公共基础知识公文写作：公文的作用

公共基础知识公文写作：公文的作用（精选14篇）

篇1：公共基础知识公文写作：公文的作用

公共基础知识公文写作：公文的作用

公文是传达和贯彻党和国家的方针政策,联系和处理各级机关公务的一种工具。

1、领导和指导作用

公文是上级机关对下级机关进行领导和指导的重要工具。

上级机关通过制发公文，传达党的路线方针政策，颁布国家的法律法规，组织开展各种公务活动，责成下级机关严格按照所发公文的要求，采取切实有效的措施予以贯彻落实。(指导作用的具体表现)

上级机关制发的公文不一定都具有指令的性质，有的只对本行业、本系统的业务工作指出原则性的指导意见，要求下级机关结合本地区、本部门的实际情况，创造性地贯彻执行。(指导作用)

2、规范和约束作用

在党政机关公文中，有相当一部分具有法规的性质，如条例、规定、办法等。这类公文是一定范围内人们行动的准则或行为的规范，具有明显的规范和约束作用，一旦制发生效，就必须遵照执行，不得违反。

3、宣传和教育作用

党政机关制发的许多重要公文，在作出工作部署，提出贯彻要求的同时，往往要分析国际国内形势，阐明党的理论、路线、方针、政策和国家的法律法规，对广大干部群众进行宣传教育，以便统一思想认识，增强贯彻执行的自觉性。一些公文，如表彰性或批评性的通告，本来就是为了达到宣传教育的目的而制发的，其宣传教育作用更为突出。

4、联系和沟通作用

党政机关、企事业单位、人民团体或其他法定的社会组织，都要通过制发公文联系和商洽工作，传递和反馈信息，介绍和交流经验。正是在各种纵向、横向的联系和沟通中，上情得以下达，下情得以上达，思想认识得以统一，各项工作能够正常而有序地开展。

5、依据和凭证作用

公文作为处理公务的专门文书，反映了发文机关的意图，具有法定的效力，是收发机关做出决策、处理问题、开展工作的依据和凭证。如上级机关制发的公文(决议、决定、条例、规定、指示、批复、通知)，是下级机关组织开展工作的依据和凭证;下级机关制发的公文(报告、请示、意见)，是上级机关制定决策、指导工作的依据和凭证;平级或不相隶属机关制发的公文(函)，是彼此之间交流情况、商洽工作的依据和凭证。

篇2：公共基础知识公文写作：公文的作用

【导语】公共基础知识考察的范围较广，主要包括：政治、法律、科技、管理、人文和公文写作等等，中公事业单位考试网为大家分析公基知识公文写作公

文的特点与形式。http://kc.offcn.com/general/111/4496/?tg==134_?wt.mc_id=bk120291、公文的特点

公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：

①由法定作者制发;

②具有法定的现实执行效用;

③具有规范的体式;

④履行法定的程序

2、行政公文规范依据

根据中共中央办公厅1996年5月3日发布、自发布之日起施行的《中国GCD机关公文处理条例》规定，党的机关公文种类主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要14种;

国务院2000年8月24 日发布、自2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定，国家行政机关公文种类主要有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要13种。

3、公文的分类

(1)根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类;

(2)根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类;

(3)根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类;

(4)根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文;

(5)根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类;

(6)根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。

篇3：论数字在公文写作中的重要作用

1 公文中汉语数字使用的规定

汉语数字一般是指“一、二、三、四、五、六、七、八、九、十”及其大写“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾”。

1.1 民国以前公文中的所有数字都用汉语数字

(1)年代、年、月、日使用汉语数字。例如:贞元二十年;奉其年八月二十九日敕;咸丰三年九月十七日奉上谕;乾隆六十五年五月二十六日等。

(2)数和计量的数值也使用汉语数字。例如:上上户,户别贮一十五石;即今见有本府及诸州修业进士一百三十七人在学;第一号夹中船①一只;梁头一丈二尺,装铅七万觔,船身入水三尺三寸。

1.2 民国以后的公文中运用汉语数字的情况

(1)文头部分。①表示时间的数字,如果是简写并用引号标注,一般用汉语数字。例如:《广东省“九五”农村改水改厕规划》。②公文标题下方若注明公文时间的,一般用汉语数字。例如:《陕甘宁边区第二届参议会第二次大会关于政府工作报告的决议》(一九九四年十二月十九日)。③发文字号,一般把汉语数字写在六角符号中。例如:江苏省政府民政厅布告[第十九号]。④份号是公文印制份数的顺序号,标注于公文首页左上角;秘密公文更应当标明份号。

(2)正文部分。①序数中一般用汉语数字。例如:在第六届全国运动会上;破三项全国纪录。②星期几一般用汉语数字。例如:星期二、下星期五。③2个数字相连表示约数的短语一般用汉语数字,而且数字之间不能用顿号隔开。例如:三四百里地、四五年、五六岁、七八百套机器。④如果使用数字不是很确定的,一般也用汉语数字。例如:十几天内;几十年之后;五百多人,五十万分之一。⑤如果是整数,并且不出现在具有统计意义的一组数字中,一般用汉语数字,但上下文数字的使用方式须统一。例如:增长了十个百分点;十五个人在开会;资料一共有八十本。⑥词组中含有日、月,但是固定表示节日、事件的,一般用汉语数字。例如:八一建军节、“九一八”事变、十七大会议等。⑦中国历史纪年、干支纪年、各民族非公历纪年,应该使用汉语数字。例如:嘉定十七年、正大元年、辽统和二十年。⑧作为汉语中定型的成语、词组、俗语中使用到的数字,一般用汉语数字。例如:九死一生、七上八下、十万火急、第三季度、不管三七二十一、“苦不苦,想想红军两万五”等。

(3)其他部分。在行政机关和军队系统公文的成文日期中,标识年、月、日的数字一般用汉语数字。例如:一九九八年十二月四日。

2 公文中阿拉伯数字使用的规定

阿拉伯数字是由“0～9”10个数字组成,于五四时期后引进我国,直到解放初期才普遍得到运用。

2.1 民国时期公文中数字的用法

民国时公文中正文数字基本上沿袭先秦至清朝的公文中的数字使用方法,一般都用汉语数字,但在发文字号中已经使用阿拉伯数字。例如:《军委会办公厅关于徐州会战各部指挥官奖惩决定的公函》中的发文字号即为“办四字第3950号”。

2.2 新中国成立后公文中已经普遍运用阿拉伯数字

(1)公历、年代、时间要求使用阿拉伯数字。例如:公元前221年、19世纪90年代、公元2008年8月8日、18时30分等。在公文中,无论文头、正文还是文尾中的年份都要写成完整的阿拉伯数字,不能简写。例如:2008年不能写成08年。

(2)公文中需要用到的数据,如百分比、小数、正负数等必须使用阿拉伯数字。例如:8/100、0.145、-79、286。

(3)公文中的发文字号、身份证号码、文件编号等应使用阿拉伯数字。例如:苏科函[2008]53号;国科企金[2008]003号等。

(4)引文标注中的版次、页码一般使用阿拉伯数字。例如:“谭一平,《职业秘书实务》,东方出版社,2006,308页”。

(5)党委系统公文的成文日期按规定应使用阿拉伯数字。

(6)表示范围的数字一般使用阿拉伯数字,并应符合一定要求。例如:“10%～15%”不能写成“5～15%”;“8万元～10万元”不能写成“8～10万元”。

3 汉语数字和阿拉伯数字可以通用的情况

(1)附件标注部分,如果附件不止一篇,须标明顺序,顺序标识可以使用汉语数字。例如:附件一、附件二。要求不是很严格时,也可以使用阿拉伯数字。例如:附件1、附图3-1等。

(2)公文中的文字符号一律采用由上至下、从左到右横写横排方式,正文文字的每行长度与图文宽度相等。正文中用数字表示多层次结构时,同时使用汉语数字和阿拉伯数字,如以下排序。

