办公文件管理工作标准

办公文件管理工作标准（共9篇）

篇1：办公文件管理工作标准

办公电脑文件管理-5S管理

整理：将要与不要的分开

第一步：整理：（没有标识的产品，属于不合格产品）删除没用或可要可不要的文件。

1、按访问日期排列文件，将半年以上或时间远久的文件删掉或刻盘保存（做时间记录）。

2、对不知什么内容（无注明）的文件，毫不犹豫的删除。

第二步：整顿：将各类文件进行归类存放，类别，先大类在小类，按类规则选取。

1、归类与删除。分清文件类型归放地。去除修改前相同的备份文件。

2、名称定义清晰，盘名、文件夹名取名应“见名知义”，频繁使用应建立特殊图标以示区别。

3、区分常用与不常用，常用的文件应放在显著的地方，不应放在深层文件夹中更不可放到压缩包中。

4、目录资料建立树状文档，便于查找。

5、各类型文件繁多，可用Dorplt类小工个实现快速分类管理文件。

第三步：清扫：借助360安全卫士、QQ电脑管家等第三方软件，定时定期对程序文件夹、桌面、系统等文件垃圾完成清理。

为减少系统C盘程序运行产生文件垃圾，提高电脑运行效率。软件的安装建议以下几点：

1、与操作系统有非常密切联系的软件，直接安装在系统盘的ProgramFiles文件夹，其他的软件均可安装在其他盘的ProgramFiles文件夹，尽量系统盘保持清洁的系统。

2、易生成文件碎片和有有保留记录的软件，同上装在其他盘上。如D盘的ProgramFiles文件夹。

3、用D盘或E盘中的ProgramFiles文件夹，专门设立一个存放无需注册系统的绿色软件文件夹。

4、程序快捷图标，仅设立一个与程序链接，无需在桌面、开始菜单、快速启动栏中三方或两方重复出现。程序快捷图标存放可以这样安放，不常用但不能少的快捷图标可以放在开始菜单里，常用的快捷图标可以放在桌面，常用需启动快捷图标放在快速启动栏中但安装量保持三四个不可多。

5、桌面整洁，可以启用360安全桌面，分类存放小图标，使电脑桌面仅留三五个图标变得整洁美丽。

第四步清洁：保持清扫效果。

除了定期整理文件外，养成三种文件随时删除习惯。

1、修改文章前无定稿的文件。若需备份可放在金山快盘或金山T盘。

2、解压文件解压后及时删除压缩包。若需保存做好标注可开辟专门文件夹存放。

3、下载的文件，指定下载存放文件夹中的分类文件夹。如在迅雷下载文件夹中建立分类文件夹。

总之，保洁就是不要随便存放文件，做到不要的文件随时删。

第五步素养：整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁养成一种天长日久习惯，不再为整理整顿清扫清洁而烦恼，成为下意识动作，不在是心理的一种负担，素养自然就提高。做一事件并不难，难得是天天做一件重复的事。天才就是天天重复做一件事。

篇2：办公文件管理工作标准

一、上级来文和外单位来文。办公室人员对上级来文和外单位来文首先要在收文登记簿上详细登记，来文单位、日期、份数、密级、字号等要登录清楚，其次填写好文件阅办卡并粘贴于原文上面，并送总经理批示，总经理批示后送有关人员传阅，总经理有批办意见的，办公室应提醒有关人员批示阅办结果，并将阅办结果送总经理阅。所有传阅人阅毕交办公室应及时将文件收回，分类别分单位存入档案袋。

二、本单位各类文件包括简报的起草均有办公室人员负责起草，部门专业文件由各部门专业人员保起草，凡以文件或纪要简报名义上报或下发的文件均由办公室填写发文卡，由签发人即总经理签发后，并详细填写发文登记簿方可复印并存档，没有总经理签发的文件不能发出和存档。

三、上报和发往其他单位的文件应填写文件送达登记簿，由接收文件人签字后方可，否则，不能擅自将文件交予他人，而不办理签收手续。

四、报告、请示、汇报、制度、规定等均应以文件形式印发，宣传活动类一般应以简报形式印发，每周例会的纪要内容均以纪要形式印发。落实公司会议精神的情况汇报应以文件形式上报。

五、凡打印的错文件应及时销毁，以免机密外泄。

六、借阅文件超过八小时的应办理借阅手续，否则不以外借。借阅文件者只限本单位人员，重要文件的借阅均由总经理批准。

太原吉祥汇物业管理有限公司 20xx年7月22日

篇3：办公室文件的归档管理工作探讨

一、办公室文件归档管理的内容

办公室文件的归档管理工作对于本单位各个部门工作的及时开展起着十分重要的作用。因而, 在实际的工作中我们首先应该对办公室的文件管理工作有一个清晰的认知。办公室文件归档管理工作包括以下几个方面的内容。

(一) 制定相关的文件管理制度。这种方法一方面是指对于那些需要借阅以及传递的文件要制定相关的归档制度, 以使文件能够被及时归还, 从而避免文件的缺失。例如, 可以制作一个详细的文件借阅记录册, 将不同的文档进行分类整理, 以使相关人员能够及时查阅;此外还需要对借阅人、借阅时间以及文件的名称进行具体的记录, 这样就能够通过这样一种制度的制定来科学严密地进行文档的归档管理。

(二) 准确定位相关文件的位置。这种文件管理工作也可以成为文件的定位管理, 主要是指办公室工作人员对于那些送出归还的文件按照之前的固定位置进行存放。在进行这一工作时, 我们可以制作一些与文件的大小规格相符合的文件盒, 同时在各个文件盒上标注分类标准及名称。此外, 还可以将存放文件盒的文件柜按照年份进行分层, 每一层按照月份及日期按照从小到大的顺序进行排放, 这样就可以减轻文件管理人员的负担, 帮助其准确找到相关文件的位置, 既减少了时间又不容易出错。

(三) 及时跟踪相关文件的流向。办公室的文件一般有着一定的保密性, 因而办公室的文件归档管理人员需要对运行中的文件进行及时的跟踪, 从而精确掌握办公室文件的流向。办公室的文件归档管理人员可以制作相关文件的跟踪卡片, 并且跟文件放在一起, 文件的传递过程中每个经手的工作人员都需在跟踪卡片上签字, 从而保证文件能够及时归还, 防止重要文件的泄密及丢失。

