企业档案管理标准

2024-07-27

企业档案管理标准（精选6篇）

篇1：企业档案管理标准

供电企业档案管理标准216_001

前言

1、本标准是根据《建设一流供电企业考核标准》的要求，为了加强对公司企业档案工作的管理而制定。

2、本标准由湖北丹江电力股份有限公司标准化委员会办公室提出。

3、本标准起草人：

4、本标准审核人：

5、本标准审定人：

6、本标准批准人：

7、本标准由湖北丹江电力股份有限公司标准化委员会负责解释。

目

次

前言 1 目

次 2 1 适用范围 3 2 引用标准 3 3 管理职能 3 4 管理内容与要求 4 5 检查与考核 11 附：企业档案分类表 11 适用范围

1.1本标准规定了公司企业档案管理的职能、管理内容与要求、检查与考核。1.2 本标准适用于公司及各基层单位的档案管理。2 引用标准

能源部《电力工业企业档案分类规则供电企业档案分类表》国家档案局《文书档案保管期限表》

国家档案局、国家计委《基本建设资料管理暂行规定》

国家档案局、国家经委、国家计委《国营企业档案管理暂行规定》国家档案局《企业档案工作目标管理办法》 3 管理职能

3.1 总经理工作部（公司办公室）是公司档案管理的归口管理部门，设档案专责负责公司档案的日常管理工作。

3.2 认真贯彻执行党和国家有关档案工作的各项方针、政策，负责组织制定企业档案管理的实施细则。

3.3 负责企业文书、会计、科技、声像等档案及资料的管理工作。3.4 研究企业档案工作规律，制定档案工作计划、方案。

3.5 对基层单位的档案工作实行指导和监督，开展业务培训工作。3.6负责组织企业档案目标管理工作，使档案管理达到与企业管理相适应的水平。

3.7企业档案实行集中统一管理，维护档案的完整与安全，为公司生产经营、建设和科学研究服务。管理内容与要求 4.1 归档管理

4.1.1 在工作中形成的具有保存价值的文件材料（含文字、声音、图像、电子等各种特殊载体材料），都应当及时归档。凡属应归档的文件材料，各有关部室应按公司制定的企业档案归档范围，由兼职档案员收集齐全、完整、准确，并进行整理，于第二年一季度前按照归档要求移交到综合档案室集中统一管理。4.11 档案借阅

4.11.1 严格履行档案借阅登记手续，并在借阅卡上填写借阅者单位、姓名、借阅目的、借阅时间等。

4.11.2 外单位查阅档案除持正式介绍信外，还须公司分管领导审批后方可查阅。4.11.3 确因工作急需或其他特殊情况需将档案借出档案室，必须经公司分管领导批准，孤本档案原则上不外借。借阅档案一般不得超过一个星期，确需延长时，应办理续借手续，借阅份数每人每次不得超过三份。

4.11.4 维护档案的完整和安全，所借档案不得转借或私自影印、复制、拆散、调换、涂写和污损，违者必究。

4.11.5 凡遇节、假日或特殊情况，档案室有权收回借出的材料，以利安全、保密。

4.11.6 凡在借阅档案过程中造成案卷散失污损、丢失或拒不归还者，按有关规定严肃处理。4.12 档案信息开发利用

4.12.1 档案信息开发主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发，档案信息开发要重点服务于改善企业经营管理、提高产品质量、降低物资消耗和增加经济效益等方面。4.12.2 档案信息开发利用的几种形式。

4.12.2.1 在企业内部暂时实行档案闭架阅览，待条件成熟，逐步实现开阅览。4.12.2.2 编制并交流档案目录。

4.12.2.3 对档案进行加工整理，汇编专题资料或编制科研成果，基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、国内外同行业生产情况简介表等。

4.12.3 企业档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。4.12.4 档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容，为了便于档案的利用和确保档案的安全，应遵循档案借阅制度。4.13 档案管理体制

4.13.1 综合档案室隶属于公司总经理工作部（公司办公室），由公司分管领导负责全公司的档案工作。综合档案室同时接受上级主管机关的档案管理部门监督、检查和业务指导。4.13.2 综合档案室是企业档案、资料的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理全公司的档案、资料工作。4.13.3 档案管理人员

4.13.3.1 综合档案室应配备足够的适应档案管理工作的专职档案人员。档案人员应专业化、知识化。各科室应根据档案工作的需要，配备兼职档案管理人员，负责文件资料、图纸资料的收集积累工作，并将有保存价值的文件、图纸资料整理后归档。4.13.3.2 档案管理人员享受专业技术管理人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。

4.14 附则

4.14.1 企业党政、工、团档案管理，按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》的有关规定执行。

4.14.2 企业的科技档案管理按国家计委、国家建委、国家科委、国家档案局发布的《科学技术档案工作条例》的有关规定执行。

4.14.3 企业会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》的有关规定执行。检查与考核

本标准考核得分计入建设一流供电企业考核总分，一并进行奖惩兑现。

篇2：企业档案管理标准

范围

本标准规定了浙江长兴发电有限责任公司企业档案的管理职能、管理内容与要求、检查与考核。本标准适用于浙江长兴发电有限责任公司企业档案的管理。2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法实施办法国家档案局国营企业档案管理暂行规定国家档案局工业企业档案分类规则国家档案局照片档案管理规范

原能源部电力工业企业档案分类规则及分类表财政部、国家档案局会计档案管理办法浙江省实施档案法办法浙江省会计档案管理实施办法

浙江省电力工业局部室关于照片档案管理的若干意见 3 管理职能

档案室是公司档案管理的归口部门，负责公司档案的收集、整理、立卷、归档、定密、鉴定、销毁以及档案的开发利用。人事档案由总经理工作部负责，会计档案由经营工作部（财务）负责。各部门兼职档案员负责本部门文件材料的积累、整理、归档等具体工作，部门领导和专业人员，对管理范围档案的形成及其完整性负责。4 管理内容与要求 4．1归档原则