第一级:一、二、三……

第二级:(一)、(二)、(三)……

第三级:1、2、3……

第四级:(1)、(2)、(3)……

(3)表格标题在过长情况下,为了排版的需要,涉及数字的部分可以灵活使用汉语数字或者阿拉伯数字。例如:“2008年度省科技型中小企业技术创新资金拟立项目分市表”。

(4)当用约数表示数字时,一般用汉语数字,但如果公文中有许多用以表示数字的阿拉伯数字,只要能上下文统一也可以使用阿拉伯数字。无论是用汉语数字还是用阿拉伯数字应全篇统一体例。例一:根据基金管理中心相关规定及2008年度申报资料的相关要求,今年我省共组织推荐上报重点项目10项,其中新材料4项,电子信息4项,光机电一体化1项,资源与环境1项。例二:江苏省高新技术创业服务中心现有主要业务人员六十多人,其中五分之一为高级专业技术职称人员。

4 数字在使用过程中需要注意的问题

(1)公文中常用数字体现成绩,很多数值很大,比如项目总投资、项目新增投资等都是上亿元甚至上百亿元,使用时需要更加注意。例如:4 830万元,不可能写成48 300 000元。在公文中数字后面的零太多会显得不简洁,所以一般会换算成简洁的方式,将数字的单位换成大数值单位,但1.53亿元,不能写成1亿5千3百万元。

(2)使用阿拉伯数字时不能断行。如果使用Word软件写作,一般不会出现数字断行的情况,计算机通常会帮助调到下一行。

(3)使用阿拉伯数字表示范围时,中间应该使用连接号。如:1995年——2005年;60%～70%。

(4)“二”和“两”在公文中用法的区别。①与计量单位相连时一般用“两”。例如:两千万、两亿不会写成二千万、二亿。②数字相连时一般用“二”。例如:一二三四、五分之二。③用作序数时一般用“二”。例如:第二次人大代表会议。

5 数字在公文写作中的体现

一份完整的公文是由规定的数据项目构成,例如发文机关版头、发文字号、公文标题、正文、成文时间、主题词等。这些数据是公文的构成要素,很大一部分与数字有关。

5.1 文头部分

(1)公文格式代码。公文格式代码是指代表文件格式类型的标记符号,也称文件检索代码,由9位阿拉伯数字组成,标识于文件首页发文机关版头左上角。按一定的原则将机关发布的文件逐一编制代码,能让每一份文件都具备唯一的标识,以便计算机识别和处理。由于文件检索代码的国家标准尚未正式公布,因此包括中央在内的诸多文件目前尚未标注检索代码。

(2)印制顺序号。印制顺序号即公文份号,是指同一份文稿印制若干份时每份的序号。有了顺序号,在登记、分送和清退公文时可以对号核点,以便查明责任,加强公文管理。

(3)保密期限。密级是指公文的秘密程度,共分为3级,分别是绝密、机密、秘密。标注密级的文件通常会标注保密时间,一般分一年以内、一年以及一年以上。标注方式是在密级与年限中间加“★”,例如“机密★五年”。公文密级应在公文份号下方。

(4)发文字号。发文字号是指由发文机关编排的文件代号。发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。例如:苏科函[2008]53号;国科企金[2008]003号等。发文字号可以统计发文数量,便于公文管理,也可以在查找和引用公文时作为该份公文的代号使用。发文字号一般标注在文件版头之下,间隔横线之上,居中排列。

5.2 行文部分

(1)附件说明。附件说明是用以说明公文正文之后的有关文件名称和数量。附件说明有助于对附件的查阅和存档。

(2)成文日期。成文日期即文件形成的时间,它是文件生效及日后查考的重要依据。成文日期的年、月、日要写齐全,不能省略其中任何一项。

5.3 文尾部分

(1)印发说明。印发说明包括文件制发单位的名称、印发日期和印制份数。制发时间是秘书部门起印文件的时间,要完整写出年、月、日;印制份数是该份文件所印的数量。

(2)页码。页码是每一页的顺序号。用阿拉伯数字标注在每页的下端。

6 数字在公文办理中的体现

公文办理应按科学的程序运转,包括收文和发文。

6.1 数字在收文工作中的体现

(1)收到文件要进行登记,即采用登记本登记收到文件的流水顺序号。用这种方式登记来文,容易保存信息,由于是按时间顺序登记,更便于查找。

(2)接收文件时要注明签收时间,以备日后查阅。在拆封文件时,要检查文件是否齐全,核对文件份数。

(3)接收文件时要注明来文的发文字号。

6.2 数字在发文工作中的体现

(1)在正式印发公文之前,要反复核对发文字号、分送单位和印制份数。对需要标明密级、紧急程度的公文应进行明确标注。

(2)公文的缮印要建立登记制,包括印文数量和印完时间。

(3)机关在印好的文件上加盖机关印章时,要核实文件的数量,多印的文件不能盖章。

6.3 数字在文件立卷归档时的体现

案卷的整理和归档是秘书工作的重要部分,案卷组合得好有助于案卷系统整理工作的顺利进行,确保立卷工作质量,便于日后查找利用。案卷的整理和归档包括案卷组合、编目成卷和案卷归档3个方面。在这3个方面中,数字起到了重要的作用。

(1)在案卷组合时,首先要对卷内的文件进行排列和编号。编号是指卷内文件在系统排列以后,用阿拉伯数字给卷内文件编页号,以固定它们的排列顺序,便于统计与保护文件。

(2)数字在案卷编目中显得尤其重要。填写卷内文件目录时应注意使用数字。卷内文件目录主要包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等。目录中有4个方面都与数字有关,可见数字在案卷编目中的重要性。填写顺序号就是把案卷内的文件材料按照顺序排列好,卷内有几份文件就编几个顺序号。顺序号反应卷内文件的份数或件数。案卷内的文件由不同作者撰写,原有的发文字号要写清楚。填写卷内文件日期时要填写文件落款时间而不是印发时间,翻印文件应填写翻印时间,批示文件应填写批示时间,文件日期要用阿拉伯数字填写。排列卷内页号时,填写每一份文件第一页的起号。如果是最后一份文件,既要填起号,也要填止号。填写卷内备考表时要标明立卷时间。

(3)案卷封皮中最重要的数字部分是填写档案的归档号和档号。以前案卷封皮一般用牛皮纸统一制作,现在也有档案使用档案盒存贮。归档号是指文书处理号。档号由全宗号、目录号和案卷号组成。全宗号是档案馆指定给立档单位的编号,在一个档案馆内全宗号不能重复;目录号是全宗内案卷所属目录的编号,在一个全宗内案卷目录不能重复;案卷号是指目录内案卷的顺序编号,在一个案卷目录内案卷号不能重复。

7 公文中应用数字的注意事项

本文通过一系列举例分析了数字在公文写作中的使用要求。在公文中正确使用数字,可以更好地表达公文内容。在正确使用数字的同时,注意以下几个方面能更好地达到公文的应用效果。

7.1 公文中的数字要真实

真实是数字在公文中的生命。它直接关系到公文的质量和效用,在一定程度上反映出发文机关及公文写作者的工作作风。公文中数字的真实,体现在数字必须来自于实践,而不是弄虚作假的数字。我们要吸取“大跃进”时期“浮夸风”的教训,确保公文中数字的真实性。

7.2 公文中的数字要准确

准确是公文中数字的关键所在。准确是指公文中的数字不能是主观推测的数字,不能使用“大概”“也许”“差不多”等模糊词语,也不能夸大或者缩小数字。在公文的表达中必须力求准确,给人以明晰的概念。

7.3 公文中的数字要统一

对公文中所例的数字,一定要认真核查,确保前后一致。有的公文篇幅较长,前后运用同一个数字时,容易出现不一致的现象,这会给阅文者造成很大麻烦。同时,公文中数字的统计口径、计量单位、书写格式等要一致,不能在同一篇公文中,这个地方用阿拉伯数字,那个地方用汉字数字。

7.4 公文中的数字要规范

公文中的数字要规范,书写和使用必须符合公文法规和其他有关规定的要求,不能随便乱写,应明确哪些情况下使用汉字数字,哪些情况下用阿拉伯数字。

7.5 公文中的数字要使用得当

在公文写作中,需要运用数字反映事物的情况或变化,用以说明相关问题,其具有独特的作用,一般的说明性文字不能替代数字,但也要适可而止,准确把握数字运用的“度”,不能过多过滥使用数字,或者玩弄数字游戏,或者搞数字流水账。

参考文献

[1]谭一平.职业秘书实务[M].北京:东方出版社,2006.

