正确使用公文文种（精选6篇）
篇1：正确使用公文文种
正确使用公文文种
【导语】在了解了公文的基本概念以后，我们接下来学习如何正确选择文种，并对一些易混淆的文种进行区分。
一、文种的涵义
在公文写作和处理中，把性质和用途相同的公文归并为同一种，对每一种公文规定了固定的名称，这就是文种的名称，即公文种类，简称文种。文种是公文必不可少的组成部分，所有公文都必须在标题中标明文种。
二、正确标明文种的作用
1.在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、规范性。
2.为公文的撰写提供方便。《条例》和《办法》都对每一类公文文种的适用范围作出了明确规定;有关法规、规章也对有些公文例如法规、规章、经济合同、法律文书、外交文书等等文种的用途作了明确规定;还有一些文种例如总结、调查报告、启事等等，它们的用途则是人们在长期实践过程中不断总结、约定俗成的。而每一种公文的写法，也经过长期实践形成共识逐步规范，有些文种的写法例如事故调查报告等等，还由主管部门作出了明确的规定。写作公文时，正确选择、标示文种，就能了解该文种写作的基本要求和基本规范，有利于提高写作效率和质量。
3.为公文处理提供方便。根据有关规定和惯例，不同的文种有不同的处理方式。收发文机关处理公文的有关部门和有关人员，根据文种名称就可作出相应的处理。例如请示属办件，要及时交有关领导和有关部门审批、办理。而报告属阅件，一般就无须答复，只需交有关人员传阅。
撰写公文时，务必正确选用文种。不用、错用或生造文种，都会损害公文的效用。
三、选择文种的依据 1.选择文种要依据国家的有关法律、法规以及党和国家有关领导机关关于公文处理的有关规定，选择恰当的、规范的文种。绝不能违反有关法规、规定和标准，随意另选文种。
2.要看作者与主要受文者(即主送机关单位)的工作关系。只有当作者是主要受文者的所属上级机关单位时，才能选用具有规定性、领导指导性、公布性的下行文种。当作者是主要受文者的所属下级机关单位时，才能选取呈报性的上行文种。当作者与主要受文者是同级或不相隶属关系时则只能选用商洽性的平行文种。
3.要看作者权限。有一些文种对使用者的权限有明确规定，如作者不具备规定的法定权限，则不能使用这些文种。如命令、决议、议案、公告等等文种的使用。
4.要看行文目的、行文要求的需要。每一种文种都有特定的适用范围，只在实现某一行文目的和要求方面有效。因此，应选取最有利于表达和实现具体行文目的、行文要求的文种。
四、正确区分一些易混淆的文种
公文中有的文种之间既有相似之处，又有不同之处，既有联系又有区别，使用时容易混淆。能否正确选用文种，直接关系到公文质量的高低、表达效果的好坏和公文处理的方便与否。强调公文文种规范，尤其要注意正确区分一些容易混淆的文种。
(一)决定与决议
他们都是带有制约，规范、指挥或指导作用的指挥性公文，在性质、写法上都有许多相似之处。
从写法上看，他们一般都不在正文前写主送机关，而可在文尾抄送栏标明“主送”或者“分送”单位。正文都由行文依据、行文事项和结语三部分构成;都可视内容多少写为篇段合一式、多段式、总分条文式和分部式结构。但是他们又有以下显著区别。
1.成文过程不同。决定可经会议议论通过，也可由领导机关或机关单位领导审定签发。而决议成文程序严格，须经全体会议或代表大会例如党代会、人代会、职代会、会员代表大会讨论通过方才生效。
2.发文机关(组织)不同。各级领导机关及机关、单位领导机构都可以制发决定;而决议只能由圣手关会议发布，不能以机关、单位的名义制发决议。正因为如此，决议己不再列为国家行政机关常用公文。
3.涉及内容不同。决定内容多为对某一领域、某一方面的重要事项、重大行动做出安排。因此它可分为部署指挥重要工作的决定(简称部署性决定)、处理具体事项的决定(事项决定)和表彰处分决定。决议内容多是某系统、某单位、某组织带全局性、原则性的重要决策事项。它可分为部署指挥性决议、批准性决议和专门问题决议。
4.作用不同。决定都带指令性。起领导、指导作用。决议则有多种作用：有的带指令性，如 《四川省人民代表大会常务委员会关于依靠科技振兴农业的决议》;有的带说理性，对有关人和事做出评价，如《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若千历史问题的决议》;有的带号召性，如《中共中央关于社会主义精神文明建设指导方针的决议》：有的带批准性，如党代会、人代会对各种工作报告所作的决议。
5.写作格式上签注和落款不同。决议都在标题下加括号签注通过决议的会议名称和通过日期，正文后就不另标落款了。凡会议通过的决定，也同决议一样签注;由领导人签发的决定，则在正文后写明发文机关和成文日期。
(二)公告与通告
公告和通告都是周知性公文，内容都不涉密，都要公开发布，登报、张贴、通过电视播出或广播，其写法也相似。但他们也有明显区别。
1.内容适用范围不同这是两个文种最主要的区别。公告用于向国内外宣布重要事项，公布某些法定专门事项，通告用于向一定范围公布应当遵守或周知的事项。
2.制发单位不同公告由较高级别的国家机关、人大机关和有关法律、法规指定机关制发。规定胜通告多由政府机关或者机关单位领导机构发布，周知性通告任何行政机关、团体、单位均可发布。但党的机关正式常用公文一般不用这两个文种。
3.发送对象不同公告向国内外有关方面、法定有关方面发布。通告向一定范围内的机关单位和有关人员发布。
4.作用不同公告强调法定权威性，其周知事项常有较强的法律效力或行政效力。除法定机关或者较高级别行政机关外，基层行政机关和企事业单位不用公告行文。规定性通告有一定的规定性，涉及的事项往往要求一定范围的机关、单位、群众遵守或办理，对其有一定的约束力。而周知性通告只具有告知性、知晓性作用。