4．1．1 公司在基本建设、改建、扩建、生产、科研、技改、经营、党群、外事、后勤等管理活动中所形成的具有查考、保存、利用价值的文字材料（文件、合同、资料、联系单、图纸、报表、凭证等）及电子媒体（录音、录像磁带、磁盘等）、胶片、照片和荣誉实物（获奖证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等），由各部门负责人指定有关人员负责积累、整理后立卷归档。

4．1．2 设备变更异动后，工程技术人员应及时将设备异动申请单、异动执行报告单等文件资料和相关的图纸移交档案室。

4．1．3 外购设备（固定资产）在开箱前，必须通知档案人员，在供应人员、使用部门技术人员、档案人员到场后方能开箱，否则发生文件材料丢失、损坏或留在个人手中，均由经营工作部（物资）负责。特殊情况下，随机设备资料由经营工作部（物资）保存，并及时通知档案人员领取。

4．1．4 凡涉及生产技术工作的科研成果鉴定、技改及合理化建议项目评奖、基建工程竣工验收等必须有档案人员参加，并根据科技档案管理要求审核档案材料是否齐全完整。如发现科技文件材料不完整、不准确、不符合档案管理要求，档案人员通知有关部门限期改正。

4．1．5 文件材料的形成、积累、整理和归档工作，应列入生产、管理、经营、科研、基建等工作计划。4．1．6 职工因公外出（包括出境）学习、参观、考察和参加各种专业会议，收集获得的各种文件材料应及时向档案室归档。

4．1．7 各部门向外单位购买图纸及技术资料时，必须经总经理工作部审核后，由档案室统一办理，归档后提供部门使用。

4．1．8 各部门购买胶卷、录像带、录音带等特种档案载体材料以及冲印照片的费用应由总经理工作部审批。

4．2 归档范围

4．2．1 综合档案的归档范围：党群工作、行政管理、经营管理、生产管理、财务审计、劳动人事、电力生产、科学技术研究、基本建设、设备等十大类，还包括会计档案、特种档案、科技图书、电传、传真、联系单、其它资料等。

4．2．2 会计档案的归档范围：公司在经营活动过程中形成的会计帐簿、会计报表、工资单、财务计划单位预算和重要经济合同以及其它各类会计核算专业材料；外部审计有关资料（指审计报告、审计决定或结论，并附整改情况）。4．2．3 特种档案的归档范围

4．2．3．1 上级领导视察公司工作或其它有关活动所形成的声像材料。

4．2．3．2 反映公司主要工作成果、企业形象的声像资料、电子文件；公司重要会议和重大活动以及各种宣传、教育培训等工作中形成的声像材料；先进集体或个人的声像材料、实物。4．2．3．3 公司在组织和参加的外事活动中形成的声像、电子文件材料。

4．2．3．4 公司在基建、生产、经营活动以及重要的操作、试验等形成的声像、电子材料。4．2．3．5 公司拥有的计算机软件、保存资料的磁盘和光盘等。

4．2．3．6 公司发生重大事故、设备事故、人身事故、质量事故、火灾事故及重大事件的现场照片、底片、录像带等材料。

4．2．3．7 其它具有保存价值的声像资料、电子文件材料。4．3 保管期限。见资料性附录A、资料性附录B。

4．3．1永久保管期限（50年以上），凡是属于方针政策性，反映公司主要活动和基本历史面貌的，对公司的生产、管理有长远利用价值的档案，列为永久保管。

4．3．2 长期保管期限（16~50年），凡是属于业务性、一般工作中形成的，在相当长时间内对公司工作有查考和利用价值的档案，列为长期保管。列入长期保管的文件材料，实际保管期限不得短于该项目设备的实际寿命。

4．3．3 短期保管期限（15年及以下），凡是属于事务性、临时性活动形成的，在较短时间内对公司工作有查考和利用价值的档案，列为短期保管。

4．3．4 会计档案的保管期限参照国家有关规定执行，保管期限见规范性附录C。4．3．5 特种档案的保管期限与相对应或相关内容的纸质载体档案相同。4．4 归档要求

4．4．1 各部门列入归档范围的档案材料，由相关专业人员、兼职档案员确认材料完整准确，并根据归档范围进行立卷，统一由兼职档案员到档案室办理移交手续。归档时间不能超过次年三月。

4．4．2 归档的文件材料能准确地反映公司生产、经营、基建、科研等各项活动中的真实内容和历史过程。文件材料应将正本和底稿一并归档。

4．4．3 书写材料要求规格统一，字迹工整，图样清晰；签字等书写文字必须使用碳素墨水或蓝黑墨水；复写应使用黑色复写纸。

4．4．4 公司文件归档份数一般为一式两份，并保证一份是原件（底图可以移交一份）。经济合同、各类报表、会议记录必须是正本或原稿归档。

4．4．5 归档材料在向档案室移交时必须办理移交手续，经清点无误后双方在移交者和接收者处签名，清单由双方各自保存一份备查。4．4．6 会计档案

4．4．6．1 当年会计档案，在年底终了后，由财务保管一年，六月底前，负责整理立卷，装订成册，系统排列，并编好案卷目录和说明。期满之后，三月底之前，财务部门编造会计档案移交清册一式两份，移交公司档案室。

4．4．6．2 财会部门和经办人必须将应归档的会计档案全部移交公司档案室，不得自行封存。4．4．7 特种档案

4．4．7．1 凡是归档的声像材料，必须图像清晰、声音清楚、文字说明齐全。其中，照片档案的照片与底片应相符。

4．4．7．2 凡是归档的光盘、磁盘等电子文件，必须由形成部门编写必要的文字说明（软件名称和内容说明、相应的计算机操作平台和应用软件环境条件说明、形成的时间和版本、加密的密码、原作者、与之相联系的其它说明等）。