篇4：公共基础知识公文写作：公文的作用

所谓公文即“办理公务的文书”,这是“公文”一词的基本含义。它是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时使用的,具有直接效用和规范体式的文书。广义的公文,外延十分广阔,除通用文书外,还包括法律、财经、文教、外交、军事、税务、工商等各种行业自己的专用文书。狭义的公文,即指国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。我们通常运行的公文指的是狭义的公文范畴。公文具有鲜明的政治性、法定的权威性以及特定的格式等特点。在实践中具有广泛的作用,诸如明法作用、传令作用、宣传导向作用、联系和知照作用、依据和凭证作用、记载历史的作用等。其中综合、联系、纽带、协调又是其重要之功能。刘勰在《文心雕龙·章表》中道:“章表奏议,经国之枢机”。明确指出公文是治理国家的纽带与关键,也一语道破了公文作为综合协调工具之性能与作用。

二、国科图组织机制及其公文管理特点

国家科学图书馆(可简称“国科图”)实行理事会领导下的馆长负责制,总馆设在北京,下设兰州、成都、武汉法人分馆,并准备依托若干研究所(校)建立特色分馆。国家科学图书馆各单元在业务职能上的分工是总馆代表国家科学图书馆负责全院文献情报服务的组织、管理和协调,负责公共信息平台建设和服务,领导各分馆开展高效的文献情报服务。各法人分馆,作为有特色的文献情报服务中心,根据全院统筹布局,参与全院文献情报联合建设,负责相应领域的战略情报研究和面向相应地域研究所一线的深层次用户服务;各个特色分馆,在服务本单位需要的同时,接受国家科学图书馆的业务指导,满足特色需求,服务全院,辐射全国;各个研究所图书馆,在国家科学图书馆的统筹协调下,共同支持研究所的文献信息服务。全馆将通过服务创新、技术创新和机制创新,为科技自主创新提供国际一流的文献保障能力、国际一流的一线用户服务、权威可靠的战略情报研究,在国家科技文献平台中发挥骨干作用。

适应组织体制及业务机制的要求,国家科学图书馆各单元在公文管理上实行集中统一与适度分权相结合的方式。总馆代表国家科学图书馆联系中国科学院、国家科学图书馆理事会、各分馆和国内外各机构,负责全馆公文的收发;各分馆负责内部公文的收发,主要与国家科学图书馆总馆、中国科学院各相关分院、相关研究所和所在省市联系。在具体运行中具有以下几方面特点:

第一,集中统一与相对独立分散的特点。

作为中科院基层研究所,公文来文主体为院机关及其各厅局,主要涉及各业务指导以及相关管理工作,对于此块文件,目前已建立由总馆代表全馆进行统一接收、统一派发、统一调度的制度。同时国科图总分馆四个单元分处全国不同地域,势必与其所在地的分院机关、地方政府、其他平行单位发生关系,办理公文来往。鉴于此实际,国科图规定党务、地方事务由各分馆自行协调处理,授予分馆公文办理的自由度和相对独立性。

第二,公文管理一体化趋势开始显现。

随着国科图业务一体化进程加快以及管理文化的逐渐融合,加上系列制度保障,公文一体化趋势开始显现。主要表现在收文信息共享、统一对外发文、公文流转传阅跨地域一体化运作等。其中电子化及各种技术手段的使用提供了技术上的支撑。

第三,公文管理手段呈现多样性和灵活性。

鉴于国科图跨地域运作的特点,传统公文管理手段已难以跟上形势要求。为此,创新管理方法和手段,拓展公文发展领域,成为管理的迫切需要。在实践中,创造并灵活使用传真、扫描、电子邮件、电话、电子文件等形式和手段,有力地保障和促进了公文管理的系统衔接和流畅。

第四,公文管理电子化趋势加强。

在网络信息技术广泛发展的今天,国民经济各项工作已全面实行了电子化、信息化管理。电子化趋势在公文领域同样不可避免,为适应这种趋势发展,国科图在电子化管理方面做了大量工作:一是建立了收文从登记、传阅、转递、督办的电子化管理;二是实现了发文的全程电子化运作;三是电子文档管理进一步规范。随着全院二期ARP项目推进,将为推进国科图公文一体化提供更强的支撑和便利。

三、充分发挥公文管理在国科图综合协调中的作用

公文管理作为国科图管理服务、综合协调中重要一环,对于保持日常行政运转、维护正常生产生活秩序、推动各项业务管理工作发展具有重要意义。为进一步做好公文管理工作,特提出以下建议:

第一,根据公文本身政策性、政令性强的特点,充分发挥其导向和促进作用。

公文是一种规范性文书,具有法律性、指导性、政令性强的特点。在国科图管理实践中,应该充分发挥其导向和促进作用。为此,一方面要做好上级下发文件的传阅流转工作,具有普遍指导意义的政策性文件应扫描在馆务平台公布,其他重要文件根据领导批示有选择地予以公布,最大限度地促使文件公开,保障广大职工的知情权和参与权。同时严格督促文件办理,切实做到政令畅通、令行禁止;另一方面要进一步规范和发挥发文在全馆各项业务及管理工作中的综合协调作用,要充分保证其严肃性、权威性、正确性和规范性,使各部门职工在心悦诚服中自觉予以贯彻和执行。

第二,健全完善制度,建立长效机制,促进公文管理一体化进程。

公文管理是一项日常性、规范性、法律性很强的工作,切忌随意性、任意性,必须进一步健全完善各项管理制度,建立长效机制,保持长期效果。目前应在已形成的收文登记制度、文件传阅跟踪制度、文件转递制度、文件转递清单、文件督办制度、文件发文登记制度等基础上,进一步加强落实执行力度,确保运转流畅、有序。下一步应着力完善公文一体化管理方面制度,特别是适应ARP一体化、电子化要求,根据《中科院电子公文管理办法》,制定《国科图电子公文管理办法》,并完善配套办法,加强一体化管理的各项细节落实,为全馆综合协调提供有效的服务。

第三,实行纸质文件与电子文件双轨制,妥善处理二者关系,确保电子文件藏体的安全使用。

随着现代化管理手段的不断应用以及电子公文的发展,对公文工作也提出了新的挑战。电子文件在带来便捷、节约优势的同时,也伴随载体和信息技术的不稳定性以及电子文件的易修改性和不安全性等缺陷,因此在文件管理上应实行双轨制,对文件的收集、整理、归档和开放利用实行纸质文件和电子文件同步进行,既存纸质件,也存电子件,确保文件管理安全。对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。同时将重要的电子文件制成光盘拷贝存档,以确保数据的安全。另外对于涉密文件,要严格按照“上网不保密、保密不上网”的要求,对秘密文件作区别管理。

第四,按照院办公厅统一部署要求,全面推进电子公文发展。

国科图地域及体制机制特点决定了公文电子化管理的亟需性和可行性,事实上我们已经在这方面作了大量卓有成效的工作。下一步,应按照全院二期ARP公文的统一部署推进全馆公文电子化管理一体化进程。着力做好以下几方面工作:一是尽快建立完善制度,要根据《中科院电子公文管理办法》制定相应的全馆管理办法,抓好相关配套制度和办法的建立,推动制度建设;二是强化制度执行、落实完善具体细节,抓好衔接配套。在ARP试运行过程中,要注意发现问题、注重沟通、保障畅通,在实现正常运转的前提下,进一步推进和完善。三是加强宣传教育和培训工作。公文ARP运作是一项全新的工作,其有效运转有赖于全馆职工的支持,特别是馆领导的重视和参与。公文相当程度上是领导的参与度强,因此要大力开展对领导的宣讲力度,帮助领导学会使用、善于使用、喜欢使用;同时通过举办培训班、发放小册子等形式开展对全体员工的培训,使他们能熟悉、熟练地使用。

