电子文档管理制度

电子文档管理制度（共6篇）

篇1：电子文档管理制度

电子文件归档与电子档案管理制度

一.目的为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。

二、适用范围

本制度适用于木业工厂各业务模块。

三.负责部门

本制度由企划办行政管理科负责信息收集、归档，各部门协助实施。

四.制度内容

3.1总 则

（1）对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政管理科统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。

（2）电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政管理科档案管理员要进行指导与监督。

（3）电子文件的管理由行政管理科负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

（4）为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

（5）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。

（6）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。

（7）电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。

3.2电子文件的收集与积累

（1）收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。

（2）收集、积累要求

1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电

子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。

4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

7、用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

8、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

9、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

10、通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

3.3收集、积累方法

（1）软件电子文档的管理与普通电子文档的管理。

普通电子文档收集、积累分公司和部门两级档案管理。

(2)公司文档收集、积累。公司由行政管理科档案管理员专职管理，行政管理科档案管理员以部门、性质、类别、大小立文件夹，各部门及时按照要求制作、整理电子文件上交，由档案管理员整理保存。

(3)部门文档收集、积累。各部门建立自己部门的电子档案库，指定专（兼）职人员管理，管理人员以性质、类别、大小立文件夹，及时按照公司文档管理要求制作、整理电子文件上传公司服务器，凡涉及公司机密性文件，不得私自备份，留存。

（4）软件电子文档。各相关员工牢记自己的账户名及密码，如有改动须向行政管理科提交申请；员工按照公司要求及时将文档上传至服务器，由档案管理员监督；所收集的文档不允许放至电脑C盘，如有损失后果自负；所有文档需传至档案管理员处备案。

1、每份电子文件均需在电子文件登记表中登记，电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存，电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

2、电子文件性质代码：c—草稿性电子文件；f—非正式电子文件；z—正式电子文件；w—无纸电子文件；wb—文本文件； p—图象文件；tx—图形文件；y—影像文件；s—声音文件；d—多媒体文件；j—计算机程序；sj—数据文件。

3.4 电子文件的整理

（1）电子文件的整理由行政管理科电子档案管理员以部门、性质立卷相对集中整理归档。

（2）归档电子文件需填写登记表。

3.5电子文件的归档。

定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

（1）归档范围

电子文件的归档范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。

（2）归档时间

1、普通电子文档由各部门每周五下午5:00前提交，档案管理员以月为单位立卷，以季（年）度为单位整理，以部门、性质、类别、大小分类立卷；行政主管以季度为单位复查，总经理组织各部门主管实行不定期抽查。

2、上传的电子文档管理由员工每天下午5:00前根据自己的权限上传，由档案管理员进行检查，对保管期限到期的文档按照文档管理规定予以撤消。

3、在进行电子文件归档工作时，按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

（3）归档前的鉴定

电子文件的归档鉴定工作由各部门的负责人鉴定，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标识。

1、有效性和完整性的鉴定。归档前应由文件形成部门对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成部门采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则把相关软件移交给档案管理员，并对其技术方法加以说明。

2、电子文件保管期限的划分，参照公司文档管理制度。

（4）归档要求

1、把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。

2、软件文档归档要求

（1）上传文档必须以工作日当天上传，档案管理员做好检查与备案。

（2）备案推荐采用的载体公司指定档案管理员的服务器。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

（3）存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境

（4）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

（5）需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

（6）原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。

3.6电子档案的移交与保管。

电子文件归档后移交至行政管理科，作为电子档案进行保管。

（1）检验

行政管理科应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20％，合格率应达到100%。

（2）检验项目

1、载体是否有划痕，是否清洁，是否有病毒。

2、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

3、核实电子档案的完整性和有效性审核手续。

4、将检验结果填入电子档案入库登记表。检验不合格的，应退回形成部门，重新制作。

（3）移交手续

验收合格后，行政管理科档案管理员在电子档案入库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。

（4）存效性保证

1、每满1年，档案管理员对电子档案涉及的形成部门和行政管理科的设备更新情况进

行一次检查登记。

2、设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

3、定期检验结果应填入电子档案管理登记表。

（5）查询

1、电子档案的封存载体不得外借，机密文档不得私自拷贝。

2、查询时，上传文档，员工根据自己的权限进行相关电子档案的查询，如需查询超出自己权限的文档时；普通文档由行政经理审批，机密文档由总经理审批，档案管理员方可给予该员工查询的权限。

3、查询者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

4、具有保密要求的电子档案，要有稳妥的安全保密措施，查询时要遵守公司保密规定。

3.7电子档案的销毁鉴定

（1）电子档案的销毁鉴定，按公司档案管理制度执行。

（2）电子档案的销毁，档案管理员在报总经理批准后，办理相关手续后，方可实施。

（3）非保密电子档案可在批准后删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

3.8统计

行政管理科办公室档案管理人员及时按对电子档案的保管、利用等情况进行统计，以备总经理抽查。

五.处罚措施

1、不得上传与工作无关数据，一旦发现给予责任人严重过失单处罚。

2、如未按规定及时上传电子数据，造成数据丢失，对公司造成严重损失的，后果由当事人和部门负责人承担。

六.生效时间

该制度自发布之日起生效。

编制：审核：批准：

企划办行政管理科

篇2：电子文档管理制度

电子文件归档与电子档案管理办法

一、总 则

（一）、对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政办公室统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

