二，在保存档案时应具体分析它的使用意义，尽可能减少档案在保存过程中产生的花费。档案保管就是为了能够给公司业务提供标准和参照，为了能给企业创造利益，因此对档案进行鉴定工作是必不可少的，能优化档案管理，提高档案水平，并减轻企业在人力、物力、财力方面的投入。

5.档案鉴定人员须具备较高的业务素质。档案工作者作为档案去留取向的直接认识主体，必须做到态度严谨，细致认真，掌握相关的档案鉴定规则，能对档案价值做出合理判断。档案鉴定人员的效率是检验一个档案工作者是否优秀的因素之一，档案工作者不能把时间花费在一份档案上，档案鉴定不只是速度，更要求质量。因此，企业在选拔人才时，必须注重人才的理论知识和业务能力，如果只具备理论知识，档案工作的开展只是一个形式，并不能真正应用到企业发展中；如果只侧重实践操作，那么档案鉴定工作又没有精神上的实质内容，只是一个空壳。所以，企业应该做到理论知识和实践操作并重，提高档案管理人员的综合素质。

五、结束语

档案的鉴定销毁工作是各个企业都必须重视的一个课题，但是档案鉴定也有诸多方面的困难，尤其是在新时期下，档案鉴定销毁工作不但迎来了机遇，同时也带来了挑战。企业应该合理利用当今社会的发展情况，与时俱进谋发展，聚精会神搞好档案管理建设，对档案的鉴定，能够提高我们对企业发展的认识，对企业有广度，有深度的认识。而且，企业档案馆藏资源也并不很宽裕，对没有意义的档案进行销毁，能够给有意义的档案提供更多更好的保存环境，优化档案管理，节约馆藏资源，进而推动档案管理工作的长久发展。参考文献：

篇6：如何做好企业档案管理工作

赖秀琴

摘要：随着数字档案的广泛应用，档案信息安全问题日益突出。如何做好信息时代企业档案信息的安全显得非常重要。本文从提高档案管理人员的素质、加强控制档案的利用、保证网络安全、建立健全档案安全管理的制度四个方面阐述了这个问题。

关键词：企业档案信息安全

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成包括了文书档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案等方面的档案。企业档案是企业资产的重要组成部分，企业档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作。档案管理人员应该为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需要。

随着数字档案的诞生，档案信息载体的多样化和电子文件、档案数量的迅速增长，特别是数字档案理论与实践的不断发展，档案信息安全问题日益突出。档案信息安全是确保档案信息内容在生成、存贮、处理、传输和利用过程中，保持其原始性、真实性、完整性、可靠性和长期可读性（可用性），以及确保档案信息记录方式和记录载体不受任何损坏的策略和过程。

笔者所在的企业，是一家A+H股上市公司。它对企业档案的安全性有着特殊的要求。档案能够最大限度地满足企业对信息在时间、数量、质量上的需求，使企业在瞬息万变的竞争社会，准确、及时地抓住商机，谋求发展。因此只有做好档案信息的安全，才能有效保护企业的利益，增强企业的竞争力，促进企业的生存与发展。本文从以下四个方面阐述了如何做好企业档案信息的安全。

一、加强控制档案的利用

随着数字档案的到来，档案的存在形式包括了纸质档案和电子档案。在工作中形成的文件材料不管我们以何种形式保存，我们首先要保证档案的信息安全。

1、控制纸质档案的使用

首先提高档案安全防范意识。档案人员经手的事情要有头有尾，手续清楚，防止“无形”信息的泄露。档案柜一般要上锁；档案在库房外未被使用时，不允许长时间放在桌子上，应及时收好；档案不准擅自带离档案室。其次是确定档案的使用权限。明确规定哪些人可以接触纸质档案。但不管利用者是谁，都应该只有档案人员才能进档案室去拿资料；未经允许利用者不准私自抄录、复印等。最后应建立健全的借阅制度。本单位人员借阅时，应记录好借出时间、资料名称、利用目的、借阅人签名等；外单位人借阅时，应出具单位的介绍信，再由相关领导审批后方可借阅。