特别要注意不滥用公告。(三)请示与报告
它们都是上行文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。
1.行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。报告重在向上级汇报工作、反映情况，一般不需上级答复，重在呈报。
2.呈报时间不同。请示要事前行文，报告一般在事后或者工作进行过程中行文。
3.主送机关不同。请示一般只写一个主送机关，而且一般必须逐级上报。报告有时可有多个主送机关，如情况紧急需要上几级领导机关尽快知道的灾情、疫情等等。
4.受文机关处理方式不同。请示均属办件，收文机关必须及时处理，明确作答，限期批复。报告均属阅件，收文机关对其不作答复。
5.涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可写为请示。而报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。
6.写作侧重点不同。它们虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点就在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因，即使反映情况所占篇幅再大，其重点仍在请示事项。
正因为有上述区别，绝不能把向上级请求批准、指示的请示写成报告，也不能写为请示报告。
(四)请示与函(请求批准函)这里的函专指用于向有关主管部门请求批准的函。请示和请求批准函都可用于请求批准，但使用时有严格的区别。
1.类型不同。请示是上行文，函是平行文。
2.主送机关不同。请示是向有领导、指导关系的上级机关行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的业务主管机关行文。
3.内容范围不同。请示既可用于请求批准，又可用于请求指示。函主要用于请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项。
4.受文机关复文方式不同。请示的受文机关以批复表明是否批准或作出指示。函的受文机关只能用函(审批函)表明是否批准或作出答复。
(五)批复与函(审批函)
这里的函专指用于有关主管部门发出的审批函。批复和审批函都可用于审批有关事项，但使用时有严格的区别。
1.类型不同。批复是下行文，函是平行文。
2.主送机关不同。批复是向有领导、指导关系的下级机关、单位行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的机关、单位行文。
3.内容范围不同。批复既可用于作出批准，又可用于作出指示。函主要用于审批涉及业务主管部门职权范围内的事项。
(六)规划与计划
规划、计划都属计划类文种，但在使用上有区别。
规划是时间较长、范围较广、内容比较概括的长远计划，常常是对工作方向、目标提出提纲式、原则性的计划。
计划则可用于各种情况、各种场合。但从时间角度来区分，内常用计划;从机关单位的层级来区分，基层单位常用计划。其内容更为具体，通常包括目标任务(做什么)、工作措施(怎么做)、步骤时间(什么时候谁做)、督促检查(检查计划执行情况)。
(七)法规、规章与管理规章(规章制度)的区别
尽管法规、规章与管理规章(规章制度)在写作上有一些共同特点，但它们毕竟是外部结构相似而性质极不相同的两类公文。它们的主要区别如下。
1.效用不同。法规是法律文书，具有法律效力，违反法规就是违法行为;规章也具有法律效力。而管理规章是行政文书，具有行政效力、组织效力或纪律效力，违反管理规章(规章制度)就是违政违纪行为。
2.作者的限定范围不同。法规不是任何机关、团体、单位都可制发的，它的作者有严格的限定。按照有关规定，行政法规中的部门法规由国务院制定;地方性法规由省、自治区、直辖市人民代表大会及其常务委员会、较大的市(专指省、自治区政府所在市、经济特区所在地的市和经国务院批准的较大的市[一般为计划单列市])的人民代表大会及其常务委员会制定;民族自治地方的人民代表大会可制定自治条例和单行条例。
行政规章的作者也有限定性，国务院各部、委员会、中国人民银行、审计署和具有行政管理职能的直属机构可以制定部门规章;省、自治区、直辖市和较大的市的人民政府，可以制定地方政府规章。
而管理规章的作者范围十分宽泛。所有的机关、单位、团体都可以制定。
篇2：正确使用公文文种
2013年安徽事业单位考试备考：正确使用公文文种
【导语】在了解了公文的基本概念以后，我们接下来学习如何正确选择文种，并对一些易混淆的文种进行区分。
一、文种的涵义
在公文写作和处理中，把性质和用途相同的公文归并为同一种，对每一种公文规定了固定的名称，这就是文种的名称，即公文种类，简称文种。文种是公文必不可少的组成部分，所有公文都必须在标题中标明文种。
二、正确标明文种的作用
1.在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、规范性。
2.为公文的撰写提供方便。《条例》和《办法》都对每一类公文文种的适用范围作出了明确规定;有关法规、规章也对有些公文例如法规、规章、经济合同、法律文书、外交文书等等文种的用途作了明确规定;还有一些文种例如总结、调查报告、启事等等，它们的用途则是人们在长期实践过程中不断总结、约定俗成的。而每一种公文的写法，也经过长期实践形成共识逐步规范，有些文种的写法例如事故调查报告等等，还由主管部门作出了明确的规定。写作公文时，正确选择、标示文种，就能了解该文种写作的基本要求和基本规范，有利于提高写作效率和质量。