（二）、电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政办公室档案管理员要进行指导与监督。

（三）、电子文件的管理由行政办公室负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

（四）、为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

（五）、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。

（六）、具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。

（七）、电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。

二、电子文件的收集与积累

（一）、收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。

（如若违反，扣除月考核分4分）

（二）、收集、积累要求

1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，行政办公室档案管理员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

7、用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

8、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

9、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

10、通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

（如若违反以上11条，每条扣除月考核分1分）

三、收集、积累方法

（一）、软件电子文档的管理与普通电子文档的管理。

1、普通电子文档收集、积累分公司和部门两级档案管理。

(1)、公司文档收集、积累。公司由行政办公室档案管理员专职管理，行政办公室档案管理员以部门、性质、类别、大小立文件夹，各部门及时按照要求制作、整理电子文件上交，由档案管理员整理保存。

（如若违反，扣除月考核分5分）

(2)、部门文档收集、积累。各部门建立自己部门的电子档案库，指定专（兼）职人员管理，管理人员以性质、类别、大小立文件夹，及时按照公司文档管理要求制作、整理电子文件上交行政办公室，凡涉及公司机密性文件，不得私自备份，留存。

（如若违反，扣除月考核分3分）

（二）、软件电子文档。各相关员工牢记自己的账户名及密码，如有改动须向行政办公室提交申请，总裁批示备案后方可修改；员工按照公司要求及时将文档上传至服务器，由档案管理员监督；所收集的文档不允许放至电脑C盘，如有损失后果自负；所有文档需传至档案管理员处备案。

1、每份电子文件均需在电子文件登记表中登记，电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存，电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

（如若违反，扣除月考核分4分）

2、电子文件性质代码：c—草稿性电子文件；f—非正式电子文件；z—正式电子文件；w—无纸电子文件；wb—文本文件； p—图象文件；tx—图形文件；y—影像文件；s—声音文件；d—多媒体文件；j—计算机程序；sj—数据文件。

（如若违反，扣除月考核分3分）

四、电子文件的整理

（一）、电子文件的整理由行政办公室电子档案管理员以部门、性质立卷相对集中整理归档。

（二）、归档电子文件需填写登记表。

（如若违反以上2条，每条扣除月考核分5分）

五、电子文件的归档。

定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。

（一）、归档范围

电子文件的归档范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。

（如若违反，扣除月考核分3分）

（二）、归档时间

1、普通电子文档由各部门每周六下午5:00前提交，档案管理员以月为单位立卷，以季（年）度为单位整理，以部门、性质、类别、大小分类立卷；行政主管以季度为单位复查，总裁组织各部门主管实行不定期抽查。

2、上传的电子文档管理由员工每天下午5:00前根据自己的权限上传，由档案管理员进行检查，对保管期限到期的文档按照文档管理规定予以撤消；行政主管复查；总裁组织各部门主管不定期抽查。

3、在进行电子文件归档工作时，按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

（如若违反以上3条，每条扣除月考核分2分）

（三）、归档前的鉴定

电子文件的归档鉴定工作由档案管理员鉴定，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作

相应的标识。

1、有效性和完整性的鉴定。归档前应由文件形成部门对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。如果文件形成部门采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则把相关软件移交给档案管理员，并对其技术方法加以说明。

2、电子文件保管期限的划分，参照公司文档管理制度。

（如若违反以上2条，每条扣除月考核分2分）

（四）、归档要求

1、把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2份，一份封存保管，一份供查阅使用。必要时，复制第3份，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。

（如若违反，扣除月考核分1分）

2、软件文档归档要求

（1）、上传文档必须以工作日当天上传，档案管理员做好检查与备案。

（2）、备案推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带、公司指定档案管理员的服务器。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

（3）、存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境

（4）、将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

（5）、需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

（6）、原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。

（如若违反以上6条，每条扣除月考核分1分）

六、电子档案的移交与保管。

电子文件归档后移交至行政办公室，作为电子档案进行保管。

（一）、检验

行政办公室应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20％，合格率应达到100%。

（如若违反，扣除月考核分1分）

（二）、检验项目

1、载体是否有划痕，是否清洁，是否有病毒。

2、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

3、核实电子档案的完整性和有效性审核手续。

4、将检验结果填入电子档案入库登记表。检验不合格的，应退回形成单位，重新制作。（如若违反以上4条，每条扣除月考核分0.5分）

（三）、移交手续

验收合格后，行政办公室档案管理员在电子档案入库登记表上签字盖章。一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。