2、控制电子档案的使用

因电子档案都存在于数字档案管理系统里，因此控制电子档案就因控制数字档案系统的使用。必须采取各种措施控制数字档案系统的使用。笔者所在的企业使用的是数字档案信息管理系统，规定哪些人可以登录系统，并为其设置登陆密码；登录后只能查询到文件题名，具体内容应由档案管理人员审批后才能看；并设置好借阅期限，及时跟踪催还；查阅的文件内容格式应保存为PDF格式，不能被随便复制；档案管理人员应设置好档案的密级程度（秘密、绝密、公开等）。给登录系统的计算机装上防毒软件，并注重及时更新，因为病毒更新换代的速度也是很快的。有些电子档案保存在软盘、磁盘里的，要使软盘保持干净并不受损害。要让磁盘远离磁场、防尘、防油渍等。

二、保证网络安全

网络安全问题是档案信息资源网络化的一个巨大障碍，也是普遍存在的一个现象。主要体现为：存在着各种物理安全问题，如因自然灾害或人为原因对计算机硬件设施造成损害；来自内部或外部的非法访问，尤其是黑客的入侵不仅能盗取、修改信息，而且可以导致网络部分或全部瘫痪；防不胜防的计算机病毒侵害；普遍缺乏基本的备份系统，一旦发生问题难以及时恢复等。因此，要实现档案信息资源的网络化，就必须消除不安全因素。

消除不安全因素，首先要坚持防管并举，建设档案信息网络安全保密系统，确保网络安全连接和信息安全传输，确保档案信息、数据库安全；其次要建设档案信息灾害恢复备份系统。

为应付突发事件，要建立档案信息资源灾害恢复备份系统，提供可靠的系统备份、应用备份、数据备份和系统恢复能力，保证档案网络工作不间断地运行；再次，要加强档案信息系统的安全技术防范管理，档案室应按照入侵报警、电视监控、防盗屏障、周界报警等设备设施，确保档案及档案网络设备设施的安全；此外，要及时做好网站的维护和更新工作，定期对计算机、对网站进行检查维护，适时更新防病毒软件等。

本公司现有的档案系统安全措施体现在经过了以下三道通道：

1、档案系统第一道经过了VPN系统公司引进了VPN技术，VPN的英文全称是“Virtual PrivateNetwork”，中文译为虚拟专用网，VPN是建立在现有物理网络之上，是一种快速建立广域联接的互联和访问工具，也是一种强化网络安全和管理的工具。主要采用隧道技术、加解密技术、密钥管理技术和使用者与设备身份认证技术，来防范黑客的入侵。

2、第二道经过防火墙，只开通了档案系统必要的端口防火墙的英文名为

“FireWall”，它是目前一种最重要的网络防护设备。从专业角度讲，防火墙是位于两个(或多个)网络间，实施网络之间访问控制的一组组件集合。防火墙对流经它的网络通信进行扫描，这样能够过滤掉一些攻击，以免其在目标计算机上被执行。在防火墙上只开放了档案系统使用的端口。而且它还能禁止特定端口的流出通信，封锁特洛伊木马。最后，它可以禁止来自特殊站点的访问，从而防止来自不明入侵者的所有通信。

主要表现为：

（1）防火墙是网络安全的屏障；

（2）防火墙可以强化网络安全策略；

（3）对网络存取和访问进行监控审计；

（4）防止内部信息的外泄。

3、第三道就是服务器自身安装的防病毒软件防止浏览器、操作系统以及应用程序受到各种病毒的威胁。

三、建立健全档案安全管理的制度

威胁档案安全的因素来自各个层面和各个领域，因此需要构建一个全面的制度体系，也即国家、地方和档案部门从三个不同的层面建立健全档案安全法律法规体系。当前档案安全管理的条款分布在《保密法》、《国家安全法》、《档案法》等中间，并没有专门的档案安全管理制度，需要建立一套档案安全管理制度，明确规定安全管理职责、管理要求、管理目标、管理内容等根据档案工作各环节需要，制定相关制度。