3.为公文处理提供方便。根据有关规定和惯例，不同的文种有不同的处理方式。收发文机关处理公文的有关部门和有关人员，根据文种名称就可作出相应的处理。例如请示属办件，要及时交有关领导和有关部门审批、办理。而报告属阅件，一般就无须答复，只需交有关人员传阅。
撰写公文时，务必正确选用文种。不用、错用或生造文种，都会损害公文的效用。
三、选择文种的依据
1.选择文种要依据国家的有关法律、法规以及党和国家有关领导机关关于公文处理的有关规定，选择恰当的、规范的文种。绝不能违反有关法规、规定和标准，随意另选文种。
2.要看作者与主要受文者(即主送机关单位)的工作关系。只有当作者是主要受文者的所属上级机关单位时，才能选用具有规定性、领导指导性、公布性的下行文种。当作者是主要受文者的所属下级机关单位时，才能选取呈报性的上行文种。当作者与主要受文者是同级或不相隶属关系时则只能选用商洽性的平行文种。
3.要看作者权限。有一些文种对使用者的权限有明确规定，如作者不具备规定的法定权限，则不能使用这些文种。如命令、决议、议案、公告等等文种的使用。
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4.要看行文目的、行文要求的需要。每一种文种都有特定的适用范围，只在实现某一行文目的和要求方面有效。因此，应选取最有利于表达和实现具体行文目的、行文要求的文种。
四、正确区分一些易混淆的文种
公文中有的文种之间既有相似之处，又有不同之处，既有联系又有区别，使用时容易混淆。能否正确选用文种，直接关系到公文质量的高低、表达效果的好坏和公文处理的方便与否。强调公文文种规范，尤其要注意正确区分一些容易混淆的文种。
(一)决定与决议
他们都是带有制约，规范、指挥或指导作用的指挥性公文，在性质、写法上都有许多相似之处。
从写法上看，他们一般都不在正文前写主送机关，而可在文尾抄送栏标明“主送”或者“分送”单位。正文都由行文依据、行文事项和结语三部分构成;都可视内容多少写为篇段合一式、多段式、总分条文式和分部式结构。但是他们又有以下显著区别。
1.成文过程不同。决定可经会议议论通过，也可由领导机关或机关单位领导审定签发。而决议成文程序严格，须经全体会议或代表大会例如党代会、人代会、职代会、会员代表大会讨论通过方才生效。
2.发文机关(组织)不同。各级领导机关及机关、单位领导机构都可以制发决定;而决议只能由圣手关会议发布，不能以机关、单位的名义制发决议。正因为如此，决议己不再列为国家行政机关常用公文。
3.涉及内容不同。决定内容多为对某一领域、某一方面的重要事项、重大行动做出安排。因此它可分为部署指挥重要工作的决定(简称部署性决定)、处理具体事项的决定(事项决定)和表彰处分决定。决议内容多是某系统、某单位、某组织带全局性、原则性的重要决策事项。它可分为部署指挥性决议、批准性决议和专门问题决议。
4.作用不同。决定都带指令性。起领导、指导作用。决议则有多种作用：有的带指令性，如 《四川省人民代表大会常务委员会关于依靠科技振兴农业的决议》;有的带说理性，对有关人和事做出评价，如《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若千历史问题的决议》;有的带号召性，如《中共中央关于社会主义精神文明建设指导方针的决议》：有的带批准性，如党代会、人代会对各种工作报告所作的决议。
5.写作格式上签注和落款不同。决议都在标题下加括号签注通过决议的会议名称和通过日期，正文后就不另标落款了。凡会议通过的决定，也同决议一样签注;由领导人签发的决定，则在正文后写明发文机关和成文日期。
(二)公告与通告
公告和通告都是周知性公文，内容都不涉密，都要公开发布，登报、张贴、通过电视播出或广播，其写法也相似。但他们也有明显区别。
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1.内容适用范围不同这是两个文种最主要的区别。公告用于向国内外宣布重要事项，公布某些法定专门事项，通告用于向一定范围公布应当遵守或周知的事项。
2.制发单位不同公告由较高级别的国家机关、人大机关和有关法律、法规指定机关制发。规定胜通告多由政府机关或者机关单位领导机构发布，周知性通告任何行政机关、团体、单位均可发布。但党的机关正式常用公文一般不用这两个文种。
3.发送对象不同公告向国内外有关方面、法定有关方面发布。通告向一定范围内的机关单位和有关人员发布。
4.作用不同公告强调法定权威性，其周知事项常有较强的法律效力或行政效力。除法定机关或者较高级别行政机关外，基层行政机关和企事业单位不用公告行文。规定性通告有一定的规定性，涉及的事项往往要求一定范围的机关、单位、群众遵守或办理，对其有一定的约束力。而周知性通告只具有告知性、知晓性作用。
特别要注意不滥用公告。(三)请示与报告
它们都是上行文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。
1.行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。报告重在向上级汇报工作、反映情况，一般不需上级答复，重在呈报。
2.呈报时间不同。请示要事前行文，报告一般在事后或者工作进行过程中行文。3.主送机关不同。请示一般只写一个主送机关，而且一般必须逐级上报。报告有时可有多个主送机关，如情况紧急需要上几级领导机关尽快知道的灾情、疫情等等。
