浅谈我院职工健康体检档案的优化管理

浅谈我院职工健康体检档案的优化管理（共7篇）

篇1：浅谈我院职工健康体检档案的优化管理

浅谈我院职工健康体检档案的优化管理

【中图分类号】R47 【文献标识码】B 【文章编号】1005-0019（2018）04--01

为进一步规范我院在职职工和退休职工健康体检档案的管理工作，保障体检检查资料完整保存，结合我院实际情况，方便体检档案的管理、查阅、回顾对比，我科特建立职工健康体检一人一档案，固定职工的档案编号，建立档案库。同时充分利用信息资源共享，在检查资料完全归档之前用LIS系统为大家先行查阅检验科检查结果，以便大家及时了解自己的检验结果。工作具体开展情况如下：

一、建立在职职工和退休职工健康体检一人一档案目的

（一）固定体检编号制作醒目的编号姓名标签，以便大家查阅检查结果；

（二）将历年的检查资料完整保存，以便职工对自己的检查结果进行回顾对比；

（三）将职工的体检资料实行一人一档案盒分装，归档完成后职工自行到院感科进行查阅，保护了职工的隐私；

（四）利用信息资源共享，及时为职工查询检验结果，提高了时效性。

二、建立在职职工和退休职工健康体检一人一档案的步骤

（一）背景。我院的职工人数日益增多，健康体检资料繁多管理难度增大，如何进一步规范我院职工健康体检档案管理工作，保障体检检查资料完整保存，成为一个需要及时解决的问题。

（二）召开职工健康体检协调沟通会议。在开协调沟通会议时，很多职工提出我院职工体检资料保存不够完整且不便大家查阅和回顾对比，大家积极讨论，最后提出建立职工健康?w检一人一档案来解决相应问题，这个建议得到了大家的一致肯定。

（三）具体实施。由院感科建立职工健康体检一人一档案，将所有职工进行固定编号并制作醒目的姓名编号标签，让职工抽血检查时进行姓名编号核对并在标本上注明相应编号姓名和检查项目以避免信息错误，再与检验科沟通为每一位职工以体检编号为基础编制一个唯一的病历号以便LIS系统报告单查询和打印。在报告单收集完毕之前职工可以到院感科通过LIS系统及时查询检验结果，最后收集所有报告单并将报告单分装归档保存供职工查阅。

三、运行效果

从2017年7月开始建立在职职工和2017年10月建立退休职工健康体检一人一档案后，规范了职工健康体检档案的管理，保障了体检资料的完整性和可回顾性，得到了全院职工的好评。

四、体会

职工健康体检工作是以“对职工负责，让职工满意”为原则，保障本单位职工身心健康，关心、爱护本院职工，及时、动态地掌握职工的健康状态，使医务人员更好地发挥积极性，以饱满的热情和精神投入到深化医药卫生体制改革和保障人民群众身体健康的工作中。建立职工健康体检档案可以保障体检检查资料完整保存，方便体检档案的管理、查阅、回顾对比，我们会一如既往的执行下去。

篇2：浅谈我院职工健康体检档案的优化管理

目前我国信息化建设飞速发展，供电公司更是在近年的信息化建设中取得了优异的成绩，办公oa的应用，erp系统的实施，这些都是信息化建设的重要组成部分。在当前形势下，建立一套电力企业职工体检管理系统是信息化发展的又一重要历程，是电力医院开展体检业务的得力助手。它将以往人工操作的健康体检过程所得到信息转换成全信息化的电脑管理，使体检过程更为流畅、更有条理，更加便于管理，从而实现体检业务管理的自动化、信息化和规范化。该系统提供了体检相关工作的全套功能，借助于电脑网络、条码、IC卡、与HIS的接口等技术，可以快速高效地完成全部体检业务，输出统一美观的体检报告。体检系统满足了体检中心提高工作效率、减轻工作强度、提升服务档次的要求，提供了对大量健康数据的管理、统计、分析与利用的功能，还可以进行各种纵向、横向的统计分析，得出医院、客户需要的各种报告和建议，并能帮助领导及时了解日常工作状况，从而提高医院和疾控中心体检业务的竞争力和经济效益。其主要特点如下：

1、与其它各系统之间接口无缝实现，数据准确且实时性高

软件开发公司在软件研究与开发方面有所精通，不可能软件硬件都做，医院要做到信息化的完美实施就必须与检查设备做接口，这样一来共享于网络的数据成为了一个无形的资源，软件与检查之间的接口也就越发变得

重要。体检系统的很大部分数据来源于其它设备，多年的开发经验与合作，我们已经做到了接口的无缝实现，数据准确与实时性达到近乎同一系统的程度。

2、收费项目费用自动准确计算

以往手工情况下，对于项目的收费完全单凭收费员逐项录入门诊系统，在组合费用（如抽血费、抽血针费、试管费以及电脑图文报告费等）时不但影响速度而且准确度低。通过与门诊收费系统的接口，我们自动计算、组合并将最终得到的结果发向门诊收费系统，收费端只需一个按键就可以录入体检者的全部体检项目。