第五,创新方法和手段,通过各种措施推进公文管理一体化进程。

随着国科图各项业务管理改革的深化,给公文管理也带来新的挑战。这就需要我们不断创新管理方法和手段,不断拓展公文发展领域,在公文传阅、办理中除继续综合使用好传真、扫描、电子邮件、电话、电子文件等形式和手段外,要适用电子化发展要求,着重使用好网络、邮件、短消息等媒介,健全制度、培养习惯、提高能力,使公文管理更加畅通、有效、简洁,保障全馆业务的发展进步。

参考文献:

1、周永军:《电子公文管理初探》,《农业图书情报学刊》,2004年第8期。

2、孟宪宇等:《办公自动化系统中公文管理的实现》,《辽宁工学院学报》,2004年第3期。

3、《国科图管理工作研讨会资料汇编》,2007年5月。

*该论文为中国科学院国家科学图书馆青年基金项目“国家科学图书馆馆务管理运行机制研究”(项目编号O711Z17)研究成果之一。

篇5：公共基础知识公文写作：公文的作用

1.公文文体

应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有：直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为： ①被强制性规定采用白话文形式;

②兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。

2.公文结构

公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。

篇6：公共基础知识公文写作：公文的作用

【导语】公共基础知识考察的范围较广，主要包括：政治、法律、科技、管理、人文和公文写作等等，中公事业单位考试网为大家带来公文写作之公文文体与结构。

三、版记部分

版记部分又称文尾部分，通常由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置等要素组成。http://kc.offcn.com/general/111/4496/?tg==134_?wt.mc_id=bk12029

1.主题词

主题词是能够反映公文主要内容和类属的、规范化的名词或词组。标引主题词时，顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，后标反映文件形式的词。当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可在类别词中选择适当的词标引。使用的主题词不得超出主题词表的范围。每份文件的主题词，最多不超过5个词组。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体、居左顶格标识，后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。

2.抄送机关

抄送机关是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。标注抄送机关，应当使用该机关全称或规范简称、统称。一份公文要不要抄送，抄送给什么样的机关都要从实际需要出发，既不要滥抄滥送，也不应漏抄漏送，以免产生不利的影响。

公文如有抄送，在主题词下一行;左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

3.印发机关和印发时间

公文的印制工作一般由发文的具体办公部门承担。印发时间不同于发文时间，这是指公文开印的具体时间。印发机关时间位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关在左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

4.版记中的反线

版记中的反线是指版记中各要素之下都要加一条反线，相互隔开，宽度同版心。

5.版记的位置

版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

篇7：公共基础知识公文写作：公文的作用

文体

1.规范性文件

(1)条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

(2)规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

2.领导指导性文件

(1)决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。

(2)决定。用于对重要事项作出决策和安排。

(3)指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

(4)意见。对于重要问题提出见解和处理办法。

(5)通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

(6)通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。批复。用于答复下级机关的请示。

3.公布性文件

公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。

4.陈述呈请文件

(1)报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

(2)请示。用于向上级机关请求指示、批准。

5.商洽性工作

函。用于机关之间的商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

6.会议文件

篇8：公共基础知识公文写作：公文的作用

在翻译工作时, 首先要掌握两种或两种以上的语言文字, 然后将一种语言文字的思想内容, 用另一种语言文字表达出来。第一步就是理解, 第二部就是表达。理解依靠的是对一种语言听或读的能力, 表达依靠的是用另一种语文听或写的能力。整个翻译过程就是通过综合运用对两种语言的听、说或读、写的能力来完成的。行政公文作为国家行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书, 行政公文汉藏翻译的是否准却, 涉及到是否清晰的传达贯彻党和国家的方针、政策、发布行政法规和规章, 施行行政措施, 请示和答复等问题。所以行政公文的汉藏翻译尤为重要, 在行政公文的汉藏翻译过程中不能以人为的添加内容和修饰词语, 更不能更改文体形式和各类格式。行政公文汉藏翻译的作用具体体现在如下三个方面:

一、法律依据和执行工作作用

国家各级行政机关是同级国家权力机关的执行机关, 是依照法律规定的权限管理特定行政区划内的经济、教育、文化、卫生、体育、财政、民政、民族事务、治安、监察等行政事务的机关。作为行政管理的主题, 他们管理的事务多涉及面广, 因此行政公文成为公文中发文数量最大, 使用频率最高的一类公文。大体包含两大类:一是行政机关通用公文, 即各级行政机关及其工作部门普遍使用的公文, 如请示、通知、函。另一类是行政机关专用文, 即各行政业务部门在自身的业务部门内, 根据特殊需要专门制作和使用的公文, 如公安部门的通缉令和各种笔录, 环保部门的环境影响评价报告等。不管是哪种行政公文形式, 他们都具有法律法规依据和执行工作的作用, 所以在行政公文的汉藏翻译过程中不能丢失和掩盖这一作用。尤其是涉及法律法规时, 通过简短和清晰的语句来把原文中的每一句每一字正确翻译到藏文中来绝不能用一些含糊的语句进行翻译。此外, 在行政公文的汉藏翻译过程中不能丢失文中指定的执行范围的翻译, 如:“以上”“以下”等的准确翻译。其含义一般都包括所提到的级别和基数。

二、指导和联系工作作用

行政公文是国家有关行政机关在传达和发布各类行政事项时通过规定的文体形式下发的具有指导工作和命令任务性质的一种特殊文种, 所以行政公文对它所涉及的工作、思想意识、方式方法等都起到指导和方针作用。同时行政公文对下级行政机关和上级行政机关之间建立桥梁和纽带作用。所以在行政公文的汉藏翻译过程中特别要注意它的指导作用, 把原文中的各类指示和意见建议原版不动的翻译到藏文中来, 这样一来才能在少数民族 (藏族) 聚居的地方真正起到指导和联系工作的作用。

三、宣传教育作用

行政公文是通过各行政执行单位通过集体研究和讨论以后, 通过文件的形式下发的一种公文, 它对广大群众在思想和行动各方面起到宣传教育作用。并且一般行政公文都是通过红头文件的形式下发到各级单位和部门, 所以相比其他的新闻媒体的宣传教育更具有规范性和执行性。在行政公文的汉藏翻译过程中同样准确地把宣传教育思想翻译到藏文中来, 这对一些基层文化水平欠缺的领导干部, 特别从小缺少汉语言学习的基层藏族干部和广大群众起到很好的警示宣传作用。同时这也对他们学习文化知识和提高自身的文化素质产生强大的推动作用, 这必将是起到很好宣传教育作用。

行政公文汉藏翻译时需要注意以下几点:

一要忠实原文, 要尊重原文的思想内容, 翻译出来的藏文必须把原文的思想内容完整而准确地表达出来。因为翻译不是原创, 译者的任务是“传达”原文的内容, 而不是表达译者自己的意见, 译文的思想内容是原文确定的。特别是对于行政公文, 它具有很高的法律依据和执行工作作用, 所以翻译时不能离开原文任意发挥, 不能以自己的主管意志随意增加或减少原文的内容, 必须做到忠实原文。二要通顺易懂, 在译文的语言形式上要做到通顺易懂, 通顺是指译文在用词造句上要符合藏语的语法规律、修辞习惯和逻辑关系, 切记生搬硬套。对于行政公文的汉藏翻译, 目的是使广大不懂汉语的藏族人民能够理解和知晓党和政府的方针政策。所以在翻译时要做到译文易懂, 接近民众。三要保持文体格式, 行政公文是具有特定格式的一种公文, 在翻译时要把原文的文体格式最大限度地在译文中保持下来, 特别是发文机关的名称、发文对象、实施范围, 法律法规依据等都要进行完整而准切翻译。