（如若违反，扣除月考核分2分）

（四）、保管要求

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件。

1、归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。

2、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

3、电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件。

（如若违反以上3条，每条扣除月考核分1分）

（五）、存效性保证

1、每满1年，档案管理员对电子档案涉及的形成部门和行政办公室的设备更新情况进行一次检查登记。

2、每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取措施。

3、设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。

4、磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

5、定期检验结果应填入电子档案管理登记表。

（如若违反以上5条，每条扣除月考核分1分）

（六）、查询

1、电子档案的封存载体不得外借，机密文档不得私自拷贝。

2、查询时，上传文档，员工根据自己的权限进行相关电子档案的查询，如需查询超出自己权限的文档时；普通文档由行政主管审批，机密文档由总裁审批，档案管理员方可给予

该员工查询的权限。

3、查询者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

4、具有保密要求的电子档案，要有稳妥的安全保密措施，查询时要遵守公司保密规定。（如若违反以上4条，每条扣除月考核分0.5分）

七、电子档案的销毁鉴定。

（一）、电子档案的销毁鉴定，按公司档案管理制度执行。

（二）、电子档案的销毁，档案管理员在报总裁批准后，办理相关手续后，方可实施。

（三）、非保密电子档案可在批准后删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

（如若违反以上3条，每条扣除月考核分5分）

八、统计

行政办公室办公室档案管理人员及时按对电子档案的保管、利用等情况进行统计，以备总裁抽查。

（如若违反，扣除月考核分10分）

篇3：刍议电子文档的管理

一、电子文档的定义及特点

1. 定义

所谓电子文档是指人们在社会活动中形成的, 以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。

2. 特点

与纸质文档比较, 它有以下几个特点:

(1) 电子文档不再是直观的纸质文件, 它需要借助现代办公设备才能阅读利用, 即它对计算机系统依赖性强。

(2) 电子文档可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。

(3) 电子文档的利用是可共享的, 也不再受时间和距离的影响。

(4) 电子文档的保存条件和环境要求与纸质档案不同, 它对保存场地的面积要求不高, 而对环境的温湿度、放磁性等条件的要求很高。

(5) 电子文档的载体稳定性差, 易损坏, 易被修改、盗窃, 甚至被销毁。

二、电子文档管理的现状

电子文档的管理目前存在一些问题:一方面, 电子文档呈几何倍数增长, 另一方面, 缺乏规范管理, 没有明确的归档方式、归档范围、归档制度、归档时间等, 比较混乱, 给保存、查找带来困难。

三、电子文件的归档工作是档案工作发展的必然趋势

办公自动化、标准化、网络化渐趋完善, 各单位使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件, 许多日常工作如文件的起草、签发、催办、规定等运作过程在计算机和通讯线路中进行, 这样档案的前身必须以机读文件为主要形态, 那么档案也自然以机读形式存在, 这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大的差别。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容, 这些信息可能来自不同的机读形式的档案中, 把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息, 必须有一个“去粗取精, 去伪存真”的过程, 使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性, 用户才能获得更为完善的服务。由此看来, 电子文件归档是档案工作发展的必然趋势。

四、怎么做好电子文档的管理

电子文档的管理越来越成为档案管理者的重要工作, 那么, 怎么做好它的管理呢?

1. 制定电子文档的管理标准

电子文档的记录格式、载体形式区别于纸质文档, 不仅外形上不同, 在处理方法、管理内容上也相差甚远, 所以必须根据电子文档的特殊性来制定相应的管理标准。如电子文档的登记、命名、归档鉴定、收集、防护、安全及专利维护等各项标准的制定, 可以参照纸质档案的某些做法, 但又不能照搬。如电子文档在形成、积累、归档、保管过程中, 应及时登记设备环境、相关数据等, 以保证电子文档的归档质量;生成电子文档与专用软件必须一同归档;对已经归档的电子文档的管理, 应有严格的制度和有效的技术措施, 以确保信息的原始性、真实性和完整性等。

2. 确定电子文档的归档方式

电子文档的归档方式有逻辑归档和物理归档。逻辑归档是指在计算机网络上, 将电子文档的物理地址存放在由档案部门控制的服务器中, 电子文档能提供相关部门有效利用和处理。该方法适用于具有稳定可靠的网络环境和严密安全管理措施的单位。物理归档是指经过计算机处理的电子稳定通过拷贝或刻录载到载体上, 而档案部门移交实行脱机保管过程。该方法便于电子稳定的长期保存。

3. 明确电子文档的归档内容

(1) 确定电子文档的归档范围。这是保证电子档案质量的关键。电子文档的归档范围有文字材料、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件等。

(2) 明确归档时间。电子文档的归档时间一般有年度归档、阶段归档等, 可视具体情况而定。因涉及电子文档的技术环境条件, 存储介质的质量、寿命等问题, 归档时间一般以不超过2—3个月为宜。

(3) 归档份数。一般拷贝两套, 保存一套, 借阅一套。即使在网上进行, 也要保存一套。必要时应保存两套, 其中一套异地保存。这样可以提高安全性和可靠性。

(4) 归档要求。要遵从归档各阶段的规定, 准确说明配套的软硬件环境。

(5) 归档方法。将最终版本的电子文档存入磁、光载体介质上, 也可压缩归档, 采用数据压缩工具对电子文档进行压缩, 然后刻入磁、光载体介质上。一般在局域网或其他网络上进行备份操作, 就可将归档的电子文档存放在磁、光载体介质上。归档的电子文档格式尽可能使用通用标准, 归档后要进行一致性的测试。

4. 将电子文档与纸质文档同步归档

由于印章和签署是文件生效的主要标志, 在现在技术条件下, 对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性, 以及电子文件的易修改性, 有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档, 以确保数据的安全。目前, 电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”, 即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档, 形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存储装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录备注项中著明相应的电子文件的编码及存址, 同时, 在电子文件归档目录备注项中著名相应的纸质文件的档号及存址, 以便利用时参照互补。