3、各种组合、模版套餐随意自定义

你只要轻轻摆动下鼠标就可以定义出自己想要的各种套餐。

4、电子申请单自动发送

网络的高速发展给无纸化办公带来了可能，随着各科室系统的出现，检查检验申请单手工附带已经成为计算机界的一个敏感话题，申请单的电子化发送不但省去了体检者拿单的麻烦，而且为检查科室节省了不少时间，检查科室无须等到体检者到场就可以做出体检安排，这样一来，不但快速，而且合理地分配好各来院体检人员，加快了医院的运作。

5、检验条形码自动组合检验项目与其它检查项目的不同在于，检验项目是依据体检者提供的标本进行结果测定，标本的共用必然使得检验项目之间出现一个无形的规则，当遇到这些需组合的检验项目时，发送的电子申请单（条形码）就必须依据这些规则合成。

6、症状、结果、诊断建义全自动生成，针对体检中心医生多半是经验丰富的老专家，在计算机操作上可能会有些不方便，我们提供的是结果录入选择式，结果建义全部系统自动生成。只需你操作键盘就可以完成一个体检者的全部体检过成，而且，正常情况下我们系统设定有检查项目默认值，只须点击保存按钮体检就跟着完成。

7、针对症状自动提示小结建议，检验结果模式分析得出结果

我们有十分丰富的健康分析字典，对于体检录入特征或者检验测定结果，可以自动得出小结与建议。

8、单位体检总费用智能计算

体检的费用依照单位每个人体检完成情况，实际体检情况，实际应收费用总计得出，与门诊收费系统保持一致。

9、报告单智能推荐，并自动分配打印机

系统根据体检者费用的高低以及体检结论提供了多种体检报告书，自动选择，并依据报告格式，自动分配打印机（打印机纸张不同而需要设置的情况下）。

10、各种统计分析结果可导出成任意格式

包括检查医生工作量统计、收费处工作量统计、市场工作人员业绩统计提成计算…….，11、广告费用与效果分析、市场工作人员业绩

12、支持不同的工作模式

篇3：浅谈我院职工健康体检档案的优化管理

完整的医疗设备档案不仅可以提高医疗设备的使用率, 为使用科室提供准确、有效的技术支持, 为设备后期的维修保养提供原始的资料和准确的数据, 还可以为医院购置新设备时提供科学的依据, 保证医院的经济效益和社会效益。

我院现有编制床位2300 张, 员工近3500 人, 总资产10 多亿元。其中100 万元以上医疗设备有45 台, 50 万元以上医疗设备有90 台, 50 万元以下设备有8730 台, 按照1 机1 档 (1 万元及以上设备都要建档) , 庞大的纸质档案使用很不方便, 利用现代技术建立电子档案, 实施医疗设备档案的电子化管理势在必行。

1 档案电子化管理特点

档案电子化管理就是以网络、计算机、信息技术为手段, 以档案资源为对象, 以档案工作为依托, 以档案管理学最新理论为指导, 按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求、开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程, 又称档案的信息化管理。具有操作方便、存储空间小、多种表现形式、复制时不容易丢失信息、传递快捷、实现资源共享等特点, 为人们提供了纸质档案无法比拟的便利, 可极大地提高工作效率。

2 我院医疗设备档案电子化管理的具体做法

2.1 建立健全电子档案管理制度

(1) 全院首先建立了统一的医疗设备电子档案管理制度, 规范电子档案的制作、收集整理和归档的时间与方法;明确划分其保管期限;统一规定文件的载体形式与质量、规格和格式;确认医疗设备文件的有效性与完整性;在档案存储过程中要求文件的内容、结构、背景信息要一并保存;严格填写归档电子文件登记表。规定对所有医疗设备电子档案实行定期检查, 计算机和移动硬盘的不定期抽查, 要求光盘每4 年进行一次机读检查, 发现问题及时采取措施[1]。

(2) 制定了医疗设备档案信息网络和信息安全管理制度、电子档案应用系统的安全操作制度、网络安全的保密制度、电子档案管理人员的管理制度[2], 医疗设备电子档案的备份与恢复系统以及档案管理的记录系统。

2.2 专人专管

我院设专人负责保管医疗设备档案, 并由专门的计算机储存医疗设备电子档案, 以保证档案资料的有效性和完整性, 随时归档, 随时了解网络运行、信息发布情况, 不定期或定期检查网络运行工作情况, 以防档案的缺失、流程的遗漏和病毒的破坏等。中心档案室将电子档案拷贝2套, 1 套封存保管, 1 套提供利用。所建立的医疗设备档案均实行电子和纸质归档的双轨制, 确保档案的完整、准确、系统和安全。由中心档案室编写的电子档案文件登记表内容包括:载体形式、形成单位、文件题名、形成时间、硬件环境、软件平台、应用软件、保管期限、设备金额、设备购置时间、设备运行情况、规格型号、生产厂家、使用科室及维护该设备的工程师等, 方便每年的档案清查工作, 使档案查阅更精确、更快速, 医疗设备档案管理真正进入信息化的管理领域[3]。