4．4．7．3 归档的特种档案必须是可读文件，能在有关规定的设备上演示或检测，反映文件的完整性和所记载内容的准确性。

4．4．7．4 归档的特种档案材料必须是原版、原件；荣誉实物档案应有获奖者、获奖项目、主要事迹、获奖时间、获奖级别等文字说明。

4．4．7．5 特种档案材料整理归档时，应按规定向公司档案室办理移交手续。

4．4．8 不符合归档要求的材料应退回重新整理。档案移交登记表和接收登记表见资料性附录D、资料性附录E。4．5 归档时间

4．5．1 0—5大类档案和发电运行形成的部分技术文件（如典型日运行日志、值长运行调度记录、设备运行时数统计、运行分析记录等资料）每年归档一次，于次年三月底前移交公司档案室。4．5．2 生产技术管理月报、运行分析、安全简报等，次月送公司档案室归档。

4．5．3 发电机组大、小修的施工计划、技术监督报告、效率测试报告、总结等文件材料在设备复役后一个月内向公司档案室移交。

4．5．4 设备改造、新设备安装、外包工程项目竣工后，有关技术文件材料和竣工图，应于设备投运后一个月内向公司档案室移交。

4．5．5 改建、扩建和小型基建项目竣工后，有关文件材料和竣工图，应由该项目负责人审定，并于工程竣工后一个半月内向公司档案室移交。

4．5．6 科研项目完成后，从科研到竣工阶段形成的资料、图纸（包括底图），于竣工验收后一个半月内向公司档案室移交；从竣工到鉴定阶段形成的资料，在项目鉴定后一个月内向公司档案室移交。4．5．7 规模较大、文件较多、图纸较复杂的项目，按期归档确有困难的，经公司总经理工作部同意，可延长归档时间，但最长不得超过一个月。

4．5．8 规模较大、时间跨度较长的项目，为防止档案失散，经主办部门与总经理工作部协商后可采取分阶段归档。

4．5．9 临时性工作部门，也应设立专职或兼职档案员，负责收集、登记、整理、保管该部门在工作中形成的文件资料和图纸等，并按规定向公司档案室移交。

4．5．10 机构撤销，除随工作需要移交有关文件材料、图纸给接收部门外，有保存价值的图纸、资料应全部清理造册，向公司档案室移交。

4．5．11 特种档案要求随时归档，即在档案形成后就收集、整理、归档。对工程、科研项目形成的特种档案可在项目结束后三个月以内归档。荣誉实物档案在一个月内归档。4．6 收集、分类、整理、立卷

4．6．1 档案材料的形成、积累由项目负责人或工作承办人负责，从制定项目或工作计划开始，有关工作人员负责及时积累、收集、整理各类文件材料。

4．6．2 企业档案的分类，按《火电企业档案分类大纲》（0—9大类）进行分类，见资料性附录F。4．6．3 对残破档案要进行修补，去除金属装订物，装订要结实、整齐、不压字，案卷要便于阅读、有利于长期保存。

4．6．4 会计档案的整理、立卷由财务部门完成。财务部门档案整理的工作流程为：收集材料→分类→组卷→拟写案卷标题→划定保管期限→粘贴凭证封签→案卷排列、编号→编张（页）号→填写卷内目录→案卷装订→填写案卷目录→编写会计档案整理说明。

4．6．5 特种档案的整理：电子文件和录音带、录像带的整理一般以为界，按内容、用途分类，按规定编号，每盘的外壳贴上标签，注明软件名称、保管期限、密级等，并填写卷内目录和案卷标题。4．7 保管、统计

4．7．1 为了确保档案的完整和安全，档案库房必须装安全门锁和通风设备，库房必须和办公室、阅览室分开。

4．7．2 档案库房必须有“八防”保护设备（防火、防盗、防潮、防光、防温、防虫、防尘、防有害气体）。4．7．3 档案库房必须保持适宜的温湿度，每天定时记录两次，温度14℃—24℃，相对湿度为45%—60%。4．7．4 档案库房内严禁烟火，动火必须办理动火工作票。库房内严禁存放易燃易爆物品，必须配备消防器材，并保持完好。

4．7．5 档案存放以定置管理为原则，做到排列有序，便于查找。定期检查、清点、核对库存档案，做到卷、帐相符。发现档案异常情况要查明原因，及时采取补救措施，进行修复和复制。

4．7．6 根据档案的保密制度，对保管的文书档案、会计档案、特种档案准确划分案卷密级并盖上密级签戳，非档案管理工作人员不得进入库房。

4．7．7 档案必须具备卷内目录、案卷目录、全引目录等三种以上的检索工具。

4．7．8 工作人员离开库房，要关闭库房门窗、切断电源；档案库房应保持清洁、卫生，定期清扫。4．7．9 会计档案的保管，应保持卷册的原封装，需要拆封重新整理时，应会同财会部门和经办人共同拆封整理，重新整理装订后，双方加盖印章，以分清责任。

4．7．10 特种档案的保管，保存特种档案必须有专门库房，有专用的防磁声像柜、冰箱等设备。底片的温度控制在13—15℃，相对湿度35—45%；照片、录音带、录像带和电子文件的温度控制在14—18℃，相对湿度35—45%。录音带、录像带和电子文件每半年检测一次；照片、底片每季检查一次。

4．7．11 必须建立和健全档案登记和统计制度，对档案接收、移出、借阅、利用效果、鉴定、销毁等项分别进行统计，按规定要求编制档案统计报表。4．8 鉴定和销毁

4．8．1 公司成立档案鉴定委员会及其工作小组，负责对档案的鉴定。

4．8．2 档案应定期组织鉴定，由档案产生部门专业人员和档案专职人员共同进行，鉴定结果报公司总经理工作部审核。科技档案不定期鉴定，新老资料替换归档，并在档案备考表中注明。对保管到期的会计档案，提出鉴定意见。

4．8．3 可销毁的档案，由档案人员编制销毁清单，经鉴定人及专业主管签字，经总经理工作部领导审核，报公司档案鉴定委员会批准，同时送上级主管部门备案。可销毁的会计档案由会计部门编制销毁清册，报公司档案鉴定委员会审批，经批准后方可执行。对工资发放单、未终结的原始凭证以及土地征用、交通工伤事故处理、政策处理、涉外等会计材料，应抽出另行组卷，作定期或永久保存。