5. 档案人员知识结构的变革迫在眉睫

身处在信息时代的档案工作人员要适应信息技术和档案

多媒体网络整合在学科教育中的作用

高玉美

(启东市吕四港镇双鹤学校, 江苏启东

摘要:本文阐述了区别于传统教学的多媒体网络与其它学科教学的有机整合的可行性及多媒体网络整合教学的有利性, 指出采用此种教学方法可全面提高学生的学习兴趣, 培养学生的创造思维能力。

关键词:多媒体网络整合教学知识获取与保持教学质量提高

网络以惊人的速度发展和普及, 使人类文明步入信息时代, 人们的生产方式、生活方式、思维方式和学习方式正在发生变革, 这对教育提供了良好的机遇和严峻的挑战。社会的发展急需创新型人才, 基础教育需要改革。每一个正常的学生都具备发展和增强其创造思维的潜力, 创造性思维的水平主要取决于教育、自身的努力和机遇。网络丰富的资源和富有想象力的操作, 为培养创新型人才提供了难得的机遇和无限想象的空间。Internet是一个大的资源库, 它为师生提供了协助式教学的空间:网络教学支持平台可以提供各种各样的认知工具。近年来我和学生一起利用多媒体网络作为教学手段, 不断地实践和探索, 在多媒体网络与其它学科的教学整合中取得一些认识和体会。多媒体网络教学既为学生提供了视觉形象, 又能和学生的联想思维方式保持一致, 充分利用以计算机为核心的现代信息技术与其它学科的有机整合, 可以极大地开发学生的创造力。

一、多媒体网络整合教学有利于知识的获取与保持

多媒体网络的教学不仅为学生提供刺激, 而且是多种感官的综合刺激。它提供的教学环境使学生既能看得见, 又能听得到, 还可以用手操作。这种通过外部多种感官刺激所获取的信息, 要比单一听教师讲课所获取的信息多得多。信息和知识两者是密不可分的, 获得大量信息就可以获得大量知识。心理学家赤瑞特拉做过一个关于知识保持方面的实验, 即记忆保持性的实验。结果表明:人们一般能记住自己阅读内容的10%, 自己听到内容的20%, 自己看到内容的30%, 自己听到和看到内容的50%, 在交流过程中自己所说内容的70%。这说明, 如果在获取信息的过程中既能听到又能看到, 再通过讨论、交流用自己的语言表达出来, 那么多媒体网络教学对知识的保持就大大优于传统教学的效果。网络资源以图文并茂、丰富多彩的表现形式展现知识, 不仅可以有效地激发学生的学习兴趣, 产生浓厚的学习机会, 同时还可以提供多种感官的综合刺激, 增加获取信息的数量, 延长知识的保持时间, 掌握更多的知识。多媒体网络与其它学科的整合教学不仅有利于知识的获取, 而且有利于知识

事业的发展, 必须采取积极措施抓好自身知识的更新、引进、消化、适应信息技术的成果。

电子文件管理已经成为信息时代文件档案部门面临的新任务, 我们应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发, 顺应其规律, 摸清信息产生的源头, 促使电子文件归档工作纳入办公自动化和信息管理的工作程序。档案部门在积极参与电子文件档案管理的同时, 应和电子文件形成部门、计算机信息管理部门密切配合, 增强他们的档案管理、档案法制意识, 共同推进电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理, 加强电子文件的档案管理工作, 以确保电子文件档案化管

的保持。

二、多媒体网络教学的整合有利于提高教学质量

网络资源在学科中的整合, 可以深化学科教学。其最显著的特点是交互性, 有了交互性, 就能即时地反馈信息, 实现教师和学生之间的双向交流, 教师可以对学生整个学习过程进行个别化的指导, 真正实现因材施教。多媒体网络教学与其它学科加以整合, 把有关教材教学进程有机结合, 能最大限度地发展学生个性化特征, 开展个别化教学、协作式教学, 以及“个性化”与“协作式”结合型教学。多媒体网络教学是一种全新的教学模式, 在教学时师生可以一起进入以语言为主的信息汪洋大海, 让学生在模拟真实的环境中学习掌握语言知识。如Olympic Games这一单元, 首先预先向学生公布课题教学时间和教学内容 (给学生充分搜寻信息的时间) , 课题内容如下:1.The history of Olympics, 2.Modern Olympics, 3.China&Olympics, 4.2008 Olympic Games in Beijing.通过下一教时的学习后, 要求每一个学生从下面三题中选一题:1.My view about Olympics, 2.2008 Olympic Games, 3.What shall I do in2008 Olympic Games, 写一份书面感想。然后把学生每4人组成一个小组, 规定每组的课题, 要求学生在规定的时间内通过网络搜寻到所需的信息, 并且利用多媒体的方式组成课件, 同时有义务把自己发现的好的信息提供给其他小组。接着在课堂上由每组代表上讲台通过多媒体用英语演讲, 通过各组的表演, 选出最佳课件及表演组。下一课教师把学生的优秀课件整合组成多媒体网络课件, 并设计若干问题, 学生根据要求, 在个人机上层层深入地搜寻所需内容, 再利用这些信息让学生进行讨论, 抒发感想。这种教学过程既是学生自主学习的过程, 又是学生活跃思维的过程, 同时还是学生个性化发展的过程。