2.3 建立医疗设备电子档案共享平台

我院建有院内局域网 (OA网) , 全院中层以上干部及科室业务骨干均开辟上网专线, 每人1 个独立上网密码。在OA网上开设医疗设备档案专区, 实施医疗设备档案的远程传输和查阅, 以科室为单位建立档案目录, 目录下按年度划分档案类别, 建立医疗设备电子文件自动上传的窗口, 全院有27 名兼职档案管理员及时收集和捕捉有用的医疗设备档案信息, 通过OA网及时传送给档案部门, 用电子数码签名封签认证, 中心档案室工作人员则接收登记, 接收后马上给每份档案编制一个唯一的档案号, 并给出相应的分类号, 归档同时进行主题词标收、著录。用户利用时只须给出档案分类号或主题词即可找出相应的档案和附件, 从而减轻档案人员的劳动强度[4], 实现科室与科室、科室与院管、医院与社会的资源共享[5]。

2.4 创新的档案服务方式

我院专门建立了医疗设备档案的工作服务网页, 一方面单位自己制作网页对外发布信息, 另一方面是收集网上数据和信息, 为院内外用户提供服务, 扩大社会影响, 拓宽服务范围[6]。院外人士只要注册登记成为我院电子档案中心会员, 通过远程登录等方式, 经电子档案中心进行身份确认并确定查阅权限获得许可后, 即可查询有关的电子档案信息, 并进行借阅登记和缴纳查询费用。医院在新设备采购论证过程中, 借助网络对设备的外观大小、各种指标性能和功能、操作流程甚至远程操控进行系统整合, 让使用科室对设备有充分的了解, 通过比较选出适合自己科室的设备, 也使医院领导能做出更明智、更有效的选择[7]。设备的安装调控、维护和维修资料的数据均直接从厂家传输过来, 利用网络联合厂家共同维护设备, 建立专门的医疗设备报损报废网页, 传送需要报废设备的数据信息, 使用科室通过网络填写设备电子申请报废单, 传至医院设备管理部门, 由院主管领导、设备审核委员会审核, 申请科室可通过网络直接查看申请设备报废的情况, 台账管理部门则直接对已报废、损毁和丢失的医疗设备及时进行核销, 但报废后的信息仍保存在档案管理系统中便于日后查询。设备使用的效益分析也在档案网页中公示, 为医疗设备科学, 有效、安全的管理和利用提供了最基础、最完整的数据, 使之更好、更有效地服务于医院。

2.5 建立完善的医疗设备档案管理网络安全防范制度

严格控制医疗设备电子档案的可转换性以保证档案的安全, 设定访问限制级别, 不同的科室及人员有不同的使用权限, 分别进行权限认定。电子档案在形成过程中随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护, 保证档案在传输处理过程中不出现资料的变更以及恶意程序的篡改等错误, 以确保档案室收到电子档案的原始性。部分档案设定特定的保护, 按照不同的功能要求开放限度, 有的为只读模式, 确保利用时的准确性及医疗设备电子档案的法律凭证地位。

2.6 改善库存环境

我院档案库房在远离医院医疗区域的4 楼, 库房坐南朝北, 医疗设备档案与其他档案同在一个库房, 但放置在专门防磁的档案柜内, 严格按照电子档案的保管要求, 存放的档案远离医院临床科室的磁场、强热源、隔离有害气体及强紫外线, 库房内室温始终控制在17~20℃, 相对湿度保持在35%~45%。通过对电子档案管理环境的改善, 同时也优化了档案库房条件, 使医院档案管理硬件上了一个新台阶。

3 效果

我院通过从设备申购到报废的整个环节的网络管理, 为医院提供了完整的医疗设备信息资源[8,9]。1 院领导通过院内OA网上开设的医疗设备档案专区可随时了解本院医疗设备的分布使用情况、维修记录、报废管理等, 为设备的更新提供参考;2 档案管理人员主动学习档案数字化管理, 提高档案管理的责任感和紧迫感;3 各科室各阶段的经办人员积极主动上交医疗设备资料, 使设备档案的收集更加及时完整;4 医疗设备档案的利用率由原来的20%增加到85%, 改变了以往重管轻用的局面, 真正实现了全院资源共享, 完善了档案工的职责, 既优化了工作流程也减少了不必要的劳动, 设备的维修通过互联网传输, 与厂家共同查找问题, 节约了时间、降低了成本、减少了医疗事故的发生。医院购置的各种医疗设备也得到了最大效益的回报, 大大提高了医院的服务质量和效率, 使医院在推行医疗设备档案电子化管理的同时也贯彻了精益管理的理念, 提升了医院的竞争力。

摘要：本文简介我院实现医疗设备档案电子化管理的具体做法, 及通过设备档案电子化, 提高了工作效率、实现了资源共享, 从而提升了医院的综合管理水平, 促进了医院的全面发展。

关键词：医疗设备管理,设备档案,档案电子化管理,医院信息系统,局域网

参考文献

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[3]曾冬梅, 张正军.精益管理在医疗设备档案管理中的应用[J].中国医疗设备, 2013, 28 (2) :63-64, 57.