笔者所在的企业就制定了以下制度：文件材料归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求以及控制归档质量的措施；利用制度应明确提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求；保密制度应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者承担保密的责任档案保管制度应包括保管工作原则、各门类档案保管条件，特殊载体档案保管方式，档案进、出库房要求，对受损档案的处置原则和要求；档案管理系统操作制度应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求；库房管理制度应明确库房管理员职责、库房管理要求，进出库房要求等。因此构建一套系统、透明的档案安全管理制度，能为档案的安全管理的实施提供保障作用。

四、提高档案管理人员的素质

档案信息的安全与否，档案人员的安全意识是个关键。并且档案工作是一项服务性的工作，因此档案安全管理必须高度重视人的因素，加强档案管理人员的安全意识。作为一名档案管理人员，不仅要有严谨的工作作风，还要通过学习等形式提高档案安全管理人员各方面的素质。避免因操作失误而造成数据丢失或删除，避免因安全保密意识和法律意识造成信息的泄露。面对时代的挑战，档案人员除了具备扎实的档案基础理论知识之外，还应具备相关的现代管理技术，这是时代对人才的要求。只有档案人员具备广博的知识和过硬的技术本领，才能保证档案信息的安全性。

随着社会的发展和技术的进步，影响档案信息安全的因素越来越多、越来越复杂。如何做好信息时代企业档案的安全工作是一项长期而复杂的工作，它涉及意识、管理、技术、制度、人员等各个方面。因此做好企业档案信息的安全不

仅需要档案管理人员坚持不懈的努力，也需要整个企业、甚至是全社会的关注和支持。

参考文献：

[1]宫晓东.主编.企业档案管理学[M].高等教育出版社.1999年

篇7：如何做好档案管理工作

一、规范公文处理，把好公文形成关

档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。因此公文形成是档案工作的起点，规范公文处理，把好公文形成关，是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关部门起草然后交由办公室负责印发。我部就属于后者，由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同，对公文起草工作相关要求的理解存在差异，导致起草的文件的质量也就大不一样。我项目部在公文拟制过程中存在的问题集中反映在以下几个方面：

1、文种使用不当。主要有请示、报告不分；一文请示多件事情；生造文种或不规范使用红头文件等

2、附件标识比较混乱。有的公文注有附件，但既不在规定的位置做出标识，也不在附件名称前标识出具体的序号，行文程序很混乱。

3、公文主题词标注不准确，不利于检索查找。

4、数字使用不规范等等。上述情况，严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此，作为办公室一名专门负责公文拟制人员，平时有责任也有义务对各部门呈送的公文初稿进行规范处理，依照有关规定，全面审核，严格核稿，特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句等要严格把关，发现问题应尽快与提供初稿的职能部门进行衔接，共同磋商，尽量将各种问题都解决在核稿阶段，决不能将问题推给签发的领导定夺，以确保公文的高质量、高水平，以及档案的高质量、高水平。

二、档案整理工作，从公文的评估分类做起 公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或随意销毁，而是放到别处)；将涉及本单位改革、发展、稳定的大事、要事、新事及代表本单位成就的文件留存下来，以备随时查阅和调用。评估工作对文书人员是个严峻的挑战，它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力，能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档，供日后的工作查考利用。而要做好该项工作，可以从以下几个方面进行：

1、对档案工作要有高度的认识，要实现从公文到档案的成功转化，就必须重视公文的规范化管理，实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融，加强档案部门对文件管理的超前控制，这样才能保证档案的质量，减少档案部门的工作程序和烦琐的移交手续，避免重复立卷，使文书工作流程更加科学化、合理化。

2、要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性，要随时将“档案”装在自己的头脑里，要有对历史负责的态度，使档案工作平时化、平常化。因此，务必要按照《办法》的要求，规范地、科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。

3、要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中，文秘人员要重视档案知识的学习，加强档案意识的培养，最好的办法就是常备一本专业书籍，《档案管理学》、《档案管理基础》等，以便需要时查阅，真正做到边工作，边学习，在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中，很多档案工作人员都兼任秘书工作，因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。