多媒体网络整合教学拓宽了人们获取信息的渠道和范围, 极大地丰富了信息资源, 为个性化、自主化、交互式的学习提供了实施的舞台, 使生动、活泼、主动地学习得以进行, 使终身教育、学习化社会的构想得以实现。网络整合不仅是帮助教师传授知识的手段, 而且是服务教师的教学工作的媒体, 是提高教学活动的效率、更好地进行素质教育的工具;对于学生来说, 网络是学习知识提高技能的认知工具。

多媒体网络教学的实践表明, 既可以构建个性化学习环境, 也可以营造协作式学习氛围, 因而既可以满足不同认知水平和认知风格的学习者, 也可以实施协作式学习策略, 为学习者提供对问题的多种不同的观点的比较、分析和思考的条件, 在集思广益的基础上, 深化知识的理解和掌握。

理工作顺利开展, 为电子文件档案信息资源共享作出应有的贡献。

参考文献

[1]曾红.关于电子文件归档的思考[J].兰台世界, 2007, (3) :31-32.

[2]称黎娜.电子文件的归档管理和有效利用[J].情报探索, 2007, (6) :73.

篇4：如何强化现代电子文档的管理

关键词：纸质档案；现代电子文档；管理

1.电子文件的特殊属性和表现形式不同于纸质文件，文件档案管理借用计算机和互联网来强化纸质文件的积累、整理、处理、鉴定、归档工作，能起着十分重要的作用

2.1加强电子文件的形成与积累工作

电子文件的收集积累是一项经常性的按有关规定和标准进行的工作，是从电子文件形成阶段开始的。电子文件的收集积累应贯穿于公文处理和科技工作的整个过程，而且还必须了解和掌握电子文件的形成规律和形成过程。对不同信息类型的电子文件，要分别采取措施保证其完整性。但需要注意的是，与纸质文件不同，电子文件的读取和还原，离不开其生成的技术设备、软件、原数据。必须维护电子档案的系统性、完整性，防止存储信息的丢失与损坏，保护电子文件的安全，为电子文件的归档工作打下坚实的基础。

2.2加强电子文件的整理与处理工作

电子文件的整理处理工作是将积累的电子文件分门别类地进行处理，也是归档工作的准备工作。加强电子文件的整理与处理工作主要表现在：

（1）对电子文件进行分类，排序，将杂乱无章的电子文件通过分类、标引、组合，使其处于有序状态。

（2）对电子文件建立一个数据库，将有序状态的电子文件分门别类地管理，科学地分类。然后按照本单位的实际情况，按内容进行分类，编号，给每一个电子文件一个固定的号码，从而使全部电子文件形成一个有机的整体。

2.3加强电子文件的鉴定工作

电子文件的鉴定，是对归档的电子文件内容进行鉴定。同时，将载体进行检查、检测。并确定电子文件的保管期限，将无保存价值的电子文件进行删除。主要表现在：鉴定归档电子文件的原始性、准确性、完整性，以及电子文件的保存价值，在社会上的需求情况和文件保管时间的长短。

2.4加强电子文件的归档工作

电子文件的归档是将整理完毕的电子文件从计算机网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。主要表现在：首先确定好电子文件的归档范围，如果是网络就要按要求转到数据库，如果是载体传递归档，就要做一些辅助和认证工作，要与纸质文件结合归档。

2.文件档案管理由于电子文件的特殊属性和表现形式不同于纸质文件，以它的特殊性，在电子文件档案的归档和管理工作中也有着诸多难题

2.1文件档案管理思想观念障碍

由于档案工作传统的手工管理手段和固定管理模式由来已久，因此档案管理者头脑中形成了许多传统的思维管理方法，这必然阻碍对电子文档等新技术产物的接受程度，使得电子文件的归档工作难以实现。

主要表现在：机关形成文件的过程虽已自动化和计算机化，但最终要输出纸质文件作为归档文件；认为磁介质载体只是形成文件自动化的临时过渡性载体，不能直接归档；不愿接受将磁介质载体直接归档。

2.2文件档案管理控制手段障碍

机关文件是一个机关行使其职能和权力的象征，大部分文件都有很强的权威性，而制发过程特别是签发手续均有严格的规定和控制。另外，文件的修改、核对等必备的环节难以在最后成稿的电子文件中体现，造成责任不清。因此，由于对电子文件的控制手段和技术还尚未完善，也阻碍了电子文件归档和电子档案管理的开展和实施。

2.3文件档案管理设备技术障碍

如何解决电子文档的不可修改性，查阅保密文档的限制以及电子文档的通用性等是档案工作者所面临的挑战。与缩微不同，磁介质存贮易于修改，而一次写入性光盘则难以在平时频繁使用，这种易被修改性也使得电子文件的法律效力大大减弱，也与档案的真实与凭证属性不符。

2.4文件档案管理保管方法障碍

电子文档与现有的纸质档案在保管条件上有很大差别，主要体现在保管环境、保管条件、保管设备和管理办法等，尽管电子文档实体比纸质档案的体积大大缩小，但对保管环境要求却高得多。另外，纸质档案正处在向电子档案过渡的适应时期，保存电子文档，也要同时保存相应的纸质文件，这需要很多的人力物力，觉得得不偿失，存在着等待思想。