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[5]李珍香.浅析医院档案电子化管理[J].中国中医药现代远程教育, 2010, (2) :153.

[6]张诗琳.档案电子化管理的发展趋势[J].兰台内外, 2010, (5) :24.

[7]李涛, 李怡勇, 米永巍, 等.医疗设备管理中互联网技术的应用思考[J].医疗卫生装备, 2013, (4) :125-126.

[8]周嫱.我院医疗设备档案管理工作的探讨[J].中国医疗设备, 2013, 28 (5) :105-106.

篇4：浅谈职工档案系统管理

【关键词】信息网络；必要性

1.建立职工档案多媒体信息网络系统的必要性

干部信息规范化的需要。在日常的职工档案管理工作中，形成了大量的职工信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可能避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，因而难以满足职工的微观管理和人员群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理职工信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。

合理使用先进的现代化办公设备的需要。随着科技的发展，各级部门都购进了相当的计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息化工作也取得了一些进展，但也存在着许多问题。例如，软件开发不及时，应用水平较低，现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享等，这就迫切需要建立一套现代化的信息管理网络系统，充分利用现有资源，提高应用水平和工作效率，从而不断促进职工工作的科学化和现代化。

2.职工档案管理多媒体信息网络系统的作用

为领导和有关部门提供全方位的职工信息。职工信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但可以快速准确地获取职工的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询职工诸如日常工作、学习、生活等方面的资料，了解职工全方位的综合信息。利用这套系统，还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的职工信息，可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解职工的传统方式。

使信息充分得到共享，提高劳动效率与工作质量。职工档案管理多媒体信息网络系统提供了干部管理过程中所需要的全方位的职工信息。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。而且在职工管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。信息共享之后，各部门可以从各个侧面，全方位了解每名职工，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解职工的局限性，在信息共享的基础上提高对职工认识的深度和广度。使用这套系统，还可以从根本上改善以前手工管理职工的情况，周期性较长的工作利用这套系统，短时间内就可以高质量地完成，职工的任免审批表、干部简历等常用材料可以自动生成，并可以实现部门之间信函、文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率与工作质量。

可以使职工任免更加科学化，提高知人识人的深度和广度。以往讨论任免干部，基本上是采取文字材料加口头汇报的传统方式，使用这套系统可以采集职工的工作、学习、深入生产一线的情况，结合干部考核中形成的文字材料，通过网络和各种多媒体设备把动态情况、资料和相应的文字融为一体，并通过情况显示出来。它不仅可以提供被任免干部的自然情况和现实表现方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、气质和口头表达能力等，使领导对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，可以更好地评价和使用干部，提高知人识人的深度和广度，从而拓宽视野，适应社会主义市场经济条件下用人的需要，选拔出各种类型的领导干部和管理人才，让选拔上来的干部真正能够“为官一任，造福一方”。

建立和使用职工档案管理多媒体信息网络系统应注意的几个问题：

要采用规范的应用软件。为了达到信息共享，建立统一的信息系统和使用标准规范的软件是必须的。为此，中央组织部制定和颁发了全国干部人事管理信息系统《信息结构体系》，它是为实现干部信息的标准化及大范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，必须选用中央组织部推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，否则会造成数据结构混乱，使上下级数据无法沟通与共享。不但是信息体系与软件，系统所涉及到的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。用先进的电子信息技术来构建整个信息系统。建立多媒体信息网络系统要涉及到很多先进的技术，主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等。

要使职工多媒体信息系统达到最佳的应用效果，使用先进的多媒体技术以及高性能的设备是必要的。从数据源的采集到后期制作都应该保证较高的质量。

网络是实现信息共享的前提条件和物质基础。只有建立一个优质、高效的网络系统，才能实现系统建设的高投入与高产出，为各级领导提供优质、高效和全方位的信息服务。现阶段比较先进的组网技术有ATM和千兆位以太网，在小型局域网中，十兆以太网以较低的价格提供了较高的带宽，具有较好的性能价格比，是一个比较合适的选择。有计划、分步骤、分阶段建设多媒体信息系统。第一，先建成系统的基本框架，包括各种资料数据的采集与录入、应用软件的选用与开发、高速网络系统的建立等。三个环节可以同时进行，其中信息资源的采集是重点，也是基础，职工信息的采集与报送工作应当规范化、制度化，把其当成职工管理工作中的一项经常性的工作来抓。第二，进一步完善、改进和提高整个系统，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。第三，进一步加大投入，使整个系统趋于完善，最终满足在职工工作的全面需要。

要全员参与，以应用为主线，提高整体使用水平。职工信息系统的应用，涉及到很多工作领域，也涉及到职工管理的多个部门。信息系统的建设工作包括班子建设、职工管理、干部任免、干部档案、干部教育等。