总之, 行政公文在治理国家政策和宣传教育, 以及执行行政任务时都具有它独特的作用。所以我们在行政公文的汉藏翻译时需要注意行政公文的各种作用和各种类型行政公文的格式, 不同文种的翻译技巧。翻译工作即是一种社会活动, 又是一种文化交流工作, 它要求翻译者需要掌握两种或两种以上语言文字, 它不像原创一样可以自由发挥, 而是再创造, 受原文的限制, 不能任意发挥。尤其是行政公文的翻译, 需要将原文的思想内容和通知精神等不折不扣地表达出来。最大限度的做到忠实原文、顺通易懂、保持风格的翻译标准。

参考文献

[1]《行政公文写作》王凯中国纺织出版社2011

[2]《汉藏翻译教程》巴桑多吉民族出版社2008

篇9：公共基础知识公文写作：公文的作用

【关键词】指令性；知照性；语体；词汇特征；对比

【中图分类号】G643 【文献标识码】A

一、引言

公文是人们进行信息交流的重要工具，依托于一定的社会环境、技术手段、制发单位、工作缘由、制度规范。近年来，从语体角度对公文进行的研究越来越多：对某词类在公文中的运用的研究，如刘玉福（2007）对公文语体专用词语的研究；对公文下位语体的研究，如曾凡云（2010）探讨副词在通知类行政公文中的分布等。虽然基于语料库的定量研究很少，但给我们展示了各种语体研究的方法，留下了值得借鉴的经验。狭义的公文专指国家有关部门正式规定的公文文种。笔者参照最新的《党政机关公文处理工作条例》和《国家行政机关公文处理办法》规定的文种，同时参考《现代公文写作与公文处理简明教程》对公文的分类，将其归纳为7大类，指令性公文与知照性公文就是其中的两类。前者是由党政领导机关制发，用以确定工作的开展和对重大事项做出安排的公文；后者是用来在特定的对象中通知事项、通报情况、提出要求的公文。本文结合定量与定性的研究方法，对两类公文的词汇特征作定量的统计与分析，以考察其语体方面的差异。希望本文的研究成果可以为语体研究提供一些新的发现和思路，为应用写作的教学提供帮助；也希望能为公文工作者在公文写作过程中恰当地运用词语提供参考意见。

二、语料的选用和方法

语料来源主要取自国家语委现代汉语语料库——标注语料库；少量取自中国知网，是对前者的补充。为了体现公文的总体特征，本文选取语料时，尽量使其内容丰富、层次多样，使得语料更具有典型性和代表性。经过对语料的筛选，所得语料总字数为87661。为了减少影响研究的干扰因素，保持平均每篇语料约为1000字，每小类的总字数约为1万字。

三、指令性公文与知照性公文词汇特征的统计与分析

两类公文在词汇特征方面的异同主要体现在词长分布、词类选择、词语运用等方面。

（一）词长分布

如表2所示，两类公文的词长分布并不均匀。双音节词最多，单音节词次之，单双音节相加，比例约为90%；三音节词与四音节词则少得多；五音节及以上的词主要是马克思列宁主义、加利福尼亚州等，所占比例更小。

指令性公文双音节词所占比例高于知照性公文，单音节词比例则相对较低。而单音节词比双音节词更具口语色彩，可以说明，前者的书卷化程度高于后者。这与其受文对象及权威性特点有关，前者的受文对象一定，主要是国家机关、行政机关等，而后者的受文对象广泛；前者权威性、强制性、严肃性较强，一经发布，其下属机构必须严格遵守，认真落实，不得违背。如命令（令）就是权力威望的体现，“令行禁止”“军令如山”即表明了命令的权威性、强制性。因此，指令性公文的书面用语、双音节词较多。

指令性公文和知照性公文的平均词长分别为1.82个音节和1.84个音节，前者稍低于后者。一般来说，平均词长越小，表明文中的长词越少，文本也就更加通俗易懂，可读性越强，语言变化更少。因此，指令性公文长词较少，用词变化较少，文本可读性较强。这与对指令性公文四音节及以上音节的统计结果一致，其所占比例低于知照性公文。

（二）词类选择

不同的词类在文本中的使用频率是构成文本风格的一个重要特征。因此，对比分析两类公文的词类选择，可进一步了解两者文本风格的异同。

从图1可知，两类公文的词汇密度相近，实词所占比例差异不明显，均约为85%。其中，名词和动词所占比例高，比例之和约为65%；形容词、副词和代词等比例小。拟声词、叹词在语料中没有出现，与袁辉、李熙宗在《汉语语体概论》中提到的拟声词和叹词基本不存在于公文语体之中的结论一致。

为了进一步考察两类公文在词类方面的特点，我们又对其中的一些词类作了具体的对比与分析。名词和动词在所有词类中占比较高，所以两者比例的高低更能说明各类公文的语体特点。两类公文名词、动词的对比如表3所示。

从表3可看出指令性公文的名词和动词的型/次比较低，使用的词型较少，这也说明其内容较为集中。其名词和动词占总词次的比例高于知照性公文，因为它的实用性强，制发目的就是解决实际问题；需要更多的动词来做出决策、下达命令等。名词出现频次较高的有：国家、企业、农业、人民、问题等。这些词语的高频出现再次验证了公文本身固有的性质，为人民解决实际问题、为人民服务的宗旨。高频出现的动词有：要、是、有、发展、应等。指令性公文严肃、庄重、原则性强，选用词语必须明确表示应该怎样，不应该怎样，因此，常用“要”“应当”等能愿动词。

两类公文的虚词使用情况差别不大。助词在虚词类中比例最高，分别为7.22%和6.87%，主要是“的”的频次最高；“将、进一步、已”等副词在两类公文中大量出现，一方面使得语篇带上了较浓的书面语体色彩，另一方面，这些意义单一、在古汉语中常用的副词的使用，使语言更为典雅、庄重。公文中的陈述句最多，但却很少使用语气词，且只是在“通报、通知、决议、决定”等文种中出现了表示语气的“了”。介词在两类公文中出现频率相当，相对其他虚词小类高。高频使用介词是由公文语言的简洁性、严肃性、固定性特点决定的。介词具有引介对象的作用，介词结构能使语言表意更加准确、明了（图2）。

知照性公文涉及较多的时间、地点、具体的场景，具有较强的时效性，如通知所办理的事项有明确的时间限制，受文机关要在规定时间内办理完成。因此，知照性公文中会有较多的处所词、时间词、数词、量词等，如表2，知照性公文中这些词所占比例远远高于指令性公文。

（三）词语运用

简洁明了的公文，才易于让人们看懂，才能得以更好地贯彻执行，充分发挥其效用。公文语言的简洁主要体现在其语言结构和表达上，使用成语、习用语、文言词语、缩略语等正好可以满足这些需要（图3）。

从图3可知，指令性公文的成语、习用语、文言词语所占比例都高于知照性公文，成语、习用语的比例较高，从上文对四音节词的统计也可以看出。现在的文章很少使用文言，但在公文中还保留了一定的文言成分，如文言词语、文言句式。公文表达出的庄重色彩、简明特性一定程度上也是得益于此。缩略语由较长的语词缩短省略而成，因此可使语篇简明，而模糊词语的恰当使用，也能使语言更加准确，增强语言表达的灵活性。因此，指令性公文更为简明扼要。

对超用词、罕用词、词型覆盖面等方面的考察，我们可以了解语料内容方面的差异。指令性公文的超用词比例较高，罕用词较少，词型覆盖面稍大，说明其词型使用集中，同一个词型的复现率高。超用词多、罕用词少，则其词型变化就较小，词型覆盖面较大。对两类公文词型覆盖面的统计，也显示前者的词型覆盖面高于后者。

四、结语

通过对指令性公文与知照性公文词汇特征的计量对比与分析，发现在词长分布方面，两类公文的词长分布不均匀。前者双音节词占比高于后者，单音节词占比低，这可以说明，前者的书卷化程度略高于后者。在词类选择方面，名词和动词在实词中占比较高。前者名词和动词的型/次比较低，使用的词型较少，说明其内容较为集中；后者具有较强的时效性，因此处所词、时间词、数词、量词等出现较多。在虚词中，“的”的高频出现，使得助词的比例较高；其次是介词，使用介词结构可以满足公文简洁性、严肃性等特点的需要。在词语运用方面，恰当地使用成语、习用语、文言词语等使得两类公文的语言简明、准确。关于超用词、罕用词和词型覆盖面的统计，也表明指令性公文的内容较为集中。

参考文献

[1]刘玉福.公文语体专用词语研究[D].济南：山东大学，2007.