三、完善公文材料，做好档案收集工作

文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手：

1、档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰；而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

2、档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件，领导签发后，应将形成该文件的所有资料收集齐全，按照从上到下，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整，并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。初步做好档案入库前的各项准备工作。

四、善于交流，接受新信息，达到资源共享

作为办公室的文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织严格、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。

篇8：浅淡如何做好企业档案管理工作

一、加强基础建设, 为企业档案工作发展提供前提保障

1. 建立健全档案工作制度。

坚持“集中统一管理, 分级负责”的原则。首先, 企业应明确分管档案工作的负责人, 把企业档案工作列入企业发展的规划和议事日程, 建立健全企业档案工作的各项规章制度, 明确职责范围和惩罚条例, 确定负责档案工作的职能部门, 并配备相应的档案工作人员。其次, 企业要合理设置档案工作层级管理结构, 建立相应的档案工作网络, 内部机构和所属单位也要建立档案工作机制。

2. 加强收集整理工作。

企业档案在载体上分为纸质、声像、实物档案等;在内容上分为文书、会计、科技档案等。企业在开展档案材料的收集工作时, 在注意突出本企业的特点, 收集有代表性的文件、材料、凭证、合同、账簿等的同时, 要着重加强对不同门类、不同载体文件材料的收集力度, 并按照有关文件归档整理制度标准、归档要求、保管期限等, 进行科学整理, 注意保持文件材料的齐全完整, 做好案卷的装订、标识等, 保证案卷质量。

3. 建立和完善档案检索体系。

档案检索工具是档案管理和利用的必备条件, 是查找档案资料的主要工具。建立和完善检索工具体系, 是加强档案基础业务建设的一项重要内容, 它有利于强化科学管理, 推进档案信息资源的开发和利用。企业制作检索工具, 要按照简便适用的原则, 建立全方位、多渠道的检索体系, 有条件的可应用计算机进行贮存和检索, 加快现代化进程。企业要不断完善检索系统, 提高档案的查全率和查准率, 提高档案的利用效率。

二、拓宽服务领域, 为企业发展提供有效服务

为企业的发展服务是企业档案工作最直接和最终的目的。搞好服务工作是企业档案工作的主要任务。在激烈的市场竞争中, 企业要发展光靠单一的信息是不够的, 企业档案部门必须具有自己的内、外信息网络和综合编研能力。所谓外部信息就是企业档案部门充分利用外部的档案、资料及有关信息, 综合挑选出能为本企业服务的有用材料, 因此, 企业档案部门必须扩大信息的收集范围, 积极开辟新的信息资源收集渠道, 广泛收集与本企业经营、生产、销售等相关的信息, 进而丰富企业的馆 (室) 藏。由此可见, 企业档案部门外部信息网络与档案也是不可分割的。所谓内部信息网络, 就是企业档案部门用来收集利用本企业内部生产、经营、销售、人事等有关信息的网络系统。这是企业档案所具有的最基本的服务功能, 它涉及面广、利用效果也最明显。就要求企业档案部门要积极主动地参与本企业的各项活动, 时刻关注企业生产、经营等各项工作的动向, 注意收集有关资料和信息, 为企业自身的活动提供必要的咨询和对策, 使企业档案不仅成为记录凭证, 而且成为信息输出的中心和纽带。所谓综合编研能力, 就是充分利用档案部门的优势, 把“死”的档案资料变成“活”的编研产品, 使档案资料不断处于再生产、再循环状态, 为企业的生产服务。例如, 根据档案可编写出能为企业利用的多种信息资料和经验材料, 编写企业发展历程和人物传记等, 还可利用档案资料开展各种宣传和展览活动, 帮助企业宣传产品、联系客户以及树立企业良好形象, 提高企业社会知名度。总之, 拓宽服务领域, 搞好有效服务, 是企业档案工作不可忽视的一项艰巨任务, 是企业档案工作急需努力的方向。

三、抓好档案队伍建设, 为企业档案工作发展提供人才支撑