4．8．4 销毁档案要严格执行保密的规定，销毁时应在指定地点，并指定两名监销人，销毁人、监销人必须在档案销毁清册上签字。会计档案销毁，应由档案、财务、审计共同派员监销，并在销毁清册上共同签名盖章。特殊档案的销毁按上级有关规定执行。

4．8．5 在档案鉴定中替换下来的图纸、资料由档案室保管五年，到期后档案人员可自行销毁。4．9 借阅和利用

4．9．1 公司职工因工作需要借阅档案时，须出示岗位证，填写借阅登记表，记录借阅原因和利用效果。借阅人对借出的档案必须妥善保管，并负保密责任。归还时，当面清点卷、份、页数，若损坏、丢失或泄密按有关规定处理。

4．9．2 借阅人不准擅自进入库房内查阅、翻阅。独份、重要或密级的档案只能在阅览室查阅，确需借出的须按有关程序审批。

4．9．3 外单位查阅0—5大类文书档案需持有县级及以上单位介绍信，经公司领导批准，在指定的范围内查阅。外单位查阅6—9大类科技档案需持有单位介绍信和个人身份证明，须经总经理工作部领导批准，确需借出，须经公司总工程师批准。底图一般不得外借。

4．9．4 0--5大类文书档案中属于业务性的文件、密级文件，一般不得借出。如确需借出时，须办理借用手续，并经公司领导批准，借阅密级文件须当日归还。4．9．5 特种档案，一般不得借出。借阅记录重大事故的特种档案，须经公司总经理批准。

4．9．6 会计档案一般不借阅。公司职工因工作需要借阅会计档案，须经公司领导批准；外单位查阅会计档案，须持单位正式介绍信，经公司领导批准；财务部门因工作需要利用部分会计档案资料，经总经理工作部领导同意，可指定人员复印该部分会计档案资料，将复印件借出利用，最长时间不得超过二十天。会计档案一般只准在档案室内查阅。

4．9．7 档案借出后应准时归还，借期不得超过一个月，特殊情况可办理续借。出差出境或请假超过一个月、离退休或调离公司的职工借阅的以及档案室认为有必要提前索还的档案应立即归还档案室。4．10 图纸档案的管理 4．10．1 复印

4．10．1．1 图纸的复印，必须由专业技术人员填写图纸复印登记表，重要的及复印份数较多的需填写图纸复印申请单，经总经理工作部领导批准。

4．10．1．2 图纸复印一般不超过三份。若复印外单位提供的图纸需留一份归档案室，复印公司平面图、电气一次系统图、底图等，需经公司总工程师（助理）批准。4．10．2 底图

4．10．2．1 公司的底图统一由档案室保管。移交档案室的底图必须符合绘图规定要求，内容齐全、完整，备有底图目录，底图尺寸必须符合国家标准。

4．10．2．2 底图接收后应编制底图档案号，妥善保管。4．10．3 图纸修改、补充、异动项目竣工图编制规定

4．10．3．1 设备检修后，设备管理部门根据设备分级管理标准的要求负责修改、核对、审核管辖范围内的设备底图和蓝图，保证图纸的正确性。

4．10．3．2 电气一次系统及热力系统变更，由发电部根据设备异动管理标准在两周内修改系统图，并送档案室。

4．10．3．3 底图修改内容较少的可直接在底图上“刮改”，并做上修改标志，写明修改日期、签名。修改面较大的应重新绘制。

4．10．3．4 图纸修改替换规定，专业技术人员对图纸修改时，根据“修改—审核—修改—批准”的程序，在标准本的竣工图上修改，制作新的竣工图，并将该图纸送档案室。档案室对修改后的图纸盖红色“浙江长兴发电有限责任公司竣工图”章，编上相应的流水页码，替换归档的旧版本竣工图；同时，分发新的竣工图替换旧版本的竣工图，收回的竣工图必须是盖有竣工章的原标准图，按规定销毁。

4．10．3．5 竣工蓝图的编制应以设计修改单及施工记录为依据。工程竣工时应由施工部门编制竣工蓝图及竣工资料，并经负责施工的专业人员审核签字。竣工底图的编制应由设计人员负责，修改以竣工蓝图为依据。

4．11 运行档案管理，运行管理标准、规程、规定、图纸、整定书、通知单、报告单、技术文件、运行日志、运行报表、异常情况记录、设备缺陷、检修试验记录、运行培训等都属于运行档案管理的内容，应按归档要求及时向公司档案室办理移交。4．12 科技图书、资料、刊物、规程的管理

4．12．1 各部门积累的科技图书、资料须有专人负责，实行集中、统一管理，并应建立台帐和借阅制度，做到帐物相符。4．12．2 订购和保管

4．12．2．1 科技图书、资料、刊物、规程由公司档案室统一征订、购买和保管。档案室根据各部门的需求，定期编制科技图书、资料、刊物、规程的订购计划，经总经理工作部审核、生产副总经理（总工程师）批准后实施。

4．12．2．2 职工因公外出开会、学习和培训，期间由主办单位统一发放的图书、资料、刊物等资料，应移交公司档案室。凡发生费用的，报销之前应到档案室办理归档手续。

4．12．2．3 确因工作需要购买外单位参考资料的，须经公司领导批准，购买后到档案室办理归档、借阅手续。

4．12．2．4 对外单位交流的资料等一律由公司档案室归口管理，部门或个人不准私自向外单位或个人赠送、复制。4．12．3 借阅

4．12．3．1 公司职工均可向档案室借阅有关科技图书、资料、刊物。借期以一个月为限，确因工作需要而不能按期归还的，可办续借，续借期为一个月。每人每次借阅图书、刊物不超过三本（套）。4．12．3．2 集体长期借阅必须以部门为单位，由部门兼职档案员负责，并建立借阅台账。4．12．4 发放规定

4．12．4．1 因工作需要发给班组或个人的规程，建立发放登记台账。职工调离公司时，应将规程交回原部门。

4．12．4．2 专业书籍，根据专业特点发放给部门，由部门发给个人使用。常用的工具书、标准、专业刊物，放阅览室供查阅，如确因工作需要，应由部门提出申请，经总经理工作部领导批准后，发给使用部门。4．12．4．3 公开发行的专业期刊统一在档案阅览室供查阅。少量特殊专业的、共享性差的刊物，可发放到使用部门。