[2]曾凡云.副词在通知类行政公文中的分布考察[J].吉林省教育学院学报，2010（3）.

[3]陆亚萍，詹丹，张彪.应用文写作教程[M].上海：复旦大学出版社，2015.

[4]《现代公文写作与公文处理简明教程》编写组.现代公文写作与公文处理简明教程[M].北京：中共中央党校出版社，2005.

[5]袁晖，李熙宗. 汉语语体概论[M].北京：商务印书馆，2005.

附注：基金项目：本研究得到国家社会科学基金项目“汉语语体多维度、多特征计量研究”[项目编号：13CYY038]的资助。

篇10：公共基础知识公文写作：公文的作用

查报告

1.做好调查研究，充分占有材料

调查之前要做好充分准备，有针对性地制订计划、确定调查步骤、选好题目、明确目的、确定对象、拟定提纲等，并运用各种调查方法，尽可能客观深入、全面地掌握第一手材料。在调查时，要占有大量的材料，包括历史材料和现实材料、点上材料和面上材料、正面材料和反面材料、概括材料和具体材料。只有这样，选用起来才会得心应手，左右逢源;也才能对大量的事实材料进行分析与比较，从而得出正确结论。

2.认真分析材料，提炼归纳观点

写调查报告，占有材料不是最终目的，而是要透过材料，找出带有规律性、具有最普遍指导意义的东西，并概括提炼成观点，从感性认识升华到理性认识，并最终指导实践。

3.叙议结合，融材料和观点为一体

调查报告用事实说话，以叙述为主，但事实需要用正确的观点来统率，即用观点统率材料，材料说明观点，使叙述的事实和议论的观点有机地结合起来。叙议结合的办法，可以先叙后议，也可先“论”后“叙”，还可夹叙夹议。

4.合理安排结构，做到眉清目楚

调查报告既要提出问题，又要解决问题;既要摆事实，又要讲道理;既要以材料说明观点，又要用观点统率材料。为此，在撰写时必须精心设计框架结构。

5.用语生动活泼，耐人寻味

篇11：公共基础知识公文写作模版

公文处理

公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。

分享一点个人的经验给大家（经验分享部分看过的人不用看了）。我的笔试成绩一直都是非常好的，不管是行测还是申论，每次都是岗位第一。其实很多人不是真的不会做，90%的人都是时间不够用，要是给足够的时间，估计很多人能够做出大部分的题。公务员考试这种选人的方式第一就是考解决问题的能力，第二就是考思维，第三考决策力（包括轻重缓急的决策）。非常多的人输就输在时间上，我是特别注重效率的。第一，复习过程中绝对的高效率，各种资料习题都要涉及多遍；第二，答题高效率，包括读题速度和答题速度都高效。我复习过程中，阅读和背诵的能力非常强，读一份一万字的资料，一般人可能要二十分钟，我只需要两分钟左右，读的次数多，记住自然快很多。包括做题也一样，读题和读材料的速度也很快，一般一份试卷，读题的时间一般人可能要花掉二十几分钟，我统计过，我最多不超过3分钟，这样就比别人多出20几分钟，这在考试中是非常不得了的。论坛有个帖子专门介绍速读的，叫做“得速读者得行测”，我就是看了这个才接触了速读，也因为速读，才获得了笔试的好成绩。其实，不只是行测，速读对申论的帮助更大，特别是那些密密麻麻的资料，看见都让人晕倒。学了速读之后，感觉有再多的书都不怕了。而且，速读对思维和材料组织的能力都大有提高，个人总结，拥有这个技能，基本上成功一半，剩下的就是靠自己学多少的问题了。平时要多训练自己一眼看多个字的习惯，慢慢的加快速度，尽可能的培养自己这样的习惯。当然，有经济条件的同学，千万不要吝啬，花点小钱在自己的未来上是最值得的，多少年来耗了大量时间和精力，现在既然势在必得，就不要在乎这一刻。建议有条件的同学到这里用这个软件训练速读，大概30个小时就能练出比较厉害的快速阅读的能力，这是给我帮助非常大的一个网站，极力的推荐给大家（给做了超链接，按住键盘左下角Ctrl键，然后鼠标左键点击本行文字）。另外，还有一个不得不说的工具，一款公务员考试软件，对于我成功它绝对是功不可没的，超猛的一款软件，集成最新题库、大纲资料、模拟、分析、动态等等各种超赞的功能，性价比超高，是绝不可缺的一款必备工具，结合上速读的能力，如虎添翼，让整个备考过程效率倍增。到我推荐的这里搜索“公务员”就可以找到适合自己的科目（也给做了超链接，按住键盘左下角Ctrl键，然后鼠标左键点击本行文字）。最后，记得好好学习，只有自己帮助自己。祝愿每一位有梦想的同学早日实现自己的理想！帮大家祈福！加油！

一、公文种类

行政机关的公文种类主要有：

（一）命令（令）。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知一般可以分为发布类通知、指示类通知、事项类通知和转发类通知。

（六）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复。适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十三）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

提醒：命令、议案、通告、公告为行政公文特有。而公报、决议、条例、规定是党的公文所特有。

二、行文规则

1、行文应当确有必要，注重效用。

2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

3、政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

4、部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

5、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

6、属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

7、属于主管部门职务范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

8、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

9、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

10、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。

11、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

12、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

三、发文办理

1、发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

2、草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

3、拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

4、公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核，审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

5、以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

篇12：公共基础知识公文写作：公文的作用

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2014选调生考试公共基础之：公文写作篇 ——公文的特点

掌握公文的概念以及公文写作，需要了解公文所具有的特点。公文是在机关公务活动中形成的，是各级机关与组织行使法定职权，实施有效管理的重要工具，具有很强的现实效用性。公文的特点主要有作者的法定性、法定的权威性、法定的执行效用、体式的规范性、处理程序的规定性。下面中公教育选调生考试转接为您分别介绍：

作者的法定性

公文作者的法定性是指公文不是任何个人都可以任意制发的，它是由法定的作者制成和发布的。所谓法定的作者，就是指依据法律和有关的章程、条例、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。

法定的权威性

公文的权威性是指各机关在其法定职权范围内所行使的公文，在其所管辖的范围内是不允许下级机关拒不执行的。公文可以代表机关发言，代表制发机关的法定权威。因此，公文也就成为各级机关、组织开展工作的可靠依据。比如，国务院是全国最高的行政机关，它所制定和颁发的文件，代表中央人民政府的职能和职权范围，具有行政领导和行政指挥的权威等。

特定的效用性

公文的特定效用是指公文的现实效用，是公文制发机关的法定地位所赋予的。从每一份具体的文件来说，都有它本身的特定的现实效用，代表它的制发机关所赋予的法定效力和作用。另外，公文所具有的特定效用是有一定的时间性的，任何文件都不是永久有效的。

体式的规范性

公文体式的规范性是指公文有规范的体式，为了维护公文的权威性、准确性与有效性，方便公文的写作与处理，国家有关机关以法规形式，对公文的文体、结构、格式等进行了统一规范。