4.受文机关处理方式不同。请示均属办件，收文机关必须及时处理，明确作答，限期批复。报告均属阅件，收文机关对其不作答复。
5.涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可写为请示。而报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。
6.写作侧重点不同。它们虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点就在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因，即使反映情况所占篇幅再大，其重点仍在请示事项。
正因为有上述区别，绝不能把向上级请求批准、指示的请示写成报告，也不能写为请示报告。
(四)请示与函(请求批准函)
这里的函专指用于向有关主管部门请求批准的函。请示和请求批准函都可用于请求批准，但使用时有严格的区别。
1.类型不同。请示是上行文，函是平行文。
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2.主送机关不同。请示是向有领导、指导关系的上级机关行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的业务主管机关行文。
3.内容范围不同。请示既可用于请求批准，又可用于请求指示。函主要用于请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项。
4.受文机关复文方式不同。请示的受文机关以批复表明是否批准或作出指示。函的受文机关只能用函(审批函)表明是否批准或作出答复。
(五)批复与函(审批函)
这里的函专指用于有关主管部门发出的审批函。批复和审批函都可用于审批有关事项，但使用时有严格的区别。
1.类型不同。批复是下行文，函是平行文。
2.主送机关不同。批复是向有领导、指导关系的下级机关、单位行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的机关、单位行文。
3.内容范围不同。批复既可用于作出批准，又可用于作出指示。函主要用于审批涉及业务主管部门职权范围内的事项。
(六)规划与计划
规划、计划都属计划类文种，但在使用上有区别。
规划是时间较长、范围较广、内容比较概括的长远计划，常常是对工作方向、目标提出提纲式、原则性的计划。
计划则可用于各种情况、各种场合。但从时间角度来区分，内常用计划;从机关单位的层级来区分，基层单位常用计划。其内容更为具体，通常包括目标任务(做什么)、工作措施(怎么做)、步骤时间(什么时候谁做)、督促检查(检查计划执行情况)。
(七)法规、规章与管理规章(规章制度)的区别
尽管法规、规章与管理规章(规章制度)在写作上有一些共同特点，但它们毕竟是外部结构相似而性质极不相同的两类公文。它们的主要区别如下。
1.效用不同。法规是法律文书，具有法律效力，违反法规就是违法行为;规章也具有法律效力。而管理规章是行政文书，具有行政效力、组织效力或纪律效力，违反管理规章(规章制度)就是违政违纪行为。
2.作者的限定范围不同。法规不是任何机关、团体、单位都可制发的，它的作者有严格的限定。按照有关规定，行政法规中的部门法规由国务院制定;地方性法规由省、自治区、直辖市人民代表大会及其常务委员会、较大的市(专指省、自治区政府所在市、经济特区所在地的市和经国务院批准的较大的市[一般为计划单列市])的人民代表大会及其常务委员会制定;民族自治地方的人民代表大会可制定自治条例和单行条例。
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而管理规章的作者范围十分宽泛。所有的机关、单位、团体都可以制定。更多信息查看：安徽人事考试网 安徽事业单位招聘网
篇3：试析公文文种行文方向的界定
关键词：公文文种,法定文种,行文方向,界定
公文行文方向,一直以来是对公文文种进行分类的重要依据。目前学界在对公文行文方向的划分上,基本上有两种划分法:一是三分法,分上行文、下行文、平行文;二是四分法,分上行文、平行文、下行文、泛行文(或名通行文,普行文)。但在具体文种的行文方向归属上,划分很不一致。现行法定文种行文方向归属没有异议的文种,主要有报告、请示、决定、命令(令)、批复、决议、公报。行文方向划分有异议的文种有通知、通报、纪要、公告、通告、议案、函。在公文文种行文方向划分上,一定程度上,可以说是仁者见仁,智者见智,且未能给出严谨有说服力的说法。本文以《党政机关公文处理工作条例(2012-7-1)》(以下简称《条例》)规定的法定文种为分析对象,试对各公文文种的行文方向,进行辨析澄清,进而作出界定,以利于推动公文处理工作的科学化、制度化、规范化。
一、科学界定公文文种行文方向的意义
“文种正确,格式规范”[1]是公文起草的基本要求。科学界定公文文种的行文方向,有助于选择正确的文种。《条例》规定的法定公文文种有15 个。依据公文行文方向对公文文种进行分类后,起草公文进行文种遴选时,就可以减少文种选择的范围,进而提高公文处理工作的效率。