(四) 做好相关文件的销毁工作。每一份文件都有其时效性和一定的价值, 因而相关的文件材料在结束其运行工作之后, 办公室的文件归档人员, 需要对文件进行再一次的分类整合, 对于那些已经超过其运行使用时效和没有保存价值的文件要进行及时的销毁;而对于仍然有着使用效力和存在保存价值的文件要继续做好保存归档工作。

二、办公室文件归档管理工作中存在的问题

(一) 个别管理者对文件归档工作的重要性认识不够。以往人们总是认为档案管理工作轻松自在、可有可无职务, 最重要的是不能给他们兑取直接的经济效益, 因而有些工作人员甚至是管理者并没有给予这份工作足够的重视, 相关文件归档的岗位往往是一些想着挣工资的人。这就导致了许多文件不能够及时地进行上传下达, 从而延误各个部门各项工作的开展, 极大地降低了办事效率, 影响了单位或者企业的效益。

(二) 文件归档岗位的人员素质不高, 缺乏专业人才进行指导。在实际的工作过程中我们往往会看到, 由于文件的归档工作枯燥乏味, 需要极大的耐心, 因而许多工作人员在工作了一段时间之后就离开了这个岗位, 从而使得文档管理工作不断地中断。而那些补上来的工作人员, 有些是未经过专业的培训, 有些则需要对之前的文件归档工作进行重新的认识与整理, 这就极大地降低了文件归档工作的效率, 给各部门的工作造成了困扰。

三、应对文件归档管理工作中相关问题的对策

(一) 各单位及机构要加大对文件归档工作重要性的宣传。上述问题的出现主要是因为传统的旧观念误导了人们, 从而使得文件归档工作得不到足够的重视。随着时代的发展, 人们的观念也需要进行及时的更新, 因而各个单位及机构要做好这项工作, 将文件归档的基本工作给人们做一个普及, 从而使得人们对这项工作有一个新的认知, 这样就可以充分调动其工作人员的工作积极性, 避免出现文件传达延误的现象。此外, 需要强调的是需要对档案管理工作的高层领导进行及时的培训及监督, 只有领导干部的档案意识增强了, 其才能带动整个文档部门各项工作的开展, 从而起到一个模范带头的作用。

(二) 注重对档案人才的培养。西方一些国家对于档案人才的培养远远早于我国, 我国近年来一些高校才开始设置档案管理工作的专业及课程, 因而社会上对于档案人才的需求远远高于其供给。所以, 我们需要加强对档案人才的培养, 同时也需要加强对于在职档案人员的培训, 使得他们能够熟悉档案工作的内容、流程及技巧方法。在这样一种环境下, 如果档案人员具备了一定的知识储备, 其做起工作来会更加的得心应手, 也就不会因此而进行工作调动。如此一来, 不仅可以减少档案工作岗位人员的流动性, 还会使档案工作做得更加出色。

摘要：文件归档工作是办公室文档工作的重要组成部分, 其起着上承文书工作, 下启文档管理工作的枢纽作用。同时办公室的文件归档管理工作是对各部门工作的一个整理及汇总, 因而其对于各项工作的顺利开展也有着十分重要的意义。本文主要针对办公室文件归档管理工作的内容及在现实运行中存在的问题进行分析和探讨, 从而提出一些建设性的见解, 以期能够优化办公室的文件归档管理工作。

关键词：办公室,文件归档,管理

参考文献

[1]王敏.探讨办公室文件的归档管理工作[J].东方企业文化, 2012 (02) .

[2]刘鋆.试谈办公室文件的归档管理[J].秘书之友, 2009 (05) .

篇4：办公自动化与电子文件归档管理

【关键词】办公自动化；电子文件；归档；管理

办公自动化是指利用现代化的办公设备、计算机技术和通信技术来代替办公人员的手工作业，尽可能充分地利用信息资源，提高生产、工作效率和质量，辅助决策，以求取得更高经济效益的人机信息处理系统。一般来说，一个完整的办公自动化系统包括信息采集、信息加工、信息传输和信息保存四个环节。

随着人们对办公自动化认识的逐步深入，使我国的办公自动化水平达到了前所未有的程度，由此也产生了大量的电子文件。这些电子文件已经成为当今信息化建设的基本构成要素，极大地方便了信息传递、数据共享，在很大的程度上提高了办公效率和工作质量。而在这些电子文件中具有凭证、依据、参考作用的，需要我们按照有关规定和规范进行归档处理。随着办公自动化程度的进一步提高，今后将还会产生更多的电子文件。大量电子文件的无规则的使用和保存不仅将影响工作的效率，而且一旦感染上病毒，后果将不堪设想。所以如何加强对这些电子文件的归档管理，是目前办公自动化过程中急需要解决的一个问题，也是对档案工作者提出的一个崭新的课题。

一、电子文件的内涵及其特点

办公自动化信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务、处理事物或交流信息過程中产生的电子文件，他们多以文本、图象、声音或影象等形式出现，如E-mail等；第二种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，他们多以矢量图等形式出现，如CAD、CAM生成的电子文件。

电子文件给日常工作带来了极大的便利的同时，也改变了我们长久以来的办公方式。与纸质文件不同，电子文件具有一些新的特点：

（一）电子文件具有传递的快捷性和文件的可塑性。它改变了传统的文件收发流程，使文件可以随时被查找，同时也为档案现代化奠定了基础；它改变了传统的办文格局，电子文件的易修改性使得文件的修改、复制、粘贴、移动变得更加快捷，提高了工作效率和工作质量；而且电子文件还可以利用网络技术，广泛的收集相关数据，丰富资料内容，并且开放远程服务等。

（二）对电子设备的依赖性。电子文件的起草、修改、收发、传递都必须在计算机上完成，它的制作、处理及归档都必须借助计算机系统才能实现，离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递和识别。所以电子文件是依赖特定的电子设备和软件而存在的。

（三）电子文件的易更改性。电子文件可以在不同的计算机间相互传递，也可以在不同的载体之间相互复制，很容易被人为的修改；同时，电子文件也容易遭受病毒的侵袭，一旦被染上病毒电子文件就会损坏，丧失部分或全部功能。

（四）电子文件具有共享性。电子文件改变了文件的处理和运转方式，其中包含的信息不是固定不变的，可以从一种载体上转移到另一种载体上，突破了时空限制，能够满足多用户的需求，实现信息共享。