2.5文件档案管理利用需求障碍

由于利用电子档案相对纸质档案来讲对利用者素质的要求更高，加上习惯和法律效力等因素使利用者对电子文档敬而远之，利用者从心理上对电子档案的利用有着一定程度的排斥性。

我们应具备的对策：

2.5.1要转变观念，接受新技术

要贯彻以人为本的战略，提高主管档案的领导及档案者对电子文档的认识，探索其规律，总结经验，适当时普遍展开；

2.5.2要发挥职能，规范方式方法

要充分发挥档案行政管理职能，注意与本地和本部门实际相结合，除发挥档案科研部门作用外，还与社会有关科研部门合作研发适应电子文档管理的成果，使这项工作始终处于先进水平；

2.5.3关注计算机新技术与档案工作的结合

电子文档的管理工作在很多方面还存在着问题，尤其是在文件的形成过程，其真实性、原始性、法律效应及网上利用的安全问题等问题，还有待计算机技术、网络技术及通信技术的进一步发展；

2.5.4确定文档一体化的管理模式

电子文档的推行必然要加快文档一体化的进程，电子文件和电子档案的界限日趋模糊，机关的档案工作要从文件工作抓起，提前介入到文件的生成过程中。

档案的电子化管理，档案信息数字化，是档案工作中的一个新课题，它面临一些不可回避的新问题，它是在档案工作初步实践中的一个新生物，虽然还存在一些有待解决的问题，但我们不能不承认，电子档案的管理，在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且极大地提高了工作效率，随着现化化进程的不断深入，档案管理软件系统的不断开发，电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥出它应有的作用。档案管理论文的电子档案的整理。

目前，档案管理论文中电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

Ａ.基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

Ｂ.设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

会计电子文件整理

Ａ.工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

Ｂ.账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

4.电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，档案管理论文thldl.org.cn中提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

4.1软磁盘的保护

Ａ.统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘保存。

Ｂ.把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

Ｃ.规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％~50％，温度控制在14~24℃。

Ｄ.加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

Ｆ.对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

Ｇ.在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

4.2档案管理论文中光盘的保护

Ａ.规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

Ｂ.保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14~24℃，相对湿度40％~65％。

篇5：个人电子文档资料管理系统设计

个人电子文档资料管理系统设计

一、题目内容

当前，个人计算机已经得到普及，人们经常苦于从茫茫资料中寻找一个特定的文件。因此，人们迫切需要对硬盘中的散乱的电子资料进行有效的归类管理。本次课程设计需要设计一个个人电子文档资料管理系统，实现对个人电脑中的各类资料进行管理，并支持笔记功能，方便使用者对看过的资料做摘要性注释。管理系统需要支持完善的查询功能，使用者能方便地根据关键词检索硬盘上的电子资料和已有的笔记。另外，管理系统需要支持文献的交叉引用功能，方便使用者查证电子文献中的引证内容。具体问题描述如下：

1.需管理的电子文档资料包括各类电子书文件、论文文件、视频文件、图像文

件、数据文件；

2.管理系统需提供友好的用户界面，可以通过界面往数据库中添加电子文件记

录；电子文件记录应包括记录类型、内容标题、发布(创建)时间、电子文件存储路径、电子文件名等内容；电子文件以文件的形式保存在磁盘中，数据库中的每条电子文件记录应与电子文件相关联（即在电子文件记录中保存电子文件的存储路径）；

3.可以在管理系统中添加摘要性注释记录，摘要性注释是对某个电子文件的内

容做的简要总结；需将摘要性注释记录与电子文件相关联，通过电子文件可以找到并打开对应的摘要性注释，通过摘要性注释可以找到并打开对应的电子文件；

4.可以在管理系统中添加阅读笔记记录，阅读笔记是对看过的资料内容的总结

与归纳，以及相关理解与想法的记录；需将阅读笔记与相关的所有电子文件相关联，通过阅读笔记可以找到并打开所有电子文件；

5.可以在管理系统中添加研究主题，研究主题包括：研究题目、研究内容、相

关参考资料等，要求每项研究主题都与管理系统中的电子文件相关联（即作为研究主题的参考资料）；例如对于图像处理研究主题，和该主题相关的参考资料包括C++程序设计书籍、数字图像原理书籍、图像视频文件等，则需在管理系统中将这些文件的文件记录与研究主题相关联。

6.用户主要使用管理系统完成：添加电子文件记录、电子文件检索、电子文件

阅读、做电子文件摘要、做阅读笔记等工作。

二、具体要求

1.参考贾铁军等编写的《软件工程与实践》的第158-164页，建立管理系统的用例模型、静态模型、动态模型、系统结构，画出用例图、类图、包图、子系统图、时序图、协作图、活动图，并用文字对这些模型和结构进行详细描述。

2.参考贾铁军等编写的《软件工程与实践》的4.3节，设计管理系统用到的数

据库，画出E-R图，并给出数据库的表设计结果。

3.设计管理系统的用户界面原型，用viso画出管理系统的用户界面，并用文字

说明，用户界面如何实现要求的功能。

篇6：电子文档管理制度

摘要:1、电子档案与纸质档案,有着截然不同的区别,电子文件的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式,对电子文档管理的管理理论体系、人员素质和管理技术等层面带来诸多挑战。2、解决存在问题的思路与对策。一是对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。二是了解和把握电子文档管理的特殊性和发展趋向,即信息内容数码化、文档管理现代化、文档处理一体化、档案信息情报一体化。三是以人为本,提高文档管理人员“含金量”,锻造复合型人才资源。