4．12．5 借阅者对所借的图书、刊物、资料应妥善保管。发现损坏，要酌情赔偿；遗失的，按书价3—5倍赔偿；逾期不还的，每月按书价的100%扣款。4．13 电传、传真按档案分类管理规定移交档案室。4．14 档案利用的奖励

4．14．1 充分发挥档案的潜在作用，调动档案人员和科技人员的积极性，使档案在生产、经营、科研等领域充分发挥作用。根据利用档案后产生的效益大小给档案人员和档案利用人员奖励。

篇3：企业档案管理标准

一、企业档案工作相关标准及规范化文件概述

(一) 《工业企业档案分类试行规则》

为深化企业档案业务管理, 提高现代化科学管理水平, 促进企业档案工作的整体建设, 更好地服务于企业生产、经营管理和技术进步, 特制定本规则。该规则于1991年7月4日由国家档案局发布, 是工业企业档案分类的规范性文件, 其他非工业企业亦可参考使用。

(二) 《企业档案管理规定》 (档发[2002]5 号)

2002年7月22日由国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布, 并于2002年9月1日正式实施。该《规定》经过多次修改, 最终确定为二十一条, 既考虑到了当前企业档案工作实际, 又着眼于企业改革与发展对档案工作提出的与时俱进的新要求, 对于进一步依法规范企业档案工作行为, 更好地为企业改革与发展服务, 对企业档案工作具有指导性意义。

(三) 《企业档案工作规范》 (DA/T 42—2009)

由国家档案局2009年11月2日发布, 2010年1月1日实施, 属于中华人民共和国档案行业标准。

规范共有9部分组成, 分别是:范围、规范性引用文件、术语和定义、档案工作总则、档案工作组织、档案工作制度、档案业务工作、档案信息化建设以及档案工作设施设备。该规范对企业档案工作各方面进行了细致地分析和规定, 可以说是企业档案工作的方法和技术指南。

二、关于不同标准、规范性文件的优势及存在问题分析

(一) 修订《工业企业档案分类试行规则》, 适应新时期企业档案工作形势

《工业企业档案分类试行规则》 (以下简称《规则》) 是1991年7月4日发布, 1992年起执行的。《规则》对规范工业企业档案分类、提高工业企业档案科学管理水平起过一定的作用, 但该规则已执行了二十年之久, 工业企业的档案发生了很多的变化和发展, 为适应现行档案工作, 该规则应该做相应的修订。

第一, 随着档案种类增加, 企业档案种类的提法也应更加丰富灵活。

1991年制订的《规则》是以当时工业企业涉及的全部档案为对象。随着社会发展和科学技术进步, 企业档案种类日益增加, 档案分类对象及范围已经改变, 分类原则也必然发生变化。分类表其作用是便于档案管理与开发利用, 但由于众多新的档案的产生, 无法根据分类表给出与其相对应的准确且统一的类别号。故而, 企业档案种类的提法也应作相应的扩大和调整。

第二, 企业档案类别分布可按档案特点、企业职能综合均衡划分。

在现行《工业企业档案分类表》中, 将企业档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类是按照企业的职能特点来划分的, 但由此分类表可看出党群工作、行政管理、经营管理、生产管理均属于文书档案, 这样将文书档案分散在企业档案的各类别中, 并不利于文书档案的查找与利用。另外, 工业企业中, 产品、科学技术研究及基本建设均属于该企业的核心业务,

可以根据工业项目的筹划准备阶段、研发与建设阶段及完成与竣工阶段进行统一分类, 形成成套的业务档案。综合考虑这两点, 可以将企业档案分类先以档案数量、特点, 再结合企业职能来划分, 也就是说将文书档案、业务档案和企业设备仪器档案、会计档案、人事档案一样作为一个大类管理, 在文书档案类目下再设党群工作、行政管理等, 在业务档案下再设产品类、基建类等, 使企业档案类别分布均衡合理。

综上所述, 工业企业档案分类在新时期档案管理工作中已暴露出它的局限性, 企业档案内容增加了很多, 原分类原则已难以适应。一是原分类方案已无法准确概括企业档案丰富的种类;二是企业档案分类中依据企业管理职能的分类方法不够科学。企业档案分类应先以企业档案的形成特点及其内容, 再结合企业管理职能来划分, 这样, 企业档案分类的一级类目就可更加简化, 分为文书档案、业务档案、设备档案、会计档案、人事档案等, 这不仅保持了工业企业档案之间的有机联系, 便于档案的科学管理与利用;也推进了企业档案管理现代化的发展。

(二) 关于《企业档案管理规定》和《企业档案工作规范》的思考

1. 两个标准性文件的比较。

这两个规范、标准均是对企业档案工作的宏观层面的全面、概括的要求, 《企业档案工作规范》可以说是《企业档案管理规定》的衔接, 《规定》发布时间较早, 对企业档案管理工作的要求较为概括笼统, 使企业尤其是新建企业缺少建立健全档案管理工作的规范;新时期的企业档案工作, 需更为详尽、系统的对企业档案工作的要求, 《企业档案工作规范》便应运而生了。

前面也介绍到《企业档案管理规定》仅有二十一条, 围绕企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作提出了概括性要求, 而《企业档案工作规范》作为档案工作行业标准, 就更加细致, 更加具体, 从企业档案工作的方方面面入手, 涵盖了档案工作各环节、档案工作人员及档案设备设施等, 较之《规定》更具操作性。