（五）电子文件的保存环境要求较高。与纸质文件不同，电子文件对保存场地的面积要求不高，但对环境的温度、湿度，防磁型等条件要求较高。

（六）电子文件的法律效力尚不明确。通常文件的法律效力都是与其载体相关的。如纸质文件、微缩品，都有相关的法律作为保证，得到社会承认。但电子文件由于没有固定载体，并且还未有效的方法杜绝伪造、删改和抵御病毒侵袭，所以很难制定相应的法律条文保证其效力。这在很大程度上限制了电子文件优势的发挥，只能在一定范围内作为普发、传阅文件来发挥作用。

二、自动化环境下电子文件归档管理存在的问题

电子文件的管理工作经历了三个发展阶段：第一、个体管理阶段，这一阶段管理及维护的重点是单机；第二、网络化管理阶段，这一阶段的管理维护侧重于网络和服务器；第三、无纸化管理阶段，这时的管理及维护才是全范围的真正意义上的电子化智能化自动化。这三个阶段的发展并不是截然分开的，而是由低到高，技术要求和管理方法越渐复杂，发展阶段具有演进性、复杂性、共存性。在不断的进步和发展中，办公自动化中的电子文件归档管理仍存在着一些问题：

（一）电子文件归档管理认识不到位，还未得到充分重视

虽然办公自动化现在被广泛使用，但通常只是发挥着事务性的作用。办公自动化环境下的电子文件具有重要的保管价值，但在实际工作中管理者对电子文件的原始生成和使用过程不是很重视，档案管理的重点放在了最终的文件上。这种电子文件档案化管理意识是不全面、不到位的，忽视了电子文件的原始性、真实性和连贯性。有的具有草稿性质的临时生成文件也具有重要的保存价值，不应该被忽略。而且如果只重视最终形式的电子文件，各种原始信息文件散落在操作人员手中，没有系统地收集整理，处于可有可无的散乱状态，随时间的流失而逐渐丢失，造成电子文件信息资源的极大浪费。

同时，许多单位内部设置的局域网互相不能联通，无法实现办公自动化，也影响了电子文件的归档管理工作。如武汉长江水利委员会机关部门多年前已经采用了综合办公系统，但其局域网只允许机关中各业务部门主管局之间和上级主管部门相互联网，工作中产生的文件多是电子文件；但长江水利委员会的下属企事业单位却还无法与其联网，需要上报文件时必须采用纸质文件，水利委员会在回复时也只能用纸质文件。这种电子文件、纸质文件相互交错使用的管理模式无法发挥无纸化办公方便快捷的优势，同时也影响了电子文件后期的归档管理工作。究其原因还是因为对电子文件归档管理的认识不到位。

（二）电子文件归档中缺少成熟统一的标准和制度

电子文件的归档管理还处于起步阶段，尚未制定规范的标准和操作流程。在具体管理实践中，传统文件的管理如基本原则、归档范围、归档时间、组卷方法、保管条件等，往往难以适应电子文件的管理要求。国家虽已颁布和推行《电子文件归档与管理与规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等标准、规范，但由于电子文件技术复杂，对设备依赖性很强，而计算机技术日新月异、更新换代速度快、产生途径和形式多样化，已经推出的标准和规范无法为这种复杂情况提供具体的指导。

（三）电子文件归档管理系统尚不完善，且缺乏电子文件、档案一体化管理思维

企业中运用的各种系统，如人事管理系统、财务管理系统、科研管理系统等，功能模式各异，增加了文件归档标准制定的难度。

同时电子文件应于纸质文件对应，一起纳入归档范畴进行一体化管理，从电子文件的生成、修改到最终形式都应紧密跟踪，全程保管，这样才能清晰地确定电子文件形成的脉络和保管的价值。但现实中办公自动化中产生的电子文件和归档管理是脱节的，办公自动化软件和归档管理软件不能对接，无法相互交换数据。

且各种应用软件总体上都缺乏文件归档管理的前置介入，电子文件在生成时不能及时保存，造成文件的丢失和可随意修改，电子文件真实性受到挑战；另外软件开发人员缺乏电子文件档案管理意识，没有重视文件的连续性、完整性和长久性，常常对文件设置有效期和容量限制。操作员在使用时为节约资源会删除认为不重要的电子文件，造成电子文件的归档管理脱节，产生使用漏洞。

（四）电子文件的安全性有待提高

随着办公自动化的革新，自动化软件被大量应用于日常事务性的交流中。目前企业单位办公自动化的重点都放在新软件的引进和开发上，对有效的安全措施较为缺乏。很多自动化系统没有严格的准入制度，本身带有病毒的U盘和移动硬盘等设备接入系统时很容易造成系统瘫痪和死机；加密、防火墙技术和访问权限技术也还没有被大规模应用到办公自动化系统中，很容易造成病毒的侵袭和黑客的非法侵入，导致重要电子文件的损坏和丢失。

（五）电子文件归档管理缺乏专业高素质人才

电子文件的归档管理需要熟悉档案管理业务，同时精通办公自动化技术的复合型人才，这样在软件开发上进行前期介入的同时才能按照档案管理的流程对电子文件进行梳理、归类和编号，更好的进行文件保存。但现在一般企业对档案管理人员的招聘都是按照纸质档案的需求来进行的，缺乏管理电子文件的技术和意识。同时，这也造成电子文件档案管理缺乏统一的管理标准、业务标准和技术标准，使得电子文件的运行环境和归档工作存在许多不规范的地方。

（六）电子文件的法律地位尚未确认

档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的具有清晰、明确的原始记录作用的固化信息，所以档案的本质属性是其原始性。没有原始性的档案在社会活动中就无法体现其记录历史的真实性。电子档案因为信息与载体的不确定，可以根据需要随时扩大、缩小或改变存储空间，可以通过拷贝和网络从一个载体传输到另一个载体，可以使存储的信息随时被修改甚至销毁，这都决定了电子档案的原始性不容易被得到认可。而且，电子档案的内容会随着载体组合形式的不同而不同。

在美国，联邦政府虽然承认电子档案为“官方档案”，但联邦各级法院仍然申明，只有被打印出来的电子文件才具有真实性和成为证据的价值，否则无法作为证据使用；英国公共档案的调查也表明，为了保持文件的法律效力，政府部门中有85%仍采用纸质材料来保存全部或部分文件。而在我国，电子文件虽然已经得到了广泛应用，但在法律上也尚未确定其法律效力，电子档案的法律地位尚未实现。