关键词:电子  文档  管理  挑战   对策

国务院及国务院办公厅、中共山东省委及办公厅自今年7月1日以后全部取消了纸质红头文件,并对重要文件和统计数据分别以政报、汇编等形式对外权威发布。我国发达地区比如深圳、重庆等地早在2月前就取消了纸制文件,开创了我国文档管理新理念的先河。

电子文件是能被计算机系统识别、处理,并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上,并可以在网络上传递的数字代码序列。在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电子文件形态,只不过是电子文件的某种输出形式而已。过去、现在和将来,使用纸墨、照片形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息,都可以利用计算机进行处理。而且电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用,成为势不可挡的潮流。

电子文件的优越性在此不再一一赘述。如何利用和保护电子文件和电子档案工作已经成为文档战线思考和急待解决的问题。

一、使用和管理电子文档中遇到的困难与挑战。

(一)电子文件的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式。

一是电子文件易于修改,而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改,但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多,从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。二是电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责,有时他只不过制作一个“窗口”,将必要的信息集中在一起,并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来,也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别,无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”。三是电子计算机软硬件技术的不断更新换代,迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”,这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。为了保证电子文件的可读性,常常需要加以转换。因此,长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。四是电子文件不再具有固定的存储载体,根据利用需要,人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件,还需要定期进行复制,转换载体,以防止信息损失。一份电子文件没有了固定的载体,也就无法通过载体来判定这份电子文件的原始性。五是电子文件不再具有特定的字迹,人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出,无法从字迹上分辨其原始性。六是目前电子文件的签署技术还不普及,我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名,也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。①

(二)电子档案管理的困难性。

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理,绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者不懂电子文件形式、存储、传输、检索、利用等技术,就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理,更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不懂档案管理的基础知识、管理原则和管理环节,无法理解电子档案长期保存的必要性和严重性,无法实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档,也就不可能采取一切必要的技术和措施,长期保存电子档案,使人类活动的真实记录不遭受损失。所以,我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员,都能管理电子档案;也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程人员,都可以管理电子档案。

对于电子档案的开发利用,将会出现一系列新问题,如怎样保证电子档案的可存取性、可用性、可理解性?又如电子档案利用场所,是允许上网利用?还是只限于在档案馆(室)的借阅系统?还有电子档案的开放年限问题、保密问题、跨国利用问题等等。

二、解决存在问题的思路与对策。

(一)对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。

电子文件的上述特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性,需要为这建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说,只要它的内容确确实实是当时,由原作者撰写或制作出来,此后从未修改过,我们就应该承认它是原始的,尽管它没有固定的载体,没有实在的物理形态,甚至因转换而失去了原来的格式。②这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于,它抛弃了文件形式上的原始性,即允许文件载体、字迹、格式等表现形式发生变化,仅以文件中所含信息的真实、准确,即内容的原始性为唯一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要,建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的,它将是电子文件转化为电子档案,全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根据,是电子档案“享有”与纸制档案同样凭证作用和法律效力的基础。

(二)寻找文档管理创新的理论支持。

文件运动周期理论,又称文件生命周期理论,是指导文件从其形成到转化为档案直至消亡的整个发展变化过程及其运动规律的理论。这一理论的基本含义主要可概括为:从现行文件到档案是一个完整的运动周期;这一整个运动周期因其特点和作用不同而区分为不同的运动阶段;针对各个不同运动阶段的特点,应采用相应的管理方式。文件运动周期理论,是档案学的基本理论,它普遍流行于欧美档案学界。③近几年来,我国有的档案学者开始对这一理论进行宣传介绍和研究工作,逐渐在我国档案学界引起重视。了解和熟悉这一理论,认识和掌握文件转化为档案全过程的规律及各个阶段的特点和作用,对进一步科学地管理好文件和档案有着重要意义。

文件运动周期理论告诉我们,从现行文件到档案是一个统一的、前后衔接的过程,将这样一个有机联系的整个过程纳入一个统一的管理系统之中产生文件和档案的`一体化管理是理所当然的。所谓一体化,并非去抹煞不同运动阶段文件管理的特点,而是要求在一个统一的系统之内,有统一的控制中心,统一的工作制度,统一的、前后各有特点又互相衔接的工作程序。也就是说对原来相隔在文书和档案两个工作部门,且相对独立,但又有不少具体工作环节互相雷同和重复的两个管理系统,真正从组织制度和工作程序上结合在一起,成为一个统一的管理体系。这样就能从文件的形成时起对其运动的全过程进行比较全面、有效和统一地控制,既精简了工作程序,减少了不必要的重复劳动,又能避免因现行文件管理不善致使档案部门有可能收集不到系统、完整档案的弊端,提高了案卷质量,达到了以较小的耗费取得较大的效益的目的。

(三)充分了解电子文档管理的特殊性和发展趋向。

电子档案与纸质档案,有着截然不同的区别,这就造成电子文件及电子档案管理的特殊性,并表现出发展的趋势和方向。

一是信息内容数码化。电子文件、电子档案是将文字、图形、图像、影像、声音等信息,按照一定的格式转换为数码或符号,进行存储、传输。通过相应的软硬件技术还原后才能知晓。