2. 关于《企业档案工作规范》的思考。

第一, 发布的重大意义。首先, 《企业档案工作规范》成为法律法规与企业档案工作间的纽带。企业档案工作是企业管理的基础工作, 为企业管理工作提供依据, 为企业实现经济效益和社会效益发挥重要作用。《企业档案工作规范》的制定, 一是, 可以为企业领导、档案部门和档案人员提供业务指导, 保证企业档案工作正常、有序、规范的开展;二是, 其作为中华人民共和国档案行业标准, 虽不能像法律法规一样发挥强制性作用, 但同样为档案行政管理部门提供监督管理依据, 为完善企业档案工作法制化发展奠定基础。其次, 符合国际标准对企业档案管理的要求。《企业档案工作规范》正是基于ISO9001标准领导为先、系统管理、全员参与的思想, 同时又借鉴ISO15489.1《档案管理通则》中对信息化条件下档案管理系统的设计思想, 提出档案信息化建设的基本要求, 不仅符合国际标准和国家政策对企业档案管理的要求, 同时也适应了企业档案信息化、标准化、规范化的发展趋势。最后, 为评定企业档案工作质量提供指南。《企业档案工作规范》可以说是《企业档案管理规定》在新形势下的补充和发展。其不仅对企业档案工作的组织结构、制度建设、岗位职责、基础设施建设及档案人员的素质等方面做出详尽的规定;而且对企业档案从收集到开发利用的各环节也做了具体的要求, 内容涵盖全面, 便于企业领导及档案工作人员掌握和操作。

第二, 《企业档案工作规范》的作用。首先, 进一步促进了企业档案工作标准化的发展。企业档案工作从最初的自发阶段到规范化管理, 经历了漫长而曲折的历程。近二十年来企业档案工作标准化发展, 取得了一定成效。但是对企业档案工作管理的标准仍以单项标准居多, 急切需要有一个引导性的宏观文件。《企业档案工作规范》在新的历史和技术条件下孕育而生, 它使得企业档案工作有章可循, 也能够进一步保证档案管理质量, 保证最佳秩序, 保证方便利用, 保证安全维护。其次, 为企业可持续发展提供了保障。随着社会主义市场经济体制不断完善, 企业竞争便越来越激烈, 企业档案工作作为企业工作的基础和保证, 在企业市场竞争中扮演着十分重要的角色;企业要想取得行政许可, 申请产品专利, 了解企业历史沿革等, 没有完整准确系统的档案来进行咨询、参考、佐证将难以完成。《企业档案工作规范》依据我国有关法律法规要求和信息化发展战略, 制定系统、全面且适用性强的企业档案工作标准, 对健全和完善企业档案管理体系, 促进企业可持续发展及档案信息资源建设大有裨益。最后, 为档案行政管理部门业务指导提供标准。企业档案工作是国家档案工作的重要组成部分, 对我国经济发展和信息资源建设都有十分重要的意义。企业档案工作不能只停留在对本企业自身档案的管理及利用中, 还应适应整个档案工作国际化、标准化、规范化的发展趋势。《企业档案工作规范》正是使得档案行政管理部门业务指导更加规范化, 更具说服力。

第三, 对《企业档案工作规范》存在不足的思考。

企业档案文件的归档基本范围与分类规则, 难以适应企业档案信息资源建设发展。

《企业档案工作规范》对企业产生的各类档案信息资源还是难于完整、准确、全面地表述。因为随着企业的转型、重组和深化改革, 促使企业档案收集的内容、范围都在不断地深化、扩展。企业资源的人、财、物、产、供、销及相应的物流、信息流、资金流、管理流、增值流等档案信息在企业内部相关机构中产生、变更着。这些档案信息反映的内容与《企业档案工作规范》划定的档案归档范围存在着较大的差异, 使现在极大部分大中型规模企业档案部门不能掌握全面、准确、动态的企业相关信息并进行归档分类与编目。《企业档案工作规范》同样将文件归档基本范围划分为“经营管理类”、“生产管理类”、“行政管理类”、“党群管理类”、“产品生产类”、“科研开发类”、“项目建设类”设备仪器类”、“会计业务类”、“职工管理类”, 以上档案分类均未涉及到的企业专门档案和业务档案如何管理的问题和制定归档指导标准。如果企业档案文件归档基本范围与分类规则滞后于企业各类信息的发展速度, 将不利于企业档案信息资源的整合。企业档案的分类规则必须与企业档案信息化进程相结合构成完整的企业档案信息资源体系, 为今后企业发展阶段的工作决策和经营活动等提供历史积累资料和现实积累数据。

三、结论

档案工作中的标准、规范是理论联系实际的工具, 只有深入分析, 认真学习贯彻这些规范、标准, 档案工作才能更有序地进行, 档案工作标准化才能进一步的发展和进步。

参考文献

[1]国家档案局.工业企业档案分类试行规则[Z].1991—07—04.

[2]国家档案局.企业档案工作规范[Z].2009—11—02.

[3]王岚.《企业档案工作规范》的制定背景、目的、意义、特点与作用[J].机电兵船档案, 2010, 04:3-5.

[4]林蓉.论企业档案工作的规范化管理[J].云南档案, 2008, 1:15-16.

[5]戴以伟.浅谈《企业档案工作规范》[J].兰台世界, 2012, S2:58.

篇4：企业档案管理标准

[关键词] 标准企业标准化管理标准管理水平

当前，我国90%以上企业属中小型企业，它们正从创业型企业向管理规范的企业转变，怎样完成这个转变？无数的理论界人士和企业界人士正在思考和实践着此问题。企业界普遍做法是完善企业内部管理制度，来规范企业管理，笔者认为，规章制度是传统的管理工具，管理标准才是现代管理工具，企业应该学习标准化法律法规和有关企业标准化的各级标准，建立标准化管理机构，引入标准化管理职能，应用管理标准，对企业规范化管理，提升企业管理水平。

一、管理标准重要概念解读

1.标准

我国国家标准《标准化工作指南第1部分：标准化和相关活动的通用词汇》（GB∕T 20000.1—2002）对“标准”的定义是：为了在一定的范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用和重复使用的一种规范性文件。

2.标准化

我国国家标准GB∕T 20000.1—2002对“标准化”的定义是：为了在一定范围内获得最佳秩序，对现实问题或潜在问题制定共同使用和重复使用的条款的活动。

3.企业标准化

我国国家标准《企业标准体系要求》（GB/T 15496—2003）对“企业标准化”的定义是：为在企业的生产、经营、管理范围内获得最佳秩序，对实际或潜在的问题制定共同的和重复使用的规则的活动。