三、电子文件的归档与管理规范化的几点思考

（一）提高电子文件的归档和管理意识，积极主动，有针对性的展开电子文件归档管理工作

1.自动化系统推行的无纸化办公因其方便快捷的特点，成为一种未来的发展趋势。如果还是依照传统纸质文件的传输和归档方式，不仅无法体现电子文件高效、快捷、便利的特点，还破坏了文件的原始性、真实性、有效性和连贯性，造成大量人力物力的浪费。所以企业要提高对电子文件专门性归档的重视，为电子文件归档管理提供必要的资金和技术支持。

2.因为电子文件的产生渠道非常丰富，档案部门要广泛调研，弄清哪些机构集中产生哪些类型的文件，以及这些文件的特点、用途；还可以从设计阶段就对此提出提前规划，如对于人力管理部门、财务管理部门、科研管理部门，档案部门可以加以格外的关注，因为这些部门对系统的使用率较大，产生的电子文件数量也较多；档案管理部门应尽快完善管理的硬件和技术设施，保证文件归档管理系统的良好运转。

3.档案管理人员也应加强相关专业知识的学习，有关技术人员与形成电子文件的部门加强联系，提前介入，按照档案归档的有关要求，开展业务协调，协助制定有关的制度以保证电子文件的归档质量。

（二）解决好电子文件归档技术难题，重组流程确保电子文件与档案的一体化管理

一体化管理需要重组办公自动化系统和档案系统的流程，实现两者的无缝对接，要求不同部门在编辑文件时使用标准的数据库技术和元数据格式，以确保资料能相互兼容、相互转换。这也要求在企业自动化系统平台上设置发文管理、收文管理、归档管理和档案管理模块，加强前期介入，设置归档保存按钮，从而确保电子文件从生成到最终形式都有记录可循，可以随时随地的保存，确保电子文件在归档的同时将相关信息发送或移交给档案部门。这样可以最大限度的确保电子文件的真实、完整和有效。

（三）制定好电子文件归档管理制度和管理标准

篇5：办公室文件管理制度

第一条管理要点

1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。

4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

第二条制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。

7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

第三条文件管理流程设计

1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

篇6：公司办公室文件管理制度11

办公室文件管理制度11 一,区委及区委办公室的文件统一由秘书科管理.二,区委及区委办文件的起草,要全面,客观,完整体现领导意图,合理使用文种,重点突出,观点鲜明,结构严谨,条理清楚.三,文件在送领导审批或签发之前,须经办公室主任和秘书科有关人员校核.四,区委的重要文件由区委主要领导签发,一般事务性文件,可由主持日常工作或分管工作的领导人签发,联合行文,需由所有联署机关主管负责人会签.五,区委办公室的文件一律由办公室主任签发,重要文件须报请区委主要领导或分管领导同意.六,区委,区委办公室文件,未经负责人签发,文件不能生效.七,正式文件的标印格式由秘书科审核重点把关.八,正式行文应加盖机关印章.九,签收文件要逐件清点,重要文件要逐页查点.十,登记文件须将标题,密级,发文字号,缓急时限,来文单位,发往单位,收发时间及处理情况等逐项登记清楚,以利查询.十一,需办理的文件,由办公室主任阅批,由秘书科根据批示及时办理.十二,严格登记手续,随时掌握文件去向,避免漏传,误传和延误.十三,印发文件要做到文面清晰,字体适当,用纸规范,美观大方.十四,秘密文件的复制要严格遵守保密制度的规定.十五,秘书科在每年三,四月份对上收进和发出的秘密文件进行清理和清退.十六,具有查阅和保存价值的文件材料,办理完毕后,由秘书科及时整理立卷,在下一年的上半年向档案局移交.

篇7：办公文件管理工作标准

宁职称办[2003]6号

关于破格认定高级工程师、高级经济师和高级会计师的（试行）意见

各有关单位：

为加大我市重点领域优秀人才选拔力度，改变部分专业高级人才结构不合理的状况，我市在组织好正常评审工作的同时，将继续开展对确有突出业绩、水平和能力的专业技术人员，打破学历、资历、身份限制，破格认定高级工程师、高级经济师和高级会计师（以下简称“三高”）工作。现将此项工作提出如下意见：

一、破格认定的范围

国有大中型企业、较大规模和较有影响的民营科技企业、“三资”企业等有关单位中有突出贡献的专业技术人员。

二、破格认定的条件

具备优秀的德才素质和显著的工作业绩、能力，为我市社会经济发展做出了突出贡献，并具备以下条件。

11、破格认定高级工程师的条件：从事工程技术工作10年以上，企、事业单位的技术骨干、项目负责人，并且近5年内获得以下表彰、奖励和突出业绩之一：

（1）、评为市以上有突出贡献中青年专家；

（2）、获得国家三等以上自然科学、技术发明、科技进步奖的主要完成者；

（3）、获得部、省三等及市二等以上科技进步奖的主要完成者；

（4）、获得市自然科学优秀论文二等奖以上主要完成者。

2、破格认定高级经济师的条件：从事经济工作10年以上，担任企、事业单位正、副厂长（董事长、总经理等）5年以上的现职经营管理者，并且近5年内获得以下表彰、奖励和突出业绩之一：

（1）、评为市以上有突出贡献中青年专家；

（2）、获得市政府颁发的有功个人；

（3）、获得市以上优秀企业家称号；

（4）、受到企业（单位）上级主管部门3次以上表彰，并使企业（单位）的生产经营连续三年处于本系统领先水平或效益连续三年保持较快增长。

3、破格认定高级会计师的条件：从事会计核算、会计监督工作10年以上，担任企、事业单位正、副总会计师、财务部门负责人5年以上的现职财会人员，并且近5年内获得以下表彰、奖励和突出业绩之一：

（1）、评为市以上有突出贡献的中青年专家；

（2）、获得市级以上财会先进工作者；

（3）、主持制定本企业（单位）的内部财务制度，在财务会计岗位上挖掘内部潜力，使单位资产保值增值、扭亏增盈以及在资金使用效果上成效明显，处于本系统（行业）领先水平，并在市同行中进行推广。

三、破格认定的程序

1、个人申报。本人须提交下列材料和证件：

（1）、《破格认定专业技术资格申报表》2份；

（2）、学历证书、现职称资格证书，各类获奖证书、任期考核表、专业技术职务聘书、有关论文论著、学术报告、工作总结等；

（3）、申报高级经济师还须提交经上级主管部门或有资质的会计或审计部门核准的效益情况证明。

2、主管部门考核推荐。主管部门的人事和业务管理部门对申报人进行考核，按市职称工作办公室规定的要求择优推荐。

3、确定候选人员。市职称工作办公室对申报人员条件审核后，提出候选人员名单。

4、同行专家考核评估。市职称工作办公室会同有关部

门组织同行专家（3名以上）对候选人员进行考核，考核应针对申报人的工作业绩、管理能力、专业理论水平、科技创新能力等主要内容，采取专业考试、答辩、现场评估等方式进行综合评价，提出专家考核评估意见。