准确、完整、规范的信息资源是整个系统的生命，在系统的建设和应用过程当中，要重视信息资源的采集、开发与利用，不能只购置先进的硬件设备而忽略信息资源及系统的应用。要以应用为主线，开发选用一些实用的应用程序，充分利用现有信息资源。拓宽应用范围，提供更深层次的信息服务，使信息系统真正成为职工工作中必不可少的重要组成部分。

篇5：浅谈我院职工健康体检档案的优化管理

一、中学教职工人事档案管理中存在的问题

(一) 教职工人事档案中的信息比较少。中学的教职工的人事档案中包括履历材料、鉴定材料、考核材料、职务职称工资材料、入党材料等内容, 内容的信息含量比较小, 缺乏实用性, 无法满足当前中学发展的实际需要。在人事档案中, 教职工的工资变动、职称评审等材料比较齐全, 而涉及教职工个人才能、政绩、个人的技术专业、获奖情况记录等方面的内容却少之又少, 学校在利用档案时, 也只能了解一些比较肤浅的内容, 无法对教职工的培养、选拔等提供参考和依据。

(二) 人事档案管理不集中、不专业。中学的教职工人事档案没有由上级主管部门进行统一管理, 有些中学还根据不同的管理职能, 将教职工的人事材料分散到各个部门。教务部门管理的人事材料主要涉及教师的业务水平、教学能力、教学的任务以及奖惩情况等, 而科研部门主要负责管理教职工的科研立项、论文发表等, 人事部门主要管理教职工的社会经历、政治面貌等。这种管理模式导致教职工的人事档案资料管理不集中, 容易造成人事档案的缺失。

(三) 人事档案的管理方法滞后。当前中学教职工的人事档案管理仍主要以纸质的形式存在, 缺乏现代化的管理技术和方法, 还有一些中学里的人事档案管理部门只是将教职工的人事档案资料录入到计算机中, 却无法进行档案的检索、查询, 人事档案信息的统计工作只能依靠手工完成, 信息化水平比较滞后, 造成了资源的大量浪费。而且学校的档案室硬件环境比较差, 有些中学的档案室位于教学楼中的偏僻位置, 门窗等封闭不严, 长期处于阴暗潮湿的空间中, 档案容易出现破损。

二、中学教职工人事档案管理模式优化措施

(一) 健全学校人事档案内容。由于中学教职工的人事档案内容信息缺少, 缺乏实用性, 无法满足当前中学发展的实际需要, 因此学校应在教职工的人事档案中补充教职工的个性材料。在人事档案中设立教职工的教育教学登记表, 综合反映教职工的教学以及工作情况, 增加教职工的学术研究情况, 准确的反映出教职工的学术能力和地位。同时, 增加教职工的进修以及奖励情况, 了解教师的再教育以及社会地位。在教职工原有档案的基础上补充这些内容, 能够更加全面的反映出教职工的工作、教育水平, 为中学教职工评价工作的开展、教职工队伍的建设提供了科学的依据, 也有助于提高教职工的竞争意识, 实现良好的发展。

(二) 建立完善的信息化数据库。为了提高人事档案管理的效果和质量, 中学应积极采用现代化的信息技术和手段, 建立人事档案的信息化数据库, 中学的人事部门应按照学校的人事管理制度以及相关规定, 利用信息化软件对教职工的人事信息进行采集、登记, 建立人事档案的信息数据库。个人的信息要真实、完整, 并由教职工本人以及学校的人事管理人员在规定期限内容, 在学校网站上对人事信息进行补充和更新, 学校进行定期的审核, 然后限制访问权限, 避免数据、信息的随意改变。学校应对教职工的人事档案资料进行动态化的管理, 保证学校教职工的人事档案信息及时更新, 建立标准化人事档案的信息数据库, 为今后教职工人事档案的管理和利用作保障。

(三) 做好人事档案管理的安全工作。中学还应做好人事档案的安全管理工作, 避免出现威胁人事档案安全的隐患。要严格控制人事档案的知晓人员, 特别是涉密科研教职工的人事档案, 禁止无关的人员接触人事档案。建立专门的人事档案室, 做好防火、防盗、防霉等工作, 储存人事档案信息的计算机以及硬盘等要定期杀毒、升级以及更新, 保证计算机的安全运行, 人事档案信息的网络发布要严格管理, 禁止移动硬盘的外带, 避免人事信息的泄露。

三、结束语

中学教职工的人事档案信息应有专门的部门和人员进行管理, 实现人事档案信息的动态化管理, 做好人事档案的安全管理工作, 保证中学教职工人事档案的科学化、规范化管理。

参考文献

[1]王泽敬.改革创新规范管理认真做好新时期人事档案管理工作[J].科学中国人, 2014.5 (24) :58-59.

[2]李学军.关于提升人事档案管理现代化措施的探讨[J].网友世界, 2014.4 (2) :41-42.