处理的程序性

公文处理的程序性是指公文的制发和办理必须经过规定的程序。

更多选调生考试信息请参考：选调生考试报考条件

2014年选调生考试报名入口汇总

2014年选调生考试时间汇总

篇13：公共基础知识公文写作：公文的作用

一、电子公文系统促进了无纸化办公

1. 优化了处理流程,为办公人员在催办和查询方面提供便利

根据《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》和《中国科学院公文处理办法》标准及实际公文运转情况,ARP电子公文系统首先定制规范的与纸质公文一致的收发文表单、电子公文模板和完整的公文工作流程。除涉密公文外,任何部门、任何个人只要发起公文,都按统一流程操作。

与纸质公文不同的是,ARP电子公文系统严格按职责、按程序操作,环环相扣,减少了不必要的环节,提高了公文处理的速度。同时,电子公文的运转过程具有很强的透明性和可视性,凡是与该公文相关的人员随时可以查看自己办理过的文件的整个流转过程,包括办理方式、办理步骤、对应的办理人等,对公文的整个流程进行适时跟踪,随时掌控文件的去向和当前状态,便于催办、查询与利用,而且电子公文具有快捷、存储体积小、检索速度快,不受地域限制等特点,操作简单,易于掌握。另外,电子公文系统与即时通信产品集成,在公文处理过程中可通过系统“消息提醒”功能以短信、邮件方式提醒办文人员及时处理相关事务,从而缩短公文处理时间,提高了行政办公效率。

2. 降低了行政成本

在纸介公文中,一份公文往往要经过多次、多人的修改才能成稿,特别是一些重要公文,修改的次数可能更多,过去,每次修改都要打印纸质文稿。ARP电子公文系统的运行,使相关人员修改公文时不必打印纸质稿件,可以多人次直接在计算机上修改,并能在电子文件上保留相关人员的文档修改痕迹及修改时间。过去公文发送多采用邮寄方式,不仅容易丢失、耗时长,而且花费大量的邮资;遇到紧急公文,外地多是先传真再发纸质文件,本地区多为专人取送,开车往返至少要两个小时,而ARP电子公文系统的实施,使中国科学院及院属各单位不再受地域的影响,收发文人员随时可下载打印带有红头红章的正式公文,避免了不必要的人力、物力、财力的浪费。

3. 提高了公文传递速度和办公效率

传统发文方式多为邮寄方式,不仅存在文件丢失的隐患,而且中国科学院与院属各单位之间文件上传下达周期太长,有时一份文件到达边远单位如:新疆各院所、青海盐湖研究所等,需要半个月以上,影响了公文的时效性和执行力,同时造成了高额的邮寄费用和大量办公纸张的消耗。以传真方式传递紧急公文,往往存在一定的泄密风险。传统办公手段使“公文旅行”、“信息孤岛”的现象较为严重,工作地点分散给相互通信、相互合作、协同办公带来不便,致使全院整体办公效率相对偏低,与承担任务的政治性和紧迫性之间形成巨大矛盾。

ARP电子公文系统的实施,解决了中国科学院与院属各单位由于办公地点分散而带来的办公困难。电子公文一旦形成、生效,通过公文系统选择所需发送的单位,点击发送按钮后,在几十分钟甚至几分钟之内就能完成中国科学院系统内各单位之间公文的发送交换,使公文请示汇报、指导工作、通报情况、通知事项、上传下达不再受时间差异、地域差异限制,大大提高了公文传递速度和办公效率,发挥了公文在公务活动中的作用。

二、电子公文系统改变了纸质公文的处理习惯

1. 流程限制,公文处理灵活性降低,规范性增强

及时、准确、保密、落实是公文办理的基本要求,公文处理包括发文办理和收文办理。在发文管理模块中,拟稿人根据需要选择行文类别、填写公文发文稿纸、起草公文、添加附件,提交部门领导审核,然后由公文管理部门负责校对、审核、必要时还要送交其他领导会签、签发、复审、用印,拟稿人复审,其后进行文件的分发、归档;在收文管理模块中,公文管理部门收到公文后进行登记,送办公室主任提拟办意见,送交分管领导阅批,根据领导批示意见送交相关人员承办、传阅,文件办结后对公文进行归档。在ARP电子公文系统中,上述每个环节都要求及时处理,才能确保公文在一定时限内办结,一旦出现该环节的人未能及时处理的情况,就有可能延误公文的处理时间。因为所有业务流程及所涉及的操作都有严格的权限控制,每个用户以自己的姓名和专用密码登录,他人在未被授权的状态下是无法进入该系统代为处理公文的。而纸质公文在处理中受人为影响的因素大,公文在审核中容易不按流程办事,尤其是遇到紧急收发文,领导不在,经常是先行办理,后补签发或批阅手续。虽然ARP电子公文系统受流程限制灵活性没有纸质公文的强,但它能有效避免不规范的公文处理行为。

2. 公文的查询与利用

纸质公文是以点对点的方式进行查询利用,用户只能通过公文管理部门的文书管理员来查询公文的去向,查看或留存文件必须以借阅、复印或扫描的方式来实现。ARP电子公文系统可以同时满足多用户共享要求,根据使用权限,不同级别的用户可以直接通过公文查询模块实现发文、收文的查询、查看等功能,并能对所需的电子公文进行下载保存再利用。因此ARP电子公文系统的推行方便了使用者对公文的查阅及利用,同时缓解了文书管理员的工作压力。

三、完善电子公文系统,优化无纸办公的对策

中国科学院于2009年11月1日起正式开通电子公文管理系统。院属各单位、院机关各部门一律使用电子公文管理系统办理公文,院机关各部门不再接收各单位上报的纸质公文。现在,研究所在行政发文处理上已完全实现了ARP公文的在线办公;收文处理中,通过电子公文系统收到的公文占中国科学院系统来文的80.89%。基本实现科学院系统内部公文处理电子化。

在中国科学院上海药物研究所ARP电子公文系统推进过程中,已经取得一些成绩,同时仍发现一些问题需要得到重视:

1. 加强管理人员专业素质的培养

人员素质问题主要体现在对ARP电子政务系统的公文管理模块功能不够了解,以及对电子公文系统实施的重要性认识不到位。

*2011年发文量比2009、2010年骤减是由于外事类出访请示发文于2011年起全部纳入ARP国际合作系统出访交流模块。

一是更新观念。一个功能和需求设计健全的电子政务系统可以大大节约人力和财力成本,提高工作效率。ARP电子公文系统的实施是中国科学院为加快信息化建设,实现公文处理自动化,公文管理信息化的重要举措,也是中国科学院为实现“一流的管理”迈出的重要一步。

二是转变工作模式。学习适应新的工作环境和公文处理方式,不断提高计算机应用技术水平,养成网络办公的良好习惯。只有每个人都具备良好的工作习惯,并且认为真正方便实用,提高了办公效率,才会自觉自愿的使用并为之努力完善,从而形成良性循环。

三是不断加大技术培训力度。做好负责公文签发及阅批的所领导、部门负责人、管理人员和科研室组负责人等所有参与电子公文管理系统运行人员的全员培训工作。针对不同的培训对象,从不同的角度,有重点、有侧重的对他们进行各种形式的培训,让他们能够在思想上接受,在技术上适用,在理论上创新,从而不断推动研究所ARP电子公文系统工作向前发展。

四是构建管理部门ARP电子公文系统运维网络。由各由各部门的兼职文书管理员来承担本部门的拟稿人角色,负责部门发文拟稿提交工作,并协调部门内公文系统具体操作使用情况。所级文书管理员定期组织培训加强业务指导,帮助运维网络人员熟练掌握电子公文系统各模块功能,交流使用经验,共享使用小窍门。

2. 多重防护,保障电子公文系统的安全

ARP电子公文系统实现了公文全流程的在线网上办理,提高了公文的管理质量和效率,因此,网络的安全与通畅显得十分重要,要加强网络管理,强化系统防护措施和网络监控,避免黑客入侵,造成整个网络瘫痪。