5、市职称工作办公室组织审定。市职称工作办公室对候选人员的考核情况进行汇总后，报市“三高”认定委员会研究确定。“三高”认定委员会成员应由市职称工作领导小组成员和同专业高级评审委员会的委员组成。

6、市职称工作办公室将破格认定人员向社会公示后，下发批文、颁发资格证书。资格证书在我市与评审人员的资格证书同等效用。

四、破格认定的时间安排

“三高”认定每年组织一次，申报、考核（答辩）、现场评估、审定的时间与每年职称评审时间同步。

五、以上意见由市职称工作领导小组办公室负责解释

南京市职称工作领导小组办公室

篇8：办公文件管理工作标准

目前, 我国许多企事业单位已经采用办公自动化系统, 需要归档的文件分为电子文件和纸质文件两大类。两者虽然记载的信息相同, 但是由于载体不同, 信息存储和获取的方式也不同。在办公自动化条件下, 一些单位认为电子档案已经可以取代纸质档案, 片面强调“无纸办公”;一些单位则认为电子档案存在安全问题以及需要投入大量人力物力, 坚持采用纸质档案;很多单位的档案管理开始采用“双套制”或“双轨制”运行模式。

1.1 电子文件归档管理存在的问题

电子档案由电子文件转化而来, 电子文件是由计算机生成和读取, 符合文件属性要求, 以代码形式记录的信息。它具有信息的非人工识读性、信息存储的高密度性、信息与特定载体之间的可分离性、多种信息媒介的集成性、信息对系统的依赖性等特征。由于电子文件与电子档案是一个具有内在联系的整体, 它们的物质形态、内容主题以及社会本质都是相同的, 均是附着在有形物质上的信息, 电子文件与电子档案只有运动阶段的不同而无本质的差异。因此, 电子档案就是处于历史阶段的具有保存价值的电子文件, 电子文件的特征也就是电子档案的特征。

有些单位在实施办公自动化时, 大都有用电子档案取代纸质档案的设想。虽然电子文件具有存储密集、便于修改、传输快捷、查找迅速、输出灵活, 各种媒体信息可集成化利用, 可以产生图文声像并茂的效果等优点, 但是电子文件也有很多局限或缺点, 电子文件归档管理存在的主要问题有以下几个方面。

(1) 电子文件的非人工直接识读性。

电子文件的主要存储介质有磁盘、磁带、光盘和硬盘等, 必须借助专用设备和专业软件才能识读。电子档案的信息记录和再现过程, 除有专业知识外, 还必须借助于计算机等中间工具, 依赖于专业软件系统。电子档案的制作质量、使用方法、途径、效能等都取决于软件系统的状况, 因此电子档案的数据不能直接利用。

(2) 电子文件的真实性和可靠性难以保证。

首先, 电子文件存储介质的不稳定性降低了电子档案的真实性和可靠性。一方面, 电子文件的载体一般都具有重写性, 这就使电子信息的更改和复制变得轻而易举, 造成电子档案的真实性难以得到保证。另一方面, 电子档案的载体对环境的要求很高, 使用寿命尚未明确, 其稳定性和耐久性都明显不足, 大大削弱了电子文件作为档案管理的可靠性。

其次, 信息载体的可分离性削弱了电子档案的原始性和凭据性。电子档案的信息不具有固定的物理位置, 而是以“虚拟”的状态存在, 这种可分离性使得一个电子档案往往要经过几次形态转换才能保存或还原, 而经过转换以后的电子文件显然失去了它的原始价值。

再次, 对计算机设备的依赖性降低了电子档案的真实性和完整性。由于电子文件对设备和软件系统有极强的依赖性, 一旦设备或软件系统发生故障或受到“病毒”侵袭, 导致系统瘫痪, 电子文件将被损坏甚至丢失, 这也是当前无法解决的技术问题。

(3) 电子文件的法律地位尚未解决。

传统档案的定义为:“档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息”, 因此, 档案的本质属性是其原始性。没有原始性, 档案“在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”的真实性就无法反映出来。电子档案因信息与载体的可分离性, 可以根据需求随时扩大、缩小或改变存储空间, 可以通过操作系统改变其在存储地址, 可以通过拷贝和网络来实现由一个载体向另一个载体的传输转换, 还可以使存储的信息随时面临被修改、盗取甚至销毁的危险, 被修改、删除后会不留任何痕迹, 这就决定了电子档案的原始性不易被认可。不仅如此, 电子档案的内容会因与载体组合形式的不同而发生变化。在美国, 虽然电子档案已被列入联邦档案法, 成为“官方档案”, 但联邦各级法院仍然申明, 只有打印出来的电子文件, 才具有真实性和证据价值, 否则无法确认。据英国公共档案调查表明, 为了保证文件的法律效力, 有85%的政府部门仍然要求用纸张拷贝保存全部或部分文件。我国在法律上尚未确定电子文件的法律地位, 电子档案的证据作用尚未实现。

(4) 对电子文件的管理意识不强, 管理制度不健全。

多数使用办公自动化的单位, 对电子文件没有进行整理、鉴定、编目、归档, 仅将电子文件存储在硬盘或服务器内, 这样即使不会丢失, 日积月累, 电子文件亦会成灾。虽然国家档案局颁布了《电子文件归档与管理规范》 (GB/T18894-2002) 和《电子公文归档管理暂行办法》 (国家档案局6号令) 但是很多单位并没有根据实际情况制定出本单位的管理办法, 造成文书岗位人员归档意识不强, 更不谈可操作性。

(5) 许多单位内部局域网互不相连, 无法实现办公自动化, 影响了电子文件的归档管理。

例如, 长江水利委员会 (以下简称长江委) 机关已使用综合办公系统多年, 应上级主管部门要求, 长江委机关局域网只允许机关中各业务主管局之间和上级主管部门相互联网, 彼此之间产生的文件大多是电子文件, 印数较少的纸质文件仅供备份和归档之用。而其下属的企事业单位尚不能与之联网。因此, 下属单位上报文件还是采用纸质文件上报, 而对口管理的长江委各局在回复文件时只能用纸质文件。这种电子文件、纸质文件交错使用的管理模式, 没有达到无纸化办公的目的, 影响了电子政务的进一步发展, 同时也影响了电子文件的归档管理。