科学界定公文的文种行文方向,有助于公文格式的规范。《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012)规定公文有四种格式:文件格式、信函格式、命令格式、纪要格式。除命令格式、纪要格式专用于命令(令)和纪要文种外,文件格式,分上行文件格式和下行文件格式。上行文件格式与下行文件格式在公文格式要素构成上有很大不同。信函格式,用于同级之间或不相隶属机关的行文,其格式要素构成与其他三种公文格式迥异。文件格式与信函格式又分别对应着多个不同的文种。一旦文种行文方向界定错误,文种选择必然错误,连带着公文格式也发生错误,公文格式就难以做到规范化。科学界定公文文种的行文方向,也有助于公文起草的谋篇布局、内容选择和语言表达。确定公文行文方向,在公文写作中是至关重要的决定因素,“不同的行文方向决定着公文写作的思维类型、表达方式、写作禁忌、写作策略和行文措辞”[2]8。
二、公文文种行文方向划分上的困境
《条例》规定:“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。”[1]指出公文文种行文方向的划分,应依据发文机关与受文机关之间的组织隶属关系及职权范围。但公务活动纷繁复杂,社会组织千差万别,职权范围交叉,有时界限模糊,在公文文种行文方向划分上会面临一些困境。
1.将具有多向行文的文种归为泛行文(或通行文),不符合形式逻辑分类的科学原则。科学分类应遵守三个原则:一要包举,就是一个事物内部所包含的各小类的总和,应等于该事物的全体;二要对等,就是在事物的各小类之间,要互相排斥,不能重迭,也不能越级。划分的子项应不相容;三要正确,逻辑划分的规则要求,划分根据应当同一,就是要用统一的标准。上文在介绍公文行文方向划分状况时,指出学界存在三分法和四分法。四分法违背了逻辑学的分类原则,泛行文,意味着含有上行文、平行文、下行文三种方向,存在子项兼容的问题。三分法,已穷尽了按行文方向划分公文文种的外延,再划出一个泛行文类来,就出现子项之和大于集合整体外延这样的问题。划分标准上,泛行文的划分是基于性质的,这样一个层级就存在按行文方向和性质这样的多元标准问题。逻辑划分的规则要求,划分应按种属概念的层次进行,违反这条规则,叫做划分越级,或划分层次不清。同一次划分标准必须同一。
2.组织关系(行政级别)与职权范围不对等时,应依据谁。如《条例》规定:议案“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项”、“各级人民政府”与“同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会”,从组织关系(行政级别)上,二者是平级,据此可将“议案”归为平行文。但从职权范围上,“各级人民政府”提请的事项要经过人民代表大会的审议通过才能实施,据此,也可将“议案”归为“上行文”。又如,“通告”和“公告”,《条例》规定:通告“适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项”。公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。从职权范围在“一定范围内”、“国内外”看,其与受文单位的组织关系,就难以界定清楚。这两个文种具有多向行文的特点,若归为泛行文,又不符合科学分类的原则。
三、公文文种行文方向划分的解困路径及界定
公文行文方向划分上的困境,在于人们对公文在认识上存在一些认识误区,这需要从公文处理工作实际出发,解放思想,才能作出科学的界定。
1.公文文种行文方向的划分,不能采用形式逻辑的静态分类,应基于公务处理活动的本质,具体问题具体分析,采用综合的动态的灵活的方法。公文是处理纷繁复杂的社会公共事务的。随着人类社会的发展,人类要处理的社会公共事务由少到多,到日趋繁杂。人类处理社会公共事务的能力也不断提高。伴随处理社会公共事务的公文文体也经历着从少到多,再从多到少,从繁复到简约的过程。函、意见、公告等一些文种具有行文方向多向性,这是由公务处理活动的复杂性决定的。在公文行文方向划分上,不能静止地要求每个文种都只对应着一种行文方向,由于公文处理着纷繁复杂的社会公共事务,那样势必导致公文文体种类的繁多。一些公文文种行文方向多向性,反映了这些公文文种处理公务活动范围的扩大以及功能的增强,这也是提高公文处理工作效率的内在需要。
具有行文方向多向性的公文文种,在行文方向归属上,应依据组织关系和职权范围,但又不能囿于 “法定的、静态的、稳定的行政级别、权力关系”[2]13,应具体问题具体分析,结合其处理公务活动的具体情境、语境,属于什么方向,就归为什么方向,而不是进行简单的、平面性、线性、静态的形式逻辑的分类,而应采用综合的动态的灵活的方法。不必因一些文种具有多种行文方向,而在上行、平行、下行之外再另提出“泛行文”(或通行文)来对它们进行归类,而产生违反科学分类的原则问题。这样,才能对公文文种的行文方向作出科学的界定。
2.现行法定公文文种行文方向的界定。根据以上陈述,结合目前学界的研究成果,试对《条例》规定的15 个法定公文文种的行文方向作出如下界定,并逐一简要说明。
(1)关于上行文种。请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。报告“适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问”。《条例》明确规定“请示”、“报告”是向上级机关行文,在二者行文方向归属上学界没有异议。意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》(以下简称 《意见》)(国办函〔2001〕1 号) 规定,“意见可用于上行文”,“作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理”。作为上行文的“意见”,其特点在其建议性,不能要求上级答复或予以处理。