二是文档管理现代化。这两者的核心问题又是在现行文件管理和档案管理中应用电子计算机。当文件制成并进入现行阶段,文书工作人员便依据文件运动周期理论和统一的程序、标准将文件信息和有关数据输入计算机,同时完成对其分类标引、主题标引,并经过计算机的数据处理程序,自动转换成具有档案管理特征的信息资源。然后根据需要自动形成各种形式的,具有检索、统计、编研等有实际利用价值的二次档案信息,实现一次输入,多次、多种形式输出的目的,并为下一年初的调整立卷奠定可靠基础。同时,也为档案部门深化管理提供了必要的物质条件。计算机文书处理与档案管理统一系统的建立,加强了部门之间的横向信息联系和纵向的深化管理,使档案部门可以及时对每一处理完毕的文件材料实施标准化监督和业务指导。它保证了文书处理过程和档案标准程序的同步实现,从而大大地减少了的手工管理的重复劳动和工作环节,提高了工作效率和质量。

三是文档处理一体化。电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备,有着密不可分的

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关系。而电子文件归档必须要了解形成电子文件的相应软件和设备。在电子文件设计形成阶段,档案人员就要参与设计,进行指导,使产生的电子文件能按归档要求归档,并能进行统一管理和长期保存;同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景、设计思想、数据形式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后,在使用过程中,档案人员要参于对其管理,熟知在使用过程中发生的各种情况,并进行积累。要及时按档案整理、鉴定的有关要求,对电子文件进行整理、鉴定、归档。否则长时期不过问,相关技术发生了变化,设备陈旧或更新,原来的电子文件,在新的条件下必然读不出来,这样人类活动的真实记录就可能遭受损失。从管理方面看,电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。电子文件的形成者,电子档案的管理者,要通力协作,才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。因此,在电子文件时代,文档一体化管理,势在必行。

四是档案信息情报一体化。二十一世纪是电子时代。办公室工作的自动化和文件档案管理的现代化,人们迫切需要社会信息“资源共享”,于是档案与文件管理的一体化及档案、图书、情报工作一体化的发展趋势更加突出。档案与图书和情报同为社会信息资源,在信息管理上具有许多共同点,所以档案工作与图书工作和情报工作实行一体化管理也是具有共同基础的。随着人们对档案、文书、图书和情报等综合文献信息需要的日益增长。以及世界范围内要求信息“资源共享”的新趋势,社会要求综合信息实行一体化管理。同时,以电子计算机为中心的现代科学技术,也为“两个一体化”管理提供了技术保证。

五是保管保存技术化。电子档案的保存要比纸质档案保存复杂的多。首先要考虑电子档案可存取性、可用性、可理解性等,这就要求不仅保存电子档案所表述的信息,而且还要保存相应的软硬件技术及背景信息和元数据等。电子档案所依赖的电子计算机发展很快,设备不断更新,软件技术日新月异;其存储载体性能也不甚耐久,磁性存储载体常有退磁、粘连等现象,光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象。这些都是影响电子档案长期保存的不利因素,需要电子档案的管理人员认真对待,并且要有一套整的对策、技术和措施。

三、探索文档管理规范化的路子。

(一)   合理舍取,充分借鉴纸制档案的管理标准。

在我国,纸质等载体档案有一套较为完整的管理标准,这些标准是长期实践经验的总结,它是在纸质等载体档案管理现代化的迫切需要下,近十年来才完成的。这些标准的条文,在电子文件归档及电子档案管理的过程中,可能只有部分适用,甚至完全不适用。电子档案管理是一项极其复杂的技术工程,与纸质等载体档案截然不同,所以一开始就充分注意到电子档案的各项管理标准、法规、制度的建立,以防有长期保存价值的电子文件在形成、使用、归档过程中,遭受损失。但制定电子文件及电子档案的管理标准,难度很大。因为我们没有这方面的长期实践经验,而电子文件所涉及的技术和设备又在不断地发展和变化。我们只有根据我国的实际情况,用认真研究来弥补我们的实践少、经验不足,同时也可借鉴国际上有关标准和发达国家的经验,尽快地制定出我国有关电子文件及电子档案的管理标准、法规和制度。近年来,我国档案部门和研究机构针对文档管理进行了深入的探索,逐步摸索出了电子文档管理的“雏形”。制定出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》,针对电子文件进行了定义、电子文件的收集范围、收集积累要求、收集方法、电子文件的整理、电子文件的归档包括归档范围、归档时间、电子文件及相关数据设备的检测、有效性和完整性鉴定、保管期限的划分、电子档案的移交与保管都作了详细的规定。这就为文档管理规范化奠定了基础。

(二)以人为本,锻造复合型文档管理人才资源。

在电子时代,电子档案的实质是技术工程;电子档案管理,实质是一项档案技术工程的管理。“五化”的发展趋势,要求档案专业人员必须成为既能从事现代文书的处理和档案的管理,又能从事档案、图书、情报等综合信息的管理。文档管理管理人员既要掌握本专业的基本理论和基本知识外,要求管理人员既具备档案管理基础知识,熟练地掌握档案工作的基本原则和方法;又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等。还要学习文书学、图书馆学和情报学的有关知识。

鼓励和支持文档工作者提高自身素质,提高自身“含金量”,才能适应文档工作的需要和文档事业的发展要求。

参考文献:

①、②国家档案局,《电子文件归档与电子档案管理概论》,中国档案出版社第1版, P29.P123.

③易炳炎、苗壮主编,《档案学概要》,甘肃人民出版社第1版,P270.