4.企业标准体系

我国国家标准GB/T 15496—2003对“企业标准体系”的定义是：企业内的标准按其内在联系形成的科学的有机整体。企业标准体系由技术标准、管理标准和工作标准组成。

5.管理标准

我国国家标准《企业标准体系管理标准和工作标准体系》（GB/T 15498—2003）对“管理标准”的定义是：对企业标准化领域中需要协调统一的管理事项所制定的标准。

我国国家标准GB/T 15498—2003对“管理事项”的解释是：管理事项主要指企业管理活动中，所涉及的经营管理、设计开发与创新管理、质量管理、设备与基础设施管理、人力资源管理、安全管理、职业健康管理、环境管理、信息管理等与技术标准相关联的重复性事物和概念。

管理标准具有两重性——自然属性和社会属性。管理标准的自然属性反映企业生产过程的自然规律，表现在标准中的规定符合社会化大生产的客观规律，符合人机系统运转的规律，符合生产力合理布局、要素优化组合和建立正常秩序的要求。管理标准的社会属性反映社会生产关系的性质，表现在标准中的规定符合国家法律法规和政策，符合人民群众的根本利益，有利于正确处理劳动者之间的关系，有利于保障劳动者的健康与安全，有利于调动广大员工的积极性。

6.管理标准体系：我国国家标准GB/T 15498—2003对“管理标准体系”的定义是：企业标准体系中的管理标准按其内在联系形成的科学的有机整体。

二、我国企业管理标准应用现状分析

1.标准化基本知识缺乏，没有对企业标准化进行科学的管理

目前，我国大部分企业，主要还依靠规章制度来管理企业，不熟悉标准化法律法规和有关企业标准化的各级标准，没有标准化管理理念，不能对企业标准化进行科学的管理。具体表现形式有，没有标准化管理部门，没有建立系统的企业标准体系，没有引入标准化管理职能。

2.重技术标准，轻管理标准

由于质监、标准化行政管理部门的监督管理，我国大部分企业都有技术标准，比较重视技术标准，力图通过技术标准稳定和提高产品的质量。但大部分企业不太重视管理标准的制定和实施，有关管理的规范性文件还停留在规章制度层面。

3.重贯标形式，轻实效

近几年，我国掀起了ISO9000质量管理体系认证、ISO14000环境管理体系认证和ISO18000职业健康安全管理体系认证的热潮，本来是好事情，但是有相当一部分企业搞认证并不是为了提高企业管理水平，提高企业可持续发展能力，主要目的是为了广告宣传的需要。结果是，按照国际标准建立起来的这些管理体系和企业原有的管理体系、管理制度不能有效地融合，相互脱节。

三、管理标准应用策略探讨

1.正确认识管理标准在企业管理中的地位

企业创业初期成败的关键是：识别市场并开发合适的产品或服务；企业发展中期成败的关键是：管理规范化的能力，即通过制定管理制度和管理标准使企业平稳有序的运营；企业发展高级阶段成败的关键是：企业文化。我国很多企业正处于发展的中期，规范化是当务之急，所以，管理制度和管理标准的建立十分重要，传统管理企业的观念依靠管理制度，现代观念依靠管理标准。

企业标准体系包括技术标准、管理标准和工作标准三部分。我国国家标准《企业标准体系要求》（GB/T 15496—2003）中，明确指出“企业标准体系以技术标准体系为主体，以管理标准和工作标准体系相配套”，笔者认为这一句话不正确。“企业标准体系以技术标准体系为主体”反映了我国企业标准化建设还处于起步阶段、企业的管理水平还很低，随着经济社会的发展、企业管理水平的提高，大部分企业管理标准和工作标准的数量要远远超出技术标准。

2.建立标准化管理机构，对企业标准化进行科学的管理

标准化是一门学科，是企业的一项管理职能，很多企业并没有认识到此问题。企业对标准化进行科学的管理，应该从以下几个方面做起：①学习标准化知识，培养标准化管理的意识。企业领导应该带头学习标准化知识，认识到标准化管理职能对企业规范化管理的重要作用，有决心对企业标准化进行科学管理，对企业标准化管理给予大力支持，号召全体员工学习标准化管理知识。②建立标准化管理机构。企业应根据其生产、技术和经营管理活动的需要设置相应的标准化机构，配备标准化管理人员。企业应根据自身情况设置独立的标准化管理机构或者在其他部门设置标准化管理岗位；标准化工作应由企业法定代表人或其授权的管理者统一管理；在各职能部门和生产单位，确定负责标准化工作的人员。③建立企业标准体系表。企业标准体系表是促进企业或事业单位的标准组成达到科学完整有序的基础；是一个包括现有和应发展的标准的全面蓝图；是推进企业产品开发、提高产品和服务质量、优化生产经营管理、加速技术进步和提高经济效益的标准化指导性技术文件。企业标准体系包括技术标准、管理标准和工作标准。所有标准都在上级标准化法规、本企业的标准化规定和本企业的方针目标及各种相关国家法规的指导下形成。④制定企业标准化管理标准或管理制度。企业应建立有关标准化工作体制、标准化规划、标准制定、标准实施、标准信息搜集、标准化培训等问题的标准化管理标准或管理制度。做好企业的标准化工作，制度保障也是十分重要的。

3.用现代管理标准代替傳统的规章制度来管理现代化企业

当前，在企业中，大量的规章制度正对企业管理发挥着重要作用，随着企业管理的进步和现代化管理方法的采用，传统的单纯依靠规章制度管理企业的方法，已经不能完全适应企业加强管理的需要。现代化企业要求以管理标准代替规章制度，使企业管理实现科学化和标准化。

规章制度和管理标准有其共同点，但存在着明显的差异：①系统性的差别。规章制度多为针对管理工作的一般程序、要求和工作过程中出现的问题做出规定，没有与实施技术标准紧密联系起来。同时，企业制定的各项规章制度多由各主管部门提出，这样往往会出现各项规章制度不协调的情况。管理标准体系表由企业标准化管理部门统一制定，所有标准由企业最高管理者统一发布，十分注意企业各项标准之间的互相协调一致和接口管理。②可行性和可考核性的差别。制定管理标准，严格按照制定标准的程序制定，有可行性和可考核性的要求，即在内容上，能定量的一定要定量；有期限要求的要规定期限要求；不能定量的也要有明确、具体的要求，避免使用虚词、套话、标语口号式词句，使管理标准具有可行性和可考核性。而企业规章制度定性的多，定量的少，要求不明确，可操作性、可考核性差。