电子公文的形成要历经拟稿→处室领导审核→办公室核稿→办公室主任审核→(会签)→所领导签发→办公室复审→拟稿人复审→公文发送多个环节,涉及多个部门人员的参与。因此,针对电子公文的安全性问题,需要所有参与环节的共同配合,采取多种措施来确保ARP电子公文系统的安全可靠。一是要树立防病毒意识和数据安全意识,使用正版防毒软件,正确运用移动存储设备。二是要规范上网行为,减少病毒感染几率,并在工作中对重要数据进行物理隔离,确保数据安全。三是要尽早发现和阻止病毒传播源头和渠道,对上传的附件事先进行病毒查杀检查,防止“带毒入文”,通过网络传播他人计算机。在研究所电子公文系统的实际工作中,曾发生过此类事件,去年年底在接收系统来文时,中国科学院某机关下发的电子公文附件中就携带了一种WORD病毒,该公文在所级系统内流转时不断感染阅文者的计算机,造成WORD程序运行不正常,整体计算机运行缓慢死机,影响了正常的办公。之后向ARP运维中心及时报告了相关事件,所系统管理员在中心指导下通过专杀软件才解决了此次病毒事件。

3. 建立和完善公文处理制度,确保电子公文系统工作顺利开展

严谨而周密的规章制度是工作开展的指导和依据。由于现代化办公条件的不断升级,尤其是中国科学院ARP电子政务系统的投入使用,同时国家和中国科学院对公文处理工作的要求也在不断规范更新,研究所早年制定的文书处理工作制度已不完全适应。根据中国科学院新颁布的《中国科学院公文处理办法》、《中国科学院电子公文管理办法(试行)》等制度,建立和完善公文处理工作的各项管理制度和激励制度,加强实施,抓好监督审核,强化约束机制,为电子公文系统运行工作的顺利开展保驾护航。

4. 不断完善研究所ARP系统基础数据

ARP电子政务系统要求公文管理与档案管理两个系统相融合,以简化机关工作程序,发挥机关公文应有效力,有助于保证中国科学院内执行的统一性和严肃性。而研究所在档案管理电子化管理方面较弱化,以致与公文电子管理的匹配度不佳,这就提出需要重视完善和运用所级ARP系统的资源,加快公文数据与档案数据的文档一体化建设,加强研究所内部信息的整理、录入、加工和更新力度,实现信息共享,推进无纸化办公,切实提高办公自动化水平。

四、结语

ARP电子公文系统实现了公文处理的电子化与网络化,在很多方面优化了我们的工作流程,节约了办公费用与人力资源,提高了工作效率。但是由于长久的纸质办公文化的影响,很多工作人员在电子公文系统运用中并不是很习惯,ARP电子公文系统的使用仍存在一些问题有待解决。当前,中国科学院正处在“十二五”工作规划全面启动的关键时期,中国科学院ARP电子公文系统的使用,正在并将持续在管理创新中发挥其重要的基础性作用。

参考文献

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京:中国人民大学出版社,2001.

[2]杨明生,公文处理规范与实务[M].中国金融出版社,2003.

[3]李薇,办公管理信息系统研究及日常办公、会议管理、查询等模块的开发[D].西安理工大学,2001.

篇14：写作王国的公文家族

作为秘书学专业的大一新生，初次接触学习《公文写作》这么一门课程，既满怀新奇，又充满对未知的探索，以下是我用童话的形式谈对于公文的理解。文中的公文仅指狭义的公文，即行政公文(13种)。有不妥之处，还请老师指正。

——题记

在写作王国里，各大家族谱系繁杂、纵横交错。像诗歌就曾是这个王国历史上最闪亮的星，吸引了无数风流人物为之折腰。

但是，相较于“扬家族威望”的大多数名门望族，有一个神秘的大家族，他们低调沉稳，有着无上的权威，却严谨守则、滴水不漏，可以说整个国家系统的运作之所以能够井井有条，绝对少不了这个家族的帮忙。这个家族就是公务文书(简称“公文”)家族，在这个家族里，有13位大人物主事，他们分别是：命令、决定、公告、通告、通知、通报、报告、议案、请示、批复、意见、函、会议纪要。

首先介绍一下直接受命于国家领导机关的严肃三人组。大哥“命令”，我们也常常称其单字“令”，最具权威性和强制性，他有时只说一句话。言简意赅，掷地有声，像公布令、任免令；有时则有详细的事实依据、高度概括的意图主旨，为了进一步阐述清楚，还有分旨补充，像行政令、嘉奖令。当然，也只有最高领导人和国家权力机关才请得动他出来办事。《尚书》中就有这么一句话专门评价大哥的——“慎乃出令，令出惟行”。

二哥“决定”，总是雷厉风行，说什么就是什么。虽然他也公布重大事项和行动。但是却不具有执行性，仅是提供指导性意见和行动方案。相较于大哥“命令”只有表彰性命令(即嘉奖令)，“决定”不仅可以给予某人、某团体荣誉称号，同样还可作出处分性决定，如开除某人公职等。

老三“公告”是公文家族里的外交官，他不仅是面向国内公布重大事件，也面向国外。见多识广使三哥“公告”身上多了一种沉稳的气质，也愈显简明精练。例如发布性公告，他所发布的法律文件，其重大程度甚至超过了大哥“命令”。

“通告”是公文家族里温婉的大姐，她与三哥“公告”有很多相似点，但是关注的范围还是有所不同的。大姐“通告”是典型的古典女人，足不出户，只关注国内且是事无巨细：内容也更加广泛，连节假日的交通管制、煤气的检修降压，她都要广而告之一下。

双胞胎兄弟“通知”和“通报”是跟大姐最亲近的一对，乍一看，两个人长得几乎一模一样，但是性格还是有着很明显的差别的。虽说“通知”是哥哥。却丝毫没有做哥哥的样子，一副机灵的滑头形象，跟谁都能处得很好，所以上至中央、下至地方，从机关到企事业单位，都有他活跃的身影。可“通报”却显得有些老成。不是对情况进行汇报，就是表彰先进、批评错误。事后行文也成了六弟“通报”的行事特点。

老七“报告”也是个一本正经、一板一眼的主儿，他最爱用“三段论”的腔调做事，不是“情况——原因——处理意见”，就是“情况——后果——采取措施”。客观地陈述工作、反映情况和答复上级机关的询问，已构成他生命的全部。

二姐“议案”是公文家族的冰美人，她给人的感觉是神龙见首不见尾、一副高高在上的样子。实际上，了解或是接触过她的人都知道，“议案”是面冷心最热的人，她总是积极联系中央与地方，使整个上下级关系变得和谐。

“请示”与“批复”是一对孪生花。“请示”谦恭有礼，遇到问题时总会先考虑上级受文机关的审批权限和解决能力，从来不提不合情理的要求。而“批复”呢，对于“请示”的要求给予尽可能的满足；就算不能立刻应允，“批复”也会详尽地给出暂缓执行的建议和办法。

“意见”作为比较小的后辈，自我意识很强，对重要的问题总能提出自己的建议和处理办法。在他看来，能者居上。他跟时告很相似，也是“三段式”，即“提出问题——分析问题——解决问题”。“意见”也会向上级要东西，不同于“请示”要求钱、物、机构、编制、干部、出境出国，他要的是政策和办法。

拥有“公文轻骑兵”美誉的“函”，是公文家族里的小弟弟。别看他篇幅短小，可是却很精悍；他也是唯一用来联系不相隶属机关的一种公文。有时，鉴于某些特殊情况，他还会帮姐姐“批复”向下行文呢，这也是我们经常说的“函代批复”。

“会议纪要”是近年来新增添的成员，最小的她，是整个公文家族中最离经叛道的。因为她的“穿着”(格式)与诸位哥哥姐姐都不一样，她没有主送机关，也没有发文机关，只有领导人签字后才能成为一份正式公文。可以说，小妹妹“会议纪要”还很稚嫩，但是她发挥的作用已经不容忽视了。

公文家族很古老，在国家产生之初就已经初具规模了。随着历史的变迁，公文家族的家谱也几次变更，但不变的是其发挥的作用和功能。相信随着这一层神秘面纱的揭去，公文家族也能走进寻常百姓家，在你我的共同努力下，不断壮大、创新、发展。