函“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。”作为上行文的“函”,相比于“意见”,其特点在于与行文的上级机关之间的非隶属关系上,而“意见”的上行,限于同一组织系统的垂直关系的上下级之间。
议案“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。”不少学界同仁从隶属关系上认为,各级政府与同级人大之间,是平级,从而界定议案为“平行文”。但公文是处理公务活动的重要工具,其最终效力在于公务的具体处理。“议案”需要经过同级人大审议、批准通过才能发挥效用,应结合职权范围及公务的实际处理,将议案确定为“上行文种”。
(2)关于下行文种。命令(令)适用于“公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。”公布法规、实行强制性措施、批准授予衔级以及嘉奖,就只能针对其隶属的下级。
决议“适用于会议讨论通过的重大决策事项”。决定“适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。公报“适用于公布重要决定或者重大事项”。三个文种具有做出重要决策和重要事项的功能。决策的行为,是自上而下的,且在同一组织系统上下级之间。
批复“适用于答复下级机关请示事项。”批复是针对下级请示所做的,有“请”必“复”。
纪要“适用于记载会议主要情况和议定事项”,强调其“记载”功能,《条例》取消了原《办法》所规定的“传达”功能,现一般只供本机关内部或与会单位流转,或归档备查,一般不对外行文。参加会议的各单位部门,相对于会议召集主体,是上下级关系。
公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。”公告是法定的公布性文种,其涵盖范围广。对国内而言,是下行文。
通告“适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项”。“一定范围内”其涵盖的范围会包括上级单位,也会包括下级单位、平级单位和不相隶属单位。从行文隶属关系上,发文单位与受文单位的的行政级别难以界定清楚,但从实际公务处理活动看,从职权范围和效力看,通告的发文主体对所拟处理的公务活动具有法定的或强制的权力,所以可将其归为下行文。
通知,“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。”“发布、传达要求下级机关执行”,针对的是具有隶属关系的下级,“通知”是使用频率最高、用途广泛的下行文种。
通报,“适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。”“表彰、批评、传达”的功能,只能是针对下级,且只对在同一组织系统的具有隶属关系的下级行文。
作为下行文的“意见”,一般为指导性意见。文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行;无明确要求的,下级机关可参照执行。
作为下行文的“函”,行文单位与受文单位之间是非隶属关系,不具有要求受文单位应当遵守、执行等功能,其功能在于解决问题的协商性。
(3)关于平行文种。“函”,适用于不相隶属机关之间的行文。在条块分割的党政组织关系结构中,更多的组织是横向的同级或不相隶属关系。函是用途广泛的重要的平行文种。作为平行文的“意见”,其提出的意见仅供参考。
“公告”在向国外宣布重要事项或者法定事项时,基于处理国际关系国家之间的平等原则,其应属平行文。
“通报”,具有告知“重要情况”的功能,作为情况通报时,其具有向平级机关或非隶属机关交流信息的功能,因而可以平行。
“通知”,在向“有关单位”发布、传达要求周知或执行的事项,这“有关单位”会包括平级的机关或不相隶属机关,所以“通知”可以作为“平行文种”。但《条例》对“通知”的“有关单位”适用范围的规定与“通告”的“一定范围内”的规定有交叉,建议取消这样的规定,将“通知”归为单一的下行文种,这也符合公文处理活动的实际。
参考文献
[1]中央办公厅,国务院办公厅.党政机关公文处理工作条例(2012-4-16.)
篇4：正确使用公文文种
关键词：简称;写作;问题;规范
中图分类号：C931.46 文献标识码：A 文章编号：1671-864X（2015）01-0058-01
公文写作中，在版头、公文标题、正文、落款以及印章中往往会涉及到机关或者单位名称的表述问题，为了使得语言的简洁性，对这些被表述的对象又常常会使用到简称。然而在实际的公文写作中，简称的运用出现了诸多的问题，我们应当遵循《条例》和《格式》的规定，并按照公文中运用简称的基本要求规范书写，不可凭空想象，随意縮减。
简称应规范，公文写作在实际运用中的简称，构成形式主要有：
1.标数概括。其简称的主要特点是将数词加上名词或者加上名词化的词、词组两部分构成，例如“三个代表”、“五条禁令”;
2.取前舍后。例如“非典型肺炎”就简称为“非典”;
3.舍前取后。例如“高致病性禽流感”就简称为“禽流感”;
4.合并语素。这种简称是合并词中的相同语素，例如“病害、虫害”就简称为“病虫害”;
5.取全称首尾。这种简称就是保留全称的第一个字和末尾的字，去除中间的内容，例如“军人家属”就简称为“军属”、“中华人民共和国”就简称为“中国”;
6.舍全称首尾。其表现形式是只使用中间部分的内容，而将全称的第一个字和末尾的字去掉。例如“人民警察”就简称为“民警”;
7.选取全称中有代表性的语素或词。例如“全国人民代表大会“就简称为”全国人大“。