篇6：浅谈如何抓好职工档案管理工作

1. 独立性企业是社会经济发展过程中一种以法人为代

表的自主经营、自负盈亏形式的特殊经济组织, 企业对其资产有独立的支配权, 档案作为企业资产的一个组成部分, 企业也依法享有独立的支配权。同时, 随着经济社会的发展, 大部分企业产生了属于自己的知识产权和商业秘密等档案。因此, 企业的档案基本上不对外开放, 没有对外服务的功能, 档案资源只属于企业内部共享。

2. 专业性在当前的市场经济活动中, 企业主要是以经营

为中心开展一系列活动, 从而产生了大量的经营性的文件材料。同时, 为了在激烈的市场竞争中求生存求发展, 企业还产生了本企业独有的技术专利档案。这些档案与传统的科技档案和文书档案有着较大的差别, 成为企业档案的一个重要组成部分。

3. 系统性企业档案工作不仅包括对档案的收集、整理、立

卷、归档、保管、统计、鉴定、服务、利用, 而且还包括档案信息产品的加工和输出, 因此, 它类似于企业管理活动中的一个系统工程。

二、职工档案管理工作在企业发展中的地位与作用

1. 对企业发展的步伐和速度起到促进作用。

企业职工档案与企业发展的关系十分密切, 对企业竞争发展具有十分重要的促进推动作用。在经济社会的快速发展的形势下, 企业要想高速稳健发展, 离不开科学技术的支撑, 而科学技术的进步则取决于人才的综合素质, 需要有一支高素质的专业技术人才队伍。人才已经成为决定企业兴衰、成败、竞争胜负的关键因素。而加强职工德档案管理工作, 从一定程度上对企业员工的地位、荣誉、认定等方面进行了肯定, 从而形成了良好的激励机制, 进而促进了企业的良性发展。作为人才信息缩影的职工档案, 则是各类人才在社会各项实践活动中形成的原始记录, 是人才在德、能、勤、绩等方面的综合体现。

2. 是培育企业核心竞争力的重要工具。

核心竞争力是企业拥有的区别于其他企业的重要财富, 是能够被企业管理者、员工共同感受到的并共同参与创造的核心资源。由于现代企业在激烈的竞争中感到了人才的重要性, 因此开发人力资源成为了提高企业核心竞争力的迫切需要。优化企业人力资源管理, 离不开企业职工档案工作的强力支持, 与职工档案工作制度的不断完善也有着密不可分的关系。企业职工档案工作为人力资源管理工作提供基本的重要依据。人力资源管理的目的就在于能否在企业内部实现最优化的人才配置, 做到“人尽其才, 才尽其用”, 知人善任是企业良性发展、在竞争中处于不败之地的重要条件。对于企业而言, 只有进一步强化职工档案管理工作, 才能从源头上杜绝弃档、假档、失档现象的发生, 也才能使企业能够放心地用人, 使员工能够诚信地做人, 进而树立进取心和责任心, 最终促进企业核心竞争力的培育。

3. 是企业竞争发展中人力资源管理的重要手段。

职工档案对单位负责人了解应聘者的基本情况, 正确录用使用人才能起到十分重要的作用。一份真实、完整的个人职工档案, 既是企业选用人才和人才日后晋升提拔的重要参考, 也是择业人员量己之才选择行业、部门的“谋士”, 双方的“知己知彼”, 能限制一些企业和个人盲目选人、择业的“自主权”, 更利于“人才与用人单位是市场经济体制下活动的主体”这一社会功能得到充分发挥。同时, 由于职工档案能够比较全面、准确地反映人才各方面的情况, 所以企业也能够从职工档案中了解本单位人才的数量、文化程度、专业素质等方面的重要数据, 这也有利于企业人力资源管理部门对职工档案进行统计分析, 从而作出比较准确的人才预测, 并制定出长远的人才培养计划和企业发展规划。

三、加强职工档案管理工作的措施

1. 制定科学规范的企业职工档案管理实施细则

随着经济社会的发展, 流动性和多变性问题成了企业人才突出的问题, 这给企业职工档案管理增加了多样性和复杂性。因此, 必须根据形势的发展, 在《企业职工档案管理工作规定》的基础上制定一个统一的、规范的、便于操作的《企业职工档案管理实施细则》, 使职工档案材料的主体能够紧紧围绕培养人才、发展经济这个中心, 在收集、整理、归档、利用等环节做到有章可循、有法可依, 真正实现“观其卷, 知其人, 用其长”的目的。