1.2“双套制”或“双轨制”归档管理存在的问题

由于电子文件归档管理存在以上问题, 尤其是电子档案的法律效力问题没有解决, 因此在许多单位采用“双套制”或“双轨制”归档管理模式。“双套制”是指文件归档后电子文件和纸质文件的共存, 可以使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。“双轨制”是指对电子文件和纸质文件实行统一、连续、并行管理的机制。“双轨制”明显优于“双套制”, 但这种归档管理模式尚没有统一标准、统一模式, 其特点是充分发挥电子文件和纸质文件的优点, 但是存在将二者机械相加的问题, 既需要二者各自投入的人力物力, 又包括了二者所需的全部消耗。目前长江委机关文书档案管理采用“双轨制”运行模式, 但存在以下问题。

(1) 长江委机关综合办公系统管理未考虑机关文书档案归档这个工作环节, 因此造成了机关文书档案归档工作方法落后和工作效率低下的情况。

每年处理完毕的文件材料在次年归档时必须按文书归档目录格式重新录入。文书档案归档是按年度—期限—问题的顺序来归档的, 而文书档案的归档目录登记要素与文书处理要素不完全相同, 所以文书岗位人员归档时必须再做一次归档目录, 占用大量工作时间做重复工作。

(2) 长江委机关综合办公系统与档案馆不能连接。每年在做文书档案归档工作时, 档案馆负责机关文书档案归档工作的人员将归档目录的标准格式用移动磁盘拷贝到机关各局文书岗位工作人员的电脑中, 再由其按归档目录顺序录入目录, 编制好的目录由机关各局文书岗位人员用移动磁盘拷贝到档案馆负责机关文书档案工作人员的电脑中, 经与纸质档案核对无误后方能归档。若其中某个环节出现错误, 使用的移动磁盘就会在档案馆和机关之间反复使用, 不仅工作效率低, 还严重影响综合办公系统信息安全。

(3) 建立好的长江委机关文书档案目录与现行档案管理系统数据库存在连接问题。建立好的长江委机关文书档案目录是用电脑中常用的电子表格输入的, 要将该电子目录转入档案馆现行的档案管理系统数据库也非常麻烦。如此繁琐和落后的档案归档方式, 使机关文书档案的归档周期延长, 从而影响机关文书档案的利用效率。

(4) 长江委机关文书档案纸质目录和档案管理系统数据库中的电子目录不一致。长江委机关文书档案归档是按年度进行的, 但随着机构的改革和职能变化, 以及历史遗留问题的存在, 文书档案存在当年漏归档的情况, 这就需要作插卷归档处理。文书档案的插卷工作一直都是由档案部门代做, 目前插卷工作只是在原纸质目录中加入条目, 档案实物排放在当年档案的最后, 而档案管理系统的数据库中则无法加入, 造成纸质目录和档案管理系统数据库中目录不一致。

(5) 长江委机关部分公文已电子化处理, 并保存在OA系统中, 由于系统不兼容, 无法对电子文件进行归档处理。

2 电子文件和纸质文件同步归档管理是“双轨制”的发展方向

在电子文件和纸质文件“双轨制”归档管理模式中, 强调对电子档案和纸质档案实行统一管理, 其核心是电子文档和纸质文档的衔接问题。如何实现电子文件和纸质文件的无缝衔接, 避免出现二者机械相加的现象, 实现“1+1=1”的理想运行境界, 是“双轨制”管理模式研究的重点, 对电子文件和纸质文件进行同步归档管理是“双轨制”的发展方向。

公文同步归档分以下几种情况:

(1) 收文管理中可能出现先收到电子文件, 后收到纸质文件的情况, 或者只收到纸质文件的情况。无论纸质还是电子公文的收文运转、拟办、领导阅批、承办意见及各环节的处理日期均须录入计算机系统, 并将收文运转处理的电子信息连同纸质公文一并归档。 (2) 发文管理中, 对于在计算机网络上拟稿、核稿、审稿、会签、签发电子公文的单位, 应在文件制发时制作一套纸质文件及发文处理单, 并在纸质发文处理单上加盖单位公章, 以作为发文的凭证件, 然后与电子文件一并归档。对于人工制发的公文, 在文件制发后须保留打印定稿的电子文件, 与纸质文件一并归档。 (3) 对于已在档案部门保存的纸质档案, 须将纸质文件逐份扫描成电子档案, 并在机读档案目录中建立纸质档案和电子档案著录条目的连接, 以满足电子档案全文检索或在网络上进行信息共享的需要。

公文同步归档管理可以彻底改变传统档案管理模式, 适应办公自动化的发展, 能够确保档案信息的正确和安全, 在实际操作中可以节省人力物力, 使用上方便快捷。

3 电子文件和纸质文件同步归档管理模式的实现方式

电子文件和纸质文件同步归档管理必须从公文处理环节入手, 纳入文档一体化计算机管理系统中, 实行统一、规范管理, 实现文档从OA系统到档案系统的无缝衔接。

3.1 系统接口开发

按照国家档案法规, 电子公文处理完毕后应及时移交档案部门归档, 由档案部门集中保管并提供档案查询利用。为提高电子公文归档管理效率, 必须开发系统接口将文件的生成、归档和最终处置三个环节进行有效集成, 实现文档一体化管理。

为实现电子公文的在线自动流转归档, 应对数据结构和格式进行统一规定, 开发系统接口, 实现办公自动化系统与档案管理系统的衔接。

(1) OA系统。

在OA系统中建立中间库, 对OA系统形成的电子公文条目信息进行管理。系统将公文的电子文件内容和公文条目对应关系一并以标准XML格式提交到中间库。中间库的维护由OA系统负责, 并由机关各部门文书人员负责管理, 在此系统中形成电子文件目录和纸质文件目录两套档案目录, 由于上述长江委机关电子政务管理模式, 纸质文件目录多于电子文件目录数量, 重复部分可相互转换, 一些不便电子化处理的纸质文件材料必须在中间库中进行目录补录, 档案系统对中间库中已提取的数据给予字段标示, 由OA系统定期处理。