要规范书写公文的简称，单单只知道简称的构成形式还不够，还必须遵循其基本原则，具体地讲，就是要特别注意这几个方面：
第一，要使用为大众所认可、接受的简称。
我们必须使用广大群众所认可或者是长期以来约定俗成的简称。现在有部分高校校
名的简称就令人费解。例如，“华中大”，有谁知道“华中大”是哪所高校？是华中师范大学？华中科技大学？还是华中农业大学？它其实是华中科技大学。华中科技大学曾经用通知的形式，要求各部门在宣传报道时统一使用“华中大”的简称，这个简称虽然推广了一年多，但人们依然习惯简称其为“华中科大”或“华科大”。
第二，简称要遵循先全后简的原则。
对一些较少使用的简称或创新的简称，必须做到先全后简的原则，在文内使用简称，一般应当先用全称，并在括号里注明其简称，若不进行标注，就会让人感到不知所云。例如，有一篇纪要里说厂里五月份除了搞好选举和开好人代会以外，主要就是要集中精力，认真抓好当前县、乡、镇企业，两户一体和农业的经济工作。要求县里的四大部门以及咨询处的领导同志们要深入基层工作，并且还要直接听取该单位领导的汇报。重点狠抓那些新建的工厂、大的厂矿以及亏损厂等地区。看责任制和‘三权’、‘三制’有没有真正的落实……纪要在这段文字说明中，一共用了“两户一体”、“四大部门”、“三权”、“三制”四个简称。然而这四个简称的真实内含究竟是什么，并非人人都心知肚明，如果不作出必要的说明，就很容易使得文章前后阻滞，给阅读的人造成理解上的困难。在合同的写作中，当事人名称的写作通常都是采用先全后简的原则，例如：××化工工厂（以下简称甲方）、××商业中心（以下简称乙方）。
第三，简称的表意要准确、明白，切忌隐含，生涩，令人费解。
比如，我国的八个民主党派都有各自的简称，这八个简称均准确清晰：中国国民党。革命委员会简称民革、中国民族同盟简称民盟、中国民主建国会简称民建、中国民主促进会简称民进、中国农工民主党简称农工党、中国致公党简称致公党、九三学社简称九三学社、台湾民主自治同盟简称台盟。简称要准确，不能随意编造，令人难解其义。例如，不能把中国国民党革命委员会简称为“国民党”，不能把中国民主促进会简称为“民进党”或“民促”，不能把中国农工民主党、中国致公党、九三学社分别简称为“农工”、“致公”、“九三”。还有把“公共基础设施办公室”简称为“公基办”。像这样一些含糊隐约，生僻晦涩，令人难解其义的简称，不用为好。
第四，简称要避免使人产生歧义。
姜昆、唐杰忠和说的相声《省略语》中例举了大量的产生歧义的简称。其中有个细
节讲北京一个招待所里服务员为来参会的各单位分配房间，以下节选的便是两人在这个细节中的台词：
……
姜昆：怀运的
唐杰忠：哦怀孕的也来开会来了
姜昆：怀运的来没来，喂，那老大爷，你不怀运的吗
唐杰忠：嗯？老大爷？？
姜昆：老大爷噌就站起来了，我多大岁数，我怀孕啊？年轻时也没这功能啊，
唐杰忠：可不是嘛
姜昆：我是怀柔运输汽车公司的
唐杰忠：你看看
姜昆：怀柔运输汽车公司的到我们这就叫怀运的
唐杰忠：那么我要是怀柔轮胎厂的呢
姜昆：那就叫怀胎了
唐杰忠：不象话这个
……
姜昆：注意，开刀的在一楼，开搪的上二楼，自杀的在三楼，上刑的在四楼。
……
唐杰忠：那开刀的？
姜昆：开封刀具厂的，开刀的
唐杰忠：开搪的呢？
姜昆：开滦搪瓷厂，开搪的
唐杰忠：自杀的呢
姜昆：自控杀虫剂厂，自杀的
唐杰忠：上刑的呢
姜昆：上饶自行车厂，上行的
唐杰忠：哎哟我的妈呀，这四位一位都活不了喽
……
类似相声里这样的简称，应当坚决加以避免。公文的语言表达讲求准确无误，恰如其分，决不能使人感到语义双歧。“歧义”是公文写作的大敌。
参考文献：
[1]张保忠，中国党政公文解疑全书，经济科学出版社，2013.5.
篇5：正确使用公文文种
公文写作中，“请示”与“报告”是最常用的上行文种，但在公文处理时，经常能够看到请示与报告不分的现象，突出的问题有，该用请示文种者用报告，该用报告文种者用请示;或者请示中写有报告内容，报告中写有请示事项。“请示”与“报告”是两个截然不同的文种，二者既不能相互代替，也不能互相混淆，现就如何正确区分这两种文种学习总结了一些经验，供大家交流参考。
“请示”与“报告”虽然都是下级机关给上级领导机关行文，但在行文目的、行文时间以及性质内容等方面有着明显差异，具体从以下几方面予以区分。
一、从行文目的上区分
“请示”是下级机关向直属上级机关或其他领导机关报送的一种请示性公文，是下级机关用来向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈请性公文。而“报告”是以向上级机关汇报工作、反映情况为主要行文目的，属于陈述性公文。
二、从性质、内容上区分
“请示”属于呈请性公文，一文一事，篇幅一般较短。根据请示的不同内容可分以下几类: 请求指示的请示。此类请示一般是政策性请示,是下级机关需要上级机关对原有政策规定作出明确解释,对变通处理的问题作出审查认定,对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。
请求批准的请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示,主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。这类请示是我们平时使用最多的，如请求上级机关增拨业务经费、基建投资、救补助经费、变更机构名称、新建改建办公设施等。