2. 实现企业职工档案管理的现代化

当前, 企业各项制度面临改革, 企业职工档案工作也同样面临着这种挑战。一是职工队伍不断交替, 导致档案数量有所增加, 档案内容不断得到更新, 新材料不断得到充实。二是档案利用率越来越高, 信息的需求要求更加系统、全面、准确。三是利用时效在加快。要求档案人员要熟悉情况, 及时有效提供。因此, 尽快实现职工档案的现代化管理是非常重要的。在具体档案管理工作中, 要做好六个环节和一些操作手段的创新。首先要更新立卷制度, 在工作手段上改进, 尽量简化一些繁琐、呆板的操作步骤。比如在组卷、装订的形式上, 取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤, 尽可能缩短立卷归档周期。在日常的抄写、装订工作中, 要善于思考, 多动脑筋, 有针对性地搞一些小发明、小创造、小革新, 这样能起到事半功倍之效。同时, 可以利用现代技术来提高工作效率。比如可以把目录计算机检索、文件级装订、检索主要内容转移到档案章和档案盒上, 简单明了, 既提高了质量和效益, 又节约了时间, 使用起来也很方便。并且可以采用条形码来代替档案号, 可靠快捷, 极大地提高了借阅归还档案的速度, 诸如这种通过计算机来完成较繁琐的手工操作的方法是很多的, 关键在于档案人员是不是用心去发现、去实践。档案的业务工作、档案的管理工作以及档案信息的交流, 都方便应用计算机进行现代化管理, 帮助解决一些具体问题, 提高管理效率和管理水平。

3. 努力提高职工档案管理人员的业务素质

档案工作是一项专业性、技术性很强的工作, 这就要求从事档案工作的人员, 第一, 要钻研本专业的理论知识, 掌握这项工作每一个环节的技能技巧, 第二, 要学习档案管理学知识和应用文写作等方面的知识。如果没有扎实的业务功底和较强的管理能力, 不熟悉档案的内在联系和业务工作中的的环节、步骤, 就不可能做好做实档案工作。档案保管价值的鉴定取决于它所记述的科学技术知识的价值, 只有全面掌握相关门类的知识, 才能有效开展档案鉴定工作。语言文字的组织概括能力是档案管理工作的基础, 没有扎实的语言功底就无法有效搞好这项工作。因此, 作为现代化企业的档案工作者, 必须严格要求, 提高业务素质, 掌握现代化档案理论知识和管理能力, 并且要加强相关专业知识的学习, 掌握多方位的知识, 以适应新形势下档案管理工作的需要。

四、结束语

篇7：浅谈如何抓好职工档案管理工作

1.1 独立性

企业是社会经济发展过程中一种以法人为代表的自主经营、自负盈亏形式的特殊经济组织, 企业对其资产有独立的支配权, 档案作为企业资产的一个组成部分, 企业也依法享有独立的支配权。同时, 随着经济社会的发展, 大部分企业产生了属于自己的知识产权和商业秘密等档案。因此, 企业的档案基本上不对外开放, 没有对外服务的功能, 档案资源只属于企业内部共享。

1.2 专业性

在当前的市场经济活动中, 企业主要是以经营为中心开展一系列活动, 从而产生了大量的经营性的文件材料。同时, 为了在激烈的市场竞争中求生存求发展, 企业还产生了本企业独有的技术专利档案。这些档案与传统的科技档案和文书档案有着较大的差别, 成为企业档案的一个重要组成部分。

1.3 系统性

企业档案工作不仅包括对档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、鉴定、服务、利用, 而且还包括档案信息产品的加工和输出, 因此, 它类似于企业管理活动中的一个系统工程。

2 职工档案管理工作在企业发展中的地位与作用

2.1 对企业发展的步伐和速度起到促进作用

企业职工档案与企业发展的关系十分密切, 对企业竞争发展具有十分重要的促进推动作用。在经济社会的快速发展的形势下, 企业要想高速稳健发展, 离不开科学技术的支撑, 而科学技术的进步则取决于人才的综合素质, 需要有一支高素质的专业技术人才队伍。人才已经成为决定企业兴衰、成败、竞争胜负的关键因素。而加强职工德档案管理工作, 从一定程度上对企业员工的地位、荣誉、认定等方面进行了肯定, 从而形成了良好的激励机制, 进而促进了企业的良性发展。作为人才信息缩影的职工档案, 则是各类人才在社会各项实践活动中形成的原始记录, 是人才在德、能、勤、绩等方面的综合体现。

2.2 培育企业核心竞争力的重要工具

核心竞争力是企业拥有的区别于其他企业的重要财富, 是能够被企业管理者、员工共同感受到的并共同参与创造的核心资源。由于现代企业在激烈的竞争中感到了人才的重要性, 因此开发人力资源成为了提高企业核心竞争力的迫切需要。优化企业人力资源管理, 离不开企业职工档案工作的强力支持, 与职工档案工作制度的不断完善也有着密不可分的关系。企业职工档案工作为人力资源管理工作提供基本的重要依据。人力资源管理的目的就在于能否在企业内部实现最优化的人才配置, 做到“人尽其才, 才尽其用”, 知人善任是企业良性发展、在竞争中处于不败之地的重要条件。对于企业而言, 只有进一步强化职工档案管理工作, 才能从源头上杜绝一些弃档、假档、失档现象的发生, 也才能使企业能够放心的用人, 使员工能够诚信的做人, 进而树立进取心和责任心, 最终促进企业核心竞争力的培育。