(2) 档案系统。

在档案系统中建立预归档库, 实现数据的接受。长江委机关各局文书管理人员将中间库的数据转入预归档库中, 由档案馆专职档案管理人员进行审查核对, 并将通过审查的数据提交到档案管理系统数据库中进行管理。对存在问题数据可由档案馆专职档案人员在预归档库中修改, 也可将预归档库中的数据返回到中间库, 由机关文书管理人员在中间库中进行修改。

3.2 中间库功能

中间库提供电子公文交换业务数据内容, 实现OA系统预归档电子公文管理功能, 由归档文件登记、文件检索和归档目录编制三部分组成。其数据传递可采用以下格式。

(1) 完全符合国家标准的XML格式。 (2) 版式公文+公文的描述信息。 (3) 公文文头 (图形格式) +公文内容 (txt) +公文的描述信息。 (4) 归档文件登记模块对于办结的发文和收文进行登记, 并提供检索查询和统计功能。 (5) 中间库应提供对办结的收发文检索功能。 (6) 归档目录编制功能。

3.3 预归档库功能

预归档库与档案管理系统预归档库模块相对应, 由长江档案馆专职档案管理人员进行操作, 进行信息的补录和完善, 以为电子文件以及纸质文件的电子目录正式导入档案管理系统数据库做好准备。预归档库实现待归档电子公文以及纸质文件的电子目录向档案管理系统的提交与审核, 包括预归档库审核模块与文件目录报表生成模块。

(1) 预归档库审核。

预归档库审核模块应实现对档号、责任者、文号、题名、归档单位、日期、保管期限、页数、密级、年度、备注等字段的解析, 将其直接提取到档案管理系统的归档模块中, 以实现便捷的归档操作。

(2) 报表生成。

系统提供报表生成功能, 可根据档案馆要求生成多种格式的归档档案文件目录。以便多种形式检索。

3.4 实现过程

由OA综合办公系统按照档案管理系统方法制订的技术规范要求将所需要转换的数据写成XML文档, 然后调用档案管理信息平台的归档服务 (归档Web Service) 将XML文档中的数据转入到档案管理信息平台中。通过此过程, 实现OA系统公文在线归档功能。

3.5 实现电子文件与纸质文件同步归档编目的方法

由于电子文件和纸质文件同步归档, 他们使用的编目方法和存储的装具都不相同, 档案部门应在每件纸质档案目录“备注”栏中或备考表上注明相应电子文件的编码和存址。同时在电子文件归档目录的“备注”项中注明相应的纸质文件的档号和存址, 这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用, 又可以解决档案的提供利用和资源共享问题, 达到互补的目的, 使档案更好的发挥其作用。

4 结语

在办公自动化条件下, 电子文件和纸质文件的归档管理必须采用“双轨制”管理模式, 对电子文件和纸质文件进行同步归档管理是“双轨制”管理模式的发展方向。在实际管理工作中, 必须建立电子文件与纸质文件相一致的信息管理系统, 在检索目录中增加反映电子档案状况的数据项, 同时加强与同步归档管理相适应的制度建设, 重视人员培养, 开展标准化工作, 开发合适的电子文档处理和档案管理一体化的综合办公自动化系统。

摘要：电子文件存在安全性、可靠性和真实性问题, 其作为凭证的法律地位尚未确定, 采用“双轨制”是目前比较先进的归档管理模式, 将电子文件与纸质文件进行同步归档的管理模式是“双轨制”的发展方向。分析了办公自动化条件下档案管理现状, 提出了电子文件与纸质文件同步归档管理模式的实现方式。

关键词：电子文件,纸质文件,双套制,双轨制,同步归档,归档管理模式

参考文献

篇9：办公文件管理工作标准

关键词:电子文件;纸质文件;同步归档;管理模式

中图分类号:C93 文献标志码:A文章编号:1002—2589(2010)29—0119—02

在充满希望和挑战的21世纪,随着经济、科技、社会条件和外部环境的深刻变化,档案工作遇到了许多新情况、新问题,档案工作要如何应对新形势的挑战,是摆在档案工作者面前的一个严竣课题。信息技术和通信技术的飞速发展,各种信息处理新技术、新设备的大量应用,正悄悄改变人们的思维方式和工作方式。它的影响也渗透到档案工作中,使现阶段的档案工作发生了深刻变化。采用高新技术不仅是提高档案工作现代化水平的手段,更是社会发展的必然趋势,自动化、数字化、网络化是现代档案工作的发展方向。

一、电子档案、纸质档案长期并存

目前,在各机关企事业单位中形成了电子和纸质两种文件,其中有些文件只有纸质形式,它是传统文件——档案管理模式的产物;有些文件只有电子形式,如各种类型的数据库文件等;也有些文件同时以两种形式存在,在同时保留两种文件的单位中,将两种文件双双归档形成了两种介质的两套档案。对两种不同介质的档案采取不同的管理方法:对于纸质文件按照传统的做法将其归档案保存,使其依然保留毋庸置疑的“档案”身份;对于各种电子文件则用新的理论、新的方法进行管理,通过实践积累经验,为档案机构规范化管理电子文件—电子档案奠定理论和实践基础。这种纸质文件、电子文件同时归档、同时进行管理的模式,我们称它为档案管理的“双轨制”。

“双轨制”形成的原因大体有两种情况:一种情况是为现有的一些纸质档案制作数字化副本,其主要目的在于改进利用和改善保护。在档案利用方面数字化文件给利用者带来的方便是十分明显的,它使全文检索和异地查阅成为现实。在档案保护方面数字化文件也有很大的优越性,根据目前的技术水平,为原件制作的模拟副本的质量总是低于原件,而且复制一次,质量就下降一次。而在对原件进行数字化时可以根据需要制作出不同分辨率的副本,甚至获得比原件更好的质量。专家们认为,“对于许多正日益腐朽的信息载体来说,唯有数字储存才能够做到信息保存数千年而不失真。”在客观上就形成同一档案以不同介质保存,以两种不同的方法管理的“双轨制”管理模式。另一种情况是将计算机生成的电子文件转换成纸质文件,用以“生效”,履行文件功能或仅仅是用以保存。这种“慎重”是完全必要的,档案工作者必须对历史负责,尽最大努力保存反映历史真实面貌的可靠记录。在证实电子文件的证据性、长久性之前,不能轻易放弃传统的文件形式,这种“固执”所表现的正是一种职业精神。同时将电子文件保留下来是因为电子文件在检索、利用、传输、存储等方面具有特殊的“能力”,以此构建一个新的信息系统,可以更加高效、方便地满足利用者的信息要求。于是就又形成了电子文件——纸质文件的双轨制。