请求批转的请示。下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法,需各有关方面协同办理,但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理,需上级机关审定后批转执行,这样的请示就属此类。“报告” 属于陈述性公文，可以有多个事情，篇幅一般较长。报告不得夹带请示事项，根据不同内容可分为以下几类：
工作报告。这类报告最为常用，在此不多做叙述。
情况报告。下级机关向上级机关汇报近期出现或发生的某种情况，某一问题，或工作中某些方面的状况。
回复报告。对上级机关查询、查办、催办的事项，作出专门答复时使用。
报送报告。经常用于下级机关向上级机关报送各种材料，包括下级机关主动呈送的，或者上级机关要求报送的。
需要注意的是，国发[2000]23号文件发布的《国家行政机关公文处理办法》中对报告的用途已经作了修改，删除“提出意见或者建议”这一条，这样更可以避免“请示”、“报告”混淆。
三、从行文时间和处理方式上区分
“请示”是事前行文，同时要求上级机关给予批复，属于“办件”；“报告”是在事后或者事情进行中行文，上级机关不予批复，属于“阅 件”。
准确把握好“请示”、“报告”二者间的区别，就能做到正确使用这两种文种，避免出现混用的情况。另外，就“请示”文种写作中较常出现的错误再予以强调：
1.标题的书写。常见的书写错误有《关于申请××××××的报告》、《关于申请××××××的请示》。请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如《××卫生局关于××××××的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于开展××××××工作的请示》、《关于补助××××××经费的请示》。
2.“请示”要避免多头主送、越级主送或主送领导个人。“请示”只能写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。同时也应注意，“请示”不得抄送下级机关。
3.规范“请示”结束语。请示结语在请示写作中并非是可有可无的，其作用是在陈述请示缘由、表明请示事项的基础上，更进一步的强调请求的目的，敦请上级指示或批准，可以用“妥(当)否，请批复”、“妥(当)否，请审批”、“以上请示如无不当，请批转各有关单位执行”或“以上，请批示”作结。
4.在向同级部门请求批准和答复审批事项时，严格意义上应使用“函”文种，但在实际工作中因为特殊原因可能需要使用“请示”文种，可酌情考量。
篇6：公文文种的选择
写作要求：
1、标题用完全式；
2、发文字号和主送机关根据材料拟定；
3、材料可以根据需要酌情添加和完善；
4、成文日期自定；
5、打X的地方要具体化；
6、没有给出文种的，要自己选定文种。写作材料：
1、近段时间以来，XX大学学生宿舍很混乱。有的学生在外面玩耍至深夜，不按学校规定的时间（晚11点）回寝室，还翻院墙进来，不时有人被摔伤；李XX等8人，在寝室私接电源煮东西吃；有5个寝室长期不搞清洁卫生，寝室混乱不堪；有的未经宿舍管理员同意，也未登记，就私自留亲属和朋友在宿舍住宿。总之，必须扎实地加强学校宿舍的管理。请代XX学校写一份公文。
2、南部县制定了《南部县流动人口管理办法》，请以该县人民政府的名义写一份公文，将该《南部县流动人口管理办法》发给每个乡镇和所有的县级机关。
3、重庆市人民政府接到国务院《关于开展财经大检查的通知》，决定将该文号为“国发[2003]522号“的文件转发给每个区、县（市）人民政府，请代为写一份公文。
4、青山县人民政府研究决定，召开一次计划工作会，于2003年6月8日上午9点开始。要求各个乡、镇政府的乡、镇长和所有县属单位的主要负责人按时参加，来时要带上自己单位的工作总结。会议的前一天在县政府招待所大厅报到，报到时间至晚上7点为止。会上要总结今年上半年的工作并制定下半年的计划。会议在县政府招待所一楼会议室召开，一共三天。请写作一份公文。
5、李伟同学是XX大学物业管理专业三年级学生。因到学校花园李采摘樱花，与绿化工人王XX发生口角，李伟同学不仅不服从管理，还先动手打人，致使王XX被打伤住院，留下脑震荡后遗症。学校决定给李伟同学严重警告和赔偿医疗费1000元的处分。请代学校写一份公文。
6、来自革命老区的共青团员余洋同学是XX大学计算机专业二年级的学生，除学业成绩优秀以外，还用课余时间打工的微薄收入，资助老家一名贫困学生读高中两年。学校收到被助学生的感谢信，才知晓余洋的这一事迹。请代学校写作一份公文，表扬余洋同学的先进事迹。（字数要求300字左右）
7、江华市百货公司3号仓库发生了火灾，幸好扑救及时，只损失了3万元的货物。火灾是10月7日晚上9点左右发生的，当时是李夏值班，可他离开值班室到宿舍看电视去了，出事后才赶回来，不过他救火是积极的，还受了伤。是门卫给消防队打的电话。仓库的职工都参加了灭火，半小时就扑灭了。消防队检查分析，是由于电线老化漏电引起火灾。公司决定给李夏记过处分，扣全年奖金。10月10日公司在该仓库召开了安全工作现场会议。仓库主任王达对安全工作重视不够，给予警告处分。公司也吸取教训，切实抓好安全工作。请代该公司给市政府写一份汇报情况的公文。
8、XX药业公司打算将3名财务人员和5名营销干部，送往XX大学脱产进修相关业务知识，进修时间一年。请代该公司写作一份联系干部进修的公文。
9、XX大学已收到XX药业公司联系干部进修的公文，请以该校的名义，写一份同意在该校财务会计专业和市场营销专业安排这批干部进修的公文。公文中请说明，办理进修手续的部门是学校教务处。
10、江川机械厂为适应中外合资的需要，决定开办职工业余英语培训班。但他们自己厂里没有师资，准备到XX大学，商量借用2名英语教师，利用业余时间来厂里上课。请代江川机械厂写作一份公文。