2.3 企业竞争发展中人力资源管理的重要手段

职工档案对单位负责人了解应聘者的基本情况, 正确录用使用新的人才能起到十分重要的作用。一份真实、完整的个人职工档案, 既是企业选用人才和人才日后晋升提拔的重要参考, 也是择业人员量己之才选择行业、部门的“谋士”, 双方的“知己知彼”, 能限制一些企业和个人盲目选人、择业的“自主权”, 更利于“人才与用人单位是市场经济体制下活动的主体”这一社会功能得到充分发挥。同时, 由于职工档案能够比较全面、准确的反映人才各方面的情况, 所以企业也能够从职工档案中了解本单位人才的数量、文化程度、专业素质等方面的重要数据, 这也有利于企业人力资源管理部门对职工档案进行统计分析, 从而作出比较准确的人才预测, 并制定出长远的人才培养计划和企业发展规划。

3 加强职工档案管理工作的措施

3.1 制定科学规范的企业职工档案管理实施细则

随着经济社会的发展, 流动性和多变性问题成了企业人才突出的问题, 这给企业职工档案管理增加了多样性和复杂性。因此, 必须根据形势的发展, 在《企业职工档案管理工作规定》的基础上制定一个统一的、规范的、便于操作的《企业职工档案管理实施细则》, 使职工档案材料的主体能够紧紧围绕培养人才、发展经济这个中心, 在收集、整理、归档、利用等环节做到有章可循、有法可依, 真正实现“观其卷, 知其人, 用其长”的目的。

3.2 实现企业职工档案管理的现代化

当前, 企业各项制度面临改革, 企业职工档案工作也同样面临着这种挑战。一是职工队伍不断交替, 导致档案数量有所增加, 档案内容不断得到更新, 新材料不断得到充实。二是档案利用率越来越高, 信息的需求要求更加系统、全面、准确。三是利用时效在加快。要求档案人员要熟悉情况, 及时有效提供。因此, 尽快实现职工档案的现代化管理是非常重要的。在具体档案管理工作中, 要做好六个环节和一些操作手段的创新。首先要更新立卷制度, 在工作手段上改进, 尽量简化一些繁琐、呆板的操作步骤。比如在组卷、装订的形式上, 取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤, 尽可能缩短立卷归档周期。在日常的抄写、装订工作中, 要善于思考, 多动脑筋, 有针对性地搞一些小发明、小创造、小革新, 这样能起到事半功倍之效。同时, 可以利用现代技术来提高工作效率。比如可以把目录计算机检索、文件级装订、检索主要内容转移到档案章和档案盒上, 简单明了, 既提高了质量和效益, 又节约了时间, 使用起来也很方便。并且可以采用条形码来代替档案号, 可靠快捷, 极大地提高了借阅归还档案的速度, 诸如这种通过计算机来完成较繁琐的手工操作的方法是很多的, 关键在于档案人员是不是用心去发现、去实践。档案的业务工作、档案的管理工作以及档案信息的交流, 都方便应用计算机进行现代化管理, 帮助解决一些具体问题, 提高管理效率和管理水平。

3.3 努力提高职工档案管理人员的业务素质

档案工作是一项专业性、技术性很强的工作, 这就要求从事档案工作的人员, 第一要钻研本专业的理论知识, 掌握这项工作每一个环节的技能技巧, 第二要学习档案管理学知识和应用文写作等方面的知识。如果没有扎实的业务功底和较强的管理能力, 不熟悉档案的内在联系和业务工作中的的环节、步骤, 就不可能做好做实档案工作。档案保管价值的鉴定取决于它所记述的科学技术知识的价值, 只有全面掌握相关门类的知识, 才能有效开展档案鉴定工作。语言文字的组织概括能力是档案管理工作的基础, 没有扎实的语言功底就无法有效搞好这项工作。因此, 作为现代化企业的档案工作者, 必须严格要求, 提高业务素质, 掌握现代化档案理论知识和管理能力, 并且要加强相关专业知识的学习, 掌握多方位的知识, 以适应新形势下档案管理工作的需要。

随着社会经济不断发展, 现代化企业改革也在不断深化。作为企业顺利实现科学管理重要基础工作之一的职工档案工作, 在促进企业发展, 提高企业内在素质和竞争力, 全面建设现代化企业的过程中发挥着越来越重要的作用。

摘要：企业职工档案是对职工个人经历、政治思想、业务水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料历史, 是全面、正确地考察职工的一个重要依据, 在人力资源开发、人才预测和人才政策制订等方面具有十分重要的地位作用。在新形势下, 企业劳动职工、工资分配、社会保障制度等各项改革措施也在不断深入, 企业职工档案管理如何跟随企业发展的步伐, 更好地服务于企业, 已成为当前企业面临的一个重要问题。

关键词：档案管理,特性,作用,措施

参考文献

[1]鲁瑶.企业人力资源管理对职工档案管理工作的新要求[J].档案学通讯, 2006, 4.