双轨制带来的直接影响是需要分别建立两套管理系统,二者既有联系,又各有特点,这给各级档案管理部门提出了许多新的课题。各级档案工作者应积极地将电子档案的管理纳入现行档案管理体系,在两套管理系统中分别操作、分别保管、分别利用。但要特别注意在两个系统之间建立必要的通道,使人们可以容易地从一种文件找到相同内容的另一种文件,以便在有关业务处理上协调一致,并方便利用。

双轨制是文件介质转换时期不可避免的一种现象,可以预见,这种模式将持续相当一个时期,原因之一:电子文件——电子档案管理规范的建立还需要广大档案工作者进一步探索、总结、建立,这需要一个过程。这个过程长短,不但取决于档案人员的不懈努力,而且取决于国家以至企事业单位对人力、设备的投入能力,取决于整体发展的水平。原因之二:由于电子文件的易更改性,电子文件——电子档案的真实性、凭证作用从技术上还需要进一步完善。随着技术的成熟和各方面条件的具备,会有越来越多的电子文件独立地转化为电子档案,但硬拷贝仍将是一个安全的备份形式。纸质档案的数字化则为档案的利用、档案保护开拓了更广阔的天地。多种介质档案并存的状况将长期存在。

二、纸质、电子档案同步并行管理

“双轨制” 同步并行管理的确切含意是:在继续坚持纸质档案管理的操作流程的前题下,积极地开拓、建立电子文件——电子档案的管理流程。为此,我们制定了《电子文件的收集、归档的有关规定》,对电子文件管理、利用作了相应的要求。

1.归档范围。对于电子文件归档范围的规定,是电子文件归档以至于今后电子档案管理的关键环节。这是由于电子文件——电子档案有着与纸质文件——纸质档案截然不同的特点和属性。纸质档案的直接性,决定它不用任何中介物。人们可以在书写载体上直接输入信息,也可以直接读出信息,并理解它的意思。

电子文件是人们操作计算机过程中生产的,它是若干数字化码(01码)的组合,烦琐的编码、解码过程全部在计算机里完成,离开计算机人们将无法读取所需的信息。因此在电子文件归档时,对产生电子文件的硬件平台的说明是必不可少的。

电子文件的产生,不但要靠硬件平台支持,还要靠软件平台支持。所谓软件平台包括操作系统和生产电子文件的应用系统。档案室对本地区、本单位普遍应用的操作系统软件、应用系统软件应留有备份。同时对于特殊的应用系统生产电子文件在电子文件归档时应一并归档保存。

2.归档。电子文件的归档基本上有两种方式,一种是介质移交,另一种是网络移交,介质移交方式是指机关各部门将本部门工作中形成的电子文件转存在某种存储介质上,上交档案室保管。网络移交则是各部门通过网络传输文件向档案室移交。为了慎重起见,目前我们采取的方式是软盘归档。每年按纸质档案归档时间,各部门同时向档案室移交归档电子文件软盘。在电子文件归档过程中,各部门要按电子文件移交目录及有关说明归档,主要内容有:盘号、电子文件题名(实际文件名)、电子文件机读名、发文号或图纸号、计算机型号、操作系统名称及版本号、应用软件名称及版本号。

3.电子档案管理与利用。在电子文件归档后由档案室写入硬盘,在局域网中进行整理后写入光盘进行保存。在双轨制的情况下,要在电子档案与纸质档案之间建立必要关联,使纸质档案与电子档案既处于不同模式的管理下,又存在着一条联系纽带。

加强电子档案的转换工作,如果说档案馆(室)对不同时期、不同版本的操作系统应用系统软件还有可能保存,但对不同硬件平台即不同型号的计算机都进行保管,则是不可能的,否则档案馆(室)将会成为计算机博物馆。因此,对于档案工作人员,在电子档案管理工作中,大量的、经常性的工作是数据的转换工作。这种转换工作主要体现在把数据从低平台(硬件平台)向高平台转换,不同版本间文件格式(软件平台)向统一文件格式的转换。

三、在“双轨制”时期档案工作的任务

纸质文件——纸质档案、电子文件——电子档案同时并存的机制将存在相当一段时间,但这个时期延续的时间长短,不完全取决于档案工作者的主观因素,还要受信息技术、计算机技术、网络技术发展的影响,受本单位、本地区办公自动化发展水平的制约。因此,这段时间对档案工作者而言,不是宽松而是紧张。档案工作者要抓住这个契机,完成大量的工作。

进一步明确档案馆(室)在电子文件管理中的地位,从法律上赋予档案馆(室)转化电子文件为电子档案的职能。当前,国际、国内档案界对电子文件——电子档案收集、管理、利用的重视程度越来越高,业内人士在理论上、实践上也总结出一套电子文件——电子档案收集、管理、利用的理论和方法。但是,档案机构利用计算机管理档案和档案机构管理电子文件——电子档案这是两个不同的概念。前者在档案系统内部即可完成,后者则涉及到信息产业、专业技术机构,它需要国家立法机关在档案和信息的法律中作出相应的规定。

在“双轨制”时期要加快电子档案的制作规程、保管要求、保护措施、提供利用制度的制定和完善工作。1998年初,我国完成了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》的国家标准和《电子文件归档与电子档案管理方法》的试行标准,在征求意见的同时,先后在上海市政府、杭州市政府、云南省政府、国务院秘书局等单位办公自动化系统中进行试点工作。这些标准草案的出台,对档案界管理电子档案无疑是个极大的促进。但是,各地区、各企事业单位如何根据“标准”的原则、思路,建立完善本地区、本单位的实施办法和制度,对于广大的电子档案的具体管理者又是刻不容缓的。

积极培养复合型人才,建立电子档案管理队伍是“双轨制”管理过程中刻不容缓的任务。在电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件将很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或提供利用。档案工作者必须掌握现代化信息技术,熟练运用电子计算机以及现代化通讯设备来进行电子信息的制作、使用、维护和管理,否则就根本无法介入文件的形成和保管,也不可能参与电子文件管理、检索系统的规划、设计,当然也谈不上充当电子文件的合格管理者。

总之,纸质、电子档案同时并存将是长期的,但在这个时期内档案工作者的任务也是繁重的。“双轨制”管理不是目的,只是一种方法,我们的最终目的是接受时代的挑战,建立具有现代化水平的电子档案馆(室)。