4.应用国际管理体系标准及其思想和方法，搞好企业管理标准体系建设

近年来发布的国际管理体系标准有ISO9000质量管理体系标准、ISO14000环境管理体系标准、ISO18000职业健康安全管理体系标准、HACCP食品卫生安全管理体系标准和GMP食品生产的卫生规范。质量管理体系标准、环境管理体系标准和职业健康安全管理体系标准都是企业管理标准体系的一部分。国际标准化组织发布的这些管理体系标准，吸收总结了当前各国先进的质量管理等管理理念和方法，有一定的科学性和前瞻性。因此，企业如能将其很好地领会并结合企業实际情况加以贯彻实施，对提高企业的各项管理水平一定能取得很好的效果。

企业在整体标准化管理中，特别是应用管理标准过程中，可以借鉴这些国际管理体系标准的管理思想和方法。例如ISO9000系列质量管理体系标准中的八项质量管理原则：以顾客为关注焦点、领导作用、全员参与、过程方法、管理的系统方法、持续改进、基于事实的决策方法、与供方的互利关系是很先进的管理理念，企业在标准化管理及管理标准体系建设过程中，都可以借鉴应用。

5.以标准化为导向的企业文化塑造

企业文化是企业员工在企业经营活动中共有的理想信念、价值观和行为准则。一个企业从组建开始，乃至于企业发展的全过程都在孕育、锤炼和塑造自己的企业文化。这种企业文化一旦形成，并在实践中不断升华，就会形成巨大的内在驱动力。就短期影响来说，它能够鼓舞员工士气，帮助企业度过难关；从长期发展来看，它能造就团结、有战斗力、智慧的集体，使企业不断成长壮大，在竞争中取胜。

“无规矩不成方圆”，在建设企业文化过程中，要不断地给员工灌输“按标准办事光荣，不按标准办事可耻”的思想。号召全体员工学习标准化知识，使用标准，实施好标准，让员工知道标准化管理对企业发展的重要性这个“道理”后，再不断地强化，员工就会自觉地把此“道”转化为“德”，使“按标准办事”成为习惯，成为日常行为规范。

标准既可以提高工作效率，又可以改善工作效果，麦当劳和肯德基等洋快餐之所以做得好，就是因为它们有全球统一的产品标准、管理标准和员工工作标准。对企业的标准化科学管理，重视企业管理标准的制定、实施和监督，可使企业管理更加规范，可以大大提高企业的管理水平，对当前我国企业管理具有重要的意义。

参考文献:

[1]李永山:采用ISO9000、ISO14000国际标准实现管理创新[J].中国标准化，2005，（4）

[2]中国标准化协会.中国标准化通典·企业卷[M].中国大百科全书出版社，2003

[3]国家标准化管理委员会.标准化工作手册[M].中国标准出版社，2004

篇5：企业生产计划管理标准

生产计划标准指标

生产计划的主要指标有：产品品种、产品质量、产品产量与产值等，它们各有不同的经济内容，从不同的侧面反映了企业计划期内生产活动的要求。

一、产品品种指标。产品品种指标是指企业在计划期内应该生产的品种、规格的名称和数目。品种指标表明企业在品种方面满足社会需要的程度，反映企业的专业化协作水平、技术水平和管理水平。努力发展新品种和产品的更新换代，对于满足国家建设和人民生活的需要，具有重要意义。

二、产品质量指标。产品质量指标是指企业在计划期内各种产品应该达到的质量标准。它反映着产品的内在质量（如机械性能、工作精度、使用寿命，使用经济性等）及外观质量（如产品的外形、颜色、装潢等）。产品质量是衡量产品使用价值的重要标志。保证和提高产品质量，是企业实现生产任务、满足社会需要的一个十分重要的方面。企业的产品质量，也综合地反映了企业的技术水平和管理水平。

三、产品产量指标。它是企业在计划期内应当生产的可供销售的工业产品的实物数量和工业性劳务的数量。产品产量指标通常采用实物单位或假定实物单位来计量。产品产量指标是表示企业生产成果的一个重要指标。它是国家进行物资平衡工作的依据，也是企业进行供、产、销平衡和编制生产作业计划，组织日常生产的重要依据。

四、产值指标。为了计算不同品种的产品总量，需要运用综合反映企业生产成果的价值指标，即产值指标。企业产值指标有商品产值、总产值与净产值等三种形式。

1、商品产值。是指企业在计划期内应当出产的可供销售的产品和工业性劳务的价值。它一般按现行价格计算。在计算商品产值时，工业性劳务对象的价值和订货者自备材料的价值不应该包括在内。商品产值是反映企业生产成果的重要指标，它表明企业在计划期内向社会提供的商品总量。

2、总产值。它是用货币表现的企业在计划期内应该完成的工作总量。它一般按不变价格计算。总产值指标反映了一定时期内企业生产总的规模和水平；是计算企业生产发展速度及劳动生产率指标的重要依据。总产值中除包括商品产值外，还包括在制品、半成品、自制工具、模型的期末、期初结存量差额的价值，以及订货者来料的价值。

3、净产值。净产值指标表明企业在计划期内新创造的价值。它一般按现行价格计算工业净产值，可采用生产法与分配法。按生产法计算净产值，是以总产值为基础的。其计算公式为：

净产值*总产值#物质消耗价值物质消耗价值是指原材料、燃料、辅助材料、外购动力、固定资产折旧价值以及其他物质消耗费用。

按分配法计算净产值，是从国民收入的初次分配出发，将构成净产值的各项要素，如工资、利润、税金等直接加总。其计算方法为：

净产值*工资+税金+利润+其他属于国民收入初次分配性质的支出